Wenn Texte und mündliche Erklärungen scheitern: Bildschirmaufnahmen vermitteln nachhaltig Wissen und erzeugen Verständnis. Hier erfahren Sie, welche Schritte Sie beim Screencasten durchführen sollten.
Manchmal hilft einfach alles nichts.
Stellen Sie sich vor, es gibt ein Problem, beispielsweise mit der Benutzung einer Software. Dann geht es los: eine E-Mail nach der nächsten, vom Hilfesuchenden zum IT-Support – und zurück. Die Kommunikation geht hin und her wie ein Ping-Pong Ball, aber zur Lösung kommt es nicht, oder erst sehr spät. In den E-Mails stehen wirre Erklärungen, was geklickt wurde und was geklickt werden sollte. Texte, die umschreiben sollen, wie die Software benutzt wird, aber wenig praktische und schnelle Hilfe.
Oder ein anderes Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen. Er bekommt 30 Seiten ausgedruckten Fließtext in die Hand gedrückt. Diese sind eine Zusammenfassung der firmeneigenen Software. Zwei Stunden später sitzt der neue Kollege umgeben von einem Haufen Papier vor seinem Computer – und weiß trotzdem noch nicht viel weiter.
Manchmal hilft das alles nichts.
In diesen Situationen sagt ein Video manchmal mehr als 1000 Worte – oder 100 E-Mails. Das sind Situationen, in denen sogenannte Screencasts zum Einsatz kommen. Als Screencast, oder auch Screen Recording oder Bildschirmaufnahme, bezeichnet man die Videoaufzeichnung des Bildschirms. Technisch gesehen sind diese Aufzeichnungen nichts anderes als eine Folge von sehr vielen Screenshots hintereinander. Die Bildschirmaufzeichnung wird anschließend häufig mit einer Audiospur mit weiteren Erklärungen ergänzt und teilweise auch durch Web-Kamera Aufnahmen erweitert.
Eine Übertragung des Bildschirms ist zudem auch in Echtzeit möglich. In diesem Fall spricht man von Screen-Sharing.
Wie genau funktioniert das?
Es gibt auf dem Markt zahlreiche Anbieter von Screencast-Software. Darin werden zunächst Kennzahlen und Eigenschaften wie Bildausschnitt, Video- und Audiodatenkompression festgelegt. Dann kann der oder die Anwender(in) die Aufnahme starten und aus der Folge von Einzelbildern entsteht der Videodatenstrom. Nach Abschluss der Aufnahme besteht je nach Software mehr oder weniger umfangreich die Möglichkeit das Video zu bearbeiten: beispielsweise durch Schneiden und Nachvertonen oder das Einfügen zusätzlicher Elemente. Ebenfalls abhängig von der Software lässt sich der fertige Screencast schließlich exportieren und in Portalen wie Youtube teilen, per Mail oder per Link versenden und speichern.
Die Anwendungsfelder von Screenrecordings sind zahlreich: Bildschirmaufnahmen werden unter anderem für Webinare, E-Learning, Anleitungen und Tutorials oder auch Let’s Play Videos eingesetzt. Damit ist auch die Zielgruppe breit und reicht von Kunden, Kollegen und Followern bis zu Freunden und Familienmitgliedern.
Was bringt das?
Screencasts haben den offensichtlichen Vorteil, dass sie abstrakte Prozesse am Computer ganz einfach abbilden. Statt langwieriger Erklärungen und Beschreibungen bieten Sie eine visuelle Darbietung von exakt den Prozessen, die zu tun sind.
Gerade komplexe Sachverhalte und Abläufe können mit Screencasts sehr bequem und schnell abgebildet werden. Diese visuelle Unterstützung ist häufig leichter nachzuvollziehen und kann zu verbessertem Verständnis führen. Studien belegen: Screencasts können ein effizientes Tool für verbessertes Lernen sein. Sie bieten eine einfache Möglichkeit zur Dokumentation, der Erstellung von Demos und zum Teilen von Wissen auch über örtliche und zeitliche Grenzen hinweg. Dazu kommt, dass die Nachfrage groß ist: Kunden fragen teilweise gezielt nach Videos als Ersatz für schriftliche Erklärungen. Nicht umsonst ist YouTube, nach Google, die zweitgrößte Suchmaschine der Welt – Bewegtbilder sind gefragter denn je.
Trotzdem haben Screencasts auch ihre Nachteile. Ihre Produktion ist aufwendig und erfordert etwas Erfahrung sowie eine klare Planung. Ist ein Screencast erst mal erstellt, lässt er sich bei Softwareupdates nicht so leicht aktualisieren wie beispielsweise eine Schritt-für-Schritt-Anleitung: Häufig muss das Video dann noch einmal von vorne aufgenommen werden.
Auch für die Nutzer haben Bildschirmvideos ihre Schwächen. Gerade bei komplexen Themen sind die Screencasts häufig sehr lang und kosten die Anwender beim Ansehen viel Zeit: Sie verfolgen den Videomacher schließlich in Echtzeit.
Hin- und her-spulen ist ebenfalls schwierig, weil man nie weiß, welches wichtige Detail womöglich in der nächsten Minute des Videos vorgestellt wird. Screencasts bieten keinen guten Überblick, sondern erfordern meist das Ansehen des gesamten Videos. Für Fragen nach kleinen Details sind Bildschirmaufnahmen nicht das richtige Medium, um Informationen zu transportieren.
Aus diesen Gründen sollten Screencasts als Kommunikationsmedium niemals allein stehen. In Kombination mit einem Helpdesk, Customer-Support und schriftlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen können sie aber ein extrem hilfreiches Medium für Kunden und Kollegen sein, um Informationen weiterzugeben.
In der Praxis…
Ein gutes Beispiel für gelungenen IT-Support ist ein FlowShare Kunde, der selbst Software herstellt und umfassende Unterstützung für seine Nutzer bietet.
Die Mitarbeiter konnten ebenfalls feststellen, dass Screencasts eine große Hilfe sind – aber alleine nicht ausreichen. Deswegen bieten die Software-Spezialisten eine Auswahl an Optionen für ihre Nutzer an. Die perfekte Kombination besteht aus Screencasts einerseits und mit Flowshare erstellten Schritt-für-Schritt-Anleitungen andererseits.
Auf diese Weise bietet das Unternehmen für jeden Bedarf das perfekte Angebot. Kunden können individuell entscheiden, welches Format für sie am besten funktioniert und sich damit helfen lassen.
Damit auch Sie Ihren eigenen Screencast erfolgreich erstellen können, haben wir hier noch ein paar Tipps und Tricks. Wenn ein paar grundlegende Dinge von Anfang an beachtet werden, steht Ihrer eigenen erfolgreichen Bildschirmaufzeichnung nichts mehr im Wege:
Checkliste für den erfolgreichen Screencast
1. Bildschirm aufräumen:
Checken Sie Ihren Desktop vor Beginn der Aufnahme und verstecken Sie private Elemente oder Inhalte, die nicht in Ihrem Screencast auftauchen sollen. Ein schlichter Hintergrund kann Professionalität vermitteln und vermeidet Ablenkung vom Videoflow.
2. Klar definiertes Ziel:
Machen Sie sich im Voraus klar, was genau Sie mit dem Video aussagen und welche Inhalte Sie vermitteln wollen. Vermeiden Sie zu viele Ziele auf einmal, sondern bleiben sie kurz, klar und simpel.
3. Abläufe festlegen: Drehbuch
Auch wenn Prozesse eigentlich Routine sind: Wenn die Bildschirmaufnahme läuft, weiß so mancher plötzlich nicht mehr, welche Abfolge genau demonstriert werden sollte.
Deswegen gilt immer: Legen Sie vorher genau fest, welche Klicks Sie in welcher Reihenfolge aufnehmen wollen. Anschließend halten Sie diese Abfolge in einem kleinen Drehbuch für sich fest.
4. Standards definieren
Besonders bei einer Reihe von Screencasts lohnt es sich, sich vorher über Video-Standards Gedanken zu machen. Diese legen die Eckdaten ihrer Aufnahme fest und definieren einen einheitlichen Rahmen. Standards können beispielsweise eine einheitliche Bildschirmauflösung und Videolänge sein, genauso wie wiederkehrende Elemente wie das Startbild, der Name des Verfassers oder Erklär-Boxen mit zusätzlichen Inhalten.
5. Klare Aktionen und ruhige Mausbewegungen
Wenn die Aufnahme läuft, gilt: Verfolgen Sie strukturiert Ihr vorher aufgestelltes Drehbuch. Werden Sie nicht hektisch, sondern machen Sie in Ruhe und gezielt eine Aktion nach der anderen. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Zuschauer Ihnen später gut folgen können. Bei einem großen Bildschirmausschnitt lohnt es sich häufig den Mauszeiger zusätzlich zu markieren. Auf diese Weise wissen die Betrachter später immer genau, welche Aktion Sie an der jeweiligen Stelle durchgeführt haben.
6. Softwarenutzung
Profitieren Sie von der Technik! Screencast-Tools sind mittlerweile hoch entwickelt. Sogar kostenlose Software bietet teilweise umfangreiche Zusatzfeatures und Bearbeitungsoptionen an. Schauen Sie sich deswegen verschiedene Anbieter an und wählen die optimale Screencast-Software für Ihren individuellen Bedarf aus. Kriterien, die hierbei eine Rolle spielen, sind beispielsweise:
- Kompatibilität mit dem eigenen Betriebssystem
- Exportformate
- Aufnahmelänge
- Bearbeitungsfunktionen
- Vertonungsoptionen
- Anpassung an mobile Geräte
- Preis
Soweit so gut – damit sollten Sie gewappnet sein für Ihren eigenen Screencast – jedenfalls fast. Auf dem Markt gibt es eine ganze Fülle an verschiedenen Anbietern für Screencast-Tools und da liegt die letzte Hürde: Welche Software sollten Sie nun für Ihren eigenen Screencast nutzen? Die Entscheidung mag bei der großen Auswahl sehr schwerfallen. Um Ihnen deswegen eine kleine Hilfestellung zu geben, machen wir an dieser Stelle noch nicht Schluss. In unserem nächsten Blogbeitrag unterstützen wir Sie bei der Entscheidung und geben Ihnen eine Übersicht der verschiedenen Software-Lösungen: Welche Anbieter gibt es auf dem Markt? Und worin unterscheiden sich die verschiedenen Tools?
Bleiben Sie also gespannt – und natürlich im Flow!
