Welche Firmenwiki Software Tools gibt es auf dem Markt, was sind ihre Vorteile und wann sollten Sie welche Lösung nutzen?
Viele unserer Kunden nutzen FlowShare, um Ihr Firmenwiki mit nützlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu füllen. Zu einigen Anwendungen gibt es sogar einen direkten Export von FlowShare: Das heißt, dass Sie Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt aus FlowShare mit nur einem Klick in Ihr Wiki exportieren können.
Durch die enge Verknüpfung der FlowShare-Anleitungen mit Firmenwikis erhalten wir immer eine Menge Wiki-Input. Deswegen haben wir uns entschlossen, sämtliche Informationen in einem detaillierten und unabhängigen Überblick über die besten Softwareanbieter für Unternehmens-Wikis zu sammeln.
Was ist ein Firmenwiki und wofür ist es wichtig?
Ein Unternehmens-Wiki ist eine Plattform für die Zusammenarbeit und fungiert als interne Wissensdatenbank für Mitarbeiter. Es ermöglicht allen Mitarbeitenden eines Unternehmens den Zugriff auf Informationen, Dokumente, Daten und Ressourcen an einem zentralen Ort. Ein Wiki fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, indem es einen Raum bietet, in dem sie ihr Wissen miteinander teilen können – als Archiv oder in Echtzeit.
Ein Wiki ist deshalb so wichtig, weil es eine zentrale Orientierungshilfe für ein Unternehmen und seine Mitarbeitenden bietet. Durch die Zentralisierung von Informationen machen es Unternehmens-Wikis für jeden einfacher, auf dem Laufenden zu bleiben und sich über die neuesten Entwicklungen zu informieren. Außerdem können sie dazu beitragen, Fehler zu vermeiden, da die Mitarbeiter Zugang zu genauen Daten, Dokumenten und Anweisungen haben. Schließlich ermöglichen Unternehmens-Wikis den Teams, effektiver und effizienter zu arbeiten, da sie leicht auf die benötigten Informationen zugreifen und schnell die gesuchten Antworten finden können.
Kurz gesagt, ein Unternehmens-Wiki ist ein unschätzbares Werkzeug, das es Unternehmen ermöglicht, effiziente Abläufe aufrechtzuerhalten und Innovationen voranzutreiben, indem Wissen an einem zentralen Ort geteilt wird. Durch die Nutzung von Wikis können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams mit den Informationen ausgestattet sind, die sie für ihren Erfolg benötigen.
Vor dem Kauf: Was sind Ihre Ansprüche an ein Firmenwiki?
Bevor Sie eine Software kaufen, empfehlen wir Ihnen immer, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens genau zu ermitteln. Dazu gehören der Anwendungsfall der Software und ihre Zielgruppe. Fragen Sie sich, welchen Mangel die Wissensmanagement-Plattform beheben soll: handelt es sich um eine zentrale, unternehmensweite Wissensablage oder eher um eine Live-Collaboration-Plattform? Achten Sie auch darauf, wer die Software nutzt. Denn nur wenn die Software von den NutzerInnen akzeptiert und angenommen wird, kann Ihnen ein Unternehmens-Wiki wirklich weiterhelfen.
In jedem Fall ist es die Aufgabe der Software, Ihnen das Wissensmanagement so einfach wie möglich zu machen. Generell sollte eine Wiki-Software eine Reihe von Anforderungen erfüllen. Von entscheidender Bedeutung sind Zuverlässigkeit, Entwicklung, Anpassbarkeit, Kompatibilität, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Ist die Software auf dem Markt etabliert?
- Gibt es regelmäßige Updates?
- Ist das Unternehmens-Wiki an Ihre Corporate Identity anpassbar?
- Welche Integrationen bietet die Software?
- Wofür kann die Software eingesetzt werden? Wofür soll sie eingesetzt werden?
- Ist es für Autoren einfach, Inhalte zu erstellen? Ist der Inhalt für die BenutzerInnen zugänglich?
Weitere Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, sind Support-Optionen, Sprachverfügbarkeit und Kosten.
- Welche Support-Optionen sind verfügbar? In welchem Umfang?
- Werden mehrere Sprachen unterstützt?
- Fallen einmalige oder monatliche Kosten an, oder handelt es sich um eine Open-Source-Software?
Sobald Sie diese Fragen geklärt haben, können Sie sich mit der Softwarelandschaft vertraut machen. Hier ist unser Tool-Vergleich.
Die 12 beliebtesten Wiki Software Tools
1. Der Datenmanager: Microsoft Sharepoint
MS Sharepoint ist kein klassisches Wiki-Tool, funktioniert aber sehr gut im Dokumentenmanagement zum zentralen Ablegen und Bearbeiten von Daten. Gerade wenn im Unternehmen bereits umfassend Microsoft-Funktionen genutzt werden, kann die Verwendung des Sharepoints für ein Wiki sinnvoll sein. Sharepoint ist Microsofts Web-Anwendung zur Erstellung von Webseiten, sowie zum Speichern, Strukturieren, Freigeben und Abrufen von Informationen. Diese können also auch Wiki-Einträge beinhalten. Sharepoint ist ein sehr umfassendes Tool und fungiert auch als soziales Netz, es besteht die Möglichkeit der Erstellung von Gruppen und Abteilungen. Das Programm kann lokal installiert oder in der Cloud genutzt werden, zusätzlich gibt es eine App. Die neueste Version ist Sharepoint 2019, für den auch ein umfassender Support existiert.
Laut Microsoft verwenden bereits mehr als 200.000 Unternehmen das Tool. Auch einige unserer Kunden nutzen Sharepoint für ihr Firmenwiki – und haben dabei eine clevere Verbindung zur Dokumentationssoftware FlowShare gebaut: Beispielsweise lädt Bauvista Flowshare-Anleitungen im HTML-Format direkt in das Sharepoint-Wiki. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter nicht mehr aufwendig Wiki-Einträge erstellen. Stattdessen sind ganze Klickabfolgen innerhalb weniger Sekunden online.
Microsoft Sharepoint ist ab 4,70€ pro BenutzerIn und Monat erhältlich, jedoch in begrenztem Funktionsumfang. Außerdem gibt es eine etwas teurere Business-Version des Sharepoints. Mehr Infos bekommen Sie hier.
2. Der Klassiker: Mediawiki und Bluespice
Mediawiki ist eine weit verbreitete Open-Source-Software, die unter anderem auch die Basis für Wikipedia darstellt. Sie ist kostenlos, mehrsprachig und individuell anpassbar – mehr Informationen zum Download gibt es hier.
BlueSpice ist die Enterprise-Weiterentwicklung dieser Software und wird von Firmen wie HAVI Logistics, TenneT oder Asis verwendet. Das Tool bietet strukturiertes Dokumentenmanagement, Suche und Navigation, Personalisierung, Export in verschiedene Formate und ist mobil optimiert. BlueSpice ermöglicht außerdem die zentrale Verwaltung von Kategorien oder das Speichern von Vorlagen. Von BlueSpice wiederum gibt es zwei Versionen: Eine Cloud-Version, die für 25 AnwenderInnen ab 117€ im Monat erhältlich ist. Zusätzliche Services wie Support-Services oder monatliche Kündigungsoption kosten zusätzlich. Außerdem gibt es auch eine On-Premise Version des Wikis, das ab 333€ pro Jahr für 50 NutzerInnen verfügbar ist. BlueSpice kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Mehr Infos zu BlueSpice finden Sie hier.
3. Der Marktführer: Confluence
Confluence von Atlassian gilt als Marktführer unter den Firmenwikis und bezeichnet sich selber als “ein offener und gemeinsam genutzter Arbeitsbereich”. Das Tool umfasst unter anderem das hierarchische Erstellen von Inhalten, eine übersichtliche Such- und Kommentarfunktion, Vorlagen, flexible Nutzungsrechte und die Einbindung von verschiedenen Formaten wie Videos, Bildern oder GIFs.
Confluence kann entweder in der Cloud oder in der firmeneigenen Infrastruktur gehosted werden. Außerdem ist die Integration von anderen Tools wie Trello oder Jira – oder FlowShare – in Confluence möglich. Seit Sommer 2023 bietet FlowShare in seinen Exportformaten den direkten Export zu Confluence. So müssen Sie kaum noch etwas machen, um all Ihre FlowShare-Anleitungen im Confluence-Wiki mit Mitarbeitenden zu teilen. Mehr dazu, wie dieser Export funktioniert, finden Sie hier.
Insgesamt bietet die Software sehr umfangreiche Möglichkeiten, ist nach Wunsch individuell anpassbar und mit zusätzlichen Add-ons erweiterbar. Andererseits braucht es aufgrund dieses Umfangs eventuell etwas mehr Zeit in der Implementierung. Confluence ist ab $5.75 pro Monat erhältlich. Es gibt eine kostenlose Basisversion, in der Sie sich mit dem Tool vertraut machen können. Mehr Infos finden Sie hier.
4. Die Professionelle: ProProfs
ProProfs Knowledge Base ist eine leistungsstarke und einfach zu bedienende Software, mit der Unternehmen ihr eigenes Firmen-Wiki erstellen, anpassen, bearbeiten und verwalten können. Die Funktionen sind sowohl für technische Experten als auch für Anfänger geeignet. Dank der über 40 professionell gestalteten Vorlagen kann jeder ein Wiki mit ProProfs erstellen.
Das Tool bietet zuverlässige Berichte, intuitive Suchfunktionen, Anpassungsoptionen und Integrationen mit führenden Tools wie Zendesk, Freshdesk, Wufoo und Google Analytics. BenutzerInnen können Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Systems zuweisen und Workflows erstellen, um das Wissen und die Prozesse des Unternehmens besser zu überwachen.
ProProfs Knowledge Base genießt das Vertrauen einiger weltweit führender Unternehmen wie Zoho Corporation, Adobe, Acer und Nissan und ist damit die Top-Wahl für Unternehmen, die ihr Unternehmenswissen verwalten möchten. Die Knowledge Base kann auch in Kombination mit anderen ProProfs-Softwareprodukten wie ProProfs Chat und Help Desk verwendet werden, um ein noch besseres Ergebnis zu erzielen.
Ein ProProfs Essentials-Abonnement kostet ab $19,99 pro Benutzer und Monat, wenn es jährlich erworben wird. ProProfs bietet eine 15-tägige Geld-zurück-Garantie sowie eine kostenlose Basisversion, sodass Sie in Ruhe ausprobieren können, ob das Tool das richtige für Sie ist. Mehr über ProProfs finden Sie hier.
5. Die Vertrauenswürdige: Guru
Vertrauenswürdiges Wissen, das in Zusammenarbeit mit Ihrem Team entlang des Workflows entsteht – das ermöglicht Guru mit seinem Unternehmens-Wiki. Dank einer Expertenüberprüfungsfunktion und eines aktuellen Änderungsstatus wissen die Nutzenden der Guru-Wissensdatenbank immer, ob ein Wissensteil noch aktuell und vertrauenswürdig ist.
Guru ermöglicht es Ihnen, relevante Informationen zu erfassen, exakt dann, wenn Sie sie finden: Sie können Wissen aus Websites und Anwendungen direkt als Karten in Guru exportieren. Dort macht Guru dann intelligente Vorschläge zur Strukturierung und Pflege der Informationen. Durch ein Browser-Add-on und benutzerdefinierte Wissensauslöser werden die erfassten Informationen immer und überall zur Verfügung gestellt, wenn sie benötigt werden.
Dank einer Vielzahl von Integrationen, darunter Google, Slack, Microsoft Teams und Zendesk, ist die Einsatzmöglichkeit von Guru enorm und das Potenzial kann in allen gängigen digitalen Umgebungen genutzt werden. Übrigens: Guru lässt sich, genau wie Confluence, auch in FlowShare integrieren!
Guru bietet einen kostenlosen Einstiegsplan für Teams mit drei oder weniger Mitgliedern. Bei mehr als 3 Mitgliedern kostet der Einstiegsplan $10 pro BenutzerIn und Monat. Die Pläne können kostenlos getestet werden. Weitere Informationen zu den Plänen von Guru finden Sie auf der Website.
6. Der Workflow-Manager: Process Street
Vielleicht kennen Sie Process Street als Tool zur Erstellung von Workflows und SOPs aus unserem Blogpost über Prozessdokumentationssoftware. Process Street ermöglicht nicht nur die Erstellung von Workflows, sondern auch deren Verwaltung und ist damit quasi eine Wissensdatenbank mit einer Workflow-orientierten Struktur.
Mit Process Street können Sie Prozesswissen als Workflows erfassen, dann mehrere Instanzen davon erstellen und den Teammitgliedern zuweisen. Auf diese Weise wird das Wissen in konkrete, lehrreiche Aufgaben umgewandelt, deren Fortschritt zentral verfolgt werden kann. Workflows können zugewiesen werden, und für komplexere Prozesse können bedingte Workflows und Genehmigungspunkte erstellt werden, um die Prozessüberwachung zu verbessern.
Mit über 3.000 Integrationen ist Process Street ein wirklich vielseitiges Tool, das sich ideal eignet, wenn Prozesse den Kern des Unternehmenswissens bilden.
Process Street kann kostenlos getestet werden. Das Unternehmen hat ein spezielles Angebot für Startups, das bei $100 pro Monat (oder $1.000 bei jährlicher Nutzung) beginnt. Für größere Unternehmen kostet der Pro-Plan $415 pro Monat/$5.000 pro Jahr. Sie können die Software hier kennenlernen.
7. Das Denk-Kollektiv: Nuclino
Direkte Kollaborationsmöglichkeiten sind Nuclinos große Stärken. Das Tool ermöglicht es Ihnen, eine umfassende Plattform für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zu schaffen, die einfach und intuitiv zu bedienen ist und in Echtzeit aktualisiert wird. Das bedeutet, dass die Teammitglieder live mitverfolgen können, wie jemand Inhalte auf der Plattform erstellt.
Neben der Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht Nuclino seinen Nutzenden die sofortige Verknüpfung und Suche von Inhalten sowie die Visualisierung von Wissen und deren Verknüpfung je nach individuellen Vorlieben. Nuclino lässt sich nahtlos in über 40 Apps wie Slack, Lucidchart, Jira und andere integrieren. Die mobile Version ist kompatibel mit iOS und Android, die Desktop-Version mit MacOS, Windows und Linux.
Nuclino bietet eine 7-tägige kostenlose Testversion, einen kostenlosen Basisplan und kostenpflichtige Pläne von 5-10€ pro NutzerIn und Monat. Mehr über Nuclino erfahren Sie hier.
8. Die Plattform: Tiki-Wiki
Tiki Wiki ist eine Open-Source Wiki-Software und -Plattform. Sie bietet unter anderem die Möglichkeit zur Erstellung von Bildergalerien, Blogs, FAQs, Live-Support, Newslettern oder Umfragen.
Die Plattform ist modular aufgebaut und verfügt laut Website über 20.000 registrierte NutzerInnen. Diese können Informationen in einer Datenbank ablegen und anschließend die individuellen Nutzungsrechte verwalten. Die Plattform unterstützt zahlreiche verschiedene Sprachen, ist aber in der Nutzung zunächst nicht immer ganz übersichtlich. Insgesamt also ein Klassiker unter den Wikis, für das Firmenwiki aber nur bedingt einsetzbar. Mehr zu Tiki Wiki finden Sie hier.
9. Die Dateiablage I: Google Workspace
Es muss vermutlich nicht groß erklärt werden, da bereits bekannt: Google Workspace ist Googles allround Online-Office für die Erstellung und das Teilen von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen. Diese können online bearbeitet, sowie genauso wie weitere Dokumententypen hochgeladen und geteilt werden. Inhalte werden klassisch in Ordner und Unterverzeichnisse gegliedert und daraufhin kann Nutzenden entweder eine Lese- oder Zugriffsberechtigung erteilt werden.
Das alles vermutlich nicht unbedingt neu – jedoch können Sie diese Funktionen auch für Ihr Firmenwiki nutzen. Dabei sollten Sie auf einen klaren Aufbau und die Trennung zwischen wikifremden Dokumenten und Ihren Wiki-Artikeln Workspace achten. Der Vorteil von Google Docs ist seine universelle Einsatzfähigkeit: vermutlich jeder kann es ohne lange Einführung benutzen. Jedoch ist der Dienst nicht auf die Erstellung von Wikis spezialisiert, sondern umfasst das Rundum-Paket, inklusive Kalender, Mails, Chat, … etc.
Die Kosten für den Workspace starten bei 5,75€ pro NutzerIn pro Monat, mehr erfahren Sie hier.
10. Die Dateiablage II: Dropbox Paper
Dropbox ist ebenfalls eher ein klassischer Cloudspeicherdienst, lässt sich jedoch genauso auch für das firmeneigene Wiki verwenden. Dazu hat Dropbox den neuen Dokumententyp Dropbox Paper geschaffen, der für einen “flexiblen Arbeitsbereich” sorgen soll. Das Ganze erinnert ein wenig an Google Docs, Dateien werden ebenfalls online in der Cloud gespeichert, Lese- oder Bearbeitungszugriff sind von verschiedenen Endgeräten möglich und in die Dokumente können unterschiedliche Medien wie Bilder, Audio- oder Videodateien eingebaut werden.
Dropbox bietet Übersetzungen in zahlreichen Sprachen an und erlaubt Kommentare und Diskussionen. Insgesamt macht das Dropbox zu einem soliden Tool für ein Wiki, dass zwar ohne viele Zusatzfeatures auskommt, aber relativ intuitiv bedient werden kann. Paper-Dokumente können allerdings nur online eingesehen werden. Der Preis der Software hängt von Faktoren wie Teammitgliedern und Feature-Anzahl ab und beginnt bei 9,99 € pro NutzerIn und Monat. Die klassischen Cloud-Dienste sind dann natürlich inbegriffen. Dropbox kann zwei Wochen lang kostenlos getestet werden, mehr erfahren Sie hier.
11. Das Community-Firmenwiki: DokuWiki
Dokuwiki ist wie Tiki Wiki eine Open-Source-Software, dass heißt: hier ist jeder eingeladen mitzuarbeiten und die Software zu verbessern. Die Software ist relativ basic um schnell und einfach ein Wiki aufzubauen. Sie unterstützt über 50 Sprachen und lässt Individualisierung durch verschiedene Layouts, sowie die Regelung der Zugriffsrechte auf bestehende Wiki-Einträge zu.
Durch die Open Source-Eigenschaft können Profis das Tool ganz individuell an ihre Bedürfnisse anpassen. Für die Erweiterung der Basisfunktionen gibt es zudem Templates und Add-Ons. Trotzdem ist die Software vermutlich eher etwas für IT-Kenner und Entwicklerteams – diese können sich dann aber mit DokuWiki so richtig ausleben.
Dokuwiki können Sie kostenlos hier herunterladen.
12. Das KMU-Firmenwiki: DrupalWiki
DrupalWiki ist eine umfangreiche Wiki-Software, die sich gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) gut eignet. Die Software wurde von der Initiative Mittelstand als “Best Of”-Lösung ausgezeichnet und wird unter anderem von Firmen wie dem WDR, TÜV-Süd oder Frosta verwendet.
Auch DrupalWiki bietet zahlreiche Features: von einer übersichtlichen Kategorien-Verwaltung und Import aus Office inklusive Formatierung, über Anpassungsmöglichkeiten des Wikis an die Corporate Identity des Unternehmens bis hin zu einer guten Suchfunktion und Diskussionsmöglichkeiten in Blogs oder Foren. Zusatzfunktionen wie Nutzungsstatistiken oder eine Integration von Office sind optional und individualisierte Erweiterungen können zur Software dazugekauft werden.
DrupalWiki kann 30 Tage kostenlos getestet werden und kostet danach 75€ für 25 NutzerInnen im Monat. Als zweite Option kann die Software auch ab 100 NutzerInnen in der unbefristeten Lizenz gekauft werden und kostet dann 1.950€. Mehr dazu lesen Sie hier.
Nach dem Kauf: Wie Sie das Beste aus Ihrer Firmenwiki Software machen
Sobald Sie sich für eine Software entschieden haben, ist es an der Zeit, sie in Betrieb zu nehmen. Rollen und Zuständigkeiten müssen zugewiesen werden und die Aufgaben für die Erstellung und Pflege des Wikis müssen klar verteilt werden.
- Wer ist für welche Aspekte des Wikis zuständig und wie werden die Einträge erstellt?
- Kann jeder einen Beitrag zum Wiki leisten oder gibt es nur einige wenige Autoren?
- Wie wird die Qualität des Wissens im Wiki sichergestellt?
- Gibt es einen klar definierten Prozess, wie das Wiki aktuell gehalten wird?
Einige Antworten können bereits durch die Software selbst abgedeckt werden, für andere muss eine externe Strategie ausgearbeitet werden. In jedem Fall ist es für ein erfolgreiches Unternehmens-Wiki von entscheidender Bedeutung, dass diese Fragen aufgeworfen und richtig angegangen werden.
Füllen Sie Ihr Firmenwiki mit FlowShare-Anleitungen
Natürlich muss ein Unternehmens-Wiki mit Material gefüllt werden. Dazu gehören Dokumente und Dokumentationen, Referenzen, Prozessrichtlinien und alle Arten von Daten. Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie mit FlowShare erstellen, sind eine Möglichkeit, Ihr Wiki mit produktivem Unternehmenswissen zu füllen. FlowShare ist mit seinen verschiedenen Exportformaten und Integrationen gut mit vielen Wiki-Tools kompatibel. So können Sie Ihren Kollegen nützliche Anleitungen zur Verfügung stellen und diese zentral speichern, damit jeder leicht darauf zugreifen kann!
Dokumentieren Sie einfach Ihre Prozesse, exportieren Sie sie in Ihrem Lieblingsformat und laden Sie sie in Ihr Wiki hoch! Erfahren Sie hier mehr über FlowShare.
Fazit
Die hier vorgeschlagenen Softwarelösungen sind eine Auswahl aus einer Vielzahl von Tools. Unabhängig davon, ob Ihr bevorzugtes Wiki darunter ist oder nicht, müssen Sie letztlich ein Wiki finden, mit dem die ErstellerInnen und NutzerInnen von Wiki-Einträgen gut arbeiten können. Alles andere ist zweitrangig.
Wichtig ist, dass bei der Anschaffung einer Wiki-Software folgende Überlegungen angestellt werden:
- welche Anforderungen Ihr Wiki erfüllen muss
- welche davon am wichtigsten sind, und
- welche Software diese Anforderungen am besten erfüllt.
Wiki-Software nimmt Ihnen eine große Last von den Schultern, aber sie wird sich nicht von selbst unterhalten. Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Team Wiki-spezifische Verantwortlichkeiten festgelegt werden und dass Sie eine einfache Möglichkeit haben, Ihr Wiki mit produktivem Wissen zu füllen!