Home ERP Dokumentation 3 Strategien zur ERP-Projektdokumentation, die eine erfolgreiche Implementierung ermöglichen und das Risiko eines Scheiterns verringern

3 Strategien zur ERP-Projektdokumentation, die eine erfolgreiche Implementierung ermöglichen und das Risiko eines Scheiterns verringern

Inhaltsverzeichnis

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Peter Drucker, ein bekannter Managementexperte, sagte einmal : “Wenn etwas scheitert, obwohl es sorgfältig geplant, sorgfältig entworfen und gewissenhaft ausgeführt wurde, deutet dieses Scheitern oft auf einen grundlegenden Wandel und damit auf eine Chance hin.” Dies gilt in der geschäftigen Welt der Unternehmen, insbesondere im Zusammenhang mit der ERP-Einführung. Bei der Einrichtung eines ERP-Systems kommt es trotz aller Bemühungen manchmal vor, dass die Dinge nicht wie geplant laufen.

Aber jetzt kommt der interessante Teil: Jeder Rückschlag kann eine Gelegenheit zum Lernen und Wachsen sein.

Ob es sich um eine ERP-Implementierung oder ein anderes wichtiges Projekt handelt, einer der Schlüsselfaktoren, um diese Schwierigkeiten in einen Erfolg zu verwandeln , ist eine sorgfältige Planung und eine effektive Wissensdokumentation.

Dies ist umso wichtiger, wenn wir mitten im Geschehen sind, denn schon ein winziger Fehltritt kann zu erheblichen Störungen führen. Um potenzielle Risiken in echte Chancen umzuwandeln, müssen wir also wachsam bleiben und jede unserer Handlungen strategisch steuern.

Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Prozess und stellt sicher, dass Sie für die bevorstehende Aufgabe bestens gerüstet sind!

Zusammenfassung

Die Einführung von ERP (Enterprise Resource Planning) kann ein komplexer und riskanter Prozess sein. Trotz der potenziellen Vorteile erreichen viele ERP-Projekte ihre Ziele nicht. In diesem Artikel werden wir drei kritische Wege untersuchen, wie die ERP-Projektdokumentation eine erfolgreiche ERP-Implementierung unterstützen und die Risiken des Scheiterns reduzieren kann:

  1. Verstehen der Altsysteme: Vor der Migration die bestehenden Geschäftsprozesse in- und auswendig kennen und die richtigen Personen einbeziehen, die mit dem alten System vertraut sind.
  2. Schulung und Ressourcen während der Migration: Bereitstellung einer angemessenen Schulung für die Benutzer durch verschiedene Methoden, einschließlich persönlicher Gespräche, Online-Schulungen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Die Betonung von Anpassungen und Experimenten in einer kontrollierten Umgebung kann zu einer effektiveren Umsetzung führen.
  3. Post-Implementierungs-Dokumentation: Umfassende und rollenspezifische Dokumentation zur Förderung des weiteren Erfolgs nach der Einführungsphase. Dazu gehört, dass die Leitfäden und Handbücher auf dem neuesten Stand gehalten werden und aktuelle Probleme sowie regelmäßige Wartungsarbeiten berücksichtigt werden.

Durch die Einhaltung dieser Best Practices und das Verständnis der Gründe für häufige Fehlschläge können Unternehmen die komplexe Welt der ERP-Implementierung mit größerer Zuversicht und mehr Erfolg durchlaufen.

Warum die ERP-Einführung scheitert

Laut einem Bericht der Panorama Consulting Group über Unternehmenssoftware und ERP-Implementierungen aus dem Jahr 2023 wird nur knapp die Hälfte aller ERP-Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen.

Bei etwa 38 % der Projekte wurde das Budget überschritten, bei fast 10 % sogar deutlich.

Ebenso dauerten etwa 30 % der Projekte länger als erwartet, und bei 11,5 % wurde das Projekt deutlich später abgeschlossen.

Die Hauptgründe für die Überschreitung des Budgets waren

  • die Personalausstattung des Projekts unterschätzt,
  • erweiterter Projektumfang und
  • technische und datentechnische Fragen

Der Zeitplan konnte in der Regel aus folgenden Gründen nicht eingehalten werden

  • technische Fragen,
  • erweiterter Projektumfang,
  • Ressourcenbeschränkungen und
  • organisatorische Fragen.

Unsere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden hat uns gelehrt, dass mehrere Faktoren die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems behindern können. Unzureichende Planung, unzureichende Haushaltsmittel und Ressourcen sowie mangelnde Benutzerschulung stehen dabei häufig an erster Stelle. Die Probleme hören jedoch nicht damit auf. Fehlentscheidungen, wie z. B. die Auswahl der am besten geeigneten ERP-Lösung von Anfang an oder die Zusammenarbeit mit einem nicht kompatiblen Implementierungspartner, können den gesamten Prozess zum Entgleisen bringen. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, in jeder Phase fundierte Entscheidungen zu treffen, um eine reibungslose ERP-Einführung zu gewährleisten.

Unzureichende ERP-Einführung verursacht langfristige Probleme

Es sei darauf hingewiesen, dass eine unzureichende Umsetzung fatale Folgen für Ihr Unternehmen haben kann.

Anstatt die Effizienz des Unternehmens zu steigern, wird das neue System für die Mitarbeiter eine Hürde bei der Erledigung von Vorgängen darstellen. Vielleicht mussten Sie an der Ausbildung sparen, was bedeutet, dass Ihr Team Schwierigkeiten hat, die Prozesse optimal zu erledigen. Dies bedeutet wahrscheinlich, dass die Mitarbeiter das neue System ablehnen, was zu suboptimaler Leistung und niedriger Arbeitsmoral führt.

Der Druck kann dazu geführt haben, dass Sie die Prozess- und Testdokumentation vernachlässigt haben, was dazu führt, dass auftretende Fehler und technische Probleme nicht leicht nachvollziehbar sind.

Außerdem kann eine unsachgemäße Implementierung zu einer Diskrepanz zwischen den tatsächlichen Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den Lösungen des ERP-Systems führen.

Das gilt natürlich nur, wenn Sie das Projekt überhaupt in Betrieb nehmen. Viele Unternehmen, die Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben, geben das Projekt ganz auf. In diesem Fall ist die Umsetzung vollständig gescheitert. Die Folgen: Riesige finanzielle Verluste, gestörte Geschäftsabläufe, Widerstand bei den Kollegen gegen künftige IT-Projekte.

3 Wege, wie die ERP-Projektdokumentation zu einer erfolgreichen Implementierung beiträgt

Die ERP-Einführung birgt zwar viele Chancen, ist aber auch eine riskante Angelegenheit und erfordert eine sorgfältige Planung. Von unseren Kunden wissen wir, dass die Dokumentation einer der wichtigsten und ebenfalls unterschätzten Aspekte für den Erfolg einer ERP-Einführung ist.

Im Folgenden finden Sie drei bewährte Verfahren, die Sie bei Ihrer ERP-Einführung in die Praxis umsetzen können.

1. Vor der ERP-Einführung: Kennen Sie alle alten Geschäftsprozesse in- und auswendig

Es mag wie eine Selbstverständlichkeit erscheinen, aber es ist erstaunlich, wie viele Unternehmen keine Ahnung haben, wie ihr Altsystem eigentlich funktioniert. Der Grund dafür: Prozesse existieren in den Köpfen der Mitarbeiter, sind aber nie auf Papier dokumentiert worden. Dieser Mangel an Transparenz führt oft dazu, dass viel Zeit mit Fragen wie: “Wie haben wir x im alten System gemacht?” oder “Kann man es so ähnlich wie y machen…”. Mit der Zeit wird dies immer mühsamer, da immer mehr Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder entlassen werden. Sie können in Ihrem neuen ERP-System keine Prozesse verbessern, die zu Beginn nicht dokumentiert wurden.

Holen Sie die richtigen Leute für das ERP-Migrationsprojekt an Bord.

Die Lösung ist gar nicht so schwierig: Stellen Sie sicher, dass jeder, der weiß, wie das alte System funktionierte, Teil des Migrationsprojekts ist. Stellen Sie ein Team aus Personen zusammen, die in den bisherigen Prozessen Schlüsselanwender waren, und stellen Sie sicher, dass sie alles von A bis Z lückenlos dokumentieren. Ja, alle relevanten Prozesse.

Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun:

  • Whiteboards in Sitzungen, an denen alle teilnehmen,
  • die gesamte Dokumentation online zu stellen (insbesondere wenn Sie ein Wiki verwenden),
  • Prozesslandkarten oder das Führen von Dokumenten, die jeden Prozess innerhalb des Systems erklären.

Das mag kurzfristig Zeit kosten, spart aber später das Zehnfache an Zeit. Wenn jemand fragt: “Wie haben wir X gemacht?”, wissen Sie es entweder sofort oder Ihr Team weiß genau, wo es zu finden ist.

Es ist absolut wichtig, dass Sie wissen, wie Ihr Altsystem heute funktioniert. Auf diese Weise kann dieses Wissen in Ihre neue ERP-Software zurückgespeist werden, wenn Sie beginnen, Dinge zu ändern und hinzuzufügen. Dies wird dazu beitragen, dass Ihr Projekt vom ersten Tag an reibungslos abläuft und Sie in Zukunft nicht mehr damit kämpfen müssen, grundlegende Informationen aus Ihrer ERP-Software zu erhalten.

2. Während der Migration: Stellen Sie Ihren Benutzern die richtigen Schulungen und Ressourcen von Fachleuten zur Verfügung

Die Schulung des Schlüsselpersonals vor der ERP-Einführung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Der Grund dafür ist einfach: Die Schulung trägt zu einer erfolgreichen ERP-Einführung bei. Das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter ausbrennen, ist geringer, und die Chancen für eine erfolgreiche Softwareeinführung steigen. Ihre Mitarbeiter sind ein wichtiger Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind oder für welchen Anbieter von ERP-Lösungen Sie sich entscheiden – von Microsoft Dynamics bis SAP, Cloud- oder On-Premise-Lösungen – einer der gefährlichsten Bereiche von ERP-Software sind die Schnittstellen.

Der Bericht von Panorama Consulting zeigt, dass mehr als ein Viertel der Unternehmen ERP-Software ohne jegliche Anpassung implementiert. Das heißt, wenn Sie nicht wissen, was Sie tun, können Sie leicht einen Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse komplett ausschalten. Oder noch schlimmer – etwas tun, das unbeabsichtigte Folgen für einen anderen Prozess hat.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Hauptnutzer schulen, damit sie lernen, wie sie die besten Schnittstellen und Arbeitsabläufe in Ihrem neuen System erstellen können. Ermutigen Sie sie zum Experimentieren – aber in einer Sandkastenumgebung, in der sie keine großen Auswirkungen verursachen, bevor sie nicht alles gelernt haben. Eine interaktive Demonstration von Prozessen oder des Tools als Ganzes kann eine Möglichkeit sein, dies zu erleichtern.

Schulungen sind von entscheidender Bedeutung und können auf verschiedene Weise durchgeführt werden:

a) Persönliche oder virtuelle Live-Schulung

Die persönliche Schulung ist die teuerste Option, aber sie bringt Ihr Team in direkten Kontakt mit den Fachleuten und ermöglicht es ihnen, während der Schulung Fragen zu stellen. Dies ist eine gute Investition für Unternehmen, die wollen, dass ihre Mitarbeiter mit der Funktionsweise des neuen Systems vertraut sind, aber keine zusätzlichen Kosten in der Zukunft haben wollen.

Die Schulungen können auch in Ihrem eigenen Büro durchgeführt werden, so dass Sie an den Schulungstagen Zeit sparen. Dies erleichtert es Ihnen, Menschen zusammenzubringen, anstatt sie überall hinreisen zu lassen (z. B. in verschiedene Städte zur Schulung zu fliegen). Wenn Ihr Unternehmen mit der Einführung der neuen ERP-Software beginnt, ist es wichtig, dass Sie weiterhin Schulungen anbieten, um die Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten.

Wenn Sie vermeiden wollen, dass Sie dieselbe Schulung immer wieder durchführen müssen, müssen Sie nach der Schulung Nachbereitungsmaterial bereitstellen. Dies kann in Form einer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder einer schriftlichen Dokumentation erfolgen. Wenn dies nicht in der Schulung enthalten ist, stellen Sie sicher, dass Sie einen Key-User haben, der die Schulung auch dokumentiert, z. B. durch ein Dokumentationswerkzeug. Andernfalls wird die Ausbildung nicht nachhaltig sein. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie dieselbe Ausbildung einige Monate später wiederholen müssen.

b) Online- oder Videoschulung:

Online-Schulungen sind eine gute Investition für kleine Unternehmen, denn sie müssen nur einmal bezahlt werden. So erhalten Ihre Teams alle notwendigen Informationen über die Funktionsweise des neuen ERP-Systems und erhalten einen Überblick über die in einigen Monaten anstehenden Aufgaben. Für diejenigen, die noch nicht viel Erfahrung mit den Systemen haben, reichen Online-Kurse jedoch möglicherweise nicht aus. Außerdem müssen sich Ihre Mitarbeiter das Material ansehen, was nach unserer Erfahrung mit über 200 Kunden nur selten geschieht.

Eine Stunde oder mehr mit dem Anschauen von Videos zu verbringen, ist nichts, was die Mitarbeiter mit Begeisterung tun. Stattdessen bevorzugen sie eine bestimmte Lösung, wenn sie auf ein Problem stoßen.

c) Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Wenn Ihr ERP-System über spezielle Funktionen verfügt, sollten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Benutzer hinzufügen. Diese Leitfäden sollten mit grundlegenden Informationen beginnen, die für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind, und sich dann zu fortgeschritteneren Themen vorarbeiten. Mit solchen Handbüchern finden Ihre Teams schneller und einfacher die Informationen, die sie benötigen, wenn sie mit Ihrer neuen ERP-Software beginnen. Sie können nach den gewünschten Themen suchen und müssen nicht erst durch ein ganzes Video scrollen.

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Bevor Sie jedoch entscheiden, welche Schulungen Sie anbieten wollen, sollten Sie einen Zeitplan für den Start und die Kommunikation aufstellen. Wenn Sie von Anfang an einen Schulungskalender haben, können Sie auf verschiedene Probleme eingehen, die während der Umsetzung auftreten. Es macht es einfacher, die richtigen Entscheidungen zu treffen und zu wissen, welcher Benutzer was bis wann wissen muss, was Zeit und Geld sparen kann.

Entwicklung und Pflege von Schulungsmaterialien für eine effektive ERP-Einführung

Das Schulungsmaterial muss frühzeitig entwickelt werden, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie genügend Mitarbeiter haben, um den Rest Ihres Unternehmens zu schulen. Während die meisten Schulungsunterlagen bereits vor der Implementierung erstellt werden können, müssen einige Themen möglicherweise im Laufe der Zeit überarbeitet oder auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden.

Je früher Sie diesen Punkt angehen, desto besser für alle. Und wenn Sie Ihr Material erstellt haben, vergessen Sie nicht, es auf dem neuesten Stand zu halten. Erwägen Sie die Aufnahme eines Abschnitts “Schulung und funktionale Referenz” in Ihre ERP-Implementierungsdokumente, damit jeder die relevanten Materialien leicht finden kann. Es empfiehlt sich, diesen Abschnitt als Anhang in die Durchführungsunterlagen aufzunehmen. Wenn Sie mit einem Implementierungspartner zusammenarbeiten, ist es in der Regel seine Aufgabe, Schulungen anzubieten, aber nicht das Nachbereitungsmaterial.

3. Nach dem Go-Live: Nutzen Sie die Dokumentation, um den Erfolg der Implementierung zu fördern

Die Dokumentation ist von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche ERP-Implementierung, aber ebenso wichtig für die optimale Nutzung des Systems nach dem Go-Live.

Nachdem Ihre Benutzer in der Verwendung des neuen Systems geschult wurden, müssen Sie ihnen zusätzliches Material zur Verfügung stellen, um sie bei ihren täglichen Aufgaben und Problemen zu unterstützen.

Auswahl der richtigen Dokumentation für die Bedürfnisse Ihres Teams

Bei der Wahl zwischen Handbüchern und Online-Hilfe sollten Sie sich auf die Dokumentation konzentrieren, die Ihre Teams am häufigsten benötigen. Ziel ist es, allen Nutzern die benötigten Informationen so einfach und schnell wie möglich zur Verfügung zu stellen. (Ein Unternehmens-Wiki oder ein Wissensmanagementsystem kann in dieser Hinsicht sehr hilfreich sein.) Die Mitarbeiter lesen eher Artikel oder Anleitungen, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind. Stellen Sie also sicher, dass Ihre gesamte Dokumentation so organisiert ist, dass sie zu den täglichen Arbeitsabläufen passt.

Anpassen von Leitfäden und Handbüchern für verschiedene Rollen

Um Ihnen bei dieser Aufgabe zu helfen, sollten Sie themenspezifische Leitfäden und Handbücher verwenden. Jeder Leitfaden bzw. jedes Handbuch kann für eine andere Personengruppe auf der Grundlage ihrer Rolle innerhalb des Unternehmens und der von ihnen täglich ausgeführten Aufgaben angepasst werden. Wenn Sie beispielsweise ein neues Team mit der Verwaltung Ihrer Finanzen betrauen, stellen Sie sicher, dass jede Person im Team Zugang zu allen Informationen hat, die für diese Aufgabe erforderlich sind, einschließlich Informationen über die Budgetierung, die Erstellung von Berichten und die Zusammenarbeit mit Anbietern.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die neue Aufgaben oder Zuständigkeiten übernehmen, sollten Sie auch dafür sorgen, dass sie Zugang zu den Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Erstellung spezifischer Leitfäden für spezialisierte Teams

Denken Sie daran, dass manche Teams bestimmte Informationen nicht benötigen, und grenzen Sie die Themen ein und erstellen Sie spezifischere Leitfäden. Wenn Sie zum Beispiel ein Team haben, das für die Erstellung von Berichten aus dem ERP-System verantwortlich ist oder an speziellen Projekten arbeitet, braucht es vielleicht keine Informationen über das ERP-System selbst. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede dieser Personengruppen einen eigenen Leitfaden erstellen und Ihre Mitarbeiter nicht mit Anweisungen überfrachten.

Umgang mit technischen Problemen bei ERP-Software

Wenn Ihr Unternehmen jedoch Probleme mit der ERP-Software selbst hat, müssen Sie ihm zusätzliches Material über die technische Dimension des Systems zur Verfügung stellen. Sie sollten auch dafür sorgen, dass Ihre Teams wissen, wo sie diese Informationen finden. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Ihre Handbücher und Leitfäden im hinteren Teil einen Abschnitt “Aktuelle Themen” enthalten, damit jedes Team weiß, wo es nach Informationen suchen muss.

Die meisten ERP-Systeme sind sehr wartungsintensiv, und Ihre Teams benötigen eigene Handbücher, um den Überblick über alle benötigten Informationen zu behalten. Auch wenn Sie es anfangs vielleicht nicht für nötig halten, wenn Sie erst einmal täglich mit dem System arbeiten, können kleine Dinge manchmal einen großen Unterschied darin ausmachen, wie reibungslos alles läuft.

So wie die Dokumentation eine erfolgreiche ERP-Implementierung unterstützt, kann sie auch dazu beitragen, das Risiko einer erfolglosen Implementierung zu verringern

Die ERP-Einführung kann ein riskanter und schwieriger Prozess sein. Sie können das Risiko des Scheiterns eines ERP-Projekts verringern, indem Sie in die Dokumentation investieren und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an über alle Informationen verfügen, die sie für den Erfolg benötigen.

Die Dokumentation spielt in allen Phasen des ERP-Projekts eine entscheidende Rolle: vor, während und nach dem Projekt:

  • Hilfe bei der Erfassung bestehender Prozesse, um die ERP-Funktionen auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen,
  • Erleichterung der Mitarbeiterschulung bei der Umsetzung und
  • Aufrechterhaltung der optimalen Nutzung und Ermöglichung der Fehlerbehebung nach dem Go-Live.

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