ERP Dokumentation: Wie Sie 300 Prozesse erfassen, ohne den Verstand zu verlieren

Ihr Unternehmen hat gerade eine neue ERP-Software eingeführt. Endlich sind alle Geschäftsprozesse zentralisiert. Dadurch wird nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen effizienter: Prozesse können reibungsloser ablaufen, die Transparenz wird erhöht und die Arbeitsabläufe werden standardisiert – vorausgesetzt, alle Kollegen und Kolleginnen sind mit dem neuen System vertraut. Das Problem: Es gibt hunderte neue Prozesse über alle Abteilungen hinweg, mit denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertraut gemacht werden müssen. Die ERP Dokumentation ist eine wahre Herkulesaufgabe für viele Unternehmen. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, diese zu meistern.

Ein ERP-System einführen: Neue Chancen, neue Herausforderungen

Ihre neue ERP-Software soll allen im Unternehmen das Leben leichter machen, aber in diesem Augenblick bereitet Ihnen die Einführung wahrscheinlich noch Kopfschmerzen. Eine vernünftige Vorgehensweise zur Bewältigung eines großen Arbeitsaufkommens ist es, die Arbeit aufzuteilen. Doch das führt schnell zu einem unübersichtlichen Durcheinander, was bei Dokumentationsarbeit leider nur allzu leicht passiert. Wenn Sie kein System haben, mit dem Sie diese Prozesse einfach erfassen und alle Ihre Mitarbeitenden einheitlich und kontinuierlich schulen können, sieht Ihre Situation höchstwahrscheinlich so aus: 

So sieht es aus, wenn ERP Dokumentation ohne System unternommen wird

• Es wird nach Lust und Laune dokumentiert und zwar so, wie es für richtig gehalten wird. Das Ergebnis ist ein Wirrwarr von Anleitungen, die sich in Aussehen, Layout, Größe und Gestaltung stark unterscheiden und in denen sich die Benutzer und Benutzerinnen nur schwer zurechtfinden. Das reduziert die Verständlichkeit der Prozesse und die Akzeptanz des neuen ERP Systems.
• Die Zeit, die für die Erstellung von Handbüchern aufgewendet wird, kann während des Arbeitstages eine große Belastung darstellen. Die Mitarbeitenden müssen wertvolle Stunden ihres Tages opfern oder diese Aufgabe sogar noch nach ihrem Feierabend erledigen. Das wirkt sich negativ auf das Tagesgeschäft aus und führt schnell dazu, dass der Zeitrahmen für die Implementierung gesprengt wird.
• Um zusätzliche Arbeitsstunden zu vermeiden, werden nur die wichtigsten Prozesse dokumentiert und der Inhalt der Dokumentation wird auf ein Minimum beschränkt. Wenn dann ein Problem auftritt, wissen Sie nicht, wie Sie es beheben können, weil keine oder nur unvollständige schriftliche Anweisungen vorliegen. Das Ergebnis: Die ERP Migration hat nur auf den Systemen stattgefunden, nicht aber in den Köpfen der Mitarbeitenden.

Kurz gesagt, ohne einen systematischen und effizienten Ansatz wird die Dokumentation des ERP-Systems zu einer leidigen Aufgabe. Und ohne vollständige und verständliche Anweisungen können die Prozesse nicht richtig vermittelt werden, was zu einer verzögerten und unwirksamen Einführung des ERP-Systems führt.

Wie eine erfolgreiche ERP Dokumentation aussehen sollte

Stellen Sie sich mal vor, Sie könnten Hunderte von ERP Prozessen mit minimalem Zusatzaufwand dokumentieren. Alle Teammitglieder könnten zu dieser Aufgabe beitragen, indem sie eine standardisierte Dokumentation erstellen, die jeden notwendigen Schritt eines Prozesses lückenlos erfasst, so dass es für die Anwender und Anwenderinnen einfach und angenehm ist, den Anweisungen zu folgen. Die Mitarbeitenden würden genau wissen, was es zu erfassen gilt und wie es zu erfassen ist, ohne dass sie darin geschult werden müssen. 

In diesem Szenario erfolgt die Dokumentation entlang des Arbeitsablaufs, während die Arbeit erledigt wird. Das bedeutet, dass keine schludrigen Anweisungen mehr im Vorübergehen erstellt werden, die dann eh niemand wirklich verstehen oder anwenden kann. Auch müssen die Kolleginnen und Kollegen keine Stunden nach Feierabend damit verbringen, zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit Dokumentationen zu erstellen. 

Dank einer umfassenden und einheitlichen ERP Dokumentation sind alle in der Lage, Prozesse und Arbeiten im neuen System in kürzester Zeit erfolgreich abzuschließen. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Wir haben einen Vier-Schritte-Plan zusammengestellt, der Ihnen hilft, Ihre Dokumentation auf Erfolgskurs zu bringen. 

Erfolgreiche ERP Dokumentation in der Praxis: 4 Schritte, die es zu beachten gilt

1. Nutzen Sie Expertenwissen, um relevante Prozesse zu identifizieren

Im Allgemeinen ist es keine so schlechte Idee, die Aufgabe der Dokumentation unter den Mitarbeitenden aufzuteilen. Um jedoch zu vermeiden, dass das Ergebnis ein wirres Durcheinander wird, sollten Sie eine Checkliste oder Liste aller zu dokumentierenden Prozesse erstellen, bevor Sie mit der Dokumentation beginnen. Diese Liste ist Ihr Fahrplan, der Sie durch den Dokumentationsprozess führt.

Vielleicht müssen Sie die Liste nicht einmal selbst erstellen. Wenn Sie eine Implementierungspartnerin oder einen Trainer in die ERP-Einführung eingebunden haben, können Sie diese mit der Aufgabe betrauen, alle erforderlichen Prozesse niederzuschreiben. 

Schließlich haben Trainerinnen und Trainer Fachwissen zur ERP Software und den besten Einblick in das System. Wenn in Ihrem Unternehmen niemand für diese Aufgabe zur Verfügung steht, sollten Sie zumindest Software-Experten zu Rate ziehen, bevor Sie die Aufgabe selbst übernehmen.

2. Motivieren Sie Ihr Team durch vereinfachte ERP Dokumentation

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr Team für die Aufgabe, Ihre lange Liste von Prozessen zu dokumentieren, motiviert ist, sollte das Ganze so einfach und schnell wie möglich sein und nicht dazu führen, dass die Mitarbeitenden Überstunden machen müssen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können:

Nutzen Sie FlowShare

Wenn Sie gerne mit Screenshots arbeiten, aber das Risiko vermeiden wollen, dass Sie am Ende mit einem Wust von Anleitungen dastehen, dann ist FlowShare die beste Option für Sie. Unsere Dokumentationssoftware nimmt automatisch Prozesse im Hintergrund auf, während Mitarbeitende sie ausführen, was den Dokumentationsprozess um bis zu 90% beschleunigt. Das Ergebnis: Anschauliche, detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit der Detailgenauigkeit eines Videos, allerdings in Form eines Dokuments, das schnell und einfach nachbearbeitet werden kann. Dank zahlreicher Exportformate und Kompatibilität mit allen Anwendungen kann FlowShare reibungslos in existierende Software Strukturen integriert werden. 

Lassen Sie Ihre Schulungen von jemandem dokumentieren

Ein weiterer Ansatz besteht darin, die Prozesse unmittelbar an die ERP-Schulung zu knüpfen. Das könnte bedeuten, dass die Key-User die Prozesse direkt dokumentieren, während sie vom Trainer lernen. Oder dass das Team dokumentiert, während es vom Key-User lernt. In jedem Fall wäre die Dokumentationsaufgabe in diesem Szenario Teil der Schulung und nicht eine Folgeaufgabe, die während des Tagesgeschäfts erledigt werden muss.

Halten Sie jeden Schritt mit Screenshots fest

Die Dokumentation selbst kann im einfachsten Format erfolgen, d.h. mit Screenshots der einzelnen Prozessschritte. Die manuelle Bearbeitung, die erforderlich ist, um Screenshots in eine anschauliche Dokumentation zu verwandeln, ist jedoch in der Regel sehr arbeitsintensiv. Um ein einheitliches Erscheinungsbild der Dokumentation zu gewährleisten, müssen Sie außerdem genaue Gestaltungsrichtlinien einführen, an die sich jedes Teammitglied bei der Dokumentation halten muss. Eine Vorlage kann hier hilfreich sein. Alternativ kann auch nur eine kleine Anzahl von Mitarbeitenden für die Dokumentation zuständig sein, ohne dass sie sich um zusätzliche Aufgaben kümmern müssen.

Erstellen Sie ein Video, das den Prozess erklärt

Screencapturing ist eine weitere einfache Möglichkeit, Prozesse zu dokumentieren. Die Mitarbeitenden können einfach ihren Bildschirm bei der Erledigung von Vorgängen aufzeichnen und das Video im Nachhinein bearbeiten. Beim Filmen des Bildschirms gibt es kaum stilistische Abweichungen, und es wird sichergestellt, dass jeder Schritt festgehalten wird. Allerdings sind die Videos im Nachhinein nicht so einfach zu bearbeiten und zu aktualisieren. Wenn ein Vorgang falsch erfasst wurde oder erneuert werden muss, können Sie nicht einfach einen Screenshot austauschen, sondern müssen den gesamten Vorgang erneut aufzeichnen.

3. Gewährleisten Sie Einheitlichkeit und Qualität bei der ERP Dokumentation

Welches Format Sie auch immer für die Dokumentation wählen, wenn die Zeit gekommen ist, die Kolleginnen und Kollegen auf den Dokumentationsprozess loszulassen, überlassen Sie ihnen keine Gestaltungsfragen. Anstatt vage Anweisungen zu geben, wie das Handbuch aussehen soll, sollten Sie ein präzises Gestaltungshandbuch einführen oder eine Vorlage für Ihre Dokumentationen bereitstellen. 

Wenn die Dokumentation manuell erstellt wird, kann ein solches Gestaltungshandbuch die Festlegung von Schriftart, -größe und -farbe des Textes sowie die Größe der Screenshots umfassen. Wie die Titelseite aussieht, wie Ihre Überschriften aussehen, wie das Inhaltsverzeichnis aufgebaut ist, welche Markierungen und Farben Sie zur Hervorhebung von Elementen verwenden und so weiter. 

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Anleitungen einheitlich und leicht verständlich sind und auch professionell aussehen.

4. Bedenken Sie ERP-Software Updates

Sobald die erste Welle von Prozessen dokumentiert ist, müssen Sie dafür sorgen, dass diese auf dem neuesten Stand bleiben. Schließlich wollen Sie nicht, dass Ihr Team mit veralteten Prozessen arbeitet. 

Wenn bei Ihnen regelmäßig zahlreiche Aktualisierungen anstehen, raten wir davon ab, Ihre Prozesse als Videos zu dokumentieren. Wenn Sie eine Dokumentationssoftware verwenden oder regelmäßig PDF- oder Word-Formate für Ihre Dokumentation nutzen, sollte es ein Leichtes sein, ein paar Schritte in einem Prozess zu ändern und zu aktualisieren. 

Sorgen Sie durch regelmäßige Überprüfungen für aktuelle Dokumentationen. An dieser Stelle ist die Liste der Prozesse, die Sie in Schritt 1 zusammengestellt haben, sehr hilfreich. Sie gibt Ihnen einen Überblick über die Prozesse, die von der Aktualisierung betroffen sind, und Sie können jederzeit neue Prozesse in die Liste aufnehmen. 

Planen Sie wöchentliche oder monatliche Besprechungen mit allen beteiligten Akteuren. Bei den Sitzungen sollten Aktualisierungen der Prozesse festgestellt und die Dokumentation sofort überarbeitet werden. 

Alternativ kann jedes Update des ERP-Systems im Allgemeinen zum Anlass genommen werden, um Ihre Dokumentation schnell zu überprüfen und zu aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie auch hier einen Überblick darüber haben, welche Prozesse von dem Systemupdate betroffen sind.

Wie FlowShare für eine erfolgreiche ERP-Migration genutzt wurde

Einer unserer Kunden begann Anfang letzten Jahres mit der ERP-Migration und stand vor der Herausforderung, seine Prozesse so zu dokumentieren, dass alle offenen Fragen zum System effektiv beseitigt werden konnten. Wie in vielen anderen Unternehmen lief der Migrationsprozess parallel zum Tagesgeschäft, so dass die Dokumentation eine zusätzliche Belastung für die Kolleginnen und Kollegen darstellte. Die Mitarbeitenden waren überlastet und die Dokumentation einer kompletten ERP-Migration stellte sich als schier unlösbare Aufgabe heraus.

Um den Vorgang zu vereinfachen, entschied sich das Unternehmen für den Einsatz von FlowShare. ERP Business Processes Manager, erklärt, dass FlowShare entscheidend dazu beigetragen hat, dass die Teammitglieder die ERP-Migration dokumentieren konnten: “Wenn wir das Tool nicht gehabt hätten, hätte es sicherlich auch irgendwie geklappt, aber es wäre halt nichts dokumentiert gewesen.” 

Außerdem betonten sie, dass der Migrationsprozess durch den Einsatz Dokumentationssoftware erheblich beschleunigt wurde, im Vergleich zur händischen Dokumentation. Da FlowShare den Nutzerinnen und Nutzern eine reibungslose Dokumentation entlang des Arbeitsablaufs ermöglicht, können sich Mitarbeitende auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren, anstatt durch die Erstellung von Anweisungen abgelenkt zu werden: “Wenn wir FlowShare nicht gehabt hätten, dann hätte unsere ERP Migration und die Dokumentation wahrscheinlich locker ein halbes Jahr länger gedauert.”

Gut Dokumentieren sollte keine Weile haben

Hunderte von Prozessen in Ihrer ERP-Software zu dokumentieren ist eine gewaltige Aufgabe, die jedoch für eine reibungslose ERP-Migration und die Einarbeitung von Kolleginnen und Kollegen entscheidend ist. Wie Sie sehen, ist es viel einfacher und schneller, wenn die Arbeit aufgeteilt wird. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Dokumentation schnell und ohne größere zusätzliche Belastung erfolgt und dass das Ergebnis detailliert, einheitlich und gut verständlich ist.

FlowShare wurde dafür entwickelt, Projekte wie eine ERP-Migration deutlich zu beschleunigen, sodass Sie Ihre Zeit und Nerven in wertschöpfende Aufgaben stecken können. Auch ohne IT-Kenntnisse kann Ihr Team ganz einfach seine Prozesse dokumentieren und zwar mit minimalem zusätzlichem Arbeitsaufwand. Laden Sie FlowShare jetzt herunter und dokumentieren Sie 7 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl von Prozessen!