Warum jede Organisation Anleitungen erstellen sollte:
In fast jedem Team gibt es Mitarbeitende, die Aufgaben erledigen müssen, worin sie nicht spezialisiert sind. Deshalb ist es wichtig, dass sie verständliche und professionelle Anleitungen an die Hand bekommen, die ihnen zeigen, wie sie ihre Aufgaben und Prozesse richtig ausführen.
Gute Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Dokumentationen oder Bedienungsanleitungen können dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Außerdem helfen sie, Zeit zu sparen, da die Mitarbeiter nicht jedes Mal fragen müssen, wie etwas gemacht wird. Sie sind vor allem dann wichtig, wenn komplexe Programme eingesetzt werden, die oftmals erklärungsbedürftig sind.
Gute Anleitungen können eine Brücke vom Produkt zum Anwender schlagen. Schließlich können sie sogar dazu beitragen, dass Mitarbeitende das gesamte Unternehmen besser verstehen und sich schneller an bestehende und neue Arbeitsabläufe gewöhnen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen unterschiedliche Arten von Anleitungen und gehen auf die häufigsten Fehler ein, die beim Erstellen von Anleitungen entstehen können. Damit können Sie diese von Anfang an vermeiden.
Welche Herausforderungen Unternehmen bei der Erstellung von Anleitungen haben.
Die größte Hürde für Unternehmen, hochwertige Anleitungen zu erstellen, ist die Zeit und der Aufwand, die dies in Anspruch nimmt.
Und selbst wenn in einer Organisation bereits Prozesse dokumentiert wurden, muss im zweiten Schritt sichergestellt werden, dass die Anleitungen stets aktuell sind und den neuesten Standards entsprechen bzw. die aktuelle Version einer Anwendung abbilden.
Hinzu kommt, dass es oft schwierig ist, Mitarbeitende zu finden, die bereit oder dazu in der Lage sind, nutzerfreundliche Bedienungsanleitungen zu erstellen. Die wenigsten Unternehmen beschäftigen professionelle technische Redakteure und häufig bleibt das Schreiben der Dokumentation bei der IT-Abteilung hängen, die ohnehin schon genug mit dem eigentlichen Tagesgeschäft ausgelastet ist.
Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ein systematisches Vorgehen beim Erstellen von Anleitungen etablieren. Das ebnet den Weg dafür, dass potentiell jede Fachabteilung hochwertige Bedienungsanleitungen und Dokus erstellen kann. Dafür brauchen zuständige Mitarbeitende zeitliche Kapazitäten und Ressourcen – das Wissen sowie die richtigen Werkzeuge. Nur so können sie von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die Anleitungen bieten.
Welche Formate gibt es für Anleitungen und welches ist das Richtige für Sie?
Egal ob Sie eine Bedienungsanleitung erstellen, einen Prozess für neue Teammitglieder aufnehmen möchten, eine Software erklären oder einfach mal diesen einen Arbeitsablauf festhalten, der alle paar Jahre erledigt werden muss und an den sich nie jemand erinnert – jedes Mal kommt die Frage auf, was eigentlich das beste Format für diese Dokumentation ist.
Anleitungen, Handbücher oder Dokumentationen gibt es in vielen verschiedenen Formaten und vor allem in verschiedenen Medien. Sie können Ihre Inhalte schriftlich oder in Videoform kommunizieren. Hinzu kommen Bildanleitungen mit Screenshots, die meistens mit Hinweisen versehen sind. Es gibt auch interaktive Anleitungen, die online abgerufen werden können oder sich direkt in dem verwendeten Programm als Overlays über die Bedienelemente legen.
Welche Form für Sie die Beste ist, hängt natürlich davon ab, welche Möglichkeiten und Tools Sie zur Verfügung haben. Aber auch davon, wie viel Zeit Ihnen zum Dokumentieren zur Verfügung steht und – idealerweise – welche Anleitungen von Ihrem Team bevorzugt werden.
Videoanleitungen, beispielsweise, sind schnell erstellt, aber nicht jeder (=keiner!) möchte sich ein 60-minütiges Video anschauen, um mal eben schnell bei einem Vorgang weiterzukommen. In dem Fall wäre es doch viel einfacher, mit STRG + F die relevante Stelle innerhalb einer Anleitung zu finden und sich den Rest zu sparen.
Sie sollten daher verschiedene Anleitungsformate kennen und regelmäßig bewerten, welche für Sie und Ihr Team am besten funktionieren.
Schriftliche Anleitung
Die am häufigsten verwendete Art von Anleitungen in Unternehmen ist die schriftliche Dokumentation. Sie besteht aus einem Text, der alle relevanten Informationen beinhaltet. Textanleitungen können sehr gut für übergeordnete Prozesse funktionieren, abstrakte Vorgänge beschreiben oder übergreifende Themen auf den Punkt bringen. Wenn es konkreterer wird und Sie einen Prozess oder ein Produkt wie eine Softwareanwendung genau beschreiben müssen, dann eignet sich dafür besser eine bebilderte Anleitung.
Die Bebilderte / Illustrierte Anleitung
Bildanleitungen erfreuen sich einer großen Beliebtheit, sind aber noch nicht so weit verbreitet wie schriftliche Anleitungen. Sie enthalten oft Screenshots und visuelle Elemente, die auch hochkomplexe Programme einfach veranschaulichen können. Mit Markierungen und Hinweisen können sie die Aufmerksamkeit des Betrachters auf wesentliche Bereiche lenken.
Abgesehen von gedruckten Anleitungen, können bebilderte Anleitungen auch elektronisch, z.B. über eine Wissensdatenbank, zur Verfügung gestellt werden.
Einen Nachteil gibt es allerdings bei diesen Anleitungen.
Ohne standardisierte Tools werden Bildanleitungen in den meisten Fällen einfach mit einem Snipping Tool und Word erstellt. Ohne Tools müssen Sie Screenshots machen, jeden einzelnen Schritt verständlich beschreiben und all das, während Sie sehr wahrscheinlich anderes zu tun haben. Das bedeutet einen hohen manuellen Aufwand, weil die Arbeit mit jedem gemachten Schritt pausiert und dokumentiert werden muss.Diesen Aufwand können Sie sich sparen, wenn Sie Tools verwenden, die automatisch jeden Schritt dokumentieren, während Sie einen Vorgang ausführen. Mittlerweile gibt es einige davon auf dem Markt, die wir auch in unserem Blogbeitrag zu verschiedenen Dokumentationstools vorstellen. Müssen Sie eine ganze Fülle an Anwendungen dokumentieren, dann kann unsere Dokumentationssoftware FlowShare Ihnen weiterhelfen, die Sie als kostenlose Testversion ausprobieren können.
Wann brauchten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung?
Besonders für eine Softwaredokumentation oder eine detaillierte Bedienungsanleitung, die einen komplexen Prozess in einem Programm abbildet, ist die illustrierte Schritt-für-Schritt-Anleitung am besten geeignet.
Videoanleitung
Häufig verwenden Autoren Video-Tutorials oder Screencasts, weil die Anleitung in genau der Zeit entsteht, die sie benötigen, um den Prozess auszuführen. Ein gut produziertes Video bringt dennoch zusätzlichen Zeitaufwand mit sich.
Der größte Nachteil eines Video-Tutorials liegt jedoch darin, dass es komplett neu aufgenommen werden muss, sobald ein Prozess sich ändert. Und das geschieht häufiger als den meisten lieb ist: neue Softwareupdates, aktualisierte Prozesse oder komplett neu eingeführte Anwendungen erfordern, dass Sie beim Video nochmal von Vorne anfangen müssen.
Sie sollten Ihre Anleitungen nur dann in Videoform erstellen, wenn es wirklich keine andere Möglichkeit gibt. Es gibt weitaus effizientere Tools, um Anleitungen zu erstellen, zum Beispiel auch unsere Dokumentationssoftware FlowShare.
FlowShare erfasst jeden Schritt Ihres Vorgangs, während Sie ihn ausführen, unabhängig davon, welches Programm Sie dokumentieren. Daraus entsteht eine lückenlose Schritt-für-Schritt-Anleitung, die jeden in die Lage versetzt, Ihren Prozess ganz genau so auszuführen, wie Sie es vorgegeben haben.
Interaktive Anleitungen
Diese Bedienungsanleitungen werden vor allem in Softwaresystemen eingesetzt, die standardisierte Prozesse enthalten. So können neue Anwender und Kunden durch das Produkt geführt werden und bekommen die wesentlichen Funktionen angezeigt.
Eine weitere Möglichkeit interaktiver Anleitungen sind Simulationen.
Die 5 größten Fehler, die Organisationen beim Erstellen von Anleitungen machen und wie Sie diese vermeiden .
1. Die Anleitungen sind nicht aktuell
Es gibt kaum etwas Nervigeres, als viel Zeit in eine Anleitung zu stecken oder ein Trainingsvideo aufzunehmen, nur um festzustellen, dass diese schon innerhalb kürzester Zeit nicht mehr aktuell ist. Der häufigste Grund dafür sind Softwareupdates. Für solche Fälle müssen Sie gewappnet sein. Setzen Sie einen Prozess auf, der schnelles Updaten der Anleitungen erlaubt. Dann müssen Sie nie wieder bei Null anfangen, wenn sich nur ein oder wenige Schritte in der Anleitung ändert.
Es sollte möglich sein, Feedback zu bestehenden Dokumenten zu geben (beispielsweise wenn Sie ein internes Wiki nutzen, über eine Kommentarfunktion oder sogar eine integrierte Feedbackfunktion) und regelmäßig zu überprüfen, welche Anleitungen aktualisiert werden müssen.
FlowShare ermöglicht Ihnen das ganzheitliche Aufzeichnen von Prozessen – und gleichzeitig können Sie immer wieder einzelne Schritte ergänzen oder löschen oder neue hinzufügen.
2. Die Anleitungen sind nicht ausreichend detailliert
Wenn Profis Prozesse dokumentieren, kann es schnell passieren, dass für sie selbstverständliche Schritte übersprungen werden und dann in den Schritt-für-Schritt-Anweisungen fehlen. Das kann ein Betätigen einer Tastenkombination an einer entscheidenden Stelle sein, oder ein Dialog / Eingabe, die schneller erfolgen, als dass man sie dokumentiert hat. Meistens wird einfach weiter dokumentiert, ohne zurückzugehen und diesen Schritt zu erfassen.
Falls Sie also Expertenwissen haben, das Sie dokumentieren, versetzen Sie sich in die Lage eines Laien. Setzen Sie lieber weniger als mehr Wissen voraus. Auch wenn es für Sie heißt, dass Sie ein paar Sätze mehr schreiben und einzelne Schritte dokumentieren müssen.
Ein weiterer Grund für mangelnden Detailgrad ist der Aufwand, den das Erstellen eines jeden Screenshots nach sich zieht.
Weil FlowShare jeden Ihrer Schritte erfasst, entsteht eine lückenlose Anleitung von Ihrem Prozess, kein Schritt wird ausgelassen und Sie können sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren – das Erstellen der Anleitung passiert dann im Hintergrund ganz nebenbei.
3. Die Anleitungen sind schwer zu verstehen
Der Fehler, dass Anleitungen schwer zu verstehen sind, gibt es meist zwei Hauptursachen. Erstens: Inhaltlich – Die Autoren wissen nicht genau, was sie schreiben sollen. Sie versuchen, alle Informationen in eine Anleitung zu packen, was dazu führt, dass die Leser sie nicht verstehen. Zweitens: die Form, was auch zum nächsten Fehler führt.
4. Die Anleitungen sind unübersichtlich gestaltet
In den wenigsten Fällen sind die Mitarbeitenden, die Anleitungen erstellen, Designer vom Fach. Ihnen fehlen die Kenntnisse, was eine gute Gestaltung der Bedienungsanleitung oder gute Vorlagen für Dokumentationen ausmacht. Das, was sie mühevoll in Word erstellen, ist für die Leser nur schwer nachzuvollziehen. Es fehlt das passende übersichtliche Layout oder eine gute Struktur.
Geben Sie klare Vorgaben, wie Anleitungen aussehen sollen, zum Beispiel durch einheitliche Vorlagen für SOPs, Bedienungsanleitungen, Dokumentationen und Arbeitsanweisungen.
5. Die Anleitungen enthalten keinerlei Bilder
Nicht umsonst spricht auch schon der Volksmund: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Eine Mauer aus Text hingegen macht jede noch so mühevoll erstellte Anleitung nur schwer verdaulich, vor allem wenn Bedienelemente beschrieben werden. Selbst Branchengrößen haben häufig Anleitungen komplett ohne auch nur ein einzelnes Bild, so z.B. enthalten die meisten Anleitungen von Google einfach keine Bilder (wie in diesem Beispiel). Statt einfach auf einem Bild zu zeigen, wo geklickt werden muss, gibt es nur Textanweisungen. Das verlangt selbst einem erfahrenen Nutzer viel ab, alles selbst zu finden und verzögert das Ausführen der Anweisungen.
Wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden
Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie ein systematisches Vorgehen beim Erstellen von Anleitungen etablieren. Wir empfehlen, Bilder in die Anleitungen aufzunehmen, um den Lesern die Anweisungen noch besser verständlich zu machen und insbesondere darauf zu achten, dass Ihre Anleitungen immer aktuell bleiben.
Wenn Sie am liebsten einen sicheren Weg hätten, all diese Fehler von vornherein zu vermeiden – dann sollten Sie sich FlowShare anschauen. Sobald FlowShare auf Ihrem Windowsrechner installiert ist, können Sie damit alle Vorgänge dokumentieren, die Sie auf Ihrem Computer ausführen. Damit erstellen Sie automatisch detaillierte bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie einfach updaten können, die durch eine große Auswahl an Vorlagen übersichtlich gestaltet sind. Durch den hohen Detailgrad werden selbst die Mitarbeitenden abgeholt, die wenig bis keine Computerkenntnisse aufweisen. FlowShare können Sie kostenlos testen und eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen innerhalb von 7 Tagen damit erstellen.
So erstellen Sie eine Bedienungsanleitung, die auch wirklich jeder versteht
Sie möchten eine Anleitung erstellen? Dafür gibt es viele Methoden, wir haben hier die wesentlichen Schritte für Sie zusammengefasst, um Ihnen zu zeigen, dass es gar nicht so kompliziert ist.
Wählen Sie die relevanten Prozesse für die Dokumentation aus
In jedem Team gibt es jemanden, der die Anlaufstelle für alle Fragen ist. Bei wiederkehrenden, konkreten Fragen über bestimmte Vorgänge bietet sich eine Anleitung viel besser an. Sammeln Sie Fragen und machen Sie sich Kernprozesse bewusst. Ein guter Anlass, einmal alle wichtigen Prozesse zu dokumentieren, ist beispielsweise, wenn ein neuer Mitarbeiter ins Team kommt, der mit all diesen Prozessen vertraut gemacht werden muss und das möglichst schnell und effektiv.
Kennen Sie das Produkt oder den Vorgang, den Sie dokumentieren möchten, in und auswendig
Bevor Sie etwas dokumentieren, müssen Sie es auch beherrschen. Wenn jedoch unklar ist, wie ein bestimmter Vorgang ausgeführt wird oder jede Person im Unternehmen ihn anders macht, dann müssen Sie zunächst eine Variante als den goldenen Weg wählen – der dann in einer klaren Anleitung für alle aufgezeichnet wird.
Halten Sie alle Arbeitsschritte fest, die zum Ausführen der bestimmten Aufgabe notwendig sind.
Als Profi haben Sie einen Prozess so verinnerlicht, dass Ihnen vielleicht gar nicht bewusst ist, welche einzelnen Klicks und Vorgänge es braucht, um diesen auszuführen. Vor allem, wenn Sie innerhalb einer Software Vorgänge dokumentieren, achten Sie auf weniger offensichtliche Schritte wie Tastenkürzel oder -kombinationen. Auch diese müssen Sie mit dokumentieren. Erstellen Sie hier auch den Text der Anleitung, in dem Sie alle wesentlichen Schritte beschreiben.
Geben Sie Ihrer Anleitung ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis.
Wenn Ihre Anleitung mehr als 15 Schritte beinhaltet, sollten Sie diese auch mit Abschnitten, Überschriften und einem Inhaltsverzeichnis gliedern. Teilen Sie zusammengehörige Schritte in Abschnitte ein, und erstellen daraus ein Inhaltsverzeichnis. Oftmals wird nur ein Teil der Dokumentation relevant sein und mit einem Inhaltsverzeichnis stellen Sie sicher, dass der relevante Teil von Lesern Ihrer Anleitung auch schnell gefunden wird.
Geizen Sie nicht mit Grafiken, Bildern und Screenshots der wesentlichen Benutzeroberflächen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wenn Sie Benutzeroberflächen von einem Produkt zeigen, verwenden Sie passende und aktuelle Bilder vom Programm. Legen Sie lieber den Fokus auf den Bereich, auf den es ankommt, anstatt immer den ganzen Desktop zu zeigen. So muss der Betrachter Ihres Werks sich nicht erst durch eine Textwüste kämpfen, sondern kann direkt sehen, worauf es ankommt. Zusätzlich können Sie auch Grafiken einsetzen, wenn Sie etwas Übergeordnetes hervorheben wollen.
Schaffen Sie klare Hierarchien mit guten Designvorlagen für Ihre Bedienungsanleitung
Schaffen Sie klare Hierarchien aus Überschriften, Bild, und Beschreibungstext – am besten mit einer vorhandenen Vorlage, oder mit einem Dokumentationstool, wo Sie aus vielen Designvorlagen auswählen können, um Ihre Dokumentation ansprechend zu gestalten.
Geben Sie Ihrer Dokumentation ein professionelles Aussehen
Gute Vorlagen haben nicht nur den Zweck, dass Sie eine gute Struktur haben. Die besten Vorlagen lassen Ihre Dokumentation auch noch so aussehen, als hätte sie jemand professionell gestaltet. Die Mühe lohnt sich – denn gut gestaltete Dokumente kommen auch beim Leser besser an. So fördern z.B. Mitarbeiterhandbücher, die mit dem Firmenbranding versehen sind, sogar den Zusammenhalt und Zugehörigkeit zur Organisation.
Auch mit wenig Aufwand lassen sich professionelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen
Sie wollen diese Schritte befolgen, aber der händische Aufwand graut Ihnen? Dann kann Ihnen unser Dokumentationstool FlowShare viel lästige Arbeit abnehmen.
FlowShare zeichnet Ihren Prozess auf, während Sie ihn ausführen. Es erstellt von jedem Schritt Screenshots, schreibt kurze Handlungsanweisungen, wohin geklickt wurde, versieht Ihren Prozess mit visuellen Markierungen.
Es fügt Ihre Arbeitsschritte automatisch zu einer übersichtlichen Anleitung zusammen.
Zum Schluss wählen Sie noch eine geeignete Vorlage aus und exportieren das fertige Dokument. So können Sie Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung professionell aussehen lassen, auch ohne Designkenntnisse.
Dadurch ermöglicht FlowShare Ihnen, mit wenig Aufwand Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen, die Ihre Arbeitsabläufe für jeden verständlich machen.
Keine Anleitung ist auch keine Lösung.
Auf den ersten Blick merkt man noch nicht die oftmals schwerwiegenden Konsequenzen, die folgen, wenn in einem Unternehmen keinerlei Anleitungen oder Dokumentationen erstellt werden. Es gibt nie nur den einen besten Weg, wie etwas gemacht wird, sondern jeder macht es anders. Die Mitarbeiter wissen dann oft nicht, wie sie bestimmte Aufgaben erledigen sollen, was zu Zeitverlusten und Fehlern führt. Darunter leidet die Produktivität, da die Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, Fragen zu stellen oder sich an die Arbeitsabläufe zu gewöhnen.
All diese Nachteile machen die Erstellung von Anleitungen und das Dokumentieren von Prozessen in einem Unternehmen besonders wichtig.Sie haben Fragen oder möchten Ihre Dokumentationsprozesse beschleunigen? Laden Sie die kostenlose Testversion von FlowShare herunter und erstellen Sie eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen, kostenlos für 7 Tage!
