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Schulungsmaterial erstellen in kürzester Zeit: eine Best-Practice Anleitung zum Nachmachen

Inhaltsverzeichnis

Schritt für Schritt zur Erstellung von multimedialem Schulungsmaterial für Mitarbeitende: MaxBrain’s Geheimtipps für effektive Lerneinheiten zum Nachmachen

In Zeiten immer schnellerer Veränderungen ist das Wissensmanagement in Unternehmen das Navigationssystem für dynamische Zeiten: Wie ein GPS-System, hilft es Mitarbeitenden, den richtigen Weg zu finden, Herausforderungen zu meistern und neue Orte der Innovation zu entdecken.

Ein gutes Wissensmanagement mit qualitativem Schulungsmaterial bietet dabei klare Anweisungen. Zum Beispiel dazu, wie bestimmte digitale Prozesse ablaufen, wie man ein neues ERP System anwendet oder welche Schritte Anwendende in welcher Reihenfolge machen müssen.

Das funktioniert aber nicht nur nach innen. Auch Schulungsmaterialien für Ihre Kundschaft und Partner bzw. Partnerinnen außerhalb des Unternehmens sind Gold wert. Sie helfen den Nutzenden von Software beispielsweise, eine Anwendung umfassend und richtig zu verwenden, alle Funktionen zu entdecken oder an die Inhalte von Schulungen zu erinnern.

Das Erstellen von Schulungsmaterialien für Mitarbeitende kostet Zeit und Ressourcen

Doch bevor so ein Navigationssystem seine Wirkung entfalten kann, steht eine Menge Arbeit. Wenn Unternehmen Schulungsmaterialien erstellen kostet dies oft viel Zeit – und Nerven. Denn die Inhalte und Anleitungen sollen am Ende ja nicht nur umfangreich, sondern auch qualitativ hochwertig sein.

Der Aufbau so eines umfassenden und guten Wissensmanagements ist für Unternehmen eine große Herausforderung. In unserer Fallstudie mit der MaxBrain AG haben wir mit dem Customer Success Manager Ziad Fathallah gesprochen. Ihm ist es gelungen, in nur einer Woche 50 multimediale und ansprechende Schulungsunterlagen zu erstellen, ohne vorherige Erfahrungen – aber mit einem genauen Plan und der richtigen Methode.  

MaxBrain hat mit FlowShare in kürzester Zeit umfassendes Schulungsmaterial erstellen können

Umfassendes Schulungsmaterial erstellen – Schnellstart für Ihr Wissensmanagement

In diesem Artikel teilen wir Ziad Fathallahs Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihnen zu helfen, die gleichen Erfolge zu erzielen. Auch wenn Sie noch nie im Leben Software dokumentiert haben – und auch wenn Sie noch gar nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. 

1. Definieren Sie Ihre Ziele und Erfolgskriterien

Bevor Sie beginnen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten. Ganz am Anfang gilt es, sich klarzumachen, welchen Zweck und Mehrwert Ihr Schulungsmaterial erfüllen soll. 

  • Geht es darum…
    • komplexe Prozesse verständlich zu machen?
    • Neue Software-Features anschaulich zu erklären? 
    • Wissenslücken im Team zu schließen? 
  • Welche Zielgruppe möchten Sie ansprechen? 
  • Sollen die Lehrinhalte eine Ergänzung zu Schulungen sein oder für sich stehen? 

Dieser erste Schritt legt das Fundament für alles Weitere.

Legen Sie zudem auch die Erfolgskriterien fest: Was ist Ihr Anlass, die Schulungsunterlagen zu erstellen? Wo wollen Sie hin und wann werten Sie Ihr Wissensmanagement als Erfolg? Lerninhalte können beispielsweise ein Weg sein, um Ihren Customer Support oder die Anzahl und den Umfang von Schulungen zu reduzieren. Gleichzeitig können Sie auch Ihre Teamproduktivität maximieren.  

2. Erstellen Sie eine Liste von konkreten Arbeitsabläufen

Ein großes Vorhaben lässt sich am besten in handhabbare Einheiten zerlegen. 

Indem Sie Themenblöcke oder spezifische Aufgaben definieren, bekommen Sie einen klaren Fahrplan für die Erstellung Ihrer Schulungsmaterialien. Versuchen Sie dabei, die Inhalte aus der Perspektive Ihrer Zielgruppe zu sehen. Außerdem sollten Sie die Inhalte, die für Ihre User am wichtigsten sind, priorisieren. Nur dann erstellen Sie eine tatsächlich wirksame Schulung für Ihre Anwender und Anwenderinnen.

3. Entscheiden Sie über das Format Ihrer Schulungsmaterialien

Während Textanleitungen für manche Themen ausreichend sind, können bebilderte Anleitungen oder Videos den Lernprozess enorm bereichern. Obwohl sie optional sind, bieten sie eine dynamische Möglichkeit, Informationen zu vermitteln.

Wichtig ist bei dem Format Ihres Schulungsmaterials, dass es spezifisch zu Ihrer Zielgruppe passen sollte. Fragen Sie sich: Mit welcher Sprache können Sie Ihre Zielgruppe am besten ansprechen?

  • Bildliche Sprache?
  • Einfache und klare Sprache?
  • Präzise und sachliche Sprache? 

Dazu kommt: Sprechen Sie in Ich-, Du-, oder Sie-Form?

Zur Entscheidung über das gewünschte Format gehört auch der Ort des Schulungsmaterials und das Dateiformat. Sollen es beispielsweise klassische PDF-, Word- oder Powerpoint-Anleitungen sein, die in einem Helpdesk wie Confluence hochgeladen werden? Gibt es dafür Vorlagen, die Sie immer wieder verwenden können? Sollen es interaktive HTML-Guides sein? Oder gibt es eine digitale Lernplattform?

4. Wählen Sie die passenden Werkzeuge aus

Das passende Werkzeug für die Dokumentation und das Erstellen der Schulungsmaterialien kann den Unterschied über Erfolg oder Misserfolg ausmachen. 

Für detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen hat sich FlowShare als besonders effizient erwiesen. Es gibt aber auch andere Tools, um Software zu dokumentieren – mit verschiedenen Vor- und Nachteilen. 

Erstellen Sie eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen, kostenlos für 7 Tage.

Keine Einschränkungen, keine Verpflichtungen, keine Kreditkarte erforderlich. Bezahlen Sie nur, wenn Sie es nach Ihrer Testversion lieben.

Wenn Sie Videos ins Auge fassen, benötigen Sie eine leistungsfähige Screen-Recording-Software. Für multimediale Lerninhalte empfehlen wir nicht mit dem Video, sondern mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung zu starten, weil diese die konzeptionelle Vorarbeit zum Video darstellt. 

“Die FlowShare Dokumentation war nicht nur nützlich für unsere Kunden, sondern diente auch als solide Vorbereitung für das Videoaufnehmen – ein echtes Win-Win.”
Ziad Fathallah, Customer Success Manager bei MaxBrain AG

5. Bereiten Sie sich konzeptionell vor

Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel. Wenn Sie Dokumentieren, legen Sie den genauen Ablauf fest und definieren Sie, welche Schritte in welcher Reihenfolge vorgestellt werden sollten. Das ist besonders wichtig, wenn Sie Screencasts verwenden. 

6. Holen Sie sich Feedback

Ein zweiter oder dritter Blick kann Wunder wirken. Sobald Sie die ersten 3-5 Inhalte erstellt haben, lassen Sie Ihr Schulungsmaterial von Kollegen oder Kolleginnen oder anderen Stakeholdern prüfen. So stellen Sie sicher, dass alles klar und verständlich ist. 

Hier ist es besonders hilfreich, die Materialien von “nicht-Eingeweihten” prüfen zu lassen. Verstehen Nutzer und Nutzerinnen, die die Inhalte noch nicht gut kennen, die Anleitungen trotzdem? Erst dann sind sie verständlich und ermöglichen gute Lernergebnisse.

7. Optimieren Sie durch Iteration

Ihre erste Schulungsmaterialien werden vielleicht nicht perfekt sein. Aber durch ständige Überarbeitung und Anpassung können Sie sicherstellen, dass sie stetig besser werden. Dazu gehört auch, die Materialien aktuell zu halten und bei Änderungen neue Versionen der Anleitungen zu erstellen.

8. Integrieren und verbreiten Sie das Schulungsmaterial

Tools wie der Nugget Creator helfen Ihnen dabei, Ihr Material ansprechend und multimedial zu präsentieren. Denn nur attraktive und übersichtliche Lerninhalte werden tatsächlich genutzt

Die Integration in bestehende Wissensdatenbanken oder Lernplattformen sorgt zudem dafür, dass es von Ihrer Zielgruppe auch gefunden wird.

Fazit: Umfassendes Schulungsmaterial erstellen ist einfach mit der richtigen Strategie

Die Erstellung effektiven Schulungsmaterials kann eine Herausforderung sein, doch mit der richtigen Strategie und den geeigneten Tools ist sie durchaus machbar, auch für Unerfahrene. 

Ziads Tipps bieten Ihnen eine Blaupause zum Nachmachen für Ihren eigenen Erfolg und gutes Schulungsmaterial. Wenn Sie also das nächste Mal vor der Aufgabe stehen, multimediale Schulungsunterlagen erstellen zu müssen, wissen Sie genau, wo Sie anfangen sollten.

Ihr erster Schritt? Probieren Sie FlowShare aus. Dieses Werkzeug hat Ziad enorm unterstützt und auch Sie können von den Vorteilen profitieren. Verwenden Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und überzeugen Sie sich selbst von den Möglichkeiten für die Erstellung von Schulungsinhalten.

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