Wenn es um die Produktivität von Teams geht, können Benutzerhandbücher eine gute Möglichkeit sein, alle Mitarbeitenden auf den gleichen Stand zu bringen. Mit Benutzerhandbüchern können Sie sicherstellen, dass jeder weiß, wie Anwendungen zu nutzen sind, wie Prozesse abzuwickeln sind und wer welche Rolle oder Verantwortung hat.
In diesem Artikel geben wir Ihnen wichtige Tipps für die Erstellung und den effektiven Einsatz Ihrer Benutzerhandbücher.
Was sind Benutzerhandbücher und warum sind sie sinnvoll?
Ein Benutzerhandbuch ist eine Sammlung von Anleitungen. Es beinhaltet die Rollen der verschiedenen Teammitglieder und wie diese die Software und Tools des Teams nutzen sollten. Darüber hinaus werden bewährte Verfahren für die Durchführung bestimmter Prozesse aufgezeigt. Dieses Dokument stellt sicher, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Ressourcen des Teams auf die gleiche Weise nutzen. Dies kann zur Steigerung der Produktivität beitragen, da Prozesse klar definiert sind.
Drei Aspekte machen Handbücher besonders relevant für harmonische und effiziente Zusammenarbeit:
- Sie helfen allen Teammitgliedern, Software zu nutzen und Prozesse effizienter abzuschließen. Verständliche Anweisungen sparen Zeit, da Mitarbeitende nicht lange herausfinden müssen, wie ein Prozess durchgeführt wird.
- Neue Mitarbeitende werden bei der Einarbeitung unterstützt. Anstatt sich durch Probieren und Fragen mühsam zurechtzufinden, können sie einfach bestehende Handbücher konsultieren.
- Sie definieren die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team. Klar definierte Rollen reduzieren Missverständnisse und stärken gemeinsame Ziele.
6 Tipps zum Erstellen von ansprechenden Benutzerhandbüchern
Wir merken uns: Benutzerhandbücher erfüllen eine wichtige Funktion im Team. Doch wie erstellt man ein Handbuch, das auch wirklich genutzt wird? Zunächst ist es wichtig, dass Sie
- Ihr Team kennen und
- Ihre Prozesse kennen.
Nur so sind Sie in der Lage, ein benutzerfreundliches und wirkungsvolles Teamhandbuch zu erstellen.
1. Kennen Sie Ihr Team und dessen Bedürfnisse
Um Ihr Team zu kennen, müssen Sie die individuellen Fähigkeiten und Stärken der Mitarbeitenden kennen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass ein Benutzerhandbuch alle notwendigen Informationen für jedes Mitglied Ihres Teams enthält. Darüber hinaus ist es auch wichtig, die Rollenverteilungen, Unter- und Gesamtprozesse zu kennen. Wenn Sie verstehen, wie das Team zusammenarbeitet, können Sie ein individuelles Benutzerhandbuch erstellen, das jeden Schritt des Prozesses klar umreißt und den Gesamtprozess definiert.
2. Kennen Sie Prozesse und identifizieren die Prozessexperten
Tatsache ist, eine einzige Person kennt die verschiedenen Prozesse des Teams wahrscheinlich nicht in- und auswendig. Sie wissen vielleicht, welche Prozesse existieren, aber für die effizienteste Ausführung sollten Sie das Teammitglied identifizieren, das mit dem Prozess am besten vertraut ist, und sie oder ihn bitten, diesen zu dokumentieren. Dabei ist es natürlich wichtig, dass das Dokumentieren einfach ist, schnell geht und Mitarbeitende nicht zu sehr vom Tagesgeschäft ablenkt. Mit einer Dokumentationssoftware wie FlowShare ist das Aufzeichnen von Prozessen kinderleicht und schnell, was diese Aufgabe extrem einfach macht.
Neben diesen grundsätzlichen Überlegungen gibt es noch einige andere Dinge, die Sie bei der Erstellung Ihres Benutzerhandbuchs unbedingt berücksichtigen sollten.
3. Halten Sie Benutzerhandbücher einfach
Grundsätzlich sollten Benutzerhandbücher immer einfach und kurz gehalten sein. Niemand möchte Anleitungs-Roman lesen; konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Erstellung eines kompakten Dokuments, das leicht zu lesen und zu verstehen ist. Verwenden Sie klare und prägnante Sprache und überlegen Sie, ob Sie den Text auflockern können, etwa durch Listen, Tabellen und Grafiken.
4. Aber machen Sie Anweisungen spezifisch und konkret
Natürlich darf die Verständlichkeit des Benutzerhandbuchs nicht darunter leiden, dass es kurz gehalten wird. Hier sollte beachtet werden, dass Ihr Team-Benutzerhandbuch speziell auf Ihr Team und dessen Prozesse zugeschnitten ist. Mit anderen Worten: Versuchen Sie nicht, ein generisches Handbuch zu erstellen, das auf jedes Team angewendet werden kann. Das spart vielleicht kurzfristig Zeit, längerfristig wird ein generisches Handbuch aber seinen Zweck nicht erfüllen. Wenn die Inhalte auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten sind, werden sie für alle Beteiligten relevanter und nützlicher.
5. Fügen Sie Bildschirmfotos und Diagramme bei
Wo immer möglich, sollten Sie Screenshots oder Diagramme zur Veranschaulichung wichtiger Konzepte in Ihr Benutzerhandbuch aufnehmen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie Anweisungen zur Verwendung eines bestimmten Softwaretools oder zur Durchführung eines bestimmten Prozesses erstellen.
6. Holen Sie sich Feedback von Kollegen
Sobald Sie einen Entwurf Ihres Benutzerhandbuchs erstellt haben, ist es wichtig, Feedback von Ihren Kolleginnen und Kollegen einzuholen. Erkundigen Sie sich, ob sie Vorschläge zur Verbesserung des Dokuments haben, und vergewissern Sie sich, dass Inhalte verständlich sind. Dies trägt dazu bei, dass das Handbuch von den Endbenutzern akzeptiert und genutzt wird.
So kommen Benutzerhandbücher am besten zum Einsatz
Wenn Sie einmal über ein Benutzerhandbuch verfügen, ist es wichtig, dieses effektiv einzusetzen, um die Leistung Ihres Teams zu verbessern. Wenn Sie die oben genannten Punkte berücksichtigt haben, ist das Handbuch selbst bereits zugänglich und inhaltlich attraktiv für Ihr Team. Es gibt jedoch Möglichkeiten, eine effektive Nutzung des Handbuchs hinaus zu gewährleisten.
Machen Sie Benutzerhandbücher zugänglich
Damit die Anleitungen des Handbuchs überhaupt genutzt werden können, müssen diese selbstverständlich einfach zugänglich für Team-Mitglieder sein. Dazu zählen zwei Aspekte: Format und Ablage.
Wenn Ihr Ziel darin besteht, das Handbuch so einfach und schnell wie möglich zu verbreiten, damit es jeder nutzen kann, ist das PDF-Format eine sichere Lösung für Sie. Wenn Sie eine nachträgliche Bearbeitung ermöglichen wollen, damit beispielsweise das Team Änderungen an den Anleitungen durchführen kann, ist das offene Format von Word sehr praktisch. Mehr zu den verschiedenen Formaten von Handbüchern und ihren Verwendungszwecken können Sie hier erfahren.
Darüber hinaus sollten Sie zentrale Plattformen für den Wissensaustausch nutzen. Dokumentenmanagementsysteme oder ein Unternehmens-Wiki sind äußerst nützlich, um Ihre Teamhandbücher für jedes Teammitglied zugänglich zu machen. Auf diese Weise können die Kolleginnen und Kollegen das Handbuch leicht finden und sind eher bereit, es zu Rate zu ziehen, wenn sie Hilfe benötigen.
Halten Sie Anleitungen auf dem neuesten Stand
Da sich Ihr Team im Laufe der Zeit verändert und weiterentwickelt, sollte dies auch für Ihr Teamhandbuch gelten. Achten Sie darauf, das Dokument regelmäßig zu aktualisieren, um etwaige Änderungen an den Ressourcen, Prozessen oder der Struktur des Teams zu berücksichtigen.
Verwenden Sie Handbücher als Referenz
Versuchen Sie nicht, alles auswendig zu lernen, was in Ihrem Team-Benutzerhandbuch steht, sondern nutzen Sie es als Nachschlagewerk. Ziehen Sie es zu Rate, wenn Sie Hilfe benötigen, und halten Sie es griffbereit, damit Sie bei Bedarf schnell Informationen nachschlagen können.
Mit FlowShare im Handumdrehen Benutzerhandbücher erstellen
Vielleicht denken Sie jetzt: “Das hört sich toll an, aber wer hat schon die Zeit, das alles neben der eigentlichen Arbeit zu machen?” Die Erstellung von Teamhandbüchern ist ein zusätzlicher Aufwand, ja, aber mit dem richtigen Werkzeug kann dieser Aufwand minimiert werden.
FlowShare sollte ganz oben auf Ihrer Liste der Tools für automatisierte Dokumentation stehen. Das Tool ist einfach zu bedienen, aber gleichzeitig äußerst leistungsfähig und zeichnet Ihre Prozesse Schritt für Schritt auf, während Sie sie ausführen. Dafür müssen Sie Ihre eigentliche Arbeit noch nicht einmal unterbrechen.
FlowShare:
- Erfasst jeden Klick, den Sie machen, mit einem Bildschirmfoto,
- generiert kurze Textbeschreibungen darüber, wo Sie geklickt haben, und
- stellt alles in ansprechenden, detaillierten Benutzerhandbüchern zusammen, die für Ihre Mitarbeiter leicht verständlich sind.
Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit von FlowShare bedeutet, dass Sie sofort mit dem Dokumentieren beginnen können. Dokumentationsaufgaben können an jedes Mitglied Ihres Teams delegiert werden, ohne dass IT- oder Dokumentationskenntnisse erforderlich sind.
Ihre FlowShare Vorteile auf einen Blick
- Ganz einfach: Sie müssen sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, wie Sie Ihren Prozess am besten erfassen, FlowShare erledigt das von selbst.
- Detailgetreu: Erfassen Sie jeden Schritt in Ihrem Prozess automatisch.
- Visuell ansprechend: Zeichnen Sie Schritte verständlich auf mit Hilfe von Screenshots, Annotationen und Beschreibungen
- Leicht zu aktualisieren: Fügen Sie ganz einfach Schritte hinzu, löschen oder ersetzen Sie sie.
- Befähigt Mitarbeiter: Jeder kann mit FlowShare dokumentieren, auch ohne Softwarekenntnisse.
- Vielseitige Exportformate: Exportieren Sie Ihr Handbuch in dem Format, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.
- Integrationen mit Plattformen: Exportieren Sie Ihre Handbücher direkt in Ihr DMS, KMS oder Wiki.
Mit wenigen Schritten sorgen Sie dafür, dass Benutzerhandbücher für Ihr Team zugänglich und hilfreich sind. Mit klaren und präzisen Anleitungen, die speziell auf Ihr Team zugeschnitten sind, können Sie dafür sorgen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und effektiver zusammenarbeiten.
FlowShare macht diesen Prozess für Sie deutlich einfacher. Sie müssen keine Kompromisse eingehen, was Ihre Zeit für die eigentliche Arbeit oder die Qualität Ihres Benutzerhandbuchs betrifft – mit FlowShare können Sie beides haben.
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