Wie Sie Handbücher für Mitarbeiterschulungen erstellen, die Ihr Team auch wirklich nutzt

Wenn es um die Schulung von Mitarbeitern geht, ist ein gut gemachtes Handbuch eine äußerst wertvolle Ressource. Es hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten, und stellt sicher, dass Ihr Team die gleichen Verfahren anwendet. Mit Hilfe eines Handbuchs können Sie Regeln, Aufgaben, Prozesse und Erwartungen klar kommunizieren.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie Handbücher für Mitarbeiterschulungen erstellen können, die tatsächlich genutzt werden, sind Sie hier genau richtig! In diesem Blogbeitrag werden wir erörtern, was ein ansprechendes Schulungshandbuch ausmacht, und einige Tipps geben, wie Sie selbst eines erstellen können.

Wozu ist ein Handbuch für die Mitarbeiterschulung gut?

Mit einem Schulungshandbuch können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter unabhängig von der Person, die die Schulung durchführt, die gleiche Qualität der Schulung erhalten. Es ermöglicht Ihnen auch, klar zu kommunizieren, was von den Mitarbeitern erwartet wird, wie Aufgaben zu erledigen sind und Prozesse abgeschlossen werden sollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen neuen Mitarbeiter oder um einen langjährigen Mitarbeiter des Unternehmens handelt. Schulungshandbücher sind immer eine gute Ressource, um eine klare und hilfreiche Kommunikation zu gewährleisten.

Ein gut ausgearbeitetes Mitarbeiterschulungshandbuch ist auch ein wertvolles Nachschlagewerk, auf das die Mitarbeiter zurückgreifen können, wenn sie eine Auffrischung von Verfahren oder Protokollen benötigen. Manche Vorgänge kommen nur alle Jubeljahre einmal vor. Warum sollten die Mitarbeiter sie auswendig lernen, wenn sie eine gute Referenz zur Verfügung haben?

Besonders detaillierte Handbücher – wie z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen – haben das Potenzial, implizites Wissen zu vermitteln, das bei der Arbeit entsteht. Solche detaillierten Anweisungen erfassen unweigerlich Elemente, die in schriftlichen Erklärungen und Verfahren nicht enthalten sind.

Wenn Sie ein Handbuch für die Mitarbeiterschulung erstellen, sollten Sie einige Schlüsselelemente berücksichtigen:

Ein Überblick über das Unternehmen, seinen Auftrag und seine Werte.

Dies ist ein wichtiges Element, um den Ton für Ihr Handbuch anzugeben, insbesondere für neue Mitarbeiter. Die Unternehmenswerte werden jedoch in der täglichen Arbeit gelebt, und eine Beschreibung in einem Handbuch ist nur bedingt aussagekräftig.

Eine Liste von Hausregeln.

Das mag selbstverständlich sein, aber natürlich müssen Sie die Regeln immer klar kommunizieren. Auf diese Weise weiß der Mitarbeiter sofort, welches Verhalten akzeptabel ist und welches nicht. Hausregeln vermitteln kein spezifisches Prozesswissen. Stattdessen schaffen sie die Voraussetzungen dafür, dass sich ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen akklimatisieren kann.

Eine Beschreibung der Positionen, ihrer Aufgaben und Zuständigkeiten.

Dies wird die Zusammenarbeit in Ihrem Team erleichtern, da Überschneidungen vermieden werden und die Zuständigkeiten klar festgelegt werden. Es bedeutet auch, dass die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich mit spezifischen Fragen wenden können.

Ein Überblick über die verschiedenen Prozesse des Unternehmens.

Eine visuelle Darstellung hilft dabei, ein ganzheitliches Bild davon zu schaffen, wie Unternehmensprozesse miteinander in Beziehung stehen oder miteinander verwoben sind, a. Flussdiagramme und Prozesslandkarten sind für die Mitarbeiter äußerst nützlich, um sich ein umfassendes Bild von Prozessen und Verantwortlichkeiten zu machen.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für bestimmte Aufgaben.

Dieser Teil steht in direktem Zusammenhang mit dem Ergebnis Ihres Schulungshandbuchs, d. h. ob die Teilnehmer in der Lage sein werden, das Handbuch effektiv zu nutzen. Mit schrittweisen Anleitungen können Sie Ihren Kollegen beibringen, Aufgaben vom ersten Tag an richtig zu erledigen. Auf diese Weise machen Sie aus Neueinsteigern schneller produktive Mitarbeiter für Ihr Tagesgeschäft. Unternehmensveteranen können neue Prozesse leicht richtig übernehmen.

Erstellung von Schulungshandbüchern für Mitarbeiter, die jeder versteht

Da Sie nun wissen, was in Ihrem Schulungshandbuch enthalten sein sollte, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Schulungshandbücher in der Praxis erstellen können.

Konsistenz ist der Schlüssel

Es gibt zwei Hauptwege, um konsistente Schulungshandbücher zu erstellen:

• über eine genaue Vorlage für die manuelle Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen verfügen oder
• ein Software-Tool verwenden, das Ihnen die Arbeit abnimmt

Im Allgemeinen ist die Verwendung einer Vorlage ein sehr hilfreicher Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres eigenen Mitarbeiterschulungshandbuchs. Sie brauchen das Rad nicht neu zu erfinden, denn es gibt eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie übernehmen können. Eine Vorlage bietet Ihnen einen Rahmen, mit dem Sie arbeiten können, und hilft Ihnen, alle Informationen zu organisieren, die Sie aufnehmen müssen.

Eine Vorlage ist auch für Ihre Schritt-für-Schritt-Anweisungen für bestimmte Unternehmensaufgaben von entscheidender Bedeutung. Erinnern Sie sich daran, dass wir gesagt haben, dass diese Anweisungen das entscheidende Element sind, um Ergebnisse aus Ihrem Trainingshandbuch zu erzielen?

Stellen Sie sich nun vor, dass in diesen Anleitungen bestimmte Schritte fehlen, es an Bildmaterial mangelt oder sie einfach unverständlich sind. Anstatt dass das Schulungshandbuch Ihnen bei der Produktivität Ihres Unternehmens hilft, schafft es nur Verwirrung. Und schlimmer noch, die Mitarbeiter könnten ihre Aufgaben deshalb einfach falsch erledigen.

Dies ist leider eine Realität für viele Unternehmen, die in ihren Schulungshandbüchern unzusammenhängende Schritt-für-Schritt-Anweisungen haben.

Software für eine durchgängig konsistente Gestaltung von Schulungshandbüchern

Vor allem, wenn Ihr Unternehmen nur über ein begrenztes Budget verfügt, könnte Ihre instinktive Präferenz die erste Option sein. Warum Geld für Software ausgeben, wenn Sie eine kostenlose Vorlage mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen können, das Sie bereits besitzen?

Zugegeben, es gibt eine Menge Dokumentationswerkzeuge mit einer Vielzahl von Funktionen, die Sie wahrscheinlich nie benutzen werden. Aber manuelle Dokumentation klingt nur so lange gut, bis man sie tatsächlich machen muss – und merkt, wie viel Zeit und Mühe sie wirklich kostet.

Es handelt sich einfach um eine mühsame Aufgabe auf niedrigem Niveau, die Sie und Ihr Team von der eigentlichen Arbeit abhält. Und wenn wir ehrlich sind, ist es einfach lästig, Screenshots zu erstellen, diese sich wiederholenden Beschreibungstexte abzutippen und ein Dokument zusammenzustellen, das immer noch aussieht, als käme es direkt aus den 90er Jahren (vielleicht sogar mit Comic Sans?).

FlowShare für konsequent einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Aus diesem Grund haben wir FlowShare entwickelt. Dieses Dokumentationswerkzeug ist als leichtgewichtige und einfache Lösung für die praktische Mitarbeiterschulung konzipiert, ohne unnötig komplexe Funktionen. Mit FlowShare erstellen Sie die Dokumentation, während Sie die eigentliche Aufgabe ausführen, und es erfasst automatisch jeden Schritt, den Sie machen. Das Ergebnis sind konsistente, detaillierte und leicht zugängliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Ihre Schulungshandbücher.

Der beste Weg zur Erstellung von Schulungshandbüchern für Mitarbeiter, die auch gelesen werden wollen

Zurück zu dem größeren Projekt der Erstellung vollständiger Schulungshandbücher. Für diese Aufgabe gibt es keine Einheitslösung, denn die beste Art und Weise, ein Schulungshandbuch zu erstellen, hängt vom Unternehmen und der Position ab, für die geschult werden soll.

Verschiedene Teile des Handbuchs erfordern unterschiedliche Vorgehensweisen. Denn die Erläuterung und Visualisierung eines bestimmten Prozesses unterscheidet sich stark von der Ausarbeitung der Unternehmenswerte. Es gibt jedoch einige allgemeine Tipps, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiterschulungshandbuch so effektiv wie möglich ist:

• Halten Sie es einfach und prägnant. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, die benötigten Informationen leicht zu finden, ohne sich überfordert zu fühlen.
• Fügen Sie viel Bildmaterial ein. Insbesondere Schritt-für-Schritt-Anleitungen sollten von Screenshots der einzelnen Prozessschritte begleitet werden.
• Machen Sie es interaktiv. Versuchen Sie, die Mitarbeiter mit Quizfragen, Übungen und Beispielen aus dem wirklichen Leben einzubeziehen, anstatt nur Informationen aufzulisten, wann immer dies möglich ist.

Wir haben Ihnen bereits FlowShare vorgestellt, mit dem Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Ihre Schulungshandbücher erstellen können. Natürlich gibt es eine Reihe von Werkzeugen für die Erstellung von Handbüchern. Dazu gehören Tools für Prozesslandkarten, interaktive Schulungen, Videos oder Referenzsysteme. Wir haben einen umfassenden Leitfaden für Sie erstellt, der Ihnen bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen geeigneten Software für Schulungsunterlagen hilft.

Wie BDAE FlowShare für präzise Mitarbeiterschulungshandbücher nutzt

Wie viele unserer Kunden wurde auch die BDAE Group auf FlowShare aufmerksam, als sie eine ERP-Software implementierte. Mit Niederlassungen in Deutschland und den Vereinigten Arabischen Emiraten sowie einem Servicecenter in den USA bietet das Unternehmen Lösungen für die soziale Sicherheit im Ausland für Privatpersonen und Unternehmen an und berät Personalabteilungen in diesem Bereich.

Im Jahr 2017 entschied sich die BDAE-Gruppe für FlowShare zur Implementierung einer neuen ERP-Software. Um die immense Menge an Prozessen, die in diesem Projekt zu dokumentieren waren, zu bewältigen, bot FlowShare eine ideale Lösung, nicht nur um Prozesse schnell und mühelos zu dokumentieren, sondern auch um die Aufgabe auf viele verschiedene Teammitglieder zu verteilen. Die Benutzerfreundlichkeit von FlowShare ermöglichte es auch technisch weniger versierten Kollegen, zu Dokumentations-Experten zu werden.BDAE erkannte schnell den Wert von FlowShare über das ERP-Migrationsprojekt hinaus. Die Erfassung des impliziten, alltäglichen Teamwissens mit FlowShare wurde zu einem Hauptfaktor für das Unternehmen, FlowShare weiterhin zu nutzen. Der CEO des Unternehmens sagte uns in einem Feedback-Interview:

Die Fähigkeit, Prozesse schnell zu erfassen, ist ein großer Vorteil für die BDAE-Gruppe. Es ermutigt die Teammitglieder, auch in Situationen zu dokumentieren, in denen sie sonst keine Zeit dazu hätten. Heute nutzt das Unternehmen FlowShare, um praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Schulung neuer Mitarbeiter und als Referenz für langjährige Mitarbeiter zu erstellen.

Mitbringsel

In diesem Artikel haben wir erläutert, warum umfassende und zugängliche Schulungshandbücher wichtig sind. Wir haben gezeigt, wie man Handbücher erstellt, die einfach zu benutzen sind und Ihnen und Ihren Kollegen helfen, Neues zu lernen.

Wir haben gezeigt, wie wichtig klare und präzise Schritt-für-Schritt-Anweisungen in Ihren Schulungshandbüchern sind. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Aufgaben schnell und einfach erlernen.

FlowShare verändert die Art und Weise, wie jeder Schritt eines Prozesses mit minimalem Aufwand und maximalem Ergebnis dokumentiert wird. Es ist in verschiedenen Versionen erhältlich und soll Unternehmen jeder Größe zugänglich gemacht werden. Sie können sie hier überprüfen, um das richtige für Sie zu finden.

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