Wenn Sie schon einmal ein Projekt dokumentieren mussten, wissen Sie, was für einen Aufwand Prozessdokumentation darstellt. Und was für ein Chaos entstehen kann, wenn mehrere Kolleg:innen gleichzeitig dokumentieren. Denn das Verständnis, was eine gute Dokumentation ausmacht, variiert stark. Wenn viele Wege nach Rom führen, führen noch mehr zur Prozessdokumentation. Aber welcher ist der Beste?
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum Sie sich von der Prozessdokumentation nicht abschrecken lassen sollten, wie Vorlagen Ihnen das Leben leichter machen und warum Sie bei umfassenden Dokumentationsprojekten eine Dokumentationssoftware nutzen sollten. Außerdem stellen wir Ihnen 2 verschiedene Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie einheitliche Schritt-für-Schritt Anleitungen und SOPs erstellen können.
Was ist eigentlich eine Prozessdokumentation?
Prozessdokumentation ist der systematische Prozess der Erfassung und Aufzeichnung von Arbeitsabläufen, Projekten oder Unternehmensprozessen. Es ermöglicht eine klare Darstellung und Verständnis der einzelnen Schritte, Verantwortlichkeiten und Ziele. Die fünf häufigsten Formen der Prozessdokumentation sind Prozesslandkarten, Flowcharts, SOPs, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Checklisten.
Eine vollständige Prozessdokumentation besteht aus mehreren Phasen.
- Analyse und Identifikation: In dieser Phase werden die zu dokumentierenden Prozesse identifiziert und analysiert. Es ist wichtig, die relevanten Prozesse auszuwählen, um Ressourcen nicht unnötig zu verschwenden.
- Dokumentation der Ist-Prozesse: Hier werden die aktuellen Abläufe und Schritte erfasst. Flowcharts eignen sich gut, um den Gesamtprozess zu visualisieren. Checklisten können verwendet werden, um einzelne Schritte und Anforderungen festzuhalten.
- Optimierung und Standardisierung: Nachdem die Ist-Prozesse erfasst wurden, erfolgt die Analyse auf Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen. Die optimierten Soll-Prozesse sollten einheitlich in Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Standard Operating Procedures (SOPs) dokumentiert werden.
- Implementierung und Schulung: Die neuen Prozessdokumentationen werden in der Organisation eingeführt und Mitarbeiter geschult, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die optimierten Abläufe verstehen und einhalten. Schritt-für-Schritt-Anleitungen eignen sich sehr gut, um Kolleginnen und Kollegen an die neuen Prozesse heranzuführen.
Warum Prozesse unbedingt dokumentiert werden sollten
Prozessdokumentationen spielen eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf von Projekten und Arbeitsprozessen. Ohne eine klare und strukturierte Dokumentation können Missverständnisse und Fehler auftreten, die zu unerwünschten Problemen führen. Das Erstellen von Anleitungen für Prozessabläufe bietet folgende Vorteile:
- Klare Kommunikation: Dokumentierte Prozesse bieten eine klare Kommunikationsbasis für alle Teammitglieder. Es gibt keine Missverständnisse bezüglich der Aufgaben oder Verantwortlichkeiten.
- Kontinuität: Gut dokumentierte Prozesse gewährleisten die Kontinuität von Arbeitsabläufen, selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder neue Mitarbeiter hinzukommen.
- Effizienz und Produktivität: Klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Aufgaben effizienter und schneller zu erledigen.
- Qualitätssicherung: Dokumentierte Prozesse dienen als Grundlage für die Qualitätskontrolle und -verbesserung, da sie eine konstante Überwachung und Bewertung ermöglichen.
Die 3 größten Herausforderungen bei der Prozessdokumentation
Die Prozessdokumentation kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein, darunter:
- Aufwand,
- Einheitlichkeit und
- Qualität.
Die Erstellung einer umfassenden Prozessdokumentation erfordert Zeit und Ressourcen. Besonders wenn Prozesse händisch per Screenshot und Snipping-Tool aufgezeichnet werden, müssen Mitarbeitende kurzfristig viel Zeit investieren und sind vom Tagesgeschäft abgelenkt. Daher ist es wichtig, den langfristigen Nutzen der Dokumentation nicht aus dem Auge zu verlieren.
Wenn verschiedene Mitarbeitende an Dokumentieren, ist die Aufgabe zwar schneller bewältigt, doch es kommt schnell zu Unstimmigkeiten und unterschiedlichen Darstellungsformen, was die Einheitlichkeit und Verständlichkeit der Dokumentation beeinträchtigt.
Eine mangelnde Qualität der Dokumentation kann zu Fehlern und ineffizienten Arbeitsprozessen führen. Bei händischem Dokumentieren wir schnell einmal ein Schritt vergessen oder als unwichtig empfunden, was zu Lücken in der Dokumentation führt. Inkonsistente oder unvollständige Informationen können die Wirksamkeit der Prozesse beeinträchtigen.
Warum Vorlagen ein absolutes Minimum für hochwertige Prozessdokumentation sind
Vorlagen sind ein grundlegender Schritt zur Verbesserung der Prozessdokumentation. Sie sind besonders dann sinnvoll, wenn Sie ein größeres Dokumentationsprojekt haben – und dieses auf mehrere Mitarbeiter aufteilen wollen – Sie allerdings keine Dokumentationssoftware besitzen. So müssen Sie zwar immer noch händisch Screenshots, Markierungen und Anweisungen erstellen, aber immerhin ist klar definiert, wie die fertigen Anleitungen aussehen werden.
Statt Ihren Kollegen und Kolleginnen ein Manifest an Dokumentations- und Designrichtlinien aufzudrängen (was in einigen Fällen durchaus sinnvoll ist), nehmen Sie mit Vorlagen die Abkürzung. Die Dokumentierenden brauchen nur eine minimale Einweisung und die Vorlage sorgt dafür, dass niemand einen Dokumentations-Alleingang macht.
Die folgenden Aspekte werden durch Vorlagen sichergestellt:
- Einheitlichkeit: Vorlagen stellen sicher, dass alle Prozessdokumentationen eine einheitliche Struktur und Formatierung aufweisen. Dadurch wird die Lesbarkeit und Verständlichkeit verbessert.
- Zeitersparnis: Vorlagen ersparen den Mitarbeitern Zeit und Mühe, da sie nicht jedes Mal von Grund auf beginnen müssen. Die Grundstruktur ist bereits vorgegeben, sodass sich die Mitarbeiter auf den Inhalt konzentrieren können.
- Fehlerreduktion: Die Verwendung von Vorlagen minimiert das Risiko von Fehlern und vergessenen Informationen, da wichtige Elemente in der Vorlage bereits enthalten sind.
2 Word Vorlagen für professionelle Prozessdokumentation
Eine speziell für Prozessdokumentationen entwickelte Vorlage in Word bietet zahlreiche Vorteile.
- Erstens gewährleistet sie Konsistenz und Einheitlichkeit in der Darstellung. Alle Mitarbeiter verwenden die gleiche Struktur, was die Verständlichkeit und den Wiedererkennungswert erhöht.
- Zweitens spart die Vorlage Zeit, da die Grundstruktur bereits vorhanden ist. Mitarbeiter müssen sich nicht mit dem Layout befassen, sondern können sich auf den Inhalt konzentrieren.
- Drittens ermöglicht die Vorlage eine einfache Zusammenarbeit. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an der Dokumentation arbeiten, ohne dass das Endergebnis in Unordnung gerät.
Vorlage 1: Plain (dotx)
Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte und dieses Design überzeugt mit seinem Fokus auf das Visuelle. Der Screenshot steht hier im Mittelpunkt und ergänzend können Beschreibungstexte hinzugefügt werden. Diese Vorlage ist schnell gefüllt und wird zu einer Anleitung, die einfach zu verstehen ist.
Vorlage 2: Standard Operating Procedure – SOP (dotx)
Das SOP Template stellt den Prozess und seine Verantwortlichen in den Mittelpunkt. Es ist ideal, um einfach professionell aussehende SOPs zu erstellen. Dieses Template beinhaltet ein Deckblatt, das Verantwortlichkeiten zuteilt und Prozessrevisionen erfassen lässt.
Hier können Sie die Vorlageherunterladen.
Wenn Sie möchten, dass es automatisch gefüllt wird, verwenden Sie FlowShare.
Fazit
Prozessdokumentationen sind ein unverzichtbarer Bestandteil effizienter Arbeitsabläufe. Vorlagen können dabei helfen, die Qualität und Einheitlichkeit der Dokumentationen zu verbessern. Doch für umfangreichere und längerfristige Dokumentationsaufgaben ist eine Dokumentationssoftware unerlässlich.
Je nachdem, was für Dokumentation Sie erstellen wollen – ob Flowcharts, Checklisten oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen – gibt es verschiedene Tools. Für Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie automatisch im Hintergrund erstellen können, während Sie Ihre eigentliche Arbeit ausführen, empfehlen wir FlowShare. FlowShare kann 7 Tage kostenlos getestet werden, wobei Sie eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen erstellen können. Überzeugen Sie sich selbst und laden Sie sich die kostenlose Testversion herunter!
