Wenn es um die Schulung von Mitarbeitern geht, ist ein gut gemachtes Handbuch eine äußerst wertvolle Ressource. Es hilft neuen Teammitgliedern, sich schnell einzuarbeiten, und stellt sicher, dass Ihr Team Anwendungen und Tools einheitlich nutzt. Mit Hilfe eines Handbuchs können Sie Regeln, Aufgaben, Prozesse und Erwartungen klar kommunizieren. Wenn Sie sich fragen, wie Sie ein Mitarbeiterhandbuch erstellen können, das tatsächlich genutzt wird, sind Sie hier genau richtig! Hier zeigen wir Ihnen, was ein ansprechendes Handbuch ausmacht, und geben Ihnen einfache Tipps, wie Sie Anleitungen für ihr Handbuch am besten erstellen.
Was bringen eigentlich Mitarbeiterhandbücher?
Mit einem Handbuch können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden einheitlich geschult werden. Zudem ermöglicht Ihnen ein Handbuch, klar zu kommunizieren, was von den Mitarbeitenden erwartet wird, wie Aufgaben zu erledigen sind und Prozesse durchgeführt werden sollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen neuen Mitarbeiter oder um eine langjährige Mitarbeiterin des Unternehmens handelt. Mitarbeiterhandbücher sind immer eine gute Ressource, um eine klare und hilfreiche Kommunikation zu gewährleisten.
Ein gut ausgearbeitetes Mitarbeiterhandbuch ist auch ein wertvolles Nachschlagewerk, auf das die Mitarbeitenden zurückgreifen können, wenn sie eine Auffrischung von Prozessen oder Vorgehensweisen benötigen. Manche Vorgänge müssen so selten durchgeführt werden, warum sollten die Mitarbeiter sie auswendig lernen, wenn sie stattdessen detaillierte Anleitungen stets griffbereit haben?
Besonders hilfreich sind detaillierte Anleitungen – wie z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen – da sie das Potential haben, implizites Wissen zu vermitteln, das bei der Arbeit entsteht. Dabei erfassen Bildschirmaufzeichnungen unweigerlich Elemente, die in schriftlichen Erklärungen nicht enthalten sind. Dokumentationssoftware und Screencast-Tools machen Ihnen hierbei das Leben deutlich einfacher.
5 Punkte, die in jedem Mitarbeiterhandbuch vorhanden sein sollten
Bei der Erstellung von Mitarbeiterhandbüchern sollten Sie darauf achten, dass die folgenden Schlüsselelemente berücksichtigt sind.
- Ein Überblick über den Auftrag und die Werte des Unternehmens
Ein Einblick in das Unternehmen ist ein wichtiges Element, um den Ton für Ihr Handbuch anzugeben, insbesondere für neue Mitarbeitende. Natürlich werden die Unternehmenswerte vor allem in der täglichen Arbeit gelebt und eine Beschreibung in einem Handbuch ist nur bedingt aussagekräftig.
- Eine Liste von Hausregeln
Das mag selbstverständlich sein, aber selbstverständlich müssen Regeln immer klar kommuniziert werden. Auf diese Weise weiß ein neues Teammitglied sofort, welches Verhalten akzeptabel ist und welches nicht. Dabei vermitteln Hausregeln kein inhaltliches Prozesswissen. Stattdessen schaffen sie die Voraussetzungen dafür, dass sich ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen optimal akklimatisieren kann.
- Eine Beschreibung der Positionen, Aufgaben und Zuständigkeiten
Klar definierte Aufgaben erleichtern die Zusammenarbeit in Ihrem Team, da Überschneidungen vermieden und die Zuständigkeiten klar festgelegt werden. Gleichzeitig wissen Mitarbeitende so auch, an wen sie sich mit spezifischen Fragen wenden können.
- Ein Überblick über die verschiedenen Prozesse des Unternehmens
Eine visuelle Darstellung von Prozessen hilft dabei, ein ganzheitliches Bild davon zu schaffen, wie Unternehmensprozesse in Beziehung stehen oder miteinander verwoben sind. Flussdiagramme und Prozesslandkarten sind für die Mitarbeiter äußerst nützlich, um sich ein umfassendes Bild von Prozessen und Verantwortlichkeiten zu machen.
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen für detaillierte Prozesse
Dieser Teil des Mitarbeiterhandbuchs ist bei weitem der wichtigste, wenn es um die praktischen Auswirkungen Ihres Handbuchs geht. Nur, wenn die Unternehmensprozesse verständlich dokumentiert sind, kann ein neues Teammitglied schnell und erfolgreich eingearbeitet werden. Mit schrittweisen Anleitungen können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen beibringen, Aufgaben vom ersten Tag an richtig zu erledigen. Auf diese Weise machen Sie aus Neueinsteigern schneller produktive Mitarbeiter für Ihr Tagesgeschäft. Unternehmensveteranen finden sich in neu eingeführten Prozessen direkt zurecht.
Wie Sie verständliche Schritt-für-Schritt Anleitungen für Ihr Mitarbeiterhandbuch erstellen
Da Schritt-für-Schritt Anleitungen so wichtig sind, um schnell und effektiv Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Unternehmensprozesse heranzuführen, lohnt es sich, genauer in dieses Thema einzutauchen. Grundsätzlich gilt sowohl für das gesamte Mitarbeiterhandbuch als auch für die einzelnen Anleitungen, dass die Dokumente einheitlich und stimmig sein sollten. Für Anleitungen lässt sich dies am besten erzielen
- mit einer detaillierte Vorlage für die manuelle Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder
- mit einem Software-Tool, das einheitliche Anleitungen generiert.
Mit Vorlagen kostengünstig Einheitlichkeit schaffen
Im Allgemeinen ist die Verwendung einer Vorlage ein sehr hilfreicher Ausgangspunkt für die Erstellung von Mitarbeiterhandbüchern. Dabei brauchen Sie das Rad nicht neu zu erfinden, denn es gibt eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie einfach übernehmen können. Eine Vorlage bietet Ihnen einen Rahmen, mit dem Sie arbeiten können, und hilft Ihnen, alle Informationen für Prozesse systematisch zu organisieren.
Auch für Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitungen ist eine Vorlage von entscheidender Bedeutung. Erinnern Sie sich an den oben genannten Punkt, dass Schritt-für-Schritt Anleitungen das entscheidende Element sind, um konkrete Ergebnisse durch Handbücher zu erzielen? Stellen Sie sich nun vor, dass in diesen Anleitungen bestimmte Schritte fehlen, es an Bildmaterial mangelt oder sie einfach unverständlich sind. Anstatt dass das Schulungshandbuch Ihnen bei der Produktivität Ihres Unternehmens hilft, schafft es nur Verwirrung. Und im schlimmsten Fall erledigen die Mitarbeitenden ihre Aufgaben sogar falsch.
Dies ist leider eine Realität für viele Unternehmen, die in ihren Schulungshandbüchern unzusammenhängende Schritt-für-Schritt-Anleitungen haben.
Software für die einfache Gestaltung einheitlicher Anleitungen
Vor allem, wenn Ihr Unternehmen nur über ein begrenztes Budget verfügt, könnte Ihre instinktive Präferenz die erste Option sein. Warum Geld für Software ausgeben, wenn Sie eine kostenlose Vorlage mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen können, das Sie bereits besitzen?
In der Tat lohnt es sich für viele Unternehmen nicht, ein Dokumentationstool zu erwerben, dessen Vielzahl an Funktionen wahrscheinlich eh niemals genutzt werden, da sie einfach zu komplex sind. Aber die Alternative – manuell Prozesse zu dokumentieren – ist nur so lange eine Alternative, bis man tatsächlich einmal so dokumentiert. Die Zeit und Arbeit, die man auf händisches Dokumentieren verwendet, summiert sich schnell und zehrt an den Nerven.
Es handelt sich einfach um eine mühsame Aufgabe auf niedrigem Niveau, die Sie und Ihr Team von der eigentlichen Arbeit abhält. Und wenn wir ehrlich sind, ist es einfach lästig, Screenshots zu erstellen, diese sich wiederholenden Beschreibungstexte abzutippen und ein Dokument zusammenzustellen, das immer noch aussieht, als käme es direkt aus den 90er Jahren (vielleicht sogar mit Comic Sans?).
FlowShare: Erstellen Sie detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, während Sie Ihre Aufgaben erledigen.
Aus diesem Grund haben wir FlowShare entwickelt. Die Dokumentationssoftware ist als schlanke und einfache Lösung für die praktische Mitarbeiterschulung konzipiert, ohne unnötig komplexe Funktionen. Mit FlowShare dokumentieren Sie Ihre Prozesse, während Sie sie ausführen, und es erfasst automatisch jeden Klick, den Sie machen. Das Ergebnis sind einheitliche, detaillierte und leicht zugängliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Ihre Mitarbeiterhandbücher.
Wie BDAE mit FlowShare attraktive Mitarbeiterhandbücher erstellen
Wie viele unserer Kunden wurde auch die BDAE Group im Rahmen einer ERP-Software Implementierung auf FlowShare aufmerksam. Mit Niederlassungen in Deutschland und den Vereinigten Arabischen Emiraten sowie einem Servicecenter in den USA bietet das Unternehmen Lösungen für die soziale Sicherheit im Ausland für Privatpersonen und Unternehmen an und berät Personalabteilungen in diesem Bereich.
Um die immense Menge an Prozessen, die im Rahmen der ERP-Implementierung zu dokumentieren waren, zu bewältigen, stellte sich FlowShare als ideale Lösung heraus. Und das nicht nur, um die Prozesse rasch und ohne großen Extraaufwand zu dokumentieren, sondern auch um diese riesige Aufgabe auf viele verschiedene Teammitglieder zu verteilen. Denn dank der Benutzerfreundlichkeit von FlowShare können auch technisch weniger versierte Kollegen zu Dokumentations-Experten werden. Doch auch über das ERP-Migrationsprojekt hinaus hat BDAE den Mehrwert in FlowShare erkannt. Die Erfassung des impliziten, alltäglichen Teamwissens ist Mittlerweile der größte Nutzen von FlowShare für das Unternehmen. Philipp Belau, CEO des Unternehmens, sagte uns in einem Feedback-Interview:
“Der größte Mehrwert liegt bei FlowShare wirklich darin, das Wissen, das im Unternehmen vorhanden ist – das in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter steckt und täglich produziert wird – zu dokumentieren und zu bewahren und damit für andere Kollegen zugänglich zu machen und langfristig im Unternehmen zu halten.”
Die Fähigkeit, Prozesse schnell zu erfassen, ist ein immenser Vorteil für die BDAE-Gruppe. Es ermutigt die Teammitglieder, auch in Situationen zu dokumentieren, in denen sie sonst keine Zeit dazu hätten. Heute nutzt das Unternehmen FlowShare, um praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Schulung neuer Mitarbeiter und als Referenz für langjährige Mitarbeiter zu erstellen.
Fazit
Zurück zu dem größeren Projekt der Erstellung vollständiger Schulungshandbücher. Für diese Aufgabe gibt es keine Einheitslösung, denn die beste Art und Weise, ein Schulungshandbuch zu erstellen, hängt vom Unternehmen und der Position ab, für die geschult werden soll.
Verschiedene Teile des Handbuchs erfordern unterschiedliche Vorgehensweisen. Denn die Erläuterung und Visualisierung eines bestimmten Prozesses unterscheidet sich stark von der Ausarbeitung der Unternehmenswerte. Es gibt jedoch einige allgemeine Tipps, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiterschulungshandbuch so effektiv wie möglich ist:
- Halten Sie es einfach und prägnant. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, die benötigten Informationen leicht zu finden, ohne sich überfordert zu fühlen.
- Fügen Sie viel Bildmaterial ein. Insbesondere Schritt-für-Schritt-Anleitungen sollten von Screenshots der einzelnen Prozessschritte begleitet werden.
- Machen Sie es interaktiv. Versuchen Sie, die Mitarbeiter mit Quizfragen, Übungen und Beispielen aus dem wirklichen Leben einzubeziehen, anstatt nur Informationen aufzulisten, wann immer dies möglich ist.
Wir haben Ihnen bereits FlowShare vorgestellt, mit dem Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Ihre Schulungshandbücher erstellen können. Natürlich gibt es eine Reihe von Werkzeugen für die Erstellung von Handbüchern. Dazu gehören Tools für Prozesslandkarten, interaktive Schulungen, Videos oder Referenzsysteme. Wir haben einen umfassenden Leitfaden für Sie erstellt, der Ihnen bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen geeigneten Software für Schulungsunterlagen hilft.
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