Sind Sie auf der Suche nach Möglichkeiten, Prozesse und Abläufe im Unternehmen effizienter zu gestalten? Dann sind Ihnen Begriffe wie Prozessdokumentation und Dokumentationstool sicher nicht neu. Leitfäden und Vergleiche, die versprechen, das beste Tool zu kennen, gibt es dabei reichlich. Aber woher wissen Sie, dass ein Tool tatsächlich für Ihr Unternehmen geeignet ist? Tatsächlich kann die falsche Software zu mehr Problemen führen als sie löst. Von Kompatibilität, über Datensicherheit, bis hin zu Nutzerakzeptanz – bei der Auswahl gibt es viel zu beachten.
In diesem Beitrag geben wir Ihnen eine Übersicht über verschiedenen Arten der Prozessdokumentation, ihre Vorteile und Anwendungsfälle. Anschließend werden wir Ihnen einige beispielhafte Software-Tools in jeder Kategorie vorstellen. So können Sie eine fundierte Entscheidung über die Wahl des richtigen Dokumentationstools für Ihr Unternehmen treffen.
5 Arten der Prozessdokumentation
1. Prozesslandkarten
Wie der Name schon erahnen lässt, ist die Prozesslandkarte (eng. “process map”) eine visualisierte Darstellung von Prozessen und wie diese zusammenhängen. Bei diesem Prozess kann es sich um einen Geschäftsprozess handeln, z. B. um die Schritte, die bei der Ausführung eines Auftrags anfallen. Genauso können aber auch technische Prozesse so dargestellt werden, etwa die Schritte, die für die Installation einer Software erforderlich sind. Eine Prozesslandkarte enthält in der Regel alle wichtigen Schritte und Entscheidungspunkte in einem Prozess und weist Verantwortlichkeiten zu.
Was sind die wichtigsten Vorteile von Prozesslandkarten?
- Macht komplexe Prozesse verständlicher
- Hilft bei der Ermittlung von Prozessverbesserungen
- Kann als Schulungsinstrument verwendet werden
Eine Prozesslandkarte macht komplexe Prozesse für diejenigen verständlicher, die damit nicht vertraut sind. Sie gibt einen Überblick über die bestehenden Prozesse und deren Zusammenhänge. Mit Hilfe von Prozesslandkarten lässt sich also viel leichter erkennen, wo potenzielle Engpässe oder Ineffizienzen liegen könnten. Dadurch können Prozesse effizienter gestaltet werden. Als Schulungsinstrument helfen sie neuen Mitarbeitern, Prozessnetzwerke kennenzulernen und ihre Rolle darin zu verstehen.
2. Flussdiagramme
Flussdiagramme (eng. “flowchart”) ähneln Prozesslandkarten insofern, als sie eine visuelle Darstellung eines Prozesses bieten. Während sich Prozesslandkarten jedoch eher auf die einzelnen Schritte eines Prozesses konzentrieren, zeigen Flussdiagramme auch die Reihenfolge, in der diese Schritte ausgeführt werden müssen. Flussdiagramme können sowohl zur Dokumentation manueller als auch automatisierter Prozesse verwendet werden.
Was sind die wichtigsten Vorteile von Prozesslandkarten?
- Kann zur Verbesserung der Prozesseffizienz beitragen
- Identifiziert wichtige Entscheidungspunkte
Wie bei Prozesslandkarten machen Flussdiagramme Prozesse für diejenigen verständlicher, die damit nicht vertraut sind. Dies ist besonders nützlich für neue Mitarbeiter oder für Personen, die nur einen Aspekt des Prozesses durchführen. Indem Sie bestimmte Abfolgen von Prozessschritten abbilden, können Sie die direkten Auswirkungen eines Prozesselements auf ein anderes erkennen.
3. Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
Standardarbeitsanweisungen (eng. “standard operating procedure”, “SOP”) sind detaillierte schriftliche Anweisungen, die erläutern, wie ein Prozess auszuführen ist. Sie sind nützlich für komplexe oder kritische Prozesse, die korrekt und einheitlich durchgeführt werden müssen. SOPs decken in der Regel alle Aspekte eines Prozesses ab, einschließlich möglicher Probleme, die auftreten könnten, und wie man mit ihnen umgeht. Sie sind deutlich detaillierter als Prozesskarten und Flussdiagramme, können graphisch aber auch schriftlich dargestellt werden.
Was sind die wichtigsten Vorteile von SOPs?
- Hilft bei der Sicherstellung der Prozesskohärent
- Erleichtert den Zugang zu Prozessdetails
SOPs tragen dazu bei, dass ein komplexer Prozess jedes Mal einheitlich durchgeführt wird, was besonders bei komplexen oder kritischen Prozessen wichtig ist. Zusätzlich tragen sie zur Effizienzsteigerung bei, indem sie die Vermeidung von Fehlern sicherstellen. SOPs können auch komplexe Prozesse für diejenigen zugänglicher machen, die mit ihnen nicht vertraut sind.
4. Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt-für-Schritt-Anweisungen ähneln den SOPs darin, dass es sich um detaillierte, schriftliche Anweisungen handelt, die erklären, wie ein Prozess auszuführen ist. Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind jedoch sehr viel spezifischer und enthalten detaillierte Anweisungen darüber, was genau in jeder Phase eines bestimmten Prozesses zu tun ist. Dies macht sie besonders nützlich für Prozesse, die von verschiedenen Personen durchgeführt werden, besonders wenn diese Person kein Expertenwissen hat. Aufgrund ihrer spezifischen Ausrichtung sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen in der Regel inhaltlich weniger umfangreich als SOPs.
Was sind die wichtigsten Vorteile von Schritt-für-Schritt-Anleitungen?
- Macht detaillierte Prozesse einheitlich reproduzierbar
- Hilft, Fehler zu minimieren und die Kohärenz von Prozessen zu verbessern
Da Schritt-für-Schritt-Anleitungen sehr detailliert sind, können sie selbst die kompliziertesten oder schwierigsten Sachverhalte für diejenigen nachvollziehbar machen, die damit nicht vertraut sind. Dies ist besonders nützlich für Personen, denen es an alltäglicher Arbeitserfahrung für diese Aufgabe fehlt. Des Weiteren bedeutet der Detaillierungsgrad der Schritt-für-Schritt-Anweisungen auch, dass sie Fehler bei der Ausführung von Prozessen minimieren können, da die Mitarbeiter genau wissen, was sie in jeder Phase des Prozesses tun müssen.
5. Checklisten
Last but not least, sind Checklisten einfache Listen, in denen die einzelnen Schritte eines Prozesses aufgeführt sind. Sie sorgen dafür, dass alle notwendigen Schritte einfach und effizient durchgeführt werden. Sie können sie für relativ einfache Prozesse oder als Teil eines größeren Prozesses verwenden. Eine Checkliste kann zum Beispiel dazu dienen, eine tägliche Datensicherung durchzuführen oder zu überprüfen, ob alle notwendigen Schritte vor einem Start durchgeführt wurden.
Was sind die wichtigsten Vorteile von Checklisten?
- Hilft bei der Sicherstellung der Prozesskonsistenz
- Einfach und zugänglich
Mit Hilfe von Checklisten kann sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Schritte eines Prozesses jedes Mal durchgeführt werden. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz zu verbessern und Lücken im Prozess zu vermeiden. Sie vereinfachen Prozesse, indem sie sie in einfachere Schritte zerlegen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es eine Reihe von Prozessdokumentationen gibt, die unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Die Art der Prozessdokumentation, die Sie benötigen, sowie der Umfang und die Komplexität Ihres Prozesses bestimmen, welches Tool das richtige für Sie ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Werkzeug für welche Art der Prozessdokumentation geeignet ist, haben wir im Folgenden eine kurze Übersicht zusammengestellt.
Tool-Check: 4 Tools für Prozessdokumentation im Vergleich
Jetzt, da Sie die verschiedenen Arten der Prozessdokumentation kennen, fragen Sie sich vielleicht, mit welchem Tool Sie welche davon erstellen können. Für jede Kategorie haben wir die unserer Meinung nach besten verfügbaren Tools ausgewählt. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick, damit Sie wissen, was Sie mit den einzelnen Tools tun können.
1. FlowShare: Einfach verständliche Schritt-für-Schritt Anleitungen
FlowShare-Nutzer schätzen das Tool für seine Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, ohne großen Aufwand verständliche und anschauliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen. Die Bewertung von 4,8 Sternen auf Capterra zeigt die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer.
FlowShare läuft im Hintergrund, während die Benutzer arbeiten. Das Dokumentationstool dokumentiert jeden Klick durch einen Screenshot und führt diese dann in einer ansprechenden Anleitung zusammen. Außerdem generiert das Tool automatisch Textbeschreibungen der durchgeführten Aktionen. Die Benutzer haben die Möglichkeit, Screenshots nach der Aufnahme mit Anmerkungen zu versehen, Texte zu bearbeiten und das Design an das Branding ihres Unternehmens anzupassen. Dank einer Vielzahl von Exportformaten und Integrationen lassen sich die fertigen Anleitungen leicht in bestehende Strukturen integrieren und mit Kollegen teilen.
FlowShare läuft unter Windows und ist mit jeder Anwendung kompatibel, unabhängig davon, ob es sich um eine Online- oder Desktop-Anwendung handelt. Da die Software lokal installiert wird, verlassen Ihre Daten niemals Ihr Gerät. Anwenderfreundlichkeit, Kompatibilität und Datensicherheit machen FlowShare zu einem einzigartigen Dokumentationstool. Mehr dazu, wie FlowShare verwendet wird, erfahren Sie, wenn Sie unsere Anwendungsfälle erkunden.
FlowShare gibt es in verschiedenen Tarifen für Einzelpersonen oder kleine Teams, größere Teams sowie Unternehmen. Mit der Testversion von FlowShare können Sie 14 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl von Anweisungen erstellen, ohne dass eine Kreditkarte oder eine finanzielle Verpflichtung erforderlich ist.
2. Lucidchart: Aufschlussreiche Prozesslandkarten und Flussdiagramme erstellen
Mit 4,5 von 5 Sternen, basierend auf 1000+ Bewertungen auf Capterra, ist Lucidchart eine sehr beliebte Wahl für die Erstellung von Prozesslandkarten und Flussdiagrammen mit Ihrem Team.
Die Möglichkeit, Ihre Prozesse und Abläufe visuell abzubilden und die verschiedenen Schritte Ihren Kolleginnen und Kollegen zuzuweisen, macht Lucidchart zu einem hervorragenden Tool für die gemeinsame Skalierung von Arbeitsabläufen und Optimierung von Prozessen.
Zudem erleichtert Ihnen eine Reihe von Vorlagen den Einstieg in die Erstellung Ihrer Prozesslandkarten. Darüber hinaus ermöglichen zahlreiche Integrationen mit beliebten Anwendungen – wie den Office-Tools, Atlassian und vielen anderen – die Integration von Lucidchart in Ihre bereits bestehenden Strukturen.
Lucidchart bietet verschiedene Tarife für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen an, beginnend bei 8€ pro Monat (ohne MwSt.). Für jeden Plan gibt es eine kostenlose Testversion. Wer sich für eine einmalige Visualisierung interessiert, dem bietet Lucidchart sogar eine kostenlose Version in kleinem Umfang. Mit ihr können Sie bis zu drei Dokumente erstellen.
3. Process Street: Lehrreiche SOPs entwerfen und zuweisen
Prozess- und Workflow-Management ist ganz einfach mit Process Street, einer Software, die von zahlreichen Anwenderinnen und Anwendern sehr geschätzt wird. Mit 4,7 Sternen auf Capterra ist es das am besten bewertete Werkzeug für die Erstellung und Verwaltung von SOPs.
Mit Process Street können Sie kollaborative Workflows erstellen und vervielfältigen. Dann weisen Sie diese einfach Ihrem Team zu und verfolgen die erzielten Fortschritte. Mit dem Tool können Sie auch bedingte Workflows und Genehmigungsinstanzen für kritische Schritte im Prozess erstellen. Auf diese Weise gewährleisten Sie die Überwachung und Einhaltung der Prozesse. Zudem können Sie mit einem Planungswerkzeug wiederkehrende Abläufe verwalten.
Das Tool lässt sich in über 3000 Anwendungen integrieren und ist damit ideal für Unternehmen, die über eine gut etablierte Software- und Prozessstruktur verfügen. Es verfügt über mehrere Funktionen, die eine reibungslose Kommunikation zwischen Teams aller Größenordnungen gewährleisten.
Process Street hat Pläne für unterschiedliche Bedürfnisse. Diese reichen von einem kostenlosen Plan zur Erstellung eines einzigen Workflows bis hin zu Pro- und Custom Enterprise-Versionen. Die Pro-Version kann kostenlos getestet werden, eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.
4. Trello: Mit Checklisten Prozesse überblicken
Eigentlich ist Trello viel mehr als nur ein Checklisten-Tool. Aber im Bereich der Prozessdokumentation ist die Aufgabenverwaltung im Stil von Checklisten Trellos größte Stärke. Mit über 22.000 Bewertungen auf Capterra ist es das mit Abstand am meisten genutzte und bewertete Tool, das wir hier vorstellen.
Boards, Listen und Karten sind die Hauptwährung von Trello. Mit ihnen können Sie auf einfachste Weise verschiedene Schritte in Prozessen erstellen und verfolgen. Ein solches System gibt zwar nur begrenzt Aufschluss über bestehende Prozesse und deren Zusammenhänge, die einzelnen Schritte, die zum Abschluss eines Vorgangs erforderlich sind, können Sie jedoch auf einen Blick sehen.
Ein großer Vorteil von Trello ist, dass viele Funktionen kostenlos genutzt werden können. Aber für Teams, die anspruchsvollere und sicherere Versionen wünschen, bietet Trello verschiedene kostenpflichtige Pläne ab $5 pro Monat.
Die Vorteile verschiedener Prozessdokumentationen und Dokumentationstools auf einen Blick
| Zweck | Hauptnutzen | Beispiel einer Software | |
| Prozesslandkarten | Überblick über die Prozesse und ihre Verbindung | Hilft, Prozesse in ihrer Gesamtheit und in ihrem Zusammenhang zu verstehen | Lucidchart |
| Flussdiagramme | Übersicht über Prozess-Sequenzen | Hilft zu verstehen, wie sich Prozessschritte auf andere auswirken | Lucidchart |
| SOPs | Detaillierte Übersicht über Prozesse und kritische Bereiche | Hilft beim Verständnis von Prozessdetails einschließlich kritischer Knotenpunkte | Process Street |
| Schritt-für-Schritt-Anleitung | Sehr detaillierter Überblick über jeden Schritt in einem Prozess und wie man ihn durchführt | Hilft dabei, die einzelnen Schritte eines Prozesses zu verstehen und zu verstehen, wie man sie ausführt | FlowShare |
| Checklisten | Abstraktion der Schritte in den zu erledigenden Prozessen | Stellt sicher, dass jedes entscheidende Element des Prozesses abgeschlossen ist | Trello |
Fazit: Das richtige Dokumentationstool finden
Abschließend lässt sich sagen, dass die Wahl eines Dokumentationstools immer auf einer Analyse der eigenen Unternehmensbedürfnisse beruhen sollte. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, welche Art der Prozessdokumentation Sie anstreben – Prozesslandkarten, Flowcharts, SOPs, Schritt-für-Schritt Anleitungen oder Checklisten. Wir haben Ihnen eine Auswahl an Top-Tools vorgestellt, die mit Ihrer hohen Kundenzufriedenheit punkten. Letztendlich müssen Sie diese Tools natürlich selbst testen. Schließlich werden Sienie sicher sein können, ob eine Software die richtige ist, wenn Sie sie nicht ausprobieren. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an, um zu sehen, ob das Tool tatsächlich Ihren Erwartungen entspricht. Nutzen Sie solche Tests und vergewissern Sie sich, dass das Dokumentationstool das Richtige für Sie ist!
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