Welche Software für die Erstellung eines Firmenwikis gibt es auf dem Markt, was sind ihre Vorteile und wann sollten Sie welche Lösung nutzen? Ein Vergleich:
Mit einem Firmenwiki können Sie erfolgreich und einfach das Know-How in Ihrem Unternehmen managen. Jetzt gilt es: Von der Theorie in die Praxis. Um solch eine Datenbank erfolgreich aufzubauen braucht es das richtige System. Ein Firmenwiki per Hand und Quellcode aufzubauen ist für Nicht-Programmierer oder Menschen, die nicht ihre komplette Arbeitszeit damit verbringen wollen, quasi unmöglich.
Deswegen gibt es Lösungen. Es existiert eine Vielzahl an Softwareanbietern, die den Aufbau und die Pflege eines Firmenwikis ermöglichen. Um Sie in der Auswahl zu unterstützen, haben wir hier einen Überblick für Sie erstellt.
Welche ist die richtige Software für Ihr Firmenwiki?
… das variiert je nach Ihrem Bedarf, Anwendungsfall und Ihrer Zielgruppe. In jedem Fall ist es die Aufgabe der Software das Wissensmanagement für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Worauf im Allgemeinen bei der Software zu achten ist, sind folgende Aspekte:
- Zuverlässigkeit und langfristige Ausrichtung: Ist die Software etabliert am Markt?
- Weiterentwicklung: Gibt es regelmäßige Updates?
- Anpassbarkeit/Individualität: Ist das Firmenwiki anpassbar an Ihre Corporate Identity?
- Kompatibilität mit bestehenden Systemen/Softwarelösungen im Unternehmen: Technische Voraussetzungen – welche Technologie wird verwendet?
- Sicherheit: Gibt es Zugangsbeschränkungen und eine Benutzerverwaltung?
- Funktionalität: Was kann die Software? Was muss sie können?
- Benutzerfreundlichkeit/Usability:
- Einerseits: Für die Ersteller des Wikis (Zeitaufwand, Möglichkeiten Dateien einzubinden, Verlinkungen, Formate (Videos, Bilder, …) Statistiken, Abbildung von Workflows, Unkompliziertheit)
- Andererseits: Für die Verwender des Wikis (Übersichtlichkeit, Bereiche, Suchfunktion, Kommentare/Forum, Mobile, Design)
- Support: Welche Supportmöglichkeiten gibt es?
- Sprache: Werden mehrere Sprachen unterstützt?
- Kosten: Einmalige oder monatliche Kosten oder Open Source-Software?
8 Tools für Ihr Wiki
1. Der Datenmanager: Microsoft Sharepoint
MS Sharepoint ist kein klassisches Wiki-Tool, funktioniert aber sehr gut im Dokumentenmanagement zum zentralen Ablegen und Bearbeiten von Daten. Gerade wenn im Unternehmen bereits umfassend Microsoft-Funktionen genutzt werden, kann die Verwendung des Sharepoints für ein Wiki sinnvoll sein. Sharepoint ist Microsofts Web-Anwendung zur Erstellung von Webseiten, sowie zum Speichern, Strukturieren, Freigeben und Abrufen von Informationen. Diese können also auch Wiki-Einträge beinhalten. Sharepoint ist ein sehr umfassendes Tool und fungiert auch als soziales Netz, es besteht die Möglichkeit der Erstellung von Gruppen und Abteilungen. Das Programm kann lokal installiert oder in der Cloud genutzt werden, zusätzlich gibt es eine App. Die neueste Version ist Sharepoint 2019, für den auch ein umfassender Support existiert.
Laut Microsoft verwenden bereits mehr als 200.000 Unternehmen das Tool. Auch einige unserer Kunden nutzen Sharepoint für ihr Firmenwiki – und haben dabei eine clevere Verbindung zur Dokumentationssoftware FlowShare gebaut: Beispielsweise lädt Bauvista Flowshare-Anleitungen im HTML-Format direkt in das Sharepoint-Wiki. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter nicht mehr aufwendig Wiki-Einträge erstellen. Stattdessen sind ganze Klickabfolgen innerhalb weniger Sekunden online.
Microsoft Sharepoint ist ab 4,20€ pro Benutzer und Monat erhältlich, jedoch in begrenztem Funktionsumfang. Mehr Infos bekommen Sie hier.
2. Der Wikipedia-Klassiker: Mediawiki und Bluespice
Mediawiki ist eine weit verbreitete Open Source-Software, die unter anderem auch die Basis für Wikipedia darstellt. Sie ist kostenlos, mehrsprachig und individuell anpassbar – mehr Informationen zum Download gibt es hier.
BlueSpice ist die Enterprise-Weiterentwicklung dieser Software und wird von Firmen wie HAVI Logistics, TenneT oder Asis verwendet. Das Tool bietet strukturiertes Dokumentenmanagement, Suche und Navigation, Personalisierung, Export in verschiedene Formate und ist mobil optimiert. Von BlueSpice wiederum gibt es zwei Versionen: Eine Gratis-Version, die für den Einstieg, sowie für Vereine und Privatpersonen gedacht ist. Die Pro-Version bietet ein erweitertes Feature-Spektrum, unter anderem die zentrale Verwaltung von Kategorien oder das Speichern von Vorlagen. Sie hat keine User-Begrenzung und ist ab 3500€ im Jahr erhältlich. Die Pro-Version kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Mehr Infos zu BlueSpice finden Sie hier.
3. Der Marktführer: Confluence
Confluence von Atlassian gilt als Marktführer unter den Firmenwikis und bezeichnet sich selber als “ein offener und gemeinsam genutzter Arbeitsbereich”. Das Tool umfasst unter anderem das hierarchische Erstellen von Inhalten, eine übersichtliche Such- und Kommentarfunktion, Vorlagen, flexible Nutzungsrechte und die Einbindung von verschiedensten Formaten wie Videos, Bildern oder GIFs. Confluence kann entweder in der Cloud oder in der firmeneigenen Infrastruktur gehosted werden, außerdem ist die Integration von anderen Tools wie Trello oder Jira in Confluence möglich.
Insgesamt bietet die Software sehr umfangreiche Möglichkeiten, ist nach Wunsch individuell anpassbar und mit zusätzliche Add-ons erweiterbar. Andererseits braucht es aufgrund dieses Umfangs eventuell etwas mehr Zeit in der Implementierung. Confluence ist ab 5 $ pro Monat erhältlich und kann für 7 Tage kostenlos getestet werden. Mehr Infos finden Sie hier.
4. Die Plattform: Tiki Wiki
Tiki Wiki ist eine Open-Source Wiki-Software und -Plattform. Sie bietet unter anderem die Möglichkeit der Erstellung von Bildergalerien, Blogs, FAQs, Live-Support, Newslettern oder Umfragen.
Die Plattform ist modular aufgebaut und verfügt laut Website über 20.000 registrierte Nutzer. Diese können Informationen in einer Datenbank ablegen und anschließend die individuellen Nutzungsrechte verwalten. Die Plattform unterstützt zahlreiche verschiedene Sprachen, ist aber in der Nutzung zunächst nicht immer ganz übersichtlich. Insgesamt also ein Klassiker unter den Wikis, für das Firmenwiki aber nur bedingt einsetzbar. Mehr zu Tiki Wiki finden Sie hier.
5. Die Dateiablage I: Google Docs / Sites (G Suite)
Es muss vermutlich nicht groß erklärt werden, da bereits bekannt: Google Docs (sowie -sheets, -slides und -forms) ist Googles allround Online-Office für die Erstellung und das Teilen von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen. Diese können online bearbeitet, sowie genauso wie weitere Dokumententypen hochgeladen und geteilt werden. Inhalte werden klassisch in Ordner und Unterverzeichnisse gegliedert und daraufhin kann Nutzern entweder eine Lese- oder Zugriffsberechtigung erteilt werden.
Das alles vermutlich nicht unbedingt neu – jedoch können Sie diese Funktionen auch für Ihr Firmenwiki nutzen. Dabei sollten Sie auf einen klaren Aufbau und die Trennung zwischen wikifremden Dokumenten und Ihren Wiki-Artikeln in der G Suite achten. Der Vorteil von Google Docs ist seine universelle Einsatzfähigkeit: vermutlich jeder kann es ohne lange Einführung benutzen. Jedoch ist der Dienst nicht auf die Erstellung von Wikis spezialisiert, sondern umfasst das Rundum-Paket, inklusive Kalender, Mails, Chat, … etc.
Die Kosten für die G Suite starten bei 5,20€ pro Nutzer pro Monat, mehr erfahren Sie hier.
6. Die Dateiablage II: Dropbox Paper
Dropbox ist ebenfalls eher ein klassischer Cloudspeicherdienst, lässt sich jedoch genauso auch für das firmeneigene Wiki verwenden. Dazu hat Dropbox den neuen Dokumententyp Dropbox Paper geschaffen, der für einen “flexiblen Arbeitsbereich” sorgen soll. Das Ganze erinnert ein wenig an Google Docs, Dateien werden ebenfalls online in der Cloud gespeichert, Lese- oder Bearbeitungszugriff sind von verschiedenen Endgeräten möglich und in die Dokumente können unterschiedliche Medien wie Bilder, Audio- oder Videodateien eingebaut werden.
Dropbox bietet Übersetzungen in zahlreiche Sprachen an und erlaubt Kommentare und Diskussionen. Insgesamt macht das Dropbox zu einem soliden Tool für ein Wiki, dass zwar ohne viele Zusatzfeatures auskommt aber relativ intuitiv bedient werden kann. Paper-Dokumente können allerdings nur online eingesehen werden. Der Preis der Software hängt von Faktoren wie Teammitgliedern und Feature-Anzahl, und beginnt bei 9,99 € pro Nutzer und Monat. Die klassischen Cloud-Dienst sind dann natürlich inbegriffen. Dropbox kann zwei Wochen lang kostenlos getestet werden, mehr erfahren Sie hier.
7. Das Community-Tool: DokuWiki
Dokuwiki ist wie Tiki Wiki eine Open-Source-Software, dass heißt: hier ist jeder eingeladen mitzuarbeiten und die Software zu verbessern. Die Software ist relativ basic um schnell und einfach ein Wiki aufzubauen. Sie unterstützt über 50 Sprachen und lässt Individualisierung durch verschiedene Layouts, sowie die Regelung der Zugriffsrechte auf bestehende Wiki-Einträge zu.
Durch die Open Source-Eigenschaft können Profis das Tool ganz individuell an ihre Bedürfnisse anpassen. Für die Erweiterung der Basisfunktionen gibt es zudem Templates und Add-Ons. Trotzdem ist die Software vermutlich eher etwas für IT-Kenner und Entwicklerteams – diese können sich dann aber mit DokuWiki so richtig ausleben.
Dokuwiki können Sie kostenlos hier herunterladen.
8. Die KMU-Software: DrupalWiki
DrupalWiki ist eine umfangreiche Wiki-Software, die sich gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) gut eignet. Die Software wurde von der Initiative Mittelstand als “Best Of”-Lösung ausgezeichnet und wird unter anderem von Firmen wie dem WDR, TÜV-Süd oder Frosta verwendet.
Auch DrupalWiki bietet zahlreiche Features: von einer übersichtlichen Kategorien-Verwaltung und Import aus Office inklusive Formatierung, über Anpassungsmöglichkeiten des Wikis an die Corporate Identity des Unternehmens bis hin zu einer guten Suchfunktion und Diskussionsmöglichkeiten in Blogs oder Foren. Zusatzfunktionen wie Nutzungsstatistiken oder eine Integration von Office sind optional und individualisierte Erweiterungen können zur Software dazugekauft werden.
DrupalWiki kann 30 Tage kostenlos getestet werden und kostet danach 75€ für 25 Nutzer im Monat. Als zweite Option kann die Software auch ab 100 Nutzern in der unbefristeten Lizenz gekauft werden und kostet dann 2100 €. Mehr dazu lesen Sie hier.
Fazit:
- Diese acht Softwarelösungen sind nur einige aus einer großen Varianz an Tools. Auch viele andere Tools funktionieren gut und können Ihnen helfen das Wissen in Ihrem Unternehmen effektiver zu managen. Letztendlich müssen Sie ein Wiki finden, mit dem die Ersteller und Nutzer von Wiki-Einträgen gut arbeiten können – alles andere ist zweitrangig.Wichtig dafür ist, dass Sie sich erst einmal darüber klar werden
- Welche Anforderungen Ihr Wiki erfüllen muss und welche davon am wichtigsten sind
und anschließend
- Welche Software diese Anforderungen am besten erfüllt.
Gerade wenn Sie schon Tools wie G Suite, Sharepoint oder Dropbox nutzen, ist häufig keine zusätzliche Software mehr notwendig. Stattdessen liegt der Fokus dann darauf, klare Aufgaben zu verteilen um das bestehende Tool effektiv für ein Firmenwiki zu nutzen. Wer ist zuständig für das Wiki, legt auf welche Weise Wiki-Einträge an? Wird in irgendeiner Form dokumentiert oder reflektiert wie hilfreich das Wiki ist? Wird es genutzt? Sehr hilfreich sind auch interne Verlinkungen im Wiki um auf verwandte Anfragen zu verweisen und ein “Selbsthilfe-Netz” zu stricken.
Nun interessiert uns Ihre Meinung: Kennen Sie weitere Software zur Erstellung von Firmenwikis? Oder haben Sie Erfahrungen gemacht, die Sie gerne weitergeben wollen?
Wir freuen uns über Kommentare und weitere Ideen! Wenn Sie wissen wollen welche Merkmale ein gutes Firmenwiki erfüllt, lesen Sie gerne auch unseren vorherigen Blogbeitrag “Wissen einfangen: Wissensmanagement mit dem Firmenwiki” – falls Sie bereits Ihre Wiki-Software gefunden haben, aber noch ein gutes Dokumentationstool suchen, probieren Sie doch mal FlowShare aus. Damit lässt sich Ihr Wiki vielleicht noch schneller und bequemer pflegen.
