Wenn es um die Schulung von Mitarbeitern geht, ist ein gut gemachtes Handbuch eine äußerst wertvolle Ressource. Es hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten, und stellt sicher, dass Ihr Team die gleichen Verfahren anwendet. Durch ein Mitarbeiterschulungshandbuch können Sie Regeln, Aufgaben, Prozesse und Erwartungen klar kommunizieren.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Handbücher für Mitarbeiterschulungen erstellen können, die tatsächlich genutzt werden, sind Sie hier genau richtig! In diesem Blogbeitrag werden wir erörtern, was ein ansprechendes Schulungshandbuch ausmacht, und einige Tipps geben, wie Sie selbst eines erstellen können.
Wozu ist ein Handbuch für die Mitarbeiterschulung gut?
Mit einem Schulungshandbuch können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter unabhängig von der Person, die die Schulung durchführt, die gleiche Qualität der Schulung erhalten. Es ermöglicht Ihnen auch, klar zu kommunizieren, was von den Mitarbeitern erwartet wird, wie Aufgaben zu erledigen sind und Prozesse abgeschlossen werden sollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen neuen Mitarbeiter oder um einen langjährigen Mitarbeiter des Unternehmens handelt. Schulungshandbücher sind immer eine gute Ressource, um eine klare und hilfreiche Kommunikation zu gewährleisten.
Ein gut ausgearbeitetes Mitarbeiterschulungshandbuch ist auch ein wertvolles Nachschlagewerk, auf das die Mitarbeiter zurückgreifen können, wenn sie eine Auffrischung von Verfahren oder Protokollen benötigen. Manche Vorgänge kommen nur alle Jubeljahre einmal vor. Warum sollten die Mitarbeiter sie auswendig lernen, wenn sie eine gute Referenz zur Verfügung haben?
Besonders detaillierte Handbücher – wie z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen – haben das Potenzial, implizites Wissen zu vermitteln, das bei der Arbeit entsteht. Solche detaillierten Anweisungen erfassen unweigerlich Elemente, die in schriftlichen Erklärungen und Verfahren nicht enthalten sind.
Wenn Sie ein Handbuch für die Mitarbeiterschulung erstellen, sollten Sie einige Schlüsselelemente berücksichtigen:
Ein Überblick über das Unternehmen, seinen Auftrag und seine Werte.
Dies ist ein wichtiges Element, um den Ton für Ihr Handbuch anzugeben, insbesondere für neue Mitarbeiter. Die Unternehmenswerte werden jedoch in der täglichen Arbeit gelebt, und eine Beschreibung in einem Handbuch ist nur bedingt aussagekräftig.
Eine Liste von Hausregeln.
Das mag selbstverständlich sein, aber natürlich müssen Sie die Regeln immer klar kommunizieren. Auf diese Weise weiß der Mitarbeiter sofort, welches Verhalten akzeptabel ist und welches nicht. Hausregeln vermitteln kein spezifisches Prozesswissen. Stattdessen schaffen sie die Voraussetzungen dafür, dass sich ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen akklimatisieren kann.
Eine Beschreibung der Positionen, ihrer Aufgaben und Zuständigkeiten.
Dies wird die Zusammenarbeit in Ihrem Team erleichtern, da Überschneidungen vermieden werden und die Zuständigkeiten klar festgelegt werden. Es bedeutet auch, dass die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich mit spezifischen Fragen wenden können.
Ein Überblick über die verschiedenen Prozesse des Unternehmens.
Eine visuelle Darstellung hilft dabei, ein ganzheitliches Bild davon zu schaffen, wie Unternehmensprozesse miteinander in Beziehung stehen oder miteinander verwoben sind, a. Flussdiagramme und Prozessübersichten sind äußerst nützlich für Mitarbeiter, um einen umfassenden Überblick über Prozesse und Verantwortlichkeiten zu erhalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für spezifische Aufgaben durch Mitarbeiterschulungshandbuch.
Dieser Teil steht in direktem Zusammenhang mit dem Ergebnis Ihres Schulungshandbuchs, d. h. ob die Teilnehmer in der Lage sein werden, das Handbuch effektiv zu nutzen. Mit schrittweisen Anleitungen können Sie Ihren Kollegen beibringen, Aufgaben vom ersten Tag an richtig zu erledigen. Auf diese Weise machen Sie aus Neueinsteigern schneller produktive Mitarbeiter für Ihr Tagesgeschäft. Unternehmensveteranen können neue Prozesse leicht richtig übernehmen.
Mitarbeiterschulungshandbücher erstellen, die jeder versteht
Da Sie nun wissen, was in Ihrem Schulungshandbuch enthalten sein sollte, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Schulungshandbücher in der Praxis erstellen können.
Konsistenz ist der Schlüssel
Es gibt zwei Hauptwege, um konsistente Schulungshandbücher zu erstellen:
- über eine genaue Vorlage für die manuelle Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen verfügen oder
- ein Software-Tool verwenden, das Ihnen die Arbeit abnimmt
Im Allgemeinen ist die Verwendung einer Vorlage ein sehr hilfreicher Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres eigenen Mitarbeiterschulungshandbuchs. Sie brauchen das Rad nicht neu zu erfinden, denn es gibt eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie übernehmen können. Eine Vorlage bietet Ihnen einen Rahmen, mit dem Sie arbeiten können, und hilft Ihnen, alle Informationen zu organisieren, die Sie aufnehmen müssen.
Eine Vorlage ist auch für Ihre Schritt-für-Schritt-Anweisungen für bestimmte Unternehmensaufgaben von entscheidender Bedeutung. Erinnern Sie sich daran, dass wir gesagt haben, dass diese Anweisungen das entscheidende Element sind, um Ergebnisse aus Ihrem Trainingshandbuch zu erzielen?
Stellen Sie sich nun vor, dass in diesen Anleitungen bestimmte Schritte fehlen, es an Bildmaterial mangelt oder sie einfach unverständlich sind. Anstatt dass das Schulungshandbuch Ihnen bei der Produktivität Ihres Unternehmens hilft, schafft es nur Verwirrung. Und schlimmer noch, die Mitarbeiter könnten ihre Aufgaben deshalb einfach falsch erledigen.
Dies ist leider eine Realität für viele Unternehmen, die in ihren Schulungshandbüchern unzusammenhängende Schritt-für-Schritt-Anweisungen haben.
Software für eine durchgängig konsistente Gestaltung von Schulungshandbüchern
Vor allem, wenn Ihr Unternehmen nur über ein begrenztes Budget verfügt, könnte Ihre instinktive Präferenz die erste Option sein. Warum Geld für Software ausgeben, wenn Sie eine kostenlose Vorlage mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen können, das Sie bereits besitzen?
Zugegeben, es gibt eine Menge Dokumentationswerkzeuge mit einer Vielzahl von Funktionen, die Sie wahrscheinlich nie benutzen werden. Aber manuelle Dokumentation klingt nur so lange gut, bis man sie tatsächlich machen muss – und merkt, wie viel Zeit und Mühe sie wirklich kostet.
Es handelt sich einfach um eine mühsame Aufgabe auf niedrigem Niveau, die Sie und Ihr Team von der eigentlichen Arbeit abhält. Und wenn wir ehrlich sind, ist es einfach lästig, Screenshots zu erstellen, diese sich wiederholenden Beschreibungstexte abzutippen und ein Dokument zusammenzustellen, das immer noch aussieht, als käme es direkt aus den 90er Jahren (vielleicht sogar mit Comic Sans?).
FlowShare für durchgängig einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Deshalb haben wir FlowShare entwickelt. Dieses Dokumentationswerkzeug ist als leichtgewichtige und einfache Lösung für die praktische Mitarbeiterschulung konzipiert, ohne unnötig komplexe Funktionen. Mit FlowShare erstellen Sie Dokumentationen, während Sie die eigentliche Aufgabe ausführen, und es erfasst automatisch jeden Schritt, den Sie machen. Das Ergebnis sind konsistente, detaillierte und leicht zugängliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Ihre Schulungshandbücher.
Der beste Weg zur Erstellung von Schulungshandbüchern für Mitarbeiter, die auch gelesen werden wollen
Zurück zu dem größeren Projekt der Erstellung vollständiger Schulungshandbücher. Für diese Aufgabe gibt es keine Einheitslösung, denn die beste Art und Weise, ein Schulungshandbuch zu erstellen, hängt vom Unternehmen und der Position ab, für die geschult werden soll.
Verschiedene Teile des Handbuchs erfordern unterschiedliche Vorgehensweisen. Denn die Erläuterung und Visualisierung eines bestimmten Prozesses unterscheidet sich stark von der Ausarbeitung der Unternehmenswerte. Es gibt jedoch einige allgemeine Tipps, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiterschulungshandbuch so effektiv wie möglich ist:
- Halten Sie es einfach und prägnant. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, die benötigten Informationen leicht zu finden, ohne sich überfordert zu fühlen.
- Fügen Sie viel Bildmaterial ein. Insbesondere Schritt-für-Schritt-Anleitungen sollten von Screenshots der einzelnen Prozessschritte begleitet werden.
- Machen Sie es interaktiv. Versuchen Sie, die Mitarbeiter mit Quizfragen, Übungen und Beispielen aus dem wirklichen Leben einzubeziehen, anstatt nur Informationen aufzulisten, wann immer dies möglich ist.
Wir haben Ihnen bereits FlowShare vorgestellt, um die Schritt-für-Schritt-Anleitungen Ihrer Schulungshandbücher zu erstellen. Natürlich gibt es eine Reihe von Werkzeugen für die Erstellung von Handbüchern. Dazu gehören Tools für Prozesslandkarten, interaktive Schulungen, Videos oder Referenzsysteme. Wir haben einen vollständigen Leitfaden für Sie erstellt, wie Sie die Schulungshandbuch-Software auswählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Wie BDAE FlowShare für präzise Mitarbeiterschulungshandbücher nutzt
Wie viele unserer Kunden wurde die BDAE Group auf FlowShare aufmerksam, als sie ERP-Software implementierte. Mit Niederlassungen in Deutschland und den Vereinigten Arabischen Emiraten sowie einem Servicecenter in den USA bietet das Unternehmen Lösungen für die soziale Sicherheit im Ausland für Privatpersonen und Unternehmen an und berät Personalabteilungen in diesem Bereich.
Im Jahr 2017 entschied sich die BDAE Group, FlowShare für die Implementierung neuer ERP-Software zu nutzen. Um die immense Menge an Prozessen zu bewältigen, die in diesem Projekt dokumentiert werden mussten, bot FlowShare eine ideale Lösung – nicht nur, um Prozesse schnell und mühelos zu dokumentieren, sondern auch, um die Aufgabe auf viele verschiedene Teammitglieder zu verteilen. Die Benutzerfreundlichkeit von FlowShare ermöglichte es selbst weniger technisch versierten Kollegen, zu Dokumentationsexperten zu werden. BDAE erkannte schnell den Wert von FlowShare über ihr ERP-Migrationsprojekt hinaus. Das Erfassen von implizitem, alltäglichem Teamwissen mit FlowShare wurde zu einem Hauptfaktor für das Unternehmen, FlowShare weiterhin zu nutzen. Der CEO des Unternehmens sagte uns in einem Feedback-Interview:
„Der größte Mehrwert von FlowShare liegt wirklich darin, das im Unternehmen vorhandene Wissen – das in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter steckt und täglich neu entsteht – zu dokumentieren, zu bewahren und so für andere Kollegen zugänglich zu machen und langfristig im Unternehmen zu halten.“
Philipp Belau, Geschäftsführer der BDAE Holding GmbH
Die Fähigkeit, Prozesse schnell zu erfassen, ist ein großer Vorteil für die BDAE-Gruppe. Es ermutigt die Teammitglieder, auch in Situationen zu dokumentieren, in denen sie sonst keine Zeit dazu hätten. Heute nutzt das Unternehmen FlowShare, um praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen als Schulung für neue Mitarbeiter und als Nachschlagewerk für langjährige Mitarbeiter zu erstellen.
Mitbringsel
In diesem Artikel haben wir erläutert, warum umfassende und zugängliche Schulungshandbücher wichtig sind. Wir haben gezeigt, wie man Handbücher erstellt, die einfach zu benutzen sind und Ihnen und Ihren Kollegen helfen, Neues zu lernen.
Wir haben gezeigt, wie wichtig klare und präzise Schritt-für-Schritt-Anweisungen in Ihren Schulungshandbüchern sind. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Aufgaben schnell und einfach erlernen.
FlowShare ist ein Gamechanger bei der Dokumentation jedes Schritts eines Prozesses mit minimalem Aufwand und maximalem Ergebnis. Es ist in verschiedenen Versionen erhältlich und soll Unternehmen jeder Größe zugänglich gemacht werden. Sie können sie hier überprüfen, um das richtige für Sie zu finden.
Testen Sie FlowShare kostenlos und sehen Sie, wie einfach es ist, Ihre Mitarbeiter zu schulen! Mit unserer kostenlosen Testversion können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeiterschulungshandbüchern erstellen.
FAQs
Was gehört in ein Mitarbeiterhandbuch?
Überblick über Unternehmen und Werte, Hausregeln, Rollen und Zuständigkeiten sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Aufgaben, die in den ersten Wochen anfallen. Der allgemeine Teil schafft Orientierung, die Anleitungen machen das Handbuch alltagstauglich.
Vorlage oder Software für das Mitarbeiterhandbuch?
Eine Vorlage sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild, löst aber nicht die Pflege. Sobald sich Prozesse oder Oberflächen ändern, entscheidet die eingesetzte Software darüber, ob eine Aktualisierung Minuten oder einen Nachmittag kostet.
Warum liest niemand unser Mitarbeiterhandbuch?
Meist, weil es aus allgemeinen Texten besteht und keine konkrete Aufgabe löst. Gelesen werden Handbücher, die bei der täglichen Arbeit weiterhelfen, also dort, wo Anleitungen mit Screenshots die abstrakten Beschreibungen ergänzen.
Wie erstellen wir ein Handbuch, das aktuell bleibt?
Aus Prozessaufzeichnungen statt aus Fließtext. Ändert sich eine Maske, zeichnen Sie diesen einen Prozess neu auf und exportieren ihn erneut. Die BDAE Gruppe nutzt FlowShare genau für diesen Kreislauf.
