Bei miraminds haben wir täglich mit Unternehmen aus den verschiedensten Branchen und in den verschiedensten Größen zu tun. Was eigentlich alle gemein haben ist: Der Transfer von Informationen ist unvermeidbar! Dazu werden Dokumentationen erstellt – dies geschieht jedoch meist ohne Hilfsmittel, insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Mitarbeiter erstellen per Hand Anleitungen für Kollegen oder Kunden, um beispielsweise neue Mitarbeiter einzuarbeiten oder Kunden die Funktionsweise von Software zu erläutern.
Wer selbst schon einmal manuell eine Dokumentation mit Screenshots erstellt hat, weiß: Das ist gar nicht so einfach. Screenshots anfertigen, diese zusammensetzen in einem Word- oder PowerPoint-Dokument, Texte und Beschreibungen hinzufügen. Einen Arbeitsvorgang umfassend und verständlich zusammenzufassen, ist ohne ein passendes Tool extrem aufwendig. Die Erstellung kostet viel Zeit und Nerven und häufig ist das Ergebnis enttäuschend: Nicht einheitlich und übersichtlich, sondern durcheinander und wenig hilfreich.
Wir haben noch niemanden getroffen, der gerne (per Hand) dokumentiert – und trotzdem sind die Dokumentationen so wichtig und hilfreich im Alltag von Unternehmen!
Genau dafür gibt es Lösungen. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Dokumentationstools, die viel Zeit und Aufwand beim Dokumentieren ersparen und ein hochwertiges Ergebnis produzieren. Wir haben uns verschiedene Tools angeschaut und stellen Ihnen einige davon vor.
Und wenn Sie sich jetzt schon fragen: “Was ist denn das richtige Tool für mich”? Das hängt von folgenden Faktoren ab:
- Ob Sie Anwendungen nur im Browser (wie Cloud Apps) oder auch auf dem Desktop (lokal auf Windows installierte Anwendungen) dokumentieren müssen.
- Wie viel Budget Sie für eine Lösung zur Verfügung stellen – denn von kostenlosem Tool bis mehrere Hundert Euro pro Monat ist alles dabei.
- Wer soll damit dokumentieren können? Sollen echte Power-User die Dokumentation erstellen (und nichts anderes)? Oder soll sie irgendwie nebenbei zum Tagesgeschäft erledigt werden und dennoch einen gewissen Standard einhalten.
Behalten Sie diese Faktoren im Auge, so fällt Ihnen die Wahl für das passende Tool bestimmt leichter!
Sieben Tools, die Ihr Leben beim Dokumentieren einfacher machen
1. Der Automatisierte: FlowShare
Mit FlowShare lassen sich umfangreiche Schritt-für-Schritt-Anleitungen automatisiert erstellen: Der Ersteller führt seinen zu dokumentierende Ablauf am PC durch und die Software nimmt automatisch jeden Klick auf. Alle Schritte werden dann in einem Dokument mit Screenshot, Pfeil und kurzer automatisch erstellten Text-Beschreibung zusammengefasst und können bei Bedarf im Nachhinein bearbeitet werden. Die fertige Anleitung kann in verschiedenen Formaten (Word, PowerPoint, HTML, PDF png) und dem Unternehmensdesign exportiert werden.
Durch den hohen Automatisierungsgrad und die einfache Bedienung können Sie Anleitungen bis zu neun mal schneller erstellen, als per Hand. Die Software läuft auf Windows und ist verfügbar ab 21 € im Monat. Um zu testen, ob FlowShare zu Ihren Bedürfnissen passt, können Sie kostenlos und unverbindlich testen und in 14 Tagen eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen erstellen.
2. Das Basic Tool: Greenshot
Mit Greenshot lassen sich einfache Screenshots vom ganzen Bildschirm oder ausgewählten Bereichen erstellen. Diese können im Editor durch Grafikelemente oder Beschriftungen ergänzt und anschließend gespeichert werden.
Allerdings ist die letzte verfügbare Version von Greenshot von 2017, das Tool wurde also in den letzten zwei Jahren nicht mehr groß weiterentwickelt.
Insgesamt ist Greenshot ein sehr grundlegendes Tool um Screenshots zu erstellen und zu bearbeiten, kostenlos für Windows-User und für 1,99$ für Mac-User unter http://getgreenshot.org/downloads/ verfügbar.
3. Der Professionelle: Snagit
Snagit ist eine Bildschirmaufnahme-Software der Firma Techsmith. Die Screenshots können mit einem großen Umfang an Möglichkeiten bearbeitet werden und nachträglich korrigiert werden. Zudem bietet Snagit eine Funktion zur Videoaufzeichnung und erstellte Dokumentationen können über eine Kurz-URL mit Anderen geteilt werden.
Die Software ist erwerbbar ab 53,97€ für eine Einzellizenz unter https://www.techsmith.de/snagit.html.
4. Das Windows-Tool: Problem Step Recorder
Fast jeder Windows-Nutzer hat ihn, aber kaum jemand kennt ihn: Den Problem Step Recorder. Das Windows-Tool erlaubt die Aufzeichnungvon Prozessen mithilfe von Screenshots. Nutzer können Kommentare hinzufügen und die fertigen Dokumente als Zip-Dateien speichern und teilen.
Wie der Name schon sagt, ist der Problem Step Recorder dazu gemacht Probleme am PC aufnehmen zu können und an Supportstellen weiterzuleiten. Die Anwendung mit dem Tool eigene Anleitungen zu erstellen ist eher eine kreative Zweckentfremdung. Deswegen ist jedoch auch das Design der fertigen Anleitungen wenig anwendergerecht. Genaue Klickstellen werden nicht angezeigt und die schriftlichen Beschreibungen der Schritte befinden sich statt unter den passenden Screenshots erst ganz am Ende des Dokuments.
Für eine kurze Anleitung im Notfall eignet sich der Problem Step Recorder aber auf jeden Fall und ist bei den meisten Windowsnutzern bereits vorinstalliert. Wo Sie den Recorder finden und weitere Infos dazu auf der Windows Website.
5. Der Verwandelte: Stepshot bzw. ab 2019: UiPath Explorer
Stepshot war eine Software, um Screenshots per Mausklick erstellen und zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammenstellen. Das Programm ist mittlerweile allerdings nicht mehr als Produkt erwerbbar und wird nur noch bis März 2020 unterstützt. Besitzer einer Jahreslizenz erhalten noch bis zum Vertragsende Support, können aber, genauso wie „Lifetime User“, eine offline Version der Software erhalten.
Der Grund für den Wandel ist, dass sich Stepshot von dem Robotic Process Automation Unternehmen UiPath übernommen wurde: Aus dem Tool Stepshot ist der „Explorer Expert“ geworden. UiPath konzentriert sich auf Robotic Process Automation und will Unternehmen helfen die Prozesse zu identifizieren, die am meisten von Automatisierung profitieren. Der Explorer Expert analysiert dafür Aufgabenabläufe und hält Mitarbeiterwissen fest. Preise für die Produkte von UiPath gibt es auf Anfrage. Den Kontakt und mehr Infos finden Sie unter https://www.uipath.com/de/.
6. Das Dokumentationstool mit Wissensdatenbank: Screensteps
Wenn nur die Dokumentation für Sie zu wenig ist, uns Sie gerne gleich eine Anbindung an ein Wikisystem haben möchten, sollten Sie einen Blick auf Screensteps werfen. Auch mit Screensteps lassen sich strukturierte Dokumente mit Screenshots erstellen: einfache Bildschirmaufnahme und anschließende Bearbeitungsoptionen, wie das Hinzufügen von Pfeilen, Texten, Videos, GIFs und einklappbaren Kapiteln des Dokuments. Die erstellten Workflows können in Knowledge Bases gesammelt, Kollegen zugeordnet und über eine Suchfunktion gefunden werden. Screensteps kann ab 2500 $ pro Jahr mit bis zu 25 aktiven Nutzern erworben werden, mehr unter http://www.screensteps.com/create-content.
7. Der Browserbasierte: iorad
Iorad kann im Browser gemachte Klicks aufzeichnen und in eine fertige Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammenfügen. Die Screenshots und Texte werden automatisch generiert, können aber im Nachhinein auf Wunsch bearbeitet werden. Fertige Tutorials können per Link geteilt, oder direkt auf der eigenen Website oder auf Zendesk veröffentlicht werden. Mit Preisen ab 200 $ pro Monat (und aufsteigend) richtet sie sich eher an Poweruser, erhältlich unter https://www.iorad.com/.
Natürlich sind das nur einige der existierenden Dokumentationstools auf dem Markt. Weitere Anbieter finden Sie auch immer wieder in aktuellen Software-Tests.
Zudem entwickelt die Technik sich beständig weiter: weg von der klassischen Anleitung, bei der ein Nutzer sich jeden Schritt nacheinander anschauen muss. Stattdessen geht es hin zu interaktiven Anleitungen, die den Anwender mitnehmen und ihm angepasst an seinen Arbeitsschritt Hinweise geben. Dies minimiert Fehler und stellt damit eine bessere Transferleistung sicher. Diese interaktiven Anleitungen machen die klassische Dokumentation langfristig zu einem unabdingbaren Teil von digitalem Performance Support. Auch miraminds arbeitet an den Folgeprodukten und Anbindungen für die mit FlowShare erstellten Anleitungen.
Diese wird Ihnen ganz neue Möglichkeiten der Software-Dokumentation eröffnen – seien Sie also gespannt!
Und jetzt?
In diesem Beitrag finden Sie nur eine kleine Auswahl an Dokumentationstools und unsere persönlichen Erfahrungswerte im Bereich Dokumentation. Nun kommen Sie ins Spiel: Ihre Meinung interessiert uns!
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