Die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) kann die Abläufe in einem Unternehmen erheblich verändern (und sogar revolutionieren!): Es rationalisiert Prozesse, steigert die Produktivität und fördert das Wachstum. Um das Potenzial eines ERP-Systems voll ausschöpfen zu können, ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, allen Beteiligten die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit sie sich in der Komplexität der neuen Software zurechtfinden. Eine wesentliche Komponente zur Erreichung dieses Ziels ist der Aufbau einer umfassenden, auf das ERP-Projekt zugeschnittenen Wissensbasis.
In diesem Artikel werden wir die Bedeutung einer Wissensdatenbank für ein ERP-Projekt untersuchen und die verschiedenen Schritte zur Erstellung einer solchen Datenbank durchgehen. Von dem Verständnis, was eine Wissensdatenbank beinhaltet, über die Planung ihrer Struktur bis hin zur Befüllung mit wichtigen Dokumentationen und Handbüchern – wir geben Ihnen das nötige Wissen an die Hand, um eine solide Wissensdatenbank zu entwickeln, die Ihr Team stärkt und Ihr ERP-Projekt zum Erfolg führt.
Was ist eine Wissensbasis und warum ist sie für ERP-Projekte unerlässlich?
Eine Wissensdatenbank ist ein zentraler Speicher für Informationen, der wertvolle Ressourcen, Leitfäden, Dokumentationen und bewährte Verfahren zu einer bestimmten Software enthält. Im Rahmen eines ERP-Projekts dient eine Wissensbasis als umfassender Bezugspunkt für alle Aspekte der Einführung, Nutzung und Wartung des ERP-Systems.
An der Implementierung eines ERP-Systems sind verschiedene Interessengruppen beteiligt, darunter Endbenutzer, Administratoren, IT-Mitarbeiter und das Management. Eine Wissensbasis ist aus mehreren Gründen unerlässlich:
- Zentralisierung von Wissen: Es führt wichtige Informationen an einem Ort zusammen und macht sie für alle am ERP-Projekt beteiligten Parteien leicht zugänglich.
- Rationalisiertes Onboarding: Für neue Teammitglieder oder Mitarbeiter beschleunigt eine Wissensdatenbank ihre Lernkurve, indem sie ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt, um das ERP-System zu verstehen und effektiv zu nutzen.
- Konsistenz und Standardisierung: Eine Wissensdatenbank stellt sicher, dass alle Teammitglieder standardisierte Prozesse befolgen, wodurch die Gefahr von Fehlern und Dateninkonsistenzen verringert wird.
- Fehlersuche und Problemlösung: Es kann helfen, häufige Probleme zu diagnostizieren und zu beheben, die bei Endbenutzern oder Administratoren während des Lebenszyklus des ERP-Systems auftreten können.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die Wissensdatenbank erleichtert den Austausch von bewährten Verfahren, Erfahrungen und Verbesserungen im Laufe der Zeit, wodurch die Effizienz und Effektivität der ERP-Einführung insgesamt gesteigert wird.
Aufbau einer effektiven Wissensbasis für Ihr ERP-Projekt
Eine Wissensbasis kann in jeder Phase Ihres ERP-Projekts aufgebaut werden, idealerweise aber so früh wie möglich. Bevor Sie eine Wissensdatenbank für Ihr ERP-Projekt aufbauen, sollten Sie sich eine Strategie überlegen, wie Sie das Projekt angehen und was Sie in Ihre Wissensdatenbank aufnehmen wollen.
1. Planung Ihrer Wissensbasis
Bei der Planung Ihrer Wissensbasis ist es wichtig, einige Grundlagen zu schaffen.
Die Auswahl der richtigen Software für die Erstellung Ihrer Wissensdatenbank mag zwar als erster Schritt naheliegend erscheinen, doch bedarf diese Wahl tatsächlich einiger Vorbereitung. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, ob Sie einen zentralen Speicherplatz für alle Informationen, ein Autorentool zur Erstellung relevanter Inhalte oder beides benötigen. Außerdem müssen Sie festlegen, wer die Inhalte für Ihre Wissensdatenbank erstellen soll: Ein externer ERP-Trainer, ein interner ERP-Experte oder gar alle am ERP-Projekt beteiligten Personen? Diese Aspekte beeinflussen, welche Software Sie wählen sollten.
Als Nächstes sollten Sie Ihr Zielpublikum ermitteln. Legen Sie fest, wer die Wissensdatenbank nutzen soll, und passen Sie Struktur und Inhalt an die jeweiligen Bedürfnisse an. Das bedeutet, dass den verschiedenen Zielgruppen ein eigener Bereich gewidmet werden sollte. Ein Administrator muss keinen Zugang zur Endbenutzerdokumentation haben, und umgekehrt wird ein Benutzer wahrscheinlich nicht mit der Testdokumentation arbeiten müssen.
Achten Sie darauf, Ihre Inhalte zu organisieren. Strukturieren Sie die Wissensdatenbank auf logische Weise, indem Sie die Inhalte nach Modulen oder Kategorien gruppieren, und sorgen Sie für eine einfache Navigation. Die Dokumentation sollte logisch eng mit den Prozessen verbunden sein, die sie widerspiegelt.
Schließlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Wissensbasis regelmäßig aktualisieren. Anleitungen und technische Unterlagen sind wenig hilfreich, wenn sie veraltet sind und nicht einmal die neuesten Verfahren widerspiegeln. Eine veraltete Wissensdatenbank wird die Menschen schnell davon abhalten, sie zu nutzen – denn wer braucht schon eine Referenz für einen Prozess, der nicht mehr auf dieselbe Weise durchgeführt wird.
2. Aufnahme relevanter Inhalte in Ihre Wissensdatenbank
Der Inhalt der Wissensdatenbank sollte immer auf die spezifischen Bedürfnisse des ERP-Projekts und des Unternehmens zugeschnitten sein. Letztlich müssen Sie diese Bedürfnisse und Ihr Team gut kennen, um eine hilfreiche Wissensbasis aufzubauen. Zu den wesentlichen Bestandteilen einer ERP-Wissensbasis gehören jedoch einige:
- Schritt-für-Schritt-Anweisungen: Für die Endnutzer sollte es umfassende Anleitungen geben, wie die Prozesse im ERP-System abzulaufen haben.
- Benutzerhandbücher und Leitfäden: Umfassende Dokumentation, die alle Aspekte der Funktionalitäten des ERP-Systems abdeckt, geordnet nach Modulen oder Funktionen. Diese sollten unbedingt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung enthalten
- Fehlersuche und Problemlösung: Anleitungen zur Identifizierung und Lösung technischer Probleme, mit denen Administratoren konfrontiert werden können.
- Bewährte Praktiken: Empfehlungen und Richtlinien zur Optimierung der Nutzung des ERP-Systems und zur Erzielung der gewünschten Ergebnisse.
- Richtlinien und Verfahren: Alle spezifischen Richtlinien oder Verfahren im Zusammenhang mit der Nutzung des ERP-Systems und der Datenverarbeitung.
- Häufig gestellte Fragen (FAQs): Eine Zusammenstellung von häufig gestellten Fragen und deren Antworten zum ERP-System.
3. Füllen Sie Ihre Wissensbasis mit ERP-Dokumentation
Sobald Sie die vorbereitenden Schritte unternommen haben, ist es an der Zeit, die Wissensdatenbank mit der Dokumentation Ihres ERP-Projekts zu füllen. Im Idealfall haben Sie das Projekt während der Durchführungsphase dokumentiert. Ist dies nicht der Fall, ist Ihre Dokumentation überfällig und Sie sollten diese Aufgabe schnellstmöglich nachholen. Schließlich ist die Dokumentation ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres ERP-Projekts.
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Vor allem bei der Benutzerdokumentation sollten die Anweisungen umfassend und detailliert sein. Arbeiten Sie mit Fachleuten und wichtigen Anwendern zusammen, um detaillierte Benutzerhandbücher zu erstellen, die alle Aspekte des ERP-Systems abdecken. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie professionelle Anleitungen für Endbenutzer erstellen können, lesen Sie diesen umfassenden Leitfaden.
Die technische Dokumentation unterstützt die Systemadministratoren bei der Verwaltung des ERP-Systems, einschließlich routinemäßiger Wartungsaufgaben, Sicherheitskonfigurationen und Verfahren zur Fehlerbehebung. Außerdem lassen sich so technische Probleme mit dem System leichter lösen. Bei Systemaktualisierungen lassen sich neue Funktionen, Verbesserungen und mögliche Auswirkungen auf bestehende Konfigurationen leicht erkennen.
Auch hier sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Wissensdatenbank regelmäßig überprüfen und aktualisieren und sich von den Endbenutzern Feedback geben lassen. Dies gewährleistet die Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit der Wissensdatenbank und hilft Ihnen, Ihr ERP-Projekt erfolgreich durchzuführen.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Eine gut organisierte Wissensbasis für ein ERP-Projekt kann für ein Unternehmen während der Implementierung und darüber hinaus von großem Nutzen sein. Sie ist eine wertvolle Ressource für Benutzer und Administratoren gleichermaßen. Die Benutzer können leicht auf Anleitungen und Nachschlagewerke zugreifen, um sich daran zu erinnern, wie sie Prozesse optimal bedienen können. Die Administratoren behalten den Überblick über das System durch eine umfassende technische Dokumentation, die in Wissensdatenbanken gespeichert werden kann.
Bevor Sie eine Wissensdatenbank erstellen, sollten Sie einen umfassenden Plan für das Projekt haben. Wissen Sie, welche Software Sie wollen (und brauchen!), strukturieren Sie Ihre Inhalte so, dass sie für die entsprechende Zielgruppe leicht zugänglich sind, und halten Sie Ihr Wissen stets auf dem neuesten Stand. Füllen Sie Ihre Wissensbasis mit der Dokumentation aus der ERP-Einführungsphase.
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