Wenn es Ihnen wie den meisten Geschäftsinhabern geht, suchen Sie immer nach Möglichkeiten, die Effizienz zu verbessern und Abläufe zu rationalisieren. Oder Sie müssen technologischen Veränderungen in Ihrer IT managen und benötigen Werkzeuge, um damit erfolgreich zu sein. Dabei ist es fast unmöglich, a) nicht auf dasThema der Prozessdokumentation zu kommen und b) nicht von Leitfäden und Vergleichen überschwemmt zu werden, die versprechen, die beste Prozessdokumentationssoftware auf dem Markt zu überprüfen.
Aber woher wissen Sie, dass ein Tool tatsächlich für Ihr Unternehmen geeignet ist? Wir gehen einen Schritt zurück und fangen ganz von vorne an.
Dies ist ein Leitfaden für die Auswahl von Prozessdokumentationssoftware aus dem riesigen Angebot auf dem Markt. Wir besprechen die verschiedenen Arten der Prozessdokumentation, ihre Vorteile und Anwendungsfälle. Anschließend stellen wir Ihnen in jeder Kategorie einige beispielhafte Software-Tools vor. Mit diesem Leitfaden können Sie eine fundierte Entscheidung für das richtige Prozessdokumentationstool für Ihr Unternehmen treffen.
Vor der Prozessdokumentations-Software – verschiedene Arten der Prozessdokumentation
Prozesskarten
Wie der Name schon sagt, ist Prozessmapping der Prozess der Erstellung einer visuellen Darstellung oder Karte eines Prozesses. Bei diesem Prozess kann es sich um einen Geschäftsprozess handeln, z. B. um die Schritte, die bei der Ausführung eines Auftrags anfallen. Es könnte sich auch um einen eher technischen Prozess handeln, wie die Schritte, die für die Installation einer Software erforderlich sind. Eine Prozesslandkarte enthält in der Regel alle wichtigen Schritte und Entscheidungspunkte in einem Prozess und weist Verantwortlichkeiten zu.
Vorteile von Prozesslandkarten?
- Macht komplexe Prozesse verständlicher
- Hilft bei der Ermittlung von Prozessverbesserungen
- Kann als Schulungsinstrument verwendet werden
Eine Prozesslandkarte macht komplexe Prozesse für diejenigen verständlicher, die damit nicht vertraut sind. Sie gibt einen Überblick über die bestehenden Prozesse und deren Zusammenhänge. Mit Hilfe von Prozesslandkarten lässt sich also viel leichter erkennen, wo potenzielle Engpässe oder Ineffizienzen liegen könnten. Dadurch werden Änderungen am Prozess zur Verbesserung der Effizienz erleichtert. Als Schulungsinstrument helfen sie neuen Mitarbeitern, Prozessnetzwerke kennen zu lernen und ihre Rolle darin zu verstehen.
Flussdiagramme
Flussdiagramme ähneln Prozesslandkarten insofern, als sie Prozesse visuell darstellen. Während sich Prozesslandkarten jedoch eher auf die einzelnen Schritte eines Prozesses konzentrieren, zeigen Flussdiagramme auch die Reihenfolge, in der diese Schritte ausgeführt werden müssen. Flussdiagramme können sowohl zur Dokumentation manueller als auch automatisierter Prozesse verwendet werden.
Vorteile von Prozesslandkarten?
- Kann zur Verbesserung der Prozesseffizienz beitragen
- Identifiziert wichtige Entscheidungspunkte
Wie bei Prozesslandkarten machen Prozessabläufe Prozesse für diejenigen verständlicher, die damit nicht vertraut sind. Dies ist besonders nützlich für neue Mitarbeiter oder für Personen, die nur einen kleinen Teil des Prozesses durchführen. Indem Sie bestimmte Abfolgen von Prozessschritten abbilden, können Sie die direkten Auswirkungen eines Prozesselements auf ein anderes erkennen.
Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
SOPs sind detaillierte schriftliche Anweisungen, die erläutern, wie ein Prozess auszuführen ist. Sie sind nützlich für komplexe oder kritische Prozesse, die korrekt und konsistent durchgeführt werden müssen. SOPs decken in der Regel alle Aspekte eines Prozesses ab, einschließlich möglicher Probleme, die auftreten könnten, und dem Umgang mit ihnen. Sie sind detaillierter als Prozesskarten und Flussdiagramme.
Vorteile von SOPs?
- Hilft bei der Sicherstellung der Prozesskonsistenz
- Erleichtert den Zugang zu Prozessdetails
SOPs helfen dabei, dass ein Prozess immer einheitlich durchgeführt wird, was besonders bei komplexen oder kritischen Prozessen wichtig ist. Sie tragen zur Effizienzsteigerung bei, indem sie Fehler vermeiden. SOPs können komplexe Prozesse zugänglicher machen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt-für-Schritt-Anweisungen ähneln den SOPs insofern, als es sich um schriftliche Anweisungen handelt, die die Ausführung eines Prozesses erklären. Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind jedoch spezifischer und enthalten detaillierte Anweisungen, was genau in den einzelnen Phasen des Prozesses zu tun ist. Dies macht sie besonders nützlich für Prozesse, die von Personen durchgeführt werden, die nicht mit ihnen vertraut sind. Aufgrund ihrer spezifischen Ausrichtung sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen in der Regel viel kürzer als SOPs.
Eine besondere Art von Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind interaktive Anleitungen für digitale Prozesse: Sie erlauben ihren Nutzern, die jeweiligen Schritte in einer virtuellen Sandbox-Umgebung direkt auszuführen.
Vorteile von Schritt-für-Schritt-Anleitungen?
- Macht detaillierte Prozesse reproduzierbar
- Hilft, Fehler zu minimieren
Da Schritt-für-Schritt-Anleitungen sehr detailliert sind, können sie selbst die kompliziertesten oder schwierigsten Sachverhalte für diejenigen nachvollziehbar machen, die damit nicht vertraut sind. Für Unternehmen ist dies nützlich für Mitarbeitende, denen die tägliche Arbeitserfahrung für eine bestimmte Aufgabe fehlt. Der Detailgrad führt dazu, dass Schritt-für-Schritt-Anleitungen Fehler bei der Ausführung von Prozessen minimieren können.
Checklisten
Checklisten sind einfache Auflistungen der einzelnen Schritte eines Prozesses, die sicherstellen, dass kein Schritt ausgelassen wird. Sie können sie für relativ einfache Prozesse oder als Teil eines größeren Prozesses verwenden. Eine Checkliste kann zum Beispiel dazu dienen, eine tägliche Datensicherung durchzuführen oder zu überprüfen, ob alle notwendigen Schritte vor einem Start durchgeführt wurden.
Vorteile von Checklisten?
- Hilft bei der Sicherstellung der Prozesskonsistenz
- Einfach und zugänglich
Mit Checklisten kann sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Schritte jedes Mal durchgeführt werden. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz zu verbessern und Lücken im Prozess zu vermeiden. Sie vereinfachen Prozesse, indem sie sie in einfachere Schritte zerlegen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es eine Reihe von Prozessdokumentationen gibt, die unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Die Größe und Komplexität Ihres Prozesses sowie Ihre individuellen Präferenzen bestimmen, welches Werkzeug für Sie das richtige ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Werkzeug für welche Art der Prozessdokumentation geeignet ist, haben wir hier eine Übersicht zusammengestellt.
Werkzeugkontrolle: Verschiedene Arten von Prozessdokumentationssoftware
Jetzt, da Sie die verschiedenen Arten der Prozessdokumentation kennen, fragen Sie sich vielleicht, mit welchem Werkzeug Sie welche davon erstellen können. Wir haben für jede Kategorie eines der besten verfügbaren Tools ausgewählt.
FlowShare: Ihre Software zur schrittweisen Prozessdokumentation
getflowshare.com
FlowShare-Nutzer schätzen das Tool für seine Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, verständliche und anschauliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen. Die Bewertung von 4,8 Sternen auf Capterra ist ein aussagekräftiges Beispiel für die Zustimmung der Nutzer.
Nach dem Start läuft die Software im Hintergrund, während die Benutzer arbeiten. Er dokumentiert jeden Klick durch einen Screenshot, der in einem umfassenden Leitfaden zusammengefasst ist. Außerdem sind automatisch erstellte Textbeschreibungen der durchgeführten Aktionen immer enthalten. Die Benutzer haben die Möglichkeit, die Screenshots nach der Aufnahme mit Anmerkungen zu versehen, die Texte zu bearbeiten und das Design an das Branding ihres Unternehmens anzupassen.
Dank einer Vielzahl von Exportformaten und Integrationen lassen sich die fertigen Anleitungen leicht in bestehende Strukturen integrieren und mit Kollegen teilen.
FlowShare läuft unter Windows und ist mit jeder Anwendung kompatibel, unabhängig davon, ob es sich um eine Online- oder Desktop-Anwendung handelt. Da die Software lokal installiert wird, sind Ihre Daten immer sicher bei Ihnen. Diese Eigenschaften machen FlowShare zu einem einzigartigen Prozessdokumentationswerkzeug in Bezug auf Anwendbarkeit und Datenschutz. Sie können herausfinden, wofür FlowShare verwendet wird, indem Sie unsere Anwendungsfälle erkunden.
FlowShare gibt es in verschiedenen Tarifen für Einzelpersonen oder kleine Teams, größere Teams sowie Unternehmen. Mit der Testversion von FlowShare können Sie 7 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl von Anweisungen erstellen, ohne dass eine Kreditkarte oder eine finanzielle Verpflichtung erforderlich ist.
Lucidchart: Aufschlussreiche Prozesslandkarten und Flussdiagramme
lucidchart.com/pages
Mit 4,5 von 5 Sternen, basierend auf 1000+ Bewertungen auf Capterra, ist Lucidchart eine sehr beliebte Wahl für die Erstellung von Prozesslandkarten und Flussdiagrammen mit Ihrem Team.
Die Möglichkeit, Ihre Prozesse und Abläufe visuell abzubilden und die verschiedenen Schritte Ihren Kollegen zuzuweisen, ist ein hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit, um Ihre Arbeitsabläufe zu skalieren und Ihre Prozesse zu optimieren.
Eine Reihe von Vorlagen erleichtert Ihnen den Einstieg in Ihre Karten. Darüber hinaus ermöglichen zahlreiche Integrationen mit beliebten Tools wie den Office-Tools, Atlassian und vielen anderen, dass Sie Lucidchart in Ihre bereits bestehenden Strukturen integrieren können.
Lucidchart bietet verschiedene Tarife für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen an, beginnend bei 8€ pro Monat (ohne MwSt.). Für jeden Plan gibt es eine kostenlose Testversion. Wer sich für eine einmalige Visualisierung interessiert, dem bietet Lucidchart sogar eine kostenlose Version in kleinem Umfang. Mit ihm können Sie bis zu drei Dokumente erstellen.
Process Street: Lehrreiche SOPs
process.st
Einfaches Prozess- und Workflow-Management ist das Motto von Process Street, einer Software, die von vielen Anwendern sehr geschätzt wird. Mit 4,7 Sternen auf Capterra ist es das am besten bewertete Werkzeug für die Erstellung und Verwaltung von SOPs in Ihrem Unternehmen.
Mit Process Street, können Sie kollaborative Arbeitsabläufe erstellen und vervielfältigen. Weisen Sie sie dann einfach Ihrem Team zu und verfolgen Sie die erzielten Fortschritte.. Mit dem Tool können Sie bedingte Workflows und Genehmigungsinstanzen für kritische Schritte im Prozess erstellen. Auf diese Weise gewährleisten Sie die Überwachung und Einhaltung der Prozesse. Mit einem Planungswerkzeug können Sie wiederkehrende Abläufe verwalten.
Das Tool lässt sich in über 3000 Anwendungen integrieren – ideal für Unternehmen, die über eine gut etablierte Software- und Prozessstruktur verfügen. Es verfügt über mehrere Funktionen, die eine reibungslose Kommunikation zwischen Teams aller Größenordnungen gewährleisten.
Process Street hat Pläne für unterschiedliche Bedürfnisse. Sie reichen von einem kostenlosen Plan zur Erstellung eines einzigen Workflows bis hin zu den Versionen Pro und Custom Enterprise. Die Pro-Version kann kostenlos getestet werden, eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.
Trello: Einfache Checklisten und Task-Tracking
trello.de
Um ehrlich zu sein, ist Trello so viel mehr als nur ein Checklisten-Tool. Aber im Bereich der Prozessdokumentation ist die Aufgabenverfolgung im Stil von Checklisten seine größte Stärke. Mitüber 22.000 Bewertungen auf Capterra ist Trello das mit Abstand am meisten genutzte und bewertete Tool, das hier vorgestellt wird.
Boards, Listen und Karten sind die Hauptwährung von Trello. Mit ihnen können Sie auf einfachste Weise verschiedene Schritte in Prozessen erstellen und verfolgen. Ein solches System kann dazu führen, dass man weniger Überblick über alle bestehenden Prozesse und deren Zusammenhänge hat. Die einzelnen Schritte, die zum Abschluss eines Vorgangs erforderlich sind, können Sie jedoch auf einen Blick sehen.
Viele Trello-Funktionen können kostenlos genutzt werden. Aber für Teams, die anspruchsvollere und sicherere Versionen wünschen, bietet Trello verschiedene kostenpflichtige Pläne ab $5 pro Monat.
Die Vorteile verschiedener Prozessdokumentationen (Software) auf einen Blick
| Zweck | Hauptnutzen | Beispiel einer Software | |
| Prozesskarten | Überblick über die Prozesse und ihre Verbindung | Hilft, Prozesse in ihrer Gesamtheit und in ihrem Zusammenhang zu verstehen | Lucidchart |
| Flussdiagramme | Übersicht über die Sequenzen | Hilft zu verstehen, wie sich Prozessschritte auf andere auswirken | Lucidchart |
| SOPs | Detaillierte Übersicht über Prozesse und kritische Bereiche | Hilft beim Verständnis von Prozessdetails einschließlich kritischer Knotenpunkte | Prozess Straße |
| Schritt-für-Schritt-Anleitung | Sehr detaillierter Überblick über jeden Schritt in einem Prozess und wie man ihn durchführt | Hilft dabei, die einzelnen Schritte eines Prozesses zu verstehen und zu verstehen, wie man sie ausführt | FlowShare |
| Checklisten | Abstraktion der Schritte in den zu erledigenden Prozessen | stellt sicher, dass jedes entscheidende Element des Prozesses abgeschlossen ist | Trello |
Mitbringsel: Die Auswahl der richtigen Prozessdokumentationssoftware
Zusammenfassend kann man sagen, dass es sich um verschiedene Arten der Prozessdokumentation handelt und dass die meisten Software-Tools auf eine der beiden Arten abzielen. Wenn Sie also wissen, welche Art von Dokumentation für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, schränken Sie Ihre Möglichkeiten bereits erheblich ein. Schließlich werden Sie nicht wissen, ob eine Software die richtige ist, wenn Sie sie nicht ausprobieren. Wenn Sie mehr über die verschiedenen Software-Dokumentationstools auf dem Markt erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.
Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an, um zu sehen, ob das Tool tatsächlich Ihren Erwartungen entspricht. Nutzen Sie solche Tests und finden Sie die für Sie passende Prozessdokumentationssoftware.
Sie können FlowShare sofort testen, indem Sie die kostenlose Testversion herunterladen. Mit dieser Testversion können Sie 7 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl von Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen!
Erstellen Sie eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen, kostenlos für 7 Tage.
Keine Einschränkungen, keine Verpflichtungen, keine Kreditkarte erforderlich. Bezahlen Sie nur, wenn Sie es nach Ihrer Testversion lieben.
