Anleitung erstellen – leicht gemacht: So vermeiden Sie die häufigsten Fehler.

Darum sollte jedes Unternehmen Anleitungen erstellen:

In fast jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die Aufgaben erledigen müssen, worin sie keine Spezialisten sind. Deshalb ist es wichtig, dass diese Mitarbeiter Anleitungen bekommen, die ihnen zeigen, wie sie ihre Aufgaben richtig ausführen. Gute Schritt-für-Schritt-Anleitungen können dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Außerdem helfen sie, Zeit zu sparen, da die Mitarbeiter nicht jedes Mal fragen müssen, wie etwas gemacht wird. Schließlich können Anleitungen dazu beitragen, dass die Mitarbeiter das Unternehmen besser verstehen und sich an die Arbeitsabläufe gewöhnen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen unterschiedliche Arten von Anleitungen und gehen auf die häufigsten Fehler ein, die beim Erstellen von Anleitungen entstehen können. Damit können Sie diese von vornherein vermeiden.

Welche Herausforderungen Unternehmen bei der Erstellung von Anleitungen haben.

Die größte Hürde für Unternehmen, hochwertige Anleitungen zu erstellen, ist die Zeit, die es dafür braucht.

Es braucht viel Zeit und Mühe, um gute Anleitungen zu schreiben.

Außerdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Anleitungen aktuell sind und den neuesten Standards entsprechen. Hinzu kommt, dass es oft schwierig ist, Mitarbeiter zu finden, die bereit sind, Anleitungen zu erstellen. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ein systematisches Vorgehen beim Erstellen von Anleitungen etablieren und die Mühe auf sich nehmen, hochwertige Anleitungen zu erstellen, indem die zuständigen Mitarbeiter Kapazitäten und Ressourcen dafür bekommen. Nur so können sie von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die Anleitungen bieten.

Welche Art von Anleitung ist die Richtige?

Anleitungen gibt es in vielen verschiedenen Formen. Sie können beispielsweise schriftlich oder in Videoform. Hinzu kommen Bildanleitungen, die meistens mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen versehen sind. Es gibt auch interaktive Anleitungen, die über das Internet abgerufen werden können.

Welche Form für Sie die Beste ist, hängt davon ab, welche Tools Sie zur Verfügung haben, wie viel Zeit da ist und idealerweise auch davon, welche Anleitungen von Ihrem Team bevorzugt werden. Videoanleitungen z.B. sind schnell erstellt, aber nicht jeder möchte sich ein 60 minütiges Video anschauen und manchmal lieber einfach nur mit STRG + F die relevante Stelle innerhalb einer Anleitung finden.

Sie sollten daher verschiedene Anleitungsformate kennen und regelmäßig auswerten, welche für Sie am besten funktioniert.

Schriftliche Anleitung

Die am häufigsten verwendete Art von Anleitungen in Unternehmen ist die schriftliche Anleitung. Sie besteht aus einem Text, in dem alle wichtigen Informationen enthalten sind. Textanleitungen können sehr gut für übergeordnete Prozesse funktionieren, abstrakte Vorgänge übergeordnete Themen. Wenn es konkretere wird und Sie einen Prozess genau beschreiben müssen, dann eignet sich dafür besser eine bebilderte Anleitung.

Die Bebilderte / Illustrierte Anleitung

Bildanleitungen sind zwar häufig, aber noch nicht so weit verbreitet wie schriftliche Anleitungen. Wenn es keine standardisierten Tools dafür gibt, werden Anleitungen häufig einfach mit einem Snipping Tool und Word erstellt. Das bedeutet jedoch hohen manuellen Aufwand, weil jeder Schritt den man macht, praktisch pausiert und dokumentiert werden muss.

Diesen Aufwand können Sie sich sparen, wenn Sie Tools verwenden, die automatisch jeden Schritt dokumentieren, während Sie einen Vorgang ausführen. Mittlerweile gibt es einige davon auf dem Markt, die wir auch in unserem Blogbeitrag zu verschiedenen Dokumentationstools vorstellen. Müssen Sie eine ganze fülle an Anwendungen dokumentieren, dann kann unsere Dokumentationssoftware FlowShare Ihnen weiterhelfen.

Videoanleitung

Häufig greifen die Autoren zu Videos, einfach weil die Anleitung in genau der Zeit entsteht, die sie benötigen, um den Prozess auszuführen. Ein gut produziertes Video bringt dennoch zusätzlichen Zeitaufwand mit sich. Der größte Nachteil liegt jedoch darin, dass ein Video häufig komplett von vorne aufgenommen werden muss, sobald ein Prozess sich ändert. Und das geschieht häufiger als den meisten lieb ist: neue Softwareupdates, aktualisierte Prozesse, komplett neue Anwendungen.

Sie sollten Ihre Anleitungen nur dann in Videoform erstellen, wenn es wirklich keine andere Möglichkeit gibt. Es gibt weitaus effizientere Tools um Anleitungen zu erstellen, zum Beispiel auch unsere Dokumentationssoftware FlowShare. FlowShare erfasst jeden Schritt Ihres Vorgangs während Sie ihn ausführen, unabhängig davon, welches Programm Sie dokumentieren. Daraus entsteht eine lückenlose Schritt-für-Schritt-Anleitung, die jeden in die Lage versetzt Ihren Prozess ganz genau so auszuführen wie Sie es vorgegeben haben.

Die 5 größten Fehler, die in Unternehmen beim Erstellen von Anleitungen gemacht werden und wie Sie diese vermeiden können.

1. Die Anleitungen sind nicht aktuell

Es gibt kaum etwas ärgerliches als viel Zeit in eine Anleitung zu stecken oder ein Trainingsvideo aufzunehmen, nur um festzustellen, dass diese schon innerhalb kürzester Zeit nicht mehr aktuell ist. Der häufigste Grund dafür sind Softwareupdates. Für solche Fälle müssen Sie gewappnet sein. Setzen Sie einen Prozess auf, der schnelles Updaten der Anleitungen erlaubt. Dann müssen Sie nie wieder bei Null anfangen, wenn sich ein Schritt in der Mitte ändert.

Es sollte möglich sein, Feedback zu bestehenden Dokumenten zu geben (beispielsweise wenn Sie ein internes Wiki nutzen über eine Kommentarfunktion oder sogar eine integrierte Feedbackfunktion) und beispielsweise monatlich einmal zu überprüfen, welche Anleitungen aktualisiert werden müssen.

FlowShare ermöglicht Ihnen das ganzheitliche Aufzeichnen von Prozessen – und gleichzeitig können Sie immer wieder einzelne Schritte ergänzen oder löschen oder neue hinzufügen.

2. Die Anleitungen sind nicht ausreichend detailliert

Wenn Profis Prozesse dokumentieren, kann es schnell passieren dass für sie selbstverständliche Schritte übersprungen werden und Schritt-für-Schritt-Anweisungen fehlen. Das kann ein Betätigen einer Tastenkombination an einer entscheidenden Stelle sein, oder ein Dialog / Eingabe, die schneller erfolge, als dass man sie dokumentiert hat. Meistens wird einfach weiterdokumentiert ohne zurückzugehen und diesen Schritt zu erfassen.

Falls Sie also Expertenwissen haben, das Sie dokumentieren – versetzen Sie sich in die Lage eines Laien. Setzen Sie lieber weniger als mehr Wissen voraus. Auch wenn es für Sie heißt, dass Sie ein paar Sätze und Schritte mehr dokumentieren müssen.

Weil FlowShare jeden Ihrer Schritte erfasst entsteht eine lückenlose Anleitung von Ihrem Prozess, kein Schritt wird ausgelassen und Sie als Vollprofi können sich auf das Fokussieren, was Sie am besten können – das Erstellen der Anleitung passiert dann im Hintergrund ganz nebenbei.

3. Die Anleitungen sind schwer zu verstehen

Der Fehler, dass Anleitungen schwer zu verstehen sind, gibt es meist zwei Hauptursachen. Erstens: Inhaltlich – Die Autoren wissen nicht genau, was sie schreiben sollen. Sie versuchen, alle Informationen in eine Anleitung zu packen, was dazu führt, dass die Leser sie nicht verstehen. Zweitens: die Form, was auch zum nächsten Fehler führt.

4. Die Anleitungen sind unübersichtlich gestaltet

In den wenigsten Fällen sind die Mitarbeitenden, die Anleitungen erstellen, geübte Gestalter. Ihnen fehlen gute Vorlagen für Anleitungen. Das, was sie mühevoll in Word zusammenstellen, ist für die Leser nur schwer nachzuvollziehen, es fehlt das passende übersichtliche Layout oder eine gute Struktur.

Geben Sie klare Vorgaben, wie Anleitungen aussehen sollen, zum Beispiel durch einheitliche Vorlagen für SOPs, Dokumentationen, Arbeitsanweisungen.

5. Die Anleitungen enthalten keinerlei Bilder

Nicht umsonst spricht auch schon der Volksmund: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Eine Mauer aus Text hingegen macht jede noch so mühevoll erstellte Anleitung nur schwer verdaulich, vor allem wenn Bedienelemente beschrieben werden. Selbst den Besten passiert dieser Fehler, so z.B. enthalten die meisten Anleitungen von Google einfach keine Bilder (Wie in diesem Beispiel). Statt einfach auf einem Bild zu zeigen – wo geklickt werden muss, stehen Textanweisungen, die vom Leser abverlangen alles selber zu finden.

Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie ein systematisches Vorgehen beim Erstellen von Anleitungen etablieren. Wir empfehlen, Bilder in die Anleitungen aufzunehmen, um den Lesern die Anweisungen noch besser verständlich zu machen und insbesondere darauf zu achten, dass Ihre Anleitungen immer aktuell bleiben.

Wenn Sie am liebsten einen sicheren Weg hätten, all diese Fehler von vornherein zu vermeiden – dann sollten Sie sich FlowShare anschauen. Sobald FlowShare auf Ihrem Windowsrechner installiert ist, können Sie damit alle Vorgänge dokumentieren, die Sie auf Ihrem Computer ausführen. Damit erstellen Sie automatisch detaillierte bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie einfach updaten können, die durch eine große Auswahl an Vorlagen übersichtlich gestaltet sind. Durch den hohen Detailgrad werden selbst die Mitarbeitenden abgeholt, die wenig bis keine Computerkenntnisse aufweisen. FlowShare können Sie kostenlos testen und eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen innerhalb von 14 Tagen damit erstellen.

Keine Anleitung ist auch keine Lösung.

Auf den ersten Blick merkt man noch nicht die oftmals schwerwiegenden Konsequenzen, die folgen, wenn in einem Unternehmen keinerlei Anleitungen erstellt werden. Es gibt nie nur den einen besten Weg, wie etwas gemacht wird, sondern jeder macht es wir er oder sie es für richtig hält.

Die Mitarbeiter wissen dann oft nicht, wie sie bestimmte Aufgaben erledigen sollen, was zu Zeitverlusten und Fehlern führt. Darunter leidet die Produktivität, da die Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, Fragen zu stellen oder sich an die Arbeitsabläufe zu gewöhnen. All diese Nachteile machen die Erstellung von Anleitungen und das Dokumentieren von Prozessen in einem Unternehmen besonders wichtig.

Sie haben Fragen oder möchten Ihre Dokumentationsprozesse beschleunigen? Wenden Sie sich an uns oder testen Sie FlowShare kostenlos und unverbindlich und erstellen Sie eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen, kostenlos für 14 Tage!

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