Schulungsunterlagen erstellen: Der ultimative Software Guide

Sie wollen Schulungsunterlagen erstellen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Sie sind sich nicht sicher, ob Sie wirklich eine Software für Schulungsunterlagen benötigen? Und wie finden Sie überhaupt die richtige Software ? 

Die Erstellung von Schulungsunterlagen kann schwierig sein, vor allem, wenn man nicht weiß, wo man anfangen soll. In diesem Artikel führen wir Sie durch den Entscheidungsprozess, damit Sie die richtige Software für Ihre Bedürfnisse finden. Egal, ob Sie gerade erst mit der Erstellung von Schulungsunterlagen beginnen oder nach Möglichkeiten suchen, Ihren Prozess zu verbessern.

Schulungsunterlagen erstellen: Software und ihr Nutzen

Kurz gesagt, handelt es sich bei Software für Schulungsunterlagen um Werkzeuge, die Sie bei der Erstellung und Verwaltung von Schulungsunterlagen unterstützen. Dabei kann zwischen zwei Arten unterschieden werden:

1. Autorentools für die eigentliche Erstellung des Materials.
2. Plattformen für die Speicherung und Verteilung des Lernmaterials.

Komplexere (und somit oft teure!) Lösungen vereinen oft beide Aspekte, die zum Erstellen von Schulungsunterlagen zählen. Doch es gibt auch eine Vielzahl großartiger Werkzeuge, die entweder auf die Erstellung oder die Verbreitung der Unterlagen spezialisiert sind und Nutzern einen hohen Mehrwert bringen. Alle Anwendungen, unabhängig von ihrem Schwerpunkt, dienen dem Zweck, die Mitarbeitenden mit der Unternehmensarbeit vertraut zu machen. Die Unternehmensarbeit umfasst spezifische Aufgaben und Prozesse, allgemeine Werte oder Anweisungen für eine bestimmte Rolle im Team.

Die Verwendung von Software für Schulungsunterlagen bietet viele Vorteile. Je nachdem, welche Software den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten gerecht wird, ergeben sich unterschiedliche Mehrwerte. (Mehr dazu, wie man eine geeignete Software findet, weiter unten).

Einige allgemeine Vorteile, die sich aus der Verwendung eines Tools zur Erstellung von Schulungsunterlagen für Mitarbeiter ergeben, sind folgende.

Vorteil 1: Zeitersparnis

Der vielleicht größte Vorteil des Einsatzes von Software ist die Zeitersparnis bei der Erstellung und Verwaltung von Schulungsunterlagen. Anstatt darüber nachzudenken, was in die Schulung aufgenommen werden soll, und Stunden mit dem Entwerfen, Schreiben und Testen zu verbringen, ersparen Sie sich diese Mühe mit einer Software. Die Arbeit ist effizienter und die Ergebnisse attraktiver.

Vorteil 2: Sicherstellung der Qualität der Schulungsmaterialien

Die Nutzung von Software hilft Ihnen dabei, die Qualität Ihrer Schulungsunterlagen zu verbessern, indem sie Vorlagen und Werkzeuge bereitstellt, mit denen Sie problemlos hochwertige Dokumente und andere Ressourcen erstellen können. Die Qualität ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, der die Zugänglichkeit und damit die Wirksamkeit der Schulung deutlich beeinflussen kann. Versetzen Sie sich in die Lage eines Schulungsteilnehmenden: Würden Sie lieber ein 50-seitiges Manifest lesen oder eine interaktive Schulungsumgebung und detaillierte, visualisierte Prozessanweisungen haben?

Vorteil 3: Förderung der Zusammenarbeit im Team

Außerdem können Sie mit Hilfe von Software gemeinsam mit anderen an Ihren Schulungsunterlagen, was besonders hilfreich ist, wenn Sie in einem Team arbeiten. Vor allem wenn Sie bestimmte Prozesse dokumentieren, werden Sie Experten für jeden Prozess haben wollen. So lernen Neuzugänge direkt, wie ein Prozess nach den höchsten Standards durchzuführen ist.

4 Dinge, die Sie bei der Software Wahl beachten sollten

Wie Sie bereits herauslesen können, ist eine Software eine große Hilfe bei der Erstellung von Schulungsunterlagen. Es gibt jedoch viele verschiedene Lösungen, woher wissen Sie also, welche die richtige für Sie ist? Folgende Fragen sollten Sie sich vor dem Kauf stellen.

Welche Anforderungen muss Ihre Software für Schulungsunterlagen erfüllen?

Als erstes müssen Sie sich überlegen, welche Bedürfnisse Ihr Unternehmen hat. Dazu gehört auch die Frage, ob Sie ein Tool für die Erstellung von Anleitungen, eines für deren Verteilung oder beides benötigen. Dementsprechend werden Sie nach Autorenwerkzeugen, Wissensmanagementsystemen bzw. E-Learning-Lösungen suchen.

Überlegen Sie auch, ob Sie schlanke, spezialisierte Lösungen oder komplexe, umfassende Programme wünschen? Ein umfassendes, interaktives Schulungsprogramm wirkt zwar professionell, aber überlegen Sie, ob es wirklich Ihren Bedürfnissen entspricht. In manchen Situationen ist eine umfassende Schulung sinnvoll, in anderen wollen Sie Ihre Mitarbeiter so schnell wie möglich mit den Aufgaben vertraut machen. Hier ist eine schlanke Lösung, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genau zeigt, was sie bei einer bestimmten Aufgabe zu tun haben, deutlich wertvoller.

Wer wird die Schulungsunterlagen erstellen?

Dieser Aspekt ist vielleicht weniger offensichtlich, aber die Entscheidung, wer Ihre Schulungshandbücher erstellen soll, hat große Auswirkungen auf die Wahl der Software. Denn: komplexe Lösungen erfordern oft spezialisierte Autoren für die Erstellung der Schulungsunterlagen. Einfachere Lösungen sind für mehr Menschen ohne spezielle IT-Kenntnisse zugänglich.

Auch hier sollten Sie sich fragen, wo Ihre Prioritäten liegen: bei der Erstellung von didaktischem, umfassendem Schulungsmaterial (in diesem Fall benötigen Sie wahrscheinlich einen Experten) oder bei der Erstellung von Prozessanleitugen, die den Mitarbeitenden bei der Ausführung einer Aufgabe als Referenz dienen.

Im letzteren Fall sollten Sie die Anleitungen von Personen erstellen lassen, die mit dem Prozess am besten vertraut sind. Aber die Vertrautheit mit einem Prozess allein macht noch niemanden zu einem Ausbildungsexperten und umgekehrt: ein Ausbildungsexperte zu sein, bedeutet nicht, dass man einfach mal so Prozess dokumentieren kann. Generell gilt: eine schlankere Lösung hat oft eine niedrigere Akzeptanzhürde, d. h. mehr Menschen können sie problemlos nutzen, auch ohne viel Schulung.

Hier die richtige Entscheidung zu treffen, ist sicherlich eine Gratwanderung, die man sich gut überlegen sollte, bevor man in ein Gerät investiert.

Wie sieht Ihre bestehende Software-Infrastruktur aus?

Eine weitere wichtige Überlegung ist, mit welchen Plattformen die Software für Schulungshandbücher kompatibel ist. Verwendet Ihr Unternehmen bereits eine Lernmanagementlösung (LMS), eine Wissensdatenbank oder eine Wiki-Software? Dann sollten Sie sich für ein zusätzliches Autorentool entscheiden. Natürlich muss das Tool mit der bestehenden Software-Infrastruktur kompatibel sein. Im Idealfall sollte das Autorentool mit der Wissensdatenbank oder dem Wiki integrierbar sein, um Reibungen zwischen den Programmen zu vermeiden. Wenn Ihr Autorentool etwa nur Unterlagen im SCORM-Format erstellt, Ihre Wissensdatenbank dieses Format aber nicht unterstützt, werden Sie Probleme bekommen.

Umgekehrt, wenn Sie ein Autorentool haben, aber eine Wissensdatenbank suchen, vergewissern Sie sich, dass die Exportformate Ihres Tools mit Ihrer Wissensdatenbank kompatibel oder direkt darin integriert sind.

Und selbst wenn Sie Ihre Schulungsinfrastruktur von Grund auf neu aufbauen, sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen gewählten Tools ein hohes Maß an Kompatibilität aufweisen.

Wie viel darf die Software für Schulungsunterlagen kosten?

Darauf gibt es natürlich keine eindeutige Antwort. Komplexere Systeme werden mehr kosten, da sie eine große Vielfalt an Funktionen bieten. Es gibt jedoch viele erschwingliche Optionen, so dass Sie nicht über die Stränge schlagen müssen, um ein Programm zu finden, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Auch hier gilt: Eine robuste Schulungssoftware hat zwar ihre Vorteile, aber wenn Sie keine guten Gründe für die Anschaffung einer solch komplexen Software haben, sollten Sie sich an den Grundsatz halten, dass weniger mehr ist.

Vier Top Softwarelösungen für das Erstellen von Schulungsunterlagen

Nun sollten Sie nun in der Lage sein, sich im Meer der Software für Schulungshandbücher besser zurechtzufinden. Für zusätzliche Orientierung haben wir einige der besten Tools zusammengestellt, die verschiedene Schulungsanforderungen erfüllen.

1. FlowShare für automatisierte, präzise Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Wenn wir bei FlowShare sagen “weniger ist mehr”, dann meinen wir das auch so. Wir sind davon überzeugt, dass die beste Art, Mitarbeiter zu schulen, darin besteht, ihnen genaue, detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu geben, die sie durch ihre Aufgaben führen.

Daher zielen die Funktionen von FlowShare darauf ab, die Erstellung einfacher und aufschlussreicher Unterlagen zu erstellen. Also gibt es auch keine unnötig komplexen Funktionen und sie bezahlen nur für die Dinge, die Sie wirklich nutzen!

FlowShare ist ideal, wenn Sie möchten, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit geringem Aufwand Schulungshandbücher erstellen kann. Die Software ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu dokumentieren, während Sie sie ausführen. Es läuft im Hintergrund, hält jeden Klick in Form eines Screenshots fest und fügt die Screenshots zu schlanken Anweisungen zusammen. Anschließend werden die Beschreibungen für jede Aktion automatisch erstellt, können aber – wie andere Elemente des Leitfadens auch – jederzeit nachträglich bearbeitet und mit Anmerkungen versehen werden.

Das Ergebnis: leicht zugängliche, professionell gestaltete Leitfäden, die im Handumdrehen erstellt sind! Zwar ist FlowShare kein klassisches Authoring-Tool (diese sind oft komplexer), aber es erfüllt seine Aufgabe. Denn es kann in jeder Anwendung eingesetzt werden und die fertigen Leitfäden sind dank mehrerer Exportformate (einschließlich SCORM und xAPI) und direkten Integrationen mit einer Reihe von Tools mit Wissensdatenbanken und eLearning-Systemen kompatibel. Mit der 7-tägigen kostenlosen Testversion können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Leitfäden erstellen und jede einzelne Funktion von FlowShare ausprobieren, bevor Sie sich entscheiden, ob das Tool das Richtige für Sie ist.

2. Trainual für das Mainstreaming Ihrer SOPs

Trainual ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Best-Practices in Standardarbeitsanweisungen (SOPs) umwandeln können. So können Sie Ihre Prozesse optimieren, Mitarbeiter schulen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Während Sie mit FlowShare detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Durchführung bestimmter Aufgaben innerhalb von Prozessen erstellen können, erlaubt Trainual Ihnen, längere Prozesse auf einem höheren Abstraktionsniveau zu skizzieren.

Mit Trainual können Sie ganze Abläufe definieren und für jeden Schritt unterschiedliche Trainingsinhalte anbieten. Mit Hilfe von Organigrammen können Sie Rollen und Zuständigkeiten zuweisen und so für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit sorgen. Die Schulungsunterlagen können Sie auf einen Blick zugänglich machen. Kurzum: Mit Trainual können Sie strategische Schulungen und Prozesse schaffen, in denen jeder seinen Platz kennt.

Ein weiterer Vorteil von Trainual sind die vielen Integrationen mit Anwendungen, die Ihr Unternehmen wahrscheinlich bereits nutzt. Dies macht Trainual zu einem geeigneten Werkzeug, das Sie jederzeit in Ihr Unternehmen integrieren können.

Sie können Trainual 7 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen, um herauszufinden, ob das Tool einen für Ihr Unternehmen geeigneten Schulungsansatz bietet.

3. ProProfs für umfassende und kontextabhängige Schulungshandbücher

ProProfs ist ein Werkzeug für die Erstellung interner und externer Wissensdatenbanken, die eine effiziente Schulung für Mitarbeiter oder Support für Kunden bieten. Mit Hilfe des Tools können Sie individuelle, gebrandete Homepages erstellen, um umfassende Schulungen und Hilfestellungen aufzubauen.

Mit ProProfs können Benutzer umfangreiche Hilfen schreiben, um Mitarbeiter vor Ort zu unterstützen. Visuelle Elemente wie Bilder oder Videos lassen sich leicht in bestehende Vorlagen integrieren, um die Anleitungen für die Nutzer besonders ansprechend zu gestalten. Eine Vielzahl von Integrationen ermöglicht es den Nutzern außerdem, Daten und Dokumente direkt aus anderen Anwendungen zu importieren. Dadurch ist das Tool gut mit bereits bestehenden Software-Infrastrukturen kompatibel.

Ein besonderes Merkmal von ProProfs ist die Möglichkeit, kontextabhängige Hilfe anzubieten. Durch Tooltips, Leuchtkästen und Pop-ups machen die mit ProProfs erstellten Schulungshandbücher den Fachjargon vieler Unternehmensprozesse leichter verständlich. Außerdem bieten sie zusätzliche Hilfe zum Verständnis des Handbuchs und erklären komplexe Konzepte in einfacheren Begriffen. Diese Funktion schafft große Vorteile in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit.

Um sich selbst davon zu überzeugen, ob ProProf Ihren Anforderungen entspricht, bietet der Anbieter eine 15-tägige kostenlose Testphase ohne finanzielle Verpflichtungen an.

4. iSpring Suite für professionelles, interaktives eLearning

Die iSpring Suite ist ein vielseitiges Authoring-Tool zur Erstellung von professionellem und interaktivem eLearning. Das Tool ermöglicht u.a. die Erstellung von Lernvideos, Sprachaufnahmen und interaktiven Schulungen, z.B. Quiz- und Rollenspiele. Von Mitarbeiterschulungen über Compliance-Schulungen bis hin zu Mikro-Learning – die mit der iSpring Suite erstellten Materialien erfüllen viele Zwecke.

Normalerweise erfordern eLearning-Authoring-Tools eine intensive Einarbeitung. Allerdings verspricht die selbsternannte Benutzerfreundlichkeit der iSpring Suite, dass das Autorentool leichter zugänglich ist als andere eLearning-Authoring-Tools. Tausende von Vorlagen ermöglichen es Ihnen, auch ohne Design- oder Programmierkenntnisse ein gut gestaltetes, ansprechendes Schulungsprogramm zu erstellen.

iSpring bietet zwar auch ein eigenes Lernmanagementsystem – iSpring Learn – an, doch das mit der iSpring Suite erstellte Material entspricht allen gängigen eLearning-Standards. Zu den Standards gehören SCORM 1.2, SCORM 2004, AICC, cmi5 und xAPI. Das bedeutet, dass das Material auch in jedes andere eLearning-System integriert werden kann.

Wie die anderen Tools bietet auch iSpring Suite eine kostenlose Testversion: Sie können die Software 7 Tage lang kostenlos testen.

Fazit

In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Software für Schulungsunterlagen erläutert, die darin liegen, Zeit zu sparen, die Qualität der Schulungen konstant zu halten und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Es gibt zahllose Tools, mit denen Sie Schulungsunterlagen erstellen können. Die Wahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Bewertung Ihrer aktuellen Situation. Dazu gehört, dass Sie sich der Bedürfnisse Ihres Unternehmens bewusst sind:

• Wer soll die Schulungshandbücher erstellen: Geht es um von Experten erstellte Inhalte oder nutzergenerierte Inhalte?
• Wie sieht Ihre bestehende Infrastruktur aus: Benötigen Sie ein Autorentool oder eine Knowledge Base?
• Wie viel Geld sind Sie bereit auszugeben?

Mit den Tools ist es nicht unbedingt eine Entweder-oder-Entscheidung. Sie können sie kombinieren, um das beste Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen.

Wenn Sie bereits Wikis oder Wissensdatenbanken verwenden und eine schnelle Möglichkeit zur Erstellung von Schulungshandbüchern wünschen, empfehlen wir Ihnen, sich FlowShare einmal näher anzusehen.

FlowShare ist das perfekte Werkzeug für die sofortige Erstellung von pragmatischen Schulungsmaterialien. Durch genaue Anweisungen können die Mitarbeiter fast sofort mit ihren Aufgaben beginnen. Jeder kann es unabhängig von seinen technischen Fähigkeiten nutzen und Sie zahlen nur für die Funktionen, die Sie wirklich benötigen.

Mit der kostenlosen Testversion können Sie 7 Tage lang so viele Anleitungen erstellen, wie Sie wollen. Probieren Sie es selbst aus und erstellen Sie innerhalb weniger Minuten Ihre ersten Schulungsunterlagen!