Software Dokumentation, Definition und Arten im Überblick
Benutzerdokumentationen können Software schnell und einfach für neue Mitarbeiter zugänglich machen. Und nicht nur das: Das effektive Weitergeben von Expertenwissen ist essentiell, um Unternehmen vor Wissensverlust zu schützen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen kurz, was Dokumentationen sind und welche Rolle sie in Unternehmen spielen (können).
Kurz erklärt: Software Dokumentation umfasst alle Unterlagen, die beschreiben, wie eine Software aufgebaut ist, wie sie betrieben wird und wie man sie bedient. Welche Art gebraucht wird, hängt von der Zielgruppe ab: Entwickler brauchen andere Informationen als IT-Administratoren oder Anwender im Fachbereich.
Was ist Software Dokumentation?
Unter Softwaredokumentation ist das Aufzeichnen digitaler Prozesse zu verstehen, mit deren Hilfe Software oder Softwarebereiche erklärt werden können.
Eine gute Softwaredokumentation beantwortet für ihre Zielgruppe drei Fragen: Was macht die Software? Wie funktioniert sie? Und was muss ich tun, um mein Ziel damit zu erreichen? Je nachdem, wer diese Fragen stellt, sehen die Antworten sehr unterschiedlich aus. Für einen Entwickler ist eine Schnittstellenbeschreibung hilfreich, für eine Sachbearbeiterin im Einkauf dagegen eine bebilderte Anleitung, die zeigt, wo sie klicken muss.
Welche Arten der Software Dokumentation gibt es?
Unterschieden wird zwischen verschiedenen Arten von Dokumentationen, die je nach Zielgruppe variieren. So gibt es beispielsweise Programmier-, Entwicklungs- und Projektdokumentationen, die sich hauptsächlich an Entwickler wenden; technische Dokumentationen, die alle nötigen Informationen zur Instandhaltung und Nutzung von Software enthalten; Anwenderdokumentationen, die vor allem die Nutzung von Software erklären… Die Liste an Dokumentationen ist lang – einen guten Überblick bietet Wikipedia.
In der Praxis lassen sich die meisten Formen drei Gruppen zuordnen.
Entwicklungs- und Projektdokumentation
Diese Dokumentation richtet sich an alle, die Software bauen, erweitern oder in andere Systeme integrieren. Dazu gehören Anforderungs- und Architekturbeschreibungen, Schnittstellendokumentationen (APIs), Kommentare im Quellcode, Testprotokolle sowie Projektunterlagen wie Pflichtenhefte, Entscheidungsprotokolle und Release Notes. Sie entsteht meist direkt im Entwicklungsteam und setzt technisches Vorwissen voraus. Für Endanwender ist sie deshalb in der Regel ungeeignet.
Anwender- und Benutzerdokumentation
Wenn wir bei miraminds von Softwaredokumentationen sprechen, beziehen wir uns fast immer auf Benutzerdokumentationen, also die, die Software für den Endbenutzer erklären. Die Benutzerdokumentationen kommen in vielen Ausführungen vor: vom detaillierten Benutzerhandbuch über Nuggets an Anwenderwissen (Stichwort „Microlearning“) bis hin zur kontextsensitiven Hilfe, beispielsweise in Form eines Performance Support Systems oder einer sogenannten „Digital Adoption Platform“. Welches Format gewählt wird, hängt vor allem davon ab, wie komplex das zu vermittelnde Anwenderwissen ist und wie viel Anwenderwissen die Endanwender benötigen. Generell gilt, Dokumentationen so lang wie nötig und so kurz wie möglich zu halten.
Typische Formate der Anwenderdokumentation sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsunterlagen, Quick-Reference-Karten, Arbeitsanweisungen und FAQ-Sammlungen. Gemeinsam ist ihnen, dass sie sich an Aufgaben orientieren („Wie lege ich einen neuen Lieferanten an?“) und nicht an Funktionen der Software („Das Menü Stammdaten enthält folgende Felder …“).
Softwaredokumentation für Wartung und Betrieb
Diese Dokumentation richtet sich an IT-Administratoren und Support-Teams. Sie beschreibt, wie eine Software installiert, konfiguriert, aktualisiert und überwacht wird. Dazu zählen Systemanforderungen, Installations- und Update-Anleitungen, Berechtigungskonzepte, Backup- und Wiederherstellungsprozesse sowie Betriebshandbücher für Störfälle. Gerade in regulierten Umgebungen, etwa bei Behörden, Versorgern oder Unternehmen mit ISO-27001-Zertifizierung, ist diese Dokumentation oft auch ein Nachweis gegenüber Auditoren.
Softwaredokumentation im Unternehmen: Nutzen und Grenzen
Wussten Sie, dass die für ein Unternehmen entscheidenden Kompetenzen oft bei nur wenigen, essentiellen Mitarbeitern liegen? Dokumentationen machen also nicht nur Software zugänglich für Unternehmens-Neulinge, sondern sie „verewigen“ gleichzeitig bestehende Mitarbeiterkompetenzen. Durch die Externalisierung des Wissens von Kernkompetenzträgern können sich Unternehmen so vor Anfälligkeit zum Wissensverlust schützen. Zudem entlasten sie IT-Experten, die durchschnittlich 30 % ihrer Arbeitszeit mit Supportanfragen verbringen, und senken dadurch zeitliche und finanzielle Kosten für Unternehmen… Was gibt es dagegen noch einzuwenden?
In einer Arbeitswelt, in der Software immer vielfältiger und komplexer ist und ständig verändert und weiterentwickelt wird, bietet es sich an, notwendige Softwaregrundlagen periodisch in Präsenzschulungen aufzufrischen und die letztliche Anwendung durch dezentrales Lernen zu unterstützen.
Einzuwenden gibt es tatsächlich einiges, zumindest gegen schlechte Dokumentation. Die häufigsten Grenzen in der Praxis:
- Veraltete Inhalte: Jedes Software-Update kann Screenshots und Schrittfolgen ungültig machen. Wer eine veraltete Anleitung befolgt und scheitert, greift beim nächsten Mal direkt zum Telefon.
- Hoher Erstellungsaufwand: Manuell Screenshots anfertigen, zuschneiden, beschriften und Texte schreiben kostet pro Anleitung schnell mehrere Stunden. Deshalb wird oft gar nicht erst dokumentiert.
- Falsche Zielgruppe: Eine technisch korrekte Dokumentation nützt nichts, wenn sie für Anwender zu technisch ist.
- Schlechte Auffindbarkeit: Anleitungen, die in Ordnerstrukturen oder E-Mail-Anhängen verschwinden, werden nicht genutzt.
Der Nutzen einer Softwaredokumentation steht und fällt also damit, wie aktuell, verständlich und erreichbar sie ist.
Wer erstellt welche Dokumentation?
| Art | Zielgruppe | Typische Inhalte | Erstellt von |
|---|---|---|---|
| Entwicklungs- und Projektdokumentation | Entwickler, Projektteams | Architektur, APIs, Anforderungen, Release Notes | Entwickler, Projektleitung |
| Anwender- und Benutzerdokumentation | Fachbereich, neue Mitarbeiter | Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsunterlagen, FAQs | Key User, Trainer, Fachexperten |
| Wartung und Betrieb | IT-Administration, Support | Installation, Konfiguration, Updates, Notfallprozesse | IT-Administratoren, Betriebsteams |
Auffällig ist: Anwenderdokumentation wird häufig von Menschen erstellt, deren eigentlicher Job nicht das Schreiben ist, sondern die Arbeit im Fachbereich. Umso wichtiger ist es, dass die Erstellung schnell geht.
Software Dokumentation Beispiel aus der Praxis
Angenommen, ein Unternehmen führt ein neues ERP-System ein. Die Sachbearbeiter im Einkauf müssen künftig neue Lieferanten selbst anlegen. Bisher hat das eine einzige Kollegin übernommen, die den Ablauf auswendig kennt. Ohne Dokumentation landet jede Frage bei ihr, und wenn sie im Urlaub ist, steht der Prozess still. Eine kurze, bebilderte Anleitung löst genau dieses Problem.
Software Dokumentation Beispiel: eine Anleitung im Aufbau
Eine gute Anwenderanleitung besteht aus wenigen, klaren Bausteinen:
- Titel als Aufgabe formuliert: „Neuen Lieferanten im ERP-System anlegen“
- Zweck und Zielgruppe: Für wen ist die Anleitung, und wann wird sie gebraucht?
- Voraussetzungen: Benötigte Berechtigungen, Unterlagen oder Daten (z. B. Steuernummer, Bankverbindung)
- Nummerierte Schritte mit Screenshot: Ein Schritt pro Aktion, das relevante Bedienelement im Bild markiert
- Hinweise und Warnungen: Pflichtfelder, typische Fehler, Sonderfälle
- Ergebnis: Woran erkennt der Anwender, dass alles geklappt hat?
- Stand und Verantwortliche: Version, Datum der letzten Prüfung und Ansprechperson
Der letzte Punkt wird oft vergessen, ist aber entscheidend: Nur wenn klar ist, wer die Anleitung pflegt und wann sie zuletzt geprüft wurde, bleibt sie vertrauenswürdig.
Software Dokumentation automatisiert erstellen
Der größte Aufwand bei der Anwenderdokumentation liegt nicht im Wissen, sondern im Handwerk: Screenshots anfertigen, Schritte beschreiben, alles formatieren und nach jedem Update wiederholen. Genau hier setzt automatisierte Softwaredokumentation an.
Automatisierte Softwaredokumentation im Arbeitsfluss
Statt einen Prozess erst auszuführen und danach aufzuschreiben, wird er während der Ausführung erfasst. Die Software zeichnet jeden Klick auf, erstellt passende Screenshots und formuliert daraus Schritttexte. Die Person, die den Prozess kennt, muss das Ergebnis nur noch prüfen und bei Bedarf ergänzen. Die Arbeit verlagert sich damit vom Schreiben zum Prüfen, und die Dokumentation entsteht dort, wo das Wissen ohnehin vorhanden ist: im Arbeitsalltag.
Ändert sich später ein Teil des Prozesses, muss nicht die gesamte Anleitung neu erstellt werden. Es genügt, die betroffenen Schritte neu aufzuzeichnen. Damit sinkt genau der Aufwand, der in der Praxis über Erfolg oder Misserfolg entscheidet: der Aufwand pro Aktualisierung.
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FAQs
Was ist Software Dokumentation?
Die Aufzeichnung digitaler Abläufe, mit denen sich eine Anwendung erklären lässt. Dazu zählen Entwicklungs- und Projektdokumentation, Anwenderdokumentation sowie Unterlagen für Wartung und Betrieb. Die Zielgruppe entscheidet darüber, welche Form gebraucht wird.
Welche Art der Softwaredokumentation brauchen wir?
Für Entwicklung und Betrieb technische Dokumentation, für den Fachbereich Anwenderdokumentation. Die häufigste Verwechslung besteht darin, Entwicklerunterlagen an Anwender zu geben und sich über ausbleibende Nutzung zu wundern.
Reicht es, die Dokumentation einmal zu erstellen?
Nein. Software ändert sich, und veraltete Anleitungen richten mehr Schaden an als gar keine, weil sie Vertrauen kosten. Entscheidend ist deshalb nicht der Ersterstellungsaufwand, sondern der Aufwand pro Aktualisierung.
Wie sieht automatisierte Softwaredokumentation aus?
Der Ablauf wird während der Ausführung erfasst, Screenshots und Schritttexte entstehen automatisch, geprüft wird anschließend. Damit verlagert sich die Arbeit vom Schreiben zum Prüfen, und die Dokumentation entsteht im Arbeitsfluss.
