Was kann Enable Now von SAP? Ist die SAP-Software die richtige Wahl für Sie oder passt eine Alternative zu SAP Enable Now besser?
Vielleicht stehen Sie gerade selbst vor einer Entscheidung: Sie beschäftigen sich konkret mit dem Thema Dokumentation oder Wissensmanagement und fragen sich: Was tun? Sollten Sie die SAP-Enable-Now-Softwarelösung für „alle Aspekte des Corporate Learning“ in Ihrem Unternehmen anschaffen? Oder gibt es eine Alternative zu SAP Enable Now, die besser zu Ihnen passt?
Keine Sorge, Sie sind nicht allein. In den letzten Monaten haben sich mehrere Unternehmen mit folgender Frage an uns gewandt:
SAP Enable Now oder FlowShare – was passt besser zu uns?
Mit diesem Artikel geben wir Ihnen eine Orientierung und helfen Ihnen, Ihrer Lösung zum Thema „SAP Enable Now (Alternative)“ ein Stück näherzukommen. Im ersten Schritt ist es wichtig, dass Sie einige grundlegende Fragen beantworten:
Grundfragen für die richtige E-Learning-Software
- Planen Sie, Inhalte in Ihrem Unternehmen zentral (Power User) oder dezentral (User-generated Content) zu erstellen bzw. zu dokumentieren?
- Wie viele Inhalte möchten Sie erstellen?
- Welche und wie viele Ressourcen stehen Ihnen dafür zur Verfügung?
- Haben die Content-Ersteller Erfahrung in der Dokumentation oder sind Sie bereit, Schlüsselpersonen ausreichend zu schulen?
Wenn Sie Inhalte einfach und schnell, dezentral und ohne Schulungsaufwand erstellen möchten und am Ende Eigentümer der Inhalte sein wollen, könnte FlowShare die Lösung für Sie sein.
Es gibt jedoch Fälle, in denen die Entscheidung nicht ganz so einfach ist: zum Beispiel, wenn Sie gerade erst mit dem Thema E-Learning starten oder Inhalte eher in kleinerem Umfang erstellen möchten. Oder wenn noch nicht ganz klar ist, wer in Ihrem Unternehmen künftig Lerninhalte erstellen wird und wer die Zielgruppe sein wird. Für diesen Fall geben wir Ihnen mit diesem Artikel einen Überblick und gehen auf die jeweiligen Stärken von Enable Now und der Enable-Now-Alternative FlowShare ein.
FlowShare vs. SAP Enable Now – Überblick
| Funktionen | SAP Enable Now | FlowShare |
| Einarbeitungszeit | Schulung erforderlich (3–10 Tage Einarbeitung, je nach Vorerfahrung) | Keine Schulung erforderlich, in wenigen Minuten einsatzbereit |
| Verfügbarkeit | Cloud oder On-Premise | On-Premise mit optionaler Cloud-Komponente |
| Sprachen | Über 40 Sprachen, Übersetzung von Text und Bildschirm | Übersetzung von Text in 29 Sprachen |
| Ausgabeformate für Trainingsmaterial | Videos, Simulationen, Prozessdokumentation, E-Learning-Kurse, Tests, Solution-Manager-Inhalte, kontextsensitive Anleitungen, E-Learnings, Trainingshandbücher | Bearbeitbare Flow-Datei, PDF, Word, PNG, PowerPoint, HTML (interaktive Demo), xAPI, SCORM, OpenRPA, Video über Synthesia, individuelle Anbindung an Wiki-Systeme über Integrationen |
| Ist die Verteilung bzw. das Teilen der erstellten Trainingsmaterialien mit Nutzern außerhalb der Organisation erlaubt? | Nein | Ja |
| Kosten | Variable Kosten im großen Maßstab | Ab 45 $ pro Monat und Arbeitsplatz, modular anwendbar |
| Weitere Bearbeitung möglich? | Ja, umfassend | Ja, eingeschränkt – sowohl in der Software als auch in der fertigen Dokumentation in Office |
| Anpassung an die Corporate Identity? | Ja, umfassend | Farben, Logo, Schriftarten, Design, Upload eigener PowerPoint- oder Word-Vorlagen |
| Plattform für die Lerninhalte? | Ja | Ja. Auch Integration in bestehende Plattformen möglich (z. B. WordPress, Confluence, Guru) |
| Software-Kompatibilität | 32-Bit optimal, bei 64-Bit zusätzlicher Aufwand | 64-Bit |
| Kostenlose Testversion? | Nein | Ja |
Alternative zu SAP Enable Now
Das erklärte Ziel von Enable Now ist es, den Wissenstransfer effizient zu gestalten. Dafür bietet die Software ein umfassendes Funktionsspektrum. Von Simulationen und Testskripten bis hin zu E-Learning-Videos und Transaktionsdokumentation. Darüber hinaus sind mit Enble Now auch Trainingshandbücher, Demos und kontextsensitive Benutzerhilfe möglich. Es können zahlreiche Materialien und Formate erstellt sowie über eine Datenbank abgerufen und geteilt werden.
Verfügbarkeit und Sprachen von SAP Enable Now
Außerdem ist Enable Now sowohl in der Cloud als auch On-Premise verfügbar und bietet automatische Übersetzungen in über 40 Sprachen. Besonders praktisch ist die automatische Bildschirmübersetzung: Dank der Re-Recording-Funktion von Enable Now kann eine auf Deutsch erstellte Aufnahme automatisch in einer anderen Sprache nachgebildet und als neue Datei gespeichert werden. Ohne explizite Kenntnisse der Fremdsprache ist es so möglich, schnell Anleitungen in vielen verschiedenen Sprachen zu erstellen.
Mit Enable Now können Informationen aus verschiedenen Formaten importiert und die Materialien anschließend bearbeitet werden. Für Letzteres ist auch die Verknüpfung mit externen Programmen wie Paint möglich. Insgesamt ermöglicht die Software eine umfassende Entwicklung, Bearbeitung und Verteilung von Lerninhalten.
Idealer Einsatzfall für SAP Enable Now
Enable Now ist besonders sinnvoll, wenn Sie komplexe Inhalte in Kombination mit Medien wie Grafiken oder Prozessdiagrammen darstellen möchten. Die E-Learning-Software ist außerdem sehr hilfreich, um Informationen in verschiedenen Sprachen zu verbreiten. Ein wichtiger Anwendungsfall ist die Wissensdatenbank: Enble Now eignet sich sehr gut zum Aufbau eines vollständigen Wissensmanagement-Systems. Die Software ermöglicht es Power Usern, eine große Bandbreite an Dokumenten mit hoher Qualität und Informationsdichte zu erstellen.
SAP Enble Now etwas weniger komplex: Instant Producer
Weniger geschultes Software-Support-Personal kann über den „Instant Producer“ eingebunden werden. Der Instant Producer ist eine der vier Komponenten von Enable Now und in seinen Nachbearbeitungsmöglichkeiten weniger umfangreich. Er kann bestimmten Nutzern freigegeben werden, z. B. um abteilungsspezifische Prozesse aufzuzeichnen. Auf diese Weise ermöglicht der Instant Producer bis zu einem gewissen Grad auch dezentrale Dokumentation.
Dennoch ist der Instant Producer weiterhin relativ komplex und wird in der Regel nur einer sehr begrenzten Anzahl von Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Eine Nachbearbeitung von Inhalten aus dem Instant Producer ist nur für Nutzer mit Autor-Lizenz möglich.
SAP Enable Now – Vorteile auf einen Blick:
- Umfassende Funktionen, Ausgabeformate und Bearbeitungsmöglichkeiten
- Unterstützung von mehr als 40 Sprachen
- Darstellung komplexer Inhalte mit hoher Informationsdichte
- Verfügbarkeit in der Cloud und On-Premise
Hürden bei der Anwendung von SAP Enable Now
Es gibt jedoch auch weniger geeignete Einsatzfälle: Inhalte, die mit Enable Now erstellt werden, unterliegen dem Consumer-Lizenzmodell. Das bedeutet, dass eine Weiterverbreitung der Materialien nicht erlaubt ist. Stattdessen dürfen die Inhalte nur innerhalb des Unternehmens genutzt werden. Das kann für Trainingsunternehmen und externe Autoren schwierig sein. Der Grund: Sie haben keinen Einfluss darauf, ob ihre Kunden eine SAP-Lizenz besitzen oder nicht.
Hohe Lizenzkosten
Außerdem hat das Ganze natürlich seinen Preis . Allgemeine Aussagen sind schwierig, da der Preis von SAP Enable Now je nach Unternehmen und Use Case variieren kann. Insgesamt lässt sich sagen, dass die Kosten die große Bandbreite der Möglichkeiten der Software widerspiegeln – und entsprechend hoch ausfallen. Selbst für kleine Unternehmen können diese Kosten jährlich im vierstelligen Bereich liegen.
Komplexität
Zudem kann ein großer Vorteil von Enable Now gleichzeitig zur Stolperfalle werden. Das große Funktionsspektrum geht auch mit Komplexität einher. Für eine erfolgreiche Nutzung ist nach der Installation eine initiale Beratung erforderlich. Ohne eine solche Schulung ist Enable Now kaum nutzbar. Je nach Einsatzzweck und vorhandener Infrastruktur sollte vor der Nutzung der Software eine Vorlaufzeit von etwa 3–10 Tagen eingeplant werden.
Personalbedarf für SAP Enable Now
Darüber hinaus sollten sich Unternehmen bewusst sein, dass auch nach der Einführung von Enable Now dauerhaft Kapazitäten für die Pflege der Inhalte benötigt werden. Die Software liefert den Rahmen, muss aber eigenständig mit Inhalten gefüllt werden. Idealerweise wird Enable Now von einer Person betreut, die für die Software geschult ist und zugleich die Prozesse im Unternehmen kennt. Diese Person kann die Inhalte dann mit der Software aufbereiten und – wenn möglich – auch mithilfe von Schulungen an Kolleginnen und Kollegen vermitteln. Gibt es keinen Power User, der Enable Now beherrscht und für die Pflege verantwortlich ist, veralten die Inhalte schnell.
32-Bit-Ausrichtung
Wichtig ist außerdem, dass Enable Now auf 32-Bit-Anwendungen ausgerichtet ist. Das bedeutet, dass Nutzer 32-Bit-Anwendungen dokumentieren können. Für andere 64-Bit-Anwendungen kann in Ihrer Organisation ein erhöhter Aufwand und zusätzliche Kosten entstehen, da Unterprogramme geschrieben werden müssen, um Enable Now nutzen zu können.
Expertenmeinung
Jörn Halsinger ist Trainer und Autor für IT-Trainingsprojekte im SAP-Umfeld und schätzt die variablen Einsatzmöglichkeiten der Software:
„Enable Now ist riesig. Es bietet Möglichkeiten, die weit über das hinausgehen, was früher üblich war. Die SAP-Originalsoftware bietet enorme Möglichkeiten und Chancen für Unternehmen, die ein umfassendes Wissensmanagement-System aufbauen möchten.“
Er selbst nutzt die Software beispielsweise, um „Benutzerdokumentationen, Trainingspräsentationen und Simulationen“ zu erstellen, die in Schulungen einfließen.
„Außerdem können diese bei Bedarf auch in Customer-Support-Systeme wie DesktopAssistant integriert werden.“
Jörn Halsinger, IT-Experte
Erforderliche Ressourcen und Abhängigkeiten bei Enable Now
Gleichzeitig macht Jörn deutlich, dass Enable Now sehr „intensiv“ ist: „Ich muss klar sagen, dass die Einführung von Enable Now nichts ist, was man mal eben nebenbei umsetzen kann. Als Unternehmen müssen für ein solches System intern Ressourcen geschaffen werden, damit es betreut werden kann.“ Einerseits erfordert Enable Now laut Jörn Zeit in der Anwendung, andererseits ist ein gewisses Maß an Anwenderwissen nötig. Letzteres sollte in Schulungen erworben werden.
Als SAP-Trainer ist Jörn außerdem von seinen Kunden abhängig:
„Wenn Kunden keine Enable-Now-Lizenzen haben, kann das Training aufgrund des SAP-Lizenzmodells nicht mit der Software erstellt werden.“
FlowShare für Testreport-Dokumentation und Trainingsdokumentation (Alternative zu SAP Enable Now)
Im Vergleich zur universellen Software SAP Enable Now ist FlowShare der kleine Zauberzwerg. Die Dokumentationssoftware ermöglicht eine schnelle und einfache automatisierte Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
FlowShare läuft On-Premise und unter Windows. Es unterstützt die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch. Die Entwickler von FlowShare arbeiten derzeit an weiteren Sprachen. Künftig wird FlowShare automatische Übersetzungen in mehr als 30 Sprachen ermöglichen. Wie bei Enable Now können dann auch bereits aufgezeichnete Dokumente automatisch übersetzt werden. Ab 45 $ pro Autor-Lizenz und Monat ist FlowShare eine deutlich flexiblere und kleinere Investition als Enable Now.
Idealer Einsatzfall für FlowShare
Als Alternative zu SAP Enable Now können mit FlowShare digitale Prozesse automatisch genau in dem Moment aufgezeichnet werden, in dem sie ausgeführt werden – und so für andere Nutzer festgehalten werden. Die erzeugten Klickanleitungen lassen sich in verschiedenen Formaten speichern: von PDF über PowerPoint, Word und PNG bis hin zum HTML-Format zur direkten Einbettung ins Unternehmens-Wiki. Außerdem lassen sich die Anleitungen über die Farbauswahl und das Firmenlogo an die Corporate Identity anpassen. Darüber hinaus können eigene, individuelle Vorlagen für PDF und PowerPoint erstellt werden. Das gibt Nutzern viel Freiheit, ihre Anleitungen und Trainingsdokumente exakt an die eigenen Anforderungen anzupassen. FlowShare wird bereits breit von Unternehmen und Verwaltungen eingesetzt, zum Beispiel, um Mitarbeitende in ERP- und IT-Prozessen zu schulen oder Onboarding einfach und effektiv zu gestalten.
Vorteile von FlowShare als Alternative zu SAP Enable Now
Neben dem Preis ist die Einfachheit ein großer Vorteil der Software: FlowShare wurde entwickelt, um Nutzerwissen effizient und schnell zu erfassen. Es ist bewusst eine „kleine Lösung“, mit der sich jede Art von Prozess ohne Aufwand dokumentieren lässt. Die Software ist für alle verständlich und erfordert keine Einarbeitungszeit. So können nicht nur geschulte Mitarbeitende aus der IT-Abteilung oder aus dem Onboarding FlowShare nutzen. Stattdessen wird jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Unternehmen befähigt, sein bzw. ihr Nutzerwissen zu erfassen und zu teilen.
FlowShare ermöglicht User-generated Content
Das folgt dem allgemeinen Trend zu „User-generated Content“: Statt der Anbieter einer Software oder des IT-Supports erstellen die tatsächlichen Nutzer eines Mediums die dazugehörigen Inhalte. Denn Nutzer haben durch ihre persönliche Erfahrung oft einen besseren Einblick und ein besseres Verständnis der Themen und Prozesse. Das ist besonders wichtig vor dem Hintergrund zunehmend dezentraler Unternehmen und steigender Spezialisierung. Mit FlowShare können Expertinnen und Experten ihr einzigartiges Know-how selbst dokumentieren.
Kompatibilität: FlowShare und SAP GUI
FlowShare ist ein Multitalent, das tatsächlich mit jeder anderen Software funktioniert. Seit der Version 2.13 ist die Dokumentationssoftware auch mit der immer noch weit verbreiteten Desktop-Anwendung SAP GUI kompatibel. Ab dieser Version kann FlowShare SAP GUI-Steuerungselemente erkennen und auslesen, was eine schnelle und einfache Dokumentation ermöglicht. Dies liegt daran, dass FlowShare automatisch passende Beschreibungstexte für die erstellten Schritte sowie automatische Umrandungen der Klicks generiert.
FlowShare-Anleitungen gehören nur Ihnen
Außerdem gehören Ihnen FlowShare-Anleitungen nach der Erstellung vollständig. Das bedeutet, dass eine unbegrenzte Verteilung der Anleitungen möglich ist und die Materialien z. B. im HTML-Format direkt auf der Unternehmenswebsite, im Wiki oder überall dort eingebunden werden können, wo sie benötigt werden. Anders als bei Enable Now können FlowShare-Inhalte so in Ihre bestehenden Systeme hochgeladen werden. FlowShare bietet direkte Integrationen zu Tools wie WordPress, Confluence und Guru. FlowShare kann auf der Website von miraminds heruntergeladen und kostenlos getestet werden.
Aktuell arbeiten die Entwickler von FlowShare außerdem an weiteren Lösungen in Richtung Performance Support und intelligenter, kontextsensitiver Hilfe.
Vorteile von FlowShare auf einen Blick:
- Kostengünstiger und flexibler
- Keine Einarbeitungszeit – direkt einsetzbar
- Unbegrenzte Verteilung der Anleitungen
- Integration in Ihre bestehenden Systeme
- Kostenlose Testversion – risikofrei ausprobieren
Mögliche Hürden bei der Nutzung von FlowShare als Alternative zu SAP Enable Now
Wenn Sie FlowShare und Enable Now vergleichen, wird schnell klar, dass FlowShare mit einem deutlich kleineren Funktionsumfang kommt. Es bietet nicht die große Bandbreite an Ausgabeformaten wie Enable Now und erlaubt nur eine begrenzte Bearbeitung der erzeugten Anleitungen. Das bedeutet auch, dass animierte Klickanleitungen, wie sie mit Enable Now erstellt werden, mit FlowShare nicht eins zu eins in gleicher Weise erstellt werden können. FlowShare ermöglicht ebenfalls Klickanleitungen, jedoch in einer vereinfachten Version. Im Gegenzug ist der Aufwand für die Erstellung deutlich geringer als bei Enable Now. Feedback zur Alternative zu SAP Enable Now?
Expertenmeinung zur Alternative zu SAP Enable Now: FlowShare
Auch der Experte Jörn Halsinger nimmt diese Argumente so wahr:
„Die Vorteile von FlowShare sind die einfache Bedienung, weil es nicht viel Schulung erfordert, und ein attraktives Preis- und Lizenzmodell. Das Lizenzmodell ermöglicht es uns, mit unseren Rechnern im Auftrag des Kunden Benutzerdokumentationen zu erstellen und sie bei Bedarf auch nachzubearbeiten, ohne dass der Kunde die Software kaufen muss.“
Für ihn liegen die größten Unterschiede in der „Nachbearbeitung und Wiederverwendbarkeit von Rohaufnahmen“:
„FlowShare ist ein einfaches Tool, das sich aufgrund seiner benutzerfreundlichen Oberfläche sehr gut für den Bereich Klickanleitungen eignet. Wir setzen es gerne bei Kunden ein, die keine große Softwarelösung wollen oder nutzen können. Für die Erstellung einfacher Benutzerdokumentationen in Form von Klickanleitungen ist es ein gutes Tool.“
Jörn Halsinger, IT-Experte
Fazit zur Alternative zu SAP Enable Now:
SAP Enable Now ist eine nützliche Software mit beeindruckendem Funktionsumfang, die über 20 Jahre entwickelt und optimiert wurde. Ob sich der Kauf für Sie lohnt, hängt jedoch von bestimmten Voraussetzungen ab. Bei Ihrer Entscheidung kommt es stark auf Ihre Ziele und Ihr Budget für Ihre E-Learning-Software an.
Die Stärken von SAP Enable Now liegen in den automatischen Übersetzungen in viele Sprachen, der kollaborativen und detaillierten Arbeit, der Bearbeitung der Inhalte sowie der Erstellung von Simulationen. Es ist gut geeignet für sehr hohe Ansprüche an Lerninhalte und einen umfangreichen Nachbearbeitungsbedarf sowie z. B. für den Aufbau eines umfassenden Wissensmanagements.
Für SAP Enable Now benötigen Sie Power User und das passende Budget
Voraussetzung für Enable Now sind Power User, die auf der Software geschult sind und didaktisches Know-how mitbringen, um das Maximum herauszuholen. Zusätzlich müssen Nutzer das Budget für Schulungen bereitstellen und sich die Kosten der Software selbst leisten können. Außerdem kann der Einsatz von Enable Now nur unter der Bedingung funktionieren, dass auch die Zielgruppe der Lerninhalte – ebenso wie die Ersteller – über eine Lizenz der Software verfügt.
FlowShare verteilt die Dokumentation auf mehrere Schultern
Als Alternative zu SAP Enable Now ist FlowShare darauf ausgelegt, potenziell jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter sofort eine solide und einfache Dokumentation zu ermöglichen. Der Ansatz dahinter ist, die Dokumentation auf mehrere Schultern zu verteilen, ohne vorher geschult werden zu müssen, und dennoch eine konsistente und hohe Qualität der Anleitungen zu gewährleisten. Jede Person, die eine FlowShare-Lizenz besitzt, kann die erstellten Guides erstellen und bearbeiten.
Die Anleitungen wiederum gehören Ihnen und sind jederzeit abrufbar. Das bedeutet, dass jeder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens die Inhalte nutzen kann – auch ohne installiertes FlowShare, als Alternative zu SAP Enable Now. Dass FlowShare-Dokumente auch mit Ihren Kunden geteilt werden können, macht die Software besonders interessant für Trainer und Softwareanbieter. So können beispielsweise ERP-Projekte auch von externen Trainern mithilfe von FlowShare erfolgreich umgesetzt werden.
Alternative zu SAP Enable Now: FlowShare – kostenlos testen
Alternative zu SAP Enable Now: FlowShare
Ein großer Vorteil, wenn Sie sich noch nicht ganz sicher sind: Sie können FlowShare ganz einfach kostenlos und ohne Risiko testen.
Sie können es auch so betrachten:
Enable Now ist der A380, FlowShare ist das Lufttaxi (sowohl preislich als auch funktional) – welche Konstellation Sie benötigen, hängt von Ihrer Situation ab.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Überblick hilft, unsere Lösungen besser einzuordnen und zu entscheiden, welche Software Sie kaufen möchten. Grundsätzlich gibt es natürlich eine Reihe weiterer Lösungen neben Enable Now und FlowShare – alle mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen.
Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne unter support@getflowshare.com
