# FlowShare > Capture how-to guides as you perform your tasks. > Generated by All in One SEO Pro v5.0.3, this is an llms-full.txt file, used by LLMs to index the site. ## Posts ### [Case study: Training materials and test reports with FlowShare](https://getflowshare.com/case-study-training-materials-and-test-reports-with-flowshare/) **Published:** August 2, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** SAP training documentation usually gets written twice, once for testing, once for training. This case study shows how one team produced both from the same recording, and what that did to their rollout timeline. ### Simple, fast, efficient: How FlowShare is transforming the creation of streamline training materials training materials and test reports at a family-owned company. We are pleased to have been able to support one of Germany’s top 50 family-owned companies in their documentation processes for several months now. Their ERP processes are as extensive as their product range. This makes it anything but easy to also train the several thousand employees well in it and streamline training materials. ## The Challenge: The High Cost of Manual SAP Training Documentation > ***“Creating SAP training documentation was very costly and time consuming.”*** > > Ramona B. from the Business Process Excellence department One of the challenges was the complex creation of SAP training documentation courses. Since a previous in-house solution no longer existed and only manual on-board tools such as Word and screenshot tools were available, creation was time-consuming and tedious. As a result, many processes were not adequately documented in the first place. > ***“The time-consuming part of creating handouts is editing the screenshot and then formatting it in Word or PowerPoint – highlighting content, adding arrows and explanations. FlowShare now does all that in just one step.”*** > > Ramona B., Business Process Excellence Department ## Generating a Staff Training Manual with the Best Employee Training Software In their search for a solution, they came across FlowShare to map digital processes into easy-to-follow [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/). Key factors in the decision were the user-friendly interface and the ability to create automated instructions while an operation was being performed. Subsequently, the instructions are made available on the one hand via [Sharepoint ](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/)or distributed via a wiki. Ramona B. from the Business Process Excellence department emphasizes the potential use cases: *“The potential was seen right away that you can create training materials with FlowShare, but also test reports.”* ## The result: simplification and standardization of documentation The rollout took place just 2 months ago, and the introduction alone was a success: > ***“The strength of FlowShare, besides the automatic recording of clicks, is its intuitive operation. To create an appealing documentation, nothing more is needed than to know the buttons for start, pause and stop.”*** > > Ramona B. ## Best employee training software The quick start of using the tool and the ease of creating instructions and documentation have made FlowShare a valuable addition to their daily work. In addition, FlowShare’s direct[ integration to Synthesia](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) has also proven to be a handy extension to use the training documents as AI-narrated videos as well. With Synthesia integration, short videos can be made available alongside static instructions without any extra effort. This means that end users have a free choice of format to get the best possible help. FlowShare’s enterprise licensing model allows a large number of users to access FlowShare, so that documentation no longer rests on just a few shoulders, as would be the case with more complex authoring tools, for example. > *“Some colleagues are already using the software very intensively and have already created test guides with it.”* FlowShare not only simplified documentation, but also standardized it by adapting the templates to the company’s corporate identity specifications. #### Connecting Your Guides to an Online Employee Training Platform ## Conclusion: don’t be afraid of SAP training documentation! Like this family business, other companies can benefit significantly from FlowShare. The Windows application enables efficient creation of training documents and process documentation and ensures a smooth flow of information. Contact us and start your free trial of FlowShare today. It is easy to use and you can immediately start creating high-quality streamline training materials in a fraction of the time. [FlowShare Reviews!](https://getflowshare.com/reviews/) [Staff Training Manual With FlowShare](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) ## FAQs #### What counts as SAP training documentation? Material that teaches a user to run a transaction: the steps, the screens, the fields and the exceptions, in your configured system rather than a standard demo one. It overlaps almost entirely with test documentation, which is why the same clicks often get written up twice. #### Should the project team or key users write it? Key users. They know the real path through the system, including the workarounds, while a writer documents the intended path. Capturing as the key user works removes the handover step where most of the useful detail is lost. #### Can this be recorded inside the SAP GUI? Yes. FlowShare captures the Windows desktop, so [SAP GUI](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) and S/4HANA transactions are recorded like any other application, with a screenshot for every click, no browser dependency and no process data leaving the machine. #### How do we keep SAP documentation current after go-live? Re-record the affected transaction instead of editing the document. Step-based guides turn a screen change into a short update; a single large Word manual turns the same change into a project nobody schedules. **Categories:** ERP Documentation --- ### [12 Tools mit denen Ihr Firmenwiki zum Erfolg wird 2026](https://getflowshare.com/company-wiki-software-tools/) **Published:** April 27, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **Welche Firmenwiki Software Tools gibt es auf dem Markt, was sind ihre Vorteile und wann sollten Sie welche Lösung nutzen?** Viele unserer Kunden nutzen [FlowShare](https://getflowshare.com/de/), um Ihr Firmenwiki mit nützlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu füllen. Zu einigen Anwendungen gibt es sogar einen direkten Export von FlowShare: Das heißt, dass Sie Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt aus FlowShare mit nur einem Klick in Ihr Wiki exportieren können. Durch die enge Verknüpfung der FlowShare-Anleitungen mit Firmenwikis erhalten wir immer eine Menge Wiki-Input. Deswegen haben wir uns entschlossen, sämtliche Informationen in einem detaillierten und unabhängigen Überblick über die besten Softwareanbieter für Unternehmens-Wikis zu sammeln. ![Firmenwiki Software ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/04/Wiki_Software_Firmenwiki.png)FlowShare Wiki Software Tips## Was ist ein Firmenwiki und wofür ist es wichtig? Ein Unternehmens-Wiki ist eine Plattform für die Zusammenarbeit und fungiert als interne Wissensdatenbank für Mitarbeiter. Es ermöglicht allen Mitarbeitenden eines Unternehmens den Zugriff auf Informationen, Dokumente, Daten und Ressourcen an einem zentralen Ort. Ein Wiki fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, indem es einen Raum bietet, in dem sie ihr Wissen miteinander teilen können – als Archiv oder in Echtzeit. Ein Wiki ist deshalb so wichtig, weil es eine zentrale Orientierungshilfe für ein Unternehmen und seine Mitarbeitenden bietet. Durch die Zentralisierung von Informationen machen es Unternehmens-Wikis für jeden einfacher, auf dem Laufenden zu bleiben und sich über die neuesten Entwicklungen zu informieren. Außerdem können sie dazu beitragen, Fehler zu vermeiden, da die Mitarbeiter Zugang zu genauen Daten, Dokumenten und Anweisungen haben. Schließlich ermöglichen Unternehmens-Wikis den Teams, effektiver und effizienter zu arbeiten, da sie leicht auf die benötigten Informationen zugreifen und schnell die gesuchten Antworten finden können. **Kurz gesagt, ein Unternehmens-Wiki ist ein unschätzbares Werkzeug, das es Unternehmen ermöglicht, effiziente Abläufe aufrechtzuerhalten und Innovationen voranzutreiben, indem Wissen an einem zentralen Ort geteilt wird.** Durch die Nutzung von Wikis können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams mit den Informationen ausgestattet sind, die sie für ihren Erfolg benötigen. ![card-icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/file-management_16171011-1.svg)## Vor dem Kauf: Was sind Ihre Ansprüche an ein Firmenwiki? Bevor Sie eine Software kaufen, empfehlen wir Ihnen immer, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens genau zu ermitteln. Dazu gehören der Anwendungsfall der Software und ihre Zielgruppe. Fragen Sie sich, welchen Mangel die Wissensmanagement-Plattform beheben soll: handelt es sich um eine zentrale, unternehmensweite Wissensablage oder eher um eine Live-Collaboration-Plattform? Achten Sie auch darauf, wer die Software nutzt. Denn nur wenn die Software von den NutzerInnen akzeptiert und angenommen wird, kann Ihnen ein Unternehmens-Wiki wirklich weiterhelfen. **In jedem Fall ist es die Aufgabe der Software, Ihnen das Wissensmanagement so einfach wie möglich zu machen.** Generell sollte eine Wiki-Software eine Reihe von Anforderungen erfüllen. Von entscheidender Bedeutung sind Zuverlässigkeit, Entwicklung, Anpassbarkeit, Kompatibilität, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: - Ist die Software auf dem Markt etabliert? - Gibt es regelmäßige Updates? - Ist das Unternehmens-Wiki an Ihre Corporate Identity anpassbar? - Welche Integrationen bietet die Software? - Wofür kann die Software eingesetzt werden? Wofür soll sie eingesetzt werden? - Ist es für Autoren einfach, Inhalte zu erstellen? Ist der Inhalt für die BenutzerInnen zugänglich? Weitere Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, sind Support-Optionen, Sprachverfügbarkeit und Kosten. - Welche Support-Optionen sind verfügbar? In welchem Umfang? - Werden mehrere Sprachen unterstützt? - Fallen einmalige oder monatliche Kosten an, oder handelt es sich um eine Open-Source-Software? Sobald Sie diese Fragen geklärt haben, können Sie sich mit der Softwarelandschaft vertraut machen. Hier ist unser Tool-Vergleich. ## Die 12 beliebtesten Wiki Software Tools ### 1. Der Datenmanager: Microsoft Sharepoint​ MS Sharepoint ist kein klassisches Wiki-Tool, funktioniert aber sehr gut im Dokumentenmanagement zum zentralen Ablegen und Bearbeiten von Daten. Gerade wenn im Unternehmen bereits umfassend Microsoft-Funktionen genutzt werden, kann die Verwendung des Sharepoints für ein Wiki sinnvoll sein. Sharepoint ist Microsofts Web-Anwendung zur Erstellung von Webseiten, sowie zum Speichern, Strukturieren, Freigeben und Abrufen von Informationen. Diese können also auch Wiki-Einträge beinhalten. Sharepoint ist ein sehr umfassendes Tool und fungiert auch als soziales Netz, es besteht die Möglichkeit der Erstellung von Gruppen und Abteilungen. Das Programm kann lokal installiert oder in der Cloud genutzt werden, zusätzlich gibt es eine App. Die neueste Version ist Sharepoint 2019, für den auch ein umfassender Support existiert. Laut Microsoft verwenden bereits mehr als 200.000 Unternehmen das Tool. Auch einige unserer Kunden nutzen Sharepoint für ihr Firmenwiki – und haben dabei eine clevere Verbindung zur Dokumentationssoftware FlowShare gebaut: Beispielsweise lädt Bauvista Flowshare-Anleitungen im HTML-Format direkt in das Sharepoint-Wiki. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter nicht mehr aufwendig Wiki-Einträge erstellen. Stattdessen sind ganze Klickabfolgen innerhalb weniger Sekunden online. Microsoft Sharepoint ist ab 4,70€ pro BenutzerIn und Monat erhältlich, jedoch in begrenztem Funktionsumfang. Außerdem gibt es eine etwas teurere Business-Version des Sharepoints. [Mehr Infos bekommen Sie hier](https://getflowshare.com/de/integrationen/sharepoint/). ![Firmenwiki Microsoft SharePoint Oberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-MS-Sharepoint.png)*Microsoft Sharepoint*### 2. Der Klassiker: Mediawiki und Bluespice Mediawiki ist eine weit verbreitete Open-Source-Software, die unter anderem auch die Basis für Wikipedia darstellt. Sie ist kostenlos, mehrsprachig und individuell anpassbar – mehr Informationen zum Download [gibt es hier](https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/de). BlueSpice ist die Enterprise-Weiterentwicklung dieser Software und wird von Firmen wie HAVI Logistics, TenneT oder Asis verwendet. Das Tool bietet strukturiertes Dokumentenmanagement, Suche und Navigation, Personalisierung, Export in verschiedene Formate und ist mobil optimiert. BlueSpice ermöglicht außerdem die zentrale Verwaltung von Kategorien oder das Speichern von Vorlagen. Von BlueSpice wiederum gibt es zwei Versionen: Eine Cloud-Version, die für 25 AnwenderInnen ab 117€ im Monat erhältlich ist. Zusätzliche Services wie Support-Services oder monatliche Kündigungsoption kosten zusätzlich. Außerdem gibt es auch eine On-Premise Version des Wikis, das ab 333€ pro Jahr für 50 NutzerInnen verfügbar ist. BlueSpice kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Mehr Infos zu BlueSpice [finden Sie hier](https://bluespice.com/). ### 3. Der Marktführer: Confluence Confluence von Atlassian gilt als Marktführer unter den Firmenwikis und bezeichnet sich selber als “ein offener und gemeinsam genutzter Arbeitsbereich”. Das Tool umfasst unter anderem das hierarchische Erstellen von Inhalten, eine übersichtliche Such- und Kommentarfunktion, Vorlagen, flexible Nutzungsrechte und die Einbindung von verschiedenen Formaten wie Videos, Bildern oder GIFs. Confluence kann entweder in der Cloud oder in der firmeneigenen Infrastruktur gehosted werden. Außerdem ist die Integration von anderen Tools wie Trello oder Jira – oder FlowShare – in Confluence möglich. Seit Sommer 2023 bietet FlowShare in seinen Exportformaten den direkten Export zu Confluence. So müssen Sie kaum noch etwas machen, um all Ihre FlowShare-Anleitungen im Confluence-Wiki mit Mitarbeitenden zu teilen. Mehr dazu, wie dieser Export funktioniert, [finden Sie hier](https://support.getflowshare.com/de/help/flowshare-anwenden/integrationen/confluence-integration-fuer-flowshare/). Insgesamt bietet die Software sehr umfangreiche Möglichkeiten, ist nach Wunsch individuell anpassbar und mit zusätzlichen Add-ons erweiterbar. Andererseits braucht es aufgrund dieses Umfangs eventuell etwas mehr Zeit in der Implementierung. Confluence ist ab $5.75 pro Monat erhältlich. Es gibt eine kostenlose Basisversion, in der Sie sich mit dem Tool vertraut machen können. Mehr Infos [finden Sie hier.](https://www.atlassian.com/de/software/confluence) ![Firmenwiki Confluence Oberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Confluence.png)*Confluence*### 4. Die Professionelle: ProProfs ProProfs Knowledge Base ist eine leistungsstarke und einfach zu bedienende Software, mit der Unternehmen ihr eigenes Firmen-Wiki erstellen, anpassen, bearbeiten und verwalten können. Die Funktionen sind sowohl für technische Experten als auch für Anfänger geeignet. Dank der über 40 professionell gestalteten Vorlagen kann jeder ein Wiki mit ProProfs erstellen. Das Tool bietet zuverlässige Berichte, intuitive Suchfunktionen, Anpassungsoptionen und Integrationen mit führenden Tools wie Zendesk, Freshdesk, Wufoo und Google Analytics. BenutzerInnen können Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Systems zuweisen und Workflows erstellen, um das Wissen und die Prozesse des Unternehmens besser zu überwachen. ProProfs Knowledge Base genießt das Vertrauen einiger weltweit führender Unternehmen wie Zoho Corporation, Adobe, Acer und Nissan und ist damit die Top-Wahl für Unternehmen, die ihr Unternehmenswissen verwalten möchten. Die Knowledge Base kann auch in Kombination mit anderen ProProfs-Softwareprodukten wie ProProfs Chat und Help Desk verwendet werden, um ein noch besseres Ergebnis zu erzielen. Ein ProProfs Essentials-Abonnement kostet ab $19,99 pro Benutzer und Monat, wenn es jährlich erworben wird. ProProfs bietet eine 15-tägige Geld-zurück-Garantie sowie eine kostenlose Basisversion, sodass Sie in Ruhe ausprobieren können, ob das Tool das richtige für Sie ist. Mehr über ProProfs [finden Sie hier](https://www.proprofskb.com/). ![Proprofs Beispiel Knowledge Base Oberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Knowledge-base-Proprofs-1.png)*Proprofs*### 5. Die Vertrauenswürdige: Guru Vertrauenswürdiges Wissen, das in Zusammenarbeit mit Ihrem Team entlang des Workflows entsteht – das ermöglicht Guru mit seinem Unternehmens-Wiki. Dank einer Expertenüberprüfungsfunktion und eines aktuellen Änderungsstatus wissen die Nutzenden der Guru-Wissensdatenbank immer, ob ein Wissensteil noch aktuell und vertrauenswürdig ist. Guru ermöglicht es Ihnen, relevante Informationen zu erfassen, exakt dann, wenn Sie sie finden: Sie können Wissen aus Websites und Anwendungen direkt als Karten in Guru exportieren. Dort macht Guru dann intelligente Vorschläge zur Strukturierung und Pflege der Informationen. Durch ein Browser-Add-on und benutzerdefinierte Wissensauslöser werden die erfassten Informationen immer und überall zur Verfügung gestellt, wenn sie benötigt werden. Dank einer Vielzahl von Integrationen, darunter Google, Slack, Microsoft Teams und Zendesk, ist die Einsatzmöglichkeit von Guru enorm und das Potenzial kann in allen gängigen digitalen Umgebungen genutzt werden. Übrigens: Guru lässt sich, genau wie Confluence, auch [in FlowShare integrieren](https://getflowshare.com/de/integrationen/guru/)! Guru bietet einen kostenlosen Einstiegsplan für Teams mit drei oder weniger Mitgliedern. Bei mehr als 3 Mitgliedern kostet der Einstiegsplan $10 pro BenutzerIn und Monat. Die Pläne können kostenlos getestet werden. Weitere Informationen zu den Plänen von Guru [finden Sie auf der Website](https://www.getguru.com/). ![Guru Firmenwiki Oberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Guru.png)*Guru*### 6. Der Workflow-Manager: Process Street Vielleicht kennen Sie Process Street als Tool zur Erstellung von Workflows und SOPs aus unserem [Blogpost über Prozessdokumentationssoftware.](https://getflowshare.com/process-documentation-software/) Process Street ermöglicht nicht nur die Erstellung von Workflows, sondern auch deren Verwaltung und ist damit quasi eine Wissensdatenbank mit einer Workflow-orientierten Struktur. Mit Process Street können Sie Prozesswissen als Workflows erfassen, dann mehrere Instanzen davon erstellen und den Teammitgliedern zuweisen. Auf diese Weise wird das Wissen in konkrete, lehrreiche Aufgaben umgewandelt, deren Fortschritt zentral verfolgt werden kann. Workflows können zugewiesen werden, und für komplexere Prozesse können bedingte Workflows und Genehmigungspunkte erstellt werden, um die Prozessüberwachung zu verbessern. Mit über 3.000 Integrationen ist Process Street ein wirklich vielseitiges Tool, das sich ideal eignet, wenn Prozesse den Kern des Unternehmenswissens bilden. Process Street kann kostenlos getestet werden. Das Unternehmen hat ein spezielles Angebot für Startups, das bei $100 pro Monat (oder $1.000 bei jährlicher Nutzung) beginnt. Für größere Unternehmen kostet der Pro-Plan $415 pro Monat/$5.000 pro Jahr. Sie können die Software [hier kennenlernen](https://www.process.st/?gspk=UmljaFBldGVyc29u&gsxid=vPHDhmfHM3mR). ![Process Street Firmenwiki Oberfläche mit Frau im Vordergrund](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-ProcessStreet.png)*Process Street*### 7. Das Denk-Kollektiv: Nuclino Direkte Kollaborationsmöglichkeiten sind Nuclinos große Stärken. Das Tool ermöglicht es Ihnen, eine umfassende Plattform für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zu schaffen, die einfach und intuitiv zu bedienen ist und in Echtzeit aktualisiert wird. Das bedeutet, dass die Teammitglieder live mitverfolgen können, wie jemand Inhalte auf der Plattform erstellt. **Neben der Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht Nuclino seinen Nutzenden die sofortige Verknüpfung und Suche von Inhalten sowie die Visualisierung von Wissen und deren Verknüpfung je nach individuellen Vorlieben.** Nuclino lässt sich nahtlos in über 40 Apps wie Slack, Lucidchart, Jira und andere integrieren. Die mobile Version ist kompatibel mit iOS und Android, die Desktop-Version mit MacOS, Windows und Linux. Nuclino bietet eine 7-tägige kostenlose Testversion, einen kostenlosen Basisplan und kostenpflichtige Pläne von 5-10€ pro NutzerIn und Monat. Mehr über Nuclino [erfahren Sie hier](https://www.nuclino.com/product). ![Nuclino Firmenwiki Oberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Nuclino.png)*Nuclino*### 8. Die Plattform: Tiki-Wiki Tiki Wiki ist eine Open-Source Wiki-Software und -Plattform. Sie bietet unter anderem die Möglichkeit zur Erstellung von Bildergalerien, Blogs, FAQs, Live-Support, Newslettern oder Umfragen. Die Plattform ist modular aufgebaut und verfügt laut Website über 20.000 registrierte NutzerInnen. Diese können Informationen in einer Datenbank ablegen und anschließend die individuellen Nutzungsrechte verwalten. Die Plattform unterstützt zahlreiche verschiedene Sprachen, ist aber in der Nutzung zunächst nicht immer ganz übersichtlich. Insgesamt also ein Klassiker unter den Wikis, für das Firmenwiki aber nur bedingt einsetzbar. [Mehr zu Tiki Wiki finden Sie hier](https://tiki.org/Community). ### 9. Die Dateiablage I: Google Workspace Es muss vermutlich nicht groß erklärt werden, da bereits bekannt: Google Workspace ist Googles allround Online-Office für die Erstellung und das Teilen von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen. Diese können online bearbeitet, sowie genauso wie weitere Dokumententypen hochgeladen und geteilt werden. Inhalte werden klassisch in Ordner und Unterverzeichnisse gegliedert und daraufhin kann Nutzenden entweder eine Lese- oder Zugriffsberechtigung erteilt werden. Das alles vermutlich nicht unbedingt neu – jedoch können Sie diese Funktionen auch für Ihr Firmenwiki nutzen. Dabei sollten Sie auf einen klaren Aufbau und die Trennung zwischen wikifremden Dokumenten und Ihren Wiki-Artikeln Workspace achten. Der Vorteil von Google Docs ist seine universelle Einsatzfähigkeit: vermutlich jeder kann es ohne lange Einführung benutzen. Jedoch ist der Dienst nicht auf die Erstellung von Wikis spezialisiert, sondern umfasst das Rundum-Paket, inklusive Kalender, Mails, Chat, … etc. Die Kosten für den Workspace starten bei 5,75€ pro NutzerIn pro Monat, [mehr erfahren Sie hier](https://workspace.google.com/intl/de/pricing.html). ![Google Workspace Oberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Google-Workspace.png)*Google Workspace*### 10. Die Dateiablage II: Dropbox Paper Dropbox ist ebenfalls eher ein klassischer Cloudspeicherdienst, lässt sich jedoch genauso auch für das firmeneigene Wiki verwenden. Dazu hat Dropbox den neuen Dokumententyp Dropbox Paper geschaffen, der für einen “flexiblen Arbeitsbereich” sorgen soll. Das Ganze erinnert ein wenig an Google Docs, Dateien werden ebenfalls online in der Cloud gespeichert, Lese- oder Bearbeitungszugriff sind von verschiedenen Endgeräten möglich und in die Dokumente können unterschiedliche Medien wie Bilder, Audio- oder Videodateien eingebaut werden. Dropbox bietet Übersetzungen in zahlreichen Sprachen an und erlaubt Kommentare und Diskussionen. Insgesamt macht das Dropbox zu einem soliden Tool für ein Wiki, dass zwar ohne viele Zusatzfeatures auskommt, aber relativ intuitiv bedient werden kann. Paper-Dokumente können allerdings nur online eingesehen werden. Der Preis der Software hängt von Faktoren wie Teammitgliedern und Feature-Anzahl ab und beginnt bei 9,99 € pro NutzerIn und Monat. Die klassischen Cloud-Dienste sind dann natürlich inbegriffen. Dropbox kann zwei Wochen lang kostenlos getestet werden, [mehr erfahren Sie hier](https://www.dropbox.com/de/plans). ![Dropbox Oberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Dropbox.png)*Dropbox*### 11. Das Community-Firmenwiki: DokuWiki Dokuwiki ist wie Tiki Wiki eine Open-Source-Software, dass heißt: hier ist jeder eingeladen mitzuarbeiten und die Software zu verbessern. Die Software ist relativ basic um schnell und einfach ein Wiki aufzubauen. Sie unterstützt über 50 Sprachen und lässt Individualisierung durch verschiedene Layouts, sowie die Regelung der Zugriffsrechte auf bestehende Wiki-Einträge zu. Durch die Open Source-Eigenschaft können Profis das Tool ganz individuell an ihre Bedürfnisse anpassen. Für die Erweiterung der Basisfunktionen gibt es zudem Templates und Add-Ons. Trotzdem ist die Software vermutlich eher etwas für IT-Kenner und Entwicklerteams – diese können sich dann aber mit DokuWiki so richtig ausleben. Dokuwiki können Sie kostenlos [hier herunterladen](https://www.dokuwiki.org/dokuwiki). ### 12. Das KMU-Firmenwiki: DrupalWiki DrupalWiki ist eine umfangreiche Wiki-Software, die sich gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) gut eignet. Die Software wurde von der Initiative Mittelstand als “Best Of”-Lösung ausgezeichnet und wird unter anderem von Firmen wie dem WDR, TÜV-Süd oder Frosta verwendet. Auch DrupalWiki bietet zahlreiche Features: von einer übersichtlichen Kategorien-Verwaltung und Import aus Office inklusive Formatierung, über Anpassungsmöglichkeiten des Wikis an die Corporate Identity des Unternehmens bis hin zu einer guten Suchfunktion und Diskussionsmöglichkeiten in Blogs oder Foren. Zusatzfunktionen wie Nutzungsstatistiken oder eine Integration von Office sind optional und individualisierte Erweiterungen können zur Software dazugekauft werden. DrupalWiki kann 30 Tage kostenlos getestet werden und kostet danach 75€ für 25 NutzerInnen im Monat. Als zweite Option kann die Software auch ab 100 NutzerInnen in der unbefristeten Lizenz gekauft werden und kostet dann 1.950€. [Mehr dazu lesen Sie hier](https://drupal-wiki.com/). ![DrupalWiki Firmenwiki Oberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-DrupalWiki.png)*DrupalWiki*## Nach dem Kauf: Wie Sie das Beste aus Ihrer Firmenwiki Software machen Sobald Sie sich für eine Software entschieden haben, ist es an der Zeit, sie in Betrieb zu nehmen. Rollen und Zuständigkeiten müssen zugewiesen werden und die Aufgaben für die Erstellung und Pflege des Wikis müssen klar verteilt werden. - Wer ist für welche Aspekte des Wikis zuständig und wie werden die Einträge erstellt? - Kann jeder einen Beitrag zum Wiki leisten oder gibt es nur einige wenige Autoren? - Wie wird die Qualität des Wissens im Wiki sichergestellt? - Gibt es einen klar definierten Prozess, wie das Wiki aktuell gehalten wird? Einige Antworten können bereits durch die Software selbst abgedeckt werden, für andere muss eine externe Strategie ausgearbeitet werden. In jedem Fall ist es für ein erfolgreiches Unternehmens-Wiki von entscheidender Bedeutung, dass diese Fragen aufgeworfen und richtig angegangen werden. ### Füllen Sie Ihr Firmenwiki mit FlowShare-Anleitungen Natürlich muss ein Unternehmens-Wiki mit Material gefüllt werden. Dazu gehören Dokumente und Dokumentationen, Referenzen, Prozessrichtlinien und alle Arten von Daten. Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie mit FlowShare erstellen, sind eine Möglichkeit, Ihr Wiki mit produktivem Unternehmenswissen zu füllen. FlowShare ist mit seinen [verschiedenen Exportformaten und Integrationen](https://getflowshare.com/de/integrationen/) gut mit vielen Wiki-Tools kompatibel. So können Sie Ihren Kollegen nützliche Anleitungen zur Verfügung stellen und diese zentral speichern, damit jeder leicht darauf zugreifen kann! Dokumentieren Sie einfach Ihre Prozesse, exportieren Sie sie in Ihrem Lieblingsformat und laden Sie sie in Ihr Wiki hoch! [Erfahren Sie hier mehr über FlowShare.](https://getflowshare.com/de/) ## Fazit Die hier vorgeschlagenen Softwarelösungen sind eine Auswahl aus einer Vielzahl von Tools. Unabhängig davon, ob Ihr bevorzugtes Wiki darunter ist oder nicht, müssen Sie letztlich ein Wiki finden, mit dem die ErstellerInnen und NutzerInnen von Wiki-Einträgen gut arbeiten können. Alles andere ist zweitrangig. Wichtig ist, dass bei der Anschaffung einer Wiki-Software folgende Überlegungen angestellt werden: - welche Anforderungen Ihr Wiki erfüllen muss - welche davon am wichtigsten sind, und - welche Software diese Anforderungen am besten erfüllt. Wiki-Software nimmt Ihnen eine große Last von den Schultern, aber sie wird sich nicht von selbst unterhalten. Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Team Wiki-spezifische Verantwortlichkeiten festgelegt werden und dass Sie eine einfache Möglichkeit haben, Ihr Wiki mit produktivem Wissen zu füllen! ## FAQs #### Was ist ein Firmenwiki? Eine gemeinsame, bearbeitbare Wissensplattform für das ganze Unternehmen, mit Rechteverwaltung, Versionierung und Suche. Firmenwiki und Unternehmenswiki bezeichnen dabei dasselbe Werkzeug, nur mit unterschiedlichem Sprachgebrauch. #### Welche Wiki-Software passt zu unserem Unternehmen? Entscheidend sind drei Punkte: Wo dürfen die Daten liegen, wie gut ist die Suche bei mehreren tausend Seiten, und wie leicht lassen sich vorhandene Inhalte übernehmen. Testen Sie mit eigenen Inhalten, nicht mit dem Demodatensatz. #### Warum nutzt niemand unser Wiki nach drei Monaten? Weil Schreiben als eigene Aufgabe neben der Arbeit gilt. Wikis bleiben lebendig, wenn Inhalte aus dem Prozess selbst entstehen, etwa als exportierte Anleitung aus einer Aufzeichnung, statt davon abzuhängen, dass jemand an eine Aktualisierung denkt. #### Wie füllen wir ein neues Firmenwiki schnell mit Inhalten? Mit den Prozessen, die am häufigsten Rückfragen erzeugen. FlowShare-Anleitungen lassen sich als Word- oder PDF-Datei exportieren und in SharePoint, Confluence und vergleichbare Systeme übernehmen, ohne dass jemand Artikel von Hand tippt. **Categories:** Knowledge Management --- ### [12 Tools That Will Make Your Company Wiki a Success in 2026](https://getflowshare.com/company-wiki-software-tools/) **Published:** April 27, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **What company wiki software tools are available on the market, what are their advantages, and when should you use which solution?** Many of our customers use [FlowShare](https://getflowshare.com/de/) to fill their company wiki with useful step-by-step guides. For some applications, there’s even a direct export from FlowShare: this means you can export your step-by-step guides directly from FlowShare into your wiki with just one click. Through the close connection between FlowShare guides and company wikis, we receive a lot of wiki input. That’s why we decided to gather all the information into a detailed and independent overview of the best software providers for enterprise wikis. ![Company Wiki Software ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/04/Wiki_Software_Firmenwiki.png)FlowShare Wiki Software Tips## What is a company wiki and why is it important? A company wiki is a collaboration platform that functions as an internal knowledge base for employees. It allows all employees of a company to access information, documents, data, and resources in one central location. A wiki promotes collaboration between teams and departments by providing a space where they can share their knowledge with each other—as an archive or in real time. A wiki is so important because it provides central guidance for a company and its employees. By centralizing information, company wikis make it easier for everyone to stay up to date and learn about the latest developments. They can also help prevent errors, as employees have access to accurate data, documents, and instructions. Finally, company wikis enable teams to work more effectively and efficiently, as they can easily access the information they need and quickly find the answers they’re looking for. **In short, a company wiki is an invaluable tool that enables companies to maintain efficient operations and drive innovation by sharing knowledge in one central location.** By using wikis, companies can ensure that their teams are equipped with the information they need to succeed. ![card-icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/file-management_16171011-1.svg)## Before You Buy: What Are Your Requirements for a Company Wiki? Before you buy any software, we always recommend carefully identifying your company’s needs. This includes the software’s use case and its target audience. Ask yourself what gap the knowledge management platform should fill: is it a central, company-wide knowledge repository or more of a live collaboration platform? Also consider who will use the software. Because only when the software is accepted and adopted by users can a company wiki truly help you. **In any case, it’s the software’s job to make knowledge management as easy as possible for you.** In general, wiki software should meet a range of requirements. Reliability, development, customizability, compatibility, functionality, and user-friendliness are crucial. Ask yourself the following questions: - Is the software established in the market? - Are there regular updates? - Can the company wiki be customized to your corporate identity? - What integrations does the software offer? - What can the software be used for? What should it be used for? - Is it easy for authors to create content? Is the content accessible to users? Other points to consider are support options, language availability, and costs. - What support options are available? To what extent? - Are multiple languages supported? - Are there one-time or monthly costs, or is it open-source software? Once you’ve clarified these questions, you can familiarize yourself with the software landscape. Here’s our tool comparison. ## The 12 Most Popular Wiki Software Tools ### 1. The Data Manager: Microsoft SharePoint MS SharePoint is not a classic wiki tool, but it works very well for document management—centrally storing and editing data. Especially if your company already uses Microsoft functions extensively, using SharePoint for a wiki can make sense. SharePoint is Microsoft’s web application for creating websites, as well as storing, structuring, sharing, and retrieving information. This can also include wiki entries. SharePoint is a very comprehensive tool and also functions as a social network; it’s possible to create groups and departments. The program can be installed locally or used in the cloud, and there’s also an app. The latest version is SharePoint 2019, for which comprehensive support exists. According to Microsoft, more than 200,000 companies already use the tool. Some of our customers also use SharePoint for their company wiki—and have built a clever connection to the documentation software FlowShare: for example, Bauvista uploads FlowShare guides in HTML format directly to the SharePoint wiki. This way, employees no longer have to laboriously create wiki entries. Instead, entire click sequences are online within seconds. Microsoft SharePoint is available from €4.70 per user per month, but with limited functionality. There’s also a slightly more expensive Business version of SharePoint. [You can get more information here](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/). ![Company Wiki Microsoft SharePoint Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-MS-Sharepoint.png)*Microsoft SharePoint*### 2. The Classic: MediaWiki and BlueSpice MediaWiki is a widely used open-source software that also forms the basis for Wikipedia. It’s free, multilingual, and individually customizable—more information about the download [is available here](https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/de). BlueSpice is the enterprise development of this software and is used by companies like HAVI Logistics, TenneT, and Asis. The tool offers structured document management, search and navigation, personalization, export to various formats, and is mobile-optimized. BlueSpice also enables central management of categories and saving templates. BlueSpice itself comes in two versions: a cloud version available for 25 users starting at €117 per month. Additional services like support or monthly cancellation options cost extra. There’s also an on-premise version of the wiki available from €333 per year for 50 users. BlueSpice can be tested free for 30 days. More information about BlueSpice [can be found here](https://bluespice.com/). ### 3. The Market Leader: Confluence Confluence by Atlassian is considered the market leader among company wikis and describes itself as “an open and shared workspace.” The tool includes hierarchical content creation, a clear search and comment function, templates, flexible access rights, and the integration of various formats like videos, images, or GIFs. Confluence can be hosted either in the cloud or in the company’s own infrastructure. Integration of other tools like Trello or Jira—or FlowShare—into Confluence is also possible. Since summer 2023, FlowShare has offered direct export to Confluence in its export formats. So you hardly have to do anything to share all your FlowShare guides with employees in the Confluence wiki. More about how this export works [can be found here](https://support.getflowshare.com/de/help/flowshare-anwenden/integrationen/confluence-integration-fuer-flowshare/). Overall, the software offers very comprehensive possibilities, is individually customizable as desired, and can be extended with additional add-ons. On the other hand, due to this scope, it may take a bit more time to implement. Confluence is available from $5.75 per month. There’s a free basic version where you can familiarize yourself with the tool. More information [can be found here.](https://www.atlassian.com/de/software/confluence) ![Company Wiki Confluence Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Confluence.png)*Confluence*### 4. The Professional: ProProfs ProProfs Knowledge Base is powerful and easy-to-use software that allows companies to create, customize, edit, and manage their own company wiki. The features are suitable for both technical experts and beginners. Thanks to over 40 professionally designed templates, anyone can create a wiki with ProProfs. The tool offers reliable reports, intuitive search functions, customization options, and integrations with leading tools like Zendesk, Freshdesk, Wufoo, and Google Analytics. Users can assign roles and responsibilities within the system and create workflows to better monitor the company’s knowledge and processes. ProProfs Knowledge Base is trusted by some of the world’s leading companies like Zoho Corporation, Adobe, Acer, and Nissan, making it the top choice for companies looking to manage their enterprise knowledge. The Knowledge Base can also be used in combination with other ProProfs software products like ProProfs Chat and Help Desk to achieve even better results. A ProProfs Essentials subscription costs from $19.99 per user per month when purchased annually. ProProfs offers a 15-day money-back guarantee as well as a free basic version, so you can try out whether the tool is right for you. More about ProProfs [can be found here](https://www.proprofskb.com/). ![ProProfs Example Knowledge Base Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Knowledge-base-Proprofs-1.png)*ProProfs*### 5. The Trustworthy: Guru Trustworthy knowledge created in collaboration with your team along the workflow—that’s what Guru enables with its company wiki. Thanks to an expert verification feature and a current change status, users of the Guru knowledge base always know whether a piece of knowledge is still current and trustworthy. Guru allows you to capture relevant information exactly when you find it: you can export knowledge from websites and applications directly as cards in Guru. There, Guru makes intelligent suggestions for structuring and maintaining the information. Through a browser add-on and custom knowledge triggers, the captured information is always made available wherever and whenever it’s needed. Thanks to a variety of integrations, including Google, Slack, Microsoft Teams, and Zendesk, Guru’s potential for use is enormous and can be leveraged in all common digital environments. By the way: Guru can also be [integrated into FlowShare](https://getflowshare.com/integrations/guru/guru/), just like Confluence! Guru offers a free starter plan for teams with three or fewer members. For more than 3 members, the starter plan costs $10 per user per month. The plans can be tested for free. More information about Guru’s plans [can be found on the website](https://www.getguru.com/). ![Guru Company Wiki Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Guru.png)*Guru*### 6. The Workflow Manager: Process Street You may know Process Street as a tool for creating workflows and SOPs from our [blog post about process documentation software.](https://getflowshare.com/process-documentation-software/) Process Street not only enables the creation of workflows but also their management, making it essentially a knowledge base with a workflow-oriented structure. With Process Street, you can capture process knowledge as workflows, then create multiple instances of them and assign them to team members. This way, knowledge is transformed into concrete, instructive tasks whose progress can be tracked centrally. Workflows can be assigned, and for more complex processes, conditional workflows and approval points can be created to improve process monitoring. With over 3,000 integrations, Process Street is a truly versatile tool that’s ideal when processes form the core of company knowledge. Process Street can be tested for free. The company has a special offer for startups starting at $100 per month (or $1,000 with annual billing). For larger companies, the Pro plan costs $415 per month/$5,000 per year. You can [learn about the software here](https://www.process.st/?gspk=UmljaFBldGVyc29u&gsxid=vPHDhmfHM3mR). ![Process Street Company Wiki Interface with Woman in Foreground](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-ProcessStreet.png)*Process Street*### 7. The Think Collective: Nuclino Direct collaboration capabilities are Nuclino’s great strengths. The tool allows you to create a comprehensive platform for knowledge sharing and collaboration that’s simple and intuitive to use and updates in real time. This means team members can watch live as someone creates content on the platform. **In addition to real-time collaboration, Nuclino enables its users to instantly link and search content, as well as visualize knowledge and its connections according to individual preferences.** Nuclino integrates seamlessly with over 40 apps like Slack, Lucidchart, Jira, and others. The mobile version is compatible with iOS and Android, the desktop version with macOS, Windows, and Linux. Nuclino offers a 7-day free trial, a free basic plan, and paid plans from €5-10 per user per month. More about Nuclino [can be found here](https://www.nuclino.com/product). ![Nuclino Company Wiki Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Nuclino.png)*Nuclino*### 8. The Platform: Tiki-Wiki Tiki Wiki is an open-source wiki software and platform. It offers the ability to create image galleries, blogs, FAQs, live support, newsletters, or surveys, among other things. The platform is modular and, according to the website, has 20,000 registered users. They can store information in a database and then manage individual access permissions. The platform supports numerous different languages but isn’t always entirely clear in use at first. Overall, a classic among wikis, but only conditionally suitable for company wikis. [More about Tiki Wiki can be found here](https://tiki.org/Community). ### 9. The File Storage I: Google Workspace It probably doesn’t need much explanation, as it’s already well known: Google Workspace is Google’s all-around online office for creating and sharing text documents, spreadsheets, and presentations. These can be edited online, and just like other document types, can be uploaded and shared. Content is organized classically into folders and subdirectories, and then users can be granted either read or access permissions. All of this is probably not particularly new—but you can also use these functions for your company wiki. You should pay attention to a clear structure and the separation between non-wiki documents and your wiki articles in Workspace. The advantage of Google Docs is its universal usability: probably everyone can use it without a long introduction. However, the service is not specialized in creating wikis but includes the all-around package, including calendar, emails, chat, etc. Costs for Workspace start at €5.75 per user per month, [learn more here](https://workspace.google.com/intl/de/pricing.html). ![Google Workspace Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Google-Workspace.png)*Google Workspace*### 10. The File Storage II: Dropbox Paper Dropbox is also more of a classic cloud storage service but can likewise be used for the company wiki. For this, Dropbox has created the new document type Dropbox Paper, which is meant to provide a “flexible workspace.” The whole thing is somewhat reminiscent of Google Docs; files are also stored online in the cloud, read or edit access is possible from various devices, and different media like images, audio, or video files can be embedded in the documents. Dropbox offers translations in numerous languages and allows comments and discussions. Overall, this makes Dropbox a solid tool for a wiki that, while lacking many extra features, can be operated relatively intuitively. However, Paper documents can only be viewed online. The software’s price depends on factors like team members and number of features and starts at €9.99 per user per month. The classic cloud services are then naturally included. Dropbox can be tested free for two weeks, [learn more here](https://www.dropbox.com/de/plans). ![Dropbox Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-Dropbox.png)*Dropbox*### 11. The Community Company Wiki: DokuWiki DokuWiki, like Tiki Wiki, is open-source software, which means: everyone is invited to contribute and improve the software. The software is relatively basic to quickly and easily set up a wiki. It supports over 50 languages and allows customization through various layouts, as well as regulation of access permissions to existing wiki entries. Due to its open-source nature, professionals can customize the tool entirely to their needs. For extending the basic functions, there are also templates and add-ons. Nevertheless, the software is probably more for IT experts and developer teams—who can then really go wild with DokuWiki. You can download DokuWiki for free [here](https://www.dokuwiki.org/dokuwiki). ### 12. The SME Company Wiki: DrupalWiki DrupalWiki is comprehensive wiki software that’s particularly well suited for small and medium-sized enterprises (SMEs). The software was awarded “Best Of” solution by Initiative Mittelstand and is used by companies like WDR, TÜV-Süd, and Frosta, among others. DrupalWiki also offers numerous features: from clear category management and import from Office including formatting, to customization options for the wiki to match the company’s corporate identity, to a good search function and discussion options in blogs or forums. Additional functions like usage statistics or Office integration are optional, and customized extensions can be purchased for the software. DrupalWiki can be tested free for 30 days and then costs €75 for 25 users per month. As a second option, the software can also be purchased as an unlimited license starting at 100 users and then costs €1,950. [Read more about this here](https://drupal-wiki.com/). ![DrupalWiki Company Wiki Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Firmenwiki-DrupalWiki.png)*DrupalWiki*## After You Buy: How to Get the Most Out of Your Company Wiki Software Once you’ve chosen software, it’s time to put it into operation. Roles and responsibilities must be assigned and tasks for creating and maintaining the wiki must be clearly distributed. - Who is responsible for which aspects of the wiki and how are entries created? - Can everyone contribute to the wiki or are there only a few authors? - How is the quality of knowledge in the wiki ensured? - Is there a clearly defined process for keeping the wiki up to date? Some answers can already be covered by the software itself; for others, an external strategy must be developed. In any case, it’s crucial for a successful company wiki that these questions are raised and properly addressed. ### Fill Your Company Wiki with FlowShare Guides Of course, a company wiki must be filled with material. This includes documents and documentation, references, process guidelines, and all types of data. Step-by-step guides that you create with FlowShare are one way to fill your wiki with productive company knowledge. FlowShare is well compatible with many wiki tools thanks to its [various export formats and integrations](https://getflowshare.com/integrations/). This way, you can provide your colleagues with useful guides and store them centrally so everyone can easily access them! Simply document your processes, export them in your favorite format, and upload them to your wiki! [Learn more about FlowShare here.](https://getflowshare.com/de/) ## Conclusion The software solutions suggested here are a selection from a multitude of tools. Regardless of whether your preferred wiki is among them or not, you ultimately need to find a wiki that creators and users of wiki entries can work well with. Everything else is secondary. What’s important is that when acquiring wiki software, the following considerations are made: - what requirements your wiki must meet - which of these are most important, and - which software best meets these requirements. Wiki software takes a great burden off your shoulders, but it won’t maintain itself. Make sure wiki-specific responsibilities are established in your team and that you have an easy way to fill your wiki with productive knowledge! ## FAQs #### What is a company wiki? A shared, editable knowledge platform for the entire company, with access management, versioning, and search. Company wiki and enterprise wiki refer to the same tool, just with different terminology. #### Which wiki software fits our company? Three points are decisive: where the data may be stored, how good the search is with several thousand pages, and how easily existing content can be adopted. Test with your own content, not with the demo dataset. #### Why is no one using our wiki after three months? Because writing is seen as a separate task alongside work. Wikis stay alive when content emerges from the process itself, such as an exported guide from a recording, rather than depending on someone remembering to update. #### How do we quickly fill a new company wiki with content? With the processes that generate the most questions. FlowShare guides can be exported as Word or PDF files and adopted into SharePoint, Confluence, and comparable systems without anyone having to type articles by hand. **Categories:** Knowledge Management --- ### [Labels in FlowShare: Eine smarte Art, Ihre Flows zu organisieren](https://getflowshare.com/organize-your-flows-with-labels/) **Published:** November 11, 2025 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Wenn Sie sich schon immer eine bessere Möglichkeit gewünscht haben, Ihre Flows im FlowShare [Portal](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) zu organisieren, haben wir gute Neuigkeiten: Die neue Funktion „Labels“ im FlowShare Portal ist da. Damit können Sie Ihre Workflows strukturieren, farblich kennzeichnen und in Sekunden wiederfinden. Wofür sind Labels gut? Immer mehr FlowShare-Nutzer veröffentlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Portal, und da kann es schnell unübersichtlich werden. Mit Labels behalten Sie mühelos den Überblick. Betrachten Sie sie als flexiblere Alternative zu klassischen Ordnern: Sie können Ihre Flows ganz nach Ihren Wünschen gruppieren und einem Flow sogar mehrere Labels zuweisen. Schluss mit endlosem Scrollen oder der Suche nach Ihrer letzten Anleitung. Mit Labels hat alles seinen Platz. ## Labels machen das Strukturieren Ihrer Flows einfach und flexibel, ganz nach Ihren Wünschen Das macht diese neue Funktion so hilfreich: - Organisieren Sie mit Leichtigkeit: Fügen Sie jedem Flow ein oder mehrere Labels hinzu, um ihn einfach auffindbar zu machen. - Passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an: Geben Sie jedem Label einen Namen und eine Farbe, die zu Ihrer Organisation passt. - Verwalten Sie alles an einem Ort: Bearbeiten oder entfernen Sie Labels direkt aus dem Label-Panel auf der linken Seite der Flow Library. - Bewahren Sie Struktur: Erstellen Sie verschachtelte Labels, genau wie Unterordner in Ordnern, um eine Hierarchie aufzubauen, die zu Ihrem Team passt. - Schnell und visuell: Ziehen Sie Ihre Flows per Drag & Drop in die Label, filtern Sie nach Name und sehen Sie sofort, wonach Sie suchen. Ganz gleich, ob Sie Flows für Schulungen, Onboarding oder Dokumentation sortieren, Labels machen die Verwaltung Ihrer Inhalte reibungsloser und schneller. ## Wie Sie Labelsfür sich arbeiten lassen können: 5 praktische Anwendungsszenarien Labels sind mehr als einfache Ordner, sie sind die neue Superkraft Ihres Teams für Struktur, Ordnung und Klarheit. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie das Beste daraus machen können: ### 1. Trennen Sie internes und externes Wissen Verwenden Sie ein Label für interne Dokumentation (Intern) und ein weiteres für kundenorientierte oder öffentliche Flows (Extern). Unter jedem dieser Label können Sie weitere Label einfügen, z.B. *IT-Support*, *HR*, *Finanzen* für interne Dokumente und *Anleitungen*, *Schulungsmaterialien* oder *Wissensdatenbanken* für Ihre externen oder öffentlichen Dokumente. So bleibt privates Know-How sicher, während öffentliche Ressourcen einfach freigegeben werden können. ### 2. Organisieren Sie nach Abteilung oder Rolle Gruppieren Sie die Flows nach *Vertrieb*, *Technik* oder *Customer Success*, damit jedes Team schnell die relevanten Informationen finden kann. Kombinieren Sie dies mit der kommenden *Funktion für Berechtigungen*, um sicherzustellen, dass jeder nur das sieht, was er braucht. Weniger Chaos, mehr Fokus. ### 3. Nach Anwendung oder Projekt sortieren Steht bei Ihnen ein großes Projekt an wie eine [*SAP-Migration*?](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/sap-dokumentation/) Labeln Sie alles unter *SAP S/4HANA Migration*. Sie arbeiten mit mehreren Tools? Versuchen Sie es mit Etiketten wie *Microsoft 365*, *Salesforce* oder *ServiceNow*, um die Dokumentation nach Systemen zu ordnen. ### 4. Fortschritt oder (Testfall-)Status markieren Apropos ERP-Migrationen: Sie können die Farbcodierung innerhalb der Labels verwenden, um den Arbeitsfortschritt oder den Status zu verfolgen. Während Benutzerakzeptanztests können Sie beispielsweise Labels verwenden, um alle Testfallstatus zu kennzeichnen: Grünes Label für “Bestanden”, rotes Etikett für “Fehlgeschlagen”, andere (auch benutzerdefinierte) Farben für jeden zusätzlichen Status, den Sie benötigen, wie z.B. Wiederholungstest, Blockiert usw. Für einen allgemeineren Anwendungsfall können Sie auch alle Ihre Flows einem Überprüfungsprozess unterziehen: Zum Beispiel grünes Label für *Veröffentlicht*, gelb für *In Prüfung* und grau für *Entwürfe*. So hat Ihr Team den Status auf einen Blick im Blick. ### 5. Flows für Onboarding oder Schulungen hervorheben Erstellen Sie ein Label wie *New Hire Essentials* oder *QA Training*, um alle zugehörigen Prozesse mit einem Klick zu erfassen, ideal für schnelle Lernpfade. Mit unserer kommenden Funktion Zugriff und Berechtigungen können Sie sogar nur bestimmten Teammitgliedern die Ansicht bestimmter Etiketten gestatten und haben die volle Kontrolle darüber, wer was in Ihrem Unternehmen sieht. ## Wie es funktioniert - Rufen Sie die Flow Bibliothek auf, wo Sie auf der linken Seite Labels finden. - Klicken Sie auf Neues Label und wählen Sie einen Namen und eine Farbe. - (Optional) Fügen Sie ein übergeordnetes Label hinzu, um es unter einem anderen zu verschachteln. - Speichern Sie und Sie sind fertig! Um einem Flow ein Label zuzuweisen, ziehen Sie Ihren Flow einfach per Drag & Drop in das soeben erstellte Label. Sie können jedem Flow so viele Labels hinzufügen, wie Sie möchten. So haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie Sie Ihre Flow Bibliothek organisieren. Sie müssen etwas anpassen? Öffnen Sie einfach das Drei-Punkte-Menü neben einem Label, um es zu bearbeiten, umzubenennen oder zu löschen. #### Auswahl von Labels, um den richtigen Inhalt zu finden Sobald Sie Ihre Flows mit Labels versehen haben, ist es ganz einfach, genau das zu finden, was Sie brauchen. Klicken Sie auf ein beliebiges Label oder Unterlabel im linken Panel, um Ihre Flow Bibliothek zu filtern. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Breadcrumb-Navigation aufheben und zur vollständigen Liste Ihrer Abläufe zurückkehren. ## Probieren Sie es jetzt im FlowShare Portal aus Diese Funktion ist jetzt live, exklusiv im FlowShare Portal. Wenn Sie Flows direkt von der Desktop-App aus veröffentlichen, können Sie auch nachträglich noch Labels über das Portal hinzufügen. Wir sind gespannt, wie Sie die Labels nutzen werden, um Ordnung, Klarheit und Effizienz in Ihrer Flow-Bibliothek zu schaffen. Probieren Sie es noch heute aus und lassen Sie uns wissen, was Sie davon halten. [Ihr Feedback hilft uns](https://getflowshare.com/de/reviews/), die nächste Runde der Verbesserungen zu gestalten. **Categories:** FlowShare --- ### [Maximierung der Teamproduktivität mit beeindruckenden Team-Benutzerhandbüchern](https://getflowshare.com/team-user-manual/) **Published:** November 29, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Wenn es um die Produktivität von Teams geht, **können Team-Benutzerhandbücher eine gute Möglichkeit sein, alle auf die gleiche Seite zu bringen.** Indem Sie ein Team-Benutzerhandbuch erstellen und befolgen, können Sie sicherstellen, dass jeder weiß, wie die Tools des Teams zu verwenden sind. Außerdem wird erläutert, wie bestimmte Prozesse mit diesen Instrumenten durchgeführt werden und welches Mitglied welche Rolle oder Verantwortung hat. In diesem Artikel geben wir Ihnen wichtige Tipps für die Erstellung und den effektiven Einsatz von Benutzerhandbüchern für Ihr Team. Fangen wir an! ## **Was ist ein Team-Benutzerhandbuch, und warum ist es wichtig?** Ein Team-Benutzerhandbuch ist ein Satz von Anweisungen. Es beschreibt die Rollen der verschiedenen Teammitglieder und wie sie die Software und Werkzeuge des Teams nutzen sollten. Darüber hinaus werden bewährte Verfahren für die Durchführung bestimmter Prozesse aufgezeigt. Dieses Dokument stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die Ressourcen des Teams auf die gleiche Weise nutzen. Dies kann zur Steigerung der Produktivität beitragen, da es keine Unklarheiten über die Prozesse gibt. **Es gibt einige wichtige Gründe, warum ein Teamhandbuch so wichtig ist:** 1. Klare Anweisungen helfen allen Teammitgliedern, das Tool zu nutzen und Prozesse effizient abzuschließen. Wenn die Menschen durch klare Anweisungen wissen, was sie zu tun haben, verschwenden sie keine Zeit damit, es herauszufinden. 2. Sie kann neue Mitarbeiter dabei unterstützen, sich schnell einzuarbeiten. Anstatt sich durch die Ressourcen des Teams durchzuarbeiten, können sie einfach das Benutzerhandbuch des Teams zu Rate ziehen. 3. Es stärkt die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams. Indem man festlegt, wer für was verantwortlich ist, können die Mitarbeiter für ihre Aufgaben zur Rechenschaft gezogen werden und wissen, dass sie auf die gemeinsamen Ziele des Teams hinarbeiten. ## **Tipps für die Erstellung eines effektiven und persönlichen Benutzerhandbuchs für Teams** Nachdem Sie nun verstanden haben, warum Team-Benutzerhandbücher wichtig sind, wollen wir uns nun einige Tipps für die Erstellung eines effektiven Handbuchs ansehen. Hier gibt es zwei grundlegende und entscheidende Komponenten, nämlich - Ihr Team kennen und - Ihre Prozesse kennen. Wenn Sie beide Elemente gut beherrschen, sind Sie in einer guten Position, um ein Team-Benutzerhandbuch zu erstellen, das **sowohl hilfreich als auch benutzerfreundlich ist.** ### **Kennen Sie Ihr Team** Um Ihr Team zu kennen, müssen Sie dessen individuelle Fähigkeiten und Stärken kennen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Team-Benutzerhandbuch alle notwendigen Informationen für jedes Mitglied Ihres Teams enthält. Darüber hinaus ist es auch wichtig, den gesamten Arbeitsablauf und die Prozesse des Teams zu berücksichtigen. Wenn Sie verstehen, wie das Team zusammenarbeitet, können Sie ein persönliches Benutzerhandbuch erstellen, das jeden Schritt des Prozesses klar umreißt. ### **Ihre Prozesse kennen** Tatsache ist: **Eine einzelne Person kennt wahrscheinlich nicht alle Prozesse des Teams in- und auswendig.** Sie wissen vielleicht, welche Prozesse existieren, aber wenn es darum geht, wie jeder einzelne mit maximaler Effektivität abgeschlossen wird, müssen Sie sich an den Kollegen wenden, der mit dem Prozess am besten vertraut ist, und ihn bitten, diesen zu dokumentieren. Neben diesen grundsätzlichen Überlegungen gibt es noch einige andere Dinge, die Sie bei der Erstellung Ihres Team-Benutzerhandbuchs unbedingt berücksichtigen sollten. #### **Halten Sie es einfach.** Eines der wichtigsten Dinge, die man bei der Erstellung eines Team-Benutzerhandbuchs beachten sollte, ist, es einfach zu halten. Niemand möchte ein umfangreiches Dokument voller dichtem Text lesen; konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Erstellung eines Dokuments, das leicht zu lesen und zu verstehen ist. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache und überlegen Sie, ob Sie den Text durch Aufzählungspunkte oder Listen auflockern wollen. #### **Aber machen Sie es konkret.** Ein weiterer wichtiger Tipp ist, darauf zu achten, dass Ihr Team-Benutzerhandbuch speziell auf Ihr Team zugeschnitten ist. Mit anderen Worten: Versuchen Sie nicht, ein einheitliches Handbuch zu erstellen, das auf jedes Team angewendet werden kann. Stattdessen sollten Sie die Inhalte auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zuschneiden. Dadurch wird sie für alle Beteiligten relevanter und nützlicher. #### **Fügen Sie Bildschirmfotos und Diagramme bei.** Wo immer möglich, sollten Sie Screenshots oder Diagramme zur Veranschaulichung wichtiger Konzepte in Ihr Team-Benutzerhandbuch aufnehmen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie Anweisungen zur Verwendung eines bestimmten Softwaretools oder zur Durchführung eines bestimmten Prozesses enthalten. #### **Holen Sie sich Feedback.** Sobald Sie einen Entwurf Ihres Team-Benutzerhandbuchs erstellt haben, ist es wichtig, Feedback von Ihren Kollegen einzuholen. Erkundigen Sie sich, ob sie Vorschläge zur Verbesserung des Dokuments haben, und vergewissern Sie sich, dass sie alles verstehen, was darin steht. Dies wird dazu beitragen, dass das Endprodukt so effektiv wie möglich ist. ## **3. Tipps für den effektiven Einsatz Ihres Team-Benutzerhandbuchs** Da Sie nun über ein Team-Benutzerhandbuch verfügen, ist es wichtig, dass Sie es so effektiv wie möglich einsetzen, um die Leistung Ihres Teams zu verbessern. Wenn Sie die oben genannten Punkte berücksichtigt haben, ist das Handbuch selbst bereits zugänglich und inhaltlich attraktiv für Ihr Team. Es gibt jedoch Möglichkeiten, eine effektive Nutzung über den Inhalt des Handbuchs hinaus zu gewährleisten. ### **Zugänglich machen** Stellen Sie zuallererst sicher, dass Ihr Team-Benutzerhandbuch für alle Teammitglieder leicht zugänglich ist. Dazu gehören zwei Dimensionen: Format und Ablage. Wenn Ihr Ziel darin besteht, **das Handbuch so einfach und schnell wie möglich zu verbreiten, damit es jeder nutzen kann, ist das PDF-Format eine sichere Lösung für Sie**. Wenn Sie eine nachträgliche Bearbeitung ermöglichen wollen, damit Ihre Mitarbeiter an dem Handbuch mitarbeiten können, ist das offene Format von Word sehr praktisch. Wir haben eine [ganze Seite, die den verschiedenen Formaten von Handbüchern](https://getflowshare.com/process-documentation-example/) und deren Verwendung gewidmet ist. Dort finden Sie detaillierte Informationen. Nutzen Sie [zentrale Plattformen für den Wissensaustausch](https://getflowshare.com/software-tip-8-software-tools-to-make-your-company-wiki-a-great-success/). Dokumentenmanagementsysteme oder ein Unternehmens-Wiki sind äußerst nützlich, um Ihre Teamhandbücher für jedes Teammitglied zugänglich zu machen. Auf diese Weise können die Kollegen das Handbuch leicht finden und sind eher bereit, es zu Rate zu ziehen, wenn sie Hilfe benötigen. ### **Auf dem neuesten Stand halten** Da sich Ihr Team im Laufe der Zeit verändert und weiterentwickelt, sollte dies auch für Ihr Teamhandbuch gelten. Achten Sie darauf, das Dokument regelmäßig zu aktualisieren, um etwaige Änderungen an den Ressourcen, Prozessen oder der Struktur des Teams zu berücksichtigen. ### **Verwenden Sie es als Referenz** Versuchen Sie nicht, alles auswendig zu lernen, was in Ihrem Team-Benutzerhandbuch steht, sondern nutzen Sie es als Nachschlagewerk. Ziehen Sie es zu Rate, wenn Sie Hilfe benötigen, und halten Sie es griffbereit, damit Sie bei Bedarf schnell Informationen nachschlagen können. ## **Erstellen Sie Ihr erstes Team-Benutzerhandbuch in kürzester Zeit mit FlowShare** Vielleicht denken Sie jetzt: “Das hört sich toll an, aber wer hat schon die Zeit, das alles neben der *eigentlichen Arbeit* zu machen?” **Die Erstellung von Teamhandbüchern ist ein zusätzlicher Aufwand, ja, aber mit dem richtigen Werkzeug kann dieser Aufwand minimiert werden.** [FlowShare](https://getflowshare.com/de/#features/) sollte ganz oben auf Ihrer Liste der Tools stehen, die Sie für diese Aufgabe in Betracht ziehen. Das Tool ist einfach zu bedienen und dennoch äußerst leistungsfähig, da es Ihre Prozesse Schritt für Schritt aufzeichnet *, während* Sie sie ausführen – Sie müssen Ihren Arbeitsablauf nicht unterbrechen. FlowShare: - Erfasst jeden Klick, den Sie machen, mit einem Bildschirmfoto, - generiert kurze Textbeschreibungen darüber, wo Sie geklickt haben, - und stellt alles in optisch ansprechenden, detaillierten Benutzerhandbüchern zusammen, die für Ihre Mitarbeiter leicht verständlich sind. Dank der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit von FlowShare können Sie sofort mit der Dokumentation beginnen. Sie können sogar Dokumentationsaufgaben an jedes Mitglied Ihres Teams delegieren, ohne dass IT- oder Dokumentationskenntnisse erforderlich sind. ![Mit FlowShare erstelltes Team-Benutzerhandbuch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)\#image\_title### **Ihre FlowShare-Vorteile auf einen Blick** - **Einfach** – Sie müssen sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, wie Sie Ihren Prozess am besten erfassen, FlowShare erledigt das für Sie - **Spezifisch** – verpassen Sie nie einen Schritt in Ihrem Prozess - **Visuell** – Erfassung von Schritten mit Screenshots, Kommentaren und Beschreibungen - **Leicht zu aktualisieren** – Handbücher im Nachhinein bearbeiten, Schritte hinzufügen oder löschen - **Lastenteilung** – mit FlowShare kann jeder dokumentieren - **Vielseitige Exportformate** – exportieren Sie Ihr Handbuch in dem Format, das Ihren Anforderungen am besten entspricht - **Integrationen mit Plattformen** – exportieren Sie Ihre Handbücher direkt in DMS, KMS oder Wikis ## **Erstellen Sie Ihre eigenen Benutzerhandbücher für Ihr Team!** Wenn Sie die Richtlinien in diesem Beitrag befolgen, können Sie sicher sein, dass Sie das Beste aus Ihrem Team-Benutzerhandbuch herausholen. **Durch ein klares und präzises Dokument, das speziell auf Ihr Team** zugeschnitten ist, können Sie dafür sorgen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und effektiver zusammenarbeiten. FlowShare macht diesen Prozess für Sie erheblich einfacher. Sie müssen keine Kompromisse bei Ihrer Zeit für die *eigentliche* Arbeit oder bei der Qualität Ihres Team-Handbuchs eingehen – mit FlowShare erhalten Sie beides. Worauf warten Sie also noch? [Mit FlowShare können Sie 7 Tage lang](https://portal.getflowshare.com/app) kostenlos eine unbegrenzte Anzahl von Team-Benutzerhandbüchern erstellen, ohne Kreditkarte oder Verpflichtungen. [Kundenbewertungen ansehen](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## FAQs #### Was ist ein Team-Benutzerhandbuch? Eine Arbeitsgrundlage, die festhält, welche wiederkehrenden Aufgaben ein Team in welchen Systemen erledigt, wer zuständig ist und was bei bekannten Ausnahmen zu tun ist. Es beschreibt die Arbeit, nicht die Abteilung. #### Word, Wiki oder Dokumentationstool? Word eignet sich für ein Handbuch, das sich kaum ändert. Ein Wiki bietet Suche und Rechte. Ein Dokumentationstool lohnt sich, sobald Screenshots regelmäßig ausgetauscht werden müssen, denn genau dort entsteht der Pflegeaufwand. #### Lohnt sich das für ein kleines Team? Sobald mehr als eine Person dieselbe Aufgabe erledigt, ja. Der Nutzen entsteht nicht durch Umfang, sondern dadurch, dass niemand mehr raten muss und Rückfragen nicht immer wieder dieselbe Person unterbrechen. #### Wie halten wir das Handbuch auf dem neuesten Stand? Eine Anleitung je Prozess, eine verantwortliche Person und ein fester Ablageort. Ändert sich eine Oberfläche, wird dieser eine Prozess neu aufgezeichnet, statt ein umfangreiches Dokument erneut durchzuarbeiten. **Categories:** Employee Training --- ### [Mitglieder gruppieren im FlowShare Portal: Bringen Sie das richtige Know-how in die richtigen Hände](https://getflowshare.com/manage-flow-access-with-groups/) **Published:** February 20, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Wenn Sie FlowShare in einem wachsenden Team einsetzen, sind Sie wahrscheinlich auf eine bekannte Herausforderung gestoßen: Nicht jeder Flow ist für jede Person geeignet. Ihr HR-Team sollte sich nicht durch DevOps-Schritt-für-Schritt-Anleitungen durcharbeiten müssen. Ihre externen Dienstleister müssen nicht die internen Finanzprozesse kennen. Und ein neuer Mitarbeiter sollte definitiv nicht über ein halbfertiges Verfahren stolpern, das noch überarbeitet wird. Genau das lösen **Mitgliedergruppen**. Mit dieser neuen Funktion im FlowShare Portal können Administratoren genau steuern, wer welche Flows sehen kann. So bleibt Ihre Flow-Bibliothek für alle Nutzer relevant, organisiert und sicher. ## Wie die Zugangskontrolle alles verändert Bisher ging es bei der Organisation von hochgeladenen Flows vor allem um die Struktur: Sie mussten mit dem richtigen Label versehen werden, damit sie gefunden werden konnten. Mit [Labels](https://getflowshare.com/de/flows-mit-labels-organisieren/) haben Sie bereits eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Bibliothek zu kategorisieren und visuell zu sortieren. Mitgliedergruppen gehen noch einen Schritt weiter und fügen eine Sichtbarkeitsebene hinzu: Es geht nicht nur darum, wie Ihre Abläufe organisiert sind, sondern auch darum, *wer welchen Ablauf sehen kann*. Diese Veränderung ist wichtiger, als es den Anschein haben mag. Wenn Teammitglieder nur die Anleitungen sehen, die für ihre Rolle relevant sind, passieren ein paar Dinge ganz natürlich: - **Mehr Fokus** Ihr Team lässt sich nicht von Prozessen ablenken, die nicht auf es zutreffen. - **Das Selbstvertrauen im Umgang mit den Hilfestellungen wächst.** Die Anwender vertrauen darauf, dass das, was sie in ihrer Bibliothek finden, für sie bestimmt ist. - **Steuern der richtigen Inhalte wird mühelos.** Sensible Dokumente bleiben geschützt, ohne dass eine manuelle Kontrolle erforderlich ist. Mitgliedergruppen machen all dies möglich, ohne dass es kompliziert wird. Und das Beste daran? Sobald Sie den richtigen Zugang für die richtigen Personen eingerichtet haben, werden alle Fragen, die sie dem FlowShare KI-Assistenten stellen, nur auf der Grundlage der Flows beantwortet, die sie sehen dürfen, sonst nichts. ## Wie Gruppen funktionieren: Die einfache Logik dahinter Das zugrunde liegende Modell ist einfach und folgt einer sauberen Kette: **Mitglieder ↔ Gruppen ↔ Labels ↔ Flows** Das bedeutet in der Praxis Folgendes: - **Portal-Admins** sehen immer alles. Es gibt keine Einschränkungen für die Sichtbarkeit von Administratoren. - **Mitglieder** sehen einen Flow, wenn er entweder ohne Label ist (allgemeiner Zugang, für alle sichtbar), wenn der Flow mit einem Label versehen ist, der keiner Gruppe zugeordnert ist (Sichtbarkeit für Alle, oder wenn das Label, mit dem der Flow versehen ist mit einer Gruppe verknüpft ist, der sie angehören. - **Gruppen** sind einfach Container, die eine Gruppe von Benutzern mit einer Gruppe von Labels verbinden. - **Mitglieder können mehreren Gruppen angehören**, so dass sich der Zugriff natürlich überschneiden kann. Ein Benutzer, der sowohl der Gruppe “Vertrieb” als auch der Gruppe “Produkt” angehört, sieht Bewegungen aus beiden Gruppen. - **Ein Flow kann mehreren Labels zugeordnet sein.** Wenn also bestimmte Flows für ein größeres Publikum relevant sind, können sie mehreren Labels zugewiesen werden. Das Elegante daran ist, dass Sie die Berechtigungen nicht auf der Ebene der einzelnen Abläufe verwalten müssen. Sie verknüpfen ein Label einmal mit einer Gruppe und jeder Flow, der mit diesem Label versehen ist, wird automatisch entsprechend sichtbar (oder unsichtbar). Fügen Sie einen neuen Flow hinzu und verknüpfen Sie ihn mit einem bestehenden Label, so erbt er sofort alle richtigen Sichtbarkeitsregeln. ## 5 Wege, wie Mitgliedergruppen die Arbeitsweise Ihres Teams verändern ### 1. Sensible Vorgänge vertraulich behandeln Einige Dokumente sind einfach nicht für jedermann bestimmt: Finanzprozesse, Verfahren für Führungskräfte, juristische Abläufe. Mit Mitgliedergruppen können Sie diese Abläufe mit einer eingeschränkten Kennzeichnung versehen (z.B. *HR Confidential* oder *Finance Internal*) und diese Kennzeichnung nur mit der Gruppe von Teammitgliedern verknüpfen, die Zugriff benötigen. Alle anderen werden nicht einmal wissen, dass diese Abläufe existieren. Keine versehentlichen Klicks, keine peinlichen “Das hätten Sie nicht sehen dürfen”-Gespräche. ### 2. Geben Sie jeder Abteilung einen eigenen, konzentrierten Arbeitsbereich Wenn sich Ihr Vertriebsteam anmeldet, sollte es das Gefühl haben, dass das Portal speziell für es erstellt wurde, mit Playbooks für den Vertrieb, CRM-Leitfäden und Verfahren für die Kundenkommunikation. Wenn sich die Technikabteilung anmeldet, sollte sie eine Dokumentation der Bereitstellungsprozesse und der Reaktionsabläufe auf Vorfälle sehen. Mit Mitgliedergruppen können Sie ein maßgeschneidertes Erlebnis schaffen, ohne separate Portale oder doppelte Inhalte zu erstellen. Jedes Team erhält eine kuratierte, übersichtliche Ansicht von genau dem, was es braucht. Kombinieren Sie dies mit [nach Abteilungen geordneten Labels ](https://getflowshare.com/de/flows-mit-labels-organisieren/)und Sie haben eine Flow-Bibliothek, die sich praktisch selbst organisiert. ### 3. Externe Teams oder Auftragnehmer risikolos managen Sie arbeiten mit Dienstleistern, Beratern, anderen Externen oder ausgelagerten Support-Teams zusammen? Sie möchten ihnen gerade so viel Zugang gewähren, dass sie ihre Arbeit richtig erledigen können, und nicht mehr. Erstellen Sie eine Gruppe für Ihre externen Mitarbeiter, verknüpfen Sie diese nur mit Labels, die die benötigten Abläufe enthalten (wie *Partner Onboarding* oder *Support Runbooks*), und schon sind Sie fertig. Sie bekommen, was sie brauchen, Ihre interne Dokumentation bleibt geschützt und Sie behalten die volle Kontrolle, ohne ein separates System zu verwalten. ### 4. Unterstützung von Compliance und Audit-Bereitschaft In regulierten Branchen ist die Kontrolle darüber, wer auf welche Prozesse zugreifen darf, oft eine Compliance-Anforderung und nicht nur eine Vorliebe. Mit Mitgliedergruppen verfügen Sie über ein dokumentiertes, strukturiertes Zugriffsmodell, auf das Sie bei Audits verweisen können. Sie können genau zeigen, welche Benutzer zu welchen Gruppen gehören, auf welche Labels diese Gruppen zugreifen können und welche Abläufe somit für wen sichtbar sind. Es ist eine saubere, nachvollziehbare Berechtigungsstruktur, die direkt in Ihr Workflow-Dokumentationstool integriert ist. ### 5. Erstellen Sie rollenspezifische Onboarding-Pfade Neue Mitarbeiter sind oft überfordert, vor allem wenn sie vom ersten Tag an alle Abläufe im Unternehmen sehen können. Mit Mitgliedergruppen können Sie eine Gruppe *für neue Mitarbeiter* erstellen, die mit Bezeichnungen wie *Erste Schritte*, *Unternehmenstools* oder rollenspezifischen Grundlagen verknüpft ist. Wenn sie sich weiterentwickeln und in ihr festes Team wechseln, passen Sie einfach ihre Gruppenmitgliedschaft an. So wird das Onboarding von einem Feuerschlauch zu einer geführten Reise. Und wenn sie bereit für mehr sind, erweitert sich der Zugang mit ihnen. ## Wie Sie Ihre erste Gruppe erstellen Der Einstieg dauert weniger als zwei Minuten: 1. **Gehen Sie** im linken Menü des Portals **auf Mitglieder verwalten**. 2. **Klicken Sie auf das Symbol Neue Gruppe erstellen** und geben Sie Ihrer Gruppe einen beschreibenden Namen (z.B. *“Marketing EU”* oder *“IT Support Team”*). 3. **Verknüpfen Sie Labels** mit der Gruppe, indem Sie nach vorhandenen Labels suchen. Jeder Flow, der mit diesen Labels versehen ist, wird automatisch für die Mitglieder dieser Gruppe sichtbar. 4. **Fügen Sie Mitglieder hinzu**, indem Sie Benutzer aus Ihrem Portal auswählen. Ein Mitglied kann mehreren Gruppen angehören. 5. **Klicken Sie auf Erstellen** und Sie sind fertig. Wenn Sie eine Gruppe später anpassen möchten, klicken Sie einfach auf sie, öffnen das Drei-Punkte-Menü und bearbeiten den Namen, die Mitglieder oder die verknüpften Bezeichnungen jederzeit. Wenn Sie eine Gruppe löschen, verlieren ihre Mitglieder sofort den Zugriff auf alle exklusiv verknüpften Flows. > **Tipp:** Bevor Sie Gruppen einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Flows mit Labels versehen sind. Gruppen funktionieren über die Verknüpfung mit Labels. Wenn Sie also zuerst eine saubere Labelstruktur haben, können Sie die Berechtigungen problemlos und intuitiv einrichten. ## Fangen Sie noch heute an, intelligenter zu organisieren Mitgliedergruppen sind jetzt im FlowShare Portal verfügbar. Ganz gleich, ob Sie ein Team von zehn Personen oder ein Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern verwalten, mit dieser Funktion erhalten Sie die Zugriffskontrolle, die Ihrer Wissensdatenbank bisher fehlte. Kombinieren Sie dies mit Labels für die Strukturierung, und Sie haben ein Portal, das nicht nur organisiert ist, sondern auch weiß, wer was, wann und warum sieht. Probieren Sie es noch heute aus und [lassen Sie uns wissen, was Sie davon halten](mailto:support@getflowshare.com). Ihr Feedback bestimmt, was wir als nächstes entwickeln. [Kundenbewertungen ansehen](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## FAQs #### Wofür sind Mitgliedergruppen im FlowShare Portal gut? Mit Mitgliedergruppen steuern Administratoren, wer welche Anleitungen sieht. Die Bibliothek bleibt für jede Abteilung relevant, und vertrauliche Abläufe bleiben auf den Kreis beschränkt, der sie tatsächlich braucht. ### Gruppen nach Abteilung oder nach Rolle anlegen? Beginnen Sie mit der Struktur, nach der bei Ihnen gearbeitet wird, meist der Abteilung. Rollenbezogene Gruppen lohnen sich zusätzlich dort, wo Onboarding-Pfade oder externe Teams eigene Zuschnitte brauchen. #### Erschwert eine Zugriffssteuerung nicht das Auffinden? In der Regel nicht, sie erleichtert es. Wer nur die für seine Rolle relevanten Anleitungen sieht, findet schneller. Unübersichtlich wird es eher in der großen, ungefilterten Bibliothek. #### Wie legen wir die erste Gruppe an? Gruppe im Portal erstellen, Mitglieder hinzufügen und die passenden Flows zuordnen. Für Audits ist zusätzlich hilfreich, dass sich nachvollziehen lässt, welche Gruppe Zugriff auf welche Inhalte hat. **Categories:** FlowShare --- ### [Schrittaufzeichnung unter Windows 11: PSR-Alternativen 2026](https://getflowshare.com/microsoft-problem-steps-recorder-psr-alternatives/) **Published:** July 1, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Content:** Microsoft hat die Problemaufzeichnung (PSR) unter Windows 11 stillschweigend eingestellt. Welche Schrittaufzeichnung unter Windows 11 die richtige ist, hängt davon ab, wofür Sie PSR genutzt haben: für schnelle Fehlermeldungen an die IT oder als Notlösung für echte Prozessdokumentation. Microsoft hat den „Problem Steps Recorder“ (PSR) in Windows 11 stillschweigend eingestellt. Jahrelang war dies ein einfaches Dienstprogramm, das in jedem Windows-Computer integriert war – man öffnete es, klickte auf „Aufzeichnen“, führte die jeweilige Aufgabe aus und erhielt ein einfaches, mit Anmerkungen versehenes Screenshot-Protokoll, das man an die IT-Abteilung senden oder für später speichern konnte. Keine Installation erforderlich. Kostenlos. Nun ist es weg. Und wenn Sie gerade „Steps Recorder Alternative“ bei Google eingegeben haben, gehören Sie wahrscheinlich zu einer von zwei sehr unterschiedlichen Personengruppen. Wenn Sie wissen, zu welcher Sie gehören, sparen Sie sich viel Zeit. ## Was PSR tatsächlich getan hat (und was nicht) Bevor wir uns mit Alternativen befassen, sollten wir uns ehrlich darüber im Klaren sein, was PSR war – und was es nicht war. PSR war ein schlankes Tool zur Fehlermeldung und Fehlerbehebung. Es erfasste eine Reihe von Screenshots, während Sie sich durch einen Prozess klickten, und speicherte diese als komprimierte HTML-Datei, die Sie an den Support weiterleiten konnten. Das war’s. Keine Formatierung. Kein Branding. Keine Bearbeitung. Keine Exportoptionen. Keine Infrastruktur zum Teilen. Das Ergebnis war funktional, aber unaufbereitet – ein mit Zeitstempeln versehenes Klickprotokoll, kein Dokument, das jemand tatsächlich für Schulungszwecke verwenden würde. Es war zu keinem Zeitpunkt ein Dokumentationswerkzeug im eigentlichen Sinne. Die Teams, die darauf zurückgriffen, bestanden meist aus IT-Administratoren, die Support-Tickets erstellten, oder aus Einzelpersonen, die einem Kollegen zeigen wollten, was auf ihrem Bildschirm zu sehen war. Wenn das alles ist, was Sie benötigen, gibt es bereits heute einfache, kostenlose Alternativen. Wenn Sie jedoch versucht haben, PSR als Notlösung für eine echte Prozessdokumentation zu nutzen – also zur Erfassung von Arbeitsabläufen für Schulungen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Standardarbeitsanweisungen –, dann ist die Abschaffung von PSR tatsächlich eine Gelegenheit, dies ordnungsgemäß zu regeln. ## Falls Sie lediglich einen PSR-Ersatz für Screenshots und die Meldung von Fehlern benötigen Für den einfachen Gebrauch – das Erfassen des Bildschirminhalts, das Hinzufügen von Anmerkungen und das Versenden – schließen diese Tools die Lücke im Bereich PSR gut: ### Snipping Tool (Windows 11, integriert) Bereits auf Ihrem Computer installiert. Das „Snipping Tool“ von Windows 11 hat sich gegenüber seinem Vorgänger deutlich weiterentwickelt: Sie können einen Bereich, ein Fenster oder den gesamten Bildschirm erfassen, mit einfachen Markierungen versehen und direkt teilen oder speichern. Für schnelle, einmalige Screenshots ist dies die müheloseste Option. **Am besten geeignet für:** spontane Screenshots, schnelle Anmerkungen, Support-Anfragen. ### ShareX (kostenlos, Open Source) ShareX ist ein leistungsstarkes, kostenloses Tool für Screenshots und Bildschirmaufnahmen mit einem umfangreichen Funktionsumfang. Es unterstützt die Aufnahme bestimmter Bildbereiche, Scroll-Aufnahmen, Anmerkungen und Wasserzeichen und ermöglicht das direkte Hochladen auf eine Vielzahl von Plattformen. Es ist komplexer als PSR, bietet Ihnen jedoch weitaus mehr Kontrollmöglichkeiten – und das völlig kostenlos. **Am besten geeignet für:** fortgeschrittene Anwender, IT-Fachleute und alle, die eine detaillierte Kontrolle über die Aufzeichnungen wünschen, ohne dafür zu bezahlen. ### Greenshot (kostenlos, Open Source) Greenshot ist insbesondere in europäischen Unternehmens-IT-Umgebungen sehr beliebt – es ist ressourcenschonend, lässt sich nahtlos in Windows integrieren und erweitert den einfachen Screenshot-Workflow um Anmerkungs- und Zieloptionen (Kopieren, Speichern, per E-Mail versenden, in Confluence oder Jira hochladen). Es ist eines der am weitesten verbreiteten kostenlosen Screenshot-Tools im deutschsprachigen Raum. **Am besten geeignet für:** IT-Teams in Unternehmen im DACH-Raum, die ein einfaches, zuverlässiges und DSGVO-konformes Tool zur Erstellung von Screenshots benötigen. ### Snagit (kostenpflichtig, TechSmith) Wenn Sie ein ausgefeiltes Einzelprogramm mit übersichtlichen Anmerkungen benötigen, ist Snagit die Premium-Option. Es eignet sich für Screenshots und Videoaufnahmen, verfügt über eine intuitive Oberfläche zum Hinzufügen von Anmerkungen und eignet sich gut für die Erstellung einfacher, einmaliger visueller Anleitungen. Es handelt sich eher um ein Einzelprogramm als um eine Teamplattform, ist jedoch in seinem Anwendungsbereich das beste Programm seiner Art. **Am besten geeignet für:** Einzelpersonen, die regelmäßig visuelle Inhalte erstellen und ein hochwertiges, eigenständiges Tool suchen. ## Wenn Sie eine konkrete Prozessdokumentation benötigen – für Teams Hier ist die ehrliche Wahrheit: Wenn Ihr Team versucht hat, PSR (oder ähnliche Tools) zur Erstellung von Schulungsunterlagen, zur Dokumentation von [ERP-Prozessen](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/erp-dokumentation/) oder zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu nutzen, haben Sie gegen das Tool angekämpft. PSR wurde nie für diese Zwecke entwickelt. Es wurde für den IT-Support entwickelt. Eine echte Prozessdokumentation unterliegt anderen Anforderungen: - **Einheitlichkeit** – jeder Leitfaden muss einheitlich gestaltet sein, unabhängig davon, wer ihn erstellt hat - **Wartbarkeit** – Prozesse ändern sich; Anleitungen müssen aktualisierbar sein, ohne dass sie von Grund auf neu erstellt werden müssen - **Verteilung** – Leitfäden müssen die Teams erreichen und dürfen nicht einfach als ZIP-Datei im Posteingang eines Mitarbeiters liegen bleiben - **Verschiedene Formate** – manche Teams benötigen PDF-Dateien, andere SCORM-Dateien für ein LMS, wieder andere interaktive Demos - **Zugriffskontrolle** – nicht jedes Team sollte Einblick in jeden Prozess haben - **SAP und ältere Desktop-Software** – die meisten Unternehmensprozesse laufen nicht im Browser ab Genau dafür wurde FlowShare entwickelt. ## FlowShare: Nativ für Windows Enterprise entwickelt – Dokumentation FlowShare läuft im Hintergrund, während Sie arbeiten. Sie öffnen das Programm, klicken auf „Aufzeichnen“ und führen Ihren Arbeitsablauf wie gewohnt durch – in SAP, in Ihrem ERP-System, in jeder Windows-Anwendung, in einem Browser oder in Citrix. FlowShare erfasst automatisch jeden Klick und jeden Bildschirm. Wenn Sie die Aufzeichnung beenden, erstellt das Programm eine professionell aufbereitete Schritt-für-Schritt-Anleitung: kommentierte Screenshots mit Klickpfeilen, automatisch generierte Textbeschreibungen für jeden Schritt und ein strukturiertes Dokument, das sofort exportiert oder veröffentlicht werden kann. Keine manuellen Screenshots. Keine schriftlichen Anleitungen. Kein Kopieren und Einfügen in Word. **Was unterscheidet es von browserbasierten Tools:** Die meisten auf dem Markt erhältlichen Tools zur Prozessdokumentation – [Scribe, Tango, Guidde](https://getflowshare.com/de/alternativen/) – sind Browser-Erweiterungen. Sie erfassen browserbasierte Arbeitsabläufe recht gut. Doch Unternehmenssoftware läuft nicht im Browser. Das SAP-GUI tut dies nicht. Die meisten ERP-Systeme tun dies nicht. Maßgeschneiderte Thick-Client-Anwendungen tun dies nicht. Ältere Tools tun dies nicht. FlowShare funktioniert mit jeder Windows-Anwendung – Desktop-Software, [SAP GUI ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/sap-dokumentation/)(Enterprise-Plan), Browser-Anwendungen, über Citrix bereitgestellte Anwendungen sowie benutzerdefinierte Tools. Wenn Sie unter Windows darauf klicken können, kann FlowShare dies dokumentieren. **Für Teams, die mit sensiblen Daten umgehen:** FlowShare wird lokal auf Windows-Rechnern installiert. Die erfassten Prozessdaten verlassen den Rechner niemals, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür, sie zu veröffentlichen. Das FlowShare-Portal – die Wissensdatenbank des Teams, in der Anleitungen veröffentlicht und geteilt werden – läuft auf einer EU-Infrastruktur, die in Frankfurt am Main gehostet wird. KI-Funktionen werden auf Azure OpenAI in der EU ausgeführt. Für regulierte Branchen und datenschutzbewusste Organisationen ist dies kein nebensächliches Detail. Oft ist es der entscheidende Faktor. **Was geschieht nach der Erfassung:** Sobald Sie einen Prozess aufgezeichnet haben, bietet Ihnen FlowShare vor dem Export eine umfassende Bearbeitungsumgebung. Schneiden Sie alle Screenshots auf einmal zu, um Taskleisten oder irrelevante Benutzeroberflächen zu entfernen. Verwischen Sie sensible Daten in einem Schritt – FlowShare erkennt jeden Screenshot, in dem ein bestimmtes Element vorkommt, und verwischt es mit einem einzigen Vorgang. Fügen Sie Textformatierungen, Überschriften und Anmerkungen hinzu. Exportieren Sie die Datei anschließend in dem Format, das Ihr Team tatsächlich benötigt: - PDF für druckfertige Anleitungen - Word (DOCX) für bearbeitbare Dokumente - PowerPoint (PPTX) für Präsentationen und Anleitungen - HTML für die Veröffentlichung im Internet - SCORM oder xAPI für die LMS-Integration - MP4-Video – lokal erstellt, keine Kamera und keine Bearbeitungssoftware erforderlich - Interaktive Demo – eine interaktive Simulation, in der Nutzer anhand des tatsächlichen Arbeitsablaufs üben und ihre Kenntnisse überprüfen können Eine Aufnahme. Alle Formate. Die gleiche Quelldatei kann aktualisiert werden, wenn sich der Prozess ändert – eine erneute Aufnahme ist nicht erforderlich. **Das FlowShare-Portal:** Anleitungen können im FlowShare-Portal veröffentlicht werden – einer zentralen, durchsuchbaren Wissensdatenbank für Ihr Team. Ordnen Sie diese nach Abteilung, Thema oder Projekt. Steuern Sie den Zugriff mithilfe von Gruppen. Der integrierte KI-Assistent „FlowShare Assist“ beantwortet Fragen des Teams direkt anhand der veröffentlichten Anleitungen – mit Screenshots und Links zum jeweiligen Schritt. Teammitglieder benötigen keine Installation von FlowShare, um das Portal zu nutzen; sie greifen über einen beliebigen Browser darauf zu. ## Welches Tool ist das richtige für Sie? | Bedarf | Werkzeug | |---|---| | Ein schneller Screenshot zum Versenden an den IT-Support | Bildausschnitt-Tool (integriert) | | Kommentierte Screenshots für fortgeschrittene Nutzer | ShareX oder Greenshot (kostenlos) | | Hochwertiges Tool für individuelle Screenshots und Anmerkungen | Snagit | | Dokumentation von Teamprozessen, Schulungshandbücher, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) | FlowShare | | ERP-/SAP-Dokumentation in großem Umfang | FlowShare (Enterprise) | Das Fazit Die Einstellung von PSR ist kein Verlust. Es handelte sich um eine Notlösung, die Teams für eine Aufgabe genutzt hatten, für die das Programm eigentlich nicht vorgesehen war. Für die Meldung von IT-Fehlern und den privaten Bedarf an Screenshots decken das Snipping Tool, ShareX und Greenshot diese Lücke gut ab – und das kostenlos. Für Teams, die eine echte Prozessdokumentation benötigen – also eine, die neue Mitarbeiter schneller einarbeitet, ERP-Einführungen übersteht und Wissen innerhalb des Unternehmens bündelt, anstatt es in den Köpfen einzelner Mitarbeiter zu belassen –, war PSR nie die richtige Lösung. Es handelt sich um ein speziell für diese Aufgabe entwickeltes Tool. Wenn Ihr Team Prozesse unter Windows dokumentiert, darunter auch ältere Desktop-Software und Unternehmensanwendungen wie SAP, [ist FlowShare einen Blick wert](https://getflowshare.com/de/lets-talk/). Starten Sie noch heute Ihre 7-tägige Testphase! [Kundenbewertungen ansehen](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## FAQs #### Gibt es die Schrittaufzeichnung unter Windows 11 noch? Microsoft hat die Problemaufzeichnung eingestellt und weist in der Anwendung darauf hin, dass sie nicht weiterentwickelt wird. Wer sie für Fehlermeldungen oder Dokumentation genutzt hat, braucht einen Ersatz. #### Screenshot-Tool oder Dokumentationssoftware als Ersatz? Für eine Fehlermeldung an die IT genügt ein Screenshot-Tool wie das Snipping Tool, ShareX oder Greenshot. Für wiederverwendbare Prozessdokumentation brauchen Sie ein Werkzeug, das pro Klick erfasst und daraus eine bearbeitbare Anleitung erzeugt. #### Reicht eine kostenlose Freeware für unsere Zwecke? Für gelegentliche Einzelbilder ja. Sobald mehrere Personen einheitlich dokumentieren, sensible Felder unkenntlich gemacht werden müssen oder Exportvorlagen gebraucht werden, stoßen kostenlose Screenshot-Tools schnell an ihre Grenzen. #### Was unterscheidet FlowShare von browserbasierten Werkzeugen? Die Erfassung des gesamten Windows-Desktops, also auch von SAP GUI, ERP-Clients und anderer installierter Software. Dazu kommt, dass Aufzeichnung und Speicherung lokal bleiben, was browserbasierte Dienste so nicht bieten. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Automatisierte Screenshots mit FlowShare: Schnell und einfach](https://getflowshare.com/automated-screenshots-with-flowshare-quick-and-easy/) **Published:** June 8, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Automatische Screenshots statt jeden einzeln aufzunehmen: FlowShare erfasst jeden Klick während der Prozessausführung, versieht ihn mit einer Beschreibung und fügt alles zu einer fertigen Anleitung zusammen, ohne Design- oder IT-Kenntnisse. ## Was automatische Screenshots leisten Automatische Screenshots entstehen im Moment des Klicks, statt einzeln mit der Drucktaste erzeugt, zugeschnitten und eingefügt zu werden. Das Ergebnis ist eine Bildfolge, die den ausgeführten Schritten bereits zugeordnet ist. Für IT-Fachleute kann die Prozessdokumentation eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Insbesondere wenn sie bildbasierte Prozessdokumentationen erstellen oder viele Screenshots aufnehmen müssen, um zu erklären, wie eine bestimmte Anwendung oder ein Verfahren für verschiedene Benutzer funktioniert. Screenshots sind ein wesentlicher Bestandteil des Workflows jedes IT-Teams. Sie können helfen, komplexe Prozesse zu erklären, Anwendungsfälle zu dokumentieren und vieles mehr. Das manuelle Aufnehmen von Screenshots und das Hinzufügen von Bildunterschriften kann jedoch zeitaufwändig und mühsam sein. Glücklicherweise gibt es Tools, die den Prozess optimieren und es einfacher machen, visuell ansprechende Dokumente schnell und effektiv zu erstellen. Ein solches Tool ist FlowShare, eine benutzerfreundliche Windows-Anwendung, die Ihnen hilft, ansprechende [Schritt-für-Schritt-Anleitungen](https://getflowshare.com/de/bedienungsanleitung-erstellen/) mit Bildern und Prozessdokumentationen ohne Design- oder technische Kenntnisse zu erstellen. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie das automatisierte Screenshot-Tool FlowShare funktioniert und warum es die perfekte Lösung für diejenigen ist, die bildbasierte Prozesse schnell und einfach erfassen müssen. Lassen Sie uns untersuchen, wie FlowShare funktioniert und wie es Ihr Leben einfacher machen kann. ## **So erstellen Sie automatisierte Screenshots mit FlowShare** FlowShare ist eine Desktop-Anwendung, die lokal auf Ihrem Windows-Computer läuft. Wenn Sie einen automatisierten Screenshot erstellen möchten, starten Sie einfach die Anwendung und erfassen Sie Ihren Prozess. FlowShare erfasst alle wesentlichen Aktionen, die Sie während der Ausführung eines Geschäftsprozesses durchführen, und erstellt dabei automatisch Screenshots von jedem Klick. Es fügt jedem Screenshot auch kurze Beschreibungen hinzu, sodass Sie selbst ohne Design- oder technische Kenntnisse professionelle Dokumente erstellen können, die klar erklären, was in jedem Schritt des Prozesses passiert ist. Die Bearbeitungsfunktionen in FlowShare ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente zu optimieren – zum Beispiel können Sie Textfelder oder Screenshots nach Bedarf verschieben oder löschen, Überschriften oder andere Anmerkungen hinzufügen, um Abschnitte Ihres Dokuments zu trennen, oder die Größe jedes Bildes anpassen. Dies erleichtert die Erstellung visuell ansprechender Dokumente, die für jeden, der sie später überprüfen muss, leicht nachvollziehbar sind. Zusätzlich zur Erstellung detaillierter Dokumentationen Ihrer eigenen Prozesse ermöglicht FlowShare auch das Hochladen vorhandener Screenshots und Bilder zur einfachen Bearbeitung. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie vorhandene Screenshots haben, die in ein größeres Dokument eingefügt oder als Teil eines anderen Prozesses verwendet werden müssen. Mit nur wenigen Klicks sind Ihre Bilder hochgeladen und im Handumdrehen einsatzbereit. Sobald Sie alle wichtigen Schritte Ihres Prozesses als Screenshots erfasst haben, können Sie mit FlowShare Dateien in verschiedenen Formaten erstellen: PDF, Word oder einfach die Bilder und PNG-Dateien exportieren. ## **Vorteile automatisierter Screenshots** Die automatische Erfassung von Screenshots bietet mehrere Vorteile gegenüber manuellen Bildschirmaufnahmen. Zunächst sind alle aufgenommenen Bilder in Bezug auf Größe und Qualität konsistent. Dies stellt sicher, dass Ihre Dokumente professionell und einheitlich aussehen, unabhängig davon, wer sie erstellt. Darüber hinaus erleichtern automatisierte Screenshots die aufeinanderfolgende Erfassung mehrerer Bildschirme, ohne dass jedes Bild manuell gespeichert werden muss. Schließlich sparen automatisierte Screenshots Zeit, indem sie es Benutzern ermöglichen, ihre Prozesse schnell zu dokumentieren, ohne ihre Arbeit unterbrechen oder pausieren zu müssen – ideal für vielbeschäftigte IT-Fachleute, die keine Zeit für unnötige, geringfügige Schritte verschwenden möchten. ### Screenshot automatisch speichern: Ablage und Dateinamen Beim manuellen Vorgehen entsteht der eigentliche Aufwand nach dem Screenshot: benennen, ablegen, wiederfinden. Wer einen Screenshot automatisch speichern lässt, überspringt diesen Schritt. FlowShare legt jede Aufnahme direkt im jeweiligen Flow ab, nummeriert nach Schritt, und speichert standardmäßig lokal auf dem erfassenden Rechner. Die Bilder liegen damit nicht in einem Downloads-Ordner, sondern im Zusammenhang des Prozesses, zu dem sie gehören. Beim Export entscheiden Sie, ob Sie nur das fertige Dokument oder zusätzlich die Einzelbilder als PNG herausziehen. ### Klickanleitung erstellen aus den erfassten Schritten Aus den automatisch erfassten Schritten lässt sich in einem Zug eine Klickanleitung erstellen: jeder Klick als nummerierter Screenshot mit Pfeil und Beschreibung, in der Reihenfolge, in der der Prozess tatsächlich abläuft. Genau das unterscheidet eine Klickanleitung von einer Bildersammlung. Sie ist nachvollziehbar, ohne dass jemand danebensitzt und erklärt, was als Nächstes kommt. ## **Was ist der beste Anwendungsfall für automatisierte Screenshots?** Automatisierte Screenshots sind besonders nützlich für Unternehmen, die komplexe Prozesse oder solche mit mehreren Anwendungsfällen dokumentieren müssen. Durch die Aufnahme automatisierter Screenshots können Unternehmen schnell umfassende Dokumentationen erstellen, ohne jeden Schritt mühsam manuell erfassen zu müssen. Dies erleichtert es sowohl Mitarbeitern als auch Kunden, die Funktionsweise ihrer Prozesse zu verstehen und potenzielle Probleme schnell zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden. Darüber hinaus können Unternehmen diese Dokumente auch als Schulungsmaterial oder Referenzpunkte beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei der Bereitstellung von Kundensupport verwenden – was auf lange Sicht sowohl Zeit als auch Geld spart! Wenn Sie ein effizientes Tool suchen, um Screenshots und Prozesse schnell und einfach zu erfassen, ohne über Design- oder IT-Kenntnisse zu verfügen, dann ist FlowShare genau das Richtige für Sie! Mit seiner automatischen Bildschirmaufnahme und den Bearbeitungstools, mit denen Sie Ihre Dokumente nach Bedarf optimieren können, macht FlowShare nicht nur die Erstellung von Screenshots, sondern auch die gesamte detaillierte [Prozessdokumentation](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) einfach – und spart auf lange Sicht Zeit und Ressourcen! [Kundenbewertungen ansehen](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## FAQs #### Was sind automatische Screenshots? Bildschirmaufnahmen, die im Moment des Klicks automatisch entstehen, statt einzeln mit der Drucktaste erzeugt, zugeschnitten und eingefügt zu werden. Das Ergebnis ist eine Bildfolge, die bereits den ausgeführten Schritten zugeordnet ist. #### Automatisch erfassen oder manuell Screenshots erstellen? Manuell lohnt sich nur bei wenigen Einzelbildern. Sobald ein Prozess zwanzig Schritte hat, kostet das Wechseln zwischen Anwendung, Zuschneiden und Einfügen mehr Zeit als der Prozess selbst, und vergessene Schritte fallen erst später auf. #### Funktioniert das auch außerhalb des Browsers? Unter Windows ja. Erfasst werden installierte Anwendungen wie SAP GUI oder ERP-Clients ebenso wie Inhalte im Browserfenster. Browserbasierte Werkzeuge bleiben dagegen auf Webanwendungen beschränkt. #### Wo werden die Screenshots gespeichert? Bei FlowShare standardmäßig [lokal auf dem erfassenden Rechner.](https://getflowshare.com/de/offline-dokumentationssoftware-nach-iso-27001-zertifiziert/) Deshalb lässt es sich in abgeschotteten Netzen und in Unternehmen einsetzen, in denen cloudbasierte Screenshot-Werkzeuge gesperrt sind. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Fallstudie: Schulungsunterlagen und Testreports mit FlowShare](https://getflowshare.com/case-study-training-materials-and-test-reports-with-flowshare/) **Published:** August 2, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Wie ein Top-50-Familienunternehmen seine SAP Schulungsunterlagen und Testreports vereinfacht und vereinheitlicht hat, von Word und Screenshot-Tool hin zu automatisch erzeugten Anleitungen im eigenen Corporate Design. #### Einfach, schnell, effizient: Wie FlowShare die Erstellung von Schulungsunterlagen und Testreports bei einem Familienunternehmen transformiert. Wir freuen uns, seit einigen Monaten eines der Top 50 Familienunternehmen Deutschlands bei Ihren Dokumentationsprozessen zu unterstützen. So umfangreich wie ihre Produktpalette, sind auch ihre ERP-Prozesse. Das macht es alles andere als einfach, die mehreren Tausend Mitarbeiter auch gut darin zu schulen. ## Die Herausforderung: Aufwändige SAP-Schulungen. > ***“Das Erstellen von SAP-Schulungen war sehr aufwändig und zeitfressend.”*** > > Ramona B. aus der Abteilung Business Process Excellence Eine der Herausforderungen war die aufwändige Erstellung von SAP Schulungen. Da eine frühere hauseigene Lösung nicht mehr existierte und nur noch manuelle Bordmittel wie Word- und Screenshot-Tools zur Verfügung standen, war die Erstellung zeitaufwändig und mühsam. Deshalb waren viele Prozesse gar nicht erst ausreichend dokumentiert. > ***“Das Zeitfressende bei Handouts ist die Bearbeitung der Screenshot und die anschließende Formatierung in Word oder Powerpoint – also das Hervorheben von Inhalt, Hinzufügen von Pfeilen und Erklärungen. Das macht FlowShare jetzt in einem Schritt.”*** > > Ramona B., Abteilung Business Process Excellence ## Die Lösung: FlowShare für Schulungsunterlagen und Testreports Auf der Suche nach einer Lösung stießen sie auf [FlowShare](https://getflowshare.com/de/), um digitale Prozesse in einfach zu verfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen abzubilden. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren die benutzerfreundliche Oberfläche sowie die Möglichkeit, automatisiert Anleitungen zu erstellen, während ein Vorgang ausgeführt wurde. Anschließend werden die Anleitungen einerseits über Sharepoint zur Verfügung gestellt oder über ein Wiki verbreitet. Ramona B. aus der Abteilung Business Process Excellence, betont die potenziellen Anwendungsfälle: *“Das Potenzial wurde gleich erkannt, dass man mit FlowShare Schulungsunterlagen erstellen kann, aber auch Testreports.”*. ## Das Ergebnis: Vereinfachung und Vereinheitlichung der Dokumentation Der Rollout erfolgte erst vor 2 Monaten, allein die Einführung war schon ein Erfolg: > ***“Die Stärke von FlowShare ist neben der automatischen Aufzeichnung der Klicks die intuitive Bedienung. Um eine ansprechende Doku zu erstellen, ist nichts weiter notwendig als die Buttons für Start, Pause und Stopp zu kennen.”*** > > Ramona B. Der schnelle Einstieg in die Anwendung des Tools und die einfache Erstellung von Anleitungen und Dokumentationen haben FlowShare zu einer wertvollen Ergänzung in ihrem Arbeitsalltag gemacht. Außerdem hat sich auch FlowShares direkte Integration zu [Synthesia](https://getflowshare.com/de/integrationen/synthesia/) als praktische Erweiterung herausgestellt, um die Schulungsdokumente auch als KI-erzählte Videos einzusetzen. Mit der Synthesia Integration können ohne Mehraufwand neben den statischen Anleitungen auch Kurzvideos zur Verfügung gestellt werden. Das führt dazu, dass Endanwender\*innen freie Wahl bei dem Format haben, um die bestmögliche Hilfe zu erhalten. Durch das Enterprise Lizenzmodell von FlowShare kann eine große Nutzerzahl auf FlowShare zurückgreifen, so dass die Dokumentation nicht mehr nur auf wenigen Schultern lastet, wie es z.B. bei komplexeren Autorentools der Fall wäre. > *“Manche KollegInnen nutzen die Software schon sehr intensiv und haben auch schon Testreports damit erstellt.”* Die Dokumentation wurde durch FlowShare nicht nur vereinfacht, sondern auch vereinheitlicht, da die Vorlagen an die Corporate Identity Vorgaben des Unternehmens angepasst wurden. ## Fazit: keine Scheu vor SAP-Schulungen! Wie dieses Familienunternehmen können auch andere Unternehmen erheblich von FlowShare profitieren. Die Windows-Applikation ermöglicht eine effiziente Erstellung von Schulungsunterlagen und Prozessdokumentationen und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss. Kontaktieren Sie uns und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion von FlowShare. Es ist einfach zu bedienen und Sie können sofort beginnen, qualitativ hochwertige Schulungsunterlagen im Bruchteil der Zeit zu erstellen. [Kundenbewertungen ansehen](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## FAQs ### Wie unterscheiden sich SAP Schulungsunterlagen und Testreports? Der Testreport belegt, dass eine Transaktion funktioniert, die Schulungsunterlage bringt Anwendern bei, sie auszuführen. Beide beschreiben dieselben Klicks. Deshalb ist die getrennte Erstellung doppelte Arbeit. #### Sollen Key-User oder Trainer die Unterlagen erstellen? Die Key-User. Sie kennen den tatsächlichen Weg durch das System einschließlich der Umwege, während ein Trainer den vorgesehenen Weg beschreibt. Beim Aufzeichnen während der Arbeit entfällt die Übergabe, in der die Details verloren gehen. #### Lässt sich das direkt in der SAP GUI aufzeichnen? Ja. FlowShare erfasst den Windows-Desktop, damit werden SAP-Transaktionen Schritt für Schritt mit Screenshots festgehalten, ohne Browser-Erweiterung und ohne dass Prozessdaten den Rechner verlassen. #### Wie verteilen wir die Unterlagen im Unternehmen? Als PDF für die Ablage und den Nachweis, als Word-Datei für die Weiterbearbeitung im Fachbereich. Aus einer Aufzeichnung entstehen beide Formate, ergänzt um ein einheitliches Corporate Design. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Die perfekte Prozessdokumentation Word Vorlage erstellen](https://getflowshare.com/process-documentation-word-template/) **Published:** April 5, 2024 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Eine Prozessdokumentation Vorlage sorgt dafür, dass alle im Team gleich dokumentieren, und dass am Ende kein Layout-Chaos entsteht. Hier finden Sie zwei kostenlose Word-Vorlagen: eine schlanke, bildorientierte Variante und ein vollständiges SOP-Template mit Deckblatt. Wenn Sie schon einmal ein Projekt dokumentieren mussten, wissen Sie, was für einen Aufwand Prozessdokumentation darstellt. Und was für ein Chaos entstehen kann, wenn mehrere Kolleg:innen gleichzeitig dokumentieren. Denn das Verständnis, was eine gute Dokumentation ausmacht, variiert stark. **Wenn viele Wege nach Rom führen, führen noch mehr zur Prozessdokumentation.** Aber welcher ist der Beste? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum Sie sich von der Prozessdokumentation nicht abschrecken lassen sollten, wie Vorlagen Ihnen das Leben leichter machen und warum Sie bei umfassenden Dokumentationsprojekten eine Dokumentationssoftware nutzen sollten. Außerdem stellen wir Ihnen 2 verschiedene Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie einheitliche Schritt-für-Schritt Anleitungen und SOPs erstellen können. #### **Was ist eine Prozessdokumentation?** Prozessdokumentation ist der systematische Prozess der Erfassung und Aufzeichnung von Arbeitsabläufen, Projekten oder Unternehmensprozessen. Es ermöglicht eine klare Darstellung und Verständnis der einzelnen Schritte, Verantwortlichkeiten und Ziele. Die fünf häufigsten Formen der [Prozessdokumentation sind Prozesslandkarten, Flowcharts, SOPs, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Checklisten.](https://getflowshare.com/de/wann-welches-dokumentationstool/)Eine vollständige Prozessdokumentation besteht aus mehreren Phasen. 1. **Analyse und Identifikation:** In dieser Phase werden die zu dokumentierenden Prozesse identifiziert und analysiert. Es ist wichtig, die relevanten Prozesse auszuwählen, um Ressourcen nicht unnötig zu verschwenden. 2. **Dokumentation der Ist-Prozesse:** Hier werden die aktuellen Abläufe und Schritte erfasst. Flowcharts eignen sich gut, um den Gesamtprozess zu visualisieren. Checklisten können verwendet werden, um einzelne Schritte und Anforderungen festzuhalten. 3. **Optimierung und Standardisierung:** Nachdem die Ist-Prozesse erfasst wurden, erfolgt die Analyse auf Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen. Die optimierten Soll-Prozesse sollten einheitlich in Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Standard Operating Procedures (SOPs) dokumentiert werden. 4. **Implementierung und Schulung:** Die neuen Prozessdokumentationen werden in der Organisation eingeführt und Mitarbeiter geschult, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die optimierten Abläufe verstehen und einhalten. Schritt-für-Schritt-Anleitungen eignen sich sehr gut, um Kolleginnen und Kollegen an die neuen Prozesse heranzuführen. #### **Warum Prozesse dokumentiert werden sollten** Prozessdokumentationen spielen eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf von Projekten und Arbeitsprozessen. Ohne eine klare und strukturierte Dokumentation können Missverständnisse und Fehler auftreten, die zu unerwünschten Problemen führen. Das Erstellen von Anleitungen für Prozessabläufe bietet folgende Vorteile: - **Klare Kommunikation:** Dokumentierte Prozesse bieten eine klare Kommunikationsbasis für alle Teammitglieder. Es gibt keine Missverständnisse bezüglich der Aufgaben oder Verantwortlichkeiten. - **Kontinuität:** Gut dokumentierte Prozesse gewährleisten die Kontinuität von Arbeitsabläufen, selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder neue Mitarbeiter hinzukommen. - **Effizienz und Produktivität:** Klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Aufgaben effizienter und schneller zu erledigen. - **Qualitätssicherung:** Dokumentierte Prozesse dienen als Grundlage für die Qualitätskontrolle und -verbesserung, da sie eine konstante Überwachung und Bewertung ermöglichen. ## **Die 3 größten Herausforderungen bei der Prozessdokumentation** Die Prozessdokumentation kann mit [verschiedenen Herausforderungen](https://getflowshare.com/de/anleitung-erstellen/) verbunden sein, darunter: - **Aufwand,** - **Einheitlichkeit und** - **Qualität.** Die Erstellung einer umfassenden Prozessdokumentation erfordert Zeit und Ressourcen. Besonders wenn Prozesse händisch per Screenshot und Snipping-Tool aufgezeichnet werden, müssen Mitarbeitende kurzfristig viel Zeit investieren und sind vom Tagesgeschäft abgelenkt. Daher ist es wichtig, **den langfristigen Nutzen der Dokumentation nicht aus dem Auge zu verlieren**. Wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig dokumentieren, ist die Aufgabe zwar schneller bewältigt, doch es kommt schnell zu Unstimmigkeiten und unterschiedlichen Darstellungsformen, was die Einheitlichkeit und Verständlichkeit der Dokumentation beeinträchtigt. Eine mangelnde Qualität der Dokumentation kann zu Fehlern und ineffizienten Arbeitsprozessen führen. Beim händischen Dokumentieren wird schnell einmal ein Schritt vergessen oder als unwichtig empfunden, was zu Lücken in der Dokumentation führt. Inkonsistente oder unvollständige Informationen können die Wirksamkeit der Prozesse beeinträchtigen. ## **Prozessbeschreibung Vorlage für Word: was hineingehört** Vorlagen sind ein grundlegender Schritt zur Verbesserung der Prozessdokumentation. Sie sind besonders dann sinnvoll, wenn Sie ein größeres Dokumentationsprojekt haben – und dieses auf mehrere Mitarbeiter aufteilen wollen – Sie allerdings keine Dokumentationssoftware besitzen. So müssen Sie zwar immer noch händisch Screenshots, Markierungen und Anweisungen erstellen, aber immerhin ist klar definiert, wie die fertigen Anleitungen aussehen werden. Statt Ihren Kollegen und Kolleginnen ein Manifest an Dokumentations- und Designrichtlinien aufzudrängen (was in einigen Fällen durchaus sinnvoll ist), nehmen Sie mit Vorlagen die Abkürzung. Die Dokumentierenden brauchen nur eine minimale Einweisung und die Vorlage sorgt dafür, dass niemand einen Dokumentations-Alleingang macht. Die folgenden Aspekte werden durch Vorlagen sichergestellt: - **Einheitlichkeit:** Vorlagen stellen sicher, dass alle Prozessdokumentationen eine einheitliche Struktur und Formatierung aufweisen. Dadurch wird die Lesbarkeit und Verständlichkeit verbessert. - **Zeitersparnis:** Vorlagen ersparen den Mitarbeitern Zeit und Mühe, da sie nicht jedes Mal von Grund auf beginnen müssen. Die Grundstruktur ist bereits vorgegeben, sodass sich die Mitarbeiter auf den Inhalt konzentrieren können. - **Fehlerreduktion:** Die Verwendung von Vorlagen minimiert das Risiko von Fehlern und vergessenen Informationen, da wichtige Elemente in der Vorlage bereits enthalten sind. ## **2 Word Vorlagen für professionelle Prozessdokumentation** Eine speziell für Prozessdokumentationen entwickelte **Vorlage in Word bietet zahlreiche Vorteile.** - Erstens gewährleistet sie Konsistenz und Einheitlichkeit in der Darstellung. Alle Mitarbeiter verwenden die gleiche Struktur, was die Verständlichkeit und den Wiedererkennungswert erhöht. - Zweitens spart die Vorlage Zeit, da die Grundstruktur bereits vorhanden ist. Mitarbeiter müssen sich nicht mit dem Layout befassen, sondern können sich auf den Inhalt konzentrieren. - Drittens ermöglicht die Vorlage eine einfache Zusammenarbeit. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an der Dokumentation arbeiten, ohne dass das Endergebnis in Unordnung gerät. **Vorlage 1: Plain (dotx)** Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte und dieses Design überzeugt mit seinem Fokus auf das Visuelle. Der Screenshot steht hier im Mittelpunkt und ergänzend können Beschreibungstexte hinzugefügt werden. Diese Vorlage ist schnell gefüllt und wird zu einer Anleitung, die einfach zu verstehen ist. ![Word-Vorlage Plain für bebilderte Prozessdokumentation](https://lh7-us.googleusercontent.com/hjIDVaA1XSTCQyb_cG-VDWHo6f4XsvflXjAJZYVrsTJJBNIrrwjKFHyiHiFApvTl_tbz6aLFPHCfVHjyUpheS20xs_fbTvjtk7BthiNwldmZhkDeBKByV8AZC-kvE_Z3N8SIh2RjK7W-RGm90nWPG8Y)**Vorlage 2: Standard Operating Procedure – SOP (dotx)** Das SOP Template stellt den Prozess und seine Verantwortlichen in den Mittelpunkt. Es ist ideal, um einfach professionell aussehende SOPs zu erstellen. Dieses Template beinhaltet ein Deckblatt, das Verantwortlichkeiten zuteilt und Prozessrevisionen erfassen lässt. ![Word-Vorlage SOP mit Deckblatt und Verantwortlichkeiten](https://lh7-us.googleusercontent.com/kc00Ke_OALrJ-pMgWp5GuS-EqTZQhRvksy2sgWptzLnCptjeZT93LW8TvhaeJinI6Sso-d-knQryIx2P8HJbikDEox2Q6L9aJ5mynqbZ-Tu3RLA5UjQMeFf386Jn15wlOE2a-3Ag69nhn49RZkHpgdY)Wenn die Vorlage sich automatisch füllen soll, zeichnen Sie den Prozess mit FlowShare auf. ## **Fazit** Prozessdokumentationen sind ein unverzichtbarer Bestandteil effizienter Arbeitsabläufe. Vorlagen können dabei helfen, die Qualität und Einheitlichkeit der Dokumentationen zu verbessern. **Doch für umfangreichere und längerfristige Dokumentationsaufgaben ist eine Dokumentationssoftware unerlässlich.** Je nachdem, was für Dokumentation Sie erstellen wollen – ob Flowcharts, Checklisten oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen – gibt es verschiedene Tools. Für Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie automatisch im Hintergrund erstellen können, während Sie Ihre eigentliche Arbeit ausführen, empfehlen wir [FlowShare](https://getflowshare.com/de/). FlowShare kann 7 Tage kostenlos getestet werden, wobei Sie eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen erstellen können. Überzeugen Sie sich selbst und [laden Sie sich die kostenlose Testversion herunter!](https://getflowshare.com/de/free-trial/) [Kundenbewertungen ansehen](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## FAQs #### Was gehört in eine Prozessdokumentation Vorlage? Prozessname und Ziel, verantwortliche Rolle, Geltungsbereich, Auslöser und Ergebnis, die nummerierten Schritte, mitgeltende Dokumente sowie Versionsstand und Datum. Diese Pflichtfelder sorgen dafür, dass Dokumente vergleichbar und auditfähig bleiben. #### Plain-Vorlage oder SOP-Vorlage: welche passt? Die Plain-Vorlage genügt für interne Abläufe ohne Nachweispflicht. Die SOP-Vorlage ist die richtige Wahl, wenn Freigaben, Versionsstände und Zuständigkeiten dokumentiert nachweisbar sein müssen, etwa in regulierten Bereichen. #### Reicht eine Word-Vorlage für unsere Dokumentation? Für das einheitliche Aussehen ja, für die Pflege nicht. Die Vorlage regelt Aufbau und Layout, der eigentliche Aufwand entsteht später beim Austauschen von Screenshots. Beides sollten Sie getrennt lösen. #### Wie machen wir die Vorlage im Team verbindlich? Zentral ablegen, eine verantwortliche Person benennen und beim Onboarding mitgeben. Ohne festen Ablageort und klare Zuständigkeit entstehen innerhalb weniger Monate mehrere Varianten, und die Vereinheitlichung war umsonst. **Categories:** Process Documentation --- ### [Creating the Perfect Process Documentation Word Template](https://getflowshare.com/process-documentation-word-template/) **Published:** April 5, 2024 **Author:** Aya Tawfic **Content:** A process documentation template ensures everyone on the team documents consistently and prevents layout chaos at the end. Here you’ll find two free Word templates: a streamlined, image-focused version and a complete SOP template with a cover page. If you’ve ever had to document a project, you know what an effort process documentation represents. And what chaos can arise when several colleagues document simultaneously. Because the understanding of what makes good documentation varies greatly. If many roads lead to Rome, even more lead to process documentation. But which is the best? In this article, we’ll explain why you shouldn’t be intimidated by process documentation, how templates make your life easier, and why you should use documentation software for comprehensive documentation projects. We’ll also provide you with 2 different templates you can use to create consistent step-by-step guides and SOPs. #### **What is process documentation?** Process documentation is the systematic process of capturing and recording workflows, projects, or business processes. It enables clear representation and understanding of individual steps, responsibilities, and goals. The five most common forms of [process documentation are process maps, flowcharts, SOPs, step-by-step guides, and checklists.](https://getflowshare.com/process-documentation-software/)Complete process documentation consists of several phases. 1. **Analysis and Identification:** In this phase, the processes to be documented are identified and analyzed. It’s important to select the relevant processes to avoid wasting resources unnecessarily. 2. **Documentation of Current Processes:** Here, the current workflows and steps are captured. Flowcharts work well for visualizing the overall process. Checklists can be used to record individual steps and requirements. 3. **Optimization and Standardization:** After the current processes are captured, they’re analyzed for weaknesses and improvement potential. The optimized processes should be uniformly documented in step-by-step guides and Standard Operating Procedures (SOPs). 4. **Implementation and Training:** The new process documentation is introduced in the organization and employees are trained to ensure that all stakeholders understand and follow the optimized workflows. Step-by-step guides work very well for introducing colleagues to the new processes. #### **Why processes should be documented** Process documentation plays a crucial role in the smooth execution of projects and work processes. Without clear and structured documentation, misunderstandings and errors can occur that lead to unwanted problems. Creating guides for process workflows offers the following benefits: - **Clear Communication:** Documented processes provide a clear communication foundation for all team members. There are no misunderstandings regarding tasks or responsibilities. - **Continuity:** Well-documented processes ensure continuity of workflows, even when employees leave the company or new employees join. - **Efficiency and Productivity:** Clear step-by-step guides enable employees to complete their tasks more efficiently and quickly. - **Quality Assurance:** Documented processes serve as a foundation for quality control and improvement, as they enable constant monitoring and evaluation. ## **The 3 Biggest Challenges in Process Documentation** Process documentation can be associated with [various challenges](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/), including: - **Effort,** - **Consistency, and** - **Quality.** Creating comprehensive process documentation requires time and resources. Especially when processes are recorded manually using screenshots and the snipping tool, employees must invest a lot of time in the short term and are distracted from day-to-day business. Therefore, it’s important not to lose sight of the long-term benefits of documentation. When multiple employees document simultaneously, the task is completed more quickly, but inconsistencies and different presentation formats quickly arise, which impairs the uniformity and comprehensibility of the documentation. Poor quality documentation can lead to errors and inefficient work processes. When documenting manually, a step is quickly forgotten or deemed unimportant, leading to gaps in the documentation. Inconsistent or incomplete information can impair the effectiveness of the processes. ## **Process Description Template for Word: What Belongs Inside** Templates are a fundamental step toward improving process documentation. They’re especially useful when you have a larger documentation project and want to divide it among multiple employees—but don’t have documentation software. This way, you still have to manually create screenshots, annotations, and instructions, but at least it’s clearly defined what the finished guides will look like. Instead of imposing a manifesto of documentation and design guidelines on your colleagues (which in some cases is certainly useful), templates let you take a shortcut. Documenters need only minimal instruction, and the template ensures that no one goes rogue with their documentation. The following aspects are ensured by templates: - **Consistency:** Templates ensure that all process documentation has a uniform structure and formatting. This improves readability and comprehensibility. - **Time Savings:** Templates save employees time and effort, as they don’t have to start from scratch each time. The basic structure is already provided, so employees can focus on the content. - **Error Reduction:** Using templates minimizes the risk of errors and forgotten information, as important elements are already included in the template. ## **2 Word Templates for Professional Process Documentation** A template in Word specifically developed for process documentation offers numerous benefits. - First, it ensures consistency and uniformity in presentation. All employees use the same structure, which increases comprehensibility and recognition. - Second, the template saves time, as the basic structure is already in place. Employees don’t have to deal with layout but can focus on the content. - Third, the template enables easy collaboration. Multiple employees can work on the documentation simultaneously without the end result becoming disorganized. **Template 1: Plain (dotx)** A picture is worth a thousand words, and this design convinces with its focus on the visual. The screenshot takes center stage here, and descriptive text can be added as a supplement. This template is quickly filled and becomes a guide that’s easy to understand. ![Word template Plain for illustrated process documentation](https://lh7-us.googleusercontent.com/hjIDVaA1XSTCQyb_cG-VDWHo6f4XsvflXjAJZYVrsTJJBNIrrwjKFHyiHiFApvTl_tbz6aLFPHCfVHjyUpheS20xs_fbTvjtk7BthiNwldmZhkDeBKByV8AZC-kvE_Z3N8SIh2RjK7W-RGm90nWPG8Y)**Template 2: Standard Operating Procedure – SOP (dotx)** The SOP template puts the process and its responsible parties at the center. It’s ideal for easily creating professional-looking SOPs. This template includes a cover page that assigns responsibilities and allows process revisions to be recorded. ![Word template SOP with cover page and responsibilities](https://lh7-us.googleusercontent.com/kc00Ke_OALrJ-pMgWp5GuS-EqTZQhRvksy2sgWptzLnCptjeZT93LW8TvhaeJinI6Sso-d-knQryIx2P8HJbikDEox2Q6L9aJ5mynqbZ-Tu3RLA5UjQMeFf386Jn15wlOE2a-3Ag69nhn49RZkHpgdY)If you want the template to fill itself automatically, record the process with FlowShare. ## **Conclusion** Process documentation is an indispensable component of efficient workflows. Templates can help improve the quality and consistency of documentation. But for more extensive and longer-term documentation tasks, documentation software is essential. Depending on what type of documentation you want to create, whether flowcharts, checklists, or step-by-step guides, there are various tools. For step-by-step guides that you can create automatically in the background while performing your actual work, we recommend [FlowShare](https://getflowshare.com/). FlowShare can be tested free for 7 days, during which you can create an unlimited number of guides. See for yourself and [download the free trial version!](https://getflowshare.com/de/free-trial/) [View customer reviews](https://getflowshare.com/reviews/) ## FAQs #### What belongs in a process documentation template? Process name and goal, responsible role, scope, trigger and result, the numbered steps, related documents, and version status and date. These required fields ensure that documents remain comparable and auditable. #### Plain template or SOP template: which fits? The Plain template is sufficient for internal workflows without proof requirements. The SOP template is the right choice when approvals, version statuses, and responsibilities must be documented and verifiable, such as in regulated areas. #### Is a Word template enough for our documentation? For consistent appearance, yes; for maintenance, no. The template controls structure and layout, but the actual effort arises later when replacing screenshots. You should solve both separately. #### How do we make the template binding for the team? Store it centrally, designate a responsible person, and include it in onboarding. Without a fixed storage location and clear responsibility, multiple variants emerge within a few months, and the standardization was for nothing. **Categories:** Process Documentation --- ### [The Non-Designers guide to creating stunning step-by-step guides with FlowShare Pro](https://getflowshare.com/creating-stunning-step-by-step-guides/) **Published:** September 5, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Design is an important aspect of any business, which is why most businesses have specific and clear brand guidelines. When we look at examples of [step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/), it seems like companies rarely have clear guidelines for their internal processes. How is it that when different individuals produce process documentation, the end result never looks the same? Images are sized differently, different fonts and colors are used, there is no consistency. It seems that the standards for excellent design of internal documentation is not very high. Just having documentation is a big deal for most organizations. The real reason is even simpler though. ## The n° 1 reason why your regular process documentation never looks the same How familiar are you with the saying “Too many cooks spoil the broth.”? This is what happens in a company when managers want to get as many employees as possible to help with the documentation process. It is a worthwile goal to have many people help with process documentation. But too many cooks helping could spoil the broth. This means that if people don’t follow some special rules for cooking, they will not be able to make yummy broths at the same time. The goal is to create a recipe that tastes good no matter who makes it. This is what happens in a company when managers want to get as many employees as possible to help with the documentation process. It is a worthwile goal to have many people help with [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/). But too many cooks helping could spoil the broth. This means that if people don’t follow some special rules for cooking, they will not be able to make yummy broths at the same time. The goal is to create a recipe that tastes good no matter who makes it. ### Ensuring Consistent Process Documentation with Clear Guidelines. Franchise restaurants have processes that every employee uses to put the ingredients together. This way, the ingredients will be put together in the same way no matter where the employee is. Their dishes will always taste the same, and the quality will depend on the ingredients and the process. If you have the right guidance and processes in place, every employee in your company can create step-by-step guides that will be understood. If you are a Michelin star chef, this guide is not for you. However, if you manage a team of employees who need to document but have no prior experience in it, this is our most helpful resource to get them on the same page and started. ## 1. Introduction: What is FlowShare and why you should use it to create stunning step-by-step guides and process documentations. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)\#image\_titleFlowShare is a simple, yet powerful tool that allows you to create stunning step-by-step guides and process documentations without any design experience. With FlowShare, you can easily capture all relevant steps of your process while you do it, and it will do the screenshots for you, write short text descriptions on where you clicked allowing you to edit and create a visually appealing document that is easy to follow. So if you’re looking for a way to create stunning step-by-step guides and process documentations, without any design experience, then FlowShare is the perfect tool for you! ## 2. What makes a great step-by-step guide or process documentation? The main goal of a process documentation is to capture all relevant steps of a process so that it can be followed and repeated by someone else. In order to do that, a great process documentation needs to follow the EASILY formula. The six components that make excellent process documentation are as follows: #### E – Easy to follow: All steps need to be captured in a way that is easy to follow, ideally visually. For images this means: the screenshots should be high quality and show all relevant information, omit redundant elements like the task bar of your desktop if it’s not necessary for the process. The text descriptions should be short and to the point – no more wall of text #### A – Accurate and up to date: Your documentation and process guides should be up to date. This means that all screenshots should be up to date and show the current state of the software involved, and that all text descriptions should be accurate. If the interface changes, you must update your documetnation as soon as possible. Ideally you should have a feedback process in place or check your processes on a regular basis to make sure they are up to date. #### S – Structure with headlines: All step-by-step guides need to be laid out in a way that is structured and easy to navigate through a table of contents. The finished document should be well organized making it easy for viewers to find the part they are looking for. They should have it as easy as possible to find their way around in. #### I – Including important details: All steps need to be laid out in a way that is detailed enough so that someone else can follow them and repeat the process. In other words, no step should be omitted (yes, even and especially the steps that seem marginal to the creator) and all relevant information should be included. #### L – Looking good: Chose appropriate colors for highlighting, fonts that are easy to read and use the same template for similar procedures. #### Y – Your branding: You may ensure that all of your processes are branded by using a well-defined [template for process documentation](https://getflowshare.com/process-documentation-word-template/). Your logo, images, and colors are all consistent with each other. All of your text descriptions follow the same formatting rules as well.When your company has a unified style for its manuals, it makes your brand more appealing to those who follow the instructions and promotes team bonding. Remember: **EASILY**. If you follow these steps, you can consider yourself a professional even if you have never created a guide before. And if your whole team follows these guidelines your process documentations will always look the same. ## Tips and tricks for using FlowShare like a pro If you don’t yet use FlowShare to automate all of the steps from the EASILY-formula, we recommend you download a free trial so you can follow along. Otherwise skip the following 2 sections and jump right to the Conclusion. When you already have FlowShare installed: Start FlowShare anytime you need to document a procedure, for example because you want to delegate the activity or it’s a recurring process. FlowShare will capture every step you make in the background. You can always pause the process if needed. Once you have captured your process with FlowShare, you will already have completed 3 out of 6 items for a fantastic procedure documentation without having to do anything manually, isn’t that great? Now for the last three items in our EASILY formula: #### Make your images consistent: - Crop the screenshots with smart crop and bulk crop - Blur sensitive areas without having to blur every single image - Add more highlights to your screenshots when needed. #### Descriptions: - Add text descriptions, use our WYSIWYG editor to create lists, add links to internal and external sources when needed. - Add Headlines to structure your guide – they will automatically be added to a Table of Contents based on the export template. (!) When you structure your guide with Headlines, do not forget to add a headline to the first step. #### Choose your template and export your finished guide! Choose the right template for your use case. Your company should already have a predefined template you can use for several occasions. There are many more things you can do, like combine steps, add additional markings in the image but with these 4 tips alone your team will be doing better documentation than 95 % of the population. ## 3. Set up FlowShare to create stunning step-by-step instructions in just a few easy steps. FlowShare can be a fantastic tool for your team to document the things you’re working on, but it’s important to set it up correctly before your staff starts using it. Here is how you can ensure that no matter who creates your guides, each and every one of them has the same appearance. ### Step 1: Set up your branding in the Design Settings: - Sizes, shapes and colors of the arrows pointing out clicks in the images. You can choose from over 5 different shapes or a rectangle. You can even upload your custom arrow shape as a png. - Set up the font in the Design settings - Set up the color – accent color, text color - Upload your logo to make sure it appears on every guide Once you cover these basics, you already have 80 %. ### Step 2: Select or create a template that everyone on your team can use. Now it is time to select a template. FlowShare offers over 10 different templates in over 5 formats. All pre-made templates will take the design defaults from the settings. You can even use multiple templates for multiple purposes. If you want to customize your output even more, you can include your own [MS Word or PowerPoint template](https://getflowshare.com/features/export-templates/). ### Step 3: Distribute your settings among all team members. After you’ve finished your configuration, you may export the settings and share them with all of your team members who use FlowShare. As a result, they won’t have to do anything and will automatically have the same standards. If you are an admin setting up uniform guidelines for your team, check out our in depth article on adjusting all relevant design settings in FlowShare. ## 4. Conclusion: Reap the benefits of better documentation Now that you know how to create stunning step-by-step guides and process documentations, it’s time to put them to use. All your documents will also be easy to follow and understand. Not only will this make your documentation process easier, but it will also improve communication within your team, streamline processes and reduce errors. By following the tips in this guide, you can create beautiful, professional-looking documents that will help your team work more efficiently and effectively. Keep sharing your Flow! Check FlowShare Features ## FAQs #### Do I need design skills to create step by step guides? No. Consistency does most of the work: the same screenshot width, the same crop logic, the same annotation colour and the same caption style throughout. A template applied to every guide reads as designed even when nobody on the team is a designer. #### What does step-by-step guide software add over doing it manually? Automatic capture, consistent cropping, click indicators and one-click re-export when a screen changes. The visual result can be matched by hand; the maintenance across dozens of guides cannot. #### How do I hide customer data in my screenshots? Blur or redact it at capture time rather than afterwards. Customer names, account numbers and email addresses left in screenshots are the most common reason a finished guide cannot be shared outside the department that made it. #### Can I put our own branding on the guides? Yes. FlowShare Pro applies company branding and export templates, so guides going to end users, customers or auditors look like your own documents rather than a tool’s default output. **Categories:** FlowShare, Process Documentation --- ### [How to conquer User Acceptance Tests (UAT) for S/4HANA with FlowShare in 5 steps](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/) **Published:** June 8, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** UAT documentation for SAP S/4HANA is usually produced twice: once as test evidence, and once as end-user training. It does not have to be this way. Capture the test as it runs and generate both from the exact same recording. There is no successful migration of your company’s ERP to SAP’s S/4HANA without [integration tests](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) and especially User Acceptance Testing (UAT). This is because the end users – your employees – are the ones who actually use the ERP in their everyday work. If they struggle to utilize the benefits of S/4HANA or do not know how to navigate the system, this can pose a significant risk to the entire organization. Süntke Remmers, seasoned SAP consultant and CEO of [RES Education](https://reseducation.de/), has seen the full spectrum of integration tests throughout his career. With 25 years of experience in the SAP environment and contributions to over 100 integration tests, Süntke has developed a new approach to UAT using our documentation software, FlowShare. Read more about this approach in the following case study. The Challenge: Managing User Acceptance Testing Documentation Amid Resource Constraints ## The Challenge: Over 1000 Test Cases Amid Time and Resource Constraints Migrating to S/4HANA is no small feat. According to Süntke’s experience, a release typically involves over 1000 different test cases, demanding considerable effort. This, in turn, competes with the company’s limited resources in terms of time, budget, and personnel. In view of that, the first major challenge is ensuring that all corporate processes are actually covered, as Süntke explains: > > *“In my experience, the biggest challenge is achieving complete test coverage. In other words, all processes that employees execute at least once a day should be covered in an SAP integration test.”* > > > > Süntke Remmers, CEO of RES Education If an employee has, for example, 50 different processes at work in the SAP environment, it takes time to [document or test them all](https://getflowshare.com/documentation-in-erp-projects/). In addition, employees often lack intrinsic motivation for these documentation and testing tasks, especially when they must balance them with their daily work responsibilities. Consequently, testing often becomes the task that gets deprioritized. > *“That’s a fair question: In addition to all the tasks that I have to carry out at work, do I also have to document my processes for the integration test?”* > > Süntke Remmers, CEO of RES Education Beyond the effort required for such a test process, reporting poses an additional hurdle. Süntke notes that many companies still monitor and report their integration tests using Excel. The problem? This method often provides a **poor basis for decision-making**. Data in Excel is often embellished and presented more favorably than reality, partly because the Excel sheet is usually not automatically linked to the actual progress of the test process. As a result, the company’s steering committee or board lacks accurate oversight of the testing process. > *“Consequently, it is not uncommon for things to clash during board meetings because the level of maturity of the implementation is not what was expected.”* > > Süntke Remmers, CEO of RES Education The Solution: 5 Steps to Better User Acceptance Testing Documentation with FlowShare ## The Solution: 5 steps to success with FlowShare To overcome all these challenges of the S/4HANA testing process, Süntke Remmers developed an **innovative approach utilizing FlowShare** which comprises 5 steps. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/11/napkin-selection.svg)In summary, employees quickly and easily record all company processes using FlowShare. These flows are stored in a wiki, [such as Confluence](https://getflowshare.com/integrations/confluence/), while a project management tool like [Jira ](https://www.atlassian.com/)helps monitor both – the status of defective processes and the overall success of the test process. > > *“For the easiest recording of processes, FlowShare is the tool of choice. ´As easy as possible´ in this case means that the documentation is completed automatically and doesn’t require any editing. That’s the big advantage.”* > > > > Süntke Remmers, CEO of RES Education ### Step 1: Process Mapping Made Effortless > *“Many people think that integration tests are important for project management. However, a closer look reveals that it is actually most important for employees that these tests run as expected. After all, it’s the employees who have to work with the processes after the go-live. So, the tests are not just for management; they’re for everyone – ultimately, for everyone.”* > > Süntke Remmers, CEO of RES Education To gain a complete overview of all company processes in the first step, it is crucial that the users who carry out these processes are the ones documenting them. To achieve 100 percent coverage while minimizing resource bottlenecks and time conflicts with other daily work processes, RES education developed its own approach to incentivize users to document. Instead of allotting one or two weeks for documentation, RES Education extended the recording period to three months and introduced FlowShare. With FlowShare, documentation happens almost unnoticed by the key users—they simply carry out their usual processes while FlowShare runs in the background. The result is clear, automatically generated documentation with images and short descriptions that can be exported in various formats. Furthermore, RES Education uses their [Clever Learning Tool](https://reseducation.de/clever-learning/), which reminds users via daily emails to either build or maintain knowledge, automatically transferring it to the [company wiki](https://getflowshare.com/capture-knowledge-knowledge-management-with-the-company-wiki/). For example, every day at 8:45 a.m., users are reminded to use FlowShare. This approach removes the decision-making burden about which processes need documenting; users simply capture the process they are currently executing. > *“This creates a habit of sharing knowledge, ensuring documentation is not forgotten but is always present and is nicely integrated into everyday working life. So it’s like that good cup of coffee: right, 8:45, time to document.”* > > Süntke Remmers, CEO of RES Education Süntke knows this system works well because, after three months, when the daily emails stopped, users started asking, “What’s wrong with the system? Why am I not getting any more emails?” This reaction shows that employees had truly adopted the habit of sharing knowledge and had come to appreciate it. After three months, thanks to FlowShare, they achieved full coverage of all critical processes required for a smooth SAP S/4HANA transition, with minimal effort. As a significant bonus, the company could use these documentations not only for the S/4HANA migration but also as job descriptions for HR and work plans for [**onboarding** new employees**.**](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) ### Step 2: Process Aggregation in the Company Wiki Once a process is recorded, it must be stored in a way that is easily accessible and usable by everyone. RES Education manages this process aggregation in the cloud-based wiki, Confluence. A significant advantage here is [FlowShare’s direct integration](https://getflowshare.com/integrations/) with Confluence (as well as other [knowledge bases](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base/)) allowing step-by-step-guides created with FlowShare to be directly uploaded to the wiki. This makes the documentation process as convenient as possible for employees: > *“The beauty of the solution lies in the fact that it truly covers all processes with virtually no additional effort for employees.”* > > Süntke Remmers, CEO of RES Education Thanks to its innovative approach using FlowShare and the Clever Learning Tool, RES Education successfully aggregates virtually all SAP processes [in the company wiki](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base/). A key aspect of this aggregation is that it can be continuously updated, ensuring it always reflects the latest state of the processes. If a process changes, it simply needs to be re-documented with FlowShare, and the wiki can be updated with just a few clicks. ### Step 3: Ticket System – Linking Processes for **SAP UAT Testing** Once users have mapped all their processes and aggregated them in a [knowledge base](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/), the foundation for the actual testing process is set. RES Education organizes this using a ticket system in the project management software Jira. One central element of the success of such a ticket system is the high quality of the test tickets. [The ideal test ticket](https://reseducation.de/sap-integrationstests-leicht-gemacht-das-geheimnis-eines-idealen-testtickets-enthuellt-%f0%9f%9a%80/)… 1. contains complete information, 2. is universally understandable for everyone in the company, and 3. is user-friendly in its design. This means the ticket should contain enough information so that anyone in the company – even a working student or trainee – can carry out the test case. Furthermore, it should avoid expert jargon and be easy to follow. This approach distributes the testing workload and reduces the burden on key users. > *“The test ticket should not have so-called expert status and, for example, only contain keyword-like information.”* > > Süntke Remmers, CEO of RES Education To ensure that all the necessary information for a test case is included in the ticket – such as the process being tested, its requirements, and the desired outcome – users only need to attach a link to the documented process in Confluence. This way, testers have [an easy-to-follow, step-by-step guide ](https://getflowshare.com/creating-stunning-step-by-step-guides/)with screenshots and short explanations at their disposal. > *“You provide a document that has been recorded by an employee and serves as a step-by-step guide for reproducing the test case.”* > > Süntke Remmers, CEO of RES Education Another charming benefit of linking a wiki to a process management system is that if a process in the wiki changes, the ticket automatically updates as well. This means users don’t have to make changes in two places or worry about whether the ticket is still current. This approach ensures that the correct process is always available, effectively “killing two birds with one stone.” ### Step 4: Workflow Between Testers and IT With the ticket system in Jira and the aggregation of all company processes in the wiki, RES Education ensures a well-functioning workflow between IT and the rest of the organization during the S/4HANA migration. The IT department can maintain oversight about the migration process and manage it via Jira. At the same time, they can involve key users for testing as needed by assigning test tickets to them. The process management tool offers the advantage of centralizing and streamlining communication. SAP expert Süntke Remmers has found that coordination between IT and testers in many companies still occurs via email or, worse, through informal conversations. This can lead to important information being overlooked, IT losing oversight, and the test process descending into chaos. However, by managing the process transparently in Jira or a similar tool, these issues are avoided. If the IT assigns a test case to a tester, the user receives a notification and can check the process. If it works, they set the ticket status to “done”; if not, to “error.” The IT employee responsible for the ticket then automatically receives an email via Jira notifying them of the status change and can address the issue if necessary. ### Step 5: Dashboard – The Ultimate Decision Template for your Steering Committee The final step of RES education’s five-step-approach focuses on transparent monitoring and reporting. It is essential that all tickets and test cases include a status indicating whether they are completed, still open, or in progress. Additionally, process management can include further details such as indicating the “responsible department” for specific test cases, grouping test cases into phases, or prioritizing tickets according to their importance . Centralized and transparent data collection enables real-time visualization of the information in a dashboard. This dashboard provides a realistic overview of your test process’s current status at any time. It also allows for evaluations, such as KPIs for specific departments or for certain units within the S/4HANA system. > *“There are very attractive reporting options, all based on the status of the tickets. So, you don’t use Excel to sugarcoat; instead, you access the database online, reflecting reality at the exact moment you view the dashboard.”* > > Süntke Remmers, CEO of RES Education For a successful S/4HANA migration, it is crucial that all high-priority error tickets are resolved and closed. The dashboard should reflect this, though it’s possible to go live with a few minor bugs that are less relevant to the release. These can be addressed after a successful go-live. Unlike Excel, the real-time dashboard provides the steering committee with a one hundred percent reliable decision template. It offers real-time insights into the current status of the test process, allowing the committee to manage the S/4HANA migration accordingly. ## The Result: A 100% Employee-Centered Approach and Better Change Management The result of RES Education’s five-step-approach with FlowShare are insightful User Acceptance Tests and – based on the UAT – a successful S/4HANA migration. The key benefits can be summarized as follows: - **Effortless and Quick Documentation:** Thanks to FlowShare, users can capture processes with [minimal effort and in a very short amount of time](https://getflowshare.com/create-training-materials/). - **Seamless Integration with Work Routines:** By giving employees time for documentation and integrating it into their daily work habits, the process fits smoothly into the users’ work routines. - **Getting Everyone on Board:** [FlowShare’s step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) with screenshots enable everyone in the company to follow the instructions and take responsibility for the success of the migration process. This approach relieves the burden on key users [and IT](https://getflowshare.com/de/anleitung-erstellen/). - **Successful Change Management:** [Employees](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/), as key players in the testing process, become accustomed to new processes in the S/4HANA system at an early stage. This increases their acceptance of and satisfaction with the changes. - **Efficient Communication:** Thanks to centralized collaboration between IT and testers in Jira, responsibilities are clear, and no information is lost. - **Full Disclosure for the Management:** The real-time dashboard gives management comprehensive insight into the company’s status in the testing and migration process. All in all, RES Education’s approach is an employee-centered strategy, targeting precisely those who are most critical to the success of the migration: your employees. ![uat documentation SAP FlowShare ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-7-1.png)## Conclusion: Testing Without Pain With FlowShare The case study of RES Education showcases how the software FlowShare eliminates the pain of User Acceptance Tests (UAT) in the migration process to SAP’s S/4HANA. FlowShare reduces effort and complexity, is easy for everyone to handle, and ensures [efficient knowledge transfer](https://getflowshare.com/end-user-documentation/). Along with RES Education, several other companies have already successfully completed their migration to S/4HANA and managed [SAP processes](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) with the help of FlowShare. To learn more about the S/4HANA migration process, check out our blueprint for migrating your ERP. And if you are eager to try FlowShare, you can [start a free trial here](https://getflowshare.com/free-trial/). ## FAQs #### What is UAT documentation? The evidence produced during user acceptance testing: which test was run, by whom, with which data, and whether it passed. In SAP projects it is also the closest thing to a record of how the new transactions are actually performed. #### Can test evidence double as training material? Yes, if the test is captured as it runs. Test evidence and end-user training describe the same clicks but are usually owned by different people and written at different times, which is why the work gets done twice. #### What do auditors need to see? Traceability: test case, tester, date and result. Key users need the same steps in a readable form. A step-by-step capture with screenshots supports both, which is why the two outputs can share one source. #### How do I capture S/4HANA test steps in the SAP GUI? With a [desktop capture tool](https://getflowshare.com/features/desktop-capture/). FlowShare records the Windows desktop, so SAP GUI transactions are captured step by step with screenshots of the real system, without a browser plug-in and without process data leaving the machine. **Categories:** ERP Documentation --- ### [KIproWork: AI-based knowledge management for work processes.](https://getflowshare.com/kiprowork/) **Published:** June 11, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** AI knowledge management was the research question behind KIproWork, a publicly funded project run by miraminds, the team behind FlowShare, with Karlsruhe University of Applied Sciences and an industrial application partner. In collaboration with *Karlsruhe University of Applied Sciences* and *Eisenwerk Würth GmbH*, miraminds, the team behind FlowShare is conducting research on AI-powered Knowledge Management 4.0 as part of the*“Future of Work”* funding program. The research project aims to externalize and transfer experts’ business process knowledge which is critical to success through intelligent, work-integrated data analysis and [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/). ## Embedding procedural knowledge with AI knowledge management better protecting German small and medium-sized businesses from knowledge loss. In small and medium-sized enterprises (SMEs) in particular, the knowledge critical to success regarding key business processes is often concentrated in the hands of a few so-called key personnel. Preserving and passing on this procedural knowledge, which is difficult to formalize and communicate, poses challenges for SMEs and creates additional work for key personnel. The aim of the research project“AI-Supported Acquisition of Procedural Knowledge in SME Work Processes”( KIproWork for short) is therefore to enable SMEs to better utilize and permanently embed the existing, success-critical knowledge regarding processes within their organizations. To achieve this goal, the project developed and evaluated a generically applicable, AI-based solution for the work-integrated, automated documentation and transfer of procedural knowledge from key personnel. A concept for identifying these key personnel was developed and tested using scientific methods. The results led to a cluster of characteristics for key personnel, which was published in a [scientific journal](https://www.degruyter.com/document/doi/10.1515/zwf-2023-1087/html?lang=de). The project also yielded an approach for prioritizing the work processes of key personnel, which was likewise [published](https://www.degruyter.com/document/doi/10.1515/zwf-2024-1076/html) in a scientific journal. Corresponding online tools were implemented for both approaches. These and other key research results and insights from AIproWork are made available online to interested SMEs in the form of a [toolkit](https://kiprowork.de/). The project places particular emphasis on involving and engaging future users in order to improve the working conditions of key personnel and users outside the process, with the aim of introducing technology in a human-centered manner that promotes acceptance. As part of the project, we plan to develop, test, and evaluate a generically applicable, AI-based solution for the work-integrated documentation of the procedural knowledge held by key experts. A concept for identifying these key experts will be tested, and tools for integrating their knowledge into existing knowledge management systems will be developed. The findings of the project are intended to be transferable to other interested SMEs in the long term. This research and development project is funded by the Federal Ministry of Education and Research (BMBF) as part of the program “The Future of Value Creation – Research on Production, Services, and Work” and is managed by the Project Management Agency Karlsruhe (PTKA). The author is solely responsible for the content of this publication. ## Project partners The project is being carried out in collaboration with experienced partners from the business and academic communities. This ensures that we gain insights into the real-world challenges faced by SMEs and that the latest research findings in this field are taken into account at all times. ## Technology Partner: miraminds At miraminds, our goal is to make software accessible to everyone. With our [documentation software](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) FlowShare, we are already dedicated to the step-by-step documentation of business processes. The guides created with FlowShare empower employees to easily carry out processes on their own, without requiring any background knowledge or special software skills. ![miraminds logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/miraminds-logo-h.png "miraminds logo") We want to make work instructions even more tailored to users’ needs. The AI being developed as part of this research project is designed to identify employees’ knowledge levels and individual usage patterns. This will allow us to proactively provide information about the next steps in a task. ## Research partner: Institute for Learning and Innovation in Networks (ILIN) The Institute for Learning and Innovation in Networks (ILIN) in the Department of Business Informatics, headed by Prof. Dr. Steffen Kinkel, is a research institute at Karlsruhe University of Applied Sciences (HKA). ILIN’s research focuses on the areas of networked learning and knowledge and competency development, as well as networked innovation and production. As a research partner in AIproWork, ILIN examines human-centered, socio-technical, and organizational frameworks for technology adoption. In addition, ILIN is developing an approach that enables companies to independently identify individuals with knowledge critical to their success (so-called key personnel) so that they can take steps to preserve and disseminate that knowledge. Furthermore, ILIN is evaluating the knowledge management system developed in the project, particularly with regard to user acceptance. To make the research results from AIproWork accessible to other companies as well, ILIN is also developing a toolkit to support companies in the creation, storage, distribution, and application of business-process-relevant knowledge. - [Visit the partner site](https://www.h-ka.de/ilin/profil) ## Application Partner: Eisenwerk Würth Eisenwerk Würth GmbH develops, manufactures, and distributes abrasives for surface treatment. Its global customer base includes companies in the automotive industry, mechanical engineering, steel and plant construction, as well as leading foundries. ![Wuerth-logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Wuerth-logo.webp) Eisenwerk Würth GmbH is the application partner in this collaborative project. Currently, Eisenwerk Würth GmbH is encountering obstacles in documenting and transferring specialized knowledge from employees in sales, purchasing, and human resources. The key experts in the specialist departments are difficult to replace: while substitutes covering for vacation or sick leave have general subject matter knowledge, they lack specific, procedural knowledge. Against this backdrop, Eisenwerk Würth, in collaboration with its partners as part of the KIproWork initiative, intends to improve its internal knowledge documentation processes so that the specialized knowledge of relevant employees, which is essential for decision-making and critical to success, can be preserved over the long term and passed on to other employees. - [Visit the partner site](https://www.wuerth-strahlmittel.de/) Note: The KIproWork research project has now been completed. This article describes the project’s goals, partners, and results as they stood during the funding period. The findings continue to inform how FlowShare approaches process capture and AI assistance. ## FAQs #### What is KIproWork? A publicly funded German research project on AI knowledge management for work processes, run by miraminds GmbH, the company behind FlowShare, together with Karlsruhe University of Applied Sciences and an industrial partner. #### Who funded the project? The German Federal Ministry of Education and Research (BMBF), within the programme „Zukunft der Wertschöpfung – Forschung zu Produktion, Dienstleistung und Arbeit“, funding code 02L19C250, supervised by Projektträger Karlsruhe (PTKA). #### Why is expert knowledge so hard to document? Because the people holding it perform it automatically. Experienced staff skip the steps that have become instinctive, so asking them to write a process down produces a version with the hardest parts missing. That is the problem KIproWork set out to address. #### What does the research mean for FlowShare users? It informs how FlowShare approaches capture and AI assistance: recording processes as they are performed rather than asking experts to write them down, then applying AI to material that reflects the real workflow. **Categories:** Knowledge Management --- ### [Offline-Dokumentationssoftware, jetzt nach ISO 27001 zertifiziert](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/) **Published:** August 20, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** On-Premise-Software für Prozessdokumentation heißt: Ihre Bildschirme verlassen Ihr Netzwerk nicht. FlowShare erfasst und verarbeitet alles lokal auf dem Windows-Rechner, und die miraminds GmbH ist inzwischen nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. ## Ist Offline-Dokumentationssoftware in einer „Cloud-First“-Welt noch von Bedeutung? Die meisten Dokumentationsprogramme benötigen eine Internetverbindung, um zu funktionieren. Sie öffnen eine Browser-Erweiterung, klicken sich durch Ihren Arbeitsablauf, und die Aufzeichnung, die Screenshots sowie die fertige Anleitung werden alle auf den Servern eines Drittanbieters erstellt, bevor Sie das Ergebnis überhaupt zu sehen bekommen. Das ist der Standard für diese gesamte Kategorie – von Grund auf auf die Cloud ausgerichtet –, und es ist erwähnenswert, denn es bedeutet, dass **jeder Bildschirm, den Sie dokumentieren, zunächst die Infrastruktur eines Drittanbieters durchläuft.** Offline-Dokumentationssoftware funktioniert genau umgekehrt. FlowShare ist eine Offline-Dokumentationssoftware. Sie läuft auf Ihrem eigenen Windows-Rechner, erfasst und verarbeitet alles lokal und benötigt keine Internetverbindung, um einen Prozess zu erfassen oder eine fertige Anleitung zu erstellen. Derzeit ist das dahinterstehende Unternehmen zudem nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Diese beiden Fakten erfüllen unterschiedliche Zwecke, und es lohnt sich, beide zu erläutern, da die meisten Anbieter in der Regel nur einen davon in den Vordergrund stellen. ## Was unter „Offline-Dokumentationssoftware“ eigentlich zu verstehen ist FlowShare wandelt die Schritte, die eine Person auf ihrem Bildschirm ausführt, automatisch in eine schriftliche Schritt-für-Schritt-Anleitung um, während sie arbeitet. Öffnen Sie Ihr ERP-System, klicken Sie sich wie gewohnt durch einen Prozess, und FlowShare erstellt die Dokumentation im Laufe des Vorgangs, indem es jeden Klick und jeden Screenshot erfasst, jeden Schritt mit einer Bezeichnung versieht und eine fertige Anleitung zusammenstellt. Die Tatsache, dass es sich um eine Offline-Dokumentationssoftware handelt, ist keine Einschränkung, die aus Sicherheitsgründen für sicherheitsbewusste Käufer auferlegt wurde. Es ist die gesamte Architektur von FlowShare. Die Erfassung erfolgt auf Ihrem Rechner. Die Verarbeitung erfolgt auf Ihrem Rechner. Die Anleitung wird auf Ihrem Rechner erstellt. Für all dies ist keine Netzwerkverbindung erforderlich, und nichts davon hängt davon ab, dass ein Browser-Tab geöffnet bleibt und mit einem Cloud-Dienst verbunden ist, während Sie einen sensiblen Vorgang durchführen. Es handelt sich auch nicht um einen Bildschirmrekorder. Zwar dauert die Erstellung eines Schulungsvideos tatsächlich genauso lange wie der Vorgang selbst, doch ist es nicht einfach, das Video zu aktualisieren, sobald sich ein Schritt im Ablauf ändert, und niemand kann in einem Video nach dem einen Schritt suchen, den er vergessen hat. FlowShare erstellt eine schriftliche Anleitung in etwa der Zeit, die man benötigt, um die Aufgabe einmal auszuführen, und wenn sich der Prozess ändert, aktualisieren Sie den entsprechenden Teil der Anleitung, anstatt das Ganze neu aufzunehmen. ## Warum die ISO-Zertifizierung mehr bedeutet als nur ein Abzeichen Hier ist der Punkt, den viele Seiten von Anbietern zum Thema Vertrauen auslassen: Die Architektur ist die eigentliche Sicherheitslösung, und die Zertifizierungen bilden eine separate, zusätzliche Ebene darüber. ### Was ein sicheres Dokumentationswerkzeug für den Einsatz vor Ort eigentlich leisten sollte Ein wirklich **sicheres Dokumentationswerkzeug für den Einsatz vor Ort** beantwortet eine Frage ganz direkt: Müssen Ihre Prozessdaten Ihr Netzwerk verlassen, wenn Sie es nutzen? Bei FlowShare lautet die Antwort **standardmäßig „Nein**“. Die Anleitungen werden auf Ihrem System oder in Ihrem Netzwerk gespeichert, und es wird nichts hochgeladen, es sei denn, Sie entscheiden sich ausdrücklich dafür, diese über das optionale Portal zu exportieren oder zu veröffentlichen. Aus diesem Grund wird FlowShare auch an Orten eingesetzt, an denen ein browserbasiertes Tool schlichtweg nicht zum Einsatz kommen kann: in Fertigungshallen, in Behördennetzwerken sowie in isolierten oder zugangsbeschränkten Umgebungen, in denen „Cloud-basiert“ keine Option ist – ganz gleich, wie viele Zertifizierungen der Anbieter vorweisen kann. Gerade für diese Umgebungen steht ein vollständig offlineer Betrieb zur Verfügung, der gänzlich ohne regelmäßige Netzwerkaufrufe auskommt. ### Wie das FlowShare-Portal das Veröffentlichen zu einer bewussten Entscheidung macht und nicht zur Standardoption Allerdings bleibt nicht jeder Leitfaden für immer lokal. Teams möchten einen fertigen Leitfaden oft weitergeben, ihn an einer zentralen Stelle veröffentlichen oder an jemanden außerhalb des Tools weiterleiten – dafür ist das optionale Portal gedacht, und es lohnt sich, bei dessen Architektur ebenso präzise vorzugehen wie bei der Desktop-Anwendung. Für [das FlowShare-Portal](https://getflowshare.com/de/flowshare-portal-2/) (das von der miraminds GmbH und Inc. gehostet und betrieben wird) übernehmen wir die sichere Zugriffskontrolle der Cloud-Infrastruktur, die Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, die Überwachung sowie die Datensicherung. Sie sind für die Kontoverwaltung, die Benutzeranlegung sowie Ihre eigenen Entscheidungen bezüglich der Freigabe von Inhalten verantwortlich. Die zugrunde liegenden Cloud-Anbieter kümmern sich um die physische Sicherheit der Rechenzentren, die Hardware sowie den Schutz der verwalteten Dienste auf Betriebssystemebene. Diese Unterscheidung ist wichtig **,** da **das Portal eine Ergänzung zur Desktop-Anwendung darstellt und diese nicht ersetzt**. Die Desktop-Anwendung übernimmt die Dokumentation vollständig auf Ihrem Rechner. Das Portal ist eine separate Ebene für den Fall, dass Sie aktiv entscheiden, dass Daten Ihr Netzwerk verlassen sollen, und diese Ebene fällt unter dieselbe Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022 wie der Rest des ISMS. ### Wo Software zur Einhaltung von SOPs zum Einsatz kommt Insbesondere für Teams, die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) entwickeln, lässt sich dieselbe Architektur auf Anwendungsfälle für **SOP-Compliance-Software** übertragen. Eine auf Compliance ausgerichtete SOP dokumentiert häufig einen Prozess, der regulierte Daten oder eingeschränkte interne Systeme betrifft – genau das ist die Situation, in der es falsch ist, Screenshots standardmäßig über die Cloud eines Drittanbieters weiterzuleiten. Da FlowShare die Dokumentation von Anfang an lokal speichert, können Teams ihre SOP-Bibliothek aufbauen, ohne dass dieser Schritt eine separate Sicherheitsüberprüfung erfordert. Nehmen Sie beispielsweise ein Verfahren zur Qualitätskontrolle in der Fertigung oder einen Prozess zur Verwaltung behördlicher Unterlagen: In beiden Fällen werden in der Regel Bildschirme angezeigt, auf denen interne Systemnamen, Falldaten oder Konfigurationsdetails zu sehen sind, die das Gebäude nicht verlassen dürfen, geschweige denn auf die Server eines Dritten gelangen sollten. FlowShare erfasst diese Standardarbeitsanweisung (SOP) auf dieselbe Weise wie jeden anderen Prozess auch – automatisch, während die Person den Vorgang durchführt –, und der daraus resultierende Leitfaden muss niemals daraufhin überprüft werden, welche Informationen dabei an einen externen Anbieter weitergegeben wurden. Für SOP-Bibliotheken, die einem Audit unterzogen werden, bedeutet dies zudem, dass der gesamte Bestand als interne Dokumentation überprüfbar bleibt, anstatt dass für jede Anleitung ein eigener Vermerk darüber erforderlich ist, wo sie sich befindet und wer sonst noch Zugriff darauf hat. ## Ist FlowShare eine nach ISO 27001 zertifizierte Dokumentationssoftware? Die Architektur gibt Aufschluss darüber, was die Software mit Ihren Daten macht. Sie gibt jedoch keinen Aufschluss darüber, wie das hinter der Software stehende Unternehmen die Sicherheit als geschäftlichen Aspekt regelt, und das ist eine separate, berechtigte Frage. ![ISO/IEC 27001:2022-Zertifikat der miraminds GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/image-1024x536.png)Die miraminds GmbH und miraminds Inc., die Unternehmen hinter FlowShare, sind nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Die Zertifizierung umfasst die Konzeption, Entwicklung, Wartung und den Cloud-Betrieb von FlowShare, einschließlich der auf Microsoft Azure und DigitalOcean gehosteten Infrastruktur. Konkret bedeutet dies, dass eine akkreditierte unabhängige Stelle geprüft hat, wie das Unternehmen in den Bereichen Risikomanagement, Zugriffskontrolle, Reaktion auf Vorfälle, sichere Entwicklung und Lieferantenbeziehungen vorgeht, und bestätigt hat, dass es einen international anerkannten Standard erfüllt, der durch jährliche Überwachungsaudits aufrechterhalten wird. *Laden Sie das Zertifikat nach ISO/IEC 27001:2022* [hier ](https://trust.getflowshare.com/)*herunter*. Hier kommt es auf Präzision an, und genau an dieser Stelle lassen viele Anbieter-Webseiten Nachlässigkeiten erkennen. Die Norm ISO 27001 zertifiziert ein Managementsystem: die Art und Weise, wie ein Unternehmen Risiken, Zugriffe, die Reaktion auf Vorfälle und Lieferantenbeziehungen regelt. Mit seinem Hauptsitz in Deutschland unterliegt miraminds zudem der DSGVO, die regelt, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und geschützt werden. Beide Standards ergänzen sich, beantworten jedoch unterschiedliche Fragen: Der eine prüft, wie das Unternehmen geführt wird, der andere regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Ausführliche Informationen, darunter auch, welche personenbezogenen Daten FlowShare genau speichert, wie sich die Verantwortlichkeiten zwischen miraminds, Ihnen und den zugrunde liegenden Anbietern der Cloud-Infrastruktur für das optionale Portal aufteilen und was vollständig außerhalb des Geltungsbereichs der Zertifizierung liegt, finden Sie auf unserer [Seite „Sicherheit](https://getflowshare.com/de/sicherheit/)“. Das Zertifikat selbst, unsere Datenverarbeitungsvereinbarung sowie unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen sind direkt in unserem [Trust Center](https://app.notion.com/p/ISO-Blog-3b3beaf211f280c4937ae35b03022055?pvs=21) verfügbar. ## Folgende Aspekte sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters für On-Premise-Dokumentationslösungen beachten Wenn Sie Dokumentationswerkzeuge für ein Unternehmen vergleichen, dem es wichtig ist, wo seine Daten landen, sollten Sie zunächst die Architektur und erst danach die Zertifizierungen prüfen. Die meisten Anbieter möchten, dass Sie sich nur auf das Zertifikat verlassen. Schauen Sie genauer hin. Ein Anbieter kann über jedes auf dem Markt verfügbare Zertifikat verfügen und dennoch verlangen, dass Ihre Bildschirme standardmäßig über seine Infrastruktur geleitet werden, denn dies ist eine Produktentscheidung und keine Frage der Governance. FlowShare ist von Grund auf eine Offline-Dokumentationssoftware und verfügt nun zudem über eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022. Das bedeutet, dass sowohl die Produktfrage als auch die Governance-Frage direkte Antworten erhalten, anstatt dass ein einziges Gütesiegel für beides steht. **Möchten Sie es an Ihrem eigenen Prozess ausprobieren?** Wenn Sie in einer regulierten oder luftisolierten Umgebung arbeiten, erfahren Sie mit FlowShare, was „standardmäßig vor Ort“ tatsächlich bedeutet. [Wenden Sie sich an unser Team](https://getflowshare.com/de/lets-talk/ "Sprechen Sie mit unserem Team"), um eine Offline-Konfiguration mit gesperrten Online-Funktionen zu erhalten, oder [starten Sie eine 7-tägige Testversion](/free-trial/), um sich zunächst die Erfassung selbst anzusehen – einschließlich der Online-Funktionen. ## FAQs #### Was bedeutet On-Premise Software für Dokumentation? Erfassung und Verarbeitung finden lokal auf Ihren Rechnern statt, Screenshots verlassen Ihr Netzwerk nicht. Das ist die übliche Anforderung in abgeschotteten Netzen und überall dort, wo Prozessdaten das Haus nicht verlassen dürfen. #### On-Premise oder Cloud: was passt zu uns? Entscheidend ist, welche Daten in den Screenshots stehen. Sobald Kundendaten, Personaldaten oder sicherheitsrelevante Systeme sichtbar werden, fällt die Entscheidung meist gegen die Cloud, unabhängig vom Funktionsumfang. #### Brauchen wir dafür einen eigenen Server? Nein. FlowShare ist eine Windows-Desktop-Installation und keine Serverplattform. Die Verteilung läuft wie bei anderer Desktop-Software, ein Einführungsprojekt vor der ersten Anleitung ist nicht nötig. #### Was sagt eine ISO-27001-Zertifizierung konkret aus? Dass ein Informationssicherheits-Managementsystem nach dem Standard geprüft wurde. Das ist eine Aussage über die Sicherheitsprozesse der Organisation, keine Garantie für eine einzelne Funktion. Fragen Sie deshalb nach dem Geltungsbereich des Zertifikats. **Categories:** FlowShare --- ### [Offline documentation software, now ISO 27001 certified](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/) **Published:** August 20, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## Is offline documentation software still a thing in a cloud-first world? Most documentation software needs the internet to work. Open a browser extension, click through your process, and the recording, the screenshots, and the finished guide all get built on somebody else’s servers before you ever see the result. That’s the default for this entire category, cloud-first by design, and it’s worth noticing, because it means every screen you document passes through a third party’s infrastructure first. Offline documentation software works the other way round. FlowShare is an offline documentation software. It runs on your own Windows machine, captures and processes everything locally, and needs no internet connection to capture a process or generate a finished guide. As of now, the company behind it is also certified to ISO/IEC 27001:2022. Those two facts do different jobs, and it’s worth explaining both, because most vendors only ever lead with one of them. ## What offline documentation software actually means FlowShare turns the steps someone takes on their screen into a written, [step-by-step guide](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) automatically, while they work. Open your ERP system, click through a process the way you normally would, and FlowShare builds the documentation as you go, capturing each click, screenshot, labelling each step, and assembling a finished guide. Being an offline documentation software isn’t a limitation bolted on for security-conscious buyers. It’s FlowShare’s whole architecture. Capture happens on your machine. Processing happens on your machine. The guide gets built on your machine. None of that requires a network connection, and none of it depends on a browser tab staying open and connected to a cloud service while you work through a sensitive process. It’s also not a screen recorder. While it’s true that training video also only takes as long to make as the process itself, it’s not easy to update once a step in the process changes and nobody can search inside a video for the one step they forgot. FlowShare produces a written guide in roughly the time it takes to do the task once, and when the process changes, you update the relevant part of the guide instead of re-recording the entire thing. ## Why ISO certification matters more than a badge Here’s the part a lot of vendor trust pages skip past: the architecture is the actual security answer, and the certifications are a separate, additional layer on top of it. ### What a secure on-premise documentation tool should actually do A genuinely secure on-premise documentation tool answers one question directly: does using it require your process data to leave your network? For FlowShare, the answer is **no by default**. Guides are stored on your system or network, and nothing is uploaded unless you explicitly choose to export or publish it through the optional Portal. This is also why FlowShare gets deployed in places a browser-based tool simply can’t go: manufacturing floors, government networks, and air-gapped or restricted environments where “cloud-based” isn’t an option regardless of how many certifications the vendor holds. Fully offline operation, with no periodic network calls at all, is available for exactly these environments. ### How FlowShare Portal makes publishing a conscious choice, not the default However, not every guide stays local forever. Teams often want to share a finished guide, publish it somewhere central, or hand it to someone outside the tool, that’s what the optional Portal is for, and it’s worth being just as precise about its architecture as we are about the desktop app’s. For [FlowShare Portal](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) (which miraminds GmbH and Inc. hosts and operates), we handle secure access control of the cloud infrastructure, encryption in transit and at rest, monitoring, and backup. You’re responsible for account hygiene, user provisioning, and your own sharing decisions. The underlying cloud providers handle physical data centre security, hardware, and OS-level protection of managed services. The distinction matters because the Portal is an addition to the desktop app, not a replacement for it. The desktop application does the documenting, entirely on your machine. The Portal is a separate layer for when you actively decide something should leave your network and that layer falls within the same ISO/IEC 27001:2022 certification as the rest of the ISMS. ### Where SOP compliance software fits in For teams building out standard operating procedures specifically, the same architecture carries over to **SOP compliance software** use cases. A compliance-driven SOP often documents a process involving regulated data or restricted internal systems, which is precisely the situation where routing screenshots through a third party’s cloud by default is the wrong default to have. Because FlowShare keeps documentation local from the start, teams can build out their SOP library without that step being a separate security review of its own. Take a manufacturing quality-control procedure, or a government records-handling process: both typically involve screens that show internal system names, case data, or configuration details that shouldn’t leave the building, let alone a third party’s servers. FlowShare captures that SOP the same way it captures any other process, automatically, while the person works through it, and the resulting guide never has to be reviewed for what it exposed to an external vendor along the way. For SOP libraries that get audited, that also means the whole set stays reviewable as internal documentation, rather than each guide needing its own note on where it lives and who else has access to it. ## Is FlowShare ISO 27001 certified documentation software? Architecture answers what the software does with your data. It doesn’t answer how the company behind the software governs security as a business, and that’s a separate, legitimate question. ![Offline documentation software running locally on a Windows desktop, FlowShare interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/image-1024x536.png)miraminds GmbH and miraminds Inc, the companies behind FlowShare, are certified to ISO/IEC 27001:2022, covering the design, development, maintenance, and cloud operations of FlowShare, including infrastructure hosted on Microsoft Azure and DigitalOcean. In practical terms, an accredited third party has audited how the company manages risk, access control, incident response, secure development, and supplier relationships, and confirmed it meets an internationally recognised standard, maintained through annual surveillance audits. *Download the ISO/IEC 27001:2022 certificate* [here](https://trust.getflowshare.com/). Precision matters here, and it’s where a lot of vendor pages get sloppy. ISO 27001 certifies a management system: how a company governs risk, access, incident response, and supplier relationships. With its headquarters in Germany, miraminds also operates under GDPR, which governs how personal data is collected, processed, and protected. The two work together but answer different questions: one audits how the business runs, the other governs how personal data is handled. For the full detail, including exactly what personal data FlowShare holds, how responsibility is split between miraminds, you, and the underlying cloud infrastructure providers for the optional Portal, and what falls outside the certification’s scope entirely, see our [Security page](https://getflowshare.com/security/). The certificate itself, our Data Processing Agreement, and our Technical and Organisational Measures are available directly in our [Trust Centre](https://app.notion.com/p/ISO-Blog-3b3beaf211f280c4937ae35b03022055?pvs=21). ## Here’s what to look out for when picking an on-premise documentation vendor If you’re comparing documentation tools for an organization that cares about where its data ends up, check the architecture first and the certifications second. Most vendors want you to stop at the badge. Look further. A vendor can hold every badge on the market while still requiring your screens to route through their infrastructure by default, because that’s a product decision, not a governance one. FlowShare is offline documentation software from the ground up, and it’s now backed by an ISO/IEC 27001:2022 certification as well, which means both the product question and the governance question have direct answers instead of one badge standing in for both. **Want to try it on your own process?** If you’re in a regulated or air-gapped environment, discover what “on-premise by default” actually means with FlowShare. [Talk to our team](/lets-talk/ "Talk to our team") for an offline setup with online features locked down, or [start a 7-day trial](/free-trial/) to see the capture itself first, online features included. ## FAQs #### What is offline documentation software? Software that produces process documentation without an internet connection or a cloud service, keeping every screenshot on the machine that took it. It is the standard requirement in air-gapped and tightly regulated environments. #### What does ISO 27001 certification actually cover? It means an information security management system has been audited against the standard. It is a statement about the organisation’s security processes rather than a guarantee about any single feature, so it is worth asking what the certificate covers. #### Do we need a server to run it on-premises? No. FlowShare is a Windows desktop installation rather than a server platform, so it is rolled out like other desktop software and does not require an implementation project before the first guide is produced. #### Will it work in an air-gapped environment? Yes. FlowShare runs locally on Windows, captures and stores on the machine, and does not need a connection to produce and export guides. Cloud and Portal features are optional rather than a precondition for using it. **Categories:** FlowShare --- ### [ERP-Benutzerhandbücher - Ein schneller und (einigermaßen) schmerzloser Leitfaden](https://getflowshare.com/erp-user-manuals/) **Published:** August 14, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** In diesem Artikel werfen wir einen schnellen und einfachen Blick auf ERP-Benutzerhandbücher - was sie sind, warum wir sie brauchen und wie Sie sie so einfach wie möglich erstellen können, selbst wenn Sie Hunderte von Prozessen dokumentieren müssen. **Content:** ## Von der Implementierung zur Dokumentation: Die Bedeutung der Erstellung individueller ERP-Benutzerhandbücher Ein ERP-Handbuch schreibt niemand gern, und trotzdem greift irgendwann jeder darauf zurück. Dieser Leitfaden zeigt, was in ein ERP-Benutzerhandbuch gehört, wo Sie es ablegen und wie Sie es erstellen, ohne hunderte Prozesse von Hand abzutippen. Obwohl wir noch niemanden getroffen haben, der gerne ERP-Benutzerhandbücher während eines ERP-Projekts schreibt, muss jeder irgendwann darauf zurückgreifen, um alle benötigten Informationen zu finden und unser ERP-System richtig zu nutzen. In diesem Artikel werfen wir einen schnellen und einfachen Blick auf ERP-Benutzerhandbücher – was sie sind, warum wir sie brauchen und wie Sie sie so einfach wie möglich erstellen können, selbst wenn Sie Hunderte von Prozessen dokumentieren müssen. Fangen wir an! Laut [Panorama Consulting](https://panorama-consulting.com/?p=249816) scheitern ERP-Projekte häufiger an mangelnder Anwenderakzeptanz als an der Software selbst. ## **Was ist ein ERP-Benutzerhandbuch?** Ein ERP-Benutzerhandbuch ist ein Dokument, das Anweisungen zur Verwendung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) oder eines bestimmten Verfahrens innerhalb des Systems enthält. Es behandelt Themen wie die Durchführung bestimmter Aufgaben, die Navigation in den verschiedenen Menüs und Bildschirmen, die Eingabe von Daten und die Ausführung von Berichten. Kurz gesagt, ein ERP-Benutzerhandbuch ist Ihr Leitfaden für alles, was Sie über die Verwendung Ihres ERP-Systems wissen müssen. Kurz gesagt: Ein gutes ERP-Handbuch macht komplexe Prozesse für jeden nachvollziehbar. ### Warum brauchen wir sie? ERP-Benutzerhandbücher sind wichtig, weil sie eine einzige Quelle der Wahrheit für die Benutzer darstellen. Da so viele Personen dasselbe System verwenden, ist es wichtig, dass alle auf derselben Seite stehen (buchstäblich!). Ein ERP-Benutzerhandbuch stellt sicher, dass jeder weiß, wie das System zu benutzen ist, und dass es keine Verwirrung darüber gibt, welche Tasten zu drücken oder welche Berichte auszuführen sind. Ein Handbuch stellt sicher, dass der Prozess von Anfang bis Ende korrekt und nicht nach eigenem Gutdünken durchgeführt wird. Kurz gesagt, ein ERP-Benutzerhandbuch sorgt dafür, dass jeder das System korrekt und effizient nutzt. Genau das entscheidet häufig über den Erfolg der ganzen [ERP-Implementierung](https://getflowshare.com/de/dokumentation-in-erp-projekten-warum-sie-unverzichtbar-ist/). ### Wo können ERP-Handbücher gespeichert und verteilt werden? ERP-Benutzerhandbücher können je nach Vertrag vom ERP-Anbieter oder vom Implementierungspartner bereitgestellt werden. Manchmal müssen sie von dem Unternehmen, das die Umsetzung vornimmt, zusätzlich zu den regulären Aufgaben erstellt werden. Offline-Handbücher werden in der Regel in Form eines gedruckten Buches zur Verfügung gestellt, in dem die Benutzer nachschlagen können, wenn sie Hilfe benötigen. Obwohl es immer weniger gedruckte Handbücher gibt, gibt es immer noch einige Endbenutzer, die eine gedruckte Version des Handbuchs bevorzugen, um bei Problemen, die am Bildschirm auftreten, Hilfe zu erhalten. Ein guter Ort zum Speichern von Handbüchern ist auch das Intranet, der Helpdesk oder das Wiki des Unternehmens. Einige Unternehmen bieten auch Schulungsvideos oder Webinare an, die die Benutzer ansehen können, wenn sie Hilfe mit ihrem ERP-System benötigen. ## Die Bedeutung der Erstellung individueller ERP-Benutzerhandbücher Es ist kein Geheimnis, dass die Implementierung eines ERP-Systems eine komplexe und entmutigende Aufgabe sein kann. Es gibt viele bewegliche Teile, und es ist leicht, sich in dem Durcheinander zu verlieren. Deshalb ist eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie während Ihrer ERP-Einführung ergreifen können, die Erstellung individueller Handbücher für Ihr Team. ERP-Benutzerhandbücher stellen sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und genau wissen, was wann zu tun ist. Die manuelle Erstellung von ERP-Benutzerhandbüchern mag wie eine mühsame und zeitraubende Aufgabe erscheinen, aber glauben Sie uns – es lohnt sich. Hier ist der Grund dafür: ### 1. Benutzerdefinierte ERP-Handbücher helfen bei der Rationalisierung von Prozessen ERP-Systeme dienen der Rationalisierung von Prozessen, aber sie können dies nur tun, wenn sie richtig eingesetzt werden. Aus diesem Grund sind benutzerdefinierte Handbücher so wichtig – sie tragen dazu bei, dass jeder das System auf die gleiche Weise nutzt. Mit detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen können Sie sicher sein, dass Ihr Team das System in vollem Umfang nutzt und alle Vorteile daraus zieht. ### 2. Individuelle ERP-Handbücher helfen, Fehler zu vermeiden ERP-Systeme sind oft unternehmenskritisch, d. h. selbst ein kleiner Fehler kann große Folgen haben. Deshalb ist es so wichtig, ausführliche Handbücher zu haben, in denen genau erklärt wird, wie das System verwendet werden soll. Mit klaren Anweisungen können Sie dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten. ### 3. Benutzerdefinierte ERP-Handbücher helfen, Zeit zu sparen Wenn jeder in Ihrem Team genau weiß, wie das System funktioniert und was zu tun ist, werden die Dinge reibungsloser und effizienter ablaufen. Das bedeutet, dass weniger Zeit für Schulungen aufgewendet werden muss und mehr Zeit für die tatsächliche Nutzung des Systems zur Verfügung steht. Letztendlich sparen Sie mit individuellen Handbüchern Zeit und Frustration für alle Beteiligten. ### 4. Individuelle ERP-Handbücher helfen bei der Einhaltung von Vorschriften Die Einhaltung von Best Practices ist für jedes Unternehmen unerlässlich, aber besonders wichtig ist sie in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der Fertigung. Mit ausführlichen Handbüchern, in denen die Verwendung des Systems erläutert wird, können Sie dazu beitragen, dass die Branchenvorschriften eingehalten werden. ## ERP-Handbuch erstellen mit wenig Aufwand So unverzichtbar ERP-Handbücher für die erfolgreiche Implementierung und den Betrieb eines ERP-Systems auch sind, ihre Erstellung kann eine große Herausforderung darstellen. Das liegt nicht nur daran, dass die manuelle Dokumentation mühsam und zeitaufwändig ist. Sie erfordert außerdem ein detailliertes Verständnis der ERP-Prozesse, Kenntnisse über die verschiedenen Rollen innerhalb des Unternehmens und eine sorgfältige Abwägung der einzelnen Schritte, die enthalten sein müssen, damit die Anweisungen klar und umsetzbar sind. Wenn Sie mehr über die Erstellung von ERP-Handbüchern erfahren möchten, finden Sie spezielle Ressourcen und Leitfäden zu diesem Thema. Zum Glück gibt es heute Tools, mit denen Sie automatisch und ohne unnötigen Aufwand umfassende und leicht zugängliche ERP-Handbücher erstellen können. Mit FlowShare, einer Software für ERP-Dokumentation, können Sie beispielsweise jeden einzelnen Schritt in einem Prozess erfassen – einschließlich Screenshots und Textbeschreibungen –, sodass Sie nicht jede Aktion manuell dokumentieren müssen. Das macht die Erstellung von ERP-Handbüchern so einfach und effizient wie nie zuvor! So entsteht ein vollständiges ERP-Handbuch praktisch nebenbei, während Sie oder Ihr Team die Prozesse ohnehin durchlaufen. Nachdem Sie nun mit den Vorteilen von kundenspezifischen ERP-Handbüchern vertraut sind, stellt sich die nächste Frage: Wie fangen Sie an? Prüfen Sie, ob Ihr ERP-System bereits eine Dokumentationslösung bietet. Das kann zwar komplex sein, ist aber ein guter Ausgangspunkt. Nutzen Sie die Schulungen (falls Sie welche geplant haben), um Ihre individuellen ERP-Handbücher von Anfang an zu erstellen. Oder Sie verwenden sie in der Praxis, wenn Sie Prüfberichte oder Schulungshandbücher erstellen, während Sie die eigentlichen Prozesse durchführen. Ein Dokumentationstool wie FlowShare kann Ihnen helfen, wenn Sie die Dokumentation während der eigentlichen Implementierung erstellen möchten. ### Fazit: Mit dem richtigen ERP-Handbuch zum Erfolg Wie Sie sehen, gibt es viele Gründe, warum individuelle ERP-Handbücher für jede ERP-Implementierung unerlässlich sind. Wenn Sie das nächste Mal ein ERP-Projekt starten, planen Sie unbedingt genügend Zeit für die manuelle Erstellung ein oder nutzen Sie Tools wie FlowShare, um die Handbücher automatisch zu erstellen, während Sie die Prozesse durchführen – Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben! ## FAQS #### Was gehört in ein ERP-Benutzerhandbuch? Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede Transaktion der jeweiligen Rolle, Screenshots aus Ihrem eigenen konfigurierten System, Hinweise zu Pflichtfeldern und Eingaberegeln sowie eine Angabe, was bei Fehlermeldungen zu tun ist. #### Ein großes Handbuch oder eine Anleitung je Transaktion? In fast allen Fällen eine Anleitung je Transaktion. Eine Systemänderung betrifft dann genau eine Datei und ist in Minuten neu aufgezeichnet. Bei einem Handbuch mit dreihundert Seiten müssen Sie jeden betroffenen Screenshot einzeln suchen. #### Reicht nicht das Standardhandbuch des Herstellers? Nur ergänzend. Das Standardhandbuch beschreibt ein unkonfiguriertes System, Ihre Anwender arbeiten aber mit Ihren Feldern, Ihren Rollen und Ihren Bezeichnungen. Genau in dieser Lücke entstehen die Supporttickets. #### Wie sieht eine brauchbare Handbuchseite aus? Eine Transaktion pro Seite: Was ist die Aufgabe, wer führt sie aus, welche nummerierten Schritte gehören dazu, je mit Screenshot, und was tun bei einem Fehler. Gelesen werden die kurzen Seiten zu genau einer Aufgabe. **Categories:** ERP Documentation --- ### [12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) **Published:** September 1, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ### What Is Enterprise Wiki Software? ``` Enterprise wiki software is a knowledge management platform built for organization-wide use: role-based permissions by department, audit logging, SSO integration, and support for thousands of pages without performance loss. It differs from a team wiki mainly in governance and scale, not in basic page-editing features. ``` Choosing enterprise wiki software is a different decision than choosing a wiki for a 10-person team. At enterprise scale, the questions shift. Can IT manage access across 15 departments? Does the platform meet data residency requirements? Will it still work at 50,000 pages? This guide compares 12 platforms on the criteria that matter for an enterprise rollout, not just feature lists. Pricing for most of these tools changes often and varies by seat count, contract length and region, so figures aren’t included here. Check each vendor’s own pricing page for current numbers before you budget. ### What to Evaluate Before Choosing Enterprise Wiki Software `These four evaluation points apply regardless of which enterprise wiki software you're considering:` Before comparing vendors, define four things internally: 1. **Access control model.** Does the platform support role-based permissions down to the department or project level, or only account-wide sharing? 2. **Data residency and compliance.** Can the vendor confirm where data is hosted, and does that match your regulatory requirements (GDPR, industry-specific rules)? 3. **Integration surface.** Does it connect to your existing stack (SSO provider, ticketing system, [documentation tools](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/)) without custom development? 4. **Migration path.** Can existing documentation move in without being retyped by hand, or does it require a manual rebuild? Score each vendor against these four points before looking at interface or design. `The following 12 enterprise wiki software solutions are ordered by the type of organization they fit best, not by overall ranking.` ### 12 Enterprise Wiki Software Solutions Compared ![Document360 ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.17.16-1024x502.webp)#### 1. [Document360](https://document360.com/) — Best for Dedicated Knowledge Base Management Document360 is built specifically as a knowledge base platform, not a general collaboration tool with a wiki feature bolted on. It supports category hierarchies, version control, and content templates, aimed at teams producing structured technical documentation rather than freeform notes. Analytics track article performance and search queries, useful for spotting content gaps in a large documentation set. The tradeoff is a steeper setup than general-purpose tools, since structure has to be defined up front. ![Slab](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.17.44-1024x505.webp)#### 2. [Slab](https://slab.com/) — Best for Engineering and Product Teams Slab is a lightweight internal wiki built around search and integration rather than heavy document formatting. It connects directly to Slack, GitHub, Jira, Google Drive, Asana and Linear, pulling unified search results from across those tools alongside its own content. Real-time collaborative editing and topic-based organization keep it close to how engineering and product teams already work. It is intentionally narrower in scope than suite-style tools, with no multi-tenant client portals or external-facing documentation features. ![Tettra](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.18.04-1024x513.webp)#### 3. [Tettra](https://tettra.com/) — Best for Slack-Native Teams Tettra positions itself as a knowledge base that lives inside Slack rather than alongside it, answering employee questions directly in Slack threads using AI trained on existing pages. This fits teams where Slack is already the default home for internal questions, cutting down on “ask in Slack, document somewhere else” duplication. It is a narrower tool than a full intranet platform, built for passive reference content rather than structured workflows. ![Helpjuice](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.20.03-1024x467.webp)#### 4. [Helpjuice](https://helpjuice.com/) — Best for Analytics-Driven Knowledge Management Helpjuice is built around understanding how a knowledge base is actually used, with reporting on search terms, article engagement and content gaps. It supports both internal and external-facing knowledge bases from the same platform, with full design customization through CSS and HTML. This analytics depth suits organizations that want to actively manage and prune their documentation over time rather than letting it accumulate. ![Bloomfire](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.20.51-1024x491.webp)#### 5. [Bloomfire](https://bloomfire.com/) — Best for Searchable Media-Rich Content Bloomfire indexes video, audio, slides and documents for full-text and in-video search, not just written articles. This matters for organizations whose institutional knowledge lives in recorded training sessions, webinars or meeting recordings as much as in text. It fits sales enablement and training-heavy use cases better than pure technical documentation. ![GitBook](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.21.17-1024x460.webp)#### 6. [GitBook](https://www.gitbook.com/) — Best for Developer-Facing Documentation GitBook treats documentation as code: content lives in a Git-based workflow, supporting version control, branching and pull-request style review for documentation changes. It is widely used for public developer docs and API references, but works equally well as an internal engineering wiki for teams already comfortable with Git workflows. Teams without a technical documentation background face a steeper learning curve than with a plain WYSIWYG editor. ![Notion](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.21.43-1024x480.webp)#### 7. [Notion](https://www.notion.com/) (Team/Enterprise plans) — Best for Teams Already Using Notion for Everything Else Notion’s enterprise tier adds admin controls, SAML SSO and audit logs on top of the same flexible page-and-database structure used by its free and team plans. Organizations already running project tracking, docs and notes in Notion can extend the same system into a [company wiki](https://getflowshare.com/capture-knowledge-knowledge-management-with-the-company-wiki/) without introducing a second tool. The flexibility that makes Notion popular also means wiki structure has to be imposed deliberately, since the platform does not enforce one. ![Zoho Wiki ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.32.07-1024x353.webp)#### 8. [Zoho Wiki ](https://www.zoho.com/wiki/)(part of Zoho Connect) — Best for Organizations Standardized on Zoho Zoho Wiki ships as part of the broader Zoho Connect suite rather than as a standalone product, which matters for organizations already running Zoho CRM, Zoho Projects or Zoho People. Pages integrate with the rest of the Zoho ecosystem’s permissions and directory structure. Organizations not already using Zoho products gain less from this integration advantage than from a dedicated wiki tool. ![Bitrix24 enterprise wiki software check ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.38.13-1024x499.webp)#### 9. [Bitrix24](https://www.bitrix24.com/) — Best for Combining Wiki, CRM and Intranet in One Platform Bitrix24 bundles a wiki module into a wider suite covering CRM, task management, HR tools and an internal intranet feed. This suits organizations that want one platform covering documentation, sales pipeline and internal communication rather than separate best-of-breed tools. The wiki module itself is less specialized than dedicated knowledge base platforms, trading depth for breadth across the suite. ![Slite enterprise wiki software comparison ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.39.06-1024x529.webp)#### 10. [Slite](https://slite.com/) — Best for Async-First Teams Wanting Structured Docs Slite focuses on structured documents with built-in templates for meeting notes, decisions and onboarding, aimed at distributed teams that default to writing over meetings. AI features assist with drafting and summarizing existing content. It occupies similar territory to Notion and Slab, with a narrower, more opinionated feature set aimed specifically at documentation rather than general workspace use. ![Trainual](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.39.41-1024x499.webp)#### 11. [Trainual](https://trainual.com/) — Best for Documenting Processes With Verification Built In Trainual is process and SOP documentation software with completion tracking, quizzes and role-based learning paths layered on top, built for onboarding and training rather than general reference content. This distinguishes it from a plain wiki: Trainual can confirm an employee actually read and understood a procedure, not just that the page exists. Teams needing a general-purpose knowledge wiki alongside structured training typically run Trainual together with a separate wiki tool rather than as a full replacement. ![Mangoapps enterprise wiki software compare ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.40.05-1024x551.webp)#### 12. [MangoApps](https://www.mangoapps.com/) — Best for Large or Distributed Organizations Needing an Intranet-Plus-Wiki MangoApps combines an employee intranet, internal communication feed and wiki into one platform, aimed at larger organizations with distributed teams or frontline/deskless workers who need a single point of access to company information. This makes it closer to an intranet platform with wiki functionality than a dedicated wiki tool, better suited to internal communications-led rollouts than engineering-led ones. ### Rolling Out Enterprise Wiki Software: Governance Checklist Buying the software is the easier half. Before launch, assign four things in writing: - **Content ownership.** Name who approves new pages and who can edit existing ones, by department. - **Update cadence.** Set a review interval per content type (policies quarterly, process guides at point of change, for example). - **Access tiers.** Document who sees what, especially for compliance-sensitive content. - **Migration plan.** Decide what existing documentation moves over on day one versus gets rebuilt. ### Populating Your Enterprise Wiki Software with FlowShare Guides Enterprise wikis stall most often from empty pages, not from choosing the wrong platform. FlowShare [records desktop workflows](https://getflowshare.com/features/desktop-capture/) and generates [step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) automatically, exportable as Word, PDF or PowerPoint. This removes the manual writing step that normally slows down enterprise-wide documentation rollouts, regardless of which [wiki platform](https://getflowshare.com/company-wiki-software-tools/) the guides end up in. ![enterprise wiki software options compared](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software-options-compared.webp)### FAQs #### **What counts as “enterprise” wiki software, specifically?** Role-based access control at the department level, audit logging, SSO integration and documented data residency. Below that threshold, a tool is a team wiki, not an enterprise one, regardless of its marketing. #### **Should we pick a dedicated wiki tool or use a feature inside a suite we already have?** Depends on how specialized the content is. Dedicated tools like Document360 or GitBook handle structured, high-volume documentation better. Suite-bundled wikis like Zoho Wiki or Bitrix24 save on tool sprawl if the organization already runs the rest of that suite. #### **Does our wiki need to integrate with SSO?** For any organization above roughly 100 users, yes. Without SSO, IT manages a second set of credentials and offboarding becomes a manual step someone has to remember. #### **Can existing documentation be migrated without rebuilding it by hand?** Usually yes, if source material is already in Word or PDF. FlowShare-generated guides export directly into most of these platforms without manual retyping. **Categories:** Knowledge Management --- ### [KIproWork: KI-basiertes Wissensmanagement für Arbeitsprozesse.](https://getflowshare.com/kiprowork/) **Published:** June 11, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Content:** Zusammen mit der *Hochschule Karlsruhe* und der *Eisenwerk Würth GmbH* forscht miraminds – das Team hinter FlowShare – im Rahmen des Förderprogramms „*Zukunft der Arbeit“* zum Thema KI-gestütztes Wissensmanagement 4.0. Das Forschungsprojekt zielt darauf ab, das erfolgskritische Wissen von Expert\*innen zu Geschäftsprozessen durch intelligente, arbeitsintegrierte Datenanalyse und Prozessdokumentation zu externalisieren und zu übertragen. ## Prozedurales Wissen mit KI verankern – deutschen Mittelstand besser vor Wissensverlust schützen. Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist das erfolgskritische Wissen zu wichtigen Geschäftsprozessen häufig auf den Schultern von wenigen sog. Schlüsselpersonen verteilt. Die Sicherung und Weitergabe dieses prozeduralen Wissens, das sich schwer formalisieren und kommunizieren lässt, stellt KMU vor Herausforderungen und verursacht für die Schlüsselpersonen zusätzlichen Aufwand. Das Vorhaben des Forschungsprojekts “KI-gestützter Erwerb prozeduralen Wissens in Arbeitsprozessen von KMU” (kurz **KIproWork**) ist es daher, KMU zu befähigen, das vorhandene, erfolgskritische Wissen zu Prozessen in ihren Unternehmen besser zu nutzen und dauerhaft zu verankern. Um dieses Ziel zu erreichen, wurde im Rahmen des Projekts einer generisch anwendbaren, KI-basierten Lösung für die arbeitsintegrierte, automatisierte Dokumentation und Weitergabe des prozeduralen Wissens von Schlüsselpersonen entwickelt und evaluiert. Ein Konzept zur Identifikation dieser Schlüsselpersonen wurde auf Basis wissenschaftlicher Methoden entwickelt und erprobt. Die Ergebnisse mündeten in ein Merkmalscluster für Schlüsselpersonen, das in Form einer [wissenschaftlichen Publikation](https://www.degruyter.com/document/doi/10.1515/zwf-2023-1087/html?lang=de) veröffentlicht wurde. Auch ein Ansatz zur Priorisierung der Arbeitsprozesse der Schlüsselpersonen entstand im Projekt, zu welchem ebenfalls eine [Publikation](https://www.degruyter.com/document/doi/10.1515/zwf-2024-1076/html) in einer Fachzeitschrift entstand. Für beide Ansätze wurden entsprechende Online-Tools umgesetzt. Diese und weitere zentrale Forschungsergebnisse und Erkenntnisse aus KIproWork werden interessierten KMU in Form eines [Methodenkoffers](https://kiprowork.de/) online zur Verfügung gestellt. Ein besonderes Augenmerk legt das Projekt auf die Einbeziehung und Einbindung der zukünftigen Nutzenden, um im Sinne einer menschzentrierten, akzeptanzförderlichen Technologieeinführung die Arbeitssituation der Schlüsselpersonen und prozessfremder Anwendender zu verbessern. Im Rahmen des Projekts ist die Entwicklung, Erprobung und Evaluierung einer **generisch anwendbaren, KI-basierten Lösung** für die arbeitsintegrierte Dokumentation des prozeduralen Wissens von Kernkompetenzträgern geplant. Ein Konzept zur Identifikation dieser Kernkompetenzträger soll erprobt und Werkzeuge zur Integration deren Wissens in bestehende Wissensmanagementsysteme entwickelt werden. Die Erkenntnisse des Projektes sollen langfristig auf andere interessierte KMU übertragbar sein. Dieses Forschungs- und Entwicklungsprojekt wird durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) im Programm **„Zukunft der Wertschöpfung – Forschung zu Produktion, Dienstleistung und Arbeit“** gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei der Autorin / beim Autor. ## Projektpartner Das Projekt wird zusammen mit erfahrenen Partnern aus Wirtschaft und Wissenschaft durchgeführt. So werden Einblicke in reale Herausforderungen von KMU gewährleistet und jederzeit bestehende Erkenntnisse aus der Forschung auf diesem Gebiet berücksichtigt. ## Technologiepartner: miraminds Wir bei **miraminds** verfolgen das Ziel, Software für alle zugänglich zu machen. Mit unserer Dokumentationssoftware [FlowShare](/de/) widmen wir uns bereits der schrittweisen Dokumentation von Unternehmensprozessen. Durch die mit FlowShare erstellten Anleitungen werden Mitarbeitende dazu befähigt, Prozesse ganz einfach selbst durchzuführen, ohne dass Hintergrundwissen oder spezielle Softwarekompetenz benötigt wird. ![miraminds logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/miraminds-logo-h-1.png)Wir wollen Arbeitsanleitungen noch bedarfsgerechter zur Verfügung stellen. Mit der Entwicklung einer KI im Rahmen des Forschungsprojekts sollen der Wissensstand und das individuelle Nutzerverhalten von Mitarbeitenden erkannt werden. So können vorausschauend Informationen über die nächsten Schritte einer Aufgabe bereitgestellt werden. ### Forschungspartner: Institut für Lernen und Innovation in Netzwerken (ILIN) Das Institut für Lernen und Innovation in Netzwerken (ILIN) im Fachbereich Wirtschaftsinformatik unter Leitung von Prof. Dr. Steffen Kinkel ist ein Forschungsinstitut an der **Hochschule Karlsruhe (HKA)**. Die Forschungsschwerpunkte des ILINs sind die Themenfelder des vernetzten Lernens und der Wissens- und Kompetenzentwicklung sowie der vernetzten Innovation und Produktion. Als Forschungspartner in KIproWork untersucht das ILIN menschzentrierte, sozio-technische und organisatorische Rahmenbedingungen der **Technologieeinführung**. Darüber hinaus erarbeitet das ILIN einen Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, Personen mit erfolgskritischem Wissen (sogenannte **Schlüsselpersonen**) selbstständig zu identifizieren, um Maßnahmen zur Wissenssicherung und -verbreitung ergreifen zu können. Ferner evaluiert das ILIN das im Projekt entwickelte System zum Wissensmanagement, insb. hinsichtlich der Akzeptanz der Nutzer\*innen. Um die Forschungsergebnisse aus KIproWork auch weiteren Unternehmen zugänglich zu machen, erarbeitet das ILIN zudem einen **Methodenkoffer**, um Unternehmen bei der Erzeugung, Speicherung, Verteilung und Anwendung von geschäftsprozessrelevantem Wissen zu unterstützen. - [Partnerseite besuchen](https://www.h-ka.de/ilin/profil) ### Anwendungspartner: Eisenwerk Würth Die **Eisenwerk Würth GmbH** entwickelt, produziert und vertreibt Strahlmittel zur Oberflächenbearbeitung. Zu den Kunden im weltweit tätigen Vertrieb gehören u.a. Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Maschinenbau, dem Stahl- und Anlagenbau sowie namhafte Gießereien. ![wuerth logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/Wuerth-logo.webp)Die **Eisenwerk Würth GmbH** ist der Anwendungspartner in diesem Verbundprojekt. Aktuell stößt die Eisenwerk Würth GmbH bei der Dokumentation und Weitergabe von Spezialwissen von Mitarbeitenden im Vertrieb, im Einkauf und im Personalwesen auf Hindernisse. Die Kernkompetenzträger in den Fachabteilungen sind nur schwer ersetzbar: Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen haben zwar generelles Fachwissen, doch spezifisches, prozedurales Wissen ist nicht vorhanden. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt Eisenwerk Würth in Zusammenarbeit mit den Partnern im Rahmen von KIproWork die eigenen Prozesse der Wissensdokumentation so zu verbessern, dass entscheidungsrelevantes und erfolgskritisches Spezialwissen der entsprechenden Mitarbeitenden langfristig gesichert und an andere Mitarbeitenden weitergegeben werden kann. - [Partnerseite besuchen](https://www.wuerth-strahlmittel.de/) ### FAQs #### Was war das Forschungsprojekt KIproWork? Ein öffentlich gefördertes Forschungsprojekt zum KI-gestützten Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen. Beteiligt waren die miraminds GmbH als Technologiepartner, das Institut für Lernen und Innovation in Netzwerken der Hochschule Karlsruhe und die Eisenwerk Würth GmbH. #### Wer hat das Projekt gefördert? Das Bundesministerium für Bildung und Forschung im Programm „Zukunft der Wertschöpfung – Forschung zu Produktion, Dienstleistung und Arbeit“, Förderkennzeichen 02L19C250, betreut vom Projektträger Karlsruhe (PTKA). #### Warum ist Erfahrungswissen so schwer zu dokumentieren? Weil erfahrene Mitarbeitende ihre Handgriffe automatisch ausführen. Sie überspringen beim Erklären genau die Schritte, die längst in Fleisch und Blut übergegangen sind. Am Ende fehlt in der Beschreibung ausgerechnet das Schwierige. #### Was bedeutet das Projekt für FlowShare-Anwender? Es prägt den Ansatz, Prozesse während der Ausführung zu erfassen, statt Fachleute um eine schriftliche Beschreibung zu bitten. Die KI arbeitet damit auf Material, das den tatsächlichen Ablauf abbildet. **Categories:** Knowledge Management --- ### [How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) **Published:** September 1, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** Your company has just implemented a new ERP software. Finally, all business processes are centralized, improving collaboration between departments. Operations run more smoothly, transparency increases, and work procedures become standardized, once all colleagues are fully onboarded to the new system. While the team has received initial training, it quickly becomes clear that there aren’t just a handful of processes, but hundreds across all departments that employees need to master. Applying process documentation best practices is essential to manage this complexity. A true Hercules task for many companies and in this article, we’ll show you how to master it. ## Implementing an ERP system: New chances, old challenges Your new ERP software is supposed to make everyone’s life in the company easier but at this stage its implementation is probably causing you a headache. A good idea for managing a big chunk of work is to divide it. Unless this results in an incoherent mess, which unfortunately only happens too easily with documentation. Now, if you do not have a system for capturing those processes easily and train all your employees in a consistent and ongoing manner, your situation most likely looks like this: ### This is what happens when ERP documentation is done without a system - Everyone simply documents as they think is best. This will result in a mess of manuals that are all vastly different in appearance, layout, size, and color scheme and which are difficult to navigate by users. - The time spent on creating manuals can be a huge drain during the work day. Employees have to take valuable hours out of their days and squeeze this task in after they clock off, often with little reward for all that extra effort. - In an attempt to avoid extra working hours, only the most crucial processes are documented and documentation content is kept to a minimum. Consequently, when an issue arises down the line, we have no idea how to fix it because of insufficient or incomplete written instructions on hand. In short, without a systematic and efficient approach grounded in process documentation best practices, ERP documentation quickly becomes a dreadful task. And without complete and comprehensible instructions, processes cannot be properly conveyed, **resulting in a delayed and ineffective ERP implementation.** ## What Successful Implementation Looks Like With Process Documentation Best Practices Now, imagine you could document hundreds of ERP processes with minimal additional effort. Imagine all team members contributing to the task by creating *standardized* documentation, capturing every necessary step of a process without gaps, so people find it easy and pleasing to follow the instructions. Envision a situation in which employees know exactly *what* to capture and *how* to capture it, with no time being spent training team members on how to do documentation. In this scenario, documentation occurs along the workflow, *while* work is done. This means that no more sloppy instructions are created in passing, which no user can really understand or apply. Neither do colleagues have to spend extra hours after work creating documentation in addition to their day-to-day work. Thanks to comprehensive documentation, anyone will be able to successfully complete processes and work within the new ERP system in no time. Sounds too good to be true? We have compiled a four step framework to help you get your documentation off the ground. ## Successfully Implementing ERP Software in Practice: Four Process Documentation Best Practices to Consider ### 1. Use expert knowledge to identify and outline processes that need to be documented Generally, dividing the task of documenting among employees is not a bad idea. However, in order to avoid the result becoming that incoherent mess, you need to have a checklist or list of all the processes that require documentation, before you start documenting them. This will be your roadmap to guide you through the documentation process. You might not even have to compile the list yourself! If you have an implementation partner or a trainer involved in the ERP rollout, you can commission them with the task of writing down all the required processes. After all, the trainer is the ERP software expert and will have the greatest insights into the system. Alternatively, if your company does not have a trainer available for this task, at least consult an expert in the software before taking on the task yourself. ### 2. Motivate the team by simplifying the documentation process If you want to ensure that the team is motivated for the task of documenting your long list of processes, it should be as easy and fast as possible and not result in employees having to work overtime. There are different ways on how you can achieve this: #### Use FlowShare: If screenshots are your preferred means of documentation but you want to avoid the risk of ending up with a mess of manuals, FlowShare is your best option. Our documentation software automatically captures processes in the background while people complete them, creating detailed step-by-step instructions. You get the simplicity and detail of a video but in the form of a document. While it accelerates the documentation up to 90 %, there are also other ways on how you can capture your processes. #### Have someone document the training: A straightforward approach would be to document the processes immediately during the ERP training. This could mean that either key users document processes as they learn them from the trainer or that the team documents as the knowledge is passed on to them by key users. Either way, in this scenario the task of documenting would be part of the training, rather than a follow-up task that has to be reconciled with day-to-day tasks at work. They can take quick notes or use a documentation tool like FlowShare. #### Take screenshots of every step: The documentation itself can be in the simplest format, that is showing screenshots of each step of the process. However, the manual editing required for turning screenshots into descriptive documentation is usually very work-intensive. Additionally, to ensure a uniform look of the documentation, you need to implement strict design guidelines which every team member needs to adhere to when documenting. Alternatively, just a small number of employees can be responsible for documentation only without having to worry about additional tasks. #### Take a video of the processes: Screencapturing is another easy way of documenting processes. Employees can simply record their screen while completing processes and edit the video in hindsight. There are little deviations in style when it comes to filming your screen, and it is ensured that every step is captured. However, videos are not that easy to edit and update afterwards. If a process is captured wrongly or needs to be renewed due to an update, you cannot simply exchange a screenshot but need to record the entire process for the video. ### 3. Ensure consistency and quality in your ERP documentation design Whatever format you choose for documenting, when the time has come to “unleash” colleagues to document, do not leave any design matters up to them. Rather than using vague instructions as to how the manual should look like, implement a strict design manual or provide a template for your documentations. If the documentation is done manually, this may include regulations of fonts, size, and colour of the text, as well as size of screenshots. How the title page looks, how your headlines look, how the table of contents is structured, which markups and colors you use to highlight elements and so on. This way you ensure that your instructions are standardized, easy to follow, and look professional, too. | With FlowShare, you have a range of predefined templates to choose from, into which you can export each instruction. And if you prefer your own PowerPoint, Word or PDF templates, you can upload those, too. | |---| ### 4. Beware of ERP system updates Lastly, once the first wave of processes is documented, you need to ensure to keep them updated. After all, you do not want your team to end up working through outdated processes. If you have numerous updates coming up on a regular basis, we would advise against documenting your processes as videos. If you use documentation software or have regular pdf, or Word documents for your documentation, changing and updating a few steps in a process should be easy. Ensure up-to-date documentation through regular reviews. This is where the list of processes you compiled in step 1 comes in handy. It gives you an overview of processes which are affected by the update and you can also add new processes to the list. Schedule weekly or monthly meetings with all stakeholders involved. During recurring meetings, updates to processes should be identified and the documentation revised straight away. Alternatively, any update to the ERP system in general can be used as an occasion to quickly review and update your documentation. Make sure to have an overview over which processes are affected through a new update. Looking for process documentation best practices example? ## How FlowShare was used for a successful ERP migration – process documentation best practices One of our customers started their ERP migration in the beginning of last year, facing the challenge of how to document their processes in such a way that any remaining questions about the system could effectively be eliminated. Like in many other companies, the migration process ran parallel to the daily business making the task of documenting an additional burden for the colleagues. People were overloaded with work and documenting an entire ERP migration constituted a seemingly impossible task. Looking to simplify the process, the company decided to implement FlowShare. The ERP Business Processes Manager, explained that FlowShare was crucial in getting team members to document the ERP migration: *“If we hadn’t had FlowShare, we probably would have managed the migration process but surely no one would have documented anything.”* Moreover, they emphasized that the migration process was significantly accelerated by choosing a documentation software, rather than documenting manually. Because FlowShare allows users to smoothly document along the workflow, colleagues can focus on completing their tasks rather than being distracted by creating test documentation and training manuals: *“Without FlowShare, the ERP migration and documentation would have probably taken at least half a year longer to complete.”* ## When it comes to Process Documentation: Good things should not take time Process documentation best practices: Documenting hundreds of processes in your ERP software is a daunting task, yet it is crucial for ensuring a smooth ERP migration and onboarding of colleagues. As you see, it is much easier and faster if the work is divided. The challenge here is to ensure that documentation is done quickly without a bigger additional burden, and that the result is detailed and standardized. Process documentation best practices: If you are looking for a way to guarantee this, we recommend a documentation tool like FlowShare. [Click here to try FlowShare](/free-trial/) and capture an unlimited number of processes for free for 7 days! [FlowShare reviews!](https://omr.com/de/reviews/product/flowshare#reviews) ## FAQs #### What are the best practices for process documentation? Document at the point of execution, keep one process per file, use a screenshot per step, name files consistently, and give every process an owner. Almost every failed documentation effort breaks the first rule and tries to write from memory later. #### How detailed does each process need to be? Detailed enough that someone who has never run it can complete it, and no more. Extra detail is not free: it is maintained forever, and it is usually the first thing to go out of date. #### Where do we start with 300 processes? Rank them by how often they run and how expensive the mistakes are, then capture in batches. Partial coverage is a working state rather than a failure; attempting all three hundred at once is what stops the project. #### Does this have to meet ISO 9001? Only if you are certified or preparing for certification. ISO 9001 asks for documented information with control over versions and access, which is a governance requirement. Step-by-step guides satisfy it as long as versioning and ownership are in place. **Categories:** ERP Documentation --- ### [How to Navigate SAP S/4HANA Transformation: A Detailed Blueprint](https://getflowshare.com/s4hana-transformation/) **Published:** October 10, 2024 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Perhaps this sounds familiar: You want to focus on your business, but now SAP requires you to migrate your well-functioning ERP to SAP S/4HANA Transformation. Haven’t you just implemented a perfectly working ERP systems a few years ago? And now you have to do it all over again? Yes, migrating to S/4HANA is no walk in the park. [It can be challenging](https://getflowshare.com/erp-project-documentation/), resource-intensive, and potentially disruptive to your business operations. But don’t worry: You are not alone and there is support. At FlowShare, we strongly believe technical know-how should be evenly distributed, so no one involved in the project misses family dinners in the heat of the migration project or worse – invests years of their time into a failed project that ends up in a long and weary lawsuit. That is why we are building the easiest AI-digital adoption solution that enables experts to automatically capture their know-how and make it accessible to everyone in their organization. FlowShare solves crucial problems when it comes to big IT projects like migrations from legacy systems. A majority of our customers [uses FlowShare to accelerate their migration projects](https://getflowshare.com/case-study-training-materials-and-test-reports-with-flowshare/), with results by an accelerated migration by up to 6 months and upskilling their employees. To accompany you on your transformation to SAP S/4HANA and emphasize on how we can help you de-risk it, **we have created a simple blueprint**. Let’s dive in. ## A Step Back: SAP S/4HANA Transformation, Why now? Generally there are two big reasons for migrating to SAP S/4HANA: 1. SAP is pushing for it 2. It can significantly enhance business operation First of all, SAP is ending support for its previous ERP system, SAP ECC, in 2027. After that, maintenance services for ECC will cost companies a two percent premium on top of existing support fees. This makes ECC expensive for companies without them knowing how long SAP will even continue to offer support for the old system. Secondly, in addition to the subtle pressure that SAP exerts on its customers to switch to S/4HANA, the new ERP system S/4HANA also offers a number of advantages. Some consider it the important next step towards a digital future, allowing to accelerate queries and analyses on large internal and external databases and applying AI and other new technologies. So yes: S/4HANA can allow your business to become more agile and competitive – however, for that, it is a prerequisite that you complete the migration process successfully… ## S/4HANA Transformation – Migration Challenges and Risks There is already a little history of SAP urging its customers to finally migrating their systems to S/4HANA. This is that SAP already announced the end of its support for the old system ECC for 2025. However, later the software giant postponed this initial deadline from 2025 to 2027 – the reasons for this shift were too low adoption rates of S/4HANA Transformation. For example, by 2022, only [29 percent ](https://www.redhat.com/en/topics/linux/what-is-sap-hana-migration)of SAP customers had already made the transition to S/4HANA, while 16 percent were stating they did not even have plans for migrating. This anecdote highlights an important point: migration to S/4HANA is not just a minor task that companies can quickly check off their to-do list. On the contrary, firms were hesitating and have stuck with their old ERP systems. They did this for a reason – despite all of the benefits S/4HANA offers. Because migrating the firm’s ERP [comes with high costs and requires a large amount of resources](https://getflowshare.com/erp-project-documentation/). [Third Stage Consulting ](https://www.thirdstage-consulting.com/reports/the-definitive-guide-to-a-successful-sap-s-4hana-digital-transformation/)estimates that the average SAP implementation costs 3 to 5 times of the initial investment in software and 3 to 4 percent of companies’ annual revenue. Moreover, daily business operations are heavily dependent on ERP systems, so any delays or technical issues during migration could disrupt operations and reduce revenue. It is a well-cited (and sometimes misquoted) [statistics from Gartner](https://www.gartner.com/en/information-technology/topics/enterprise-resource-planning) that more than 70 percent of ERP implementations fail to meet their initial use-case goals. 25 percent of these projects even fail catastrophically. Given this, it’s understandable why companies might be reluctant to embark on ERP projects. They cost the company a huge amount of money, [involve major risks of failure](https://getflowshare.com/managing-technological-change/) and in the vast majority of cases do not even meet expectations. However, the chances of a second postponement of SAP’s end of support for ECC are almost zero. So this time, the deadline is firm. Companies should now take the necessary steps to migrate their system and implement SAP’s S/4HANA. ## Approaches of SAP S/4HANA Implementation In general, there are three main approaches to implementing SAP S/4HANA: ![S/4HANA Transformation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/10/SAP-S4HANA-Transformation-Approaches-1024x403.png)### 1. Greenfield Approach: New Implementation The Greenfield approach involves a fresh implementation of the ERP, meaning you rebuild your ERP within S/4HANA from the ground up. In this scenario, you configure and set up a completely new ERP landscape that is independent of your existing systems. ### 2. Brownfield Approach: System Conversion The Brownfield approach, in contrast, involves a full migration of your existing structures to the new system. This means preserving all existing applications, workflows, and data structures from your old ERP and converting them to S/4HANA. ### 3. Hybrid Approach: Selective Data Transition Lastly, the Hybrid approach is a blend of Greenfield and Brownfield (also referred to as “Bluefield”). Here, you apply a selective data transition, migrating some of the existing structures while redesigning others. This allows companies to follow a “best-of-both-worlds” approach, reviewing existing processes to decide which ones to keep and which should be redesigned. ## 9 Steps for Your Successful SAP S/4HANA Migration The migration to SAP S/4HANA can be divided into three main phases, with nine overarching steps. The complete process can take anywhere from six months to several years, depending on your capabilities, needs, resources, and the organization of the migration process. #### 3 Phases of Implementation - **Blueprint Phase:** In this phase, you decide to migrate, get stakeholders on board, define the status quo, and analyze all existing processes and tasks within your organization. You also start designing the future state of the ERP, as well as a transition and implementation strategy. - **Migration Phase:** The Migration Phase is where the rubber meets the road, you actually begin the migration process. This involves cleaning data, building the application, executing the conversion, and testing the application. - **Adoption Phase:** After testing the application in a sandbox environment, you move to the Adoption Phase, where you apply S/4HANA in your live environment. This phase requires a comprehensive training and support plan to meet the needs of all end users. Additionally, you should monitor and track the adoption of the new system and intervene if necessary. #### 9 Step process for a successful SAP S/4HANA Transformation To navigate the three phases safely and achieve successful implementation, it’s helpful to follow these nine essential steps. ![SAP S/4HANA Transformation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/10/SAP-S4HANA-Transformation-Blueprint-9-steps-1024x618.png)#### Blueprint Phase ### 1. Status Quo: Capture Existing Architecture Once you have decided to migrate to SAP S/4HANA (for example, more on this decision process [here](https://www.youtube.com/watch?v=fNezoTg7H8A)), it is essential to take another step back and review your existing ERP architecture. [Document the processes you have been using](https://getflowshare.com/documentation-in-erp-projects/)**,** how they run, and which data and objects are involved. Evaluate what has been working well and what hasn’t. Which processes do you want to retain, and which need optimization? Involve all end users in this evaluation to ensure they are on board with the upcoming changes. One tool to capture your existing processes is **FlowShare**. Our [documentation software](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) automatically captures the clicks you make and summarizes them in one document, making visible how the process works out and how it is executed. ### 2. Look Ahead: Review S/4HANA Transformation Functionalities In the next step, you can set off for new shores by exploring the functionalities of SAP S/4HANA. See it like this: if you are making the effort to migrate, you should aim to maximize the benefits. Learn how S/4HANA works, what innovative features it offers and how these can benefit your company. Decide which version of S/4HANA (on premise, cloud…) best fits your needs and study best practices. You can use [demo systems](https://getflowshare.com/interactive-demo-software/) or [user documentation](https://getflowshare.com/end-user-documentation/) to overlay new S/4HANA processes with your identified processes from step 1. Here again, software like **FlowShare** allows you to visualize the steps of a particular S/4HANA process in a click-by-click documentation. Other tools like process mining tools can complement this by giving a broader overview about all the benefits the new ERP system offers. ### 3. Planning: Define Transition Strategy and Implementation Plan for S/4HANA Transformation After exploring S/4HANA Transformation, you can define your transition strategy and implementation plan. This step is crucial for deriving value from the migration process. Based on your analysis in the first two steps, you can choose the Greenfield, Brownfield, or Hybrid approach. If you plan to transfer most of your existing practices, the Brownfield approach may be best. If S/4HANA offers opportunities that require process reorganization, the Greenfield approach might be a better fit. Often, companies opt for a mix of both, the Hybrid approach. Along with this decision, define your future target processes and data models to generate the most business value. After setting up the transition plan, you should also define a comprehensive implementation plan for your transformation process. In this plan you elaborate phases, milestones, resource allocation, and timelines of the project. This also includes partners and tools that you want to involve, roles within your organization for project management as well as risk management strategies. #### Migration Phase ### 4. Clean Up: Clean Existing Data for S/4HANA Transformation Entering the Migration Phase, start by cleaning up your data: remove all redundant, obsolete, or trivial data that shouldn’t be migrated to the new system. Automated tools can help by deleting duplicates and standardizing data, but you should manually review the results to ensure a clean, reliable database in S/4HANA. In this step it can sometimes help to classify your data in categories such as [hot, warm and cold data](https://community.sap.com/t5/technology-blogs-by-members/comprehensive-guide-on-sap-ecc-to-sap-s-4hana-migration/ba-p/13573000). The “temperature” here indicates how frequently you access the data and gives hints about historical or outdated data. ### 5. Crafting: Build Your Custom Configuration Next, configure the S/4HANA system according to your specific business requirements, including your applications, custom objects, and programs. Decide if you want to integrate any third-party tools or products outside the SAP ecosystem, and identify how these integrations will work. Always refer back to the previous steps: Does the new model address pain points from your existing processes (Step 1)? Are you taking full advantage of the benefits S/4HANA offers (Step 2)? ### 6. Sandbox: Execute Technical Conversion After designing the ideal configuration, it’s time to put the model into practice by performing the technical migration of your existing ERP system to S/4HANA. During this step, import the cleaned-up data and configure the necessary applications. Ensure you follow all steps outlined in your implementation plan and handle the data import with care. The first setup typically occurs in a sandbox environment, allowing for testing and adjustments before going live. ### 7. Testing: User Acceptance Testing (UAT) and Feedback Testing is a sometimes tiring but essential part of your S/4HANA migration process. If there is one thing you can rely on, it is that it will never happen that everything works out in the first place. That is okay, as long as you identify the bugs and issues before going live. Therefore, you should use this phase to perform comprehensive [testing](https://community.sap.com/t5/enterprise-resource-planning-blogs-by-members/sap-s-4hana-testing/ba-p/13514694). First, your software developers and IT department should conduct initial tests. Afterwards and even more importantly, you should perform user user acceptance testing (UAT) and gather feedback from key users. They are the ones who will ultimately work with S/4HANA Transformation and know best how they want to use its features. All executed tests should be logged and documented with notes. In particular, if errors or unexpected system responses occur, users should document such incidents with screenshots, descriptions and log messages. If you prefer not to do this manually, automated documentation tools like FlowShare can help capture the testing steps automatically, enabling developers to reconstruct how errors occurred. Users only need to keep FlowShare running in the background while testing and can then send the documentation to IT support if an error occurs. Based on this testing and user feedback, your IT can adjust system configurations, fix bugs and ensure optimal performance before you go live. #### Adoption Phase ### 8. Training: Create Learning Resources and Support Systems for Users When your new S/4HANA Transformation system goes live, you should already have a detailed onboarding, training, and support plan for your end-users. The knowledge and skills of your users are crucial to the success of your S/4HANA migration process, internal user competencies are key to success! One key group in the migration is your IT department. Ensure effective knowledge transfer between external system integrators (if you have engaged any) and internal IT staff, as well as key users in your company. By building these internal competencies, you can become independent from external consultants and regain full control of your processes and your company. In the next step, early adopters within your company can train and transfer knowledge to other business units. To facilitate this, you can develop tailored training programs and materials for different user groups based on their roles and interaction with the new system. However, [avoid overwhelming users](https://insights.tt-s.com/en/sap-s4hana-motivate-with-with-targeted-employee-training) with a flood of training options that might have only little relevance in their daily work. Instead, use on-demand training resources, such as online tutorials, [tutorial videos](https://getflowshare.com/synthesia-ai-tutorial-videos/), and [documentation](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) libraries. Create [**user manuals that your team will actually want to use**](https://getflowshare.com/employee-training-manual/). To track user progress and ensure everyone is adequately prepared for the new system, consider implementing Learning Management Systems (LMS). A proven tool in this process is our automated documentation software **FlowShare**. It allows you to create training material in just a few clicks, capturing everything a user needs to follow a process. Manuals created with FlowShare can be exported in various formats, such as [interactive and clickable demo formats](https://getflowshare.com/interactive-demo-software/), PDF, word, or [any format you need ](https://getflowshare.com/integrations/)for your Learning Management System (LMS). ### 9. Monitoring: Track Use and Adoption Have you successfully set up your S/4HANA Transformation system and migrated old processes? **Congratulations**! However, it’s important to continuously monitor system performance, gather user feedback, and assess usage patterns. With key performance indicators (KPIs), you can measure the success of the new system and compare it against predefined business objectives. If necessary, [adjust support and training materials](https://getflowshare.com/end-user-documentation/) to address any issues and continuously improve the user experience. ## Perfect Companion in Your Migration Process: FlowShare ![SAP S/4HANA Transformation FlowShare ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/10/FlowShare-SAP-S4HANA-Transformation-Blueprint-1024x576.jpg)Throughout all three phases of migration, our software FlowShare can support your migration process. FlowShare is a lightweight documentation tool that allows users to record processes as they execute them. - During the **Blueprint phase,** FlowShare enables you to document existing processes and create interactive demos of your future processes in S/4HANA Transformation - During the **Migration phase**, FlowShare enhances your User Acceptance Testing (UAT) by automatically capturing test processes and documenting errors and bugs for your IT administrators - During the **Adoption phase,** FlowShare assists you in creating comprehensive training materials and user guides and thereby distributing knowledge in no time With FlowShare, early adopters gain the ability to effortlessly transfer their knowledge to colleagues and end users. These users can then access the resources created with FlowShare precisely when they need them. FlowShare empowers companies during their migration process to S/4HANA to become independent from integrators or external consultants and to regain full control over their internal processes and systems. Summarizing FlowShares biggest advantages: - **High Compatibility:** compatible with all desktop and browser applications - **Automation:** record clicks and generate descriptions automatically - **Good User Experience:** intuitive operation right from the start - **Efficient Editing:** edit all screenshots at once if needed - **Variety of formats:** export materials in a broad range of formats - **Data Protection:** make sensitive data unrecognizable - **Customizable design:** create individual guides in your corporate design - **Local installation:** store data and operate locally If you want to learn more about FlowShare’s benefits in your S/4HANA Transformation integration process, you can [try out the software for free](https://getflowshare.com/free-trial/). If you have any question regarding the use of the software in ERP migration projects, feel free to reach out to us at <info@getflowshare.com> or read [our case study](https://getflowshare.com/case-study-training-materials-and-test-reports-with-flowshare/) on the topic. ## FAQs #### What documentation does an S/4HANA transformation need? As-is records for the legacy processes, test evidence during user acceptance testing, and end-user guides for the new transactions. These are usually produced by different people at different times, which is where most of the duplicated effort comes from. #### When do we create the migration documentation? During testing. The transactions are being executed for UAT in any case, so capturing them at that point produces both the test evidence and the basis for the end-user material. #### Can we capture this inside the SAP GUI? Yes. FlowShare captures the Windows desktop, so SAP GUI and S/4HANA transactions are recorded step by step with screenshots, with no browser dependency and no process data leaving the machine. #### How much training material do we need before go-live? Enough to cover the daily transactions for each role, not the whole system. Coverage of the frequent transactions is what determines the size of the support queue in the first week after go-live. **Categories:** ERP Documentation --- ### [How to Create Employee Training Manual That Your Team Will Actually Use](https://getflowshare.com/employee-training-manual/) **Published:** December 1, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** When it comes to employee training, a well-made manual is an extremely valuable resource. It helps new employees get up-to-speed quickly and ensures your team follows the same procedures. Through an employee training manual you can communicate rules, tasks, processes, and expectations clearly. If you’re wondering how to create employee training manuals that people actually use, you’ve come to the right place! In this blog post, we will discuss what goes into an engaging training manual, as well as some tips on how to create one yourself. ## What is an employee training manual good for? A training manual is a great way to ensure that your employees receive the same quality of training, no matter who is conducting it. It also allows you to communicate clearly what is expected of employees, how tasks are supposed to be handled, and processes completed. It does not matter whether this concerns a new hire or company veterans. Training manuals are always a good resource to ensure clear and helpful communication. A well-made employee training manual is also a valuable reference tool, as employees may refer back to it whenever they need a refresher on procedures or protocols. Some processes only arise once in a blue moon, so why should employees remember them by heart if they have a good reference available. Especially detailed manuals, such as step-by-step instructions, have the potential to confer implicit knowledge that arises on the job. Such detailed instructions will inevitably capture elements that written explanations and procedures do not cover. When you create an employee training manual, there are a few key elements you will want to include: #### An overview of the company, its mission and values. This is an important element to set the tone for your manual, especially for new hires. However, company values are lived in the everyday workings and a description of them in the manual will only go so far. #### A list of house rules. This may go without saying but of course you need to always communicate rules clearly. This way the employee knows immediately what kind of behavior is acceptable and what is not. House rules do not communicate specific process knowledge. Instead, they set the scene for a new employee to acclimatize to your company. #### A description of the positions, their duties and responsibilities. This will aid the way your team works together, by avoiding an overlapping of work and clearly identifying responsibilities. It also means that employees know whom to address with specific questions. #### An overview over the company’s different processes. A visual representation helps to create a holistic image of how company processes relate to each other or are interwoven, a. Flowcharts and process maps are extremely useful for employees to get a comprehensive picture of processes and responsibilities. ### Step-by-step guides for specific tasks thro employee training manual. This part is directly connected to the output of your training manual, that is whether people will be able use the manual effectively. With[ step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) you can teach your colleagues to complete tasks the right way from day one. This way, you turn newcomers into productive contributors to your daily business more quickly. Company veterans can easily adopt new processes correctly. ## Creating employee training manual that everyone understands Now that you know what to include in your training manual, we gathered a few tips for you on how to create training manuals in practice. ### Consistency is key There are two main ways to create consistent training manuals: - have an exact template for manually creating step-by-step instructions or - use a software tool that does the heavy lifting for you Generally, following a template is a very helpful starting point when creating your own employee training manual. No need to reinvent the wheel, there are plenty of templates out there for you to adopt. A template provides a framework for you to work with and helps you organize all information you need to include. A template is also crucial for your step-by-step instructions of specific company tasks. Remember how we said that those instructions are the crucial element for getting results out of your training manual? Now imagine those instructions lack certain steps, are short on visuals, or are simply incomprehensible. Instead of the training manual helping you with company productivity, it only creates confusion. And even worse, employees might simply do their tasks wrong as a result. This, unfortunately, is a reality for many companies who have incoherent step-by-step instructions in their training manuals. #### Software for all-time consistency in training manuals Especially if your company has a limited budget, your instinctive preference might be the first option. Why spend money on software if you can create a free template with a text editing programme you already have? Admittedly, there are a lot of documentation tools out there with tons of functions you will likely never use. But manual documentation only sounds like a good option until you actually have to do it – and notice how much time and effort it really takes. It is simply a laborious, low level task that keeps you and your team from doing *actual* work. And if we are being honest, it is simply annoying having to create screenshots, typing those repetitive descriptive texts, and putting together a document that still looks like it just came straight from the 90’s (maybe even with Comic Sans?). #### FlowShare for consistently easy step-by-step instructions [![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Pages-Feature-Images-2026-1024x536.png)](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/)*FlowShare: Create detailed step-by-step guides as you perform your tasks.*That is why we developed FlowShare. This documentation tool is designed to be a lightweight and simple solution for [providing practical employee training](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) without any unnecessarily complex features. With FlowShare you create documentation while you perform the actual task and it automatically captures every step you make. The outcomes are consistent, detailed, and easily accessible step-by-step instructions for your training manuals. ### The best way of creating employee training manuals that people will want to read Back to the greater project of creating complete training manuals. There’s no one-size-fits-all solution for this task, as the best way to create a training manual will vary depending on the company and the position being trained for. Different parts of the manual require different approaches. After all, explaining and visualizing a specific process varies greatly from elaborating the company’s values. However, there are a few general tips you can follow to make sure your [employee training](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) manual is as effective as possible: - Keep it simple and concise. Employees should be able to easily find the information they need without feeling overwhelmed. - Include plenty of visuals. Especially [step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) should be accompanied by screenshots of the individual process steps. - Make it interactive. Rather than just listing out information, try to engage employees with quizzes, exercises, and real-life examples whenever possible. We already introduced you to FlowShare to create the [step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) of your training manuals. Of course, there are a number of tools available for creating manuals. This includes tools for [process maps](https://getflowshare.com/process-documentation-software/), interactive training, videos, or reference systems. We have created a full [guide for you on how to choose the ](https://getflowshare.com/training-manual-software)[training manual software](https://getflowshare.com/training-manual-software/) that fits your company’s needs. ## How BDAE uses FlowShare for precise employee training manuals Like many of our customers, [BDAE Group](https://www.bdae.com/en/bdae-group/about-bdae-group) became aware of FlowShare when they were implementing ERP software. Located with branches in Germany and the UAE, and a service center in the US, the company offers social security solutions abroad for individuals and companies and provides consultancies to HR departments related to this matter. In 2017, [BDAE ](https://getflowshare.com/case-studies/bdae/)Group decided to use FlowShare for the implementation of new ERP software. To master the immense amount of processes that needed to be documented in this project, FlowShare provided an ideal solution not just to document processes quickly and effortlessly but also to split the task between many different team members. FlowShare’s ease-of-use made it possible even for less technically inclined colleagues to become documentation experts.[BDAE ](https://getflowshare.com/case-studies/bdae/)quickly realized FlowShare’s value beyond their ERP migration project. Capturing implicit, everyday team knowledge with FlowShare became a main factor for the company to keep using FlowShare. As the company CEO told us in a feedback interview: > *“With FlowShare, the greatest added value really lies in documenting and preserving the knowledge that exists in the company – that is in the heads of the individual employees and that is produced on a daily basis – and thus making it accessible to other colleagues and keeping it a company in the long term.”* > > Philipp Belau, CEO of BDAE Holding GmbH The ability to capture processes quickly is a huge asset for [BDAE ](https://getflowshare.com/case-studies/bdae/)Group. It encourages team members to document even in situations where they would otherwise not have time to. Today, the company uses FlowShare to create practical step-by-step instructions as a training for new hires and as a reference for long-time employees. ## Takeaways In this article, we explained why comprehensive and accessible training manuals are important. We showed how to create manuals that are easy to use and help you and your colleagues learn new things. We have shown the importance to have clear and precise step-by-step instructions in your training manuals. This way, employees can learn tasks quickly and easily. FlowShare is a gamechanger in documenting every step of a process with minimal effort and maximum outcome. It is available in different versions and plans to make it accessible to companies of all sizes. You can check them out here to find the right one for you. Give FlowShare a try for free and see how simple it is to train your staff! With our trial version, you can create an unlimited number of employee training manuals. ## FAQs #### What goes into an employee training manual? The tasks the role performs in the first weeks, in the order they will meet them, with screenshots from the systems they will actually use. Company background belongs in onboarding; the manual is for doing the job. #### Do we need onboarding training software, or just the manual? For a small team, usually just the manual. Documentation that is findable and current solves more than a learning platform with completion tracking does. Buy the platform once you have enough content to justify administering it. #### How do I stop it going out of date? Build it from process recordings rather than prose. When a screen changes you re-record that one process and re-export it, and nothing else in the manual has to be reviewed, reformatted or rewritten. #### How long does it take to create one? Days rather than weeks when it is captured from the work itself, because the content already exists in what people do. The remaining effort is structuring and reviewing, not writing from a blank page. **Categories:** Employee Training --- ### [Struggling With Managing Technological Change? Here Is How Process Documentation Can Help](https://getflowshare.com/managing-technological-change/) **Published:** August 15, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** In this article, we discuss some of the challenges you may face when managing technological change and explore how process documentation can help you face them. **Content:** Managing technological change is mostly a documentation problem wearing a change-management costume. When people can see the new process step by step, adoption stops being a negotiation. Managing technological change can be a daunting task. It’s not just about making the change itself, but ensuring that the change is successfully adopted by employees across the company. This requires careful management and communication to streamline the process and make it as easy as possible for employees to be onboard with the changes. Process documentation is a crucial element in facilitating the process. Without it, technological changes can quickly become chaotic and lead to frustration on the part of both management and employees. In this article, we discuss some of the challenges that you may face during the process and explore the benefits of process documentation in managing technological change. We will also provide tips on how to facilitate software adoption successfully! ## **Why make technological changes?** Managing technological change can be anything from small-scale change such as adding new features to a software or fixing bugs within systems or major change, for instance the introduction of a new software. Companies make these changes for a variety of reasons, such as keeping up with customer demands, improving employee productivity, accommodating for external circumstances (such as remote work!), or simply staying with the beat of technology. But not all changes are successful and failure is most often due to inadequate change management. When managing technology change, it’s essential that you take your team members’ needs into account. After all, they are the ones using the software and will be affected by it. ## **What are some of the challenges you may face while managing technological change?** ### **Software complexity** Depending on the complexity of the software introduced, change management may be more or less difficult. The more complex and customized the software, the more time and effort is required to facilitate the change management process. This is also about relative complexity: what is the new software replacing, a fax machine or a similar system? How experienced is your team in the use of complex software? This brings us to the next point. ### **Training new software** While most consider training a solution to software change management, it can actually be a huge obstacle, too. Providing intensive, personalized trainings for every employee on the new software is ideal – and most often impossible. Time and resources are major constraints but so is the way and the pace at which people learn. Single software training sessions can introduce software but problems with everyday usage are not addressed with this kind of training. Training modules and videos may be another training strategy but once again, they aren’t very accessible when a team member is in need of a quick fix on the job. ### **Time factors** This cannot be stressed enough but even the most efficient software rollout takes time. And probably more than you think. Making sure employees get enough time to adopt the new software is a big part of time management. A software change is not successful if the rollout happens too fast and people are unable to use it properly. ### **Psychological challenges** One of the biggest challenges that you may face during software adoption is getting employees on board with the changes. Change can be difficult for people psychologically, and it’s important to manage this carefully. Employees may resist the change if they feel like they are not being consulted or if they don’t understand the purpose of the new software. It’s important to address these concerns early on, and ensure that employees feel like they are being kept in the loop. ## **Unleashing the Power of Process Documentation for successfully Managing Technological Change** Recognizing any of the difficulties above and wondering how to overcome them? Spoiler alert: with the help of process documentation. While it may seem like extra work at times, creating process documentation is crucial in software change management. If you are new to the topic of process documentation, we have an article to introduce you to our universe. If process documentation is already on your menu, you should get excited about software change because how often do you get an excuse to capture software processes and streamline them for maximum efficiency? No more scrambling and haphazard guesses of how the process is done correctly. And if you are looking for a way to make your process documentation significantly simpler? Then FlowShare may be something for you. FlowShare is an easy-to-use documentation software with which you can capture processes while you perform them and automatically turn them into simple step-by-step instructions. It allows you to capture hundreds of processes in a short period of time in a way that is easily accessible to users. Perfect for a task as extensive as introducing new technology to your company. ### **Benefits of process documentation for your company** when managing technological change There are several benefits of process documentation for your company that make managing technological change easier: - You can avoid disruptions and unnecessary delays by having work instructions at the ready that tell your team members what to do instantly. - You can streamline processes and get everyone on the same page of how a process is to be done. - Train new software quickly and efficiently - Decrease repeated support requests by making software accessible - Get employees on board ### **Benefits of process documentation for employees** Your team members also reap the benefits of process documentation in managing technological change: - No more guesswork: clear instructions mean less frustration, employees know exactly what to do and how to do it. - Fewer support requests: no need to bother contacting support, but employees can easily help themselves with the instructions. - Easy to learn new software: empower your team members by allowing them to adopt the new technology with sufficient guidance. - Get up to speed quickly: new employees can become productive members of your team in no time because they get clear instructions on how processes are done. You see, while process documentation requires some additional effort upfront, the benefits quickly outweigh the cost. In software change management, having process documentation is a game-changer. ### **Let FlowShare convince you!** We get it, managing technological change and software change is hard (and so is documentation if you are lacking the right tools!). But there’s no need to go at it alone – we’re here to help! FlowShare is a simple, easy-to-use process documentation software that supports your software change management. Overcome challenges by quickly creating accessible instructions, capable of capturing complex software systems in an easy-to-follow manner to which your employees can return when questions arise. See for yourself: You have the chance to test [FlowShare for free for 7 days](https://getflowshare.com/) to experience first-hand how it can help facilitate new technology! With the free trial version you can create an unlimited number of process documentation. [FlowShare Reviews! ](https://omr.com/de/reviews/product/flowshare#reviews) ## FAQs #### What makes managing technological change so hard? People are asked to change how they work without being shown the new way concretely. Configuration finishes long before anyone has documented what Tuesday morning now looks like for the team expected to use the system. #### When in the project should we document the new process? While it is being tested, when the steps are being performed anyway and the people running them are paying attention. Documentation written after go-live arrives once the workarounds have already formed and turned into habit, and habits are far harder to undo than to prevent. #### Why do employees keep using the old process after go-live? Because they were told about the change but never shown it. A step-by-step guide with screenshots turns the new process into something people can complete on the first attempt, which is when the old workaround stops being the easier option. #### How do we keep documentation current with frequent releases? Keep each guide small enough that re-recording it costs less than editing it. Agile delivery changes screens often, and documentation only survives that when an update takes minutes rather than an afternoon. **Categories:** Process Documentation --- ### [FlowShare vs. Scribe: Different solutions, same mission – which one is right for you?](https://getflowshare.com/flowshare-vs-scribe-different-solutions-same-mission-which-one-is-right-for-you/) **Published:** May 28, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Scribe Alternative: FlowShare in a Direct Comparison Both Scribe and FlowShare turn clicks into clear guides. If you need an [alternative to Scribe](https://getflowshare.com/alternatives/scribe/) that offers on-premise data protection, predictable pricing, or full desktop capture including SAP GUI, this honest comparison of both sides is for you. In short: If you need on-premise data protection, fixed pricing, or comprehensive desktop capture, FlowShare may be the better choice. Otherwise, Scribe’s cloud-based speed might be just right for you. We have great respect for the Scribe team. They have played a key role in making instant step-by-step documentation popular. ![💚](https://s.w.org/images/core/emoji/17.0.2/svg/1f49a.svg) Nevertheless, customers often come to us when they hit limits in their daily work and look for an alternative. In this short guide, we’ve put together everything you need to make an informed decision on whether Scribe or FlowShare is a better fit for you. Since you are reading this post on the FlowShare website, a quick note: we are, of course, not entirely unbiased. However, we don’t claim to be the best at everything, and we strive to make this comparison as objective as possible based on the experiences of real customers. (Short on time? Jump straight to the [FAQs](#faq) or [try FlowShare for 7 days](https://getflowshare.com/de/free-trial/?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic).) ### What we agree on Documentation beats knowledge silos. Screenshots and guides keep workflows moving. Manual documentation or no documentation at all is no longer an option in the 21st century. Nobody dreams of writing Standard Operating Procedures (SOPs). The tool must do most of the work and be easy to use. Speed matters. Record, refine, share – all within a coffee break. If you agree with these points, either tool can help you. The real question is: what does your environment look like? ### ScribeHow Alternatives: The Differences at a Glance #### ScribeHow Alternative: Direct Feature Comparison Price Stability Scribe starts for free and scales via user licenses and export credits. Some mid-sized teams have told us that budget planning becomes difficult as usage increases. FlowShare in a nutshell: a fixed price per user license (or concurrent server licenses) means easier calculation. We are self-funded and have been profitable since 2020, so price increases are not part of a VC strategy. In fact, we have never increased prices for existing customers in nine years. We’re not saying it will never happen, but so far, it hasn’t. *(We aren’t comparing the free versions, as both are intentionally limited.)* #### Where your data lives Scribe automatically stores every recording in the cloud. This is ideal for instant sharing, but less ideal if you work behind strict firewalls or want to redact content before sharing. FlowShare records locally first. You only transfer content to our portal if you want to. This also [works offline](http://works%20offline), making it suitable for secure environments, banks, insurance companies, and government networks. #### What you can capture and export | Requirement | Scribe | FlowShare | |---|---|---| | Desktop capture (SAP GUI, Citrix) | Beta app, in development | Native, optimized for every window | | Brand colors and fonts | From Pro plan | In all plans (Theme Editor) | | Export to Word/PowerPoint | Enterprise plan | Included in Pro version | | AI Avatar Video | Workaround via third-party providers | Integrated via [HeyGen](https://getflowshare.com/integrations/heygen/)/Synthesia | *Alt-Text: Comparison of capture and export options* #### Desktop capture including SAP GUI Why this matters: Teams moving from browser-based applications to comprehensive ERP systems don’t want to interrupt their workflows by switching tools. That’s why FlowShare captures the entire Windows desktop, from [SAP GUI](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) and Citrix to any other installed application. ### Common criticisms from Scribe users The five most common criticisms from Scribe reviews on G2 and how FlowShare handles them: | Scribe user criticism (G2) | FlowShare’s approach | |---|---| | “My work was gone when the Wi-Fi cut out.” | Saves .flow files locally; no cloud synchronization required. | | “Only for Chrome.” | The tracking engine recognizes every application. | | “Personal data is hard to hide.” | Bulk blurring to redact sensitive information. | | “A custom logo costs extra.” | Fonts, logos, and colors are freely customizable; choose from over 10 templates. Fully customizable DOCX and PPTX templates in the Enterprise plan. | | “Screenshots in high DPI look blurry.” | DPI-aware capture stays crystal clear. | *Alt-Text: Scribe user criticisms and FlowShare’s approach* We’re not saying these issues affect every team. However, if they are slowing down your work, FlowShare might be the better choice. ### FAQs What is the difference between Scribe and FlowShare? Both create a guide from clicks. The differences lie in the operating model and the scope of capture: FlowShare works as a Windows desktop application with local processing and also captures installed software like SAP GUI. When is FlowShare the right Scribe alternative? When process data must not leave the network, when desktop applications need to be captured, or when you need predictable terms and guides in your own file formats. And when does Scribe remain the better choice? When your processes run exclusively in the browser, cloud storage is not an issue, and teams primarily want to share web workflows quickly. For this setup, a browser-based tool is the obvious choice. Does FlowShare also capture applications outside the browser? Yes. The entire Windows desktop is captured, including SAP GUI, ERP clients, and other installed programs. Export is to Word, PDF, or PowerPoint; the files remain in your possession. Is FlowShare a supplement or a replacement for Scribe? If Scribe already covers your workflows, stick with it. If you need to go beyond pure browser capture or need to store data locally, you can use FlowShare as a supplement or a replacement. Does FlowShare require the cloud? No. By default, everything is recorded and stored locally. The cloud component (FlowShare Portal) is optional. You only publish to the portal when you are ready, and sensitive data stays behind your firewall. What happens after the 7-day trial period? Your guides stay on your computer. Purchase a license key to continue editing and exporting, or use the documents for free in read-only mode. How does the price change as more users are added? It’s simple: €35 per named user, or you can use a license server for floating licenses. No artificial feature gates, no fees per export. Can FlowShare replace screen recorders and screenshot tools? Yes. The tracking engine captures every click, automatically writes descriptions, and assembles screenshots into professional documents faster than manual cropping. Can FlowShare be integrated into knowledge bases like Confluence or SharePoint? Yes. Export directly to Confluence pages, [SharePoint libraries](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/), or as HTML for any CMS. Is there an API or automation interface? A REST-based export endpoint (Beta) allows document creation to be triggered via CI/CD pipelines or ticketing systems. What support is included? Email support and a Slack community for all plans. Paid plans include a 24-hour response time, and Enterprise licenses include a dedicated Success Engineer. What certifications does FlowShare have? miraminds GmbH, the company behind FlowShare, is ISO/IEC 27001:2022 certified. The certification refers to our information security management system. You can find more about this in our [Trust Center](https://trust.getflowshare.com). ### Choosing your documentation partner If cloud links, a focus on Chrome, and per-export pricing fit your requirements, Scribe is a good choice. However, if your requirements demand offline security, predictable costs, and brand-compliant exports from day one, FlowShare is right for you. [Try FlowShare for 7 days for free](#), no credit card required. Or [book a 15-minute demo](https://getflowshare.com/de/lets-talk/), and we’ll capture your most complex workflow live. **Categories:** Process Documentation --- ### [The Best Software Documentation Tools for Every Budget in 2026](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) **Published:** May 8, 2025 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** We present 10 tools for software documentation that allow you to create user manuals easily and within a short time. The tools include FlowShare, Tango, Greenshot and more. **Content:** The best software documentation tools differ less in features than in where your data ends up. This comparison covers pricing, output formats and deployment model, including the on-premises options most cloud-first roundups leave out. ## Software Documentation Tools in Practice At FlowShare, we deal with companies of all sizes and from a wide range of industries on a daily basis. Many of those companies, especially small and medium-sized ones, have one challenge in common: the inevitable need to transfer information about best practices and digital processes. For that purpose, the companies create documentations or step-by-step guides – however, this is frequently done without any tools. IT administrators or application managers manually create software documentation and step-by-step instructions for colleagues, team members or customers. They do so, for example to explain the functionality of software to customers, to streamline their IT support or to get new employees on board. Anyone who has ever manually created a user documentation with screenshots knows: This is far from easy. Taking screenshots, putting them together in a document, adding texts and descriptions – to summarize software use comprehensively and in a comprehensible way is extremely time-consuming without a suitable tool. The creation of those manuals costs a lot of time, it’s a pain for the creators – and often the result is extremely disappointing. Instead of being uniform and clear, the created instructions are confusing and hardly helpful. Does this pain sound familiar to you? If so you are definitely not alone, and we’re here to help. Even if you never documented processes before. ## **What is software (user) documentation?** Software documentation is the capturing of digital processes that can be used to explain software or areas of software. A distinction is made between different types of documentation, usually varying according to the target group. The latter ranges from software architects and developers to customers and end users. User documentation comes in many forms, from detailed user manuals to microlearning “nuggets”, to context-sensitive help Performance Support System, Digital Adoption Platform). The choice of format depends primarily on how complex the conveyed user knowledge is and how much skill the end users need for the successful handling of software. Generally, instructions should be kept as long as necessary and as short as possible. In a business world in which software is becoming increasingly diverse and complex and is constantly being changed and developed, it makes sense to periodically refresh necessary software basics in formal learning settings and to supplement with decentralized learning mechanisms. ## What are the different types of Software Documentation? To understand which tools suits your needs best, you may need to check what type of documentation you actually need. There are different ones for different purposes. If you already know and can’t wait for the tools – skip the first part and start right here. ### **Technical Documentation** Technical documentation is critical for developers and testers to understand the system’s architecture, code, and how different parts of the system interact with each other. It can include system specifications, architecture diagrams, API documentation, database schemas, and code comments among others. *Example:* In a complex software project, technical documentation might include architectural diagrams that show how the system is structured and how different components interact. For instance, in a microservices architecture, a diagram showing how different services communicate, along with API documentation detailing the endpoints, request/response formats, and authentication mechanisms would be crucial. This documentation is vital when onboarding new developers or when planning for system upgrades. It is often created by Technical Writers, System Architects, or Developers who have deep technical knowledge of the software. ### **User Documentation** User documentation is aimed at helping end-users understand and operate the software efficiently. Especially in the case of ERP (Enterprise Resource Planning) software, which is often customized to meet the specific needs of an organization, user documentation becomes a critical resource. This could be created by the software vendor or in-house by roles like First Level Support, Application Managers, or even User Experience Designers who have a good understanding of the user interface and functionalities. *Example*: Suppose a manufacturing company has customized ERP software to manage its operations. The user documentation, likely created in-house by application managers, might include manuals explaining how to enter and track orders, tutorials on how to generate and interpret various reports, and FAQs addressing common issues like correcting data entry errors or troubleshooting access issues. This documentation would be indispensable for training new staff and serving as a reference for existing staff. ### Process Documentation [Process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) in a business setting can encompass documenting processes carried out within different applications to ensure consistency, accuracy, and compliance. *Example*: In a finance department, there might be processes that involve data entry in an accounting software, followed by approval in a workflow application, and then reporting using a business intelligence tool. Documenting these processes can include creating step-by-step guides explaining how data should be entered, approved, and reported, ensuring that all staff understand the correct procedures, which in turn helps in maintaining data accuracy and compliance with financial controls. ### Quality Assurance Documentation This type of documentation ensures that the software meets the required quality standards and compliances. It includes compliance documents, quality checklists, and audit reports. *Example:* In a project requiring adherence to ISO 27001 standards, a compliance document showing the checks performed, the standards met, and any deviations along with corrective actions would be prepared. This documentation is essential for audit purposes and maintaining the quality and compliance of the software. ### Project Documentation Project documentation provides an overview of the project goals, scope, timelines, and resources, helping to ensure that everyone involved understands the project’s objectives and requirements. Project Managers or Project Coordinators are often responsible for this documentation, ensuring that project goals, timelines, and resources are well-documented and communicated. *Example:* A project plan for developing a new mobile application might include the project goals, milestones, timelines, resource allocations, risk management plans, and communication plans. This documentation is crucial for project management, stakeholder communication, and ensuring that the project stays on track. ### Interactive Guides and Self-Service Knowledge Bases These are modern types of documentation facilitated by tools like Screensteps, enabling the creation of interactive guides and centralized repositories of instructional content often created by Customer Support Specialists or Documentation Specialists who aim to provide self-help resources to users. *Example*: A company might create a self-service knowledge base for its CRM software, containing interactive guides on how to create new contacts, manage sales pipelines, or generate reports. This repository could include articles, FAQs, and videos, allowing users to find solutions independently and reducing the load on customer support​. ### **Standard Operating Procedures (SOPs)**: SOPs are formal, written instructions to achieve uniformity in the performance of specific tasks. They outline routine activities, often step by step, and ensure that processes are carried out consistently to maintain quality and compliance. Typically, SOPs could be created by Process Managers, Quality Assurance Managers, or Operations Managers who have a thorough understanding of the business processes. *Example*: An SOP might detail the steps for processing customer returns in a retail management software, ensuring that all staff handle returns in a consistent, compliant manner. ### **Team User Manuals**: [Team User Manuals](https://getflowshare.com/team-user-manual/) are tailored to meet the specific needs and workflows of a particular team within an organization. They provide instructions, guidelines, and protocols for using software applications pertinent to the team’s functions. These manuals could be created by Application Managers, Team Leaders, or designated Documentation Specialists within the team. In some cases, a collaborative effort from the team members who use the software daily could also contribute to creating and maintaining this documentation. *Example*: A Sales Team User Manual may contain guidelines on how to use the CRM software to log contacts, track leads, and manage sales pipelines. ### Automated How-To Guides Tools like FlowShare, Scribe or Tango automate the creation of [how-to guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/), capturing processes as they are performed and generating step-by-step guides. *Example:* A team using FlowShare to document the process of generating monthly sales reports in a specific software could perform the task while FlowShare captures each step, automatically generating a detailed guide with screenshots, annotations, and text descriptions. This guide can then be shared with other team members in multiple formats, ensuring consistency in how the task is performed and making it easy for new team members to learn the process​. While these guides can be generated automatically, they might require oversight or editing by the subject matter experts. ## **Why Choosing the Right Software Documentation Tool is Crucial your Business** ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2019/12/aufwand2-768x392-1.png)We have never met anyone who likes to create software documentation by hand – and yet documentation is so important and helpful in the everyday life of companies to foster and share knowledge and information. It enables end-users to succeed working with software, streamlines the IT-support, standardizes internal processes and gives subject matter experts and key-users more time to work on valuable tasks. That’s why there are solutions for quick and easy software documentation and well designed user manuals. There are numerous software documentation tools on the market that save a lot of time and effort when capturing. Their resulting documentations and instructions are targeted towards end-users (not programmers – for these look for “developer documentation” or ”system documentation”) and often have a high quality. In the following article we present some of these end-user documentation tools to you. Armed with this information you can make an informed decision which is the best software documentation tool for your specific use case and business needs. ## ****Top 10 List of the best Software Documentation Tools for User Guides**** ### **1. FlowShare**: **The Smart Documentation Solution** #### Documentation Tool With FlowShare FlowShare is a powerful software documentation tools that allows you to automatically create step-by-step guides: Just execute the process in any application you want to be captured as a guide on your computer. You can document any software or application you want, in the browser or desktop, even complex or custom applications like ERP-systems, as long as it’s on Windows – FlowShare captures them all. FlowShare automatically recognizes and captures every click. All steps are summarized in a document with screenshot, arrow and a short text description. You can edit your user documentation afterwards using features like bulk blur, cropping areas, adding additional annotations. #### **Key Export & Sharing Features:** After you’re done catpuring and refining your process, you can share documentation either through local exports or online – on your customer portal or via an integration. FlowShare offers various local formats, like PDF, Microsoft Word, PowerPoint, HTML, xAPI, SCORM or OpenRPA and allows you to customize the design or use a custom Word or PowerPoint template to fit your branding. Among static formats you can also **[create interactive demos](https://getflowshare.com/interactivedemo/)** or if you do not only want to save your documentation locally you can use one of the direct integrations to directly publish the documentations in knowledge base software or E-Learning platforms such as or [Confluence](https://support.getflowshare.com/help/using-flowshare/integrations/confluence-integration-for-flowshare/), [WordPress](https://support.getflowshare.com/help/using-flowshare/integrations/wordpress-integration/), [Avendoo](https://support.getflowshare.com/help/using-flowshare/integrations/avendoo-integration/). FlowShare is available in English, French and German and has a multilanguage-function that enables translation in over 30 languages. Due to the high degree of automation and the simple operation, the time saving with FlowShare is enormous: Instructions are created up to nine times faster than manually by hand. The software runs on Windows and is available from $32 per month. In order to find out whether FlowShare really fits your needs, you can try out the software free of charge. ### **2. iorad: The Online Documentation Tool** Iorad can record clicks made in the browser and merge them into an interactive step-by-step guide. Besides the browser extension, they also have a desktop capture tool for download available. When documenting, the screenshots and texts are generated automatically by iorad. Additionally, users can edit them afterwards if desired. The finished tutorials are stored in the cloud, users can share them via link, publish them on their website or embed them in their desired learning platform. Moreover, iorad created “The square” which is a community-powered platform where people can ask and answer application-related questions with the help of iorad. While iorad offers a quick software documentation tool, with all its other features it can be considered more as a digital adoption platform than a documentation solution alone. With prices starting from $200 per month for one license, the software is rather a premium product. However, iorad offers discounts for non-profit and educational organizations. It is available at <https://www.iorad.com/>. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Iorad-Website-1024x532.png)*Source: iorad.com* ### ****3. Tango: Browser-Based Capture with Chrome Extension I**** Other than FlowShare or other desktop tools, Tango is a Chrome extension and therefore operates directly in the browser as an online documentation tool. Tango is especially developed to capture web-based products on a Chrome or Edge browser, yet the Pro version also includes capturing native apps with the desktop app of the software. As FlowShare, Tango auto-generates a step with text and visuals for each click you make. However, during our tests we noticed that Tango cannot automatically extract text data to generate the descriptions for the created user manual. We tested it with Microsoft Word which is a standard application where other capturing tools have no problems with. While it shines for web-based documentation, the desktop version falls short. You may keep that in mind when evaluating the right tool. The default capture language is English, text in other languages needs to be translated manually. Users can customize finished guides, for example with their logo, annotations, or drawing. Afterwards they store all workflows as editable files in their Tango workspace. This means that the data is stored in the cloud and cannot be saved locally. Users can share the instructions via link or embed the guide in a knowledge base or web page. Tango has a free version. For advanced features you can purchase the Pro version for $16 per month per user at[ https://www.tango.us](https://www.tango.us). Tango offers discounts for non-profit organizations and students. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Tango-Website-1024x539.png)*Source:* *www.tango.us* ### **4. Scribe: Chrome Extension II for Automated Guides** Scribe also originally is a Chrome extension to automatically create how-to guides for digital work processes. Similar to Tango, Scribe also provides a desktop version of its software, for Mac and for Windows. Once a workflow has been captured, Scribe offers several editing options through a WYSIWYG editor. These include among others blurring, deleting, moving, copying steps and a customization of the guide matching your brand. All generated data with Scribe is stored in a workspace in Scribe’s cloud, local data storage is not possible. Users can share their guides via email, they can embed it in their wiki for example on confluence, Microsoft Teams or HelpScout, or they export it to PDF. Scribe has a free basic version, the Pro version starts at $23 per person per month and can be purchased here: <https://scribehow.com>. The company offers discounts for non-profit and educational organizations. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Scribe-Website-1024x516.png)*Source:* *scribehow.com* ### **5. Snagit: Mastering Screen Recording** Snagit is a screen capturing software from Techsmith. It easily allows you to take screenshots, including horizontal scrolls and scrolling webpages. Afterwards the recorded screenshots can be edited with a wide range of possibilities. For example, users can add arrows, shapes and steps on the screenshots. In addition, Snagit offers a video recording feature and various layout templates for created manuals. Its real strengths lie in the image editing and capturing, and while it does offer templates that can be applied on the images it captured, Snagit does not automatically create text descriptions. While it does offer a variety of export formats and ways to apply templates to the images its core functionality is not the creation of an entire software documentation but rather giving a headstart to create the images for a software documentation and finish the document elsewhere, for example in Microsoft word. At least in our experience and that of our customers. Snagit’s users can include a video of their face in the screen recording, explaining the steps of the manual and making the explanations more personal. The documentation can be shared with others via a short URL or via the cloud. Snagit is available from €68.21 for a single license at <https://www.techsmith.com/>. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Snagit-Website-1024x537.png)*Source:* *www.techsmith.com/screen-capture* ### ****6. Folge: The Technical Editor’s Choice**** Folge is a desktop app that is available for Windows and Mac, which means, you get to keep all your data and processes. Similar to FlowShare, Folge allows you to capture a workflow by taking screenshots for each click you make. It also enables you to capture only a specific area of the screen. After recording the clicks, you can edit the steps in Folge, for example blurring parts of the screen, or highlighting specific areas. If you would like to have a written explanation coming with the screenshots, you need to add the description at the respective steps. After editing, users can export their generated documentation. Folge offers the export to PDF, HTML, Powerpoint, Word, JSON and Markdown. The software includes different export templates and fonts. Folge seems to be a popular choice for technical documentation because it offers a variety of editing tools and export formats like Markdown that make it a great solution for technical editors. Those who still remember and miss Clarify for Mac (which is discontinued as the developers focused on their more versatile solution Screensteps), will be more than happy that Folge exists. If you, however, need to capture many processes at scale without having the knowledge and skills of a technical editor and want to automate the process of writing the text descriptions as well, you may be happier with a different solution. You can try out Folge and export five guides for free. For exporting an unlimited number of guides you can purchase the software for €69 (personal use), respectively €130 (commercial use) at <https://folge.me>. Folge offers a discount for academic institutions. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Folge-Website-1024x536.png)**Source:** *folge.me* ### 7. **Screensteps: Integrating Knowledge Base with Documentation** Screensteps is actually a knowledge base software, but its roots lie in software documentation. It is a tool to create structured guides with screenshots and organize these guides in a knowledge base. The tool includes screen capture as well as various subsequent editing options such as adding arrows, text, videos, GIFs, and collapsible chapters. Screensteps offers many add-ons, like courses or a browser extension for contextual help. With screensteps, you can collect and organize all your created workflows in an online knowledge base with analytics tools. Employees can browse this knowledge base portal or use a search engine to find a desired work instruction. Screensteps allows you to create various forms of software documentation, like end user-facing documentation and share it in its very own knowledge base solution (public and private). Screensteps can be purchased from €239 per month for 25 monthly active users. More information at <http://www.screensteps.com>. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Screensteps-Website-1024x538.png)*Source:* *www.screensteps.com* ### 8. **Stepsy: The Revamped Tool from Stepshot Legacy** Users that have already created manuals for a long time might still remember the tool “Stepshot”. Stepshot could take screenshots at the click of a mouse and put them together into a step-by-step guide. In 2019, Stepshot was acquired by [UiPath](https://www.uipath.com/) and focused more on Robotic Process Automation (RPA). The old product Stepshot was only supported until 2020. Now the Stepshot-founder is back, this time with a browser-based solution as well: Stepsy allows to automatically capture digital processes and share the created guides for example with colleagues. The tool is perfectly designed for example for processes in Google Drive. Finished manuals can be exported to PDF or Word, they can be shared in GDrive or their images be saved in a zip file, or as a static HTML page. Stepsy has a free version and costs $9 per month in the Pro version which can be acquired here: <https://stepsy.co>. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Stepsy-Website-1024x514.png)*Source:* *stepsy.co* ### 9. **Greenshot: The Classic (and Almost Free) Solution** Greenshot might look a bit old-fashioned at first glance, but it still enjoys great popularity among some longtime users. It is a nice free documentation software (for Windows, Mac-users pay the small fee of $1.99) that allows you to take simple screenshots of the whole screen or selected areas. The screenshots can be enhanced with graphic elements or labels in the editor and then be saved. Greenshot cannot create the entire software documentation or user guide for you – but it can help you create the images and screenshots for it. You still need to do the heavy lifting of creating an actual document, writing the text descriptions and doing the layout. If you are very fast with Word and want to have the most flexibility over how your document looks like – and want to use a free tool, then Greenshot may be the right choice for you. However, the last available version of Greenshot is from 2017, so the tool hasn’t been developed further afterwards. Overall, Greenshot is a basic tool to create and edit screenshots, free for Windows users and available for $1.99 for Mac users. If you opt-in for Greenshot, you should not expect too much automation or modern usability in this software product which you can get here: <http://getgreenshot.org>. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Greenshot-Website-1024x515.png)*Source:* *getgreenshot.org* ### **10. Windows (Problem) [Steps Recorder](https://getflowshare.com/step-recording-alternative-flowshare/): The Underutilized Free Documentation Software** Almost every Windows user has it installed on his computer, but hardly anyone knows it: The Steps Recorder, formerly “Problem Step Recorder”. With this windows tool users can record processes using screenshots, add comments and save and share the finished documents as zip files. As already declared in the name, the recorder is designed to record problems and subsequently send to a person that helps with the troubleshooting. As a creative solution, you could also use the tool for creating a short tutorial and software documentation. However, the design of the finished manual is not very user-friendly. It was never designed or intended to offer beautiful software documentation but rather a tool for developers and technical manuals. The manuals don’t show the exact click positions and the written descriptions of each step can be found at the very end of the document instead of being placed under the appropriate screenshots. Therefore, the Steps Recorder is rather an emergency option for manuals than a comprehensive software documentation tool. It is pre-installed on most Windows computers. Where you can find the recorder and further information can be found on the[ Windows website](https://support.microsoft.com/en-us/help/22878/windows-10-record-steps). ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Steps-Recorder-Website-1024x502.png)*Source:* *support.microsoft.com* ## Overview: 10 Best Software Documentation Tools | **Tool** | **Desktop or Browser-based** | **Supported Languages** | **Export Formats** | **Integrations** | **Own export templates possible?** | **Price** | |---|---|---|---|---|---|---| | FlowShare | Desktop | English, German, French (automatic translation into over 30 languages soon available) | PDF, Word, PowerPoint, HTML, PNG, SCORM, xAPI, OpenRPA | Avendoo, Confluence, WordPress, Synthesia, Nugget Creator | Yes | $40 per user per month | | iorad | Browser | English and over 20 languages | PDF, Word, HTML, GIF, GDOC, Video, SCORM | Canva, Confluence, Notion among others | No | $200 per user per month | | Tango | Browser | English | PDF, HTML | Notion, SharePoint, Zendesk among others | No | $16 per user per month | | Scribe | Browser | English | PDF, HTML, Markdown | Confluence, Notion, SharePoint, Embed | No | $23 per user per month | | Snagit | Desktop | English | PDF, PNG, JPEG, MP4, GIF, Powerpoint, SNAG among others | Sharable link | No | €68.21 (perpetual license, one year maintenance) | | Folge | Desktop | English, French, German, Spanish, Portuguese | PDF, HTML, Powerpoint, Word, JSON and Markdown | | Yes | €69 (personal use), €130 (commercial use) | | Screensteps | Desktop | English | PDF, HTML | Screensteps knowledge base, Slack, Teams, Salesforce, among others | No | €239 per month for 25 users | | Stepsy | Browser | English | PDF, Word, zip file (images), HTML | integrations planned but not there yet | No | $9 per user per month | | Greenshot | Desktop | English | JPEG | – | No | free for Windows/$1.99 Mac | | Windows Steps Recorder | Desktop | English | Zip-file | – | No | free | Comparison: 10 Best Software Documentation Tools![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2019/12/knowledge_growth-768x392-1.png)These are only some of the existing documentation tools on the market. You can also find other providers in current software tests. ## **Now what? Finding the Best Software Documentation Tool for Your Needs** In this comprehensive guide, we’ve highlighted some of the top software documentation tools available, diving into their features and unique benefits. The essence of effective knowledge transfer lies in the quality and clarity of content. So, when choosing the best documentation software, consider the following questions: - Which software do you need to document: desktop or browser-based? - How frequently will you be documenting? - Which is more crucial for you: automation level, flexibility, or both? Once you’ve narrowed down your choices, test those tools. Most offer a chance to use them before you commit to a purchase. ### **Embark on Your hassle-free Software Documentation Journey** While we’ve spotlighted tools that specialize in creating documentation, there’s a broader landscape of knowledge base solutions to discover. If you’re curious about these solutions, delve into our in-depth article on the [best knowledge base tools.](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) Now we’re keen to hear from you: - How have you been capturing your screen and crafting manuals? - Do you have any unique methods or tools for software documentation success? - Might there be overlooked tools in the software documentation field we haven’t mentioned? Your insights and experiences are invaluable to us. Share them at **<info@getflowshare.com>**. Are you interested in a seamless, automated documentation process? [Explore FlowShare Features.](https://getflowshare.com/features/) We have a free 7-day trial where you can create as many guides as you want. Dive into FlowShare’s realm of automated software documentation and leave world of Snipping Tools and Word behind. Documentation Tool With FlowShare. Try it Now! ## FAQs #### How do I pick the best software documentation tools for us? Deployment model first, then output formats, then who is allowed to edit. Whether data stays on your network usually decides the shortlist faster than any feature list. After that: can you export to Word or PDF, and can a non-writer update one step without rebuilding the document? #### Should we buy documentation software or a knowledge base first? The documentation software. Documentation tools create the content; a knowledge base stores and serves it. Buying the knowledge base first is the common mistake, because an empty wiki stays empty. Produce the guides, then decide where they live. #### Is there a documentation tool that doesn’t use the cloud? Yes. On-premises tools run locally and keep screenshots on the machine that took them. FlowShare captures on the Windows desktop and works in air-gapped environments, which is why it appears on shortlists in regulated sectors where cloud tools are blocked by IT. #### Which documentation tool works for a small team? The one someone will still be using in three months. For small teams that usually means a tool where the person doing the work produces the documentation as a by-product, rather than a platform that needs a dedicated owner and an onboarding project. **Categories:** Process Documentation --- ### [How to automatically create Tutorial Videos with Synthesia & FlowShare](https://getflowshare.com/synthesia-ai-tutorial-videos/) **Published:** January 11, 2024 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Virtual avatars that explain to your employees or customers via video exactly how to work successfully with a software? Personalized video tutorials for your software in high quality and with high identification potential? A simple but professional alternative for screencasts? **With the software** [**Synthesia**](https://www.synthesia.io/) all this is no longer a problem. The AI startup that recently achieved “Unicorn” status has now partnered with FlowShare. Together, the two tools Synthesia and FlowShare form a powerful combination for your employee training or customer support. An experience report: ## What is Synthesia? – A Revolution in the world of video creation Synthesia is an innovative tool for creating videos with artificial intelligence . It enables users to produce high-quality videos without the need for traditional filming. How does that work? Synthesia is fully committed to AI and uses artificial intelligence to create so-called “AI-narrated videos” from text within minutes. For example, companies can upload PowerPoint presentations to Synthesia and turn them into videos. At the same time, Synthesia also allows its users to start from scratch and without a template. In this case, the software only needs to know what the video is about and who the target audience is. The result is realistic video content with customizable AI avatars, backgrounds, and narration. ### The added value of Synthesia’s AI for your business Synthesia thus creates entirely new opportunities for businesses. Why? Because it allows them to create professional videos – but without the cost and complexity of traditional video production. Synthesia’s videos can be tailored precisely to your company. You only have to ask yourself: Which type of content do I need for my customers and which for my employees? By that, AI-narrated videos revolutionize the efficiency of enterprise video creation. Videos that used to take months to produce, you now get within minutes. The inclusion of personalized AI avatars also increases the authenticity and appeal of your videos. ![ai tutorial video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Synthesia-Avatar-1024x590.png)Synthesia lets you insert various AI-generated avatars into your videos### Use case: enterprise video – why software tutorials need an upgrade from traditional screencasts In addition to image films, software tutorials are a typical use case for videos in companies. In an increasingly digitalized world, employees need to be trained in the use of software and [**in digital processes**](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/). Customers also often need guidance before using software for the first time. Typically, companies create these [tutorials with screencasts](https://getflowshare.com/screen-recording-via-screencast/). They record their screen and then share the recording so users can follow the steps. #### Screencasts: Complex and inflexible production The problem: The **production of [screencasts ](https://getflowshare.com/screen-recording-via-screencast/)is complex** and requires experience, [good tools](https://getflowshare.com/screencast-tools-9-software-solutions-to-capture-your-screen-in-a-quick-and-easy-manner/), and clear planning. If an error occurs, you will have to start the recording from the beginning. Once the screencast is created, the video is not as easy to update as a step-by-step tutorial in the case the software is updated. Often, you will have to re-record the video again in this case. #### Screencasts: little usability Screen videos also have their weaknesses for users. Especially with complex topics, [screencasts ](https://getflowshare.com/screen-recording-via-screencast/)are often very long and cost viewers a lot of time: after all, they are following the software application in real time. Rewinding is also difficult because you never know what important detail might be presented in the next minute of the video. [Screencasts ](https://getflowshare.com/screen-recording-via-screencast/)do not provide a good overview, but usually require you to watch the entire video. #### Wanted: alternative for screencasts That’s why it is clear: software tutorials need an update from traditional [screencasts](https://getflowshare.com/screen-recording-via-screencast/). Synthesia’s AI, in combination with the documentation software FlowShare, offers an attractive and effective alternative here. ## Discover FlowShare: the perfect companion for Synthesia FlowShare is a process documentation software that allows you to generate clear step-by-step instructions as you do your tasks. To do this, simply leave FlowShare running in the background while you run any work process. FlowShare records every step, takes screenshots and marks your clicks. Descriptions for the activities performed? Generates FlowShare for each step all by itself. #### A colourful collection of export formats The created instructions can be exported as desired after the process is complete. - Classic as PDF, PowerPoint or Word document? - Or would you prefer an [interactive demo in HTML format](https://getflowshare.com/interactivedemo/)? - Directly into a [knowledge base](https://getflowshare.com/capture-knowledge-knowledge-management-with-the-company-wiki/) like Confluence? - Or to all formats at the same time? Alternatively, you can export guides generated with FlowShare Professional [directly to Synthesia](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) . With a personal account at Synthesia you can export flows with up to ten steps. In the Enterprise plan of Synthesia you can also generate videos of flows with up to 50 steps. To do this, select the Synthesia export in FlowShare under “Settings”. There you just need to insert the API Key from your Synthesia account. We explain how this works in this post – including our own Synthesia video! ![create tutorial videos with ai](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Synthesia_FlowShare_Guide-1024x579.png)Step-by-step video created with FlowShare and Synthesia### Synthesia and FlowShare – a powerful combination Once you have entered your API key and thus unlocked the Synthesia export, **everything is quite easy**. When exporting your workflow, you can choose what gender your AI avatar should be and the language of your instructions. Within minutes, your video will appear in your Synthesia account. You can still personalize this afterwards. #### Customization of your Synthesia video For example, you can change your avatar and the background of the video, add music to the video, insert your logo and CI (corporate identity) or adjust the position of the avatar in the video. Your avatar can perform gestures such as nodding, shaking its head, or raising its eyebrows at selected points, and you can change the avatar’s pronunciation. If you want it fully personalized, you can even have Synthesia [create an avatar of yourself.](https://www.synthesia.io/features/custom-avatar) However, this costs an extra fee at Synthesia. ### The perfect Synthesia use case: employee training FlowShare and Synthesia are the perfect combination for companies that want to train employees or customers comprehensively and that would like to have training materials in different formats and high quality. The combination of the two tools allows companies to create their videos and tutorials in no [time](https://getflowshare.com/create-training-materials/) and with little effort. With FlowShare and Synthesia you can easily show your users how certain processes work, e.g. in your own software or web application. You no longer need to record cumbersome screencasts to do this. Instead, offer your audience to choose the format that suits them best. #### Your target group chooses the medium for the training material they need FlowShare generates both: clear [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) in your corporate design as PowerPoint, PDF or Word. At the same time, the guide that you reated with FlowShare can also be embedded in your knowledge management system or played out as an interactive guide (HTML format). In the latter case, the target group can become active themselves and try out and click through the software in a protected sandbox environment. The Synthesia Export now adds the option of high-quality, personalized video tutorials to this portfolio. These videos are much easier and faster to create than screencasts, clearer due to the organized steps from FlowShare, and more flexible due to the numerous customization options in Synthesia. This way, the target group of your training can choose exactly the medium they need to work successfully with software. At the same time you have a low cost, with maximum return. ### Extra: 5 steps to the perfect training video with FlowShare and Synthesia Are you ready to get started? Then try the combination of FlowShare and Synthesia for free! You have the opportunity to try out the two tools exclusively for two weeks. In this test phase, you can transform flows with up to ten steps into AI-generated videos. To do so, download FlowShare from our website and then send an email to <support@getflowshare.com> with the subject “Synthesia Test”. Here come some tips on how to create the perfect training video with FlowShare and Synthesia. To do so, simply follow these five steps: #### 1. Documentation with FlowShare – as usual First, record your workflow as usual with FlowShare. To do this, press the “Start” button at the beginning of the process and the “Stop” button at the end. ![best document creation software](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_Recording-1-1024x612.png)The first step is to record your workflow as usual with FlowShare. #### 2. Formulating the steps of the workflow FlowShare automatically generates screenshots and descriptions for every click you make. For the Synthesia videos, it may be helpful to add a little more detail and verbal flow to these descriptions: Because the step descriptions are the text that your avatar speaks at the end in the training video. Unlike PDF instructions, where the rule is usually “the shorter the better,” with video it sometimes pays to reformulate the sentences a bit and adapt it to spoken language. Moreover, you can add some context or additional explanations to the steps that way. But be careful: even these should not be too long – otherwise, in the worst case, no one will watch your video. ![microsoft technical documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_Synthesia_Step_Description_2-2-1024x439.png)You can add additional notes in the step description box. #### 3. Insert an extra step for welcoming the audience Another feature with video is that it can be nice to include a little introduction. In this, for example, your avatar can briefly greet the audience and explain what the training video is about. To do this, simply add an extra step at the very beginning of the guide after documenting your workflow. You do this by clicking on the “plus” icon at the very top of FlowShare next to the forward and back arrows. Then you can insert the greeting text in the text field. ![How to automatically create Tutorial Videos with Synthesia & FlowShare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_Synthesia_Step_Description-1-1024x534.png)Use the “+” symbol to add a step for the introduction. #### 4. Export – choose the right language Exporting is very easy thanks to the integrated connection from FlowShare to Synthesia . Here, however, you should pay attention to the language selection: Because the pronunciation of your avatar depends on your selected language during export (the dialog window opens automatically). So if you have created a tutorial in German and accidentally select English for the language, your avatar will have a strong English accent. But don’t worry: If you still make a mistake here, you can adjust it later in Synthesia. ![Best Document Creation Software FlowShare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Synthesia_FlowShare_Export-1-1024x614.png)When exporting to Synthesia you can select language and gender of your avatar#### 5. Personalized customization to match your preferences and use case After exporting, you can play around in Synthesia. There you can customize your video as you like after creating it. Among other things, you can customize company colors, backgrounds, logo, avatar, music and many other elements in the video. ![AI Tutorial Video shown as an annotated step-by-step guide ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Synthesia_Export_Edit_Video-1-1024x527.png)In Synthesia you can make further adjustments and edit your training video## Summary: Into the future of AI-based video creation with FlowShare & Synthesia In summary, the combination of FlowShare and Synthesia’s AI is **revolutionizing the production of corporate video tutorials**. The two tools open up entirely new possibilities for companies in their IT support and employee training. You save a lot of time and nerves when creating the materials. At the same time, the results have a high and consistent quality and train the target audience of the videos in this way more sustainably. What else? Honestly, it’s a bit of fun to create artificial intelligence videos so quickly and easily. Feel free to try the combined use of FlowShare and Synthesia. If you have feedback, questions, or comments about use, please feel free to contact us at [support@getflowshare.com](mailto:info@getflowshare.com) ## FAQs #### How do I create a tutorial video with AI? Start from a documented process. FlowShare captures the workflow step by step, and the resulting steps and screenshots become the script and visuals for a Synthesia video with an AI presenter and generated voiceover. #### When is a video worth making instead of a guide? For onboarding, announcements and processes people watch once. For tasks people perform while following along, a written guide is still the better format, which is why producing both from a single capture is worth the effort. #### Do I need a camera, a studio or a voiceover artist? No. The presenter and the narration are both generated from the text of the documented steps. That is what makes multiple language versions practical: the same process becomes several videos without anything being recorded again. #### How do I keep the videos up to date? Update the underlying documentation and regenerate the video. Videos are expensive to maintain when they are the master copy; treating the captured process as the source keeps the cost of a change proportionate. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Unveiling FlowShares Game-Changing AI-Powered Features](https://getflowshare.com/ai-powered-features/) **Published:** November 7, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** An AI documentation tool should speed up the writing, not decide where your screenshots live. FlowShare captures the workflow on your Windows desktop, then uses AI to draft and refine the step text, with an EU-hosted option so the processing can stay in Europe. #### AI Text Generation, Automatic Translation in 29 Languages and AI Assistance for your Flows! If you read our announcement on [FlowShare in the age of Generative AI](/leveraging-the-power-of-generative-ai), you are aware of the new developments and changes coming this year in the form of AI-powered features: AI Text Generation, [Automatic Translation](https://getflowshare.com/features/multilanguage-and-autotranslate/) in 29 Languages and AI Assistance for your Flows! In this article we are thrilled to showcase these cutting-edge AI Documentation Tool solutions in detail and demonstrate how they will transform the way you capture your processes, translate and share your know-how. ### 1. AI-Powered Features: AI-Enhanced Text Generation: “Simplify and enrich your documentation creation” ## AI SOP generator – AI Documentation Tool: Time is a luxury, that’s why we strive to make your documentation process a breeze. Starting in FlowShare 2.15 you can automatically generate insightful and precise step descriptions with the intelligence of ChatGPT, making the writing process smoother than ever. By intelligently enhancing the text descriptions and adding insights, this feature ensures you can automatically craft content that is both insightful and accurate, reducing the time and effort traditionally associated with documentation. Apart from the step descriptions it also autogenerates a title based on the process you did! Hooray! Simply put you need to do less repetitive writing. ### 2. AI-Powered Features: MultiLanguage via AutoTranslate: “Speak Globally, Work Locally” ### Streamline Your Business Automation Workflow Documentation. The world is a global village, and we believe your documentation should speak every language (or at least 29 languages, via DeepL). Introducing MultiLanguage via AutoTranslate, FlowShare’s answer to bridging communication barriers. Whether you’re rolling out a software process to a team in Japan or collaborating with colleagues in Brazil, our AutoTranslate Add-On ensures that language is never a barrier. With a click, instantly translate your Flows to the language of your choice, ensuring clarity, precision, and understanding across borders. ### 3. FlowShare AI Assistant in the Online Portal: “Your AI Process Companion in the Knowledge Hub” ![AI Documentation Tool FlowShare portal ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/11/FlowShare-AI-assist-Portal-1024x536-1.png)#### Document Process Automation Software So far you have used FlowShare on your desktop, shared your Flows via integrations or distributed them manually. With our GDPR-compliant [Online Portal](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) we are introducing a new way for you to share your Flows into your Knowledge Hub. And not just that. Wondering what the ultimate solution is? An AI documentation tool. Imagine having an assistant that knows every detail, every step, and every nuance of your software processes. or a virtual subject matter expert providing specific advice based on your Flows. Enter the FlowShare AI Assistant. Integrated into your Knowledge Hub- This advanced AI system is designed to be your go-to for any query. It pulls all information from qualified sources: your FlowShare-generated processes, it displays the relevant image you need to get unstuck and provides referral links to the Flows you have stored in your Flow Library. Our AI Knowledge Companion ensures that answers are always one quick conversation away. Already excited about our AI documentation tool? ## AI Documentation Tool: Embrace the Next Generation of FlowShare At FlowShare, we’re not just adapting to the future; we’re creating it. These three new features, set to launch on November 15th, are a testament to our commitment to innovation, efficiency, and excellence. We invite you to join us on this exciting journey as we redefine the boundaries of knowledge management. Eager to dive into the next generation of knowledge management? Experience the future with FlowShare’s AI-enhanced suite. [Check what our customers say about FlowShare.](https://www.capterra.com/p/202989/FlowShare/reviews/) ## FAQs #### What does an AI documentation tool actually do? It writes the text of a guide from a process that has already been captured. FlowShare records every click on your Windows desktop, takes the screenshot, and uses AI to draft and refine the step text. You review and edit, so the AI is improving wording rather than inventing steps. #### Can AI write our SOPs without recording the process first? No. An AI SOP generator needs a source. FlowShare records the process once as it is actually performed, then turns those captured steps into clean instructions. Tools that generate an SOP from a prompt alone produce text that reads well but may not match your configured system. #### Do our screenshots get sent to the cloud? Not with FlowShare. Capture and storage are local on your Windows machine by default, which is why it works in air-gapped environments. The AI features are optional and an EU-hosted option is available, so if your security policy rules out cloud processing you can document without them. #### What formats can I export the finished guide to? Word, PDF and PowerPoint, plus publishing to FlowShare Portal for a searchable internal library. Editable export matters when documentation has to live inside an existing quality-management system, wiki or intranet rather than inside a vendor platform. **Categories:** FlowShare --- ### [FlowShare: Leveraging the Power of Generative AI to Reshape the Future of Internal Support Systems](https://getflowshare.com/leveraging-the-power-of-generative-ai/) **Published:** November 7, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** AI documentation software can draft and rewrite step text in seconds. What it cannot do on its own is decide where your process data goes, which is why the generation and the capture are worth thinking about separately. In an age where knowledge is power, the ability to access that knowledge at the right moment, understand it, and act quickly is essential. In reality though, businesses are inundated with processes, software tools, and data, creating a daunting challenge in training, documentation, and efficiency. This is the reason why we built FlowShare, a solution designed to automate the documentation process. No matter how complex or custom the process, FlowShare easily allows subject matter experts to capture it in a standardized way. For the past years this has been our main focus. But with the rise of generative AI, we’re looking beyond just documentation. We envision a future where AI not only supports knowledge management, but disrupts it. ![Generative AI in FlowShare - Digital painting of a busy office environment with employees working on computers and discussing. In the center, a large monitor displays the FlowShare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Generative-AI-in-FlowShare-Digital-painting-of-a-busy-office-environment-with-employees-working-on-computers-and-discussing-In-the-center-a-large-monitor-displays-the-FlowShare-1024x585.png)## The Vision Behind FlowShare in the Age of Generative AI For us, generative AI is not just a buzzword; it’s the future. A future where knowledge is not just stored but is captured, shared, and accessed efficiently. [This McKinsey report underscores](https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/the-economic-potential-of-generative-AI-the-next-productivity-frontier#/) the vast potential of generative AI, projecting it as the next productivity frontier. While its applications in Sales, Software Engineering, Marketing, and Customer Operations are promising, its role in transforming internal knowledge management systems can become revolutionary. Imagine a workspace where employees retrieve vital information in the moment of need not by sifting through volumes of documents but by asking a system as they would a human colleague. And receiving an answer in a language they understand, not just a reference to a document hidden deep within the internal structures. That is the power of Generative AI and what a way to help in the moment of need. Generative AI facilitates this through its advanced natural-language processing capabilities. But, as McKinsey points out, the true potential of generative AI can only be unlocked with the right data. “*If your data isn’t ready for generative AI, your business isn’t ready.”* This is where FlowShare steps in. ## FlowShare’s Unique Position While the market has seen a surge in AI-based chatbot solutions, most of them serve as general-purpose interfaces to LLMs. Most of them also do not follow the strict rules of GDPR-compliance and thus are not suitable for most European businesses. None offer a holistic approach that caters specifically to the unique requirements of complex software process documentation and guidance. If you already have a great resource of help documentation, then it may be enough for you to just feed an AI-chatbot with them. But help resources need to be created, and updated on a regular basis to really harness the positive effects of the AI-powered assistant. We aim to fill this void with FlowShare’s GDPR-compliant framework: 1. LLM-Based Text Generation: We’ve seamlessly integrated LLM-based text generation into FlowShare, assisting authors in creating impeccable documentation. 2. Centralized Online Portal: Our platform not only stores documentation for human access but is also structured optimally for embedding into an LLM. 3. Advanced AI Assistance System: Equipped with the power of LLM, our AI Assistant can converse, show relevant images, provide links, and deliver answers based on FlowShare-generated documentation. [Find out more about the upcoming features in detail. ](https://getflowshare.com/ai-powered-features/) This suite of enhancements and Add-Ons means that companies now have a toolchain that allows them to harness the potential of generative AI for their unique knowledge management needs. With FlowShare, capturing and sharing company-specific process data has never been easier. ## The Greater Impact of Generative AI At FlowShare, we believe in proactive evolution. (Hence, **Passion for Innovation** is one of our core values). While our documentation tool as a standalone solution is robust and has helped over a thousand organizations worldwide with capturing their know-how, we’re not content with just that. We’re constantly pushing boundaries. With the integration of generative AI, we’re paving the way for a new age of knowledge management and sharing. We are not doing it alone, as part of the AI accelerator Hamburg we are honored to be among experts to exchange ideas and shape the future of AI. The real value of our solution lies in its capability to bridge the data-readiness gap for generative AI. By simplifying the process of generating structured, company-specific data, we’re enabling businesses to truly benefit from the promise that generative AI holds. And like with FlowShare, it is lightweight and easily accessible, even if you only have 2 people you need to train. ## Conclusion FlowShare is not just a documentation tool; it’s transforming into the bedrock of a new knowledge management era powered by generative AI. We’re not just looking at improving processes; we’re reimagining them. Join us in this exciting journey, as we redefine the future of knowledge sharing, making it more accessible, efficient, and transformative than ever before. Want to stay informed on the newest developments in our AI field? Sign up and we will keep you updated with a monthly newsletter (you can always unsubscribe). ## FAQ **1. What is LLM?** LLM stands for Large Language Model. Think of it as a smart digital brain that has read a ton of information from publicly available resources like books, articles, and the internet. When you ask it something or give it a task related to language – like writing a sentence or answering a question – it uses all that knowledge to give you a coherent and informative response. **2. What is Generative AI (GenAI)?** Generative AI is a type of technology that creates new content or information. It’s like an artist who can paint pictures, but in the digital world. So, instead of just giving answers or processing data, Generative AI can create something new, be it a story, a design, or even a piece of music. In FlowShare’s case, it helps in creating and improving software documentation. **3. I’ve heard AI has data privacy concerns. How does FlowShare address that?** As a Germany-based company we understand the importance of keeping your data safe and private. That’s why we’ve built our software with a strong focus on GDPR compliance (a set of rules to ensure data protection). Our main goal is to make sure any information you put into FlowShare is secured and used responsibly. Plus, with our AI features, we emphasize not just on smart functions but also on maintaining the utmost privacy for our users. **4. How does AI understand what I’m asking or looking for?** AI, especially the LLM we utilize for FlowShare, has been trained on the procedures and processes you captured with FlowShare. The subject matter experts in your company, who capture the processes in the standardized way, shape the AI assistant into a process expert that uses the entire knowledge to understand the nature of the question. It then tries to provide the most relevant and accurate response based on the data. It’s a bit like a super well-read process expert who’s great at recalling information. **5. Can I trust the AI’s answers?** AI, including FlowShare’s, aims to provide accurate and relevant answers. However, like any tool, it’s always good to use human judgment too. While AI is smart and knowledgeable, it is a good practice to always cross-check important information or decisions. That is why we do provide the source of the information (the specific Flow), so you can always double check. Any further questions we have missed? Reach out to <support@getflowshare.com> and we will add them to the list. Explore this example here: ## FAQs #### What can AI documentation software actually do today? Draft step text, rewrite it for tone or reading level, translate it, and answer questions about documentation that already exists. What it cannot do is describe a process it was never shown, which is why capture still matters. #### Can I trust AI-written instructions for internal use? When they are generated from a captured process and reviewed, yes. The risk comes from generating instructions from a prompt alone, which produces text that reads correctly while not matching your configured system. #### Where does our process data go when AI is used? That depends entirely on the vendor, and it is the first question to ask. FlowShare captures locally on the Windows desktop, works in air-gapped environments, and offers an EU-hosted option for its AI features. #### Can AI turn our steps into a flow chart? AI can restructure documented steps into a process overview, but the sequence has to come from a real recorded process. A flow chart generated from a description tends to show the intended process rather than the one people run. **Categories:** FlowShare --- ### [Screen Recording 101: The Art of Crafting Perfect Screencast](https://getflowshare.com/screen-recording-via-screencast/) **Published:** October 20, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **When texts falls short, Screencast step in. Discover How Screen recordings and screencast convey knowledge and create understanding.** Imagine a colleague faces a problem with the use of a software. Usually a sequence of the following things starts to happen: one shoulder tap, then one email to IT-support after the next, the IT-support getting back with clarifying questions – and back again. Communication goes back and forth like a ping-pong ball, but the solution doesn’t occur, or it occurs just so, so late. The emails contain confusing explanations of what was clicked and what should be clicked. Texts are sent that describe how to use the software – but no practical and quick help. Sometimes none of this helps. But what does, then? In these situations, a video is worth a thousand words – or 100 emails. These are situations in which so-called **screencasts** are used. ## What Exactly is a Screencast? A screencast, also known as **screen recording**, is a video recording of the computer screen. Think of it as a dynamic string of screenshots woven into a coherent, instructive story. The screen recording is then often **supplemented with audio narration with further explanations** and sometimes also extended by web camera recordings. It is also possible to transmit the screen in real time. In this case, we speak of **screen sharing**. And when immediacy is key, live screen sharing steps into the spotlight, allowing for real-time collaboration and problem-solving. ## How do screen recordings and screencast work? There are numerous providers of screencast software on the market. Depending on the tool you use, you start with defining factors such as image section (capturing the entire screen or just a certain area), video and audio data compression for creating different files. Then, you start the recording by hitting on the record button and the video data stream is created from the sequence of individual images. Once the recording has been completed, the video can be edited to a greater or lesser extent, depending on the software: for example, by cutting and dubbing or inserting additional elements. The finished screencast can also be exported and shared on portals such as YouTube, sent by email or via a link and saved. ## What are the main use cases for screencasts? The fields of application for screen recordings are numerous: screen recordings are used for **webinars, e-learning, instructions and tutorials or even Let’s Play videos.** The target group is therefore also broad and ranges from customers, colleagues and followers to friends and family members. ![Screencast Tools selection](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/01/Screencast-Tools1-1.png)## What are screencasts and screen recordings good for? ### Where screencasts shine: Screencasts have the obvious advantage that they simply depict abstract processes on the computer. Instead of lengthy explanations and descriptions, they **provide a visual presentation of exactly the processes that need to be executed**. Especially complex tasks and processes can be illustrated very conveniently and quickly with screencasts. This visual support is often easier to follow and can lead to improved understanding. [Studies show that screencasts can be an efficient tool for improved learning](https://www.researchgate.net/profile/Steven_Lloyd2/publication/248701403_Screencast_Tutorials_Enhance_Student_Learning_of_Statistics/links/5621478708ae93a5c927ddad/Screencast-Tutorials-Enhance-Student-Learning-of-Statistics.pdf). They offer an easy way to document, **create demos and share knowledge even across time and place**. In addition, the demand is high: customers sometimes ask specifically for videos as a substitute for written explanations. It is no coincidence that YouTube, after Google, is the second largest search engine in the world – moving images are more demanded than ever. Nevertheless, screencasts also have their **disadvantages**. Their production is **costly and requires some experience** and clear planning. Once a screencast has been created, it cannot be updated as easily as a step-by-step guide, for example, when software updates are made. ### Where screencasts fall short: Screencasts also have their weaknesses for users. Videos can quickly become very long, especially when dealing with complex topics, and require a lot of time to watch: They are, after all, following the video maker **in real time**. Rewinding back and forth is also difficult because you never know what important detail might be presented in the next minute of the video. Screencasts do **not provide a good overview**, but usually require viewing the entire video. For questions about small details, screencasts are not the right medium to convey information. For these reasons, screencasts should never stand alone as a communication medium. **In combination with a helpdesk, customer support and written step-by-step instructions, however, they can be an extremely helpful** medium for customers and colleagues to pass on information. Lengthy videos and complex editing can create barriers rather than solutions, especially when software updates render them outdated. The FlowShare approach is different. It’s a tool that respects the fast-paced nature of the corporate world and the high value it places on time and clarity. ## What are alternatives to screencasts? When focusing on teaching the use of specific software or troubleshooting application problems, the alternatives to screencasts can be particularly tailored to enhance learning and user engagement: ### **Alternatives (or additions) to Screencasts:** 1. **Step-by-step Guides:** If you think you still need to create single screenshots and type texts manually if you want to create a step-by-step guide – you are greatly mistaken. With tools like [FlowShare ](https://getflowshare.com/ "Creating how-to guides the easy way")that automate the entire guide creation process, capturing the entire step-by-step guide does not take longer than taking a video of the process. [You can capture and annotate screenshots to create clear and concise visual guides.](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/ "Creating how-to guides the easy way") Plus, you can always revisit, and update it easily without having to redo it from scratch. Work instructions in addition to videos can increase retention and cut down the learning curve significantly. These kind of guides can be consumed at the user’s own pace. 2. **Interactive Tutorials with Simulated Environments:** While step-by-step-guides are still static documents either offline as a PDF or online as HTML pages, [interactive tutorials and interactive product demos](https://getflowshare.com/interactive-demo-software/ "Create Interactive Guides: The 7 Best Interactive Demo Software Tools in 2023") take it a step further for an immersive experience. If you want your audience to really experience the process instead of just watching you perform it in a screencast, interactive demos are the way to go. This is particularly useful for mastering software navigation and troubleshooting without the potential for costly mistakes in a live environment. Or if you wanted to do screencasts for showcasing your product. 3. **Digital Adoption Platforms (DAPs):** DAPs like [Userlane ](https://userlane.com)provide interactive, on-screen guidance directly within the software environment, offering a hands-on, learn-by-doing approach that can be more engaging and effective for users needing to understand specific functionalities or troubleshoot issues in real-time, presenting a practical alternative to traditional screencasts. 4. **Microlearning Modules:** Short, focused training modules, often video-based, that cover specific features or problems within the software. Platforms like [KnowHow Nugget Finder](https://getflowshare.com/integrations/know-how/ "Know How Nugget Finder") or [Avendoo](https://getflowshare.com/integrations/avendoo-learning-world/ "Know How Nugget Finder") allow for the creation of such targeted learning experiences. 5. **AI-Powered Video Tutorials with Synthesia:** Leveraging AI platforms like Synthesia can provide custom video tutorials where digital avatars guide users through processes or troubleshoot issues, making the learning experience more personal and scalable. If you are looking into creating how-to guides and video tutorials to show how to use applications, the [Integration between FlowShare and Synthesia](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/ "Integrate FlowShare with Synthesia") provides the quickest way to high quality video tutorials. 6. **Webinars and Live Demos:** These allow for real-time interaction where instructors can respond to participant questions and demonstrate software use cases or troubleshooting live, which can be particularly beneficial for complex or new issues. ## Screencast in the Age of AI If you are looking for more than just a screen recording but want to produce screencasts at scale – look into new tools like Synthesia. In the era where AI is not just an assistant but a creator, screencasting has found a revolutionary counterpart in Synthesia, a tool that’s changing the video creation landscape by allowing you to generate AI-narrated videos swiftly. This platform eliminates the need for traditional filming, offering an array of customizable AI avatars that can narrate and explain software functionalities with human-like subtlety and interaction. Coupled with FlowShare, Synthesia enriches the instructional experience, creating a dynamic that overcomes the rigidities of conventional screen recordings. For a detailed exploration of Synthesia’s transformative approach to video tutorials and its integration with FlowShare, enhancing both employee training and customer support, delve into our in-depth article [here](https://getflowshare.com/synthesia-ai-tutorial-videos/). This collaboration marks a new epoch of intelligent video production, offering an engaging, cost-effective, and time-saving solution that’s adaptable to your company’s evolving needs. ## Practical guide to recording your screencast A good example of successful usage of successful screencasts our FlowShare customer [MaxBrain](https://www.maxbrain.com/ "FlowShare and Nugget Creator: MaxBrain’s way to 50 Learning Nuggets in one week"). The software company used FlowShare to create 50 [learning nuggets](https://getflowshare.com/learning-nuggets/ "FlowShare and Nugget Creator: MaxBrain’s way to 50 Learning Nuggets in one week") in a week. Those learning nuggets included step-by-step-guidance but also a screencast. FlowShare helped creating a script for the video making it the perfect combination. In this way, the company offers the **perfect solution for every need.** Customers can decide individually which format works best for them and get help from the chosen format. ![Comparison of the best screencast tools to capture your screen on Windows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/01/best-screencast-tools--1024x504.png)To enable you to successfully create your own screencast as well, we have a few tips and tricks for you here. If a few basic things are taken into account from the very beginning, nothing will prevent you from creating your own successful screencast: ## Checklist for a successful screencast ### **1. Clear the screen:** Check your desktop before you start recording and hide private elements or content that should not appear in your screencast. A plain background can convey professionalism and avoid distraction from the video flow. ### **2. Define a clear goal:** Be clear in advance what **exactly** you want to say with the video and what content you want to convey. Avoid too many goals at once, but keep them short, clear and simple. ### **3. Determine processes: Screenplay** Even if processes are actually routine: When the screen recording is running, some people tend to suddenly forget which sequence they wanted to demonstrate. That’s why the following always applies: first define exactly which clicks you want to record and in which order. Afterwards you can capture this sequence for yourself in a small script. A documentation tool like FlowShare may be your helpful sidekick when creating a screenplay for your screencast as it allows you to capture every step of your process automatically. ### **4. Define standards** Especially for a series of screencasts it is worthwhile to think about video standards beforehand. These define the key data of your recording and a uniform framework. Standards can be, for example, a consistent screen resolution and video length, as well as recurring elements such as the start image, the author’s name or explanatory boxes with additional content. ### **5. Precise actions and smooth mouse movements** When the recording is running, the following applies: Follow your previously set up script in a structured way. Don’t become hectic, but take your time and do one action after the other. This is the only way to ensure that your viewers can follow you easily later. If the screen is large, it is often worthwhile to highlight the mouse pointer additionally. In this way the viewers will always know exactly what action you have performed at the respective position. ### **6. Use the right screencast tool** Benefit from the technology! Screencast tools have become highly developed. Even free software sometimes offers extensive additional features and editing options. So have a look at [different providers](https://getflowshare.com/screencast-tools-9-software-solutions-to-capture-your-screen-in-a-quick-and-easy-manner/) and choose the optimal screencast software for your individual needs. Criteria that play a role here are, for example: - Compatibility with your operating system - Export formats - Recording length - Editing functions - Sound recording options - Adaptation to mobile devices - Price So far so good – you should be prepared for your own screencast – almost. There are a whole host of different providers of screen recording tools on the market and that’s where the final challenge lies: **Which software should you use for your own screencast?** The decision may be very difficult given the large selection. To give you a little help, we will not stop here. In [another blog post, we support you in your decision and give you an overview of the various software solutions](https://getflowshare.com/screencast-tools-9-software-solutions-to-capture-your-screen-in-a-quick-and-easy-manner/): Which providers are there on the market? And how do the different tools differ? Stay tuned – **and of course in flow**! ## FAQs #### What is a screencast? A recording of screen activity, usually with narration, used to show how something is done. It is a video format, which makes it quick to produce and comparatively slow to consume or search afterwards. #### Should I make a screencast or a written guide? A screencast for explaining why something works, or an interaction that is hard to describe. A written guide for anything someone follows while working, because it can be paused, searched and read at the reader’s own pace. #### Which screencast software works on Windows 10? Any recorder that captures the desktop rather than a browser tab. Browser-based tools cannot record SAP GUI, ERP clients or other installed software, which rules them out for most internal process documentation regardless of Windows version. #### Can one recording give me a video and a guide? Not with a standard screen recorder, which stores frames rather than steps. FlowShare records each click as a discrete step with its own screenshot, so the output is a written guide that exports to Word, PDF or PowerPoint. **Categories:** Process Documentation --- ### [Create Interactive Guides: The 7 Best Interactive Demo Software Tools](https://getflowshare.com/interactive-demo-software/) **Published:** September 27, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** We explain what an interactive demo software is and compare 7 of the best interactive demo software tools which allow you to create interactive guides for customers and team members and thereby train users and showcase your product. **Content:** Interactive demo software lets people click through a process instead of watching someone else do it. This comparison covers seven tools, what each is built for, and which ones can document desktop software rather than web apps only. Welcome to our comprehensive guide on interactive demo software! If you’ve ever needed to create engaging and interactive demonstrations to showcase your products, train users, or simply captivate your audience, you know how essential it is to have the right tool for the job. In this article, we’ll explore and compare some of the top software options available for crafting impressive interactive demos. From feature-rich eLearning authoring tools to user-friendly screen recording platforms, we’ll dive into the strengths and weaknesses of each solution, helping you make an informed choice that perfectly aligns with your specific needs. Let’s embark on this journey of discovery and find the perfect software that will elevate your interactive demo creation process to new heights! ## **What are interactive demo software and what are their benefits?** ![interactive demo software](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Interactive-Demo-FlowShare-1024x616.png)Interactive Demo created with FlowShareSimply put, interactive demos are used to showcase products, software applications, or processes in a visually appealing and immersive manner. They typically include multimedia elements, including videos, images, audio, and animations, as well as interactive elements like clickable buttons, hotspots, quizzes, and simulations. The idea behind interactive demo software is to allow potential users to experience a new software, familiarize themselves with a process, or learn about procedures without working in the actual software. In a way, it is a kind of sandbox environment, where people can try and err with software freely. There are different use cases for interactive demos. The most common ones are employee training, customer support, and product sales and marketing. Based on the area where interactive demos are deployed, they offer different kinds of advantages. ### **1. Improve employee training with interactive onboarding guides** Imagine your company is introducing new software and now it is time to train employees to use the new system. What is a more engaging way for someone to learn how to complete a process: By someone telling them how to do it or by them directly trying out themselves? Interactive demos enhance engagement and captivate the audience by allowing them to actively participate and explore the content. The interactive elements, such as quizzes, clickable buttons, and simulations, encourage users to engage with the material actively. They also enhance the learning experience by providing hands-on practice and experiential learning. Users can interact with the content, reinforcing their understanding and retention of the information. Moreover, the learning experience can be personalized based on user interactions. This adaptability can cater to individual learning styles and preferences. While instructions are of course indispensable, so is hands-on training. Interactive demo software allows employees to work with new software in a training environment before ultimately transitioning into the live work-environment. ### **2. Provide better customer support with interactive user demos** Interactive demos can significantly enhance the quality of customer support, improve overall customer satisfaction, and even reduce the workload of support agents. Interactive demos allow support agents to visually demonstrate solutions to customers’ issues. Instead of relying solely on verbal descriptions, agents can show step-by-step instructions, making it easier for customers to understand complex procedures. The support is also more consistent and accurate. Moreover, customers are empowered to resolve their issues independently. By providing interactive guides or walkthroughs, customers can follow the instructions at their own pace, reducing the need for direct support interactions and unburdening the support team. By offering self-service interactive demos, the number of support calls and tickets may decrease, as customers can find answers to common issues on their own. Interactive demos provide more efficient support as agents can visually guide customers through solutions, leading to faster issue resolution. This is a win-win for both those seeking and providing support: The support quality is better while the workload is reduced. ### **3. Improve buyer experience: convince customers of your product with interactive demo software** Another great potential of interactive demos lies in their ability to demonstrate a product to would-be customers. **Interactive demos captivate prospects by offering an immersive and interactive experience.** The engaging nature of the presentation keeps potential customers interested and focused on the content. Moreover, sales representatives can showcase the key features and functionalities of products or services through interactive demo software. This hands-on approach helps prospects understand the value and benefits more effectively. To address specific pain points or needs demos can be customized. This increases the relevance of the presentation and makes prospects feel understood. ## **What kind of demo creation software tools are there?** ### **Screen Recording and Video Editing Software** Perhaps one of the simplest ways to demonstrate your software or processes is by [capturing them with a screencast.](https://getflowshare.com/screencast-why-you-should-record-your-screen-and-how-that-works/) You simply record your screen while you complete a certain process and – voila – you have a demo. Video editing tools allow you to make the demo interactive by adding annotations, callouts, and other interactive elements. Screen recording has the advantage of allowing the creator to add a voiceover explaining exactly what they do when performing a certain task. On the downside, while the capturing process is simple, the editing can be work intensive and time consuming. Moreover, if a demo is provided in video format, it can constitute a hurdle for the audience to actually take the time and watch an entire video. ### **Product Tour Tools: Create Interactive Manuals** with Interactive demo software Product tour tools are software applications that help businesses create interactive and guided tours to introduce their products or services to users. These tools are designed to provide a smooth and informative onboarding experience for new users, helping them understand the features, benefits, and functionalities of the product in a step-by-step manner. The biggest advantage of product tours is that the tool simulation is usually identical to the actual tool. THis means that users can almost “use” the software before buying it or practice a process before doing it live. Moreover, product tours can be done by users at their own pace. When considering a product tour tool, you should watch out whether the tool requires coding or not. A no-code tool is usually more practical but you may miss customizations. ### **eLearning Authoring Tools** These tools are specifically designed for **creating interactive training materials,** tutorials, and courses. They often include features like assessments, branching scenarios, and gamification elements to enhance the learning experience. While authoring tools are not a classical “demo” tool, they nevertheless help create interactive experiences of a given system or a process. The experience can be very detailed and elaborate and is ideal for extensive employee training. Of course, this also means that their use is restricted. They are not suitable to simply demonstrate a software to a potential customer. ## **Tool-Check: Top 7 Interactive Demo Software (Including Prices)** ### **1. FlowShare: Create interactive guides for support and employee training** with interactive demo software FlowShare allows you to swiftly create an interactive walkthrough product tour of any software that runs on windows. It actually is not a typical interactive demo tool but a process documentation software. But thanks to its [interactive HTML export format](https://getflowshare.com/interactivedemo/) you have the option to convert your step-by-step guides into interactive walkthroughs. Users can navigate this guide at their own pace, gaining insights into software functionality and processes through imitation. This makes FlowShare ideal for training employees in new software, for [introducing your product](https://getflowshare.com/for/creating-user-documentation/) to a new customer, [for onboarding](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/), and for generating [user-friendly (and actually helpful!) support documents](https://getflowshare.com/for/automated-software-documentation/). #### Automatically create well-designed step-by-step instructions with FlowShare The software operates seamlessly in the background while users complete a process. It documents every click made with a screenshot and merges the screenshots into professionally designed step-by-step instructions. Moreover, the software automatically generates concise descriptions of the action done in each step and indicates what has been clicked, using arrows or rectangles for markup. The ability to document processes on the job **makes FlowShare incredibly time-effective**. Its user-friendly interface ensures that virtually anyone can quickly create professional step-by-step instructions that are easily accessible. #### Various export formats and integrations Users [can export the instructions as an interactive demo](https://getflowshare.com/interactivedemo/), but also as a PDF, PNG, Word document, PowerPoint presentation, into SCORM format and more. [Via integrations](https://getflowshare.com/integrations/), they can also directly upload instructions to knowledge bases such as Confluence or content management systems such as WordPress. FlowShare runs on Windows and in order to find out whether FlowShare really fits your needs, you can try out the software free of charge. ### **2. Storylane: Demonstrate your product with interactive manuals** Storylane is an interactive demo platform that enables you to create a typical walkthrough-style interactive product tour. The software **works with web-based applications** and allows you to record an application through screenshots or HTML captures. Storylane is a no-code platform, which means that no traditional programming or coding skills are required to capture or edit the tours. Editing in Storylane is made simple with various buttons. These buttons enable you to insert your company name, change the logo in the demo, blur parts of the demo, or add additional content like video, audio, PDFs, or maps. In the HTML editor, you can directly edit screenshots and change details. #### Share demos and follow their performance with interactive demo software In the final step, users can effortlessly share the created demo through various channels. Options include embedding it on a website, sharing it via a link, distributing it as a GIF, or sending it via email. Additionally, users can track the performance of their interactive guide by monitoring clicks and time spent on the page. You can try out Storyline with a free trial, allowing you to publish one test demo. For more extensive use, users can purchase the software for $40 per month and per user. For advanced features such as the HTML editor, Storyline’s “growth” option is available for $500 for five users. ![online demo software FlowShare ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Storylane-website-1024x523.png)<https://www.storylane.io> ### **3. Walnut: Create interactive demos to increase sales** Walnut advertises with the claim that they want to do something against boring and “crappy sales demos”. Similar to Storylane, their browser extension allows you to capture any process in the browser and change for example colors, logo and the demo creator’s name. Walnut even includes a “Demo wizard” for automatic demo customization. Moreover, users can make their demos responsive for different screen sizes. Unlike FlowShare, which automatically generates descriptions of each step in the workflow, these text descriptions must be added manually in Walnut. It’s important to note that Walnut only captures published HTML sites; personal files via URL or PDFs cannot be captured. Additionally, Walnut is not supported on Microsoft Edge currently. #### Non-guided and guided software demos Walnut offers users to create non-guided demos (where users can click around freely) and guided demos (users follow dedicated guide steps). After editing, Walnut allows you to share the created demos via mail or to embed them on your website. Additionally, the software includes an analytics tool providing insights on demo performance data. Walnut does not offer a free trial, and pricing is only available upon request. ![try FlowShare software demo training ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Walnut-website-1024x524.png)<https://www.walnut.io> ### **4. navattic: Clone applications with the interactive software demo platform** Navattic is another interactive demo platform that advertises with the claim to enable interactive demos without any coding. The software captures front-end screens (HTML, CSS) and builds a “clone application” of the screen. This clone application then can be used for a product tour or a demo with various steps. However, unlike FlowShare, navattic does not automatically generate a text description of the individual steps in the workflow. #### Editing options and responsiveness After capturing the screen, users can customize and edit created demos by modifying texts and images. Navattic also offers users to blur or delete elements they prefer not to include in the demo. Furthermore, the tool allows adjustments to the appearance of the demo for different screen sizes. Navattic does not have a free trial and can be purchased for prices starting at $500 per month for companies with up to 100 employees. Discounts for startups may be negotiable. ![interactive tutorial maker FlowShare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/naavattic-website-1024x508.png)<https://www.navattic.com/> ### **5. Howdygo: Generate interactive demos and track their use** Howdygo is a burgeoning company that has developed a Chrome Extension for capturing and replaying any website. Similar to other demo tools, Howdygo allows users to customize their demos by editing names, adding images and texts and making annotations. Additionally, users have the option to include a call-to-action button in their demos. #### Share manuals and track success After creating a demo, users can share it by embedding it on their website, sending it via email, or distributing it through social media channels. In order to track success, Howdygo can be integrated with an analytics tool. This can reveal data on opening rates and the number of completed demos. Howdygo offers pricing starting at $39 per month for a basic package with limited features. The most popular version, which includes HTML editing capabilities, is available for $159 per month. ![Interactive Demo Software screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Howdygo-website-1024x520.png)<https://howdygo.com> ### 6. Minerva: Craft interactive demos with video and voice (Discontinued) Minerva is a **content creation platform** that operates in the browser. It empowers users to craft interactive demos and “how to”-guides as well as tutorials that are enriched with video and voice elements. Minerva **promises to “gussy up” guides with artificial intelligence**: The software uses AI to enrich text descriptions with contextual information. Users can further customize their demos by editing text, adding visual elements, videos, or incorporating their own voice into the guides. ### 7. Reprise: Interactive demo software builder for marketing and sales Reprise is another interactive demo platform that targets to enable software companies to capture their product within seconds. It offers a comprehensive suite of features, including demo creation and sharing, detailed analytics, and integration with marketing technology tools. With these features, Reprise is especially targeted towards Sales and Marketing teams. Reprise includes the option to edit the data in the screenshots and to change colors, logo and author name in the guides. Furthermore, users have the option to add variables (such as date or author) in the demo-screen which automatically update. #### Combined demo creation and analytics In the analytics section of Reprise, users gain insights into the performance of their demos, as well as data regarding the engagement of colleagues and customers. Reprise does not offer a free trial of its software and there is no public information on its cost. Customers can get information on Reprise’s price upon request. ![What are interactive demo software and what are their benefits?](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Reprise-website-1024x514.png)<https://www.reprise.com> ## Comparison: Interactive Demo Software Guides and Their Features | **Tool** | **Type** | **What can be captured?** | **Editing Options** | **Biggest Benefit** | **Pricing** | **Free Trial?** | |---|---|---|---|---|---|---| | FlowShare | Process documentation software | Desktop and browser | Insert Text and images, colors, blur, draw, change arrow, crop | Automatic screen capture and text generation for any application (time saving) | Starting at $32 per month and per user | Yes | | Storylane | Product Tour Tool | Browser | Insert text and logo, change screen elements in HTML editor (blur, remove, replace) | Editable screens in the HTML editor (Growth plan) | Starting at $40 per month and per user (growth plan: $500 for 5 users) | Yes | | Walnut | Product Tour Tool | Browser | Colors, logo, insert text and images | Non-guided demos (users can click around freely) and guided demos (dedicated guide steps) | No public information, price upon request | No | | navattic | Product Tour Tool | Browser and desktop | Edit text or images, blur or delete elements | Responsiveness: Possibility to adjust the appearance at different screen sizes | Starting at $500 per month (up to 100 employees, discounts for startups) | No | | Howdygo | Product Tour Tool | Browser | Edit names, images, text, annotations | Add a call to Action-button in your demos | Starting at $39 per month and per user | No | | Minerva (disc.) | Screencast / Documentation software | Desktop and browser | Edit text, visual elements, add videos or your own voice | Possibility to integrate video or voice into the guide | Starting at $7 per month and per user | Free basic version with limited features | | Reprise | Product Tour Tool | Browser | Edit data/ variables in screenshot, colors, logo, author name | Possibility to add variables (such as date) in the demo-screen that update automatically | No public information, price upon request | No | Comparison of interactive demo tools## **Summary: Derive value from using interactive demo software** These are only some tools you can use to create interactive manuals, for example to boost sales of your product, to improve your IT support or to train customers and colleagues. The different interactive demo software types for creating interactive manuals: 1. **Screen Recording Software** 2. **Product Tour Tools** 3. **eLearning Authoring Tools** all have their respective **strengths and ideal use cases**. We are interested in *your* opinion: How do you perceive the creation of interactive demos with FlowShare? You can get started now by trying out the software for free. Share your opinion about FlowShare and its interactive export format with us via <info@getflowshare.com>. ## FAQs #### What is interactive demo software? Tools that turn a recorded process into a clickable walkthrough, so the viewer performs the steps instead of watching someone else do them. They are used for product demos, software training and onboarding new users. #### Do I need an interactive demo or a step-by-step guide? A demo simulates the software; a guide documents it. Demos are stronger for first exposure and for prospects, while guides are stronger at the moment someone has to complete the task in the real system with real data. #### Can these tools record desktop software like SAP? Most cannot, because they are browser-based and record web applications only. If the process runs in SAP GUI, an ERP client or another installed Windows application, you need desktop capture, which is what FlowShare provides. #### Which one should I pick for software training? Match the tool to where the software runs and where the data is allowed to go. Browser-only tools are fine for SaaS products, while regulated or on-premises environments usually need local capture, which narrows the list quickly. **Categories:** Process Documentation --- ### [SAP Enable Now Alternative - FlowShare?](https://getflowshare.com/sap-enable-now-alternative-flowshare/) **Published:** September 22, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Is the e-learning software SAP Enable Now right for you? Or is an SAP Enable Now alternative like the software FlowShare a better fit for you? **Content:** Looking at SAP Enable Now alternatives usually starts with cost and ends with setup time. Here is an honest comparison with FlowShare, including where Enable Now is the better fit. #### What can Enable Now from SAP do? Is the SAP software right for you or is an SAP Enable Now alternative a better fit? Perhaps you are currently faced with a decision yourself: You are dealing specifically with the topic of documentation or knowledge management and are asking yourself: What to do? Should you purchase the SAP Enable Now software solution for [“all aspects of corporate learning”](https://www.sap.com/germany/products/hcm/enable-now.html?url_id=text-de-404-reclink) in your company? Or is there an SAP Enable Now alternative that might be a better fit for you? Don’t worry, you are not alone. In recent months, several companies have contacted us with the question: ## SAP Enable Now or FlowShare – which suits us better? With this article, we will give you some guidance and help you get a little closer to your solution on the topic of “SAP Enable Now (Alternative)”. In the first step, it is essential that you answer a few basic questions: ### Basic questions for the right e-learning software - Do you plan to create or document content centrally (power user) or decentrally (user-generated content) in your company? - How much content do you want to generate? - What and how many resources do you have for this? - Do the content creators have experience in documenting or are you prepared to provide sufficient training to key personnel? If you want to generate content easily and quickly, decentralized and without any training effort, and if you want to own the content in the end, FlowShare might be the solution for you. However, there are cases where the decision is not quite so simple: For example, if you just start working on the e-learning topic or if you want to create content on a rather small scale. Or if it is not yet entirely clear who is going to create learning content at your company in the future and who the target group will be. For this case, we provide you with an overview and elaborate on the respective strengths of Enable Now and the Enable Now alternative FlowShare with this article. ## FlowShare vs. SAP Enable Now – Overview | Functions | SAP Enable Now | FlowShare | |---|---|---| | Training period | Training required (3-10 days familiarization, depending on prior experience) | No training required, ready to use within minutes | | Availability | Cloud or on-premise | On-premise with optional cloud component | | Languages | Over 40 languages, translation of text and screen | Translation of text to 29 languaages | | Training material output formats | Videos, simulations, process documentation, e-learning courses, tests, solution manager content, context-sensitive instructions, e-learnings, training manuals | Editable flow file, PDF, Word, PNG, PowerPoint, HTML (interactive demo), xAPI, SCORM, OpenRPA, video via Synthesia, individual connection to wiki systems via integrations | | Distribution or sharing of created training materials with users outside the organization allowed? | No | Yes | | Costs | Variable costs on a large scale | From $45 per month per workstation, modular applicable | | Further editing possible? | Yes, comprehensive | Yes, limited, in the software as well as the finished documentation in Office | | Adaptation to corporate identity? | Yes, comprehensive | Colors, logo, fonts, design, upload your own PowerPoint or Word template | | Platform for the learning content? | Yes | Yes. Also integration into existing platforms possible (e.g. WordPress, Confluence, Guru) | | Software compatibility | 32-bit optimal, with 64-bit additional effort | 64-bit | | Free trial? | No | Yes | ## SAP Enable Now alternative The declared goal of Enable Now is to make knowledge transfer efficient. For this purpose, the software offers a [**comprehensive range of functions**](https://www.sap.com/germany/products/hcm/enable-now.html?url_id=text-de-404-reclink). From simulations and test scripts to e-learning videos and transaction documentation**.** In addition, training manuals, demos, and context-sensitive user assistance are also possible with Enble Now. A wide range of materials and formats can be generated and accessed and shared via a **database** . #### Availability and languages of SAP Enable Now Furthermore, Enable Now is available both in the cloud and on-premise and offers automatic translations in over 40 languages. Especially handy is the automatic screen translation: Enable Now’s re-recording capability allows a recording made in German to be automatically replicated in another language and saved to a new file. Without the need for explicit knowledge of the foreign language , it is thus possible to quickly create instructions in many different languages. With Enable Now, information can be imported from various formats and the materials can be edited afterwards. For the latter, linking with external programs, such as Paint, is also possible. Overall, the software enables comprehensive development, editing and distribution of learning content. #### Ideal use case for SAP Enable Now Enable Now is especially useful when you want to display complex content in combination with media such as graphics or process diagrams. The e-learning software is also very helpful for disseminating information in different languages. An important use case is the knowledge base: Enble Now is very well suited for building a complete knowledge management system. The software enables power users to produce a wide variance of documents with high quality and information density. #### SAP Enble Now a little less complex: Instant Producer Less trained software support staff can be involved using the “Instant Producer”. The Instant Producer is one of the four components of Enable Now and is less extensive in its post-processing capabilities. It can be released to certain users, e.g. to record department-specific processes. In this way, the Instant Producer also enables decentralized documentation to some extent. Nevertheless, the **Instant Produceris still relatively complex** and is usually only made available to a very limited number of employees. Post-processing of content from Instant Producer is possible only for users with an author license. ### SAP Enable Now advantages in a nutshell: - Comprehensive functions, output formats and editing options - Support for more than 40 languages - Presentation of complex content with high information density - Cloud and on-premise availability ### Hurdles in the application of SAP Enable Now However, there are also less suitable use cases: Content generated with Enable Now is subject to the consumer licensing model. This means that redistribution of the materials is not permitted. Instead, the content may only be used within the company. This might be difficult for training companies and external authors. The reason is that they do not have an influence on whether their customers own the SAP license or not. #### High license costs In addition, the whole thing has **its price** , of course. It is difficult to make general statements, because the price of SAP’s Enable Now can vary depending on the company and the use case. Overall, it can be said that the costs reflect the wide range of possibilities of the software – and are accordingly extensive. Even for small companies, these costs can be in the four-digit range annually. #### Complexity Moreover, a major advantage of Enable Now can simultaneously become its pitfall. The large range of functions is also accompanied by **complexity** . For successful use, initial consultation is required after installation. Without such training, Enable Now can hardly be used. Depending on the intended use and existing infrastructure, a **lead time of** roughly 3-10 days should be allowed for before using the software. #### Personnel requirements for SAP Enable Now In addition, companies need to be aware that even after the introduction of Enable Now, capacity will be needed on an ongoing basis to take care of content preservation. The software provides the framework, but it must be filled with content independently. Ideally, Enable Now is handled by someone who is trained for the software, at the same time, knows the company’s processes. This person can then communicate the content with the software and, if possible, also convey it to colleagues with the help of training. If there is no power user who is familiar with Enable Now and is responsible for its maintenance, the content will quickly become outdated. #### 32-bit alignment It is still important to note that Enable Now is targetedat 32-bit applications . This means that users can document 32-bit applications. For other 64-bit applications, your organization may face increased workload and additional costs because subprograms must be written to use Enable Now. ### Expert opinion Jörn Halsinger is a trainer and author for IT training projects in the SAP environment and appreciates the variable application possibilities of the software: *“Enable Now is huge. It has possibilities far beyond what was common in the past. The SAP original software offers tremendous possibilities and opportunities for companies **that want to build a comprehensive knowledge management system**.”* He himself uses the software to create, for example, *“user documentation, training presentations and simulations”* that are incorporated into training courses. > *“In addition, these can also be **integrated into customer support systems, such as DesktopAssistant, as needed**.”* > > Jörn Halsinger, IT expert #### Required resources and dependencies with Enable Now At the same time, Jörn makes it clear that Enable Now is very *“intense”*: *“I need to be clear that deploying Enable Now is not something that can be done on the fly. As a company, resourcesneed to be createdinternally for such a system to take care ofit”*. On the one hand, according to Jörn, Enable Now requieres time for use, and on the other hand, a certain amount of user knowledge is needed. The latter should be acquired in training courses. As an SAP trainer, Jörn is also dependent on his customers: *“If customers **don’t have Enable Now licenses, the training can’t be created with the software because of the SAP licensing model**.”* ## FlowShare for Test Report Documentation and Training Documentation (SAP Enable Now Alternative) Compared to the universal software SAP Enable Now alternative, FlowShare is the little magic dwarf. The documentation software provides fast and easy **automated creation of step-by-step instructions**. FlowShare runs on-premise and on Windows. It supports the languages German, English and French. The creators of FlowShare currently work on further languages. In the future, FlowShare will enable automatic translation into more than 30 languages. As with Enable Now, documents that have already been recorded can then also be translated automatically. Starting at $45 per author license per month, FlowShare represents a much more flexible and smaller investment than Enable Now. #### Ideal use case for FlowShare SAP Enable Now alternative, FlowShare, digital processes can be automatically recorded in the exact moment when they are performed and thus captured for other users. The generated click instructions can be saved in various **formats** : From PDF, to PowerPoint, Word and PNG, to HTML format for direct embedding into the company wiki. In addition, the instructions can be adapted to the corporate identity with the color selection and the company logo. Furthermore, own customized templates for PDF and PowerPoint can be created. This gives users a great deal of freedom to adapt their instructions and training documents precisely to their own needs. FlowShare is already being used extensively by companies and administrations, [for example to train employees in ERP and IT processes](https://getflowshare.com/case-study-training-materials-and-test-reports-with-flowshare/) or to make [onboarding ](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/)simple and effective. ### Advantages of FlowShare as SAP Enable Now Alternative Besides the price, its simplicity is a big advantage of the software: FlowShare was developed to record user knowledge efficiently and quickly. It is intentionally a “small solution” that can be used to record any kind of process without any effort. The software is understandable for everyone and does not require any training time. In this way, not only trained employees from the [IT department](https://getflowshare.com/for/automated-software-documentation/) or from [onboarding](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/) can use FlowShare. Instead, every employee in the companyisempowered to record and share their user knowledge. #### FlowShare enables user-generated content This follows the general trend of “user-generated content”: instead of the providers of a software or IT support, the actual users of a medium create the associated content. This is because users often have a better insight and understanding of the issues and processes involved through their personal experience. This is especially important in light of increasingly decentralized companies and increased specialization. With the help of FlowShare, experts can document their unique expertise themselves. #### Compatibility: Flowshare and SAP GUI FlowShare is a multi-talent that actually works with any other software. Since version 2.13, the documentation software is also compatible with the still widely used desktop application SAP GUI. As of this version, [FlowShare can recognize and read SAP GUI controls](https://getflowshare.com/sap-gui-documentation/), which enables fast and easy documentation. This is because FlowShare automatically creates appropriate descriptive texts for the steps created, as well as automatic outlines of clicks. #### FlowShare instructions are only owned by you In addition, once FlowShare instructions are created, they are completely owned by you. This means that unlimited distribution of the instructions is possible and the materials can also be incorporated, e.g. in HTML format, directly on the company website, in the wiki or wherever else they should be. Unlike Enable Now, this allows FlowShare content to be uploaded into your existing systems. FlowShare includes [direct integration to tools](https://getflowshare.com/integrations/) such as WordPress, Confluence and Guru. FlowShare can be downloaded and tried for free on the miraminds website. Currently, the developers of FlowShare are also working on further solutions in the direction of performance support and intelligent, context-sensitive help. ### Advantages of FlowShare in a nutshell: - More cost effective and flexible - No training period – directly applicable - Unlimited distribution of the instructions - Integration with your existing systems - Free trial version – try without risk ### Potential hurdles when using FlowShare as an SAP Enable Now alternative If you compare FlowShare and Enable Now, it quickly becomes clear that FlowShare comes with a much smaller feature set. It does not provide the wide range of output formats that can be output with Enable Now and allows limited editing of the generated instructions. This also means that animated click instructions created with Enable Now cannot be created one-to-one in the same way with FlowShare. FlowShare also allows you to create click instructions, but in a simplified version. In return, the effort required to create them is also significantly less than with Enable Now. SAP Enable Now alternative feedback? ### Expert opinion on the SAP Enable Now Alternative FlowShare The expert Jörn Halsinger also perceives these arguments: *“The advantages of FlowShare are the**ease of use**, because it does not require much training, and an **attractive pricing and licensing model**. The licensing model allows us to create user documentation with our computers on behalf of the customer and also **to reworkit if necessary without the customer having to purchase the software**.”* For him, the biggest differences lie in the: *“post-processing and reusability of raw recordings”*: *“FlowShare is a simple tool that is **very well suited for the area of click instructions due to its easy-to-use user interface** . We like to use it for customers who don’t want or can’t use a big software solution. For creating simple user documentation in the form of click instructions, it’s a good tool.”* Jörn Halsinger, IT expert ![choose the right documentation tool ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/05/Abwagen1.png)### Conclusion on the SAP Enable Now Alternative: SAP Enable Now is a useful software with impressive functionality, developed and optimized for over 20 years. However, that the purchase is worthwhile for you depends on certain conditions. When making your decision, it depends a lot on your goals and budget for your e-learning software. SAP Enable Now’s strengths lie in its automatic translations into many languages, collaborative and detailed work, editing the content, and creation of simulations. It is well suited for very high expectations of learning content and extensive need for post-processing, as well as, for example, the establishment of comprehensive knowledge management. #### For SAP Enable Now you need power users and the right budget The prerequisites for Enable Now are power users who have been trained on the software and have didactic know-how to get the most out of it. Additionally users need to be able to provide the budget for training and afford the cost of the software itself. In addition, the use of Enable Now can only work under the condition that the target audience of the learning content, such as the creators, also has a license of the software. #### FlowShare distributes the documentation on different shoulders SAP Enable Now alternative, FlowShare is designed to provide potentially any employee with immediate, solid and easy documentation. The approach behind this is to be able to distribute documentation on several shoulders without having to be trained beforehand and still guarantee consistent and high quality of the instructions. Any employee who owns a FlowShare license can create and edit the created guides. The instructions, in turn, belong to you and can be accessed at any time. This means that anyone inside or outside the company can use the content, even without having installed FlowShare, SAP Enable Now alternative. The fact that FlowShare documents can also be shared with your customers makes the software especially interesting for trainers and software vendors. For example, [ERP projects can also be successfully implemented by external trainers by using FlowShare](https://getflowshare.com/for/erp-documentation/). #### [SAP Enable Now Alternative FlowShare](https://getflowshare.com/alternatives/sap-enable-now/) A big advantage if you are not quite sure yet: You can easily test FlowShare for free and without any risk. You can also look at it this way: Enable Now is the A380, FlowShare is the air cab (in terms of price as well as functionality) – the question in which constellation you need which one of them depends on your situation. We hope that this overview will help you to better evaluate our solutions and decide which software to purchase. In general, there are of course a [number of other solutions](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) besides Enable Now and FlowShare – all with their own advantages and disadvantages. If you have any further questions, please feel free to contact us at support@getflowshare.com ### FAQs #### What are the main SAP Enable Now alternatives? They range from full enterprise enablement platforms to lightweight capture tools, including FlowShare, ClickLearn and general documentation software. The choice depends mainly on whether you need in-application guidance or step-by-step documentation you can export. #### When is Enable Now still the better choice? When you need in-application performance support embedded inside SAP, simulation-based training, and a large enablement programme with staff to run it. That is a different job from producing documentation quickly during a project. #### Can we run both? Teams do. Enable Now for a structured enablement programme, and a capture tool for the day-to-day documentation that has to be produced by key users during a project rather than by a training department.. #### How does FlowShare compare for documenting SAP processes? FlowShare is a desktop capture tool: it records SAP GUI and S/4HANA transactions on the Windows desktop and exports guides to Word, PDF or PowerPoint, on premises. It is faster to set up and narrower in scope than a full enablement platform. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Screencast 101: Die Kunst, perfekte Bildschirmaufnahmen zu erstellen](https://getflowshare.com/screen-recording-via-screencast/) **Published:** October 20, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Einen Screencast erstellen heißt mehr, als den Bildschirm zu filmen. Wir zeigen, wie Bildschirmrecorder arbeiten, wann ein Bildschirmvideo die richtige Wahl ist, und wann eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung Ihrem Team deutlich mehr bringt. **Wenn Texte nicht ausreichen, kommen Screencasts zum Einsatz. Entdecken Sie, wie Bildschirmaufnahmen Wissen vermitteln und Verständnis schaffen.** Stellen Sie sich vor, ein Kollege hat ein Problem mit der Nutzung einer Software. In der Regel beginnt eine Abfolge der folgenden Dinge: ein Schulterklopfen, dann eine E-Mail an den IT-Support nach der anderen, der IT-Support meldet sich mit klärenden Fragen – und wieder zurück. Die Kommunikation geht hin und her wie ein Ping-Pong-Ball, aber die Lösung kommt nicht oder nur sehr, sehr spät. Die E-Mails enthalten verwirrende Erklärungen darüber, was angeklickt wurde und was angeklickt werden sollte. Es werden Texte verschickt, in denen beschrieben wird, wie die Software zu benutzen ist – aber keine praktische und schnelle Hilfe. Manchmal hilft das alles nichts. Aber was hilft denn dann? In solchen Situationen sagt ein Video mehr als tausend Worte – oder 100 E-Mails. Dies sind Situationen, in denen so genannte **Screencasts** verwendet werden. ![Screencast Tools selection](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/01/Screencast-Tools1-1.png)## Was genau ist ein Screencast? Ein Screencast, auch **Bildschirmaufnahme** genannt, ist eine Videoaufzeichnung des Computerbildschirms. Stellen Sie sich eine dynamische Aneinanderreihung von Screenshots vor, die zu einer kohärenten, lehrreichen Geschichte verwoben sind. Die Bildschirmaufzeichnung wird dann oft **durch einen Audiokommentar mit weiteren Erklärungen ergänzt** und manchmal auch durch Webkameraaufnahmen erweitert. Es ist auch möglich, den Bildschirm in Echtzeit zu übertragen. In diesem Fall sprechen wir von **Bildschirmfreigabe**. Und wenn es auf Unmittelbarkeit ankommt, tritt die Live-Bildschirmfreigabe ins Rampenlicht, die eine Zusammenarbeit und Problemlösung in Echtzeit ermöglicht. ## Wie funktionieren Bildschirmrecorder? Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter von Screencast-Software zur Bildschirmaufnahme. Je nach verwendetem Tool legen Sie zunächst Faktoren wie Bildausschnitt (Erfassung des gesamten Bildschirms oder nur eines bestimmten Bereichs), Video- und Audiodatenkompression für die Erstellung verschiedener Dateien fest. Dann starten Sie die Aufnahme durch Drücken der Aufnahmetaste und der Videodatenstrom wird aus der Abfolge der Einzelbilder erstellt. Nach der Aufnahme kann das Video je nach Software mehr oder weniger stark bearbeitet werden, z. B. durch Schneiden und Nachvertonen oder Einfügen von zusätzlichen Elementen. Der fertige Screencast kann auch exportiert und auf Portalen wie YouTube geteilt, per E-Mail oder über einen Link verschickt und gespeichert werden. ![Zielgruppe](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Zielgruppe.jpeg)## Was sind die wichtigsten Anwendungsfälle für Screencasts? Die Einsatzgebiete für Bildschirmaufnahmen sind vielfältig: Bildschirmaufnahmen werden für **Webinare, E-Learning, Anleitungen und Tutorials oder auch Let’s Play-Videos** verwendet. Die Zielgruppe ist daher auch breit gefächert und reicht von Kunden, Kollegen und Followern bis hin zu Freunden und Familienmitgliedern. ## Wozu sind Screencasts und Bildschirmaufnahmen gut? ### Wo Screen Rercordings glänzen: Screencasts haben den offensichtlichen Vorteil, dass sie abstrakte Vorgänge auf dem Computer einfach abbilden. Anstelle von langatmigen Erklärungen und Beschreibungen bieten sie **eine visuelle Darstellung genau der Prozesse, die ausgeführt werden müssen.** Gerade komplexe Aufgaben und Prozesse lassen sich mit Screencasts sehr komfortabel und schnell veranschaulichen. Diese visuelle Unterstützung ist oft einfacher zu verfolgen und kann zu einem besseren Verständnis führen. [Studien zeigen, dass Screencasts ein effizientes Instrument für besseres Lernen sein können](https://www.researchgate.net/profile/Steven_Lloyd2/publication/248701403_Screencast_Tutorials_Enhance_Student_Learning_of_Statistics/links/5621478708ae93a5c927ddad/Screencast-Tutorials-Enhance-Student-Learning-of-Statistics.pdf). Sie bieten eine einfache Möglichkeit, zu dokumentieren, **Demos zu erstellen und Wissen auszutauschen, auch über Zeit und Ort hinweg**. Darüber hinaus ist die Nachfrage groß: Kunden fragen manchmal gezielt nach Videos als Ersatz für schriftliche Erklärungen. Es ist kein Zufall, dass YouTube nach Google die zweitgrößte Suchmaschine der Welt ist – bewegte Bilder sind gefragter denn je. Dennoch haben Screencasts auch ihre **Nachteile**. Ihre Herstellung ist **kostspielig und erfordert einige Erfahrung** und eine klare Planung. Ein einmal erstellter Screencast lässt sich nicht so einfach aktualisieren wie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, z. B. wenn Software-Updates vorgenommen werden. ### Wo Screencasts versagen: Screencasts haben auch ihre Schwächen für die Nutzer. Videos können schnell sehr lang werden, insbesondere wenn sie komplexe Themen behandeln, und erfordern viel Zeit zum Anschauen: Immerhin folgen sie dem Videomacher **in** Echtzeit. Das Zurückspulen ist auch deshalb schwierig, weil man nie weiß, welches wichtige Detail in der nächsten Minute des Videos zu sehen sein wird. Screencasts **bieten keinen guten Überblick**, sondern erfordern in der Regel das Ansehen des gesamten Videos. Für Fragen zu kleinen Details sind Screencasts nicht das richtige Medium, um Informationen zu vermitteln. Aus diesen Gründen sollten Screencasts als Kommunikationsmedium nie allein stehen. **In Kombination mit einem Helpdesk, dem Kundensupport und schriftlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen können sie jedoch ein äußerst hilfreiches** Medium für Kunden und Kollegen sein, um Informationen weiterzugeben. Lange Videos und komplexe Bearbeitungen können eher ein Hindernis als eine Lösung darstellen, insbesondere wenn sie durch Software-Updates veraltet sind. Der FlowShare-Ansatz ist anders. Es ist ein Werkzeug, das der Schnelllebigkeit der Unternehmenswelt und dem hohen Wert, den sie auf Zeit und Klarheit legt, Rechnung trägt. ## Welche Alternativen gibt es zu Screencasts? Wenn der Schwerpunkt auf der Vermittlung der Verwendung einer bestimmten Software oder der Behebung von Anwendungsproblemen liegt, können die Alternativen zu Screencasts besonders geeignet sein, um das Lernen und das Engagement der Benutzer zu verbessern: ### **Alternativen (oder Ergänzungen) zu Screencasts:** 1. **Schritt-für-Schritt-Anleitungen:** Wenn Sie glauben, dass Sie immer noch einzelne Screenshots erstellen und Texte von Hand eintippen müssen, wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellen wollen, dann irren Sie sich gewaltig. Mit Tools wie [FlowShare](https://getflowshare.com/de/ "Erstellen von Anleitungen auf einfache Weise"), die den gesamten Prozess der Leitfadenerstellung automatisieren, dauert die Erfassung des gesamten Schritt-für-Schritt-Leitfadens nicht länger als die Aufnahme eines Videos des Prozesses. [Sie können Screenshots erfassen und mit Anmerkungen versehen, um klare und prägnante visuelle Anleitungen zu erstellen. ](https://getflowshare.com/de/how-to-guides-erstellen-ganz-einfach/ "Erstellen von Anleitungen auf einfache Weise")Außerdem können Sie sie jederzeit überarbeiten und aktualisieren, ohne sie von Grund auf neu aufzeichnen zu müssen. Arbeitsanweisungen, die durch Videos ergänzt werden, können die Merkfähigkeit erhöhen und die Lernkurve erheblich verkürzen. Diese Art von Leitfäden kann der Nutzer in seinem eigenen Tempo konsumieren. 2. **Interaktive Tutorials mit simulierten Umgebungen:** Während Schritt-für-Schritt-Anleitungen immer noch statische Dokumente sind, die entweder offline als PDF oder online als HTML-Seiten zur Verfügung stehen, gehen [interaktive Tutorials und interaktive Produktdemos](https://getflowshare.com/de/interaktive-demo-software/ "Interaktive Anleitungen erstellen: Die 7 besten interaktive Demo Software-Tools") noch einen Schritt weiter und sorgen für ein immersives Erlebnis. Wenn Sie möchten, dass Ihr Publikum den Prozess wirklich erlebt und nicht nur zusieht, wie Sie ihn in einem Screencast durchführen, sind interaktive Demos der richtige Weg. Dies ist besonders nützlich, um die Navigation in der Software und die Fehlersuche zu beherrschen, ohne dass es zu kostspieligen Fehlern in einer Live-Umgebung kommt. Oder wenn Sie Screencasts erstellen möchten, um Ihr Produkt zu präsentieren. 3. Digitale Adoptionsplattformen (DAPs): DAPs wie [Userlane ](https://userlane.com)bieten interaktive Anleitungen auf dem Bildschirm direkt in der Software-Umgebung. Sie bieten einen praxisnahen Lernansatz, der für Benutzer, die bestimmte Funktionen verstehen oder Probleme in Echtzeit beheben müssen, interessanter und effektiver sein kann und eine praktische Alternative zu herkömmlichen Screencasts darstellt. 4. **Microlearning-Module:** Kurze, fokussierte Schulungsmodule, oft videobasiert, die bestimmte Funktionen oder Probleme innerhalb der Software behandeln. Plattformen wie [KnowHow Nugget Finder](https://getflowshare.com/de/integrationen/know-how/know-how-3/ "Know How Nugget Finder") oder [Avendoo](https://getflowshare.com/integrations/avendoo-learning-world/ "Know How Nugget Finder") ermöglichen die Erstellung solcher gezielten Lernerfahrungen. 5. **KI-gestützte Video-Tutorials mit Heygen oder Synthesia:** Durch den Einsatz von KI-Plattformen können benutzerdefinierte Video-Tutorials erstellt werden, in denen KI-Avatare die Benutzer durch Prozesse führen oder Probleme beheben, wodurch das Lernerlebnis persönlicher und skalierbarer wird. Wenn Sie Anleitungen und Video-Tutorials für die Nutzung von Anwendungen erstellen möchten, bietet die Integration von [FlowShare und Synthesia](https://getflowshare.com/de/integrationen/synthesia/synthesia-6/ "Verbinden Sie FlowShare mit Synthesia") den schnellsten Weg zu qualitativ hochwertigen Video-Tutorials. 6. **Webinare und Live-Demos:** Diese ermöglichen eine Interaktion in Echtzeit, bei der die Ausbilder auf die Fragen der Teilnehmer eingehen und Softwareanwendungsfälle oder Fehlerbehebungen live demonstrieren können, was besonders bei komplexen oder neuen Problemen von Vorteil sein kann. ## Screencast im Zeitalter der KI Wenn Sie mehr als nur eine Bildschirmaufnahme suchen, sondern Screencasts in großem Umfang produzieren wollen, sollten Sie sich neue Tools wie Synthesia ansehen. In der Zeit, in der KI nicht nur ein Assistent, sondern ein kreatives Werkzeug ist, hat Screencasting ein revolutionäres Gegenstück in Synthesia gefunden, einem Tool, das die Videoerstellungslandschaft verändert, indem es Ihnen ermöglicht, schnell KI-kommentierte Videos zu erstellen. Diese Plattform macht herkömmliche Filmaufnahmen überflüssig und bietet eine Reihe anpassbarer KI-Avatare, die Softwarefunktionen mit menschenähnlichem Feingefühl und Interaktion erklären können. In Verbindung mit FlowShare bereichert Synthesia das Unterrichtserlebnis und schafft eine Dynamik, die die Starrheit herkömmlicher Bildschirmaufnahmen überwindet. Einen detaillierten Einblick in Synthesias neuen Ansatz für Video-Tutorials und die Integration mit FlowShare, die sowohl die Mitarbeiterschulung als auch den Kundensupport verbessert, finden Sie in unserem ausführlichen Artikel [hier](https://getflowshare.com/de/ki-videotutorials-mit-synthesia/). Diese Zusammenarbeit läutet eine neue Epoche der intelligenten Videoproduktion ein und bietet eine ansprechende, kosteneffiziente und zeitsparende Lösung, die sich an die sich entwickelnden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lässt. ## Praktischer Leitfaden für die Aufzeichnung Ihres Screencasts Ein gutes Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von Screencasts ist unser FlowShare-Kunde [MaxBrain](https://www.maxbrain.com/ "FlowShare and Nugget Creator: MaxBrain’s way to 50 Learning Nuggets in one week"). Das Softwareunternehmen nutzte FlowShare, um innerhalb einer Woche 50 [Lernnuggets](https://getflowshare.com/de/learning-nuggets/ "FlowShare and Nugget Creator: MaxBrain’s way to 50 Learning Nuggets in one week") zu erstellen. Diese Lernnuggets umfassten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und einen Screencast. FlowShare half bei der Erstellung eines Drehbuchs für das Video, was die Kombination perfekt machte. Auf diese Weise bietet das Unternehmen **für jeden Bedarf die perfekte Lösung.** Die Kunden können individuell entscheiden, welches Format für sie am besten geeignet ist, und sich von dem gewählten Format helfen lassen. ![Praktischer Leitfaden für die Aufzeichnung Ihres Screencasts](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Erfolg.jpeg)Damit auch Sie Ihren eigenen Screencast erfolgreich erstellen können, haben wir hier ein paar Tipps und Tricks für Sie. Wenn einige grundlegende Dinge von Anfang an beachtet werden, steht der Erstellung eines erfolgreichen Screencasts nichts im Wege: ## Checkliste für einen erfolgreichen Screencast ### **1. Rämen Sie Ihren Desktop auf:** Überprüfen Sie Ihren Desktop, bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, und blenden Sie private Elemente oder Inhalte aus, die nicht in Ihrem Screencast erscheinen sollen. Ein schlichter Hintergrund kann Professionalität vermitteln und lenkt nicht vom Videofluss ab. ### **2. Definieren Sie ein klares Ziel:** Machen Sie sich im Vorfeld klar, was **genau** Sie mit dem Video sagen wollen und welche Inhalte Sie vermitteln möchten. Vermeiden Sie zu viele Ziele auf einmal, sondern halten Sie sie kurz, klar und einfach. ### **3. Legen Sie Abläufe mit einem Drehbuch fest** Auch wenn die Abläufe eigentlich Routine sind: Wenn die Bildschirmaufnahme läuft, neigen manche Menschen dazu, plötzlich zu vergessen, welche Sequenz sie demonstrieren wollten. Deshalb gilt immer: Legen Sie zunächst genau fest, welche Klicks Sie in welcher Reihenfolge erfassen wollen. Anschließend können Sie diese Sequenz in einem kleinen Skript für sich festhalten. Ein Dokumentationstool wie FlowShare kann Ihnen bei der Erstellung eines Drehbuchs für Ihren Screencast hilfreich sein, da es Ihnen ermöglicht, jeden Schritt Ihres Prozesses automatisch zu erfassen. ### **4. Definieren Sie Standards** Vor allem bei einer Reihe von Screencasts lohnt es sich, im Vorfeld über Videostandards nachzudenken. Diese definieren die Eckdaten Ihrer Aufzeichnung und einen einheitlichen Rahmen. Standards können z. B. eine einheitliche Bildschirmauflösung und Videolänge sowie wiederkehrende Elemente wie das Startbild, der Name des Autors oder Erklärungsboxen mit zusätzlichen Inhalten sein. ### **5. Präzise Aktionen und flüssige Mausbewegungen** Wenn die Aufzeichnung läuft, gilt Folgendes: Gehen Sie strukturiert nach Ihrem zuvor erstellten Skript vor. Werden Sie nicht hektisch, sondern nehmen Sie sich Zeit und machen Sie eine Aktion nach der anderen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Zuschauer Ihnen später problemlos folgen können. Wenn der Bildschirm groß ist, lohnt es sich oft, den Mauszeiger zusätzlich zu markieren. Auf diese Weise wissen die Betrachter immer genau, welche Aktion Sie an der jeweiligen Stelle durchgeführt haben. ### **6. Verwenden Sie das richtige Screencast-Tool** Profitieren Sie von der Technologie! Die Screencast-Tools sind inzwischen hoch entwickelt. Selbst kostenlose Software bietet manchmal umfangreiche Zusatzfunktionen und Bearbeitungsmöglichkeiten. Schauen Sie sich also [verschiedene Anbieter](https://getflowshare.com/screencast-tools-9-software-solutions-to-capture-your-screen-in-a-quick-and-easy-manner/) an und wählen Sie die optimale Screencast-Software für Ihre individuellen Bedürfnisse. Kriterien, die hier eine Rolle spielen, sind zum Beispiel: - Kompatibilität mit Ihrem Betriebssystem - Exportformate - Aufnahmelänge - Bearbeitungsfunktionen - Vertonungsoptionen - Anpassung an mobile Geräte - Preis So weit so gut – Sie sollten für Ihren eigenen Screencast gerüstet sein – fast. Auf dem Markt gibt es eine ganze Reihe verschiedener Anbieter von Screen-Recording-Tools, und genau hier liegt die letzte Herausforderung: **Welche Software sollten Sie für Ihren eigenen Screencast verwenden?** Die Entscheidung kann angesichts der großen Auswahl sehr schwierig sein. Um Ihnen eine kleine Hilfestellung zu geben, werden wir hier nicht aufhören. In einem [weiteren Blogbeitrag unterstützen wir Sie bei Ihrer Entscheidung und geben Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Softwarelösungen](https://getflowshare.com/screencast-tools-9-software-solutions-to-capture-your-screen-in-a-quick-and-easy-manner/): Welche Anbieter gibt es auf dem Markt? Und wie unterscheiden sich die verschiedenen Tools? Bleiben Sie dran – **und natürlich im Flow**! ## FAQs #### Was ist ein Screencast? Eine Aufzeichnung der Bildschirmaktivität, meist mit Ton, um einen Ablauf vorzuführen. Es ist ein Videoformat: schnell erstellt, aber vergleichsweise mühsam zu nutzen, weil sich einzelne Stellen schlecht ansteuern lassen. #### Bildschirmvideo oder bebilderte Anleitung? Das Video erklärt Zusammenhänge, die Anleitung führt durch die Aufgabe. Wer parallel mitarbeitet, braucht etwas zum Anhalten und Durchsuchen. Für Schulungen lohnt sich beides, für den Arbeitsplatz meist die Anleitung. #### Wo stoßen Screencasts an ihre Grenzen? Bei Aktualisierungen, bei der Suche nach einer bestimmten Stelle und bei Mehrsprachigkeit. Ändert sich eine Maske, muss das ganze Video neu aufgenommen werden, während in einer Anleitung ein Screenshot ausgetauscht wird. #### Wie zeichnen wir einen Screencast sauber auf? A4: Desktop aufräumen, Ziel festlegen, Ablauf vorab durchspielen, Standards für Auflösung und Ton definieren und mit ruhigen Mausbewegungen arbeiten. Der größte Teil der Qualität entsteht vor der Aufnahme, nicht in der Nachbearbeitung. **Categories:** Process Documentation --- ### [How to organize your FlowShare documentation guides so you can easily find them when needed.](https://getflowshare.com/how-to-organize-your-flowshare-guides/) **Published:** April 8, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** organize process documentation badly and it may as well not exist. This is how to structure FlowShare guides so people find the right one in seconds instead of asking a colleague. Your company has been documenting processes with FlowShare for some time now—hooray! But are you ensuring that your Flows are reaching their full potential by being easily accessible to users as clear, actionable documentation guides? Successful and diligent organize process documentation is only one side of the coin of successful knowledge management within companies. After extracting the process know-how from the heads of individual users, it is crucial to allow colleagues access the information. The documentation guides needs to be stored somewhere where users can easily find and access it. And if you have ever wondered: “Where do I put all my Flows now???”, this post is just right for you. In this article we are going to cover three different ways of storing your FlowShare guides so that everyone benefits from the know-how. ## 1. FlowShare Portal + AI Assist: Starting from scratch and struggling to keep track of all your company’s processes and procedures? We created FlowShare Portal to help with just that. ![documentation guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/04/FlowShare-AI-Assistant.webp)**Best for:** quick search, instant answers, zero setup **Why teams pick it** - **AI Assistant = always-on expert** Publish a guide, and your end-users can type *“How do I create a PO?”* in the Portal chat. They get the exact step (with screenshots) in seconds, no Slack pings required. - **Central library** One link, all guides. Version history and permissions are built-in. - **Private by default** Nothing leaves your machine until you press **Publish**. Need the details? Grab our [AI Security brief](/). **How to start** 1. Publish any FlowShare guide to the Portal. 2. Ask your first “How do I…?” question in the chat box. 3. Watch the answer appear, source flow and screenshots included. That’s it, you get AI assistance without another subscription. FlowShare Portal is the perfect solution for teams who need to manage and share information efficiently. Stop wasting time trying to remember where you put that process document – get organized! With FlowShar Portal, everything is at your fingertips in an easily searchable format. Keep your team on track with up-to-date information that is always accessible. ## 2. Store your files in shared folders and make them easily accessible If your company does not use a document management system or company wiki, you are probably storing your FlowShare guides locally on your computer or in a shared folder. If done correctly, this is a very simple yet effective way of organizing your documentation. (When you document your processes with FlowShare there are at least 2 types of files you create: the source .flow files for easy updates and the final export documents that you share with your team. You can separate the .flow file from the final export or keep them at the same place – depending on the system you use to store your flows.) Here are some tips on how to structure your output files for optimal overview and accessibility: ### Use shared folders in your intranet or Google Drive, Dropbox or OneDrive to distribute your documentation guides. Google Drive, Dropbox or OneDrive are essentially like folder systems only in the cloud, you can upload your guides to make them available to colleagues from anywhere. **Store all your .flow files in one place for easy access:** If you have several team members creating files – store all your .flow files in one single shared folder so every creator can access them. Whenever a process needs to be updated, you can find it in your .flow folder library. Open it from the folder, make the changes, save the .flow file and re-export the final document into the folder with the export docs. While it is easy for updates to keep all the .flow files in one folder, you might want to store your final documentations in a different manner. ### Sort your exported documents by folder. This does not have to be overly sophisticated but could mean that you simply sort folders by project, conceptually (e.g. grouping together sales orders or invoices), or by software (e.g. putting all instructions for Word in one and for Excel in another folder). It might also make sense to sort files in chronological orders, for instance when it comes to onboarding processes. Most importantly, there should always be an intuitive structure so users can find what they are looking for with ease. Make sure to keep all related folders together under one category folder rather than across different locations where they are hard to find! ### Give your files telling names. When you save a .flow-file, the default name will be the title of your .flow-project if you have defined one. Describe the tasks that your process covers and put it in the name. You can also add the name of the Application to your file name to make it easier to find. Chose a descriptive name for your process, for example “How to “do X” in “application Z”” Or “Doing X” in “Application Z” **Pro-Tip: Include the date in the file name** The name of the file should help indicate what the process is about, plus you can add the date to make it visible when the process has been documented. For example, if a particular document was created on January 15th 2020 then its filename might be ‘2020-01-15’ or “2020115”. Start with the year, then month, then day – so you can easily sort by filename and have the guides in the right order. for example: “20220501-How to create an invoice in MS Dynamics” That way you can easily spot processes that haven’t been updated in a while just by looking at the name. Do you have other experiences and best practices you use when storing your .flows locally? We would love to hear them! Step By Step Instructions With Pictures ## 3. Integrate your documentation guides into an existing knowledge management system or document management system. FlowShare gives you the option to export your guides into various formats, making it easily compatible with many knowledge management systems. If your company is already using such a solution, then there might be no need to come up with an additional system for FlowShare. The following tools are used by some of our customers and have proven to be easily compatible with FlowShare: #### [Microsoft SharePoint](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration) Microsoft’s tool for creating internal sites allows you to store, structure and share all sorts of information within a company. Many of our customers use SharePoint to make Flows accessible to their colleagues. #### [Quam](https://www.quam.cloud/en-us) As a business process management (BPM) software based on SharePoint, Quam is another suitable tool for sharing your Flows. Simply upload your guide as a supporting document to a given process. #### [Confluence](https://www.atlassian.com/de/software/confluence) You can easily attached your FlowShare guides to your pages in Confluence. Simply export your Flow in PDF or Word format and upload! #### [Notion](https://www.notion.so/) To upload a guide in Notion, proceed as with any other file. Simply create a file block inside your document or use the drag and drop function. Alternatively you can upload your Flow directly to a database via the Files & Media property. #### [Guru](https://www.getguru.com/) Guru is a great knowledge management solution for teams to share and distribute their knowledge and fits into your workflow. With the power of AI and a huge list of integrations into the tools you’re already using, Guru delivers verified knowledge directly to your team without them having to search for it. That means your best and brightest can spend more time building and less time answering questions or searching for information. #### [ClickUp ](https://clickup.com/) ClickUp is currently one of the highest rated project management tools on the market. It brings all of your projects into one single app and is built for teams of all sizes and industries. While it may not replace a knowledge management solution, some FlowShare clients love the Docs feature in Clickup and integrate FlowShare guides through the HTML Export. ### Custom applications | Some of our customers directly integrate their FlowShare exports into their ERP system. This might be another option if you wish to keep your software systems to a minimum. | |---| There may be many other systems out there that we haven’t heard of before but would love to take a closer look at to make it even easier to integrate all your FlowShare processes into the tools you use and love. What system are you using to share your Flows? Let us know and we’ll be happy to add it to the list! And if you have any questions about the tools we mention here and how to integrate your FlowShare documentation guides into them, reach out to us at <support@getflowshare.com>. ## FAQs #### What’s the best way to organize process documentation? By how people search for it, which is usually by system or department rather than by project. Give files predictable names, keep one process per file, and avoid folder structures more than about three levels deep. #### Should we organise guides in folders or with labels? Both. Folders give one fixed structure, while labels let the same guide appear under a system, a department and a process owner. Folders alone force a filing choice that rarely matches how people actually search. #### Where should the files actually live? Somewhere people already open daily: a shared drive, the intranet, an existing knowledge system, or FlowShare Portal if there is no obvious home. Storage that requires a new habit is where documentation quietly gets forgotten. #### How do I get people to find guides without asking a colleague? Search plus naming. A guide named after the task in the words staff use is found; one named after an internal project code or version number is not, however good the content inside it is. **Categories:** FlowShare, Knowledge Management --- ### [3 ERP Project Documentation Strategies](https://getflowshare.com/erp-project-documentation/) **Published:** August 11, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Whether it's an ERP implementation or another important project, one of the key factors in turning hiccups into stepping stones to success is careful planning and effective knowledge documentation. **Content:** ## Empower A Successful Implementation And Reduce Risks Of Failure ERP process documentation is the difference between a manageable go-live and a support queue nobody can clear. Three strategies for documenting an ERP project while it is still moving. Peter Drucker, a well-known management expert, once said, *“If something fails despite being carefully planned, carefully designed, and conscientiously executed, that failure often bespeaks underlying change and, with it, opportunity.”* This holds true in the bustling world of business, especially in the context of ERP implementation. When setting up an ERP system, sometimes, despite our best efforts, things don’t go as planned. But, here’s the interesting part: each setback can be an opportunity for learning and growth. **Whether it’s an ERP implementation or another important project, one of the key factors in turning these** hiccups into stepping stones to success **is careful planning and effective knowledge documentation.** This becomes even more crucial when we’re in the thick of things, as even a tiny misstep can cause significant disruptions. Thus, to transform potential risks into real opportunities, we need to remain vigilant and strategically manage every action we take. This article will guide you through the entire process, ensuring you’re fully equipped for the task ahead! #### ERP documentation PDF ![ERP Process Documentation step-by-step guide ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Export-1-local-export-1024x640.png)### Summary ERP (Enterprise Resource Planning) implementation can be a complex and risky process. Despite the potential benefits, many ERP projects fail to meet their goals. In this article we will explore three critical ways in which ERP project documentation can empower a successful ERP implementation and reduce the risks of failure: 1. **Understanding Legacy Systems**: Knowing the existing business processes inside and out before migrating, and involving the right people who are familiar with the old system. 2. **Training and Resources During Migration**: Providing proper training to users through various methods, including in-person, online, or step-by-step guides. Emphasizing customization and experimentation in a controlled environment can lead to more effective implementation. 3. **Post-Implementation Documentation**: Using comprehensive and role-specific documentation to foster continued success after the go-live phase. This involves maintaining up-to-date guides and manuals and addressing current issues and regular maintenance. By adhering to these best practices and understanding the reasons for common failures, businesses can navigate the complex world of ERP implementation with greater confidence and success. Navy ERP User Manual ## **Why ERP implementation fails** According to a 2023 [report by the Panorama Consulting Group](https://www.panorama-consulting.com/resource-center/erp-report/) on business software and ERP implementations, **barely half of all ERP projects are completed on time and within budget.** Approximately 38% of projects exceeded the budget and almost 10% even significantly exceeded the budget. Similarly, roughly 30% of projects took longer than anticipated and in 11.5% the project was completed significantly later. The main reasons for exceeding the budget were - underestimated project staffing, - expanded project scope and - technical and data issues The timeline could commonly not be met due to - technical issues, - expanded project scope, - resource constraints and - organizational issues. Our experience working with customers has taught us that several factors can **hinder the successful implementation of an ERP system**. Among these, **inadequate planning, insufficient budget and resources, and lack of proper user training** often top the list. However, the issues don’t stop there. Missteps, like **failing to choose the most suitable ERP solution from the get-go or aligning with an incompatible implementation partner,** can also derail the entire process. This emphasizes the importance of making informed decisions at every stage to ensure smooth ERP implementation. ## **Inadequate ERP implementation causes long-term problems** It is worth noting that inadequate implementation can have dire consequences for your business. **Instead of improving business efficiency, the new system will be a hurdle for employees to complete processes.** Maybe you had to save on the training which means that your team experiences difficulties completing the processes in an optimal manner. This likely means that employees reject the new system, leading to suboptimal performance and low morale. Pressures may have led you to neglect the process and test documentation, which means that errors and technical problems that arise are not easily traceable. Moreover, improper implementation can cause a discrepancy between the actual needs of your business and the solutions of the ERP system. That is, of course, if you ever even reach the go-live. Many businesses experiencing difficulties in the implementation abandon the project in its entirety. In this case, the implementation has failed completely. The consequences: Huge financial losses, disrupted business operations, resistance to future IT projects among colleagues. ## **3 Ways How ERP Project Documentation Helps With Successful Implementation** While ERP implementation bears lots of opportunities, it is also risky business and requires meticulous planning. From our customers we know that **documentation is one of the most crucial and similarly underestimated aspects for ERP implementation success.** Here are three best practices you can put into practice with your ERP rollout. ### **1. Before the ERP implementation: Know any old business processes in and out** It might seem like a rather obvious thing, but it is astonishing how many companies have no clue how their legacy system actually worked. The reason behind this: **Processes exist inside employees’ heads but have never been documented on paper.** This lack of transparency often results in lots of time being spent on questions like: “How did we do x in the old system?” or “Can you get it to work in a way similar to y…”. Over time, this will become increasingly cumbersome as more people leave the company or are laid off from the project. You cannot improve processes in your new ERP system that have never been documented to begin with. #### **Get the right people on board the ERP migration project.** The solution is not difficult at all: Make sure that anyone who knows how the old system worked is part of the migration project. Put together a team of people who were key users in the previous processes and ensure that they document everything from A to Z without leaving any gaps. Yes, every relevant process. There are lots of ways to do this: - whiteboards in meetings where everyone participates, - putting all documentation online (especially if you use a Wiki), - process maps, or maintaining some sort of documents that explains every process that exists within the system. This might take up time in the short term, but will save a tenfold amount of time down the line. Whenever someone asks “How did we do x?”, **you either know it straight away or your team knows exactly where to find it.** It is absolutely vital that you know how your legacy system works today. This way when you start changing and adding things, this knowledge can be fed back into your new ERP software. This will help your project run smoothly from day one and you don’t find yourself struggling to get basic information out of your ERP software in the future. ### **2. During the migration: Provide your users with the right training and resources from subject matter experts** Training key personnel prior to ERP rollout is a crucial factor for success. The reason is simple: Training helps ensure a successful ERP implementation. There will be less risk of burning out your employees and higher chances of successful software adoption. **Your employees are an important factor in ensuring that your project will stay on schedule and within budget.** No matter which industry you are in or which vendor for ERP solutions you choose – from Microsoft Dynamics to SAP, cloud or on premise solutions – one of the most dangerous areas of ERP software are interfaces. Usually, they are built in a generic way and [the Panorama Consulting report](https://www.panorama-consulting.com/resource-center/erp-report/) shows that over **one fourth of businesses implement ERP software without any customization**. This means that if you don’t know what you are doing, it is easy to completely turn off one of your key business processes. Or worse – do something that has an unintended consequence on another process. It is important that you provide your key users with training to teach them how to build the best interfaces and workflows in your new system. Encourage them to experiment – but in a sandbox environment where they won’t cause a major impact until they have learned everything. An[ interactive demo](https://getflowshare.com/features/interactive-demo/) of processes ot the tool as a whole can be one way to facilitate this. Training is critical and can be provided in a variety of ways: #### **a) In-person or virtual live training** In-person training is the most expensive option, but it will put your team in direct contact with subject-matter experts and enable them to ask questions as they go along. **This is a good investment for organizations that want their employees to have strong working knowledge of how the new system works, but don’t want to deal with any additional expenses in the future.** Training can also be delivered at your own office, helping to save you time on training days. This makes it easier for you to bring people together instead of having them travel all over the place (like flying into different cities for training). As your company starts to implement the new ERP software, it is important that you continue to offer training in order to keep up your colleagues’ skills. | If you want to avoid having to do the same training again and again you need to provide follow up material after the training. This can have the form of a [step-by-step guide](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) or a written documentation. If it’s not included in the training, make sure you have a key-user who also documents the training for example through a [documentation tool](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/). Otherwise, the training will not stick. This way you can avoid having to repeat the same training a few months later. | |---| #### **b) Online or video training:** Online training is a great investment for small businesses, because you only have to pay for it once. It will give your teams all the information they need about how the new ERP system works and provide them with an overview of what’s coming up in a few months. However, online courses might not be enough for those who don’t have much experience with the systems. Plus it is up to your employees to watch the material, which in our experience with over 200 clients rarely happens. **Spending an hour or more watching videos is not something that employees do enthusiastically.** Instead they prefer a specific solution if they encounter a problem. #### **c) Step-by-step guides** If your ERP system has specifically , consider adding step-by-step guides for users. These guides should start with basic information that is easily accessible for all employees, and then work their way up to more advanced topics. **Such manuals will make it faster and easier for your teams to find the information they need when they start using your new ERP software.** They can search for the topics they need and don’t have to scroll through a whole video. | No time for training *and* creating step-by-step guides? Why even differentiate? With our documentation software [FlowShare](https://getflowshare.com/), you can easily create instructions *while* completing a task – whether it is during training or the first steps after implementation. FlowShare automatically captures every click you make with a screenshot and a short text description and creates a branded manual that you can use to train your staff. Editing and updating any process is simple and fast. [Try it for free](https://getflowshare.com/free-trial/) | |---| However, before you decide which training you want to provide, set up a go live and communication calendar. Having a training calendar in place from the very start will help you address different issues that come up during implementation. It makes it easier to make the right decisions as you go along, knowing which user needs to know what by when, which can save time and money. #### **Developing and Maintaining Training Materials for Effective ERP Implementation** **Training material has to be developed early on, and you need to make sure that you will have enough people in place to train the rest of your company.** While most training materials can be developed before implementation, some topics might need to be revisited or tailored to your business as you progress. The sooner you address this point, the better it will be for everyone. And once you have created your material, don’t forget to keep it up to date. Consider including a “training and functional reference” section in your ERP implementation documents, so that everyone can easily find relevant materials. You might want to keep this section to an appendix in the front of your implementation documents. If you work with an implementation partner, usually it’s up to them to provide training, but not the follow-up material. ### **3. After the go-live: Use documentation to help foster implementation success** Documentation is crucial to ensure a successful ERP implementation but equally important to maintain optimal system use after the go-live. Once your users have received training on how to use the new system, you will need to provide them with additional material to help them with day-to-day tasks and issues. #### **Choosing the Right Documentation for Your Team’s Needs** When choosing between manuals and online help, focus on the documentation your teams will need most often. The goal is to provide all users with the information they need, as easily and quickly as possible. (A [company wiki](https://getflowshare.com/capture-knowledge-knowledge-management-with-the-company-wiki/)[ or knowledge management system](https://getflowshare.com/top-12-enterprise-wiki-software/) can be extremely helpful in this regard.) People are more likely to read articles or instructions that are relevant to their everyday work, so make sure that all your documentation is organized in a way that fits day-to-day working procedures. #### ****Customizing Guides and Manuals for Different Roles**** To help you with this task, you should use [topic-specific guides and manuals](https://getflowshare.com/team-user-manual/). Each guide or manual can be customized for a different group of people based on their role within the company and the tasks they perform daily. For example, if you have a new team in charge of managing your finances, make sure that each person on the team has access to all that is needed to do the job, including information on budgeting, setting up reports, and working with vendors. If you have employees who will be taking on new roles or responsibilities, you should also make sure that they have access to the information they need in order to do their job. #### **Creating Specific Guides for Specialized Team** Keep in mind that some teams might not need certain information, so be sure to narrow down your topics and create more specific guides. For example, if you have a team responsible for creating reports from within the ERP system, or working on special projects, they might not need information about the ERP system itself. Make sure you create separate guides for each of these groups of people and to not overload your employees with instructions. #### **Addressing Technical Issues with ERP Softwar**e On the other hand, if your company runs into issues with the ERP software itself, you will need to provide them with additional material on the technical dimension of the system. You should also make sure that your teams know where to find this information. In this case, make sure that your manuals and guides have a “current issues” section in the back, so that each team will know where to look for information. Most ERP systems need lots of maintenance, and your teams will require their own manuals to keep track of all the information they need. Although you might not think it’s necessary at first, once you start working with the system on a daily basis, little things can sometimes make a big difference in how smoothly everything runs. ## **Just as documentation empowers a successful ERP implementation, it can also help reduce the risk of an unsuccessful on**e ERP implementation can be a risky and difficult process. You may reduce the risks of failing an ERP project by investing in documentation and ensuring that your employees have all the information they need to succeed from day one. Documentation plays a crucial role in all stages of the ERP project: before, during, and after, by: - Helping to capture existing processes to match ERP functions with the actual needs of the business, - Facilitating employee training during the implementation and - Maintaining optimal usage and enables troubleshooting after the go-live. #### ERP Implementation Guidelines With FlowShare We’re here to help with making documentation of your company’s business processes as easy as possible. Thanks to our documentation software FlowShare y**ou can get started on implementing your ERP system smoothly without worrying about time and resources needed for documentation.** Simply use FlowShare to capture your processes while focussing on your task at hand. Easily edit your instructions afterwards and make them available to your colleagues. Yes, it really is that easy. But see for yourself: You can test FlowShare for free for 7 daysand create an unlimited amount of step-by-step instructions. No financial commitment or even credit card required. ## FAQs #### What is ERP process documentation? A record of how business processes are executed in the ERP system: which transaction, which fields, in which sequence, with which exceptions. It sits between the technical configuration document and the end-user guide, and feeds both of them. #### Do we document before configuration or during testing? Both, for different reasons. Documenting the as-is process before configuration prevents building the wrong thing; documenting the to-be process during testing produces the training material. Skipping the second is the more common and more expensive mistake. #### Is a PDF good enough as our master copy? No. PDF is right for distribution and audit evidence, and wrong as the only source. Keep an editable version you can re-export, otherwise every screen change means rebuilding the document from scratch. #### How do we get through hundreds of transactions? Prioritise by frequency and capture in batches during [user acceptance testing](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/). Covering the transactions people run daily delivers most of the benefit, while attempting full coverage first is the reason these efforts stall. **Categories:** ERP Documentation --- ### [How to Create Engaging Employee Training Materials in No Time](https://getflowshare.com/employee-training-materials/) **Published:** September 8, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Best Practice Guide: We show you step-by-step how to quickly create quality training materials that you can use for employees or colleagues **Content:** ## Step by step to creating multimedia employee training materials: MaxBrain’s secret tips for effective learning units In times of increasingly rapid change, knowledge management in companies is the navigation system for dynamic times: like a GPS system, it helps employees find the right path, master challenges, and discover new places of innovation supported by clear, accessible Employee Training Materials that guide them along the way. Good knowledge management with high-quality training material provides clear instructions in this regard. For example, how certain digital processes work, how to [use a new ERP system](https://getflowshare.com/for/erp-documentation/) or which steps users have to take in which order. But this does not only work internally. But this does not only work internally. Training materials for customers and partners outside the company are also worth their weight in gold. They help users of software, for example, to use a product comprehensively and correctly, to discover all functions or to remember the contents of training courses. ## Myth: Developing Employee Training Materials takes Time and Resources But before such a navigation system can do its job, there is a lot of work to be done. **Creating employee training materials often takes a lot of time – and nerves.** After all, the content and instructions should not only be comprehensive, but also of high quality. Establishing such comprehensive and good knowledge management is a major challenge for companies. In our [case study with MaxBrain AG](https://getflowshare.com/learning-nuggets/), we spoke with Customer Success Manager Ziad Fathallah. **He managed to create 50 pieces of multimedia **training material** in just one week,** with no prior experience – but with a precise plan and the right methodology. ![Employee Training Materials](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-Anleitungen-1-1024x574.png)MaxBrain has been able to create comprehensive training material in a very short time with FlowShare## Create Comprehensive Employee Training Materials: A Quick Start Guide In this article, we share Ziad Fathallah’s step-by-step guide to help you **achieve the same success**. Even if you have never documented software in your life – and if you don’t even know where to start. ### 1. Define your goals and success criteria Before you begin, take a step back. At the very beginning, it is important to be clear about the **purpose and added value** you want your training material to fulfill. - Is it about… - making complex processes understandable? - explaining new software features clearly? - closing knowledge gaps in the team? - Which target group do you want to address? - Should the teaching content be a supplement to training courses or stand on its own? This first step lays the foundation for everything else. Also define the success criteria: What is your **reason for creating the **training material****? Where do you want to go and when do you consider your **knowledge management** a success? Learning content, for example, can be a way to reduce your customer support or the number and scope of training sessions. At the same time, they can be a way to maximize your team productivity. ### 2. Create a List of Workflows for Training Material Development A large project is best broken down into manageable units. By **defining topic blocks or specific tasks**, you get a clear roadmap for creating your training materials. When doing so, try to see the content from the perspective of your target audience. In addition, you should prioritize the content that is most important to your users. Only then will you create truly effective training for your users. ### 3. How to Create Engaging Employee Training Materials: Choose the Right Format While text instructions may be sufficient for some topics, [**illustrated instructions**](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) **or videos can enrich the learning process enormously**. Although optional, they provide a dynamic way to convey information. The important thing to remember about the format of your training material is that it should be specific to your target audience. Ask yourself: What language can you use to best address your target group? - Figurative language? - Simple and clear language? - Precise and factual language? In addition, do you speak in I, or you form? Deciding on the desired format also includes the *location* of the training material and the *file format*. For example, should it be classic PDF, Word or PowerPoint instructions that are uploaded to a [helpdesk like Confluence](https://getflowshare.com/integrations/)? Are there templates for this that you can always use? Do you want interactive HTML guides? Or is there a digital learning platform? ### 4. Select the Best Tools for Creating Training Materials The right tool for documenting and [creating training materials](https://getflowshare.com/creating-training-materials/) can make the difference between success and failure. For detailed [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) **FlowShare** has **proven to be particularly efficient**. However, there are many other tools [to document software](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) – with various advantages and disadvantages. If you’re considering video, you’ll need powerful [screen recording software](https://getflowshare.com/best-screencast-tools-to-capture-your-screen/). For multimedia learning content, we recommend starting with the step-by-step tutorial rather than the video, because it is the conceptual groundwork for the video. ***“The FlowShare documentation was not only useful for our customers, but also served as solid preparation for video recording – a real win-win.”*** Ziad Fathallah, Customer Success Manager at [MaxBrain AG](https://www.maxbrain.com/) ### 5. Prepare conceptually Proper preparation is the key. When documenting, **determine the exact procedure** and define which steps should be presented and in what order. This is especially important when you create screencasts. ### 6. Get feedback A second or third look can work wonders. Once you have created the first 3-5 pieces of content, **have colleagues or other stakeholders review your training material.** This will ensure that everything is clear and understandable. Here, it is especially helpful to have the materials reviewed by “non-initiates.” Do users who do not yet know the content still understand the instructions? Only then are they understandable and enable good learning results. ### 7. Optimize by iteration Your first training materials may not be perfect. But by **constantly revising and adapting**, you can make sure it gets steadily better. This includes keeping the materials up to date and creating new versions of the instructions as changes are made. ### 8. Integrate and disseminate the training material Tools like [Nugget Creator](https://getflowshare.com/integrations/know-how/) help you present your material in an appealing and multimedia way. Because only **attractive and clear learning content is used by users.** Integration into existing [knowledge databases](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) or learning platforms also ensures that it is found by your target group. ## Conclusion: How the right Strategy is Key to Create Training Materials That Engage and Educate Employees Creating effective training materials can be challenging, but **with the right strategy and tools, it’s entirely doable, even for the inexperienced**. Ziad’s tips provide you with a blueprint to follow for your own success and training material with a high quality. So the next time you’re faced with the task of creating multimedia training materials, you’ll know exactly where to start. Your first step? Try FlowShare. This tool has helped Ziad tremendously and you can reap the benefits too. Try FlowShare free for 7 days and see for yourself the possibilities for [creating training materials](https://getflowshare.com/creating-training-materials/). ## FAQs #### What counts as employee training materials? Anything a new or reassigned employee uses to reach competence: step-by-step guides, checklists, short videos and reference sheets. In practice the step-by-step guide does most of the work, because it is used during the task rather than before it. #### Should materials live in our LMS or a guide library? In whichever system employees open at the moment of need. An LMS suits structured courses with tracking; a searchable guide library suits the daily question of how to do something again. Many teams need both, linked to each other. #### How often do we have to review them? Whenever the underlying system changes, plus one scheduled annual pass. A fixed review date on its own is not enough, because material usually goes wrong at a software update rather than on an anniversary. #### How do I create training materials quickly? Record the process once while an experienced colleague performs it, then edit the generated guide. This turns material creation into a review task, and is where FlowShare’s roughly tenfold time saving over manual documentation comes from. **Categories:** Employee Training --- ### [FlowShare 3.0 Golden Gate - update now!](https://getflowshare.com/flowshare-3-0-golden-gate/) **Published:** December 22, 2025 **Author:** Aya Tawfic **Content:** FlowShare 3.0 Golden Gate is our largest release to date: a modernized interface, faster capture, improved exports and new Portal capabilities. Here is everything that changed and what you need to do to update. FlowShare 3.0 is finally here and it’s one of our most significant product updates to date. This release introduces a modernized interface, faster workflows, improved exports, and new Portal capabilities designed to support teams working with complex processes, training materials, and enterprise documentation. Big milestones deserve a name. That’s why we’re introducing named major releases, starting with *Golden Gate*. FlowShare 3.0 Golden Gate delivers a complete UI refresh and introduces a durable design system we can build on for years to come. Since launching our US subsidiary in 2024, our office has been based in San Francisco, making the name a subtle nod to our home base. Naming major releases after legendary bridges also reflects FlowShare’s mission: bridging skill gaps and helping people move confidently through change. In practice, FlowShare connects expert know-how with the people who need it, exactly when they need it. The Golden Gate Bridge is known for bold color, elegant engineering, and a design that stands the test of time while scaling with whatever comes its way. FlowShare 3.0 follows the same spirit. #### Software Release Management Process Document Let’s take a look at everything that’s new: ## A Completely Refreshed User Interface FlowShare 3.0 introduces a fully redesigned interface focused on clarity, structure, and long-term scalability. The Settings, Sidebar, and Export screens have been reworked with a cleaner, more intuitive layout. Visual noise has been reduced, navigation is more predictable, and key actions are easier to access, even in long or complex documentation flows. The renewed left sidebar now features smoother animations and expandable grouped steps. This makes it significantly easier to manage large process recordings, review captured steps, and stay oriented when documenting enterprise systems such as SAP, internal platforms, or legacy software. ## Faster Documentation with Extended Keyboard Navigation FlowShare 3.0 is designed for people who document frequently and at scale. Keyboard navigation has been expanded across Export and Settings dialogs, including new shortcuts that reduce context switching and speed up configuration. [Interactive HTML demos](https://getflowshare.com/features/interactive-demo/) also support keyboard navigation, allowing viewers to move through steps using the left and right arrow keys. These improvements benefit both creators producing documentation and users consuming guides during onboarding, training, or system rollouts. ## Smarter Export Options for Professional Documentation Exports are often where documentation tools create extra work. FlowShare 3.0 removes that friction. A new default export layout places descriptions before images across all export formats, improving readability and making process context immediately clear. For teams that prefer the previous structure, an option remains available to switch back to image-first layouts. PowerPoint exports now support full-size, text-only slides without empty image placeholders. This is ideal for overview sections, process explanations, and executive or stakeholder presentations. Custom Word templates also benefit from improved cover page handling, resulting in more polished, professional documentation right from the first page. ## Design Refinements and Reliability Improvements FlowShare 3.0 includes a series of targeted design enhancements and fixes that improve day-to-day usability. A new XS arrow size has been added to the Design settings, supporting very compact interactions and dense enterprise interfaces. Handling of special characters, including ampersands (&) in project titles, has been improved to ensure consistent exports across all formats. Alongside these visible changes, the release includes numerous smaller fixes and performance improvements that contribute to a smoother, more reliable experience overall. ## FlowShare Portal Updates: Labels and Permissions for Scalable Knowledge Sharing FlowShare 3.0 also introduces important updates to the [FlowShare Portal](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/), supporting teams that manage documentation across departments, regions, and use cases. ### Labels for Better Organization and Discoverability [Labels](https://getflowshare.com/organize-your-flows-with-labels/) make it easier to structure and retrieve documentation as your knowledge base grows. Guides can be categorized by system, department, process type, or project phase, helping teams quickly find relevant content and reuse existing knowledge instead of recreating it. This structure supports faster onboarding, more efficient training, and long-term knowledge retention across the organization. ### Permissions for Controlled Access and Compliance The new [permission feature](https://getflowshare.com/organize-your-flows-with-labels/) allows teams to control who can access specific guides in the [FlowShare Portal](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/). This is especially valuable for regulated environments, sensitive processes, or cross-functional collaboration where not all documentation should be visible to everyone. With permissions in place, organizations can share knowledge confidently while maintaining governance and compliance standards. ## FlowShare 3.0 Golden Gate Is Available Now FlowShare 3.0 Golden Gate is officially released and available for download. This milestone release lays the foundation for future innovation, delivering a modern interface, faster workflows, smarter exports, and stronger control over shared knowledge. [Download FlowShare 3.0 and experience the Golden Gate release for yourself.](https://portal.getflowshare.com/auth/sign-up?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) ## FAQs #### What’s new in FlowShare 3.0 Golden Gate? Golden Gate is FlowShare’s largest release so far: a modernised interface, faster capture, improved exports and new Portal capabilities. The release notes on this page list each change and what it affects in an existing installation. #### Do I need to update? Updating is recommended in order to use the current capture engine, the export improvements and the new Portal capabilities described in the release notes above. Older versions continue to run but do not receive the new functionality. #### Who installs the update on an on-premises setup? Your IT administrator. FlowShare runs locally on Windows, so updates are rolled out through the same channel as other desktop software in your organisation rather than being pushed automatically from a vendor cloud. #### Where do I find the release notes? In the release notes section of this page for Golden Gate, and in the corresponding post for later releases. If you maintain custom export templates, it is worth reviewing them after any release that touches export. **Categories:** FlowShare --- ### [Automatic Screenshot Tool: Capture Every Step Without Pressing Print Screen](https://getflowshare.com/automated-screenshots-with-flowshare-quick-and-easy/) **Published:** June 8, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Automated Screenshots With FlowShare: Quick And Easy An automatic screenshot tool takes the screenshot for you, at the moment you click, so documenting a process stops meaning alt-tab, crop, paste, repeat. Here is how automatic capture works and what you get at the end of it. For IT professionals, [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) can be a time-consuming undertaking. Especially when they need to create image based process documentation or take many screenshots along the way to explain how a certain application or procedure works for different users. Screenshots are an essential part of any IT team’s workflow. They can help explain complex processes, document use cases, and more. But manually taking screenshots and adding captions can be time-consuming and tedious. Fortunately, there are tools available to streamline the process and make it easier to create visually appealing documents quickly and effectively. One such tool is FlowShare, an easy-to-use windows app designed to help you create beautiful [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) with images and process documentation without any design expertise or technical skills. Let’s take a closer look at how the automated screenshot tool FlowShare works and why it’s the perfect solution for those who need to capture image based processes quickly and easily. Let’s explore how FlowShare works and how it can make your life easier. Automatic Screenshot Tool: ### **How to create automated screenshots with FlowShare** ## Screenshot automation software: how automatic capture works FlowShare is a desktop app that runs locally on your Windows computer. When you want to create an automated screenshot, just start the application and capture your process. FlowShare captures all the essential actions you take while performing a business process, automatically taking screenshots of every click you make along the way. It also adds short descriptions to each screenshot so that even without any design or technical expertise, you can create professional documents that clearly explain what happened in each step of the process. The editing features within FlowShare allow you to fine-tune your documents, for example, you can move around or delete text boxes or screenshots as needed, add headings or other annotations to separate sections of your document, or adjust the size of each image. This makes it easy to create visually appealing documents that are easy to follow for anyone who needs to review them later on. In addition to creating detailed documentation from your own processes, FlowShare also allows you to upload existing screenshots and images for easy editing. This is especially useful if you have existing screenshots that need to be added into a larger document or used as part of another process. With just a few clicks, your images are uploaded and ready for use in no time. Once you have captured all important steps of your process as screenshots, FlowShare allows you to create files in different formats: PDF, Word, or just exporting the images and png-files. ### Automated screenshot capture across desktop and browser applications ## **Benefits of Automated Screenshots** Automatic Screenshot Tool: Automatically capturing screenshots offers several benefits over manual screen captures. For starters, all of the images taken are consistent in terms of size and quality. This ensures that your documents look professional and uniform no matter who creates them. Additionally, automated screenshots make it easier to capture multiple screens in succession without having to manually save each image as you go along. Finally, automated screenshots save time by allowing users to quickly document their processes without having to pause or stop what they’re doing, making it ideal for busy IT professionals who don’t have time to waste on unnecessary low-level steps. #### Take screenshots automatically on Windows, without the cloud ## **What is the best use case for automated screenshots?** Automated screenshots are especially useful for businesses that need to document complex processes or those with multiple use cases. By taking automated screenshots, businesses can quickly create comprehensive documentation without having to painstakingly capture each step manually. This makes it easier for employees and customers alike to understand how their processes work and quickly identify any potential issues before they become major problems. Furthermore, businesses can also use these documents as [training materials](https://getflowshare.com/creating-training-materials/) or reference points when onboarding new employees or providing customer support, saving both time and money in the long run! [Check FlowShare Use cases Today!](https://getflowshare.com/use-cases/) If you’re looking for an efficient tool to capture screenshots and processes quickly and easily without having any design expertise or IT skills, then look no further than FlowShare! With its automated screen capture feature and editing tools that let you fine-tune your documents as needed, FlowShare makes not just creating screenshots but entire detailed process documentation simple, saving time and resources in the long run! Try FlowShare for Free Now! ## FAQs #### What is an automatic screenshot tool? Software that takes the screenshot for you at the moment you click, instead of requiring Print Screen, crop and paste for every step. The output is a sequence of captures already tied to the actions that produced them. #### How is automatic capture different from pressing Print Screen? The tool observes your interaction with the application and captures the screen at each click, recording what was clicked. FlowShare assembles those captures into a draft step-by-step guide, so there is no alt-tab, crop and paste cycle at all. #### Does it work with desktop apps as well as the browser? On Windows, yes. Automated screenshot capture covers installed applications such as [SAP GUI](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) and ERP clients as well as anything shown in a browser window, whereas browser-based recorders are limited to web applications. #### Do the screenshots leave my machine? Not with FlowShare by default. Capture and storage are local, which is why it is used in [air-gapped environments](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/) and in organisations where cloud-based screenshot tools are blocked by IT policy. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Microsoft Problem Steps Recorder (PSR) Is Gone — Here Are Some Alternatives in 2026](https://getflowshare.com/microsoft-problem-steps-recorder-psr-alternatives/) **Published:** July 1, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Content:** The Windows PSR Problem Steps Recorder, later renamed Steps Recorder, captured a screenshot and a short note for every click you made. Microsoft has deprecated it. Here is what it did, what changed in Windows 11, and what IT teams are using in its place. Microsoft quietly discontinued the Problem Steps Recorder (windows psr) in Windows 11. For years, it was a simple utility built into every Windows machine, open it, click Record, do your task, and get a basic annotated screenshot log you could send to IT or save for later. No install required. No cost. Now it’s gone. And if you just typed “[Steps Recorder alternative](https://getflowshare.com/step-recording-alternative-flowshare/)” into Google, you’re probably one of two very different types of people. Understanding which one you are will save you a lot of time. ## What windows psr Actually Did (and What It Didn’t) Before diving into alternatives, let’s be honest about what PSR was and wasn’t. PSR was a lightweight bug-reporting and troubleshooting tool. It captured a series of screenshots as you clicked through a process and saved them as a zipped HTML file you could forward to support. That’s it. No formatting. No branding. No editing. No export options. No sharing infrastructure. The output was functional but raw, a timestamped click log, not a document anyone would actually use for training. It was never a documentation tool in any meaningful sense. Teams that relied on it were mostly IT admins filing support tickets, or individuals trying to show a colleague what was happening on their screen. If that’s all you need, there are simple, free replacements available today. But if you’ve been trying to use PSR as a workaround for real [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/), capturing workflows for training, onboarding, or SOPs, then PSR’s removal is actually an opportunity to fix that properly. The Original **PSR Tool**: What the Problem Steps Recorder Actually Recorded ## If You Just Need a windows psr Replacement for Screenshots and Bug Reporting For lightweight use, capturing what’s on your screen, annotating it, and sending it, these tools cover the PSR gap well: ### Snipping Tool (Windows 11, built-in) Already on your machine. Windows 11’s Snipping Tool has evolved well beyond its predecessor: you can capture a region, window, or full screen, annotate with basic markup, and share or save directly. For quick one-off screenshots, it’s the zero-friction option. **Best for:** ad-hoc screenshots, quick annotations, support tickets. ### ShareX (Free, Open Source) ShareX is a powerful, free screenshot and screen recording tool with a deep feature set. It handles region captures, scrolling captures, annotations, watermarks, and can upload directly to a range of destinations. It’s more complex than PSR but gives you far more control and it costs nothing. **Best for:** power users, IT professionals, anyone who wants granular control over captures without paying. ### Greenshot (Free, Open Source) Greenshot is particularly popular in European enterprise IT environments, it’s lightweight, integrates cleanly into Windows, and adds annotation and destination options (copy, save, email, upload to Confluence or Jira) on top of a simple screenshot workflow. It’s one of the most widely deployed free screenshot tools in German-speaking markets. **Best for:** enterprise IT teams in DACH that need a simple, reliable, GDPR-friendly screenshot utility. ### Snagit (Paid, TechSmith) If you need a polished individual tool with clean annotation, Snagit is the premium option. It handles screenshots and video captures, has an intuitive markup interface, and works well for creating simple one-off visual guides. It’s an individual tool rather than a team platform, but it’s best-in-class for what it does. **Best for:** individual contributors who regularly create visual content and want a premium, standalone tool. What to Look for in a Modern **PSR Tool** Alternative ![windows psr tool ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/07/Record-a-Flow-4-in-the-background-while-you-perofm-your-task-1024x640.png)## If You Need Actual Process Documentation, for Teams Here’s the honest truth: if your team has been trying to use PSR (or similar tools) to build training materials, document ERP processes, or onboard new employees, you’ve been fighting the tool. PSR was never built for that. It was built for IT support. Real process documentation has a different set of requirements: - **Consistency** — every guide needs to look the same, regardless of who made it - **Maintainability** — processes change; guides need to be updatable without re-recording from scratch - **Distribution** — guides need to reach teams, not just sit in someone’s inbox as a zip file - **Multiple formats** — some teams need PDFs, others need SCORM for an LMS, others need [interactive demos](https://getflowshare.com/features/interactive-demo/) - **Access control** — not every team should see every process - **SAP and legacy desktop software** — most enterprise processes don’t live in a browser This is what FlowShare was built for. Choosing the Right **Step Recorder Software** After PSR ## FlowShare: Built Natively for Windows Enterprise Documentation FlowShare runs in the background while you work. You open it, click Record, and go through your workflow normally — in SAP, in your ERP system, in any Windows application, in a browser, in Citrix. FlowShare captures every click and screen automatically. When you stop recording, it generates a polished, step-by-step guide: annotated screenshots with click arrows, auto-generated text descriptions for every step, and a structured document ready to export or publish. No manual screenshots. No writing instructions. No copy-pasting into Word. **What makes it different from browser-based tools:** Most process documentation tools on the market, Scribe, Tango, Guidde are browser extensions. They capture browser-based workflows reasonably well. But enterprise software doesn’t live in a browser. [SAP GUI](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) doesn’t. Most ERP systems don’t. Custom thick-client applications don’t. Legacy tools don’t. FlowShare works with any Windows application desktop software, [SAP GUI](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) (Enterprise plan), browser apps, Citrix-delivered applications, custom tools. If you can click it on Windows, FlowShare can document it. **For teams that handle sensitive data:** FlowShare is installed locally on Windows machines. The captured process data never leaves the machine unless you choose to publish it. The FlowShare Portal, the team knowledge base where guides are published and shared — runs on EU infrastructure hosted in Frankfurt, Germany. AI features run on Azure OpenAI in the EU. For regulated industries and privacy-conscious organisations, this isn’t a minor detail. It’s often the deciding factor. **What happens after you capture:** Once you’ve recorded a process, FlowShare gives you a full editing environment before export. Bulk crop all screenshots at once to remove taskbars or irrelevant UI. Bulk blur sensitive data, FlowShare finds every screenshot where a specific element appears and blurs it in one action. Add text formatting, headlines, and annotations. Then export in the format your team actually needs: - PDF for print-ready guides - Word (DOCX) for editable documents - PowerPoint (PPTX) for presentations and walkthroughs - HTML for web publishing - SCORM or xAPI for LMS integration - MP4 video — generated locally, no camera or editing software required - [Interactive Demo](https://getflowshare.com/features/interactive-demo/) — a click-through simulation where users train and test against the real workflow One recording. Every format. The same source file can be updated when the process changes, no need to re-record. **The FlowShare Portal:** Guides can be published to the [FlowShare Portal](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/), a central, searchable knowledge base for your team. Organise by department, topic, or project. Control access with groups. The built-in AI assistant, FlowShare Assist, answers team questions directly from published guides with screenshots and links to the exact step. Team members don’t need FlowShare installed to use the Portal; they access it through any browser. ## Which Tool Is Right for You? | Need | Tool | |---|---| | Quick screenshot to send to IT support | Snipping Tool (built-in) | | Annotated screenshots for power users | ShareX or Greenshot (free) | | Premium individual screenshot/annotation tool | Snagit | | Team process documentation, training guides, SOPs | FlowShare | | ERP/SAP documentation at scale | FlowShare (Enterprise) | [Check FlowShare Alternatives ](https://getflowshare.com/alternatives/) The Bottom Line PSR’s discontinuation is not a loss. It was a workaround that teams had borrowed for a job it wasn’t designed to do. For IT bug reporting and personal screenshot needs, Snipping Tool, ShareX, and Greenshot cover the gap well and for free. For teams that need real process documentation, the kind that onboards employees faster, survives ERP rollouts, and keeps knowledge inside the organisation rather than in someone’s head, the right answer was never PSR. It’s a dedicated tool built for the job. If your team is documenting processes on Windows, including legacy desktop software and enterprise applications like SAP, [FlowShare is worth a look](https://getflowshare.com/lets-talk). Start your 7-day trial today! [FlowShare Reviews!](https://www.trustindex.io/reviews/getflowshare.com) ## FAQs #### What did the Windows PSR record exactly? Problem Steps Recorder captured a screenshot at every mouse click, together with an automatically written note naming the element that was clicked, and packaged the sequence into a single file that could be sent to IT support. #### What should I look for in step recorder software now? Editable output, annotation, redaction of sensitive fields, and export to formats people already use. The PSR tool produced a report to send, not a document you could clean up, brand and publish to colleagues. #### Has Microsoft removed Steps Recorder from Windows 11? Microsoft has deprecated it and shows a notice in the application stating that it is no longer being developed. Organisations that relied on it for fault reporting or documentation need a replacement path. #### Is there a replacement that keeps everything local? Yes. FlowShare captures on the Windows desktop, stores locally by default and works in air-gapped environments, which matches the constraint that made PSR acceptable to IT departments in the first place. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Snap, Caption, Share: How to Create Crystal-Clear Step-by-Step Instructions with Screenshots](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) **Published:** September 1, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** Are you tired of struggling to explain complex processes or tasks to your colleagues or clients? Well, worry no more! The solution to your problem is as simple as “Snap, Caption, Share.” By utilizing screenshots, you can create crystal-clear step-by-step instructions with screenshots that are easy to follow and understand. Whether you’re trying to teach someone how to use a software program, or walk them through a complicated process, screenshots can make all the difference. Say goodbye to confused employees and wasted time, as in this article, we’ll break down the basics of screenshots and show you how to create step-by-step instructions that are both visually appealing and easy to follow. Because with the right method and tools, making guides has never been easier! So, let’s dive in and discover how to make your instructions crystal-clear with just a few clicks. ## What is the purpose of step-by-step instructions with screenshots? Step-by-Step Instructions with Screenshots are an essential tool for any organization or individual looking to complete tasks successfully and consistently. They are designed to provide a clear and concise set of directions for completing a task or project. The purpose of these instructions is to guide the user through each stage of the process, ensuring that they are able to complete the task successfully and without confusion. One of the primary benefits of step by step instructions is that they break down complex tasks into manageable steps. This makes it easier for users to understand what needs to be done and in what order. Additionally, step by step instructions can help reduce errors that can occur when attempting to complete a task without clear guidance. Another key advantage of following step by step instructions is that it saves time. By providing a clear set of directions, users can work more efficiently and effectively, reducing the amount of time needed to complete the task. Using step by step instructions helps ensure consistency in performance within an organization. It also helps increase productivity while reducing errors and confusion. ### What is a Screenshot? Breaking Down the Basics Screenshots are one of the most basic but crucial tools when it comes to creating step-by-step instructions. Essentially, a screenshot captures an image of your computer screen, which can then be used to illustrate a point or give direction. But it’s not just a simple snapshot – there are a few key things to keep in mind when taking a screenshot. 1. Firstly, make sure you capture the right area of your screen – you don’t want to include any irrelevant or confusing information. 2. Secondly, consider the quality of your screenshot – it should be clear and easy to read. 3. Finally, don’t forget to save your screenshot in a format that is easily shareable. By mastering the basics of taking a screenshot, you’ll be able to create clear and concise step-by-step instructions with ease. In the next section, we’ll explore how to use visuals to create even more compelling instructional content. With FlowShare, screenshots become a story. Each image is captured in real-time, complete with annotations and pointers, ensuring that every step is chronicled with clarity. ### Creating Step-by-Step Instructions with Screenshots Using Visuals for Clarity Creating step-by-step instructions can be a daunting task, especially if you want your audience to follow along with ease and all you have is a Snipping Tool and Word. ![Step-by-Step Instructions with Screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/11/FlowShare-Types-of-Headaches-Documentation-Meme-1024x1024.jpg)Luckily, visuals can help make the process much simpler. By incorporating screenshots, images, and diagrams, you can break down complex tasks into easy-to-follow steps. When creating step-by-step instructions with screenshots, it’s important to keep in mind that your visuals should complement your text and not replace it. Use a combination of both to provide the best experience for your audience. Additionally, use clear and concise language to avoid any confusion. Remember, the goal is to make the process as simple as possible, so don’t overcomplicate it. With these tips in mind, you’ll be able to create step-by-step instructions that are easy to follow and understand. ### How to automatically create top quality Step-by-Step Instructions with Screenshots with FlowShare If you’re looking to create top-notch Step-by-Step Instructions with Screenshots without breaking a sweat, FlowShare has got you covered. FlowShare for Windows offers a seamless solution for automating the creation of high-quality, step-by-step instructions. While you perform your task or process, it meticulously captures every click and keystroke in any software, browser, or custom application. The result is a polished, branded step-by-step instruction with screenshots ready to elevate your team’s performance. With features like the MultiLanguage Add-On for instant translations into 29 languages, and the FlowShare Portal for centralized sharing and engagement, documentation becomes a breeze. So if you’re looking to streamline your instructional content creation process, give FlowShare a try and see how easy it can be to create crystal-clear step-by-step instructions in no time! ### Capturing Attention Through Creative Captions Capturing Attention Through Creative Captions is an essential step in creating engaging and informative step-by-step instructions. After all, what’s the point of having crystal-clear screenshots if no one is interested in reading the accompanying text? A witty and eye-catching caption can be the difference between a user scrolling past your instructions or stopping to take a closer look. So, how to create step-by-step instructions that capture attention with captions? 1. First, consider the tone of your instructions and match it with your captions. If your instructions are serious and technical, your captions should reflect that. However, if your instructions are more lighthearted, feel free to inject some humor into your captions. 2. Second, keep your captions concise and to the point. Long-winded captions can be a turnoff for users who just want to get to the point. 3. When you are creating instructions, keep the end-user in mind. Where and how will they find your helpful guide? Add relevant keywords and phrases to the insturction that will help the user quickly identify what they need to do and find this document later. And how does FlowShare handle this? FlowShare enhances every visual with AI-powered captions that are not just clear and crisp, but also translated seamlessly into multiple languages. This ensures that every instruction transcends geographical and linguistic boundaries, making your guides universally comprehensible By following these tips, you can create step-by-step instructions that not only inform but also entertain and engage your audience. ### Sharing Your Work So Everyone Can Benefit from It Now that you’ve nailed the art of creating crystal-clear instructions using screenshots, it’s time to share your work with your peers or the world. Whether it’s a work project or a personal project, sharing your instructions can benefit others in more ways than you can imagine. Not only does it help others learn a new skill or complete a task efficiently, but it also saves them the time and effort of figuring it out themselves. So, how do you share your work effectively? There are many ways to do it, such as uploading it on your blog or website, sharing it on social media platforms, or even making a video tutorial. Make sure to include Step-by-Step Instructions with Screenshots with clear visuals to guide your audience. You can also add a creative caption to make your work stand out and grab attention. With the right approach, you can create instructional content that not only helps others but also establishes you as an expert in your field. So, go ahead and share your work, and let the world benefit from your expertise! ### Conclusion: Capture Crystal Clear Instructional Content with Just a Few Clicks! In conclusion, capturing crystal clear instructional content has never been easier thanks to the power of screenshots and tools like FlowShare. With just a few clicks, you can create top-quality step-by-step instructions that are easy to follow and understand. By breaking down complex processes into smaller, more manageable steps, you can ensure that your audience stays engaged and learns quickly. And by adding creative captions, you can capture their attention and make your content more memorable. Whether you’re creating tutorials, training materials, or just sharing your expertise with others, screenshots are an invaluable tool for communicating your ideas clearly and effectively. So why not give it a try? With the right tools and a little bit of know-how, you can create instructional content that truly shines. If you’re looking to streamline your instructional content creation process, give [FlowShare](https://getflowshare.com/) a try. [Check FlowShare Reviews! ](https://www.capterra.com/p/202989/FlowShare/#reviews) ## FAQs #### What do good step by step instructions look like? One action per step, in the imperative, with a screenshot showing exactly where that action happens and a caption that carries the instruction itself. Captions describing the screenshot rather than the action waste the most useful line on the page. #### How many screenshots does a set of instructions need? One for every action that changes the screen. Fewer forces the reader to guess what happened in between, and more, such as capturing the same screen twice, adds maintenance without adding any clarity. #### Do I really need screenshots, or is text enough? Screenshots, for anything with a user interface. The image removes the search step: the reader sees where the button is instead of parsing a description of where it is, and that is where most of the time and most of the mistakes go. #### How do I update instructions when the screens change? Re-capture rather than patch. If the guide is one process with steps that can be re-recorded individually, a UI change is a small edit; if it is a long document full of pasted images, it is effectively a rewrite. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Creating how-to guides the easy way](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) **Published:** September 14, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Why every organization should be creating how-to guides: A step by step guide removes the same question being asked five times a week. Here is the fastest way to produce one that people actually follow, and where most teams lose time when they try. In any work environment, employees will be asked to complete tasks outside of their usual areas of expertise. To ensure success in these circumstances, it is important to provide clear and concise instructions that demonstrate the correct way to carry out a task or process. User manuals, tutorials, or how-to guides can help minimize errors and boost productivity while saving time and avoiding frequent inquiries from employees. They’re especially significant when complicated programmes are used that need detailed description. Good work instructions and how-to guides can help employees understand their jobs better and get used to new or different work processes more quickly. Work instructions can help employees feel like they know what they are doing and be a part of the company. In this article, we will show you different types of how-to guides and address the most common mistakes that can occur when creating them. This will help you avoid these mistakes from the outset. ## What challenges companies face when creating how-to guides. The biggest hurdle for companies to create quality documentation is the time and effort it takes to make them. Even if there are already guides for what to do, the second step is to make sure that those guides are always accurate. This means that they should match the latest standards or reflect the most recent version of an application. It is no surprise that finding employees who are willing or able to create user-friendly how-to guides can be challenging. Very few companies employ professional technical writers leaving documentation to the IT department, which is already busy enough with day-to-day business. It is very important for companies to have a system for writing documents. This system will help every department write high-quality guides and documentation. To do this successfully requires time, capacities, and resources, knowledge as well as the right tools. Only then can they benefit from the numerous advantages that good documentation offers. ## What are common formats for how-to guides and which one is right for you? You might want to make a how-to guide, or explain a process for new team members. Maybe you need to document a workflow that needs to be done every few years. But you always have to answer the same question first. In which format should these instructions be delivered? Instructions, how-to guides, or manuals come in many different formats. You can communicate your content in writing or in video. There are also [step by step guides with screenshots](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/), which are usually accompanied by written instructions. Interactive guides can be accessed online or might directly overlay the action elements in the application you are using. Which type of guide is best for you, of course, depends on the context and which tools you have available, as well as how much time you have to create these documents. Video instructions, for example, may be produced quickly, but not everyone (=nobody!) wants to view a 60-minute video in order to promptly finish a process and instead prefers to “CTRL + F” search for the right spot inside an instruction. It’s critical that you understand various types of work instructions and keep an eye on which one is the most effective for you. ![SAP Training Documentation step-by-step guide ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/09/Edit-Flow-1-Text-descriptions-1024x640.png)#### Written instructions The most commonly used type of work instruction in companies is written documentation. It consists of a text that contains all relevant information. Text instructions can work very well for higher-level processes, describe abstract procedures or get to the heart of overarching issues. If things get more specific and you need to describe a process or a product such as a software application in detail, then illustrated instructions are better suited for your purpose. #### The illustrated guide Illustrated instructions or step by step guides are very popular, but are not yet as widespread as written instructions. Illustrated how-to guides often contain screenshots and visual elements that can easily show and explain even highly complex programmes. With the help of highlights and tags, they can draw the viewer’s attention to key sections of a guide. Apart from being made available offline or even as printed manuals, illustrated instructions can also be distributed electronically, e.g. via a knowledge database. However, there is one potential disadvantage with these instructions. If no standardized tools or streamlined documentation procedure exists, illustrated instructions are in most cases created with a screenshot tool and Word. This can become a big pain really fast. Without the right tools, you have to do everything by hand: take screenshots, write texts, and on top of that manage the day-to-day business. This disrupts the workflow and robs employees of their valuable time to do their actual jobs. The good news: You can save yourself the effort if you use tools that automatically document each step in the background as you perform a task. No need to pause your work, as the documentation is done for you. There are now several of these tools on the market, you can get an overview in our [blog post on various documentation tools](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/). If you have to document a whole host of applications, our documentation software FlowShare can help you with the effort. ##### When do you need a step by step guide? Illustrated step-by-step guides are best suited especially for [software documentation](https://getflowshare.com/what-is-software-documentation/) or detailed operating instructions that depict a complex process in a programme. #### Video instructions Video tutorials or screencasts are a popular means of documenting how-to guides, simply because the instructions are produced in exactly the time it takes to carry out the process. Or so it appears at first. A well-produced video nevertheless adds time to the process. Especially since it needs to be recorded completely from scratch as soon as a process changes. And this happens more often than most people would like: new software updates, updated processes, or completely new applications require you to record your video all over again. You should only create your tutorials in video form if there really is no other option. There are far more efficient tools for creating tutorials, including our [documentation software FlowShare.](https://getflowshare.com/) FlowShare captures every step of your process as you perform it, regardless of which programme you are documenting. The result is a complete step-by-step guide that enables everyone to carry out your process exactly as you have specified. #### Interactive instructions These manuals are mainly used in software systems that contain standardized processes. New users and customers can be guided through the product and shown the essential functions as they move around in the system. Another possibility of interactive instructions are simulations. ## The 5 biggest mistakes organizations make when creating how-to guides and how to avoid them. ### 1. The instructions are not up to date There are few things more annoying than putting a lot of time into a manual or recording a training video, only to find that it is out of date within a very short time. The most common reason for this are software updates. You need to be prepared for such cases, so set up a process that allows you to update the work instructions quickly. Then you never have to start from scratch again if only a few steps change within the process. It should be possible to leave comments on existing documents. For example, if you use an [internal wiki](https://getflowshare.com/capture-knowledge-knowledge-management-with-the-company-wiki/), there might be a function that lets you leave comments. Or, at work, there might be a way to give feedback on documents that you’re looking at. This way, you will get genuine feedback from the readers of the manuals. Also, set up a regular schedule to check for necessary updates in your work instructions. FlowShare allows you to record processes holistically – and at the same time you can easily add or delete individual steps or add new ones to existing instructions. ### 2. The instructions are not detailed enough When professionals document processes, it can easily happen that steps they take for granted are skipped and are missing in the work instructions later on. This can be a keyboard shortcut at a crucial point, or a dialogue or input that happens more quickly than it was documented. Most of the time, people just keep documenting without going back and capturing that step. So if you have expert knowledge in what you are documenting, put yourself in the position of a layperson. Assume less knowledge rather than more. Even if it means writing a few more sentences and documenting seemingly minor steps. Another reason for lack of detail is the effort involved in capturing each step and taking each screenshot. Because FlowShare captures every step you make, it creates a complete guide to your process, no step is left out and you, as a full professional, can focus on what you do best – while the instructions are automatically created in the background. ### 3. The instructions are difficult to understand There are usually two main reasons why instructions are difficult to understand. - Firstly, content – the authors do not know exactly what to write. They try to cram all the information into a manual, which leads to readers not understanding it. - Secondly, the form or the layout of the guide – which also leads to the next mistake. ### 4. The instructions are not clearly laid out. It is rare that those responsible for creating how-to guides have experience with graphic design.Some people do not know how to design a manual or make templates for documentation. This makes it hard for them to communicate what they know to other people effectively. What they painstakingly compile in Word is difficult for readers to understand. Most often, they lack a suitable, clear layout or a good structure. To avoid cluttered and incomprehensible documentation, give clear guidelines on how instructions should look, for example by using [uniform templates for SOPs](https://getflowshare.com/process-documentation-word-template/), operating instructions, documentation and work instructions. ### 5. The instructions do not contain any pictures ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/07/Google-Analytics-Anleitung-scaled-1-1024x522.jpg)A wall of text makes any manual, no matter how tediously written, difficult to digest, especially when describing operating elements. Even industry giants produce manuals completely devoid of even a single image – [most of Google’s manuals,](https://support.google.com/analytics/answer/3467852?hl=en&ref_topic=1009620) for example, simply do not contain any images to visualize the support instructions. Instead of simply using an image to indicate where to click next, laborious, clumsy text instructions are created. And to what end? Even experienced users need to identify which button exactly is being described in the manual, leading to delays in the execution of the instructions ### How to avoid the most common mistakes To avoid these mistakes, you should establish a systematic approach to creating instructions, so they are comprehensive, up-to-date, uniform, and more easily understood. We recommend including pictures in the instructions to make them easier to follow and save time on the execution of the documented processes. If you prefer a reliable way to avoid all these mistakes in the first place, you should take a look at FlowShare. Once FlowShare is installed on your Windows computer, you can use it to document everything and anything you do on your computer. You automatically create detailed illustrated step-by-step instructions that you can easily update in neat designs offered within a large selection of templates. The high level of detail means that even employees with little to no computer skills are picked up. You can test FlowShare free of charge and create an unlimited number of manuals with it within 7 days. ## The foolproof way of creating how-to guides that everyone understands You want to create a high-quality manual? There are many methods for doing so and we have summarized the essential steps for you here. You will see: it’s not that hard. ### 1. Select the relevant processes for the documentation In every team there is someone who is the point of reference for all questions. And even though that might be handy for those posing questions, the one answering spends a lot of time explaining processes – again and again – instead of doing their own work. That does not have to be the case. Especially when it comes to recurring questions about specific work processes it is a good idea to capture them as a how-to guide. Collect questions, problems, and become aware of your company’s core processes. A good occasion for this is, for example, when a new employee joins the team. They will need to know all these work processes and get up to speed with them quickly – so why not use this chance to document them. ### 2. Know the product or process you want to document inside out Before you document something, you need to know it. And really know it. In most teams, processes are not completed one single way but each team member has their own technique to it. However, not having a standardized process can lead to confusion as to how things are actually to be done, so ideally you will want to identify the best practice and document it for everyone to adopt. ### 3. Record all the steps that are necessary to carry out a particular task. As a professional, you may have internalized a process to a degree that you may not even be aware of the individual clicks and operations it takes to perform the process. Especially when you are documenting procedures within software, pay attention to less obvious steps like keyboard shortcuts or combinations. You need to document these as well. Make sure to write text descriptions for the instructions covering all essential steps. ### 4. Give your how-to guides a table of contents If your instructions contain more than 15 steps, you should always structure them with a table of contents. To this end, you may want to group related steps into a section, making them more readily accessible. Since often only part of the documentation will be relevant, a table of contents including these sections ensures that the relevant part can be found quickly by users of your manual. ### 5. Don’t be stingy with graphics, pictures, and screenshots of the essential user interfaces A picture is worth a thousand words. When showing user interfaces of a product, use appropriate and up-to-date visuals of the programme. Focus on the area that matters for each step rather than always showing the entire desktop. Instead of struggling through endless text, the viewer of your work can see directly what matters. In addition, you can also use graphics if you want to emphasize an important aspect. ### 6. Create clear hierarchies with good design templates for your how-to guide Create clear hierarchies of headings, images, and descriptive text – preferably with an existing template, or with a documentation tool where you can choose from many design templates to make your documentation attractive. ### 7. Give your how-to guides a professional look Good templates not only serve the purpose of giving you a good structure. The best templates also make your documentation look like someone has professionally designed it. It is worth the effort – because well-designed documents are also better received by readers. For example, employee handbooks with company branding even promote cohesion and feelings of belonging to the organization. ### Creating how-to guides with little effort If you are convinced to follow the above-mentioned steps but don’t want to do all this manually, then our documentation tool FlowShare can take much tedious work off your hands. FlowShare records your process as you complete it. It takes screenshots of each step, writes short instructions on where to click, and adds visual markers to your process. It automatically assembles your steps into a comprehensible guide. This you can export into pre-designed templates, making your guides an eye-pleaser – without any design experience. This way you can create professional step-by-step guides with little effort, making your work processes understandable for everyone. ## No guide is no solution either It takes time and experience to realize the consequences that not documenting processes can have for your company. Processes are simply not optimized, there is never just one best way to do something, but everyone does it the way they think it should be done. This vagueness also means that employees often do not know how to do certain tasks, which leads to lost time and mistakes. Productivity suffers as a result. Do you still think that it is just a process and documentation is not that important? Do you have questions or want to speed up your documentation processes? ## FAQs #### What makes a good step by step guide? One action per step, a screenshot showing where that action happens, and no assumed knowledge between steps. Most guides fail because the author already knows the process and silently skips the click that confuses everyone reading it. #### How long should a how to guide be? As long as the process, split so each step is a single click or decision. Length matters less than whether someone can stop halfway through, come back after an interruption, and still know exactly where they were. #### Is Word enough, or do I need work instruction software? Word is enough for one guide. It stops being enough when screenshots have to be captured, cropped, numbered and replaced every time the software updates. That manual cycle, not the writing, is what [work instruction software](https://getflowshare.com/industries/manufacturing-process-documentation/) removes. #### How long does one guide take to make? Roughly as long as performing the process once. FlowShare records each click while you work and generates the draft guide with screenshots, which is where the approximately tenfold speed difference against manual screenshot-and-paste documentation comes from. **Categories:** Process Documentation --- ### [Steps Recorder Alternative: FlowShare vs. Windows Problem Steps Recorder (PSR)](https://getflowshare.com/step-recording-alternative-flowshare/) **Published:** October 27, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** A steps recorder alternative became a practical necessity once Microsoft deprecated PSR. This compares FlowShare with the Windows Problem Steps Recorder, what carries over, and what you gain. Capturing and documenting work steps when using software can be a tedious process if you only rely on Windows on-board tools. The Step Recorder, also known as the Problem Steps Recorder, is a well-established solution for recording and documenting work steps. However, if you’re looking for a steps recorder alternative to create end-user documentation, such as instructions, manuals, or training materials, you’ll quickly reach the limits of Windows step recording. Are you looking for a steps recorder alternative to record and document work steps even easier in any software? Then Flowshare is worth a look. As an excellent step recording alternative, FlowShare offers significant advantages over the traditional Windows Problem Steps Recorder (PSR). Let’s take a closer look at why FlowShare should be your first choice. ## What is the Step Recorder or Problem Steps Recorder (PSR)? Windows Problem Steps Recorder is a tool integrated into Windows, which is used to record the steps performed by a user on the computer. The main use case of the tool is (as the English name suggests) documenting steps in case of problems in order to make the problem traceable for IT support or development. When such a problem occurs, step recording can be very useful to document exactly what the user has done. It creates a step-by-step record with automatic screenshots and descriptions of the actions performed. The recordings are then saved in a ZIP file that can be easily shared with technical support or others for troubleshooting. . The PSR can be a great help in bridging communication barriers between users and technicians, providing clear visual guidance to track and resolve a problem that has occurred. Although the PSR provides a simple and effective way to document issues, it does not offer the advanced features and ease of use that some alternative tools such as FlowShare provide. ## What is the Steps Recorder alternative FlowShare? Steps Recorder alternative FlowShare is a documentation software for Windows that uses a screen recorder function to document every action and step you perform in any application. Instead of creating a complete video, FlowShare documents individual steps, which you can then export as a finished tutorial in a wide variety of formats. - It automatically creates screenshots of every step you take during an operation through clicks or keyboard interactions. - It also automatically generates short text descriptions. - Finally, depending on the price model, different export formats are available. This automatically creates a ready-to-use tutorial just the way you want it, which you can use not only to fix problems, but also to train your team or customers. Even the most complex processes, e.g. within ERP systems, can be easily illustrated with FlowShare, so that end users can understand and reproduce the processes. ![steps recorder alternative](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/1-Record-a-Flow-Product-Video-1024x640.gif)## The limitations of the Windows Problem Steps Recorder Compared to FlowShare, Windows Problem Steps Recorder offers only basic functionality for [creating tutorials](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/ "Create guide - made easy: how to avoid the most common mistakes.") and end-user documentation. #### Here are some disadvantages of the PSR: 1. **Export ZIP archive only:** PSR cannot create instructions in user-friendly formats or record videos, which makes it less useful for training or customer support. It offers no templates for user manuals but only rudimentary click sequences (because the focus is to document problems and not to present them in a nice form). 2. **Limited editing possibility of texts:** The description texts are not always suitable for end users, nor is it possible to edit them within the step recording. 3. **No possibility to edit images:** The PSR does not provide built-in functions to edit the recorded screenshots (e.g., to make personal data unrecognizable) or to add markers, which makes it difficult to create comprehensive documentation. 4. **Multi-Monitor Limitation:** If you are using multiple monitors, the PSR will record everything on all screens, making it difficult if you only want to record a specific application on one screen. 5. **Limited screen recording:** According to field reports, Windows’ step recording quickly reaches its limits during longer processes (over 25 steps). By default, the PSR is designed torecord up to 25 steps, although this can be increased manually. If you have a problem that requires many clicks, you need to manually increase the recording limit in advance. ## Advantages of FlowShare over Problem Steps Recorder All the limitation you experience with the PSR removes FlowShare, making it an ideal step recording alternative. Despite advanced features, it remains user-friendly and makes it easy for non-technical users to record their steps in any software with just a few clicks. #### FlowShare offers the following advantages as a Steps Recorder alternative: #### Numerous export formats: FlowShare offers not just one, but numerous export formats (local file formats, web integrations or embedding via the FlowShare Portal), so there is something for every use case. Whether it’s a fancy PowerPoint presentation or interactive click simulation, the classic PDF, or a page that you can integrate into your wiki system like Confluence – FlowShare gives you plenty of choices. #### Own templates: Besides formats, FlowShare also emphasizes that you can integrate your company design: Logo, colors, fonts, custom templates in PowerPoint and Word. #### Automatic text generation with editing possibility: FlowShare’s description texts are designed to be understood by end users, so that you as an author do not have to describe the “what”, but can add the “why”. The automatically created texts can be supplemented, edited, structured as you know it from text editors. The document can be structured via a table of contents, which is also not possible in PSR. #### Advanced image processing capabilities: FlowShare, unlike Steps Recorder, offers versatile image editing capabilities: automatically crop, obscure areas, add markers, adjust click arrows, and even more via a direct link to image editing programs like Paint. #### Multi-monitor recording: FlowShare also works on multiple screens, it always takes a screenshot of the screen where you clicked, even if your click path spans multiple screens. #### No limit on the number of steps: You can be confident that it won’t skip a step, even if your click path is hundreds of steps and doesn’t struggle at 25 steps like the PSR. We have customers who use FlowShare to create 1000-step tutorials. Even if we would not recommend this from the user’s point of view (but prefer shorter but targeted instructions) – anything is possible. ## Conclusion: This makes FlowShare the best Steps Recorder alternative FlowShare is optimized for Windows and provides an effective and efficient Steps Recorder alternative to Windows Problem Steps Recorder for documenting processes that take place within applications – whether in the browser or on the desktop. It makes it easy for end users to record their steps with just a few clicks and record them without much post-processing . Despite many export and editing options, it is easy to use and does not require any special knowledge. This allows you to document not only error conditions, but also instructions and documentation for numerous use cases. So if you are looking for an Steps Recorder alternative at this very moment, don’t hesitate any further. Test FlowShare free of charge and without obligation. ## Frequently asked questions and answers: #### 1. Is FlowShare easy to use, even for less technical users? Yes, FlowShare is [known for its user-friendly and intuitive interface](https://www.capterra.com/p/202989/FlowShare/) that allows even less tech-savvy users to easily record and document their work steps. #### 2. Can I record steps with FlowShare on Mac or other operating systems? No, FlowShare only works on Windows, just like the Windows Problem Steps Recorder. #### 3. Is FlowShare free of charge? It depends. For 7 days you can use all functions of FlowShare Professional free of charge. In a limited version you can continue to use FlowShare free of charge after the trial period – the recording is then limited to 15 steps and you can only choose limited export formats. To use all functions and export formats as well as your own templates and designs, you need a paid version in a monthly or annually [subscription model](/pricing/). #### 4. How secure is my data when using FlowShare? As a German company, we attach great importance to data security. FlowShare can be run completely locally, so there is no recording to the cloud. All your recorded processes always remain with you, and only you decide with whom you want to share them. #### 5. Is there a free version or a trial version of FlowShare that I can try? Yes, FlowShare offers a free trial version that allows you to try out the features of the tool. Visit the official FlowShare website to start your free trial. #### 6. What is the difference between FlowShare and Windows Problem Steps Recorder? FlowShare offers a richer and more intuitive experience compared to Windows Problem Steps Recorder. With features such as numerous export formats with design templates according to your corporate identity, detailed documentation through screenshots and automatic text description of actions, which you can further edit extensively, FlowShare surpasses the Windows Problem Steps Recorder in many aspects. ## FAQs #### What was Steps Recorder, and why do I need an alternative? Windows Steps Recorder, originally Problem Steps Recorder, captured a screenshot and a short note for every click, mainly so users could report faults to IT. Microsoft has deprecated it, so teams that used it for documentation need a replacement. #### What’s the closest alternative for documentation? A desktop capture tool that records a screenshot per click and produces an editable guide. FlowShare does this on Windows, adds annotation and branding, and exports to Word, PDF or PowerPoint instead of a packaged report file. #### Is there a Problem Steps Recorder for Mac? No direct equivalent ships with macOS, and FlowShare is Windows-first. Mac users generally fall back on screenshot or screen-recording tools, which do not produce the step-per-click output that PSR users are looking for. #### Does the replacement have to run locally? For many teams, yes, since part of PSR’s appeal was that nothing left the machine. A PSR alternative like FlowShare keeps capture local on Windows and works in air-gapped environments, which is why it fits where cloud recorders are blocked. **Categories:** Process Documentation --- ### [How To Maximize Team Productivity With Stunning Team User Manuals](https://getflowshare.com/team-user-manual/) **Published:** November 29, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** User manual software should let subject-matter experts write the manual, not just technical writers. Here is how to build a team user manual from the way people already work, and keep it current afterwards. When it comes to team productivity, **team user manuals can be a great way to get everyone on the same page.** By creating and following a team user manual, you can ensure that everyone knows how to use the team’s tools. Furthermore, how to complete specific processes with these tools, and which member holds what role or responsibilities. In this article, we will provide you with important tips for creating and using your team user manuals effectively. Let’s get started! ## **What is a team user manual, and why is it important?** A team user manual is a set of instructions. It outlines the roles of different team members, how they should use the team’s software and tools. Plus, it shows best practices of how to complete specific processes. This document ensures that everyone is using the team’s resources in the same way. This can help boost productivity by eliminating confusion over processes. **There are a few key reasons why a team manual is so important:** 1. Clear instructions help everyone on the team use tool and complete processes efficiently. If people know what to do through clear instructions, they won’t waste time trying to figure out. 2. It can support new employees get up to speed quickly. Rather than having to trial and error their way through the team’s resources, they can simply consult the team user manual for guidance. 3. It reinforces team roles and responsibilities. By outlining who is responsible for what, employees can be held accountable for their tasks and know that they are working towards the team’s collective goals. ## **Tips for creating an effective and personal team user manual** Now that you understand why team user manuals are important, let’s take a look at some tips for creating an effective one. There are two basic and crucial components here, namely - knowing your team and - knowing your processes. If you have a good grasp of both these elements, then you will be in a good position to create a team user manual that is **both helpful and user-friendly.** ### **Know your team** To know your team, you will need to understand their individual skill sets and strengths. This way, you can ensure that the team user manual covers all of the necessary information for each member of your team. In addition, it is also important to consider the team’s overall workflow and processes. By understanding how the team works together, you can create a personal user manual that outlines each step of the process clearly. ### **Know your processes** Fact is, **one single person probably doesn’t know the team’s multiple processes inside out.** You may know which processes exist but when it comes to how to complete each one with maximum effectiveness, you will have to turn to the colleague who is most familiar with the process and ask them to document it. Besides these basic considerations there are a few other things you should make sure to consider when creating your team user manual. #### **Keep it simple.** One of the most important things to keep in mind when creating a team user manual is to keep it simple. No one wants to read through a massive document full of dense text; instead, focus on creating a document that is easy to read and understand. Use clear and concise language, and consider using bullet points or lists to break up the text. #### **But make it specific.** Another important tip is to make sure that your team user manual is specific to your team. In other words, don’t try to create a one-size-fits-all manual that could be applied to any team. Instead, tailor the content to address the specific needs of your team. This will make it more relevant and useful for everyone involved. #### **Include screenshots and diagrams.** Wherever possible, include screenshots or diagrams to illustrate key concepts in your team user manual. This can be especially useful if you’re including instructions on how to use a particular software tool or complete a specific process. #### **Get feedback.** Once you’ve created a draft of your team user manual, it’s important to get feedback from your colleagues. See if they have any suggestions on how to improve the document, and make sure that they understand everything that is covered. This will help to ensure that the final product is as effective as possible. ## **3. Tips for using your team user manual effectively** Now that you have a team user manual, for it to enhance your team performance it’s important to use it in the most effective way possible. If you have considered the points above, the manual itself will already be accessible and attractive for your team in terms of content. However, there are ways to ensure an effective use beyond the manual’s content. ### **Make it accessible** First and foremost, make sure that your team user manual is easily accessible to everyone on your team. This includes two dimensions: format and filing. If your goal is **to distribute the manual as easily and fast as possible for everyone to use, PDF format is a safe way to go for you**. If you want to enable retrospective editing to enable your co-workers to contribute to the manual, Word’s open format is handy. We have an entire page dedicated to the [different formats of manuals](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) and their uses so look there for a detailed reference. Utilize central knowledge sharing platform[s](https://getflowshare.com/software-tip-8-software-tools-to-make-your-company-wiki-a-great-success/). [Document management systems](https://getflowshare.com/software-tip-5-successful-document-management-systems-for-smbs/) or a company wiki are extremely useful for making your team manuals accessible to every team member. With this, colleagues can easily find the manual and are more likely to consult it when they need help. ### **Keep it up to date** As your team changes and evolves over time, so too should your team user manual. Make sure to update the document on a regular basis to reflect any changes in the team’s resources, processes, or structure. ### **Use it as a reference** Rather than trying to memorize everything that is covered in your team user manual, use it as a reference tool. Consult it when you need help with something, and keep it handy so that you can quickly look up information when needed. ## **Creating your first team user manual in no time with FlowShare** You may be thinking: “That sounds great but who has the time to do all this while doing *actual work*?” **Creating team manuals constitutes an additional effort, yes, but with the right tool, this effort can be minimized.** FlowShare should be on the top of your list of tools to consider for this task. The tool is simple to use, yet extremely powerful in capturing your processes step-by-step *while* you perform them – no need to interrupt your workflow. FlowShare: - Captures every click you make with a screenshot, - generates short text descriptions on where you clicked, - and compiles everything together into visually appealing, detailed user manuals that your co-workers will find easy to follow. FlowShare’s simplicity and ease of use means you can start documenting immediately. You even can delegate documentation tasks to anyone in your team – no IT or documentation skills needed. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)\#image\_title### **Your FlowShare advantages at a glance** - **Simple** – no need to wrack your brain how to best capture your process, FlowShare will do it for you - **Specific** – never miss a step in your process - **Visual based** – capture steps with screenshots, annotations, and descriptions - **Easily updated** – edit manuals retrospectively, add or delete steps - **Burden sharing** – anyone can document with FlowShare - **Versatile export formats** – export your manual in the format that suits your needs best - I**ntegrations with platforms** – directly export your manuals into DMS, KMS, or wiki ## **Start creating your own team user manuals!** By following the guidelines in this post, you can be sure that you’re getting the most out of your team user manual. **By having a clear and concise document that is specific to your team**, you can help everyone stay on the same page and work more effectively together. FlowShare makes this process significantly easier for you. No need to compromise on your time doing *real* work or on the quality of your team manual, with FlowShare you can have both. So what are you waiting for? With FlowShare you can create an unlimited number of team user manuals free of charge for 7 days, no credit card or commitments required. Rate FlowShare ## FAQs #### What is user manual software? Tools for producing manuals for end users: capture, screenshot handling, structure, branding and export. The distinguishing question is whether a subject-matter expert can use it, or whether it assumes a trained technical writer. #### Word or dedicated user manual software? Word is fine for one manual that will not change. Dedicated software pays for itself at the point of maintenance, when re-capturing a changed screen has to take minutes rather than an afternoon of cropping and pasting. #### Can a subject-matter expert use it, or do we need a writer? An expert can. Record the process as it is performed and edit the generated draft, which turns the manual into a review task for the person who already knows the work rather than a writing project for someone who does not. #### What should a team user manual cover? How the team’s recurring tasks are performed, in which systems, by which role, and what to do at the known exceptions. It is a working reference, not a description of the department or its org chart. **Categories:** Employee Training --- ### [A Practical Guide to Choosing the Right Training Manual Software](https://getflowshare.com/training-manual-software/) **Published:** December 1, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Are you looking for ways to create training manuals easily but don’t know where to start? But you are unsure whether you really need a training manual software? And if you do, then how are you supposed to find the one that is right for you? Creating training manuals can be tough, especially if you don’t know where to start. In this article, we’ll guide you through the decision-making process so that **you can find the right software for your needs**. Whether you’re just getting started with training manuals or looking for ways to improve your process, read on! ## **What is training manual software and what are its benefits?** In short, training manual software refers to tools that help you create and manage training materials. This includes two basic forms: 1. Authoring tools for actually creating the material. 2. Platforms for storing and distributing the learning material. More complex solutions may include both of these forms in one. But there is a wide variety of great tools specialized for either creation or distribution which are of high value to their users. All tools, no matter their focus, serve **the purpose of getting employees up-to-speed with company work.** Company work includes specific tasks, general values, or a instructions for certain role in the team. There are many advantages of using training manual software. The benefits will differ depending on the software that best meets the needs of your company. (More on how to find a suitable software below.) Some general benefits of having a tool to create employee training manuals instead of doing it without help are: #### Benefit 1: Saving Time Perhaps the biggest benefit of using software is **the time you save when creating and managing training materials**. Instead of deliberating on what needs to be included in the training, spending hours drafting, writing, and testing – just spare yourself the hassle and use a software solution to produce results that are likely more effective and appealing to trainees. #### Benefit 2: Ensuring Quality of Training Materials Training manual software also helps you **improve the quality of your training materials** by providing templates and tools that make it easy to create high-quality documents and other training resources. Quality should not be underestimated as one factor that makes training more accessible and thus effective. Put yourself in the shoes of a trainee: would you rather read a 50-page-manifesto or have an interactive training environment and detailed, visualized process instruction? #### Benefit 3: Foster Collaboration among your team Finally, **training manual software can help you collaborate with others** on your training materials, which can be helpful if you’re working with a team. Especially if you are documenting specific processes you will want to have experts for each process capture them to teach newcomers how a process is done according to the highest standards. ## **How to choose the best training manual software for your needs** As you can tell by all these benefits, a training manual software is a great tool to have when creating training manuals. But there are many different solutions out there that can be used to create and distribute training manuals, so how do you know which one is right for you? Consider the following aspects when choosing a software solution. ### **What needs does your training manual software have to satisfy?** The first thing you need to consider is what your company’s needs are. This includes asking whether you need a tool to create instructions, one to distribute them, or both? Accordingly, you will be looking for authoring tools, knowledge management systems, or e-learning solutions respectively. Also consider whether you want slim, specialized solutions or complex, comprehensive programmes? Yes, an all-inclusive, interactive training regime seems professional but do consider whether it actually fits your needs. Extensive training makes sense in some situations but in others you simply want to get employees up-to-speed with tasks ASAP. Here, a slim solution to show employees exactly what to do for a given task is much more valuable to you. ### **Who creates employee training manuals?** This might not be so self-evident as the first aspect but being aware of who you want to create your training manuals has big implications on the software to choose. **Complex solutions often require specialized authors to create the training materials.** **Simpler solutions are more accessible to more people without specific IT skills.** Once again, ask yourself what your priorities are: creating didactic, comprehensive training material (in this case, you likely need an expert) or creating process instructions for people to use as reference when doing a task. In the latter case, you will want to have people that are most familiar with the process create the instructions. But familiarity with a process alone does not make you a training expert and vice versa. And being a training expert does not mean you can easily document processes. A leaner solution often has a lower adoption hurdle, meaning more people can use it easily, even without much training. Making the right decision here certainly is a balancing act and one that you should think through with great care before investing in a tool. ### **What does your existing software infrastructure look like?** Another important consideration is what platforms the training manual software is compatible with. Does your company already use a learning management solution (LMS), a knowledge base or [wiki software](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/)? Great, then you might want to choose and additional authoring tool for training manuals. It should at the very minimum be compatible with your existing software. **Ideally, the authoring tool should have an integration with the knowledge base or wiki**, so any inter-software friction can be reduced. *For example: if your authoring tool only creates SCORM training manuals but your knowledge base doesn’t support it? Not a good fit then.* Vice versa, if you have an authoring tool but are looking for a knowledge base, make sure that the export formats of your tool are compatible with or directly integrated into your knowledge base. Even if you are building your training infrastructure from the ground up, make sure that the tools you choose have a high degree of compatibility. ### **How much should your training manual software cost?** Of course, there is no straightforward answer to this. More complex systems will likely cost more, as they offer a high variety of features. However, there are many affordable options available, so you shouldn’t have to break the bank in order to find a program that fits your needs. Once again, while robust training software has benefits, unless you have good reasons to purchase such complex software, stick to the principle that less is more. ## **What are four popular training manual software solutions?** Having considered these factors, you should now be able to better navigate the sea of training manual software. To give you some more practical advice, we have gathered some of the best tools that fulfill different training needs. ### 1. **FlowShare for automated, precise step-by-step instructions** ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)\#image\_titleAt Flowshare, when we say “less is more” we really mean it. We are convinced that the best way to train employees is to give them precise, detailed [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) that guide them through their tasks. FlowShare’s features are carefully assessed according to their use and contribution to creating simple and insightful manuals. No unnecessary features means you only pay for the things you really use! FlowShare is ideal when you want [any employee in your company to be able to ](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/)[create training manuals](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) with little effort. The software is intuitive to use and allows you to document tasks while you perform them – in any application! It runs in the background, captures every click made in the form of a screenshot, and merges the screenshots into lean instructions. Descriptions for each action are generated automatically but can always, as other elements in the guide be edited and annotated retrospectively. The result: accessible, professionally designed guides, created in no time! FlowShare is not your classic authoring tool (those are often more complex) but it gets the job done. Its tracking engine can operate in any application and the finished guides are highly compatible with knowledge bases and eLearning systems thanks to [multiple export formats (including SCORM and xAPI)](https://getflowshare.com/features/export-templates/) and direct integrations with a number of tools. Thanks to our 14-day free trial, you can create an unlimited number of guides and try out every last feature of FlowShare before deciding whether the tool is right for you. ### 2. Trainual for mainstreaming your SOPs ![Trainual website interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/Trainual-website-sop-1024x557.png)*Trainual Website*[Trainual](https://trainual.com/) is a tool to turn your best-practices into standard operating procedures (SOP). It allows you to streamline your processes, train employees, and assign responsibilities. While with FlowShare you can create detailed step-by-step guides of how to perform certain tasks within processes, Trainual allows you to outline longer processes at a higher level of abstraction. With Trainual you can outline entire procedures and provide different training content at each step. Through organizational charts you can assign roles and responsibilities, increasing transparency and accountability. Most importantly you are making all the training manuals accessible at a glance. In short: with Trainual you can create strategic training and processes in which everyone knows their place. Another advantage of Trainual are its many integrations with applications your business is likely already using, which makes it a suitable tool to add into your company at any point. There is an editor, however, you will still need to write down the processes manually. You can try Trainual for free for 7 days, without any commitments, to see if the tool offers an approach to training that is right for your business. ### 3. ProProfs for comprehensive and context-sensitive training manuals ![ProProfs Knowledge Base website interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/ProProfs-website-knowledgebase-1024x662.png)*ProProfs Knowledge Base Website*[ProProfs](https://www.proprofskb.com/) is a tool for creating internal and external knowledge bases that provide powerful training to employees or help to customers. With the help of the tool you can create customized, branded homepages to build comprehensive training and help. ProProfs allows users to write extensive help to support employees on site. Visuals, such as images or videos, are easily integrated into pre-designed templates to make instructions particularly engaging for users. A variety of integrations also allows users to directly import data and documents from other applications. This makes the tool well-compatible with pre-existing software infrastructures. A special feature of ProProfs is the possibility to provide context-sensitive help. Through Tooltips, Light Boxes, and Pop-ups, the training manuals created with ProProfs make technical jargon more accessible. Plus, they provide additional help to understand the manual, and explain complex concepts in simpler terms. This feature creates strong advantages in terms of user-friendliness and accessibility. To see for yourself if ProProf meets your needs, the provider offers a 15-day free trial period without financial commitments. ### 4. iSpring Suite for professional, interactive eLearning ![iSpring Suite website interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/iSpring-website-eLearning-suite-1024x501.png)iSpring Website[iSpring Suite](https://www.ispringsolutions.com/) is an all-round authoring tool to create professional and interactive eLearning. The tool offers i.a. the creation of learning videos, voice-overs, and interactive training, such as quizzes and role-plays. From employee training, to compliance training, to micro-learning, the material created with the iSpring Suite meets many purposes. Usually, eLearning authoring tools require intensive training to adopt. iSpring Suite’s self-proclaimed ease of use implies that the authoring tool is more accessible than other eLearning authoring tools. Thousands of templates allow you to create a well-designed, engaging training program with no design or coding skills. While iSpring also offers their own learning management system – iSpring Learn – the material created with iSpring Suite complies with all common eLearning standards. Standards include SCORM 1.2, SCORM 2004, AICC, cmi5, and xAPI. This means that material can also be integrated into any other eLearning system. Like the other tools, iSpring Suite offers a free trial version: You can try the software free of charge for 7 days. ## **Key** **Takeaways** In this article, we have clarified the main benefits of using training manual software, which boil down to the possibility to **save time, keep quality of training consistent, and enhance collaboration**. There are countless tools out there to enhance your training manual creation and you are now familiar with some of them. Ultimately, choosing the one that is right for your business means carefully assessing your current situation. This includes being aware of your company’s needs: - Who you want to create the training manuals: expert created content or user generated content. - What your existing infrastructure looks like: do you need an authoring tool or an infrastructure tool? - How much money you are willing to spend. With the tools introduced, it is not necessarily an either-or decision. You can combine them to get the best result for your company. If you already use wikis or knowledge bases and wish a fast way to create training manuals, we recommend taking a closer look at FlowShare. FlowShare is the perfect tool for the instant creation of pragmatic training materials. It gets employees up-to-speed with their tasks almost immediately by providing exact instructions. Anyone can use it regardless of their technical skills, and you only pay for features you really need. Try for yourself and create your first training manual within minutes. ## FAQs #### What is training manual software? Tools for creating, updating and distributing training manuals, as distinct from a learning management system, which delivers and tracks courses. Some products claim both, and usually do one of them well. #### Do we need an LMS as well? Only if you need completion tracking, assessment or compliance evidence. Many teams find the real problem is that material is out of date and hard to find, which an LMS does not solve on its own. #### What should I check before starting a trial? Who can author with it, how screenshots are captured and updated, which export formats are supported, and where content is stored. In regulated environments the storage question decides the shortlist before anything else does. #### How do we keep manuals maintainable over years? One manual per role, one guide per process, and a re-capture workflow for changes. Maintenance cost rather than creation cost is what decides whether manuals still exist and are trusted in year two. **Categories:** Employee Training --- ### [Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) **Published:** September 22, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Migrating your company ERP to SAP’s S/4HANA is definitely no walk in the park. You can find more about this topic [here](https://getflowshare.com/s4hana-transformation/). In this article, we want to shed light on one essential step in the blueprint of migrating your ERP: the step of integration tests and test management. At FlowShare we strongly believe technical know-how should be equally distributed so no one involved in a project needs to invest years of time in a failed project. That is why we are building the easiest AI-digital adoption solution that enables experts to automatically capture their know-how and make it accessible to everyone in their organization. Many of our customers [use FlowShare for their ](https://getflowshare.com/documentation-in-erp-projects/)[**ERP migration** projects](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/). Within these projects, FlowShare can play a crucial role in testing and especially for [user acceptance tests (UAT)](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/). But let us start from the beginning: a good testing process is an indispensable element of the **SAP S/4HANA migration**, without which you cannot enter the adoption phase. ## **First: What SAP Testing Are We Talking About?** For implementing SAP’s S/4HANA, experts differentiate between a wide range of different tests that have to be completed: unit testing, integration testing, interface testing, security testing, regression testing, user acceptance testing and more. While unit tests focus on small software components, isolating them from other units, integration tests are more holistic and check the integration of several components within the overall architecture. Security testing focuses on roles and authorizations, while regression tests verify whether changes to the system have caused any disruptions or problems. However, the most important distinction is between: - **Implementation Testing - **User Acceptance testing (SAP UAT) ### **Step One: Implementation Testing** Implementation testing – covering among others unit testing, integration testing and security testing – focuses on ensuring the proper execution of the entire application in S/4HANA. Testers must go through all business scenarios from end to end, checking all interfaces, applications, and modules to ensure they meet the required specifications. They need to verify that all system components and external linkages work properly and that all dependencies are set. For example, if a company is producing and selling machines, a tester would check the sales function by making a complete sales order, including the customer name, customer address, ordered item and other details, to validate that the order is correctly processed. ### **Step Two: User Acceptance Testing (SAP UAT)** If these functional tests are successful, the next step is User Acceptance Testing (UAT). Unlike the technical implementation tests, these tests focus on the end users of S/4HANA. The focus shifts away from integrators, consultants, and the IT department to include those who will be working with S/4HANA daily. That is also why [some SAP experts](https://www.sapsteps.com/sap-en/sap-testing-phases/) consider the UAT the most important testing phase. Its goal is to validate that the new system meets the requirements and expectations from the user’s perspective and that it is easy for them to operate. If users struggle to complete their workflows, it may be necessary to adapt the configuration or provide better guidance on how to succeed. ## **Why Do We Need Testing for the ERP Migration?** The migration of the ERP to S/4HANA (or any other new ERP system) comes with [significant risks for your business](https://getflowshare.com/erp-project-documentation/). Studies show that most ERP projects [fail to meet their goals](https://www.gartner.com/en/information-technology/topics/enterprise-resource-planning), with some even leading to major business disruptions or significant revenue loss. This is where **SAP testing** comes into play, taking on an essential role in the success of the migration project. After all, a good testing process can drastically reduce the risks associated with migrating to SAP S/4HANA. Even in the best-organized migration process, minor errors and bugs can occur. This is perfectly fine, as long as these errors are corrected before the new system goes live. Testing S/4HANA is a vital tool for identifying and addressing the small issues that arise during migration. Furthermore, User Acceptance Testing (UAT) involves users and ensures that business processes can be executed by all necessary members of your organization. This means that a robust testing process not only focuses on the technical aspects of the implementation but also addresses human components and needs. A testing process minimizes business risks, facilitates a smooth system transition, and prevents disruptions. But what exactly constitutes a good testing process? ## **8 Steps for Comprehensive SAP S/4HANA Testing** *“In the really big S4Hana release that I’ve been working on now, we’ve created around 1,000 test cases.”* — Süntke Remmers, IT Consultant and CEO of RES Education ### **1. Define Test Plan** The first step is to set up a comprehensive plan for testing S/4HANA. This plan should include the scope, objectives, and timeline of your testing, along with roles and responsibilities within your organization and regarding external integrators or advisors. It also defines criteria for success. Additionally, the plan should outline the resources needed for your test process, such as data and tools. Most importantly, the plan must specify exactly what needs to be tested: the test cases (also called “test scenarios”). To manage your test scenarios, you can use a traceability matrix. This is a document which [maps the test scenarios](https://www.wrike.com/blog/what-is-requirements-traceability-matrix/#:~:text=A%20traceability%20matrix%20is%20a,were%20defined%20for%20any%20requirement.) to their corresponding technical requirements and current state. That way, the [traceability matrix](https://www.perforce.com/resources/alm/requirements-traceability-matrix) provides an overview of the different test cases and allows you to trace relationships and requirements. ### **2. Set Up Sandbox Environment** Once the test plan is finalized, you can set up the sandbox environment for testing S/4HANA. This involves configuring hardware, installing specific software, and making any other necessary preparations. Additionally, you should prepare the data required to execute the test cases, ensuring everything is in place before starting the testing phase. ### **3. Implementation Testing** Implementation testing typically involves your IT department and/or external integrators. Even if external resources are supporting this step, it can be valuable for internal staff to be at least partially involved in the test procedure. Implementation testing includes various tests, such as unit testing, integration testing, and functional testing, all tailored to the new S/4HANA system. Depending on your use case, it may also be beneficial to employ automated tests and use specific tools to accelerate the process. One crucial aspect of the testing process is given its own step: Comprehensive documentation and Reporting. ### **4. Documentation and Reporting I** Whether conducting [unit tests](https://help.sap.com/docs/ABAP_PLATFORM_NEW/fc4c71aa50014fd1b43721701471913d/37b87905715446d19a33a27d6cf834f4.html), end-to-end tests, or UAT, migration tests must always be carefully recorded and documented. This ensures that all administrators can understand which tests have been carried out, what the results were, and where bugs occurred. Special care is needed here, even if it can be tedious. Testers must record the test cases they are working on, and document the results in a way that can be easily reproduced by others, using log data and screenshots, for example. This thorough documentation enables bugs to be identified and resolved effectively. Furthermore, a clear dashboard can be very helpful, allowing all testers to see the company’s progress in the testing process. For instance, the dashboard should show how many test cases have been processed, which were successful, and which issues have been resolved. According to Süntke Remmers, longtime SAP consultant and CEO of RES Education, many companies still use Excel to report test cases. Even though Excel is a powerful tool, it might not provide the necessary overview of the complete testing process for all team members, making other tools more effective. Remmers, for example, [uses a wiki](https://getflowshare.com/capture-knowledge-knowledge-management-with-the-company-wiki/) to store the workflows documented with FlowShare and monitors the status of defective processes in [Jira](https://www.atlassian.com/de/software/jira?&aceid=&adposition=&adgroup=143040461925&campaign=19324540004&creative=642190105616&device=c&keyword=jira&matchtype=e&network=g&placement=&ds_kids=p74609360108&ds_e=GOOGLE&ds_eid=700000001558501&ds_e1=GOOGLE&gad_source=1&gclid=CjwKCAjwoJa2BhBPEiwA0l0ImJzJf24hov2WK2x8hRlgWP534sfF7G1Qpu7FY0o95l0jfKGraIYaLRoCcNgQAvD_BwE&gclsrc=aw.ds). Read more about this here. ### **5. User Acceptance Testing (SAP UAT)** *“Many people think that integration tests are important for project management. But if you take a closer look, it is actually most important for the employees that these integration tests run the way they expect them to. After all, it is the employees who have to work with the processes after the go-live. So the tests are not just for the management, but for everyone, ultimately. For everyone.”* — Süntke Remmers, IT consultant and CEO RES Education After technical issues have been tested, tracked, and resolved, the next stage of testing is conducted with key users. Test cases should be defined clearly together with the users to ensure they align precisely with actual business requirements. According to SAP expert Remmers, the biggest challenge is often achieving complete test coverage. This means covering all processes that employees execute at least once a day in the SAP integration test. To ensure complete coverage, it is useful to involve employees themselves in the selection of test cases. The goal of UAT is for end users to verify that the new S/4HANA setup meets their needs and expectations. Ultimately, they should be able to approve the system and confirm that they can use it effectively in real-life production. ### **6. Documentation and Reporting II** For UAT, careful monitoring, tracking, and reporting are even more critical than for implementation tests. Therefore, involved users must be comprehensively onboarded for the testing process and educated on what exactly they need to do and how to report it. One way to achieve this is through comprehensive test tickets. [The ideal test ticket](https://reseducation.de/sap-integrationstests-leicht-gemacht-das-geheimnis-eines-idealen-testtickets-enthuellt-%f0%9f%9a%80/) contains all the information required for the test case: the process being tested, its requirements, the desired outcome, and so on. For migration expert Remmers, it is crucial that the ticket does not have so-called “expert status”, but is universally understandable. This means the ticket should contain enough information so that anyone in the company – even a working student or trainee – can carry out the test case. This approach distributes the testing workload and reduces the burden on key users. Additionally, this method improves change management within the organization. When all employees have tested and approved their processes, no one can reject the migration afterward by claiming it doesn’t work. Shared testing creates shared responsibility for positive outcomes. *“When employees are involved in the testing process, they begin to understand that while the new S/4Hana system may differ slightly in its interface, the process itself remains the same.”* — Süntke Remmers, IT consultant and CEO of [RES Education](https://reseducation.de/) Another important aspect of UAT is the transparent reporting of results. SAP consultant [Bruno César](https://www.sapsteps.com/sap-en/sap-testing-phases/) emphasizes the importance of using a tool where all test scripts can be loaded (step by step for each process), data can be stored, and bugs can be reported. This is crucial because bugs or issues need to be communicated to IT in a way that allows them to be addressed and resolved efficiently. Our automated documentation software, FlowShare, serves both purposes: to give detailed information about the process to be tested and to document the subsequent test. With FlowShare you can [generate dozens of ](https://getflowshare.com/learning-nuggets/)[step by step instructions](https://getflowshare.com/learning-nuggets/https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) in a short time. These can be used as guides for the testing process and are super easy to follow for everyone. On the other hand, FlowShare can work in the background during testing, capturing all steps automatically. This eliminates the need for manual logging, screenshot capturing, or writing descriptions, as FlowShare does all this automatically. Testers simply need to store the completed flows in a database accessible to all team members involved in the testing process. ### **7. Adaptation and Re-testing** Based on the reporting from the previous step, your IT has sufficient information to adapt S/4HANA and ensure it meets user needs. If there are many issues, it can be helpful to categorize and prioritize them using tags and labels. By the way: a high number of bugs does not indicate a poor migration process but rather an effective testing process. It’s better to identify these issues now than after going live. As in step four, again a well-organized dashboard is useful for tracking the testing process: Is the traffic light red, indicating many issues still need to be addressed? Or are we approaching the green phase, with few bugs remaining? Additionally, assigning tickets to responsible team members ensures clear accountability. After adapting the system, further tests such as [security testing](https://community.sap.com/t5/additional-blogs-by-members/different-types-of-testing-in-a-sap-implementation-project/ba-p/12859369) or regression testing should be conducted. Regression testing ensures that all applications and processes still function correctly after changes have been made. ### **8. Final Validation and Go-Live Preparation** If all issues have been resolved and all tests have been successful, a final round of testing may be conducted to ensure S/4HANA is ready for the go-live. Summarizing key learnings from the testing process and involving business stakeholders for final approval is also recommended. To ensure a smooth transition from testing to the adoption phase, it is important to meticulously plan the go-live activities (e.g., data migration, system configurations) and ensure comprehensive, high-quality [training documents](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/) and [IT support](https://getflowshare.com/automated-software-documentation/). Documentation created during the testing process, such as detailed test tickets made with FlowShare, can be repurposed as [training material](https://getflowshare.com/creating-training-materials/) for other employees after the S/4HANA system is released. More information on the other phases of the migration to S/4HANA can be found in our article on the blueprint for migration. If you want to learn more about testing and how FlowShare helped set up a successful testing process for S/4HANA, check out our case study with RES Education here. And if you are eager to try out our software FlowShare – no problem! You can start a free trial here ## **FAQs** #### What is the difference between Implementation Testing and SAP UAT? Implementation testing focuses on technical execution, checking that all modules, interfaces, and external linkages across the S/4HANA system function correctly end-to-end. User Acceptance Testing (SAP UAT) shifts the focus to end users, validating that the system meets daily operational requirements and is easy for employees to navigate. #### **Why is testing important during an ERP migration?** ERP migrations come with significant business risks, and many projects fail to meet their goals without thorough validation. A good testing process identifies and resolves bugs before going live, prevents major business disruptions, and ensures shared responsibility across the organization. #### **How does FlowShare assist with SAP S/4HANA migration testing?** FlowShare runs in the background during testing to capture process steps automatically, eliminating the need for manual logging and screenshot capturing. It creates step-by-step guides that can be linked directly to test tickets and repurposed as post-migration training documentation for employees. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Don’t Let Expertise Walk Away: Building Knowledge Retention with AI](https://getflowshare.com/knowledge-retention-with-ai/) **Published:** November 11, 2025 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Have you experienced a colleague leaving your organization in the past year, taking critical know-how with them? Knowledge retention becomes urgent the week someone hands in their notice. This is how to capture what a specialist knows while they are still there, using the processes they already run rather than an exit interview. When I asked this at the AI Summit masterclass, nearly everyone nodded. It’s not just the sweet taste of the farewell cake, it’s the bitter realization that valuable expertise walks out the door and disappears. This moment is where many of our conversations with customers begin. Knowledge retention has always been important, but two current trends make it more urgent than ever: - **The retirement wave & high turnover:** In many industries, long-time experts are retiring while employee churn increases, causing knowledge gaps to appear faster than they can be filled. - **The AI revolution:** AI is changing how we value and use knowledge. In a world where information is generated at scale, what truly counts is the expertise that connects, applies, and contextualizes it. Know-how has an expiration date. The question is: **how do we preserve it?** At FlowShare, we’ve spent years tackling this question not only in daily practice but through research. As part of the **[KIproWork](https://kiprowork.de/)** project, we explored how AI can help small and medium-sized enterprises (SMEs) capture and secure process knowledge before it’s lost. Together with our research partner Karlsruhe University of Applied Sciences and industry partner Eisenwerk Würth GmbH, we developed practical frameworks and tools that bridge research and real-world application. The insights can be distilled into **three key questions** that will bring you much closer to securing your organization’s future know-how. ## Key Question 1: How can we identify and preserve critical know-how? The first challenge is deceptively simple: knowing what matters. Often, leaders don’t realize where knowledge bottlenecks exist until someone leaves. Sometimes it’s obvious: the senior engineer, the IT admin, the one person who knows that legacy system. But many knowledge carriers stay invisible until their absence creates chaos. Through KIproWork, we created frameworks to help organizations identify both their **key people** and **critical processes**: - [Identify key people](https://kiprowork.de/sp-identifizieren/): Defines the characteristics that make someone indispensable: unique expertise, relationships, limited replaceability, and high impact of absence. - [Identify critical processes](https://kiprowork.de/prozesse-identifizieren/): A quick assessment tool that helps prioritize which processes to document first, those that are both important and easy to capture. **Case Study: US Utility Cooperative (120 employees)** A senior expert’s retirement risked taking essential know-how with her. Cloud tools were off-limits due to compliance rules, so the team documented processes entirely on-premise. Within two months, 40–50 processes were captured, not just by her, but by others who joined in. > “Documentation is finally happening where it wasn’t before.” ## Key Question 2: How do we enable knowledge transfer without overwhelming employees? “The people who know how things work already have full jobs.” That’s the core challenge. Documentation shouldn’t feel like an extra burden, it should happen **as part of the work itself.** Automated tools can record processes in real time as people perform them, creating clear, step-by-step guides in the background. This spreads the effort across teams and integrates knowledge sharing naturally. **Case Study: German Municipality (City Administration)** When rolling out a new document management system, staff kept asking the same questions repeatedly. Manuals created manually were inconsistent and slow to produce. One digital officer created 20 standardized guides within weeks using FlowShare templates. The result: documentation time cut by half, fewer repeated questions, and consistent quality. ## Key Question 3: How can we create sustainable structures for knowledge retention? Too often, documentation projects start with enthusiasm and fade into what we call “document graveyards.” Sustainability means embedding documentation into the culture. This involves: - Assigning *knowledge owners* and rewarding contributions. - Using standardized templates and regular review cycles. - Leveraging automation and AI to keep knowledge current and accessible. A useful lens here is the **People–Process–Technology** framework: - **People:** Identify and motivate key experts; train employees to use and trust documentation. - **Process:** Establish naming conventions, version control, and review intervals (e.g., every six months). - **Technology:** Automate updates, maintain compliance, and make information searchable through AI (e.g., semantic search or retrieval-augmented generation). **Case Study: German Manufacturer (ERP Migration)** Leaders feared that documentation would delay rollout. Instead, key users documented while testing, creating guides automatically. The same materials later served as training manuals, saving six months of time and ensuring consistent quality. ## The Role of AI in Knowledge Retention AI is only as good as the data it learns from. Poor data leads to poor outcomes: “garbage in, garbage out.” But when paired with structured, high-quality documentation, AI becomes a powerful ally. Some customers already integrate FlowShare documentation into SharePoint with Microsoft Copilot, enabling employees to retrieve process knowledge directly via chat. AI can also flag outdated content, suggest updates, and transform step-by-step guides into interactive learning experiences. AI doesn’t replace human knowledge, it scales it. ## What it means for you The risks are clear: workforce shortages, retirements, regulatory pressure, and digital transformation. But organizations that address these three questions not only protect knowledge, they future-proof their business. 1. Identify and secure critical know-how. 2. Enable knowledge transfer without overload. 3. Create sustainable, AI-ready frameworks for continuous learning. If you’re ready to see how AI can help your organization capture and retain its expertise, try FlowShare for free. 👉 [Start your trial here](https://getflowshare.com/free-trial) and experience how simple, automated documentation can safeguard your company’s know-how. ## FAQs #### What is knowledge retention, and why does it hit so late? It is capturing what experienced staff know before they leave. It becomes urgent at resignation because tacit knowledge is invisible while it works: nobody notices an undocumented process until the person who ran it is no longer there. #### Can AI capture what an expert knows? Not on its own. AI is effective at turning a captured process into readable instructions and at answering questions about documentation that already exists. It cannot observe knowledge that was never recorded anywhere in the first place. #### Our most experienced person just resigned. What do we do first? Record them doing the work, starting with the processes only they run. Asking a specialist to write documentation during a notice period rarely produces much, whereas recording the processes as they perform them produces a guide per process without demanding writing time. #### What does knowledge transfer software actually do? It moves know-how from an individual into a shared, findable form: capture, structure, storage and search. The capture step is the one that usually fails, because it is the only part that requires the expert’s own time. **Categories:** Knowledge Management --- ### [What Is Software Documentation](https://getflowshare.com/what-is-software-documentation/) **Published:** March 1, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Software Documentation: Definition and Types at a Glance User documentation can make software quickly and easily accessible for new employees. And not only that: effectively sharing expert knowledge is essential to protect companies from knowledge loss. In this article, we’ll briefly explain what documentation is and what role it can play in organizations. > **In short:** Software documentation includes all materials that describe how software is built, how it operates, and how to use it. Which type is needed depends on the audience: developers need different information than IT administrators or users in specialized departments. ### What Is Software Documentation? Software documentation refers to the recording of digital processes that can be used to explain software or software components. Good software documentation answers three questions for its audience: What does the software do? How does it work? And what do I need to do to achieve my goal with it? Depending on who is asking these questions, the answers look very different. For a developer, an interface description is helpful; for a purchasing clerk, on the other hand, an illustrated guide showing where to click. ### What Types of Software Documentation Are There? A distinction is made between different types of documentation that vary depending on the target audience. For example, there are programming, development, and project documentation, which are mainly aimed at developers; technical documentation, which contains all the necessary information for maintaining and using software; user documentation, which primarily explains how to use software… The list of documentation types is long—Wikipedia offers a good overview. In practice, most forms can be assigned to three groups. #### Development and Project Documentation This documentation is aimed at everyone who builds, extends, or integrates software into other systems. It includes requirements and architecture descriptions, interface documentation (APIs), comments in source code, test logs, and project documents such as specifications, decision logs, and release notes. It is usually created directly within the development team and assumes technical prior knowledge. It is therefore generally unsuitable for end users. #### User Documentation When we at miraminds talk about software documentation, we almost always mean [user documentation](https://getflowshare.com/end-user-documentation/)—the kind that explains software to the end user. [User documentation](https://getflowshare.com/end-user-documentation/) comes in many forms: from detailed user manuals to bite-sized pieces of user knowledge (keyword “microlearning”) to context-sensitive help, for example in the form of a performance support system or a so-called “digital adoption platform.” Which format is chosen depends primarily on how complex the user knowledge to be conveyed is and how much user knowledge the end users need. As a general rule, documentation should be as long as necessary and as short as possible. Typical formats of [user documentation](https://getflowshare.com/end-user-documentation/) are [step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/), [training materials](https://getflowshare.com/creating-training-materials/), quick reference cards, work instructions, and FAQ collections. What they have in common is that they are task-oriented (“How do I create a new supplier?”) rather than focused on software functions (“The Master Data menu contains the following fields…”). #### Software Documentation for Maintenance and Operations This documentation is aimed at IT administrators and support teams. It describes how software is installed, configured, updated, and monitored. This includes system requirements, installation and update guides, permission concepts, backup and recovery processes, and operations manuals for incidents. Especially in regulated environments—such as government agencies, utilities, or companies with ISO 27001 certification—this documentation is often also evidence for auditors. ### Software Documentation in the Enterprise: Benefits and Limitations Did you know that the competencies critical to a company often lie with just a few essential employees? Documentation not only makes software accessible to company newcomers, but also “immortalizes” existing employee competencies. By externalizing the knowledge of key experts, companies can protect themselves from vulnerability to knowledge loss. In addition, they [relieve IT experts](https://getflowshare.com/from-nerd-to-superhero-organizing-the-it-department-during-digital-transformation/), who spend an average of 30% of their working time on support requests, thereby reducing time and financial costs for companies… What’s left to object to? In a work environment where software is becoming increasingly diverse and complex and is constantly being changed and developed, it makes sense to periodically refresh necessary software basics in in-person training sessions and support actual application through decentralized learning. There is actually quite a bit to object to, at least when it comes to poor documentation. The most common limitations in practice: - **Outdated content:** Every software update can invalidate screenshots and step sequences. Anyone who follows an outdated guide and fails will pick up the phone next time. - **High creation effort:** Manually creating screenshots, cropping, labeling, and writing text can quickly take several hours per guide. That’s why documentation often isn’t created at all. - **Wrong audience:** Technically correct documentation is useless if it’s too technical for users. - **Poor discoverability:** Guides that disappear into folder structures or email attachments won’t be used. The value of software documentation therefore depends on how current, understandable, and accessible it is. #### Who Creates Which Documentation? | Type | Audience | Typical Content | Created By | |---|---|---|---| | Development and Project Documentation | Developers, project teams | Architecture, APIs, requirements, release notes | Developers, project management | | User Documentation | Specialized departments, new employees | Step-by-step guides, training materials, FAQs | Key users, trainers, subject matter experts | | Maintenance and Operations | IT administration, support | Installation, configuration, updates, emergency processes | IT administrators, operations teams | What’s striking: user documentation is often created by people whose actual job is not writing, but working in a specialized department. This makes it all the more important that creation is quick. ### Software Documentation Example from Practice Suppose a company is implementing a new ERP system. Purchasing clerks will now have to create new suppliers themselves. Until now, a single colleague has handled this, and she knows the process by heart. Without documentation, every question lands with her, and when she’s on vacation, the process stops. A short, illustrated guide solves exactly this problem. #### Software Documentation Example: A Guide Structure A good user guide consists of a few clear building blocks: 1. **Title formulated as a task:** “Create a New Supplier in the ERP System” 2. **Purpose and audience:** Who is the guide for, and when is it needed? 3. **Prerequisites:** Required permissions, documents, or data (e.g., tax ID, bank details) 4. **Numbered steps with screenshot:** One step per action, the relevant UI element marked in the image 5. **Notes and warnings:** Required fields, common errors, special cases 6. **Result:** How does the user know everything worked? 7. **Status and responsible party:** Version, date of last review, and contact person The last point is often forgotten, but it’s crucial: only when it’s clear who maintains the guide and when it was last reviewed does it remain trustworthy. ### Create Software Documentation Automatically The biggest effort in user documentation is not in the knowledge, but in the craft: creating screenshots, describing steps, formatting everything, and repeating it all after every update. This is exactly where [automated software documentation](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) comes in. #### Automated Software Documentation in the Workflow Instead of first executing a process and then writing it down, it is captured during execution. The software records every click, creates appropriate screenshots, and formulates step texts from them. The person who knows the process only has to review the result and add to it if necessary. The work thus shifts from writing to reviewing, and the documentation is created where the knowledge already exists: in everyday work. If part of the process changes later, the entire guide does not have to be recreated. It’s enough to re-record the affected steps. This reduces exactly the effort that determines success or failure in practice: the effort per update. With our software [FlowShare](https://getflowshare.com/de/free-trial/), you can quickly and easily create easy-to-understand[ step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/)—a format in the sweet spot between manuals and context-sensitive help. You can [test FlowShare here](https://getflowshare.com/de/free-trial/) with no obligation and create an unlimited number of guides free for 7 days. ## FAQs #### What Is Software Documentation? The recording of digital processes that can be used to explain an application. This includes development and project documentation, user documentation, and materials for maintenance and operations. The target audience determines which form is needed. #### What Type of Software Documentation Do We Need? Technical documentation for development and operations, user documentation for specialized departments. The most common mistake is giving developer materials to users and wondering why they don’t get used. #### Is It Enough to Create the Documentation Once? No. Software changes, and outdated guides do more harm than none at all because they cost trust. What matters is therefore not the initial creation effort, but the effort per update. #### What Does Automated Software Documentation Look Like? The process is captured during execution, screenshots and step texts are created automatically, and then reviewed. This shifts the work from writing to reviewing, and the documentation is created in the workflow. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Software tip: 5 successful document management systems for SMEs](https://getflowshare.com/software-tip-5-successful-document-management-systems-for-smbs/) **Published:** September 8, 2020 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **In short:** A document management system (DMS) ensures that your team stores documents centrally, finds them quickly, and shares them securely. Different solutions are suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs) depending on their focus: Dropbox for simple storage and sharing, DocuWare for digitizing paper processes, SharePoint for Microsoft 365 environments, Notion for team knowledge management, and Fluix for field service. Your main use case, the number of users, and where your data is stored are the decisive factors. With FlowShare, you can create [step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) in minutes. But where do you store the finished documentation, and how do you ensure your team finds it at the right moment? This is exactly where a document management system comes in. With the right DMS, you can store documents in a structured way, find them quickly, and access them directly. This saves time that you can invest in more productive tasks. In this post, we’ll show you what to look for when choosing one and introduce five proven solutions. ### Finding the right DMS: 5 questions to ask before choosing The market for DMS software is large and confusing. On international comparison portals alone, there are well over a hundred providers, many of them with features specifically for SMEs. This variety is an advantage, but it also increases the risk of choosing a solution that doesn’t fit your company. Therefore, clarify these questions in advance: 1. **What industry are you in?** Regulated industries such as government agencies, utilities, or healthcare have stricter requirements for archiving and traceability. 2. **How many people need access?** Many providers charge per user. Check whether all employees really need a license and if there are minimum purchase requirements. 3. **Which function is most important to you?** Typical focus areas are: - Digitization of paper documents - Storage and audit-proof archiving - Workflow management and approval processes - Team collaboration - Powerful search - Compliance and traceability 4. **Cloud or on-premises?** Cloud solutions offer location-independent access, which is important for hybrid work. On-premises solutions, on the other hand, give you full control over your data. 5. **Where is your data stored?** Especially with US providers, you should check the legal basis on which data is transferred (more on this in the next section). Nobody knows your company’s requirements as well as your own team. That’s why the selection should never be completely outsourced to external parties. The following five cloud solutions have proven themselves in practice and cover different focus areas. They offer a good starting point for your research. ### Data privacy: What you should consider with US providers Since July 2023, the **EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF)** has regulated the transfer of personal data to the USA. It replaces the Privacy Shield agreement, which was overturned by the European Court of Justice in 2020. Data transfers to US companies are permissible on this basis, provided the respective company is certified under the DPF. In September 2025, the General Court of the European Union confirmed the DPF. However, an appeal has been lodged against this ruling with the European Court of Justice; the proceedings are still ongoing. A residual risk therefore remains. **Our recommendation:** Before deciding, check the provider’s privacy policy and server location, ask for a Data Processing Agreement (DPA), and keep an eye on further legal developments. You can look up whether a US provider is certified under the DPF at dataprivacyframework.gov. This post does not replace legal advice. ### Overview of 5 proven DMS for SMEs 1. Dropbox: The pioneer 2. DocuWare: The digitization machine 3. SharePoint: The all-rounder 4. Notion: The team player 5. Fluix: The field service specialist #### 1. Dropbox: The pioneer Dropbox was one of the first cloud storage services and is primarily known for storing and sharing files. The business plans offer much more: real-time collaboration on files, version history and recovery, offline access, team folders, as well as admin and compliance features. **Prices:** The “Standard” and “Advanced” business plans are billed per user, starting at approx. 15 USD or approx. 24 USD per user per month with annual payment. A minimum of three users applies. For larger companies, there is an individually priced Enterprise plan. **Data privacy:** Dropbox is a US company. Check the current DPF certification and the options for data storage location. **Suitable for:** Teams primarily looking for simple, reliable storage with good sharing features. #### 2. DocuWare: The digitization machine DocuWare has a clear goal: an end to the paper war. The software digitizes document storage and management and adapts flexibly to growing companies. Core functions include automated capture and processing of documents (e.g., incoming invoices), audit-proof archiving, automated workflows, and mobile use. **Prices:** DocuWare does not publish fixed list prices. You can receive offers upon request from the provider or a sales partner. **Data privacy:** DocuWare is a German provider. Clarify in the offer which data center your data will be hosted in. **Suitable for:** Companies with many paper documents and recurring processes such as invoice approvals or personnel files. #### 3. SharePoint: The all-rounder Share content, simplify workflows, inform employees: SharePoint combines document management, workflow management, and collaboration in one platform. SharePoint is particularly strong in combination with Teams, OneDrive, and Office applications. **Prices:** Microsoft has discontinued the individual “SharePoint (Plan 1/Plan 2)” licenses for new customers. Today, you can get SharePoint through Microsoft 365 packages, such as Business Basic (from approx. 6 USD) or Business Standard (approx. 12.50 USD per user per month with annual payment). **Data privacy:** With the “EU Data Boundary,” Microsoft offers the storage and processing of customer data within the EU. Check which services in your plan are covered by this. **Suitable for:** Companies that already use Microsoft 365 and want to bundle documents, intranet, and workflows centrally. #### 4. Notion: The team player Notion is document storage, company wiki, and project management tool all in one. Its greatest strength lies in collaboration: content can be easily structured and found, tasks can be assigned to team members, and documents can be edited in real time. However, Notion is not a classic DMS with audit-proof archiving. **Prices:** In addition to a free plan, there are “Plus” (approx. 10–12 USD) and “Business” (approx. 20–24 USD per user per month, depending on the billing period). The AI features have been included in the Business plan since 2026. **Data privacy:** Notion is a US company. Check DPF certification and data storage location. **Suitable for:** Teams that want to bundle knowledge, processes, and projects in one place. #### 5. Fluix: The field service specialist When people think of digitization, they often think of stacks of paper in the office first. But there is also a great need in the field, and this is where Fluix comes in: forms are filled out and signed digitally, data is automatically captured, and orders are conveniently approved from the office. **Prices:** You can find current prices and minimum license numbers on the provider’s website. **Data privacy:** Check the server location and Data Processing Agreement directly with the provider. **Suitable for:** Companies with mobile teams, e.g., in trades, maintenance, construction, or inspection. ### Comparison table | | Dropbox | DocuWare | SharePoint | Notion | Fluix | |---|---|---|---|---|---| | **Focus** | Storage & sharing | Digitization & archiving | Documents, intranet & workflows | Knowledge & collaboration | Field service & forms | | **Price (per user/month, annually)** | from approx. 15 USD | on request | from approx. 6 USD (via Microsoft 365) | free to approx. 24 USD | see provider | | **Minimum users** | 3 | individual | 1 | 1 | see provider | | **Provider headquarters** | USA | Germany | USA | USA | see provider | | **Test for free** | Yes | Demo on request | Yes | Free plan | see provider | *As of: September 2026. Prices plus VAT and without guarantee. Please check current conditions directly with the provider.* ### How your documentation gets into the DMS A DMS is only as good as the content within it. With FlowShare, you record workflows on a Windows computer and automatically receive a step-by-step guide with screenshots. You can export these into common formats and store them in your DMS so that your team can access up-to-date instructions at any time. FlowShare runs locally on your computer and is [ISO/IEC 27001 certified](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/). So your [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) stays where it belongs. [Try FlowShare for 7 days for free](https://getflowshare.com/free-trial?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) ### FAQs **What is a document management system (DMS)?** A DMS is software that companies use to digitally capture, centrally store, manage, and find documents. Many systems also offer versioning, access rights, workflows, and audit-proof archiving. **Which DMS is suitable for small companies?** That depends on the main use case. For simple storage and sharing, Dropbox or SharePoint are often sufficient. If you want to digitize many paper processes, you are better off with a specialized DMS like DocuWare. For field service teams, Fluix is a good option. **Is a cloud DMS compatible with GDPR?** Basically yes, if the provider meets the requirements of the GDPR, a Data Processing Agreement is in place, and the data transfer is legally secured. For US providers, this is currently possible via the EU-U.S. Data Privacy Framework, provided the provider is certified. **What does a DMS for SMEs cost?** Cloud solutions start at a few euros per user per month. Specialized DMS with workflow and archiving functions are often priced individually. In addition to license costs, plan for setup, data migration, and training. **Categories:** Process Documentation --- ### [Creating Training Materials: The Ultimate Software Guide](https://getflowshare.com/creating-training-materials/) **Published:** July 25, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **Creating Training Materials: The 2026 Software Comparison** Creating training materials is rarely held up by ideas. It is held up by screenshots, formatting and updates. Here is how the five main types of software compare in 2026, and which one fits the training you actually need to produce. Most teams that set out to create training materials already know what people need to learn. A new ERP module goes live, a team changes its process, a wave of new hires starts on Monday. The problem is the production: someone has to capture every screen, write every step, format it, and then do it again when the software updates. The right software removes most of that work. The wrong one adds a second project on top of the first. This comparison sorts the market by what each type of tool actually produces, so you can match the tool to the training rather than the other way round. ## Why Creating Training Materials Still Takes Too Long Creating training materials by hand follows the same loop in almost every company: perform the task, press Print Screen, crop, paste into Word, add an arrow, write the step, repeat. A 30-step process can take several hours, and the person doing it is usually the one expert who should be doing something else. Three things make it worse over time: - **Updates.** Every software release changes a screen somewhere, and every screenshot of that screen is now wrong. - **Inconsistency.** Ten authors produce ten layouts, and new hires can’t tell which guide is current. - **Format mismatch.** HR wants a PDF, the LMS wants SCORM, the support team wants a link. The same content gets rebuilt three times. Good training material software attacks one or more of these. No single type of tool solves all three equally well, which is why the comparison below starts with what each type is built for. ## Five Types of Software for Creating Training Materials Training material software falls into five groups. Most teams need one tool from the first group and, at most, one from another. ### 1. Capture-based documentation tools These tools record a process while someone performs it and turn each click into a step with a screenshot and a short description. The output is a set of [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) that can be exported or published. **Best for:** software training, onboarding, SOPs, system rollouts. **Watch out for:** where the tool can record. Browser extensions only see web apps. Desktop tools such as FlowShare also capture SAP GUI, ERP clients and other installed Windows software, and keep the recording on the local machine. ### 2. eLearning authoring tools Authoring tools such as Articulate, iSpring or Adobe Captivate build courses: slides, quizzes, branching scenarios and learning paths. They produce structured eLearning, usually packaged as SCORM or xAPI for an LMS. **Best for:** formal courses, compliance training, certification. **Watch out for:** effort. A trained author builds the content, so the people who know the process are rarely the ones who create it. ### 3. Video and AI video tools Screen recorders and AI video platforms such as Synthesia or HeyGen turn a process into a narrated video. AI presenters remove the need for a camera or voice-over, which makes multiple language versions realistic. **Best for:** onboarding, announcements, first exposure to a new system. **Watch out for:** maintenance and searchability. Nobody scrubs through a 12-minute video to find step 9, and a changed screen usually means a new recording. See how to generate [AI tutorial videos](https://getflowshare.com/synthesia-ai-tutorial-videos/) from a documented process instead. ### 4. LMS and knowledge base platforms A learning management system (Moodle, Avendoo, TalentLMS and similar) or a knowledge base stores, distributes and tracks training content. It assigns courses, records completion and makes material searchable. **Best for:** delivery, tracking and compliance evidence. **Watch out for:** an empty platform. An LMS does not create content, so buying it first is the most common mistake. ### 5. Digital adoption platforms Digital adoption platforms such as WalkMe or Whatfix place guidance directly inside an application: tooltips, walkthroughs and pop-ups at the moment of use. **Best for:** large web-application rollouts with budget for implementation. **Watch out for:** setup time, cost and coverage. Most work in the browser only, and the guidance lives inside the platform rather than as documents you own. ## Training Material Software Compared (2026) Capture-based tools have the lowest creation effort and the fastest updates. Authoring tools and digital adoption platforms produce richer experiences at a much higher cost in time. | Software type | Who creates the content | Effort per guide | Updating after a change | Typical output | Works outside the browser | Where data is stored | |---|---|---|---|---|---|---| | Capture-based documentation (e.g. FlowShare) | The person doing the task | Minutes | Re-record the changed steps | PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM, interactive demo | Desktop tools: yes. Browser extensions: no | Desktop tools: local by default. Browser tools: vendor cloud | | eLearning authoring (e.g. Articulate, iSpring) | Trained authors | Hours to days | Edit and republish the course | SCORM, xAPI, HTML5 courses | Depends on the tool | Usually local files or vendor cloud | | Video and AI video (e.g. Synthesia, HeyGen) | Trainer or marketing | Minutes to hours | Re-record or regenerate | MP4, hosted video | Screen recorders: yes | Vendor cloud for AI video | | LMS / knowledge base (e.g. Moodle, Avendoo) | Imports content from other tools | Not a creation tool | Replace the uploaded file | Courses, tracking, reports | Not applicable | Vendor cloud or on-premises | | Digital adoption platform (e.g. WalkMe, Whatfix) | Specialists, often with a partner | Days to weeks | Rebuild affected walkthroughs | In-app guidance | Mostly no | Vendor cloud | See more options in our guide to [training manual software](https://getflowshare.com/training-manual-software/). ## How to Choose Software to Create Training Materials Five questions narrow the shortlist faster than any feature list. Answer them in this order. 1. **Where does the process run?** If any of it runs in SAP GUI, an ERP client, Citrix or another installed Windows application, browser-only tools are out. This one question removes most of the market for [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) and SAP projects. 2. **Where may the data go?** Screenshots of internal systems show customer names, case data and configuration. In regulated sectors, a tool that uploads every capture to a vendor cloud may never pass IT review. 3. **Who will create the content?** If the experts doing the work will create it, the tool has to be usable without training. If a central L&D team will, an authoring tool is realistic. 4. **How often does the software change?** Monthly releases favour tools where one changed step can be re-recorded in minutes. Long, polished courses are expensive to keep current. 5. **What format do learners need?** A PDF for the shop floor, SCORM for the LMS, a link for support, a video for onboarding. Prefer one source that exports to all of them over separate tools for each. For most teams, the answer is a capture-based tool for creating training materials, plus the LMS or knowledge base they already have for delivery. Pick [employee training software](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) that produces content first; add a platform once there is enough content to justify one. ## Create Training Materials From One Recording The fastest way to create training materials for several audiences is to capture the process once and export it several times. With FlowShare, that looks like this: 1. **Record.** Start FlowShare on Windows and perform the task. Every click becomes a step with a screenshot, a click marker and an auto-generated description. Capture runs locally and works offline. 2. **Edit.** Rewrite steps, add headlines, blur sensitive data across all screenshots at once, and apply your company template. 3. **Export for each audience.** A PDF or Word manual for the floor, an [interactive demo](https://getflowshare.com/features/interactive-demo/) for hands-on practice, a [SCORM and xAPI](https://getflowshare.com/features/export-templates/) package for the LMS, or a direct upload to [Avendoo](https://avendoo.de/en/). 4. **Add video where it helps.** Send the same flow to HeyGen or Synthesia for an AI-narrated version, without recording anything again. 5. **Translate.** Translate the guide into 29 languages with DeepL in one step. 6. **Update.** When a screen changes, re-record that part and re-export. Every format updates from the same source. Short, single-task units work best. MaxBrain used this approach to produce around 50 [learning nuggets](https://getflowshare.com/learning-nuggets/) in a week. For the planning side, from goals to feedback rounds, see our step-by-step guide to [employee training materials](https://getflowshare.com/employee-training-materials/). ## Conclusion: Match the Tool to the Training Creating training materials gets fast when the people who know the process can capture it themselves. Choose a capture-based tool to produce the content, keep the LMS or knowledge base you already use for delivery, and add authoring, video or in-app guidance only where a specific need justifies the extra effort. If your processes run on Windows, including SAP and other desktop software, try FlowShare free for 7 days. Record one real process and export it as a PDF, an interactive demo and a SCORM package from the same recording. Try for Free or Talk to Sales! ## FAQs ### What is the fastest way of creating training materials? Record the process once while an expert performs it, then edit the generated draft. Capture-based software produces the screenshots and step text automatically, so creating training materials becomes a review task rather than a writing project. ### Which software do I need to create training materials? Start with the type of content you need. For software and process training, a capture-based documentation tool covers most needs. Add an eLearning authoring tool for formal courses with quizzes, and an LMS once you need to assign and track training. ### Can training materials be created without sending data to the cloud? Yes. Desktop capture tools such as FlowShare record and store everything on the local Windows machine and work offline. Content only leaves the machine when you export or publish it. ### How do I keep training materials up to date? Keep one source per process and re-record only the steps that changed. When every format (PDF, SCORM, video) is exported from that source, one update refreshes all of them. **Categories:** Employee Training --- ### [Why End-User Documentation is Key to a Successful ERP Adoption](https://getflowshare.com/end-user-documentation/) **Published:** August 3, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** End-user documentation is a critical part of ERP implementation. They empower employees, leading to a more successful system use in the long run. **Content:** End user documentation is what turns a finished ERP rollout into an adopted one. Here is what it needs to contain, who should write it, and why screenshots from the real system beat generic vendor manuals. End-user documentation is a critical part of many IT projects, especially for ERP (Enterprise Resource Planning) implementation. **It is essential for helping users understand how to properly use a product or service, which can reduce errors or confusion when using it.** It helps companies and organizations optimize processes and maximize the use of the new system. This type of documentation also serves as a record for others to review in the future. Let’s look at end user documentation in more detail. #### End user documentation examples ## **What is end-user documentation?** Any ERP project should be documented to increase the chance for success. Documentation helps capture existing processes, identify gaps and needs, ensure compliance, improve project management, and facilitate troubleshooting. [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) for end-users is a collection of resources, guides, and instructions designed to help end-users effectively and efficiently use an ERP system. ERP systems are comprehensive software solutions used by organizations to manage various aspects of their business processes, such as accounting, human resources, inventory, sales, and more. **The documentation is essential for end-users who interact with the ERP system on a regular basis to perform their day-to-day tasks successfully.** #### Create Online User Manuals ## **What is the purpose of end-user documentation?** As the name implies, the purpose of end-user documentation is to empower end-users to use a system correctly and complete processes in an optimal manner. **It thereby enhances system adoption through users and ensures that the potential of the system is maximized.** Moreover, end-user documentation in ERP projects fulfills the following functions: - **Provide Guidance:** The documentation offers [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) on how to perform specific tasks within the ERP system. It guides users through different processes, such as entering data, generating reports, processing transactions, etc. - **Ensure Consistency:** By following standardized procedures outlined in the documentation, end-users can ensure consistency in their data input and processing. This helps maintain the integrity and accuracy of the information within the ERP system. - **Accelerate Training:** New employees or those unfamiliar with the ERP system can refer to the documentation to learn how to navigate and utilize the software effectively. This reduces the learning curve and allows them to become productive more quickly. - **Troubleshooting and Issue Resolution:** The documentation may include troubleshooting guides to help end-users identify and resolve common problems they might encounter while using the ERP system. - **Reference Material:** It serves as a reference guide for users to refresh their memory or clarify doubts on specific features or processes they might not use regularly. - **Compliance and Auditing:** In some industries, there are strict compliance and auditing requirements. ERP documentation can help ensure that users are following the proper procedures and help meet regulatory standards. ##### Make User Manual Online ## **Different formats of end-user documentation** There are different formats for end-user documentation. They pro ERP documentation for end-users may come in various formats, such as: - **[User Manuals](https://getflowshare.com/erp-user-manuals/):** Comprehensive guides that cover all functionalities of the ERP system, often organized by modules or features. - **[Step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/):** Condensed versions of the [user manuals](https://getflowshare.com/erp-user-manuals/), focusing on specific tasks or frequently used functionalities. - **Video Tutorials:** Visual demonstrations of how to perform tasks within the ERP system. - **Online Help:** Contextual help available within the ERP system, providing assistance relevant to the user’s current screen or task. - **Frequently Asked Questions (FAQs):** A compilation of common questions and answers related to the ERP system. The quality and availability of **ERP documentation for end-users are critical factors in the successful adoption and utilization of the ERP system** within an organization. Clear and comprehensive documentation can empower end-users, enhance their productivity, and ultimately contribute to the overall success of the ERP implementation. It is crucial, of course, to make user manual online easily accessible to those who need it. A [knowledge base](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base/)[ is a suitable means to store your documentation](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base) centrally for everyone to access. ## **How do I create end-user documentation with little effort?** As helpful and important as end-user documentation is, creating it can be a daunting task. Not just because documenting by hand is extremely tedious and time-consuming. Also because **making how-to guides that end-users actually understand requires a good understanding of processes, knowing the end-users’ needs, and a careful consideration of each step that needs to be included** for the instructions to be comprehensible. If you want to learn more about [creating how-to guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/), check out this article on the topic. Thankfully, there are now tools available that allow you to automatically generate comprehensive and easily accessible end-user documentation in no time. For example, FlowShare is a [user documentation software](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) that captures every single step taken during a process—including screenshots and text descriptions—so you don’t have to manually document each action yourself. This makes creating end-user documents much easier and faster than ever before! ## **Conclusion** End-user documentation is an essential part of any successful ERP implementation – providing clear instructions for users so they can get up and running quickly without having to search through complex manuals or seek out help from IT staff. **Well-written instructions empower employees and enhance software adoption, leading to a more successful system use in the long run.** While creating end-user documentation manually can be a daunting task, there are tools available such as FlowShare which allow you to capture all essential actions while executing those processes themselves thus making the task much easier than by hand. If you’re looking for an easy way to create high-quality end-user documentation in record time then look no further than FlowShare! Try it today and start documenting your business processes right away! ## FAQs #### What is end user documentation? Instructions written for the people who operate a system day to day, rather than for administrators or developers. Typical examples are task-based step-by-step guides with real screenshots, quick reference cards for frequent transactions, and a section covering errors and exceptions. #### Should we produce an online manual or a PDF? Both, from one source. Online manuals are searchable and easy to update, while exported Word or PDF versions suit audits, offline sites and people who print. Producing both from the same capture stops two versions drifting apart. #### Can’t we just use the vendor’s standard manual? Only as a supplement. The standard manual describes an unconfigured system, while your users work with your fields, your roles and your naming conventions. That gap is precisely where support tickets are generated. #### Who should actually write it? Key users, with review by the project team. They are the only people who know the real workflow, and capture-based tools mean writing skill is no longer the constraint on whether the documentation gets produced at all. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Introducing Labels in FlowShare: A Smarter Way to Organize Your Flows](https://getflowshare.com/organize-your-flows-with-labels/) **Published:** November 11, 2025 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **Documentation labels** give you a second way to organize flows that folders alone cannot handle. Tag by system, department, or process owner to instantly filter the FlowShare Portal down to what each person needs. If you’ve ever wished for a better way to keep your flows organized in FlowShare, we’ve got great news. The new Labels feature in the FlowShare Portal is here, giving you the power to structure, color-code, and easily find your flows in seconds. Why Every **IT Documentation System** Needs Flexible Organization. What are Labels good for? As FlowShare users create more and more step-by-step guides, keeping everything tidy can get tricky. Labels make this effortless. Think of them as folders that are more flexible, you can group your flows however you want, and even assign multiple labels to the same flow. No more endless scrolling or guessing where your last tutorial went. With labels, everything has its place. ## Labels make Structuring your Flows Simple and Flexible, Based on Your Needs Here’s what makes this new feature so helpful: - Organize with ease: Add one or more labels to any flow for instant clarity. - Tailor to your needs: Give each label a name and a color that fits your workflow. - Manage everything in one spot: Edit or remove labels right from the Label panel on the left. - Stay structured: Create nested labels, just like folders within folders, to build a hierarchy that suits your team. - Quick and visual: Drag and drop your flows into labels, filter by color or name, and instantly see what you’re looking for. Whether you’re sorting flows for training, onboarding, or documentation, labels make managing your content smoother and faster. ## How to Make Labels Work for You: 5 Practical Use Cases Labels more than simple folders, they’re your team’s new superpower for structure, organization and clarity. Here are a few ways to make the most of them: 5 Ways to Organize Your IT Documentation System with Labels. ### 1. Separate internal and external knowledge Use a label for internal documentation (Internal) and another for customer-facing or public flows (External). You can then nest more labels under each of them, like *IT Support*, *HR*, *Finance* for internal and *How-to Guides*, *Training Materials*, or *Knowledge Base* for your external or public flows. It keeps private know-how secure while still making public resources easy to share. ### 2. Organize by department or role Group flows by *Sales*, *Engineering*, or *Customer Success* so each team can quickly find what’s relevant. Combine that with the upcoming *permissions feature* to ensure that everyone only sees what they need. Less clutter, more focus. ### 3. Sort by application or project Managing an *SAP migration*? Label everything under *SAP S/4HANA Migration*. Working across multiple tools? Try labels like *Microsoft 365*, *Salesforce*, or *ServiceNow* to keep documentation tidy by system. ### 4. Mark progress or (test case) status Speaking of ERP migrations, you can use color coding within labels to track work-in-progress or status. For example during user acceptance testing, you can use labels to indicate all test case statuses: Green label for passed, red label for Failed, other (including custom) colors for additional statuses you need like Retest, Blocked etc. For a more general use case, you can also let all your flows undergo a review process: For instance, green for *Published*, yellow for *In Review*, and gray for *Drafts*. It gives your team an at-a-glance status overview. ### 5. Highlight workflows for onboarding or training Create a label like *New Hire Essentials* or *QA Training* to gather all related processes in one click, ideal for quick learning paths. With our upcoming Access & Permissions feature you will even be able to allow only certain team members to view certain labels and have full control over who sees what in your organization. A Smarter Alternative When You Need to **Create a User Manual in Word** How It Works - Go to the Flow Library where you will find Labels on the left side. - Click New label and choose a name and color. - (Optional) Add a parent label to nest it under another. - Save and you’re done! To assign a label to a flow, simply drag and drop your flow into the label you’ve just created. You can add as many labels as you like to each flow, giving you full control over how you organize your library. Need to adjust? Just open the three-dot menu next to a label to edit, rename, or delete it. #### Selecting labels to find the right content Once you’ve labeled your flows, it’s easy to find exactly what you need. Click any label or sub-label in the panel to filter your library. You can always clear your selection through the breadcrumb navigation and return to the full list of your flows. ## Try it out now in the FlowShare Portal This feature is live now, exclusively in the FlowShare Portal. If you publish flows directly from the desktop app, you can still add labels afterward through the Portal. We’re thrilled to see how you’ll use labels to create order, clarity, and efficiency in your flow library. Try it out today and let us know what you think, your feedback helps us shape the next round of improvements. [FlowShare Features ](https://getflowshare.com/features/) ## FAQs #### What are labels in FlowShare? Labels are tags applied to Flows, so one guide can appear under several categories at once, such as system, department and process owner. Folders give a single fixed path, while labels give several routes to the same guide. #### When should I use labels instead of folders? When one guide has more than one legitimate home. A guide for posting an invoice belongs to Finance, to the ERP system and to the month-end process, and a folder structure forces you to choose one of them. #### Can I still export a labelled guide to Word? Yes. Labels organise guides inside FlowShare and do not affect export, so a guide can still be created as a user manual in Word, PDF or PowerPoint and placed into your intranet, wiki or quality-management system. #### How do labels keep a large IT documentation library usable? They let you filter a growing library down to a person’s context. Search finds a guide you already know about; labels surface the whole set that applies to one system or one role, which is how most people browse. **Categories:** FlowShare --- ### [ERP user manuals - A Quick and (Somewhat) Painless Guide](https://getflowshare.com/erp-user-manuals/) **Published:** August 14, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** In this article, we'll take a quick and painless look at ERP user manuals — what they are, why we need them, and how you can create them as painlessly as possible, even if you need to document hundreds of processes.  **Content:** ## From Implementation to Documentation: The Importance of Creating Custom ERP user Manual ERP user manual have a reputation for being painful to write. They do not have to be. Here is how to produce them for hundreds of transactions without a dedicated technical writing team. ERP user manual. Love them or hate them, we can all agree that they are a necessary evil. The default documentation of an ERP system that may come with the software or found online will only get you this far, especially if many processes are customized. While we have not yet met anybody who enjoys writing ERP user manual during an ERP project, everyone needs to reference them at some point in order to find all the information they need and use our ERP system properly. In this article, we’ll take a quick and painless look at ERP user manuals — what they are, why we need them, and how you can create them as painlessly as possible, even if you need to document hundreds of processes. Let’s get started! ## **What is an ERP User Manual?** An ERP user manual is a document that provides instructions on how to use an enterprise resource planning (ERP) system or a certain procedure within the system. It covers topics such as how to achieve specific tasks, how to navigate the various menus and screens, how to enter data, and how to run reports. In short, an ERP user manual is your go-to guide for everything you need to know about using your ERP system. ### Why Do We Need Them? ERP user manuals are important because they provide a single source of truth for users. With so many people using the same system, it’s important that everyone is on the same page (literally!). An ERP user manual ensures that everyone knows how to use the system the same way and that there is no confusion about which buttons to press or which reports to run. A manual makes sure the process is done correctly from start to finish and not how the person sees fit. In short, an ERP user manual makes sure that everyone is using the system correctly and efficiently. ### Where Can ERP manuals be stored and distributed? ERP user manuals may be provided by the ERP vendor or by the implementation partner, depending on the contract. Sometimes, they have to be created by the company doing the implementation on top of the regular tasks. Offline manuals are usually provided in the form of a printed book that users can refer to when they need help. While there are less and less actually printed manuals, there are still some end users who prefer to see a printed version of the manual to help them with problems that occur on screen. A great place to store manuals is also the company’s intranet, helpdesk or wiki. Some companies also provide training videos or webinars that users can watch when they need assistance with their ERP system. ## The Importance of Creating Custom ERP user Manuals It’s no secret that implementing an ERP system can be a complex and daunting task. There are a lot of moving parts, and it’s easy to get lost in the shuffle. That’s why one of the most important things you can do during your ERP implementation is to create erp user manual for your team. ERP user manuals ensure that everyone is on the same page and knows exactly what needs to be done and when. Manually creating your ERP user manuals may seem like a tedious and time-consuming task, but trust us, it’s worth it. Here’s why: ### 1. Custom ERP Manuals Help to Streamline Processes ERP systems are designed to streamline processes, but they can only do so if they’re used correctly. That’s why having custom manuals is so important, they help to ensure that everyone is using the system the same way. By having detailed, [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/), you can be sure that your team is taking full advantage of the system and reaping all the benefits. ### 2. Custom ERP Manuals Help to Prevent Errors ERP systems are often mission critical, which means even a small error can have major consequences. That’s why it’s so important to have detailed manuals that explain exactly how the system should be used. With clear instructions, you can help to prevent errors and keep your business running smoothly. ### 3. Custom ERP Manuals Help to Save Time When everyone on your team knows exactly how the system works and what needs to be done, things will run more smoothly and efficiently. That means less time spent on training and more time spent on actually using the system to its full potential. In the end, custom manuals will help you save time and frustration for everyone involved. ### 4. Custom ERP Manuals Help to Ensure Compliance Following best practices is essential for any business, but it’s especially important in regulated industries such as healthcare, finance, and manufacturing. By having detailed manuals that explain how the system should be used, you can help to ensure compliance with industry regulations. ## Creating ERP manuals with little effort As essential as ERP manuals are to the successful implementation and operation of an ERP system, crafting them can be a significant challenge. This isn’t solely because manual documentation is tedious and time-consuming. It also requires a detailed understanding of the ERP processes, knowledge of different roles within the company, and a careful consideration of each step that must be included for the instructions to be clear and actionable. If you want to learn more about creating ERP manuals, you may find resources and guides specific to this subject. Thankfully, there are tools available today that enable you to automatically generate comprehensive and easily accessible ERP manuals without unnecessary hassle. For example with FlowShare, a software designed for [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/), you can capture every single step taken during a process—including screenshots and text descriptions—so you don’t have to manually document each action yourself. This makes creating ERP manuals more straightforward and efficient than ever before! Now that you are familiar with the benefits of custom ERP manuals, the next question is: how do you get started? See if your ERP system already provides a documentation solution. While it can be complex, it is a good point to start. Utilize the training sessions (if you have planned any) to create your custom ERP manuals from the get go. Or use them in the trenches when you do test reports or [training manuals](https://getflowshare.com/training-manual-software/) while performing the actual processes. A documentation tool like FlowShare can help you, if you want to do the documentation during the actual implementation. ## Conclusion: As you can see, there are many reasons why custom [ERP manuals](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) are essential for any ERP implementation. The next time you’re starting an ERP project, be sure to budget enough time for manual creation or use tools like FlowShare to automatically create erp user manual as you do the princesses — you’ll be glad you did! FlowShare Reviews! ## FAQs #### What should an ERP user manual include? Step-by-step instructions for each transaction the role performs, screenshots from your own configured system, notes where field rules are not obvious, and what to do when the transaction fails or returns an error. #### One manual, or one guide per transaction? One per transaction, in almost every case. Modular guides mean a system change affects a single file and takes minutes to re-record, while a three-hundred-page manual means reopening the whole document to find every affected screenshot. #### Is this realistic without any technical writers? Yes. Have key users record the transactions as they run them. Capture-based tools produce the screenshots and the step structure automatically, leaving review and wording, which is what allows manuals to be written by the people who know the process. #### What does a usable manual page look like? One transaction per page: what the task is, who performs it, the numbered steps with a screenshot for each, and what to do if it errors. The pages that get read are the short ones tied to a single task. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Mastering Documentation in ERP Projects: The Key to Successful Implementation](https://getflowshare.com/documentation-in-erp-projects/) **Published:** August 4, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** The best ERP system is worth little if people can't use it. 8 reasons why documentation in ERP projects leads to success. **Content:** “A fool with a tool is still a fool.” This is what a customer once said when we asked him why his company documents with FlowShare. This hits an important point: The **best and most expensive software is of little value if people cannot use it** . Therefore, it is an absolute must to provide comprehensive [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) and instructions when introducing new systems – especially ERP systems. When it comes to documentation in ERP projects, there are eight aspects you should definitely consider to ensure that the ERP implementation is a success. ## **Why documentation is indispensable in ERP projects** The implementation phase of an ERP project is critical to the success of the project. Careful planning, clear communication, comprehensive testing, and smooth training are essential factors in ensuring that the ERP solution successfully transitions into productive operation and delivers the expected value to the business. **Inadequate documentation in the implementation phase leads to a number of challenges that jeopardize the success of the ERP project**. To avoid these problems, thorough and comprehensive documentation is critical from the start. This is the only way to ensure a smooth implementation and successful operation of the ERP solution. When it comes to documentation in ERP projects, two forms of documentation are particularly relevant, namely - the test report and - the training documentation. The main purpose of the **test report** is to ensure that the system works properly and meets business requirements before going live. The aim of the **training documentation** is to introduce the users of the system to processes, retain process knowledge and ensure compliance. New and existing employees can be trained equally. In addition, [training through documentation materials](https://getflowshare.com/employee-training-manual/) is sometimes much more flexible and effective than individual training sessions. ## **Risks for the ERP project in case of insufficient documentation** Lacking or even completely missing documentation will sooner or later lead to problems. These include: - **Ambiguities and misunderstandings:** Without clear documentation of requirements and design, there is an increased risk of ambiguity and misunderstanding during ERP implementation. The developers and configurators might not fully understand the business requirements and the ERP system might not meet the actual needs of the business. - **Lack of traceability:** Poor documentation can mean that changes and adjustments in the system are not traceable. This makes it difficult to identify errors, track changes, and understand the impact of decisions. - **Difficult training and familiarization:** Without adequate guidance, it is more difficult for employees to understand and use the ERP system effectively. - **Delays and cost increases:** Lack of documentation can lead to delays in the project, as decisions about adjustments and configurations have to be reviewed again and again. - **Risk management:** Inadequate documentation makes risk management more difficult, as potential risks may not be identified or adequately addressed. - **Lack of compliance and auditability:** Inadequate documentation creates difficulties in demonstrating compliance. - **Knowledge loss:** Without adequate documentation, there is a risk of knowledge loss, especially when employees leave the company or new employees come on board. ## **Documentation in ERP projects: 8 reasons why you should definitely document** When most people hear the word “document,” they think primarily of an unwanted extra expense. However, documentation during the implementation phase forms the basis for the entire life cycle of the ERP system and is therefore of high importance. It enables clear and structured implementation, ensures that business requirements are met, facilitates employee adoption and use, and serves as an important resource for ongoing maintenance, enhancement, and improvement of the system over time. In other words, the probability of a **successful ERP implementation that meets the specified timeframe, satisfies stakeholders, optimizes processes, and successfully introduces users to the new system** increases significantly through consistent documentation. The [documentation of ERP processes](https://getflowshare.com/erp-project-documentation/) is particularly relevant for these 8 aspects. ### 1. Configuration and customizations During ERP implementation, the ERP system and its modules are configured and customized according to the company’s specific business requirements. The technical documentation of these configurations is important to understand how the system was designed and what functionalities were enabled or disabled. ### 2. Compliance and regulatory conformity Many companies are subject to certain legal regulations and industry standards. Documentation of the implementation is necessary to ensure that the ERP system has been set up in accordance with these specifications. ### 3. Requirements reconciliation Documentation during ERP implementation enables comparison between original business requirements and actual configurations. This can ensure that the ERP system contains all the necessary functions and processes to achieve the defined goals. ### 4. Education and training The documentation is an essential tool for training employees who will use the ERP system after implementation. Clear instructions facilitate the introduction and effective use of the system. ### 5. Troubleshooting Errors may occur or unexpected problems may arise during ERP implementation. The test reports are absolutely essential for this in order to ensure that the system functions without errors. ### 6. Project documentation Comprehensive documentation is essential for project management to monitor project progress, evaluate project success, and optimize future ERP implementation projects. ### 7. Knowledge Management The implementation phase often involves working with external consultants or experts. The documentation ensures that the valuable knowledge of these experts is preserved in the company for the future for example through a wiki or[ knowledge base](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base/). ### 8. Risk management The implementation of an ERP system involves potential risks. Through documentation, potential risk areas can be identified and appropriate measures can be taken to minimize or avoid these risks. ## **Mastering documentation in ERP projects: Here’s how to do it** You see: **Documentation during ERP implementation is extremely important** and at the same time a great challenge**.** The disadvantages of manual documentation weigh heavily, because it is extremely time-consuming and labor-intensive. Screenshots have to be taken and edited, texts have to be written and instructions have to be compiled. Who has time for that in a tightly defined time frame? And if you divide the work among different employees of a company, the probability that the result will be a documentation salad is relatively high – we speak from experience there. Not to mention that you’re pretty sure to make yourself very unpopular with your team if you come around the corner with a huge documentation task…. ### **Document hundreds of processes in the blink of an eye with FlowShare** So how do you document hundreds of processes without blowing timeframes and budgets, making enemies and demanding results? The answer is [FlowShare](https://getflowshare.com/). FlowShare is a lightweight documentation tool that allows users to record processes as they run them. Many of our customers use the tool to document an ERP project – without exceeding the time frame or budget. The software runs in the background while a process is running and records each click with a screenshot. **This means that documentation is created in parallel with other tasks, such as testing or during training.** Documenting thus literally becomes a secondary matter, and yet you still end up with professional documentation. When the recording process is finished, the screenshots are merged into a guide and short descriptive texts are automatically generated. The user can make changes to the texts and markings even afterwards and make sensitive areas unrecognizable. High compatibility ensures that FlowShare can be used in any application – whether desktop or web-based. The various export formats ensure that the instructions can be easily shared. Moreover, FlowShare is installed locally, which means that data is always safe with the user. ### **FlowShares advantages at a glance** Documenting doesn’t have to be too challenging if you have the right tool. Various features of FlowShare allow you to document smoothly during the ERP project. - **High compatibility:** FlowShare is compatible with all desktop and browser applications and even with [SAP GUI](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) - **Good user experience:** FlowShare has a small but powerful set of features. This allows users to start working right away instead of having to spend hours getting familiar with the tool before they can even get started. - **Easy and efficient editing:** With FlowShare, all screenshots can be edited at once, making the editing process simple and effective. For example, the Bulk Crop feature allows you to crop all screenshots in the documentation with just a few clicks. - **Protecting sensitive data:** Documenting internal processes often has the side effect of documenting sensitive data. To ensure the highest level of data protection even within companies, FlowShare’s Bulk Blur feature renders sensitive data unrecognizable. The tool automatically detects the blurred content on all screenshots and allows the user to blur the same content throughout the documentation with one click. - **Customizable design:** FlowShare allows users to customize design settings to create guides according to their corporate design – including colors, background, logo and even customized arrows. These are then adopted uniformly throughout the manual. - **Local installation, operation and storage of data:** FlowShare is highly compliant with strict data protection guidelines. From the initial installation to the final export of the documentation, everything is done locally. No data is stored in the cloud, but the data remains on the device where FlowShare is installed. If you want to try FlowShare without any obligation, you can do so with the free trial version. Thus, you can create an unlimited number of tutorials for free for 7 days. See for yourself how effortlessly an entire ERP project can be documented and download the free trial version! ## FAQs #### What is ERP implementation documentation, and why does it matter? It is the record of how the new system is operated: the transactions each role runs, the exceptions, and the escalation path. It matters because adoption rather than configuration is where ERP projects fail. A correctly configured system nobody can operate produces the same result as a broken one. #### Should we document before go-live or after? Before, during testing. The transactions are being executed anyway for [user acceptance testing](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/), so capturing them then means end-user material exists on day one instead of being promised for after stabilisation. #### Do we have to document every screen in the system? No, and you should not try. The daily transactions for each role, the known exceptions and the escalation path are enough. Full coverage produces material too large to search and too expensive to keep current, which is why it ends up trusted by nobody. #### Who owns the documentation once the project team leaves? Process owners in the business, because the project team has been dissolved by then. That handover only works if updating a guide is a short task rather than a technical writing exercise requiring the original tool expert. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Capture knowledge: Knowledge management with the company wiki](https://getflowshare.com/capture-knowledge-knowledge-management-with-the-company-wiki/) **Published:** April 28, 2020 **Author:** Aya Tawfic **Content:** The right company wiki software makes it easy to capture expertise, streamline knowledge management, and ensure no vital information leaves when employees do. ### How can knowledge be successfully kept & passed on in the company? One option is a company wiki. How that looks like and what your wiki should be able to do: **Knowledge is one of the most valuable resources in a company**. A treasure that should be managed appropriately. Because: If employees leave, knowledge will leave with them. And if new colleagues arrive, they need to be trained quickly and smoothly. In the same way, existing employees often need support with tasks that are not part of their daily routine. In addition, as the degree of digitalization increases, so does the complexity of requirements in companies. Processes change and require specialized knowledge. That’s why there exist company wikis (also: [enterprise wikis](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/)). But how does such a company wiki look like and how do you build it up properly? ### What a company wiki must be able to do. A well-designed company wiki **covers all the important processes of a company**. It is therefore a collection in which all functionalities necessary for the company operations are listed. The goal is to **turn implicit knowledge into explicit knowledge**. Even processes that are known to employees are listed in the company wiki – this is the only way new colleagues have access to the information and forgotten work processes can be remembered. ![Image of a Cloud Based Knowledge Management System or company wiki software](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/04/Wiki_Software_Firmenwiki.png)FlowShare Wiki Software Tips### The four main functions of wikis. The main functions of company wikis are: 1. **Analysis of knowledge** 2. **Structuring of knowledge** 3. **Knowledge extension** 4. **Access to and transfer of knowledge** The term knowledge here includes experience, networks, skills and contacts. It is a colourful collection of exactly those pieces of information that are necessary for coping with the tasks in the company. According to experts, the use of wikis is particularly useful in knowledge-intensive companies and in“companies where the majority of employees have access to a computer”. In the digital age, this applies to almost all companies, with 95 percent of companiesstating that they work with computers. Company wikis are therefore an issue for all of us and are by no means just a topic for large corporations. Even small companies face the challenge of having to maintain knowledge. Because when experts leave the company without documenting their knowledge, it is often too late. Then knowledge that has been built up over a long period of time must be laboriously developed anew. ### The successful company wiki. Therefore, company wikis should be **well-structured from the beginning and regularly maintained and updated**. Then they can have a considerable added value for the company. A good wiki enables employees to help themselves. It saves costs, increases productivity and creates liberty. Your own Wiki does not have to become a Wikipedia – probably the most famous Wiki of all. However, it should cover the most important company functions and have a practical use for its users. The key to this is user acceptance: without that, the wiki is useless. If, for example, its use is complicated, the platform is confusing or the input of new content is time-consuming, the wiki is useless. Employees will not use it and it causes costs instead of benefits. That is why it is important to **involve all colleagues in the process of knowledge management** and to find a suitable solution together. For example, the checklist “successful company wiki” asks in one point: “Could you hang up a 5-meter-long banner in the hallway on which “Can be found in the wiki.” is written and all employees would understand it? For a good wiki it is essential that all colleagues understand the tool and know how to reach it if necessary. ### Utilization and maintenance as easy as possible It is essential for your company wiki to be **as simple as possible**. It should take as much work off its users as possible and **invite** them to visit and use it. This requires clarity and a good search function so that people seeking help can quickly find a solution to their problem. Content must be presented in a comprehensible and clear way, for example by integrating media such as pictures or videos. In addition, the content should be complete, correct and up-to-date. On the other hand, the use should be made easy also for the content maintainers of the information. The input of content should be fast and not require expert knowledge – if a wiki is needed for the application of the wiki itself, the purpose of the medium is taken ad absurdum. A current trend, also particularly with wikis, is the **user-generated content approach**. This means that no employees who are not centrally responsible for the IT support create the contributions in the wiki. Instead, **the actual users of certain processes** create these contributions. Through their personal work, these experts have a better insight into the topics concerned. In view of more and more decentralized companies and increased specialization, unique expertise can only be captured with the help of user-generated content. This, in turn, has an impact on how you build your wiki. The usage must be inclusive enough to allow all potential content creators to work with it. ![](https://miraminds.com/wp-content/uploads/2019/08/Mitarbeiterakzeptanz1.png)### In short: Characteristics of a good company wiki - ACCEPTANCE BY THE EMPLOYEES - INVOLVEMENT OF COLLEAGUES IN PLANNING AND BUILDING THE WIKI - EMPLOYEES KNOW ABOUT THE WIKI AND ITS USE - COMPLETENESS: COVERAGE OF ALL IMPORTANT CORPORATE FUNCTIONS - CORRECTNESS OF THE INFORMATION - UP-TO-DATENESS: REGULAR MAINTENANCE AND UPDATES - SIMPLICITY AND QUICK HELP - COMPREHENSIBILITY OF THE CONTENTS - GOOD VISUALIZATION WITH SUPPORTING GRAPHICS - DIVERSITY IN THE MEDIA USE (TEXT, IMAGE, VIDEO, DOWNLOAD, PDF, PPP …) - CLARITY - SEARCH FUNCTION - EASY OPERATION AND MAINTENANCE - COMPREHENSIBILITY OF THE WIKI USAGE - NO TIME NEEDED TO CREATE ENTRIES - ACCESS FOR ALL RELEVANT EMPLOYEES If you now say to yourself: That’s all fine – but how to put all this into practice? – don’t worry. Inour next blog post, we **introduce you to concrete software tools** that you can use to create your own company wiki[.](https://getflowshare.com/software-tip-8-software-tools-to-make-your-company-wiki-a-great-success/) ## FAQs #### What is company wiki software, and who actually needs it? A shared, editable space where internal knowledge is written down, searched and maintained by many people. It suits organisations where the same questions are asked repeatedly across teams and the answers currently live in individual inboxes and heads. #### Do we need a wiki or a document management system? A wiki holds knowledge people read; a [document management system](https://getflowshare.com/software-tip-5-successful-document-management-systems-for-smbs/) holds files people store, version and retain. [Step-by-step guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) can sit in either. Choose based on where staff already look first, because the second system will be ignored. #### Why does nobody use our company wiki? Usually because writing is treated as a separate task from working, so pages age out within months. Wikis stay alive when content is produced from the process itself, such as a recorded workflow exported into the wiki, rather than relying on someone remembering to update a page. ### Can I publish FlowShare guides into our existing wiki? Yes. Guides export to Word, PDF and PowerPoint and can be placed into [SharePoint](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/), Confluence and similar systems, or published to FlowShare Portal if no wiki exists yet. Capture stays local on the Windows desktop either way. **Categories:** Knowledge Management --- ### [3 Simple Steps to Building an Effective Knowledge Base for Your ERP System ](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base/) **Published:** August 15, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** In this article, we will explore the significance of a knowledge base for an ERP project and go through the different steps of creating one. **Content:** Building a knowledge base for an ERP system fails for one reason more than any other: nobody has time to write it. This is the three-step approach that works when the documentation has to come from the people already doing the work. Implementing an Enterprise Resource Planning (ERP) system can significantly transform (and even revolutionize!) an organization’s operations: It streamlines processes, enhances productivity, and fosters growth. However, to fully leverage the potential of an ERP system, it is crucial to provide all stakeholders with the necessary resources to navigate the complexities of the new software effectively. **One essential component for achieving this goal is building a comprehensive knowledge base tailored to the ERP project.** In this article, we will explore the significance of building a knowledge base for an ERP project and go through the different steps of creating one. From understanding what a knowledge base entails to planning its structure and filling it with essential documentation and manuals, we will equip you with the insights to develop a robust knowledge base that empowers your team and propels your ERP project towards success. ![Building a knowledge base?](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Pages-Feature-Images-2026-1024x536.png)## **What is a knowledge base and why is it essential for ERP projects and Building a knowledge base?** A knowledge base is a centralized repository of information that contains valuable resources, guides, documentation, and best practices related to a specific software. In the context of an ERP project, **a knowledge base serves as a comprehensive reference point for all aspects of the ERP system** implementation, usage, and maintenance. Implementing an ERP system involves various stakeholders, including end users, administrators, IT personnel, and management. A knowledge base is essential for several reasons: - **Knowledge Centralization:** It brings together critical information in one place, making it easily accessible to all relevant parties involved in the ERP project. - **Streamlined Onboarding:** For new team members or employees, a knowledge base accelerates their learning curve by providing them with the necessary resources to understand and use the ERP system effectively. - **Consistency and Standardization:** A knowledge base ensures that all team members follow standardized processes, reducing the chances of errors and data inconsistencies. - **Troubleshooting and Issue Resolution:** It can help diagnose and resolve common problems that end users or administrators might encounter during the ERP system’s lifecycle. - **Continuous Improvement:** The knowledge base facilitates the sharing of best practices, lessons learned, and improvements over time, enhancing the overall efficiency and effectiveness of the ERP implementation. ## **Building a knowledge base for your ERP project** Building a knowledge base: A knowledge base can be built at any stage of your ERP project but ideally as early as possible. Before building a knowledge base for your ERP project, you should have a strategy for how to go about the project as well as what to include in your knowledge base. ### 1. Planning your knowledge base or building a knowledge base When planning your knowledge base it is important to establish some fundamentals. While **picking the right** [**software** for creating your knowledge base](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) may seem like the obvious first step, this choice actually needs some preparation. You need to be aware whether you need a central storage space where to host all the information, an authoring tool to create relevant content, or both. Additionally, you need to have established who will create the content for your knowledge base: An external ERP trainer, an internal ERP expert, or even all the people involved in the ERP project? These aspects will influence which software you should choose. Next, you should **identify your target audience**. Determine who will use the knowledge base and tailor the structure and content to meet their specific needs. This means that different audiences should have their own space dedicated to them. An administrator will not need to have access to [end user documentation](https://getflowshare.com/end-user-documentation), vice versa, a user will probably not need to work with test documentation. **Make sure to [organize your content](https://getflowshare.com/how-to-organize-your-flowshare-guides/).** Structure the knowledge base in a logical manner, grouping content by modules or categories, and ensure easy navigation. The documentation should be logically closely related to the processes they reflect. Lastly, it is crucial to **update your knowledge base regularly.** Instructions and technical documentation are little helpful if they are outdated and don’t even reflect the most recent processes. An outdated knowledge base will quickly dissuade people from using it – because who needs a reference for a process that is no longer completed in the same way. ### **2. Including relevant content in your knowledge base** The content of the knowledge base should always be tailored to the specific needs of the ERP project and the organization. Ultimately, **you need to know these needs and your team well to build a knowledge base that is helpful**. However, some essential components of an ERP knowledge base include: - **[Step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/):** For end users, there should be comprehensive instructions for how processes should be completed within the ERP system. - **[User Manuals and Guides](https://getflowshare.com/erp-user-manuals/):** Comprehensive documentation that covers all aspects of the ERP system’s functionalities, organized by modules or features. These should definitely include step-by-step - **Troubleshooting and Issue Resolution:** Guides on identifying and resolving technical problems that administrators might face. - **Best Practices:** Recommendations and guidelines for optimizing the use of the ERP system and achieving desired outcomes. - **Policies and Procedures:** Any specific policies or procedures related to ERP system usage and data handling. - **Frequently Asked Questions (FAQs):** A compilation of common queries and their answers related to the ERP system. ### **3. Filling your knowledge base with [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/)** Once you have taken the preparatory steps, it is time to fill the knowledge base with the documentation from your ERP project. Ideally, you will have documented the project during its implementation phase. If not, your documentation is overdue and you should swiftly catch up with this task. After all, documentation is a crucial factor for your ERP project to be a success[.](https://getflowshare.com/erp-project-documentation/) Building a knowledge base? **ERP documentation overdue?** > With [FlowShare](https://getflowshare.com/) you can document processes quickly and effortlessly. FlowShare creates professional step-by-step guides of a task while you complete it. It documents every click you make with a screenshot, merges these in a document, and completes them with automatically generated text descriptions of the action done in a given step. > > With FlowShare, you can catch up with an extensive documentation task in no time. You can try the software for free for 7 days, no commitments required. Especially for your [user documentation](https://getflowshare.com/end-user-documentation/), **instructions should be comprehensive and detailed.** Work with subject matter experts and key users to develop detailed user manuals that cover all aspects of the ERP system. If you want to know more about how to create professional [how-to guides](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) for end users, check out this [comprehensive guide](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/). Technical documentation assists system administrators in managing the ERP system, including routine maintenance tasks, security configurations, and troubleshooting procedures. It also helps resolve technical issues with the system more easily. Upon system updates, new features, improvements, and potential impacts on existing configurations can easily be identified. Once again, make sure to review and update your knowledge base regularly and have end users give you feedback. This ensures clarity and usability of the knowledge base and helps you further succeed with your ERP project. ## **Key takeaways** **A well-organized knowledge base for an ERP project can greatly benefit an organization during implementation and beyond.** It acts as a valuable resource for users and administrators alike. Users can easily access instructions and reference material to recall how to operate processes optimally. Administrators will maintain an overview of the system via comprehensive technical documentation that can be stored in knowledge bases. Before creating a knowledge base, you should have a comprehensive plan for the project. Know which software you want (and need!), structure your content so it is easily accessible to the relevant audience, and always keep the knowledge up-to-date. Fill your knowledge base with the documentation from the ERP implementation phase. And if you haven’t yet documented your project and are pressed on time, we recommend you to try FlowShare. With FlowShare you can document processes in no time at all and with minimal effort. Simply perform your task and FlowShare operates in the background, capturing every click you make via screenshot. The screenshots are merged into professional [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) and descriptive texts describing the performed actions are generated automatically. The final instructions can be exported in a wide variety of formats to fill your knowledge base with! building a knowledge base? You can try FlowShare for free for 7 days and create an unlimited amount of instructions. No financial commitments or even a credit card is required. Try FlowShare now and start documenting! [Create ERP Documentation Use case ](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) Curious to see these principles in action? **[See how our customers built their ERP projects with FlowShare.](https://www.capterra.com/p/202989/FlowShare/reviews/)** ## FAQs #### What is an ERP knowledge base, and why build one? A knowledge base is a searchable store of how work is done. For an ERP project that means the transaction-level instructions people need after go-live. It matters because adoption stalls when the system is live and nobody can remember which screen comes next. #### What belongs in it, and what should stay out? In: the tasks people perform daily, the known exceptions and errors, and who to ask when something is not covered. Out: configuration documentation. Mixing administrator content with end-user content is what makes a knowledge base unusable for both groups. #### What if nobody here has time to write it? Capture instead of write. Record processes as people perform them during testing or training, and the first version of the knowledge base becomes a by-product of work that is already scheduled. Writing from a blank page is what stalls these projects. #### Does this replace training, or sit alongside it? Alongside. It replaces the second, third and fourth time someone asks the same question. Training explains why a process exists and who is accountable; documentation answers how to run it at four o’clock on a Tuesday when the trainer has gone. **Categories:** ERP Documentation --- ### [12 bewährte Enterprise-Wiki-Softwarelösungen für ein erfolgreiches Unternehmenswiki](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) **Published:** September 1, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** Die Wahl der richtigen Enterprise-Wiki-Software ist eine andere Entscheidung als die Wahl eines Wikis für ein 10-köpfiges Team. Bei Enterprise-Skalierung verschieben sich die Fragen: Kann die IT-Abteilung Zugriffsrechte über 15 Abteilungen hinweg verwalten? Erfüllt die Plattform Anforderungen an den Speicherort der Daten? Funktioniert sie auch noch bei 50.000 Seiten? Dieser Leitfaden vergleicht 12 Plattformen anhand der Kriterien, die für eine Enterprise-Einführung zählen, nicht nur anhand von Funktionslisten. Die Preise für die meisten dieser Tools ändern sich häufig und variieren je nach Nutzerzahl, Vertragslaufzeit und Region. Aus diesem Grund sind hier keine Preisangaben enthalten. Prüfen Sie die aktuelle Preisseite des jeweiligen Anbieters, bevor Sie budgetieren. ### Was ist Enterprise-Wiki-Software? Enterprise-Wiki-Software ist eine Plattform für Wissensmanagement, die für den unternehmensweiten Einsatz konzipiert ist: rollenbasierte Berechtigungen nach Abteilung, Audit-Protokollierung, SSO-Integration und Unterstützung für Tausende von Seiten ohne Leistungseinbußen. Der Hauptunterschied zu einem Team-Wiki liegt in Governance und Skalierung, nicht in den grundlegenden Funktionen zur Seitenbearbeitung. ### Was Sie vor der Wahl von Enterprise-Wiki-Software prüfen sollten Bevor Sie Anbieter vergleichen, klären Sie intern vier Punkte. Diese vier Bewertungskriterien gelten unabhängig davon, welche Enterprise-Wiki-Software Sie in Betracht ziehen: 1. **Zugriffskontrollmodell.** Unterstützt die Plattform rollenbasierte Berechtigungen bis auf Abteilungs- oder Projektebene, oder nur eine kontoweite Freigabe? 2. **Datenstandort und Compliance.** Kann der Anbieter bestätigen, wo die Daten gehostet werden, und entspricht dies Ihren regulatorischen Anforderungen (DSGVO, branchenspezifische Vorgaben)? 3. **Integrationsfläche.** Lässt sie sich ohne individuelle Entwicklung in Ihren bestehenden Stack einbinden (SSO-Anbieter, Ticketsystem, Dokumentationstools)? 4. **Migrationspfad.** Kann bestehende Dokumentation übernommen werden, ohne manuell neu eingegeben zu werden, oder ist ein manueller Neuaufbau nötig? Bewerten Sie jeden Anbieter anhand dieser vier Punkte, bevor Sie sich mit Oberfläche oder Design befassen. ### 12 Enterprise-Wiki-Software-Lösungen im Vergleich Die folgenden 12 Enterprise-Wiki-Software-Lösungen sind danach geordnet, zu welcher Art von Organisation sie am besten passen, nicht nach einer Gesamtwertung. ![Document360 ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-19.06.00-1024x505.png)#### 1. [Document360](https://document360.com/de/) – Am besten für dediziertes Knowledge-Base-Management Document360 wurde speziell als Knowledge-Base-Plattform entwickelt, nicht als allgemeines Kollaborationstool mit angehängter Wiki-Funktion. Es unterstützt Kategoriehierarchien, Versionskontrolle und Content-Vorlagen und richtet sich an Teams, die strukturierte technische Dokumentation erstellen, statt freie Notizen zu führen. Analysefunktionen verfolgen die Leistung einzelner Artikel und Suchanfragen, was hilft, Lücken in einem umfangreichen Dokumentationsbestand zu erkennen. Der Nachteil ist eine aufwendigere Ersteinrichtung als bei allgemeinen Tools, da die Struktur im Voraus definiert werden muss. Für Teams mit hohem Dokumentationsvolumen zählt es zu den spezialisierteren Enterprise-Wiki-Software-Optionen auf dieser Liste. ![Slab](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-19.06.26-1024x507.png)#### 2. [Slab](https://slab.com/) – Am besten für Engineering- und Produktteams Slab ist ein schlankes internes Wiki, das auf Suche und Integration statt auf aufwendige Dokumentformatierung setzt. Es verbindet sich direkt mit Slack, GitHub, Jira, Google Drive, Asana und Linear und liefert eine einheitliche Suche über diese Tools hinweg sowie über eigene Inhalte. Echtzeit-Zusammenarbeit und themenbasierte Organisation halten es nah an der bestehenden Arbeitsweise von Engineering- und Produktteams. Es ist bewusst enger gefasst als suiteartige Tools, ohne Mandantenportale für Kunden oder Funktionen für externe Dokumentation. ![Tettra](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.18.04-1024x513.png)#### 3. [Tettra](https://tettra.com/) – Am besten für Slack-native Teams Tettra positioniert sich als Knowledge Base, die direkt in Slack lebt statt daneben zu existieren, und beantwortet Mitarbeiterfragen über KI-gestützte, auf vorhandenen Seiten trainierte Antworten direkt in Slack-Threads. Das passt zu Teams, bei denen Slack bereits der Standardort für interne Fragen ist, und reduziert die Doppelarbeit aus „in Slack fragen, woanders dokumentieren”. Es ist ein schmaleres Tool als eine vollständige Intranet-Plattform, ausgelegt auf passive Referenzinhalte statt auf strukturierte Workflows. ![Helpjuice](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.20.03-1024x467.png)#### 4. [Helpjuice](https://helpjuice.com/) – Am besten für analysegetriebenes Wissensmanagement Helpjuice ist darauf ausgelegt zu verstehen, wie eine Knowledge Base tatsächlich genutzt wird, mit Reporting zu Suchbegriffen, Artikel-Engagement und Content-Lücken. Es unterstützt sowohl interne als auch externe Knowledge Bases auf derselben Plattform, mit vollständiger Designanpassung über CSS und HTML. Diese analytische Tiefe eignet sich für Organisationen, die ihre Dokumentation aktiv pflegen und bereinigen möchten, statt sie einfach anwachsen zu lassen. ![Bloomfire](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.20.51-1024x491.png)#### 5. [Bloomfire](https://bloomfire.com/) – Am besten für durchsuchbare, medienreiche Inhalte Bloomfire indiziert Video, Audio, Folien und Dokumente für Volltextsuche und Suche innerhalb von Videos, nicht nur geschriebene Artikel. Das ist relevant für Organisationen, deren institutionelles Wissen ebenso in aufgezeichneten Schulungen, Webinaren oder Meeting-Mitschnitten liegt wie in Text. Es passt besser zu Sales-Enablement- und schulungsintensiven Anwendungsfällen als zu reiner technischer Dokumentation. ![GitBook](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.21.17-1024x460.png)#### 6. [GitBook](https://www.gitbook.com/) – Am besten für entwicklerorientierte Dokumentation GitBook behandelt Dokumentation wie Code: Inhalte leben in einem Git-basierten Workflow mit Versionskontrolle, Branching und Pull-Request-ähnlicher Prüfung von Dokumentationsänderungen. Es wird häufig für öffentliche Entwicklerdokumentation und API-Referenzen eingesetzt, funktioniert aber ebenso gut als internes Engineering-Wiki für Teams, die bereits mit Git-Workflows vertraut sind. Teams ohne technischen Dokumentationshintergrund stehen vor einer steileren Lernkurve als bei einem einfachen WYSIWYG-Editor. Für Engineering-Organisationen ist es eine starke Wahl bei der Enterprise-Wiki-Software, sofern Ihr Team bereits in Git-basierten Workflows arbeitet. ![Notion](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.21.43-1024x480.png)#### 7. [Notion](https://www.notion.com/) (Team-/Enterprise-Plan) – Am besten für Teams, die Notion bereits für alles andere nutzen Die Enterprise-Stufe von Notion ergänzt die gleiche flexible Seiten- und Datenbankstruktur der kostenlosen und Team-Pläne um Admin-Kontrollen, SAML-SSO und Audit-Protokolle. Organisationen, die Projektverfolgung, Dokumentation und Notizen bereits in Notion führen, können dasselbe System auf ein Unternehmens-Wiki erweitern, ohne ein zweites Tool einzuführen. Die Flexibilität, die Notion beliebt macht, bedeutet aber auch, dass eine Wiki-Struktur bewusst auferlegt werden muss, da die Plattform selbst keine erzwingt. Als Enterprise-Wiki-Software liegt der Hauptvorteil von Notion in der Konsolidierung, nicht in der Spezialisierung. ![Zoho Wiki ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.32.07-1024x353.png)#### 8. [Zoho Wiki ](https://www.zoho.com/wiki/)(Teil von Zoho Connect) – Am besten für Organisationen mit bestehender Zoho-Nutzung Zoho Wiki ist Teil der breiteren Zoho-Connect-Suite statt eines eigenständigen Produkts, was für Organisationen relevant ist, die bereits Zoho CRM, Zoho Projects oder Zoho People nutzen. Seiten sind in die Berechtigungs- und Verzeichnisstruktur des übrigen Zoho-Ökosystems integriert. Organisationen, die noch keine Zoho-Produkte einsetzen, profitieren weniger von diesem Integrationsvorteil als von einem dedizierten Wiki-Tool. ![Bitrix24 enterprise wiki software check ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.38.13-1024x499.png)#### 9. [Bitrix24](https://www.bitrix24.com/) – Am besten für die Kombination aus Wiki, CRM und Intranet in einer Plattform Bitrix24 bündelt ein Wiki-Modul in eine umfassendere Suite mit CRM, Aufgabenverwaltung, HR-Tools und einem internen Intranet-Feed. Das eignet sich für Organisationen, die Dokumentation, Vertriebspipeline und interne Kommunikation auf einer Plattform statt über separate Best-of-Breed-Tools abbilden möchten. Das Wiki-Modul selbst ist weniger spezialisiert als dedizierte Knowledge-Base-Plattformen und tauscht Tiefe gegen Breite über die gesamte Suite. ![Slite enterprise wiki software comparison ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.39.06-1024x529.png)#### 10. [Slite](https://slite.com/) – Am besten für Teams mit asynchronem Arbeitsstil und strukturierten Dokumenten Slite konzentriert sich auf strukturierte Dokumente mit integrierten Vorlagen für Meeting-Notizen, Entscheidungen und Onboarding, ausgerichtet auf verteilte Teams, die Schreiben gegenüber Meetings bevorzugen. KI-Funktionen unterstützen beim Verfassen und Zusammenfassen bestehender Inhalte. Es bewegt sich in ähnlichem Terrain wie Notion und Slab, mit einem schmaleren, stärker auf Dokumentation statt allgemeine Workspace-Nutzung ausgerichteten Funktionsumfang. ![Trainual](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.39.41-1024x499.png)#### 11. [Trainual](https://trainual.com/) – Am besten für Prozessdokumentation mit eingebauter Verifizierung Trainual ist Software für Prozess- und SOP-Dokumentation mit Abschlussverfolgung, Quizzes und rollenbasierten Lernpfaden, ausgelegt auf Onboarding und Schulung statt auf allgemeine Referenzinhalte. Das unterscheidet es von einem reinen Wiki: Trainual kann bestätigen, dass ein Mitarbeiter ein Verfahren tatsächlich gelesen und verstanden hat, nicht nur, dass die Seite existiert. Teams, die zusätzlich ein allgemeines Wissens-Wiki benötigen, betreiben Trainual meist parallel zu einem separaten Wiki-Tool statt als vollständigen Ersatz. ![Mangoapps enterprise wiki software compare ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-10-05-at-18.40.05-1024x551.png)#### 12. [MangoApps](https://www.mangoapps.com/) – Am besten für große oder verteilte Organisationen mit Bedarf an Intranet plus Wiki MangoApps kombiniert ein Mitarbeiter-Intranet, einen internen Kommunikations-Feed und ein Wiki in einer Plattform, ausgerichtet auf größere Organisationen mit verteilten Teams oder Mitarbeitenden ohne festen Arbeitsplatz, die einen einzigen Zugangspunkt zu Unternehmensinformationen benötigen. Das macht es eher zu einer Intranet-Plattform mit Wiki-Funktion als zu einem dedizierten Wiki-Tool, besser geeignet für kommunikationsgeführte als für Engineering-geführte Einführungen. ### Einführung von Enterprise-Wiki-Software: Checkliste für die Governance Der Softwarekauf ist die einfachere Hälfte. Vor dem Rollout von Enterprise-Wiki-Software sollten Sie vier Punkte schriftlich festlegen: - **Content-Verantwortung.** Legen Sie fest, wer neue Seiten freigibt und wer bestehende bearbeiten darf, nach Abteilung. - **Aktualisierungsrhythmus.** Legen Sie ein Überprüfungsintervall je Inhaltstyp fest (Richtlinien vierteljährlich, Prozessanleitungen bei Änderungsbedarf, zum Beispiel). - **Zugriffsebenen.** Dokumentieren Sie, wer was sieht, besonders bei compliance-relevanten Inhalten. - **Migrationsplan.** Entscheiden Sie, welche bestehende Dokumentation am ersten Tag übernommen wird und welche neu aufgebaut wird. ### Enterprise-Wiki-Software mit FlowShare-Anleitungen befüllen Enterprise-Wiki-Software bleibt am häufigsten wegen leerer Seiten ungenutzt, nicht wegen der falschen Plattformwahl. FlowShare zeichnet Desktop-Workflows auf und erstellt automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen, exportierbar als Word, PDF oder PowerPoint. Das erspart den manuellen Schreibaufwand, der eine unternehmensweite Dokumentationseinführung normalerweise verlangsamt, unabhängig davon, in welcher Wiki-Plattform die Anleitungen am Ende landen. ### FAQs **Was genau zählt als Enterprise-Wiki-Software?** Rollenbasierte Zugriffskontrolle auf Abteilungsebene, Audit-Protokollierung, SSO-Integration und dokumentierter Datenstandort. Unterhalb dieser Schwelle handelt es sich um ein Team-Wiki, nicht um eine Enterprise-Lösung, unabhängig vom Marketing. **Sollten wir ein dediziertes Wiki-Tool wählen oder eine Funktion innerhalb einer bereits genutzten Suite?** Das hängt davon ab, wie spezialisiert die Inhalte sind. Dedizierte Tools wie Document360 oder GitBook handhaben strukturierte, umfangreiche Dokumentation besser. In Suiten eingebettete Wikis wie Zoho Wiki oder Bitrix24 sparen Tool-Wildwuchs, wenn die Organisation die restliche Suite bereits nutzt. **Muss unser Wiki mit SSO integriert sein?** Ab etwa 100 Nutzern: ja. Ohne SSO verwaltet die IT-Abteilung einen zweiten Satz Zugangsdaten, und das Offboarding wird zu einem manuellen Schritt, an den jemand denken muss. **Lässt sich bestehende Dokumentation übernehmen, ohne sie manuell neu aufzubauen?** In der Regel ja, wenn das Ausgangsmaterial bereits als Word- oder PDF-Datei vorliegt. Mit FlowShare erstellte Anleitungen lassen sich direkt in die meisten dieser Plattformen exportieren, ohne manuelle Neueingabe. **Categories:** Knowledge Management --- ### [Wissen erfassen: Wissensmanagement mit dem Unternehmens-Wiki](https://getflowshare.com/capture-knowledge-knowledge-management-with-the-company-wiki/) **Published:** April 28, 2020 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Wissensmanagement Tools halten das Wissen im Haus, wenn Kolleginnen und Kollegen gehen. Was ein gutes Unternehmenswiki können muss, welche vier Funktionen es erfüllt und woran die meisten Wikis in der Praxis scheitern. ### Wie kann Wissen im Unternehmen erfolgreich bewahrt und weitergegeben werden? Eine Möglichkeit ist ein Unternehmens-Wiki. Wie das aussieht und was Ihr Wiki können sollte: **Wissen ist eine der wertvollsten Ressourcen in einem Unternehmen**. Ein Schatz, der angemessen verwaltet werden sollte. Denn: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht Wissen mit ihnen verloren. Und wenn neue Kollegen hinzukommen, müssen sie schnell und reibungslos eingearbeitet werden. Ebenso benötigen bestehende Mitarbeiter oft Unterstützung bei Aufgaben, die nicht zu ihrem täglichen Arbeitsablauf gehören. Zudem steigt mit zunehmendem Digitalisierungsgrad auch die Komplexität der Anforderungen in Unternehmen. Prozesse ändern sich und erfordern spezialisiertes Wissen. Deshalb gibt es Unternehmens-Wikis (auch: Enterprise-Wikis). Aber wie sieht ein solches Unternehmens-Wiki aus und wie baut man es richtig auf? ### Was ein Unternehmens-Wiki können muss. Ein gut gestaltetes Unternehmens-Wiki **deckt alle wichtigen Prozesse eines Unternehmens ab**. Es ist also eine Sammlung, in der alle für den Unternehmensbetrieb notwendigen Funktionalitäten aufgeführt sind. Das Ziel ist es, **implizites Wissen in explizites Wissen umzuwandeln**. Auch Prozesse, die den Mitarbeitern bekannt sind, werden im Unternehmens-Wiki aufgeführt – nur so haben neue Kollegen Zugang zu den Informationen und vergessene Arbeitsabläufe können wieder in Erinnerung gerufen werden. ![Wissensmanagement Tools im Überblick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/04/Wiki_Software_Firmenwiki.png)FlowShare Wiki Software Tips### Die vier Hauptfunktionen von Wikis. Die Hauptfunktionen von Unternehmens-Wikis sind: 1. **Analyse von Wissen** 2. **Strukturierung von Wissen** 3. **Wissenserweiterung** 4. **Zugang zu und Weitergabe von Wissen** Der Begriff Wissen umfasst hier Erfahrungen, Netzwerke, Fähigkeiten und Kontakte. Es ist eine bunte Sammlung genau jener Informationen, die zur Bewältigung der Aufgaben im Unternehmen notwendig sind. Laut Experten ist der Einsatz von Wikis besonders in wissensintensiven Unternehmen und in[ „Unternehmen, in denen die Mehrheit der Mitarbeitenden Zugang zu einem Computer hat“](https://www.cio.de/a/die-8-besten-wiki-tools-fuer-unternehmen,2297050) sinnvoll. Im digitalen Zeitalter trifft das auf nahezu alle Unternehmen zu: 95 % der Unternehmen[ geben an, dass sie mit Computern arbeiten](https://de.statista.com/statistik/daten/studie/3871/umfrage/computernutzung-in-deutschen-unternehmen/). Unternehmens-Wikis sind daher ein Thema für uns alle und keineswegs nur ein Thema für große Konzerne. Auch kleine Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Wissen bewahren zu müssen. Denn wenn Experten das Unternehmen verlassen, ohne ihr Wissen zu dokumentieren, ist es oft zu spät. Dann muss über einen langen Zeitraum aufgebautes Wissen mühsam neu entwickelt werden. ### Das erfolgreiche Unternehmens-Wiki. Daher sollten Unternehmens-Wikis **von Anfang an gut strukturiert und regelmäßig gepflegt und aktualisiert werden**. Dann können sie einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen haben. Ein gutes Wiki ermöglicht es Mitarbeitern, sich selbst zu helfen. Es spart Kosten, steigert die Produktivität und schafft Freiräume. Ihr eigenes Wiki muss nicht zu einer Wikipedia werden – wahrscheinlich dem bekanntesten Wiki überhaupt. Es sollte jedoch die wichtigsten Unternehmensfunktionen abdecken und einen praktischen Nutzen für seine Anwender haben. Der Schlüssel dazu ist die Akzeptanz der Nutzer: Ohne diese ist das Wiki nutzlos. Wenn beispielsweise die Nutzung kompliziert ist, die Plattform unübersichtlich oder die Eingabe neuer Inhalte zeitaufwendig ist, ist das Wiki wertlos. Mitarbeiter werden es nicht nutzen und es verursacht Kosten statt Nutzen. Deshalb ist es wichtig, **alle Kollegen in den Prozess des Wissensmanagements einzubeziehen** und gemeinsam eine geeignete Lösung zu finden. So fragt die Checkliste „[Erfolgreiches Unternehmenswiki](https://infos.seibert-media.net/display/Productivity/Checkliste+erfolgreiches+Unternehmenswiki)“ an einer Stelle: „Könnten Sie im Flur ein 5 Meter langes Banner aufhängen, auf dem ‚Im Wiki zu finden.‘ steht, und alle Mitarbeitenden würden es verstehen?“ Für ein gutes Wiki ist es entscheidend, dass alle Kolleginnen und Kollegen das Tool verstehen und wissen, wie sie es bei Bedarf erreichen. ### Nutzung und Pflege so einfach wie möglich Es ist für Ihr Unternehmens-Wiki unerlässlich, **so einfach wie möglich** zu sein. Es sollte seinen Nutzern so viel Arbeit wie möglich abnehmen und sie **einladen**, es zu besuchen und zu nutzen. Dies erfordert Übersichtlichkeit und eine gute Suchfunktion, damit Hilfesuchende schnell eine Lösung für ihr Problem finden können. Inhalte müssen verständlich und klar dargestellt werden, beispielsweise durch die Integration von Medien wie Bildern oder Videos. Darüber hinaus sollten die Inhalte vollständig, korrekt und aktuell sein. Andererseits sollte die Nutzung auch für die Inhaltsverwalter der Informationen einfach gestaltet werden. Die Eingabe von Inhalten sollte schnell erfolgen und kein Expertenwissen erfordern – wenn für die Anwendung des Wikis selbst ein Wiki benötigt wird, wird der Zweck des Mediums ad absurdum geführt. Ein aktueller Trend, auch besonders bei Wikis, ist der **User-Generated-Content-Ansatz**. Das bedeutet, dass nicht Mitarbeiter, die zentral für den IT-Support verantwortlich sind, die Beiträge im Wiki erstellen. Stattdessen erstellen **die tatsächlichen Anwender bestimmter Prozesse** diese Beiträge. Durch ihre persönliche Arbeit haben diese Experten einen besseren Einblick in die betreffenden Themen. Angesichts immer dezentralerer Unternehmen und zunehmender Spezialisierung kann einzigartiges Fachwissen nur mit Hilfe von User-Generated Content erfasst werden. Dies wiederum hat Auswirkungen darauf, wie Sie Ihr Wiki aufbauen. Die Nutzung muss inklusiv genug sein, um allen potenziellen Content-Erstellern die Arbeit damit zu ermöglichen. ![Interaktive Demo-Software im Vergleich, geteilter Bildschirm mit Software-Dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/FlowShare-Best-Interactive-Demo-Software-Tool-Comparison-Post--1024x576.webp)Best interactive demo Software ### Kurz gesagt: Merkmale eines guten Unternehmens-Wikis - AKZEPTANZ DURCH DIE MITARBEITER - EINBEZIEHUNG DER KOLLEGEN IN PLANUNG UND AUFBAU DES WIKIS - MITARBEITER WISSEN ÜBER DAS WIKI UND SEINE NUTZUNG BESCHEID - VOLLSTÄNDIGKEIT: ABDECKUNG ALLER WICHTIGEN UNTERNEHMENSFUNKTIONEN - KORREKTHEIT DER INFORMATIONEN - AKTUALITÄT: REGELMÄSSIGE PFLEGE UND UPDATES - EINFACHHEIT UND SCHNELLE HILFE - VERSTÄNDLICHKEIT DER INHALTE - GUTE VISUALISIERUNG MIT UNTERSTÜTZENDEN GRAFIKEN - VIELFALT IN DER MEDIENNUTZUNG (TEXT, BILD, VIDEO, DOWNLOAD, PDF, PPP …) - ÜBERSICHTLICHKEIT - SUCHFUNKTION - EINFACHE BEDIENUNG UND PFLEGE - VERSTÄNDLICHKEIT DER WIKI-NUTZUNG - KEIN ZEITAUFWAND ZUM ERSTELLEN VON EINTRÄGEN - ZUGANG FÜR ALLE RELEVANTEN MITARBEITER Wenn Sie sich jetzt sagen: Das ist alles schön und gut – aber wie setzt man das alles in die Praxis um? – keine Sorge. In [unserem nächsten Blogbeitrag **stellen wir Ihnen konkrete Software-Tools vor**, mit denen Sie Ihr eigenes Unternehmens-Wiki erstellen können.](https://getflowshare.com/software-tip-8-software-tools-to-make-your-company-wiki-a-great-success/) ## FAQs #### Was müssen Wissensmanagement Tools leisten? Wissen analysieren, strukturieren, erweitern und zugänglich machen. In der Praxis scheitert es selten an der Software, sondern daran, dass niemand Inhalte pflegt und die Suche bei wachsendem Bestand unbrauchbar wird. #### Welches Wissensmanagementsystem passt zu uns? Prüfen Sie Suche, Rechteverwaltung, Import vorhandener Inhalte und den Ort der Datenhaltung. Testen Sie mit eigenen Dokumenten: Wie gut ein System sucht, zeigt sich erst bei realem Umfang, nicht im Demodatensatz. #### Warum bleiben Unternehmenswikis oft leer? Weil das Schreiben als zusätzliche Aufgabe neben der eigentlichen Arbeit steht. Wikis füllen sich, wenn Inhalte aus dem Prozess selbst entstehen, etwa als exportierte Anleitung aus einer Aufzeichnung. #### Wie verankern wir Wissensmanagement im Alltag? Mit klaren Zuständigkeiten je Themenbereich, einem festen Ort für neue Inhalte und Erfassung während der Arbeit. User-generated Content funktioniert nur, wenn das Beitragen weniger Aufwand kostet als das Nachfragen. **Categories:** Knowledge Management --- ### [Schulungsmaterial erstellen: Best Practice in 8 Schritten](https://getflowshare.com/employee-training-materials/) **Published:** September 8, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Best-Practice Anleitung: Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt wie Sie in kürzester Zeit qualitatives Schulungsmaterial erstellen, dass Sie für Mitarbeiter oder Kollegen nutzen können **Content:** Das Erstellen von Schulungsmaterial kostet Zeit, oder auch nicht. Ziad Fathallah von MaxBrain hat in einer Woche 50 multimediale Lerneinheiten produziert, ohne Vorerfahrung. Seine acht Schritte geben Ihnen eine Blaupause zum Nachmachen. ## Schritt für Schritt zur Erstellung von multimedialem Schulungsmaterial für Mitarbeitende: MaxBrain’s Geheimtipps für effektive Lerneinheiten zum Nachmachen In Zeiten immer schnellerer Veränderungen ist **das Wissensmanagement in Unternehmen das Navigationssystem für dynamische Zeiten**: Wie ein GPS-System, hilft es Mitarbeitenden, den richtigen Weg zu finden, Herausforderungen zu meistern und neue Orte der Innovation zu entdecken. Ein gutes Wissensmanagement mit qualitativem Schulungsmaterial bietet dabei klare Anweisungen. Zum Beispiel dazu, wie bestimmte [digitale Prozesse ablaufen](https://getflowshare.com/de/ein-ansprechendes-mitarbeiterhandbuch-erstellen/), wie man ein neues [ERP System anwendet](https://getflowshare.com/de/flowshare-fuer/erp-dokumentation/) oder welche Schritte Anwendende in welcher Reihenfolge machen müssen. Das funktioniert aber nicht nur nach innen. Auch Schulungsmaterialien für Ihre Kundschaft und Partner bzw. Partnerinnen außerhalb des Unternehmens sind Gold wert. Sie helfen den Nutzenden von Software beispielsweise, eine Anwendung [umfassend und richtig zu verwenden](https://getflowshare.com/de/flowshare-fuer/it-support/), alle Funktionen zu entdecken oder an die [Inhalte von Schulungen zu erinnern](https://getflowshare.com/de/schulungsunterlagen-erstellen-der-ultimative-software-guide/). ## Das Erstellen von Schulungsmaterialien für Mitarbeitende kostet Zeit und Ressourcen Doch bevor so ein Navigationssystem seine Wirkung entfalten kann, steht eine Menge Arbeit. Wenn Unternehmen **Schulungsmaterialien erstellen kostet dies oft viel Zeit – und Nerven**. Denn die Inhalte und Anleitungen sollen am Ende ja nicht nur umfangreich, sondern auch qualitativ hochwertig sein. Der Aufbau so eines umfassenden und guten Wissensmanagements ist für Unternehmen eine große Herausforderung. In unserer [Fallstudie mit der MaxBrain AG](https://getflowshare.com/de/case-study-schulungsunterlagen-erstellen-software/) haben wir mit dem Customer Success Manager Ziad Fathallah gesprochen. **Ihm ist es gelungen, in nur einer Woche 50 multimediale **und ansprechende Schulungsunterlagen** zu erstellen,** ohne vorherige Erfahrungen – aber mit einem genauen Plan und der richtigen Methode. ![MaxBrain hat mit FlowShare in einer Woche 50 Lerneinheiten erstellt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-Anleitungen-1-1024x574.png)MaxBrain hat mit FlowShare in kürzester Zeit umfassendes Schulungsmaterial erstellen können## Umfassendes Schulungsmaterial erstellen – Schnellstart für Ihr Wissensmanagement In diesem Artikel teilen wir Ziad Fathallahs Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihnen zu helfen, **die gleichen Erfolge zu erzielen**. Auch wenn Sie noch nie im Leben Software dokumentiert haben – und auch wenn Sie noch gar nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. ### 1. Definieren Sie Ihre Ziele und Erfolgskriterien Bevor Sie beginnen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten. Ganz am Anfang gilt es, sich klarzumachen, welchen **Zweck und Mehrwert** Ihr Schulungsmaterial erfüllen soll. - Geht es darum… - komplexe Prozesse verständlich zu machen? - Neue Software-Features anschaulich zu erklären? - Wissenslücken im Team zu schließen? - Welche Zielgruppe möchten Sie ansprechen? - Sollen die Lehrinhalte eine Ergänzung zu Schulungen sein oder für sich stehen? Dieser erste Schritt legt das Fundament für alles Weitere. Legen Sie zudem auch die Erfolgskriterien fest: **Was ist Ihr Anlass, die **Schulungsunterlagen**** **zu erstellen?** Wo wollen Sie hin und wann werten Sie Ihr Wissensmanagement als Erfolg? Lerninhalte können beispielsweise ein Weg sein, um Ihren Customer Support oder die Anzahl und den Umfang von Schulungen zu reduzieren. Gleichzeitig können Sie auch Ihre [Teamproduktivität maximieren](https://getflowshare.com/de/benutzerhandbuch-erstellen/). ### 2. Erstellen Sie eine Liste von konkreten Arbeitsabläufen Ein großes Vorhaben lässt sich am besten in handhabbare Einheiten zerlegen. Indem Sie **Themenblöcke oder spezifische Aufgaben definieren**, bekommen Sie einen klaren Fahrplan für die Erstellung Ihrer Schulungsmaterialien. Versuchen Sie dabei, die Inhalte aus der Perspektive Ihrer Zielgruppe zu sehen. Außerdem sollten Sie die Inhalte, die für Ihre User am wichtigsten sind, priorisieren. Nur dann erstellen Sie eine tatsächlich wirksame Schulung für Ihre Anwender und Anwenderinnen. ### 3. Entscheiden Sie über das Format Ihrer Schulungsmaterialien Während Textanleitungen für manche Themen ausreichend sind, können [**bebilderte Anleitungen**](https://getflowshare.com/de/bedienungsanleitung-erstellen/) **oder Videos den Lernprozess enorm bereichern**. Obwohl sie optional sind, bieten sie eine dynamische Möglichkeit, Informationen zu vermitteln. Wichtig ist bei dem Format Ihres Schulungsmaterials, dass es spezifisch zu Ihrer Zielgruppe passen sollte. Fragen Sie sich: Mit welcher Sprache können Sie Ihre Zielgruppe am besten ansprechen? - Bildliche Sprache? - Einfache und klare Sprache? - Präzise und sachliche Sprache? Dazu kommt: Sprechen Sie in Ich-, Du-, oder Sie-Form? Zur Entscheidung über das gewünschte Format gehört auch der *Ort* des Schulungsmaterials und das *Dateiformat*. Sollen es beispielsweise klassische PDF-, Word- oder Powerpoint-Anleitungen sein, die in einem [Helpdesk wie Confluence](https://getflowshare.com/de/integrationen/) hochgeladen werden? Gibt es dafür Vorlagen, die Sie immer wieder verwenden können? Sollen es interaktive HTML-Guides sein? Oder gibt es eine digitale Lernplattform? ### 4. Wählen Sie die passenden Werkzeuge aus Das [passende Werkzeug für die Dokumentation](https://getflowshare.com/de/schulungsunterlagen-erstellen-der-ultimative-software-guide/) und das Erstellen der Schulungsmaterialien kann den Unterschied über Erfolg oder Misserfolg ausmachen. Für detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen hat sich [**FlowShare**](https://getflowshare.com/de/#features) **als besonders effizient erwiesen**. Es gibt aber auch [andere Tools](https://getflowshare.com/de/7-tools-zur-softwaredokumentation-die-ihr-leben-einfacher-machen/), um Software zu dokumentieren – mit verschiedenen Vor- und Nachteilen. Wenn Sie Videos ins Auge fassen, benötigen Sie eine leistungsfähige [Screen-Recording-Software](https://getflowshare.com/de/screencast-tools-in-2022-9-software-loesungen-um-schnell-und-einfach-ihren-bildschirm-aufzunehmen/). Für multimediale Lerninhalte empfehlen wir nicht mit dem Video, sondern mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung zu starten, weil diese die konzeptionelle Vorarbeit zum Video darstellt. ***“Die FlowShare Dokumentation war nicht nur nützlich für unsere Kunden, sondern diente auch als solide Vorbereitung für das Videoaufnehmen – ein echtes Win-Win.”*** Ziad Fathallah, Customer Success Manager bei [MaxBrain AG](https://www.maxbrain.com/) ### 5. Bereiten Sie sich konzeptionell vor Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel. Wenn Sie Dokumentieren, **legen Sie den genauen Ablauf fest** und definieren Sie, welche Schritte in welcher Reihenfolge vorgestellt werden sollten. Das ist besonders wichtig, wenn Sie Screencasts verwenden. ### 6. Holen Sie sich Feedback Ein zweiter oder dritter Blick kann Wunder wirken. Sobald Sie die ersten 3-5 Inhalte erstellt haben, **lassen Sie Ihr Schulungsmaterial von Kollegen oder Kolleginnen oder anderen Stakeholdern prüfen.** So stellen Sie sicher, dass alles klar und verständlich ist. Hier ist es besonders hilfreich, die Materialien von “nicht-Eingeweihten” prüfen zu lassen. Verstehen Nutzer und Nutzerinnen, die die Inhalte noch nicht gut kennen, die Anleitungen trotzdem? Erst dann sind sie verständlich und ermöglichen gute Lernergebnisse. ### 7. Optimieren Sie durch Iteration Ihre erste Schulungsmaterialien werden vielleicht nicht perfekt sein. Aber durch **ständige Überarbeitung und Anpassung** können Sie sicherstellen, dass sie stetig besser werden. Dazu gehört auch, die Materialien aktuell zu halten und bei Änderungen neue Versionen der Anleitungen zu erstellen. ### 8. Integrieren und verbreiten Sie das Schulungsmaterial Tools wie der [Nugget Creator](https://getflowshare.com/de/integrationen/know-how/know-how-3/) helfen Ihnen dabei, Ihr Material ansprechend und multimedial zu präsentieren. Denn nur **attraktive und übersichtliche Lerninhalte werden tatsächlich genutzt**. Die Integration in bestehende [Wissensdatenbanken](https://getflowshare.com/de/firmenwiki-software-tools/) oder Lernplattformen sorgt zudem dafür, dass es von Ihrer Zielgruppe auch gefunden wird. ## Fazit: Umfassendes Schulungsmaterial erstellen ist einfach mit der richtigen Strategie Die Erstellung effektiven Schulungsmaterials kann eine Herausforderung sein, doch **mit der richtigen Strategie und den geeigneten Tools ist sie durchaus machbar, auch für Unerfahrene.** Ziads Tipps bieten Ihnen eine Blaupause zum Nachmachen für Ihren eigenen Erfolg und gutes Schulungsmaterial. Wenn Sie also das nächste Mal vor der Aufgabe stehen, multimediale Schulungsunterlagen erstellen zu müssen, wissen Sie genau, wo Sie anfangen sollten. Ihr erster Schritt? Probieren Sie FlowShare aus. Dieses Werkzeug hat Ziad enorm unterstützt und auch Sie können von den Vorteilen profitieren. Verwenden Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und überzeugen Sie sich selbst von den Möglichkeiten für die Erstellung von Schulungsinhalten. ## FAQs #### Was gehört zum Erstellen von Schulungsmaterial dazu? Ziele festlegen, die konkreten Arbeitsabläufe auflisten, ein Format wählen, Werkzeuge bestimmen, erstellen, Feedback einholen und verteilen. Der größte Zeitfresser ist selten das Erstellen, sondern das Abstimmen ohne klare Zielsetzung. #### Schulungsvideos oder bebilderte Unterlagen? Videos eignen sich für Überblick und Einführung, bebilderte Anleitungen für Aufgaben am Arbeitsplatz. Da sich beide aus einer Aufzeichnung ableiten lassen, ist die Frage meist nicht entweder oder, sondern in welcher Reihenfolge. #### Brauchen wir Vorerfahrung in der Mediengestaltung? Nein. Ziad Fathallah von MaxBrain hat ohne Vorerfahrung in einer Woche 50 multimediale Lerneinheiten erstellt, weil die Inhalte aus aufgezeichneten Prozessen entstanden und nicht von Grund auf produziert wurden. #### Wie starten wir mit begrenzter Zeit? Mit den Abläufen, die am häufigsten Rückfragen erzeugen. Diese aufzeichnen, prüfen, verteilen. Eine Teilabdeckung der wichtigsten Prozesse wirkt schneller als ein vollständiges Konzept, das erst in einem halben Jahr fertig wird. **Categories:** Creating how-to guides, Employee Training --- ### [Mit Prozessdokumentation den technologischen Wandel meistern](https://getflowshare.com/managing-technological-change/) **Published:** August 15, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** In diesem Artikel erörtern wir einige der Herausforderungen, denen Sie bei der Bewältigung des technologischen Wandels begegnen können, und untersuchen, wie die Prozessdokumentation Ihnen dabei helfen kann. **Content:** Technologischer Wandel scheitert selten an der Technik, sondern an der Akzeptanz. Wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie ein neues System bedient wird, bleibt der Rollout stecken. Prozessdokumentation ist der Hebel, der aus einer Softwareeinführung eine echte Veränderung macht. Die Bewältigung des technologischen Wandels kann eine beängstigende Aufgabe sein. Es geht nicht nur darum, den Wandel selbst zu vollziehen, sondern sicherzustellen, dass er von den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen erfolgreich angenommen wird. Dies erfordert eine sorgfältige Verwaltung und Kommunikation, um den Prozess zu rationalisieren und es den Mitarbeitern so einfach wie möglich zu machen, sich den Veränderungen anzuschließen. Die Prozessdokumentation ist ein entscheidendes Element zur Erleichterung des Prozesses. Ohne sie können technologische Veränderungen schnell chaotisch werden und zu Frustration auf Seiten des Managements und der Mitarbeiter führen. In diesem Artikel erörtern wir einige der Herausforderungen, denen Sie während des Prozesses begegnen können, und untersuchen die Vorteile der Prozessdokumentation bei der Bewältigung des technologischen Wandels. Wir werden auch Tipps geben, wie man die Einführung von Software erfolgreich unterstützt! ## **Warum technologische Änderungen vornehmen?** Die Bewältigung des technologischen Wandels kann von kleinen Änderungen wie dem Hinzufügen neuer Funktionen zu einer Software oder der Behebung von Fehlern in Systemen bis hin zu größeren Änderungen, wie der Einführung einer neuen Software, reichen. Unternehmen nehmen diese Änderungen aus verschiedenen Gründen vor, z. B. um mit den Anforderungen der Kunden Schritt zu halten, die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern, sich an äußere Umstände anzupassen (z. B. Telearbeit!) oder einfach nur, um mit der Technologie Schritt zu halten. Aber nicht alle Veränderungen sind erfolgreich, und das Scheitern ist meist auf ein unzureichendes Veränderungsmanagement zurückzuführen. Bei der Bewältigung des technologischen Wandels ist es wichtig, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder in Betracht ziehen. Schließlich sind sie es, die die Software nutzen und von ihr betroffen sind. ## **Was sind einige der Herausforderungen, denen Sie bei der Bewältigung des technologischen Wandels begegnen können?** ### **Komplexität der Software** Je nach der Komplexität der eingeführten Software kann das Änderungsmanagement mehr oder weniger schwierig sein. Je komplexer und individueller die Software ist, desto mehr Zeit und Aufwand ist für das Änderungsmanagement erforderlich. Dabei geht es auch um die relative Komplexität: Was wird durch die neue Software ersetzt, ein Faxgerät oder ein ähnliches System? Wie erfahren ist Ihr Team im Umgang mit komplexer Software? Damit sind wir beim nächsten Punkt angelangt. ### **Schulung neuer Software** Die meisten sehen in der Schulung eine Lösung für das Management von Softwareänderungen, aber sie kann auch ein großes Hindernis sein. Intensive, personalisierte Schulungen für jeden Mitarbeiter auf der neuen Software sind ideal – und meist unmöglich. Zeit und Ressourcen sind wichtige Faktoren, aber auch die Art und das Tempo, in dem die Menschen lernen. Einzelne Softwareschulungen können eine Software einführen, aber Probleme bei der täglichen Nutzung werden bei dieser Art von Schulung nicht behandelt. Schulungsmodule und -videos können eine weitere Schulungsstrategie sein, aber auch sie sind nicht sehr zugänglich, wenn ein Teammitglied bei der Arbeit eine schnelle Lösung braucht. ### **Zeitfaktoren** Dies kann nicht oft genug betont werden, aber selbst die effizienteste Softwareeinführung braucht Zeit. Und wahrscheinlich mehr, als Sie denken. Ein wichtiger Teil des Zeitmanagements besteht darin, den Mitarbeitern genügend Zeit für die Einführung der neuen Software einzuräumen. Eine Softwareänderung ist nicht erfolgreich, wenn die Einführung zu schnell erfolgt und die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, sie richtig zu nutzen. ### **Psychologische Herausforderungen** Eine der größten Herausforderungen bei der Softwareeinführung besteht darin, die Mitarbeiter für die Änderungen zu gewinnen. Veränderungen können für Menschen psychologisch schwierig sein, und es ist wichtig, damit sorgfältig umzugehen. Die Mitarbeiter können sich der Umstellung widersetzen, wenn sie das Gefühl haben, nicht konsultiert zu werden, oder wenn sie den Zweck der neuen Software nicht verstehen. Es ist wichtig, diese Bedenken frühzeitig anzusprechen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, auf dem Laufenden gehalten zu werden. ## **Entfesseln Sie die Kraft der Prozessdokumentation für die erfolgreiche Bewältigung des technologischen Wandels** Kennen Sie eine der oben genannten Schwierigkeiten und fragen sich, wie Sie sie überwinden können? Spoiler alert: mit Hilfe der Prozessdokumentation. Auch wenn es manchmal wie zusätzliche Arbeit erscheinen mag, ist die Erstellung einer Prozessdokumentation für das Software Change Management von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie neu im Bereich der Prozessdokumentation sind, haben wir einen Artikel, der Sie in unser Universum einführt. Wenn die Prozessdokumentation bereits auf Ihrer Speisekarte steht, sollten Sie sich über den Softwarewechsel freuen, denn wie oft hat man schon eine Ausrede, um Softwareprozesse zu erfassen und sie für maximale Effizienz zu optimieren? Kein Gerangel mehr und keine zufälligen Vermutungen, wie der Prozess richtig abläuft. Und wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Prozessdokumentation erheblich zu vereinfachen? Dann könnte FlowShare etwas für Sie sein. FlowShare ist eine benutzerfreundliche Dokumentationssoftware, mit der Sie Prozesse während der Ausführung erfassen und automatisch in einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen umwandeln können. Es ermöglicht Ihnen, Hunderte von Prozessen in kurzer Zeit in einer für die Benutzer leicht zugänglichen Form zu erfassen. Perfekt für eine so umfangreiche Aufgabe wie die Einführung neuer Technologien in Ihrem Unternehmen. ### **Vorteile der Prozessdokumentation für Ihr Unternehmen** bei der Bewältigung technologischer Veränderungen Die Prozessdokumentation hat für Ihr Unternehmen mehrere Vorteile, die die Bewältigung des technologischen Wandels erleichtern: - Sie können Unterbrechungen und unnötige Verzögerungen vermeiden, indem Sie Arbeitsanweisungen bereithalten, die Ihren Teammitgliedern sagen, was sie sofort zu tun haben. - Sie können Prozesse rationalisieren und dafür sorgen, dass alle Beteiligten die gleiche Meinung darüber haben, wie ein Prozess abzulaufen hat. - Neue Software schnell und effizient schulen - Verringern Sie wiederholte Supportanfragen, indem Sie die Software zugänglich machen. - Mitarbeiter ins Boot holen ### **Vorteile der Prozessdokumentation für die Mitarbeiter** Auch Ihre Teammitglieder profitieren von der Prozessdokumentation bei der Bewältigung des technologischen Wandels: - **Kein Rätselraten mehr:** Klare Anweisungen bedeuten weniger Frustration, da die Mitarbeiter genau wissen, was sie zu tun haben und wie sie es tun sollen. - **Weniger Supportanfragen:** Sie müssen sich nicht mehr an den Support wenden, sondern können sich mit den Anleitungen leicht selbst helfen. - **Leichte Erlernbarkeit der neuen Software:** Geben Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, die neue Technologie mit ausreichender Anleitung zu übernehmen. - **Schnelle Einarbeitung:** Neue Mitarbeiter können in kürzester Zeit zu produktiven Mitgliedern Ihres Teams werden, da sie klare Anweisungen erhalten, wie die Prozesse ablaufen. Auch wenn die Prozessdokumentation im Vorfeld einen gewissen Mehraufwand erfordert, überwiegen die Vorteile schnell die Kosten. Bei der Verwaltung von Softwareänderungen ist eine Prozessdokumentation ein entscheidender Faktor. ### **Lassen Sie sich von FlowShare überzeugen!** Wir wissen, dass es schwierig ist, den technologischen Wandel und Softwareänderungen zu bewältigen (und das gilt auch für die Dokumentation, wenn Sie nicht über die richtigen Werkzeuge verfügen). Aber Sie müssen es nicht alleine schaffen – wir helfen Ihnen dabei! FlowShare ist eine einfache, benutzerfreundliche Prozessdokumentationssoftware, die Ihr Software-Change-Management unterstützt. Überwinden Sie Herausforderungen, indem Sie schnell zugängliche Anleitungen erstellen, die in der Lage sind, komplexe Softwaresysteme in einer leicht verständlichen Weise zu erfassen, auf die Ihre Mitarbeiter zurückgreifen können, wenn Fragen auftreten. 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Ohne Anleitung verpufft der Schulungseffekt nach wenigen Tagen. #### Warum arbeiten Mitarbeitende nach dem Rollout weiter wie bisher? Weil ihnen die Änderung angekündigt, aber nie gezeigt wurde. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots macht den neuen Ablauf beim ersten Versuch machbar. Ab diesem Punkt ist der alte Workaround nicht mehr der bequemere Weg. #### Wann im Projekt sollten wir dokumentieren? Während der Testphase, wenn die neuen Abläufe ohnehin durchgespielt werden. Dokumentation, die erst nach dem Go-live entsteht, kommt an, wenn sich die Umgehungslösungen bereits eingeschliffen haben. **Categories:** Process Documentation --- ### [Enthüllung der bahnbrechenden KI-gestützten Funktionen von FlowShare](https://getflowshare.com/ai-powered-features/) **Published:** November 7, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** KI-Wissensmanagement bedeutet mehr, als Dokumente zu speichern. Mit KI-Textgenerierung, automatischer Übersetzung in 29 Sprachen und einem KI-Assistenten im Portal wird aus Ihrer Prozessdokumentation eine Wissensbasis, die Fragen beantwortet. #### KI-Textgenerierung, automatische Übersetzung in 29 Sprachen und KI-Unterstützung für Ihre Flows! Wenn Sie unsere Ankündigung zu [FlowShare im Zeitalter der generativen KI](https://getflowshare.com/de/generative-ki-interner-support/) gelesen haben, sind Ihnen die neuen Entwicklungen und Änderungen bekannt, die dieses Jahr in Form von KI-gestützten Funktionen eingeführt werden: KI-Textgenerierung, automatische Übersetzung in 29 Sprachen und KI-Unterstützung für Ihre Flows! In diesem Artikel stellen wir Ihnen diese innovativen KI-Lösungen zur Dokumentation ausführlich vor und zeigen, wie sie die Art und Weise verändern, wie Sie Ihre Prozesse erfassen, übersetzen und Ihr Know-how teilen. ## Was künstliche Intelligenz im Wissensmanagement leistet ### Künstliche Intelligenz im Wissensmanagement: drei Bausteine Künstliche Intelligenz im Wissensmanagement setzt an drei Stellen an: beim Schreiben der Dokumentation, beim Übersetzen und beim Abrufen. FlowShare deckt alle drei ab, die Grundlage bleibt aber immer der aufgezeichnete Prozess. Ohne dokumentierten Ablauf hat auch das beste Sprachmodell nichts, worauf es antworten könnte. Das ist der Unterschied zu einem allgemeinen KI-Chatbot: Der arbeitet mit dem, was er aus dem Internet gelernt hat. Ein Assistent, der auf Ihrer eigenen Dokumentation aufsetzt, antwortet auf Ihre Prozesse, in Ihrer Systemlandschaft, mit Ihren Bezeichnungen. Die drei folgenden Funktionen bauen genau diese Grundlage auf und machen sie anschließend nutzbar. ### 1. KI-gestützte Funktionen: KI-optimierte Textgenerierung: „Vereinfachen und bereichern Sie die Erstellung Ihrer Dokumentation“ Zeit ist ein Luxusgut, deshalb bemühen wir uns, Ihren Dokumentationsprozess zu einem Kinderspiel zu machen. Ab FlowShare 2.15 können Sie mit der Intelligenz von ChatGPT automatisch aussagekräftige und präzise Schrittbeschreibungen generieren, was den Schreibprozess reibungsloser als je zuvor macht. Durch die intelligente Anreicherung der Textbeschreibungen und das Hinzufügen von Erkenntnissen stellt diese Funktion sicher, dass Sie automatisch Inhalte erstellen können, die sowohl aufschlussreich als auch genau sind, und so den Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren, der traditionell mit der Dokumentation verbunden ist. Neben den Schrittbeschreibungen wird auch automatisch ein Titel auf der Grundlage des von Ihnen durchgeführten Prozesses generiert! Hurra! Einfach ausgedrückt: Sie müssen weniger Wiederholungen schreiben. ### 2. KI-gestützte Funktionen: MultiLanguage via AutoTranslate: „Global sprechen, lokal arbeiten“ ### Optimieren Sie die Dokumentation Ihrer Workflows für die Geschäftsautomatisierung. Die Welt ist ein globales Dorf, und wir glauben, dass Ihre Dokumentation alle Sprachen sprechen sollte (oder zumindest 29 Sprachen, über DeepL). Wir präsentieren MultiLanguage via AutoTranslate, die Antwort von FlowShare auf die Überwindung von Kommunikationsbarrieren. Ganz gleich, ob Sie einen Softwareprozess für ein Team in Japan einführen oder mit Kollegen in Brasilien zusammenarbeiten, unser AutoTranslate Add-On sorgt dafür, dass die Sprache nie ein Hindernis darstellt. Übersetzen Sie Ihre Flows mit nur einem Klick sofort in die Sprache Ihrer Wahl und sorgen Sie so für Klarheit, Präzision und Verständigung über Grenzen hinweg. ### 3. FlowShare KI-Assistent im Online-Portal: „Ihr KI-Prozessbegleiter im Knowledge Hub“ ![AI Documentation Tool FlowShare portal ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/11/FlowShare-AI-assist-Portal-1024x536-1.png)Bisher haben Sie FlowShare auf Ihrem Desktop genutzt, Ihre Flows über Integrationen geteilt oder sie manuell verteilt. Mit unserem DSGVO-konformen Online-Portal kommt eine weitere Möglichkeit dazu: Sie teilen Ihre Flows zentral in Ihrem Knowledge Hub. Und nicht nur das. Eine gute Dokumentation nützt wenig, wenn niemand die richtige Anleitung findet. Wer mitten in einer Aufgabe steckt, sucht keine Datei, sondern will eine Antwort. Stellen Sie sich einen Assistenten vor, der jeden Schritt Ihrer Softwareprozesse kennt. Einen virtuellen Fachexperten, der auf der Grundlage Ihrer Flows konkrete Auskunft gibt, statt eine Trefferliste auszugeben. Genau das leistet der FlowShare KI-Assistent. Integriert in Ihren Knowledge Hub, beantwortet er Fragen auf Basis Ihrer eigenen Flows, zeigt den passenden Screenshot und verlinkt auf die zugehörige Anleitung in Ihrer Flow-Bibliothek. Er bezieht alle Informationen aus einer qualifizierten Quelle: den Prozessen, die Sie mit FlowShare erstellt haben. Ein allgemeines Sprachmodell erfindet plausible Antworten zu Abläufen, die es nie gesehen hat. Der KI-Assistent antwortet nur mit dem, was tatsächlich dokumentiert wurde, und macht transparent, aus welchem Flow die Antwort stammt. So sind Antworten immer nur ein kurzes Gespräch entfernt. ## KI-Dokumentationstool: Entdecken Sie die nächste Generation von FlowShare KI-Wissensmanagement funktioniert nur, wenn die Prozesse vorher erfasst wurden. Genau dort setzt FlowShare an: erst aufzeichnen, dann automatisch beschreiben, übersetzen und beantworten. Die Aufzeichnung läuft dabei lokal auf dem Windows-Rechner, die KI-Funktionen sind optional, und für Unternehmen mit strengen Vorgaben steht eine Verarbeitung in der EU zur Verfügung. Die drei Funktionen sind seit FlowShare 2.15 verfügbar und stehen in der kostenlosen Testphase vollständig zur Verfügung. [Lesen Sie, was unsere Kunden über FlowShare sagen.](https://www.capterra.com/p/202989/FlowShare/reviews/) ## FAQs #### Was bedeutet KI-Wissensmanagement in der Praxis? Dokumentation nicht nur abzulegen, sondern nutzbar zu machen: Texte automatisch erzeugen, Anleitungen übersetzen und Fragen aus der eigenen Dokumentation beantworten lassen. Grundlage bleibt der aufgezeichnete Prozess, den die KI aufbereitet. #### Übernimmt die KI das Schreiben komplett? Sie übernimmt den Entwurf, nicht die Verantwortung. FlowShare erzeugt Schrittbeschreibungen, Titel und Zusammenfassungen automatisch, die fachliche Prüfung bleibt bei der Person, die den Prozess kennt. Das verschiebt den Aufwand vom Schreiben zum Prüfen. #### Verlassen unsere Prozessdaten dabei das Haus? Die Aufzeichnung läuft lokal auf dem Windows-Rechner. Die KI-Funktionen sind optional, und für Unternehmen mit strengen Vorgaben steht eine Verarbeitung in der EU zur Verfügung. Ohne KI-Funktionen dokumentieren Sie vollständig offline. #### Wie funktioniert die automatische Übersetzung? Eine einmal aufgezeichnete Anleitung wird per AutoTranslate in bis zu 29 Sprachen ausgegeben, ohne den Prozess erneut aufzunehmen. Das ist vor allem für Standorte im Ausland und für gemischtsprachige Teams relevant. **Categories:** FlowShare --- ### [So meistern Sie die SAP-S/4HANA-Transformation: Ein detaillierter Leitfaden](https://getflowshare.com/s4hana-transformation/) **Published:** October 10, 2024 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Die S4HANA Migration ist kein Spaziergang: SAP beendet den ECC-Support 2027, und über 70 Prozent der ERP-Einführungen verfehlen ihre Ziele. Dieser Leitfaden führt Sie durch drei Phasen und neun Schritte, von der Bestandsaufnahme bis zum Monitoring. Kommt Ihnen das bekannt vor: Sie möchten sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, aber SAP verlangt nun, dass Sie Ihr gut funktionierendes ERP auf SAP S/4HANA transformieren. Haben Sie nicht erst vor ein paar Jahren ein perfekt laufendes ERP-System implementiert? Und jetzt müssen Sie das alles noch einmal machen? Die Migration ist aufwendig, [bindet Ressourcen und greift in den laufenden Betrieb ein](https://getflowshare.com/de/erp-projektdokumentation/). Sie ist aber kein Sonderfall: Tausende Unternehmen stehen bis 2027 vor derselben Aufgabe. Bei FlowShare sind wir fest davon überzeugt, dass technisches Know-how gleichmäßig verteilt sein sollte – damit niemand im Projektteam in der heißen Phase des Migrationsprojekts Familienessen verpasst oder – schlimmer noch – Jahre seiner Zeit in ein gescheitertes Projekt investiert, das am Ende in einem langen und zermürbenden Rechtsstreit endet. [Deshalb entwickeln wir FlowShare: Fachexperten zeichnen ihr Wissen automatisch auf und machen es im Unternehmen verfügbar. ](https://getflowshare.com/de/schulungsunterlagen-und-testreports/)Viele unserer Kunden setzen FlowShare in Migrationsprojekten ein und verkürzen damit die Projektdauer. Um Sie bei Ihrer Transformation zu SAP S/4HANA zu begleiten und zu zeigen, wie wir helfen können, Risiken zu reduzieren, **haben wir einen einfachen Leitfaden erstellt**. Legen wir los. ## Ein Schritt zurück: Warum die S/4HANA Migration jetzt ansteht Grundsätzlich gibt es **zwei große Gründe für die Migration zu SAP S/4HANA**: 1. SAP drängt darauf 2. Sie kann die Geschäftsabläufe deutlich verbessern Zunächst einmal **beendet SAP den Support für sein bisheriges ERP-System SAP ECC im Jahr 2027**. Danach kosten Wartungsleistungen für ECC Unternehmen einen Aufschlag von zwei Prozent zusätzlich zu den bestehenden Supportgebühren. Das macht ECC für Unternehmen teuer – ohne dass sie wissen, wie lange SAP überhaupt noch Support für das alte System anbieten wird. Zweitens bietet das neue ERP-System **S/4HANA neben dem subtilen Druck, den SAP auf seine Kunden ausübt, um auf S/4HANA zu wechseln, auch eine Reihe von Vorteilen**. Manche sehen darin den wichtigen nächsten Schritt in Richtung digitale Zukunft: schnellere Abfragen und Analysen großer interner und externer Datenbanken sowie der Einsatz von KI und anderen neuen Technologien. Also ja: **S/4HANA kann Ihr Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger machen** – Voraussetzung ist allerdings, dass Sie den Migrationsprozess erfolgreich abschließen … ## S/4HANA-Transformation – Herausforderungen und Risiken der Migration SAP drängt seine Kunden schon seit einiger Zeit, ihre Systeme endlich auf S/4HANA zu migrieren. So hatte SAP das Ende des Supports für das alte System ECC bereits für 2025 angekündigt. Später verschob der Softwarekonzern diese ursprüngliche Frist jedoch von 2025 auf 2027 – Grund dafür waren zu geringe Einführungsraten der S/4HANA-Transformation. So hatten bis 2022 nur [29 Prozent](https://www.redhat.com/en/topics/linux/what-is-sap-hana-migration) der SAP-Kunden den Wechsel zu S/4HANA bereits vollzogen, während 16 Prozent angaben, nicht einmal Pläne für eine Migration zu haben. Diese Verschiebung zeigt, worum es geht: Die S/4HANA Migration ist keine Aufgabe, die sich nebenher abhaken lässt. Unternehmen sind trotz aller Vorteile beim alten System geblieben, und zwar aus einem nachvollziehbaren Grund. [Eine ERP-Migration kostet viel Geld und bindet über Monate Kapazität.](https://getflowshare.com/de/erp-projektdokumentation/) [Third Stage Consulting](https://www.thirdstage-consulting.com/reports/the-definitive-guide-to-a-successful-sap-s-4hana-digital-transformation/) schätzt die Gesamtkosten einer SAP-Einführung auf das Drei- bis Fünffache der ursprünglichen Softwareinvestition und auf drei bis vier Prozent des Jahresumsatzes. Dazu kommt das Betriebsrisiko: Weil das Tagesgeschäft am ERP hängt, treffen Verzögerungen und technische Probleme während der Migration direkt den Umsatz. Eine viel zitierte Gartner-Zahl besagt, dass [über 70 Prozent der ](https://www.gartner.com/en/information-technology/topics/enterprise-resource-planning)ERP-Einführungen ihre ursprünglichen Ziele verfehlen. Dass Unternehmen ein solches [Projekt aufschieben](https://getflowshare.com/de/prozessdokumentation-technologischer-wandel/), ist vor diesem Hintergrund verständlich. **Die Chancen für eine zweite Verschiebung des SAP-Supportendes für ECC sind jedoch nahezu null.** Diesmal ist die Frist also verbindlich. Unternehmen sollten jetzt die notwendigen Schritte einleiten, um ihr System zu migrieren und SAP S/4HANA zu implementieren. ## Greenfield, Brownfield oder hybrid: drei Ansätze zur S/4HANA-Implementierung Grundsätzlich gibt es drei Hauptansätze zur Implementierung von SAP S/4HANA: ![S/4HANA-Transformation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/10/SAP-S4HANA-Transformation-Approaches-1024x403.png)Welcher Weg passt, hängt weniger von der Technik ab als davon, wie gut Sie Ihre bestehenden Prozesse kennen. Genau deshalb steht die Bestandsaufnahme am Anfang der neun Schritte. ### 1. Greenfield SAP: Neuimplementierung auf der grünen Wiese Der Greenfield-Ansatz beinhaltet eine **Neuimplementierung des ERP – das heißt, Sie bauen Ihr ERP innerhalb von s4hana migration von Grund auf neu auf**. In diesem Szenario konfigurieren und erstellen Sie eine vollständig neue ERP-Landschaft, die unabhängig von Ihren bestehenden Systemen ist. Greenfield SAP bedeutet in der Praxis: Sie übernehmen keine Altlasten, müssen aber jeden Prozess neu definieren und jeden Anwender neu schulen. Der Aufwand ist höher, das Ergebnis dafür frei von Anpassungen, die vor zehn Jahren einmal sinnvoll waren. Für Unternehmen mit stark gewachsenen Eigenentwicklungen ist das oft der ehrlichere Weg, auch wenn er zunächst teurer aussieht. ### 2. Brownfield-Ansatz: Systemkonvertierung Der Brownfield-Ansatz umfasst im Gegensatz dazu eine **vollständige Migration Ihrer bestehenden Strukturen in das neue System**. Das bedeutet, dass alle bestehenden Anwendungen, Workflows und Datenstrukturen aus Ihrem alten ERP erhalten bleiben und auf S/4HANA konvertiert werden. ### 3. Hybrid-Ansatz: Selektive Datenübernahme Der Hybrid-Ansatz ist schließlich eine Mischung aus Greenfield und Brownfield (auch „Bluefield“ genannt). Dabei wenden Sie eine selektive Datenübernahme an: Sie migrieren einige bestehende Strukturen, während Sie andere neu gestalten. So können Unternehmen einem **„Best-of-both-worlds“-Ansatz folgen, bestehende Prozesse prüfen und entscheiden, welche beibehalten und welche neu gestaltet werden sollen.** ## 9 Schritte für Ihre erfolgreiche SAP-S/4HANA-Migration Die Migration zu SAP S/4HANA lässt sich in **drei Hauptphasen mit neun übergeordneten Schritten** unterteilen. Der gesamte Prozess kann zwischen sechs Monaten und mehreren Jahren dauern – abhängig von Ihren Fähigkeiten, Anforderungen, Ressourcen und der Organisation des Migrationsprozesses. #### 3 Implementierungsphasen - **Blueprint-Phase:** In dieser Phase entscheiden Sie sich für die Migration, holen Stakeholder ins Boot, definieren den Status quo und analysieren alle bestehenden Prozesse und Aufgaben in Ihrer Organisation. Außerdem beginnen Sie, den Zielzustand des ERP zu entwerfen sowie eine Übergangs- und Implementierungsstrategie. - **Migrationsphase:** In der Migrationsphase wird es konkret – Sie starten den eigentlichen Migrationsprozess. Dazu gehören Datenbereinigung, Aufbau der Anwendung, Durchführung der Konvertierung und Tests der Anwendung. - **Adoption-Phase:** Nach dem Testen der Anwendung in einer Sandbox-Umgebung wechseln Sie in die Adoption-Phase, in der Sie S4HANA migration in Ihrer Live-Umgebung einsetzen. Diese Phase erfordert einen umfassenden Schulungs- und Supportplan, um die Bedürfnisse aller Endanwender zu erfüllen. Zusätzlich sollten Sie die Adoption des neuen Systems überwachen und nachverfolgen und bei Bedarf eingreifen. #### 9-Schritte-Prozess für eine erfolgreiche SAP-S4hana migration Um die drei Phasen sicher zu durchlaufen und eine erfolgreiche Implementierung zu erreichen, ist es hilfreich, **diesen neun essenziellen Schritten zu folgen.** ![SAP S/4HANA Transformation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/10/SAP-S4HANA-Transformation-Blueprint-9-steps-1024x618.png)#### Blueprint-Phase ### 1. Status quo: Bestehende Architektur erfassen Steht die Entscheidung für die Migration, geht der erste Schritt zurück zur bestehenden [ERP-Architektur. ](https://getflowshare.com/de/dokumentation-in-erp-projekten-warum-sie-unverzichtbar-ist/)Dokumentieren Sie die Prozesse, die heute im Einsatz sind: wie sie ablaufen und welche Daten und Objekte daran hängen. Bewerten Sie, was gut funktioniert und was nicht, und entscheiden Sie, welche Prozesse Sie übernehmen und welche Sie überarbeiten wollen. Beziehen Sie die Fachbereiche früh ein, damit die Änderungen später mitgetragen werden. Für die Erfassung der Altprozesse eignet sich FlowShare: [Die Software zeichnet ](https://getflowshare.com/de/software-dokumentationstools/)jeden Klick automatisch auf und fasst ihn zu einem Dokument zusammen, das zeigt, wie der Prozess tatsächlich ausgeführt wird. ### 2. Blick nach vorn: Funktionen von S/4HANA prüfen Im zweiten Schritt sehen Sie sich an, was S/4HANA tatsächlich kann. Wenn Sie den Aufwand einer Migration auf sich nehmen, sollten Sie den Nutzen auch ausschöpfen: Lernen Sie die neuen Funktionen kennen, entscheiden Sie, welche Variante (On-Premise, Cloud) zu Ihnen passt, und prüfen Sie die SAP Best Practices. Über [Demosysteme](https://getflowshare.com/de/interaktive-demo-software/) oder die Anwenderdokumentation legen Sie die neuen S/4HANA-Prozesse über die in Schritt 1 erfassten Altprozesse. Auch hier ermöglicht Ihnen Software wie **FlowShare**, die Schritte eines bestimmten S/4HANA-Prozesses in einer Klick-für-Klick-Dokumentation zu visualisieren. Andere Tools wie Process-Mining-Tools können dies ergänzen, indem sie einen breiteren Überblick über alle Vorteile des neuen ERP-Systems geben. ### 3. Planung: Übergangsstrategie und Implementierungsplan für die S/4HANA Umstellung definieren Nachdem Sie die S/4HANA-Transformation erkundet haben, können Sie Ihre Übergangsstrategie und Ihren Implementierungsplan definieren. Dieser Schritt ist entscheidend, um aus dem Migrationsprozess Wert zu schöpfen. Auf Basis Ihrer Analyse in den ersten beiden Schritten können Sie **den Greenfield-, Brownfield- oder Hybrid-Ansatz wählen.** Wenn Sie die meisten Ihrer bestehenden Vorgehensweisen übernehmen möchten, ist der Brownfield-Ansatz möglicherweise am besten geeignet. Wenn S/4HANA Chancen bietet, die eine Neuorganisation von Prozessen erfordern, könnte der Greenfield-Ansatz besser passen. Häufig entscheiden sich Unternehmen für eine Mischung aus beidem – den Hybrid-Ansatz. Definieren Sie zusammen mit dieser Entscheidung Ihre zukünftigen Zielprozesse und Datenmodelle, um den größtmöglichen Business Value zu erzielen. Nach der Erstellung des Übergangsplans sollten Sie außerdem einen umfassenden Implementierungsplan für Ihren Transformationsprozess definieren. In diesem Plan **arbeiten Sie Phasen, Meilensteine, Ressourcenzuweisung und Zeitpläne** des Projekts aus. Dazu gehören auch Partner und Tools, die Sie einbeziehen möchten, Rollen in Ihrer Organisation für das Projektmanagement sowie Strategien für das Risikomanagement. #### Migrationsphase ### 4. Aufräumen: Bestehende Daten für die S/4HANA-Transformation bereinigen Zu Beginn der Migrationsphase starten Sie mit der Bereinigung Ihrer Daten: **Entfernen Sie alle redundanten, veralteten oder trivialen Daten**, die nicht in das neue System migriert werden sollten. Automatisierte Tools können helfen, indem sie Duplikate löschen und Daten standardisieren, aber Sie sollten die Ergebnisse manuell prüfen, um eine saubere, zuverlässige Datenbasis in S/4HANA sicherzustellen. In diesem Schritt kann es manchmal helfen, **Ihre Daten in Kategorien** wie [Hot-, Warm- und Cold-Data](https://community.sap.com/t5/technology-blogs-by-members/comprehensive-guide-on-sap-ecc-to-sap-s-4hana-migration/ba-p/13573000) einzuteilen. Die „Temperatur“ zeigt dabei, wie häufig Sie auf die Daten zugreifen, und gibt Hinweise auf historische oder veraltete Daten. ### 5. Konfiguration: Ihre individuelle Konfiguration erstellen Als Nächstes konfigurieren Sie das S/4HANA-System entsprechend Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen, einschließlich Ihrer **Anwendungen, Custom Objects und Programme**. Entscheiden Sie, ob Sie Drittanbieter-Tools oder -Produkte außerhalb des SAP-Ökosystems integrieren möchten, und legen Sie fest, wie diese Integrationen funktionieren sollen. Beziehen Sie sich dabei stets auf die vorherigen Schritte: Behebt das neue Modell Pain Points aus Ihren bestehenden Prozessen (Schritt 1)? Nutzen Sie die Vorteile von S/4HANA voll aus (Schritt 2)? ### 6. Sandbox: Technische Konvertierung durchführen Nachdem Sie die ideale Konfiguration entworfen haben, ist es Zeit, das Modell in die Praxis umzusetzen, indem Sie die **technische Migration Ihres bestehenden ERP-Systems zu S/4HANA** durchführen. In diesem Schritt importieren Sie die bereinigten Daten und konfigurieren die notwendigen Anwendungen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle in Ihrem Implementierungsplan beschriebenen Schritte befolgen und den Datenimport sorgfältig durchführen. Die erste Einrichtung erfolgt typischerweise in einer Sandbox-Umgebung, sodass vor dem Go-live getestet und angepasst werden kann. ### 7. Testing: User Acceptance Testing (UAT) und Feedback Tests sind ein manchmal anstrengender, aber essenzieller Teil Ihres S/4HANA-Migrationsprozesses. Wenn es eine Sache gibt, auf die Sie sich verlassen können, dann ist es, dass **nicht alles beim ersten Mal sofort funktioniert.** Das ist in Ordnung – solange Sie Bugs und Probleme identifizieren, bevor Sie live gehen. Daher sollten Sie diese Phase für umfassende [Tests](https://community.sap.com/t5/enterprise-resource-planning-blogs-by-members/sap-s-4hana-testing/ba-p/13514694) nutzen. Zunächst sollten Ihre Softwareentwickler und die IT-Abteilung erste Tests durchführen. Danach – und noch wichtiger – sollten Sie **User Acceptance Testing (UAT)** durchführen und Feedback von Key Usern einholen. Sie sind diejenigen, die letztlich mit der S/4HANA-Transformation arbeiten und am besten wissen, wie sie die Funktionen nutzen möchten. **Alle durchgeführten Tests sollten protokolliert und mit Notizen dokumentiert werden.** Insbesondere wenn Fehler oder unerwartete Systemreaktionen auftreten, sollten Nutzer solche Vorfälle mit Screenshots, Beschreibungen und Log-Meldungen dokumentieren. Wenn Sie dies nicht manuell tun möchten, können **automatisierte Dokumentationstools wie FlowShare helfen**, die Testschritte automatisch zu erfassen, sodass Entwickler nachvollziehen können, wie Fehler entstanden sind. Nutzer müssen FlowShare während des Testens lediglich im Hintergrund laufen lassen und können die Dokumentation bei einem Fehler an den IT-Support senden. Auf Basis dieser Tests und des Nutzerfeedbacks kann Ihre IT Systemkonfigurationen anpassen, Bugs beheben und eine optimale Performance sicherstellen, bevor Sie live gehen. #### Adoption-Phase ### 8. Training: Lernressourcen und Supportsysteme für Nutzer erstellen Wenn Ihr neues S/4HANA-Transformationssystem live geht, sollten Sie bereits einen **detaillierten Onboarding-, Schulungs- und Supportplan für Ihre Endanwender** haben. Das Wissen und die Fähigkeiten Ihrer Nutzer sind entscheidend für den Erfolg Ihres S/4HANA-Migrationsprozesses – interne Nutzerkompetenzen sind der Schlüssel zum Erfolg! Eine Schlüsselgruppe in der Migration ist Ihre IT-Abteilung**. Sorgen Sie für einen effektiven Wissenstransfer** zwischen externen Systemintegratoren (falls Sie welche beauftragt haben) und internen IT-Mitarbeitenden sowie Key Usern in Ihrem Unternehmen. Indem Sie **diese internen Kompetenzen aufbauen**, werden Sie unabhängiger von externen Beratern und gewinnen die volle Kontrolle über Ihre Prozesse und Ihr Unternehmen zurück. Anschließend geben die ersten geschulten Anwender ihr Wissen [an weitere Fachbereiche weiter. ](https://insights.tt-s.com/en/sap-s4hana-motivate-with-with-targeted-employee-training)Entwickeln Sie dafür Schulungsmaterial, das zur jeweiligen Rolle passt, und überfrachten Sie niemanden mit Inhalten, die im Alltag keine Rolle spielen. Sinnvoller sind Materialien, die im Bedarfsfall abrufbar sind: Anleitungen, kurze [Videos](https://getflowshare.com/de/ki-videotutorials-mit-synthesia/) und eine durchsuchbare [Dokumentation](https://getflowshare.com/de/software-dokumentationstools/). F[ür die Nachverfolgung des Lernfortschritts kann ein Learning-Management-System (LMS) sinnvoll sein.](https://getflowshare.com/de/mitarbeiterhandbuch-erstellen/) FlowShare erstellt dieses Schulungsmaterial aus den Aufzeichnungen, die ohnehin entstehen. Die Anleitungen lassen sich als interaktive [Demo](https://getflowshare.com/de/interaktive-demo-software/), als PDF, als Word-Dokument oder in dem Format exportieren, [das Ihr LMS benötigt.](https://getflowshare.com/de/integrationen/) ### 9. Monitoring: Nutzung und Adoption nachverfolgen Nach dem Go-live endet das Projekt nicht. Beobachten Sie die Systemleistung, sammeln Sie Rückmeldungen der Anwender und werten Sie aus, wie das System tatsächlich genutzt wird. Über Kennzahlen (KPIs) messen [Sie, ob das neue System die gesetzten Ziele erreicht,](https://getflowshare.com/de/benutzerdokumentation/) und passen Schulungs- und Supportmaterial dort an, wo Anwender hängen bleiben. ## Der perfekte Begleiter in Ihrem Migrationsprozess: FlowShare ![SAP S/4HANA Transformation FlowShare ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/10/FlowShare-SAP-S4HANA-Transformation-Blueprint-1024x576.jpg)Während aller drei Migrationsphasen kann unsere Software FlowShare Ihren Migrationsprozess unterstützen. FlowShare ist ein leichtgewichtiges Dokumentationstool, mit dem Nutzer Prozesse aufzeichnen können, während sie sie ausführen. - In der **Blueprint-Phase** ermöglicht FlowShare Ihnen, bestehende Prozesse zu dokumentieren und interaktive Demos Ihrer zukünftigen Prozesse in der S/4HANA-Transformation zu erstellen. - In der **Migrationsphase** verbessert FlowShare Ihr User Acceptance Testing (UAT), indem es Testprozesse automatisch erfasst und Fehler sowie Bugs für Ihre IT-Administratoren dokumentiert. - In der **Adoption-Phase** unterstützt FlowShare Sie dabei, umfassende Schulungsmaterialien und Benutzerleitfäden zu erstellen und Wissen in kürzester Zeit zu verteilen. Mit FlowShare erhalten Early Adopters die Möglichkeit, **ihr Wissen mühelos an Kolleginnen und Kollegen sowie Endanwender weiterzugeben.** Diese Nutzer können dann genau dann auf die mit FlowShare erstellten Ressourcen zugreifen, wenn sie sie benötigen. FlowShare **befähigt Unternehmen während ihres Migrationsprozesses zu S/4HANA, unabhängig von Integratoren oder externen Beratern zu werden** und die volle Kontrolle über ihre internen Prozesse und Systeme zurückzugewinnen. Zusammengefasst die größten Vorteile von FlowShare: - **Hohe Kompatibilität:** kompatibel mit allen Desktop- und Browser-Anwendungen - **Automatisierung:** Klicks aufzeichnen und Beschreibungen automatisch generieren - **Gute User Experience:** intuitive Bedienung von Anfang an - **Effiziente Bearbeitung:** bei Bedarf alle Screenshots auf einmal bearbeiten - **Vielfalt an Formaten:** Materialien in einer breiten Palette an Formaten exportieren - **Datenschutz:** sensible Daten unkenntlich machen - **Anpassbares Design:** individuelle Guides in Ihrem Corporate Design erstellen - **Lokale Installation:** Daten lokal speichern und lokal betreiben Wenn Sie [FlowShare](https://getflowshare.com/free-trial/) im Rahmen Ihrer S/4HANA Migration testen möchten, steht die kostenlose Testversion bereit. Bei Fragen zum Einsatz in ERP-Migrationsprojekten erreichen Sie uns unter <info@getflowshare.com>, und in unserer [Fallstudie sehen Sie das](https://getflowshare.com/de/schulungsunterlagen-und-testreports/) Vorgehen an einem konkreten Projekt. ## Faqs #### Warum steht die S/4HANA Migration jetzt an? Weil SAP den Support für ECC 2027 beendet. Damit wird die Umstellung für die meisten Bestandskunden zu einem Projekt mit festem Zeitrahmen, nicht zu einer Option, die sich beliebig verschieben lässt. #### Greenfield, Brownfield oder hybrid: was passt? Greenfield bedeutet Neuimplementierung und die Chance, Altlasten loszuwerden, bei höherem Aufwand. Brownfield konvertiert das bestehende System und ist schneller, nimmt aber Altprozesse mit. Der hybride Weg übernimmt gezielt einzelne Bereiche. #### Wie viel Dokumentation braucht eine Migration wirklich? Drei Dinge: die Altprozesse vor der Umstellung, die Testnachweise während der Migration und die Anwenderunterlagen für den Betrieb. Alles Weitere ist optional und bindet Kapazität, die im Projekt ohnehin knapp ist. #### Wann erstellen wir die Schulungsunterlagen? Während des User Acceptance Testing. Die Transaktionen werden dort ohnehin durchgespielt, und aus derselben Aufzeichnung entstehen Testnachweis und Anwenderunterlage, statt beides getrennt zu produzieren. **Categories:** ERP Documentation --- ### [From Nerd to Superhero: Organizing the IT Department in the Digital Age](https://getflowshare.com/from-nerd-to-superhero-organizing-the-it-department-during-digital-transformation/) **Published:** July 6, 2018 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Organizing the IT Department in the Digital Age? **In short:** The IT department has evolved from a purely technical operation into a central driver of digitalization. However, many teams are overloaded: day-to-day operations and recurring support requests leave little time for innovation. With a clear IT strategy, fixed structures, close collaboration with specialist departments, targeted tool use, and good documentation, you can create breathing room and make your IT future-proof. It used to be called “EDP,” was usually tucked away somewhere, and was primarily responsible for making sure the technology worked. As long as everything functioned, the IT department was quiet. Technology still has to work today. But the role of IT has changed fundamentally: what was once a sub-department of administration has become a central part of every company. We communicate, work, and learn in a networked way. Processes are being digitalized, while cloud services and AI are finding their way into everyday work. Without functioning IT, almost every company stands still today. How are IT tasks changing in the process? And how do companies manage to organize their IT department so that it can meet these requirements? That’s what this post is about. ### Why many IT departments are overloaded Demands on IT are growing faster than its capacity. Three factors play a central role here: **1. The skills shortage remains acute.** According to Bitkom, there is currently a shortage of around 79,000 IT specialists in Germany. 97 percent of companies have difficulty filling IT positions, and almost one in three receives practically no applications. Vacancies remain unfilled for an average of almost eight months. **2. Day-to-day operations eat up time.** In addition to maintenance and security, IT teams answer the same questions every day: How does the new tool work? How do I request access? Where can I find the instructions? New colleagues need to be onboarded, and uncertainties regarding new systems need to be addressed. **3. Budgets don’t grow at the same pace.** Business processes are digitalized in a short time, but investments in IT personnel and resources often don’t keep pace. The result: there is hardly any time left for innovation. Data isn’t used, technology isn’t deployed efficiently, and digital potential is left untapped. The good news: this can be changed. The importance of IT has grown enormously in recent years, often without the structures growing along with it. This is exactly where management should start. Digitalization belongs at the very top of the management agenda and must be considered in all departments. ### How to organize your IT department sustainably 1. Develop a clear IT strategy 2. Create space for innovation 3. Structure IT internally 4. Network IT and specialist departments 5. Use AI and tools purposefully 6. Empower colleagues 7. Attract new talent and promote career changes #### 1. Develop a clear IT strategy Digitalization only succeeds with central planning and coordination. Starting from management, all employees must be clear about the role digitalization plays for your company. Ask yourself the following questions: - How do we want to use technology in the future? - Where do we stand today, and where do we need to improve? - What can we learn from other companies? - Which processes and business models are changing through digitalization? Derive an IT strategy from this that is oriented toward your corporate strategy, and set clear milestones. This way, requirements are collected centrally, priorities become visible, and measures are coordinated with each other. #### 2. Create space for innovation If you’re constantly putting out fires, you don’t have time to build anything new. In many IT departments, the focus is therefore on standardization and cost reduction instead of innovation. Yet it is precisely new solutions that save time and increase efficiency in the long run. Therefore, consciously create space for innovation, for example like this: - **Innovation team:** A small group is explicitly given the time and mandate to test new technologies and advise specialist departments and management. - **Regular innovation rounds:** In fixed appointments, new ideas are presented, evaluated, and decisions are made regarding their introduction. - **Pilot projects:** New tools are first tested in a small team before being rolled out company-wide. Large companies like [Airbus](https://www.airbus.com/en), [Microsoft](https://www.microsoft.com/de-de), or [Procter & Gamble](https://de.pg.com/) have relied on their own innovation teams for years. But the principle also works for SMEs, often with just a few hours per week. #### 3. Structure IT internally With growing tasks, a clear structure within IT becomes increasingly important. IT is transforming from a pure “operator” to a “business enabler,” and for this, responsibilities must be clearly regulated: - Who ensures daily operations, support, and IT security? - Who advises specialist areas and management on digital strategy? - Who is responsible for new projects and their introduction? The role of IT management or the CIO is also changing: from the head of support to a driver and coordinator who maintains an overview and distributes tasks efficiently. #### 4. Network IT and specialist departments IT cannot handle the digital transformation alone. Specialist departments must also actively help shape digitalization. Close cooperation and clear communication are crucial: What requirements and challenges do the individual departments have? Which solutions fit their work practice, and how are they introduced? Fixed contact persons in each department, so-called key users or digitalization officers, have proven effective. They bundle requirements, coordinate regularly with IT, and support colleagues with new tools. This creates a common understanding: digitalization is not just the task of IT, but a project for the entire company. #### 5. Use AI and tools purposefully IT also sometimes gets stuck in routines, following the motto “We’ve always done it this way.” Therefore, regularly evaluate where time is being lost: Which tickets keep coming back? Which tasks could be automated? Artificial intelligence is playing a growing role here. According to Bitkom, 42 percent of companies with IT positions already use AI in their IT department, and another 36 percent plan to use it. Typical applications include automatic ticket classification, chatbots for standard questions, or support with programming. Often, even simple solutions achieve a lot. You can read about how the Limburg city administration made its everyday work significantly more efficient with FlowShare in our \[case study\]. Basically: mature standard software is often a better choice than a half-finished in-house development. Nevertheless, choose tools carefully, as too many different solutions overwhelm employees. Also, pay attention to data protection and information security, especially with AI and cloud services. #### 6. Empower colleagues Digital work affects the whole company. Therefore, IT should actively involve its colleagues and help them understand digital processes. This pays off directly: someone who can help themselves won’t ask the same question for the fifth time. This can be achieved with: - **Clear software documentation:** Step-by-step instructions with screenshots show how tasks are completed in the system. - **An internal knowledge base:** Instructions and FAQs are stored centrally and can be found at any time. - **Regular training:** Short training sessions help refresh knowledge and get to know new functions. In the short term, this costs time. In the long term, it saves valuable resources that IT can use for strategic projects. #### 7. Attract new talent and promote career changes IT specialists are scarce, and away from the big metropolises, it is particularly difficult to find experienced developers. One solution: train specialists yourself. - **Apprenticeships:** Offer apprenticeship positions, for example as an IT specialist. - **Career changes:** Enable interested employees from other departments to undergo targeted further training and integrate them step by step into IT. While career changers don’t replace an experienced developer, they know your processes and systems from the inside and thus become valuable specialists for your specific company. ### Conclusion: From the Nerd Squad to Business Enabler IT is going through turbulent times and must deliver more than ever before. This leads to short-term bottlenecks, which can be solved with clear structures and active management. Crucial factors are an IT strategy that is supported from management down to the specialist departments, close cooperation between IT and business units, and the targeted use of tools that reduce routine work. ### How FlowShare relieves your IT With FlowShare, you create software documentation in minutes instead of hours. You simply perform a process on your [Windows](https://getflowshare.com/features/windows/) computer, FlowShare records every step and automatically creates a guide with screenshots. This way, your IT answers recurring questions once instead of over and over again, new employees are onboarded faster, and specialist departments can help themselves. FlowShare runs locally and is ISO/IEC 27001 certified. [Test FlowShare for free for 7 days](https://getflowshare.com/free-trial?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) or [Schedule a demo](https://getflowshare.com/lets-talk/) How do you handle the increasing demands on IT in your company? Which tools have proven effective? Feel free to write to us at <info@miraminds.com>. ### FAQs **How can I relieve my IT department?** Reduce recurring support requests through good software documentation and an internal knowledge base, automate routine tasks, and appoint fixed contact persons in the specialist departments. This way, IT gains time for strategic projects. **What are the tasks of a modern IT department?** In addition to operations, support, and IT security, a modern IT department advises specialist areas and management on digital strategy, drives innovation, and accompanies the introduction of new systems. **What helps against the IT skills shortage?** In addition to external recruitment, offering your own apprenticeship positions, promoting career changes from other departments, and the targeted use of AI and tools that reduce routine work can help. **Why does a company need an IT strategy?** An IT strategy bundles requirements, sets priorities, and ensures that investments in technology support corporate goals. Without a strategy, isolated solutions and duplicate work arise. **Categories:** Knowledge Management --- ### [The 9 best Screencast Tools to capture your screen quickly and easily](https://getflowshare.com/best-screencast-tools-to-capture-your-screen/) **Published:** January 6, 2020 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** If you want to start your first screen recording, you first have to make an important decision. The big question: With which tool? **Content:** Screencast tools all promise to capture your screen. The harder question is what you get afterwards: a video nobody scrubs through, or a guide someone can follow at their own pace. Here is how the main options compare for business documentation. #### **Screencasts are an effective method to convey know-how and illustrate processes. For their creation we need tools: Software solutions that record the screen. But which tool is suitable?** Looking for the best screencast tools? Screencasts take their viewers with them and depict processes exactly as they take place on the computer. Because screencasts are in video format, they are usually not sufficient on their own. They don’t provide a good overview and users have to jump in the video if they want to get a certain answer at a certain point. However, **in addition to other learning documents** such as [step-by-step instructions](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/ "Creating how-to guides the easy way") and manuals, screencasts can be a great enrichment. For example, the Software as a Service company [MaxBrain](https://www.maxbrain.com/en/) uses screencasts very successfully in combination with FlowShare manuals. The customers of the IT company can select the medium of their learning material – step-by-step-guides, interactive learning nuggets or via videos. Depending on their needs, they can change the medium and thus adapt it to their individual learning needs. This way, users benefit from the advantages of both options. It is ensured that in the end, they will gain the knowledge. If you now also want to start [screen recording](https://getflowshare.com/screen-recording-via-screencast/ "Screen Recording 101: The Art of Crafting Perfect Screencasts"), for your customers, colleagues, followers – or be it for your grandma – you first have to make an important decision. The big question: With which screencast tools? ## Which software is the best for screen recording or which screencast tools to use? ### Best screencast software: There are various different vendors and tools on the market, from the simplest recording tools to the most complex software with many editing options. From free downloads to monthly license fees to one-time purchases. Below we will present you some of these tools: ![FlowShare screencast tool – step-by-step guide with annotated screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/04/screencasts2-300x157.png) ### Screencast Software in Practice ## **An Overview of Screencast Tools** 1\. Loom 2\. Screencast-O-Matic 3\. Free Screen Recorder 4\. OBS Studio 5\. Camtasia 6\. Quicktime Player 7\. Screenium 8\. Adobe Captivate 9\. CamStudio Bonus: Powerpoint #### 1. Loom Loom is a young company and its tool **makes recording and sharing screen videos very easy**. Loom is very intuitive and it’s suitable for recording fast video messages to colleagues as well as demo videos, onboarding and all other kinds of screen sharing. It is installed in Google Chrome via an extension, a desktop version is planned. The recording is very fast and the content is uploaded automatically. This makes sharing very easy and adds a big factor of fun. Loom can be integrated into Gmail, Slack and Jira, among others. Loom is completely free. On <https://www.useloom.com/> you can install the extension quickly. #### 2. Screencast-O-Matic A widespread tool for video recording, editing and distribution: The manufacturer of Screen-O-Matic claims to have more than **9 million users** and more than 55 million videos created with its tool. Screen-O-Matic is aimed specifically at educational institutions, companies and developers. It includes easy screen recording and the option to add webcam and audio recording. The next step is to add **numerous editing options**: Animations, zoom functions, highlighting of details, music, color changes, descriptions, transitions, show or hide mouse and the import of pictures or videos from different devices. The software then offers the option of sharing finished screencasts via Youtube, Screen-O-Matic **or via a link**. The videos can be integrated into programs such as Moodle, Canvas or the company’s own intranet. The software is free with the Screen-O-Matic watermark and a recording time of up to 15 minutes. Purchase a single license for $1.65 or more per month. More information can be found here: <https://screencast-o-matic.com/home>. #### 3. Free Screen Recorder **A free tool for Windows** computers is the Free Screen Recorder. It allows the recording of screen videos and individual screenshots. The files are given out as MP4 video and in BMP, TIF, PDF, JPG or PNG format. When recording, the screen section can be freely selected and sound and mouse pointer activities can be recorded. For more information, see: <https://www.dvdvideosoft.com/products/dvd/Free-Screen-Video-Recorder.htm>. #### 4. OBS Studio OBS Studio is an already very well developed, free **open source software.** The tool is well suited for video recording with sound and streaming videos. OBS Studio allows numerous recording possibilities: Among others, **switching** between different scenes and/or different video sources, setting the screen resolution or picture-in-picture recordings. Afterwards you can edit the videos and enhance them with video effects and filters. The download also includes an **audio mixer**. This controls the noise reduction and the amplification of the sound. Due to the open source format, OBS Studio is constantly evolving and is already used extensively for instructions and tutorials, or even Let’s play videos. It was still regularly updated in 2019. Download for Windows, Mac and Linux at <https://obsproject.com/>. #### 5. Camtasia Techsmith, the developers of Camtasia, are probably **one of the largest providers** in the screencast market. Camtasia is ideal for **professional demo videos and tutorials**. The tool has high performance and includes many more features than simple screen recording. After screen recording, Camtasia offers **comprehensive editing**: visual commentary, highlighting, and subtitles and many more options are available. You can add effects and transitions, as well as image, audio, and video files in Camtasia’s own **editing program**. In addition, you can record from a microphone and Webcam before exporting the finished videos in a variety of formats and file sizes. Camtasia costs €269.05 for Mac or Windows when purchased once. A very convenient feature is the free trial version of the software, which allows you to try Camtasia for 30 days. Available at <https://techsmith.com/>. #### 6. (Mac) Quicktime Player Most Mac users already have it installed on their computers: the Quicktime Player is not only a media player for playing videos, but also allows the recording of the screen. Users can **select the image section and audio sources**. There is also the possibility to visualize mouse clicks. In Quicktime itself **no post-processing** of the videos is possible. For this purpose, you need an extra tool, such as iMovie. If not already installed, the download is free of charge. More information can be found at <https://support.apple.com/quicktime>. #### 7. (Mac) Screenium A Screencast tool for Mac users: Screenium also offers numerous functions for **recording and editing screen recordings**. For example, the desktop background can be hidden or a second video can be recorded with a camera and integrated during the screencast – thereby video-in-video screencasts are created, e.g. with a webcam. Screenium offers tools for **cutting, marking and highlighting** details. Finished videos can be exported or published directly to YouTube, Vimeo, Facebook, and Flickr. Alternatively, Screenium allows you to send your videos via message app on the Mac or via email. Screenium costs €29.99 in the AppStore. A demo version with all functions except export is available at <https://www.syniumsoftware.com/screenium>. #### 8. Adobe Captivate The software from **Adobe** focuses on the **area of e-learning**. Captivate is probably one of the most comprehensive screencast tools. It helps to create e-learnings, software demos or screen recordings. The software offers a **wide range of editing options** with different templates, design functions and labeling options. In addition, Captivate offers another special advantage: it allows **responsive formatting** of the files. Videos adapt to mobile formats and can be supplemented with additional features such as GPS recognition, interactive elements or a quiz option. The tool can be used on Windows computers, on the Mac and on the Ipad and can also convert older content into mobile formats. In the final step, Captivate offers various output formats of the finished screencasts for further processing, use and distribution. Captivate is particularly **worthwhile for extensive e-learning** and costs €33.99 € per month. Read more at <https://www.adobe.com/products/captivate.html>. #### 9. CamStudio The open source software CamStudio is one of the **basic tools** to record the screen. It offers rather **few additional functions**, but is **very easy to use**: After screen recording users can apply subsequent improvements of the audio track and then export the screencasts as **AVI or SWF files**. These files can be converted into other video formats using third-party tools. Further features of CamStudio are a separate video player and the insertion of arrows and text fields. CamStudio is available free of charge for Windows at <http://camstudio.org/>. ### Bonus: Powerpoint We received this tip **from a flowshare user**: quite simply, PowerPoint can also be used for screen recording. Under the menu item “Insert”, select the option “Screenshot”. Subsequently, Powerpoint allows to select different parts of the screen and to record voice and mouse pointer. Although it takes a little while to get used to controlling the tool via different key combinations, you can create screen records quickly and easily afterwards. The screen video is then automatically embedded in the PowerPoint presentation, but can also be **saved separately**. You can find more information about this [at Office Support](https://support.office.com/en-us/article/record-your-screen-in-powerpoint-0b4c3f65-534c-4cf1-9c59-402b6e9d79d0?omkt=en-US&ui=en-US&rs=en-US&ad=US). #### ![](https://miraminds.com/wp-content/uploads/2018/08/screencasting.png)Screencast App For Pc ## Got an Idea which screencast tools to use? The selected screencast tools are just a few of a huge number of different software solutions on the market. At the end of the day, many of the programs are similar and only differ in individual functions or unequal ease of use. For occasional use, free solutions are usually already suitable, but the more expensive alternatives offer numerous additional features and convenient all-in-one solutions for professional use. At the same time, the market is growing daily with more screencast tools. Some tools achieve strong quality improvements through updates, others are no longer developed and become obsolete over time. Feel free to write us in the comments **which screencast tools you use** and what experiences you have made with it! If you, as Scopevisio, want to offer your users the combination of screencasts with [step-by-step instructions,](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) **try FlowShare!** The documentation software automatically creates clear instructions with pictures and instructions for action in no time at all. This gives users a perfect overview of the steps to be taken – and documentation creators save a lot of time and work. You can **try FlowShare for free** and create an unlimited number of guides, free for 7 days. ## FAQs #### What are screencast tools used for? They record what happens on your screen, usually with narration, so you can show someone a process instead of describing it. The catch is the output: a video is quick to make and slow to use, because nobody scrubs through twelve minutes to find step nine. #### Is screencast software or a written guide better for training? Written steps, for anything people follow while working. They can be paused, searched, translated and updated one step at a time. Video is the better format for explaining why something works, or for an interaction that is genuinely hard to describe in words. #### Will a free screencast app for PC do the job? For a one-off explanation, yes. Two things catch teams out later: browser-based recorders cannot see [SAP GUI](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/4), ERP clients or other installed software at all, and when the process changes a video has to be re-recorded from the beginning. #### Can I turn a recording into a written guide? Only if the tool captures steps rather than frames. FlowShare records each click as a separate step with its own screenshot, so the output is already a structured guide you export to Word, PDF or PowerPoint instead of a video file. **Categories:** Process Documentation --- ### [Ein praktischer Leitfaden für die Auswahl der richtigen Software für Schulungshandbücher](https://getflowshare.com/training-manual-software/) **Published:** December 1, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Ein Autorentool entscheidet darüber, wie schnell Schulungshandbücher entstehen und wer sie überhaupt erstellen kann. Wir vergleichen vier Lösungen und zeigen, welche zu welchem Team passt, von der schlanken Desktop-Aufzeichnung bis zur vollwertigen E-Learning-Suite. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Schulungshandbücher einfach zu erstellen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Sie sind sich aber nicht sicher, ob Sie wirklich eine Software für Schulungsunterlagen benötigen? Und wenn Sie das tun, wie sollen Sie dann das Richtige für sich finden? Die Erstellung von Schulungshandbüchern kann schwierig sein, vor allem, wenn man nicht weiß, wo man anfangen soll. In diesem Artikel führen wir Sie durch den Entscheidungsprozess, damit **Sie die richtige Software für Ihre Bedürfnisse finden**. Egal, ob Sie gerade erst mit der Erstellung von Schulungshandbüchern beginnen oder nach Möglichkeiten suchen, Ihren Prozess zu verbessern – lesen Sie weiter! ## **Was ist eine Software für Schulungshandbücher und was sind ihre Vorteile?** Kurz gesagt, handelt es sich bei der Software für Schulungshandbücher um Werkzeuge, die Sie bei der Erstellung und Verwaltung von Schulungsunterlagen unterstützen. Dazu gehören zwei Grundformen: 1. Autorentools für die eigentliche Erstellung des Materials. 2. Plattformen für die Speicherung und Verteilung des Lernmaterials. Komplexere Lösungen können beide Formen in sich vereinen. Es gibt jedoch eine Vielzahl großartiger Werkzeuge, die entweder auf die Erstellung oder die Verbreitung spezialisiert sind und die für ihre Nutzer von hohem Wert sind. Alle Instrumente, unabhängig von ihrem Schwerpunkt, dienen dem **Zweck, die Mitarbeiter mit der Unternehmensarbeit vertraut zu machen.** Die Unternehmensarbeit umfasst spezifische Aufgaben, allgemeine Werte oder eine Anleitung für eine bestimmte Rolle im Team. Die Verwendung von Software für Schulungshandbücher bietet viele Vorteile. Je nachdem, welche Software den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten gerecht wird, ergeben sich unterschiedliche Vorteile. (Mehr dazu, wie man eine geeignete Software findet, weiter unten). Einige allgemeine Vorteile, die sich aus der Verwendung eines Tools zur Erstellung von Schulungshandbüchern für Mitarbeiter ergeben, anstatt sie ohne Hilfe zu erstellen, sind: #### Vorteil 1: Zeitersparnis Der vielleicht größte Vorteil des Einsatzes von Software ist **die Zeitersparnis bei der Erstellung und Verwaltung von Schulungsunterlagen**. Anstatt darüber nachzudenken, was in die Schulung aufgenommen werden soll, und Stunden mit dem Entwerfen, Schreiben und Testen zu verbringen, ersparen Sie sich diese Mühe und verwenden Sie eine Softwarelösung, um Ergebnisse zu erzielen, die wahrscheinlich effektiver und für die Schulungsteilnehmer attraktiver sind. #### Vorteil 2: Sicherstellung der Qualität der Schulungsmaterialien Die Software für Schulungshandbücher hilft Ihnen auch dabei, die **Qualität Ihrer Schulungsunterlagen zu verbessern** , indem sie Vorlagen und Werkzeuge bereitstellt, mit denen Sie problemlos hochwertige Dokumente und andere Schulungsressourcen erstellen können. Die Qualität ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, der die Zugänglichkeit und damit die Wirksamkeit der Ausbildung erhöht. Versetzen Sie sich in die Lage eines Auszubildenden: Würden Sie lieber ein 50-seitiges Manifest lesen oder eine interaktive Schulungsumgebung und detaillierte, visualisierte Prozessanweisungen haben? #### Vorteil 3: Fördern Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team Schließlich kann **Software für Schulungshandbücher Ihnen dabei helfen, mit anderen** an Ihren Schulungsmaterialien zusammenzuarbeiten, was besonders nützlich sein kann, wenn Sie in einem Team arbeiten. Vor allem wenn Sie bestimmte Prozesse dokumentieren, werden Sie Experten für jeden Prozess haben wollen, die sie erfassen, um Neulingen beizubringen, wie ein Prozess nach den höchsten Standards durchgeführt wird. ## **Wie Sie die beste Software für Schulungsunterlagen für Ihre Bedürfnisse auswählen** Wie Sie an all diesen Vorteilen erkennen können, ist eine Software für Schulungshandbücher ein großartiges Werkzeug für die Erstellung von Schulungshandbüchern. Es gibt jedoch viele verschiedene Lösungen für die Erstellung und Verteilung von Schulungshandbüchern. Woher wissen Sie also, welche die richtige für Sie ist? Beachten Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung die folgenden Aspekte. ### **Welche Anforderungen muss Ihre Software für Schulungsunterlagen erfüllen?** Als erstes müssen Sie sich überlegen, welche Bedürfnisse Ihr Unternehmen hat. Dazu gehört auch die Frage, ob Sie ein Tool für die Erstellung von Anleitungen, eines für deren Verteilung oder beides benötigen? Dementsprechend werden Sie nach Autorenwerkzeugen, Wissensmanagementsystemen bzw. E-Learning-Lösungen suchen. Überlegen Sie auch, ob Sie schlanke, spezialisierte Lösungen oder komplexe, umfassende Programme wünschen? Ein allumfassendes, interaktives Schulungsprogramm scheint zwar professionell zu sein, aber überlegen Sie, ob es wirklich Ihren Bedürfnissen entspricht. In manchen Situationen ist eine umfassende Schulung sinnvoll, in anderen wollen Sie Ihre Mitarbeiter einfach so schnell wie möglich mit den Aufgaben vertraut machen. Hier ist eine schlanke Lösung, die den Mitarbeitern genau zeigt, was sie bei einer bestimmten Aufgabe zu tun haben, viel wertvoller für Sie. ### **Wer erstellt Schulungshandbücher für Mitarbeiter?** Dies ist vielleicht nicht so selbstverständlich wie der erste Aspekt, aber die Entscheidung, wer Ihre Schulungshandbücher erstellen soll, hat große Auswirkungen auf die Wahl der Software. **Komplexe Lösungen erfordern oft spezialisierte Autoren für die Erstellung der Schulungsunterlagen.** **Einfachere Lösungen sind für mehr Menschen ohne spezielle IT-Kenntnisse zugänglich.** Auch hier sollten Sie sich fragen, wo Ihre Prioritäten liegen: bei der Erstellung von didaktischem, umfassendem Schulungsmaterial (in diesem Fall benötigen Sie wahrscheinlich einen Experten) oder bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen, die den Mitarbeitern bei der Ausführung einer Aufgabe als Referenz dienen. Im letzteren Fall sollten Sie die Anleitungen von Personen erstellen lassen, die mit dem Verfahren am besten vertraut sind. Aber die Vertrautheit mit einem Prozess allein macht Sie noch nicht zu einem Ausbildungsexperten und umgekehrt. Und ein Ausbildungsexperte zu sein, bedeutet nicht, dass man Prozesse einfach dokumentieren kann. Eine schlankere Lösung hat oft eine niedrigere Akzeptanzhürde, d. h. mehr Menschen können sie problemlos nutzen, auch ohne viel Schulung. Hier die richtige Entscheidung zu treffen, ist sicherlich eine Gratwanderung, die man sich gut überlegen sollte, bevor man in ein Gerät investiert. ### **Wie sieht Ihre bestehende Software-Infrastruktur aus?** Eine weitere wichtige Überlegung ist, mit welchen Plattformen die Software für Schulungshandbücher kompatibel ist. Verwendet Ihr Unternehmen bereits eine Lernmanagementlösung (LMS), eine Wissensdatenbank oder eine Wiki-Software? Gut, dann sollten Sie sich für ein zusätzliches Autorentool für Schulungshandbücher entscheiden. Es sollte zumindest mit Ihrer bestehenden Software kompatibel sein. **Im Idealfall sollte das Autorentool mit der Wissensdatenbank oder dem Wiki integriert** sein, um Reibungsverluste zwischen den Programmen zu vermeiden. *Zum Beispiel: Wenn Ihr Autorentool nur SCORM-Schulungshandbücher erstellt, Ihre Wissensdatenbank dies aber nicht unterstützt? Das passt dann nicht so gut.* Umgekehrt, wenn Sie ein Autorentool haben, aber eine Wissensdatenbank suchen, vergewissern Sie sich, dass die Exportformate Ihres Tools mit Ihrer Wissensdatenbank kompatibel oder direkt darin integriert sind. Selbst wenn Sie Ihre Schulungsinfrastruktur von Grund auf neu aufbauen, sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen gewählten Tools ein hohes Maß an Kompatibilität aufweisen. ### **Wie viel sollte Ihre Software für Schulungshandbücher kosten?** Darauf gibt es natürlich keine eindeutige Antwort. Komplexere Systeme werden wahrscheinlich mehr kosten, da sie eine große Vielfalt an Funktionen bieten. Es gibt jedoch viele erschwingliche Optionen, so dass Sie nicht die Bank sprengen müssen, um ein Programm zu finden, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Auch hier gilt: Eine robuste Schulungssoftware hat zwar ihre Vorteile, aber wenn Sie keine guten Gründe für die Anschaffung einer solch komplexen Software haben, sollten Sie sich an den Grundsatz halten, dass weniger mehr ist. ## **Was sind vier beliebte Softwarelösungen für Schulungshandbücher?** Nachdem Sie diese Faktoren berücksichtigt haben, sollten Sie nun in der Lage sein, sich im Meer der Software für Schulungshandbücher besser zurechtzufinden. Um Ihnen einige praktische Ratschläge zu geben, haben wir einige der besten Tools zusammengestellt, die verschiedene Schulungsanforderungen erfüllen. ### 1. **FlowShare für automatisierte, präzise Schritt-für-Schritt-Anleitungen** ![Mit FlowShare erstelltes Schulungshandbuch mit nummerierten Screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)\#image\_titleBei [FlowShare](https://getflowshare.com/de/) meinen wir es wirklich ernst, wenn wir sagen: „Weniger ist mehr“. Wir sind davon überzeugt, dass die beste Art, Mitarbeiter zu schulen, darin besteht, ihnen genaue, detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu geben, die sie durch ihre Aufgaben führen. Die Funktionen von FlowShare werden sorgfältig nach ihrem Nutzen und ihrem Beitrag zur Erstellung einfacher und aufschlussreicher Handbücher bewertet. Keine unnötigen Funktionen bedeutet, dass Sie nur für die Dinge bezahlen, die Sie wirklich nutzen! FlowShare ist ideal, wenn Sie möchten, dass [jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit geringem Aufwand Schulungshandbücher erstellen kann](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/). Die Software ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu dokumentieren, während Sie sie ausführen – in jeder Anwendung! Es läuft im Hintergrund, hält jeden Klick in Form eines Screenshots fest und fügt die Screenshots zu schlanken Anweisungen zusammen. Die Beschreibungen für jede Aktion werden automatisch erstellt, können aber, wie andere Elemente des Leitfadens, jederzeit nachträglich bearbeitet und mit Anmerkungen versehen werden. Das Ergebnis: leicht zugängliche, professionell gestaltete Leitfäden, die im Handumdrehen erstellt sind! FlowShare ist kein klassisches Autoren-Tool (diese sind oft komplexer), aber es erfüllt seinen Zweck. Die Tracking-Engine funktioniert in jeder Anwendung, und die fertigen Leitfäden sind dank [mehrerer Exportformate](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) (einschließlich SCORM und xAPI) sowie [direkter Integrationen mit einer Vielzahl von Tools](https://getflowshare.com/de/integrationen/) bestens mit Wissensdatenbanken und eLearning-Systemen kompatibel. Dank unserer 14-tägigen kostenlosen Testversion können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Leitfäden erstellen und jede einzelne Funktion von FlowShare ausprobieren, bevor Sie entscheiden, ob das Tool das richtige für Sie ist. ### 2. Trainual für das Mainstreaming Ihrer SOPs ![Trainual, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/Trainual-website-sop-1024x557.png)*Trainual Website*[Trainual](https://trainual.com/) ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre Best-Practices in Standardarbeitsanweisungen (SOP) umwandeln können. So können Sie Ihre Prozesse straffen, Mitarbeiter schulen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Während Sie mit FlowShare detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Durchführung bestimmter Aufgaben innerhalb von Prozessen erstellen können, ermöglicht Trainual die Skizzierung längerer Prozesse auf einer höheren Abstraktionsebene. Mit Trainual können Sie ganze Abläufe skizzieren und für jeden Schritt unterschiedliche Trainingsinhalte anbieten. Mit Hilfe von Organigrammen können Sie Rollen und Zuständigkeiten zuweisen und so für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit sorgen. Am wichtigsten ist, dass Sie alle Schulungshandbücher auf einen Blick zugänglich machen. Kurzum: Mit Trainual können Sie strategische Schulungen und Prozesse schaffen, in denen jeder seinen Platz kennt. Ein weiterer Vorteil von Trainual sind die vielen Integrationen mit Anwendungen, die Ihr Unternehmen wahrscheinlich bereits nutzt. Dies macht Trainual zu einem geeigneten Werkzeug, das Sie jederzeit in Ihr Unternehmen integrieren können. Es gibt zwar einen Editor, aber Sie müssen die Vorgänge trotzdem manuell aufschreiben. Sie können Trainual 7 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen, um herauszufinden, ob das Tool einen für Ihr Unternehmen geeigneten Schulungsansatz bietet. ### 3. ProProfs für umfassende und kontextabhängige Schulungshandbücher ![ProProfs Knowledge Base, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/ProProfs-website-knowledgebase-1024x662.png)*ProProfs Knowledge Base Website*[ProProfs](https://www.proprofskb.com/) ist ein Werkzeug für die Erstellung interner und externer Wissensdatenbanken, die eine effiziente Schulung für Mitarbeiter oder Hilfe für Kunden bieten. Mit Hilfe des Tools können Sie individuelle, gebrandete Homepages erstellen, um umfassende Schulungen und Hilfestellungen aufzubauen. Mit ProProfs können Benutzer umfangreiche Hilfen schreiben, um Mitarbeiter vor Ort zu unterstützen. Visuelle Elemente wie Bilder oder Videos lassen sich leicht in vorgefertigte Vorlagen integrieren, um die Anleitungen für die Nutzer besonders ansprechend zu gestalten. Eine Vielzahl von Integrationen ermöglicht es den Nutzern außerdem, Daten und Dokumente direkt aus anderen Anwendungen zu importieren. Dadurch ist das Tool gut mit bereits bestehenden Software-Infrastrukturen kompatibel. Ein besonderes Merkmal von ProProfs ist die Möglichkeit, kontextabhängige Hilfe anzubieten. Durch Tooltips, Leuchtkästen und Pop-ups machen die mit ProProfs erstellten Schulungshandbücher den Fachjargon leichter verständlich. Außerdem bieten sie zusätzliche Hilfe zum Verständnis des Handbuchs und erklären komplexe Konzepte in einfacheren Begriffen. Diese Funktion schafft große Vorteile in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit. Um sich selbst davon zu überzeugen, ob ProProf Ihren Anforderungen entspricht, bietet der Anbieter eine 15-tägige kostenlose Testphase ohne finanzielle Verpflichtungen an. ### 4. iSpring Suite für professionelles, interaktives eLearning ![iSpring Suite, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/iSpring-website-eLearning-suite-1024x501.png)iSpring WebsiteDie [iSpring Suite](https://www.ispringsolutions.com/) ist ein vielseitiges Authoring-Tool zur Erstellung von professionellem und interaktivem eLearning. Das Tool bietet u.a. die Erstellung von Lernvideos, Sprachaufnahmen und interaktiven Schulungen, wie Quiz und Rollenspiele. Von Mitarbeiterschulungen über Compliance-Schulungen bis hin zu Mikro-Learning – die mit der iSpring Suite erstellten Materialien erfüllen viele Zwecke. Normalerweise erfordern eLearning-Authoring-Tools eine intensive Einarbeitung. Die selbsternannte Benutzerfreundlichkeit der iSpring Suite impliziert, dass das Autorentool leichter zugänglich ist als andere eLearning-Authoring-Tools. Tausende von Vorlagen ermöglichen es Ihnen, auch ohne Design- oder Programmierkenntnisse ein gut gestaltetes, ansprechendes Schulungsprogramm zu erstellen. iSpring bietet zwar auch ein eigenes Lernmanagementsystem – iSpring Learn – an, doch das mit der iSpring Suite erstellte Material entspricht allen gängigen eLearning-Standards. Zu den Standards gehören SCORM 1.2, SCORM 2004, AICC, cmi5 und xAPI. Das bedeutet, dass das Material auch in jedes andere eLearning-System integriert werden kann. Wie die anderen Tools bietet auch die iSpring Suite eine kostenlose Testversion an: Sie können die Software 7 Tage lang kostenlos testen. ## **Schlüssel** **Schlussfolgerungen** In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Software für Schulungshandbücher erläutert, die sich auf die Möglichkeit beschränken, **Zeit zu sparen, die Qualität der Schulungen konstant zu halten und die Zusammenarbeit zu verbessern**. Es gibt zahllose Tools, mit denen Sie die Erstellung von Schulungshandbüchern verbessern können, und Sie sind nun mit einigen von ihnen vertraut. Die Wahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Bewertung Ihrer aktuellen Situation. Dazu gehört, dass Sie sich der Bedürfnisse Ihres Unternehmens bewusst sind: - Wer soll die Schulungshandbücher erstellen: von Experten erstellte Inhalte oder nutzergenerierte Inhalte? - Wie sieht Ihre bestehende Infrastruktur aus: Benötigen Sie ein Autorentool oder ein Infrastruktur-Tool? - Wie viel Geld Sie auszugeben bereit sind. Mit den eingeführten Instrumenten ist es nicht unbedingt eine Entweder-oder-Entscheidung. Sie können sie kombinieren, um das beste Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen. Wenn Sie bereits Wikis oder Wissensdatenbanken nutzen und nach einem schnellen Weg zur Erstellung von Schulungshandbüchern suchen, empfehlen wir Ihnen, FlowShare genauer unter die Lupe zu nehmen. FlowShare ist das perfekte Tool für die sofortige Erstellung pragmatischer Schulungsmaterialien. Durch genaue Anweisungen können die Mitarbeiter fast sofort mit ihren Aufgaben beginnen. Jeder kann es unabhängig von seinen technischen Fähigkeiten nutzen, und Sie zahlen nur für die Funktionen, die Sie wirklich benötigen. Probieren Sie es selbst aus und erstellen Sie innerhalb weniger Minuten Ihr erstes Schulungshandbuch. ## Faqs #### Was ist ein Autorentool? Software zum Erstellen von Lern- und Schulungsinhalten, von der einfachen Anleitung bis zum interaktiven Kurs. Der entscheidende Unterschied zwischen den Produkten liegt darin, ob auch Fachleute ohne Einarbeitung damit arbeiten können. #### Autorentool oder Lernplattform: was brauchen wir zuerst? Zuerst die Inhalte. Eine Lernplattform lohnt sich, wenn Sie Fortschritte nachverfolgen oder Nachweise erbringen müssen. Sind Ihre Unterlagen vor allem veraltet und schwer auffindbar, löst ein LMS das Problem nicht. #### Können unsere Fachleute damit selbst arbeiten? Das hängt vom Werkzeug ab und ist die wichtigste Frage im Auswahlprozess. Klassische E-Learning-Autorentools setzen Einarbeitung voraus, aufzeichnende Software verlagert die Arbeit vom Erstellen zum Prüfen. #### Wie verbinden wir das Autorentool mit unserem LMS? Über gängige Exportformate und feste Namenskonventionen. Klären Sie vor dem Kauf, welche Formate Ihr LMS akzeptiert und wie eine Aktualisierung dort ankommt, sonst entsteht bei jeder Änderung Handarbeit. **Categories:** Employee Training --- ### [Schulungsunterlagen erstellen: Der ultimative Software Guide](https://getflowshare.com/creating-training-materials/) **Published:** July 25, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **Schulungsunterlagen erstellen: Der Software-Vergleich 2026** Schulungsunterlagen scheitern selten an Ideen, sondern an Screenshots, Formatierung und Updates. So schneiden die fünf wichtigsten Software-Typen 2026 ab und so finden Sie das Tool, das zu Ihren Schulungen passt. Wer Schulungsunterlagen erstellen will, weiß meist genau, was die Mitarbeitenden lernen müssen. Ein neues ERP-Modul geht live, ein Team stellt einen Prozess um, am Montag starten neue Kolleginnen und Kollegen. Das Problem ist die Produktion: Jemand muss jeden Bildschirm festhalten, jeden Schritt beschreiben, alles formatieren und es nach dem nächsten Software-Update wiederholen. Die richtige Software nimmt Ihnen den Großteil dieser Arbeit ab. Die falsche fügt dem eigentlichen Projekt ein zweites hinzu. Dieser Vergleich ordnet den Markt danach, was jeder Tool-Typ tatsächlich erzeugt. So wählen Sie das Werkzeug passend zur Schulung, nicht umgekehrt. ## Warum das Erstellen von Schulungsunterlagen noch immer zu lange dauert Schulungsunterlagen von Hand zu erstellen folgt fast überall demselben Ablauf: Aufgabe ausführen, Druck-Taste drücken, zuschneiden, in Word einfügen, Pfeil ergänzen, Schritt beschreiben, wiederholen. Ein Prozess mit 30 Schritten kann so mehrere Stunden kosten, und meist erledigt das genau die Fachkraft, die eigentlich anderes zu tun hätte. Mit der Zeit verschärfen drei Dinge das Problem: - **Updates.** Jedes Software-Release ändert irgendwo einen Bildschirm, und jeder Screenshot davon ist veraltet. - **Uneinheitlichkeit.** Zehn Autorinnen und Autoren erzeugen zehn Layouts, und neue Mitarbeitende erkennen nicht, welche Anleitung aktuell ist. - **Falsches Format.** Die Personalabteilung braucht ein PDF, das LMS ein SCORM-Paket, der Support einen Link. Derselbe Inhalt wird dreimal neu gebaut. Gute Software für Schulungsunterlagen löst eines oder mehrere dieser Probleme. Kein Tool-Typ löst alle drei gleich gut. Deshalb beginnt der Vergleich mit der Frage, wofür jeder Typ gebaut ist. ## Fünf Software-Typen, um Schulungsunterlagen zu erstellen Software für Schulungsunterlagen lässt sich in fünf Gruppen einteilen. Die meisten Teams brauchen ein Tool aus der ersten Gruppe und höchstens eines aus einer weiteren. ### 1. Aufzeichnungsbasierte Dokumentationstools Diese Tools zeichnen einen Prozess auf, während jemand ihn ausführt, und machen aus jedem Klick einen Schritt mit Screenshot und kurzer Beschreibung. Das Ergebnis sind [Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots](https://getflowshare.com/de/arbeitsanweisungen-mit-screenshots-erstellen/), die Sie exportieren oder veröffentlichen können. **Geeignet für:** Software-Schulungen, Onboarding, SOPs, System-Einführungen. **Darauf achten:** wo das Tool aufzeichnen kann. Browser-Erweiterungen sehen nur Web-Anwendungen. Desktop-Tools wie FlowShare erfassen auch SAP GUI, ERP-Clients und andere installierte Windows-Programme und speichern die Aufzeichnung lokal. ### 2. E-Learning-Autorentools Autorentools wie Articulate, iSpring oder Adobe Captivate erstellen Kurse: Folien, Quizze, verzweigte Szenarien und Lernpfade. Das Ergebnis ist strukturiertes E-Learning, meist als SCORM- oder xAPI-Paket für ein LMS. **Geeignet für:** formale Kurse, Compliance-Schulungen, Zertifizierungen. **Darauf achten:** den Aufwand. Geschulte Autorinnen und Autoren bauen die Inhalte, also selten die Menschen, die den Prozess kennen. ### 3. Video- und KI-Video-Tools Bildschirmrekorder und KI-Video-Plattformen wie Synthesia oder HeyGen machen aus einem Prozess ein vertontes Video. KI-Avatare ersetzen Kamera und Sprecher, dadurch werden mehrere Sprachversionen realistisch. **Geeignet für:** Onboarding, Ankündigungen, erster Kontakt mit einem neuen System. **Darauf achten:** Pflege und Durchsuchbarkeit. Niemand spult durch ein 12-minütiges Video, um Schritt 9 zu finden, und ein geänderter Bildschirm bedeutet meist eine neue Aufnahme. Lesen Sie, wie Sie [KI-Videotutorials](https://getflowshare.com/de/ki-videotutorials-mit-synthesia/) aus einem dokumentierten Prozess erzeugen. ### 4. LMS und Wissensdatenbanken Ein Learning-Management-System (Moodle, Avendoo, TalentLMS und ähnliche) oder eine Wissensdatenbank speichert, verteilt und verfolgt Schulungsinhalte. Es weist Kurse zu, erfasst Abschlüsse und macht Inhalte durchsuchbar. **Geeignet für:** Bereitstellung, Nachverfolgung und Compliance-Nachweise. **Darauf achten:** eine leere Plattform. Ein LMS erstellt keine Inhalte. Es zuerst zu kaufen, ist der häufigste Fehler. ### 5. Digital Adoption Platforms Digital Adoption Platforms wie WalkMe oder Whatfix blenden Hilfe direkt in der Anwendung ein: Tooltips, Walkthroughs und Pop-ups im Moment der Nutzung. **Geeignet für:** große Rollouts von Web-Anwendungen mit Budget für die Implementierung. **Darauf achten:** Einführungszeit, Kosten und Abdeckung. Die meisten funktionieren nur im Browser, und die Hilfe liegt in der Plattform statt in Dokumenten, die Ihnen gehören. ## Software für Schulungsunterlagen im Vergleich (2026) Aufzeichnungsbasierte Tools haben den geringsten Erstellungsaufwand und die schnellsten Updates. Autorentools und Digital Adoption Platforms bieten mehr Interaktivität, kosten aber deutlich mehr Zeit. | Software-Typ | Wer erstellt die Inhalte | Aufwand pro Anleitung | Aktualisierung nach Änderungen | Typisches Ergebnis | Außerhalb des Browsers | Speicherort der Daten | |---|---|---|---|---|---|---| | Aufzeichnungsbasierte Dokumentation (z. B. FlowShare) | Die Person, die die Aufgabe ausführt | Minuten | Geänderte Schritte neu aufzeichnen | PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM, interaktive Demo | Desktop-Tools: ja. Browser-Erweiterungen: nein | Desktop-Tools: standardmäßig lokal. Browser-Tools: Cloud des Anbieters | | E-Learning-Autorentools (z. B. Articulate, iSpring) | Geschulte Autorinnen und Autoren | Stunden bis Tage | Kurs bearbeiten und neu veröffentlichen | SCORM, xAPI, HTML5-Kurse | Je nach Tool | Meist lokale Dateien oder Anbieter-Cloud | | Video und KI-Video (z. B. Synthesia, HeyGen) | Trainer oder Marketing | Minuten bis Stunden | Neu aufnehmen oder neu generieren | MP4, gehostetes Video | Bildschirmrekorder: ja | Anbieter-Cloud bei KI-Video | | LMS / Wissensdatenbank (z. B. Moodle, Avendoo) | Importiert Inhalte aus anderen Tools | Kein Erstellungstool | Hochgeladene Datei ersetzen | Kurse, Nachverfolgung, Berichte | Nicht zutreffend | Anbieter-Cloud oder On-Premises | | Digital Adoption Platform (z. B. WalkMe, Whatfix) | Spezialisten, oft mit Partner | Tage bis Wochen | Betroffene Walkthroughs neu bauen | Hilfe direkt in der Anwendung | Meist nein | Anbieter-Cloud | Weitere Tools im Detail finden Sie in unserem Vergleich der [Software-Dokumentationstools](https://getflowshare.com/de/software-dokumentationstools/). ## So wählen Sie die passende Software für Schulungsunterlagen Fünf Fragen grenzen die Auswahl schneller ein als jede Feature-Liste. Beantworten Sie sie in dieser Reihenfolge. 1. **Wo läuft der Prozess?** Läuft ein Teil davon in SAP GUI, einem ERP-Client, Citrix oder einer anderen installierten Windows-Anwendung, fallen reine Browser-Tools weg. Allein diese Frage schließt für **[ERP-Dokumentation](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/erp-dokumentation/)** und SAP-Projekte den Großteil des Marktes aus. 2. **Wohin dürfen die Daten?** Screenshots interner Systeme zeigen Kundennamen, Vorgangsdaten und Konfigurationen. In regulierten Branchen besteht ein Tool, das jede Aufnahme in eine Anbieter-Cloud lädt, oft keine IT-Prüfung. 3. **Wer erstellt die Inhalte?** Wenn die Fachkräfte selbst dokumentieren, muss das Tool ohne Schulung nutzbar sein. Wenn ein zentrales L&D-Team das übernimmt, ist ein Autorentool realistisch. 4. **Wie oft ändert sich die Software?** Monatliche Releases sprechen für Tools, mit denen sich ein geänderter Schritt in Minuten neu aufzeichnen lässt. Lange, aufwendig gestaltete Kurse sind teuer in der Pflege. 5. **Welches Format brauchen die Lernenden?** Ein PDF für die Produktion, SCORM für das LMS, ein Link für den Support, ein Video für das Onboarding. Besser eine Quelle, die alle Formate exportiert, als ein eigenes Tool für jedes. Für die meisten Teams lautet die Antwort: ein aufzeichnungsbasiertes Tool zum Erstellen der Schulungsunterlagen, dazu das LMS oder die Wissensdatenbank, die bereits im Einsatz ist. Wählen Sie zuerst **Software für Mitarbeiterschulungen**, die Inhalte erzeugt, und ergänzen Sie eine Plattform erst, wenn genug Inhalte vorhanden sind. ## Schulungsunterlagen aus einer einzigen Aufzeichnung erstellen Am schnellsten erstellen Sie Schulungsunterlagen für mehrere Zielgruppen, indem Sie den Prozess einmal aufzeichnen und mehrfach exportieren. Mit FlowShare sieht das so aus: 1. **Aufzeichnen.** Starten Sie FlowShare unter Windows und führen Sie die Aufgabe aus. Jeder Klick wird zu einem Schritt mit Screenshot, Klickmarkierung und automatisch erstellter Beschreibung. Die Aufzeichnung läuft lokal und funktioniert offline. 2. **Bearbeiten.** Schritte umformulieren, Überschriften ergänzen, sensible Daten in allen Screenshots auf einmal unkenntlich machen und Ihre Firmenvorlage anwenden. 3. **Für jede Zielgruppe exportieren.** Ein PDF- oder Word-Handbuch für die Produktion, eine **interaktive Demo** zum Üben, ein **SCORM- und xAPI-Paket** für das LMS oder ein direkter Upload nach **[Avendoo](https://avendoo.de/)**. 4. **Video ergänzen, wo es hilft.** Senden Sie denselben Flow an HeyGen oder Synthesia und erhalten Sie eine KI-vertonte Version, ohne erneut aufzunehmen. 5. **Übersetzen.** Übersetzen Sie die Anleitung mit DeepL in einem Schritt in 29 Sprachen. 6. **Aktualisieren.** Ändert sich ein Bildschirm, zeichnen Sie diesen Teil neu auf und exportieren erneut. Alle Formate aktualisieren sich aus derselben Quelle. Kurze Einheiten zu jeweils einer Aufgabe funktionieren am besten. MaxBrain hat auf diese Weise rund 50 **Learning Nuggets** in einer Woche erstellt. Wie Sie die Planung angehen, von Zielen bis zu Feedbackrunden, lesen Sie in unserem Leitfaden [Schulungsmaterial erstellen](https://getflowshare.com/de/schulungsmaterial-erstellen/). ## Fazit: Das Tool passend zur Schulung wählen Schulungsunterlagen erstellen geht schnell, wenn die Menschen, die den Prozess kennen, ihn selbst aufzeichnen können. Wählen Sie ein aufzeichnungsbasiertes Tool für die Inhalte, behalten Sie Ihr bestehendes LMS oder Ihre Wissensdatenbank für die Bereitstellung und ergänzen Sie Autorentools, Video oder In-App-Hilfe nur dort, wo ein konkreter Bedarf den Mehraufwand rechtfertigt. Laufen Ihre Prozesse unter Windows, auch in SAP und anderer Desktop-Software? Testen Sie FlowShare 7 Tage kostenlos. Zeichnen Sie einen echten Prozess auf und exportieren Sie ihn aus derselben Aufzeichnung als PDF, interaktive Demo und SCORM-Paket. **CTA-Buttons:** Kostenlos testen · Mit dem Vertrieb sprechen ## FAQs ### Wie lassen sich Schulungsunterlagen am schnellsten erstellen? Zeichnen Sie den Prozess einmal auf, während eine Fachkraft ihn ausführt, und bearbeiten Sie anschließend den erzeugten Entwurf. Aufzeichnungsbasierte Software erstellt Screenshots und Schritttexte automatisch. So wird das Erstellen von Schulungsunterlagen zu einer Prüfaufgabe statt zu einem Schreibprojekt. ### Welche Software brauche ich für Schulungsunterlagen? Das hängt von der Art der Inhalte ab. Für Software- und Prozessschulungen deckt ein aufzeichnungsbasiertes Dokumentationstool den Großteil ab. Ein E-Learning-Autorentool ergänzen Sie für formale Kurse mit Quizzen, ein LMS, sobald Schulungen zugewiesen und nachverfolgt werden müssen. ### Lassen sich Schulungsunterlagen erstellen, ohne Daten in die Cloud zu senden? Ja. Desktop-Tools wie FlowShare zeichnen alles lokal auf dem Windows-Rechner auf, speichern es dort und funktionieren offline. Inhalte verlassen den Rechner erst, wenn Sie sie exportieren oder veröffentlichen. ### Wie halte ich Schulungsunterlagen aktuell? Führen Sie pro Prozess eine Quelle und zeichnen Sie nur die geänderten Schritte neu auf. Werden alle Formate (PDF, SCORM, Video) aus dieser Quelle exportiert, aktualisiert eine Änderung alle gleichzeitig. **Categories:** Employee Training --- ### [Softwaretipp: 5 erfolgreiche Dokumentenmanagementsysteme für KMU](https://getflowshare.com/software-tip-5-successful-document-management-systems-for-smbs/) **Published:** September 8, 2020 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **Kurz gesagt:** Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt dafür, dass Ihr Team Dokumente zentral ablegt, schnell wiederfindet und sicher teilt. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eignen sich je nach Schwerpunkt unterschiedliche Lösungen: Dropbox für einfache Ablage und Freigabe, DocuWare für die Digitalisierung von Papierprozessen, [SharePoint](https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/sharepoint/collaboration) für Microsoft-365-Umgebungen, Notion für Wissensmanagement im Team und Fluix für den Außendienst. Entscheidend sind Ihr Hauptanwendungsfall, die Zahl der Nutzer und die Frage, wo Ihre Daten gespeichert werden. Mit FlowShare erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen in wenigen Minuten. Doch wo speichern Sie die fertige Dokumentation, und wie stellen Sie sicher, dass Ihr Team sie im richtigen Moment findet? Genau hier kommt ein Dokumentenmanagementsystem ins Spiel. Mit dem passenden DMS legen Sie Dokumente strukturiert ab, finden sie schnell wieder und greifen direkt darauf zu. Das spart Zeit, die Sie in produktivere Aufgaben investieren können. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, und stellen fünf bewährte Lösungen vor. ### Das richtige Dokumentenmanagementsystem finden: 5 Fragen vor der Auswahl Der Markt für DMS-Software ist groß und unübersichtlich. Allein auf internationalen Vergleichsportalen finden sich weit über hundert Anbieter, viele davon mit Funktionen speziell für den Mittelstand. Diese Vielfalt ist ein Vorteil, erhöht aber auch das Risiko, sich für eine Lösung zu entscheiden, die nicht zu Ihrem Unternehmen passt. Klären Sie deshalb vorab diese Fragen: 1. **In welcher Branche sind Sie tätig?** Regulierte Branchen wie Behörden, Versorger oder das Gesundheitswesen haben strengere Anforderungen an Archivierung und Nachvollziehbarkeit. 2. **Wie viele Personen benötigen Zugang?** Viele Anbieter rechnen pro Nutzer ab. Prüfen Sie, ob wirklich alle Mitarbeitenden eine Lizenz brauchen und ob es Mindestabnahmen gibt. 3. **Welche Funktion ist Ihnen am wichtigsten?** Typische Schwerpunkte sind: - Digitalisierung von Papierdokumenten - Ablage und revisionssichere Archivierung - Workflow-Management und Freigabeprozesse - Zusammenarbeit im Team - leistungsfähige Suche - Compliance und Nachverfolgbarkeit 4. **Cloud oder On-Premises?** Cloud-Lösungen bieten ortsunabhängigen Zugriff, was für hybrides Arbeiten wichtig ist. On-Premises-Lösungen geben Ihnen dagegen die volle Kontrolle über Ihre Daten. 5. **Wo werden Ihre Daten gespeichert?** Gerade bei US-Anbietern sollten Sie prüfen, auf welcher Rechtsgrundlage Daten übermittelt werden (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Niemand kennt die Anforderungen Ihres Unternehmens so gut wie Ihr eigenes Team. Deshalb sollte die Auswahl nie vollständig an Externe ausgelagert werden. Die folgenden fünf Cloud-Lösungen haben sich in der Praxis bewährt und decken unterschiedliche Schwerpunkte ab. Sie bieten einen guten Ausgangspunkt für Ihre Recherche. ### Datenschutz: Was Sie bei US-Anbietern beachten sollten Seit Juli 2023 regelt das **EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF)** die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA. Es ersetzt das 2020 vom Europäischen Gerichtshof gekippte Privacy-Shield-Abkommen. Datenübermittlungen an US-Unternehmen sind auf dieser Grundlage zulässig, sofern das jeweilige Unternehmen unter dem DPF zertifiziert ist. Im September 2025 hat das Gericht der Europäischen Union das DPF bestätigt. Gegen dieses Urteil wurde jedoch Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof eingelegt, das Verfahren läuft noch. Ein Restrisiko bleibt also bestehen. **Unsere Empfehlung:** Prüfen Sie vor der Entscheidung die Datenschutzerklärung und den Serverstandort des Anbieters, fragen Sie nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und behalten Sie die weitere Rechtsentwicklung im Blick. Ob ein US-Anbieter unter dem DPF zertifiziert ist, können Sie auf dataprivacyframework.gov nachschlagen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. ### 5 bewährte Dokumentenmanagementsystem für KMU im Überblick 1. Dropbox: Der Pionier 2. DocuWare: Die Digitalisierungsmaschine 3. SharePoint: Der Allrounder 4. Notion: Der Teamplayer 5. Fluix: Der Außendienstler #### 1. Dropbox: Der Pionier Dropbox gehört zu den ersten Cloud-Speicherdiensten und ist vor allem für die Ablage und das Teilen von Dateien bekannt. Die Business-Tarife bieten deutlich mehr: Dateien in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, Versionsverlauf und Wiederherstellung, Offline-Zugriff, Team-Ordner sowie Admin- und Compliance-Funktionen. **Preise:** Die Business-Tarife „Standard“ und „Advanced“ werden pro Nutzer abgerechnet, bei jährlicher Zahlung ab ca. 15 USD bzw. ca. 24 USD pro Nutzer und Monat. Es gilt eine Mindestabnahme von drei Nutzern. Für größere Unternehmen gibt es einen individuell bepreisten Enterprise-Tarif. **Datenschutz:** Dropbox ist ein US-Unternehmen. Prüfen Sie die aktuelle DPF-Zertifizierung und die Optionen zum Datenspeicherort. **Geeignet für:** Teams, die vor allem eine einfache, zuverlässige Ablage mit guten Freigabefunktionen suchen. #### 2. DocuWare: Die Digitalisierungsmaschine DocuWare hat ein klares Ziel: Schluss mit dem Papierkrieg. Die Software digitalisiert Dokumentenablage und -verwaltung und passt sich flexibel an wachsende Unternehmen an. Zu den Kernfunktionen gehören die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten (z. B. Eingangsrechnungen), revisionssichere Archivierung, automatisierte Workflows und mobile Nutzung. **Preise:** DocuWare veröffentlicht keine festen Listenpreise. Angebote erhalten Sie auf Anfrage beim Anbieter oder bei einem Vertriebspartner. **Datenschutz:** DocuWare ist ein deutscher Anbieter. Klären Sie im Angebot, in welchem Rechenzentrum Ihre Daten gehostet werden. **Geeignet für:** Unternehmen mit vielen Papierdokumenten und wiederkehrenden Prozessen wie Rechnungsfreigaben oder Personalakten. #### 3. SharePoint: Der Allrounder Inhalte teilen, Arbeitsabläufe vereinfachen, Mitarbeitende informieren: SharePoint kombiniert Dokumentenverwaltung, Workflow-Management und Zusammenarbeit in einer Plattform. Besonders stark ist SharePoint im Zusammenspiel mit Teams, OneDrive und den Office-Anwendungen. **Preise:** Microsoft hat die Einzellizenzen „SharePoint (Plan 1/Plan 2)“ für Neukunden eingestellt. SharePoint erhalten Sie heute über Microsoft-365-Pakete, etwa Business Basic (ab ca. 6 USD) oder Business Standard (ca. 12,50 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung). **Datenschutz:** Microsoft bietet mit der „EU Data Boundary“ die Speicherung und Verarbeitung von Kundendaten innerhalb der EU an. Prüfen Sie, welche Dienste in Ihrem Tarif davon abgedeckt sind. **Geeignet für:** Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und Dokumente, Intranet und Workflows zentral bündeln möchten. #### 4. Notion: Der Teamplayer Notion ist Dokumentenablage, Firmenwiki und Projektmanagement-Tool in einem. Die größte Stärke liegt in der Zusammenarbeit: Inhalte lassen sich einfach strukturieren und wiederfinden, Aufgaben können Teammitgliedern zugewiesen und Dokumente in Echtzeit bearbeitet werden. Ein klassisches Dokumentenmanagementsystem mit revisionssicherer Archivierung ist Notion allerdings nicht. **Preise:** Neben einem kostenlosen Tarif gibt es „Plus“ (ca. 10–12 USD) und „Business“ (ca. 20–24 USD pro Nutzer und Monat, je nach Abrechnungszeitraum). Die KI-Funktionen sind seit 2026 im Business-Tarif enthalten. **Datenschutz:** Notion ist ein US-Unternehmen. Prüfen Sie DPF-Zertifizierung und Datenspeicherort. **Geeignet für:** Teams, die Wissen, Prozesse und Projekte an einem Ort bündeln möchten. #### 5. Fluix: Der Außendienstler Bei Digitalisierung denken viele zuerst an Papierstapel im Büro. Doch auch im Außendienst ist der Bedarf groß, und hier setzt Fluix an: Formulare werden digital ausgefüllt und unterschrieben, Daten automatisch erfasst und Aufträge bequem aus dem Büro freigegeben. **Preise:** Aktuelle Preise und Mindestlizenzzahlen finden Sie auf der Website des Anbieters. **Datenschutz:** Prüfen Sie Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag direkt beim Anbieter. **Geeignet für:** Unternehmen mit mobilen Teams, z. B. in Handwerk, Wartung, Bau oder Inspektion. ### Vergleichstabelle | | Dropbox | DocuWare | SharePoint | Notion | Fluix | |---|---|---|---|---|---| | **Schwerpunkt** | Ablage & Freigabe | Digitalisierung & Archivierung | Dokumente, Intranet & Workflows | Wissen & Zusammenarbeit | Außendienst & Formulare | | **Preis (pro Nutzer/Monat, jährlich)** | ab ca. 15 USD | auf Anfrage | ab ca. 6 USD (über Microsoft 365) | kostenlos bis ca. 24 USD | siehe Anbieter | | **Mindestnutzer** | 3 | individuell | 1 | 1 | siehe Anbieter | | **Anbietersitz** | USA | Deutschland | USA | USA | siehe Anbieter | | **Kostenlos testen** | Ja | Demo auf Anfrage | Ja | Kostenloser Tarif | siehe Anbieter | *Stand: September 2026. Preise zzgl. MwSt. und ohne Gewähr. Bitte prüfen Sie die aktuellen Konditionen direkt beim Anbieter.* ### So kommt Ihre Dokumentation ins DMS Ein DMS ist nur so gut wie die Inhalte, die darin liegen. Mit FlowShare zeichnen Sie Arbeitsabläufe am Windows-Rechner auf und erhalten automatisch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots. Diese exportieren Sie in gängige Formate und legen sie in Ihrem Dokumentenmanagementsystem ab, sodass Ihr Team jederzeit auf aktuelle Anleitungen zugreifen kann. FlowShare läuft lokal auf Ihrem Rechner und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Ihre Prozessdokumentation bleibt also dort, wo sie hingehört. [FlowShare 7 Tage kostenlos testen](https://getflowshare.com/free-trial?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) ### FAQs **Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?** Ein DMS ist eine Software, mit der Unternehmen Dokumente digital erfassen, zentral ablegen, verwalten und wiederfinden. Viele Systeme bieten zusätzlich Versionierung, Zugriffsrechte, Workflows und revisionssichere Archivierung. **Welches DMS eignet sich für kleine Unternehmen?** Das hängt vom Hauptanwendungsfall ab. Für einfache Ablage und Freigabe reichen oft Dropbox oder SharePoint. Wer viele Papierprozesse digitalisieren möchte, ist mit einem spezialisierten DMS wie DocuWare besser beraten. Für Außendienstteams bietet sich Fluix an. **Ist ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem mit der DSGVO vereinbar?** Grundsätzlich ja, wenn der Anbieter die Anforderungen der DSGVO erfüllt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt und die Datenübermittlung rechtlich abgesichert ist. Bei US-Anbietern ist das derzeit über das EU-U.S. Data Privacy Framework möglich, sofern der Anbieter zertifiziert ist. **Was kostet ein DMS für KMU?** Cloud-Lösungen starten bei wenigen Euro pro Nutzer und Monat. Spezialisierte Dokumentenmanagementsystem mit Workflow- und Archivierungsfunktionen werden oft individuell bepreist. Planen Sie neben den Lizenzkosten auch Einrichtung, Datenmigration und Schulung ein. **Categories:** Process Documentation --- ### [Integrationstests: So gewährleisten Sie einen erfolgreichen Testprozess bei der SAP S/4HANA-Migration](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) **Published:** September 22, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Die Migration Ihres Unternehmens-ERP zu SAP S/4HANA ist definitiv kein Spaziergang. Mehr zu diesem Thema finden Sie hier. In diesem Artikel möchten wir einen wesentlichen Schritt im Fahrplan der ERP-Migration beleuchten: den Schritt der Integrationstests und des Testmanagements. Bei FlowShare sind wir fest davon überzeugt, dass technisches Know-how gleichmäßig verteilt sein sollte, damit niemand, der an einem Projekt beteiligt ist, Jahre in ein gescheitertes Projekt investieren muss. Deshalb entwickeln wir [die einfachste KI-gestützte Digital-Adoption-Lösung, die es Experten ermöglicht, ihr Know-how automatisch zu erfassen und allen in ihrer Organisation zugänglich zu machen](https://getflowshare.com/de/dokumentation-in-erp-projekten-warum-sie-unverzichtbar-ist/). Viele unserer Kunden **nutzen FlowShare für ihre ERP-Migrationsprojekte**. Innerhalb dieser Projekte kann FlowShare eine entscheidende Rolle beim Testen und insbesondere bei Benutzerakzeptanztests (UAT) spielen. Aber fangen wir von vorne an: Ein guter Testprozess ist ein unverzichtbares Element der **SAP S/4HANA-Migration**, ohne den Sie nicht in die Einführungsphase übergehen können. ## **Erstens: Von welcher Art von SAP-Testing sprechen wir?** Für die Implementierung von SAP S/4HANA unterscheiden Experten zwischen einer Vielzahl unterschiedlicher Tests, die durchgeführt werden müssen: Unit-Tests, Integrationstests, Schnittstellentests, Sicherheitstests, Regressionstests, Benutzerakzeptanztests und mehr. Während sich Unit-Tests auf kleine Softwarekomponenten konzentrieren und diese von anderen Einheiten isolieren, sind Integrationstests ganzheitlicher und prüfen die Integration mehrerer Komponenten innerhalb der Gesamtarchitektur. Sicherheitstests konzentrieren sich auf Rollen und Berechtigungen, während Regressionstests überprüfen, ob Änderungen am System Störungen oder Probleme verursacht haben. Die wichtigste Unterscheidung besteht jedoch zwischen: - **Implementierungstests - **User Acceptance Testing (SAP UAT) ### **Schritt eins: Implementierungstests** Implementierungstests – die unter anderem Unit-Tests, Integrationstests und Sicherheitstests umfassen – konzentrieren sich darauf, die ordnungsgemäße Ausführung der gesamten Anwendung in S/4HANA sicherzustellen. Tester müssen alle Geschäftsszenarien von Anfang bis Ende durchgehen und alle Schnittstellen, Anwendungen und Module überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Spezifikationen erfüllen. Sie müssen verifizieren, dass alle Systemkomponenten und externen Verknüpfungen ordnungsgemäß funktionieren und dass alle Abhängigkeiten gesetzt sind. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Maschinen produziert und verkauft, würde ein Tester die Verkaufsfunktion überprüfen, indem er einen vollständigen Verkaufsauftrag erstellt, einschließlich Kundenname, Kundenadresse, bestellter Artikel und weiterer Details, um zu validieren, dass der Auftrag korrekt verarbeitet wird. ### **Schritt zwei: User Acceptance Testing (SAP UAT)** Wenn diese Funktionstests erfolgreich sind, folgt als nächster Schritt der Benutzerakzeptanztest (UAT). Im Gegensatz zu den technischen Implementierungstests konzentrieren sich diese Tests auf die Endbenutzer von S/4HANA. Der Fokus verlagert sich von Integratoren, Beratern und der IT-Abteilung hin zu denjenigen, die täglich mit S/4HANA arbeiten werden. Deshalb [betrachten einige SAP-Experten](https://www.sapsteps.com/sap-en/sap-testing-phases/) den UAT als die wichtigste Testphase. Ihr Ziel ist es zu validieren, dass das neue System die Anforderungen und Erwartungen aus Benutzersicht erfüllt und dass es für sie einfach zu bedienen ist. Wenn Benutzer Schwierigkeiten haben, ihre Arbeitsabläufe abzuschließen, kann es erforderlich sein, die Konfiguration anzupassen oder eine bessere Anleitung zum erfolgreichen Arbeiten bereitzustellen. ## **Warum benötigen wir Tests für die ERP-Migration?** Die Migration des ERP zu S/4HANA (oder jedem anderen neuen ERP-System) birgt [erhebliche Risiken für Ihr Unternehmen](https://getflowshare.com/de/erp-projektdokumentation/). Studien zeigen, dass die meisten ERP-Projekte [ihre Ziele nicht erreichen](https://www.gartner.com/en/information-technology/topics/enterprise-resource-planning), wobei einige sogar zu erheblichen Geschäftsunterbrechungen oder signifikanten Umsatzverlusten führen. Hier kommt das **SAP-Testing** ins Spiel, das eine wesentliche Rolle für den Erfolg des Migrationsprojekts einnimmt. Schließlich kann ein guter Testprozess die mit der Migration auf SAP S/4HANA verbundenen Risiken drastisch reduzieren. Selbst im bestorganisierten Migrationsprozess können kleinere Fehler und Bugs auftreten. Das ist völlig in Ordnung, solange diese Fehler korrigiert werden, bevor das neue System live geht. Das Testen von S/4HANA ist ein wichtiges Instrument zur Identifizierung und Behebung der kleinen Probleme, die während der Migration auftreten. Darüber hinaus bezieht der Benutzerakzeptanztest (UAT) die Benutzer ein und stellt sicher, dass Geschäftsprozesse von allen erforderlichen Mitgliedern Ihrer Organisation ausgeführt werden können. Das bedeutet, dass ein robuster Testprozess sich nicht nur auf die technischen Aspekte der Implementierung konzentriert, sondern auch menschliche Komponenten und Bedürfnisse berücksichtigt. Ein Testprozess minimiert Geschäftsrisiken, erleichtert einen reibungslosen Systemübergang und verhindert Störungen. Aber was genau macht einen guten Testprozess aus? ## **8 Schritte für umfassendes SAP S/4HANA-Testing** *„In dem wirklich großen S4Hana-Release, an dem ich jetzt gearbeitet habe, haben wir rund 1.000 Testfälle erstellt.“* — Süntke Remmers, IT-Berater und CEO von RES Education ### **1. Testplan definieren** Der erste Schritt ist die Erstellung eines umfassenden Plans für das Testen von S/4HANA. Dieser Plan sollte den [Umfang, die Ziele und den Zeitplan Ihrer Tests](https://www.wrike.com/blog/what-is-requirements-traceability-matrix/#:~:text=A%20traceability%20matrix%20is%20a,were%20defined%20for%20any%20requirement.) umfassen, zusammen mit den [Rollen und Verantwortlichkeiten](https://www.perforce.com/resources/alm/requirements-traceability-matrix) innerhalb Ihrer Organisation und gegenüber externen Integratoren oder Beratern. Er definiert auch die Erfolgskriterien. Zusätzlich sollte der Plan die benötigten Ressourcen für Ihren Testprozess, wie Daten und Tools, darlegen. Am wichtigsten ist, dass der Plan genau festlegt, was getestet werden muss: die Testfälle (auch „Testszenarien“ genannt). Zur Verwaltung Ihrer Testszenarien können Sie eine Rückverfolgbarkeitsmatrix verwenden. Dies ist ein Dokument, das die Testszenarien abbildet und ihren entsprechenden technischen Anforderungen und dem aktuellen Status zuordnet. Auf diese Weise bietet die Rückverfolgbarkeitsmatrix einen Überblick über die verschiedenen Testfälle und ermöglicht es Ihnen, Beziehungen und Anforderungen nachzuvollziehen. ### **2. Sandbox-Umgebung einrichten** Sobald der Testplan fertiggestellt ist, können Sie die Sandbox-Umgebung für das Testen von S/4HANA einrichten. Dies umfasst die Konfiguration von Hardware, die Installation spezifischer Software und alle anderen notwendigen Vorbereitungen. Zusätzlich sollten Sie die Daten vorbereiten, die zur Ausführung der Testfälle erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alles vorhanden ist, bevor die Testphase beginnt. ### **3. Implementierungstests** Implementierungstests umfassen in der Regel Ihre IT-Abteilung und/oder externe Integratoren. Auch wenn externe Ressourcen diesen Schritt unterstützen, kann es wertvoll sein, dass internes Personal zumindest teilweise am Testverfahren beteiligt ist. Die Implementierungstests umfassen verschiedene Tests wie Unit-Tests, Integrationstests und Funktionstests, die alle auf das neue S/4HANA-System zugeschnitten sind. Je nach Anwendungsfall kann es auch von Vorteil sein, automatisierte Tests einzusetzen und spezifische Tools zu verwenden, um den Prozess zu beschleunigen. Ein entscheidender Aspekt des Testprozesses erhält einen eigenen Schritt: Umfassende Dokumentation und Berichterstattung. ### **4. Dokumentation und Berichterstattung I** Ob bei Unit-Tests, End-to-End-Tests oder UAT – Migrationstests [müssen ](https://help.sap.com/docs/ABAP_PLATFORM_NEW/fc4c71aa50014fd1b43721701471913d/37b87905715446d19a33a27d6cf834f4.html)immer sorgfältig aufgezeichnet und dokumentiert werden. Dies stellt sicher, dass alle Administratoren verstehen können, welche Tests durchgeführt wurden, was die Ergebnisse waren und wo Fehler aufgetreten sind. Hier ist besondere Sorgfalt erforderlich, auch wenn es mühsam sein kann. Tester müssen die Testfälle aufzeichnen, an denen sie arbeiten, und die Ergebnisse so dokumentieren, dass sie von anderen leicht reproduziert werden können, beispielsweise mithilfe von Protokolldaten und Screenshots. Diese gründliche Dokumentation ermöglicht es, Fehler effektiv zu identifizieren und zu beheben. Darüber hinaus kann ein [übersichtliches Dashboard sehr hilfreich sein, das allen Testern ermöglicht, den Fortschritt des Unternehmens im Testprozess zu sehen](https://getflowshare.com/de/wissen-einfangen-wissensmanagement-mit-dem-firmenwiki/). Das Dashboard sollte beispielsweise anzeigen, wie viele Testfälle bearbeitet wurden, welche erfolgreich waren und welche Probleme behoben wurden. Laut Süntke Remmers, langjährigem SAP-Berater und CEO von [RES Education](https://www.atlassian.com/de/software/jira?&aceid=&adposition=&adgroup=143040461925&campaign=19324540004&creative=642190105616&device=c&keyword=jira&matchtype=e&network=g&placement=&ds_kids=p74609360108&ds_e=GOOGLE&ds_eid=700000001558501&ds_e1=GOOGLE&gad_source=1&gclid=CjwKCAjwoJa2BhBPEiwA0l0ImJzJf24hov2WK2x8hRlgWP534sfF7G1Qpu7FY0o95l0jfKGraIYaLRoCcNgQAvD_BwE&gclsrc=aw.ds), verwenden viele Unternehmen immer noch Excel zur Berichterstattung über Testfälle. Obwohl Excel ein leistungsstarkes Tool ist, bietet es möglicherweise nicht die notwendige Übersicht über den gesamten Testprozess für alle Teammitglieder, wodurch andere Tools effektiver sein können. Remmers verwendet beispielsweise ein Wiki, um die mit FlowShare dokumentierten Arbeitsabläufe zu speichern, und überwacht den Status fehlerhafter Prozesse in Jira. Mehr dazu erfahren Sie hier. ### **5. User Acceptance Testing (SAP UAT)** *„Viele Leute denken, dass Integrationstests für das Projektmanagement wichtig sind. Aber wenn man genauer hinsieht, ist es eigentlich für die Mitarbeiter am wichtigsten, dass diese Integrationstests so laufen, wie sie es erwarten. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die nach dem Go-Live mit den Prozessen arbeiten müssen. Die Tests sind also nicht nur für das Management da, sondern letztlich für alle. Für jeden.“* — Süntke Remmers, IT-Berater und CEO von RES Education Nachdem technische Probleme getestet, nachverfolgt und behoben wurden, wird die nächste Teststufe mit Key-Usern durchgeführt. Testfälle sollten gemeinsam mit den Benutzern klar definiert werden, um sicherzustellen, dass sie genau mit den tatsächlichen Geschäftsanforderungen übereinstimmen. Laut SAP-Experte Remmers besteht die größte Herausforderung oft darin, eine vollständige Testabdeckung zu erreichen. Das bedeutet, alle Prozesse abzudecken, die Mitarbeiter mindestens einmal täglich im SAP-Integrationstest ausführen. Um eine vollständige Abdeckung sicherzustellen, ist es sinnvoll, die Mitarbeiter selbst in die Auswahl der Testfälle einzubeziehen. Das Ziel des UAT ist es, dass Endbenutzer überprüfen, ob das neue S/4HANA-Setup ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt. Letztendlich sollten sie in der Lage sein, das System zu genehmigen und zu bestätigen, dass sie es im realen Produktivbetrieb effektiv nutzen können. ### **6. Dokumentation und Berichterstattung II** Für UAT ist eine sorgfältige Überwachung, Nachverfolgung und Berichterstattung noch kritischer als bei Implementierungstests. Daher müssen die beteiligten Benutzer umfassend für den Testprozess eingearbeitet und darüber informiert werden, was genau sie tun müssen und wie sie es berichten sollen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, sind [umfassende Test-Tickets](https://reseducation.de/sap-integrationstests-leicht-gemacht-das-geheimnis-eines-idealen-testtickets-enthuellt-%f0%9f%9a%80/). Das ideale Test-Ticket enthält alle für den Testfall erforderlichen Informationen: den zu testenden Prozess, seine Anforderungen, das gewünschte Ergebnis und so weiter. Für Migrationsexperte Remmers ist es entscheidend, dass das Ticket keinen sogenannten „Expertenstatus“ hat, sondern universell verständlich ist. Das bedeutet, das Ticket sollte genügend Informationen enthalten, damit jeder im Unternehmen – selbst ein Werkstudent oder Auszubildender – den Testfall durchführen kann. Dieser Ansatz verteilt die Testlast und reduziert die Belastung der Key User. Darüber hinaus verbessert diese Methode das Change Management innerhalb der Organisation. Wenn alle Mitarbeiter ihre Prozesse getestet und genehmigt haben, kann niemand die Migration hinterher ablehnen, indem er behauptet, sie funktioniere nicht. Gemeinsames Testen schafft gemeinsame Verantwortung für positive Ergebnisse. *„Wenn Mitarbeiter in den Testprozess einbezogen werden, beginnen sie zu verstehen, dass sich das neue S/4Hana-System zwar in seiner Benutzeroberfläche leicht unterscheiden mag, der Prozess selbst aber gleich bleibt.“* — Süntke Remmers, IT-Berater und CEO von [RES Education](https://reseducation.de/) Ein weiterer wichtiger Aspekt des UAT ist die transparente Berichterstattung der Ergebnisse. SAP-Berater [Bruno César](https://www.sapsteps.com/sap-en/sap-testing-phases/) betont die Bedeutung der Verwendung eines Tools, in dem alle Testskripte geladen werden können (Schritt für Schritt für jeden Prozess), Daten gespeichert werden können und Fehler gemeldet werden können. Dies ist entscheidend, da Fehler oder Probleme der IT so kommuniziert werden müssen, dass sie effizient bearbeitet und behoben werden können. Unsere automatisierte Dokumentationssoftware [FlowShare erfüllt beide Zwecke](https://getflowshare.com/de/learning-nuggets/): detaillierte Informationen über den zu testenden Prozess zu geben und den anschließenden Test zu dokumentieren. Mit FlowShare können Sie in kurzer Zeit Dutzende von Schritt-für-Schritt-Anleitungen generieren. Diese können als Leitfäden für den Testprozess verwendet werden und sind für jeden sehr einfach zu befolgen. Andererseits kann FlowShare während des Testens im Hintergrund arbeiten und alle Schritte automatisch erfassen. Dies macht manuelles Protokollieren, Screenshot-Erfassen oder Beschreibungen überflüssig, da FlowShare all dies automatisch erledigt. Tester müssen die abgeschlossenen Flows lediglich in einer Datenbank speichern, die allen am Testprozess beteiligten Teammitgliedern zugänglich ist. ### **7. Anpassung und erneutes Testen** Basierend auf der Berichterstattung aus dem vorherigen Schritt verfügt Ihre IT über ausreichende Informationen, um S/4HANA anzupassen und sicherzustellen, dass es die Benutzerbedürfnisse erfüllt. Wenn es viele Probleme gibt, kann es hilfreich sein, diese mithilfe von Tags und Labels zu kategorisieren und zu priorisieren. Übrigens: Eine hohe Anzahl von Fehlern deutet nicht auf einen schlechten Migrationsprozess hin, sondern vielmehr auf einen effektiven Testprozess. Es ist besser, diese Probleme jetzt zu identifizieren als nach dem Go-Live. Wie in Schritt vier ist auch hier ein gut organisiertes Dashboard zur Verfolgung des Testprozesses nützlich: Steht die Ampel auf Rot, was bedeutet, dass noch viele Probleme behoben werden müssen? Oder nähern wir uns der grünen Phase mit nur noch wenigen verbleibenden Fehlern? Darüber hinaus gewährleistet die Zuweisung von Tickets an verantwortliche Teammitglieder eine klare Zuständigkeit. Nach der Anpassung des Systems sollten weitere Tests wie Sicherheitstests oder Regressionstests durchgeführt werden. Regressionstests stellen sicher, dass alle Anwendungen und Prozesse nach vorgenommenen Änderungen weiterhin korrekt funktionieren. ### **8. Abschließende Validierung und Go-Live-Vorbereitung** Wenn alle Probleme behoben wurden und alle Tests erfolgreich waren, kann eine abschließende Testrunde durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass S/4HANA für den Go-Live bereit ist. Es wird auch empfohlen, die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Testprozess zusammenzufassen und Geschäftsverantwortliche für die endgültige Genehmigung einzubeziehen. Um [einen reibungslosen Übergang vom Testen zur Einführungsphase zu gewährleisten](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/), ist es wichtig, die Go-Live-Aktivitäten (z. B. Datenmigration, Systemkonfigurationen) sorgfältig zu planen und umfassende, hochwertige [Schulungsunterlagen](https://getflowshare.com/automated-software-documentation/) und IT-Support sicherzustellen. Die während des Testprozesses erstellte Dokumentation, wie detaillierte Testtickets, die mit FlowShare erstellt wurden, kann nach der Freigabe des S/4HANA-Systems als Schulungsmaterial für andere Mitarbeiter wiederverwendet werden. Weitere Informationen zu den anderen Phasen der Migration auf S/4HANA finden Sie in unserem Artikel über den Migrations-Blueprint. Wenn Sie mehr über das Testen erfahren möchten und darüber, wie FlowShare dabei geholfen hat, einen erfolgreichen Testprozess für S/4HANA aufzusetzen, lesen Sie hier unsere Fallstudie mit RES Education. Und wenn Sie unsere Software FlowShare ausprobieren möchten – kein Problem! Sie können hier eine kostenlose Testversion starten. ## **Häufig gestellte Fragen** #### Was ist der Unterschied zwischen Implementierungstests und SAP UAT? Implementierungstests konzentrieren sich auf die technische Ausführung und prüfen, ob alle Module, Schnittstellen und externen Verknüpfungen im gesamten S/4HANA-System durchgängig korrekt funktionieren. Das User Acceptance Testing (SAP UAT) verlagert den Fokus auf die Endanwender und validiert, ob das System die täglichen betrieblichen Anforderungen erfüllt und für die Mitarbeiter einfach zu bedienen ist. #### **Warum sind Tests während einer ERP-Migration wichtig?** ERP-Migrationen sind mit erheblichen geschäftlichen Risiken verbunden, und viele Projekte verfehlen ihre Ziele ohne gründliche Validierung. Ein guter Testprozess identifiziert und behebt Fehler vor dem Go-Live, verhindert größere Geschäftsunterbrechungen und stellt eine gemeinsame Verantwortung im gesamten Unternehmen sicher. #### **Wie unterstützt FlowShare bei der SAP S/4HANA-Migrationsprüfung?** FlowShare läuft während der Tests im Hintergrund, um Prozessschritte automatisch zu erfassen, wodurch die manuelle Protokollierung und das Erstellen von Screenshots entfallen. Es erstellt Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die direkt mit Test-Tickets verknüpft und als Schulungsunterlagen für Mitarbeiter nach der Migration wiederverwendet werden können. **Categories:** ERP Documentation --- ### [FlowShare vs. Scribe: Verschiedene Lösungen, gleiche Mission – welche passt zu Ihnen?](https://getflowshare.com/flowshare-vs-scribe-different-solutions-same-mission-which-one-is-right-for-you/) **Published:** May 28, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Scribe Alternative: FlowShare im direkten Vergleich Scribe und FlowShare verwandeln beide Klicks in klare Anleitungen. Wenn Sie als Scribe Alternative On-Premise-Datenschutz, planbare Konditionen oder vollständige Desktop-Erfassung inklusive SAP GUI brauchen, lohnt sich der Vergleich, ehrlich und mit Blick auf beide Seiten. **Kurz gesagt:** Wenn Sie On-Premise-Datenschutz, feste Preise oder eine umfassende Desktop-Erfassung benötigen, ist FlowShare möglicherweise die bessere Wahl. Andernfalls könnte die Geschwindigkeit von Scribe in der Cloud genau das Richtige für Sie sein. Wir haben großen Respekt vor dem Scribe-Team. Es hat entscheidend dazu beigetragen, sofortige Schritt-für-Schritt-Dokumentation populär zu machen. 💚 Dennoch wenden sich immer wieder Kunden an uns, die im Arbeitsalltag an Grenzen stoßen und nach einer Alternative suchen. In diesem kurzen Leitfaden haben wir alles zusammengestellt, was Sie brauchen, um fundiert zu entscheiden, ob Scribe oder FlowShare besser zu Ihnen passt. Da Sie diesen Beitrag auf der FlowShare-Website lesen, ein kurzer Hinweis: Wir sind natürlich nicht ganz unvoreingenommen. Wir behaupten aber nicht, in allem die Besten zu sein, und bemühen uns daher, den Vergleich auf Basis von Erfahrungen echter Kunden so objektiv wie möglich zu gestalten. *(Wenig Zeit? Springen Sie direkt zu den [häufigen Fragen](#faq) oder [testen Sie FlowShare 7 Tage lang](#).)* ### Worin wir uns einig sind **Dokumentation schlägt Wissenssilos.** Screenshots und Anleitungen halten die Arbeitsabläufe in Bewegung. Manuelle Dokumentation oder gar keine Dokumentation ist im 21. Jahrhundert keine Option mehr. **Niemand träumt davon, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zu schreiben.** Das Tool muss den Großteil der Arbeit übernehmen und einfach zu bedienen sein. **Geschwindigkeit zählt.** Aufzeichnen, verfeinern, teilen – und das alles in einer Kaffeepause. Wenn Sie diesen Punkten zustimmen, kann Ihnen jedes der beiden Tools helfen. Die eigentliche Frage lautet: Wie sieht Ihr Umfeld aus? ### ScribeHow Alternative: die Unterschiede im Überblick #### ScribeHow Alternative im direkten Funktionsvergleich **Preisstabilität** Scribe startet kostenlos und skaliert über Nutzerlizenzen und Export-Credits. Einige mittelgroße Teams haben uns berichtet, dass die Budgetplanung mit steigender Nutzung schwierig wird. FlowShare auf den Punkt gebracht: ein fester Preis pro Nutzerlizenz (oder gleichzeitig genutzte Server-Lizenzen) bedeutet einfachere Kalkulation. Wir sind eigenfinanziert und seit 2020 profitabel, Preiserhöhungen sind also nicht Teil einer VC-Strategie. Tatsächlich haben wir in neun Jahren die Preise für Bestandskunden nie erhöht. Wir sagen nicht, dass das nie passieren wird, aber bisher ist es nicht passiert. *(Die kostenlosen Versionen vergleichen wir nicht, da beide bewusst eingeschränkt sind.)* #### Wo Ihre Daten liegen **Scribe** speichert jede Aufzeichnung automatisch in der Cloud. Das ist ideal zum sofortigen Teilen, aber weniger ideal, wenn Sie hinter strengen Firewalls arbeiten oder Inhalte vor dem Teilen schwärzen möchten. **FlowShare** zeichnet zunächst lokal auf. Inhalte übertragen Sie nur dann in unser Portal, wenn Sie es möchten. Das funktioniert auch offline und eignet sich damit für sichere Umgebungen, Banken, Versicherungen und Behördennetzwerke. #### Was Sie erfassen und exportieren können | Anforderung | Scribe | FlowShare | |---|---|---| | Desktop-Erfassung (SAP GUI, Citrix) | Beta-App, in Entwicklung | Nativ, für jedes Fenster optimiert | | Markenfarben und Schriftarten | Ab Pro-Tarif | In allen Tarifen (Theme Editor) | | Export nach Word/PowerPoint | Enterprise-Tarif | In der Pro-Version enthalten | | KI-Avatar-Video | Umweg über Drittanbieter | Integriert über HeyGen/Synthesia | *Alt-Text: Vergleich der Erfassungs- und Exportmöglichkeiten* #### Desktop-Erfassung inklusive SAP GUI Warum das wichtig ist: Teams, die von browserbasierten Anwendungen auf umfassende ERP-Systeme umsteigen, wollen ihre Arbeitsabläufe nicht durch einen Toolwechsel unterbrechen. FlowShare erfasst deshalb den gesamten Windows-Desktop, von der SAP GUI über Citrix bis zu jeder anderen installierten Anwendung. ### Die häufigsten Kritikpunkte von Scribe-Nutzern Die fünf häufigsten Kritikpunkte aus Scribe-Bewertungen auf G2 und wie FlowShare damit umgeht: | Kritik von Scribe-Nutzern (G2) | Ansatz von FlowShare | |---|---| | „Meine Arbeit war weg, als das WLAN ausfiel.“ | Speichert .flow-Dateien lokal, keine Cloud-Synchronisierung erforderlich. | | „Nur für Chrome.“ | Die Tracking-Engine erkennt jede Anwendung. | | „Personenbezogene Daten lassen sich nur schwer ausblenden.“ | Massen-Weichzeichnen zum Schwärzen sensibler Informationen. | | „Ein eigenes Logo kostet extra.“ | Schriftarten, Logos und Farben frei anpassbar, Auswahl aus über 10 Vorlagen. Vollständig anpassbare DOCX- und PPTX-Vorlagen im Enterprise-Tarif. | | „Screenshots in hoher DPI wirken unscharf.“ | DPI-bewusste Erfassung bleibt gestochen scharf. | *Kritikpunkte von Scribe-Nutzern und FlowShares Ansatz* Wir behaupten nicht, dass diese Probleme jedes Team betreffen. Wenn sie Ihre Arbeit jedoch ausbremsen, ist FlowShare möglicherweise die bessere Wahl. ### FAQs **Worin unterscheiden sich Scribe und FlowShare?** Beide erzeugen aus Klicks eine Anleitung. Die Unterschiede liegen im Betriebsmodell und im Erfassungsumfang: FlowShare arbeitet als Windows-Desktop-Anwendung mit lokaler Verarbeitung und erfasst auch installierte Software wie die SAP GUI. **Wann ist FlowShare die passende Scribe Alternative?** Wenn Prozessdaten das Netzwerk nicht verlassen dürfen, wenn Desktop-Anwendungen erfasst werden müssen oder wenn Sie planbare Konditionen und Anleitungen in eigenen Dateiformaten brauchen. **Und wann bleibt Scribe die bessere Wahl?** Wenn Ihre Prozesse ausschließlich im Browser laufen, Cloud-Speicherung unproblematisch ist und Teams vor allem schnell Webabläufe teilen wollen. Für diesen Zuschnitt ist ein browserbasiertes Werkzeug naheliegend. **Erfasst FlowShare auch Anwendungen außerhalb des Browsers?** Ja. Erfasst wird der gesamte Windows-Desktop, einschließlich SAP GUI, ERP-Clients und anderer installierter Programme. Der Export erfolgt nach Word, PDF oder PowerPoint, die Dateien bleiben in Ihrem Besitz. **Ist FlowShare eine Ergänzung oder ein Ersatz für Scribe?** Wenn Scribe Ihre Arbeitsabläufe bereits abdeckt, bleiben Sie dabei. Wenn Sie über die reine Browser-Erfassung hinausgehen oder Daten lokal speichern müssen, können Sie FlowShare als Ergänzung oder als Ersatz einsetzen. **Benötigt FlowShare die Cloud?** Nein. Standardmäßig wird alles lokal aufgezeichnet und gespeichert. Die Cloud-Komponente (FlowShare Portal) ist optional. Sie veröffentlichen erst dann im Portal, wenn Sie bereit sind, und sensible Daten bleiben hinter Ihrer Firewall. **Was passiert nach der 7-tägigen Testphase?** Ihre Anleitungen bleiben auf Ihrem Computer. Erwerben Sie einen Lizenzschlüssel, um weiter zu bearbeiten und zu exportieren, oder nutzen Sie die Dokumente kostenlos im Lesemodus. **Wie entwickelt sich der Preis, wenn weitere Nutzer hinzukommen?** Ganz einfach: 35 € pro namentlichem Nutzer, oder Sie nutzen einen Lizenzserver für Floating-Lizenzen. Keine künstlichen Funktionsschranken, keine Gebühren pro Export. **Kann FlowShare Bildschirmrekorder und Screenshot-Tools ersetzen?** Ja. Die Tracking-Engine erfasst jeden Klick, schreibt automatisch Beschreibungen und stellt Screenshots schneller zu professionellen Dokumenten zusammen als manuelles Ausschneiden. **Lässt sich FlowShare in Wissensdatenbanken wie Confluence oder SharePoint integrieren?** Ja. Exportieren Sie direkt in Confluence-Seiten, SharePoint-Bibliotheken oder als HTML für jedes beliebige CMS. **Gibt es eine API oder Automatisierungsschnittstellen?** Ein REST-basierter Export-Endpunkt (Beta) ermöglicht es, die Dokumenterstellung über CI/CD-Pipelines oder Ticketsysteme auszulösen. **Welcher Support ist enthalten?** E-Mail-Support und eine Community auf Slack für alle Tarife. Kostenpflichtige Tarife beinhalten eine Antwortzeit von 24 Stunden, Enterprise-Lizenzen einen eigenen Success Engineer. **Welche Zertifizierungen hat FlowShare?** Die miraminds GmbH, das Unternehmen hinter FlowShare, ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Die Zertifizierung bezieht sich auf unser Informationssicherheits-Managementsystem. Mehr dazu finden Sie in unserem [Trust Center](https://trust.getflowshare.com). ### Die Wahl Ihres Dokumentations-Partners Wenn Cloud-Links, ein Fokus auf Chrome und Preise pro Export zu Ihren Anforderungen passen, ist Scribe eine gute Wahl. Wenn Ihre Vorgaben jedoch Offline-Sicherheit, planbare Kosten und markenkonforme Exporte ab dem ersten Tag verlangen, ist FlowShare das Richtige für Sie. **[FlowShare 7 Tage kostenlos testen](https://getflowshare.com/de/free-trial/?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic)**, ohne Kreditkarte. Oder **[buchen Sie eine 15-minütige Demo](https://getflowshare.com/de/lets-talk/)**, und wir erfassen Ihren komplexesten Arbeitsablauf live. **Categories:** Process Documentation --- ### [Anleitung erstellen ohne Design-Kenntnisse](https://getflowshare.com/creating-stunning-step-by-step-guides/) **Published:** September 5, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Anleitung erstellen ohne Design-Kenntnisse: die EASILY-Formel Warum sehen [Prozessdokumentationen](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) nie gleich aus, wenn verschiedene Personen sie erstellen? Wer eine Anleitung erstellen will, die zum Rest passt, braucht klare Design-Vorgaben. Mit der EASILY-Formel gelingt das jedem Teammitglied, auch ohne Design-Erfahrung. Design ist ein wichtiger Aspekt jedes Unternehmens, weshalb die meisten Unternehmen spezifische und klare Markenrichtlinien haben. Wenn wir uns Beispiele für Schritt-für-Schritt-Anleitungen ansehen, scheint es, als hätten Unternehmen selten klare Richtlinien für ihre internen Prozesse. Wie kommt es, dass das Endergebnis nie gleich aussieht, wenn verschiedene Personen Prozessdokumentationen erstellen? Bilder werden unterschiedlich dimensioniert, verschiedene Schriftarten und Farben werden verwendet, es gibt keine Konsistenz. Es scheint, dass die Standards für exzellentes Design interner Dokumentationen nicht sehr hoch sind. Allein die Tatsache, dass Dokumentation vorhanden ist, ist für die meisten Organisationen schon eine große Sache. Der wahre Grund ist jedoch noch einfacher. ## Der Grund Nr. 1, warum Ihre reguläre Prozessdokumentation nie gleich aussieht Wie vertraut sind Sie mit dem Sprichwort „Viele Köche verderben den Brei“? Das passiert in einem Unternehmen, wenn Manager so viele Mitarbeiter wie möglich in den Dokumentationsprozess einbeziehen möchten. Es ist ein lohnenswertes Ziel, viele Personen bei der Prozessdokumentation zu beteiligen. Aber zu viele Köche könnten den Brei verderben. Das bedeutet, dass die Leute nicht in der Lage sein werden, gleichzeitig schmackhafte Brühen zuzubereiten, wenn sie nicht bestimmte Regeln beim Kochen befolgen. Das Ziel ist es, ein Rezept zu erstellen, das gut schmeckt, egal wer es zubereitet. Das passiert in einem Unternehmen, wenn Manager so viele Mitarbeiter wie möglich in den Dokumentationsprozess einbeziehen möchten. Es ist ein lohnenswertes Ziel, viele Personen bei der Prozessdokumentation zu beteiligen. Aber zu viele Köche könnten den Brei verderben. Das bedeutet, dass die Leute nicht in der Lage sein werden, gleichzeitig schmackhafte Brühen zuzubereiten, wenn sie nicht bestimmte Regeln beim Kochen befolgen. Das Ziel ist es, ein Rezept zu erstellen, das gut schmeckt, egal wer es zubereitet. ### Konsistente Prozessdokumentation durch klare Richtlinien sicherstellen. Franchise-Restaurants haben Prozesse, die jeder Mitarbeiter verwendet, um die Zutaten zusammenzustellen. Auf diese Weise werden die Zutaten immer auf die gleiche Weise zusammengestellt, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter befindet. Ihre Gerichte schmecken immer gleich, und die Qualität hängt von den Zutaten und dem Prozess ab. Wenn Sie die richtigen Anleitungen und Prozesse implementiert haben, kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, die verstanden werden. Wenn Sie ein Michelin-Sternekoch sind, ist dieser Leitfaden nicht für Sie gedacht. Wenn Sie jedoch ein Team von Mitarbeitern leiten, die dokumentieren müssen, aber keine Vorkenntnisse haben, ist dies unsere hilfreichste Ressource, um sie auf denselben Stand zu bringen und loszulegen. ## 1. Einführung: Was ist FlowShare und warum Sie es verwenden sollten, um beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen zu erstellen. ![FlowShare-Oberfläche mit Design-Einstellungen für einheitliche Anleitungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)FlowShare siteFlowShare ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, mit dem Sie beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen ohne Design-Erfahrung erstellen können. Mit FlowShare können Sie ganz einfach alle relevanten Schritte Ihres Prozesses erfassen, während Sie ihn ausführen. Das Tool erstellt die Screenshots für Sie, schreibt kurze Textbeschreibungen darüber, wo Sie geklickt haben, und ermöglicht es Ihnen, ein visuell ansprechendes Dokument zu bearbeiten und zu erstellen, das leicht zu befolgen ist. Wenn Sie also nach einer Möglichkeit suchen, beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen ohne Design-Erfahrung zu erstellen, dann ist FlowShare das perfekte Tool für Sie! ## 2. Was macht eine großartige Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Prozessdokumentation aus? Das Hauptziel einer Prozessdokumentation ist es, alle relevanten Schritte eines Prozesses zu erfassen, damit er von jemand anderem befolgt und wiederholt werden kann. Um dies zu erreichen, muss eine großartige Prozessdokumentation der EASILY-Formel folgen. Die sechs Komponenten, die eine exzellente Prozessdokumentation ausmachen, sind folgende: #### E – Easy to follow (Leicht zu befolgen): Alle Schritte müssen so erfasst werden, dass sie leicht zu befolgen sind, idealerweise visuell. Für Bilder bedeutet dies: Die Screenshots sollten hochwertig sein und alle relevanten Informationen zeigen, überflüssige Elemente wie die Taskleiste Ihres Desktops weglassen, wenn sie für den Prozess nicht erforderlich sind. Die Textbeschreibungen sollten kurz und prägnant sein – keine Textwüsten mehr. #### A – Accurate and up to date (Genau und aktuell): Ihre Dokumentation und Prozessanleitungen sollten aktuell sein. Das bedeutet, dass alle Screenshots auf dem neuesten Stand sein und den aktuellen Zustand der beteiligten Software zeigen sollten und dass alle Textbeschreibungen korrekt sein sollten. Wenn sich die Benutzeroberfläche ändert, müssen Sie Ihre Dokumentation so schnell wie möglich aktualisieren. Idealerweise sollten Sie einen Feedback-Prozess implementieren oder Ihre Prozesse regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind. #### S – Structure with headlines (Struktur mit Überschriften): Alle Schritt-für-Schritt-Anleitungen müssen so gestaltet sein, dass sie strukturiert sind und durch ein Inhaltsverzeichnis leicht navigierbar sind. Das fertige Dokument sollte gut organisiert sein, damit die Betrachter den gesuchten Teil leicht finden können. Sie sollten es so einfach wie möglich haben, sich zurechtzufinden. #### I – Including important details (Wichtige Details einbeziehen): Alle Schritte müssen so detailliert dargestellt werden, dass jemand anderes sie befolgen und den Prozess wiederholen kann. Mit anderen Worten: Kein Schritt sollte ausgelassen werden (ja, auch und besonders die Schritte, die dem Ersteller marginal erscheinen), und alle relevanten Informationen sollten enthalten sein. #### L – Looking good (Gut aussehen): Wählen Sie geeignete Farben für Hervorhebungen, gut lesbare Schriftarten und verwenden Sie dieselbe Vorlage für ähnliche Verfahren. #### Y – Your branding (Ihr Branding): Sie können sicherstellen, dass alle Ihre Prozesse mit Ihrer Marke versehen sind, indem Sie eine klar definierte Vorlage für die Prozessdokumentation verwenden. Ihr Logo, Ihre Bilder und Ihre Farben sind alle miteinander konsistent. Alle Ihre Textbeschreibungen folgen ebenfalls denselben Formatierungsregeln. Wenn Ihr Unternehmen einen einheitlichen Stil für seine Handbücher hat, macht dies Ihre Marke für diejenigen, die den Anweisungen folgen, attraktiver und fördert den Teamzusammenhalt. Merken Sie sich: **EASILY**. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sich als Profi betrachten, auch wenn Sie noch nie zuvor eine Anleitung erstellt haben. Und wenn Ihr gesamtes Team diese Richtlinien befolgt, werden Ihre Prozessdokumentationen immer gleich aussehen. ## Tipps und Tricks für die professionelle Nutzung von FlowShare Wenn Sie FlowShare noch nicht verwenden, um alle Schritte der EASILY-Formel zu automatisieren, empfehlen wir Ihnen, eine kostenlose Testversion herunterzuladen, damit Sie mitmachen können. Andernfalls überspringen Sie die folgenden 2 Abschnitte und springen Sie direkt zum Fazit. Wenn Sie FlowShare bereits installiert haben: Starten Sie FlowShare jedes Mal, wenn Sie ein Verfahren dokumentieren müssen, zum Beispiel weil Sie die Aktivität delegieren möchten oder es sich um einen wiederkehrenden Prozess handelt. FlowShare erfasst jeden Schritt, den Sie machen, im Hintergrund. Sie können den Prozess bei Bedarf jederzeit pausieren. Sobald Sie Ihren Prozess mit FlowShare erfasst haben, haben Sie bereits 3 von 6 Punkten für eine fantastische Verfahrensdokumentation abgeschlossen, ohne etwas manuell tun zu müssen – ist das nicht großartig? Nun zu den letzten drei Punkten unserer EASILY-Formel: #### Machen Sie Ihre Bilder konsistent: - Schneiden Sie die Screenshots mit Smart Crop und Bulk Crop zu - Verwischen Sie sensible Bereiche, ohne jedes einzelne Bild verwischen zu müssen - Fügen Sie bei Bedarf weitere Hervorhebungen zu Ihren Screenshots hinzu. #### Beschreibungen: - Fügen Sie Textbeschreibungen hinzu, verwenden Sie unseren WYSIWYG-Editor, um Listen zu erstellen, fügen Sie bei Bedarf Links zu internen und externen Quellen hinzu. - Fügen Sie Überschriften hinzu, um Ihre Anleitung zu strukturieren – sie werden automatisch basierend auf der Exportvorlage zu einem Inhaltsverzeichnis hinzugefügt. (!) Wenn Sie Ihre Anleitung mit Überschriften strukturieren, vergessen Sie nicht, dem ersten Schritt eine Überschrift hinzuzufügen. #### Wählen Sie Ihre Vorlage und exportieren Sie Ihre fertige Anleitung! Wählen Sie die richtige Vorlage für Ihren Anwendungsfall. Ihr Unternehmen sollte bereits eine vordefinierte Vorlage haben, die Sie für verschiedene Gelegenheiten verwenden können. Es gibt noch viele weitere Dinge, die Sie tun können, wie Schritte kombinieren, zusätzliche Markierungen im Bild hinzufügen, aber allein mit diesen 4 Tipps wird Ihr Team eine bessere Dokumentation erstellen als 95 % der Bevölkerung. ## 3. Richten Sie FlowShare ein, um in nur wenigen einfachen Schritten beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen. FlowShare kann ein fantastisches Tool für Ihr Team sein, um die Dinge zu dokumentieren, an denen Sie arbeiten, aber es ist wichtig, es richtig einzurichten, bevor Ihre Mitarbeiter es verwenden. So können Sie sicherstellen, dass jede einzelne Anleitung das gleiche Erscheinungsbild hat, unabhängig davon, wer sie erstellt. ### Schritt 1: Richten Sie Ihr Branding in den Design-Einstellungen ein: - Größen, Formen und Farben der Pfeile, die auf Klicks in den Bildern hinweisen. Sie können aus über 5 verschiedenen Formen oder einem Rechteck wählen. Sie können sogar Ihre eigene Pfeilform als PNG hochladen. - Richten Sie die Schriftart in den Design-Einstellungen ein - Richten Sie die Farbe ein – Akzentfarbe, Textfarbe - Laden Sie Ihr Logo hoch, um sicherzustellen, dass es in jeder Anleitung erscheint Sobald Sie diese Grundlagen abgedeckt haben, haben Sie bereits 80 %. ### Schritt 2: Wählen oder erstellen Sie eine Vorlage, die jeder in Ihrem Team verwenden kann. Jetzt ist es an der Zeit, eine Vorlage auszuwählen. FlowShare bietet über 10 verschiedene Vorlagen in über 5 Formaten. Alle vorgefertigten Vorlagen übernehmen die Design-Standardeinstellungen aus den Einstellungen. Sie können sogar mehrere Vorlagen für mehrere Zwecke verwenden. Wenn Sie Ihre Ausgabe noch weiter anpassen möchten, können Sie Ihre eigene MS Word- oder PowerPoint-Vorlage einbinden. ### Schritt 3: Verteilen Sie Ihre Einstellungen an alle Teammitglieder. Nachdem Sie Ihre Konfiguration abgeschlossen haben, können Sie die Einstellungen exportieren und mit allen Ihren Teammitgliedern teilen, die FlowShare verwenden. Dadurch müssen sie nichts tun und haben automatisch dieselben Standards. Wenn Sie als Administrator einheitliche Richtlinien für Ihr Team einrichten, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel zur Anpassung aller relevanten Design-Einstellungen in FlowShare. ## 4. Fazit: Profitieren Sie von besserer Dokumentation Jetzt, da Sie wissen, wie Sie beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen erstellen, ist es an der Zeit, sie zu nutzen. Alle Ihre Dokumente werden auch leicht zu befolgen und zu verstehen sein. Dies wird nicht nur Ihren Dokumentationsprozess erleichtern, sondern auch die Kommunikation innerhalb Ihres Teams verbessern, Prozesse rationalisieren und Fehler reduzieren. Indem Sie die Tipps in diesem Leitfaden befolgen, können Sie schöne, professionell aussehende Dokumente erstellen, die Ihrem Team helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten. [Teilen Sie weiterhin Ihren Flow!](https://getflowshare.com/de/free-trial/?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) ## Faqs #### Wie erstellen wir Anleitungen ohne Design-Kenntnisse? Über feste Vorgaben statt über Gestaltungstalent. Gleiche Bildbreite, gleicher Bildausschnitt, gleiche Markierungsfarbe und gleicher Aufbau in jeder Anleitung. Eine Vorlage, konsequent angewendet, wirkt gestaltet, auch wenn niemand im Team Designer ist. #### Vorlage nutzen oder eigene Vorgaben festlegen? Beginnen Sie mit einer vorhandenen Vorlage und passen Sie Branding, Schrift und Farben einmal an. Eigene Vorgaben von Grund auf lohnen sich erst, wenn Corporate-Design-Richtlinien das ausdrücklich verlangen. #### Warum sehen unsere Anleitungen trotzdem unterschiedlich aus? Weil die Vorgaben nicht verteilt sind. Solange jede Person ihre eigenen Einstellungen wählt, entstehen Varianten. Die Design-Einstellungen sollten deshalb einmal zentral festgelegt und an das gesamte Team ausgerollt werden. #### Worauf kommt es bei der Gestaltung konkret an? Lesbarkeit vor Schmuck: klare Überschriften, ein Bild pro Arbeitsschritt, sparsame Markierungen und eine durchgehende Schrift. Wichtige Details gehören in den Text, nicht in eine Bildunterschrift, die niemand vergrößert. **Categories:** FlowShare, Process Documentation --- ### [Ordnerstruktur im Unternehmen: FlowShare-Dokumentation richtig ablegen](https://getflowshare.com/how-to-organize-your-flowshare-guides/) **Published:** April 8, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Ordnerstruktur im Unternehmen: Dokumentation richtig ablegen Eine durchdachte Ordnerstruktur im Unternehmen entscheidet darüber, ob Ihre Dokumentation genutzt oder nie wieder gefunden wird. Drei Wege, Ihre Anleitungen so abzulegen, dass Kolleginnen und Kollegen sie in Sekunden finden. Ihr Unternehmen dokumentiert Prozesse bereits seit einiger Zeit mit FlowShare – hurra! Aber stellen Sie auch sicher, dass Ihre Flows ihr volles Potenzial ausschöpfen, indem sie für die Nutzer als klare, umsetzbare Dokumentationsleitfäden leicht zugänglich sind? Eine erfolgreiche und gewissenhafte Prozessdokumentation ist nur die eine Seite der Medaille eines erfolgreichen Wissensmanagements in Unternehmen. Nachdem das Prozess-Know-how aus den Köpfen der einzelnen Nutzer extrahiert wurde, ist es entscheidend, den Kollegen den Zugriff auf diese Informationen zu ermöglichen. Die Dokumentationsleitfäden müssen an einem Ort gespeichert werden, an dem die Nutzer sie leicht finden und auf sie zugreifen können. Und falls Sie sich jemals gefragt haben: „Wohin soll ich jetzt mit all meinen Flows???“, dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie. In diesem Artikel stellen wir drei verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie Ihre FlowShare-Leitfäden speichern können, damit jeder vom Know-how profitiert. ## 1. FlowShare Portal + AI Assist: Sie fangen ganz von vorne an und haben Mühe, den Überblick über alle Prozesse und Verfahren Ihres Unternehmens zu behalten? Wir haben das FlowShare Portal entwickelt, um genau dabei zu helfen. ![Dokumentationsleitfäden](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/04/FlowShare-AI-Assistant.webp)**Ideal für:** schnelle Suche, sofortige Antworten, keine Einrichtung erforderlich **Warum Teams sich dafür entscheiden** - **KI-Assistent = Experte rund um die Uhr** Veröffentlichen Sie einen Leitfaden, und Ihre Endnutzer können im Portal-Chat einfach *„Wie erstelle ich eine Bestellung?“* eingeben. Sie erhalten in Sekundenschnelle den exakten Schritt (mit Screenshots), ohne dass eine Anfrage über Slack nötig ist. - **Zentrale Bibliothek** Ein Link, alle Leitfäden. Versionsverlauf und Berechtigungen sind bereits integriert. - **Standardmäßig privat** Nichts verlässt Ihren Rechner, bis Sie auf **Veröffentlichen** klicken. Benötigen Sie Details? Fordern Sie unser [KI-Sicherheits-Briefing](/) an. **So starten Sie** 1. Veröffentlichen Sie einen beliebigen FlowShare-Leitfaden im Portal. 2. Stellen Sie Ihre erste „Wie mache ich…?“-Frage im Chat-Fenster. 3. Beobachten Sie, wie die Antwort erscheint, inklusive Quell-Flow und Screenshots. Das ist alles – Sie erhalten KI-Unterstützung ohne ein weiteres Abonnement. Das FlowShare Portal ist die perfekte Lösung für Teams, die Informationen effizient verwalten und teilen müssen. Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, sich zu erinnern, wo Sie das Prozessdokument abgelegt haben – organisieren Sie sich! Mit dem FlowShare Portal haben Sie alles in einem leicht durchsuchbaren Format griffbereit. Halten Sie Ihr Team mit aktuellen Informationen auf Kurs, die jederzeit zugänglich sind. ## 2. Speichern Sie Ihre Dateien in freigegebenen Ordnern und machen Sie sie leicht zugänglich Wenn Ihr Unternehmen kein Dokumentenmanagementsystem oder Firmen-Wiki nutzt, speichern Sie Ihre FlowShare-Leitfäden wahrscheinlich lokal auf Ihrem Computer oder in einem freigegebenen Ordner. Wenn man es richtig macht, ist dies eine sehr einfache, aber effektive Art, Ihre Dokumentation zu organisieren. (Wenn Sie Ihre Prozesse mit FlowShare dokumentieren, erstellen Sie mindestens zwei Arten von Dateien: die .flow-Quelldateien für einfache Aktualisierungen und die finalen Exportdokumente, die Sie mit Ihrem Team teilen. Sie können die .flow-Datei vom finalen Export trennen oder sie am selben Ort aufbewahren – je nachdem, welches System Sie zur Speicherung Ihrer Flows verwenden.) Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Ausgabedateien für eine optimale Übersicht und Zugänglichkeit strukturieren können: ### Nutzen Sie freigegebene Ordner in Ihrem Intranet oder Google Drive, Dropbox oder OneDrive, um Ihre Dokumentationsleitfäden zu verteilen. Google Drive, Dropbox oder OneDrive funktionieren im Grunde wie Ordnersysteme in der Cloud; Sie können Ihre Leitfäden hochladen, um sie Kollegen von überall aus zur Verfügung zu stellen. **Speichern Sie alle Ihre .flow-Dateien an einem Ort für einen einfachen Zugriff:** Wenn mehrere Teammitglieder Dateien erstellen, speichern Sie alle .flow-Dateien in einem einzigen freigegebenen Ordner, damit jeder Ersteller darauf zugreifen kann. Wann immer ein Prozess aktualisiert werden muss, finden Sie ihn in Ihrer .flow-Ordnerbibliothek. Öffnen Sie ihn aus dem Ordner, nehmen Sie die Änderungen vor, speichern Sie die .flow-Datei und exportieren Sie das finale Dokument erneut in den Ordner mit den Export-Dokumenten. Während es für Aktualisierungen einfach ist, alle .flow-Dateien in einem Ordner zu behalten, möchten Sie Ihre finalen Dokumentationen vielleicht anders speichern. ### Sortieren Sie Ihre exportierten Dokumente nach Ordnern. Dies muss nicht übermäßig kompliziert sein, sondern könnte bedeuten, dass Sie Ordner einfach nach Projekt, konzeptionell (z. B. Gruppierung von Verkaufsaufträgen oder Rechnungen) oder nach Software sortieren (z. B. alle Anleitungen für Word in einen und für Excel in einen anderen Ordner). Es kann auch sinnvoll sein, Dateien chronologisch zu sortieren, zum Beispiel bei Onboarding-Prozessen. Am wichtigsten ist eine intuitive Struktur, damit die Nutzer das Gesuchte mühelos finden können. Achten Sie darauf, alle zusammengehörigen Ordner unter einem Kategorieordner zu bündeln, anstatt sie an verschiedenen Orten zu verteilen, wo sie schwer zu finden sind! ### Geben Sie Ihren Dateien aussagekräftige Namen. Wenn Sie eine .flow-Datei speichern, ist der Standardname der Titel Ihres .flow-Projekts, sofern Sie einen definiert haben. Beschreiben Sie die Aufgaben, die Ihr Prozess abdeckt, und nehmen Sie dies in den Namen auf. Sie können auch den Namen der Anwendung zu Ihrem Dateinamen hinzufügen, um die Suche zu erleichtern. Wählen Sie einen beschreibenden Namen für Ihren Prozess, zum Beispiel „Wie man ‚X‘ in ‚Anwendung Z‘ macht“ oder „‚X‘ in ‚Anwendung Z‘ ausführen“. **Profi-Tipp: Das Datum in den Dateinamen aufnehmen** Der Dateiname sollte helfen anzuzeigen, worum es in dem Prozess geht. Zusätzlich können Sie das Datum hinzufügen, um sichtbar zu machen, wann der Prozess dokumentiert wurde. Wenn beispielsweise ein bestimmtes Dokument am 15. Januar 2020 erstellt wurde, könnte der Dateiname „2020-01-15“ oder „20200115“ lauten. Beginnen Sie mit dem Jahr, dann dem Monat, dann dem Tag – so können Sie leicht nach Dateinamen sortieren und haben die Leitfäden in der richtigen Reihenfolge. Zum Beispiel: „20220501-Wie man eine Rechnung in MS Dynamics erstellt“. Auf diese Weise können Sie Prozesse, die schon länger nicht mehr aktualisiert wurden, allein am Namen leicht erkennen. Haben Sie andere Erfahrungen und Best Practices, die Sie bei der lokalen Speicherung Ihrer Flows anwenden? Wir würden uns freuen, davon zu hören! ## 3. Integrieren Sie Ihre Dokumentationsleitfäden in ein bestehendes Wissensmanagement- oder Dokumentenmanagementsystem. FlowShare bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Leitfäden in verschiedene Formate zu exportieren, wodurch sie mit vielen Wissensmanagementsystemen kompatibel sind. Wenn Ihr Unternehmen bereits eine solche Lösung nutzt, ist es vielleicht nicht nötig, ein zusätzliches System für FlowShare einzuführen. Die folgenden Tools werden von einigen unserer Kunden genutzt und haben sich als leicht kompatibel mit FlowShare erwiesen: #### [Microsoft SharePoint](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration) Das Tool von Microsoft zur Erstellung interner Websites ermöglicht es Ihnen, alle Arten von Informationen innerhalb eines Unternehmens zu speichern, zu strukturieren und zu teilen. Viele unserer Kunden nutzen SharePoint, um Flows für ihre Kollegen zugänglich zu machen. #### [Quam](https://www.quam.cloud/en-us) Als Business-Process-Management-Software (BPM) auf Basis von SharePoint ist Quam ein weiteres geeignetes Tool zum Teilen Ihrer Flows. Laden Sie Ihren Leitfaden einfach als begleitendes Dokument zu einem bestimmten Prozess hoch. #### [Confluence](https://www.atlassian.com/de/software/confluence) Sie können Ihre FlowShare-Leitfäden ganz einfach an Ihre Seiten in Confluence anhängen. Exportieren Sie Ihren Flow einfach im PDF- oder Word-Format und laden Sie ihn hoch! #### [Notion](https://www.notion.so/) Um einen Leitfaden in Notion hochzuladen, gehen Sie wie bei jeder anderen Datei vor. Erstellen Sie einfach einen Dateiblock innerhalb Ihres Dokuments oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion. Alternativ können Sie Ihren Flow über die Eigenschaft „Dateien & Medien“ direkt in eine Datenbank hochladen. #### [Guru](https://www.getguru.com/) Guru ist eine großartige Wissensmanagement-Lösung für Teams, um ihr Wissen zu teilen und zu verteilen, und fügt sich nahtlos in Ihren Workflow ein. Mit der Kraft der KI und einer riesigen Liste von Integrationen in die Tools, die Sie bereits verwenden, liefert Guru verifiziertes Wissen direkt an Ihr Team, ohne dass dieses danach suchen muss. Das bedeutet, dass Ihre klügsten Köpfe mehr Zeit mit dem Aufbau und weniger Zeit mit der Beantwortung von Fragen oder der Suche nach Informationen verbringen können. #### [ClickUp ](https://clickup.com/) ClickUp ist derzeit eines der am besten bewerteten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Es bündelt alle Ihre Projekte in einer einzigen App und ist für Teams aller Größen und Branchen konzipiert. Auch wenn es eine Wissensmanagement-Lösung vielleicht nicht ersetzt, schätzen einige FlowShare-Kunden die Docs-Funktion in ClickUp und integrieren FlowShare-Leitfäden über den HTML-Export. ### Eigene Anwendungen | Einige unserer Kunden integrieren ihre FlowShare-Exporte direkt in ihr ERP-System. Dies könnte eine weitere Option sein, wenn Sie die Anzahl Ihrer Softwaresysteme auf ein Minimum beschränken möchten. | |---| Es gibt sicher noch viele andere Systeme, von denen wir bisher noch nichts gehört haben, die wir uns aber gerne genauer ansehen würden, um die Integration all Ihrer FlowShare-Prozesse in die von Ihnen genutzten und geschätzten Tools noch einfacher zu gestalten. Welches System nutzen Sie, um Ihre Flows zu teilen? Lassen Sie es uns wissen, und wir fügen es gerne der Liste hinzu! Und wenn Sie Fragen zu den hier erwähnten Tools haben oder dazu, wie Sie Ihre FlowShare-Dokumentationsleitfäden darin integrieren können, wenden Sie sich an uns unter <support@getflowshare.com>. ## Faqs #### Wie sollte die Ordnerstruktur im Unternehmen aufgebaut sein? So, wie gesucht wird, also meist nach System, Abteilung oder Anwendung und nicht nach Projekt. Vergeben Sie sprechende Dateinamen, legen Sie einen Prozess je Datei ab und bleiben Sie unter etwa drei Ebenen. #### Zentrale Ablage oder Integration in bestehende Systeme? Nutzen Sie den Ort, den Ihre Kolleginnen und Kollegen ohnehin täglich öffnen, etwa SharePoint, Confluence oder das Intranet. Ein zentrales Portal lohnt sich, wenn es bisher gar keinen verbindlichen Ablageort gibt. #### Warum findet trotzdem niemand die richtige Datei? Meist wegen der Benennung. Eine Anleitung, die nach der Aufgabe in der Sprache der Anwender benannt ist, wird gefunden. Ein Dateiname wie „Prozess\_final\_v3“ verhindert das Auffinden zuverlässig. #### Wie gehen wir mit Versionen und Datumsangaben um? A4: Ein Datum im Format JJJJ-MM-TT im Dateinamen sortiert automatisch chronologisch und macht den Stand sofort erkennbar. Zusätzlich sollte je Prozess klar sein, wer für die Aktualisierung zuständig ist. **Categories:** FlowShare, Knowledge Management --- ### [Vom Nerd zum Superhelden: Organisation der IT-Abteilung im digitalen Wandel](https://getflowshare.com/from-nerd-to-superhero-organizing-the-it-department-during-digital-transformation/) **Published:** July 6, 2018 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **Kurz gesagt:** Die IT-Abteilung hat sich vom reinen Technikbetrieb zum zentralen Treiber der Digitalisierung entwickelt. Viele Teams sind jedoch überlastet: Der laufende Betrieb und wiederkehrende Support-Anfragen lassen kaum Zeit für Innovation. Mit einer klaren IT-Strategie, festen Strukturen, enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, gezieltem Tool-Einsatz und guter Dokumentation schaffen Sie Freiräume und machen Ihre IT zukunftsfähig. Früher hieß sie „EDV“, saß meist etwas abseits und kümmerte sich vor allem darum, dass die Technik lief. Solange alles funktionierte, war es ruhig um die IT-Abteilung. Laufen muss die Technik heute noch immer. Doch die Rolle der IT hat sich grundlegend verändert: Aus einer Unterabteilung der Verwaltung ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens geworden. Wir kommunizieren, arbeiten und lernen vernetzt. Prozesse werden digitalisiert, Cloud-Dienste und KI halten Einzug in den Arbeitsalltag. Ohne funktionierende IT steht heute fast jedes Unternehmen still. Wie verändern sich dabei die Aufgaben der IT? Und wie schaffen es Unternehmen, ihre IT-Abteilung so zu organisieren, dass sie diesen Anforderungen gewachsen ist? Darum geht es in diesem Beitrag. ### Warum viele IT-Abteilungen überlastet sind Die Anforderungen an die IT wachsen schneller als ihre Kapazitäten. Drei Faktoren spielen dabei eine zentrale Rolle: **1. Der Fachkräftemangel bleibt akut.** Laut Bitkom fehlen in Deutschland aktuell rund 79.000 IT-Fachkräfte. 97 Prozent der Unternehmen haben Schwierigkeiten, IT-Stellen zu besetzen, und fast jedes dritte erhält praktisch keine Bewerbungen. Offene Stellen bleiben im Schnitt fast acht Monate unbesetzt. **2. Der laufende Betrieb frisst Zeit.** Neben Wartung und Sicherheit beantworten IT-Teams täglich dieselben Fragen: Wie funktioniert das neue Tool? Wie beantrage ich einen Zugang? Wo finde ich die Anleitung? Neue Kolleginnen und Kollegen müssen eingearbeitet, Unsicherheiten bei neuen Systemen abgebaut werden. **3. Budgets wachsen nicht im gleichen Tempo.** Geschäftsprozesse werden in kurzer Zeit digitalisiert, doch die Investitionen in IT-Personal und -Ressourcen halten oft nicht Schritt. Das Ergebnis: Für Innovation bleibt kaum Zeit. Daten werden nicht genutzt, Technik wird nicht effizient eingesetzt, und digitales Potenzial bleibt liegen. Die gute Nachricht: Das lässt sich ändern. Die Bedeutung der IT ist in den letzten Jahren enorm gewachsen, oft ohne dass die Strukturen mitgewachsen sind. Genau hier sollte die Geschäftsleitung ansetzen. Digitalisierung gehört ganz oben auf die Agenda des Managements und muss in allen Abteilungen mitgedacht werden. ### So organisieren Sie Ihre IT-Abteilung nachhaltig 1. Eine klare IT-Strategie entwickeln 2. Freiräume für Innovation schaffen 3. Die IT intern strukturieren 4. IT und Fachabteilungen vernetzen 5. KI und Tools gezielt einsetzen 6. Kolleginnen und Kollegen befähigen 7. Nachwuchs gewinnen und Quereinstiege fördern #### 1. Eine klare IT-Strategie entwickeln Digitalisierung gelingt nur mit zentraler Planung und Koordination. Ausgehend von der Geschäftsleitung muss allen Mitarbeitenden klar sein, welche Rolle die Digitalisierung für Ihr Unternehmen spielt. Stellen Sie sich dafür folgende Fragen: - Wie wollen wir Technologie künftig einsetzen? - Wo stehen wir heute, und wo müssen wir nachbessern? - Was können wir von anderen Unternehmen lernen? - Welche Prozesse und Geschäftsmodelle verändern sich durch die Digitalisierung? Leiten Sie daraus eine IT-Strategie ab, die sich an Ihrer Unternehmensstrategie orientiert, und legen Sie klare Meilensteine fest. So werden Anforderungen zentral gesammelt, Prioritäten sichtbar und Maßnahmen aufeinander abgestimmt. #### 2. Freiräume für Innovation schaffen Wer ständig Brände löscht, hat keine Zeit, Neues aufzubauen. In vielen IT-Abteilungen liegt der Fokus deshalb auf Standardisierung und Kostensenkung statt auf Innovation. Dabei sind es gerade neue Lösungen, die langfristig Zeit sparen und die Effizienz steigern. Schaffen Sie deshalb bewusst Raum für Innovation, zum Beispiel so: - **Innovationsteam:** Eine kleine Gruppe erhält ausdrücklich Zeit und den Auftrag, neue Technologien zu prüfen und Fachabteilungen sowie Management zu beraten. - **Regelmäßige Innovationsrunden:** In festen Terminen werden neue Ideen vorgestellt, bewertet und über die Einführung entschieden. - **Pilotprojekte:** Neue Tools werden zunächst in einem kleinen Team getestet, bevor sie unternehmensweit ausgerollt werden. Große Unternehmen wie Airbus, Microsoft oder Procter & Gamble setzen seit Jahren auf eigene Innovationsteams. Das Prinzip funktioniert aber auch im Mittelstand, oft schon mit wenigen Stunden pro Woche. #### 3. Die IT intern strukturieren Mit wachsenden Aufgaben wird eine klare Struktur innerhalb der IT immer wichtiger. Die IT wandelt sich vom reinen „Operator“ zum „Business Enabler“, und dafür müssen Zuständigkeiten eindeutig geregelt sein: - Wer sichert den täglichen Betrieb, den Support und die IT-Sicherheit? - Wer berät Fachbereiche und Management zur digitalen Strategie? - Wer verantwortet neue Projekte und deren Einführung? Auch die Rolle der IT-Leitung bzw. des CIO verändert sich: vom obersten Support-Verantwortlichen zum Impulsgeber und Koordinator, der den Überblick behält und Aufgaben effizient verteilt. #### 4. IT und Fachabteilungen vernetzen Die IT kann die digitale Transformation nicht allein stemmen. Auch die Fachabteilungen müssen Digitalisierung aktiv mitgestalten. Entscheidend ist eine enge Zusammenarbeit und klare Kommunikation: Welche Anforderungen und Herausforderungen haben die einzelnen Abteilungen? Welche Lösungen passen zu ihrer Arbeitspraxis, und wie werden sie eingeführt? Bewährt haben sich feste Ansprechpersonen in jeder Abteilung, sogenannte Key User oder Digitalisierungsbeauftragte. Sie bündeln Anforderungen, stimmen sich regelmäßig mit der IT ab und unterstützen Kolleginnen und Kollegen bei neuen Tools. So entsteht ein gemeinsames Verständnis: Digitalisierung ist nicht allein Aufgabe der IT, sondern ein Projekt des gesamten Unternehmens. #### 5. KI und Tools gezielt einsetzen Auch die IT steckt manchmal in Routinen fest, nach dem Motto „Das haben wir schon immer so gemacht“. Werten Sie deshalb regelmäßig aus, wo Zeit verloren geht: Welche Tickets kommen immer wieder? Welche Aufgaben ließen sich automatisieren? Künstliche Intelligenz spielt dabei eine wachsende Rolle. Laut Bitkom nutzen bereits 42 Prozent der Unternehmen mit IT-Stellen KI in ihrer IT-Abteilung, weitere 36 Prozent planen den Einsatz. Typische Anwendungen sind die automatische Ticket-Klassifizierung, Chatbots für Standardfragen oder Unterstützung beim Programmieren. Oft bewirken schon einfache Lösungen viel. Wie die Stadtverwaltung Limburg ihren Arbeitsalltag mit FlowShare deutlich effizienter gestaltet hat, lesen Sie in unserer \[Fallstudie\]. Grundsätzlich gilt: Ausgereifte Standardsoftware ist häufig die bessere Wahl als eine halbfertige Eigenentwicklung. Wählen Sie Tools dennoch sorgfältig aus, denn zu viele verschiedene Lösungen überfordern die Mitarbeitenden. Achten Sie außerdem auf Datenschutz und Informationssicherheit, gerade bei KI- und Cloud-Diensten. #### 6. Kolleginnen und Kollegen befähigen Digitale Arbeit betrifft das ganze Unternehmen. Deshalb sollte die IT ihre Kolleginnen und Kollegen aktiv einbinden und ihnen helfen, digitale Prozesse zu verstehen. Das zahlt sich direkt aus: Wer sich selbst helfen kann, stellt dieselbe Frage nicht zum fünften Mal. Das gelingt mit: - **Klarer Software-Dokumentation:** Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots zeigen, wie Aufgaben im System erledigt werden. - **Einer internen Wissensdatenbank:** Anleitungen und FAQs sind zentral abgelegt und jederzeit auffindbar. - **Regelmäßigen Schulungen:** Kurze Trainings helfen, Wissen aufzufrischen und neue Funktionen kennenzulernen. Kurzfristig kostet das Zeit. Langfristig spart es wertvolle Ressourcen, die die IT für strategische Projekte einsetzen kann. #### 7. Nachwuchs gewinnen und Quereinstiege fördern IT-Fachkräfte sind knapp, und abseits der großen Metropolen ist es besonders schwer, erfahrene Entwicklerinnen und Entwickler zu finden. Eine Lösung: Bilden Sie Fachkräfte selbst aus. - **Ausbildung:** Bieten Sie Ausbildungsplätze an, etwa als Fachinformatikerin oder Fachinformatiker. - **Quereinstieg:** Ermöglichen Sie interessierten Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen gezielte Weiterbildungen und binden Sie sie Schritt für Schritt in die IT ein. Quereinsteigende ersetzen zwar keine erfahrene Entwicklerin. Dafür kennen sie Ihre Prozesse und Systeme von innen und werden so zu wertvollen Spezialistinnen und Spezialisten für genau Ihr Unternehmen. ### Fazit: Von der Nerd-Truppe zum Business Enabler Die IT durchläuft turbulente Zeiten und muss mehr leisten als je zuvor. Das führt kurzfristig zu Engpässen, die sich aber mit klaren Strukturen und aktivem Management lösen lassen. Entscheidend sind eine IT-Strategie, die von der Geschäftsleitung bis in die Fachabteilungen getragen wird, eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen und der gezielte Einsatz von Tools, die Routinearbeit reduzieren. ### Wie FlowShare Ihre IT entlastet Mit FlowShare erstellen Sie Software-Dokumentation in wenigen Minuten statt Stunden. Sie führen einen Prozess einfach am [Windows](https://getflowshare.com/de/funktionen/windows/)-Rechner aus, FlowShare zeichnet jeden Schritt auf und erstellt automatisch eine Anleitung mit Screenshots. So beantwortet Ihre IT wiederkehrende Fragen einmal statt immer wieder, neue Mitarbeitende werden schneller eingearbeitet, und die Fachabteilungen können sich selbst helfen. FlowShare läuft lokal und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. [FlowShare 7 Tage kostenlos testen](https://getflowshare.com/de/free-trial/?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) oder [Demo vereinbaren](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit den steigenden Anforderungen an die IT um? Welche Tools haben sich bewährt? Schreiben Sie uns gern an <info@miraminds.com>. ### FAQs **Wie kann ich meine IT-Abteilung entlasten?** Reduzieren Sie wiederkehrende Support-Anfragen durch gute Software-Dokumentation und eine interne Wissensdatenbank, automatisieren Sie Routineaufgaben und benennen Sie feste Ansprechpersonen in den Fachabteilungen. So gewinnt die IT Zeit für strategische Projekte. **Welche Aufgaben hat eine moderne IT-Abteilung?** Neben Betrieb, Support und IT-Sicherheit berät eine moderne IT-Abteilung Fachbereiche und Geschäftsleitung zur digitalen Strategie, treibt Innovationen voran und begleitet die Einführung neuer Systeme. **Was hilft gegen den IT-Fachkräftemangel?** Neben der externen Rekrutierung helfen eigene Ausbildungsplätze, die Förderung von Quereinstiegen aus anderen Abteilungen sowie der gezielte Einsatz von KI und Tools, die Routinearbeit reduzieren. **Warum braucht ein Unternehmen eine IT-Strategie?** Eine IT-Strategie bündelt Anforderungen, setzt Prioritäten und stellt sicher, dass Investitionen in Technologie die Unternehmensziele unterstützen. Ohne Strategie entstehen Insellösungen und doppelte Arbeit. **Categories:** Knowledge Management --- ### [Aufzeichnen, Ergänzen,Teilen: Wie Sie klare Schritt-für-Schritt-Anweisungen mit Screenshots erstellen](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) **Published:** September 1, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Arbeitsanweisungen mit Screenshots erstellen: Verfahrensanweisung mit Beispiel Arbeitsanweisungen mit Screenshots erstellen ist der schnellste Weg, komplexe Softwareprozesse verständlich zu machen. Statt langer Textwände zeigt ein Bild pro Schritt genau, wo geklickt wird. Wir zeigen an einem Verfahrensanweisung-Beispiel, wie Sie bebilderte Arbeitsanweisungen aufbauen, die Ihr Team ohne Rückfragen befolgen kann. Sind Sie es leid, Ihren Kollegen oder Kunden komplexe Prozesse oder Aufgaben zu erklären? Wir möchten Ihren Sorgen ein jähes Ende bereiten. Die Lösung für Ihr Problem ist so einfach wie “Snap, Caption, Share”. Durch die Verwendung von Screenshots können Sie kristallklare Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots erstellen, die leicht zu befolgen und zu verstehen sind. Ganz gleich, ob Sie jemandem die Verwendung eines Softwareprogramms beibringen oder ihn durch einen komplizierten Prozess führen wollen, Screenshots können den Unterschied ausmachen. Verabschieden Sie sich von verwirrten Mitarbeitern und verschwendeter Zeit. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen die Grundlagen von Screenshots und zeigen Ihnen, wie Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, die sowohl optisch ansprechend als auch leicht zu befolgen sind. Denn mit der richtigen Methode und den richtigen Werkzeugen war es noch nie so einfach, Leitfäden zu erstellen! Lassen Sie uns also eintauchen und herausfinden, wie Sie Ihre Anweisungen mit wenigen Klicks kristallklar machen können. ### Was ist der Zweck von Arbeitsanweisungen mit Screenshots? Schritt-für-Schritt-Anweisungen sind ein unverzichtbares Hilfsmittel für jede Organisation oder Person, die Aufgaben erfolgreich und konsequent erledigen will. Sie sind so konzipiert, dass sie klare und präzise Anweisungen für die Durchführung einer Aufgabe oder eines Projekts geben. Der Zweck dieser Anleitungen ist es, den Benutzer durch jede Phase des Prozesses zu führen und sicherzustellen, dass er die Aufgabe erfolgreich und ohne Verwirrung abschließen kann. Einer der Hauptvorteile von Schritt-für-Schritt-Anleitungen besteht darin, dass sie komplexe Aufgaben in überschaubare Schritte zerlegen. Dadurch wird es für die Benutzer einfacher zu verstehen, was in welcher Reihenfolge zu tun ist. Außerdem können Schritt-für-Schritt-Anleitungen dazu beitragen, Fehler zu vermeiden, die auftreten können, wenn man versucht, eine Aufgabe ohne klare Anleitung zu erledigen. Ein weiterer entscheidender Vorteil der Schritt-für-Schritt-Anleitung ist die Zeitersparnis. Durch die Bereitstellung klarer Anweisungen können die Benutzer effizienter und effektiver arbeiten und den Zeitaufwand für die Erledigung der Aufgabe verringern. Die Verwendung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen trägt dazu bei, die Konsistenz der Leistung innerhalb einer Organisation zu gewährleisten. Sie trägt auch zur Steigerung der Produktivität bei und reduziert Fehler und Unklarheiten. Wichtig ist dabei die Abgrenzung zur Verfahrensanweisung: Diese regelt, wer wann wofür zuständig ist, während die Arbeitsanweisung die konkrete Ausführung am Arbeitsplatz zeigt – also genau die Klicks, die in diesem Artikel im Mittelpunkt stehen. Ein typisches Verfahrensanweisung-Beispiel aus dem Alltag: die Freigabe einer Rechnung, bei der die Verfahrensanweisung die Zuständigkeit regelt und die Arbeitsanweisung zeigt, wie die Freigabe im System konkret angeklickt wird. ### Was ist ein Screenshot? Aufschlüsselung der Grundlagen Screenshots sind eines der einfachsten, aber wichtigsten Hilfsmittel, wenn es um die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen geht. Mit einem Screenshot wird ein Bild des Computerbildschirms aufgenommen, das zur Veranschaulichung eines Sachverhalts oder zur Orientierung verwendet werden kann. Aber es ist nicht nur ein einfacher Schnappschuss – es gibt ein paar wichtige Dinge zu beachten, wenn man einen Screenshot macht. 1. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie den richtigen Bereich Ihres Bildschirms erfassen – Sie wollen keine irrelevanten oder verwirrenden Informationen einfügen. 2. Zweitens: Achten Sie auf die Qualität Ihres Screenshots – er sollte klar und leicht zu lesen sein. 3. Vergessen Sie nicht, Ihren Screenshot in einem Format zu speichern, das sich leicht weitergeben lässt. Wenn Sie die Grundlagen des Screenshotings beherrschen, können Sie mühelos klare und präzise Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen. Im nächsten Abschnitt werden wir untersuchen, wie man mit Hilfe von Bildmaterial noch überzeugendere Lehrinhalte erstellen kann. Mit FlowShare werden Screenshots zu einer Geschichte. Jedes Bild wird in Echtzeit erfasst und mit Anmerkungen und Zeigern versehen, so dass jeder Schritt genau festgehalten wird. ### Bebilderte Anleitung erstellen: Bilder gezielt einsetzen Das Erstellen von Schritt-für-Schritt-Anleitungen kann eine entmutigende Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie möchten, dass Ihr Publikum mit Leichtigkeit folgen kann und Sie nur ein Snipping Tool und Word zur Verfügung haben. ![Bebilderte Arbeitsanweisung mit nummerierten Screenshots und Markierungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/11/FlowShare-Types-of-Headaches-Documentation-Meme-1024x1024.jpg)Glücklicherweise können visuelle Hilfsmittel den Prozess wesentlich vereinfachen. Durch die Einbeziehung von Screenshots, Bildern und Diagrammen können Sie komplexe Aufgaben in leicht nachvollziehbare Schritte unterteilen. Bei der Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen ist es wichtig zu bedenken, dass die Bilder den Text ergänzen und nicht ersetzen sollten. Verwenden Sie eine Kombination aus beidem, um Ihrem Publikum das beste Erlebnis zu bieten. Verwenden Sie außerdem eine klare und prägnante Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, also machen Sie ihn nicht zu kompliziert. Mit diesen Tipps werden Sie in der Lage sein, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen, die leicht zu befolgen und zu verstehen sind. ### Wie Sie mit FlowShare automatisch hochwertige Arbeitsanweisungen erstellen Wenn Sie eine erstklassige Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellen möchten, ohne dabei ins Schwitzen zu kommen, ist FlowShare genau das Richtige für Sie. FlowShare für Windows bietet eine nahtlose Lösung zur Automatisierung der Erstellung hochwertiger Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Während Sie Ihre Aufgabe oder Ihren Prozess ausführen, erfasst es akribisch jeden Klick und Tastenanschlag in jeder Software, jedem Browser oder jeder benutzerdefinierten Anwendung. Das Ergebnis ist eine ausgefeilte, markengeschützte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots, mit der Sie die Leistung Ihres Teams steigern können. Mit Funktionen wie dem MultiLanguage Add-On für sofortige Übersetzungen in 29 Sprachen und dem FlowShare Portal für die zentrale Freigabe und Einbindung wird die Dokumentation zum Kinderspiel. Wenn Sie also Ihren Prozess zur Erstellung von Lehrinhalten rationalisieren möchten, sollten Sie FlowShare ausprobieren und sehen, wie einfach es sein kann, in kürzester Zeit kristallklare Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen! ### Aufmerksamkeit erregen durch kreative Bildunterschriften Die Aufmerksamkeit durch kreative Untertitel zu wecken, ist ein wesentlicher Schritt bei der Erstellung ansprechender und informativer Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Denn was nützen kristallklare Screenshots, wenn niemand den Begleittext lesen will? Eine witzige und auffällige Beschriftung kann den Unterschied ausmachen, ob ein Nutzer über Ihre Anweisungen hinweg scrollt oder stehen bleibt, um sie sich genauer anzusehen. Wie kann man also Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, die mit Untertiteln Aufmerksamkeit erregen? 1. Achten Sie zunächst auf den Ton Ihrer Anleitungen und stimmen Sie ihn mit Ihren Bildunterschriften ab. Wenn Ihre Anleitungen seriös und technisch sind, sollten Ihre Beschriftungen dies widerspiegeln. Wenn Ihre Anweisungen jedoch eher heiterer Natur sind, können Sie Ihre Bildunterschriften auch mit etwas Humor versehen. 2. Zweitens: Halten Sie Ihre Bildunterschriften kurz und prägnant. Langatmige Beschriftungen können für Nutzer, die einfach nur auf den Punkt kommen wollen, abschreckend sein. 3. Denken Sie bei der Erstellung von Anleitungen an den Endbenutzer. Wo und wie werden sie Ihren hilfreichen Leitfaden finden? Fügen Sie der Aufforderung relevante Schlüsselwörter und Phrasen hinzu, die dem Benutzer helfen, schnell zu erkennen, was er tun muss, und dieses Dokument später wiederzufinden. Und wie handhabt FlowShare dies? FlowShare wertet jedes Bild mit KI-gesteuerten Untertiteln auf, die nicht nur klar und deutlich sind, sondern auch nahtlos in mehrere Sprachen übersetzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Anweisung geografische und sprachliche Grenzen überschreitet, so dass Ihre Leitfäden universell verständlich sind. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, die nicht nur informieren, sondern auch unterhalten und Ihr Publikum ansprechen. ### Arbeitsanweisungen teilen und zugänglich machen Nun, da Sie die Kunst der Erstellung kristallklarer Anleitungen mit Hilfe von Screenshots beherrschen, ist es an der Zeit, Ihre Arbeit mit Ihren Kollegen oder der ganzen Welt zu teilen. Egal, ob es sich um ein Arbeitsprojekt oder ein persönliches Projekt handelt, die Weitergabe Ihrer Anleitungen kann anderen mehr nutzen, als Sie sich vorstellen können. Es hilft nicht nur anderen, eine neue Fähigkeit zu erlernen oder eine Aufgabe effizient zu erledigen, sondern es erspart ihnen auch die Zeit und Mühe, es selbst herauszufinden. Wie können Sie also Ihre Arbeit effektiv weitergeben? Dafür gibt es viele Möglichkeiten, z. B. das Hochladen auf Ihren Blog oder Ihre Website, das Teilen auf Social-Media-Plattformen oder sogar das Erstellen eines Video-Tutorials. Vergewissern Sie sich, dass Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen mit klarem Bildmaterial enthalten, um Ihr Publikum zu führen. Sie können auch eine kreative Bildunterschrift hinzufügen, um Ihr Werk hervorzuheben und Aufmerksamkeit zu erregen. Mit der richtigen Herangehensweise können Sie Lehrinhalte erstellen, die nicht nur anderen helfen, sondern Sie auch als Experte auf Ihrem Gebiet ausweisen. Teilen Sie also Ihre Arbeit und lassen Sie die Welt von Ihrem Fachwissen profitieren! ### Schlussfolgerung: Erfassen Sie kristallklare Arbeitsanweisungen mit nur wenigen Klicks! Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es noch nie so einfach war, kristallklare Lehrinhalte zu erfassen – dank der Leistungsfähigkeit von Screenshots und Tools wie FlowShare. Mit nur wenigen Klicks können Sie hochwertige Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, die leicht zu befolgen und zu verstehen sind. Indem Sie komplexe Prozesse in kleinere, überschaubare Schritte unterteilen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Publikum engagiert bleibt und schnell lernt. Und mit kreativen Bildunterschriften können Sie die Aufmerksamkeit der Nutzer auf sich ziehen und Ihre Inhalte einprägsamer machen. Ganz gleich, ob Sie Tutorials oder Schulungsmaterial erstellen oder einfach nur Ihr Fachwissen mit anderen teilen, Screenshots sind ein unschätzbares Werkzeug, um Ihre Ideen klar und effektiv zu vermitteln. Warum sollten Sie es also nicht einmal ausprobieren? Mit den richtigen Tools und ein wenig Know-how können Sie Lehrinhalte erstellen, die wirklich glänzen. ## FAQs #### Was ist der Unterschied zwischen Verfahrensanweisung und Arbeitsanweisung? Die Verfahrensanweisung beschreibt, wer wann wofür zuständig ist, und regelt den Ablauf auf Prozessebene. Die Arbeitsanweisung zeigt die konkrete Ausführung am Arbeitsplatz, also die einzelnen Klicks und Handgriffe. In Audits werden beide verlangt, aber sie beantworten unterschiedliche Fragen. #### Wann reicht eine einfache Arbeitsanweisung aus? Wenn die Tätigkeit klar umrissen ist und von einer Rolle allein ausgeführt wird. Sobald mehrere Abteilungen, Freigaben oder Nachweispflichten im Spiel sind, brauchen Sie zusätzlich eine Verfahrensanweisung, die den Rahmen festlegt. #### Brauchen wir wirklich Screenshots in jeder Anweisung? Bei Softwareprozessen ja. Das Bild erspart die Suche: Der Lesende sieht sofort, wo die Schaltfläche liegt, statt eine Beschreibung davon zu entschlüsseln. Genau dort entstehen sonst die meisten Rückfragen und Fehler. #### Wie halten wir bebilderte Anleitungen aktuell? Neu aufzeichnen statt nachbearbeiten. Wenn jede Anweisung einen Prozess abbildet, ist eine geänderte Maske in Minuten korrigiert. In langen Sammeldokumenten mit eingefügten Bildern wird daraus eine Neufassung. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Dokumentation in ERP-Projekten: Warum sie unverzichtbar ist](https://getflowshare.com/documentation-in-erp-projects/) **Published:** August 4, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ERP-Implementierung: 8 Gründe für saubere Dokumentation: “A fool with a tool is still a fool.” Das hat einmal ein Kunde gesagt, als wir ihn fragten, wieso sein Unternehmen mit FlowShare dokumentiert. Damit trifft er einen wichtigen Punkt: **Die beste und teuerste Software ist wenig wert, wenn Menschen sie nicht nutzen können.** Daher ist es bei der ERP-Implementierung ein absolutes Muss, umfangreiche Prozessdokumentationen und Anleitungen zur Verfügung zu stellen. Bei der Dokumentation in ERP-Projekten sollten Sie acht Aspekte unbedingt beachten, damit die ERP-Einführung ein Erfolg wird. ## **Warum Dokumentation bei der ERP-Implementierung unverzichtbar ist** Die Implementierungsphase eines ERP Projekts ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation, umfassende Tests und eine reibungslose Schulung sind wesentliche Faktoren, um sicherzustellen, dass die ERP-Lösung erfolgreich in den produktiven Betrieb übergeht und den erwarteten Mehrwert für das Unternehmen liefert. Eine **unzureichende Dokumentation in der Implementierungsphase führt zu einer Reihe von Herausforderungen, die den Erfolg des ERP-Projekts gefährden**. Um diese Probleme zu vermeiden, ist eine gründliche und umfassende Dokumentation von Anfang an entscheidend. Nur so kann eine reibungslose Implementierung und ein erfolgreicher Betrieb der ERP-Lösung gewährleistet werden. #### Was in der Dokumentation im ERP-Projekt enthalten sein muss Bei der Dokumentation in ERP-Projekten sind zwei Formen besonders relevant: der Testreport und die Schulungsdokumentation. #### Der Testreport Der Testreport zielt vor allem darauf ab, sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß funktioniert und den Geschäftsanforderungen entspricht, bevor es live geschaltet wird. #### Die Schulungsdokumentation Ziel der **Schulungsdokumentation** ist es, die Nutzerinnen und Nutzer des Systems an Prozesse heranzuführen, Prozesswissen zu bewahren und Compliance sicherzustellen. Dabei können neue und bestehende Mitarbeitenden gleichermaßen geschult werden. Außerdem ist die [Schulung durch Dokumentationsunterlagen](https://getflowshare.com/de/ein-ansprechendes-mitarbeiterhandbuch-erstellen/) mitunter deutlich flexibler und effektiver als einzelne Schulungstermine. ## **Risiken für die ERP-Einführung bei mangelnder Dokumentation** Mangelnde oder gar komplett fehlende Dokumentation führen früher oder später zu Problemen. Dazu gehören: - **Unklarheiten und Missverständnisse:** Ohne klare Dokumentation der Anforderungen und des Designs besteht ein erhöhtes Risiko für Unklarheiten und Missverständnisse während der ERP-Einführung. Die Entwickler und Konfiguratoren könnten die Geschäftsanforderungen nicht vollständig verstehen und das ERP-System könnte nicht den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. - **Fehlende Rückverfolgbarkeit:** Eine schlechte Dokumentation kann dazu führen, dass Änderungen und Anpassungen im System nicht nachvollziehbar sind. Dies macht es schwierig, Fehler zu identifizieren, Änderungen zu verfolgen und die Auswirkungen von Entscheidungen zu verstehen. - **Schwierige Schulung und Einarbeitung:** Ohne angemessene Anleitungen ist es für Mitarbeitende schwieriger, das ERP-System zu verstehen und effektiv zu nutzen. - **Verzögerungen und Kostensteigerungen:** Mangelnde Dokumentation kann zu Verzögerungen im Projekt führen, da Entscheidungen über Anpassungen und Konfigurationen immer wieder überprüft werden müssen. - **Risikomanagement:** Eine unzureichende Dokumentation erschwert das Risikomanagement, da potenzielle Risiken möglicherweise nicht erkannt oder nicht angemessen adressiert werden können. - **Mangelnde Compliance und Auditfähigkeit:** Bei unzureichender Dokumentation entstehen Schwierigkeiten dabei, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben nachzuweisen. - **Wissensverlust:** Ohne eine angemessene Dokumentation besteht die Gefahr des Wissensverlusts, insbesondere wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder neue Mitarbeiter an Bord kommen. ## **8 Gründe, warum Sie im ERP-Projekt dokumentieren sollten** Bei dem Wort “dokumentieren” denken die meisten vor allem an einen unerwünschten Extra-Aufwand. Doch die Dokumentation während der Implementierungsphase bildet die Grundlage für den gesamten Lebenszyklus des ERP-Systems und ist deshalb von hoher Bedeutung. Sie ermöglicht eine klare und strukturierte Umsetzung, gewährleistet die Erfüllung der Unternehmensanforderungen, erleichtert die Einführung und Nutzung durch die Mitarbeiter und dient als wichtige Ressource für die laufende Wartung, Erweiterung und Verbesserung des Systems im Laufe der Zeit. In anderen Worten: Die Wahrscheinlichkeit für eine **erfolgreiche ERP-Einführung, die den vorgegebenen Zeitrahmen einhält, die Stakeholder zufriedenstellt, Prozesse optimiert und Nutzerinnen und Nutzer erfolgreich an das neue System heranführt** erhöht sich signifikant durch konsequentes Dokumentieren. Die Dokumentation von ERP-Prozessen ist dabei für diese 8 Aspekte besonders relevant. 1. **Konfiguration und Anpassungen:** Während der ERP-Einführung werden das ERP-System und seine Module entsprechend den spezifischen Geschäftsanforderungen des Unternehmens konfiguriert und angepasst. Die technische Dokumentation dieser Konfigurationen ist wichtig, um zu verstehen, wie das System konstruiert wurde und welche Funktionalitäten aktiviert oder deaktiviert wurden. 2. **Compliance und Regelkonformität:** Viele Unternehmen unterliegen bestimmten gesetzlichen Vorschriften und Branchenstandards. Die Dokumentation der Implementierung ist notwendig, um sicherzustellen, dass das ERP-System in Übereinstimmung mit diesen Vorgaben eingerichtet wurde. 3. **Anforderungsabgleich:** Die Dokumentation während der ERP-Einführung ermöglicht den Vergleich zwischen den ursprünglichen Geschäftsanforderungen und den tatsächlichen Konfigurationen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass das ERP-System alle notwendigen Funktionen und Prozesse enthält, um die definierten Ziele zu erreichen. 4. **Schulung und Training:** Die Dokumentation ist ein wesentliches Hilfsmittel für die Schulung von Mitarbeitenden, die das ERP-System nach der Implementierung nutzen werden. Klare Anleitungen erleichtern die Einführung und die effektive Nutzung des Systems. 5. **Fehlerbehebung:** Während der ERP-Einführung können Fehler auftreten oder es können unerwartete Probleme auftauchen. Die Testreports sind hierfür absolut essentiell, um sicherzustellen, dass das System fehlerfrei funktioniert. 6. **Projektdokumentation:** Eine umfassende Dokumentation ist für das Projektmanagement unerlässlich, um den Projektfortschritt zu überwachen, den Erfolg des Projekts zu bewerten und zukünftige ERP-Implementierungsprojekte zu optimieren. 7. **Wissensmanagement:** Die Implementierungsphase beinhaltet oft die Zusammenarbeit mit externen Beratern oder Experten. Die Dokumentation sorgt dafür, dass das wertvolle Wissen dieser Fachleute für die Zukunft im Unternehmen erhalten bleibt. 8. **Risikomanagement:** Die Implementierung eines ERP Systems birgt potenzielle Risiken. Durch die Dokumentation können potenzielle Risikobereiche identifiziert und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden. ## **Dokumentation im ERP-Projekt meistern: so geht’s** Sie sehen: **Dokumentieren bei der ERP-Einführung ist extrem wichtig** und gleichzeitig eine große Herausforderung**.** Denn die Nachteile des händischen Dokumentierens wiegen schwer, denn es ist extrem zeit- und arbeitsaufwändig. Es müssen Screenshots gemacht und bearbeitet werden, Texte geschrieben und Anleitungen zusammengestellt werden. Wer hat schon Zeit dafür in einem eng definierten Zeitrahmen? Und wenn Sie die Arbeit unter verschiedenen Mitarbeitern eines Unternehmens aufteilen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Resultat ein Dokumentations-Salat wird, relativ hoch – wir sprechen da aus Erfahrung. Mal ganz abgesehen davon, dass Sie sich ziemlich sicher sehr unbeliebt bei Ihrem Team machen, wenn Sie mit einer riesigen Dokumentationsaufgabe um die Ecke kommen… ### **Mit FlowShare hunderte Prozesse im Handumdrehen dokumentieren** Wie dokumentiert man also hunderte von Prozessen, ohne Zeitrahmen und Budget zu sprengen, sich Feinde zu machen und anspruchsvolle Ergebnisse zu erzielen? Die Antwort ist [FlowShare](https://getflowshare.com/de/). FlowShare ist ein schlankes Dokumentationstool, das es Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, Prozesse aufzuzeichnen, während sie diese ausführen. Viele unserer Kunden nutzen das Tool, [um ein ERP Projekt zu dokumentieren](https://getflowshare.com/de/case-study-schulungsunterlagen-und-testreports/) – ohne den Zeitrahmen oder das Budget zu sprengen. Die Software läuft im Hintergrund, während ein Prozess ausgeführt wird, und zeichnet jeden Klick mit einem Screenshot auf. **Das bedeutet, dass die Dokumentation parallel zu anderen Aufgaben entsteht, etwa beim Testen oder während der Schulung.** Das Dokumentieren wird somit wortwörtlich zur Nebensache und trotzdem erhalten Sie am Ende professionelle Dokumentationen. Wenn der Aufzeichnungsprozess beendet ist, werden die Screenshots in einer Anleitung zusammengefügt und es werden automatisch kurze, beschreibende Texte generiert. Der Anwender oder die Anwenderin kann selbst im Nachhinein Änderungen an den Texten und Markierungen vornehmen und sensitive Stellen unkenntlich machen. Eine hohe Kompatibilität sorgt dafür, dass FlowShare in jeder Anwendung – egal ob Desktop- oder Webbasiert – angewendet werden kann. Die diversen Exportformate sorgen dafür, dass die Anleitungen einfach weitergegeben werden können. Außerdem wird FlowShare lokal installiert, was bedeutet, dass Daten immer sicher bei dem Anwender sind. ### **FlowShares Vorteile auf einen Blick** Dokumentieren muss keine zu große Herausforderung sein, wenn Sie das richtige Tool haben. Diverse Funktionen von FlowShare ermöglicht Ihnen die reibungslose Dokumentation während der ERP-Implementierung. - **Hohe Kompatibilität:** FlowShare ist kompatibel mit allen Desktop- und Browseranwendungen und sogar mit [SAP GUI](https://community.sap.com/topics/gui/family) - **Gute Anwenderfreundlichkeit:** FlowShare hat eine kleine, aber leistungsstarke Anzahl von Funktionen. So können die Benutzerinnen und Benutzer direkt mit der Arbeit beginnen, anstatt sich erst stundenlang mit dem Tool vertraut machen zu müssen, bevor sie überhaupt anfangen können. - **Einfache und effiziente Bearbeitung:** Mit FlowShare können alle Screenshots auf einmal bearbeitet werden, was den Bearbeitungsprozess einfach und effektiv macht. Die Funktion “Bulk Crop” ermöglicht beispielsweise das Zuschneiden aller Screenshots in der Dokumentation mit nur wenigen Klicks. - **Sensible Daten schützen:** Die Dokumentation interner Prozesse hat oft den Nebeneffekt, dass auch sensible Daten dokumentiert werden. Um höchsten Datenschutz auch innerhalb von Unternehmen zu gewährleisten, macht die Bulk Blur-Funktion von FlowShare sensible Daten unkenntlich. Das Tool erkennt den unscharfen Inhalt automatisch auf allen Screenshots und ermöglicht es dem Anwender, denselben Inhalt in der ganzen Dokumentation mit einem Klick unkenntlich zu machen. - **Individualisierbares Design:** FlowShare ermöglicht es den Nutzern, die Design-Einstellungen anzupassen, um Anleitungen nach ihrem Unternehmensdesign zu erstellen – einschließlich Farben, Fond, Logo und sogar angepassten Pfeilen. Diese werden dann einheitlich in der gesamten Anleitung übernommen. - **Lokale Installation, Betrieb und Speicherung von Daten:** FlowShare ist in hohem Maße kompatibel mit strengen Datenschutzrichtlinien. Von der Erstinstallation bis zum finalen Export der Dokumentation erfolgt alles lokal. Es werden keine Daten in der Cloud gespeichert, sondern die Daten bleiben auf dem Gerät, auf dem FlowShare installiert ist. Wenn Sie FlowShare einmal unverbindlich ausprobieren wollen, dann können Sie dies mit der kostenfreien Testversion tun. Somit können Sie 7 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen erstellen. Sehen Sie selbst, wie mühelos ein ganzes ERP-Projekt dokumentiert werden kann und laden Sie die [kostenlose Testversion](https://getflowshare.com/de/free-trial/) herunter! ## FAQS #### Warum ist Dokumentation bei der ERP-Implementierung so entscheidend? Weil ERP-Projekte an der Akzeptanz scheitern, nicht an der Konfiguration. Ein korrekt eingerichtetes System, das niemand bedienen kann, führt zum selben Ergebnis wie ein fehlerhaftes: Schattenprozesse, volle Supportschlangen und Workarounds, die das Projekt überdauern. #### Dokumentieren wir vor oder nach dem Go-live? Vorher, während der Testphase. Die Transaktionen werden für die Tests ohnehin durchgespielt. Wer sie dabei aufzeichnet, hat die Anwenderunterlagen am ersten Tag fertig, statt sie für die Zeit nach der Stabilisierung anzukündigen. #### Müssen wir wirklich jede Maske dokumentieren? Nein, und Sie sollten es auch nicht versuchen. Die täglichen Transaktionen je Rolle, die bekannten Ausnahmen und der Eskalationsweg genügen. Vollständigkeit erzeugt Material, das niemand durchsucht und niemand pflegt. #### Wer pflegt die Dokumentation nach Projektende? Die Prozessverantwortlichen im Fachbereich, denn das Projektteam ist dann aufgelöst. Diese Übergabe funktioniert nur, wenn eine Aktualisierung Minuten dauert und keine Einarbeitung in ein Autorenwerkzeug voraussetzt. **Categories:** ERP Documentation --- ### [So erstellen Sie vollautomatisiert KI-Videotutorials mit Synthesia & FlowShare](https://getflowshare.com/synthesia-ai-tutorial-videos/) **Published:** January 11, 2024 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Sie möchten ein Synthesia Video erstellen, das Ihren Mitarbeitenden Schritt für Schritt erklärt, wie eine Software funktioniert? Mit der Kombination aus FlowShare und Synthesia entsteht aus einer aufgezeichneten Anleitung in wenigen Minuten ein personalisiertes Videotutorial mit KI-Avatar. Virtuelle Avatare, die Ihren Mitarbeitenden oder Kunden per Video ganz genau erklären, wie sie mit einer Software erfolgreich arbeiten? Personalisierte Video-Tutorials für Ihre Software in hoher Qualität und mit hohem Identifikationspotenzial? Eine einfache, aber professionelle Alternative für Screencasts? **Mit der Software** [ **Synthesia**](https://www.synthesia.io/) **ist dies alles kein Problem mehr.** Das KI-Startup, das kürzlich “Unicorn”-Status erreicht hat, hat sich jetzt mit FlowShare zusammengetan. **Zusammen bilden die beiden Tools Synthesia und FlowShare eine leistungsstarke Kombination** für Ihr Mitarbeitertraining oder Ihren Kunden-Support. Ein Erfahrungsbericht: ## Was ist Synthesia? – Eine Revolution in der Welt der Videoerstellung Synthesia ist ein **innovatives Tool zur Erstellung von Videos mit künstlicher Intelligenz.** Sie ermöglicht es den Nutzern, qualitativ hochwertige Videos zu produzieren, ohne dass dafür herkömmliche Filmaufnahmen erforderlich sind. Wie soll das funktionieren? Synthesia hat sich ganz der KI verschrieben und nutzt künstliche Intelligenz, um innerhalb von Minuten aus Text sogenannte “KI-erzählte Videos” zu erstellen. Unternehmen können zum Beispiel PowerPoint-Präsentationen auf Synthesia hochladen und in Videos umwandeln. Gleichzeitig ermöglicht es Synthesia seinen Nutzern, von Grund auf und ohne Vorlage zu beginnen. In diesem Fall muss die Software nur wissen, worum es in dem Video geht und wer die Zielgruppe ist. Das Ergebnis sind **realistische Videoinhalte mit anpassbaren KI-Avataren, Hintergründen und Kommentaren**. ### Der Mehrwert der KI von Synthesia für Ihr Unternehmen Synthesia schafft somit völlig neue Möglichkeiten für Unternehmen. Warum? Weil sie damit professionelle Videos erstellen können – aber **ohne die Kosten und die Komplexität einer herkömmlichen Videoproduktion**. Die Videos von Synthesia können genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden. Sie müssen sich nur fragen: Welche Art von Inhalten brauche ich für meine Kunden und welche für meine Mitarbeiter? Damit revolutionieren KI-gesteuerte Videos die Effizienz der Videoproduktion in Unternehmen. **Videos, deren Produktion früher Monate dauerte, erhalten Sie jetzt innerhalb von Minuten.** Die Einbindung von personalisierten KI-Avataren erhöht zudem die Authentizität und Attraktivität Ihrer Videos. ![Mit Synthesia können Sie verschiedene AI-generierte Avatare in Ihre Videos einfügen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Synthesia-Avatar-1024x590.png)Mit Synthesia können Sie verschiedene AI-generierte Avatare in Ihre Videos einfügen### Anwendungsfall: Unternehmensvideo – warum Software-Tutorials ein Upgrade von herkömmlichen Screencasts benötigen Neben Imagefilmen sind auch Software-Tutorials ein typischer Anwendungsfall für Videos in Unternehmen. In einer zunehmend digitalisierten Welt müssen die Mitarbeiter im Umgang mit Software und digitalen Prozessen geschult werden. [ **in digitalen Prozessen**](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/). Außerdem benötigen die Kunden oft eine Anleitung, bevor sie die Software zum ersten Mal benutzen. In der Regel erstellen die Unternehmen diese [Tutorials mit Screencasts](https://getflowshare.com/screencast-why-you-should-record-your-screen-and-how-that-works/). Sie zeichnen ihren Bildschirm auf und geben die Aufzeichnung dann weiter, damit die Benutzer die Schritte nachvollziehen können. #### Screencasts: Komplexe und unflexible Produktion Das Problem: Die **Produktion von Screencasts ist komplex** und erfordert Erfahrung, [gute Werkzeuge](https://getflowshare.com/screencast-tools-9-software-solutions-to-capture-your-screen-in-a-quick-and-easy-manner/) und eine klare Planung. Wenn ein Fehler auftritt, müssen Sie die Aufzeichnung von vorne beginnen. Sobald der Screencast erstellt ist, lässt sich das Video nicht mehr so leicht aktualisieren wie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wenn die Software aktualisiert wird. In diesem Fall müssen Sie das Video oft noch einmal neu aufzeichnen. #### Screencasts: geringe Benutzerfreundlichkeit Bildschirmvideos haben für die Nutzer auch ihre Schwächen. Gerade bei komplexen Themen sind Screencasts oft sehr lang und kosten die Zuschauer viel Zeit: Schließlich verfolgen sie die Softwareanwendung in Echtzeit. Auch das Zurückspulen ist schwierig, weil man nie weiß, welches wichtige Detail in der nächsten Minute des Videos präsentiert wird. **Screencasts bieten keinen guten Überblick**, sondern erfordern in der Regel, dass Sie sich das gesamte Video ansehen. #### Gesucht: Alternative für Screencasts Deswegen ist klar: Software-Tutorials brauchen ein Update von traditionellen Screencasts. **Die KI von Synthesia bietet hier in Kombination mit der Dokumentationssoftware FlowShare eine attraktive und effektive Alternative.** ## Entdecken Sie FlowShare: Die perfekte Synthesia-Ergänzung FlowShare ist unsere Dokumentationssoftware. Sie erlaubt es Ihnen, innerhalb kürzester Zeit übersichtliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für digitale Prozesse zu generieren. **Lassen Sie dafür FlowShare einfach im Hintergrund laufen, während Sie einen beliebigen Arbeitsprozess ausführen.** FlowShare nimmt jeden Schritt auf, erstellt Screenshots und markiert Ihre Klicks. Beschreibungen für die ausgeführten Aktionen? Erstellt FlowShare für jeden Schritt ganz von allein. #### Eine bunte Sammlung von Exportformaten Die erstellten Anweisungen können nach Abschluss des Prozesses **beliebig exportiert** werden. - Klassisch als PDF, PowerPoint oder Word-Dokument? - Oder möchten Sie lieber eine [interaktive Demo im HTML-Format](https://getflowshare.com/de/funktionen/interaktive-demo/)? - Direkt in eine [Wissensdatenbank](https://getflowshare.com/de/wissen-einfangen-wissensmanagement-mit-dem-firmenwiki/) wie Confluence? - Oder für alle Formate gleichzeitig? Alternativ können Sie mit FlowShare Professional generierte Guides seit einiger Zeit auch **direkt zu Synthesia exportieren.** Mit einem persönlichen Account bei Synthesia können Sie Flows mit bis zu zehn Schritten exportieren. Mit einem persönlichen Account bei Synthesia können Sie dorthin Flows mit bis zu zehn Schritten exportieren, im Enterprise-Plan Guides mit bis zu 50 Schritten. Wählen Sie dafür in FlowShare unter “Einstellungen” den Synthesia-Export aus. Dort müssen Sie nur den API-Schlüssel von Ihrem Synthesia-Konto eingeben. Wie das funktioniert, erklären wir in [diesem Beitrag](https://support.getflowshare.com/de/help/flowshare-anwenden/integrationen/synthesia-integration-fuer-flowshare/) – inklusive unseres eigenen Synthesia-Videos! ![Arbeitsablauf mit FlowShare aufzeichnen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Synthesia_FlowShare_Guide-1024x579.png)Mit FlowShare und Synthesia erstelltes Schritt-für-Schritt-Video### Synthesia und FlowShare: eine leistungsstarke Kombination Sobald Sie Ihren API-Schlüssel eingegeben und damit den Synthesia-Export freigeschaltet haben, **ist alles ganz einfach**. Beim Exportieren Ihres Workflows können Sie das Geschlecht Ihres KI-Avatars und die Sprache Ihrer Anweisungen auswählen. Innerhalb von wenigen Minuten erscheint Ihr Video in Ihrem Synthesia-Konto. Dieses können Sie anschließend noch personalisieren. #### So passen Sie Ihr Synthesia-Video an Sie können zum Beispiel **Ihren Avatar und den Hintergrund des Videos ändern, Musik zum Video hinzufügen, Ihr Logo und Ihre CI (Corporate Identity) einfügen** oder die Position des Avatars im Video anpassen. Ihr Avatar kann an bestimmten Stellen Gesten wie Nicken, Kopfschütteln oder Hochziehen der Augenbrauen ausführen, und Sie können die Aussprache des Avatars ändern. Wenn Sie es ganz individuell wünschen, können Sie von Synthesia sogar [einen Avatar von sich selbst erstellen lassen](https://www.synthesia.io/features/custom-avatar). Das kostet jedoch eine Extra-Gebühr bei Synthesia. ### Der perfekte Synthesia-Anwendungsfall: Mitarbeiterschulung FlowShare und Synthesia sind die perfekte Kombination für Unternehmen, die Mitarbeitende oder Kunden umfassend schulen wollen und Wert auf **Schulungsmaterialien in verschiedenen Formaten und hoher Qualität legen.** Die Kombination der beiden Tools ermöglicht es Unternehmen, ihre Videos und Anleitungenin kürzester [Zeit](https://getflowshare.com/de/de-schulungsunterlagen-erstellen/create-training-materials/) und mit geringem Aufwand zu erstellen. Mit FlowShare und Synthesia können Sie Ihren Anwenderinnen und Anwendern ganz einfach zeigen, wie bestimmte Prozesse, z.B. in Ihrer eigenen Software oder Ihrer Web-Anwendung funktionieren. Dazu müssen Sie keine umständlichen Screencasts mehr aufnehmen. Stattdessen **bieten Sie ohne Mehraufwand Ihrer Zielgruppe an, das Format zu wählen, das am besten zu ihnen passt.** #### Ihre Zielgruppe wählt das gewünschte Medium für das Schulungsmaterial FlowShare generiert Ihnen sowohl [übersichtliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen](https://getflowshare.com/de/mitarbeiterhandbuch-erstellen/) in Ihrem Corporate Design als Powerpoint, PDF oder Word. Gleichzeitig kann der Guide auch in Ihr Wissensmanagement eingebettet oder als interaktive Anleitung (HTML-Format) ausgespielt werden. Im letzteren Fall kann die Zielgruppe selbst aktiv werden und den Vorgang in einer geschützten Sandbox-Umgebung ausprobieren und durchklicken. **Der Synthesia Export erweitert dieses Portfolio nun um die Möglichkeit, hochwertige, personalisierte Video-Tutorials zu erstellen.** Diese Videos sind deutlich leichter und schneller erstellt als Screencasts, übersichtlicher durch die gegliederten Schritte aus FlowShare und flexibler durch die zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten in Synthesia. Auf diese Weise kann die Zielgruppe Ihrer Schulung genau das Medium wählen, das sie benötigt, um den Prozess erfolgreich auszuführen. Gleichzeitig haben Sie **niedrige Kosten und weniger Aufwand bei mehr Output**. ### Bonus: 5 Schritte zum perfekten Schulungsvideo mit FlowShare und Synthesia Sind Sie bereit, loszulegen? Dann probieren Sie die Kombination aus FlowShare und Synthesia kostenlos aus! Sie haben die Möglichkeit, die beiden Tools eine Woche lang exklusiv zu testen. In dieser Testphase können Sie Flows mit bis zu zehn Schritten in KI-generierte Videos umwandeln. Laden Sie sich dafür FlowShare auf unserer Website herunter und schreiben dann eine Mail an [support@getflowshare.com ](mailto:support@getflowshare.com)mit dem Betreff „Synthesia Test“. Hier kommen noch **ein paar Tipps, wie Sie das perfekte Schulungsvideo mit FlowShare und Synthesia erstellen.** Befolgen Sie dazu einfach die folgenden fünf Schritte: #### 1. Dokumentation mit FlowShare wie gewohnt Nehmen Sie Ihren Workflow zunächst wie gewohnt mit FlowShare auf. Dafür drücken Sie zu Beginn der Aufzeichnung den “Start”-Button und am Ende den “Stopp”-Button. ![Schrittbeschreibung für das KI-Video ergänzen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_Recording-1-1024x612.png)Der erste Schritt besteht darin, Ihren Arbeitsablauf wie gewohnt mit FlowShare aufzuzeichnen. #### 2. Ausformulieren der Schritte des Workflows FlowShare generiert automatisch Screenshots und Beschreibungen für jeden Klick, den Sie machen. Für die Synthesia-Videos könnte es hilfreich sein, diese Beschreibungen etwas detaillierter und verbaler zu gestalten: Denn die Schrittbeschreibungen sind der Text, den Ihr Avatar am Ende des Schulungsvideos spricht. Im Gegensatz zu PDF-Anleitungen, bei denen in der Regel gilt: “Je kürzer, desto besser”, lohnt es sich bei Videos manchmal, **die Sätze ein wenig umzuformulieren und an die gesprochene Sprache anzupassen**. Außerdem können Sie den Schritten auf diese Weise einen Kontext oder zusätzliche Erklärungen hinzufügen. Aber Vorsicht: Auch diese sollten nicht zu lang sein – sonst sieht sich im schlimmsten Fall niemand Ihr Video an. ![Begrüßungsschritt über das Plus-Symbol hinzufügen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_Synthesia_Step_Description_2-2-1024x439.png)Sie können im Feld für die Schrittbeschreibung zusätzliche Notizen hinzufügen. #### 3. Einfügen eines zusätzlichen Schrittes zur Begrüßung des Publikums Ein weiteres Merkmal von Videos ist, dass sie eine kleine Einführung enthalten können. In dieser kann Ihr Avatar beispielsweise **kurz das Publikum begrüßen und erklären, worum es im Schulungsvideo geht.** Fügen Sie dazu einfach einen zusätzlichen Schritt ganz am Anfang des Leitfadens ein, nachdem Sie Ihren Arbeitsablauf dokumentiert haben. Das machen Sie, indem Sie in FlowShare ganz oben neben den Vor- und Zurück-Pfeilen auf das Plus-Symbol klicken. Dann können Sie den Begrüßungstext in das Textfeld einfügen. ![Sprache und Avatar beim Synthesia-Export wählen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_Synthesia_Step_Description-1-1024x534.png)Verwenden Sie das “+”-Symbol, um einen Schritt für die Einführung hinzuzufügen. #### 4. Exportieren – wählen Sie die richtige Sprache **Der Export klappt dank integrierter Verbindung von FlowShare zu Synthesia kinderleicht.** Hier sollten Sie allerdings auf die Sprachauswahl achten: Denn die Aussprache Ihres Avatars hängt davon ab, welche Sprache Sie beim Export ausgewählt haben (das Dialogfenster öffnet sich automatisch). Wenn Sie also ein Tutorial auf Deutsch erstellt haben und versehentlich Englisch als Sprache auswählen, wird Ihr Avatar einen starken englischen Akzent haben. Aber keine Sorge: Wenn Sie hier trotzdem einen Fehler machen, können Sie ihn später in Synthesia korrigieren. ![Beim Exportieren nach Synthesia können Sie die Sprache und das Geschlecht Ihres Avatars auswählen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Synthesia_FlowShare_Export-1-1024x614.png)Beim Exportieren nach Synthesia können Sie die Sprache und das Geschlecht Ihres Avatars auswählen#### 5. Personalisierte Anpassung an Ihre Präferenzen und Ihren Anwendungsfall Nach dem Exportieren können Sie in Synthesia herumspielen. Dort können Sie Ihr Video nach der Erstellung nach Belieben anpassen. Unter anderem können Sie Firmenfarben, Hintergründe, Logo, Avatar, Musik und viele andere Elemente im Video anpassen. ![Schulungsvideo in Synthesia bearbeiten](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/Synthesia_Export_Edit_Video-1-1024x527.png)In Synthesia können Sie weitere Anpassungen vornehmen und Ihr Schulungsvideo bearbeiten## Fazit: Mit FlowShare & Synthesia in die Zukunft der KI-basierten Videoerstellung Die Kombination aus FlowShare und der KI von Synthesia **revolutioniert die Herstellung von Videotutorials in Unternehmen.** Die beiden Tools eröffnen den Unternehmen völlig neue Möglichkeiten im IT-Support und in der Mitarbeiterschulung. Sie sparen viel Zeit und Nerven bei der Erstellung der Materialien. Gleichzeitig haben die Ergebnisse eine hohe und gleichbleibende Qualität und schulen die Zielgruppe der Videos auf diese Weise nachhaltiger. Was noch? Ehrlich gesagt macht es ein bisschen Spaß, Videos mit künstlicher Intelligenz so schnell und einfach zu erstellen. Probieren Sie die kombinierte Anwendung von FlowShare und Synthesia doch gerne einfach mal aus. Wenn Sie Feedback, Fragen oder Anmerkungen zur Nutzung haben, melden Sie sich gerne bei uns unter[ support@getflowshare.com](mailto:info@getflowshare.com). ## FAQs #### Wie erstellen wir ein Synthesia Video aus einem Prozess? Sie zeichnen den Ablauf mit FlowShare auf, formulieren die Schritttexte aus und übergeben sie an Synthesia. Dort entstehen daraus ein Video mit KI-Avatar und gesprochenem Text, ohne Kamera und ohne Aufnahmestudio. #### Video oder bebilderte Anleitung: was nehmen wir wofür? Video wirkt bei Einführung, Ankündigung und Überblick. Für Aufgaben, die jemand parallel mitmacht, bleibt die bebilderte Anleitung besser, weil man sie anhalten und durchsuchen kann. Aus einer Aufzeichnung lassen sich beide Formate erzeugen. #### Brauchen wir dafür Sprecher oder Videoschnitt? Nein. Avatar und Sprache werden aus dem Text der dokumentierten Schritte erzeugt. Genau deshalb sind mehrsprachige Fassungen realistisch: Derselbe Prozess wird zu mehreren Videos, ohne dass erneut aufgenommen wird. #### Wie halten wir KI-Videos aktuell? Die zugrunde liegende Dokumentation aktualisieren und das Video neu erzeugen. Wenn das Video die einzige Quelle ist, wird jede Oberflächenänderung teuer. Mit der Aufzeichnung als Quelle bleibt der Aufwand überschaubar. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Wie Sie User Acceptance Tests (UAT) für S/4HANA mit FlowShare in 5 Schritten meistern](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/) **Published:** June 8, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Ohne User Acceptance Test gelingt keine [S/4HANA-Migration](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/sap-dokumentation/). SAP-Berater Süntke Remmers hat aus über 100 Integrationstests einen Fünf-Schritte-Ansatz entwickelt, mit dem über 1.000 Testfälle ohne Zusatzbelastung für die Mitarbeitenden abgedeckt werden. Es gibt keine erfolgreiche Migration des ERP-Systems Ihres Unternehmens auf SAP S/4HANA ohne Integrationstests und insbesondere User Acceptance Testing (UAT). Das liegt daran, dass die Endanwender – **Ihre Mitarbeiter – diejenigen sind, die das ERP in ihrer täglichen Arbeit tatsächlich nutzen**. Wenn sie Schwierigkeiten haben, die Vorteile von S/4HANA zu nutzen oder nicht wissen, wie sie im System navigieren sollen, kann dies ein [erhebliches Risiko](https://getflowshare.com/de/erp-projektdokumentation/) für das gesamte Unternehmen darstellen. Süntke Remmers, erfahrener SAP-Berater und CEO von [RES Education](https://reseducation.de/), hat im Laufe seiner Karriere das gesamte Spektrum an Integrationstests erlebt. Mit 25 Jahren Erfahrung im SAP-Umfeld und der Mitwirkung an über 100 Integrationstests hat Süntke einen **neuen Ansatz für UAT unter Verwendung unserer Dokumentationssoftware FlowShare entwickelt**. Lesen Sie mehr über diesen Ansatz in der folgenden Fallstudie. ## Die Herausforderung: Über 1000 Testfälle bei Zeit- und Ressourcenknappheit Die Migration auf S/4HANA ist keine kleine Aufgabe. Nach Süntkes Erfahrung umfasst ein Release typischerweise **über 1000 verschiedene Testfälle**, was einen erheblichen Aufwand erfordert. Dies steht wiederum in Konkurrenz zu den begrenzten Ressourcen des Unternehmens in Bezug auf Zeit, Budget und Personal. In Anbetracht dessen besteht die erste große Herausforderung darin, sicherzustellen, dass tatsächlich alle Unternehmensprozesse abgedeckt sind, wie Süntke erklärt: > > *„Meiner Erfahrung nach ist die größte Herausforderung das Erreichen einer vollständigen Testabdeckung. Mit anderen Worten: Alle Prozesse, die Mitarbeiter mindestens einmal am Tag ausführen, sollten in einem SAP-Integrationstest abgedeckt sein.“* > > > > Süntke Remmers, CEO von RES Education Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 50 verschiedene Prozesse im SAP-Umfeld bearbeitet, braucht es Zeit, [diese alle zu dokumentieren oder zu testen](https://getflowshare.com/de/dokumentation-in-erp-projekten-warum-sie-unverzichtbar-ist/). Zudem fehlt den Mitarbeitern oft die intrinsische Motivation für diese Dokumentations- und Testaufgaben, **insbesondere wenn sie diese mit ihren täglichen Arbeitsverpflichtungen vereinbaren müssen.** Infolgedessen wird das Testen oft zur Aufgabe, die depriorisiert wird. > *„Das ist eine berechtigte Frage: Muss ich zusätzlich zu all den Aufgaben, die ich bei der Arbeit erledigen muss, auch noch meine Prozesse für den Integrationstest dokumentieren?“* > > Süntke Remmers, CEO von RES Education Über den für einen solchen Testprozess erforderlichen Aufwand hinaus stellt das Reporting eine zusätzliche Hürde dar. Süntke stellt fest, dass viele Unternehmen ihre Integrationstests immer noch mit Excel überwachen und berichten. Das Problem? Diese Methode bietet oft eine **schlechte Entscheidungsgrundlage**. Daten in Excel werden oft geschönt und positiver dargestellt als in der Realität, auch weil die Excel-Tabelle meist nicht automatisch mit dem tatsächlichen Fortschritt des Testprozesses verknüpft ist. Infolgedessen **fehlt dem Lenkungsausschuss oder dem Vorstand des Unternehmens eine genaue Übersicht über den Testprozess.** > *„Folglich ist es nicht ungewöhnlich, dass es bei Vorstandssitzungen zu Konflikten kommt, weil der Reifegrad der Implementierung nicht den Erwartungen entspricht.“* > > Süntke Remmers, CEO von RES Education ## Die Lösung: 5 Schritte zum Erfolg mit FlowShare Um all diese Herausforderungen des S/4HANA-Testprozesses zu bewältigen, hat Süntke Remmers einen **innovativen Ansatz unter Nutzung von FlowShare** entwickelt, der 5 Schritte umfasst. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/11/napkin-selection.svg)Zusammenfassend lässt sich sagen: Mitarbeiter zeichnen alle Unternehmensprozesse schnell und einfach mit FlowShare auf. Diese Flows werden in einem Wiki gespeichert, [wie zum Beispiel Confluence](https://getflowshare.com/de/integrationen/confluence/confluence-6/), während ein Projektmanagement-Tool wie [Jira](https://www.atlassian.com/) dabei hilft, beides zu überwachen – den Status fehlerhafter Prozesse und den Gesamterfolg des Testprozesses. > > *„Für die einfachste Aufzeichnung von Prozessen ist FlowShare das Werkzeug der Wahl. ‚So einfach wie möglich‘ bedeutet in diesem Fall, dass die Dokumentation automatisch erstellt wird und keine Nachbearbeitung erfordert. Das ist der große Vorteil.“* > > > > Süntke Remmers, CEO von RES Education ### Schritt 1: Mühelose Prozessabbildung > *„Viele denken, dass Integrationstests für das Projektmanagement wichtig sind. Bei genauerem Hinsehen zeigt sich jedoch, dass es eigentlich für die Mitarbeiter am wichtigsten ist, dass diese Tests wie erwartet verlaufen. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die nach dem Go-Live mit den Prozessen arbeiten müssen. Die Tests sind also nicht nur für das Management da; sie sind für alle da – letztendlich für jeden.“* > > Süntke Remmers, CEO von RES Education Um im ersten Schritt einen vollständigen Überblick über alle Unternehmensprozesse zu erhalten, ist es entscheidend, dass die Anwender, die diese Prozesse ausführen, auch diejenigen sind, die sie dokumentieren. Um eine **100-prozentige Abdeckung zu erreichen und gleichzeitig Ressourcenengpässe und Zeitkonflikte** mit anderen täglichen Arbeitsprozessen zu minimieren, hat RES Education einen eigenen Ansatz entwickelt, um Anwender zur Dokumentation zu motivieren. Anstatt ein oder zwei Wochen für die Dokumentation einzuplanen, verlängerte RES Education den Aufzeichnungszeitraum auf drei Monate und führte FlowShare ein. Mit FlowShare **geschieht die Dokumentation fast unbemerkt durch die Key-User** – sie führen einfach ihre gewohnten Prozesse aus, während FlowShare im Hintergrund läuft. Das Ergebnis ist eine [klare, automatisch generierte Dokumentation](https://getflowshare.com/de/erp-benutzerhandbuecher-ein-schneller-und-einigermassen-schmerzloser-leitfaden/) mit Bildern und Kurzbeschreibungen, die in verschiedenen Formaten exportiert werden kann. Darüber hinaus nutzt RES Education ihr [Clever Learning Tool](https://reseducation.de/clever-learning/), das die Anwender per täglicher E-Mail daran erinnert, Wissen entweder aufzubauen oder zu pflegen, und es automatisch in das [Unternehmens-Wiki](https://getflowshare.com/de/wissen-einfangen-wissensmanagement-mit-dem-firmenwiki/) überträgt. Beispielsweise werden die Anwender jeden Tag um 8:45 Uhr daran erinnert, FlowShare zu nutzen. Dieser Ansatz nimmt die Entscheidungslast ab, welche Prozesse dokumentiert werden müssen; **die Anwender erfassen einfach den Prozess, den sie gerade ausführen**. > *„Dadurch entsteht eine Gewohnheit des Wissensaustauschs, die sicherstellt, dass die Dokumentation nicht vergessen wird, sondern immer präsent und schön in den Arbeitsalltag integriert ist. Es ist wie die gute Tasse Kaffee: Richtig, 8:45 Uhr, Zeit zum Dokumentieren.“* > > Süntke Remmers, CEO von RES Education Süntke weiß, dass dieses System gut funktioniert, denn als nach drei Monaten die täglichen E-Mails aufhörten, fragten die Anwender: „Was ist mit dem System los? Warum bekomme ich keine E-Mails mehr?“ Diese Reaktion zeigt, dass die **Mitarbeiter die Gewohnheit des** [**Wissensaustauschs**](https://getflowshare.com/de/benutzterdokumentation/) **wirklich verinnerlicht und zu schätzen gelernt hatten.** Nach drei Monaten erreichten sie dank FlowShare mit minimalem Aufwand die volle Abdeckung aller kritischen Prozesse, die für einen reibungslosen SAP S/4HANA-Übergang erforderlich sind. Als bedeutender Bonus konnte das Unternehmen **diese Dokumentationen nicht nur für die S/4HANA-Migration nutzen, sondern auch als Stellenbeschreibungen für die Personalabteilung und** [**Arbeitspläne für das Onboarding** neuer Mitarbeiter](https://getflowshare.com/de/schulungsunterlagen-erstellen/create-training-materials/). ### Schritt 2: Prozessaggregation im Unternehmens-Wiki Sobald ein Prozess aufgezeichnet ist, muss er so gespeichert werden, dass er für jeden leicht zugänglich und nutzbar ist. RES Education verwaltet diese **Prozessaggregation im cloudbasierten Wiki** Confluence. Ein wesentlicher Vorteil hierbei ist die [direkte Integration von FlowShare](https://getflowshare.com/de/integrationen/) in Confluence (sowie in andere [Wissensdatenbanken](https://getflowshare.com/de/erp-system-knowledge-base/)), wodurch mit FlowShare erstellte Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt in das Wiki hochgeladen werden können. Dies macht den Dokumentationsprozess für die Mitarbeiter so komfortabel wie möglich: > *„Das Schöne an der Lösung liegt in der Tatsache, dass sie wirklich alle Prozesse mit praktisch keinem zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter abdeckt.“* > > Süntke Remmers, CEO von RES Education Dank seines innovativen Ansatzes mit FlowShare und dem Clever Learning Tool aggregiert RES Education erfolgreich praktisch alle SAP-Prozesse [im Unternehmens-Wiki](https://getflowshare.com/de/erp-system-knowledge-base/). Ein wesentlicher Aspekt dieser Aggregation ist, dass sie kontinuierlich aktualisiert werden kann, um sicherzustellen, dass sie immer den **aktuellen Stand der Prozesse widerspiegelt**. Wenn sich ein Prozess ändert, muss er lediglich mit FlowShare neu dokumentiert werden, und das Wiki kann mit nur wenigen Klicks aktualisiert werden. ### Schritt 3: Ticket-System – Verknüpfung von Prozessen Sobald die Anwender alle ihre Prozesse abgebildet und in einer [Wissensdatenbank](https://getflowshare.com/de/firmenwiki-software-tools/) aggregiert haben, ist die Grundlage für den eigentlichen Testprozess gelegt. RES Education organisiert dies über ein Ticket-System in der Projektmanagement-Software Jira. Ein zentrales Element für den Erfolg eines solchen Ticket-Systems ist die **hohe Qualität der Test-Tickets**. [Das ideale Test-Ticket](https://reseducation.de/sap-integrationstests-leicht-gemacht-das-geheimnis-eines-idealen-testtickets-enthuellt-%f0%9f%9a%80/)… 1. enthält vollständige Informationen, 2. ist für jeden im Unternehmen universell verständlich und 3. ist benutzerfreundlich gestaltet. Das bedeutet, dass das Ticket genügend Informationen enthalten sollte, damit **jeder im Unternehmen – sogar ein Werkstudent oder Praktikant – den Testfall durchführen kann**. Darüber hinaus sollte es Expertenjargon vermeiden und leicht nachvollziehbar sein. Dieser Ansatz verteilt die Test-Arbeitslast und entlastet die Key-User. > *„Das Test-Ticket sollte keinen sogenannten Expertenstatus haben und beispielsweise nur stichwortartige Informationen enthalten.“* > > Süntke Remmers, CEO von RES Education Um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen für einen Testfall im Ticket enthalten sind – wie der zu testende Prozess, seine Anforderungen und das gewünschte Ergebnis – müssen die Anwender lediglich einen Link zum dokumentierten Prozess in Confluence anhängen. Auf diese Weise steht den Testern [eine leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung](https://getflowshare.com/de/der-leitfaden-fur-nicht-designer-zur-erstellung-beeindruckender-schritt-fur-schritt-anleitungen-mit-flowshare-pro/) mit Screenshots und kurzen Erklärungen zur Verfügung. > *„Sie stellen ein Dokument bereit, das von einem Mitarbeiter aufgezeichnet wurde und als Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Reproduktion des Testfalls dient.“* > > Süntke Remmers, CEO von RES Education Ein weiterer charmanter Vorteil der Verknüpfung eines Wikis mit einem Prozessmanagementsystem besteht darin, dass **sich bei einer Prozessänderung im Wiki auch das Ticket automatisch aktualisiert.** Das bedeutet, dass Anwender keine Änderungen an zwei Stellen vornehmen oder sich Gedanken darüber machen müssen, ob das Ticket noch aktuell ist. Dieser Ansatz stellt sicher, dass immer der korrekte Prozess verfügbar ist, und schlägt so effektiv „zwei Fliegen mit einer Klappe“. ### Schritt 4: Workflow zwischen Testern und IT Mit dem Ticket-System in Jira und der Aggregation aller Unternehmensprozesse im Wiki stellt RES Education einen gut funktionierenden Workflow zwischen der IT und dem Rest der Organisation während der S/4HANA-Migration sicher. **Die IT-Abteilung kann die Übersicht über den Migrationsprozess behalten und diesen über Jira steuern**. Gleichzeitig können sie Key-User bei Bedarf für Tests einbeziehen, indem sie ihnen Test-Tickets zuweisen. Das Prozessmanagement-Tool bietet den Vorteil, die **Kommunikation zu zentralisieren und zu rationalisieren**. SAP-Experte Süntke Remmers hat festgestellt, dass die Abstimmung zwischen IT und Testern in vielen Unternehmen immer noch per E-Mail oder, schlimmer noch, durch informelle Gespräche erfolgt. Dies kann dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden, die IT den Überblick verliert und der Testprozess im Chaos versinkt. Durch die transparente Verwaltung des Prozesses in Jira oder einem ähnlichen Tool werden diese Probleme jedoch vermieden. Wenn die IT einem Tester einen Testfall zuweist, erhält der Anwender eine Benachrichtigung und kann den Prozess prüfen. Wenn er funktioniert, **setzt er den Ticketstatus auf „Erledigt“; wenn nicht, auf „Fehler“.** Der für das Ticket zuständige IT-Mitarbeiter erhält dann automatisch eine E-Mail über Jira, die ihn über die Statusänderung informiert, und kann das Problem bei Bedarf beheben. ### Schritt 5: Dashboard – Die ultimative Entscheidungsvorlage für Ihren Lenkungsausschuss Der letzte Schritt des Fünf-Schritte-Ansatzes von RES Education konzentriert sich auf transparentes Monitoring und Reporting. Es ist wichtig, dass **alle Tickets und Testfälle einen Status enthalten**, der angibt, ob sie abgeschlossen, noch offen oder in Bearbeitung sind. Zusätzlich kann das Prozessmanagement weitere Details enthalten, wie die Angabe der „zuständigen Abteilung“ für spezifische Testfälle, die Gruppierung von Testfällen in Phasen oder die Priorisierung von Tickets nach ihrer Wichtigkeit. **Eine zentralisierte und transparente Datenerfassung ermöglicht die Echtzeit-Visualisierung der Informationen in einem Dashboard**. Dieses Dashboard bietet jederzeit einen realistischen Überblick über den aktuellen Status Ihres Testprozesses. Es **ermöglicht zudem Auswertungen**, wie KPIs für bestimmte Abteilungen oder für bestimmte Einheiten innerhalb des S/4HANA-Systems. > *„Es gibt sehr attraktive Reporting-Optionen, die alle auf dem Status der Tickets basieren. Sie verwenden also kein Excel zum Schönfärben; stattdessen greifen Sie online auf die Datenbank zu, was die Realität genau in dem Moment widerspiegelt, in dem Sie das Dashboard betrachten.“* > > Süntke Remmers, CEO von RES Education Für eine erfolgreiche S/4HANA-Migration ist es entscheidend, dass alle Fehlertickets mit hoher Priorität gelöst und geschlossen werden. Das Dashboard sollte dies widerspiegeln, wobei es möglich ist, mit einigen kleineren Fehlern live zu gehen, die für das Release weniger relevant sind. Diese können nach einem erfolgreichen Go-Live behoben werden. Unlike Excel, the real-time dashboard **provides the steering committee with a one hundred percent reliable decision template. It offers real-time insights** into the current status of the test process, allowing the committee to manage the S/4HANA migration accordingly. ## Das Ergebnis: Ein 100 % mitarbeiterzentrierter Ansatz und besseres Change Management Das Ergebnis des Fünf-Schritte-Ansatzes von RES Education mit FlowShare sind aufschlussreiche User Acceptance Tests und – basierend auf den UAT – eine erfolgreiche S/4HANA-Migration. Die Hauptvorteile lassen sich wie folgt zusammenfassen: - **Mühelose und schnelle Dokumentation:** Dank FlowShare können Anwender Prozesse mit [minimalem Aufwand und in kürzester Zeit](https://getflowshare.com/de/schulungsunterlagen-erstellen/create-training-materials/) erfassen. - **Nahtlose Integration in Arbeitsabläufe:** Indem den Mitarbeitern Zeit für die [Dokumentation](https://getflowshare.com/de/wie-benutzerhandbuecher-die-teamproduktivitaet-maximieren/) gegeben und diese in ihre täglichen Arbeitsgewohnheiten integriert wird, fügt sich der Prozess reibungslos in die Arbeitsabläufe der Anwender ein. - **Alle mit ins Boot holen:** [Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen von FlowShare](https://getflowshare.com/de/bedienungsanleitung-erstellen/anleitung-erstellen/) mit Screenshots ermöglichen es jedem im Unternehmen, den Anweisungen zu folgen und Verantwortung für den Erfolg des Migrationsprozesses zu übernehmen. Dieser Ansatz entlastet die Key-User [und die IT](https://getflowshare.com/de/bedienungsanleitung-erstellen/anleitung-erstellen/). - **Erfolgreiches Change Management:** [Mitarbeiter](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/) gewöhnen sich als Hauptakteure im Testprozess frühzeitig an neue Abläufe im S/4HANA-System. Dies erhöht ihre Akzeptanz und Zufriedenheit mit den Veränderungen. - **Effiziente Kommunikation:** Dank der zentralisierten Zusammenarbeit zwischen IT und Testern in Jira sind die Verantwortlichkeiten klar und es gehen keine Informationen verloren. - **Volle Transparenz für das Management:** Das Echtzeit-Dashboard gibt dem Management einen umfassenden Einblick in den Status des Unternehmens im Test- und Migrationsprozess. Alles in allem ist der Ansatz von RES Education eine mitarbeiterzentrierte Strategie, die genau auf diejenigen abzielt, die für den Erfolg der Migration am kritischsten sind: Ihre Mitarbeiter. ## Fazit: Schmerzfreies Testen mit FlowShare Die Fallstudie von RES Education **zeigt auf, wie die Software FlowShare die Hürden von User Acceptance Tests (UAT) im Migrationsprozess auf SAP S/4HANA beseitigt.** FlowShare reduziert Aufwand und Komplexität, ist für jeden einfach zu handhaben und gewährleistet einen [effizienten Wissenstransfer](https://getflowshare.com/de/benutzterdokumentation/). Neben RES Education haben bereits mehrere andere Unternehmen ihre Migration auf S/4HANA erfolgreich abgeschlossen und [SAP-Prozesse mit Hilfe von FlowShare verwaltet](https://getflowshare.com/de/schulungsunterlagen-und-testreports/). Um mehr über den S/4HANA-Migrationsprozess zu erfahren, werfen Sie einen Blick auf unseren Blueprint für die Migration Ihres ERP-Systems. Und wenn Sie FlowShare ausprobieren möchten, können Sie [hier eine kostenlose Testversion starten](https://getflowshare.com/free-trial/). ## FAQs #### Was ist ein User Acceptance Test? Der Abnahmetest durch die Fachbereiche: Key-User prüfen vor dem Go-live, ob die Prozesse im neuen System so funktionieren, wie sie im Alltag gebraucht werden. Abnahmetest und Benutzerakzeptanztest bezeichnen dabei dasselbe. #### Wer testet, und wer dokumentiert die Ergebnisse? Getestet wird von den Fachbereichen, dokumentiert idealerweise während des Tests. Wird die Ausführung aufgezeichnet, entstehen Testnachweis und spätere Schulungsunterlage aus demselben Durchlauf statt in zwei getrennten Arbeitsschritten. #### Über 1.000 Testfälle bei knappen Ressourcen: geht das? Mit klarer Priorisierung und einem festen Ablauf. SAP-Berater Süntke Remmers hat aus über 100 Integrationstests einen Ansatz in fünf Schritten entwickelt, von der Prozessabbildung über das Ticketsystem bis zum Dashboard als Entscheidungsvorlage. #### Wie dokumentieren wir UAT-Schritte in der SAP GUI? Mit einem Werkzeug, das den Windows-Desktop erfasst. FlowShare zeichnet SAP-Transaktionen Schritt für Schritt mit Screenshots aus dem echten System auf, ohne Browser-Erweiterung und ohne dass Testdaten den Rechner verlassen. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Was ist Software Dokumentation](https://getflowshare.com/what-is-software-documentation/) **Published:** March 1, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Software Dokumentation, Definition und Arten im Überblick Benutzerdokumentationen können Software schnell und einfach für neue Mitarbeiter zugänglich machen. Und nicht nur das: Das effektive Weitergeben von Expertenwissen ist essentiell, um Unternehmen vor Wissensverlust zu schützen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen kurz, was Dokumentationen sind und welche Rolle sie in Unternehmen spielen (können). > **Kurz erklärt:** Software Dokumentation umfasst alle Unterlagen, die beschreiben, wie eine Software aufgebaut ist, wie sie betrieben wird und wie man sie bedient. Welche Art gebraucht wird, hängt von der Zielgruppe ab: Entwickler brauchen andere Informationen als IT-Administratoren oder Anwender im Fachbereich. ### Was ist Software Dokumentation? Unter Softwaredokumentation ist das Aufzeichnen digitaler Prozesse zu verstehen, mit deren Hilfe Software oder Softwarebereiche erklärt werden können. Eine gute Softwaredokumentation beantwortet für ihre Zielgruppe drei Fragen: Was macht die Software? Wie funktioniert sie? Und was muss ich tun, um mein Ziel damit zu erreichen? Je nachdem, wer diese Fragen stellt, sehen die Antworten sehr unterschiedlich aus. Für einen Entwickler ist eine Schnittstellenbeschreibung hilfreich, für eine Sachbearbeiterin im Einkauf dagegen eine bebilderte Anleitung, die zeigt, wo sie klicken muss. ### Welche Arten der Software Dokumentation gibt es? Unterschieden wird zwischen verschiedenen Arten von Dokumentationen, die je nach Zielgruppe variieren. So gibt es beispielsweise Programmier-, Entwicklungs- und Projektdokumentationen, die sich hauptsächlich an Entwickler wenden; technische Dokumentationen, die alle nötigen Informationen zur Instandhaltung und Nutzung von Software enthalten; Anwenderdokumentationen, die vor allem die Nutzung von Software erklären… Die Liste an Dokumentationen ist lang – einen guten Überblick bietet Wikipedia. In der Praxis lassen sich die meisten Formen drei Gruppen zuordnen. #### Entwicklungs- und Projektdokumentation Diese Dokumentation richtet sich an alle, die Software bauen, erweitern oder in andere Systeme integrieren. Dazu gehören Anforderungs- und Architekturbeschreibungen, Schnittstellendokumentationen (APIs), Kommentare im Quellcode, Testprotokolle sowie Projektunterlagen wie Pflichtenhefte, Entscheidungsprotokolle und Release Notes. Sie entsteht meist direkt im Entwicklungsteam und setzt technisches Vorwissen voraus. Für Endanwender ist sie deshalb in der Regel ungeeignet. #### Anwender- und Benutzerdokumentation Wenn wir bei miraminds von Softwaredokumentationen sprechen, beziehen wir uns fast immer auf Benutzerdokumentationen, also die, die Software für den Endbenutzer erklären. Die Benutzerdokumentationen kommen in vielen Ausführungen vor: vom detaillierten Benutzerhandbuch über Nuggets an Anwenderwissen (Stichwort „Microlearning“) bis hin zur kontextsensitiven Hilfe, beispielsweise in Form eines Performance Support Systems oder einer sogenannten „Digital Adoption Platform“. Welches Format gewählt wird, hängt vor allem davon ab, wie komplex das zu vermittelnde Anwenderwissen ist und wie viel Anwenderwissen die Endanwender benötigen. Generell gilt, Dokumentationen so lang wie nötig und so kurz wie möglich zu halten. Typische Formate der Anwenderdokumentation sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsunterlagen, Quick-Reference-Karten, Arbeitsanweisungen und FAQ-Sammlungen. Gemeinsam ist ihnen, dass sie sich an Aufgaben orientieren („Wie lege ich einen neuen Lieferanten an?“) und nicht an Funktionen der Software („Das Menü Stammdaten enthält folgende Felder …“). #### Softwaredokumentation für Wartung und Betrieb Diese Dokumentation richtet sich an IT-Administratoren und Support-Teams. Sie beschreibt, wie eine Software installiert, konfiguriert, aktualisiert und überwacht wird. Dazu zählen Systemanforderungen, Installations- und Update-Anleitungen, Berechtigungskonzepte, Backup- und Wiederherstellungsprozesse sowie Betriebshandbücher für Störfälle. Gerade in regulierten Umgebungen, etwa bei Behörden, Versorgern oder Unternehmen mit ISO-27001-Zertifizierung, ist diese Dokumentation oft auch ein Nachweis gegenüber Auditoren. ### Softwaredokumentation im Unternehmen: Nutzen und Grenzen Wussten Sie, dass die für ein Unternehmen entscheidenden Kompetenzen oft bei nur wenigen, essentiellen Mitarbeitern liegen? Dokumentationen machen also nicht nur Software zugänglich für Unternehmens-Neulinge, sondern sie „verewigen“ gleichzeitig bestehende Mitarbeiterkompetenzen. Durch die Externalisierung des Wissens von Kernkompetenzträgern können sich Unternehmen so vor Anfälligkeit zum Wissensverlust schützen. Zudem entlasten sie IT-Experten, die durchschnittlich 30 % ihrer Arbeitszeit mit Supportanfragen verbringen, und senken dadurch zeitliche und finanzielle Kosten für Unternehmen… Was gibt es dagegen noch einzuwenden? In einer Arbeitswelt, in der Software immer vielfältiger und komplexer ist und ständig verändert und weiterentwickelt wird, bietet es sich an, notwendige Softwaregrundlagen periodisch in Präsenzschulungen aufzufrischen und die letztliche Anwendung durch dezentrales Lernen zu unterstützen. Einzuwenden gibt es tatsächlich einiges, zumindest gegen schlechte Dokumentation. Die häufigsten Grenzen in der Praxis: - **Veraltete Inhalte:** Jedes Software-Update kann Screenshots und Schrittfolgen ungültig machen. Wer eine veraltete Anleitung befolgt und scheitert, greift beim nächsten Mal direkt zum Telefon. - **Hoher Erstellungsaufwand:** Manuell Screenshots anfertigen, zuschneiden, beschriften und Texte schreiben kostet pro Anleitung schnell mehrere Stunden. Deshalb wird oft gar nicht erst dokumentiert. - **Falsche Zielgruppe:** Eine technisch korrekte Dokumentation nützt nichts, wenn sie für Anwender zu technisch ist. - **Schlechte Auffindbarkeit:** Anleitungen, die in Ordnerstrukturen oder E-Mail-Anhängen verschwinden, werden nicht genutzt. Der Nutzen einer Softwaredokumentation steht und fällt also damit, wie aktuell, verständlich und erreichbar sie ist. #### Wer erstellt welche Dokumentation? | Art | Zielgruppe | Typische Inhalte | Erstellt von | |---|---|---|---| | Entwicklungs- und Projektdokumentation | Entwickler, Projektteams | Architektur, APIs, Anforderungen, Release Notes | Entwickler, Projektleitung | | Anwender- und Benutzerdokumentation | Fachbereich, neue Mitarbeiter | Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsunterlagen, FAQs | Key User, Trainer, Fachexperten | | Wartung und Betrieb | IT-Administration, Support | Installation, Konfiguration, Updates, Notfallprozesse | IT-Administratoren, Betriebsteams | Auffällig ist: Anwenderdokumentation wird häufig von Menschen erstellt, deren eigentlicher Job nicht das Schreiben ist, sondern die Arbeit im Fachbereich. Umso wichtiger ist es, dass die Erstellung schnell geht. ### Software Dokumentation Beispiel aus der Praxis Angenommen, ein Unternehmen führt ein neues ERP-System ein. Die Sachbearbeiter im Einkauf müssen künftig neue Lieferanten selbst anlegen. Bisher hat das eine einzige Kollegin übernommen, die den Ablauf auswendig kennt. Ohne Dokumentation landet jede Frage bei ihr, und wenn sie im Urlaub ist, steht der Prozess still. Eine kurze, bebilderte Anleitung löst genau dieses Problem. #### Software Dokumentation Beispiel: eine Anleitung im Aufbau Eine gute Anwenderanleitung besteht aus wenigen, klaren Bausteinen: 1. **Titel als Aufgabe formuliert:** „Neuen Lieferanten im ERP-System anlegen“ 2. **Zweck und Zielgruppe:** Für wen ist die Anleitung, und wann wird sie gebraucht? 3. **Voraussetzungen:** Benötigte Berechtigungen, Unterlagen oder Daten (z. B. Steuernummer, Bankverbindung) 4. **Nummerierte Schritte mit Screenshot:** Ein Schritt pro Aktion, das relevante Bedienelement im Bild markiert 5. **Hinweise und Warnungen:** Pflichtfelder, typische Fehler, Sonderfälle 6. **Ergebnis:** Woran erkennt der Anwender, dass alles geklappt hat? 7. **Stand und Verantwortliche:** Version, Datum der letzten Prüfung und Ansprechperson Der letzte Punkt wird oft vergessen, ist aber entscheidend: Nur wenn klar ist, wer die Anleitung pflegt und wann sie zuletzt geprüft wurde, bleibt sie vertrauenswürdig. ### Software Dokumentation automatisiert erstellen Der größte Aufwand bei der Anwenderdokumentation liegt nicht im Wissen, sondern im Handwerk: Screenshots anfertigen, Schritte beschreiben, alles formatieren und nach jedem Update wiederholen. Genau hier setzt automatisierte Softwaredokumentation an. #### Automatisierte Softwaredokumentation im Arbeitsfluss Statt einen Prozess erst auszuführen und danach aufzuschreiben, wird er während der Ausführung erfasst. Die Software zeichnet jeden Klick auf, erstellt passende Screenshots und formuliert daraus Schritttexte. Die Person, die den Prozess kennt, muss das Ergebnis nur noch prüfen und bei Bedarf ergänzen. Die Arbeit verlagert sich damit vom Schreiben zum Prüfen, und die Dokumentation entsteht dort, wo das Wissen ohnehin vorhanden ist: im Arbeitsalltag. Ändert sich später ein Teil des Prozesses, muss nicht die gesamte Anleitung neu erstellt werden. Es genügt, die betroffenen Schritte neu aufzuzeichnen. Damit sinkt genau der Aufwand, der in der Praxis über Erfolg oder Misserfolg entscheidet: der Aufwand pro Aktualisierung. Mit unserer Software [FlowShare](https://getflowshare.com/de/free-trial/) erstellen Sie schnell und ohne großen Aufwand gut verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen – ein Format in der goldenen Mitte zwischen Handbüchern und kontextsensitiver Hilfe. Sie können FlowShare hier unverbindlich [testen und 7 Tage lang kostenlo](https://getflowshare.com/de/free-trial/)s eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen erstellen. ## FAQs #### Was ist Software Dokumentation? Die Aufzeichnung digitaler Abläufe, mit denen sich eine Anwendung erklären lässt. Dazu zählen Entwicklungs- und Projektdokumentation, Anwenderdokumentation sowie Unterlagen für Wartung und Betrieb. Die Zielgruppe entscheidet darüber, welche Form gebraucht wird. #### Welche Art der Softwaredokumentation brauchen wir? Für Entwicklung und Betrieb technische Dokumentation, für den Fachbereich Anwenderdokumentation. Die häufigste Verwechslung besteht darin, Entwicklerunterlagen an Anwender zu geben und sich über ausbleibende Nutzung zu wundern. #### Reicht es, die Dokumentation einmal zu erstellen? Nein. Software ändert sich, und veraltete Anleitungen richten mehr Schaden an als gar keine, weil sie Vertrauen kosten. Entscheidend ist deshalb nicht der Ersterstellungsaufwand, sondern der Aufwand pro Aktualisierung. #### Wie sieht automatisierte Softwaredokumentation aus? Der Ablauf wird während der Ausführung erfasst, Screenshots und Schritttexte entstehen automatisch, geprüft wird anschließend. Damit verlagert sich die Arbeit vom Schreiben zum Prüfen, und die Dokumentation entsteht im Arbeitsfluss. **Categories:** Creating how-to guides --- ### [Die besten Tools zur Software-Dokumentation für jedes Budget im Jahr 2026](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/) **Published:** May 8, 2025 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Wir stellen Ihnen 10 Tools für die Software-Dokumentation vor, mit denen Sie einfach und in kürzester Zeit Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen können. The tools enthalten FlowShare, Scribe, Greenshot und mehr. **Content:** Welche Software-Dokumentationstools gibt es, und welches passt zu Ihrem Anwendungsfall? Wir vergleichen zehn Lösungen für Benutzerhandbücher und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, von der schlanken Desktop-Lösung bis zur Wissensdatenbank. Bei FlowShare haben wir täglich mit Unternehmen aller Größen und aus den unterschiedlichsten Branchen zu tun. Viele dieser Unternehmen, vor allem KMUs (kleine und mittelständische Unternehmen), haben eine Herausforderung gemeinsam: **die Notwendigkeit, Wissen über Best Practices und digitale Prozesse weitergeben zu müssen.** Zu diesem Zweck erstellen die Unternehmen Dokumentationen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen – allerdings häufig ohne Hilfsmittel. IT-Administratoren oder Anwendungsmanager erstellen manuell Software-Dokumentationen **und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Kollegen, Teammitglieder oder Kunden.** Sie tun dies zum Beispiel, um [Kunden die Funktionsweise von Software zu erläutern](https://getflowshare.com/de/prozessdokumentation-technologischer-wandel/), ihren IT-Support zu optimieren oder neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Wer selbst schon einmal manuell eine Dokumentation mit Screenshots erstellt hat, weiß: Das ist gar nicht so einfach. Screenshots anfertigen, diese zusammensetzen in einem Word- oder PowerPoint-Dokument, Texte und Beschreibungen hinzufügen. **Einen Arbeitsvorgang umfassend und verständlich zusammenzufassen, ist ohne ein passendes Tool extrem aufwändig**. Die Erstellung kostet viel Zeit und Nerven und häufig ist das Ergebnis enttäuschend: Nicht [einheitlich und übersichtlich](https://getflowshare.com/de/anleitung-erstellen-ohne-design-kenntnisse/), sondern durcheinander und wenig hilfreich. Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn ja, sind Sie definitiv nicht allein, und wir sind hier, um zu helfen. Selbst wenn Sie noch nie zuvor Prozesse dokumentiert haben. ## **Was ist Software-(Benutzer-)Dokumentation?** Software-Dokumentation ist das Erfassen digitaler Prozesse, die dazu dienen können, Software oder Softwarebereiche zu erklären. Es wird zwischen verschiedenen Arten der Dokumentation unterschieden, die meist je nach Zielgruppe variieren. Letztere reicht von Software-Architekten und Entwicklern bis hin zu Kunden und Endanwendern. Benutzerdokumentation gibt es in vielen Formen, von detaillierten Benutzerhandbüchern über Microlearning-„Nuggets“ bis hin zu kontextsensitiven Hilfe-Systemen (Performance Support System, Digital Adoption Platform). Die Wahl des Formats hängt primär davon ab, wie komplex das vermittelte Anwenderwissen ist und wie viel Geschick die Endanwender für den erfolgreichen Umgang mit der Software benötigen. Generell gilt: Anleitungen sollten so lang wie nötig und so kurz wie möglich gehalten werden. In einer Geschäftswelt, in der Software immer vielfältiger und komplexer wird und ständig verändert und weiterentwickelt wird, ist es sinnvoll, notwendige Software-Grundlagen in formalen Lernsettings periodisch aufzufrischen und durch dezentrale Lernmechanismen zu ergänzen. ## Welche verschiedenen Arten der Software-Dokumentation gibt es? Um zu verstehen, welche Tools am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet sind, sollten Sie prüfen, welche Art von Dokumentation Sie tatsächlich benötigen. Es gibt verschiedene Arten für unterschiedliche Zwecke. Wenn Sie bereits Bescheid wissen und die Tools kaum erwarten können – überspringen Sie den ersten Teil und fangen Sie direkt hier an. ### **Technische Dokumentation** Die technische Dokumentation ist für Entwickler und Tester entscheidend, um die Systemarchitektur, den Code und das Zusammenspiel der verschiedenen Systemteile zu verstehen. Sie kann unter anderem Systemspezifikationen, Architekturdiagramme, API-Dokumentationen, Datenbankschemata und Code-Kommentare umfassen. *Beispiel:* In einem komplexen Softwareprojekt könnte die technische Dokumentation Architekturdiagramme enthalten, die zeigen, wie das System strukturiert ist und wie verschiedene Komponenten interagieren. Beispielsweise wäre in einer Microservices-Architektur ein Diagramm, das die Kommunikation der verschiedenen Dienste zeigt, zusammen mit einer API-Dokumentation, die Endpunkte, Anfrage-/Antwortformate und Authentifizierungsmechanismen detailliert beschreibt, von entscheidender Bedeutung. Diese Dokumentation ist unerlässlich für das Onboarding neuer Entwickler oder bei der Planung von System-Upgrades. Sie wird häufig von technischen Redakteuren, Systemarchitekten oder Entwicklern erstellt, die über tiefgehende technische Kenntnisse der Software verfügen. ### **Benutzerdokumentation** Die Benutzerdokumentation zielt darauf ab, Endanwendern zu helfen, die Software effizient zu verstehen und zu bedienen. Insbesondere bei ERP-Software (Enterprise Resource Planning), die oft an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst wird, ist die Benutzerdokumentation eine kritische Ressource. Diese kann vom Softwarehersteller oder intern durch Rollen wie First-Level-Support, Applikationsmanager oder sogar User Experience Designer erstellt werden, die ein gutes Verständnis der Benutzeroberfläche und der Funktionalitäten haben. *Beispiel*: Angenommen, ein Fertigungsunternehmen hat eine angepasste ERP-Software zur Verwaltung seiner Abläufe. Die Benutzerdokumentation, die wahrscheinlich intern von Applikationsmanagern erstellt wurde, könnte Handbücher zur Eingabe und Verfolgung von Aufträgen, Tutorials zur Erstellung und Interpretation verschiedener Berichte sowie FAQs zu häufigen Problemen wie der Korrektur von Dateneingabefehlern oder der Fehlerbehebung bei Zugriffsproblemen enthalten. Diese Dokumentation wäre für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und als Referenz für bestehende Mitarbeiter unverzichtbar. ### Prozessdokumentation. Prozessdokumentation im geschäftlichen Umfeld kann das Dokumentieren von Prozessen umfassen, die innerhalb verschiedener Anwendungen ausgeführt werden, um Konsistenz, Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten. *Beispiel*: In einer Finanzabteilung kann es Prozesse geben, die eine Dateneingabe in einer Buchhaltungssoftware, gefolgt von einer Genehmigung in einer Workflow-Anwendung und anschließendem Reporting mit einem Business-Intelligence-Tool beinhalten. Die Dokumentation dieser Prozesse kann die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen umfassen, die erklären, wie Daten eingegeben, genehmigt und gemeldet werden sollen. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die korrekten Verfahren verstehen, was wiederum dazu beiträgt, die Datengenauigkeit und die Einhaltung von Finanzkontrollen zu wahren. ### Qualitätssicherungs-Dokumentation Diese Art der Dokumentation stellt sicher, dass die Software die erforderlichen Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben erfüllt. Sie umfasst Compliance-Dokumente, Qualitätschecklisten und Audit-Berichte. *Beispiel:* In einem Projekt, das die Einhaltung der ISO 27001-Normen erfordert, würde ein Compliance-Dokument erstellt, das die durchgeführten Prüfungen, die erfüllten Standards sowie etwaige Abweichungen nebst Korrekturmaßnahmen aufzeigt. Diese Dokumentation ist für Audit-Zwecke und zur Aufrechterhaltung der Qualität und Compliance der Software unerlässlich. ### Projektdokumentation Die Projektdokumentation bietet einen Überblick über die Projektziele, den Umfang, die Zeitpläne und die Ressourcen. Sie trägt dazu bei, dass alle Beteiligten die Ziele und Anforderungen des Projekts verstehen. Projektleiter oder Projektkoordinatoren sind häufig für diese Dokumentation verantwortlich und stellen sicher, dass Projektziele, Zeitpläne und Ressourcen gut dokumentiert und kommuniziert werden. *Beispiel:* Ein Projektplan für die Entwicklung einer neuen mobilen Anwendung könnte die Projektziele, Meilensteine, Zeitpläne, Ressourcenzuweisungen, Risikomanagementpläne und Kommunikationspläne enthalten. Diese Dokumentation ist entscheidend für das Projektmanagement, die Kommunikation mit Stakeholdern und um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. ### Interaktive Leitfäden und Self-Service-Wissensdatenbanken Dies sind moderne Arten der Dokumentation, die durch Tools wie Screensteps ermöglicht werden. Sie erlauben die Erstellung interaktiver Leitfäden und zentraler Repositories für Schulungsinhalte, die oft von Kundensupport-Spezialisten oder Dokumentationsspezialisten erstellt werden, um den Nutzern Ressourcen zur Selbsthilfe zur Verfügung zu stellen. *Beispiel*: Ein Unternehmen könnte eine Self-Service-Wissensdatenbank für seine CRM-Software erstellen, die interaktive Anleitungen zum Anlegen neuer Kontakte, zur Verwaltung von Sales-Pipelines oder zur Erstellung von Berichten enthält. Dieses Repository könnte Artikel, FAQs und Videos enthalten, die es den Nutzern ermöglichen, eigenständig Lösungen zu finden und die Belastung des Kundensupports zu reduzieren. ### **Standard Operating Procedures (SOPs)**: SOPs sind formale, schriftliche Anweisungen, um Einheitlichkeit bei der Durchführung spezifischer Aufgaben zu erreichen. Sie skizzieren Routineaktivitäten, oft Schritt für Schritt, und stellen sicher, dass Prozesse konsistent ausgeführt werden, um Qualität und Compliance zu wahren. Typischerweise werden SOPs von Prozessmanagern, Qualitätssicherungsmanagern oder Betriebsleitern erstellt, die über ein gründliches Verständnis der Geschäftsprozesse verfügen. *Beispiel*: Eine SOP könnte die Schritte für die Bearbeitung von Kundenretouren in einer Einzelhandels-Management-Software detailliert beschreiben, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Retouren auf konsistente und regelkonforme Weise bearbeiten. ### **Team-Benutzerhandbücher**: [Team-Benutzerhandbücher](https://getflowshare.com/de/benutzerhandbuch-erstellen/) sind auf die spezifischen Bedürfnisse und Workflows eines bestimmten Teams innerhalb einer Organisation zugeschnitten. Sie bieten Anweisungen, Richtlinien und Protokolle für die Nutzung von Softwareanwendungen, die für die Aufgaben des Teams relevant sind. Diese Handbücher können von Applikationsmanagern, Teamleitern oder designierten Dokumentationsspezialisten innerhalb des Teams erstellt werden. In einigen Fällen kann auch eine gemeinschaftliche Anstrengung der Teammitglieder, die die Software täglich nutzen, zur Erstellung und Pflege dieser Dokumentation beitragen. *Beispiel*: Ein Benutzerhandbuch für das Vertriebsteam kann Richtlinien zur Nutzung der CRM-Software enthalten, um Kontakte zu protokollieren, Leads zu verfolgen und Sales-Pipelines zu verwalten. ### Automatisierte How-To-Anleitungen Tools wie FlowShare, Scribe oder Tango automatisieren die Erstellung von How-To-Anleitungen, indem sie Prozesse während der Ausführung erfassen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen generieren. *Beispiel:* Ein Team, das FlowShare verwendet, um den Prozess der Erstellung monatlicher Verkaufsberichte in einer bestimmten Software zu dokumentieren, kann die Aufgabe ausführen, während FlowShare jeden Schritt erfasst und automatisch eine detaillierte Anleitung mit Screenshots, Anmerkungen und Textbeschreibungen generiert. Diese Anleitung kann dann in mehreren Formaten mit anderen Teammitgliedern geteilt werden, was die Konsistenz bei der Aufgabenausführung gewährleistet und es neuen Teammitgliedern erleichtert, den Prozess zu erlernen. Obwohl diese Anleitungen automatisch generiert werden können, erfordern sie möglicherweise eine Überprüfung oder Bearbeitung durch Fachexperten. ## **Warum die Wahl des richtigen Software-Dokumentationstools für Ihr Unternehmen entscheidend ist** ![FlowShare als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2019/12/aufwand2-768x392-1.png)Wir haben noch niemanden getroffen, der gerne (per Hand) dokumentiert – und trotzdem sind die Dokumentationen so wichtig und hilfreich im Alltag von Unternehmen, um Wissen und Informationen weiterzugeben. Sie ermöglichen Endnutzern, erfolgreich mit Software zu arbeiten, optimieren den IT-Support, standardisieren interne Prozesse und geben Experten und Key-Usern mehr Zeit für wertvolle Aufgaben. Genau dafür gibt es **Lösungen für schnelle und einfache Softwaredokumentation, sowie hochwertige User Manuals.** Auf dem Markt gibt es zahlreiche Dokumentationstools, die viel Zeit und Aufwand beim Dokumentieren ersparen. Die daraus resultierenden Dokumentationen und Anleitungen richten sich an Endnutzer (nicht an Programmierer – in dem Fall suchen Sie nach “Entwicklerdokumentation” oder “Systemdokumentation”) und haben oft eine hohe Qualität. Wir haben uns verschiedene Tools zur Prozessdokumentation angeschaut und stellen Ihnen einige davon vor. Mit diesen Informationen können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welches das beste Software-Dokumentationstool für Ihren spezifischen Anwendungsfall und Ihre betrieblichen Anforderungen ist. ## ****Top-10-Liste der besten Software-Dokumentationstools für User Guides**** ### **1. FlowShare: Die intelligente Dokumentationslösung** FlowShare ist ein leistungsstarkes Software-Dokumentationswerkzeug, mit dem Sie automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen können: Führen Sie den Vorgang einfach in einer beliebigen Anwendung durch, die Sie als Anleitung auf Ihrem Computer festhalten möchten. ie können jede Software oder Anwendung dokumentieren, die Sie wollen, im Browser oder auf dem Desktop, sogar komplexe oder benutzerdefinierte Anwendungen wie ERP-Systeme, solange sie auf Windows laufen – FlowShare erfasst sie alle. **FlowShare erfasst und speichert automatisch jeden Klick.** Alle Schritte werden dann in einem Dokument mit Screenshot, Pfeil und kurzer automatisch erstellten Text-Beschreibung zusammengefasst. Sie können Ihre Benutzerdokumentation im Nachhinein mit Funktionen wie Blurring (unkenntlich Machen), Zuschneiden von Bereichen und dem Hinzufügen zusätzlicher Anmerkungen bearbeiten. #### **Wichtige Export- und Sharing-Funktionen:** Nachdem Sie Ihren Prozess erfasst und bearbeitet haben, können Sie die Dokumentation entweder durch lokalen Export oder online – auf Ihrem Kundenportal oder über eine Integration – weitergeben. FlowShare bietet verschiedene Export-Formate wie PDF, Microsoft Word, PowerPoint, HTML, xAPI, SCORM oder OpenRPA an. Außerdem ermöglicht es Ihnen, das Design anzupassen oder eine benutzerdefinierte Word- oder PowerPoint-Vorlage zu verwenden, die zu Ihrem Branding passt. Neben statischen Formaten können Sie [auch interaktive Demos erstellen](https://getflowshare.com/de/funktionen/interaktive-demo/) oder wenn Sie Ihre Dokumentation nicht nur lokal speichern wollen, können Sie eine der direkten Integrationen nutzen, um die Dokumentationen direkt in Wissensdatenbanken oder E-Learning-Plattformen wie z.B. [Confluence](https://support.getflowshare.com/help/using-flowshare/integrations/confluence-integration-for-flowshare/), [WordPress](https://support.getflowshare.com/help/using-flowshare/integrations/wordpress-integration/), [Avendoo ](https://support.getflowshare.com/help/using-flowshare/integrations/avendoo-integration/)zu veröffentlichen. FlowShare ist auf Englisch und Deutsch verfügbar und verfügt über eine Multilanguage-Funktion, die die Übersetzung in über 30 Sprachen ermöglicht. Due to the high degree of automation and the simple operation, **the time saving with FlowShare is enormous**: Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades und der einfachen Bedienung ist die Zeitersparnis mit FlowShare enorm: Die Software läuft auf Windows und ist ab 35 € im Monat verfügbar. Um auszuprobieren, ob FlowShare zu Ihren Bedürfnissen passt, können Sie die Software kostenlos und unverbindlich testen. ### **2. iorad: Das Online-Dokumentationstool** Iorad kann die im Browser getätigten Klicks aufzeichnen und in einer interaktiven Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammenführen. Neben der Browsererweiterung gibt es auch ein Desktop-Erfassungstool zum Download. Beim Dokumentieren werden die Screenshots und Texte automatisch von iorad generiert. Außerdem können die Nutzer sie bei Bedarf nachträglich bearbeiten. Die fertigen Tutorials werden in der Cloud gespeichert, die Nutzer können sie per Link teilen, auf ihrer Website veröffentlichen oder in ihre favorisierte Lernplattform einbetten. Darüber hinaus hat **iorad “The square” geschaffen, eine von der Community betriebene Plattform**, auf der Menschen mit Hilfe von iorad anwendungsbezogene Fragen stellen und beantworten können. Iorad bietet ein schnelles Software-Dokumentationswerkzeug, kann aber mit all seinen anderen Funktionen eher als eine digitale Implementierungsplattform als eine reine Dokumentationslösung betrachtet werden. Mit Preisen ab 200 $ pro Monat für eine Lizenz ist die Software eher ein Premiumprodukt. Iorad bietet jedoch Rabatte für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen an. Die Software ist verfügbar unter <https://www.iorad.com/>. ![iorad als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Iorad-Website-1024x532.png)*Quelle: iorad.com* ### ****3. Tango: Browser-basierte Erfassung mit Chrome-Erweiterung I**** Im Gegensatz zu FlowShare oder anderen Desktop-Tools ist Tango eine Chrome-Erweiterung und **funktioniert daher direkt im Browser als Online-Dokumentationstool.** Tango wurde speziell für die Erfassung webbasierter Produkte im Chrome- oder Edge-Browser entwickelt, doch die Pro-Version umfasst auch die Erfassung systemeigener Apps mit der Desktop-App der Software. Wie FlowShare erstellt auch Tango für jeden Klick automatisch einen Schritt mit Text und Bild. Bei unseren Tests haben wir jedoch festgestellt, dass Tango nicht in der Lage ist, automatisch Textdaten zu extrahieren, um die Beschreibungen für die erstellte Anleitung zu generieren. Wir haben es mit Microsoft Word getestet, einer Standardanwendung, mit der andere Dokumentationstools keine Probleme haben. Während es für die webbasierte Dokumentation hervorragend geeignet ist, schneidet die Desktop-Version weniger gut ab. Das sollten Sie bei der Auswahl des richtigen Werkzeugs bedenken. Die Standard-Erfassungssprache von Tango ist Englisch, Texte in anderen Sprachen müssen manuell übersetzt werden. Die Nutzer können die fertigen Guides individuell gestalten, zum Beispiel mit ihrem Logo, Anmerkungen oder Zeichnungen. Anschließend **speichern sie alle Arbeitsabläufe als bearbeitbare Dateien in ihrem Tango Workspace**. Das bedeutet, dass die Daten in der Cloud gespeichert werden und nicht lokal gespeichert werden können. Die Nutzer können die Anleitungen per Link weitergeben oder in eine Wissensdatenbank oder eine Webseite einbetten. Tango gibt es in einer kostenlosen Version. Für erweiterte Funktionen können Sie die Pro-Version für 16 $ pro Monat und Benutzer unter <https://www.tango.us> erwerben. Tango bietet Rabatte für gemeinnützige Organisationen und Studierende. ![Tango als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Tango-Website-1024x539.png)*Quelle:* *www.tango.us* ### **4. Scribe: Chrome-Erweiterung II für automatisierte Guides** Scribe ist ursprünglich auch eine Chrome-Erweiterung zur automatischen Erstellung von Anleitungen für digitale Arbeitsprozesse. Ähnlich wie Tango bietet auch Scribe eine Desktop-Version seiner Software an, sowohl für Mac als auch für Windows. Sobald ein Workflow erfasst wurde, bietet Scribe mehrere Bearbeitungsoptionen über einen WYSIWYG-Editor. Dazu gehören unter anderem das Weichzeichnen, Löschen, Verschieben, Kopieren von Schritten und eine Anpassung der Anleitung an Ihre Marke. **Alle mit Scribe generierten Daten werden in einem Workspace in der Scribe-Cloud gespeichert,** eine lokale Datenspeicherung ist nicht möglich. Anwender können ihre Anleitungen per E-Mail weitergeben, sie in ihr Wiki einbetten, z.B. auf Confluence, Microsoft Teams oder HelpScout, oder sie als PDF exportieren. Scribe hat eine kostenlose Basisversion, die Pro-Version beginnt bei 23 $ pro Person und Monat und kann hier erworben werden: <https://scribehow.com>. Das Unternehmen bietet Rabatte für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen an. ![Scribe als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Scribe-Website-1024x516.png)*Quelle:* *scribehow.com* ### **5. Snagit: Bildschirmaufzeichnung meistern** Snagit ist eine Bildschirmaufzeichnungssoftware von Techsmith. Damit können Sie ganz einfach Screenshots erstellen, einschließlich horizontaler und vertikaler Scrolls. Anschließend können die aufgenommenen Screenshots mit einer Vielzahl von Möglichkeiten bearbeitet werden. So können die Nutzer beispielsweise Pfeile, Formen und Schritte auf den Screenshots hinzufügen. Darüber hinaus bietet Snagit eine Videoaufnahmefunktion und verschiedene Layoutvorlagen für das Erstellen von Anleitungen. Die wahren Stärken der Software liegen in der Bildbearbeitung und -erfassung. Snagit bietet zwar Vorlagen, die auf die aufgenommenen Bilder angewendet werden können, erstellt aber nicht automatisch Textbeschreibungen. Snagit bietet zwar eine Vielzahl von Exportformaten und Möglichkeiten, Vorlagen auf die Bilder anzuwenden, aber die Kernfunktionalität besteht nicht in der Erstellung einer kompletten Softwaredokumentation. Stattdessen liegt diese vielmehr darin, die Bilder für eine Softwaredokumentation zu erstellen und das Dokument an anderer Stelle, zum Beispiel in Microsoft Word, fertigzustellen. Zumindest nach unseren Erfahrungen und denen unserer Kunden. Die Benutzer von Snagit können ein Video ihres Gesichts in die Bildschirmaufnahme einfügen, um die Schritte des Benutzerhandbuchs zu erläutern und die Erläuterungen persönlicher zu gestalten. Die Dokumentation kann über eine kurze URL oder über die Cloud mit anderen Anwendern geteilt werden. Snagit ist ab 68,21 € für eine Einzellizenz unter <https://www.techsmith.com/> erhältlich. ![Snagit als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Snagit-Website-1024x537.png)*Quelle:* *www.techsmith.com/screen-capture* ### ****6. Folge: Die Wahl der technischen Redaktion**** Folge ist eine Desktop-Anwendung, die für Windows und Mac verfügbar ist, d. h. Sie können alle Ihre Daten und Prozesse übernehmen. Ähnlich wie bei FlowShare können Sie mit Folge einen Arbeitsablauf festhalten, indem Sie für jeden Klick einen Screenshot machen. Außerdem können Sie damit auch (wenn gewünscht) nur einen bestimmten Bereich des Bildschirms erfassen. Nachdem Sie die Klicks aufgezeichnet haben, können Sie die Schritte in Folge bearbeiten, z. B. Teile des Bildschirms weichzeichnen oder bestimmte Bereiche hervorheben. **Wenn Sie eine schriftliche Erklärung zu den Screenshots wünschen, müssen Sie die Beschreibung bei den jeweiligen Schritten hinzufügen.** Nach der Bearbeitung können die Anwender ihre erstellte Dokumentation exportieren. Folge bietet den Export als PDF, HTML, Powerpoint, Word, JSON und Markdown an. Die Software enthält verschiedene Exportvorlagen und Schriftarten. Folge scheint eine beliebte Wahl für technische Dokumentation zu sein, weil es eine Vielzahl von Bearbeitungswerkzeugen und Exportformaten wie Markdown bietet, die es zu einer großartigen Lösung für technische Redakteure machen. Diejenigen, die sich noch an Clarify für Mac erinnern und es vermissen (das eingestellt wurde, da sich die Entwickler auf ihre vielseitigere Lösung Screensteps konzentrierten), werden mehr als froh sein, dass es Folge gibt. Wenn Sie jedoch viele Prozesse in großem Umfang erfassen müssen, ohne über die Kenntnisse und Fähigkeiten eines technischen Redakteurs zu verfügen, und auch das Schreiben der Textbeschreibungen automatisieren möchten, sind Sie vielleicht mit einer anderen Lösung besser bedient. Sie können Folge kostenlos ausprobieren und fünf Guides exportieren. Um eine unbegrenzte Anzahl von Anleitungen zu exportieren, können Sie die Software für 69 € (persönliche Nutzung) bzw. 130 € (kommerzielle Nutzung) unter <https://folge.me> erwerben. Folge bietet einen Rabatt für akademische Einrichtungen an. ![Folge als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Folge-Website-1024x536.png)**Quelle:** *folge.me* ### 7. **Screensteps: Integration der Wissensdatenbank in die Dokumentation** Screensteps ist eigentlich eine Wissensdatenbank-Software, aber ihre Wurzeln liegen in der Software-Dokumentation. Es handelt sich um ein Tool zur Erstellung strukturierter Anleitungen mit Screenshots und **zur Organisation dieser Anleitungen in einer Wissensdatenbank.** Das Tool ermöglicht die Aufnahme von Bildschirminhalten sowie verschiedene nachträgliche Bearbeitungsoptionen wie das Hinzufügen von Pfeilen, Text, Videos, GIFs und zusammenklappbaren Kapiteln. Screensteps bietet viele Add-ons, wie Kurse oder eine Browsererweiterung für kontextbezogene Hilfe. Mit Screensteps können Sie alle von Ihnen erstellten Workflows in einer Online-Wissensdatenbank mit Analysetools sammeln und organisieren. Die Mitarbeiter können diese Wissensdatenbank selbst durchsuchen oder eine Suchmaschine verwenden, um eine gewünschte Arbeitsanweisung zu finden. Screensteps ermöglicht es Ihnen, verschiedene Formen von Software-Dokumentation zu erstellen, z. B. für Endbenutzer, und diese in einer eigenen Wissensdatenbank (öffentlich und privat) bereitzustellen. Screensteps kann ab 239 € pro Monat für 25 aktive Nutzer erworben werden. Mhr Information unter <http://www.screensteps.com>. ![Screensteps als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Screensteps-Website-1024x538.png)*Quelle:* *www.screensteps.com* ### 8. **Stepsy: Das überarbeitete Tool aus dem Stepshot-Vermächtnis** Anwender, die schon länger Handbücher erstellen, erinnern sich vielleicht noch an das Tool “Stepshot”. Stepshot konnte per Mausklick Screenshots machen und sie zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammensetzen. 2019 wurde Stepshot von [UiPath](https://www.uipath.com/) übernommen und konzentrierte sich von da an mehr auf Robotic Process Automation (RPA). Das alte Produkt Stepshot wurde nur noch bis 2020 unterstützt. **Jetzt ist der Stepshot-Gründer zurück, diesmal auch mit einer browserbasierten Lösung:** Stepsy ermöglicht es, digitale Prozesse automatisch zu erfassen und die erstellten Anleitungen zum Beispiel mit Kollegen zu teilen. Das Tool ist beispielsweise für Prozesse in Google Drive ehr gut geeignet. Fertige Anleitungen können in PDF oder Word exportiert werden, sie können in GDrive geteilt werden oder ihre Bilder können in einer Zip-Datei oder als statische HTML-Seite gespeichert werden. Stepsy hat eine kostenlose Version und kostet 9 $ pro Monat in der Pro-Version, die hier erworben werden kann: <https://stepsy.co>. ![Stepsy als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Stepsy-Website-1024x514.png)*Quelle:* *stepsy.co* ### 9. **Greenshot: Der (fast kostenlose) Klassiker** Greenshot mag auf den ersten Blick etwas altmodisch wirken, **erfreut sich aber bei einigen langjährigen Nutzern immer noch großer Beliebtheit.** Es handelt sich um eine nützliche kostenlose Dokumentationssoftware (für Windows, Mac-Benutzer zahlen die geringe Gebühr von 1,99 $), mit der Sie einfache Screenshots des gesamten Bildschirms oder ausgewählter Bereiche erstellen können. Die Screenshots können im Editor mit grafischen Elementen oder Beschriftungen ergänzt und anschließend gespeichert werden. Greenshot kann nicht die gesamte Software-Dokumentation oder das Benutzerhandbuch für Sie erstellen – aber es kann Ihnen helfen, die Bilder und Screenshots dafür zu erstellen. Die Hauptarbeit bei dem Erstellen der Anleitung, das Erstellen eines Dokuments, das Schreibens der Textbeschreibungen und das Layout müssen Sie hier selbst übernehmen. Wenn Sie mit Word sehr schnell sind und das Aussehen Ihres Dokuments möglichst flexibel gestalten wollen – und das mit einem kostenlosen Tool – dann ist Greenshot vielleicht die richtige Wahl für Sie. Die letzte verfügbare Version von Greenshot stammt jedoch aus dem Jahr 2017, so dass das Tool danach nicht mehr weiterentwickelt wurde. Insgesamt ist Greenshot ein einfaches Tool zum Erstellen und Bearbeiten von Screenshots, das für Windows-Benutzer kostenlos und für Mac-Benutzer für 1,99 $ erhältlich ist. Wenn Sie sich für Greenshot entscheiden, sollten Sie nicht zu viel Automatisierung oder moderne Benutzerfreundlichkeit in diesem Softwareprodukt erwarten. Sie erhlten es hier: [http://getgreenshot.org.](http://getgreenshot.org) ![Greenshot als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Greenshot-Website-1024x515.png)*Quelle:* *getgreenshot.org* ### **10. Windows (Problem) Steps Recorder: Die wenig genutzte kostenlose Dokumentationssoftware** **Fast jeder Windows-Benutzer hat ihn auf seinem Computer installiert, aber kaum jemand kennt ihn:** Den Steps Recorder, früher “Problem Step Recorder”. Mit diesem Windows-Tool können Anwender Prozesse anhand von Screenshots aufzeichnen, Kommentare hinzufügen und die fertigen Dokumente als Zip-Dateien speichern und weitergeben. Wie der Name schon sagt, ist der Rekorder dafür gedacht, Probleme aufzuzeichnen – und anschließend an eine Person zu senden, die bei der Fehlersuche hilft. Als kreative Lösung könnten Sie das Tool auch zur Erstellung eines kurzen Tutorials und einer Software-Dokumentation nutzen. Allerdings ist das Layout des fertigen Handbuchs nicht besonders benutzerfreundlich. Es wurde nie dafür konzipiert oder vorgesehen, ansprechende Software-Dokumentationen zu erstellen, sondern vielmehr als Werkzeug für Entwickler und technische Handbücher gedacht. Die Anleitungen zeigen nicht die genauen Klickpositionen an, und die schriftlichen Beschreibungen der einzelnen Schritte finden sich ganz am Ende des Dokuments, anstatt unter den entsprechenden Screenshots platziert zu sein. Daher **ist** der **„Steps Recorder“ eher eine Notlösung** für Anleitungen als ein umfassendes Tool zur Erstellung von Software-Dokumentationen. Es ist auf den meisten Windows-Computern vorinstalliert. Wo Sie den Rekorder finden und weitere Informationen erhalten Sie auf der [Windows-Website](https://support.microsoft.com/en-us/help/22878/windows-10-record-steps). ![Microsoft Schrittaufzeichnung: Schritte zum Reproduzieren eines Problems aufzeichnen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Steps-Recorder-Website-1024x502.png)*Quelle:* *support.microsoft.com* ## Überblick: Die 10 besten Software-Dokumentationstools | **Tool** | **Desktop oder Browser-basiert** | **Unterstützte Sprachen** | **Exportformate** | **Integrationen** | **Eigene Export Templates möglich?** | **Preis** | |---|---|---|---|---|---|---| | FlowShare | Desktop | Englisch, Deutsch, Französisch (automatische Übersetzung in über 30 Sprachen in Kürze verfügbar) | PDF, Word, PowerPoint, HTML, PNG, SCORM, xAPI, OpenRPA | Avendoo, Confluence, WordPress, Synthesia, Nugget Creator | Ja | 40 $ pro Nutzer und Monat | | iorad | Browser | Englisch und über 20 Sprachen | PDF, Word, HTML, GIF, GDOC, Video, SCORM | Canva, Confluence, Notion unter anderem | Nein | 200 $ pro Benutzer pro Monat | | Tango | Browser | Englisch | PDF, HTML | Notion, SharePoint, Zendesk unter anderem | Nein | 16 $ pro Benutzer pro Monat | | Scribe | Browser | Englisch | PDF, HTML, Markdown | Confluence, Notion, SharePoint, Embed | Nein | 23 $ pro Nutzer pro Monat | | Snagit | Desktop | Englisch | PDF, PNG, JPEG, MP4, GIF, Powerpoint, SNAG unter anderem | Teilbarer Link | Nein | 68.21 € (unbefristete Lizenz, ein Jahr Maintenance) | | Folge | Desktop | Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Portugiesisch | PDF, HTML, Powerpoint, Word, JSON und Markdown | | Ja | 69 € (persönliche Nutzung), 130 € (kommerzielle Nutzung) | | Screensteps | Desktop | Englisch | PDF, HTML | Screensteps knowledge base, Slack, Teams, Salesforce, unter anderem | Nein | 239 € pro Monat für 25 Nutzer | | Stepsy | Browser | Englisch | PDF, Word, zip file (Bilder), HTML | Integrationen geplant, aber noch nicht umgesetzt | Nein | 9 $ pro Nutzer pro Monat | | Greenshot | Desktop | Englisch | JPEG | – | Nein | kostenlos für Windows/1.99 $ Mac | | Windows Steps Recorder | Desktop | Englisch | Zip-file | – | Nein | kostenlos | Vergleich: Die 10 besten Software-Dokumentationstools![Windows Steps Recorder als Dokumentationstool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2019/12/knowledge_growth-768x392-1.png)Dies sind nur einige der auf dem Markt befindlichen Dokumentationstools. Weitere Anbieter finden Sie auch in aktuellen Softwaretests. ## **Und jetzt? Das beste Software-Dokumentationstool für Ihre Bedürfnisse finden** In diesem umfassenden Leitfaden stellen wir einige der besten Software-Dokumentationstools vor und gehen auf ihre Funktionen und einzigartigen Merkmale ein. Die Qualität und die Klarheit der Inhalte sind das Entscheidende bei einer effektiven Wissensvermittlung. Bei der Auswahl der passenden Dokumentationssoftware für Sie sollten Sie daher die folgenden Fragen berücksichtigen: - Welche Software benötigen Sie für die Dokumentation: Desktop- oder browserbasiert? - Wie häufig werden Sie dokumentieren? - Was ist wichtiger für Sie: Automatisierungsgrad, Flexibilität oder beides? Sobald Sie Ihre Auswahl eingegrenzt haben, testen Sie die Tools. Die meisten bieten die Möglichkeit, sie zu testen, bevor Sie sich zu einem Kauf verpflichten. ### **Beginnen Sie Ihre reibungslose Reise in die Software-Dokumentation** Wir haben zwar Tools vorgestellt, die auf die Erstellung von Dokumentationen spezialisiert sind, aber es gibt noch eine große Vielfalt an Lösungen für Wissensdatenbanken zu entdecken. Wenn Sie mehr zu diesen Lösungen erfahren wollen, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel über [die besten Wissensdatenbank-Tools](https://getflowshare.com/de/firmenwiki-software-tools/). Nun sind wir gespannt auf Ihre Meinung: - Wie haben Sie Ihren Bildschirm aufgezeichnet und Anleitungen verfasst? - Haben Sie besondere Methoden oder Werkzeuge für eine erfolgreiche Software-Dokumentation? - Gibt es im Bereich der Software-Dokumentation vielleicht Tools, die wir noch nicht erwähnt haben? Ihre Einblicke und Erfahrungen sind von unschätzbarem Wert für uns. Senden Sie sie gerne an **<info@getflowshare.com>**. Sind Sie an einem reibungslosen, automatisierten Dokumentationsprozess interessiert? Entdecken Sie FlowShare. Wir bieten eine kostenlose 7-Tage-Testversion an, mit der Sie so viele Anleitungen erstellen können, wie Sie möchten. Tauchen Sie ein in die Welt der automatisierten Software-Dokumentation von FlowShare und lassen Sie Screenshot-Tools und Word hinter sich. ## FAQs #### Was sind Software-Dokumentationstools? Werkzeuge, die Anleitungen und Handbücher für Anwender erzeugen: Erfassung, Screenshots, Struktur, Branding und Export. Sie unterscheiden sich weniger im Funktionsumfang als darin, wer damit arbeiten kann und wo die Daten liegen. #### Welche Dokumentationssoftware passt zu unserem Anwendungsfall? Klären Sie zuerst, ob Sie für Anwender oder für Entwickler dokumentieren. Danach entscheiden Betriebsmodell, Exportformate und Pflegeaufwand. Ein Tool für Entwicklerdokumentation löst die Probleme im Fachbereich nicht. #### Gibt es Dokumentationstools ohne Cloud? Ja. On-Premise-Werkzeuge arbeiten lokal und belassen Screenshots auf dem erfassenden Rechner. FlowShare erfasst auf dem Windows-Desktop und funktioniert in abgeschotteten Netzen, weshalb es in regulierten Branchen auf den Auswahllisten steht. #### Einzeltool kaufen oder ein Dokumentationssystem aufbauen? Ein Tool ohne Ablageort, Namenskonvention und Verantwortliche erzeugt nur einen weiteren Datenfriedhof. Sinnvoll ist es, Erfassung, Ablage und Pflege zusammen zu planen, auch wenn Sie klein anfangen. **Categories:** Process Documentation --- ### [Die 9 besten Screencast-Tools, um Ihren Bildschirm schnell und einfach aufzunehmen](https://getflowshare.com/best-screencast-tools-to-capture-your-screen/) **Published:** January 6, 2020 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Wenn Sie Ihre erste Bildschirmaufnahme starten wollen, müssen Sie zunächst eine wichtige Entscheidung treffen. Die große Frage: Mit welchem Werkzeug? **Content:** #### **Screencasts sind eine effektive Methode, um Know-how zu vermitteln und Prozesse zu veranschaulichen. Für ihre Erstellung benötigen wir Werkzeuge: Softwarelösungen, die den Bildschirm aufzeichnen. Doch welches Werkzeug ist geeignet?** Sind sie auf der Suche nach den besten Screencast-Tools? Screencasts nehmen den Betrachter mit und stellen die Vorgänge genau so dar, wie sie auf dem Computer ablaufen. Da Screencasts im Videoformat vorliegen, reichen sie allein in der Regel nicht aus. Sie bieten keinen guten Überblick und die Nutzer müssen in das Video springen, wenn sie eine bestimmte Antwort an einem bestimmten Punkt erhalten wollen. **Neben anderen Lernunterlagen** wie [Schritt-für-Schritt-Anleitungen](https://getflowshare.com/de/anleitung-erstellen/ "Erstellen von Anleitungen auf einfache Weise") und Handbüchern können Screencasts jedoch eine große Bereicherung sein. Das Software-as-a-Service-Unternehmen[MaxBrain](https://www.maxbrain.com/) beispielsweise setzt Screencasts sehr[ erfolgreich in Kombination mit FlowShare-Handbüchern ein](https://getflowshare.com/de/learning-nuggets/). Die Kunden des IT-Unternehmens können das Medium ihres Lernmaterials wählen – Schritt-für-Schritt-Anleitungen, interaktive Lernnuggets oder über Videos. Je nach Bedarf können sie das Medium wechseln und es so an ihre individuellen Lernbedürfnisse anpassen. Auf diese Weise profitieren die Nutzer von den Vorteilen beider Optionen. Es ist sichergestellt, dass sie am Ende das Wissen erlangen werden. Wenn Sie nun auch [Ihre erste Bildschirmaufnahme](https://getflowshare.com/de/screencast-bildschirmaufnahmen-erstellen/ "Screen Recording 101: Die Kunst, perfekte Bildschirmaufnahmen zu erstellen") starten wollen, für Ihre Kunden, Kollegen, Follower – oder sei es für Ihre Oma – müssen Sie zunächst eine wichtige Entscheidung treffen. Die große Frage: Mit welchem Werkzeug? ## Welche Software ist die beste für Bildschirmaufnahmen? Es gibt verschiedene Anbieter und Tools auf dem Markt, von den einfachsten Aufnahmetools bis hin zu komplexer Software mit vielen Bearbeitungsoptionen. Von kostenlosen Downloads über monatliche Lizenzgebühren bis hin zu einmaligen Käufen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige dieser Instrumente vor: ![Das FlowShare-Screencast-Tool – Schritt-für-Schritt-Anleitung mit kommentierten Screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2020/04/screencasts2-300x157.png) ## **Ein Überblick über Screencast-Tools** 1\. Loom 2\. Screencast-O-Matic 3\. Free Screen Recorder 4\. OBS Studio 5\. Camtasia 6\. Quicktime Player 7\. Screenium 8\. Adobe Captivate 9\. CamStudio Bonus: Powerpoint #### 1. Loom Loom ist ein junges Unternehmen, dessen Tool **die Aufnahme und Weitergabe von Bildschirmvideos sehr einfach macht**. Loom ist sehr intuitiv und eignet sich für die Aufnahme von schnellen Videobotschaften an Kollegen sowie für Demo-Videos, Onboarding und alle anderen Arten der Bildschirmfreigabe. Es wird in Google Chrome über eine Erweiterung installiert, eine Desktop-Version ist geplant. Die Aufzeichnung erfolgt sehr schnell und der Inhalt wird automatisch hochgeladen. Das macht das Teilen sehr einfach und bringt einen großen Spaßfaktor mit sich. Loom kann u. a. in Gmail, Slack und Jira integriert werden. Loom ist völlig kostenlos. Auf <https://www.useloom.com/> können Sie die Erweiterung schnell installieren. #### 2. Screencast-O-Matic Ein weit verbreitetes Tool für die Aufnahme, Bearbeitung und Verbreitung von Videos: Der Hersteller von Screen-O-Matic gibt an, mehr als **9 Millionen Nutzer** und mehr als 55 Millionen mit seinem Tool erstellte Videos zu haben. Screen-O-Matic richtet sich speziell an Bildungseinrichtungen, Unternehmen und Entwickler. Es bietet eine einfache Bildschirmaufzeichnung und die Möglichkeit, Webcam- und Audioaufnahmen hinzuzufügen. Der nächste Schritt ist das Hinzufügen zahlreicher Bearbeitungsoptionen: Animationen, Zoomfunktionen, Hervorhebung von Details, Musik, Farbwechsel, Beschreibungen, Übergänge, Ein- und Ausblenden der Maus und der Import von Bildern oder Videos von verschiedenen Geräten. Die Software bietet dann die Möglichkeit, fertige Screencasts über Youtube, Screen-O-Matic **oder über einen Link** zu teilen. Die Videos können in Programme wie Moodle, Canvas oder das unternehmenseigene Intranet integriert werden. Die Software ist mit dem Screen-O-Matic-Wasserzeichen und einer Aufnahmezeit von bis zu 15 Minuten kostenlos. Kaufen Sie eine Einzellizenz für $1,65 oder mehr pro Monat. Weitere Informationen finden Sie hier: [https://screencast-o-matic.com/home.](https://screencast-o-matic.com/home) #### 3. Kostenloser Bildschirm-Recorder **Ein kostenloses Tool für Windows-Computer** ist der Free Screen Recorder. Es ermöglicht die Aufnahme von Bildschirmvideos und einzelnen Screenshots. Die Dateien werden als MP4-Video und in den Formaten BMP, TIF, PDF, JPG oder PNG ausgegeben. Bei der Aufzeichnung kann der Bildschirmausschnitt frei gewählt werden, und es können Ton und Mauszeigeraktivitäten aufgezeichnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter: [https://www.dvdvideosoft.com/products/dvd/Free-Screen-Video-Recorder.htm.](https://www.dvdvideosoft.com/products/dvd/Free-Screen-Video-Recorder.htm) #### 4. OBS-Studio OBS Studio ist eine bereits sehr gut entwickelte, kostenlose **Open-Source-Software.** Das Tool eignet sich gut für Videoaufnahmen mit Ton und Streaming-Videos. OBS Studio bietet zahlreiche Aufnahmemöglichkeiten: Unter anderem das **Umschalten** zwischen verschiedenen Szenen und/oder verschiedenen Videoquellen, die Einstellung der Bildschirmauflösung oder Bild-in-Bild-Aufnahmen. Anschließend können Sie die Videos bearbeiten und mit Videoeffekten und Filtern verbessern. Der Download enthält auch einen **Audiomixer**. Damit werden die Rauschunterdrückung und die Verstärkung des Tons gesteuert. Aufgrund des Open-Source-Formats entwickelt sich OBS Studio ständig weiter und wird bereits ausgiebig für Anleitungen und Tutorials oder sogar Let’s-Play-Videos genutzt. Sie wurde auch im Jahr 2019 noch regelmäßig aktualisiert. Download für Windows, Mac und Linux unter [https://obsproject.com/.](https://obsproject.com/) #### 5. Camtasia Techsmith, die Entwickler von Camtasia, sind wahrscheinlich **einer der größten Anbieter** auf dem Screencast-Markt. Camtasia ist ideal für **professionelle Demo-Videos und Tutorials**. Das Tool ist sehr leistungsfähig und bietet viel mehr Funktionen als die einfache Bildschirmaufzeichnung. Nach der Bildschirmaufnahme bietet Camtasia **umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten**: visuelle Kommentare, Hervorhebungen, Untertitel und viele weitere Optionen sind verfügbar. Sie können Effekte und Übergänge sowie Bild-, Audio- und Videodateien in Camtasias eigenem **Bearbeitungsprogramm** hinzufügen. Darüber hinaus können Sie mit einem Mikrofon und einer Webcam aufnehmen und die fertigen Videos in verschiedenen Formaten und Dateigrößen exportieren. Camtasia kostet 269,05 € für Mac oder Windows bei einmaligem Kauf. Eine sehr praktische Funktion ist die kostenlose Testversion der Software, mit der Sie Camtasia 30 Tage lang ausprobieren können. Verfügbar unter [https://techsmith.com/.](https://techsmith.com/) #### 6. (Mac) Quicktime Player Die meisten Mac-Benutzer haben ihn bereits auf ihrem Computer installiert: Der Quicktime Player ist nicht nur ein Mediaplayer zum Abspielen von Videos, sondern ermöglicht auch die Aufnahme des Bildschirms. Der Benutzer kann **den Bildausschnitt und die Audioquellen auswählen**. Es besteht auch die Möglichkeit, Mausklicks zu visualisieren. In Quicktime selbst ist **keine Nachbearbeitung** der Videos möglich. Zu diesem Zweck benötigen Sie ein zusätzliches Programm, z. B. iMovie. Falls noch nicht installiert, ist der Download kostenlos. Weitere Informationen finden Sie unter [https://support.apple.com/quicktime.](https://support.apple.com/quicktime) #### 7. (Mac) Screenium Ein Screencast-Tool für Mac-Benutzer: Screenium bietet auch zahlreiche Funktionen zur **Aufnahme und Bearbeitung von Bildschirmaufnahmen**. So kann z.B. der Desktop-Hintergrund ausgeblendet werden oder ein zweites Video mit einer Kamera aufgenommen und während des Screencasts eingebunden werden – dadurch entstehen Video-in-Video-Screencasts, z.B. mit einer Webcam. Screenium bietet Werkzeuge zum **Schneiden, Markieren und Hervorheben von** Details. Fertige Videos können exportiert oder direkt auf YouTube, Vimeo, Facebook und Flickr veröffentlicht werden. Alternativ können Sie mit Screenium Ihre Videos auch über die Nachrichten-App auf dem Mac oder per E-Mail versenden. Screenium kostet 29,99 € im AppStore. Eine Demoversion mit allen Funktionen außer dem Export ist unter <https://www.syniumsoftware.com/screenium> verfügbar . #### 8. Adobe Captivate Die Software von **Adobe** konzentriert sich auf den **Bereich des E-Learnings**. Captivate ist wahrscheinlich eines der umfassendsten Screencast-Tools. Es hilft bei der Erstellung von E-Learnings, Software-Demos oder Bildschirmaufnahmen. Die Software bietet eine **Vielzahl von Bearbeitungsmöglichkeiten** mit verschiedenen Vorlagen, Designfunktionen und Beschriftungsmöglichkeiten. Darüber hinaus bietet Captivate einen weiteren besonderen Vorteil: Es ermöglicht die **responsive Formatierung** der Dateien. Videos passen sich an mobile Formate an und können mit zusätzlichen Funktionen wie GPS-Erkennung, interaktiven Elementen oder einer Quizoption ergänzt werden. Das Tool kann auf Windows-Computern, auf dem Mac und auf dem Ipad verwendet werden und kann auch ältere Inhalte in mobile Formate konvertieren. Im letzten Schritt bietet Captivate verschiedene Ausgabeformate der fertigen Screencasts zur weiteren Bearbeitung, Verwendung und Verteilung an. Captivate lohnt sich besonders für umfangreiches E-Learning und kostet 33,99 € pro Monat. Lesen Sie mehr unter **https://www.adobe.com/products/captivate.html.** #### 9. CamStudio Die Open-Source-Software CamStudio ist eines der **grundlegenden Tools** zur Aufzeichnung des Bildschirms. Es bietet nur **wenige Zusatzfunktionen**, ist aber **sehr einfach zu bedienen**: Nach der Bildschirmaufnahme kann der Benutzer die Audiospur nachträglich verbessern und die Screencasts als **AVI- oder SWF-Dateien** exportieren. Diese Dateien können mit Tools von Drittanbietern in andere Videoformate konvertiert werden. Weitere Features von CamStudio sind ein separater Videoplayer und das Einfügen von Pfeilen und Textfeldern. CamStudio ist kostenlos für Windows erhältlich unter [http://camstudio.org/.](http://camstudio.org/) ### Bonus: Powerpoint Diesen Tipp haben wir **von einem flowshare-Nutzer** erhalten: PowerPoint kann ganz einfach auch für Bildschirmaufnahmen verwendet werden. Wählen Sie unter dem Menüpunkt “Einfügen” die Option “Screenshot”. Anschließend ermöglicht Powerpoint die Auswahl verschiedener Teile des Bildschirms und die Aufzeichnung von Stimme und Mauszeiger. Es dauert zwar eine Weile, sich an die Steuerung des Tools über verschiedene Tastenkombinationen zu gewöhnen, aber danach können Sie schnell und einfach Bildschirmaufzeichnungen erstellen. Das Bildschirmvideo wird dann automatisch in die PowerPoint-Präsentation eingebettet, kann aber auch **separat gespeichert** werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie [unter Office Support](https://support.office.com/en-us/article/record-your-screen-in-powerpoint-0b4c3f65-534c-4cf1-9c59-402b6e9d79d0?omkt=en-US&ui=en-US&rs=en-US&ad=US). ![](https://miraminds.com/wp-content/uploads/2018/08/screencasting.png)## Haben Sie eine Idee, welche Screencast-Tools man verwenden könnte? Die ausgewählten Screencast-Tools sind nur ein Auszug aus einer Vielzahl unterschiedlicher Softwarelösungen auf dem Markt. Letztlich sind viele der Programme ähnlich und unterscheiden sich nur in einzelnen Funktionen oder ungleichem Bedienungskomfort. Für den gelegentlichen Einsatz sind kostenlose Lösungen meist schon geeignet, aber die teureren Alternativen bieten zahlreiche Zusatzfunktionen und komfortable Komplettlösungen für den professionellen Einsatz. Zugleich wächst der Markt täglich. Bei einigen Tools werden durch Aktualisierungen starke Qualitätsverbesserungen erzielt, andere werden nicht mehr weiterentwickelt und veralten mit der Zeit. Schreiben Sie uns, welches Screencast-Tool Sie verwenden und welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben! Wenn Sie wie MaxBrain Ihren Nutzern die Kombination von Screencasts mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen anbieten wollen, [**probieren Sie FlowShare aus!**](https://getflowshare.com/de/) The documentation software automatically creates clear instructions with pictures and instructions for action in no time at all. So erhalten die Nutzer einen perfekten Überblick über die zu erledigenden Schritte – und die Dokumentationsersteller sparen viel Zeit und Arbeit. [**Testen Sie FlowShare kostenlos**](https://getflowshare.com/free-trial/) und erstellen Sie unbegrenzt Anleitungen, kostenlos für 7 Tage. ## FAQs ### Wie nehme ich den Bildschirm unter Windows auf? Windows bringt mit der Xbox Game Bar und dem Snipping Tool eigene Wege für die Bildschirmaufnahme mit. Für längere Aufzeichnungen, Schnitt und Exportoptionen greifen die meisten Teams zu einem eigenen Screencast-Tool. ### Kostenloses Tool oder kostenpflichtige Software? Für einzelne Aufnahmen reichen kostenlose Programme wie OBS Studio. Kostenpflichtige Software lohnt sich, sobald Bearbeitung, einheitliches Layout, Exportformate und Datenschutzanforderungen eine Rolle spielen. ### Brauchen wir überhaupt ein Video? Oft nicht. Für wiederkehrende Aufgaben ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung praktischer, weil sie durchsuchbar ist und sich einzeln aktualisieren lässt. Das Video bleibt sinnvoll für Überblick, Ankündigung und Einführung. Worauf achten wir bei der Auswahl eines Programms? Kosten, Bearbeitungsmöglichkeiten, Exportformate, Datenschutz und Systemanforderungen. In regulierten Umgebungen entscheidet die Frage, wo die Aufnahmen gespeichert werden, die Auswahl schneller als jede Funktionsliste. **Categories:** Process Documentation --- ### [Die Alternative zum Windows-Problemschrittaufzeichner: FlowShare](https://getflowshare.com/step-recording-alternative-flowshare/) **Published:** October 27, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Sie suchen eine Alternative zur Schrittaufzeichnung, seit Microsoft den Problemschrittaufzeichner eingestellt hat? FlowShare zeichnet jeden Klick auf, erzeugt daraus eine bearbeitbare Anleitung und läuft dabei vollständig lokal auf Ihrem Windows-Rechner. Das Erfassen und Dokumentieren von Arbeitsschritten bei der Softwarenutzung kann ein mühsamer Prozess sein, wenn Sie sich nur auf Windows-Bordmittel verlassen. Die Schrittaufzeichnung, auch bekannt als Problemaufzeichnung (Problem Steps Recorder), ist eine bewährte Lösung zur Aufzeichnung und Dokumentation von Arbeitsschritten. Wenn Sie jedoch nach einer Alternative zur Schrittaufzeichnung suchen, um Endanwender-Dokumentationen wie Anleitungen, Handbücher oder Schulungsmaterialien zu erstellen, stoßen Sie mit der Windows-Schrittaufzeichnung schnell an Grenzen. Suchen Sie nach einer Alternative zur Schrittaufzeichnung, um Arbeitsschritte in jeder beliebigen Software noch einfacher aufzunehmen und zu dokumentieren? Dann ist FlowShare einen Blick wert. Als exzellente Alternative zur Schrittaufzeichnung bietet FlowShare erhebliche Vorteile gegenüber der herkömmlichen Windows-Problemaufzeichnung (PSR). Schauen wir uns genauer an, warum FlowShare Ihre erste Wahl sein sollte. ## Was ist die Schrittaufzeichnung oder Problemaufzeichnung (PSR)? Die Windows-Problemaufzeichnung ist ein in Windows integriertes Tool, das dazu dient, die von einem Benutzer am Computer durchgeführten Schritte aufzuzeichnen. Der Hauptanwendungsfall des Tools besteht (wie der englische Name schon sagt) darin, Schritte bei Problemen zu dokumentieren, um das Problem für den IT-Support oder die Entwicklung nachvollziehbar zu machen. Wenn ein solches Problem auftritt, kann die Schrittaufzeichnung sehr nützlich sein, um genau zu dokumentieren, was der Benutzer getan hat. Es erstellt ein Schritt-für-Schritt-Protokoll mit automatischen Screenshots und Beschreibungen der durchgeführten Aktionen. Die Aufzeichnungen werden dann in einer ZIP-Datei gespeichert, die zur Fehlerbehebung einfach an den technischen Support oder andere Personen weitergegeben werden kann. . Die PSR kann eine große Hilfe sein, um Kommunikationsbarrieren zwischen Anwendern und Technikern zu überbrücken, indem sie eine klare visuelle Anleitung bietet, um ein aufgetretenes Problem zu verfolgen und zu lösen. Obwohl das PSR eine einfache und effektive Möglichkeit zur Dokumentation von Problemen bietet, verfügt es nicht über die erweiterten Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit, die einige alternative Tools wie beispielsweise FlowShare bieten. ## Was ist die Schrittaufzeichnungs-Alternative FlowShare? Die Schrittaufzeichnungs-Alternative FlowShare ist eine Dokumentationssoftware für Windows, die eine Screen-Recorder-Funktion nutzt, um jede Aktion und jeden Schritt zu dokumentieren, den Sie in einer beliebigen Anwendung ausführen. Anstatt ein komplettes Video zu erstellen, dokumentiert FlowShare einzelne Schritte, die Sie anschließend als fertiges Tutorial in den verschiedensten Formaten exportieren können. - Es erstellt automatisch Screenshots von jedem Schritt, den Sie während eines Vorgangs durch Klicks oder Tastatureingaben ausführen. - Zudem werden automatisch kurze Textbeschreibungen generiert. - Schließlich stehen je nach Preismodell verschiedene Exportformate zur Verfügung. So entsteht automatisch ein einsatzbereites Tutorial ganz nach Ihren Wünschen, das Sie nicht nur zur Behebung von Problemen, sondern auch zur Schulung Ihres Teams oder Ihrer Kunden nutzen können. Selbst komplexeste Prozesse, z. B. innerhalb von ERP-Systemen, lassen sich mit FlowShare leicht veranschaulichen, sodass Endanwender die Abläufe verstehen und reproduzieren können. ![Aufgezeichnete Schritte als bebilderte Anleitung statt als ZIP-Archiv](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/1-Record-a-Flow-Product-Video-1024x640.gif)## Die Einschränkungen der Windows-Problemaufzeichnung Im Vergleich zu FlowShare bietet die Windows-Problemaufzeichnung nur grundlegende Funktionen für das [Erstellen von Tutorials](https://getflowshare.com/de/how-to-guides-erstellen-ganz-einfach/ "Anleitungen erstellen – leicht gemacht: Wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden.") und Endanwender-Dokumentationen. #### Hier sind einige Nachteile der PSR: 1. **Nur Export als ZIP-Archiv:** Die PSR kann keine Anleitungen in benutzerfreundlichen Formaten erstellen oder Videos aufzeichnen, was sie für Schulungen oder den Kundensupport weniger nützlich macht. Sie bietet keine Vorlagen für Benutzerhandbücher, sondern nur rudimentäre Klickfolgen (da der Fokus auf der Dokumentation von Problemen liegt und nicht auf deren ansprechender Darstellung). 2. **Eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten für Texte:** Die Beschreibungstexte sind nicht immer für Endnutzer geeignet, und es ist auch nicht möglich, sie innerhalb der Schritt-Aufzeichnung zu bearbeiten. 3. **Keine Möglichkeit zur Bildbearbeitung:** Die PSR bietet keine integrierten Funktionen zum Bearbeiten der aufgezeichneten Screenshots (z. B. um persönliche Daten unkenntlich zu machen) oder zum Hinzufügen von Markierungen, was die Erstellung einer umfassenden Dokumentation erschwert. 4. **Multi-Monitor-Einschränkung:** Wenn Sie mehrere Monitore verwenden, zeichnet die PSR alles auf allen Bildschirmen auf. Dies ist problematisch, wenn Sie nur eine bestimmte Anwendung auf einem Bildschirm aufnehmen möchten. 5. **Begrenzte Bildschirmaufnahme:** Erfahrungsberichten zufolge stößt die Windows-Schrittaufzeichnung bei längeren Prozessen (über 25 Schritte) schnell an ihre Grenzen. Standardmäßig ist die PSR darauf ausgelegt, [bis zu 25 Schritte aufzuzeichnen](https://support.microsoft.com/en-us/windows/steps-recorder-deprecation-a64888d7-8482-4965-8ce3-25fb004e975f), obwohl dies manuell erhöht werden kann. Wenn Sie ein Problem haben, das viele Klicks erfordert, müssen Sie das Aufzeichnungslimit vorab manuell erhöhen. ## Vorteile von FlowShare gegenüber dem „Problem Steps Recorder“ Alle Einschränkungen, die Sie bei der PSR erleben, beseitigt FlowShare und ist damit eine ideale Alternative zur Schrittaufzeichnung. Trotz fortschrittlicher Funktionen bleibt es benutzerfreundlich und macht es auch nicht-technischen Anwendern leicht, ihre Schritte in jeder Software mit nur wenigen Klicks aufzuzeichnen. #### FlowShare bietet als Alternative zur Schrittaufzeichnung folgende Vorteile: #### Zahlreiche Exportformate: FlowShare bietet nicht nur ein, sondern zahlreiche Exportformate (lokale Dateiformate, Web-Integrationen oder die Einbettung über das FlowShare-Portal), sodass für jeden Anwendungsfall etwas dabei ist. Ob es sich nun um eine anspruchsvolle PowerPoint-Präsentation oder eine interaktive Klicksimulation handelt, um das klassische PDF oder um eine Seite, die Sie in Ihr Wiki-System wie Confluence integrieren können – FlowShare bietet Ihnen eine große Auswahl. #### Eigene Vorlagen: Neben den Formaten legt FlowShare auch Wert darauf, dass Sie Ihr Unternehmensdesign integrieren können: Logo, Farben, Schriftarten, benutzerdefinierte Vorlagen in PowerPoint und Word. #### Automatische Texterstellung mit Bearbeitungsmöglichkeit: Die Beschreibungstexte von FlowShare sind so konzipiert, dass sie von Endanwendern verstanden werden, sodass Sie als Autor nicht das „Was“ beschreiben müssen, sondern das „Warum“ hinzufügen können. Die automatisch erstellten Texte können ergänzt, bearbeitet und strukturiert werden, wie Sie es von Texteditoren kennen. Das Dokument kann über ein Inhaltsverzeichnis strukturiert werden, was in der PSR ebenfalls nicht möglich ist. #### Erweiterte Bildbearbeitungsfunktionen: FlowShare bietet im Gegensatz zur Schrittaufzeichnung vielseitige Bildbearbeitungsfunktionen: automatisches Zuschneiden, Unkenntlichmachen von Bereichen, Hinzufügen von Markierungen, Anpassen von Klickpfeilen und noch mehr über eine direkte Verknüpfung zu Bildbearbeitungsprogrammen wie Paint. #### Multi-Monitor-Aufzeichnung: FlowShare funktioniert auch auf mehreren Bildschirmen; es macht immer einen Screenshot von dem Bildschirm, auf dem Sie geklickt haben, selbst wenn sich Ihr Klickpfad über mehrere Bildschirme erstreckt. #### Keine Begrenzung der Schrittanzahl: Sie können sich darauf verlassen, dass kein Schritt übersprungen wird, selbst wenn Ihr Klickpfad Hunderte von Schritten umfasst und das Programm nicht wie das PSR bereits bei 25 Schritten an seine Grenzen stößt. Wir haben Kunden, die FlowShare zur Erstellung von Tutorials mit 1.000 Schritten nutzen. Auch wenn wir dies aus Sicht des Nutzers nicht empfehlen würden (sondern kürzere, aber gezielte Anleitungen bevorzugen) – ist alles möglich. ## Fazit: Das macht FlowShare zur besten Alternative zur Schrittaufzeichnung FlowShare ist für Windows optimiert und bietet eine effektive und effiziente Alternative zur Windows-Problemaufzeichnung für die Dokumentation von Prozessen, die innerhalb von Anwendungen stattfinden – egal ob im Browser oder auf dem Desktop. Es macht es Endanwendern leicht, ihre Schritte mit nur wenigen Klicks aufzuzeichnen und ohne viel Nachbearbeitung festzuhalten. Trotz vieler Export- und Bearbeitungsoptionen ist es einfach zu bedienen und erfordert keine Fachkenntnisse. Dadurch können Sie nicht nur Fehlerzustände dokumentieren, sondern auch Anleitungen und Dokumentationen für zahlreiche Anwendungsfälle erstellen. Wenn Sie also in diesem Moment nach einer Alternative zur Schrittaufzeichnung suchen, zögern Sie nicht länger. Testen Sie FlowShare kostenlos und unverbindlich. ## Häufig gestellte Fragen und Antworten: #### 1. Ist FlowShare auch für technisch weniger versierte Nutzer einfach zu bedienen? Ja, FlowShare ist [bekannt für seine benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche](https://www.capterra.com/p/202989/FlowShare/), die es auch weniger technikaffinen Anwendern ermöglicht, ihre Arbeitsschritte einfach aufzuzeichnen und zu dokumentieren. #### 2. Kann ich mit FlowShare Schritte auf dem Mac oder anderen Betriebssystemen aufzeichnen? Nein, FlowShare funktioniert nur unter Windows, genau wie die Windows-Problemaufzeichnung. #### 3. Ist FlowShare kostenlos? Das kommt darauf an. Sie können alle Funktionen von FlowShare Professional 7 Tage lang kostenlos nutzen. In einer eingeschränkten Version können Sie FlowShare nach Ablauf der Testphase weiterhin kostenlos nutzen – die Aufzeichnung ist dann auf 15 Schritte begrenzt, und Sie können nur aus einer begrenzten Auswahl an Exportformaten wählen. Um alle Funktionen und Exportformate sowie Ihre eigenen Vorlagen und Designs nutzen zu können, benötigen Sie eine kostenpflichtige Version im Monats- oder [Jahresabonnement](https://getflowshare.com/de/preisgestaltung-2/). #### 4. Wie sicher sind meine Daten bei der Nutzung von FlowShare? Als deutsches Unternehmen legen wir großen Wert auf Datensicherheit. FlowShare kann komplett lokal betrieben werden, es erfolgt also keine Aufzeichnung in die Cloud. Alle Ihre aufgezeichneten Prozesse bleiben immer bei Ihnen, und nur Sie entscheiden, mit wem Sie diese teilen möchten. #### 5. Gibt es eine kostenlose Version oder eine Testversion von FlowShare, die ich ausprobieren kann? Ja, FlowShare bietet eine kostenlose Testversion an, mit der Sie die Funktionen des Tools ausprobieren können. Besuchen Sie die offizielle FlowShare-Website, um Ihren kostenlosen Test zu starten. #### 6. Worin besteht der Unterschied zwischen FlowShare und dem Windows-Problemschrittaufzeichner? FlowShare bietet im Vergleich zur Windows-Problemaufzeichnung ein umfassenderes und intuitiveres Erlebnis. Mit Funktionen wie zahlreichen Exportformaten mit Designvorlagen entsprechend Ihrer Corporate Identity, detaillierter Dokumentation durch Screenshots und automatischer Textbeschreibung von Aktionen, die Sie noch umfassend bearbeiten können, übertrifft FlowShare die Windows-Problemaufzeichnung in vielen Aspekten. ## FAQs #### Was war die Windows-Schrittaufzeichnung? Die Problemaufzeichnung, kurz PSR, hielt bei jedem Mausklick einen Screenshot samt automatisch erzeugtem Hinweis fest und packte alles in eine Datei für den IT-Support. Microsoft hat das Werkzeug eingestellt. #### Welche Alternative passt für echte Prozessdokumentation? Ein Werkzeug, das pro Klick einen Screenshot erfasst und daraus eine bearbeitbare Anleitung erzeugt. FlowShare macht das unter Windows, ergänzt Markierungen und Branding und exportiert nach Word, PDF oder PowerPoint statt in ein ZIP-Archiv. #### Muss die Alternative zwingend lokal arbeiten? Für viele Teams ja, denn der Reiz von PSR lag darin, dass nichts den Rechner verließ. FlowShare erfasst lokal unter Windows und funktioniert auch in abgeschotteten Netzen, in denen Cloud-Recorder gesperrt sind. #### Was erfasst FlowShare zusätzlich zur alten Schrittaufzeichnung? A4: Mehrere Monitore, unbegrenzt viele Schritte, automatisch erzeugte Schritttexte, Bildbearbeitung samt Unkenntlichmachung sensibler Felder sowie eigene Exportvorlagen. PSR lieferte einen Bericht zum Versenden, keine Unterlage zum Veröffentlichen. **Categories:** Process Documentation --- ### [Alternative zu SAP Enable Now – FlowShare?](https://getflowshare.com/sap-enable-now-alternative-flowshare/) **Published:** September 22, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Ist die E-Learning-Software SAP Enable Now die richtige Wahl für Sie? Oder passt eine Alternative zu SAP Enable Now wie die Software FlowShare besser zu Ihnen? **Content:** #### Was kann Enable Now von SAP? Ist die SAP-Software die richtige Wahl für Sie oder passt eine Alternative zu SAP Enable Now besser? Vielleicht stehen Sie gerade selbst vor einer Entscheidung: Sie beschäftigen sich konkret mit dem Thema Dokumentation oder Wissensmanagement und fragen sich: Was tun? Sollten Sie die SAP-Enable-Now-Softwarelösung für [„alle Aspekte des Corporate Learning“](https://www.sap.com/germany/products/hcm/enable-now.html?url_id=text-de-404-reclink) in Ihrem Unternehmen anschaffen? Oder gibt es eine Alternative zu SAP Enable Now, die besser zu Ihnen passt? Keine Sorge, Sie sind nicht allein. In den letzten Monaten haben sich mehrere Unternehmen mit folgender Frage an uns gewandt: ## SAP Enable Now oder FlowShare – was passt besser zu uns? Mit diesem Artikel geben wir Ihnen eine Orientierung und helfen Ihnen, Ihrer Lösung zum Thema „SAP Enable Now (Alternative)“ ein Stück näherzukommen. Im ersten Schritt ist es wichtig, dass Sie einige grundlegende Fragen beantworten: ### Grundfragen für die richtige E-Learning-Software - Planen Sie, Inhalte in Ihrem Unternehmen zentral (Power User) oder dezentral (User-generated Content) zu erstellen bzw. zu dokumentieren? - Wie viele Inhalte möchten Sie erstellen? - Welche und wie viele Ressourcen stehen Ihnen dafür zur Verfügung? - Haben die Content-Ersteller Erfahrung in der Dokumentation oder sind Sie bereit, Schlüsselpersonen ausreichend zu schulen? Wenn Sie Inhalte einfach und schnell, dezentral und ohne Schulungsaufwand erstellen möchten und am Ende Eigentümer der Inhalte sein wollen, **könnte FlowShare die Lösung für Sie sein**. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Entscheidung nicht ganz so einfach ist: zum Beispiel, wenn Sie gerade erst mit dem Thema E-Learning starten oder Inhalte eher in kleinerem Umfang erstellen möchten. Oder wenn noch nicht ganz klar ist, wer in Ihrem Unternehmen künftig Lerninhalte erstellen wird und wer die Zielgruppe sein wird. Für diesen Fall geben wir Ihnen mit diesem Artikel einen Überblick und gehen auf die jeweiligen Stärken von Enable Now und der Enable-Now-Alternative FlowShare ein. ## FlowShare vs. SAP Enable Now – Überblick | Funktionen | SAP Enable Now | FlowShare | |---|---|---| | Einarbeitungszeit | Schulung erforderlich (3–10 Tage Einarbeitung, je nach Vorerfahrung) | Keine Schulung erforderlich, in wenigen Minuten einsatzbereit | | Verfügbarkeit | Cloud oder On-Premise | On-Premise mit optionaler Cloud-Komponente | | Sprachen | Über 40 Sprachen, Übersetzung von Text und Bildschirm | Übersetzung von Text in 29 Sprachen | | Ausgabeformate für Trainingsmaterial | Videos, Simulationen, Prozessdokumentation, E-Learning-Kurse, Tests, Solution-Manager-Inhalte, kontextsensitive Anleitungen, E-Learnings, Trainingshandbücher | Bearbeitbare Flow-Datei, PDF, Word, PNG, PowerPoint, HTML (interaktive Demo), xAPI, SCORM, OpenRPA, Video über Synthesia, individuelle Anbindung an Wiki-Systeme über Integrationen | | Ist die Verteilung bzw. das Teilen der erstellten Trainingsmaterialien mit Nutzern außerhalb der Organisation erlaubt? | Nein | Ja | | Kosten | Variable Kosten im großen Maßstab | Ab 45 $ pro Monat und Arbeitsplatz, modular anwendbar | | Weitere Bearbeitung möglich? | Ja, umfassend | Ja, eingeschränkt – sowohl in der Software als auch in der fertigen Dokumentation in Office | | Anpassung an die Corporate Identity? | Ja, umfassend | Farben, Logo, Schriftarten, Design, Upload eigener PowerPoint- oder Word-Vorlagen | | Plattform für die Lerninhalte? | Ja | Ja. Auch Integration in bestehende Plattformen möglich (z. B. WordPress, Confluence, Guru) | | Software-Kompatibilität | 32-Bit optimal, bei 64-Bit zusätzlicher Aufwand | 64-Bit | | Kostenlose Testversion? | Nein | Ja | ## Alternative zu SAP Enable Now Das erklärte Ziel von Enable Now ist es, den Wissenstransfer effizient zu gestalten. Dafür bietet die Software ein [**umfassendes Funktionsspektrum**](https://www.sap.com/germany/products/hcm/enable-now.html?url_id=text-de-404-reclink). Von Simulationen und Testskripten bis hin zu E-Learning-Videos und Transaktionsdokumentation**.** Darüber hinaus sind mit Enble Now auch Trainingshandbücher, Demos und kontextsensitive Benutzerhilfe möglich. Es können zahlreiche Materialien und Formate erstellt sowie über eine **Datenbank** abgerufen und geteilt werden. #### Verfügbarkeit und Sprachen von SAP Enable Now Außerdem ist Enable Now sowohl in der Cloud als auch On-Premise verfügbar und bietet automatische Übersetzungen in über 40 Sprachen. Besonders praktisch ist die automatische Bildschirmübersetzung: Dank der Re-Recording-Funktion von Enable Now kann eine auf Deutsch erstellte Aufnahme automatisch in einer anderen Sprache nachgebildet und als neue Datei gespeichert werden. **Ohne explizite Kenntnisse der Fremdsprache** ist es so möglich, schnell **Anleitungen in vielen verschiedenen Sprachen zu erstellen.** Mit Enable Now können Informationen aus verschiedenen Formaten importiert und die Materialien anschließend bearbeitet werden. Für Letzteres ist auch die Verknüpfung mit externen Programmen wie Paint möglich. Insgesamt ermöglicht die Software eine umfassende **Entwicklung, Bearbeitung und Verteilung von Lerninhalten**. #### Idealer Einsatzfall für SAP Enable Now Enable Now ist besonders sinnvoll, wenn Sie komplexe Inhalte in Kombination mit Medien wie Grafiken oder Prozessdiagrammen darstellen möchten. Die E-Learning-Software ist außerdem sehr hilfreich, um Informationen in verschiedenen Sprachen zu verbreiten. Ein wichtiger Anwendungsfall ist die Wissensdatenbank: Enble Now eignet sich sehr gut zum Aufbau eines vollständigen Wissensmanagement-Systems. Die Software ermöglicht es Power Usern, eine große Bandbreite an Dokumenten mit hoher Qualität und Informationsdichte zu erstellen. #### SAP Enble Now etwas weniger komplex: Instant Producer Weniger geschultes Software-Support-Personal kann über den „Instant Producer“ eingebunden werden. Der Instant Producer ist eine der vier Komponenten von Enable Now und in seinen Nachbearbeitungsmöglichkeiten weniger umfangreich. Er kann bestimmten Nutzern freigegeben werden, z. B. um abteilungsspezifische Prozesse aufzuzeichnen. Auf diese Weise ermöglicht der Instant Producer bis zu einem gewissen Grad auch dezentrale Dokumentation. Dennoch ist der **Instant Producer weiterhin relativ komplex** und wird in der Regel nur einer sehr begrenzten Anzahl von Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Eine Nachbearbeitung von Inhalten aus dem Instant Producer ist nur für Nutzer mit Autor-Lizenz möglich. ### SAP Enable Now – Vorteile auf einen Blick: - Umfassende Funktionen, Ausgabeformate und Bearbeitungsmöglichkeiten - Unterstützung von mehr als 40 Sprachen - Darstellung komplexer Inhalte mit hoher Informationsdichte - Verfügbarkeit in der Cloud und On-Premise ### Hürden bei der Anwendung von SAP Enable Now Es gibt jedoch auch weniger geeignete Einsatzfälle: Inhalte, die mit Enable Now erstellt werden, unterliegen dem Consumer-Lizenzmodell. Das bedeutet, dass eine Weiterverbreitung der Materialien nicht erlaubt ist. Stattdessen dürfen die Inhalte nur innerhalb des Unternehmens genutzt werden. Das kann für Trainingsunternehmen und externe Autoren schwierig sein. Der Grund: Sie haben keinen Einfluss darauf, ob ihre Kunden eine SAP-Lizenz besitzen oder nicht. #### Hohe Lizenzkosten Außerdem hat das Ganze natürlich **seinen Preis** . Allgemeine Aussagen sind schwierig, da der Preis von SAP Enable Now je nach Unternehmen und Use Case variieren kann. Insgesamt lässt sich sagen, dass die Kosten die große Bandbreite der Möglichkeiten der Software widerspiegeln – und entsprechend hoch ausfallen. Selbst für kleine Unternehmen können diese Kosten jährlich im vierstelligen Bereich liegen. #### Komplexität Zudem kann ein großer Vorteil von Enable Now gleichzeitig zur Stolperfalle werden. Das große Funktionsspektrum geht auch mit **Komplexität** einher. Für eine erfolgreiche Nutzung ist nach der Installation eine initiale Beratung erforderlich. Ohne eine solche Schulung ist Enable Now kaum nutzbar. Je nach Einsatzzweck und vorhandener Infrastruktur sollte vor der Nutzung der Software eine **Vorlaufzeit von** etwa 3–10 Tagen eingeplant werden. #### Personalbedarf für SAP Enable Now Darüber hinaus sollten sich Unternehmen bewusst sein, dass auch nach der Einführung von Enable Now **dauerhaft Kapazitäten für die Pflege der Inhalte benötigt werden**. Die Software liefert den Rahmen, muss aber eigenständig mit Inhalten gefüllt werden. Idealerweise wird Enable Now von einer Person betreut, die für die Software geschult ist und zugleich die Prozesse im Unternehmen kennt. Diese Person kann die Inhalte dann mit der Software aufbereiten und – wenn möglich – auch mithilfe von Schulungen an Kolleginnen und Kollegen vermitteln. Gibt es keinen Power User, der Enable Now beherrscht und für die Pflege verantwortlich ist, veralten die Inhalte schnell. #### 32-Bit-Ausrichtung Wichtig ist außerdem, dass Enable Now **auf 32-Bit-Anwendungen ausgerichtet ist**. Das bedeutet, dass Nutzer 32-Bit-Anwendungen dokumentieren können. Für andere 64-Bit-Anwendungen kann in Ihrer Organisation ein erhöhter Aufwand und zusätzliche Kosten entstehen, da Unterprogramme geschrieben werden müssen, um Enable Now nutzen zu können. ### Expertenmeinung Jörn Halsinger ist Trainer und Autor für IT-Trainingsprojekte im SAP-Umfeld und schätzt die **variablen Einsatzmöglichkeiten** der Software: *„Enable Now ist riesig. Es bietet Möglichkeiten, die weit über das hinausgehen, was früher üblich war. Die SAP-Originalsoftware bietet enorme Möglichkeiten und Chancen für Unternehmen, **die ein umfassendes Wissensmanagement-System aufbauen möchten**.“* Er selbst nutzt die Software beispielsweise, um *„Benutzerdokumentationen, Trainingspräsentationen und Simulationen“* zu erstellen, die in Schulungen einfließen. > *„Außerdem können diese bei Bedarf auch **in Customer-Support-Systeme wie DesktopAssistant integriert werden**.“* > > Jörn Halsinger, IT-Experte #### Erforderliche Ressourcen und Abhängigkeiten bei Enable Now Gleichzeitig macht Jörn deutlich, dass Enable Now sehr ***„intensiv“*** ist: *„Ich muss klar sagen, dass die Einführung von Enable Now nichts ist, was man mal eben nebenbei umsetzen kann. Als Unternehmen müssen für ein solches System **intern Ressourcen geschaffen werden**, damit es betreut werden kann.“* Einerseits erfordert Enable Now laut Jörn Zeit in der Anwendung, andererseits ist ein gewisses Maß an Anwenderwissen nötig. Letzteres sollte in Schulungen erworben werden. Als SAP-Trainer ist Jörn außerdem **von seinen Kunden abhängig**: *„Wenn Kunden **keine Enable-Now-Lizenzen haben, kann das Training aufgrund des SAP-Lizenzmodells nicht mit der Software erstellt werden**.“* ## FlowShare für Testreport-Dokumentation und Trainingsdokumentation (Alternative zu SAP Enable Now) Im Vergleich zur universellen Software SAP Enable Now ist FlowShare der kleine Zauberzwerg. Die Dokumentationssoftware ermöglicht eine schnelle und einfache **automatisierte Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen**. FlowShare läuft On-Premise und unter Windows. Es unterstützt die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch. Die Entwickler von FlowShare arbeiten derzeit an weiteren Sprachen. Künftig wird FlowShare automatische Übersetzungen in mehr als 30 Sprachen ermöglichen. Wie bei Enable Now können dann auch bereits aufgezeichnete Dokumente automatisch übersetzt werden. Ab 45 $ pro Autor-Lizenz und Monat ist FlowShare eine deutlich flexiblere und kleinere Investition als Enable Now. #### Idealer Einsatzfall für FlowShare Als Alternative zu SAP Enable Now können mit FlowShare digitale Prozesse automatisch genau in dem Moment aufgezeichnet werden, in dem sie ausgeführt werden – und so für andere Nutzer festgehalten werden. Die erzeugten Klickanleitungen lassen sich in verschiedenen **Formaten** speichern: von PDF über PowerPoint, Word und PNG bis hin zum HTML-Format zur direkten Einbettung ins Unternehmens-Wiki. Außerdem lassen sich die Anleitungen über die Farbauswahl und das Firmenlogo an die Corporate Identity anpassen. Darüber hinaus können eigene, individuelle Vorlagen für PDF und PowerPoint erstellt werden. Das gibt Nutzern viel Freiheit, ihre Anleitungen und Trainingsdokumente exakt an die eigenen Anforderungen anzupassen. FlowShare wird bereits breit von Unternehmen und Verwaltungen eingesetzt, [zum Beispiel, um Mitarbeitende in ERP- und IT-Prozessen zu schulen](https://getflowshare.com/de/schulungsunterlagen-und-testreports/) oder [Onboarding ](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/)einfach und effektiv zu gestalten. ### Vorteile von FlowShare als Alternative zu SAP Enable Now Neben dem Preis ist die Einfachheit ein großer Vorteil der Software: FlowShare wurde entwickelt, um Nutzerwissen effizient und schnell zu erfassen. Es ist bewusst eine „kleine Lösung“, mit der sich jede Art von Prozess ohne Aufwand dokumentieren lässt. Die Software ist **für alle verständlich und erfordert keine Einarbeitungszeit**. So können nicht nur geschulte Mitarbeitende aus der [IT-Abteilung](https://getflowshare.com/for/automated-software-documentation/) oder aus dem [Onboarding](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/) FlowShare nutzen. Stattdessen wird **jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Unternehmen befähigt**, sein bzw. ihr Nutzerwissen zu erfassen und zu teilen. #### FlowShare ermöglicht User-generated Content Das folgt dem allgemeinen Trend zu „**User-generated Content**“: Statt der Anbieter einer Software oder des IT-Supports erstellen die **tatsächlichen Nutzer** eines Mediums die dazugehörigen Inhalte. Denn Nutzer haben durch ihre persönliche Erfahrung oft einen besseren Einblick und ein besseres Verständnis der Themen und Prozesse. Das ist besonders wichtig vor dem Hintergrund zunehmend dezentraler Unternehmen und steigender Spezialisierung. Mit FlowShare können Expertinnen und Experten ihr einzigartiges Know-how selbst dokumentieren. #### Kompatibilität: FlowShare und SAP GUI FlowShare ist ein Multitalent, das tatsächlich mit jeder anderen Software funktioniert. Seit der Version 2.13 ist die Dokumentationssoftware auch **mit der immer noch weit verbreiteten Desktop-Anwendung SAP GUI kompatibel**. Ab dieser Version [kann FlowShare SAP GUI-Steuerungselemente erkennen und auslesen](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/sap-dokumentation/sap-gui-documentation-2/), was eine schnelle und einfache Dokumentation ermöglicht. Dies liegt daran, dass FlowShare automatisch passende Beschreibungstexte für die erstellten Schritte sowie automatische Umrandungen der Klicks generiert. #### FlowShare-Anleitungen gehören nur Ihnen Außerdem gehören Ihnen FlowShare-Anleitungen nach der Erstellung vollständig. Das bedeutet, dass eine **unbegrenzte Verteilung der Anleitungen** möglich ist und die Materialien z. B. im HTML-Format direkt auf der Unternehmenswebsite, im Wiki oder überall dort eingebunden werden können, wo sie benötigt werden. Anders als bei Enable Now können FlowShare-Inhalte so in Ihre bestehenden Systeme hochgeladen werden. FlowShare bietet [direkte Integrationen](https://getflowshare.com/de/integrationen/) zu Tools wie WordPress, Confluence und Guru. FlowShare kann auf der Website von miraminds heruntergeladen und kostenlos getestet werden. Aktuell arbeiten die Entwickler von FlowShare außerdem an weiteren Lösungen in Richtung Performance Support und intelligenter, **kontextsensitiver Hilfe**. ### Vorteile von FlowShare auf einen Blick: - Kostengünstiger und flexibler - Keine Einarbeitungszeit – direkt einsetzbar - Unbegrenzte Verteilung der Anleitungen - Integration in Ihre bestehenden Systeme - Kostenlose Testversion – risikofrei ausprobieren ### Mögliche Hürden bei der Nutzung von FlowShare als Alternative zu SAP Enable Now Wenn Sie FlowShare und Enable Now vergleichen, wird schnell klar, dass FlowShare mit einem deutlich kleineren Funktionsumfang kommt. Es bietet nicht die große Bandbreite an Ausgabeformaten wie Enable Now und erlaubt nur eine begrenzte Bearbeitung der erzeugten Anleitungen. Das bedeutet auch, dass animierte Klickanleitungen, wie sie mit Enable Now erstellt werden, mit FlowShare nicht eins zu eins in gleicher Weise erstellt werden können. FlowShare ermöglicht ebenfalls Klickanleitungen, jedoch in einer vereinfachten Version. Im Gegenzug ist der Aufwand für die Erstellung deutlich geringer als bei Enable Now. Feedback zur Alternative zu SAP Enable Now? ### Expertenmeinung zur Alternative zu SAP Enable Now: FlowShare Auch der Experte Jörn Halsinger nimmt diese Argumente so wahr: *„Die Vorteile von FlowShare sind die **einfache Bedienung**, weil es nicht viel Schulung erfordert, und ein **attraktives Preis- und Lizenzmodell**. Das Lizenzmodell ermöglicht es uns, mit unseren Rechnern im Auftrag des Kunden Benutzerdokumentationen zu erstellen und **sie bei Bedarf auch nachzubearbeiten, ohne dass der Kunde die Software kaufen muss**.“* Für ihn liegen die größten Unterschiede in der *„Nachbearbeitung und Wiederverwendbarkeit von Rohaufnahmen“*: *„FlowShare ist ein einfaches Tool, das sich **aufgrund seiner benutzerfreundlichen Oberfläche sehr gut für den Bereich Klickanleitungen eignet**. Wir setzen es gerne bei Kunden ein, die keine große Softwarelösung wollen oder nutzen können. Für die Erstellung einfacher Benutzerdokumentationen in Form von Klickanleitungen ist es ein gutes Tool.“* Jörn Halsinger, IT-Experte ![Vergleichstabelle SAP Enable Now und FlowShare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/05/Abwagen1.png)### Fazit zur Alternative zu SAP Enable Now: SAP **Enable Now** ist eine nützliche Software mit beeindruckendem Funktionsumfang, die über 20 Jahre entwickelt und optimiert wurde. Ob sich der Kauf für Sie lohnt, hängt jedoch von bestimmten Voraussetzungen ab. Bei Ihrer Entscheidung kommt es stark auf **Ihre Ziele und Ihr Budget für Ihre E-Learning-Software** an. Die Stärken von SAP Enable Now liegen in den automatischen Übersetzungen in viele Sprachen, der kollaborativen und detaillierten Arbeit, der Bearbeitung der Inhalte sowie der Erstellung von Simulationen. Es ist **gut geeignet für sehr hohe Ansprüche an Lerninhalte und einen umfangreichen Nachbearbeitungsbedarf** sowie z. B. für den Aufbau eines umfassenden Wissensmanagements. #### Für SAP Enable Now benötigen Sie Power User und das passende Budget Voraussetzung für Enable Now sind **Power User**, die auf der Software geschult sind und didaktisches Know-how mitbringen, um das Maximum herauszuholen. Zusätzlich müssen Nutzer das Budget für Schulungen bereitstellen und sich die Kosten der Software selbst leisten können. Außerdem kann der Einsatz von Enable Now nur unter der Bedingung funktionieren, dass auch die Zielgruppe der Lerninhalte – ebenso wie die Ersteller – über eine Lizenz der Software verfügt. #### FlowShare verteilt die Dokumentation auf mehrere Schultern Als Alternative zu SAP Enable Now ist FlowShare darauf ausgelegt, potenziell jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter sofort eine solide und einfache Dokumentation zu ermöglichen. Der Ansatz dahinter ist, die Dokumentation auf mehrere Schultern zu verteilen, ohne vorher geschult werden zu müssen, und dennoch eine konsistente und hohe Qualität der Anleitungen zu gewährleisten. Jede Person, die eine FlowShare-Lizenz besitzt, kann die erstellten Guides erstellen und bearbeiten. Die Anleitungen wiederum gehören Ihnen und sind jederzeit abrufbar. Das bedeutet, dass jeder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens die Inhalte nutzen kann – auch ohne installiertes FlowShare, als Alternative zu SAP Enable Now. Dass FlowShare-Dokumente auch mit Ihren Kunden geteilt werden können, macht die Software besonders interessant für Trainer und Softwareanbieter. So können beispielsweise [ERP-Projekte auch von externen Trainern mithilfe von FlowShare erfolgreich umgesetzt werden](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/erp-dokumentation/erp-documentation-2/). #### Alternative zu SAP Enable Now: FlowShare – kostenlos testen Alternative zu SAP Enable Now: FlowShare Ein großer Vorteil, wenn Sie sich noch nicht ganz sicher sind: Sie können FlowShare ganz einfach kostenlos und ohne Risiko testen. Sie können es auch so betrachten: Enable Now ist der A380, FlowShare ist das Lufttaxi (sowohl preislich als auch funktional) – welche Konstellation Sie benötigen, hängt von Ihrer Situation ab. Wir hoffen, dass Ihnen dieser Überblick hilft, unsere Lösungen besser einzuordnen und zu entscheiden, welche Software Sie kaufen möchten. Grundsätzlich gibt es natürlich [eine Reihe weiterer Lösungen](https://getflowshare.com/de/software-dokumentationstools/) neben Enable Now und FlowShare – alle mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne unter support@getflowshare.com ## FAQs ### Was ist SAP Enable Now, und wann passt es? A1: Eine Enablement-Plattform von SAP mit Simulationen und Hilfe direkt in der Anwendung. Sie passt, wenn Sie ein umfangreiches Schulungsprogramm mit eigenem Autorenteam betreiben und Unterstützung unmittelbar in der SAP-Oberfläche brauchen. #### SAP Enable Now oder FlowShare: was passt zu uns? Enable Now für breit angelegtes Enablement mit eigenem Autorenteam. FlowShare, wenn Key-User die Dokumentation während des Projekts selbst erstellen sollen und Anleitungen als Word, PDF oder PowerPoint gebraucht werden. #### Brauchen wir für Enable Now ein eigenes Autorenteam? In der Praxis meist ja. Umfang und Komplexität setzen eingearbeitete Autoren voraus. Genau dort liegt der Unterschied: Bei einem Erfassungswerkzeug erstellt die Person die Anleitung, die den Prozess ohnehin ausführt. #### Lässt sich SAP-Dokumentation direkt aus der SAP GUI erstellen? Ja. FlowShare erfasst den Windows-Desktop, damit werden SAP GUI und S/4HANA wie jede andere Anwendung aufgezeichnet, mit einem Screenshot pro Klick. Aus einer Aufzeichnung entstehen Testreport und Schulungsunterlage. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Lassen Sie Ihre Expertise nicht davonlaufen: Wissensbewahrung mit KI](https://getflowshare.com/knowledge-retention-with-ai/) **Published:** November 11, 2025 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Erfahrungswissen verlässt Ihr Unternehmen leise, mit jedem Kollegen, der in den Ruhestand geht oder kündigt. Drei Schlüsselfragen aus unserem Forschungsprojekt KIproWork zeigen, wie Wissenssicherung im Unternehmen gelingt: kritisches Know-how identifizieren, übertragen und dauerhaft sichern. Haben Sie erlebt, dass ein Kollege Ihr Unternehmen im letzten Jahr verlassen und wichtiges Know-how mitgenommen hat? Als ich diese Frage bei der AI Summit Masterclass stellte, nickten fast alle. Es ist nicht nur der süße Geschmack des Abschiedskuchens, es ist die bittere Erkenntnis, dass wertvolles Fachwissen zur Tür hinausgeht und verschwindet. Dies ist der Moment, in dem viele unserer Gespräche mit Kunden beginnen. Wissenserhalt war schon immer wichtig, aber zwei aktuelle Trends machen ihn dringender denn je: - **Die Pensionierungswelle und hohe Fluktuation:** In vielen Branchen gehen langjährige Experten in den Ruhestand, während die Mitarbeiterfluktuation zunimmt, so dass Wissenslücken schneller entstehen, als sie geschlossen werden können. - **Die KI-Revolution:** KI verändert die Art und Weise, wie wir Wissen schätzen und nutzen. In einer Welt, in der Informationen in großem Umfang generiert werden, ist das, was wirklich zählt, das Fachwissen, das diese Informationen verbindet, anwendet und in den richtigen Kontext setzt. Know-how hat ein Verfallsdatum. Die Frage ist: **Wie können wir es bewahren?** Bei FlowShare beschäftigen wir uns seit Jahren mit dieser Frage, nicht nur in der täglichen Praxis, sondern auch durch Forschung. Als Teil der **[KIproWork](https://kiprowork.de/)** haben wir erforscht, wie KI kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) helfen kann, Prozesswissen zu erfassen und zu sichern, bevor es verloren geht. Gemeinsam mit unserem Forschungspartner, der Hochschule Karlsruhe, und unserem Industriepartner, der Eisenwerk Würth GmbH, haben wir praktische Frameworks und Tools entwickelt, die eine Brücke zwischen Forschung und praktischer Anwendung schlagen. Die Erkenntnisse lassen sich in **drei Schlüsselfragen** zusammenfassen, die Sie der Sicherung des zukünftigen Know-hows Ihres Unternehmens ein gutes Stück näher bringen werden. ## Schlüsselfrage 1: Wie können wir kritisches Know-how identifizieren und bewahren? Die erste Herausforderung ist trügerisch einfach: zu wissen, was wichtig ist. Oft erkennen Führungskräfte nicht, wo Wissensengpässe bestehen, bis jemand geht. Manchmal ist es offensichtlich: der leitende Ingenieur, der IT-Administrator, die einzige Person, die das Altsystem kennt. Aber viele Wissensträger bleiben unsichtbar, bis ihre Abwesenheit Chaos verursacht. Mit KIproWork haben wir ein Rahmenwerk geschaffen, das Unternehmen dabei hilft, sowohl ihre **wichtigsten Mitarbeiter** als auch ihre **kritischen Prozesse** zu identifizieren: - [Identifizieren Sie wichtige Personen](https://kiprowork.de/sp-identifizieren/): Definiert die Eigenschaften, die jemanden unentbehrlich machen: einzigartige Fachkenntnisse, Beziehungen, begrenzte Ersetzbarkeit und große Auswirkungen bei Abwesenheit. - [Identifizieren Sie kritische Prozesse](https://kiprowork.de/prozesse-identifizieren/): Ein schnelles Bewertungstool, das Ihnen dabei hilft, Prioritäten für die Prozesse zu setzen, die zuerst dokumentiert werden müssen, d.h. die sowohl wichtig als auch leicht zu erfassen sind. **Fallstudie: US Utility Cooperative (120 Mitarbeiter)** Mit dem Ausscheiden einer erfahrenen Expertin drohte ihr wesentliches Know-how verloren zu gehen. Cloud-Tools waren aufgrund von Compliance-Vorschriften tabu, also dokumentierte das Team die Prozesse vollständig vor Ort. Innerhalb von zwei Monaten wurden 40-50 Prozesse erfasst, und zwar nicht nur von ihr selbst, sondern auch von anderen, die mitmachten. > “Die Dokumentation findet endlich dort statt, wo sie vorher nicht stattfand.” ## Schlüsselfrage 2: Wie können wir den Wissenstransfer ermöglichen, ohne die Mitarbeiter zu überfordern? “Die Leute, die wissen, wie die Dinge funktionieren, haben bereits volle Jobs.” Das ist die zentrale Herausforderung. Dokumentation sollte sich nicht wie eine zusätzliche Belastung anfühlen, sondern **als Teil der Arbeit selbst erfolgen .** Automatisierte Tools können Prozesse in Echtzeit aufzeichnen, während die Mitarbeiter sie ausführen, und im Hintergrund klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen. Auf diese Weise wird der Aufwand auf mehrere Teams verteilt und der Wissensaustausch auf natürliche Weise integriert. **Fallstudie: Deutsche Stadtverwaltung** Bei der Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems stellten die Mitarbeiter immer wieder die gleichen Fragen. Manuell erstellte Handbücher waren inkonsistent und wurden nur langsam erstellt. Ein Digitalbeauftragter erstellte innerhalb weniger Wochen 20 standardisierte Leitfäden mithilfe von FlowShare Vorlagen. Das Ergebnis: Halbierung der Dokumentationszeit, weniger wiederholte Fragen und gleichbleibende Qualität. ## Schlüsselfrage 3: Wie können wir nachhaltige Strukturen für den Wissenserhalt schaffen? Allzu oft beginnen Dokumentationsprojekte mit Enthusiasmus und enden dann auf einem “Dokumentenfriedhof”, wie wir es nennen. Nachhaltigkeit bedeutet, die Dokumentation in die Kultur einzubetten. Dies beinhaltet: - Zuweisung von *Wissensverantwortlichen* und Belohnung von Beiträgen. - Verwendung von standardisierten Vorlagen und regelmäßigen Überprüfungszyklen. - Nutzung von Automatisierung und KI, um Wissen aktuell und zugänglich zu halten. Eine nützliche Linse ist hier das Rahmenwerk **Mensch – Prozess – Technologie**: - **Menschen:** Identifizieren und motivieren Sie Schlüsselexperten; schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, die Dokumentation zu nutzen und ihr zu vertrauen. - **Prozess:** Legen Sie Namenskonventionen, Versionskontrolle und Überprüfungsintervalle (z.B. alle sechs Monate) fest. - **Technologie:** Automatisieren Sie Aktualisierungen, sorgen Sie für die Einhaltung von Vorschriften und machen Sie Informationen mit Hilfe von KI durchsuchbar (z.B. semantische Suche oder Retrieval-augmented Generation). **Fallstudie: Deutscher Hersteller (ERP-Migration)** Die Verantwortlichen befürchteten, dass die Dokumentation den Rollout verzögern würde. Stattdessen dokumentierten die Hauptbenutzer während der Tests und erstellten automatisch Anleitungen. Die gleichen Materialien dienten später als Schulungshandbücher, was sechs Monate Zeit sparte und eine gleichbleibende Qualität sicherstellte. ## Die Rolle der KI bei der Wissensspeicherung KI ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie lernt. Schlechte Daten führen zu schlechten Ergebnissen: “Garbage in, garbage out”. Aber in Verbindung mit einer strukturierten, hochwertigen Dokumentation wird KI zu einem mächtigen Verbündeten. Einige Kunden integrieren bereits FlowShare-Dokumentation in SharePoint mit Microsoft Copilot, so dass Mitarbeiter Prozesswissen direkt per Chat abrufen können. KI kann auch veraltete Inhalte markieren, Aktualisierungen vorschlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen in interaktive Lernerfahrungen verwandeln. KI ersetzt das menschliche Wissen nicht, sie erweitert es. KI ersetzt das menschliche Wissen nicht, sie erweitert es. ## Was das für Sie bedeutet Die Risiken liegen auf der Hand: Arbeitskräftemangel, Pensionierungen, gesetzlicher Druck und digitale Transformation. Aber Unternehmen, die sich mit diesen drei Fragen befassen, schützen nicht nur ihr Wissen, sondern machen ihr Geschäft zukunftssicher. 1. Identifizieren und sichern Sie kritisches Know-how. 2. Ermöglichen Sie Wissenstransfer ohne Überlastung. 3. Schaffen Sie nachhaltige, KI-fähige Rahmenbedingungen für kontinuierliches Lernen. Wenn Sie sehen möchten, wie KI Ihrem Unternehmen helfen kann, sein Know-how zu erfassen und zu bewahren, testen Sie FlowShare kostenlos. 👉 [Starten Sie hier Ihre Testversion](https://getflowshare.com/free-trial) und erleben Sie, wie einfache, automatisierte Dokumentation das Know-how Ihres Unternehmens sichern kann. ## FAQs #### Was bedeutet Wissenssicherung im Unternehmen? Kritisches Erfahrungswissen festzuhalten, bevor es das Unternehmen verlässt. Auslöser sind meist Renteneintritte, Kündigungen und Systemwechsel. Dringend wird es deshalb so spät, weil undokumentiertes Wissen erst auffällt, wenn die Person nicht mehr da ist. #### Interviews führen oder Prozesse aufzeichnen? Interviews liefern Zusammenhänge, aber selten die genauen Schritte. Die Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeit liefert den Ablauf lückenlos. In der Praxis funktioniert die Kombination: aufzeichnen, was getan wird, und nachfragen, warum es so getan wird. #### Eine Schlüsselperson kündigt. Was tun wir zuerst? Die Prozesse aufzeichnen lassen, die nur diese Person beherrscht. Eine Fachkraft in der Kündigungsfrist um schriftliche Dokumentation zu bitten, bringt wenig. Werden die Abläufe bei der Ausführung erfasst, entsteht pro Prozess eine Anleitung ohne zusätzlichen Schreibaufwand. #### Welche Rolle spielt KI bei der Wissenssicherung? Sie hilft beim Aufbereiten, Übersetzen und Auffindbarmachen dokumentierter Abläufe. Wissen, das nie erfasst wurde, kann auch eine KI nicht rekonstruieren. Die Erfassung bleibt der entscheidende und der aufwendigste Schritt. **Categories:** Knowledge Management --- ### [Finden Sie die richtige Prozessdokumentationssoftware für Ihr Unternehmen](https://getflowshare.com/process-documentation-software/) **Published:** December 1, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Bevor Sie ein Prozessdokumentation Tool auswählen, sollten Sie wissen, welche Art von Dokumentation Sie überhaupt brauchen. Wir erklären die fünf gängigen Formen, von der Prozesslandkarte bis zur Schritt-für-Schritt-Anleitung, und zeigen für jede ein passendes Werkzeug. Die Dokumentation von Geschäftsprozessen lohnt sich, wenn man sie gut macht, statt sie ganz zu lassen. So wählen Sie einen Ansatz und ein Tool, das Ihr Team auch im nächsten Jahr noch nutzt. Wenn es Ihnen wie den meisten Geschäftsinhabern geht, suchen Sie immer nach Möglichkeiten, die Effizienz zu verbessern und Abläufe zu rationalisieren. Oder Sie müssen [technologischen Veränderungen in Ihrer IT managen](https://getflowshare.com/de/prozessdokumentation-technologischer-wandel/) und benötigen Werkzeuge, um damit erfolgreich zu sein. Dabei ist es fast unmöglich, a) nicht auf das **[Thema der Prozessdokumentation](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/process-documentation-2/)** zu kommen und b) nicht von Leitfäden und Vergleichen überschwemmt zu werden, die versprechen, die beste Prozessdokumentationssoftware auf dem Markt zu überprüfen. **Aber woher wissen Sie, dass ein Tool tatsächlich für Ihr Unternehmen geeignet ist?** Wir gehen einen Schritt zurück und fangen ganz von vorne an. Dies ist ein Leitfaden für die **Auswahl von Prozessdokumentationssoftware aus dem riesigen Angebot auf dem Markt.** Wir besprechen die verschiedenen Arten der Prozessdokumentation, ihre Vorteile und Anwendungsfälle. Anschließend stellen wir Ihnen in jeder Kategorie einige beispielhafte Software-Tools vor. Mit diesem Leitfaden können Sie **eine fundierte Entscheidung für das richtige Prozessdokumentationstool für Ihr Unternehmen treffen.** Verschiedene Arten von Tools zur Dokumentation von Geschäftsprozessen im Überblick ## Vor der Prozessdokumentationssoftware: verschiedene Arten der Prozessdokumentation ### Prozesskarten Wie der Name schon sagt, ist Prozessmapping der Prozess der Erstellung einer visuellen Darstellung oder Karte eines Prozesses. Bei diesem Prozess kann es sich um einen Geschäftsprozess handeln, z. B. um die Schritte, die bei der Ausführung eines Auftrags anfallen. Es könnte sich auch um einen eher technischen Prozess handeln, wie die Schritte, die für die Installation einer Software erforderlich sind. Eine Prozesslandkarte enthält in der Regel alle wichtigen Schritte und Entscheidungspunkte in einem Prozess und weist Verantwortlichkeiten zu. #### Vorteile von Prozesslandkarten? 1. Macht komplexe Prozesse verständlicher 2. Hilft bei der Ermittlung von Prozessverbesserungen 3. Kann als Schulungsinstrument verwendet werden Eine Prozesslandkarte **macht komplexe Prozesse für diejenigen verständlicher, die damit nicht vertraut** sind. Sie gibt einen Überblick über die bestehenden Prozesse und deren Zusammenhänge. Mit Hilfe von Prozesslandkarten lässt sich also viel leichter erkennen, wo potenzielle Engpässe oder Ineffizienzen liegen könnten. Dadurch werden Änderungen am Prozess zur Verbesserung der Effizienz erleichtert. Als Schulungsinstrument helfen sie neuen Mitarbeitern, Prozessnetzwerke kennen zu lernen und ihre Rolle darin zu verstehen. ### Flowcharts / Flussdiagramme Flussdiagramme ähneln Prozesslandkarten insofern, als sie Prozesse visuell darstellen. Während sich Prozesslandkarten jedoch eher auf die einzelnen Schritte eines Prozesses konzentrieren, zeigen Flussdiagramme auch die Reihenfolge, in der diese Schritte ausgeführt werden müssen. Flussdiagramme können sowohl zur Dokumentation manueller als auch automatisierter Prozesse verwendet werden. #### Vorteile von Prozesslandkarten? 1. Kann zur Verbesserung der Prozesseffizienz beitragen 2. Identifiziert wichtige Entscheidungspunkte Wie bei Prozesslandkarten machen Prozessabläufe Prozesse für diejenigen verständlicher, die damit nicht vertraut sind. Dies ist besonders nützlich für neue Mitarbeiter oder für Personen, die nur einen kleinen Teil des Prozesses durchführen. **Indem Sie bestimmte Abfolgen von Prozessschritten abbilden, können Sie die direkten Auswirkungen eines Prozesselements auf ein anderes erkennen.** ### Standardarbeitsanweisungen (SOPs) SOPs sind detaillierte schriftliche Anweisungen, die erläutern, wie ein Prozess auszuführen ist. Sie sind nützlich für komplexe oder kritische Prozesse, die korrekt und konsistent durchgeführt werden müssen. SOPs decken in der Regel alle Aspekte eines Prozesses ab, einschließlich möglicher Probleme, die auftreten könnten, und dem Umgang mit ihnen. Sie sind detaillierter als Prozesskarten und Flussdiagramme. #### Vorteile von SOPs? 1. Hilft bei der Sicherstellung der Prozesskonsistenz 2. Erleichtert den Zugang zu Prozessdetails SOPs **helfen dabei, dass ein Prozess immer einheitlich durchgeführt wird,** was besonders bei komplexen oder kritischen Prozessen wichtig ist. Sie tragen zur Effizienzsteigerung bei, indem sie Fehler vermeiden. SOPs können komplexe Prozesse zugänglicher machen. ### Schritt-für-Schritt-Anleitung Schritt-für-Schritt-Anweisungen ähneln den SOPs insofern, als es sich um schriftliche Anweisungen handelt, die die Ausführung eines Prozesses erklären. Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind jedoch **spezifischer und enthalten detaillierte Anweisungen, was genau in den einzelnen Phasen des Prozesses zu tun** ist. Dies macht sie besonders nützlich für Prozesse, die von Personen durchgeführt werden, die nicht mit ihnen vertraut sind. Aufgrund ihrer spezifischen Ausrichtung sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen in der Regel viel kürzer als SOPs. Eine besondere Art von Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind [interaktive Anleitungen für digitale Prozesse](https://getflowshare.com/de/interaktive-demo-software/): Sie erlauben ihren Nutzern, die jeweiligen Schritte in einer virtuellen Sandbox-Umgebung direkt auszuführen. #### Vorteile von Schritt-für-Schritt-Anleitungen? 1. Macht detaillierte Prozesse reproduzierbar 2. Hilft, Fehler zu minimieren Da Schritt-für-Schritt-Anleitungen sehr detailliert sind, können sie selbst die kompliziertesten oder schwierigsten Sachverhalte für diejenigen nachvollziehbar machen, die damit nicht vertraut sind. Für Unternehmen ist dies nützlich für Mitarbeitende, denen die tägliche Arbeitserfahrung für eine bestimmte Aufgabe fehlt. Der Detailgrad führt dazu, dass Schritt-für-Schritt-Anleitungen Fehler bei der Ausführung von Prozessen minimieren können. ### Checklisten Checklisten sind einfache Auflistungen der einzelnen Schritte eines Prozesses, die sicherstellen, dass kein Schritt ausgelassen wird. Sie können sie **für relativ einfache Prozesse oder als Teil eines größeren Prozesses verwenden.** Eine Checkliste kann zum Beispiel dazu dienen, eine tägliche Datensicherung durchzuführen oder zu überprüfen, ob alle notwendigen Schritte vor einem Start durchgeführt wurden. #### Vorteile von Checklisten? 1. Hilft bei der Sicherstellung der Prozesskonsistenz 2. Einfach und zugänglich Mit Checklisten kann sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Schritte jedes Mal durchgeführt werden. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz zu verbessern und Lücken im Prozess zu vermeiden. Sie vereinfachen Prozesse, indem sie sie in einfachere Schritte zerlegen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es eine Reihe von Prozessdokumentationen gibt, die unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. **Die Größe und Komplexität Ihres Prozesses sowie Ihre individuellen Präferenzen bestimmen, welches Werkzeug für Sie das richtige ist.** Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Werkzeug für welche Art der Prozessdokumentation geeignet ist, haben wir hier eine Übersicht zusammengestellt. Die besten Tools zur Dokumentation von Geschäftsprozessen auf dem Markt im Vergleich ## Toolcheck: Verschiedene Arten von Prozessdokumentationssoftware Jetzt, wo Sie die verschiedenen Arten der Prozessdokumentation kennen, fragen Sie sich vielleicht, mit welchem Werkzeug Sie welche davon erstellen können. Wir haben für **jede Kategorie eines der besten verfügbaren Tools ausgewählt**. ### FlowShare: Die Software zur schrittweisen Prozessdokumentation ![FlowShare als Prozessdokumentation Tool, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)[FlowShare-Nutzer ](https://getflowshare.com/de/)schätzen das Tool für seine Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, verständliche und anschauliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen. Die Bewertung von 4,8 Sternen auf Capterra spricht für eine hohe Zufriedenheit der Anwender. Nach dem Start läuft die Software im Hintergrund, während Sie einen Vorgang ausführen. Er dokumentiert jeden Klick durch einen Screenshot, und fasst alle Schritte zu einer umfassenden, gestalteten Anleitung zusammen. Außerdem generiert es automatisch Textbeschreibungen zu jeder durchgeführten Aktion. Die Benutzer haben die Möglichkeit, die Screenshots nach der Aufnahme mit Anmerkungen zu versehen, die Texte zu bearbeiten und das Design an das Branding ihres Unternehmens anzupassen. Dank einer Vielzahl von [Exportformaten](https://getflowshare.com/de/) und [Integrationen](https://getflowshare.com/de/integrationen/) lassen sich die fertigen Anleitungen leicht in bestehende Strukturen integrieren und mit Kollegen teilen. FlowShare läuft unter Windows und ist mit jeder Anwendung kompatibel, unabhängig davon, ob es sich um eine Online- oder Desktop-Anwendung handelt. Da die Software lokal installiert wird, sind Ihre Daten immer sicher bei Ihnen. Diese Eigenschaften machen FlowShare zu einem einzigartigen Prozessdokumentationswerkzeug in Bezug auf Anwendbarkeit und Datenschutz. Sie können herausfinden, wofür FlowShare verwendet wird, indem Sie [unsere Anwendungsfälle erkunden.](https://getflowshare.com/for/) FlowShare gibt es in verschiedenen Tarifen für Einzelpersonen oder kleine Teams, größere Teams sowie Unternehmen. Mit der Testversion von FlowShare können Sie [7 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl von Anleitungen erstellen](https://getflowshare.com/free-trial/), ohne Verpflichtungen. ### Lucidchart: Aufschlussreiche Prozesslandkarten und Flussdiagramme ![ Lucidchart, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/Lucidchart-website-interface-charts-2-1024x452.png)Mit 4,5 von 5 Sternen, basierend auf 1000+ Bewertungen auf Capterra, ist [Lucidchart ](https://www.lucidchart.com/pages/)eine sehr beliebte Wahl für die Erstellung von Prozesslandkarten und Flussdiagrammen mit Ihrem Team. Die Möglichkeit, Ihre Prozesse und Abläufe visuell abzubilden und die verschiedenen Schritte Ihren Kollegen zuzuweisen, ist ein hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit, um Ihre Arbeitsabläufe zu skalieren und Ihre Prozesse zu optimieren. Eine **Reihe von Vorlagen erleichtert Ihnen den Einstieg in Ihre Karten.** Darüber hinaus ermöglichen zahlreiche Integrationen mit beliebten Tools wie den Office-Tools, Atlassian und vielen anderen, dass Sie Lucidchart in Ihre bereits bestehenden Strukturen integrieren können. Lucidchart bietet verschiedene Tarife für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen an, beginnend bei 8€ pro Monat (ohne MwSt.). Für jeden Plan gibt es eine kostenlose Testversion. Wer sich für eine einmalige Visualisierung interessiert, dem bietet Lucidchart sogar eine kostenlose Version in kleinem Umfang. Mit ihm können Sie bis zu drei Dokumente erstellen. ### Process Street: Lehrreiche SOPs ![Process Street, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/ProcessStreet-website-interface-1024x577.png)Einfaches Prozess- und Workflow-Management ist das Motto von [Process Street](https://www.process.st/), einer Software, die von vielen Anwendern sehr geschätzt wird. Mit 4,7 Sternen auf Capterra ist es das am besten bewertete Werkzeug für die Erstellung und Verwaltung von SOPs in Ihrem Unternehmen. Mit Process Street **können Sie kollaborative Workflows erstellen und vervielfältigen. Anschließend weisen Sie diese einfach Ihrem Team zu und verfolgen den Fortschritt**. Mit dem Tool können Sie bedingte Workflows und Genehmigungsinstanzen für kritische Schritte im Prozess erstellen. Auf diese Weise gewährleisten Sie die Überwachung und Einhaltung der Prozesse. Mit einem Planungswerkzeug können Sie wiederkehrende Abläufe verwalten. Das Tool lässt sich in über 3000 Anwendungen integrieren – ideal für Unternehmen, die über eine gut etablierte Software- und Prozessstruktur verfügen. Es verfügt über mehrere Funktionen, die eine reibungslose Kommunikation zwischen Teams aller Größenordnungen gewährleisten. Process Street hat Pläne für unterschiedliche Bedürfnisse. Sie reichen von einem kostenlosen Plan zur Erstellung eines einzigen Workflows bis hin zu den Versionen Pro und Custom Enterprise. Die Pro-Version kann kostenlos getestet werden, eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. ### Trello: Einfache Checklisten und Task-Tracking ![ Trello, Benutzeroberfläche](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/Trello-website-interface-1-1024x574.png)Um ehrlich zu sein, ist [Trello](https://trello.com/) so viel mehr als nur ein Checklisten-Tool. Aber im Bereich der Prozessdokumentation ist die Aufgabenverfolgung im Stil von Checklisten seine größte Stärke. Mit**über 22.000 Bewertungen auf Capterra ist Trello das mit Abstand am meisten genutzte und bewertete Tool, das hier vorgestellt wird.** Boards, Listen und Karten sind die Hauptwährung von Trello. Mit ihnen können Sie auf einfachste Weise verschiedene Schritte in Prozessen erstellen und verfolgen. Ein solches System kann dazu führen, dass man weniger Überblick über alle bestehenden Prozesse und deren Zusammenhänge hat. Die einzelnen Schritte, die zum Abschluss eines Vorgangs erforderlich sind, können Sie jedoch auf einen Blick sehen. Viele Trello-Funktionen können kostenlos genutzt werden. Aber für Teams, die anspruchsvollere und sicherere Versionen wünschen, bietet Trello verschiedene kostenpflichtige Pläne ab $5 pro Monat. ## Die Vorteile verschiedener Prozessdokumentationen (mit der passenden Software) auf einen Blick | | **Zweck** | **Hauptnutzen** | **Beispiel einer Software** | |---|---|---|---| | **Prozesskarten** | Überblick über die Prozesse und ihre Verbindung | Hilft, Prozesse in ihrer Gesamtheit und in ihrem Zusammenhang zu verstehen | Lucidchart | | **Flowcharts / Flussdiagramme** | Übersicht über die Sequenzen | Hilft zu verstehen, wie sich Prozessschritte auf andere auswirken | Lucidchart | | **SOPs** | Detaillierte Übersicht über Prozesse und kritische Bereiche | Hilft beim Verständnis von Prozessdetails einschließlich kritischer Knotenpunkte | Prozess Straße | | **Schritt-für-Schritt-Anleitung** | Sehr detaillierter Überblick über jeden Schritt in einem Prozess und wie man ihn durchführt | Hilft dabei, die einzelnen Schritte eines Prozesses zu verstehen und zu verstehen, wie man sie ausführt | FlowShare | | **Checklisten** | Abstraktion der Schritte in den zu erledigenden Prozessen | stellt sicher, dass jedes entscheidende Element des Prozesses abgeschlossen ist | Trello | Sicherheit, Compliance und Berechtigungen für die Dokumentenverarbeitung ## Fazit: Die Auswahl der richtigen Prozessdokumentationssoftware Zusammenfassend haben wir Ihnen verschiedene Arten der Prozessdokumentation vorgestellt, bei denen die meisten Tools auf eine der beiden Arten abzielen. **Wenn Sie also wissen, welche Art von Dokumentation für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, machen Sie sich die Auswahl schon erheblich einfacher.** Schließlich werden Sie nicht wissen, ob eine Software die richtige ist, wenn Sie sie nicht ausprobieren. Wenn Sie mehr über die verschiedenen Software-Dokumentationstools auf dem Markt erfahren möchten,[ schauen Sie sich diesen Artikel an](https://getflowshare.com/de/software-dokumentationstools/). Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an, um zu sehen, ob das Tool tatsächlich Ihren Erwartungen entspricht. Nutzen Sie solche Tests und finden Sie die für Sie passende Prozessdokumentationssoftware. Sie können FlowShare sofort testen, indem Sie die kostenlose Testversion herunterladen. Mit dieser Testversion können Sie 7 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl von Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen! ## FAQs #### Was macht ein gutes Prozessdokumentation Tool aus? Drei Punkte entscheiden: Wer kann damit Inhalte erstellen, wo liegen die Daten, und wie aufwendig ist eine Aktualisierung. Ein Werkzeug, das nur geschulte Autoren bedienen können, erzeugt einmal einen vollständigen Stand und danach nichts mehr. #### Prozesse visualisieren oder Schritt für Schritt dokumentieren? Prozesslandkarten und Flussdiagramme klären Zuständigkeiten und Schnittstellen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen und SOPs bringen Anwender durch die konkrete Aufgabe. Viele Unternehmen brauchen beides, verwechseln aber gern das eine mit dem anderen. #### Brauchen wir für jede Prozessart ein eigenes Werkzeug? Nicht zwingend, aber kein Tool deckt alle fünf Formen gleich gut ab. Sinnvoll ist ein Werkzeug für die Visualisierung und eines für die schrittweise Dokumentation, statt ein Allzweckwerkzeug zu suchen, das nichts richtig kann. #### Wie vergleichen wir Tools sinnvoll? Mit einem echten Prozess aus Ihrem Haus, nicht mit dem Demobeispiel. Prüfen Sie Erfassung, Exportformate und den Aufwand für eine Änderung. Der Pflegeaufwand entscheidet darüber, ob das Tool im zweiten Jahr noch genutzt wird. **Categories:** Process Documentation --- ### [So erstellen Sie ein Mitarbeiterschulungshandbuch, das Ihr Team tatsächlich nutzen wird](https://getflowshare.com/employee-training-manual/) **Published:** December 1, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Wenn es um die Schulung von Mitarbeitern geht, **ist ein gut gemachtes Handbuch eine äußerst wertvolle Ressource**. Es hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten, und stellt sicher, dass Ihr Team die gleichen Verfahren anwendet. Durch ein Mitarbeiterschulungshandbuch können Sie Regeln, Aufgaben, Prozesse und Erwartungen klar kommunizieren. Wenn Sie sich fragen, wie Sie Handbücher für Mitarbeiterschulungen erstellen können, die tatsächlich genutzt werden, sind Sie hier genau richtig! In diesem Blogbeitrag werden wir erörtern, was ein ansprechendes Schulungshandbuch ausmacht, und einige Tipps geben, wie Sie selbst eines erstellen können. ## Wozu ist ein Handbuch für die Mitarbeiterschulung gut? Mit einem Schulungshandbuch können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter unabhängig von der Person, die die Schulung durchführt, die gleiche Qualität der Schulung erhalten. **Es ermöglicht Ihnen auch, klar zu kommunizieren, was von den Mitarbeitern erwartet wird, wie Aufgaben zu erledigen sind und Prozesse abgeschlossen werden** sollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen neuen Mitarbeiter oder um einen langjährigen Mitarbeiter des Unternehmens handelt. Schulungshandbücher sind immer eine gute Ressource, um eine klare und hilfreiche Kommunikation zu gewährleisten. Ein gut ausgearbeitetes Mitarbeiterschulungshandbuch ist auch ein wertvolles Nachschlagewerk, auf das die Mitarbeiter zurückgreifen können, wenn sie eine Auffrischung von Verfahren oder Protokollen benötigen. Manche Vorgänge kommen nur alle Jubeljahre einmal vor. Warum sollten die Mitarbeiter sie auswendig lernen, wenn sie eine gute Referenz zur Verfügung haben? Besonders detaillierte Handbücher – wie z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen – haben das Potenzial, implizites Wissen zu vermitteln, das bei der Arbeit entsteht. Solche detaillierten Anweisungen erfassen unweigerlich Elemente, die in schriftlichen Erklärungen und Verfahren nicht enthalten sind. Wenn Sie ein Handbuch für die Mitarbeiterschulung erstellen, sollten Sie einige Schlüsselelemente berücksichtigen: #### Ein Überblick über das Unternehmen, seinen Auftrag und seine Werte. Dies ist ein wichtiges Element, um den Ton für Ihr Handbuch anzugeben, insbesondere für neue Mitarbeiter. Die Unternehmenswerte werden jedoch in der täglichen Arbeit gelebt, und eine Beschreibung in einem Handbuch ist nur bedingt aussagekräftig. #### Eine Liste von Hausregeln. Das mag selbstverständlich sein, aber natürlich müssen Sie die Regeln immer klar kommunizieren. Auf diese Weise weiß der Mitarbeiter sofort, welches Verhalten akzeptabel ist und welches nicht. Hausregeln vermitteln kein spezifisches Prozesswissen. Stattdessen schaffen sie die Voraussetzungen dafür, dass sich ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen akklimatisieren kann. #### Eine Beschreibung der Positionen, ihrer Aufgaben und Zuständigkeiten. Dies wird die Zusammenarbeit in Ihrem Team erleichtern, da Überschneidungen vermieden werden und die Zuständigkeiten klar festgelegt werden. Es bedeutet auch, dass die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich mit spezifischen Fragen wenden können. #### Ein Überblick über die verschiedenen Prozesse des Unternehmens. Eine visuelle Darstellung hilft dabei, ein ganzheitliches Bild davon zu schaffen, wie Unternehmensprozesse miteinander in Beziehung stehen oder miteinander verwoben sind, a. Flussdiagramme und Prozessübersichten sind äußerst nützlich für Mitarbeiter, um einen umfassenden Überblick über Prozesse und Verantwortlichkeiten zu erhalten. ### Schritt-für-Schritt-Anleitungen für spezifische Aufgaben durch Mitarbeiterschulungshandbuch. Dieser Teil steht in direktem Zusammenhang mit dem Ergebnis Ihres Schulungshandbuchs, d. h. ob die Teilnehmer in der Lage sein werden, das Handbuch effektiv zu nutzen. Mit schrittweisen Anleitungen können Sie Ihren Kollegen beibringen, Aufgaben vom ersten Tag an richtig zu erledigen. Auf diese Weise machen Sie aus Neueinsteigern schneller produktive Mitarbeiter für Ihr Tagesgeschäft. Unternehmensveteranen können neue Prozesse leicht richtig übernehmen. ## Mitarbeiterschulungshandbücher erstellen, die jeder versteht Da Sie nun wissen, was in Ihrem Schulungshandbuch enthalten sein sollte, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Schulungshandbücher in der Praxis erstellen können. ### Konsistenz ist der Schlüssel Es gibt zwei Hauptwege, um konsistente Schulungshandbücher zu erstellen: - über eine genaue Vorlage für die manuelle Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen verfügen oder - ein Software-Tool verwenden, das Ihnen die Arbeit abnimmt Im Allgemeinen ist die Verwendung einer Vorlage ein sehr hilfreicher Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres eigenen Mitarbeiterschulungshandbuchs. Sie brauchen das Rad nicht neu zu erfinden, denn es gibt eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie übernehmen können. Eine Vorlage bietet Ihnen einen Rahmen, mit dem Sie arbeiten können, und hilft Ihnen, alle Informationen zu organisieren, die Sie aufnehmen müssen. Eine Vorlage ist auch für Ihre Schritt-für-Schritt-Anweisungen für bestimmte Unternehmensaufgaben von entscheidender Bedeutung. Erinnern Sie sich daran, dass wir gesagt haben, dass diese Anweisungen das entscheidende Element sind, um Ergebnisse aus Ihrem Trainingshandbuch zu erzielen? Stellen Sie sich nun vor, dass in diesen Anleitungen bestimmte Schritte fehlen, es an Bildmaterial mangelt oder sie einfach unverständlich sind. Anstatt dass das Schulungshandbuch Ihnen bei der Produktivität Ihres Unternehmens hilft, schafft es nur Verwirrung. Und schlimmer noch, die Mitarbeiter könnten ihre Aufgaben deshalb einfach falsch erledigen. Dies ist leider eine Realität für viele Unternehmen, die in ihren Schulungshandbüchern unzusammenhängende Schritt-für-Schritt-Anweisungen haben. #### Software für eine durchgängig konsistente Gestaltung von Schulungshandbüchern Vor allem, wenn Ihr Unternehmen nur über ein begrenztes Budget verfügt, könnte Ihre instinktive Präferenz die erste Option sein. Warum Geld für Software ausgeben, wenn Sie eine kostenlose Vorlage mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen können, das Sie bereits besitzen? Zugegeben, es gibt eine Menge Dokumentationswerkzeuge mit einer Vielzahl von Funktionen, die Sie wahrscheinlich nie benutzen werden. Aber manuelle Dokumentation klingt nur so lange gut, bis man sie tatsächlich machen muss – und merkt, wie viel Zeit und Mühe sie wirklich kostet. Es handelt sich einfach um **eine mühsame Aufgabe auf niedrigem Niveau**, die Sie und Ihr Team von der *eigentlichen* Arbeit abhält. Und wenn wir ehrlich sind, ist es einfach lästig, Screenshots zu erstellen, diese sich wiederholenden Beschreibungstexte abzutippen und ein Dokument zusammenzustellen, das immer noch aussieht, als käme es direkt aus den 90er Jahren (vielleicht sogar mit Comic Sans?). #### FlowShare für durchgängig einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen ![Einheitliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit FlowShare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)\#image\_titleDeshalb haben wir [FlowShare](https://getflowshare.com/de/) entwickelt. Dieses Dokumentationswerkzeug ist als leichtgewichtige und einfache Lösung für die [praktische Mitarbeiterschulung](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/) konzipiert, ohne unnötig komplexe Funktionen. Mit FlowShare erstellen Sie Dokumentationen, während Sie die eigentliche Aufgabe ausführen, und es erfasst automatisch jeden Schritt, den Sie machen. Das Ergebnis sind konsistente, detaillierte und leicht zugängliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Ihre Schulungshandbücher. ### Der beste Weg zur Erstellung von Schulungshandbüchern für Mitarbeiter, die auch gelesen werden wollen Zurück zu dem größeren Projekt der Erstellung vollständiger Schulungshandbücher. **Für diese Aufgabe gibt es keine Einheitslösung, denn die beste Art und Weise, ein Schulungshandbuch zu erstellen, hängt vom Unternehmen und der Position ab, für die geschult werden soll.** Verschiedene Teile des Handbuchs erfordern unterschiedliche Vorgehensweisen. Denn die Erläuterung und Visualisierung eines bestimmten Prozesses unterscheidet sich stark von der Ausarbeitung der Unternehmenswerte. Es gibt jedoch einige allgemeine Tipps, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiterschulungshandbuch so effektiv wie möglich ist: - Halten Sie es einfach und prägnant. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, die benötigten Informationen leicht zu finden, ohne sich überfordert zu fühlen. - Fügen Sie viel Bildmaterial ein. Insbesondere Schritt-für-Schritt-Anleitungen sollten von Screenshots der einzelnen Prozessschritte begleitet werden. - Machen Sie es interaktiv. Versuchen Sie, die Mitarbeiter mit Quizfragen, Übungen und Beispielen aus dem wirklichen Leben einzubeziehen, anstatt nur Informationen aufzulisten, wann immer dies möglich ist. Wir haben Ihnen bereits FlowShare vorgestellt, um die Schritt-für-Schritt-Anleitungen Ihrer Schulungshandbücher zu erstellen. Natürlich gibt es eine Reihe von Werkzeugen für die Erstellung von Handbüchern. Dazu gehören Tools für Prozesslandkarten, interaktive Schulungen, Videos oder Referenzsysteme. Wir haben einen vollständigen [Leitfaden für Sie erstellt, wie Sie die Schulungshandbuch-Software auswählen](https://getflowshare.com/de/software-fur-schulungshandbucher/), die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. ## Wie BDAE FlowShare für präzise Mitarbeiterschulungshandbücher nutzt Wie viele unserer Kunden wurde die [BDAE Group](https://www.bdae.com/en/bdae-group/about-bdae-group) auf FlowShare aufmerksam, als sie ERP-Software implementierte. Mit Niederlassungen in Deutschland und den Vereinigten Arabischen Emiraten sowie einem Servicecenter in den USA bietet das Unternehmen Lösungen für die soziale Sicherheit im Ausland für Privatpersonen und Unternehmen an und berät Personalabteilungen in diesem Bereich. Im Jahr 2017 entschied sich die BDAE Group, FlowShare für die Implementierung neuer ERP-Software zu nutzen. Um die immense Menge an Prozessen zu bewältigen, die in diesem Projekt dokumentiert werden mussten, bot FlowShare eine ideale Lösung – nicht nur, um Prozesse schnell und mühelos zu dokumentieren, sondern auch, um die Aufgabe auf viele verschiedene Teammitglieder zu verteilen. Die Benutzerfreundlichkeit von FlowShare ermöglichte es selbst weniger technisch versierten Kollegen, zu Dokumentationsexperten zu werden. BDAE erkannte schnell den Wert von FlowShare über ihr ERP-Migrationsprojekt hinaus. **Das Erfassen von implizitem, alltäglichem Teamwissen mit FlowShare** wurde zu einem Hauptfaktor für das Unternehmen, FlowShare weiterhin zu nutzen. Der CEO des Unternehmens sagte uns in einem Feedback-Interview: > *„Der größte Mehrwert von FlowShare liegt wirklich darin, das im Unternehmen vorhandene Wissen – das in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter steckt und täglich neu entsteht – zu dokumentieren, zu bewahren und so für andere Kollegen zugänglich zu machen und langfristig im Unternehmen zu halten.“* > > Philipp Belau, Geschäftsführer der BDAE Holding GmbH Die Fähigkeit, Prozesse schnell zu erfassen, ist ein großer Vorteil für die BDAE-Gruppe. Es ermutigt die Teammitglieder, auch in Situationen zu dokumentieren, in denen sie sonst keine Zeit dazu hätten. Heute nutzt das Unternehmen FlowShare, um praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen als Schulung für neue Mitarbeiter und als Nachschlagewerk für langjährige Mitarbeiter zu erstellen. ## Mitbringsel In diesem Artikel haben wir erläutert, warum umfassende und zugängliche Schulungshandbücher wichtig sind. Wir haben gezeigt, wie man Handbücher erstellt, die einfach zu benutzen sind und Ihnen und Ihren Kollegen helfen, Neues zu lernen. Wir haben gezeigt, wie wichtig klare und präzise Schritt-für-Schritt-Anweisungen in Ihren Schulungshandbüchern sind. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Aufgaben schnell und einfach erlernen. FlowShare ist ein Gamechanger bei der Dokumentation jedes Schritts eines Prozesses mit minimalem Aufwand und maximalem Ergebnis. Es ist in verschiedenen Versionen erhältlich und soll Unternehmen jeder Größe zugänglich gemacht werden. Sie können sie [hier](https://getflowshare.com/de/preisgestaltung/) überprüfen, um das richtige für Sie zu finden. Testen Sie FlowShare kostenlos und sehen Sie, wie einfach es ist, Ihre Mitarbeiter zu schulen! Mit unserer kostenlosen Testversion können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeiterschulungshandbüchern erstellen. ## FAQs #### Was gehört in ein Mitarbeiterhandbuch? Überblick über Unternehmen und Werte, Hausregeln, Rollen und Zuständigkeiten sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Aufgaben, die in den ersten Wochen anfallen. Der allgemeine Teil schafft Orientierung, die Anleitungen machen das Handbuch alltagstauglich. #### Vorlage oder Software für das Mitarbeiterhandbuch? Eine Vorlage sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild, löst aber nicht die Pflege. Sobald sich Prozesse oder Oberflächen ändern, entscheidet die eingesetzte Software darüber, ob eine Aktualisierung Minuten oder einen Nachmittag kostet. #### Warum liest niemand unser Mitarbeiterhandbuch? Meist, weil es aus allgemeinen Texten besteht und keine konkrete Aufgabe löst. Gelesen werden Handbücher, die bei der täglichen Arbeit weiterhelfen, also dort, wo Anleitungen mit Screenshots die abstrakten Beschreibungen ergänzen. #### Wie erstellen wir ein Handbuch, das aktuell bleibt? Aus Prozessaufzeichnungen statt aus Fließtext. Ändert sich eine Maske, zeichnen Sie diesen einen Prozess neu auf und exportieren ihn erneut. Die BDAE Gruppe nutzt FlowShare genau für diesen Kreislauf. **Categories:** Employee Training --- ### [FlowShare und Nugget Creator: MaxBrain's Weg zu 50 Learning Nuggets in einer Woche](https://getflowshare.com/learning-nuggets/) **Published:** September 8, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Fallstudie: Wie MaxBrain mit FlowShare in kürzester Zeit 50 Learning Nuggets erstellt hat und so mehr Zeit für konzeptionelle und wertschöpfende Arbeit gewann **Content:** #### So unterstützt die Kombination aus FlowShare und dem Nugget Creator Unternehmen dabei, sich mithilfe von Learning Nuggets an aktuelle technologische Entwicklungen anzupassen und Raum für innovative und konzeptionelle Arbeit zu schaffen. [MaxBrain ](https://www.maxbrain.com/)ist ein aufstrebendes SaaS Unternehmen (Software as a Service-Unternehmen), das eine innovative [Lernplattform ](https://www.maxbrain.com/plattform/)entwickelt hat. Die Plattform **kombiniert ein umfangreiches Learning Management System mit Dienstleistungen**, um Firmenakademien und Lernprogramme zu entwickeln und durchzuführen, die wiederum den Erfolg von Unternehmen und Bildungsinstituten gezielt steigern. ![Die Lernplattform von MaxBrain ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-Lernplattform-1024x576.png)MaxBrain hat eine innovative Lernplattform entwickelt## Die Herausforderung: Wissen einfach zugänglich machen [Ziad Fathallah](https://www.linkedin.com/in/ziad-i-fathallah-535522241/), Customer Success Manager bei MaxBrain, fasst die zentrale Herausforderung prägnant zusammen: ***“Man kann nicht erwarten, dass die Leute zu jeder Zeit alles wissen und Wissen für ewig speichern können. Deshalb müssen wir es einfach machen, Wissen abzurufen.”*** Gleichzeitig kommt von Kundenseite die Erwartung und Anforderung, dass Anwenderschulungen und e-learnings mit entsprechendem Lernmaterial zum Nachverfolgen angereichert werden, **damit nicht immer wieder die gleichen Fragen beantwortet werden müssen.** Für Ziad kam daher nur eine effiziente und skalierbare Lösung in Frage, um Kunden und Kundinnen zu schulen und gleichzeitig eine kontinuierliche Bereitstellung der Learning Nuggets für die eigene Plattform zu gewährleisten. Um das zu erreichen, hat sich [Ziad Fathallah](mailto:ziad.fathallah@maxbrain.com) für die **Kombination aus FlowShare und dem Nugget Creator** entschieden. Der Nugget Creator hilft dabei, leicht verdauliche “Lernhäppchen” in einer Lernumgebung aufzubereiten und auffindbar zu machen. [FlowShare](https://getflowshare.com/de/#features) wiederum ermöglicht das schnelle Aufzeichnen und Erstellen der Anleitungen. In dieser Kombination ermöglichen die beiden Tools Ziad, Learning Nuggets für alle Fragen rund um die Anwendung der Lernplattform von MaxBrain zu erstellen. ![Learning Nuggets als leicht verdauliche Lerneinheiten](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-Guides-1024x576.png)Learning-Nuggets sind leicht verdauliche Lernhäppchen mit anwendungsorientierten Informationen## Die Lösung – FlowShare und Nugget Creator ***“FlowShare erleichtert die schrittweise Anleitung… und mit dem Nugget Creator wird auch die Videoanleitung ermöglicht.”*** Ziad Fathallah, Customer Success Manager bei MaxBrain AG Die herkömmliche, manuelle Art, kurze Lerneinheiten zu erstellen, in denen für jeden Schritt ein eigener Screenshot erstellt werden muss, kam für Ziad nicht in Frage. Auch mit dem Nugget Creator alleine hätte er nicht das gewünschte Produktionstempo bei den Anleitungen vorlegen können. **FlowShare war so das fehlende Bindeglied, um eine [schnelle, standardisierte Produktion von Anleitungen](https://getflowshare.com/de/schulungsmaterial-erstellen/) **für digitale Tools**** **zu ermöglichen** und über den Nugget Creator interaktive Lernnuggets zu erstellen. Nach Erstellen der Schritt-für-Schritt Guides konnte Ziad die Learning-Nuggets schließlich noch mit [Videos anreichern](https://getflowshare.com/de/screencast-warum-sie-ihren-bildschirm-aufnehmen-sollten-und-wie-das-funktioniert/). *“Ohne FlowShare hätte es wahrscheinlich doppelt so lange gedauert. Wobei dann noch das Erstellen der Videos hinzukommt. Mit FlowShare war es leichter, die Videos für die Learning Nuggets konzeptionell vorzubereiten.”* ## Ergebnis mit FlowShare und Nugget Creator: **50 Learning Nuggets in einer Woche und *mehr Zeit für konzeptionelle und wertschöpfende Arbeit*** ***“Innerhalb von nur einer Woche habe ich es geschafft, 40-50 Learning Nuggets zu erstellen – und das alles dank FlowShare.”*** Ziad Fathallah, Customer Success Manager bei MaxBrain AG Mit FlowShare konnte Ziad in kürzester Zeit 50 kurze Lerneinheiten produzieren. Diese Nuggets enthalten nicht nur detaillierte Anleitungen, sondern auch nützliche Anwendungs-Tipps und kurze Videos. Der Nugget Creator erweitert die Möglichkeiten, indem er verschiedene Lernformate kombiniert und die Inhalte leicht zugänglich macht. ![Learning Nuggets als leicht verdauliche Lerneinheiten](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-FlowShare-Anleitung-1024x576.png)Mit FlowShare konnte MaxBrain schnell viele Learning Nuggets produzieren#### Das integrierte System aus den beiden Softwares führte zum Win-Win beim erstellen der Schulungsunterlagen für Anwender **Das** [**integrierte System aus FlowShare und de**](https://getflowshare.com/de/integrationen/know-how-nugget-finder/)**[m](https://getflowshare.com/de/integrationen/know-how/)**[ **Nugget Creator**](https://getflowshare.com/de/integrationen/know-how-nugget-finder/) **bot MaxBrain eine effektive Methode zur Erstellung von Anleitungen** und bereitete gleichzeitig die Grundlage für Screen-Recordings vor. Ziad bemerkt: “Die FlowShare Dokumentation war nicht nur nützlich für unsere Kundschaft, sondern diente auch als solide Vorbereitung für die Videoaufnahme – ein echtes Win-Win.” In der sich schnell verändernden Softwarewelt hebt Ziad hervor, wie wichtig es ist, dynamisch und effizient zu bleiben, besonders mit begrenzten Ressourcen. Durch die Kombination von Anleitungen und Videos in den Learning Nuggets ermöglicht MaxBrain seiner Kundschaft, sich [eigenständig zu informieren](https://getflowshare.com/de/benutzerhandbuch-erstellen/). Das wiederum verringert deren Bedarf an wiederkehrenden Schulungen. Ein weiterer großer Vorteil: Durch die Aufteilung in schrittweise Anleitungen und Learning Nuggets können einzelne Inhalte bei Bedarf außerdem gut ausgetauscht werden, was das regelmäßige Aktualisieren der Inhalte vereinfacht. ***“FlowShare hat mir einen Arbeitsflow ermöglicht, der sehr effizient ist und der auch motivierend ist.*”** Ziad Fathallah, Customer Success Manager bei MaxBrain AG #### Zeitersparnis beim Erstellen der Learning Nuggets – und dadurch mehr Raum für innovative und konzeptionelle Arbeit ![Mit FlowShare erstellte Learning Nuggets bei MaxBrain](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-Anleitungen-1024x574.png)Effektive Micro-learnings: Die leicht auffindbaren und niedrigschwelligen Anleitungen sparen Zeit und schaffen so Raum für innovative Arbeit an anderer StelleDie kombinierte Nutzung von FlowShare und dem Nugget Creator unterstützt Unternehmen dabei, sich an aktuelle technologische Entwicklungen anzupassen und gleichzeitig Raum für innovative und konzeptionelle Arbeit zu schaffen. Wenn Sie selbst vor der Mammutaufgabe stehen, Lerninhalte zu produzieren, starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion von FlowShare. Damit können Sie sofort beginnen, Ihre Prozesse und User Stories [auf eine standardisierte Art zu erfassen](https://getflowshare.com/de/flowshare-fuer/it-projekte/). Wenn Sie diese in interaktive micro-learnings weiterverarbeiten möchten und diese über eine durchsuchbare Plattform zur Verfügung stellen wollen, nehmen Sie Kontakt auf zu unserem Partner [Know How AG](https://www.knowhow.de/), dem Hersteller des Nugget Creators und Nugget Finders. ## FAQs #### Was sind Learning Nuggets? Kurze Lerneinheiten zu genau einem Arbeitsschritt statt zu einem ganzen Themengebiet. Sie funktionieren, weil Mitarbeitende drei Minuten Lernzeit im Arbeitsalltag aufbringen, eine vierzigminütige Schulung für dieselbe Frage aber nicht buchen. #### Microlearning oder klassische Schulung? Die Schulung vermittelt Zusammenhänge und Verantwortung, das Nugget bringt jemanden durch die konkrete Aufgabe. Nuggets ersetzen keine Einarbeitung, sie verringern aber, wie viel davon dauerhaft erinnert werden muss. #### Lohnt sich der Aufwand für so kleine Einheiten? Wenn sie aus vorhandenen Abläufen entstehen, ja. MaxBrain hat mit FlowShare und dem Nugget Creator in einer Woche 50 Lerneinheiten erstellt, weil die Prozesse während der Ausführung aufgezeichnet und nicht neu geschrieben wurden. #### Wie lang sollte ein Lernnugget sein? Kurz genug, um es zwischen zwei Aufgaben abzuschließen, und inhaltlich auf einen Prozess begrenzt. Entscheidend ist der Umfang, nicht die Minutenzahl: ein Nugget, ein Thema, keine Abzweigungen. **Categories:** Employee Training --- ### [Interaktive Anleitungen erstellen: Die 7 besten interaktive Demo Software-Tools](https://getflowshare.com/interactive-demo-software/) **Published:** September 27, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Wir erklären, was eine interaktive Demo-Software ist, und vergleichen 7 der besten interaktiven Demo-Software-Tools, mit denen Sie interaktive Anleitungen für Kunden und Teammitglieder erstellen und so Nutzer schulen und Ihr Produkt präsentieren. **Content:** Willkommen in unserem umfassenden Leitfaden für interaktive Demo-Software! Wenn Sie jemals ansprechende und interaktive Vorführungen erstellen mussten – zum Beispiel um Ihre Produkte zu präsentieren, Benutzer zu schulen oder einfach Ihr Publikum zu überzeugen – wissen Sie, wie wichtig es ist, das richtige Werkzeug für diese Aufgabe zu haben. **In diesem Artikel stellen wir einige der besten Softwareoptionen für die Erstellung beeindruckender interaktiver Demos vor**. Von umfangreichen eLearning-Authoring-Tools bis hin zu benutzerfreundlichen Plattformen zur Bildschirmaufzeichnung analysieren wir die Stärken und Schwächen der einzelnen Lösungen. So helfen wir Ihnen, eine fundierte Entscheidung für eine inetraktive Demo-Software zu treffen, die perfekt auf Ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt ist. Lassen Sie uns auf diese Entdeckungsreise gehen und die perfekte Software finden, die Ihren interaktiven Demoprozess auf ein neues Niveau hebt! ## **Was sind interaktive Demo-Guides und welche Vorteile haben sie?** ![interaktive demo software](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Interactive-Demo-FlowShare-1024x616.png)Interaktive Demo erstellt mit FlowShareEinfach ausgedrückt, werden interaktive Demos verwendet, um Produkte, Softwareanwendungen oder Prozesse in einer visuell ansprechenden und praxisnahen Weise zu präsentieren. Die Demos enthalten in der Regel Multimedia-Elemente wie Videos, Bilder, Audio und Animationen sowie interaktive Elemente wie anklickbare Schaltflächen, Quizfragen und Simulationen. **Die Idee von interaktiven Demos ist es, potenziellen Benutzern die Möglichkeit zu geben, eine neue Software kennenzulernen oder sich mit einem Prozess vertraut zu machen, ohne mit der eigentlichen Software zu arbeiten.** Es handelt sich also um eine Art Sandkastenumgebung, in der die Menschen Software frei und ohne Vorwissen ausprobieren und Fehler machen können. Es gibt verschiedene Anwendungsfälle für interaktive Demos. **Die häufigsten sind Mitarbeiterschulung, Kundenbetreuung (customer support), sowie Produktverkauf und -marketing (sales and marketing).** Je nachdem, in welchem Bereich interaktive Demos eingesetzt werden, bieten sie unterschiedliche Vorteile. ### **1. Verbessern Sie Ihre Mitarbeiterschulung mit interaktiven Onboarding-Leitfäden** Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen führt eine neue Software ein, und nun ist es an der Zeit, die Mitarbeiter für die Nutzung des neuen Systems zu schulen. Was lernen Mitarbeitendende am besten den Umgang mit einer neuen Software oder einem neuen Prozess: Indem ihnen jemand sagt, wie es geht, oder indem sie es direkt selbst ausprobieren? **Interaktive Demos verstärken das Engagement und schulen das Publikum nachhaltig, indem sie ihm die Möglichkeit geben, sich aktiv zu beteiligen und den Inhalt eigenständig zu erkunden.** Die interaktiven Elemente, wie z. B. Quizzes, anklickbare Schaltflächen und Simulationen, regen die Nutzer zur aktiven Auseinandersetzung mit dem Material an. Außerdem verbessern sie die Lernerfahrung, indem sie praktische Übungen und das Lernen aus Erfahrung ermöglichen. Die Nutzer und Nutzereinnen können mit den Inhalten interagieren und so das Verständnis und die Aufnahme der Informationen verbessern. Außerdem kann die Lernerfahrung auf der Grundlage von Benutzerinteraktionen personalisiert werden. Diese Anpassungsfähigkeit erlaubt es, auf individuelle Lernstile und Vorlieben einzugehen. Anleitungen sind natürlich unverzichtbar, aber auch die praktische Anwendung. Interaktive Demo-Software ermöglicht es Mitarbeitenden, mit neuer Software in einer Schulungsumgebung zu arbeiten, bevor sie in die reale Arbeitsumgebung übergehen. ### **2. Bessere Kundenbetreuung mit interaktiven Benutzer-Demos** Interaktive Demos können die Qualität des Kundensupports erheblich verbessern, die allgemeine Kundenzufriedenheit steigern und sogar die Arbeitsbelastung der Supportmitarbeitenden verringern. **Mit interaktiven Demos können Supportmitarbeitende Lösungen für Kundenprobleme visuell demonstrieren.** Anstatt sich nur auf verbale Beschreibungen zu verlassen, kann Ihr Support den Kunden Schritt-für-Schritt-Anweisungen zeigen, die es ihnen erleichtern, komplexe Vorgänge zu verstehen. Dadurch wird ihr Customer Support konsistenter und genauer. Außerdem werden Kunden in die Lage versetzt, ihre Probleme selbständig zu lösen. Durch die Bereitstellung interaktiver Leitfäden oder “Walkthroughs” können Kunden den Anweisungen in ihrem eigenen Tempo folgen. Das verringert den Bedarf an direkten Support-Interaktionen und entlastet das Team aus dem Kundensupport. Denn durch das Angebot interaktiver Self-Service-Demos, können Kunden häufig eigenständig Antworten auf häufige Probleme finden. Das senkt die Zahl der Support-Anrufe und Tickets. Interaktive Demos bieten einen effizienteren Support, da Service-Mitarbeitende die Kunden visuell durch die Lösungen führen können. Das führt zu einer schnelleren Problemlösung. Davon profitieren sowohl die Hilfesuchenden als auch die Hilfeleistenden: Die Qualität der Unterstützung ist besser, während die Arbeitsbelastung sinkt. ### **3. Das Kundenerlebnis verbessern: Überzeugen Sie Ihre Kunden mit interaktiver Demo-Software von Ihrem Produkt** Ein weiteres großes Potenzial interaktiver Demos liegt in ihrer Fähigkeit, potenziellen Kunden ein Produkt zu demonstrieren. **Interaktive Demos überzeugen potenzielle Kunden, indem sie ein intensives und interaktives Erlebnis bieten.** Die attraktive Art der Präsentation sorgt dafür, dass potenzielle Kunden interessiert bleiben und sich auf den Inhalt konzentrieren. Darüber hinaus können Vertriebsmitarbeitende die wichtigsten Merkmale und Funktionen von Produkten oder Dienstleistungen mithilfe von Software für interaktive Demos ganz einfach und erlebbar präsentieren. Dieser praxisnahe Ansatz hilft potenziellen Kunden, den Wert und die Vorteile besser des Produkts zu verstehen. Falls notwendig, können die Demos auch individuell an eine bestimmte Zielgruppe angepasst werden. Dies erhöht die Relevanz der Präsentation und nimmt die Interessenten noch besser mit. ## **Welche Art von Software-Tools zur Erstellung von interaktiven Demos gibt es?** ### **Software für Dokumentation, Bildschirmaufnahmen und Videobearbeitung** Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Software oder Prozesse zu demonstrieren, ist vielleicht sie [mit einem Screencast aufzunehmen.](https://getflowshare.com/screencast-why-you-should-record-your-screen-and-how-that-works/) **Sie zeichnen einfach Ihren Bildschirm auf, während Sie einen bestimmten Vorgang ausführen, und – voila – Sie haben eine Demo.** Mit Videobearbeitungstools können Sie die Demo interaktiv gestalten, indem Sie Anmerkungen, Callouts und andere interaktive Elemente hinzufügen. Der Screencast hat den Vorteil, dass der Erstellende eine Audiospur hinzufügen kann, die genau erklärt, was er oder sie tut, während eine bestimmte Aufgabe ausführt wird. Die Kehrseite der Medaille ist, dass der Aufnahmeprozess zwar einfach ist, die Bearbeitung aber arbeitsintensiv und zeitaufwändig sein kann. Darüber hinaus kann eine Demo im Videoformat eine Hürde für das Publikum darstellen, sich tatsächlich die Zeit zu nehmen und ein ganzes Video anzusehen. ### **Product Tour Tools: Create Interactive Manuals with Interactive demo software** Tools für die Erstellung von Produkttouren sind **Softwareanwendungen, mit denen Unternehmen interaktive und geführte Touren erstellen können, um ihre Produkte oder Dienstleistungen den Nutzern vorzustellen**. Diese Tools sind so konzipiert, dass sie neuen Nutzern eine reibungslose und informative Einarbeitung ermöglichen. Außerdem helfen sie dabei, die Merkmale, Vorteile und Funktionen des Produkts Schritt für Schritt zu verstehen. Der größte Vorteil von Produkttouren ist, dass die Simulation der Software in der Regel mit der tatsächlichen Software identisch ist. Dies bedeutet, dass die Anwender die Software quasi “benutzen” können, bevor sie sie kaufen, oder einen Prozess üben können, bevor sie ihn live durchführen. Außerdem können Nutzende die Produkttouren in ihrem eigenen Tempo durchführen. Wenn Sie sich bei Ihrer interaktiven Demo für ein Produkttour-Tool entscheiden, sollten Sie darauf achten, ob das Tool Programmierung erfordert oder nicht. Ein Werkzeug dass kein Coden erdordert (no-code tool) ist in der Regel praktischer, aber es kann sein, dass Sie flexible Anpassungen vermissen. ### **eLearning-Authoring Werkzeuge** Diese Tools sind **speziell für die Erstellung interaktiver Schulungsmaterialien, Tutorials und Kurse konzipiert.** Sie enthalten oft Funktionen wie Bewertungen, verzweigte Szenarien und Gamification-Elemente, um das Lernerlebnis zu verbessern. Autorenwerkzeuge sind zwar kein klassisches “Demo”-Werkzeug, aber sie helfen dabei, ein bestimmtes System oder einen Prozess interaktiv zu erleben. Das Erlebnis kann sehr detailliert und ausführlich sein und ist ideal für eine umfassende Mitarbeiterschulung. Das bedeutet natürlich auch, dass die Verwendung von eLearning Authoring Tools eingeschränkt ist. Sie eignen sich nicht, um einem potenziellen Kunden einfach und schnell eine Software vorzuführen. ## **Tool-Check: Top 7 der interaktiven Demo-Software (inklusive Preise)** ### 1. FlowShare: Erstellen Sie interaktive Anleitungen für den Support und die Mitarbeiterschulung mithilfe interaktiver Demo-Software Mit FlowShare können Sie im Handumdrehen eine interaktive Produkttour für jede Software erstellen, die auf Windows läuft. Es handelt sich dabei nicht um ein typisches interaktives Demo-Tool, sondern um eine Prozess-Dokumentationssoftware. Aber **dank des** [**interaktiven HTML-Exportformats**](https://getflowshare.com/interactivedemo/) **haben Sie die Möglichkeit, Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitungen aus FlowShare in interaktive Komplettlösungen umzuwandeln**. Die Benutzer können in dem so erstellten Leitfaden in ihrem eigenen Tempo navigieren und durch Nachahmung Einblicke in die vorgestellten Softwarefunktionen und -prozesse gewinnen. Daas macht FlowShare ideal für die Schulung von Mitarbeitenden in einer neuen Software, für die [Einführung Ihres Produkts](https://getflowshare.com/for/creating-user-documentation/) bei einem Kunden, für das [Onboarding ](https://getflowshare.com/for/employee-training-manuals/)und für die[ Erstellung benutzerfreundlicher (und tatsächlich hilfreicher!) Support-Dokumente](https://getflowshare.com/for/automated-software-documentation/). #### Automatisch ansprechende Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit FlowShare erstellen **Die Software arbeitet nahtlos im Hintergrund, während der Benutzer einen Vorgang abschließt.** Sie dokumentiert jeden Klick mit einem Screenshot und fügt alle Screenshots in einer professionell gestalteten Schritt-für-Schritt-Anleitungen zusammen. Darüber hinaus generiert die Software automatisch präzise Beschreibungen der durchgeführten Schritte und markiert mit Pfeilen oder Rechtecken, was angeklickt wurde. Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe direkt am Arbeitsplatz zu dokumentieren, **macht FlowShare unglaublich zeitsparend.** Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass praktisch jeder schnell professionelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen kann, die leicht verständlich sind. #### Verschiedene Exportformate und Integrationen Benutzer können die [Anleitungen als interaktive Demo](https://getflowshare.com/interactivedemo/), aber auch als PDF, JPEG, Word-Dokument, PowerPoint-Präsentation, im SCORM-Format und anderen Formatenexportieren. [Über Integrationen](https://getflowshare.com/de/integrationen/) können sie Anleitungen auch direkt in Wissensdatenbanken wie Confluence oder Content-Management-Systeme wie WordPress hochladen. FlowShare läuft unter Windows. Um herauszufinden, ob FlowShare wirklich Ihren Anforderungen entspricht, **können Sie die Software kostenlos testen.** ### **2. Storylane: Veranschaulichen Sie Ihr Produkt mit interaktiven Guides** Storylane ist eine interaktive Demo-Plattform, mit der Sie eine typische interaktive Produkttour im Walkthrough-Stil erstellen können. Die Software arbeitet **mit webbasierten Anwendungen** und ermöglicht es Ihnen, eine Anwendung durch Screenshots oder HTML-Captures aufzuzeichnen. Storylane ist eine No-Code-Plattform, d.h. für die Erfassung und Bearbeitung der Touren sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Die Bearbeitung in Storylane funktioniert über verschiedene Buttons. Über diese können Sie Ihren Firmennamen einfügen, das Logo in der Demo ändern, Teile der Demo unkenntlich machen (“blurren”) oder zusätzliche Inhalte wie Video, Audio, PDFs oder Karten einfügen. Im HTML-Editor können Sie Screenshots direkt bearbeiten und Details ändern. #### Teilen Sie die Demos und tracken Sie ihre Performance Im letzten Schritt können die Benutzer die erstellte Demo mühelos über verschiedene Kanäle teilen. Sie können es in eine Website einbetten, über einen Link weitergeben, als GIF verteilen oder per E-Mail versenden. Außerdem **können Nutzer die Leistung ihres interaktiven Leitfadens verfolgen, indem sie Klicks und Verweildauer auf der Seite analysieren**. Sie können Storyline mit einer kostenlosen Testversion ausprobieren. Mit dieser können Sie eine Testdemo veröffentlichen. Anschließend können Sie die Software für 40 Dollar pro Monat und pro Benutzer erwerben. Für erweiterte Funktionen wie der HTML-Editor ist die “Growth-Option” von Storyline für 500 Dollar für fünf Benutzer erhältlich. ![storylane product demo ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Storylane-website-1024x523.png)<https://www.storylane.io> ### **3. Walnut: Erstellen Sie interaktive Demos zur Steigerung Ihres Vertriebs** Walnut wirbt mit dem Anspruch, etwas gegen langweilige und “schlechte Sales-Demos” tun zu wollen. Ähnlich wie bei Storylane können Sie mit der Browser Extension von Walnut jeden beliebigen Prozess im Browser erfassen. Anschließend können Sie z. B. Farben, Logo und den Namen des Demo-Erstellers ändern. Walnut enthält sogar einen “Demo Wizard” für die automatische Personalisierung von Demos. Darüber hinaus kann Walnut ihre Demos für verschiedene Bildschirmgrößen responsiv gestalten. Im Gegensatz zu FlowShare, das automatisch Beschreibungen für jeden Schritt im Workflow generiert, müssen diese Textbeschreibungen in Walnut manuell hinzugefügt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass Walnut **nur veröffentlichte HTML-Seiten erfasst; persönliche Dateien über URL oder PDFs können nicht erfasst werden.** Außerdem wird Walnut derzeit nicht von Microsoft Edge unterstützt. #### Nicht geführte und geführte Software-Demos Walnut bietet den Nutzern die Möglichkeit, nicht-geführte Demos (bei denen die Nutzer frei herumklicken können) und geführte Demos (die Nutzer folgen speziellen Anleitungsschritten) zu erstellen. Nach der Bearbeitung können Sie die erstellten Demos per E-Mail versenden oder auf Ihrer Website einbetten. Darüber hinaus enthält Walnut ein Analysetool, das Einblicke in die Performance von Ihren Demos gewährt. Walnut **bietet keine kostenlose Testversion an, und die Preise sind nur auf Anfrage erhältlich**. ![walnut](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Walnut-website-1024x524.png)<https://www.walnut.io> ### **4. navattic: Anwendungen klonen mit der interaktiven Software-Demo-Plattform** Navattic ist eine weitere interaktive Demo-Plattform, die mit dem Anspruch wirbt, interaktive Demos ohne jegliche Programmierung zu ermöglichen. Die Software erfasst Front-End-Bildschirme (HTML, CSS) und **erstellt eine “Klon-Anwendung” des Bildschirms**. Diese Klonanwendung kann dann für eine Produkttour oder eine Demo mit verschiedenen Schritten verwendet werden. Im Gegensatz zu FlowShare **generiert navattic jedoch nicht automatisch eine Textbeschreibung der einzelnen Schritte des Workflows.** #### Bearbeitungsoptionen und Responsiveness Nach der Aufnahme des Bildschirms können die Benutzer die erstellten Demos anpassen und bearbeiten, indem sie Texte und Bilder ändern. Navattic bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Elemente, die Sie in der Demo nicht sehen möchten, zu verwischen oder zu löschen. Außerdem ermöglicht das Tool die Anpassung der Demo an verschiedene Bildschirmgrößen. Navattic **bietet keine kostenlose Testversion an und kann zu Preisen ab 500 Dollar pro Monat** für Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern erworben werden. Ermäßigungen für Startups sind möglich. ![navattic](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/naavattic-website-1024x508.png)<https://www.navattic.com/> ### **5. Howdygo: Erstellen Sie interaktive Guides und tracken Sie deren Nutzung** Howdygo ist ein aufstrebendes Unternehmen, das eine Chrome-Erweiterung entwickelt hat, mit der sich jede beliebige Website aufzeichnen und wiedergeben lässt. Ähnlich wie andere Demo-Tools können Nutzer mit Howdygo ihre Demos durch das Ändern von Namen, das Hinzufügen von Bildern und Texten sowie das Hinzufügen von Anmerkungen individuel anpassen. Darüber hinaus haben Nutzer die Möglichkeit, einen Call-to-Action-Button in ihre Demos einzubauen. #### Handbücher teilen und Erfolg tracken Nachdem sie eine Demo erstellt haben, können die Benutzer sie auf ihrer Website einbetten, per E-Mail versenden oder über soziale Medien verbreiten. Um den Erfolg zu tracken, **kann Howdygo in ein Analysetool integriert werden**. So können Daten über Öffnungsraten und die Anzahl der absolvierten Demos ermittelt werden. Howdygo bietet Preise ab 39 Dollar pro Monat für ein Basispaket mit begrenzten Funktionen. Die beliebteste Version, die auch HTML-Bearbeitungsfunktionen enthält, ist für 159 Dollar pro Monat erhältlich. ![howdygo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Howdygo-website-1024x520.png)<https://howdygo.com> ### 6. Minerva: Interaktive Demos mit Video und Audiospur erstellen Minerva ist eine **Plattform zur Erstellung von Inhalten**, die im Browser läuft. Sie ermöglicht den Nutzern, interaktive Demos und Anleitungen sowie Tutorials zu erstellen, die mit Video- und Sprachelementen angereichert sind. Minerva **verspricht, Anleitungen mit künstlicher Intelligenz “aufzupeppen”**: Die Software nutzt KI, um Textbeschreibungen mit kontextbezogenen Informationen anzureichern. Die Benutzer können ihre Demos weiter anpassen, indem sie den Text ändern, visuelle Elemente und Videos hinzufügen oder ihre eigene Stimme als Audio in die Anleitungen einbauen. ### 7. Reprise: Interaktiver Demo-Baukasten für Marketing und Vertrieb Reprise ist eine weitere interaktive Demoplattform, die es Softwareunternehmen ermöglichen soll, ihr Produkt innerhalb von Sekunden zu präsentieren. Die Software bietet eine umfassende Reihe von Funktionen, einschließlich der Erstellung und dem Teilen von Demos, detaillierten Analysen und der Integration mit Marketing-Tools. Mit diesen Funktionen **ist Reprise besonders für Vertriebs- und Marketingteams geeignet.** Reprise bietet die Möglichkeit, Daten in den Screenshots zu bearbeiten und Farben, Logo und Autorennamen in den Anleitungen zu ändern. Darüber hinaus haben Nutzer die Möglichkeit, im Demo-Bildschirm Variablen (wie das Datum oder den Autorennamen) hinzuzufügen, die automatisch aktualisiert werden. #### Kombinierte Demo-Erstellung und -Analyse Im Analyseteil von Reprise erhalten die Nutzer Einblicke in die Performance ihrer Demos sowie Daten über das Nutzerverhalten von Kollegen oder Kunden. Reprise **bietet keine kostenlose Testversion seiner Software an und es gibt keine öffentlichen Informationen über seinen Preis.** Interessierte können Informationen über den Preis von Reprise auf Anfrage erhalten. ![Reprise](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/Reprise-website-1024x514.png)<https://www.reprise.com> ## Auf einen Blick: Software für Interaktive Demo Guides und ihre Funktionen | **Tool** | **Typ** | **Was kann aufgezeichnet werden?** | **Bearbeitungs-Optionen** | **Größter Vorteil** | **Preis** | **Kostenlose Testversion?** | |---|---|---|---|---|---|---| | FlowShare | Software zur Prozessdokumentation | Desktop und Browser | Einfügen von Text und Bildern, Farben, Unschärfe, Zeichnen, Pfeil ändern, Zuschneiden | Automatische Bildschirmaufnahme und Texterstellung für jede Anwendung (Zeitersparnis) | Ab 28€ pro Monat und Benutzer | Ja | | Storylane | Produkt-Tour-Tool | Browser | Text und Logo einfügen, Bildschirmelemente im HTML-Editor ändern (verwischen, entfernen, ersetzen) | Editierbare Bildschirme im HTML-Editor (Growth Plan) | Ab 40$ pro Monat und Benutzer (Growth Plan: 500$ für 5 Benutzer) | Ja | | Walnut | Produkt-Tour-Tool | Browser | Farben, Logo, Text und Bilder einfügen | Nicht-geführte Demos (Nutzer können frei herumklicken) und geführte Demos (spezielle Anleitungsschritte) | Keine öffentlichen Informationen, Preis auf Anfrage | Nein | | navattic | Produkt-Tour-Tool | Browser und Desktop | Text und Bilder ändern, Elemente verwischen oder löschen | Responsiveness: Anpassung des Erscheinungsbildes an verschiedene Bildschirmgrößen | Ab 500$ pro Monat (bis zu 100 Mitarbeitende, Rabatte für Start-ups) | Nein | | Howdygo | Produkt-Tour-Tool | Browser | Bearbeiten von Namen, Bildern, Text und Kommentaren | Call-to-Action-Button in Demos einfügen | Ab 39$ pro Monat und Benutzer | Nein | | Minerva (nicht mehr erhältlich) | Screencast-/Dokumentations-Software | Desktop und Browser | Bearbeiten Sie Text, visuelle Elemente, fügen Sie Videos oder eine Audiospur hinzu | Integration von Video oder Audio in die Demo | Ab 7$ pro Monat und Benutzer | Kostenlose Basisversion mit eingeschränkten Funktionen | | Reprise | Produkt-Tour-Tool | Browser | Daten im Screenshot bearbeiten, Farben, Logo, Name | Möglichkeit, Variablen (z.B. Datum) in den Demo-Bildschirm einzufügen, die automatisch aktualisiert werden | Keine öffentlichen Informationen, Preis auf Anfrage | Nein | Vergleich der interaktiven Demo-Tools## **Zusammenfassung: Erschaffen Sie nachhaltigen Trainingserfolg durch interaktive Demo-Software** Dies sind nur einige Werkzeuge, mit denen Sie interaktive Handbücher erstellen können, um z.B. den Verkauf Ihres Produkts anzukurbeln, Ihren IT-Support zu verbessern oder Kunden und Kollegen zu schulen. Die verschiedenen Softwaretypen für die Erstellung von interaktiven Anleitungen: 1. **Software für Bildschirmaufnahmen** 2. **Produkt-Tour-Tools** 3. **eLearning-Authoring Werkzeuge** …haben alle ihre jeweiligen **Stärken und idealen Anwendungsfälle**. Wir sind an *Ihrer Meinung* interessiert: Wie finden Sie die Erstellung von interaktiven Demos mit FlowShare? **Sie können direkt loslegen und die Software kostenlos ausprobieren**. Teilen Sie uns Ihre Meinung über FlowShare und das interaktive Exportformat unter [info@getflowshare.com ](mailto:info@getflowshare.com)mit. ## FAQs #### Was ist eine interaktive Software Demo? Eine klickbare Nachbildung eines Ablaufs: Der Betrachter führt die Schritte selbst aus, statt jemandem zuzusehen. Eingesetzt wird das für Produktvorführungen, Schulungen und Onboarding, also überall dort, wo Mitmachen mehr bewirkt als Zuschauen. #### Interaktive Demo oder Schritt-für-Schritt-Anleitung? Die Demo überzeugt beim ersten Kontakt und im Vertrieb. Die Anleitung gewinnt in dem Moment, in dem jemand die Aufgabe im echten System mit echten Daten erledigen muss. Für Schulungen brauchen Sie meist beides. #### Erfassen diese Tools auch Desktop-Anwendungen? Die meisten nicht, denn sie arbeiten im Browser und erfassen nur Webanwendungen. Läuft Ihr Prozess in der SAP GUI, einem ERP-Client oder einer anderen installierten Software, brauchen Sie eine Desktop-Erfassung wie die von FlowShare. #### Wie erstellen wir eine Software Demo für Schulungen? Prozess einmal im echten System aufzeichnen, Schritte prüfen, Format wählen. Aus derselben Aufzeichnung entstehen eine bebilderte Anleitung für den Arbeitsplatz und die Vorlage für eine interaktive Demo, ohne den Ablauf zweimal zu erfassen. **Categories:** Process Documentation --- ### [Generative KI im internen Support: FlowShares Ansatz](https://getflowshare.com/leveraging-the-power-of-generative-ai/) **Published:** November 7, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Generative KI verändert, wie Unternehmen auf ihr eigenes Wissen zugreifen. Statt Dokumente zu durchsuchen, fragen Mitarbeitende ein System und erhalten eine Antwort in verständlicher Sprache. Wir zeigen, was dafür nötig ist und warum DSGVO-Konformität dabei kein Nachgedanke sein darf. In einer Zeit, in der Wissen Macht bedeutet, ist die Fähigkeit, im richtigen Moment auf dieses Wissen zuzugreifen, es zu verstehen und schnell zu handeln, von entscheidender Bedeutung. In Wirklichkeit jedoch **sind Unternehmen mit Prozessen, Software-Tools und Daten überflutet, was eine gewaltige Herausforderung bei Schulung, Dokumentation und Effizienz darstellt.** Dies ist der Grund, warum wir FlowShare entwickelt haben, eine Lösung zur Automatisierung des Dokumentationsprozesses. Unabhängig davon, wie komplex oder individuell der Prozess ist, ermöglicht FlowShare Fachexperten, ihn auf standardisierte Weise zu erfassen. In den letzten Jahren war dies unser Hauptanliegen. Mit dem Aufkommen der generativen KI gehen wir jedoch über die reine Dokumentation hinaus. Wir stellen uns eine Zukunft vor, in der KI das Wissensmanagement nicht nur unterstützt, sondern es sogar umkrempelt. ## Die Vision hinter FlowShare im Zeitalter der generativen KI Für uns ist generative KI nicht nur ein Modewort, sondern die Zukunft. Eine Zukunft, in der Wissen nicht nur gespeichert, sondern auch erfasst, weitergegeben und effizient abgerufen wird. [Dieser McKinsey-Bericht unterstreicht](https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/the-economic-potential-of-generative-AI-the-next-productivity-frontier#/) das enorme Potenzial der generativen KI und sieht sie als die nächste Produktivitätsgrenze an. Während die Anwendungen in den Bereichen Vertrieb, Software-Engineering, Marketing und Customer Operations vielversprechend sind, kann ihre Rolle bei der Umgestaltung interner Wissensmanagementsysteme revolutionär werden. **Stellen Sie sich einen Arbeitsplatz vor, an dem die Mitarbeiter im Bedarfsfall wichtige Informationen abrufen können, indem sie sich nicht durch Unmengen von Dokumenten wühlen, sondern ein System befragen, wie sie es mit einem menschlichen Kollegen tun würden.** Und sie erhalten eine Antwort in einer Sprache, die sie verstehen, und nicht nur einen Verweis auf ein Dokument, das tief in den internen Strukturen versteckt ist. Das ist die Kraft der generativen KI, und was für eine Art zu helfen, wenn man Hilfe braucht. Die generative KI erleichtert dies durch ihre fortschrittlichen Fähigkeiten zur Verarbeitung natürlicher Sprache. Doch wie McKinsey betont, kann das wahre Potenzial der generativen KI nur mit den richtigen Daten erschlossen werden. “*Wenn Ihre Daten nicht bereit für generative KI sind, ist Ihr Unternehmen nicht bereit.”* Hier kommt FlowShare ins Spiel. ## FlowShares einzigartige Position Obwohl der Markt einen Anstieg von KI-basierten Chatbot-Lösungen erlebt hat, dienen die meisten von ihnen als Allzweck-Schnittstellen zu LLMs. Die meisten von ihnen befolgen auch nicht die strengen Regeln der GDPR-Konformität und sind daher für die meisten europäischen Unternehmen nicht geeignet. Keiner bietet einen ganzheitlichen Ansatz, der speziell auf die einzigartigen Anforderungen komplexer Software-Prozessdokumentation und -Anleitung eingeht. Wenn Sie bereits über eine umfangreiche Hilfedokumentation verfügen, reicht es vielleicht aus, einen KI-Chatbot damit zu füttern. **Aber es müssen Hilfsmittel geschaffen und regelmäßig aktualisiert werden, um die positiven Auswirkungen des KI-gestützten Assistenten wirklich nutzen zu können.** Wir möchten diese Lücke mit dem DSGVO-konformen Framework von FlowShare schließen: 1. LLM-basierte Textgenerierung: Wir haben die LLM-basierte Textgenerierung nahtlos in FlowShare integriert, um Autoren bei der Erstellung einwandfreier Dokumentationen zu unterstützen. 2. Zentrales Online-Portal: Unsere Plattform speichert nicht nur die Dokumentation für den menschlichen Zugriff, sondern ist auch optimal für die Einbettung in ein LLM strukturiert. 3. Fortschrittliches KI-Assistenzsystem: Ausgestattet mit der Leistungsfähigkeit von LLM kann unser KI-Assistent Gespräche führen, relevante Bilder anzeigen, Links bereitstellen und Antworten auf der Grundlage von FlowShare-generierten Dokumentationen liefern. [Erfahren Sie mehr über die kommenden Funktionen im Detail. ](https://getflowshare.com/de/flowshare-ki-funktionen/) **Mit dieser Suite von Erweiterungen und Add-Ons steht Unternehmen nun eine Toolchain zur Verfügung, mit der sie das Potenzial der generativen KI für ihre speziellen Wissensmanagement-Anforderungen nutzen können.** Mit FlowShare war das Erfassen und Teilen unternehmensspezifischer Prozessdaten noch nie so einfach. ## Die größeren Auswirkungen der generativen KI Bei FlowShare glauben wir an proaktive Evolution. (Daher ist **“Passion for Innovation”** einer unserer Grundwerte). Obwohl unser Dokumentationswerkzeug als Einzellösung robust ist und bereits über tausend Unternehmen weltweit bei der Erfassung ihres Know-hows geholfen hat, geben wir uns damit nicht zufrieden. Wir verschieben ständig die Grenzen. Mit der Integration von generativer KI ebnen wir den Weg für ein neues Zeitalter des Wissensmanagements und -austauschs. Als Teil des AI Accelerators Hamburg fühlen wir uns geehrt, unter Experten zu sein, um Ideen auszutauschen und die Zukunft der KI zu gestalten. **Der eigentliche Wert unserer Lösung liegt in ihrer Fähigkeit, die Lücke zwischen Daten und generativer KI zu schließen.** Indem wir den Prozess der Generierung strukturierter, unternehmensspezifischer Daten vereinfachen, ermöglichen wir es Unternehmen, das Potenzial der generativen KI voll auszuschöpfen. Und wie bei FlowShare ist es leichtgewichtig und leicht zugänglich, selbst wenn Sie nur 2 Personen schulen müssen. ## Schlussfolgerung FlowShare ist nicht nur ein Dokumentationstool; es entwickelt sich zum Fundament einer neuen Ära des Wissensmanagements, angetrieben durch generative KI. **Es geht nicht nur darum, Prozesse zu verbessern, sondern sie neu zu gestalten.** Begleiten Sie uns auf dieser spannenden Reise, auf der wir die Zukunft des Wissensaustauschs neu definieren und ihn zugänglicher, effizienter und transformativer machen als je zuvor. Möchten Sie über die neuesten Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz informiert bleiben? Melden Sie sich an, und wir werden Sie mit einem monatlichen Newsletter auf dem Laufenden halten (Sie können sich jederzeit wieder abmelden). ## FAQs #### **Was leistet generative KI im internen Support?** Sie beantwortet Fragen aus Ihrer eigenen Dokumentation in verständlicher Sprache, statt eine Trefferliste auszugeben. Voraussetzung ist, dass die Prozesse überhaupt dokumentiert sind. Ein Sprachmodell erfindet sonst plausible Antworten zu Abläufen, die es nie gesehen hat. #### **Öffentliches Sprachmodell oder eigene Lösung im Unternehmen?** Das hängt davon ab, welche Daten das Modell sehen darf. Für interne Prozessdaten brauchen Unternehmen im DACH-Raum in der Regel eine Lösung mit klarem Verarbeitungsort und Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht ein frei zugängliches Modell. #### **Was bedeutet DSGVO-konforme KI technisch?** Sie müssen wissen, wo verarbeitet wird, was gespeichert wird und ob Eingaben ins Training fließen. FlowShare erfasst lokal auf dem Windows-Rechner, die KI-Funktionen sind optional und mit einer Verarbeitung in der EU nutzbar. #### **Wie bereiten wir unsere Dokumentation für KI vor?** Als Text statt als Bild oder Video, mit klaren Überschriften und einer Anleitung je Prozess. Wissen, das nur in einem Screencast steckt, kann ein Assistenzsystem weder durchsuchen noch zitieren. **Categories:** FlowShare --- ### [FlowShare 3.0 Golden Gate - jetzt aktualisieren!](https://getflowshare.com/flowshare-3-0-golden-gate/) **Published:** December 22, 2025 **Author:** Aya Tawfic **Content:** FlowShare 3.0 ist endlich da, und es ist eines unserer wichtigsten Produkt-Updates bisher. Diese Version bietet eine modernisierte Benutzeroberfläche, schnellere Arbeitsabläufe, verbesserte Exporte und neue Portalfunktionen zur Unterstützung von Teams, die mit komplexen Prozessen, Schulungsmaterialien und Unternehmensdokumentation arbeiten. Große Meilensteine verdienen einen Namen. Aus diesem Grund führen wir benannte Hauptversionen ein, beginnend mit *Golden Gate*. FlowShare 3.0 Golden Gate bietet eine komplette Überarbeitung der Benutzeroberfläche und führt ein langlebiges Designsystem ein, auf das wir in den kommenden Jahren aufbauen können. Seit der Gründung unserer US-Niederlassung im Jahr 2024 befindet sich unser Büro in San Francisco, so dass der Name eine subtile Anspielung auf unseren Heimatort ist. Die Benennung wichtiger Versionen nach legendären Brücken spiegelt auch die Mission von FlowShare wider: die Überbrückung von Kompetenzlücken und die Unterstützung von Menschen bei der Bewältigung von Veränderungen. In der Praxis bringt FlowShare Expertenwissen mit den Menschen zusammen, die es brauchen, und zwar genau dann, wenn sie es brauchen. Die Golden Gate Bridge ist bekannt für ihre kühne Farbgebung, ihre elegante Technik und ihr Design, das die Zeit überdauert und mit allem, was kommt, mitwächst. FlowShare 3.0 folgt demselben Geist. Werfen wir einen Blick auf alles, was neu ist: ## Eine komplett überarbeitete Benutzeroberfläche FlowShare 3.0 bietet eine völlig neu gestaltete Oberfläche, die sich auf Klarheit, Struktur und langfristige Skalierbarkeit konzentriert. Die Bildschirme “Einstellungen”, “Seitenleiste” und “Export” wurden überarbeitet und haben nun ein übersichtlicheres, intuitiveres Layout. Das visuelle Rauschen wurde reduziert, die Navigation ist vorhersehbarer und die wichtigsten Aktionen sind einfacher zu erreichen, selbst bei langen oder komplexen Dokumentationsabläufen. Die erneuerte linke Seitenleiste bietet jetzt flüssigere Animationen und erweiterbare gruppierte Schritte. Dies erleichtert die Verwaltung umfangreicher Prozessaufzeichnungen, die Überprüfung erfasster Schritte und die Orientierung bei der Dokumentation von Unternehmenssystemen wie SAP, internen Plattformen oder Legacy-Software erheblich. ## Schnellere Dokumentation mit erweiterter Tastaturnavigation FlowShare 3.0 ist für Menschen gedacht, die häufig und in großem Umfang dokumentieren. Die Tastaturnavigation wurde in den Dialogfeldern Export und Einstellungen erweitert, einschließlich neuer Tastenkombinationen, die das Umschalten zwischen Kontexten reduzieren und die Konfiguration beschleunigen. Interaktive HTML-Demos unterstützen ebenfalls die Tastaturnavigation, so dass der Betrachter mit den Pfeiltasten nach links und rechts durch die einzelnen Schritte gehen kann. Diese Verbesserungen kommen sowohl den Erstellern von Dokumentationen als auch den Benutzern zugute, die die Anleitungen während der Einarbeitung, Schulung oder Systemeinführung verwenden. ## Bessere Exportoptionen für professionelle Dokumentation Exporte sind oft der Punkt, an dem Dokumentationswerkzeuge zusätzliche Arbeit verursachen. FlowShare 3.0 beseitigt diesen Aufwand. Ein neues Standard-Exportlayout stellt in allen Exportformaten die Beschreibungen vor die Bilder, was die Lesbarkeit verbessert und den Prozesskontext sofort deutlich macht. Für Teams, die die frühere Struktur bevorzugen, steht weiterhin eine Option zur Verfügung, mit der sie zu den Layouts mit den Bildern zuerst zurückkehren können. PowerPoint-Exporte unterstützen jetzt die volle Größe von reinen Textfolien ohne leere Bildplatzhalter. Dies ist ideal für Übersichtsabschnitte, Prozesserklärungen und Präsentationen für Führungskräfte oder Interessengruppen. Benutzerdefinierte Word-Vorlagen profitieren auch von einer verbesserten Handhabung des Deckblatts, was zu einer ausgefeilteren, professionellen Dokumentation von der ersten Seite an führt. ## Verfeinerung des Designs und bessere Zuverlässigkeit FlowShare 3.0 enthält eine Reihe von gezielten Designverbesserungen und Korrekturen, die die Benutzerfreundlichkeit im Alltag verbessern. In den Design-Einstellungen wurde eine neue XS-Pfeilgröße hinzugefügt, die sehr kompakte Interaktionen und dichte Unternehmensoberflächen unterstützt. Die Handhabung von Sonderzeichen, einschließlich Ampersands (&) in Projekttiteln, wurde verbessert, um konsistente Exporte in allen Formaten zu gewährleisten. Neben diesen sichtbaren Änderungen enthält die Version zahlreiche kleinere Fehlerbehebungen und Leistungsverbesserungen, die insgesamt zu einem reibungsloseren, zuverlässigeren Erlebnis beitragen. ## FlowShare Portal Updates: Labels und Berechtigungen für skalierbaren Wissensaustausch FlowShare 3.0 bietet außerdem wichtige Aktualisierungen für das FlowShare Portal, das Teams unterstützt, die Dokumentation über Abteilungen, Regionen und Anwendungsfälle hinweg verwalten. ### Labels für bessere Organisation und Auffindbarkeit Labels erleichtern die Strukturierung und das Auffinden von Dokumentation, wenn Ihre Wissensdatenbank wächst. Anleitungen können nach System, Abteilung, Prozesstyp oder Projektphase kategorisiert werden. So können Teams schnell relevante Inhalte finden und vorhandenes Wissen wiederverwenden, anstatt es neu zu erstellen. Diese Struktur ermöglicht ein schnelleres Onboarding, effizientere Schulungen und eine langfristige Speicherung von Wissen im gesamten Unternehmen. ### Berechtigungen für kontrollierten Zugriff und Compliance Mit der neuen Berechtigungsfunktion können Teams steuern, wer auf bestimmte Leitfäden im FlowShare Portal zugreifen darf. Dies ist besonders wertvoll für regulierte Umgebungen, sensible Prozesse oder funktionsübergreifende Zusammenarbeit, bei der nicht alle Unterlagen für alle sichtbar sein sollen. Mit den entsprechenden Berechtigungen können Unternehmen ihr Wissen vertrauensvoll weitergeben und gleichzeitig Governance- und Compliance-Standards einhalten. ## FlowShare 3.0 Golden Gate ist jetzt verfügbar FlowShare 3.0 Golden Gate ist offiziell freigegeben und steht zum Download bereit. Diese Meilensteinversion legt den Grundstein für zukünftige Innovationen und bietet eine moderne Benutzeroberfläche, schnellere Arbeitsabläufe, intelligentere Exporte und eine bessere Kontrolle über das gemeinsam genutzte Wissen. [Laden Sie FlowShare 3.0 herunter und erleben Sie die Golden Gate Version selbst.](https://getflowshare.com/de/free-trial/?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) ## FAQs #### Was ist neu in FlowShare 3.0 Golden Gate? Eine komplett überarbeitete Benutzeroberfläche, schnellere Tastaturnavigation bei der Aufzeichnung, verbesserte Exportoptionen sowie Labels und Berechtigungen im FlowShare Portal. Die Release Notes auf dieser Seite führen die Änderungen im Einzelnen auf. #### Sollen wir direkt aktualisieren? Das Update wird empfohlen, damit Sie die neue Oberfläche, die verbesserten Exporte und die Portal-Funktionen nutzen können. Ältere Versionen laufen weiter, erhalten die neuen Funktionen aber nicht. #### Wer spielt das Update bei einer On-Premise-Installation ein? Ihre IT-Administration. FlowShare läuft lokal unter Windows, das Update wird also über denselben Weg verteilt wie andere Desktop-Software im Unternehmen und nicht automatisch aus einer Hersteller-Cloud eingespielt. #### Wo finden wir die Release Notes? Im entsprechenden Abschnitt dieser Seite für Golden Gate, spätere Versionen erhalten jeweils einen eigenen Beitrag. Wenn Sie eigene Exportvorlagen pflegen, prüfen Sie diese nach jedem Update, das den Export betrifft. **Categories:** FlowShare --- ### [3 einfache Schritte zum Aufbau einer effektiven Wissensdatenbank für Ihr ERP-System](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base/) **Published:** August 15, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** In diesem Artikel werden wir die Bedeutung einer Wissensdatenbank für ein ERP-Projekt untersuchen und die verschiedenen Schritte zur Erstellung einer solchen Datenbank durchgehen. **Content:** Eine Wissensdatenbank aufbauen heißt, das Prozesswissen aus dem ERP-Projekt an einem Ort zu bündeln, an dem es alle finden. In drei Schritten zeigen wir, wie Sie Struktur, Inhalte und Pflege so anlegen, dass die Wissensdatenbank auch nach dem Go-live genutzt wird. Die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) kann die Abläufe in einem Unternehmen erheblich verändern (und sogar revolutionieren!): Es rationalisiert Prozesse, steigert die Produktivität und fördert das Wachstum. Um das Potenzial eines ERP-Systems voll ausschöpfen zu können, ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, allen Beteiligten die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit sie sich in der Komplexität der neuen Software zurechtfinden. **Eine wesentliche Komponente zur Erreichung dieses Ziels ist der Aufbau einer umfassenden, auf das ERP-Projekt zugeschnittenen Wissensbasis.** In diesem Artikel beleuchten wir die Bedeutung des Aufbaus einer Wissensdatenbank für ein ERP-Projekt und gehen die einzelnen Schritte ihrer Erstellung durch. Von den Grundlagen einer Wissensdatenbank über die Planung ihrer Struktur bis hin zur Befüllung mit wichtigen Dokumentationen und Handbüchern vermitteln wir Ihnen das nötige Wissen, um eine leistungsfähige Wissensdatenbank zu entwickeln, die Ihr Team stärkt und Ihr ERP-Projekt zum Erfolg führt. ![Building a knowledge base?](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/Pages-Feature-Images-2026-1024x536.png)## **Was ist eine Wissensdatenbank und warum ist sie für ERP-Projekte unerlässlich?** Eine Wissensdatenbank ist ein zentraler Speicher für Informationen, der wertvolle Ressourcen, Leitfäden, Dokumentationen und bewährte Verfahren zu einer bestimmten Software enthält. Im Kontext eines ERP-Projekts dient **eine Wissensdatenbank als umfassende Referenz für alle Aspekte der Implementierung, Nutzung und Wartung** des ERP-Systems. An der Implementierung eines ERP-Systems sind verschiedene Interessengruppen beteiligt, darunter Endbenutzer, Administratoren, IT-Mitarbeiter und das Management. Eine Wissensbasis ist aus mehreren Gründen unerlässlich: - **Zentralisierung von Wissen:** Es führt wichtige Informationen an einem Ort zusammen und macht sie für alle am ERP-Projekt beteiligten Parteien leicht zugänglich. - **Rationalisiertes Onboarding:** Für neue Teammitglieder oder Mitarbeiter beschleunigt eine Wissensdatenbank ihre Lernkurve, indem sie ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt, um das ERP-System zu verstehen und effektiv zu nutzen. - **Konsistenz und Standardisierung:** Eine Wissensdatenbank stellt sicher, dass alle Teammitglieder standardisierte Prozesse befolgen, wodurch die Gefahr von Fehlern und Dateninkonsistenzen verringert wird. - **Fehlersuche und Problemlösung:** Es kann helfen, häufige Probleme zu diagnostizieren und zu beheben, die bei Endbenutzern oder Administratoren während des Lebenszyklus des ERP-Systems auftreten können. - **Kontinuierliche Verbesserung:** Die Wissensdatenbank erleichtert den Austausch von bewährten Verfahren, Erfahrungen und Verbesserungen im Laufe der Zeit, wodurch die Effizienz und Effektivität der ERP-Einführung insgesamt gesteigert wird. ## **Wissensdatenbank aufbauen für Ihr ERP-Projekt** Eine Wissensdatenbank lässt sich in jeder Phase des ERP-Projekts aufbauen, am besten jedoch so früh wie möglich. Bevor Sie beginnen, sollten zwei Dinge feststehen: wie Sie vorgehen und was hineingehört. ### 1. Planung Ihrer Wissensdatenbank Bei der Planung Ihrer Wissensbasis ist es wichtig, einige Grundlagen zu schaffen. Die Softwareauswahl [wirkt wie der erste Schritt](https://getflowshare.com/de/unternehmens-wiki-software/), setzt aber Vorarbeit voraus. Klären Sie zuerst, ob Sie einen zentralen Ablageort brauchen, ein Werkzeug zum Erstellen der Inhalte, oder beides. Und legen Sie fest, wer die Inhalte erstellt: ein externer ERP-Trainer, ein interner Key-User oder alle am Projekt Beteiligten. Davon hängt ab, welche Software passt. Bestimmen Sie anschließend Ihre Zielgruppen. Wer die Wissensdatenbank nutzt, entscheidet über Struktur und Inhalt, und jede Gruppe braucht ihren eigenen Bereich. Ein Administrator benötigt keine [Endanwender-Dokumentation](https://getflowshare.com/de/benutzerdokumentation-software/), ein Anwender keine Testdokumentation. **Achten Sie darauf, Ihre Inhalte zu organisieren.** Strukturieren Sie die Wissensdatenbank auf logische Weise, indem Sie die Inhalte nach Modulen oder Kategorien gruppieren, und sorgen Sie für eine einfache Navigation. Die Dokumentation sollte logisch eng mit den Prozessen verbunden sein, die sie widerspiegelt. Schließlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie **Ihre Wissensbasis regelmäßig aktualisieren.** Anleitungen und technische Unterlagen sind wenig hilfreich, wenn sie veraltet sind und nicht einmal die neuesten Verfahren widerspiegeln. Eine veraltete Wissensdatenbank wird die Menschen schnell davon abhalten, sie zu nutzen – denn wer braucht schon eine Referenz für einen Prozess, der nicht mehr auf dieselbe Weise durchgeführt wird. ### **2. Aufnahme relevanter Inhalte in Ihre Wissensdatenbank** Der Inhalt der Wissensdatenbank sollte immer auf die spezifischen Bedürfnisse des ERP-Projekts und des Unternehmens zugeschnitten sein. Letztlich **müssen Sie diese Bedürfnisse und Ihr Team gut kennen, um eine hilfreiche Wissensbasis aufzubauen**. Zu den wesentlichen Bestandteilen einer ERP-Wissensbasis gehören jedoch einige: - **Schritt-für-Schritt-Anweisungen:** Für die Endnutzer sollte es umfassende Anleitungen geben, wie die Prozesse im ERP-System abzulaufen haben. - **Benutzerhandbücher und Leitfäden:** Umfassende Dokumentation, die alle Aspekte der Funktionalitäten des ERP-Systems abdeckt, geordnet nach Modulen oder Funktionen. Diese sollten unbedingt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung enthalten - **Fehlersuche und Problemlösung:** Anleitungen zur Identifizierung und Lösung technischer Probleme, mit denen Administratoren konfrontiert werden können. - **Bewährte Praktiken:** Empfehlungen und Richtlinien zur Optimierung der Nutzung des ERP-Systems und zur Erzielung der gewünschten Ergebnisse. - **Richtlinien und Verfahren:** Alle spezifischen Richtlinien oder Verfahren im Zusammenhang mit der Nutzung des ERP-Systems und der Datenverarbeitung. - **Häufig gestellte Fragen (FAQs):** Eine Zusammenstellung von häufig gestellten Fragen und deren Antworten zum ERP-System. ### **3. Füllen Sie Ihre Wissensbasis mit ERP-Dokumentation** Sind die Vorarbeiten erledigt, füllen Sie die Wissensdatenbank mit der Dokumentation aus Ihrem ERP-Projekt. Im Idealfall ist sie während der Implementierung entstanden. Falls nicht, holen Sie das zügig nach, denn ohne [Dokumentation bleibt der Projekterfolg](https://getflowshare.com/de/erp-projektdokumentation/) vom Wissen einzelner Personen abhängig. > **ERP-Dokumentation überfällig?** > > Mit [FlowShare](https://getflowshare.com/de/) dokumentieren Sie Prozesse, während Sie sie ausführen. Jeder Klick wird als Screenshot erfasst, zu einer Anleitung zusammengefügt und automatisch mit Beschreibungstexten versehen. Die Aufzeichnung läuft lokal auf dem Windows-Rechner, Prozessdaten bleiben im eigenen Netz. > > Mit FlowShare können Sie eine umfangreiche Dokumentationsaufgabe im Handumdrehen nachholen. Sie können die Software 7 Tage lang kostenlos testen – ganz ohne Verpflichtungen. Gerade die Anwenderdokumentation muss vollständig und detailliert sein. Arbeiten Sie dafür mit Fachbereichen und Key-Usern zusammen, damit die Handbücher alle Module abdecken, die im Alltag tatsächlich genutzt werden. Wie Sie eine [Bedienungsanleitung erstellen](https://getflowshare.com/de/bedienungsanleitung-erstellen/), die Endanwender wirklich lesen, zeigen wir Schritt für Schritt. Die technische Dokumentation unterstützt die Systemadministratoren bei der Verwaltung des ERP-Systems, einschließlich routinemäßiger Wartungsaufgaben, Sicherheitskonfigurationen und Verfahren zur Fehlerbehebung. Außerdem lassen sich so technische Probleme mit dem System leichter lösen. Bei Systemaktualisierungen lassen sich neue Funktionen, Verbesserungen und mögliche Auswirkungen auf bestehende Konfigurationen leicht erkennen. Auch hier sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Wissensdatenbank regelmäßig überprüfen und aktualisieren und sich von den Endbenutzern Feedback geben lassen. Dies gewährleistet die Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit der Wissensdatenbank und hilft Ihnen, Ihr ERP-Projekt erfolgreich durchzuführen. ## **Wer eine Wissensdatenbank aufbauen will, braucht vor der Software einen Plan** **Eine gut organisierte Wissensbasis für ein ERP-Projekt kann für ein Unternehmen während der Implementierung und darüber hinaus von großem Nutzen sein.** Sie ist eine wertvolle Ressource für Benutzer und Administratoren gleichermaßen. Die Benutzer können leicht auf Anleitungen und Nachschlagewerke zugreifen, um sich daran zu erinnern, wie sie Prozesse optimal bedienen können. Die Administratoren behalten den Überblick über das System durch eine umfassende technische Dokumentation, die in Wissensdatenbanken gespeichert werden kann. Bevor Sie eine Wissensdatenbank erstellen, sollten Sie einen umfassenden Plan für das Projekt haben. Wissen Sie, welche Software Sie wollen (und brauchen!), strukturieren Sie Ihre Inhalte so, dass sie für die entsprechende Zielgruppe leicht zugänglich sind, und halten Sie Ihr Wissen stets auf dem neuesten Stand. Füllen Sie Ihre Wissensbasis mit der Dokumentation aus der ERP-Einführungsphase. Und wenn Sie Ihr Projekt noch nicht dokumentiert haben und unter Zeitdruck stehen, empfehlen wir Ihnen, FlowShare auszuprobieren. Mit FlowShare können Sie Prozesse in kürzester Zeit und mit minimalem Aufwand dokumentieren. Führen Sie Ihre Aufgabe einfach aus, und FlowShare läuft im Hintergrund und erfasst jeden Klick per Screenshot. Die Screenshots werden zu professionellen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zusammengefügt und die Beschreibungstexte zu den durchgeführten Aktionen werden automatisch generiert. Die endgültigen Anleitungen können in einer Vielzahl von Formaten exportiert werden, um Ihre Wissensdatenbank damit zu füllen! Aufbau einer Wissensdatenbank? 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Ein zusätzliches System verlangt eine neue Gewohnheit, und genau daran scheitern die meisten Wissensdatenbanken schon im ersten Quartal. #### Was, wenn niemand Zeit hat, Inhalte zu schreiben? Dann aufzeichnen statt schreiben. Wenn Prozesse während Tests und Schulungen erfasst werden, entsteht die erste Füllung der Wissensdatenbank aus bereits geplanter Arbeit. Das Schreiben am leeren Blatt ist der Punkt, an dem solche Projekte stehen bleiben. #### Wie halten wir die Wissensdatenbank dauerhaft aktuell? Mit einer verantwortlichen Person je Prozess und mit Anleitungen, die sich einzeln neu aufzeichnen lassen. Pflege scheitert nicht am Willen, sondern daran, dass eine Änderung zu lange dauert. **Categories:** ERP Documentation --- ### [ERP-Projekt dokumentieren: 3 Strategien gegen das Scheitern](https://getflowshare.com/erp-project-documentation/) **Published:** August 11, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Ganz gleich, ob es sich um eine ERP-Einführung oder ein anderes wichtiges Projekt handelt, einer der Schlüsselfaktoren, um Schluckauf in einen Erfolg zu verwandeln, ist eine sorgfältige Planung und eine effektive Wissensdokumentation. **Content:** Nur knapp die Hälfte aller ERP-Projekte bleibt im Zeit- und Budgetrahmen. Wer sein ERP-Projekt dokumentieren will, statt es zu riskieren, braucht drei Dinge: Klarheit über die Altprozesse, echte Schulung während der Migration und belastbare Dokumentation nach dem Go-live. Peter Drucker, ein bekannter Managementexperte, sagte einmal *: “Wenn etwas scheitert, obwohl es sorgfältig geplant, sorgfältig entworfen und gewissenhaft ausgeführt wurde, deutet dieses Scheitern oft auf einen grundlegenden Wandel und damit auf eine Chance hin.”* Dies gilt in der geschäftigen Welt der Unternehmen, insbesondere im Zusammenhang mit der ERP-Einführung. Bei der Einrichtung eines ERP-Systems kommt es trotz aller Bemühungen manchmal vor, dass die Dinge nicht wie geplant laufen. Aber jetzt kommt der interessante Teil: Jeder Rückschlag kann eine Gelegenheit zum Lernen und Wachsen sein. **Ob es sich um eine ERP-Implementierung oder ein anderes wichtiges Projekt handelt, einer der Schlüsselfaktoren, um diese** Hürden in Meilensteine des Erfolgs zu verwandeln, **ist eine sorgfältige Planung und eine effektive Wissensdokumentation.** Dies ist umso wichtiger, wenn wir mitten im Geschehen sind, denn schon ein winziger Fehltritt kann zu erheblichen Störungen führen. Um potenzielle Risiken in echte Chancen umzuwandeln, müssen wir also wachsam bleiben und jede unserer Handlungen strategisch steuern. Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Prozess und stellt sicher, dass Sie für die bevorstehende Aufgabe bestens gerüstet sind! ### Zusammenfassung Ein ERP-Projekt zu dokumentieren ist die günstigste Absicherung gegen ein teures Scheitern. Trotz der potenziellen Vorteile erreichen viele ERP-Projekte ihre Ziele nicht. In diesem Artikel werden wir drei kritische Wege untersuchen, wie die ERP-Projektdokumentation eine erfolgreiche ERP-Implementierung unterstützen und die Risiken des Scheiterns reduzieren kann: 1. **Verstehen der Altsysteme**: Vor der Migration die bestehenden Geschäftsprozesse in- und auswendig kennen und die richtigen Personen einbeziehen, die mit dem alten System vertraut sind. 2. **Schulung und Ressourcen während der Migration**: Bereitstellung einer angemessenen Schulung für die Benutzer durch verschiedene Methoden, einschließlich persönlicher Gespräche, Online-Schulungen oder [Schritt-für-Schritt-Anleitungen](https://getflowshare.com/de/bedienungsanleitung-erstellen/). Die Betonung von Anpassungen und Experimenten in einer kontrollierten Umgebung kann zu einer effektiveren Umsetzung führen. 3. **Post-Implementierungs-Dokumentation**: Umfassende und rollenspezifische Dokumentation zur Förderung des weiteren Erfolgs nach der Einführungsphase. Dazu gehört, dass die Leitfäden und Handbücher auf dem neuesten Stand gehalten werden und aktuelle Probleme sowie regelmäßige Wartungsarbeiten berücksichtigt werden. Durch die Einhaltung dieser Best Practices und das Verständnis der Gründe für häufige Fehlschläge können Unternehmen die komplexe Welt der ERP-Implementierung mit größerer Zuversicht und mehr Erfolg durchlaufen. ## **Warum die ERP-Einführung scheitert** Laut einem [Bericht der Panorama Consulting Group](https://www.panorama-consulting.com/resource-center/erp-report/) über Unternehmenssoftware und ERP-Implementierungen aus dem Jahr 2023 **wird nur knapp die Hälfte aller ERP-Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen.** Bei etwa 38 % der Projekte wurde das Budget überschritten, bei fast 10 % sogar deutlich. Ebenso dauerten etwa 30 % der Projekte länger als erwartet, und bei 11,5 % wurde das Projekt deutlich später abgeschlossen. Die Hauptgründe für die Überschreitung des Budgets waren - die Personalausstattung des Projekts unterschätzt, - erweiterter Projektumfang und - technische und datentechnische Fragen Der Zeitplan konnte in der Regel aus folgenden Gründen nicht eingehalten werden - technische Fragen, - erweiterter Projektumfang, - Ressourcenbeschränkungen und - organisatorische Fragen. ### Gescheiterte ERP-Projekte: die fünf häufigsten Ursachen Unsere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden hat uns gelehrt, dass mehrere Faktoren **die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems behindern** können. **Unzureichende Planung, unzureichende Haushaltsmittel und Ressourcen sowie mangelnde Benutzerschulung** stehen dabei häufig an erster Stelle. Die Probleme hören jedoch nicht damit auf. Fehlentscheidungen, wie z. B. die **Auswahl der am besten geeigneten ERP-Lösung von Anfang an oder die Zusammenarbeit mit einem nicht kompatiblen Implementierungspartner,** können den gesamten Prozess zum Entgleisen bringen. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, in jeder Phase fundierte Entscheidungen zu treffen, um eine reibungslose ERP-Einführung zu gewährleisten. ## **Unzureichende ERP-Einführung verursacht langfristige Probleme** Es sei darauf hingewiesen, dass eine unzureichende Umsetzung fatale Folgen für Ihr Unternehmen haben kann. **Anstatt die Effizienz des Unternehmens zu steigern, wird das neue System für die Mitarbeiter eine Hürde bei der Erledigung von Vorgängen darstellen.** Vielleicht mussten Sie an der Ausbildung sparen, was bedeutet, dass Ihr Team Schwierigkeiten hat, die Prozesse optimal zu erledigen. Dies bedeutet wahrscheinlich, dass die Mitarbeiter das neue System ablehnen, was zu suboptimaler Leistung und niedriger Arbeitsmoral führt. Der Druck kann dazu geführt haben, dass Sie die Prozess- und Testdokumentation vernachlässigt haben, was dazu führt, dass auftretende Fehler und technische Probleme nicht leicht nachvollziehbar sind. Außerdem kann eine unsachgemäße Implementierung zu einer Diskrepanz zwischen den tatsächlichen Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den Lösungen des ERP-Systems führen. Das gilt natürlich nur, wenn Sie das Projekt überhaupt in Betrieb nehmen. Viele Unternehmen, die Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben, geben das Projekt ganz auf. In diesem Fall ist die Umsetzung vollständig gescheitert. Die Folgen: Riesige finanzielle Verluste, gestörte Geschäftsabläufe, Widerstand bei den Kollegen gegen künftige IT-Projekte. ## **3 Wege, wie Sie Ihr ERP-Projekt dokumentieren und den Go-live absichern** Die ERP-Einführung birgt zwar viele Chancen, ist aber auch eine riskante Angelegenheit und erfordert eine sorgfältige Planung. Von unseren Kunden wissen wir, dass die **Dokumentation einer der wichtigsten und ebenfalls unterschätzten Aspekte für den Erfolg einer ERP-Einführung ist.** Im Folgenden finden Sie drei bewährte Verfahren, die Sie bei Ihrer ERP-Einführung in die Praxis umsetzen können. ## Projektdokumentation Software richtig einsetzen ### Was Projektdokumentation Software leisten muss **Wenn Prozessdaten das Netzwerk nicht verlassen dürfen** In regulierten Branchen scheidet ein Cloud-Tool oft schon bei der Sicherheitsprüfung aus. FlowShare läuft lokal auf dem Windows-Rechner, Screenshots und Prozessdaten bleiben im eigenen Netz, auch in air-gapped Umgebungen. Für[ SAP GUI und S/4HANA](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/sap-dokumentation/) funktioniert die Aufzeichnung genauso wie für jede andere Desktop-Anwendung. Eine gute [Projektdokumentation Software](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) sollte drei Dinge leisten: Sie muss Wissen von den Personen erfassen, die es tatsächlich haben, sie muss diese Erfassung in den laufenden Arbeitsablauf einbetten statt sie als Zusatzaufgabe zu behandeln, und sie muss das Ergebnis in einem Format ausgeben, das sich später ohne großen Aufwand aktualisieren lässt. Genau hier setzt ein Tool wie FlowShare an: Es zeichnet Prozesse während der eigentlichen Arbeit auf, statt eine separate Dokumentationsrunde zu erfordern. ### **1. Vor der ERP-Einführung: Altprozesse in- und auswendig kennen** Es mag wie eine Selbstverständlichkeit erscheinen, aber es ist erstaunlich, wie viele Unternehmen keine Ahnung haben, wie ihr Altsystem eigentlich funktioniert. Der Grund dafür: **Prozesse existieren in den Köpfen der Mitarbeiter, wurden aber nie schriftlich dokumentiert.** Dieser Mangel an Transparenz führt oft dazu, dass viel Zeit für Fragen aufgewendet wird wie: „Wie haben wir x im alten System gemacht?“ oder „Können Sie es so einrichten, dass es ähnlich wie y funktioniert …“. Mit der Zeit wird dies immer mühsamer, da immer mehr Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder entlassen werden. Sie können in Ihrem neuen ERP-System keine Prozesse verbessern, die zu Beginn nicht dokumentiert wurden. #### **Die richtigen Leute an Bord holen** Die Lösung ist gar nicht so schwierig: Stellen Sie sicher, dass jeder, der weiß, wie das alte System funktionierte, Teil des Migrationsprojekts ist. Stellen Sie ein Team aus Personen zusammen, die in den bisherigen Prozessen Schlüsselanwender waren, und stellen Sie sicher, dass sie alles von A bis Z lückenlos dokumentieren. Ja, alle relevanten Prozesse. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun: - Whiteboards in Sitzungen, an denen alle teilnehmen, - die gesamte Dokumentation online zu stellen (insbesondere wenn Sie ein Wiki verwenden), - Prozesslandkarten oder das Führen von Dokumenten, die jeden Prozess innerhalb des Systems erklären. Das mag kurzfristig Zeit kosten, spart aber später das Zehnfache an Zeit. Wenn jemand fragt: “Wie haben wir X gemacht?”, **wissen Sie es entweder sofort oder Ihr Team weiß genau, wo es zu finden ist.** Es ist absolut wichtig, dass Sie wissen, wie Ihr Altsystem heute funktioniert. Auf diese Weise kann dieses Wissen in Ihre neue ERP-Software zurückgespeist werden, wenn Sie beginnen, Dinge zu ändern und hinzuzufügen. Dies wird dazu beitragen, dass Ihr Projekt vom ersten Tag an reibungslos abläuft und Sie in Zukunft nicht mehr damit kämpfen müssen, grundlegende Informationen aus Ihrer ERP-Software zu erhalten. ### **2. Während der Migration: Stellen Sie Ihren Benutzern die richtigen Schulungen und Ressourcen von Fachleuten zur Verfügung** Die Schulung des Schlüsselpersonals vor der ERP-Einführung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Der Grund dafür ist einfach: Die Schulung trägt zu einer erfolgreichen ERP-Einführung bei. Das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter ausbrennen, ist geringer, und die Chancen für eine erfolgreiche Softwareeinführung steigen. **Ihre Mitarbeiter sind ein wichtiger Faktor, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.** Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind oder für welchen Anbieter von ERP-Lösungen Sie sich entscheiden – von Microsoft Dynamics bis SAP, Cloud- oder On-Premise-Lösungen – einer der gefährlichsten Bereiche von ERP-Software sind die Schnittstellen. Der [Bericht von Panorama Consulting](https://www.panorama-consulting.com/resource-center/erp-report/) zeigt, dass mehr als **ein Viertel der Unternehmen ERP-Software ohne jegliche Anpassung implementiert**. Das heißt, wenn Sie nicht wissen, was Sie tun, können Sie leicht einen Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse komplett ausschalten. Oder noch schlimmer – etwas tun, das unbeabsichtigte Folgen für einen anderen Prozess hat. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Hauptnutzer schulen, damit sie lernen, wie sie die besten Schnittstellen und Arbeitsabläufe in Ihrem neuen System erstellen können. Ermutigen Sie sie zum Experimentieren – aber in einer Sandkastenumgebung, in der sie keine großen Auswirkungen verursachen, bevor sie nicht alles gelernt haben. Eine interaktive Demonstration von Prozessen oder des Tools als Ganzes kann eine Möglichkeit sein, dies zu erleichtern. Schulungen sind von entscheidender Bedeutung und können auf verschiedene Weise durchgeführt werden: #### **a) Persönliche oder virtuelle Live-Schulung** Die persönliche Schulung ist die teuerste Option, aber sie bringt Ihr Team in direkten Kontakt mit den Fachleuten und ermöglicht es ihnen, während der Schulung Fragen zu stellen. **Dies ist eine gute Investition für Unternehmen, die wollen, dass ihre Mitarbeiter mit der Funktionsweise des neuen Systems vertraut sind, aber keine zusätzlichen Kosten in der Zukunft haben wollen.** Die Schulungen können auch in Ihrem eigenen Büro durchgeführt werden, so dass Sie an den Schulungstagen Zeit sparen. Dies erleichtert es Ihnen, Menschen zusammenzubringen, anstatt sie überall hinreisen zu lassen (z. B. in verschiedene Städte zur Schulung zu fliegen). Wenn Ihr Unternehmen mit der Einführung der neuen ERP-Software beginnt, ist es wichtig, dass Sie weiterhin Schulungen anbieten, um die Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten. | Wenn Sie vermeiden wollen, dass Sie dieselbe Schulung immer wieder durchführen müssen, müssen Sie nach der Schulung Nachbereitungsmaterial bereitstellen. Dies kann in Form einer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder einer schriftlichen Dokumentation erfolgen. Wenn dies nicht in der Schulung enthalten ist, stellen Sie sicher, dass Sie einen Key-User haben, der die Schulung auch dokumentiert, z. B. durch ein [Dokumentationswerkzeug](https://getflowshare.com/de/). Andernfalls wird die Ausbildung nicht nachhaltig sein. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie dieselbe Ausbildung einige Monate später wiederholen müssen. | |---| #### **b) Online- oder Videoschulung**: Online-Schulungen sind eine gute Investition für kleine Unternehmen, denn sie müssen nur einmal bezahlt werden. So erhalten Ihre Teams alle notwendigen Informationen über die Funktionsweise des neuen ERP-Systems und erhalten einen Überblick über die in einigen Monaten anstehenden Aufgaben. Für diejenigen, die noch nicht viel Erfahrung mit den Systemen haben, reichen Online-Kurse jedoch möglicherweise nicht aus. Außerdem müssen sich Ihre Mitarbeiter das Material ansehen, was nach unserer Erfahrung mit über 200 Kunden nur selten geschieht. **Eine Stunde oder mehr mit dem Anschauen von Videos zu verbringen, ist nichts, was die Mitarbeiter mit Begeisterung tun.** Stattdessen bevorzugen sie eine bestimmte Lösung, wenn sie auf ein Problem stoßen. #### **c) Schritt-für-Schritt-Anleitungen** Wenn Ihr ERP-System über spezielle Funktionen verfügt, sollten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Benutzer hinzufügen. Diese Leitfäden sollten mit grundlegenden Informationen beginnen, die für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind, und sich dann zu fortgeschritteneren Themen vorarbeiten. **Mit solchen Handbüchern finden Ihre Teams schneller und einfacher die Informationen, die sie benötigen, wenn sie mit Ihrer neuen ERP-Software beginnen.** Sie können nach den gewünschten Themen suchen und müssen nicht erst durch ein ganzes Video scrollen. | Keine Zeit für Schulungen *und die* Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen? Warum überhaupt differenzieren? Mit unserer Dokumentationssoftware [FlowShare](https://getflowshare.com/de/) können Sie ganz einfach Anleitungen erstellen, *während* Sie eine Aufgabe erledigen – sei es während der Schulung oder bei den ersten Schritten nach der Implementierung. FlowShare erfasst automatisch jeden Klick mit einem Screenshot sowie einer kurzen Textbeschreibung und erstellt ein Handbuch in Ihrem Design, mit dem Sie Ihr Personal schulen können. Die Bearbeitung und Aktualisierung jedes Vorgangs ist einfach und schnell. [Kostenlos ausprobieren](https://getflowshare.com/free-trial/) | |---| Bevor Sie jedoch entscheiden, welche Schulungen Sie anbieten wollen, sollten Sie einen Zeitplan für den Start und die Kommunikation aufstellen. Wenn Sie von Anfang an einen Schulungskalender haben, können Sie auf verschiedene Probleme eingehen, die während der Umsetzung auftreten. Es macht es einfacher, die richtigen Entscheidungen zu treffen und zu wissen, welcher Benutzer was bis wann wissen muss, was Zeit und Geld sparen kann. #### **Entwicklung und Pflege von Schulungsmaterialien für eine effektive ERP-Einführung** **Das Schulungsmaterial muss frühzeitig entwickelt werden, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie genügend Mitarbeiter haben, um den Rest Ihres Unternehmens zu schulen.** Während die meisten Schulungsunterlagen bereits vor der Implementierung erstellt werden können, müssen einige Themen möglicherweise im Laufe der Zeit überarbeitet oder auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden. Je früher Sie diesen Punkt angehen, desto besser für alle. Und wenn Sie Ihr Material erstellt haben, vergessen Sie nicht, es auf dem neuesten Stand zu halten. Erwägen Sie die Aufnahme eines Abschnitts “Schulung und funktionale Referenz” in Ihre ERP-Implementierungsdokumente, damit jeder die relevanten Materialien leicht finden kann. Es empfiehlt sich, diesen Abschnitt als Anhang in die Durchführungsunterlagen aufzunehmen. Wenn Sie mit einem Implementierungspartner zusammenarbeiten, ist es in der Regel seine Aufgabe, Schulungen anzubieten, aber nicht das Nachbereitungsmaterial. ### **3. Nach dem Go-Live: Nutzen Sie die Dokumentation, um den Erfolg der Implementierung zu fördern** Die Dokumentation ist von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche ERP-Implementierung, aber ebenso wichtig für die optimale Nutzung des Systems nach dem Go-Live. Nachdem Ihre Benutzer in der Verwendung des neuen Systems geschult wurden, müssen Sie ihnen zusätzliches Material zur Verfügung stellen, um sie bei ihren täglichen Aufgaben und Problemen zu unterstützen. #### **Auswahl der richtigen Dokumentation für die Bedürfnisse Ihres Teams** Bei der Wahl zwischen Handbüchern und Online-Hilfe sollten Sie sich auf die Dokumentation konzentrieren, die Ihre Teams am häufigsten benötigen. Ziel ist es, allen Nutzern die benötigten Informationen so einfach und schnell wie möglich zur Verfügung zu stellen. (Ein [Unternehmens-Wiki oder ein Wissensmanagementsystem](https://getflowshare.com/top-12-enterprise-wiki-software/) kann in dieser Hinsicht sehr hilfreich sein.) Die Mitarbeiter lesen eher Artikel oder Anleitungen, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind. Stellen Sie also sicher, dass Ihre gesamte Dokumentation so organisiert ist, dass sie zu den täglichen Arbeitsabläufen passt. #### ****Anpassen von Leitfäden und Handbüchern für verschiedene Rollen**** Um Ihnen bei dieser Aufgabe zu helfen, sollten Sie [themenspezifische Leitfäden und Handbücher](https://getflowshare.com/de/benutzerhandbuch-erstellen/) verwenden. Jeder Leitfaden bzw. jedes Handbuch kann für eine andere Personengruppe auf der Grundlage ihrer Rolle innerhalb des Unternehmens und der von ihnen täglich ausgeführten Aufgaben angepasst werden. Wenn Sie beispielsweise ein neues Team mit der Verwaltung Ihrer Finanzen betrauen, stellen Sie sicher, dass jede Person im Team Zugang zu allen Informationen hat, die für diese Aufgabe erforderlich sind, einschließlich Informationen über die Budgetierung, die Erstellung von Berichten und die Zusammenarbeit mit Anbietern. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die neue Aufgaben oder Zuständigkeiten übernehmen, sollten Sie auch dafür sorgen, dass sie Zugang zu den Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. #### **Erstellung spezifischer Leitfäden für spezialisierte Teams** Denken Sie daran, dass manche Teams bestimmte Informationen nicht benötigen, und grenzen Sie die Themen ein und erstellen Sie spezifischere Leitfäden. Wenn Sie zum Beispiel ein Team haben, das für die Erstellung von Berichten aus dem ERP-System verantwortlich ist oder an speziellen Projekten arbeitet, braucht es vielleicht keine Informationen über das ERP-System selbst. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede dieser Personengruppen einen eigenen Leitfaden erstellen und Ihre Mitarbeiter nicht mit Anweisungen überfrachten. #### **Umgang mit technischen Problemen bei ERP-Software** Wenn Ihr Unternehmen jedoch Probleme mit der ERP-Software selbst hat, müssen Sie ihm zusätzliches Material über die technische Dimension des Systems zur Verfügung stellen. Sie sollten auch dafür sorgen, dass Ihre Teams wissen, wo sie diese Informationen finden. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Ihre Handbücher und Leitfäden im hinteren Teil einen Abschnitt “Aktuelle Themen” enthalten, damit jedes Team weiß, wo es nach Informationen suchen muss. Die meisten ERP-Systeme sind sehr wartungsintensiv, und Ihre Teams benötigen eigene Handbücher, um den Überblick über alle benötigten Informationen zu behalten. Auch wenn Sie es anfangs vielleicht nicht für nötig halten, wenn Sie erst einmal täglich mit dem System arbeiten, können kleine Dinge manchmal einen großen Unterschied darin ausmachen, wie reibungslos alles läuft. ## So **wie die Dokumentation eine erfolgreiche ERP-Implementierung unterstützt, kann sie auch dazu beitragen, das Risiko einer erfolglosen Implementierung zu verringern** Wer sein ERP-Projekt dokumentieren will, senkt damit das Risiko des Scheiterns messbar. Sie können das Risiko des Scheiterns eines ERP-Projekts verringern, indem Sie in die Dokumentation investieren und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an über alle Informationen verfügen, die sie für den Erfolg benötigen. Die Dokumentation spielt in allen Phasen des ERP-Projekts eine entscheidende Rolle: vor, während und nach dem Projekt: - Hilfe bei der Erfassung bestehender Prozesse, um die ERP-Funktionen auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen, - Erleichterung der Mitarbeiterschulung bei der Umsetzung und - Aufrechterhaltung der optimalen Nutzung und Ermöglichung der Fehlerbehebung nach dem Go-Live. Wir helfen Ihnen dabei, die Dokumentation der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens so einfach wie möglich zu gestalten. Dank unserer Dokumentationssoftware FlowShare **können Sie reibungslos mit der Implementierung Ihres ERP-Systems beginnen, ohne sich Gedanken über den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Dokumentation machen zu müssen.** Nutzen Sie einfach FlowShare, um Ihre Prozesse zu erfassen, während Sie sich auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren. Bearbeiten Sie Ihre Anweisungen im Nachhinein und stellen Sie sie Ihren Kollegen zur Verfügung. Ja, es ist wirklich so einfach. Aber sehen Sie selbst: Sie können FlowShare 7 Tage lang kostenlos testen und eine unbegrenzte Anzahl an Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen. Es ist keine finanzielle Verpflichtung oder gar eine Kreditkarte erforderlich. ## FAQs #### Warum scheitern so viele ERP-Projekte? Selten an der Technik. Häufiger an unklaren Altprozessen, zu knapp geplanter Schulung, fehlender Beteiligung der Fachbereiche und an Dokumentation, die erst nach dem Go-live entstehen soll und dann nie entsteht. #### Welche Projektdokumentation brauchen wir wirklich? Die Altprozesse vor der Umstellung, die Testnachweise während der Migration und die Anwenderunterlagen für den Betrieb. Alles Weitere ist optional. Diese drei entscheiden darüber, ob das System nach dem Go-live angenommen wird. #### Kostet das nicht mehr Zeit, als das Projekt hat? Nur wenn getrennt vom Projekt geschrieben wird. Werden Prozesse während Tests und Schulungen aufgezeichnet, fällt die Dokumentation in Arbeitsschritten an, die ohnehin stattfinden, und ersetzt später einen Teil des Supportaufwands. #### Was tun wir konkret vor dem Go-live? Die Altprozesse erfassen, die Zielprozesse während der Tests aufzeichnen, Anleitungen je Rolle bündeln und den Eskalationsweg festhalten. Damit steht die erste Version der Anwenderunterlagen, bevor der Echtbetrieb startet. **Categories:** ERP Documentation --- ### [ERP Dokumentation: Wie Sie 300 Prozesse erfassen, ohne den Verstand zu verlieren](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) **Published:** September 1, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Ihr Unternehmen hat gerade eine neue ERP-Software eingeführt. Endlich sind alle Geschäftsprozesse zentralisiert. Dadurch wird nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen effizienter: Prozesse können reibungsloser ablaufen, die Transparenz wird erhöht und die Arbeitsabläufe werden standardisiert – vorausgesetzt, alle Kollegen und Kolleginnen sind mit dem neuen System vertraut. **Das Problem: Es gibt hunderte neue Prozesse über alle Abteilungen hinweg, mit denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertraut gemacht werden müssen.** Die ERP Dokumentation ist eine wahre Herkulesaufgabe für viele Unternehmen. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, diese zu meistern. ## Ein ERP-System einführen: Neue Chancen, neue Herausforderungen Ihre neue ERP-Software soll allen im Unternehmen das Leben leichter machen, aber in diesem Augenblick bereitet Ihnen die Einführung wahrscheinlich noch Kopfschmerzen. Eine vernünftige Vorgehensweise zur Bewältigung eines großen Arbeitsaufkommens ist es, die Arbeit aufzuteilen. Doch das führt schnell zu einem unübersichtlichen Durcheinander, was bei Dokumentationsarbeit leider nur allzu leicht passiert. Wenn Sie kein System haben, mit dem Sie diese Prozesse einfach erfassen und alle Ihre Mitarbeitenden einheitlich und kontinuierlich schulen können, sieht Ihre Situation höchstwahrscheinlich so aus: ### So sieht ERP-Dokumentation ohne System aus - Es wird nach Lust und Laune dokumentiert und zwar so, wie es für richtig gehalten wird. Das Ergebnis ist ein Wirrwarr von Anleitungen, die sich in Aussehen, Layout, Größe und Gestaltung stark unterscheiden und in denen sich die Benutzer und Benutzerinnen nur schwer zurechtfinden. **Das reduziert die Verständlichkeit der Prozesse und die Akzeptanz des neuen ERP Systems.** - Die Zeit, die für die Erstellung von Handbüchern aufgewendet wird, kann während des Arbeitstages eine große Belastung darstellen. Die Mitarbeitenden müssen wertvolle Stunden ihres Tages opfern oder diese Aufgabe sogar noch nach ihrem Feierabend erledigen. **Das wirkt sich negativ auf das Tagesgeschäft aus und führt schnell dazu, dass der Zeitrahmen für die Implementierung gesprengt wird.** - Um zusätzliche Arbeitsstunden zu vermeiden, werden nur die wichtigsten Prozesse dokumentiert und der Inhalt der Dokumentation wird auf ein Minimum beschränkt. Wenn dann ein Problem auftritt, wissen Sie nicht, wie Sie es beheben können, weil keine oder nur unvollständige schriftliche Anweisungen vorliegen. **Das Ergebnis: Die ERP Migration hat nur auf den Systemen stattgefunden, nicht aber in den Köpfen der Mitarbeitenden.** Kurz gesagt, ohne einen systematischen und effizienten Ansatz wird die Dokumentation des ERP-Systems zu einer leidigen Aufgabe. Und ohne vollständige und verständliche Anweisungen können die Prozesse nicht richtig vermittelt werden, **was zu einer verzögerten und unwirksamen Einführung des ERP-Systems führt.** ![This image has an empty alt attribute; its file name is Probleme.png](https://miraminds.com/wp-content/uploads/2019/01/Probleme.png)## Geschäftsprozessdokumentation: wie sie aussehen sollte ##### Was Geschäftsprozessdokumentation leisten muss Stellen Sie sich mal vor, Sie könnten Hunderte von ERP Prozessen mit minimalem Zusatzaufwand dokumentieren. Alle Teammitglieder könnten zu dieser Aufgabe beitragen, indem sie eine standardisierte Dokumentation erstellen, die jeden notwendigen Schritt eines Prozesses lückenlos erfasst, so dass es für die Anwender und Anwenderinnen einfach und angenehm ist, den Anweisungen zu folgen. Die Mitarbeitenden würden genau wissen, was es zu erfassen gilt und wie es zu erfassen ist, ohne dass sie darin geschult werden müssen. In diesem Szenario erfolgt die Dokumentation entlang des Arbeitsablaufs, **während die Arbeit erledigt wird.** Das bedeutet, dass keine schludrigen Anweisungen mehr im Vorübergehen erstellt werden, die dann eh niemand wirklich verstehen oder anwenden kann. Auch müssen die Kolleginnen und Kollegen keine Stunden nach Feierabend damit verbringen, zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit Dokumentationen zu erstellen. **Dank einer umfassenden und einheitlichen Geschäftsprozessdokumentation sind alle in der Lage, Prozesse und Arbeiten im neuen System in kürzester Zeit erfolgreich abzuschließen.** Klingt zu schön, um wahr zu sein? Wir haben einen Vier-Schritte-Plan zusammengestellt, der Ihnen hilft, Ihre Dokumentation auf Erfolgskurs zu bringen. ## **Erfolgreiche ERP Dokumentation in der Praxis: 4 Schritte, die es zu beachten gilt** ### **1. Nutzen Sie Expertenwissen, um relevante Prozesse zu identifizieren** Im Allgemeinen ist es keine so schlechte Idee, die Aufgabe der Dokumentation unter den Mitarbeitenden aufzuteilen. **Um jedoch zu vermeiden, dass das Ergebnis ein wirres Durcheinander wird, sollten Sie eine Checkliste oder Liste aller zu dokumentierenden Prozesse erstellen,** bevor Sie mit der Dokumentation beginnen. Diese Liste ist Ihr Fahrplan, der Sie durch den Dokumentationsprozess führt. Vielleicht müssen Sie die Liste nicht einmal selbst erstellen. Wenn Sie eine Implementierungspartnerin oder einen Trainer in die ERP-Einführung eingebunden haben, können Sie diese mit der Aufgabe betrauen, alle erforderlichen Prozesse niederzuschreiben. Schließlich haben Trainerinnen und Trainer Fachwissen zur ERP Software und den besten Einblick in das System. Wenn in Ihrem Unternehmen niemand für diese Aufgabe zur Verfügung steht, sollten Sie zumindest Software-Experten zu Rate ziehen, bevor Sie die Aufgabe selbst übernehmen. ### **2. Motivieren Sie Ihr Team durch vereinfachte ERP Dokumentation** Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr Team für die Aufgabe, Ihre lange Liste von Prozessen zu dokumentieren, motiviert ist, sollte das Ganze **so einfach und schnell wie möglich** sein und nicht dazu führen, dass die Mitarbeitenden Überstunden machen müssen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können: #### **Nutzen Sie FlowShare** Wenn Sie gerne mit Screenshots arbeiten, aber das Risiko vermeiden wollen, dass Sie am Ende mit einem Wust von Anleitungen dastehen, dann ist [FlowShare](https://getflowshare.com/de/flowshare-fuer/erp-dokumentation/) die beste Option für Sie. **Unsere Dokumentationssoftware nimmt automatisch Prozesse im Hintergrund auf, während Mitarbeitende sie ausführen, was den Dokumentationsprozess um bis zu 90% beschleunigt**. Das Ergebnis: Anschauliche, detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit der Detailgenauigkeit eines Videos, allerdings in Form eines Dokuments, das schnell und einfach nachbearbeitet werden kann. Dank zahlreicher Exportformate und Kompatibilität mit allen Anwendungen kann FlowShare reibungslos in existierende Software Strukturen integriert werden. #### **Lassen Sie Ihre Schulungen von jemandem dokumentieren** Ein weiterer Ansatz besteht darin, die **Prozesse unmittelbar an die ERP-Schulung zu knüpfen.** Das könnte bedeuten, dass die Key-User die Prozesse direkt dokumentieren, während sie vom Trainer lernen. Oder dass das Team dokumentiert, während es vom Key-User lernt. In jedem Fall wäre die Dokumentationsaufgabe in diesem Szenario Teil der Schulung und nicht eine Folgeaufgabe, die während des Tagesgeschäfts erledigt werden muss. #### **Halten Sie jeden Schritt mit Screenshots fest** Die Dokumentation selbst kann im einfachsten Format erfolgen, d.h. mit Screenshots der einzelnen Prozessschritte. **Die manuelle Bearbeitung, die erforderlich ist, um Screenshots in eine anschauliche Dokumentation zu verwandeln, ist jedoch in der Regel sehr arbeitsintensiv.** Um ein einheitliches Erscheinungsbild der Dokumentation zu gewährleisten, müssen Sie außerdem genaue Gestaltungsrichtlinien einführen, an die sich jedes Teammitglied bei der Dokumentation halten muss. Eine Vorlage kann hier hilfreich sein. Alternativ kann auch nur eine kleine Anzahl von Mitarbeitenden für die Dokumentation zuständig sein, ohne dass sie sich um zusätzliche Aufgaben kümmern müssen. #### **Erstellen Sie ein Video, das den Prozess erklärt** [Screencapturing](https://getflowshare.com/de/screencast-warum-sie-ihren-bildschirm-aufnehmen-sollten-und-wie-das-funktioniert/) ist eine weitere einfache Möglichkeit, Prozesse zu dokumentieren. Die Mitarbeitenden können einfach ihren Bildschirm bei der Erledigung von Vorgängen aufzeichnen und das Video im Nachhinein bearbeiten. Beim Filmen des Bildschirms gibt es kaum stilistische Abweichungen, und es wird sichergestellt, dass jeder Schritt festgehalten wird. **Allerdings sind die Videos im Nachhinein nicht so einfach zu bearbeiten und zu aktualisieren.** Wenn ein Vorgang falsch erfasst wurde oder erneuert werden muss, können Sie nicht einfach einen Screenshot austauschen, sondern müssen den gesamten Vorgang erneut aufzeichnen. ### **3. Gewährleisten Sie Einheitlichkeit und Qualität bei der ERP Dokumentation** Welches Format Sie auch immer für die Dokumentation wählen, wenn die Zeit gekommen ist, die Kolleginnen und Kollegen auf den Dokumentationsprozess loszulassen, überlassen Sie ihnen keine Gestaltungsfragen. **Anstatt vage Anweisungen zu geben, wie das Handbuch aussehen soll, sollten Sie ein präzises Gestaltungshandbuch einführen** oder eine Vorlage für Ihre Dokumentationen bereitstellen. Wenn die Dokumentation manuell erstellt wird, kann ein solches Gestaltungshandbuch die Festlegung von Schriftart, -größe und -farbe des Textes sowie die Größe der Screenshots umfassen. Wie die Titelseite aussieht, wie Ihre Überschriften aussehen, wie das Inhaltsverzeichnis aufgebaut ist, welche Markierungen und Farben Sie zur Hervorhebung von Elementen verwenden und so weiter. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Anleitungen einheitlich und leicht verständlich sind und auch professionell aussehen. | 💡 Bei FlowShare können Sie aus einer Reihe von vordefinierten Vorlagen wählen, in die Sie jede Anleitung exportieren können. Und wenn Sie Ihre eigenen PowerPoint- oder Word-Vorlagen bevorzugen, können Sie auch diese integrieren. | |---| ### **4. Bedenken Sie ERP-Software Updates** Sobald die erste Welle von Prozessen dokumentiert ist, müssen Sie dafür sorgen, dass diese auf dem neuesten Stand bleiben. Schließlich wollen Sie nicht, dass Ihr Team mit veralteten Prozessen arbeitet. Wenn bei Ihnen regelmäßig zahlreiche Aktualisierungen anstehen, raten wir davon ab, Ihre Prozesse als Videos zu dokumentieren. Wenn Sie eine Dokumentationssoftware verwenden oder regelmäßig PDF- oder Word-Formate für Ihre Dokumentation nutzen, sollte es ein Leichtes sein, ein paar Schritte in einem Prozess zu ändern und zu aktualisieren. **Sorgen Sie durch regelmäßige Überprüfungen für aktuelle Dokumentationen.** An dieser Stelle ist die Liste der Prozesse, die Sie in Schritt 1 zusammengestellt haben, sehr hilfreich. Sie gibt Ihnen einen Überblick über die Prozesse, die von der Aktualisierung betroffen sind, und Sie können jederzeit neue Prozesse in die Liste aufnehmen. Planen Sie wöchentliche oder monatliche Besprechungen mit allen beteiligten Akteuren. Bei den Sitzungen sollten Aktualisierungen der Prozesse festgestellt und die Dokumentation sofort überarbeitet werden. Alternativ kann jedes Update des ERP-Systems im Allgemeinen zum Anlass genommen werden, um Ihre Dokumentation schnell zu überprüfen und zu aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie auch hier einen Überblick darüber haben, welche Prozesse von dem Systemupdate betroffen sind. ![This image has an empty alt attribute; its file name is Aufsteigen1.png](https://miraminds.com/wp-content/uploads/2019/06/Aufsteigen1.png)## **Wie FlowShare für eine erfolgreiche ERP-Migration genutzt wurde** Einer unserer Kunden begann Anfang letzten Jahres mit der ERP-Migration und stand vor der Herausforderung, seine Prozesse so zu dokumentieren, dass alle offenen Fragen zum System effektiv beseitigt werden konnten. Wie in vielen anderen Unternehmen lief der Migrationsprozess parallel zum Tagesgeschäft, so dass die Dokumentation eine zusätzliche Belastung für die Kolleginnen und Kollegen darstellte. Die Mitarbeitenden waren überlastet und die Dokumentation einer kompletten ERP-Migration stellte sich als schier unlösbare Aufgabe heraus. Um den Vorgang zu vereinfachen, entschied sich das Unternehmen für den [Einsatz von FlowShare](https://getflowshare.com/de/flowshare-fuer/erp-dokumentation/). ERP Business Processes Manager, erklärt, dass FlowShare entscheidend dazu beigetragen hat, dass die Teammitglieder die ERP-Migration dokumentieren konnten: **“Wenn wir das Tool nicht gehabt hätten, hätte es sicherlich auch irgendwie geklappt, aber es wäre halt nichts dokumentiert gewesen.”** Außerdem betonten sie, dass der Migrationsprozess durch den Einsatz Dokumentationssoftware erheblich beschleunigt wurde, im Vergleich zur händischen Dokumentation. Da FlowShare den Nutzerinnen und Nutzern eine reibungslose Dokumentation entlang des Arbeitsablaufs ermöglicht, können sich Mitarbeitende auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren, anstatt durch die Erstellung von Anweisungen abgelenkt zu werden: **“Wenn wir FlowShare nicht gehabt hätten, dann hätte unsere ERP Migration und die Dokumentation wahrscheinlich locker ein halbes Jahr länger gedauert.”** ## Fazit: gut dokumentieren muss nicht lange dauern **Hunderte von Prozessen in Ihrer ERP-Software zu dokumentieren ist eine gewaltige Aufgabe, die jedoch für eine reibungslose ERP-Migration und die Einarbeitung von Kolleginnen und Kollegen entscheidend ist.** Wie Sie sehen, ist es viel einfacher und schneller, wenn die Arbeit aufgeteilt wird. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Dokumentation schnell und ohne größere zusätzliche Belastung erfolgt und dass das Ergebnis detailliert, einheitlich und gut verständlich ist. FlowShare wurde dafür entwickelt, Projekte wie eine ERP-Migration deutlich zu beschleunigen, sodass Sie Ihre Zeit und Nerven in wertschöpfende Aufgaben stecken können. Auch ohne IT-Kenntnisse kann Ihr Team ganz einfach seine Prozesse dokumentieren und zwar mit minimalem zusätzlichem Arbeitsaufwand. [Laden Sie FlowShare jetzt herunter](https://getflowshare.com/de/free-trial/) und dokumentieren Sie 7 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl von Prozessen! ## FAQs #### Was heißt es, ERP-Prozesse darzustellen? Festzuhalten, wie eine Aufgabe im System tatsächlich ausgeführt wird: welche Transaktion, welche Felder, in welcher Reihenfolge, mit welchen Ausnahmen. Das unterscheidet sich von einem Prozessmodell, das den Ablauf abstrakt zeigt, aber niemanden durch die Maske führt. #### Sollen wir modellieren oder Schritt für Schritt dokumentieren? Beides hat seinen Platz. Modelle klären Zuständigkeiten und Schnittstellen im Projekt, Schritt-für-Schritt-Anleitungen bringen die Anwender durch den Arbeitsalltag. Für die Akzeptanz nach dem Go-live zählt die zweite Variante deutlich mehr. #### Wir haben 300 Prozesse. Wo fangen wir an? Sortieren Sie nach Häufigkeit und nach Schadenshöhe bei Fehlern, und arbeiten Sie in Paketen. Teilabdeckung ist ein funktionierender Zwischenstand, kein Scheitern. Der Versuch, alles gleichzeitig zu erfassen, bringt das Vorhaben zum Stillstand. #### Wie erfassen wir Prozesse, ohne das Team zu überlasten? Während der Ausführung, nicht danach. Wenn Key-User ihre Schulungen und Tests aufzeichnen lassen, entsteht die Dokumentation als Nebenprodukt bereits eingeplanter Arbeit statt als zusätzliche Aufgabe. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Warum die Endbenutzer-Dokumentation der Schlüssel zu einer erfolgreichen ERP-Einführung ist](https://getflowshare.com/end-user-documentation/) **Published:** August 3, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Die Endbenutzer-Dokumentation ist ein kritischer Bestandteil der ERP-Implementierung. Sie befähigen die Mitarbeiter und führen langfristig zu einer erfolgreicheren Nutzung des Systems. **Content:** Die richtige Benutzerdokumentation Software entscheidet mit darüber, ob eine Endbenutzer-Dokumentation im Alltag wirklich funktioniert – besonders bei der Implementierung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning). **Es ist wichtig, dass die Nutzer verstehen, wie man ein Produkt oder eine Dienstleistung richtig nutzt, wodurch Fehler oder Verwirrung bei der Nutzung vermieden werden können.** Es hilft Unternehmen und Organisationen, ihre Prozesse zu optimieren und den Nutzen des neuen Systems zu maximieren. Diese Art der Dokumentation dient auch als Aufzeichnung, die andere in Zukunft einsehen können. Schauen wir uns die Endbenutzerdokumentation genauer an. Für die Endbenutzer entsteht daraus eine verständliche Anwenderdokumentation, die sie im Arbeitsalltag tatsächlich nutzen. ## **Was ist eine Endbenutzer-Dokumentation?** Jedes ERP-Projekt sollte dokumentiert werden, um die Erfolgschancen zu erhöhen. [Eine gute Dokumentation hilft dabei, bestehende Prozesse zu erfassen](https://getflowshare.com/de/erp-projektdokumentation/), Lücken und Bedarfe zu erkennen, Compliance sicherzustellen, das Projektmanagement zu verbessern und die Fehlerbehebung zu erleichtern. Die ERP-Dokumentation für Endbenutzer ist eine Sammlung von Ressourcen, Leitfäden und Anweisungen, die darauf ausgelegt sind, Endbenutzern eine effektive und effiziente Nutzung eines ERP-Systems zu ermöglichen. ERP-Systeme sind umfassende Softwarelösungen, die von Unternehmen zur Verwaltung verschiedener Aspekte ihrer Geschäftsprozesse eingesetzt werden, z. B. Buchhaltung, Personalwesen, Inventar, Vertrieb und vieles mehr. **Die Dokumentation ist unerlässlich für Endbenutzer, die regelmäßig mit dem ERP-System interagieren, um ihre täglichen Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.** ## **Wozu dient die Anwenderdokumentation?** Wie der Name schon sagt, besteht der Zweck der Anwenderdokumentation darin, die Endbenutzer zu befähigen, ein System korrekt zu bedienen und Prozesse optimal abzuschließen. **Auf diese Weise wird die Akzeptanz des Systems durch die Nutzer verbessert und sichergestellt, dass das Potenzial des Systems optimal genutzt wird.** Darüber hinaus erfüllt die Endbenutzer-Dokumentation in ERP-Projekten die folgenden Funktionen: - **Anleitungen geben:** Die Dokumentation bietet Schritt-für-Schritt-Anweisungen für die Durchführung bestimmter Aufgaben im ERP-System. Es führt die Benutzer durch verschiedene Prozesse, wie die Eingabe von Daten, die Erstellung von Berichten, die Verarbeitung von Transaktionen usw. - **Konsistenz gewährleisten:** Durch das Befolgen der in der Dokumentation beschriebenen standardisierten Verfahren können Endbenutzer die Konsistenz bei der Dateneingabe und -verarbeitung sicherstellen. Dies trägt dazu bei, die Integrität und Genauigkeit der Informationen im ERP-System zu erhalten. - **Beschleunigen Sie die Schulung:** Neue Mitarbeiter oder solche, die mit dem ERP-System noch nicht vertraut sind, können anhand der Dokumentation lernen, wie man die Software effektiv nutzt und navigiert. Dies verkürzt die Lernkurve und ermöglicht es ihnen, schneller produktiv zu werden. - **Fehlerbehebung und Problemlösung:** Die Dokumentation kann Leitfäden zur Fehlerbehebung enthalten, die den Endbenutzern helfen, häufige Probleme zu identifizieren und zu lösen, die bei der Nutzung des ERP-Systems auftreten können. - **Referenzmaterial:** Es dient den Nutzern als Nachschlagewerk, um ihr Gedächtnis aufzufrischen oder Fragen zu bestimmten Funktionen oder Prozessen zu klären, die sie vielleicht nicht regelmäßig verwenden. - **Einhaltung von Vorschriften und Audits:** In einigen Branchen gibt es strenge Compliance- und Audit-Anforderungen. Die ERP-Dokumentation kann dazu beitragen, dass die Benutzer die richtigen Verfahren befolgen und die gesetzlichen Vorschriften einhalten. ## **Formate der Anwenderdokumentation im Überblick** Es gibt verschiedene Formate für die Anwenderdokumentation, die sich je nach Zielgruppe und Anwendungsfall unterscheiden. Die ERP-Dokumentation für Endbenutzer kann in verschiedenen Formaten vorliegen, wie zum Beispiel: - **Benutzerhandbücher:** Umfassende Handbücher, die alle Funktionen des ERP-Systems abdecken und oft nach Modulen oder Funktionen geordnet sind. - **Schritt-für-Schritt-Anleitungen:** Komprimierte Versionen der Benutzerhandbücher, die sich auf bestimmte Aufgaben oder häufig verwendete Funktionen konzentrieren. - **Video-Tutorials:** Visuelle Demonstrationen zur Durchführung von Aufgaben innerhalb des ERP-Systems. - **Online-Hilfe:** Kontextbezogene Hilfe, die innerhalb des ERP-Systems verfügbar ist und dem Benutzer für den aktuellen Bildschirm oder die aktuelle Aufgabe relevante Unterstützung bietet. - **Häufig gestellte Fragen (FAQs):** Eine Zusammenstellung von häufig gestellten Fragen und Antworten zum ERP-System. Die Qualität und Verfügbarkeit der ERP-Dokumentation für Endbenutzer sind entscheidende Faktoren für die erfolgreiche Akzeptanz und Nutzung des ERP-Systems im Unternehmen. Laut [Panorama Consulting](https://panorama-consulting.com/?p=249816) zählt unzureichende Anwenderschulung und -dokumentation zu den häufigsten Gründen, warum ERP-Projekte ihre Ziele verfehlen. Klare und umfassende Dokumentation stärkt die Endbenutzer, steigert ihre Produktivität und trägt so zum Gesamterfolg der ERP-Einführung bei. Wichtig ist natürlich, dass die Endbenutzer-Dokumentation für alle, die sie brauchen, leicht zugänglich ist. Mit der richtigen Benutzerdokumentation Software lässt sich diese zentral in einer Wissensdatenbank ablegen, auf die das gesamte Team zugreifen kann. ## **Benutzerdokumentation Software richtig einsetzen: Anwenderdokumentation mit geringem Aufwand erstellen** So hilfreich und wichtig Endbenutzer-Dokumentation auch ist – Benutzerdokumentation erstellen kann eine echte Herausforderung sein, wenn Sie es manuell versuchen. Zeitaufwendig ist es vor allem deshalb, weil jeder Schritt einzeln dokumentiert werden muss. Auch weil verständliche How-to-Guides ein gutes Prozessverständnis, Kenntnis der Endnutzerbedürfnisse und eine sorgfältige Berücksichtigung jedes einzelnen Schritts erfordern, damit die Anleitung nachvollziehbar bleibt. ##### Benutzerdokumentation erstellen: die wichtigsten Schritte Beim Benutzerdokumentation erstellen kommt es vor allem auf drei Dinge an: den Prozess einmal sauber aufzeichnen, die automatisch erzeugten Texte prüfen und das Ergebnis in einem Format exportieren, das Ihr Team bereits nutzt. Glücklicherweise gibt es heute Tools, mit denen Sie in kürzester Zeit automatisch umfassende und leicht zugängliche Endbenutzer-Dokumentationen erstellen können. FlowShare ist zum Beispiel eine Benutzerdokumentation Software, die jeden einzelnen Schritt eines Prozesses automatisch erfasst – inklusive Screenshots und Textbeschreibungen –, sodass Sie nicht mehr jede Aktion von Hand dokumentieren müssen. Das macht die Erstellung von Anwenderdokumentation deutlich einfacher und schneller als je zuvor! ## Fazit: Anwenderdokumentation, die wirklich genutzt wird Die Endbenutzer-Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil jeder erfolgreichen ERP-Implementierung – sie bietet klare Anweisungen für die Benutzer, damit diese schnell einsatzbereit sind, ohne komplexe Handbücher durchsuchen oder Hilfe vom IT-Personal suchen zu müssen. **Gut formulierte Anleitungen unterstützen die Mitarbeiter und verbessern die Akzeptanz der Software, was langfristig zu einer erfolgreicheren Nutzung des Systems führt.** Während die manuelle Erstellung der Endbenutzer-Dokumentation eine mühsame Aufgabe sein kann, stehen Tools wie FlowShare zur Verfügung, mit denen Sie alle wesentlichen Aktionen während der Ausführung der Prozesse selbst erfassen können, was die Aufgabe wesentlich einfacher macht als von Hand. Wenn Sie eine einfache Benutzerdokumentation Software suchen, mit der Sie hochwertige Endbenutzer-Dokumentation in Rekordzeit erstellen, ist [FlowShare](https://getflowshare.com/free-trial/) genau richtig für Sie! Testen Sie es noch heute und dokumentieren Sie Ihre Geschäftsprozesse ab sofort ganz nebenbei. ## FAQs #### Was ist eine Benutzerdokumentation? Eine Anleitung für die Menschen, die ein System täglich bedienen, nicht für Administratoren oder Entwickler. Sie beschreibt Aufgaben in der Sprache des Fachbereichs, etwa das Buchen einer Eingangsrechnung, statt die Software Funktion für Funktion abzuhandeln. #### Benutzerhandbuch, Video oder Online-Hilfe: was nehmen wir? Das Format, das Ihre Leute im Moment der Aufgabe öffnen. Durchsuchbare Schritt-für-Schritt-Anleitungen decken den Alltag ab, Videos eignen sich für die Einführung. Erzeugen Sie beides aus derselben Aufzeichnung, dann driften die Versionen nicht auseinander. #### Müssen wir dafür jemanden mit Schreiberfahrung einstellen? Nein. Mit einer aufzeichnenden Software entsteht der Entwurf beim Ausführen des Prozesses, und aus dem Schreiben wird ein Prüfen. Damit erstellen die Fachleute die Dokumentation, die den Prozess tatsächlich kennen. #### Wie erstellen wir eine Benutzerdokumentation mit wenig Aufwand? Prozess einmal aufzeichnen, Text prüfen, exportieren, ablegen. FlowShare erfasst jeden Klick lokal auf dem Windows-Rechner und erzeugt daraus Anleitungen für Word, PDF oder PowerPoint, die Sie direkt in Intranet oder Wiki übernehmen. **Categories:** ERP Documentation --- ### [Choosing Process Documentation Software That Is Right For Your Business](https://getflowshare.com/process-documentation-software/) **Published:** December 1, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** **Business process documentation** is worth doing well, rather than not at all. Here is how to choose an approach and a tool that your team will actually be using next year. If you’re like most business owners, you are always looking for ways to improve efficiency and streamline operations. Or you have to [manage technological change](https://getflowshare.com/managing-technological-change/) and need some tools to reach success on this journey. In this endeavor it is almost impossible a) not to come across the **[topic of process documentation](https://getflowshare.com/for/process-documentation/)** and b) not to be overwhelmed by guides and comparisons promising to review the best process documentation software out there. **But how do you know that a tool is actually right for your business?** We will take a step back and start from the beginning. This is a detailed guide for **how to select from the ocean of process documentation software out there.** We discuss the different types of process documentation, their benefits and use cases. Then we introduce you to some exemplary software tools in each category. With this guide you can **make a well-informed decision on the process documentation tool that is right for your company.** Exploring Different Types of **Business Process Documentation Tools** ## Before process documentation software different types of process documentation ### Process maps As its name suggests, process mapping is the process of creating a visual representation, or map, of a process. This process can be a business process, such as the steps involved in fulfilling an order. It could also be a more technical process, like the steps required to install a piece of software. A process map typically includes all key steps and decision points in a process and assign responsibilities. #### Main benefits of process maps? 1. Makes complex processes understandable 2. Helps to identify process improvements 3. Can be used as a training tool A process map **makes complex processes more understandable for those who are not familiar with it**. It provides an overview over existing processes and how they are related. Process maps thus make it much easier to see where potential bottlenecks or inefficiencies may lie. As a result, this facilitates changes to the process to improve efficiency. As a training tool, they help new employees learn about process networks and understand their role in it. ### Flowcharts Flowcharts are similar to process maps as they also provide a visual representation of a process. However, while process maps tend to focus on the individual steps of a process, flowcharts also show the sequence in which these steps need to be carried out. Flowcharts can be used to document both manual and automated processes. #### Main benefits of process maps? 1. Can help to improve process efficiency 2. Identifies crucial decision-making points As with process maps, process flows make processes more understandable for those who are not familiar with it. This is particularly useful for new employees or for people who only carry out a small part of the process. **By mapping particular sequences of process steps, you can see the direct effects of one process element on another.** ### Standard operating procedures (SOPs) SOPs are detailed written instructions on how a process should be carried out. They are useful for complex or critical processes that need to be carried out correctly and consistently. SOPs cover all aspects of a process, including potential problems that could occur and how to deal with them. They are more detailed than process maps and flowcharts. #### Main benefits of SOPs? 1. Helps to ensure process consistency 2. Makes process details more accesible SOPs **help ensure that a process is carried out consistently every time,** which is particularly important for complex or critical processes. They help improve efficiency by avoiding errors. SOPs can make complex processes more accessible. ### Step-by-step instructions Step-by-step instructions are similar to SOPs in that they are written instructions explaining the execution of a process. However, step-by-step instructions are **more specific and provide detailed instructions on exactly what needs to be done at each stage of the process**. This makes them particularly useful for processes that are carried out by people who are not familiar with them. Given their specific focus, step-by-step instructions are usually much shorter than SOPs. A particular type of step-by-step instructions are [interactive guides for digital processes](https://getflowshare.com/interactive-demo-software/): They allow their users to directly execute respective steps in a virtual sandbox environment. #### Main benefits of step-by-step instructions? 1. Makes detailed processes reproducible 2. Helps to minimize errors The highly detailed nature of step-by-step instructions means that they can make even the most complex or nitty-gritty reproducible to those unfamiliar with them. For companies, this is useful for employees lacking everyday working experience for a particular task. The level of detail also means that step-by-step instructions can minimize errors in completing processes. ### Checklists Checklists are simple lists of the steps involved in a process that ensure that no step is left out. You may want to **use them for relatively simple processes**, or as part of a larger process. For example, a checklist may be used to carry out a daily data backup or to check that all the necessary steps have been carried out before a launch. #### Main benefits of checklists? 1. Helps to ensure process consistency 2. Simple and accessible Checklists help to ensure that all the necessary steps are carried out every time. This can help to improve efficiency and avoid gaps in the process. They simplify processes by breaking them down into simpler steps. To sum up, a range of process documentation is available to meet different needs. **The size and complexity of your process as well as your individual preferences determine which tool is right for you.** If you’re not sure which tool is suitable for which kind of process documentation, we have compiled an overview below. Comparing the Top **Business Process Documentation Tools** on the Market ## Tool check: Different kinds of process documentation software Now that you know about the **different types of Process Documentation Software**, you may wonder which tool allows you to create which one of them. **For each category we have picked one of the top tools available**. ### FlowShare: Step-by-step process documentation software ![Process Documentation Software](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/10/FlowShare_website-1024x499.png)[FlowShare](https://getflowshare.com/) users love the tool for its ease of use and ability to produce accessible and instructive step-by-step guides. The rating of 4.8 stars on Capterra is a telling account of user’s approval. Upon launching, FlowShare runs in the background while users work. It documents every click through a screenshot all of which are merged into one comprehensive guide. Moreover, automatically generated text descriptions of the actions performed are always included. Users have the ability to annotate the screenshots after recording, edit the texts, and adapt the design to fit their company branding. Thanks to a wide range of [export formats](https://getflowshare.com/) and [integrations,](https://getflowshare.com/integrations/) the finished instructions can easily be integrated into existing structures and shared with colleagues. FlowShare runs on Windows and is compatible with any application, whether it is online or desktop based. Because the software is installed locally your data is always safe with you. These features make FlowShare a unique process documentation tool in terms of applicability and data protection. You can find out what people use FlowShare for by [exploring our use cases](https://getflowshare.com/for/). FlowShare comes in different plans for individuals or small teams, bigger teams, as well as enterprises. [Create unlimited instructions for free for 7 days with FlowShare’s trial version](https://getflowshare.com/free-trial/), no credit card or financial commitment needed. ### Lucidchart: Insightful process maps and flowcharts ![Lucidchart Website Interface ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/Lucidchart-website-interface-charts-2-1024x452.png)With 4.5 of 5 stars, based on 1000+ reviews on Capterra, [Lucidchart](https://www.lucidchart.com/pages/) is a highly popular choice for creating process maps and flowcharts with your team. The option to visually map out your processes and flows, while assigning the different steps to your colleagues makes for a great collaboration tool to scale your workflows and optimize your processes. A **number of templates make it easy for you to get started with your maps.** Additionally, plenty of integrations with popular tools like the Office tools, Atlassian, and many more allow you to integrate Lucidchart into your pre-existing structures. Lucidchart offers different plans for individuals, teams, and enterprises, starting from 8€ per month (excl. VAT). Each plan has a free trial version. Those interested in a one-time visualization Lucidchart even offers a small-scale free version. With it, you may create up to three documents. ### Process Street: Instructive SOPs ![Process Street Website Interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/ProcessStreet-website-interface-1024x577.png)Simple process and workflow management is the spiel of [Process Street](https://www.process.st/), a software highly appreciated by its many users. With 4.7 stars on Capterra, it is a top-rated tool for creating and managing your company’s SOP’s. With Process Street, **you can create collaborative workflows and multiply them. Then, simply assign them to your team and track the progress made**. The tool allows you to create conditional workflows and approval instances for critical steps in the process. This way you guarantee oversight and compliance in processes. A scheduling tool allows you to manage recurring flows. The tool integrates with over 3000 apps – ideal for companies that have a well-established structure of software and processes. It has multiple functions for ensuring smooth communication across teams of all sizes. Process Street has plans for different needs. They range from a free plan to create one single workflow, to Pro and Custom Enterprise versions. The Pro version can be tested for free, no credit card required. ### Trello: Simple checklists and task-tracking ![Trello website interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/Trello-website-interface-1-1024x574.png)To be honest, [Trello](https://trello.com/) is so much more than a checklist tool. But in the realm of process documentation task-tracking in the style of checklists is its main strength. With **over 22,000 reviews on Capterra, Trello is by far the most used and rated tool presented here.** Boards, lists, and cards are Trello’s main currency. With them you can create and track different steps in processes in the simplest of ways. Such a system may create less of an oversight over all existing processes and how they are related. However, as for the individual steps required to complete a process, you can see an entire process at a glance. Many Trello functions can be used for free. But for teams that want more sophisticated and secure versions, Trello offers different paid plans starting from $5 a month. ## Benefits of different process documentation software at a glance | | **Purpose** | **Main benefit** | **Software example** | |---|---|---|---| | **Process maps** | Overview of processes and their connection | Helps understand processes as a whole | Lucidchart | | **Flowcharts** | Overview over sequences | Helps understand how process steps affect others | Lucidchart | | **SOPs** | Detailed overview over processes and critical areas | Helps understand process details including critical nodes | Process Street | | **Step-by-step instructions** | Highly detailed overview over each step in a process and how to complete it | Helps understand each step of a process and how to complete it | FlowShare | | **Checklists** | Abstraction of steps in processes needed to be done | Ensures each crucial element of process is completed | Trello | Security, Compliance, and **Authorization to Process Documents** ## Takeaways: Choosing the right process documentation software In sum, these are different types of Process Documentation Software and most of the time, software tools aim at one of the types. **Thus, knowing which type of documentation fits your needs already narrows down your options significantly.** Finally, you will not know if a software is right unless you try it out. If you want to read about more about different software documentation tools on the market, [check out this article](https://getflowshare.com/best-software-documentation-tools/). Many providers offer a free trial period to see whether the tool actually lives up to your expectations. Be sure to make use of such trials and you should be able to find the process documentation software that is right for you. You can start testing FlowShare immediately, by downloading the free trial version. With this trial version, you can create an unlimited amount of step-by-step instructions free of charge for 7 days! ## FAQs #### What is business process documentation? A written record of how work is actually performed: the sequence of steps, the systems used, who is responsible, and what happens when something goes wrong. It differs from a process model, which shows flow rather than execution. #### What should I look for in a process documentation tool? Who can create content with it, where the data is stored, and how updating works in practice. A tool only usable by a trained documentation owner will produce one complete set and then never be used again. #### Is it worth documenting a process that’s about to change? Usually yes, briefly. The current process is the input for designing the new one, and capturing it during testing costs little. What is not worth doing is producing a polished manual for a process with a replacement date. #### Which processes should we document first? Those that run often, are performed by more than one person, and are expensive when done wrong. That set is usually small, and it delivers most of the benefit before anyone has finished debating scope. **Categories:** Process Documentation --- ### [Introducing Member Groups in FlowShare: Put the Right Know-how in the Right Hands](https://getflowshare.com/manage-flow-access-with-groups/) **Published:** February 20, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** Documentation access control matters as soon as more than one department uses the same portal. Member Groups let you decide who sees which guides, by role, team or department. If you’re using FlowShare across a growing team, you’ve likely run into a familiar challenge: not every flow is meant for every person. Your HR team shouldn’t have to wade through DevOps step-by-step-guides. Your external contractors don’t need to see internal finance processes. And a new hire definitely shouldn’t stumble into a half-finished procedure that’s still under review. That’s exactly what **Member Groups** solve. This new feature in the FlowShare Portal gives admins precise control over who can see which flows, so your Flow Library stays relevant, organized, and secure for everyone who uses it. ## Why Documentation Access Control Changes Everything Until now, organizing flows was about structure: putting them in the right place so people could find them. With [Labels](https://getflowshare.com/organize-your-flows-with-labels/), you already have a powerful way to categorize and visually sort your library. Member Groups take this a step further by adding a visibility layer on top: it’s not just about how your flows are organized, but *who gets to see which one*. This shift matters more than it might seem. When team members only see flows relevant to their role, a few things happen naturally: - **Focus improves.** People aren’t distracted by processes that don’t apply to them. - **Confidence grows.** Users trust that what they find in their library is meant for them. - **Governance becomes effortless.** Sensitive documentation stays protected without needing manual policing. Member Groups make all of this possible, without complexity. And the best part? Once you set up the right access for the right people, all questions they ask the FlowShare AI Assist will be answered only based on the Flows that they are allowed to see, nothing else. Best Way To Document Processes? ## How Groups Work: The Simple Logic Behind It The underlying model is straightforward and follows a clean chain: **Members ↔ Groups ↔ Labels ↔ Flows** Here’s what that means in practice: - **Portal Admins** always see everything. There are no restrictions on admin visibility. - **Members** see a flow if it’s either unlabeled (general access, visible to all) or if its label is linked to a group they belong to. - **Groups** are simply containers that connect a set of users to a set of labels. - **Members can belong to multiple groups**, so access can overlap naturally. A user in both “Sales” and “Product” sees flows from both. - **Flows can belong to multiple labels**, so if certain flows are relevant for a larger audience they can be assigned to multiple labels. The elegance here is that you don’t manage permissions at the individual flow level. You link a Label to a Group once, and every flow tagged with that label automatically becomes visible (or invisible) accordingly. Add a new flow and tag it with an existing label, it inherits all the right visibility rules instantly. ## 5 Ways Member Groups Transform How Your Team Works and best way to document processes with FlowShare ### 1. Keep Sensitive Processes Confidential Some documentation simply isn’t for everyone: compensation processes, executive procedures, legal workflows. With Member Groups, you can tag these flows with a restricted label (like *HR Confidential* or *Finance Internal*) and link that label only to the group of team members who need access. Everyone else won’t even know those flows exist. No accidental clicks, no awkward “you shouldn’t have seen that” conversations. ### 2. Give Each Department Its Own Focused Workspace When your Sales team logs in, they should feel like the Portal was built just for them, full of sales playbooks, CRM guides, and client communication procedures. When Engineering logs in, they should see deployment process documentation, and incident response flows. Member Groups let you create that tailored experience without creating separate portals or duplicate content. Each team gets a curated, clutter-free view of exactly what they need. Pair this with [Labels organized by department](https://getflowshare.com/organize-your-flows-with-labels/) and you have a library that practically organizes itself. ### 3. Manage External Teams or Contractors Without Risk Working with agency partners, freelancers, or outsourced support teams? You want to give them just enough access to do their job and nothing more. Create a Group for your external collaborators, link it only to labels containing the flows they need (like *Partner Onboarding* or *Support Runbooks*), and you’re done. They get what they need, your internal documentation stays protected, and you maintain full control without managing a separate system. ### 4. Support Compliance and Audit Readiness In regulated industries, controlling who can access which processes is often a compliance requirement not just a preference. Member Groups give you a documented, structured access model you can point to during audits. You can show exactly which users belong to which groups, which labels those groups can access, and therefore which flows are visible to whom. It’s a clean, traceable permission structure built right into your workflow documentation tool. ### 5. Build Role-Specific Onboarding Paths New hires are often overwhelmed, especially when they can see every flow in the company on day one. With Member Groups, you can create a *New Hire* group linked to labels like *Getting Started*, *Company Tools*, or role-specific essentials. As they ramp up and move into their permanent team, simply adjust their group membership. This turns onboarding from a firehose into a guided journey. And when they’re ready for more, access expands with them. SOP Development Software in Practice ## How to Set Up Your First Group Getting started takes less than two minutes: 1. **Go to Manage Members** in the Portal left menu. 2. **Click the Create New Group icon** and give your group a descriptive name (for example, *“Marketing EU”* or *“IT Support Team”*). 3. **Link Labels** to the group by searching for existing labels. Every flow tagged with those labels will automatically become visible to this group’s members. 4. **Add Members** by selecting users from your Portal. A member can belong to multiple groups. 5. **Click Create** and you’re done. To adjust a group later, just click on it, open the three-dot menu, and edit the name, members, or linked labels at any time. Deleting a group revokes its members’ access to any exclusively linked flows immediately. > **Tip:** Before setting up groups, make sure your flows are tagged with Labels. Groups work by linking to Labels, so having a clean labeling structure in place first makes setting up permissions smooth and intuitive. > > [Explore more about the FlowShare Portal ](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) ## Documentation Access Control: Start Organizing Smarter Today Member Groups are live now in the FlowShare Portal. Whether you’re managing a team of ten or an organization of thousands, this feature gives you the Documentation Access Control Changes access control layer your knowledge base has been missing. Combine it with Labels for structure, and you have a portal that’s not just organized: it’s intelligent about who sees what, when, and why. Try it out today and [let us know what you think](mailto:support@getflowshare.com). Your feedback shapes what we build next. [Try FlowShare Portal Now! ](https://portal.getflowshare.com/auth/login/) ## FAQs #### What is documentation access control, and when do we need it? It is controlling which guides which people can see. It becomes necessary as soon as more than one department uses the same library, because finance procedures, HR processes and IT runbooks rarely share an audience. #### Is access control the same as document control? No. Access control decides who may read a document, while a document control procedure governs versioning, approval and retention. Regulated environments need both, and auditors usually ask about the second one. #### Won’t restricting access make guides harder to find? Usually it does the opposite. Showing people only the guides relevant to their role removes the noise that stops them searching at all, which is the more common failure in a large shared library. #### How do Member Groups work in FlowShare? Guides are assigned to groups built around roles, teams or departments, and members see the library filtered to what applies to them. It replaces sending individual links and hoping the right people received them. **Categories:** FlowShare --- ### [FlowShare and Nugget Creator: MaxBrain's way to 50 Learning Nuggets in one week](https://getflowshare.com/learning-nuggets/) **Published:** September 8, 2023 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Case study: How MaxBrain used FlowShare to create 50 learning nuggets in a very short time, freeing up more time for conceptual and value-added work **Content:** #### How the combined use of FlowShare and the Nugget Creator helps companies adapt to current technological developments while creating space for innovative and conceptual work. [MaxBrain ](https://www.maxbrain.com/)is an emerging SaaS (Software as a Service) company that has developed an innovative [learning platform ](https://www.maxbrain.com/plattform/). The platform **combines a comprehensive learning management system (LMS) with services** to develop and execute corporate academies and learning programs, which in turn specifically enhance the success of companies and educational institutions. ![MaxBrain has developed an innovative learning platform](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-Lernplattform-1024x576.png)MaxBrain has developed an innovative learning platform## The challenge: making user knowledge easily accessible [Ziad Fathallah](https://www.linkedin.com/in/ziad-i-fathallah-535522241/), Customer Success Manager at MaxBrain, succinctly summarizes the key challenge: ***“You can’t expect people to know everything at all times and store knowledge forever. So we have to make it easy to retrieve knowledge.”*** At the same time, customers expect and demand that user training and e-learning are enriched with appropriate learning material for follow-up, **so that the same questions do not have to be answered over and over again.** For Ziad, therefore, the only option was an efficient and scalable solution to train customers while ensuring continuous delivery of learning nuggets for its own platform. To achieve this, [Ziad Fathallah](mailto:ziad.fathallah@maxbrain.com) has chosen to **combine FlowShare and Nugget Creator**. The Nugget Creator helps to prepare easily digestible “learning nuggets” in a learning environment and make them findable. [FlowShare](https://getflowshare.com/de/), on the other hand, makes it possible to quickly document and create the instructions in clear manuals. In this combination, the two tools allow Ziad to create learning nuggets for all questions related to the use of MaxBrain’s learning platform. ![Learning nuggets are easily digestible learning bites with application-oriented information](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-Guides-1024x576.png)Learning nuggets are easily digestible learning bites with application-oriented information## The solution – FlowShare and Nugget Creator ***“FlowShare facilitates step-by-step instructions…. and with Nugget Creator, video instruction is also made possible.”*** Ziad Fathallah, Customer Success Manager at MaxBrain AG The traditional, manual way of creating training materials, in which a separate screenshot must be taken for each step, was not an option for Ziad. Even with the Nugget Creator alone, he would not have been able to achieve the desired production speed in creating the user manuals. **FlowShare was thus the missing link to enable fast, standardized **production**** **of guides** for digital tools and to create interactive learning nuggets using the Nugget Creator. After creating the step-by-step guides, Ziad was finally able to [enrich the learning nuggets with videos](https://getflowshare.com/screencast-why-you-should-record-your-screen-and-how-that-works/). *“Without FlowShare, it would probably have taken twice as long. And then there was also the creation of the videos. With FlowShare, it was easier to conceptually prepare the videos for the Learning Nuggets.”* ## Result with FlowShare and Nugget Creator: **50 Learning Nuggets in one week** and ***more time for conceptual and value-adding work*** ***“In just one week, I managed to create 40-50 Learning Nuggets – all thanks to FlowShare.”*** Ziad Fathallah, Customer Success Manager at MaxBrain AG With FlowShare, Ziad was able to produce 50 Learning Nuggets in a very short time. These nuggets contain not only detailed instructions, but also useful user tips and videos. The Nugget Creator expands the possibilities by combining different learning formats and making the content easily accessible for users. ![With FlowShare, MaxBrain was able to quickly produce a large amount of learning nuggets](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-FlowShare-Anleitung-1024x576.png)With FlowShare, MaxBrain was able to quickly produce a large amount of learning nuggets#### The integrated system of the two softwares led to a win-win in the creation of training materials for users. **The** [**integrated system of FlowShare and the Nugget Creator**](https://getflowshare.com/integrations/know-how/) **provided MaxBrain with an effective way to create tutorials** while preparing the basis for screen recordings. Ziad notes, “The FlowShare documentation was not only useful for our clients, but also served as solid preparation for the video recording – a real win-win.” In the rapidly changing software world, Ziad emphasizes the importance of staying dynamic and efficient, especially with limited resources. By combining instructions and videos, MaxBrain enables its customers [to learn on their own](https://getflowshare.com/team-user-manual/). This in turn reduces their need for recurring training. Another big advantage: The division into step-by-step tutorials and learning nuggets also makes it easy to swap out individual pieces of content as needed, enabling regular content updates. ***“FlowShare has given me a workflow that is very efficient and that is also motivating.”*** Ziad Fathallah, Customer Success Manager at MaxBrain AG #### Time savings when creating training materials – and thus more room for innovative and conceptual work ![Effective micro-learnings: The easy-to-find and low-threshold instructions save time and thus create space for innovative work elsewhere](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/09/MaxBrain-Anleitungen-1024x574.png)Effective micro-learnings: The easy-to-find and low-threshold instructions save time and thus create space for innovative work elsewhereThe combined use of FlowShare and the Nugget Creator helps companies adapt to current technological developments while creating space for innovative and conceptual work. If you are facing the mammoth task of producing user manuals yourself, start your free trial of FlowShare today. This allows you to immediately start [capturing your processes and user stories](https://getflowshare.com/for/creating-user-documentation/) in a standardized way. If you would like to process these into interactive micro-learnings and make them available via a searchable platform, contact our partner [Know How AG](https://www.knowhow.de/), the producer of the Nugget Creator and Nugget Finder. ## FAQs #### What are learning nuggets? Short, single-topic learning units built around one task rather than a curriculum. They work because people will complete three minutes of training at the moment they need it, and will not book a forty-minute session for the same question. #### How short should a learning nugget be? Short enough to finish in one sitting between tasks, covering one process from start to finish. Scope rather than duration is the real rule: one nugget, one thing, no branching into related topics. #### Do nuggets replace onboarding training? No. They cover the how, while onboarding still has to cover context, responsibility and why a process exists. What nuggets change is how much of that training people have to retain afterwards. #### How do we produce fifty of them without a studio? Generate them from processes people already perform. This case study covers a team producing fifty nuggets in a week by recording live tasks instead of scripting training content from scratch. **Categories:** Employee Training --- ### [Erstellen von Anleitungen auf einfache Weise](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) **Published:** September 14, 2022 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Warum jede Organisation How-to-Guides erstellen sollte: In jeder Arbeitsumgebung werden Mitarbeitende Aufgaben erledigen müssen, die außerhalb ihrer üblichen Fachgebiete liegen. Um in solchen Situationen erfolgreich zu sein, ist es wichtig, klare und prägnante Anweisungen bereitzustellen, die zeigen, wie eine Aufgabe oder ein Prozess korrekt ausgeführt wird. Benutzerhandbücher, Tutorials oder How-to-Guides können helfen, Fehler zu minimieren und die Produktivität zu steigern – und dabei Zeit zu sparen und häufige Rückfragen von Mitarbeitenden zu vermeiden. Sie sind besonders wichtig, wenn komplexe Programme eingesetzt werden, die eine detaillierte Beschreibung benötigen. Gute Arbeitsanweisungen und How-to-Guides helfen Mitarbeitenden, ihre Aufgaben besser zu verstehen und sich schneller an neue oder veränderte Arbeitsprozesse zu gewöhnen. Arbeitsanweisungen können Mitarbeitenden das Gefühl geben, zu wissen, was sie tun, und Teil des Unternehmens zu sein. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen verschiedene Arten von How-to-Guides und gehen auf die häufigsten Fehler ein, die bei der Erstellung auftreten können. So können Sie diese Fehler von Anfang an vermeiden. ## Welche Herausforderungen Unternehmen bei der Erstellung von How-to-Guides haben. Die größte Hürde für Unternehmen bei der Erstellung hochwertiger Dokumentation ist der Zeit- und Arbeitsaufwand, der dafür nötig ist. Selbst wenn bereits Anleitungen vorhanden sind, besteht der zweite Schritt darin, sicherzustellen, dass diese Anleitungen stets korrekt sind. Das bedeutet, dass sie den neuesten Standards entsprechen oder die aktuellste Version einer Anwendung widerspiegeln sollten. Es überrascht nicht, dass es schwierig sein kann, Mitarbeitende zu finden, die bereit oder in der Lage sind, benutzerfreundliche How-to-Guides zu erstellen. Nur sehr wenige Unternehmen beschäftigen professionelle technische Redakteurinnen und Redakteure, sodass die Dokumentation häufig bei der IT-Abteilung landet, die im Tagesgeschäft ohnehin schon ausgelastet ist. Für Unternehmen ist es sehr wichtig, ein System für die Dokumentationserstellung zu haben. Dieses System hilft jeder Abteilung, hochwertige Anleitungen und Dokumentationen zu erstellen. Damit das gelingt, braucht es Zeit, Kapazitäten und Ressourcen, Wissen sowie die richtigen Tools. Erst dann können Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die gute Dokumentation bietet. ## Welche gängigen Formate gibt es für How-to-Guides – und welches ist das richtige für Sie? Vielleicht möchten Sie einen How-to-Guide erstellen oder neuen Teammitgliedern einen Prozess erklären. Vielleicht müssen Sie einen Workflow dokumentieren, der nur alle paar Jahre durchgeführt wird. Doch zuerst müssen Sie immer dieselbe Frage beantworten: In welchem Format sollen diese Anleitungen bereitgestellt werden? Anleitungen, How-to-Guides oder Handbücher gibt es in vielen unterschiedlichen Formaten. Sie können Ihre Inhalte schriftlich oder per Video vermitteln. Es gibt auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots, die in der Regel von schriftlichen Erklärungen begleitet werden. Interaktive Guides können online aufgerufen werden oder die Bedienelemente direkt in der verwendeten Anwendung überlagern. Welche Art von Anleitung für Sie am besten geeignet ist, hängt natürlich vom Kontext ab, davon, welche Tools Ihnen zur Verfügung stehen, und davon, wie viel Zeit Sie für die Erstellung dieser Dokumente haben. Videoanleitungen lassen sich zum Beispiel schnell produzieren – aber nicht jeder (=niemand!) möchte sich ein 60-minütiges Video ansehen, um einen Prozess zügig abzuschließen, und sucht stattdessen lieber per „CTRL + F“ die passende Stelle in einer Anleitung. Es ist entscheidend, dass Sie verschiedene Arten von Arbeitsanweisungen verstehen und im Blick behalten, welche für Sie am effektivsten ist. #### Schriftliche Anleitungen Die am häufigsten verwendete Art von Arbeitsanweisung in Unternehmen ist die schriftliche Dokumentation. Sie besteht aus einem Text, der alle relevanten Informationen enthält. Textanleitungen eignen sich sehr gut für übergeordnete Prozesse, beschreiben abstrakte Abläufe oder bringen übergreifende Themen auf den Punkt. Wenn es konkreter wird und Sie einen Prozess oder ein Produkt wie eine Softwareanwendung detailliert beschreiben müssen, sind bebilderte Anleitungen besser geeignet. #### Die bebilderte Anleitung Bebilderte Anleitungen oder Schritt-für-Schritt-Guides sind sehr beliebt, aber noch nicht so verbreitet wie schriftliche Anleitungen. Bebilderte How-to-Guides enthalten häufig Screenshots und visuelle Elemente, mit denen sich selbst sehr komplexe Programme leicht zeigen und erklären lassen. Mithilfe von Hervorhebungen und Tags können sie die Aufmerksamkeit der Betrachtenden auf die wichtigsten Bereiche einer Anleitung lenken. Neben der Offline-Bereitstellung oder sogar als gedrucktes Handbuch können bebilderte Anleitungen auch elektronisch verteilt werden, z. B. über eine Wissensdatenbank. Allerdings gibt es einen möglichen Nachteil bei diesen Anleitungen. Wenn es keine standardisierten Tools oder einen schlanken Dokumentationsprozess gibt, werden bebilderte Anleitungen in den meisten Fällen mit einem Screenshot-Tool und Word erstellt. Das kann sehr schnell sehr mühsam werden. Ohne die richtigen Tools müssen Sie alles manuell erledigen: Screenshots erstellen, Texte schreiben und zusätzlich das Tagesgeschäft bewältigen. Das stört den Workflow und raubt Mitarbeitenden wertvolle Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Die gute Nachricht: Sie können sich diesen Aufwand sparen, wenn Sie Tools nutzen, die jeden Schritt automatisch im Hintergrund dokumentieren, während Sie eine Aufgabe ausführen. Sie müssen Ihre Arbeit nicht unterbrechen – die Dokumentation wird für Sie erledigt. Es gibt inzwischen mehrere solcher Tools auf dem Markt; einen Überblick finden Sie in unserem [Blogbeitrag zu verschiedenen Dokumentationstools](https://getflowshare.com/7-software-documentation-tools-that-simplify-your-life/). Wenn Sie eine Vielzahl von Anwendungen dokumentieren müssen, kann Ihnen unsere Dokumentationssoftware FlowShare dabei helfen. ##### Wann benötigen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung? Bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen eignen sich besonders für Softwaredokumentation oder detaillierte Bedienungsanleitungen, die einen komplexen Prozess in einem Programm abbilden. #### Videoanleitungen Video-Tutorials oder Screencasts sind ein beliebtes Mittel, um How-to-Guides zu dokumentieren – einfach, weil die Anleitung scheinbar genau in der Zeit entsteht, die man für die Durchführung des Prozesses benötigt. Doch dieser Eindruck täuscht: Ein gut produziertes Video kostet dennoch zusätzliche Zeit. Zumal es komplett neu aufgenommen werden muss, sobald sich ein Prozess ändert. Und das passiert häufiger, als den meisten lieb ist: neue Software-Updates, aktualisierte Prozesse oder komplett neue Anwendungen erfordern, dass Sie Ihr Video erneut aufnehmen. Sie sollten Ihre Tutorials nur dann als Video erstellen, wenn es wirklich keine andere Option gibt. Es gibt deutlich effizientere Tools zur Erstellung von Tutorials – darunter unsere [Dokumentationssoftware FlowShare.](https://getflowshare.com/de/) FlowShare erfasst jeden Schritt Ihres Prozesses, während Sie ihn ausführen – unabhängig davon, welches Programm Sie dokumentieren. Das Ergebnis ist eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der jeder Ihren Prozess genau so ausführen kann, wie Sie ihn festgelegt haben. #### Interaktive Anleitungen Diese Handbücher werden vor allem in Softwaresystemen eingesetzt, die standardisierte Prozesse enthalten. Neue Nutzerinnen und Nutzer sowie Kundinnen und Kunden können durch das Produkt geführt werden und sehen die wichtigsten Funktionen, während sie sich im System bewegen. Eine weitere Möglichkeit interaktiver Anleitungen sind Simulationen. ## Die 5 größten Fehler, die Organisationen bei der Erstellung von How-to-Guides machen – und wie Sie sie vermeiden. ### 1. Die Anleitungen sind nicht aktuell Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres, als viel Zeit in ein Handbuch oder die Aufnahme eines Schulungsvideos zu investieren, nur um festzustellen, dass es innerhalb kürzester Zeit veraltet ist. Der häufigste Grund dafür sind Software-Updates. Sie sollten auf solche Fälle vorbereitet sein und einen Prozess etablieren, mit dem Sie Arbeitsanweisungen schnell aktualisieren können. Dann müssen Sie nie wieder von vorne anfangen, wenn sich im Prozess nur ein paar Schritte ändern. Es sollte möglich sein, Kommentare zu bestehenden Dokumenten zu hinterlassen. Wenn Sie zum Beispiel ein internes Wiki nutzen, gibt es möglicherweise eine Kommentarfunktion. Oder es gibt am Arbeitsplatz eine Möglichkeit, Feedback zu Dokumenten zu geben, die Sie gerade ansehen. So erhalten Sie echtes Feedback von den Leserinnen und Lesern der Handbücher. Legen Sie außerdem einen regelmäßigen Rhythmus fest, um Ihre Arbeitsanweisungen auf notwendige Updates zu prüfen. Mit FlowShare können Sie Prozesse ganzheitlich aufzeichnen – und gleichzeitig einzelne Schritte ganz einfach hinzufügen oder löschen oder neue Schritte in bestehende Anleitungen einfügen. ### 2. Die Anleitungen sind nicht detailliert genug Wenn Fachleute Prozesse dokumentieren, passiert es leicht, dass Schritte, die sie als selbstverständlich ansehen, übersprungen werden und später in den Arbeitsanweisungen fehlen. Das kann ein Tastenkürzel an einer entscheidenden Stelle sein oder ein Dialog bzw. eine Eingabe, die schneller erfolgt, als sie dokumentiert wurde. Meist dokumentieren die Personen einfach weiter, ohne zurückzugehen und diesen Schritt nachträglich zu erfassen. Wenn Sie also Expertenwissen zu dem haben, was Sie dokumentieren, versetzen Sie sich in die Lage einer fachfremden Person. Gehen Sie lieber von weniger Wissen aus als von mehr – auch wenn das bedeutet, ein paar Sätze mehr zu schreiben und scheinbar kleine Schritte zu dokumentieren. Ein weiterer Grund für fehlende Details ist der Aufwand, jeden Schritt zu erfassen und jeden Screenshot zu erstellen. Da FlowShare jeden Ihrer Schritte erfasst, erstellt es eine vollständige Anleitung zu Ihrem Prozess: Kein Schritt wird ausgelassen, und Sie können sich als Profi auf das konzentrieren, was Sie am besten können – während die Anleitung automatisch im Hintergrund erstellt wird. ### 3. Die Anleitungen sind schwer zu verstehen In der Regel gibt es zwei Hauptgründe, warum Anleitungen schwer zu verstehen sind. - Erstens: der Inhalt – die Autorinnen und Autoren wissen nicht genau, was sie schreiben sollen. Sie versuchen, alle Informationen in ein Handbuch zu packen, was dazu führt, dass Leserinnen und Leser es nicht verstehen. - Zweitens: die Form bzw. das Layout der Anleitung – was auch zum nächsten Fehler führt. ### 4. Die Anleitungen sind nicht übersichtlich gestaltet. Selten haben die Verantwortlichen für die Erstellung von How-to-Guides Erfahrung im Grafikdesign. Manche wissen nicht, wie man ein Handbuch gestaltet oder Vorlagen für die Dokumentation erstellt. Dadurch fällt es ihnen schwer, ihr Wissen effektiv an andere weiterzugeben. Was sie mühsam in Word zusammenstellen, ist für Leserinnen und Leser schwer zu erfassen. Meist fehlt ein geeignetes, klares Layout oder eine gute Struktur. Um unübersichtliche und schwer verständliche Dokumentation zu vermeiden, geben Sie klare Vorgaben, wie Anleitungen aussehen sollen – zum Beispiel durch einheitliche Vorlagen für SOPs, Bedienungsanleitungen, Dokumentation und Arbeitsanweisungen. ### 5. Die Anleitungen enthalten keine Bilder ![FlowShare instructions for Google Analytics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/07/Google-Analytics-Anleitung-scaled-2-1024x522.jpg)Eine Textwand macht jedes Handbuch – egal wie sorgfältig es geschrieben ist – schwer verdaulich, besonders wenn Bedienelemente beschrieben werden. Selbst Branchenriesen produzieren Handbücher völlig ohne auch nur ein einziges Bild – [die meisten Handbücher von Google](https://support.google.com/analytics/answer/3467852?hl=en&ref_topic=1009620) enthalten zum Beispiel schlicht keine Bilder, um die Support-Anweisungen zu visualisieren. Statt einfach ein Bild zu verwenden, das zeigt, wo als Nächstes geklickt werden soll, entstehen umständliche, schwerfällige Textanleitungen. Und wozu? Selbst erfahrene Nutzerinnen und Nutzer müssen erst herausfinden, welcher Button genau gemeint ist – das führt zu Verzögerungen bei der Ausführung der Anweisungen. ### So vermeiden Sie die häufigsten Fehler Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie einen systematischen Ansatz für die Erstellung von Anleitungen etablieren, damit sie umfassend, aktuell, einheitlich und leichter verständlich sind. Wir empfehlen, Bilder in die Anleitungen aufzunehmen, damit sie leichter nachzuvollziehen sind und bei der Ausführung der dokumentierten Prozesse Zeit gespart wird. Wenn Sie von vornherein einen zuverlässigen Weg bevorzugen, all diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie sich FlowShare ansehen. Sobald FlowShare auf Ihrem Windows-Computer installiert ist, können Sie damit alles dokumentieren, was Sie am Computer tun. Sie erstellen automatisch detaillierte, bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie in ansprechenden Designs aus einer großen Auswahl an Vorlagen ganz einfach aktualisieren können. Der hohe Detailgrad sorgt dafür, dass auch Mitarbeitende mit geringen oder keinen Computerkenntnissen abgeholt werden. Sie können FlowShare kostenlos testen und innerhalb von 7 Tagen eine unbegrenzte Anzahl an Handbüchern damit erstellen. ## Die sichere Methode, How-to-Guides zu erstellen, die jeder versteht Sie möchten ein hochwertiges Handbuch erstellen? Dafür gibt es viele Methoden – und wir haben die wichtigsten Schritte hier für Sie zusammengefasst. Sie werden sehen: Es ist gar nicht so schwer. ### 1. Wählen Sie die relevanten Prozesse für die Dokumentation aus In jedem Team gibt es jemanden, der als Anlaufstelle für alle Fragen dient. Und auch wenn das für die Fragenden praktisch ist, verbringt die Person, die antwortet, viel Zeit damit, Prozesse zu erklären – immer wieder – statt ihre eigene Arbeit zu erledigen. Das muss nicht so sein. Gerade bei wiederkehrenden Fragen zu bestimmten Arbeitsprozessen ist es sinnvoll, diese als How-to-Guide festzuhalten. Sammeln Sie Fragen und Probleme und verschaffen Sie sich einen Überblick über die Kernprozesse Ihres Unternehmens. Ein guter Anlass dafür ist zum Beispiel, wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter ins Team kommt. Diese Person muss all diese Arbeitsprozesse kennen und schnell eingearbeitet werden – warum also nicht die Gelegenheit nutzen, sie zu dokumentieren? ### 2. Kennen Sie das Produkt oder den Prozess, den Sie dokumentieren möchten, in- und auswendig Bevor Sie etwas dokumentieren, müssen Sie es kennen. Und wirklich kennen. In den meisten Teams werden Prozesse nicht auf genau eine Weise erledigt, sondern jedes Teammitglied hat seine eigene Vorgehensweise. Fehlt jedoch ein standardisierter Prozess, kann das zu Verwirrung darüber führen, wie Dinge tatsächlich zu erledigen sind. Idealerweise identifizieren Sie daher die Best Practice und dokumentieren sie, damit alle sie übernehmen können. ### 3. Erfassen Sie alle Schritte, die notwendig sind, um eine bestimmte Aufgabe auszuführen. Als Profi haben Sie einen Prozess möglicherweise so verinnerlicht, dass Ihnen die einzelnen Klicks und Aktionen, die zur Ausführung nötig sind, gar nicht mehr bewusst sind. Achten Sie besonders bei der Dokumentation von Abläufen in Software auf weniger offensichtliche Schritte wie Tastenkürzel oder Tastenkombinationen. Auch diese müssen Sie dokumentieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Textbeschreibungen verfassen, die alle wesentlichen Schritte abdecken. ### 4. Geben Sie Ihren How-to-Guides ein Inhaltsverzeichnis Wenn Ihre Anleitungen mehr als 15 Schritte enthalten, sollten Sie sie immer mit einem Inhaltsverzeichnis strukturieren. Dazu können Sie zusammengehörige Schritte in Abschnitte gruppieren, damit sie leichter zugänglich sind. Da oft nur ein Teil der Dokumentation relevant ist, sorgt ein Inhaltsverzeichnis mit diesen Abschnitten dafür, dass Nutzerinnen und Nutzer Ihres Handbuchs den relevanten Teil schnell finden. ### 5. Sparen Sie nicht mit Grafiken, Bildern und Screenshots der wichtigsten Benutzeroberflächen Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wenn Sie Benutzeroberflächen eines Produkts zeigen, verwenden Sie passende und aktuelle Visuals des Programms. Konzentrieren Sie sich pro Schritt auf den relevanten Bereich, statt immer den gesamten Desktop zu zeigen. So sehen die Betrachtenden direkt, worauf es ankommt, statt sich durch endlosen Text zu kämpfen. Zusätzlich können Sie auch Grafiken einsetzen, wenn Sie einen wichtigen Aspekt hervorheben möchten. ### 6. Schaffen Sie klare Hierarchien mit guten Designvorlagen für Ihren How-to-Guide Erstellen Sie klare Hierarchien aus Überschriften, Bildern und beschreibendem Text – am besten mit einer vorhandenen Vorlage oder mit einem Dokumentationstool, in dem Sie aus vielen Designvorlagen wählen können, um Ihre Dokumentation ansprechend zu gestalten. ### 7. Geben Sie Ihren How-to-Guides ein professionelles Erscheinungsbild Gute Vorlagen dienen nicht nur dazu, Ihnen eine gute Struktur zu geben. Die besten Vorlagen lassen Ihre Dokumentation außerdem so wirken, als wäre sie professionell gestaltet worden. Der Aufwand lohnt sich – denn gut gestaltete Dokumente werden von Leserinnen und Lesern besser angenommen. Mitarbeiterhandbücher im Corporate Design fördern zum Beispiel sogar den Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl zur Organisation. ### How-to-Guides mit wenig Aufwand erstellen Wenn Sie die oben genannten Schritte umsetzen möchten, aber das nicht alles manuell erledigen wollen, kann Ihnen unser Dokumentationstool FlowShare viel mühsame Arbeit abnehmen. FlowShare zeichnet Ihren Prozess auf, während Sie ihn ausführen. Es erstellt Screenshots zu jedem Schritt, schreibt kurze Anweisungen, wo geklickt werden soll, und fügt visuelle Markierungen zu Ihrem Prozess hinzu. ![Bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung für Google Analytics, erstellt mit FlowShare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Mockup-2-1024x576-1.webp)Es setzt Ihre Schritte automatisch zu einer verständlichen Anleitung zusammen. ![FlowShare fügt die erfassten Schritte automatisch zu einer Anleitung zusammen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Formats-FlowShare_-1.png)Diese können Sie in vorgefertigte Vorlagen exportieren – so werden Ihre Guides zum Hingucker, ganz ohne Design-Erfahrung. So erstellen Sie mit wenig Aufwand professionelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen und machen Ihre Arbeitsprozesse für alle verständlich. ## Keine Anleitung ist auch keine Lösung Es braucht Zeit und Erfahrung, um die Folgen zu erkennen, die es für Ihr Unternehmen haben kann, Prozesse nicht zu dokumentieren. Prozesse werden schlicht nicht optimiert; es gibt nie nur den einen besten Weg, etwas zu tun, sondern jeder macht es so, wie er oder sie es für richtig hält. Diese Unklarheit führt außerdem dazu, dass Mitarbeitende oft nicht wissen, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind – was Zeitverlust und Fehler verursacht. Die Produktivität leidet darunter. Denken Sie immer noch, es sei „nur“ ein Prozess und Dokumentation nicht so wichtig? Haben Sie Fragen oder möchten Sie Ihre Dokumentationsprozesse beschleunigen? ## FAQs #### Was gehört in eine gute Schritt-für-Schritt-Anleitung? Ein Arbeitsschritt pro Abschnitt, ein Screenshot, der zeigt, wo geklickt wird, und keine stillschweigend übersprungenen Zwischenschritte. Die meisten Anleitungen scheitern daran, dass die schreibende Person den Prozess längst kennt und genau den Klick auslässt, der alle anderen aufhält. #### Text, Bild oder Video: welches Format passt? Für Aufgaben, die jemand parallel mitmacht, gewinnt die bebilderte Anleitung. Sie lässt sich anhalten, durchsuchen und im eigenen Tempo abarbeiten. Video eignet sich, um Zusammenhänge zu erklären, ist aber in der Pflege teuer, sobald sich die Oberfläche ändert. #### Reicht Word, oder brauchen wir eine Software? Für eine einzelne Anleitung reicht Word. Ab der zehnten wird das Zuschneiden, Nummerieren und Austauschen von Screenshots zum eigentlichen Aufwand. Genau diesen wiederkehrenden Teil nimmt Ihnen eine Dokumentationssoftware ab, nicht das Formulieren. #### Wie lange dauert es, eine Anleitung zu erstellen? Etwa so lange, wie der Prozess einmal ausgeführt wird. FlowShare zeichnet jeden Klick während der Arbeit auf und erzeugt daraus den Entwurf samt Screenshots. Daher der rund zehnfache Zeitunterschied gegenüber dem manuellen Einfügen von Screenshots. **Categories:** Process Documentation --- ## Pages ### [FlowShare](https://getflowshare.com/) **Published:** February 21, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Process Documentation Software ## With Full Data Control #### Your team knows the process. FlowShare documents it. Automatic step-by-step guides for any Windows or web application [ Talk to Sales ](/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial/) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ More Case Studies ](/case-studies/) ## Documentation is ### Painful. We fix that. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word takes hours you don’t have ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation is inconsistent, unclear or outdated ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Employees leave and take crucial know-how with them #### Operational Challenges ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Same questions come up over & over again ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### You have to rely on expensive consultants to fix things ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Other tools are cloud-dependent and not compliant ### Record Once. ### Export Everywhere. #### 1. Capture Automatically Start FlowShare on Windows: every click is auto-captured as you go through your workflow. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ![GIF - -Generate - -with-text_arrow.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) #### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. #### 3. Export Export your guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share in seconds. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ![GIF - -Share - -with-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) #### 4. Share Publish guides to the FlowShare Portal or to tools you already use like Confluence, Sharepoint and more. [ Talk to Sales ](/lets-talk/) #### See FlowShare in Action #### A quick look at how effortlessly you can document any process with automated screenshots and step-by-step guidance. [ Talk to Sales ](/lets-talk/) ##### Built for Enterprise Teams: ##### Simple, Local and Secure. FlowShare is built for organizations that care about speed, consistency, and data protection. Install it locally, connect it to any software, and ship documentation your teams actually use. ![Documents your process as you work](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Documents-your-process-as-you-work.png) ### Document Automatically As You Work FlowShare records each step, automatically generating screenshots and text without interrupting your workflow. ![SAP GUI recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/SAP-GUI-recording.png) ### Works with any software From SAP GUI and desktop applications to modern browser tools: if you can click it, FlowShare can document it. ![process documentation on windows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Works-with-any-application-on-Windows.png) ### Privacy-first, local by design Capturing happens locally on Windows and stays on the device unless you choose to share it, supporting enterprise security needs. ![10+ Export Templates​](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Templates​.png) ### Single source, multiple formats Export guides as PDF, Word, HTML, PowerPoint and more, so documentation fits into your existing workflows. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ### Built for global teams Create documentation once and automatically translate it into 29+ languages. ![10+ integrations: Confluence, SharePoint, HeyGen, Obsidian, Synthesia, Guru, Avendoo, Know How](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/10-integrations-with-the-tools-your-team-already-uses.png) ### Fits your IT landscape Publish and share FlowShare guides in tools like SharePoint and Confluence, where teams already work. [ Discover more FlowShare Features ](/features/) #### Why Teams #### Choose FlowShare ### To create step-by-step guides #### FlowShare helps teams document processes faster, keep knowledge consistent, and make onboarding and support easier. ![faster documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/faster-documentation_homepage.svg)### 10× faster documentation. Automatic screenshots and steps eliminate manual copy-paste work. ![consistent documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/consistant-results_homepage.svg)### Consistent results every time. Standardize how guides look and feel, no matter who creates them. ![smart documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/intuitve_homepage.svg)### Intuitive for everyone. Anyone can create guides in minutes, no design or technical skills required. [ Discover Process Documentation Solutions ](/industries/) ##### Talk to Sales A quick look at how effortlessly you can document any process with automated screenshots and step-by-step guidance. Fast implementation & rollout Flexible plans for Pro & Enterprise [ Let’s Talk ](/lets-talk/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) #### Key Use Cases for Fast, Consistent #### Process Documentation #### Whether you train new employees, support customers, or run internal operations, FlowShare captures your desktop actions and turns complex software workflows into simple, repeatable guides. [ ![Employee Onboarding process documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Employee-Onboarding.png) ### Employee Onboarding Create step-by-step guides for new hires that reduce training time by up to 50%. ](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) [ ![Customer Support & Help Centers](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Customer-Support-Help-Centers.png) ### Customer Support & Help Centers Document workflows once and reuse them in FAQs, knowledge bases, or ticket replies. ](/use-cases/process-documentation/) [ ![Internal Process Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Internal-Process-Documentation.png) ### Internal Process Documentation Standardize recurring tasks across departments and ensure everyone follows the same steps. ](/use-cases/process-documentation/) [ ![Software Rollouts (ERP, DMS..)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Software-Rollouts-ERP-DMS.png) ### Software Rollouts (ERP, DMS..) Quickly document new tools or system processes for employees or clients. ](/use-cases/erp-documentation/) [ Explore Use Cases ](/use-cases/) #### Proven ROI for #### Fast-Growing Teams #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale process documentation across the organization. The result: ![standardized documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-documentation0Dicon.svg) ### 100% standardized documentation Keep all teams aligned with consistent, branded documentation across tools and languages. ![Faster onboarding](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/faster-onboardingicon.svg) ### 50% Faster Onboarding Empower new hires to learn through automated, interactive guides instead of relying on shoulder tapping. ![Low Cost Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/lower-costsicon.svg) ### 70% lower costs Cut training costs, support time, live training sessions, and minimize the need for external consultants. ![Time save documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/time-savedicon.svg) ### 90% Time Saved Create guides automatically with instant capture and formatting for dramatically faster documentation. [ Talk to Sales ](/lets-talk/) > ###### 4.8 average rating from 66 reviews on [Capterra](https://www.capterra.com/p/202989/FlowShare/), [G2](https://www.g2.com/products/flowshare/reviews), [OMR](https://omr.com/de/reviews/product/flowshare) and [SourceForge](https://sourceforge.net/software/product/FlowShare/) #### What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation Software. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Reviews ](/reviews/) #### Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about process documentation software before getting started. What is FlowShare? FlowShare is process documentation software for Windows. It records every click as you work, captures a screenshot of each step, and turns the sequence into an annotated step-by-step guide you can export to Word, PDF or PowerPoint. Capture runs locally on your own machine. Who makes FlowShare? FlowShare is developed by miraminds GmbH, a software company based in Germany. It is built for Windows-based, on-premises environments and used by organisations in regulated sectors including manufacturing, utilities, public administration, healthcare and logistics. How much time will I really save? Documentation stops being a separate task. Instead of performing a process, then screenshotting, cropping and writing it up afterwards, FlowShare records it while you work and hands you a draft guide. The saving comes from removing the second pass entirely, which is most of the effort. Will FlowShare help me if I hate doing documentation? That is who it is built for. There is no blank page to start from: you perform the task as normal and the steps, screenshots and draft text already exist when you stop recording. What remains is checking the wording, not authoring a document. Is FlowShare safe to install? FlowShare makes no changes to system directories and writes only to its own registry keys, which is why it passes most strict IT reviews. Windows may show a SmartScreen prompt during installation, which is expected. We publish a technical information document written for IT to review. Is FlowShare safe to use in terms of privacy? Yes. FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/): a locally operated Windows application. Captured processes and exported guides stay on the machine that recorded them, nothing is uploaded during capture, and you decide alone what gets shared or published. Is there a Mac or Linux version? Not currently, and not planned. FlowShare is [software for Windows](https://getflowshare.com/features/windows/) and runs on Windows 10 and 11, including Citrix and terminal server environments. We cannot help Mac or Linux users, and it is better you know that now than after a trial. What if I am not good with tech? FlowShare is used by people who document as a small part of a much larger job, not by technical writers. If you can perform the task, you can record it, because the capture happens while you work rather than afterwards. There is nothing to design and nothing to format. Can I create videos with FlowShare? No. FlowShare is not a screencast tool. It is still worth a look if you produce software training videos: a guide takes about as long to make as a recording, and when the process changes you update the affected steps instead of re-recording the whole video. Will FlowShare work with my application? It works with most Windows applications, including legacy systems, custom internal tools and anything in a browser, and a dedicated connector handles [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/). We will not promise compatibility with every application in existence, but you can confirm yours within minutes of starting a trial. The only device requirement is a 64-bit system. How big are the documents created with FlowShare? Small enough not to be a consideration. File size depends on your screen resolution, the number of steps and the export format. As a reference point, a 200-step Word document at HD resolution is roughly 20MB, against several hundred megabytes for a video o Does FlowShare make any changes to my system after installation? No. It does not write to system directories and touches the registry only within its own keys. If your policy blocks installation altogether, FlowShare can be run from a portable zip archive instead, which requires no installation at all. #### Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Alle Funktionen](https://getflowshare.com/features/) **Published:** May 19, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Alles, was FlowShare kann. ## An einem Ort. #### Von automatischer Aufzeichnung bis zum KI-gestützten Teilen. Entdecken Sie den vollständigen Funktionsumfang von der FlowShare Desktop-Anwendung, dem Portal und den interaktiven Demos. [ Kostenlos testen ](/free-trial/) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Highlight-Funktionen #### FlowShare Desktop-Erfassung Erfassen Sie jeden Prozess auf Ihrem Windows-PC. Erhalten Sie in wenigen Minuten eine professionell aufbereitete Schritt-für-Schritt-Anleitung. [ Entdecken ](https://getflowshare.com/de/funktionen/desktop-aufzeichnung/) [ ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) ](https://getflowshare.com/de/funktionen/desktop-aufzeichnung/) #### FlowShare Portal Die zentrale Wissensdatenbank Ihres Teams mit integriertem KI-Assistenten. Organisieren, teilen und Zugriffe steuern. [ Entdecken ](https://getflowshare.com/de/funktionen/flowshare-portal/) [ ![FlowShare Portal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Portal.png) ](https://getflowshare.com/de/funktionen/flowshare-portal/) #### Interaktive FlowShare-Demo Machen Sie aus jeder Anleitung eine klickbare Simulation. Trainieren Sie mit Anleitung, testen Sie ohne Hinweise. [ Entdecken ](https://getflowshare.com/de/funktionen/interaktive-demo/) [ ![FlowShare Interactive demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Interactive-Demo.png) ](https://getflowshare.com/de/funktionen/interaktive-demo/) ## Alle Funktionen ## auf einen Blick [ Aufzeichnen ](#cap) [ Bearbeiten ](#edit) [ Branding und Export ](#brnd) [ Portal ](#pr) [ Einrichtung und Bereitstellung ](#st) ## Aufzeichnen ![capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Documents-your-process-as-you-work.png) ##### Dokumentiert Ihren Prozess, während Sie arbeiten Aufnahme starten, Aufgabe erledigen, stoppen. Jeder Klick, jede Eingabe und jeder Bildschirm wird erfasst, ohne Ihren Workflow zu unterbrechen. ![Lokales Dokumentations-Tool für Windows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Works-with-any-application-on-Windows.png) ##### Funktioniert mit jeder Anwendung unter Windows Desktop-Software, Browser-Apps oder benutzerdefinierte Tools. Was auch immer Sie anklicken können – FlowShare kann es dokumentieren. ![clicks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Automated-click-arrow.png) ##### Automatische Klickpfeile Jeder Screenshot erhält einen Pfeil, der genau zeigt, wo Sie geklickt haben. Automatisch platziert, ohne manuellen Aufwand. ![automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/AI-powered-text-descriptions.png) ##### KI-gestützte Textbeschreibungen FlowShare liest jede Schaltfläche und jedes Feld, das Sie anklicken, und erstellt automatisch eine Schrittbeschreibung. Jeder Schritt enthält sofort nutzbare Anweisungen. ![step by step guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Step-Combine.png) ##### Schritt-Kombination Aufeinanderfolgende Klicks werden zu einem einzigen kommentierten Bild zusammengeführt. Kürzere Anleitungen, einfacher zu befolgen. ![SAP GUI recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/SAP-GUI-recording.png) ##### SAP-GUI-Aufzeichnung Erfassen Sie SAP-Prozesse in SAP GUI mit Details auf Elementebene. FlowShare erkennt SAP-spezifische UI-Komponenten und erstellt präzise Beschreibungen. ## Bearbeiten ![Bulk crop](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-crop.png) ##### Mehrfach-Zuschnitt Wenden Sie denselben Zuschnitt auf alle Screenshots gleichzeitig an. Entfernen Sie Taskleisten, Seitenleisten oder irrelevante Bereiche in Ihrer gesamten Anleitung in Sekunden. ![Bulk blur](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-blur.png) ##### Mehrfach-Unkenntlichmachung Wählen Sie einen Bereich zum Weichzeichnen aus, und FlowShare findet jeden Schritt, in dem dieses Element erscheint. Sensible Daten überall unkenntlich machen – mit einer Aktion. ![Rectangle and area markup](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Rectangle-and-area-markup.png) ##### Rechteck- und Bereichs-Markup Heben Sie Bildschirmbereiche mit Rechtecken hervor, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Felder, Schaltflächen oder Bereiche zu lenken. ![Move and rotate arrows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Move-and-rotate-arrows.png) ##### Pfeile verschieben und drehen Passen Sie Position und Winkel der Klickpfeile an, wenn die automatische Platzierung eine Korrektur braucht. ![Edit text descriptions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Edit-text-descriptions-1.png) ##### Textbeschreibungen bearbeiten Formulieren Sie jede Schrittbeschreibung um. Fett, kursiv, unterstrichen, Aufzählungen, nummerierte Listen, Links und Farbauszeichnungen werden unterstützt. ![Add headlines to structure your flow](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Add-headlines-to-structure-your-flow.png) ##### Fügen Sie Überschriften hinzu, um Ihren Flow zu gliedern Fügen Sie Überschriften hinzu, um Ihren Flow zu strukturieren und in bestimmten Exportformaten ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. ![add screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/add-screenshots.png) ##### Zusätzliche Screenshots einfügen Fügen Sie zusätzliche Folien für Kontext, Einleitungen oder Schritte hinzu, die nicht automatisch erfasst wurden. ![Edit externally in Paint, Snagit or Paint.net](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Edit-externally-in-Paint-Snagit-or-Paint.net_.png) ##### Extern in Paint, Snagit oder Paint.net bearbeiten Öffnen Sie jeden Screenshot in Paint, Snagit oder Paint.net für erweiterte Bearbeitung und übernehmen Sie ihn anschließend wieder in FlowShare. ## Branding und Export ![Your brand, every guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Your-brand-every-guide-1.png) ##### Ihre Marke, jede Anleitung Legen Sie Logo, Markenfarben, Schriftarten und Pfeilstile einmal fest. Jede Anleitung, die Ihr Team exportiert, wird automatisch passend formatiert. ![Multiple arrow styles](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Multiple-arrow-styles-1.png) ##### Mehrere Pfeilstile Wählen Sie aus integrierten Pfeildesigns oder importieren Sie eigenes Markup passend zu Ihrer Marke. ![Custom arrow designs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Custom-arrow-designs-1.png) ##### Individuelle Pfeildesigns Laden Sie Ihr eigenes Klickpfeil-Markup hoch. Jeder Screenshot verwendet Ihr Design statt des Standards. ![custom Word and PowerPoint templates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/custom-Word-and-PowerPoint-templates-1.png) ##### Individuelle Word- und PowerPoint-Vorlagen Importieren Sie Ihre eigenen Unternehmensvorlagen für DOCX- und PPTX-Exporte. Unser Team stellt im Rahmen Ihres Onboardings die Kompatibilität sicher. ![translate documentation software](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### AutoTranslate Übersetzen Sie Ihre gesamte Anleitung mit einem Klick in 29 Sprachen mit DeepL. Einmal erstellen, weltweit teilen. ![Direct Integration](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/37.png) ##### 10+ Exportvorlagen Wählen Sie aus professionell gestalteten Vorlagen für PDF, Word, PowerPoint und HTML. ![Export to PDF](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PDF-1.png) ##### Als PDF exportieren Druckfertig, hochwertig und auf jedem Gerät anzeigbar. ![Export to Word (DOCX)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-Word-DOCX-1.png) ##### Export nach Word (DOCX) Bearbeitbare Dokumente, die Ihr Team weiter anpassen kann. ![Export to PowerPoint (PPTX)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PowerPoint-PPTX-1.png) ##### Export nach PowerPoint (PPTX) Ein Schritt pro Folie. Ideal für Präsentationen, Walkthroughs oder gedruckte Handouts. ![Export to HTML](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-HTML-1.png) ##### Export nach HTML Eine Webseitenversion Ihrer Anleitung. Hosten Sie sie überall oder öffnen Sie sie offline in jedem Browser. ![Interactive Demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Interactive-Demo-1.png) ##### Interaktive Demo Eine klickbare Simulation, in der Nutzer Schritt für Schritt durch den Prozess geführt werden. ![Interactive Assesment](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/31.png) ##### Interaktive Bewertung Nutzer navigieren den Prozess selbstständig, während FlowShare jeden Klick erfasst und die Genauigkeit bewertet. ![Export to SCORM](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-SCORM-1.png) ##### Export nach SCORM Packen Sie Ihre Anleitung oder interaktive Demo für jedes SCORM-kompatible LMS. Verfolgen Sie Abschluss und Ergebnisse. ![Export to xAPI](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-xAPI-1.png) ##### Export nach xAPI Fortgeschrittener E-Learning-Standard zur Nachverfolgung von Lernaktivitäten über Plattformen hinweg. ![Export to PNG](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PNG-1.png) ##### Export nach PNG Jeder Schritt als eigenständiges Bild. Praktisch, um einzelne Schritte in andere Dokumente oder Tools einzubetten. ![Export to MP4 video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-MP4-video-1.png) ##### Export als MP4-Video Eine Videoversion Ihrer Anleitung, lokal erstellt. Keine Kamera oder Schnittsoftware erforderlich. ![Export as AI-Avatar Video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-as-AI-Avatar-Video-1.png) ##### Export als KI-Avatar-Video Erstellen Sie KI-narrierte Videos mit HeyGen oder Synthesia. ![Über 10 Integrationen: Confluence, SharePoint, HeyGen, Obsidian, Synthesia, Guru, Avendoo, Know How](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/10-integrations-with-the-tools-your-team-already-uses.png) ##### Über 10 Integrationen mit den Tools, die Ihr Team bereits verwendet Veröffentlichen Sie Anleitungen direkt in Confluence, SharePoint, WordPress, Obsidian und mehr. Ein Klick aus FlowShare, kein Copy-and-Paste. ## Portal ![Flow Library](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Flow-Library-1.png) ##### Flow-Bibliothek Eine zentrale, durchsuchbare Bibliothek, in der Ihr Team alle veröffentlichten Anleitungen durchsucht. Statische und interaktive Demo-Formate nebeneinander. ![Labels and folders](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Labels-and-folders-1.png) ##### Labels und Ordner Organisieren Sie Ihre Flows nach Abteilung, Thema oder Projekt. So bleibt die Bibliothek auch beim Wachstum übersichtlich. ![Groups for access control](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Groups-for-access-control-1.png) ##### Gruppen für Zugriffskontrolle Erstellen Sie Mitgliedergruppen, verknüpfen Sie sie mit Labels und steuern Sie, welche Teams welche Anleitungen sehen. Ohne komplexe Berechtigungs-Setups. ![FlowShare Assist (AI assistant)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Assist-AI-assistant-1.png) ##### FlowShare Assist (KI-Assistent) Ihr Team stellt Fragen und erhält in Sekunden Antworten aus Ihren veröffentlichten Anleitungen. Mit Screenshots und Links zum exakten Schritt. ![Roles_ Admin, Author, Viewer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Roles_-Admin-Author-Viewer-1.png) ##### Rollen: Admin, Autor, Betrachter Klare Berechtigungsstufen. Admins verwalten die Organisation. Autoren veröffentlichen und verwalten Flows. Betrachter durchsuchen die Bibliothek und nutzen Assist. ![Invite members](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Invite-members-1.png) ##### Mitglieder einladen Fügen Sie Teammitglieder per E-Mail hinzu oder importieren Sie sie per CSV-Datei. Rollen direkt bei der Einladung vergeben. ![SSO (Microsoft)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SSO-Microsoft-1.png) ##### SSO (Microsoft) Anmeldung mit Microsoft-Anmeldedaten. Kein separates Passwort zu verwalten. ![Two-factor authentication](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Two-factor-authentication-1.png) ##### Zwei-Faktor-Authentifizierung Erzwingen Sie 2FA in Ihrer gesamten Organisation für sicheren Portalzugriff. ![Share and embed Flows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Share-and-embed-Flows-1.png) ##### Flows teilen und einbetten Jeder veröffentlichte Flow erhält einen teilbaren Link und einen Einbettungscode. Fügen Sie ihn in jede Website, jedes Wiki oder Help Center ein. ![Public and private Flows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Public-and-private-Flows-1.png) ##### Öffentliche und private Flows Legen Sie jeden Flow als öffentlich (über Link zugänglich) oder privat (nur für Mitglieder) fest. Standard ist privat. ![SEO indexing (optional)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SEO-indexing-optional-1.png) ##### SEO-Indexierung (optional) Markieren Sie bestimmte Flows als indexierbar, damit Kunden oder die Öffentlichkeit sie über Suchmaschinen finden können. ![Flow versioning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Flow-versioning-1.png) ##### Versionsverwaltung für Flow Laden Sie eine neue Version eines Flows hoch und behalten Sie den Überblick, wann Änderungen vorgenommen wurden. ![EU-hosted infrastructure](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/EU-hosted-infrastructure.png) ##### EU-gehostete Infrastruktur Portal-Backend, Datenbank und Speicher laufen in Frankfurt, Deutschland. KI-Funktionen laufen auf Azure OpenAI in der EU. ## Einrichtung und Bereitstellung ![Local installation (MSI)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Local-installation-MSI-1.png) ##### Lokale Installation (MSI) FlowShare wird lokal unter Windows 10 und 11 installiert. Keine Cloud-Abhängigkeit, keine Browser-Erweiterung. ![Portable version (ZIP)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Portable-version-ZIP-1.png) ##### Portable Version (ZIP) Führen Sie FlowShare aus einem ZIP-Archiv aus, ohne es zu installieren. Nützlich für eingeschränkte Umgebungen oder schnelle Tests. ![Runs on Citrix and terminal servers](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Runs-on-Citrix-and-terminal-servers-1.png) ##### Läuft auf Citrix- und Terminalservern Setzen Sie FlowShare Enterprise in virtuellen Desktop-Umgebungen ein. Kombinieren Sie es bei groß angelegten Einführungen mit einem gehosteten Lizenzserver. ![License server with reporting[Enterprise]](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/License-server-with-reportingEnterprise-1.png) ##### Lizenzserver mit Berichtsfunktion Ein gehosteter Lizenzserver, der die gleichzeitige Nutzung verwaltet und eindeutige Benutzer einschließlich eines Berichts verfolgt. ![Settings file distribution](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Settings-file-distribution-1.png) ##### Verteilung von Einstellungsdateien Exportieren Sie Ihre Konfiguration und verteilen Sie sie an jede FlowShare-Installation. Einheitliches Branding und Vorlagen vom ersten Tag an. ## Nachweisbarer ROI für ## schnell wachsende Teams #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100 % standardisierte Dokumentation Halten Sie alle Teams mit konsistenter, markengerechter Dokumentation über Tools und Sprachen hinweg auf dem gleichen Stand. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50 % schnellere Einarbeitung Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern, durch automatisierte, interaktive Anleitungen zu lernen, anstatt sich auf persönliche Unterstützung zu verlassen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70 % niedrigere Kosten Senken Sie Schulungskosten, Supportzeiten, Live-Schulungen und minimieren Sie den Bedarf an externen Beratern. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90 % Zeitersparnis Erstellen Sie Anleitungen automatisch mit sofortiger Erfassung und Formatierung für eine drastisch schnellere Dokumentation. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Entwickler: Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Placeholder image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images-2-1.png)### Michael Berater bei Retail SaaS Data Analytics ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [Weitere Fallstudien](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Kann ich alle Funktionen kostenlos testen? Ja. Die 7-tägige Testversion umfasst alle Funktionen der Professional-Version sowie „AutoTranslate“. Keine Kreditkarte, keine Einschränkungen. Nach Ablauf der Testphase entscheiden Sie, welches Abonnement zu Ihnen passt. Was ist in Enterprise im Vergleich zu Professional enthalten? Professional bietet Ihnen unbegrenzte Aufzeichnung, alle Exportformate, Portalzugriff und Integrationen. Enterprise ergänzt SAP-GUI-Aufzeichnung, individuelle Word-/PowerPoint-Vorlagen mit Onboarding-Support, einen Floating-License-Server und einen dedizierten Customer Success Manager. AutoTranslate ist bei Professional ein kostenpflichtiges Add-on, bei Enterprise bei Bedarf enthalten. Gibt es eine Mac- oder Linux-Version? Derzeit nicht. FlowShare läuft unter Windows 10 und 11. Es läuft auch auf Citrix und Terminalservern. Was steht auf der Roadmap? Wir entwickeln auf Basis von Kundenfeedback. Sehen Sie, was geplant ist, stimmen Sie über Funktionen ab und reichen Sie Ideen auf unserer öffentlichen Roadmap ein. \[[Roadmap ansehen →](https://feedback.getflowshare.com/)\] Wie funktioniert die Preisgestaltung? We have monthly and annual plans. Enterprise pricing is volume-based. Both include a 7-day free trial. \[[See pricing →](https://getflowshare.com/de/preisgestaltung/)\] #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [FlowShare](https://getflowshare.com/) **Published:** February 21, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Prozessdokumentation ## mit voller Datenkontrolle. #### Ihr Team kennt den Prozess. FlowShare dokumentiert ihn. Automatische Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede Windows- oder Webanwendung [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial/) ![img-1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![hero-imag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ### Dokumentation ist ### mühsam. Wir ändern das. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word kostet Stunden, die Sie nicht haben ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Dokumentation ist inkonsistent, unklar oder veraltet ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und nehmen entscheidendes Know-how mit #### Operative Herausforderungen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Immer wieder tauchen dieselben Fragen auf ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Sie müssen sich auf teure Berater verlassen, um Probleme zu lösen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Andere Tools sind cloudabhängig und nicht konform #### Einmal aufzeichnen. #### Überall exportieren. #### 1. Automatisch erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick wird automatisch erfasst, während Sie Ihren Workflow durchlaufen. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ![GIF - -Generieren - -mit-Text_Pfeil.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) #### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. #### 3. Exportieren Exportieren Sie Ihre Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zum Teilen in Sekundenschnelle. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ![GIF - -Teilen - -mit-Text_Pfeil.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) #### 4. Teilen Veröffentlichen Sie Anleitungen im FlowShare Portal oder auf Plattformen, die Sie bereits verwenden, wie Confluence, SharePoint und mehr. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ##### FlowShare in Aktion erleben #### Ein kurzer Einblick, wie mühelos Sie jeden Prozess mit automatisierten Screenshots und Schritt-für-Schritt-Anleitungen dokumentieren können. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ##### Entwickelt für Enterprise-Teams: ##### Einfach, lokal und sicher. FlowShare ist für Organisationen entwickelt, denen Geschwindigkeit, Konsistenz und Datenschutz wichtig sind. Installieren Sie es lokal, verbinden Sie es mit jeder Software und liefern Sie Dokumentationen, die Ihre Teams tatsächlich nutzen. ![Documents your process as you work](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Documents-your-process-as-you-work.png) ### Automatisch während der Arbeit dokumentieren FlowShare zeichnet jeden Schritt auf und generiert automatisch Screenshots und Texte, ohne Ihren Workflow zu unterbrechen. ![SAP GUI recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/SAP-GUI-recording.png) ### Funktioniert mit jeder Software Von SAP GUI und Desktop-Anwendungen bis hin zu modernen Browser-Tools: Wenn Sie es anklicken können, kann FlowShare es dokumentieren. ![process documentation on windows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Works-with-any-application-on-Windows.png) ### Privatsphäre zuerst, lokal konzipiert Die Erfassung erfolgt lokal unter Windows und verbleibt auf dem Gerät, sofern Sie sich nicht für eine Freigabe entscheiden – so werden die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen erfüllt. ![10+ Export Templates​](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Templates​.png) ### Eine Quelle, mehrere Formate Exportieren Sie Anleitungen als PDF, Word, HTML, PowerPoint und mehr, damit sich die Dokumentation in Ihre bestehenden Workflows einfügt. ![translate documentation software](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ### Für globale Teams entwickelt Erstellen Sie die Dokumentation einmal und lassen Sie sie automatisch in über 29 Sprachen übersetzen. ![Über 10 Integrationen: Confluence, SharePoint, HeyGen, Obsidian, Synthesia, Guru, Avendoo, Know How](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/10-integrations-with-the-tools-your-team-already-uses.png) ### Passt in Ihre IT-Landschaft Veröffentlichen und teilen Sie FlowShare-Anleitungen auf Plattformen wie SharePoint und Confluence, wo Ihre Teams bereits arbeiten. [ Entdecken Sie weitere FlowShare-Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ###### Warum Unternehmen ###### FlowShare wählen #### FlowShare hilft Organisationen, Prozesse schneller zu dokumentieren, Wissen konsistent zu halten und Onboarding und Support zu erleichtern. ![faster documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/faster-documentation_homepage.svg)### 10× schnellere Dokumentation. Automatische Screenshots und Schritte machen manuelles Kopieren und Einfügen überflüssig. ![consistant documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/consistant-results_homepage.svg)### Konsistente Ergebnisse. Standardisieren Sie das Erscheinungsbild von Anleitungen, unabhängig davon, wer sie erstellt. ![smart documenation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/intuitve_homepage.svg)### Intuitiv für jeden. Jeder kann in wenigen Minuten Anleitungen erstellen, ohne dass Design- oder technische Kenntnisse erforderlich sind. ##### Vertrieb kontaktieren Ein kurzer Einblick, wie mühelos Sie jeden Prozess mit automatisierten Screenshots und Schritt-für-Schritt-Anleitungen dokumentieren können. Schnelle Implementierung & Rollout Flexible Tarife für Pro & Enterprise [ Lassen Sie uns sprechen ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) ##### Wichtige Anwendungsfälle für schnelle, konsistente ##### Prozessdokumentation. #### Ob Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, Kunden unterstützen oder interne Abläufe steuern: FlowShare erfasst Ihre Desktop-Aktionen und verwandelt komplexe Software-Workflows in einfache, wiederholbare Anleitungen. [ ![Employee Onboarding process documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Employee-Onboarding.png) ### Onboarding von Mitarbeitern Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für neue Mitarbeiter, die die Einarbeitungszeit um bis zu 50 % verkürzen. ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/schulungshandbuecher-fuer-mitarbeiter/) [ ![Customer Support & Help Centers](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Customer-Support-Help-Centers.png) ### Kundensupport & Help Center Dokumentieren Sie Workflows einmal und verwenden Sie sie in FAQs, Wissensdatenbanken oder Ticket-Antworten wieder. ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) [ ![Internal Process Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Internal-Process-Documentation.png) ### Interne Prozessdokumentation Standardisieren Sie wiederkehrende Aufgaben abteilungsübergreifend und stellen Sie sicher, dass alle die gleichen Schritte befolgen. ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) [ ![Software Rollouts (ERP, DMS..)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Software-Rollouts-ERP-DMS.png) ### Software-Rollouts (ERP, DMS ...) Dokumentieren Sie schnell neue Tools oder Systemprozesse für Mitarbeiter oder Kunden. ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/erp-dokumentation/) [ Anwendungsfälle entdecken ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/) ##### Nachweisbarer ROI für ##### schnell wachsende Teams #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![standardized documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-documentation0Dicon.svg) ### 100 % standardisierte Dokumentation Halten Sie alle Teams mit konsistenter, markengerechter Dokumentation über Tools und Sprachen hinweg auf dem gleichen Stand. ![Faster onboarding](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/faster-onboardingicon.svg) ### 50 % schnellere Einarbeitung Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern, durch automatisierte, interaktive Anleitungen zu lernen, anstatt sich auf persönliche Unterstützung zu verlassen. ![Low Cost Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/lower-costsicon.svg) ### 70 % niedrigere Kosten Senken Sie Schulungskosten, Supportzeiten, Live-Schulungen und minimieren Sie den Bedarf an externen Beratern. ![Time save documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/time-savedicon.svg) ### 90 % Zeitersparnis Erstellen Sie Anleitungen automatisch mit sofortiger Erfassung und Formatierung für eine drastisch schnellere Dokumentation. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ##### Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/reviews/) [ Weitere Bewertungen ](https://getflowshare.com/de/reviews/) ###### Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Wie viel Zeit werde ich wirklich sparen? Wenn Ihr aktueller Dokumentationsprozess aus verschiedenen Tools und vielen manuellen Schritten besteht, kann FlowShare die Zeit, die Ihr Team für die Erstellung der Dokumente benötigt, im Durchschnitt um mindestens 75 % reduzieren. Probieren Sie es aus und sehen Sie selbst, wie viel Zeit Sie sparen können. Hilft mir FlowShare, wenn ich Dokumentation hasse? Wenn Sie unter einer Schreibblockade bei Dokumentationen leiden, dann ja – FlowShare hilft Ihnen beim Einstieg, da die Dokumentation während der Arbeit für Sie erledigt wird. Sie müssen sich nicht darum kümmern, Schritte einzeln zu erfassen und ein Dokument zusammenzustellen – FlowShare erledigt das für Sie! Wir werden nicht lügen, es ist immer noch etwas Aufwand erforderlich, aber nach den Erfahrungen unserer Kunden reduziert sich dieser um mindestens 80%. Ist die Installation von FlowShare sicher? FlowShare nimmt keine Änderungen in Systemverzeichnissen vor und ändert die Registry nur in den eigenen Verzeichnissen. Obwohl der Windows Smart Defender während des Installationsvorgangs erscheinen kann (dies ist ein regulärer Vorgang), ist FlowShare absolut sicher und sollte selbst den strengsten IT-Vorschriften standhalten. Wir haben speziell ein Dokument für Ihre IT zusammengestellt, um alle Fragen zu Risiken auszuschließen: [Technische Informationen über FlowShare.](https://getflowshare.com/de/technische-informationen-zu-flowshare/) Falls Sie FlowShare aufgrund von Sicherheitsrichtlinien in Ihrem Unternehmen dennoch nicht installieren können, können Sie auch ein ZIP-Archiv herunterladen, aus dem Sie FlowShare starten können, und trotzdem Ihre kostenlose Testversion nutzen! Ist FlowShare in Bezug auf den Datenschutz sicher? Ja, einmal installiert, ist FlowShare wie eine Blackbox :-). Es handelt sich um eine vollständig lokal bedienbare und bedienbare Desktop-Software. Ihre erfassten Prozesse und exportierten Anleitungen verbleiben auf Ihrem Gerät. Sie allein entscheiden, mit wem Sie Ihre aufgezeichneten Flows oder exportierten Anleitungen teilen. Gibt es eine Mac- oder Linux-Version? Derzeit nicht und nicht geplant. Leider können wir Mac- oder Linux-Benutzern nicht helfen. Was ist, wenn ich mich mit Technik nicht auskenne? Senioren nutzen FlowShare, um ihr Know-how weiterzugeben. Wenn sie es können, können Sie es auch. Kann ich mit FlowShare Videos erstellen? Ein Video ist veraltet, sobald es aufgenommen wurde – und wenn Sie Schulungsvideos für Software erstellen, sollten Sie FlowShare ausprobieren: Sie erhalten eine fertige Anleitung in der Zeit, die Sie sonst für die Videoaufnahme benötigen würden, und können diese ganz einfach aktualisieren, ohne alles neu aufnehmen zu müssen. Ein Video ist veraltet, sobald es aufgenommen wurde, und wenn sich ein Prozess ändert, müssen Sie das gesamte Video neu aufnehmen – in FlowShare hingegen können Sie jeden Prozess ganz einfach aktualisieren. Wird FlowShare mit meiner Anwendung funktionieren? Unsere maßgeschneiderte TrackingEngine, auf der FlowShare basiert, ermöglicht uns den Zugriff selbst auf hochgradig angepasste Anwendungen, die unter Windows und in Browsern laufen. Wir können zwar keine 100-prozentige Kompatibilität mit ALLEN Anwendungen weltweit versprechen, aber wir garantieren, dass Sie während Ihres Testzeitraums innerhalb weniger Minuten herausfinden können, ob FlowShare die Schaltflächen- und Elementbeschreibungen Ihrer Anwendung automatisch erfassen kann. Die einzige Voraussetzung auf Ihrem Gerät ist ein 64-Bit-System. Wie groß sind die mit FlowShare erstellten Dokumente? Die Größe sollte kein Problem darstellen, es sei denn, Sie verwenden ein Gerät aus den 90er Jahren. Im Vergleich zu einem 500 MB großen Video Ihres Prozesses erhalten Sie eine 20-seitige PDF-Anleitung. Die Dateigröße ist abhängig von - Ihre Bildschirmauflösung - Anzahl der Schritte in Ihrem Guide - gewähltes Exportformat Als Referenz: Ein exportiertes Word-Dokument mit 200 Schritten in HD-Auflösung ist etwa 20 MB groß. Nimmt FlowShare nach der Installation Änderungen an meinem System vor? Nein. FlowShare nimmt keine Änderungen in Systemverzeichnissen vor und ändert die Registry nur in den eigenen Verzeichnissen. Die Einführung von FlowShare in Ihrem Unternehmen sollte daher selbst unter strengen IT-Richtlinien reibungslos gelingen. ###### Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial/) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [All Features](https://getflowshare.com/features/) **Published:** May 19, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Everything FlowShare Can Do. ## In One Place. #### From automatic capture to AI-powered sharing. Explore the full set of features across FlowShare Desktop, the Portal, and Interactive Demos. [ Try for Free ](/free-trial/) [ Talk to Sales ](/lets-talk/) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Highlight Features #### FlowShare Desktop Capture Capture any workflow on your Windows machine. Get a polished, step-by-step guide in minutes. [ Explore ](/features/desktop-capture) [ ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) ](/features/desktop-capture) #### FlowShare Portal Your team’s central knowledge base with a built-in AI assistant. Organize, share, and control access. [ Explore ](/features/flowshare-portal) [ ![FlowShare Portal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Portal.png) ](/features/flowshare-portal) #### FlowShare Interactive Demo Turn any guide into a click-through simulation. Train with guidance, test without hints. [ Explore ](/features/interactive-demo) [ ![FlowShare Interactive demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Interactive-Demo.png) ](/features/interactive-demo) ## All Features ## At a Glance [ Capture ](#cap) [ Edit ](#edit) [ Brand and Export ](#brnd) [ Portal ](#pr) [ Setup and Deployment ](#st) ## Capture ![capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Documents-your-process-as-you-work.png) ##### Documents Your Process as You Work Start recording, do your task, stop. Every click, input, and screen is captured without interrupting your workflow. ![On-Premise Documentation Tool for Windows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Works-with-any-application-on-Windows.png) ##### Works with any application on Windows Desktop software, browser apps, or custom tools. If you can click it, FlowShare can document it. ![clicks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Automated-click-arrow.png) ##### Automatic click arrows Every screenshot gets an arrow showing exactly where you clicked. Placed automatically, no manual effort. ![automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/AI-powered-text-descriptions.png) ##### AI-powered text descriptions FlowShare reads every button and field you click and generates a step description automatically. Every step comes with ready-to-use instructions. ![step by step guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Step-Combine.png) ##### Step Combine Consecutive clicks get merged into a single annotated image. Shorter guides, easier to follow. ![SAP GUI recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/SAP-GUI-recording.png) ##### SAP GUI recording Capture SAP processes in SAP GUI with element-level detail. FlowShare reads SAP-specific UI components and generates accurate descriptions. ## Edit ![Bulk crop](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-crop.png) ##### Bulk Crop Apply the same crop to every screenshot at once. Remove taskbars, sidebars, or irrelevant areas across your entire guide in seconds. ![Bulk blur](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-blur.png) ##### Bulk Blur Select an area to blur and FlowShare finds every step where that element appears. Hide sensitive data everywhere, one action. ![Rectangle and area markup](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Rectangle-and-area-markup.png) ##### Rectangle and Area Markup Highlight sections of the screen with rectangles to draw attention to specific fields, buttons, or areas. ![Move and rotate arrows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Move-and-rotate-arrows.png) ##### Move and rotate arrows Adjust the position and angle of click arrows when the automatic placement needs a tweak. ![Edit text descriptions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Edit-text-descriptions-1.png) ##### Edit text descriptions Rewrite any step description. Bold, italic, underline, bullet lists, numbered lists, links, and color formatting are all supported. ![Add headlines to structure your flow](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Add-headlines-to-structure-your-flow.png) ##### Add Headlines to Structure Your Flow Add headlines to structure your flow and create a table of contents in certain export formats. ![add screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/add-screenshots.png) ##### Insert Additional Screenshots Add extra slides for context, introductions, or steps that were not automatically captured. ![Edit externally in Paint, Snagit or Paint.net](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Edit-externally-in-Paint-Snagit-or-Paint.net_.png) ##### Edit Externally in Paint, Snagit or Paint.net Open any screenshot in Paint, Snagit, or Paint.net for advanced editing, then bring it back into FlowShare. ## Brand and Export ![Your brand, every guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Your-brand-every-guide-1.png) ##### Your Brand, Every Guide Set your logo, brand colors, fonts, and arrow styles once. Every guide your team exports is automatically formatted to match. ![Multiple arrow styles](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Multiple-arrow-styles-1.png) ##### Multiple Arrow Styles Choose from built-in arrow designs or import your own custom markup to match your brand. ![Custom arrow designs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Custom-arrow-designs-1.png) ##### Custom Arrow Designs Upload your own click arrow markup. Every screenshot uses your design instead of the default. ![custom Word and PowerPoint templates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/custom-Word-and-PowerPoint-templates-1.png) ##### Custom Word and PowerPoint Templates Import your own corporate templates for DOCX and PPTX exports. Our team ensures compatibility as part of your onboarding. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### AutoTranslate Translate your entire guide into 29 languages with one click using DeepL. Create once, share globally. ![Direct Integration](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/37.png) ##### 10+ Export Templates Choose from professionally designed templates for PDF, Word, PowerPoint, and HTML. ![Export to PDF](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PDF-1.png) ##### Export to PDF Print-ready, polished, and viewable on any device. ![Export to Word (DOCX)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-Word-DOCX-1.png) ##### Export to Word (DOCX) Editable documents your team can modify further. ![Export to PowerPoint (PPTX)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PowerPoint-PPTX-1.png) ##### Export to PowerPoint (PPTX) One step per slide. Ready for presentations, walkthroughs, or printed handouts. ![Export to HTML](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-HTML-1.png) ##### Export to HTML A web page version of your guide. Host it anywhere or open it offline in any browser. ![Interactive Demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Interactive-Demo-1.png) ##### Interactive Demo A click-through simulation where users are guided through the process step by step. ![Interactive Assesment](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/31.png) ##### Interactive Assessment Users navigate the process on their own while FlowShare tracks every click and scores accuracy. ![Export to SCORM](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-SCORM-1.png) ##### Export to SCORM Package your guide or Interactive Demo for any SCORM-compatible LMS. Track completion and scores. ![Export to xAPI](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-xAPI-1.png) ##### Export to xAPI Advanced e-learning standard for tracking learning activity across platforms. ![Export to PNG](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PNG-1.png) ##### Export to PNG Each step as a standalone image. Useful for embedding individual steps in other documents or tools. ![Export to MP4 video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-MP4-video-1.png) ##### Export to MP4 Video A video version of your guide, generated locally. No camera or editing software needed. ![Export as AI-Avatar Video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-as-AI-Avatar-Video-1.png) ##### Export as AI-Avatar Video Create AI-narrated videos with HeyGen or Synthesia. ![10+ integrations: Confluence, SharePoint, HeyGen, Obsidian, Synthesia, Guru, Avendoo, Know How](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/10-integrations-with-the-tools-your-team-already-uses.png) ##### 10+ integrations with the tools your team already uses Publish guides directly to Confluence, SharePoint, WordPress, Obsidian and more. One click from FlowShare, no copy-pasting. ## Portal ![Flow Library](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Flow-Library-1.png) ##### Flow Library A central, searchable library where your team browses all published guides. Static and Interactive Demo formats side by side. ![Labels and folders](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Labels-and-folders-1.png) ##### Labels and Folders Organize your Flows by department, topic, or project. Keep the library navigable as it grows. ![Groups for access control](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Groups-for-access-control-1.png) ##### Groups for Access Control Create member groups, link them to labels, and control which teams see which guides. No complex permissions setup. ![FlowShare Assist (AI assistant)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Assist-AI-assistant-1.png) ##### FlowShare Assist (AI assistant) Your team asks questions and gets answers from your published guides in seconds. With screenshots and links to the exact step. ![Roles_ Admin, Author, Viewer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Roles_-Admin-Author-Viewer-1.png) ##### Roles: Admin, Author, Viewer Clear permission levels. Admins manage the org. Authors publish and manage Flows. Viewers browse and use Assist. ![Invite members](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Invite-members-1.png) ##### Invite Members Add team members by email or import in bulk with CSV. Assign roles on invite. ![SSO (Microsoft)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SSO-Microsoft-1.png) ##### SSO (Microsoft) Sign in with Microsoft credentials. No separate password to manage. ![Two-factor authentication](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Two-factor-authentication-1.png) ##### Two-Factor Authentication Enforce 2FA across your organization for secure Portal access. ![Share and embed Flows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Share-and-embed-Flows-1.png) ##### Share and Embed Flows Every published Flow gets a shareable link and an embed code. Drop it into any website, wiki, or help center. ![Public and private Flows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Public-and-private-Flows-1.png) ##### Public and Private Flows Set each Flow as public (accessible via link) or private (members only). Default is private. ![SEO indexing (optional)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SEO-indexing-optional-1.png) ##### SEO Indexing (optional) Mark specific Flows as indexable so customers or the public can find them via search engines. ![Flow versioning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Flow-versioning-1.png) ##### Flow Versioning Upload a new version of a flow and keep track of when changes were made. ![EU-hosted infrastructure](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/EU-hosted-infrastructure.png) ##### EU-hosted Infrastructure Portal backend, database, and storage run in Frankfurt, Germany. AI features run on Azure OpenAI in the EU. ## Setup and Deployment ![Local installation (MSI)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Local-installation-MSI-1.png) ##### Local installation (MSI) FlowShare installs locally on Windows 10 and 11. No cloud dependency, no browser extension. ![Portable version (ZIP)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Portable-version-ZIP-1.png) ##### Portable version (ZIP) Run FlowShare from a zip archive without installing. Useful for locked-down environments or quick trials. ![Runs on Citrix and terminal servers](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Runs-on-Citrix-and-terminal-servers-1.png) ##### Runs on Citrix and Terminal Servers Use FlowShare Enterprise in virtual desktop environments. Combine with hosted license server for large rollouts. ![License server with reporting[Enterprise]](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/License-server-with-reportingEnterprise-1.png) ##### License server with reporting A hosted license server that manages concurrent usage and tracks unique users including a report. ![Settings file distribution](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Settings-file-distribution-1.png) ##### Settings File Distribution Export your configuration and distribute it to every FlowShare installation. Uniform branding and templates from day one. ## Proven ROI for ## Fast-Growing Teams #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100% standardized documentation Keep all teams aligned with consistent, branded documentation across tools and languages. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50% Faster Onboarding Empower new hires to learn through automated, interactive guides instead of relying on shoulder tapping. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70% lower costs Cut training costs, support time, live training sessions, and minimize the need for external consultants. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90% Time Saved Create guides automatically with instant capture and formatting for dramatically faster documentation. [ Talk to Sales ](/lets-talk/) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Placeholder image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images-2-1.png)### Michael Consultant at Retail SaaS Data Analytics ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [More Case Studies](/case-studies/) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What can FlowShare actually do? FlowShare captures any Windows or browser process click by click, generates an annotated step-by-step guide with screenshots, and exports it to Word, PDF, PowerPoint and other formats. Guides can be branded, auto-translated, published to the FlowShare Portal as [internal knowledge base software](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/), or sent into a [SharePoint knowledge base](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/), Confluence and LMS platforms. Which features work without an internet connection? Capture, editing and every local export format work fully offline, which is what makes FlowShare [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/). A connection is only needed for features that reach outside your machine: publishing to the FlowShare Portal, the direct integrations, and AI-assisted text generation and translation. Can I try all features for free? Yes. The 7-day trial includes the full feature set plus AutoTranslate, with no credit card and no functional restrictions. It is also the fastest way to confirm FlowShare captures your specific applications before any internal approval conversation. What is included in each plan? Capture, editing and standard exports come with any paid plan. The top tier adds SAP GUI recording for [SAP GUI documentation,](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) custom Word and PowerPoint templates with onboarding support, floating licence management and a dedicated customer success contact. AutoTranslate is available as an add-on. The [pricing page](https://getflowshare.com/pricing/) lists the full comparison. Is there a Mac or Linux version? No, and it is not planned. Every feature on this page is Windows-only, running on Windows 10 and 11 including Citrix and terminal server environments. If your team is on Mac or Linux, FlowShare is not the right tool. What's on the roadmap? We build from customer feedback rather than a fixed internal plan. The [public roadmap](https://feedback.getflowshare.com/) shows what is planned and in progress, and lets you vote on existing ideas or submit your own. It is the fastest route to getting a missing capability considered. How does pricing work? Plans are licensed per author, with a 7-day free trial on every tier and volume-based pricing for larger organisations. Current figures for each plan are on the pricing page, which is kept as the single source so numbers never drift between pages. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Anwendungsfälle](https://getflowshare.com/use-cases/) **Published:** April 11, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie Unternehmen ## FlowShare nutzen Von ERP-Dokumentation bis zur Mitarbeiterschulung: Erfahren Sie, wie Teams Prozesse schneller dokumentieren und manuelle Arbeit reduzieren. Funktioniert unter Windows. Läuft lokal. Keine Cloud erforderlich. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Entdecken Sie ## Anwendungsfälle ![card-icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/file-management_16171011-1.svg) ### ERP-Dokumentation Verhindern Sie Dokumentationschaos in komplexen Systemen ![card-icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/cloud_13198612-1.png) ### SAP-Migration Reduzieren Sie Risiken bei Systemumstellungen ![card-icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/trade_14303319-1.png) ### Mitarbeiterschulung Onboarden Sie Mitarbeitende schneller mit klaren Anleitungen ![card-icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/document-adjustment_10326042-1.png) ### Prozess-Dokumentation Halten Sie Prozesse teamübergreifend konsistent ## Wählen Sie einen Anwendungsfall, um ## zu sehen, wie FlowShare in Ihren Workflow passt #### Dokumentieren Sie komplexe Systeme, ohne Ihr Team auszubremsen Dokumentation, die mit Ihnen Schritt hält. - Erfassen Sie Workflows in SAP, Dynamics und individuellen ERP-Systemen - Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen automatisch während der Arbeit - Halten Sie die Dokumentation über Teams und Standorte hinweg konsistent [ Anwendungsfall entdecken ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/erp-dokumentation/) [ ![ERP Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-6-1.png) ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/erp-dokumentation/) [ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-7-1.png) ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/sap-dokumentation/) #### Risiken bei Systemumstellungen reduzieren Dokumentieren Sie Prozesse vor, während und nach der Migration. - Erfassen Sie bestehende SAP-Workflows vor der Migration - Schulen Sie Teams schneller in neuen Systemen - Reduzieren Sie Fehler während der Übergangsphasen [ Anwendungsfall entdecken ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/sap-dokumentation/) #### Workflows teamübergreifend standardisieren Standardisieren Sie Workflows teamübergreifend. - Ersetzen Sie manuelle Dokumentation durch automatisierte Anleitungen - Wissen im Unternehmen halten - Reduzieren Sie Supportanfragen und wiederholte Fragen [ Anwendungsfall entdecken ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) [ ![Process Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-2-1.png) ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) [ ![Employee Training](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-1-1.png) ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/schulungshandbuecher-fuer-mitarbeiter/) #### Onboarden Sie Mitarbeitende schneller mit klaren, strukturierten Anleitungen Erstellen Sie Schulungsmaterialien automatisch während der Arbeit. - Verwandeln Sie Workflows sofort in strukturierte Schulungsanleitungen - Reduzieren Sie die Abhängigkeit von Trainerinnen und Trainern sowie wiederholte Erklärungen - Onboarden Sie neue Mitarbeitende schneller [ Anwendungsfall entdecken ](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/schulungshandbuecher-fuer-mitarbeiter/) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann ![How Rockdale County standardized IT documentation with FlowShare_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/How-Rockdale-County-standardized-IT-documentation-with-FlowShare_.png) ##### Wie Rockdale County die IT-Dokumentation mit FlowShare standardisiert hat Von null SOPs zu einer vollständigen Wissensdatenbank für 1.200 Mitarbeitende – offline aufgebaut, ohne Cloud-Tools. Ein Praxisbeispiel für FlowShare im großen Maßstab. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/rockdale-county/) ![Knowledge Retention shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Expertise-Walk-Away.png) ##### Lassen Sie Fachwissen nicht verloren gehen: Wissenserhalt mit KI aufbauen Wenn Schlüsselpersonen gehen, geht kritisches Wissen mit ihnen. Erfahren Sie, wie Teams FlowShare nutzen, um das Wichtige zu erfassen und zu bewahren, bevor es zu spät ist. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/lassen-sie-ihre-expertise-nicht-davonlaufen-wissensbewahrung-mit-ki/) ![img](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Mockup-2-1024x576-1.webp) ##### FlowShare für Behörden Sehen Sie, wie Teams im öffentlichen Sektor FlowShare nutzen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, Altsysteme zu dokumentieren und institutionelles Wissen zu schützen. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/branchen/oeffentlicher-sektor-prozessdokumentation/) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Case Studies](https://getflowshare.com/case-studies/) **Published:** March 28, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # See How Teams Turn Workflows into ## Documentation #### Used by IT and operations teams to document processes faster, reduce support effort, and keep knowledge inside the organisation. #### Works on Windows. Runs locally. No cloud required. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ### What happens when ## documentation finally works #### How teams solve documentation challenges with FlowShare [ Read Case Study ](https://getflowshare.com/case-studies/educarte/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### How Educ’Arte Simplifies Learning with Clear Step-by-Step Guides Educ’Arte: An educational media channel from France IT • Process Documentation ![Educ Arte logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/educ-artelogo.svg) [ Read Case Study ](/case-studies/bdae/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### How BDAE Simplifies Software Adoption for Employees Worldwide BDAE: A German insurance Company IT • Process Documentation ![BDAE logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/bdaelogo.svg) [ Read Case Study ](/case-studies/rockdale-county/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### How Rockdale County standardised IT documentation across 1,200 employees Rockdale County: An American county government, Georgia Compliance • Government / Enterprise ![Rockdale Country logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/rockdale-countrylogo.svg) [ Read Case Study ](/case-studies/limbach-group/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### How Limbach Group Uses FlowShare to Communicate Complex Workflows Limbach Gruppe: A German building services company IT • Operations ![Limbach logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/limbachlogo.svg) [ Read Case Study ](/case-studies/kapsch/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### How Kapsch Supports Employees with Scalable IT Helpdesk Documentation Kapsch: An Austrian technology company IT Support ![Kapsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/kapschlogo.svg) [ Read Case Study ](/case-studies/spi/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### How SPI Simplifies Knowledge Sharing Across Multiple Projects SPI: A German project management consultancy Compliance • Government / Enterprise ![SPI logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SPI-using-FlowShare-1.png) [ Read Case Study ](/case-studies/limburg-municipality/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### How Limburg Municipality Reduces Documentation Effort and Improves Quality Limburg Municipality: A German municipal government HR • Training ![Limburg Logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Limburg-Municipality-using-FlowShare-1.png) [ Read Case Study ](/case-studies/k104-prozessoptimierung-gmbh/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### How K104 Prozessoptimierung GmbH Creates Step-by-Step ERP Training Faster K104 Prozessoptimierung GmbH: A German process optimization consultancy All teams ![K10 logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/K104-using-FlowShare-3.png) ### What Teams Say ### About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ More Reviews ](/reviews) #### Built for Real Workflows #### Not Just the Browser Most tools only capture browser workflows. But real processes happen outside the browser: - Desktop ERP systems - Legacy enterprise software - On-prem applications - Regulated environments - Air-gapped networks That’s where they fall short. [ FlowShare ](/alternatives/) - Desktop & Browser - Runs locally (on-prem) - Air-gap friendly - Captures all applications (desktop + web) [ Typical Cloud Tool ](/alternatives/) - Browser-only - Requires cloud storage - Requires internet access - Limited to web applications FlowShare works where your workflows already happen. Secure. Compliant. Fully in your control. Your data stays where it belongs. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) #### Proven ROI for #### Fast-Growing Teams #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100% standardized documentation Keep all teams aligned with consistent, branded documentation across tools and languages. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50% Faster Onboarding Empower new hires to learn through automated, interactive guides instead of relying on shoulder tapping. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70% lower costs Cut training costs, support time, live training sessions, and minimize the need for external consultants. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90% Time Saved Create guides automatically with instant capture and formatting for dramatically faster documentation. [ Try for Free ](/free-trial) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ##### Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [test header](https://getflowshare.com/test-header/) **Published:** October 14, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** [ ![FlowShare logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Ebene-1.svg) ](/) [ Product ](#) [ ![Features Icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/Frame-2147239336.svg) Features ](https://getflowshare.com/features/) - [ FlowShare for Windows ](https://getflowshare.com/features/windows/) - [ FlowShare Portal ](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) - [ Interactive Demo ](https://getflowshare.com/features/interactive-demo/) [ ![Integrations Icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/Frame-2147239336-1.svg) Integrations ](https://getflowshare.com/integrations/) - [ Sharepoint ](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/) - [ Confluence ](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) - [ HeyGen ](https://getflowshare.com/integrations/heygen/) [ Solutions ](#) [ ![Use Cases Icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/Frame-2147239336-2.svg) Use Cases ](https://getflowshare.com/use-cases/) - [ ERP Documentation ](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) - [ SAP Migration ](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) - [ Employee Training ](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) - [ Process Documentation ](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) [ ![Industries Icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/Frame-2147239336-3.svg) Industries ](https://getflowshare.com/industries/) - [ Government ](/industries/public-sector-process-documentation/) - [ Utilities ](https://getflowshare.com/industries/utilities-process-documentation/) - [ Logistics ](https://getflowshare.com/industries/logistics-process-documentation/) - [ Manufacturing ](https://getflowshare.com/industries/manufacturing-process-documentation/) [ Customers ](#) Customers - [ Case Studies ](https://getflowshare.com/case-studies/) - [ Reviews ](https://getflowshare.com/reviews/) - [ Leave a Review ](https://getflowshare.com/leave-a-review/) [ Pricing ](/pricing/) [ Resources ](#) ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/Frame-2147239336-6.svg) Connect - [ Stay in Touch ](https://getflowshare.com/stay-in-touch/) - [ Contact Sales ](https://getflowshare.com/lets-talk/) ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/Frame-2147239336-7.svg) Company - [ About Us ](https://getflowshare.com/about-us/) - [ Career ](https://getflowshare.com/careers/) - [ Security ](https://getflowshare.com/security/) ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/Frame-2147239336-8.svg) Explore - [ Help Center ](https://support.getflowshare.com) - 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This is done by automatically capturing screenshots at the moment of user interaction with other software products. Detected user interactions are mouse clicks as well as certain functional keystrokes. In addition to capturing screenshots, FlowShare also reads the label and type of user interface elements clicked on to create basic descriptions of user interactions. You can provide the finished documentation in different formats depending on the use case, from local formats to interactive formats for e-learning systems or wikis. This is what makes FlowShare so valuable when documenting processes: - With FlowShare, your team is able to document hundreds of processes with minimal effort while actually performing the task. - Anyone can document with FlowShare – not only the IT department and also non-IT-savvy employees. This allows the documentation work to be shared among several shoulders. - FlowShare creates accessible and easily navigable step-by-step instructions. This allows questions about processes to be answered quickly. - Once defined, all instructions created with FlowShare look consistent, regardless of who creates them. ### Product specifications: ### 1. FlowShare Free FlowShare Free allows you to use the Desktop App to capture processes with up to 15 steps and publish up to 20 guides online in your FlowShare Portal. Set-up, installation and management - Local installation on your device Since FlowShare runs from your computer, nothing needs to be stored in the cloud before you’re not ready to publish it. All your data stays local to you, unless you want to share it online. - Runs on Citrix and terminal servers As an additional option, you can run FlowShare on Citrix or terminal servers. If you plan on using FlowShare among many virtual machines we recommend FlowShare Enterprise with the License server option for optimal license management. - Fast updates through source .flow files Easily keep all instructions up to date by not having to re-capture the process, just update the new steps in the source flow file. Automatic, cross-application recording - Document your process as you perform it Focus on what you do best without interruptions, and FlowShare automatically captures every step you take in any application on demand. - Desktop and browser compatibility on Windows Using its own powerful tracking engine, FlowShare works with any application on your Windows computer, including desktop, custom, and web applications. - Simple arrows showing where clicked FlowShare makes it easy to follow your instructions by highlighting where you clicked. The arrows are placed automatically, so you don’t waste time and effort inserting them manually. - Save time with automated text descriptions FlowShare automatically provides your steps with short descriptions, including the names of the items, buttons and menu tabs you have clicked on. - AI text generation Artificial intelligence now makes it even easier to generate titles and descriptions that match your flow. Existing descriptions can be rewritten and reworded in a flash with this feature. Easy editing: Customize recorded processes - Make sensitive data unrecognizable Blur all sensitive data at once and forever. - Crop individual or all screenshots at once Save editing time by not having to crop screenshots individually, but apply the same crops to multiple steps. - Adding markers in the screenshot Make even the most complex user interfaces in your process understandable by adding additional markers. - Customize the design of the arrows to your liking Set a global arrow style for the arrows that indicate where you clicked on each screen. - Supports multiple languages for text generation and user interface FlowShare speaks English, German and French. Additional languages are included in our Enterprise plan. - One-click image editing in Paint, Snagit or Paint.net Provide your screenshots with numerous markers by adding visual elements via Paint. - Multi Language: Translation into other languages Recorded processes can be manually translated into additional languages. Automatic translation is available as a separately available add-on (FlowShare AutoTranslate) and is not part of the standard feature set. Export: Publish and share your processes - Online Sharing & Embedding in the FlowShare Portal You can publish up to 20 created flows directly in your FlowShare Portal, as an Interactive Click Simulation (Interactive Demo) or as a static HTML page. The link to your tutorials is not public, but you can share it with people of your choice or publish it on additional platforms using embed code. ### 2. FlowShare Professional FlowShare Professional allows you to capture an unlimited number of guides with unlimited number of local exports, and gives you access to integrations. Set-up, installation and license management - Local installation on your device Since FlowShare runs from your computer, nothing needs to be stored in the cloud before you’re not ready to publish it. All your data stays local to you, unless you want to share it online. - Runs on Citrix and terminal servers As an additional option, you can run FlowShare on Citrix or terminal servers. If you plan on using FlowShare among many virtual machines we recommend FlowShare Enterprise with the License server option for optimal license management. - Fast updates through source .flow files Easily keep all instructions up to date by not having to re-capture the process, just update the new steps in the source flow file. - Uniform design for all your process documentation Each tutorial and documentation that you or your team export includes your logo, fonts and brand colors, which you can specify in the settings. - Import & export settings files In case of multiple users (teams), settings can be transferred once to further instances, so that uniform corporate design and templates are stored on all FlowShare instances. - FlowShare Portal for managing and sharing flows You get access to your own FlowShare Portal where you can manage your licenses, update payment information and view billing information on demand Automatic, cross-application recording - Documents your process as you perform it Focus on what you do best without interruptions, and FlowShare automatically captures every step you take in any application on demand. - Desktop and browser compatibility on Windows Using its own powerful tracking engine, FlowShare works with any application on your Windows computer, including desktop, custom, and web applications. - Simple arrows showing where clicked FlowShare makes it easy to follow your instructions by highlighting where you clicked. The arrows are placed automatically, so you don’t waste time and effort inserting them manually. - Save time with automated text descriptions FlowShare automatically provides your steps with short descriptions, including the names of the items, buttons and menu tabs you have clicked on. - AI text generation Artificial intelligence now makes it even easier to generate titles and descriptions that match your flow. Existing descriptions can be rewritten and reworded in a flash with this feature. Easy editing: Customize recorded processes - Make sensitive data unrecognizable Blur all sensitive data at once and forever. - Crop individual or all screenshots at once Save editing time by not having to crop screenshots individually, but apply the same crops to multiple steps. - Adding markers in the screenshot Make even the most complex user interfaces in your process understandable by adding additional markers. - Customize the design of the arrows to your liking Set a global arrow style for the arrows that indicate where you clicked on each screen. - Supports multiple languages for text generation and user interface FlowShare speaks English, German and French. Additional languages are included in our Enterprise plan. - One-click image editing in Paint, Snagit or Paint.net Provide your screenshots with numerous markers by adding visual elements via Paint. - Multi Language: Translation into other languages Recorded processes can be manually translated into additional languages. Automatic translation is available as a separately available add-on (FlowShare AutoTranslate) and is not part of the standard feature set. - Integrate your own arrow design Besides selecting a global arrow style from 6 options, you can also import your own arrow design if you wish. The arrow shows where you clicked on each screenshot. - Shorter instructions through StepCombine Your instructions will be shorter and clearer because FlowShare automatically merges consecutive steps into a single image for you Export: Publish and share your processes offline, online or via integrations Local Export: - Uniform design of all instructions Every guide and documentation that you or your team exports includes your logo, fonts, and brand colors. - Templates: Professionally designed instructions without design experience With over 10 templates to choose from, FlowShare lets you create documentation that looks like it was designed by a professional. And if that’s not enough, you can: - Local export to various formats: You can export your guides into 8 local formats with different templates options: 1. PDF 2. HTML 3. Microsoft Word 4. Microsoft PowerPoint 5. RPA (OpenRPA) 6. PNG image export 7. SCORM 8. xAPI 9. MP4 - Local Export Template: [Interactive Demo](/features/interactive-demo/) FlowShare Professional provides you with the “Interactive Demo” format. This allows you to easily [ create](https://share.synthesia.io/09c1e1e7-5393-48dd-a1e9-dd902bcc9072) a tutorial that people can actively click through to better understand the process Export to FlowShare Portal: - Online export in the FlowShare Portal: You can publish up to 50 processes in your FlowShare portal, as an Interactive Click Simulation (Interactive Demo) or as a static HTML page. The link to your tutorials is not public, but you can share it with people of your choice. Integrations Integrate your processes captured with FlowShare into systems you already use, or create e-learnings or AI-narrated videos through [integrations.](https://getflowshare.com/integrations/) FlowShare Professional comes with numerous partner integrations that allow you to publish the tutorials on partner platforms or export them to completely new formats (e.g. video export via Synthesia or HeyGen). As of November 2024, the following integrations are available: - HeyGen – Create video tutorials with AI Avatars from your flow - Obsidian – save your flows into your Obsidian Wiki in Markdown format. - Synthesia – Create video tutorials with AI Avatars - Confluence – directly publish a FlowShare tutorial as a Confluence page. - Avendoo LMS– Web Based Trainings in the Avendoo Learning World - Know How Nugget Creator – Turn FlowShare instructions into custom nuggets. - Guru – publishing the instructions as Guru Cards - WordPress – Publishing the tutorials as WordPress articles A prerequisite for all partner integrations is that you also have a corresponding account with the partner company. If this is not yet the case, but you are interested in a specific integration, please contact us. We can put you in touch with a personal contact for most integrations. ### 3. FlowShare Enterprise FlowShare Enterprise includes everything in FlowShare Professional, plus: - SAP GUI recording: Record workflows directly within SAP GUI — an Enterprise-exclusive feature. - Custom templates: Use and deploy your own templates across your organization, included in the Enterprise package. - Advanced rollout support: Deploy FlowShare consistently across your organization using global set - Custom template integration service: We help you set up and integrate your own templates from the start. - Dedicated Customer Success Manager: A personal contact who supports you throughout the entire contract period. FlowShare Enterprise is licensed via a hosted license server either in Germany or the USA. miraminds GmbH sets up a FlowShare license server and makes it available over the course of the contract period. You will receive an HTTPS address for your server, which you can then share directly with your users. FlowShare Enterprise is available starting at 10 users. Your license pool defines how many unique users can access FlowShare within a calendar month — the smallest package allows up to 10 unique users per month, with larger packages available as your organization grows. You decide who has access by sharing your license server URL with any person or team in your organization. Access can be reassigned at any time, making it easy to adapt when teams change or new employees join. Two limits apply to your license pool: - Simultaneous users (hard limit): No more than 10 users can be logged in at the same time. - Monthly unique users (soft limit): Up to 10 different people can use FlowShare over the course of a calendar month. This limit is flexible — if it is exceeded, we will notify you so you can either reduce the number of active users or upgrade your license to stay compliant. This means you can rotate access across your organization from month to month, while ensuring smooth and uninterrupted usage within your agreed limits. The number of users who can use FlowShare at the same time is limited by the size of the agreed license pool. You can expand your license pool as needed at any time. You cannot reduce your license pool to less than 10 licenses. If you have more than 10 licenses and want to reduce them, you can do so at the end of your current billing cycle, as a billing cycle is 12 months. The distribution of step-by-step-guides, training material and presentations created with FlowShare is not limited and can be done at will throughout the company and beyond. Frequently asked questions about the license server ****1. Can a firewall prevent the external server from working reliably?**** The license server is accessed via HTTPS. So far there have been no problems that have impaired the functioning of the server. **2. How does the data transfer work and what data ends up on the server? An FS instance requests the server whether a license is still available. The server responds and FS either activates the license or not. The FS instance reports regularly and informs the server that the license is still in use. The server receives the following information: IP address, Windows logon name of the user and an ID of the FlowShare instance. There is a GDPR-compliant contract for order processing (AVV) with the server provider (IONOS). **3. Can occupied licenses be released in the event of network problems or FlowShare crashes?** The server has a timeout mechanism. If an FS instance does not log in for a certain period of time, the license is automatically made available again for others. The timeout, or how often an FS instance should communicate with the server, can be configured. The default is 30 minutes. #### 4. FlowShare AutoTranslate Add-On AutoTranslate is a powerful add-on that lets you quickly translate text descriptions in your recordings. The add-on is activated if you have purchased this feature separately. It is not part of the regular FlowShare Free, FlowShare Professional or FlowShare Enterprise plans. With just a few clicks you can effortlessly translate your entire process recorded with FlowShare into the desired language. Capture a flow in your preferred language, add a new language. German, English and French are available as source languages for text generation. After recording, the flow captured in the source language can be translated automatically. Translation works through the API via DeepL, which requires an internet connection, and there are a total of 29 languages that FlowShare can translate into. What languages are currently supported by AutoTranslate? - Bulgarian - Chinese (simplified available as target language) - Czech - Danish - Dutch - English (unspecified variant) - Estonian - Finnish - French - German - Greek - Hungarian - Indonesian - Italian - Japanese - Korean - Latvian - Lithuanian - Norwegian (bokmål) - Polish - Portuguese - Romanian - Russian - Slovak - Slovenian - Spanish - Swedish - Ukrainian Only the texts that are in the title, description and heading text field are translated. But not the screenshots themselves or respective texts added e.g. via the tab of the rectangular frame or other image editing programs. DeepL is a German company and processes data in Germany. It is therefore also subject to the EU Data Protection Regulation. More information on their general terms and conditions and their data security can be found here: **<https://www.deepl.com/en/pro-license>** **<https://www.deepl.com/en/pro-data-security/>** #### 5. FlowShare Portal and FlowShare Assist The FlowShare Portal can be used by all FlowShare Free, Professional and Enterprise customers. The Portal offers the following functions: - Administrative management of roles, billing data and licenses You can manage the organization, add users (there is a distinction between admin, author and viewer – admins can view everything including invoices and manage the organization, authors can publish flows and viewers can use the flow library as well as manage the FlowShare Assist AI assistant). - Possibility to publish flows in the Flow Library Depending on the plan (Free, Professional or Enterprise), a certain quota is available for publishing processes. For Free it is 20 processes, for Professional 50 and for Enterprise by agreement. If there is an extended need for publishing and sharing processes, additional contingent can be booked. Flows can be uploaded as a static HTML page or as an interactive demo. - FlowShare Assist as AI assistant for end users FlowShare instructions are integrated into a GDPR-compliant AI assistant within a Large Language Model. End-users can ask questions about the instructions published in the Flow library and get pinpoint help. The data processing location for the individual components (backend, frontend, database as well as storage space) is in Frankfurt, Germany. The data processing location for the vector embeddings of the flow content into the proprietary AI assistant is in Netherlands. The data is converted into vectors (number collons) with the help of Azure OpenAI and stored in a vector database hosted in the EU (the Netherlands). Everything runs via the Azure OpenAI service, which is hosted in the EU (France) and all data is processed in compliance with the GDPR. Secure Processing of Your Company Information with Azure OpenAI Service: We use Azure OpenAI for AI-features like enhanced text generation and FlowShare Assist. Your prompts (inputs) and completions (outputs), your embeddings, and your training data: - are NOT available to other customers. - are NOT available to OpenAI. - are NOT used to improve OpenAI models. - are NOT used for automatically improving Azure OpenAI models for your use in your resource (The models are stateless, unless you explicitly fine-tune models with your training data). Your fine-tuned Azure OpenAI models are available exclusively for your use. Further information can be found here: **<https://learn.microsoft.com/en-us/legal/cognitive-services/openai/data-privacy>** #### Limitations In general, FlowShare is compatible with desktop software running on Windows operating systems and applications running in web browsers. FlowShare is compatible with most software, but it also has its limitations. Applications, environments, and configurations that may be incompatible or produce poor results include the following: - Operating systems other than Windows 10 and 11 (Linux and macOS are not supported). - User interfaces created with frameworks that are not tuned for Windows user interface containers, such as Java. - Lower level system windows, such as the Windows Task Manager and others. - Applications running in a remote session. - Configurations with more than two screens can work, but are currently not officially supported. Limitations of SAP Desktop GUI Entry: - Only screen scaling factors of 100% or 125% are supported. - In multi-screen setups, all screens must be set to the same scaling factor. - Only one SAP GUI window/session can be open at a time. - SAP scripting must be enabled. - SAP GUI must be open before opening FlowShare. - Not all, but a large number of SAP GUI element types are supported. - Compatibility starts with SAP GUI version 6.20 patch level 39. Restrictions on file export options: - For export as Word documents (docx) Microsoft Office must be installed. - Exporting PowerPoint-based PDF files requires Microsoft Office to be installed. - Drawing inside screenshots except rectangles requires Microsoft Paint to be installed. Activation - For technical reasons, activation by license key is not suitable for virtual desktop environments (activation is lost at the end of the session). - Enterprise: For activation via a license server hosted by miraminds GmbH, the computer running FlowShare must have an internet connection at all times. - Enterprise: A locally hosted License Server as an alternative to a server hosted by miraminds GmbH requires a physical machine (virtual machines are not supported). The server application can be hosted on Windows operating systems. On Unix-based machines, the license server process must run with root privileges. The Provider assumes no liability and cannot guarantee that proper use of FlowShare is possible in the hardware and software environment available on the FlowShare User’s side in the respective digital medium (PC, laptop, tablet or other client). It is the customer’s responsibility to check the technical requirements on his side and to implement them by suitable measures (including suitable software or suitable browser). #### Maintenance description FlowShare is continuously developed further. On average, a new release is made once per quarter. This includes bug fixes, incremental improvements, as well as new and enhanced features based on our customers’ requests and feedback. You can count on us to take care of fixing bugs as soon as possible. These always have priority during development. In parallel, we are already working on new helpful features. You are welcome to contribute your ideas for the further development of FlowShare here: <https://feedback.getflowshare.com/> We are very open to incorporating suggestions from our customers into product development. However, we cannot guarantee that a particular request will be implemented with certainty. ##### Duty to cooperate In order to successfully put FlowShare into operation, miraminds GmbH is dependent on certain cooperation obligations of the customer. - Designation of a primary contact for all technical issues. - Designate at least one key user to communicate on new features and updates. ##### Support Help on usage and common problem solutions can be found in our [Help Center](https://support.getflowshare.com/). There you can post “Contact Us” tickets, which are usually processed within 24 hours (weekdays 9am-5pm). #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ##### Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Changelog](https://getflowshare.com/changelog/) **Published:** May 8, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Changelog ## The latest updates to the FlowShare Desktop application ## 3.1.4 (08-2026) This update brings some improvements to performance, stability and user experience. - Entirely new DOCX export that is faster, more reliable and should fix issues such as locked temporary files, exporting to network/shared drives. - Fixed rectangle markup shapes shifting between slides in certain edge cases. - Fixes related to licensing & activation, e.g. using license key from an FSS settings file. - Fixes regarding cropping and scaling of images (e.g. in HTML exports). - Fixes markup style setting getting lost between app starts. - Fixed export template selection after adding/removing a template. - Added visual indicator when license activation is in progress. - Added logging in case of file opening or export related events for easier debugging. - Added Serbian language as a new translation option. ## 3.1.3 Beta (06-2026) Based on the same code as of 3.1.2 we are introducing a new Beta version of our MSI installer designed to streamline and improve the installation process. - Installation context: You can now choose to install in either the User or System context (for all users on the machine). - Depending on your selected installation scope, registry entries are loaded from HKLM (requires elevation) or HKCU. - Please note: Auto-updates are disabled for this Beta version. Please try it out and share your feedback with us! ## 3.1.2 (06-2026) This update brings some improvements to performance, stability and user experience. - Added specific notifications for different license key activation problems. - Fixed an issue with port configuration of self-hosted license server. - Optimized the token handling for Microsoft-based online licensing. - Improved the positioning of rectangles in cropped slides of interactive demo. - Improved the handling of section headlines and line breaks in PDF exports. - Name of FSS settings file is changed so it is ready to use for automatic loading. ## 3.1.1 (04-2026) This FlowShare 3.1.1 version brings the following fixes: - Fix for loading proxy settings from an FSS settings file - Fix for settings configuration during Trial period ## 3.1 Koehlbrand (04-2026) This new FlowShare 3.1 version brings several new features, improvements and fixes. **New Features:** - Slides can now be grouped manually for better organization. - Tonality selection (formal/informal) is available for generated and translated texts. - Export any HTML template directly to SCORM format. - Introduced a new HTML template for interactive demos. - Manually added rectangles with text labels are now displayed on interactive demo screens. - You can now add arrow or rectangle markup to any image, including manually added ones, to highlight areas for user interaction. - Microsoft work account support is coming for FlowShare licensing. No license keys needed, just log in online (contact us to try). **Improvements and Fixes:** - Trial users can now try AutoTranslate during the trial period. - License settings are more granular, letting customers enable or disable online features such as AI text generation and Portal access. - DOCX export has been enhanced for better accessibility and formatting. - Seemless integration with Windows Credential Manager. - Enhanced proxy support across licensing, exports, and online integrations. - Resolved slow or lagging text entry in the step description editor. - Improved behavior when waking up from sleep mode. - Fixed issues when updating Confluence pages. - Corrected reading mode problems in Obsidian export. - Fixed handling of ampersand characters in project author and company fields. ## 3.0.1 (02-2026) This update comes with some important fixes: - Rectangle markups now render correctly in the final export. - Smart text generation logic has been fine-tuned for better results. - Proxy setting handling is enhanced for better stability in corporate environments. - Users can now browse more than 250 Confluence spaces and select specific export locations. ## 3.0 Golden Gate (12-2025) Welcome to FlowShare 3.0 – Golden Gate! This milestone release brings a refreshed look, smoother workflows, and a more enjoyable experience from first click to final export. We are incredibly excited to open the gates to our most modern version yet. **Here is what’s new:** - Completely renewed left sidebar with smoother animations and expandable grouped steps. - Redesigned Export and Settings dialogs with a cleaner layout that makes configuration faster and more intuitive. - Keyboard navigation and new shortcuts in the Export and Settings dialogs so you can work more efficiently without leaving the keyboard. - Keyboard navigation in the Interactive Demo HTML Export; users can now move through steps using the left and right arrow keys. - New default unified export layouts: descriptions are shown before images in all export formats. - New updated PDF-template “Boxed”: we’ve given the most used template a design update. - Full-size text-only slide option in custom PowerPoint templates. - New XS arrow size in the Design settings. On top of that, this release includes many other small fixes and improvements. ## 2.18.3 (06-2025) This update comes with important fixes: - Fixed an issue where screenshots and arrow positions were incorrect on some system configurations. - The login window to the FlowShare Portal now uses the latest installed version of Microsoft Edge instead of an outdated Chromium version. - Resolved lag and slow response times when editing text in flows. - Fixed crashes that occurred during Step-Combine calculations for some users. - Thumbnails now generate correctly when using custom Word and PowerPoint templates. - Users with German umlauts in their user paths can now import settings files without issues. - Fixed an issue where arrows were misplaced when exporting a flow immediately after opening it. - Improved support for local proxy servers — basic system proxy settings are now automatically used. - Confluence integration: Fixed an issue with updating existing Confluence pages. ## 2.18.2 (03-2025) FlowShare 2.18.2 introduces these improvements: - Improvements in the license key activation and login process. - Fixes an issue with SAP GUI tracking settings. - Local exports can now only be perfomed individually, in order to prevent compatibility issues - Several other improvements to performance, stability and user experience ## 2.18 (01-2025) **New integration: SharePoint** With the new SharePoint integration you can export your flows to SharePoint in formats such as PPTX, DOCX and PDF. In addition, there are several changes and improvements: - Export your flows to a simple MP4 video format. - Install and load your settings file (.fss) from any location, e.g. from a network drive. - Performance improvements related to loading, saving and exporting your files. ## 2.17 (11-2024) **New integration: Generate AI videos with HeyGen** Using the new HeyGen integration, you can generate videos of your flows with AI generated avatars and voiceover. In addition, there are several changes and improvements: - Trial users are no longer required to sign in to use the desktop app - Portal users can refer FlowShare to others and get extra flow storage. - Several other improvements to performance, stability and user experience ## 2.16.2 (09-2024) This update brings a variety of improvements to performance, stability and user experience. - Introduced an optimised saving mechanism to reduce save times in most instances - Free usage is now bound to the FlowShare Portal ## 2.16.1 (05-2024) This update brings a variety of improvements to performance, stability and user experience. ## 2.16.0 (04-2024) This new version of FlowShare brings several exciting new features and integrations. **Version your Flows in the FlowShare Portal** Starting with FlowShare 2.16.0, you now have the option of using versioning with your flows uploaded to the FlowShare Portal. Version numbers can either be entered manually, or generated automatically by FlowShare. Additionally, the version history of flows uploaded to the portal can now be viewed. **Obsidian Integration** It’s now simpler than ever to integrate your flows into your Obsidian knowledge vault with the new Obsidian integration. Simply select your obsidian vault directory, and FlowShare will automatically generate a markdown export of your flows for direct seamless viewing in Obsidian. **ELO Integration** It’s now simple to directly upload your flows to your ELO file management system with this new integration. Simply select your export type and your ELO network transfer folder, and your flows can be automatically uploaded to your ELO system with no additional effort. **Improvements and Fixes** In addtion to this, we’ve been hard at work behind the scenes making numerous improvements to performance, stability and user experience. ## 2.15.2 (02-2024) This update improves the activation of add-ons for customers with floating licenses. ## 2.15.1 (02-2024) Besides many minor improvements, the update brings the following enhancements - From this version on it is possible to highlight buttons in combined steps also with rectangles (instead of arrows). - If the screen configuration or screen scaling is changed while FlowShare is running, FlowShare will now indicate that it needs to be restarted. - FlowShare displays a warning if the screen scaling is basically set too high for the use of FlowShare. - If larger areas are blurred by the user, FlowShare now enhances the blur effect. - For Enterprise customers, we offer the possibility to globally disable FlowShare’s communication to the outside world, as it is necessary for telemetry or our AI features, for all workstations. - FlowShare will not anymore try to connect to SAP GUI when SAP GUI is not running. Also the frequency of connection attempts has been reduced. **In addition, this version offers numerous repairs** - Crashes occurred when starting FlowShare under Windows Server 2016**.** **Settings files and activation** - - If FlowShare was automatically initialized via settings file, activation failed for single-user licenses - If FlowShare 2.15.0 was automatically initialized with an older settings file, this could lead to program crashes (depending on the selected language for text generation). - Even if a company name was not exported to a settings file, importing these settings could lead to the company name being overwritten/removed - Floating licenses were not always returned reliably when closing the application. **Handling and user interface** - - FlowShare sometimes saved images repeatedly when this was not necessary. - Under certain circumstances, rectangular markers jumped uncontrollably when moving in the screenshot. - FlowShare could freeze under certain circumstances when copying text from Microsoft Word to FlowShare. ## 2.15.0 (12-2023) With this exciting new version, we are introducing AI features and our new online sharing portal to FlowShare. **AI-enhanced text generation** After recording your steps, FlowShare will write the descriptions to all steps for you. With the help of ChatGPT descriptions become informative and provide a smooth reading experience to those consuming your documentations. In the same fashion FlowShare is now able to generate meaningful titles for your flows based on the documented steps. As always, you can edit any text after it has been generated. Smart text generation is an optional feature that can be turned off in the settings dialog. **MultiLanguage and AutoTranslation** If you want to address readers with different languages, you can now manage up to 29 languages within a single flow. FlowShare lets you switch between languages, lets you edit them separately and export your flow in all selected languages in one go. Spell checking is supported for all languages. Users who do not wish to translate each text description manually can opt-in to our AutoTranslation add-on. With the add-on enabled and the help of DeepL FlowShare will take care of all the translation work for you. **FlowShare Portal** In the FlowShare online portal you can now invite members of your team and give them specific roles. See next paragraph to learn more about its benefits! **Flow Library (beta)** If you are looking for a place to share FlowShare-generated documentation and make them accessible to your team members and/or the rest of the world, FlowShare can now push them directly to your FlowShare portal account – of course this is an optional feature. You have the choice of sharing it as static documentation or an interactive demo. Interactive demo is a popular simulation format that lets users experience what it is like to perform the documented tasks. Flows shared as static documents go straight into your own private AI assistant – see next paragraph! **FlowShare Assist (beta)** FlowShare Assist (beta) lets all your team members chat with your own FlowShare-generated documents. With FlowShare Assist you can ask questions and have conversations regarding documented processes, which makes it a perfect help and support system. Whenever it seems to add value to the conversation, the assistant will show you relevant screenshots and point you to the respective documentation in the FlowShare portal. The more flows you upload, the more powerful the assistant becomes. FlowShare Assist beta is rolled out to all 2.15 users free of charge. **Image editing options** If you belong to the group of users who extensively edit their screenshots, but would like to have more options than being forwarded to good old MS Paint, this update is for you. Given that those programs are installed on your computer, you can now select between Paint, Paint.net and Snagit as your standard image editing tool. This selection can be done in the setting dialog. **Notification system** Whenever FlowShare is processing a task for you it is now keeping you up to date on the progress in the lower right corner of the window. **Improvements and fixes** Besides various small improvements we restored the compatibility with SAP Logon Pad. We also reduced the possible minimal size of rectangle markups. ## 2.14.0 (09-2023) The new FlowShare Professional brings valuable new features. - Confluence export. After you set up FlowShare to export to your Confluence account, FlowShare can directly generate wiki pages from your documentation. - Auto-Save. From now on, FlowShare is prepared for the worst and always creates a locally stored backup copy of your data. If FlowShare should unexpectedly go bye-bye, you can restore your work progress after restarting the program. - Documenting keyboard shortcuts. FlowShare is now able to recognize and document keyboard shortcuts for copy, cut and paste (Ctrl.-x, Ctrl.-c, Ctrl.-v). In addition, 28 other minor improvements and bug fixes are included in this update. Have fun with FlowShare 2.14 – keep sharing your flow! ## 2.13.5 (06-2023) This update contains the following improvements - The ability to record interactions with SAP-GUI has been restored. - Connection of FlowShare to SAP GUI via scripting can now be disabled in the settings dialog if desired. - Improved font support in the Boxed Landscape PDF template. - Improvements in processing of inserted rectangles. - Fixed a problem when creating hyperlinks in the description text that could lead to failed export attempts. - Minor improvements to the user interface. ## 2.13.4 (05-2023) This update contains the following improvements - New T&C. With this update you agree to our adapted terms and conditions. You can find them here for reference: <https://getflowshare.com/general-terms-and-conditions> - We fixed an occasional crash that could occur at app startup when legacy pptx templates were present. - Fixed broken interactive demo export. This occured when no custom logo was set. - Several fixes around xAPI and Avendoo export including missing style data. - Hiding image placeholder in html and pdf exports when no logo is set. - Minor UI improvements. ## 2.13.3 (04-2023) Welcome to Flowshare 2.13.3! This update contains the following fixes: - When opening FlowShare version 2.13.2 for the first time, old custom PowerPoint templates disappeared from export screen until FlowShare got restarted. - Avendoo platform export: platform URL was not stored persistently. - Fixed missing error message for failed web export. We hope you enjoy working with this improved 2.13 version…share your flow! ## 2.13.2 (04-2023) Welcome to Flowshare 2.13.2! This update contains the following improvements: - New PowerPoint export. The new pptx export is lightning fast and is less prone to errors. - SCORM export was broken is now fixed. - Next to SAP Logon the SAP GUI tracking now also supports SAP Logon Pad. We hope you enjoy working with this improved 2.13 version…share your flow! ## 2.13.1 (03-2023) This update contains several minor fixes. ## 2.13 (02-2023) Welcome to FlowShare 2.13! The new FlowShare brings valuable new features. New features and big updates: - Interactive demos as a new export option Instead of static documents, from this version onwards instructions can also be exported as interactive html pages. Recipients of your documentation can get used to new processes in a fun way with this format. You can select the demo export as a template after choosing HTML as the export format. - AI-generated videos thanks to new Synthesia integration AI is on everyone’s lips and of course it can also help you learn new processes. Customers with accounts at synthesia.io can now export their documentation as learning videos with a simple click. FlowShare customers have the option of a free test account. Please contact us! - New integration: Avendoo Learning World From now on, it is possible to publish tutorials directly from FlowShare to [Avendoo’s e-learning platform](https://avendoo.de/) - New export format: xAPI FlowShare can now export zip files according to the xAPI standard, which you can import into learning content management systems (LCMS for short). - Compatible with SAP GUI Users of the still widely used desktop application SAP-GUI will be pleased. As of this release, FlowShare can recognize and read SAP GUI controls, making documentation faster in the future. - Customer portal for managing billing data and licenses Customers can now manage their billing data, view current invoices and manage license activations themselves at [https://portal.getflowshare.com](https://portal.getflowshare.com/). The portal will be rolled out to all customers in Q1, if you would like early access, contact support@getflowshare.com - Telemetry for targeted product improvements FlowShare can collect anonymous usage information starting with version 2.13. This statistical information will help us to understand how you work with FlowShare and better tailor it to your needs in the future. Users always have the option to turn off telemetry in the settings dialog. User data, such as screenshots or similar, will not be collected in any case. Numerous fixes: - Text alignment improvements in the PDF template “Boxed Landscape - Warning message if your texts reach a length that will be a hindrance in the PowerPoint/PDF export. - Various small improvements to the user interface. Have fun with FlowShare 2.13 – keep sharing your flow! ## 2.12.0 (11-2022) The new FlowShare offers numerous improvements and valuable new features. - Compatible with our new license servers More and more customers are getting a taste for our hosted license servers. The solution allows an entire workforce to enjoy FlowShare at a low cost and without administrative overhead. Our newest servers can be conveniently accessed via https. As of this version, this is officially supported by FlowShare. All you have to do is enter the address of the server in the settings dialog. - New integration: The Nugget Creator from Know How! AG From now on it is possible to export tutorials directly from FlowShare as Learning Nuggets to the Know How! AG’s platform. After WordPress and getguru.com, this is now our third option for automatically publishing your documentation to third-party platforms. - New export format: SCORM FlowShare can now export zip files according to the SCORM standard, which you can import into learning content management systems (LCMS). - New export format: OpenRPA FlowShare takes its first step into the world of process automation (Robotic Process Automation) with this release. The clicks documented with FlowShare can be executed in an automated way with the powerful and free RPA tool OpenRPA. Currently we are limited to the execution of click events. - New PDF template The classic of our PDF templates (“Boxed”) is now also available as a landscape variant. - Adjustable sensitivity for automatic combining of screenshots You want FlowShare to combine more steps than before? You can make a change for this in the settings dialog. - Project title in exported image file names The title of your flow is now built into the image file name to make the file names more meaningful. - Simplification when customizing title pages for PowerPoint templates When customizing title pages, you can now use a placeholder naming convention as you do with other slides. Details can be found in our helpdesk. - Unicode support for PDF export There were problems with non-Latin characters here in the past. Numerous fixes: - Problems with setting the logo file have been fixed. - More understandable handling of headings in combined steps. - Rectangular markers could not always be added to a screenshot without problems. - miraminds logo was removed from the template “Grid”. - Numerous small improvements to the user interface. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.12 – share your flow! ## 2.11.0 (07-2022) Among other things, the new FlowShare offers you new possibilities for distributing your guides. – Web export From now on you are able to publish documentation online right out of FlowShare at the push of a button. To enable web export, connect FlowShare to the platform of your choice in the settings dialog under the new “Web Export” tab. You initiate the export process via the export screen as before. To kick off this new export option, we support the following two platforms: —- Guru (getguru.com). Guru is a company wiki system, ideal for preserving and organizing know-how. —- WordPress: Using the free and powerful content management system, you are able to build a company wiki inexpensively following the do-it-yourself principle. With FlowShare, you can now fill your own WordPress instance with user knowledge in no time at all. – Automatic import of settings files This new option is interesting for using FlowShare on terminal servers and virtual environments where settings are lost when a session is terminated. By storing a settings file in a user’s home directory, it is ensured that user-defined settings are re-read each time the program is started. Detailed information about the convention can be found in the settings dialog under the Settings Import/Export tab. – Disabling automatic updates Interesting for companies with centrally controlled software rollouts, this setting can be used to prevent users from being offered FlowShare updates individually. This setting can be made in the settings dialog or can be specified as a parameter during installation (UPDATES=0). – Various improvements Several minor repairs have been made. - – Import of user-defined Word templates. - – Export of PowerPoint-based PDF documents with steps without image. - – Display errors when editing screenshots. - – More efficient sharing of concurrent licenses. - – Text generation in French. – License server hosted by miraminds Furthermore, we now enable you to enjoy the benefits of concurrent licensing without additional effort. Would you like to share a smaller number of licenses with a larger group of users without having to install and maintain an instance of our license server in your network yourself? Then feel free to contact us about this option. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.11 – share your flow! ## 2.10.0 (01-2022) Welcome to FlowShare 2.10! The new FlowShare offers valuable new features: - Improved display on screens with high resolution (4k or similar). Gone are the days of tiny buttons or fonts on the FlowShare application interface, as previously encountered on small but high resolution screens, for example. - Import & export of settings. Various settings can now be exported on one device, and imported on any number of other devices. This way, e.g. uniform color or license settings can be conveniently distributed among all employees in an organization in the form of an .fss file (stands for FlowShare settings). Export of settings can be found in the settings dialog under the Import/Export tab. - Simplification when preparing your own templates for PowerPoint export. We have come up with a new concept with a comprehensible naming convention, which should make it easier for you to prepare your own PowerPoint templates for use in FlowShare. - New arrow types. We have extended the range of arrow shapes with three new arrows. In addition, from now on you have the possibility to globally disable the display of arrows. - Custom arrows. You have read correctly. From this version you are additionally able to set your very own arrow creations in the form of a PNG or SVG file. You can find instructions on what to do in this regard in our help desk. Minor improvements. Besides several bug fixes, we have linked the language of the description text generated by FlowShare to the selection of the dictionary. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.10 – share your flow! ## 2.9.0 (08-2021) Welcome to FlowShare 2.9! The new FlowShare offers practical new features: – Option to add rectangular markers. Starting from this version you are able to add additional rectangles to your screenshots. The rectangles can be used to highlight or explain areas in the screenshot. The rectangles can be resized and re-positioned at any time and are also provided with a label in which a numbering or a short heading can be entered. – More flexibility in automatic cropping of multiple steps. We have expanded the options for automatic cropping of screenshots. From now on, you can choose from six different variants. – Spell check. The texts you write can now be checked for spelling errors. Similar to e.g. MS-Word, you can expand your dictionary and add company-specific terms. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.9 – share your flow! ## 2.8.0 (04-2021) Welcome to FlowShare 2.8! For this new version we have dedicated ourselves to the topic of document export. The update offers the following new features: - Templates for export to MS-Word. It is now possible for you to set your own Word templates in FlowShare. - SOP Word template. FlowShare now includes a template specifically for documenting standard operating procedures (SOP). - New PowerPoint template. The new template called “Grid” expands your PPTX export options. - HTML templates. You can now choose from three different templates for your export to HTML. In addition to fresh designs, these templates offer practical features such as the enlarged display of screenshots in a lightbox or a two-column layout with an always visible table of contents. - Furthermore, there are the following small improvements: – Deleting steps via the delete key. – Cleaned up table of contents in Acrobat Reader when using the PDF export template “Boxed”. – When copying text from one step to another, text formatting is no longer lost. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.8 – share your flow! ## 2.7.2 (03-2021) Welcome to Flowshare 2.7.2! With this update we are fixing an issue regarding the visibility of arrow shaped markups. First time users and those who have not set a custom markup color have experienced this problem. We also optimized the display of logos in exported HTML documents. We hope you enjoy working with this improved 2.7 version…share your flow! ## 2.7.1 (03-2021) Welcome to Flowshare 2.7.1! This update fixes a bug in the display and positioning of arrows. In addition, we have improved the user experience while editing screenshots in MS Paint. We hope you enjoy working with this improved 2.7 version…share your flow! ## 2.7.0 (03-2021) Welcome to FlowShare 2.7! With this version FlowShare offers the option to move arrows and frames within the recorded screenshot. From now on you can also adjust frames in size. In addition, this update brings the following improvements: - Support for high-resolution screenshots (e.g. 4K) during “boxed” PDF export. - Enhancement of the settings options for automatic combining of steps (step-combining). - In previous versions, the font setting sometimes got lost. We have fixed this. - We also fixed an incorrect language setting in the footer of the English version of the PDF template “Boxed.” We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.7 – share your flow! ## 2.6.0 (01-2021) Welcome to FlowShare 2.6! – Step Combining Starting from this version, FlowShare is able to combine several steps in one screenshot. This can be done either automatically by FlowShare or manually by you. With this new feature, you can make your instructions more space-saving without losing any information. You can apply Step Combining to newly created flows as well as to your older flows. – Bugfix Occasionally, users had the problem of not being able to open flow files once they had been created. The reason for this was erroneous information that slipped into the flow file. In case you have such a file, after this update you can open the file again. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.6 – share your flow! ## 2.5.1 (04-2020) Welcome to Flowshare 2.5.1! This update fixes an error that can occur when switching between languages. Furthermore, you can now access our new help portal directly via the help button in FlowShare. We hope you enjoy working with this improved 2.5 version…share your flow! ## 2.5.0 (04-2020) Welcome to FlowShare 2.5! The following are the latest changes: – Concurrent licensing This version enables you to run FlowShare not only with single user licenses. Instead, your employees and colleagues can now easily share a quota of FlowShare licenses company-wide. Please contact us, if this could be an interesting option for you: sales@miraminds.com – Improvement of Powerpoint-based exports In the past, document export via PowerPoint has repeatedly led to minor problems and unwanted side effects. We have addressed these issues and greatly improved this feature. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.5…share your flow! ## 2.4.1 (02-2020) Welcome to Flowshare 2.4.1! This update fixes the following bugs: 1. Problems during saving if the path or file name contains Unicode characters (e.g. umlauts). 2. Wrong text color of the document title when using the boxed template (HTML and PDF). We hope you enjoy working with this improved 2.4 version…share your flow! ## 2.4.0 (01-2020) Welcome to FlowShare 2.4! This version of FlowShare has some exciting new features to offer. – Paint From this version onwards, you can easily add additional markings, drawings and text to your screenshots. FlowShare opens MS Paint with your screenshot at the push of a button. Your edits are automatically applied to FlowShare after you close Paint. This is designed in a way that lets you remove your drawings if necessary without losing your original screenshot. – Compression of flow files Flows can get quite long, which can lead to rather large files. FlowShare now saves flows in a lossless, compressed form. Depending on the content of your screenshots, FlowShare 2.4 saves you up to 70% of disc space. – Key shortcut to pause recordings Experienced users have asked for a way to interrupt recordings with a shortcut. You can now do this while in capture mode by pressing the Ctrl key twice in quick succession. – As always there has been a number of small improvements and fixes. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.4…share your flow! ## 2.3.0 (10-2019) Welcome to FlowShare 2.3! Starting with this update FlowShare offers the option to apply an image crop selection to multiple steps at once with just a single click. Also the following bux have been fixed: – In very rare occasions the PowerPoint export produced the same text in all exported steps. This has been fixed. – We also fixed bugs concerning the import of PowerPoint templates. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.3…share your flow! ## 2.2.0 (07-2019) Welcome to FlowShare 2.2! Numerous users have asked about the possibility of making texts in Flowshare more flexible. We have followed this request and now offer the possibility to select a font in the settings dialog, as well as common text functionalities like bold, italics, enumerations, marking, etc.. This update also contains several small bug fixes and improvements to the user interface. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.2…share your flow! ## 2.1.0 (05-2019) Welcome to FlowShare 2.1! With this update you get: – Several bug fixes, – improvements on the user interface, – the option to automatically create unique filenames for repeatedly exported files, – a new feature that lets you manually rotate arrows in your screenshots. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 2.1…share your flow! ## 2.0.1 (03-2019) Welcome to Flowshare 2.0.1! This update fixes an error in the “Save as…” function of Flowshare 2.0. We hope you enjoy working with this improved 2.0 version…share your flow! ## 2.0 (02-2019) Welcome to Flowshare 2.0! As a user of Flowshare 2.0 you are now able to export FLOWX files from your Flowshare projects. With this data format you can feed our new application called “miraminds Guide”. The guide directs users step-by-step through the processes defined with Flowshare live and interactively using the FLOWX file. The guide is available for the curious among you on request. But there’s more news: – New appearance We have reworked the user interface, made it prettier and even more self-explanatory. – Word Export (DOCX) We have redesigned the generation of Word documents. From now on, your colors and logo will be inserted into the Word export and, if desired, a table of contents will also be created. – Arrow size If you work with arrows (instead of frames) to mark your interactions, you can now choose between three arrow sizes in the settings dialog. – Save as function In order to keep our products as simple and clear as possible, we are extremely careful when adding new functions and even question standard functionalities. You, dear users, have told us that a “Save As” button is missing. It’s there now. ## 1.7.1 (08-2018) Welcome to Flowshare 1.7.1! This update fixes several bugs, that came with our major 1.7.0 update. We hope you enjoy working with this improved 1.7 …share your flow! ## 1.7.0 (07-2018) Welcome to Flowshare 1.7! Here is what’s new: – Rectangles instead of arrows: We have listened and understood…many of our pro users would highly prefer rectangle markups in their screenshots instead of arrows. This feature is available starting with this update. To enable this, simply switch to the rectangle shape in the Settings dialog. You can find this on the Design tab. – Typographically correct quotation marks: Whenever Flowhare reads outs a caption from an UI element, those words are now shown in correct quotation marks with respect to your language setting. – Automatic text highlighting: Words set in quotation marks are highlighted in whichever text accent color you have selected in your settings. This kind of highlighting is taking place inside the Flowshare UI and in all export formats (except Word, which stays pure and plain for now). This should make reading your generated documents even more pleasant. – Greater customization of PowerPoint-based exports: If you run the pro version of Flowshare and like to use our built-in PowerPoint templates, you might like to hear that your logo gets now placed inside those documents during export. Also, Flowshare makes more use of your color settings when generating PPTX or PDF files based on PowerPoint. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 1.7…share your flow! ## 1.6.2 (04-2018) Welcome to Flowshare 1.6.2! Besides several bug fixes this version comes with the following improvements: – Better support for older Office versions during PowerPoint-based exports (pptx & pdf) – First time users are now able to test all Flowshare Pro features for 14 days for free. – Your product key will automatically deactivated when you uninstall Flowshare. This way you are able to use your key next time you install Flowshare. We hope you enjoy working with this improved 1.6 version…share your flow! ## 1.6.1 (02-2018) Welcome to Flowshare 1.6.1! This update comes with several improvements you don’t want to miss: – We improved the user interface for high resolution screens. – The automatic language setting during the first time use of Flowshare got improved. – In case you have experienced several PDF export runs in a row even though you only clicked once…this problem should be fixed with this update. – We renamed our built-in PowerPoint and PDF templates. Those new names should be easier to remember and work with. We hope you enjoy working with this improved 1.6 version…share your flow! ## 1.6.0 (02-2018) Welcome to Flowshare 1.6! Watch out – this new version comes with a load of new features! – Parlez-vous Français? From now on Flowshare is fluent in French. Simply click the French flag in the Settings dialog in case this is your language of choice. – Improved support for international characters. If you have experienced problems exporting text in let’s say Mandarin, you might appreciate this new version of Flowshare. – PowerPoint export. As a Pro user you now have the option to export your flows as striking PowerPoint presentations. The only requirement is that PowerPoint is installed on your system. Flowshare also comes with a selection of beautiful templates. To try these, simply click on one of those before starting your export process. – Flowshare can make use of your own custom PowerPoint templates. (Beta) You heard right! Do you have your own master slides as POTX format? You can add those easily to Flowshare. – Template selection for PDF export. All templates available for generating PowerPoint presentations can also be used for exporting PDFs. Simply because we can. – Template selection in Flowshare Free. Are you using the free version? We also have PowerPoint-based templates for your PDF export. Just like the Pros, you need PowerPoint installed on your system to use this feature. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 1.6…share your flow! ## 1.5.0 (11-2017) Welcome to Flowshare 1.5! This version comes with a new crop function. Just as smart as before, but with maximal flexibility when choosing a section within your screenshots. Flowshare will display possible crop rectangles while you move the mouse over a screenshot. You may select a rectangle with a simple click or define your own by dragging the mouse. We hope you’ll enjoy working with Flowshare 1.5…share your flow! #### Changelog of the versions 1.0.4 to 1.4.1 (19 versions) on request. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Privacy Policy](https://getflowshare.com/privacy-policy/) **Published:** February 19, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Privacy Policy ## Privacy Policy We are very pleased that you are visiting the miraminds GmbH website. Data protection and data security are very important to us when you use our website. We therefore treat your personal data confidentially and in accordance with the statutory data protection regulations and on the basis of this Privacy Policy. The legal basis can be found in particular in the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Federal Data Protection Act (BDSG). In the following, we would like to inform you which of your personal data we collect when you use our website and for what purposes it is used. ## § 1. Scope of application This Privacy Policy relates to the website of miraminds GmbH, which is accessible under the domain [www.getflowshare.com](https://getflowshare.com/) (hereinafter referred to as “**website”**). ### § 2. Responsible party The person responsible for data processing is miraminds GmbH c/o Digital Hub Logistics GmbH Am Sandtorkai 32 20457 Hamburg Germany [Phone: + 49 40 228 58 147](tel:494022858147) [Email: info@getflowshare.com](mailto:info@getflowshare.com) ### § 3. Personal data When you use this website, various personal data are processed depending on the type and scope of use. Personal data is information relating to an identified or identifiable natural person (hereinafter “**data subject**“); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly (e.g. by reference to an online identifier). This includes information such as name, address, telephone number and date of birth. ### § 4. Purposes and legal bases of data processing #### 1. Accessing and visiting our website – server log files Type and scope of data processing For the purpose of the technical provision of the website, it is necessary for us to process certain information automatically transmitted by your browser so that our website can be displayed in your browser and you can use the website. This information is automatically collected each time you visit our website and automatically stored in so-called server log files. These are in particular - Browser type, browser version and language, - operating system used, - Website from which access is made (referrer URL), - Host name of the accessing computer, - Date and time of access, - Status of the access/HTTP status code, - IP address of the requesting computer. The storage of the aforementioned access data is necessary for technical reasons in order to provide a functional website and to ensure system security. This also applies to the storage of your IP address, which is necessary and, under further conditions, can at least theoretically enable an assignment to your person. Beyond the above-mentioned purposes, we use server log files exclusively for the needs-based design and optimisation of our website purely statistically and without drawing any conclusions about your person. This data is not merged with other data sources, nor is it analysed for marketing purposes. Storage duration The access data collected as part of the use of our website is only stored for the period for which this data is required to fulfil the aforementioned purposes. For IT security purposes, your IP address is stored on our web server for a maximum of 7 days stored. Legal basis If you visit our website to find out about our range of services, the basis for the temporary storage and processing of access data is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b GDPR, which permits the processing of data for the fulfilment of a contract or for the implementation of pre-contractual measures. In addition, Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR serves as the legal basis for the temporary storage of technical access data. Our legitimate interest here is to be able to provide you with a technically functioning and user-friendly website and to ensure the security of our systems. #### 2. Contact and enquiry forms Type and scope of data processing If you send us enquiries via a contact form or an enquiry form, your message/message (comment), including the contact details you provide there, will be stored and processed by us for the purpose of processing and answering the enquiry and in the event of follow-up questions. We do not pass this data on to third parties unless this is necessary in the context of processing and answering your contact enquiry or you have given us your consent to do so. Storage duration The data you enter in the contact or enquiry form will remain with us until the purpose for data storage/processing no longer applies (e.g. after your enquiry has been processed). Mandatory statutory provisions – in particular retention periods – remain unaffected. Legal basis The legal basis for this processing is, on the one hand, your express consent given when providing your contact details on the contact or enquiry form, Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. This consent can be revoked at any time. If you contact us as part of an existing contractual relationship or contact us in advance for information about our range of services or our other services, the data and information you provide will be processed for the purpose of processing and responding to your contact enquiry in accordance with Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b GDPR. Otherwise to safeguard our legitimate interests in accordance with Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR for the purpose of responding appropriately to customer/contact enquiries. #### 3. Use of cookies and associated functions/technologies [Update Privacy Settings](javascript:UC_UI.showSecondLayer();) We use cookies for some functions of our website. Cookies are small files that are sent by us to the browser of your end device during your visit to our website and stored there. A cookie contains a characteristic string of characters that enables your browser to be uniquely identified when you return to the website. Cookies do not cause any damage to your computer and do not contain viruses. Cookies are used to make our website more user-friendly, effective and secure and to enable the provision of certain functions. Most of the cookies we use are so-called “session cookies”. They are automatically deleted at the end of your visit or browser session (so-called transient cookies). Other cookies remain stored on your end device for a specified period of time or until you delete them (persistent cookies). These cookies enable us to recognise your browser on your next visit. We are happy to provide further information on the functional cookies used upon written request. Please use the contact details given above. You can set your browser so that you are informed about the setting of cookies and only allow cookies in individual cases, exclude the acceptance of cookies for certain cases or in general and activate the automatic deletion of cookies when closing the browser. You can regularly obtain the procedure for deactivating cookies via the “Help” function of your Internet browser. If cookies are deactivated, the functionality and/or full availability of this website may be restricted. For further cookie-specific setting and deactivation options, please also see the individual explanations below on the specific cookies and associated functions/technologies used when visiting our website. Some of the cookies we use on our website come from third parties who help us to analyse the impact of our website content and the interests of our visitors, to measure the performance of our website or to place needs-based advertising and other content on our or other websites. As part of our website, we use both first party cookies (only visible from the domain you are currently visiting) and third party cookies (visible across domains and regularly set by third parties). The cookie-based data processing is carried out on the basis of your consent in accordance with Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a GDPR (legal basis) or on the basis of Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR (legal basis) to safeguard our legitimate interests. Our legitimate interests lie in particular in being able to provide you with a technically optimised, user-friendly and needs-based website and to ensure the security of our systems. You can revoke any consent you have given us at any time, e.g. by deactivating the cookie-based tools/plugins listed in detail in the following overview. By making the appropriate settings, you can also object to processing based on legitimate interests. Various types of cookies are used on our website as part of cookie-based tools/plugins, the type and function of which are explained in more detail below: This website uses technically necessary, transient cookies (temporary use). Transient cookies are automatically deleted when you close your browser. These include session cookies in particular. These store a so-called session ID, with which various requests from your browser can be assigned to the joint session. This allows your computer to be recognised when you visit the website again. Session cookies are deleted when you log out or close your browser. ##### 4. Data processing for application purposes Type and scope of data processing If you send us an unsolicited application for a job or training position or apply for a job advertisement, we process the following data: Surname and first name, title if applicable; - Date and place of birth; - Nationality; - Marital status, if applicable - Address, telephone number and e-mail address; - Qualification-related information such as previous work experience, academic and training qualifications, academic achievements and other information contained in the CV, such as stays abroad and social commitment; - Your photo, if applicable Storage duration If your application has led to the establishment of an employment relationship with us, we will store the data in any case for the duration of the employment relationship and beyond for a period of 3 years. If your application does not lead to the establishment of an employment relationship with us, we will store your data for a period of 3 years from the end of the year in which the application process was completed. Legal basis This data may be processed for the purpose of establishing, implementing or terminating the employment relationship, Art. 88 (1) 1 GDPR in conjunction with Section 26 (1) BDSG. If your application does not lead to the establishment of an employment relationship with us, your data will be processed on the basis of your declared consent in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR. The data processing is carried out for evidence purposes and to be able to contact you if we can offer you a suitable position. You can revoke your consent at any time with effect for the future. In this case, we will delete your data immediately and no longer contact you. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. #### § 5. Further processing purposes ##### 1. Compliance with legal regulations We also process your personal data in order to fulfil other legal obligations that may apply to us in connection with our business activities. These include, in particular, retention periods under commercial, trade or tax law. We process your personal data in accordance with Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c GDPR (legal basis) to fulfil a legal obligation to which we are subject. #### 2. Law enforcement We also process your personal data in order to assert our rights and enforce our legal claims. We also process your personal data in order to be able to defend ourselves against legal claims. Finally, we process your personal data if this is necessary for the defence or prosecution of criminal offences. We process your personal data to protect our legitimate interests in accordance with Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR (legal basis), insofar as we assert legal claims or defend ourselves in legal disputes or we prevent or investigate criminal offences (legitimate interest). #### 3. Consent If you have given us your consent to process personal data for specific purposes (e.g. sending information), the lawfulness of this processing is based on your consent. Any consent given can be revoked at any time. Please note that the cancellation only takes effect for the future and processing up to that point is not affected. ###### § 6. Recipients of data Within our company, those departments that need your data to fulfil our contractual and legal obligations will have access to it. Service providers and vicarious agents employed by us (e.g. technical service providers, shipping companies, waste disposal companies) may also receive data for these purposes. We limit the transfer of your personal data to what is necessary in accordance with data protection regulations. In some cases, the recipients receive your personal data as processors and are then strictly bound by our instructions when handling your personal data. In some cases, the recipients act independently under their own responsibility under data protection law and are also obliged to comply with the requirements of the GDPR and other data protection regulations. Finally, we transmit personal data to our consultants in individual cases, in particular in tax matters, whereby these recipients are obliged to maintain special confidentiality and secrecy due to their professional status. ##### § 7. Data transfer to third countries We do not transfer your personal data to countries outside the EU or the EEA or to international organisations, unless expressly stated otherwise in this Privacy Policy or unless you have given us your consent to do so on the website. ###### § 8. Duration of data storage We initially process and store your personal data for the duration for which the respective purpose of use requires corresponding storage (see above for the individual processing purposes). This may also include the periods for the initiation of a contract (pre-contractual legal relationship) and the fulfilment of a contract. On this basis, personal data is regularly deleted as part of the fulfilment of our contractual and/or legal obligations, unless its temporary further processing is required for the following purposes: – Fulfilment of statutory retention obligations, such as those arising from Section 50 of the German Federal Lawyers’ Act (BRAO). The retention and documentation periods specified there can be up to ten years. – Preservation of evidence, taking into account the statute of limitations. According to Sections 194 et seq. of the German Civil Code (BGB), these limitation periods can be up to 30 years, whereby the regular limitation period is three years. ###### § 9. Data security We protect personal data by means of suitable technical and organisational measures in order to ensure an appropriate level of protection and to safeguard the personal rights of the persons concerned. The measures taken serve, among other things, to prevent unauthorised access to the technical facilities used by us and to protect personal data from unauthorised access by third parties. In particular, this website uses SSL or TLS encryption for security reasons and to protect the transmission of confidential content, such as the contact requests you send to us as the site operator. You can recognise an encrypted connection by the fact that the address line of the browser changes from “http://” to “https://” and by the lock symbol in your browser line. If SSL or TLS encryption is activated, the data you transmit to us cannot be read by third parties. Nevertheless, we would like to point out that data transmission on the Internet (e.g. when communicating by e-mail) can have security gaps. Complete protection of data against access by third parties is therefore not possible. ###### § 10. Links (hyperlinks) to third-party websites Our website contains links (so-called hyperlinks) to websites of third parties (e.g. the website of another company), via which you are redirected to the respective website. You can recognise such a redirect by the changed URL (Uniform Resource Locator) in your browser, among other things. We have no influence on the handling of your personal data on a linked website and accept no responsibility in this regard. Please refer to the website of the respective company for more information. ##### § 11. Your rights as a data subject As a data subject whose personal data is processed by us, you are entitled to the following rights: #### 1. Right to information You are entitled to request information about your personal data processed by us at any time in accordance with Art. 15 GDPR. In particular, you can request information about the processing purposes, the category of data, the categories of recipients to whom your data has been or will be disclosed, the planned storage period, the existence of a right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right to lodge a complaint, the origin of your data if it was not collected by us, as well as the existence of automated decision-making including profiling and, if applicable, meaningful information on its details. The restrictions of Section 34 BDSG apply. ### 2. Right to rectification If the information concerning you is not (or no longer) correct, you can request the correction of incorrect data or the completion of your data stored by us in accordance with Art. 16 GDPR. ##### 3. Right to cancellation You are entitled to demand the deletion of your personal data from us under the conditions of Art. 17 GDPR, unless the processing is necessary to exercise the right to freedom of expression and information, to fulfil a legal obligation, for reasons of public interest or for the assertion, exercise or defence of legal claims. In addition, the restrictions of § 35 BDSG apply. ##### 4. Right to restriction of processing Within the framework of the provisions of Art. 18 GDPR, you have the right to request the restriction of the processing of data concerning you if you dispute the accuracy of the data or if the processing is unlawful, we no longer need the data and you refuse to delete it because you need it for the assertion, exercise or defence of legal claims. You also have the right under Art. 18 GDPR if you have objected to the processing in accordance with Art. 21 GDPR. ###### 5. Right to data portability In accordance with Art. 20 GDPR, you have the right to receive the personal data concerning you, which you have provided to us, in a structured, commonly used and machine-readable format or to request that it be transmitted to another controller. ###### 6. Right to revoke the declaration of consent under data protection law In accordance with Art. 7 (3) GDPR, you have the right to revoke your declaration of consent under data protection law at any time. Please note that the revocation is only effective for the future. The lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent until the revocation is not affected by the revocation. ###### 7. Information about your right to object according to Art. 21 GDPR You have the right to object at any time to the processing of your data based on Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR (data processing on the basis of a balancing of interests) or Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. e GDPR (data processing in the public interest) if there are reasons for this arising from your particular situation. In the event of an objection, we will no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims. We will consider an objection to any direct marketing measures immediately and without weighing up the existing interests again. The objection can be made in any form and should be addressed to the contact addresses listed above. ##### 8. Right to lodge a complaint with a supervisory authority If you believe that the processing of your personal data violates the GDPR, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority in accordance with Art. 77 GDPR. As a rule, you can contact the supervisory authority of your usual place of residence, your workplace or our company headquarters. A list of data protection supervisory authorities and their contact details can be found at the following link: [https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften\_Links/anschriften\_links-node.html](https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html) ###### 9. Other concerns Our data protection officer is available to answer any further data protection questions and concerns you may have. Please direct any corresponding enquiries and the exercise of your aforementioned rights to us via the contact options listed above. ##### § 12. Obligation to provide data In principle, you are not obliged to provide us with your personal data. However, if you do not do so, we will not be able to make our website available to you without restriction or answer your enquiries to us. Personal data that we do not necessarily require for the above-mentioned processing purposes is labelled accordingly as voluntary information. ##### § 13. Automated decision-making/profiling We do not use automated decision-making or profiling (an automated analysis of your personal circumstances). ###### § 14. Up-to-dateness and amendment of this Privacy Policy This Privacy Policy is currently valid as of 1 September 2024. We reserve the right to amend this Privacy Policy at any time with effect for the future. In particular, it may be necessary to amend this Privacy Policy from time to time due to the further development of our website and the introduction of new services and applications or due to changes in legal or official requirements. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ##### Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Careers](https://getflowshare.com/careers/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Build something ## People actually use #### Join a team that’s making software easier for real people, not adding more complexity. #### At FlowShare, we’re building a product that helps teams document and share knowledge effortlessly. We’re a small, focused team working closely with real customers and every contribution matters. ## Open Positions ### Communications and Content Manager (m/s/d) #### Full time Hamburg remote [ Apply Now ](https://join.com/companies/miraminds) Did't find the right role ? [Send us your application anyway, we’re always open to great people. Apply Now](https://join.com/companies/miraminds) ### Our 4-step ### Application Process If you are interested in joining our team, please send us your resume and a cover letter explaining why you would be a good fit for our company. ### Get to know call (online) It is essential that we get to know each other and learn about our role expectations, priorities, and values. ### Optional follow-up call (online) Depending on the role, there might be a follow-up call and you may be asked to complete a small hands-on task. ### Meet the team (in person) Before making you an offer, let's chat about you, us and our vision in our office in Hamburg with the team. ### Sign your contract We'll make you an offer you can't resist. Now, all we need from you is an autograph and we will count the days till you are officially part of our team. Our Core Values #### Eight Values. One Rule: ###### Live Them. ### Human Caring We keep soul in every interaction to ensure our customers feel heard and cared for. ### Ownership Every teammate thinks like a founder: owning their own domain ### True to Our Word We do what we say, every time. ### Passion for Innovation We love solving hard problems with new ideas. ### Constant Growth Learning is daily practice and we improve a bit every day. ### Perseverance Grit delivers results when talent gets tired. ### Transparent Teamwork We win (or learn) as one team, there’s no room for egos. ### Master Simple Less is more when it comes to delivering a great experience. Our Leadership Team ##### Founded by three. ###### Grown by many. #### A tight-knit, international team spread across Hamburg and San Francisco: people who've chosen to build something they actually believe in, for customers they can actually name. [ ![Oliver Fluck in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo.png) ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) - [ Oliver Fluck ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) [ ![Sofia Gertzen in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-1.webp) ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) - [ Sofia Gertzen ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) [ ![Louis Maywald in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-2.webp) ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) - [ Louis Maywald ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-1.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-2.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-3.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_123704-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_123512-scaled.jpg) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251017_110308-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4482-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4608-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_5714-1-scaled.jpeg) ![FlowShare team photo at Exponential Innovation institute](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_9801-3-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_120145-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_1235020-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_100739-1-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_113312-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_114337-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_120450-scaled.jpg) [ About Us ](https://getflowshare.com/about-us/) Find us ###### Two Locations. ##### One Team. ![FlowShare office](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/card-1.webp) DE, European HQ miraminds GmbH c/o Digital Hub Logistics GmbH Am Sandtorkai 32 20457 Hamburg German ![FlowShare Office](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/card-1-1-e1778009645341.webp) US, North America miraminds Inc. 2261 Market Street STE 85810 San Francisco, CA 94114 USA #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [About Us](https://getflowshare.com/about-us/) **Published:** March 20, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Software Should Work for People ## We Make Sure It Does #### Nobody should feel left behind when technology changes. #### FlowShare is a Windows application that helps teams document and share software know-how, so the person on the office floor is just as empowered as the engineer who built the system. Why customers stay ## The Numbers That Say More ### Than We Ever Could ![growth](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/since2020.svg)### Since 2020 Profitable every year & proudly bootstrapped. ![calendar](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/nine-years.svg)### 9 Years Our longest-running customer. ![Cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/day-one-price.svg)### Day one pricing Existing customers pay what they started. ![Global](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/five-continents.svg)### 5 Continents From manufacturing floors to financial services. [ Talk to Sales ](/lets-talk) Our story ### Built out of frustration. #### Grown on trust. In 2015, Oliver was documenting software processes the only way anyone knew how: screenshots, paste, annotate, repeat. He built a prototype to solve his own problem. It worked well enough that Louis and Sofia came on board and what started as a weekend project became a full-time business. *“We never took investor money. That means our roadmap is shaped by the people who use FlowShare, not by a VC breathing down our neck and optimizing for an exit.”* Early R&D grants from the German and EU innovation programs let us build deep without rushing to market. We’ve been profitable since 2020 and we haven’t raised prices on a single existing customer since day one. #### The numbers that say more #### 2015 – 17 ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### Weekend prototype Oliver develops the tracking engine. A personal fix turns into FlowShare and its first paying users. #### 2017 – 20 ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### €500K in R&D grants Tracking engine capabilities and our ideas based on that let us secure German & EU funding. #### 2020 – 22 ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### Profitable on our terms Steady growth on a single product. Customer input drives every feature. #### 2022 – 24 ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### Accelerator programs Hamburg AI and German Accelerator, sharpening our go-to-market and expanding. #### 2024 – now ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### US subsidiary opens Serving North American customers locally, while staying true to what made us work. ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-17.svg) How we think about data #### As Europeans, privacy isn't a feature. It's a principle. FlowShare was built in Germany under some of the world’s strictest data protection laws and we think that shaped us for the better. The belief that you own your processes and your data, not us, not a cloud provider, not anyone else, runs through every decision we make. That’s why FlowShare runs on-premise by default, on Windows, with nothing leaving your machine unless you choose it. Not to check a compliance box. Because we firmly believe that raw screenshots of sensitive workflows simply don’t belong in someone else’s cloud. Your data, your rules. Our Core Values #### Eight Values. One Rule: #### Live Them. ### Human Caring We keep soul in every interaction to ensure our customers feel heard and cared for. ### Ownership Every teammate thinks like a founder: owning their own domain ### True to Our Word We do what we say, every time. ### Passion for Innovation We love solving hard problems with new ideas. ### Constant Growth Learning is daily practice and we improve a bit every day. ### Perseverance Grit delivers results when talent gets tired. ### Transparent Teamwork We win (or learn) as one team, there’s no room for egos. ### Master Simple Less is more when it comes to delivering a great experience. Our Leadership Team #### Founded by three. ##### Grown by many. #### A tight-knit, international team spread across Hamburg and San Francisco: people who've chosen to build something they actually believe in, for customers they can actually name. [ ![Oliver Fluck in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo.png) ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) - [ Oliver Fluck ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) [ ![Sofia Gertzen in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-1.webp) ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) - [ Sofia Gertzen ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) [ ![Louis Maywald in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-2.webp) ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) - [ Louis Maywald ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-1.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-2.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-3.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_123704-scaled.jpg) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251017_110308-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_123512-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4482-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4608-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_5714-1-scaled.jpeg) ![FlowShare team photo at Exponential Innovation institute](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_9801-3-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_120145-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_1235020-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_100739-1-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_113312-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_114337-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_120450-scaled.jpg) [ Careers ](/careers) Find us ##### Two Locations. ##### One Team. ![FlowShare office](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/card-1.webp) DE, European HQ miraminds GmbH c/o Digital Hub Logistics GmbH Am Sandtorkai 32 20457 Hamburg Germany ![FlowShare Office](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/card-1-1-e1778009645341.webp) US, North America miraminds Inc. 2261 Market Street STE 85810 San Francisco, CA 94114 USA #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Lets Talk](https://getflowshare.com/lets-talk/) **Published:** April 17, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Contact ## Sales Get a tailored FlowShare recommendation based on your organization’s needs ## Let's find your perfect fit Tell us about your needs, documentation scale, team size, compliance requirements and we'll recommend the right FlowShare solution for you. '); // Generate items selectField.find("option").each(function(index){ let title = $(this).text(); let active = index === 0 ? "active" : ""; let display = index === 0 ? "block" : "none"; let item = ` ${title} ${descriptions[title]} `; wrapper.append(item); }); // Append custom UI selectField.closest(".elementor-field-type-select") .append(wrapper); // Select item $(document).on("click",".usecase-item",function(){ let parent = $(this).closest(".usecase-wrap"); // Active state $(".usecase-item").removeClass("active"); $(this).addClass("active"); // Show description $(".usecase-description").slideUp(); parent.find(".usecase-description") .stop(true,true) .slideDown(); // Update original select field let selectedValue = $(this).data("value"); selectField .val(selectedValue) .trigger("change"); }); }); ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-650.png) '); // Generate custom items radioInputs.each(function(index){ let value = $(this).val(); let checked = index === 0 ? "active" : ""; let display = index === 0 ? "block" : "none"; // First checked by default if(index === 0){ $(this).prop("checked", true); } let item = ` ${value} ${descriptions[value]} `; wrapper.append(item); }); // Append UI radioField.append(wrapper); // Click $(document).on("click",".radio-item",function(){ let parent = $(this).closest(".radio-wrap"); let value = $(this).data("value"); // Active state $(".radio-item").removeClass("active"); $(this).addClass("active"); // Description $(".radio-description").slideUp(); parent.find(".radio-description") .stop(true,true) .slideDown(); // Update original radio radioInputs.prop("checked", false); radioInputs.each(function(){ if($(this).val() == value){ $(this) .prop("checked", true) .trigger("change"); } }); }); }); #### Why teams choose FlowShare - EU-hosted, on-premises options available. - Response within 1 business day. - 500+ enterprise teams documented. - Top-rated on G2, Capterra, GetApp. ![square](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/igs_gmbh_logo-1.svg) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) IGS GmbH "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images.svg) ### Walter Kuhn Lead Architect 1 Your contact details First Name Last Name Business Email Phone Number 2 What's your primary use case? (optional) Implementing New Software Improving Processes & Compliance Training & Knowledge Sharing 3 How many people will actively create documentation? (optional) Just me Small Team (2-10) Medium Team (11-50) Large Team (51-100) Large Organisation (101–500) Enterprise 500+ 4 Hosting & security requirements (optional) On-premises only EU cloud allowed Unsure / Need guidance 5 When do you plan to start? (optional) Immediately 1-3 months 3-6 months 6+ Months Just exploring Your message (optional) Send My Request We respond within 1 business day · [Privacy Policy](https://getflowshare.com/privacy-policy/) Operations, IT, and compliance-driven teams trust FlowShare to capture real work inside Windows environments and turn it into structured, secure documentation. #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) #### 4.8 average rating from 66 reviews on Capterra, G2, OMR and SourceForge --- ### [Pricing](https://getflowshare.com/pricing/) **Published:** May 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Find the Perfect ## Pricing Plan for FlowShare FlowShare captures every click on your screen, desktop apps, browser, even SAP and turns it into a branded step-by-step guide. Pick the plan that fits. Every plan includes unlimited guides and a 7-day free trial. 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) You’re purchasing from miraminds GmbH. ​ [Looking for US/Canada pricing? See miraminds Inc. offers →​](https://getflowshare.com/pricing-us/) #### € #### $ #### Save ~11% with Annual Billing Annual Monthly ### Professional For one-man armies and small teams. ### €37.5 /mo Per author · billed yearly at €450 - Record any desktop or browser workflow - Enhanced AI text descriptions - Export locally in 10+ formats - Brand with logo, colors, fonts - Share guides via Portal link - 25 Portal viewers + AI assistant [ Subscribe Now ](https://buy.stripe.com/dRm28rcncbE23sgdcRew80o) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Team For teams scaling their know-how. ### €57.5 /mo Per author · billed yearly at €690 · min. 5 authors Most Popular Everything in Professional, plus: - Custom POTX, DOTX, PDF, HTML templates for local exports - Full Portal Experience: organize guides, manage roles & groups - Custom Branding for your Portal - 150 Portal viewers + AI assistant - Priority support - Onboarding session [ Talk to Sales ](/lets-talk) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Enterprise Full control. 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Regulated teams. ### Custom min. 10 authors \| billed annually Everything in Team, plus: - Custom license configuration (offline, self-hosted) - SAP GUI recording - 5,000 Portal viewers + AI Assistant - AutoTranslation included - Onboarding and training session - Implementation Services - Customer Success Manager [ Talk to Our Team ](/lets-talk) *Includes setup, onboarding & biannual reviews* Annual Monthly ### Professional For one-man armies and small teams. ### $44 /mo Per author · billed yearly at $528 - Record any desktop or browser workflow - Enhanced AI text descriptions - Export locally in 10+ formats - Brand with logo, colors, fonts - Share guides via Portal link - 25 Portal viewers + AI assistant [ Subscribe Now ](https://buy.stripe.com/dRm28rcncbE23sgdcRew80o) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Team For teams scaling their know-how. ### $77 /mo Per author · billed yearly at $924 · min. 5 authors Most Popular Everything in Professional, plus: - Custom POTX, DOTX, PDF, HTML templates for local exports - Full Portal Experience: organize guides, manage roles & groups - Custom Branding for your Portal - 150 Portal viewers + AI assistant - Priority support - Onboarding session [ Talk to Sales ](/lets-talk) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Enterprise Full control. Full suite. Regulated teams. ### Custom Custom pricing · from 10 authors · Portal viewers included Everything in Team, plus: - Custom license configuration (offline, self-hosted) - SAP GUI recording - 5,000 Portal viewers + AI Assistant - AutoTranslation included - Onboarding and training session - Implementation Services - Customer Success Manager [ Talk to Our Team ](/lets-talk) *Includes setup, onboarding & biannual reviews* ### Professional For one-man armies and small teams.​ ### $49 /mo Per author - Record any desktop or browser workflow - Enhanced AI text descriptions - Export locally in 10+ formats - Brand with logo, colors, fonts - Share guides via Portal link - 25 Portal viewers + AI assistant [ Subscribe Now ](https://buy.stripe.com/7sY7sLgDs23s7Iw8WBew80p) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Team For teams scaling their know-how.​ ### $85 /mo Per author. min. 5 authors Most Popular Everything in Professional, plus: - Custom POTX, DOTX, PDF, HTML templates for local exports - Full Portal Experience: organize guides, manage roles & groups - Custom Branding for your Portal - 150 Portal viewers + AI assistant - Priority support - Onboarding session [ Talk to Sales ](/lets-talk) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Enterprise Full control. Full suite. Regulated teams. ### Custom Custom pricing · from 10 authors · Portal viewers included Everything in Team, plus: - Custom license configuration (offline, self-hosted) - SAP GUI recording - 5,000 Portal viewers + AI Assistant - AutoTranslation included - Onboarding and training session - Implementation Services - Customer Success Manager [ Talk to Our Team ](/lets-talk) *Includes setup, onboarding & biannual reviews* ### Every plan ### Includes ![share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/unlimited-guides-pricing.svg)### Unlimited Guides No cap on how many guides your authors can create. ![share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/unlimited-exports-pricing.svg)### Portal viewers included per tier Capped seats with the AI Assistant. Exported and shared views are always unlimited. ![security](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/sso-2fa-pricing.svg)### Unlimited exports Share in any format, as many times as you want. ![security](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/sso-2fa-pricing.svg)### SSO & 2FA on every plan Microsoft single sign-on and two-factor authentication included, not locked behind Enterprise. #### See Exactly What You Get in Each Plan. ##### Target group & positioning #### Feature ### Minimum licenses ### Data storage ### Professional Create and share guides. 1 Local + EU Cloud ### Team Collaborate and manage guides across a team. 5 Local + EU Cloud ### Enterprise Deploy on your terms: cloud, self-hosted, or air-gapped. 10 100% local – no cloud ##### Desktop app – core functions ### Automatic guide creation ### Local processing (no upload) ### All Local Export formats (PDF, Word, PowerPoint & more). ### Integration Exports (Confluence, Sharepoint, HeyGen & more.) ### Export to FlowShare Portal ### Custom export templates (Word, PPT, HTML) ### SAP GUI Recording ### AutoTranslation (29 languages) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) optional ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ##### Portal – collaboration & publishing ### Flow library ### Share guides centrally ### Role access management (viewer/editor) ### Custom Branding for your Portal ### Included Viewers ### Additional Viewer Packs ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) 25 ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ri_subtract-fill.png) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) 150 +100 Viewers / €49/mo ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) 5000 – (self-hosted) ##### Security & IT integration ### SSO (single sign-on) ### Offline activation (no internet) ### License server (central mgmt.) ### On-premise deployment ### Audit log / compliance ### GDPR-compliant (EU servers) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) (Desktop + Portal) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) (Desktop + Portal) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ##### Support & Onboarding ### Self-service helpdesk ### E-Mail support ### AI-chat assistant ### Onboarding session ### Customer success manager ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Standard ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [ Try for Free ](/free-trial) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Priority ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Priority ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) [ Talk to Sales ](/lets-talk) #### SSO and 2FA on every plan. Unlike competitors who gate single sign-on behind enterprise pricing, FlowShare includes Microsoft SSO and 2FA starting from Professional. Portal is EU-hosted (Frankfurt) with data never shared or used for AI training. [ Explore all 65+ features ](https://getflowshare.com/features/) ##### Try FlowShare free for 7 days All Team features. Full Portal access. No credit card. Only pay if you love it. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](https://getflowshare.com/free-trial?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) ###### Two Products. One Workflow. Use Desktop alone if capturing and sharing locally is your priority. Add the Portal when collaboration is. [ ![Cover Dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/2-2.png) ##### FlowShare Desktop Runs locally on your machine. Records every click, step, and screen as you work, turning your process into a polished guide in real time. Your data never leaves your device. ](https://getflowshare.com/features/desktop-capture/) [ ![Cover Dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/1-2.png) ##### FlowShare Portal Where your guide goes next. Upload, organize, search, and share documentation with your whole team: from any device, anywhere. Includes an AI assistant that answers questions from your guides. ](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) #### Trusted by Teams At: ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “When I used to work on a relatively complex step-by-step documentation, it took me around two days. With FlowShare, it’s less than an hour and a half.” ### Thorsten Raeker Head of IT, Bauvista ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Thorsten Raeker](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Thorsten-Raeker-3.png) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. Is there a free version of FlowShare? Yes. FlowShare Free lets you capture guides and publish them to the Portal, with limits on guide length and library size. Local exports such as PDF and Word, and custom branding, need a paid plan. For the full picture, the 7-day trial has no restrictions at all. Will I be charged automatically after the trial? No. We do not ask for payment details upfront, so nothing can be charged unless you actively choose to subscribe. There is no cancellation step either: if you do nothing when the trial ends, it simply stops. What’s included in the 7-day free trial? Everything, including AutoTranslate: unlimited guides, the full Portal as [internal knowledge base software](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) with AI assistant, role management, web integrations and every export format. No credit card is needed, and it is the fastest way to confirm FlowShare captures your specific applications. What is the difference between the plans? The entry paid plan suits individuals who create and export guides, with basic Portal access for sharing. The higher tier adds the full Portal: role and group management, usage analytics, a larger viewer allowance and priority support. Enterprise adds SAP GUI recording for [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/), custom templates and dedicated onboarding. Who counts as an author and who counts as a viewer? Authors create guides with FlowShare Desktop and need a paid licence. Portal viewers read guides or ask the AI assistant, and are capped per tier. Anyone reading an exported guide as a PDF or in SharePoint is unlimited and free, which is how most organisations keep the licence count small. Can I start with Professional and upgrade later? Yes. Many customers start on the entry plan and move up as the library and the number of readers grow. Remaining subscription value is credited when you upgrade, so starting small costs nothing later. What if my team isn’t good with tech? FlowShare is used by people who document as a small part of a much bigger job, not by technical writers. If someone can perform the task, they can record it, because capture happens while they work. Enterprise plans include an onboarding workshop and a dedicated contact. Does FlowShare work with my application? As [software for Windows](https://getflowshare.com/features/windows/) it captures any application running there: desktop software, browsers, ERP systems and custom legacy tools. Rather than take our word for it, the trial answers this for your specific software within minutes, which is the right order to do it in. Do you sign NDAs or negotiate custom terms? Yes, 50 percent off all plans for eligible organisations. Contact us with a short note about your organisation and we will confirm whether it qualifies. Do you offer discounts for schools and NGOs? Yes, 50% off all plans for eligible organizations. [Contact us](https://getflowshare.com/contact-us) and let us know what applies to your organization. What payment methods do you support? All major credit cards, SEPA direct debit, and wire transfer on annual plans. Purchase orders are accepted, which matters for public sector and larger enterprise buyers whose finance process does not allow card payment. Will my subscription renew automatically? Yes, your plan renews for the same period unless you cancel beforehand, and you can cancel at any time. Renewal applies to paid subscriptions only, never to the free trial. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Start creating guides your team will actually use. 7-day free trial. No credit card. No design skills needed. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Talk to Our Team ](https://getflowshare.com/lets-talk/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Stay in Touch](https://getflowshare.com/stay-in-touch/) **Published:** May 19, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Let's keep in touch Follow us across platforms for updates, behind-the-scenes moments, and the occasional good meme. ### Find us on [ Ri-facebook-fill ](https://www.facebook.com/FlowShare) [ X-twitter ](https://x.com/GetFlowShare) [ Linkedin ](https://www.linkedin.com/company/flowshare) [ Ti-instagram ](https://www.instagram.com/getflowshare/) [ FlowShare On YouTube ](https://www.youtube.com/@flowshare) Our Leadership Team ## Founded by three. ### Grown by many. #### A tight-knit, international team spread across Hamburg and San Francisco: people who've chosen to build something they actually believe in, for customers they can actually name. [ ![Oliver Fluck in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo.png) ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) - [ Oliver Fluck ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) [ ![Sofia Gertzen in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-1.webp) ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) - [ Sofia Gertzen ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) [ ![Louis Maywald in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-2.webp) ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) - [ Louis Maywald ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-1.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-2.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-3.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_123704-scaled.jpg) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251017_110308-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4482-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4608-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_5714-1-scaled.jpeg) ![FlowShare team photo at Exponential Innovation institute](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_9801-3-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_120145-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_1235020-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_123512-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_100739-1-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_113312-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_114337-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_120450-scaled.jpg) [ About Us ](/about-us) ## Monthly FlowShare Newsletter One email. Four things worth reading. Every month we cover what’s new in FlowShare, what the team has been up to, a topic worth thinking about and a personal note from someone on our team. Subscribe Sent once a month. No spam, ever. Unsubscribe anytime. By subscribing you agree to: - [ Privacy Policy ](/privacy-policy) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.png) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.png) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Leave us a review ](/leave-a-review) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Leave A Review](https://getflowshare.com/leave-a-review/) **Published:** May 14, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Leave A Review ## Share Your FlowShare experience! ### Your feedback drives improvement and guides others We value your insights! By sharing your experience with FlowShare, you not only help us improve, but also assist others in finding the right solution for their documentation needs. Would you recommend FlowShare to a peer or industry contact? Let us know by leaving a review. ## Pick your preferred platform to leave a review: ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/capterra.svg) [Review us on Capterra](https://reviews.capterra.com/products/new/fa7709b9-e6b7-462e-9e55-5ac5decabafe/) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/source-forge.svg) [Write a review on SOURCE FORGE](https://sourceforge.net/software/product/FlowShare/reviews/new) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/omr-img.svg) [Make an OMR Review](https://omr.com/de/reviews/new/product/flowshare) ![G2 Software Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/software-review.svg) [Rate us on G2 Software Reviews](https://www.g2.com/products/flowshare/reviews/start) ![Senja](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/download-49-e1780075656808.png) [Write a testimonial about FlowShare ](https://senja.io/p/flowshare/r/Bv25hb) #### Got suggestions? We’re listening! Your experience and expertise are invaluable to us. If you have any ideas for new [features or improvements](https://feedback.getflowshare.com/b/ykvj5wme/flowshare-feature-requests-ide), we’d love to hear them. Thank you! Sincerely, Sofia, Oliver and Louis (Founders of FlowShare) ![Sofia, Oliver, Louis - FlowShare Founders](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Founders.webp) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Reviews](https://getflowshare.com/reviews/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # See how teams use FlowShare to ## Simplify Documentation and Training Real reviews from teams who turned documentation into something that actually works. With FlowShare, teams across industries are capturing processes faster, creating clearer documentation, and improving how knowledge is shared. From IT and operations to onboarding and training, users rely on FlowShare to replace manual documentation with structured, step-by-step guides created while they work. Explore real feedback from platforms like Capterra, G2, SourceForge, and OMR to see how teams are using FlowShare in their daily workflows. ![square](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/igs_gmbh_logo-1.svg) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) IGS GmbH "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter Kuhn](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Walter-Kuhn.png) ### Walter Kuhn Lead Architect ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) Luschnitz.com e.U. "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!"​ ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) Birkengold GmbH​ "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours."​​ ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) Analytiqum​ "FlowShare is a Game changer in Process Documentation "​ ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![fernlea_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/fernlea_logo_no_bg-1-1.png.webp) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) Fernlea Community Care "FlowShare is simple and intuitive, my users love it."​ ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-1.png-1.webp)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/BDAE-logo.png) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) BDAE Gruppe "Even with little time, the documentation was completed within minutes"​ ![Philipp Belau](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Philipp-Belau.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group ### See what others are ### saying about FlowShare How teams solve documentation challenges with FlowShare #### FlowShare reviews #### OMR Reviews Check more: [FlowShare Reviews](https://omr.com/en/reviews/product/flowshare) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 employees, Computer Software) "As someone who has written a TON of documentation over the last 40+ years, I look for any and every way to reduce the time it takes AND increase the accuracy of what I'm sharing with clients. FlowShare makes those tasks easy peasy!" ### Jerilynne Owner/Founder ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 employees, Computer Software) "I love how easy it is to use Flowshare to capture steps and make an interactive tour that I can embed on my website or course and membership platform. I teach coaches how to use WordPress and make a lot of tech tutorials. In the past this was really time intensive because I had to take each screenshot separately and annotate."​ ### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 employees, Non-Profit Organization Management) "I use flow share at least weekly. The primary reason I use it is to teach people in the office how to do simple activities. I find it's very easy to do and I don't have to modify much at all. Absolutely brilliant."​​ ### Peter CEO at Bridges Connecting Communities Ltd ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 employees, Information Technology and Services) "With FlowShare, we can efficiently document processes in our organization, saving time and effort in creating manuals. The tool has helped us establish a standard documentation process, reduce the time required for documentation, and improve how we onboard new employees. The ability to customize guides with corporate branding and export them in various formats has enhanced our communication with colleagues and customers. Overall, FlowShare has increased productivity and streamlined our documentation process effectively."​ ### Valentin CEO at Analytiqum ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 employees, Graphic Design) "1. Flowshare makes sharing files and collaborating easy with a user-friendly platform. You can quickly create step-by-step walkthroughs to train employees or help clients. 2. Blur sensitive areas on screenshots with a simple click instead of spending time hiding browser tabs and desktop icons. This saves tons of time when making user guides and software demos. 3. Cut video creation time in half thanks to built-in screen recording and editing tools. No more switching between programs to demonstrate features. 4. Real-time co-editing allows seamless collaboration across teams and with clients. Everyone is always on the same page. 5. This platform has been a total game-changer for creating internal training content and client deliverables."​ ### Imran G Manager at EZ Graphics ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) BDAE (51–1000 employees, Retail) "The process for creating documentation is fast and unlike conventional screenshot & annotation software it tracks tasks so you don't forget important steps. Also the output options are good for sharing with different audiences."​ ### Michael Consultant at Retail SaaS Data Analytics #### See how FlowShare transforms your team's workflow #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](/case-studies) #### Share Your ##### FlowShare experience! Your feedback drives improvement and guides others We value your insights! By sharing your experience with FlowShare, you not only help us improve, but also assist others in finding the right solution for their documentation needs. Would you recommend FlowShare to a peer or industry contact? Let us know by leaving a review. [ Leave a Review ](/leave-a-review) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ##### Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Industry Solution](https://getflowshare.com/industries/) **Published:** May 19, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Solutions Built For ## Your Industry From regulated environments to fast-moving operations, see how teams use FlowShare to document workflows, train employees, and keep knowledge under control. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ### Solutions by ### industry #### How teams solve documentation challenges with FlowShare.​ ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/hydro-power_17749809-1-traced.png) ### Utilities Prevent knowledge loss in utility operations. Standardise documentation across systems, teams, and field operations. ![industries](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-5-traced.png) ### Government Secure process documentation for government teams. Document workflows without relying on cloud tools. ![industry solution](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-6-traced.svg) ### Logistics Train and onboard faster in logistics operations. Turn daily workflows into step-by-step guides. ![manufacturing Industry](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/10/Screenshot_2026-10-06_153712-removebg-preview.webp) ### Manufacturing Keep production know-how on the shop floor. Document machine, ERP, and quality processes the same way on every shift. ## Choose a Use Case To ## See How FlowShare Fits Your Workflow #### Standardise Workflows Across Utility Operations A single “wrong click” in a SCADA or grid management system can have catastrophic physical consequences, making an accurate, visual “point-and-click” record of safe operations a critical safety requirement rather than a luxury. - Capture workflows from legacy systems - Reduce dependency on experienced employees [ Explore Solution ](/industries/utilites-process-documentation/) [ ![FlowShare for Utilities](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-3-1.png) ](/industries/utilites-process-documentation/) [ ![FlowShare for Government](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-4-1.png) ](/industries/government-process-documentation/) #### Secure Documentation for Regulated Environments Bridge the massive gap between abstract policy manuals and the actual “shadow processes” staff use to navigate ancient database UIs, ensuring service consistency regardless of who is behind the desk. - Keep data fully under your control - Standardise processes across departments [ Explore Solution ](/industries/government-process-documentation/) #### Train and Onboard Teams Faster in Logistics Operations When a “superuser” retires or moves on, their undocumented “workarounds” for handling shipping exceptions and legacy terminal commands shouldn’t vanish, causing your supply chain to grind to a halt. - Reduce repetitive training - Improve operational consistency [ Explore Solution ](/industries/logistics-process-documentation/) [ ![FlowShare for Logistics companies](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-5-1.png) ](/industries/logistics-process-documentation/) [ ![Manufacturing](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/10/Container.webp) ](/industries/government-process-documentation/) #### Standardise Production Processes Across Every Shift The “right way” to run a line changeover or log a quality deviation often lives in one operator’s head and changes with every shift handover — until the scrap rate or an audit finding makes the difference visible. - Capture MES, ERP, and machine interface workflows - Keep procedures audit-ready between certifications [ Explore Solution ](https://getflowshare.com/industries/manufacturing-process-documentation/) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ More Case Studies ](/case-studies) #### Read About How FlowShare Can Help ![How Rockdale County standardized IT documentation with FlowShare_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/How-Rockdale-County-standardized-IT-documentation-with-FlowShare_.png) ##### How Rockdale County standardized IT documentation with FlowShare From zero SOPs to a complete knowledge base for 1,200 staff, built offline, without cloud tools. A real-world example of FlowShare at scale. [Read More](/case-studies/rockdale-county) ![kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable (1)kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable-1.png) ##### How Kapsch supports employees with scalable IT helpdesk documentation Kapsch documents solutions during live support calls, making knowledge reusable across locations, reducing repeated requests and getting employees unstuck faster. [Read More](/case-studies/kapsch) ![FlowShare-Mockup](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Mockup-2-1024x576-1.webp) ##### Standardize workflows across every location and shift FlowShare captures processes as you work and turns them into ready-to-share documentation, no manual writing, no formatting, no delay. [Read More](/use-cases/process-documentation) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) #### Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Use Cases](https://getflowshare.com/use-cases/) **Published:** April 11, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Find how teams ## use FlowShare From ERP documentation to employee training, see how teams document processes faster and reduce manual work. Works on Windows. Runs locally. No cloud required. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Explore ### use cases ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/file-management_16171011-1.svg) ### ERP Documentation Prevent documentation chaos in complex systems ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/cloud_13198612-1.png) ### SAP Migration Reduce risk during system transitions ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/trade_14303319-1.png) ### Employee Training Onboard employees faster with clear guides ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/document-adjustment_10326042-1.png) ### Process Documentation Keep processes consistent across teams ### Choose a Use Case To ### See How FlowShare Fits Your Workflow #### Document Complex Systems Without Slowing Down Your Team Documentation that keeps up with you. - Capture workflows in SAP, Dynamics, and custom ERP systems - Create step-by-step guides automatically while working - Keep documentation consistent across teams and locations [ Explore Use Case ](/use-cases/erp-documentation) [ ![ERP Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-6-1.png) ](/use-cases/erp-documentation) [ ![SAP Migration](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-7-1.png) ](/use-cases/sap-documentation) #### Reduce Risk During System Transitions Document processes before, during, and after migration. - Capture existing SAP workflows before migration - Train teams faster on new systems - Reduce errors during transition phases [ Explore Use Case ](/use-cases/sap-documentation) #### Standardise Workflows Across Teams Standardise workflows across teams. - Replace manual documentation with automated guides - Keep knowledge inside the company - Reduce support requests and repeated questions [ Explore Use Case ](/use-cases/process-documentation) [ ![Process Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-2-1.png) ](/use-cases/process-documentation) [ ![Employee Training](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-1-1.png) ](/use-cases/employee-training-manuals) #### Onboard Employees Faster With Clear, Structured Guides Create training materials automatically while working. - Turn workflows into structured training guides instantly - Reduce dependency on trainers and repeated explanations - Onboard new employees faster [ Explore Use Case ](/use-cases/employee-training-manuals) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ More Case Studies ](/case-studies) #### Read About How FlowShare Can Help ![How Rockdale County standardized IT documentation with FlowShare_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/How-Rockdale-County-standardized-IT-documentation-with-FlowShare_.png) ##### How Rockdale County standardized IT documentation with FlowShare From zero SOPs to a complete knowledge base for 1,200 staff, built offline, without cloud tools. A real-world example of FlowShare at scale. [Read More](/case-studies/rockdale-county) ![Knowledge Retention shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Expertise-Walk-Away.png) ##### Don't let expertise walk away: building knowledge retention with AI When key people leave, critical knowledge goes with them. Learn how teams are using FlowShare to capture and preserve what matters before it’s too late. [Read More](/knowledge-retention-with-ai/) ![FlowShare-Mockup](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Mockup-2-1024x576-1.webp) ##### FlowShare for government agencies See how public sector teams use FlowShare to meet compliance requirements, document legacy systems, and protect institutional knowledge. [Read More](/industries/public-sector-process-documentation/) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Integrations](https://getflowshare.com/integrations/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Easily integrate FlowShare Guides into ## Systems You Already Know and Love! With FlowShare integrations, if your organisation already uses a knowledge base, wiki, CMS, DMS, or helpdesk, you can easily integrate step-by-step guides created with FlowShare directly into those systems. This way, FlowShare integrations allow your peers or customers to access the guides they need directly from within the systems they already use, making it easy and convenient for them to get the help they need. ### Direct ### integrations How teams solve documentation challenges with FlowShare All Document Knowledge Learning Video [ ![Confluence Documentation: Publish FlowShare Guides to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-HeyGen.png) ##### HeyGen Transform your Flows into customized, AI-powered how-to videos. ](https://getflowshare.com/integrations/heygen/) [ ![Confluence documentation shown as a captured Windows workflow published to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Confluence.png) ##### Confluence Publish your Flows as Confluence pages. ](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) [ ![SharePoint knowledge base shown as a captured Windows workflow published to SharePoint](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Sharepoint.png) ##### SharePoint Export your Flows to SharePoint in formats like PDF, DOCX and PPTX. ](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/) [ ![Synthesia video documentation shown as a captured Windows workflow published to Synthesia](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-Synthesia-1.png) ##### Synthesia Create professionally narrated videos from your Flows in minutes. ](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) [ ![Obsidian documentation shown as a captured Windows workflow published to Obsidian](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Obsidian.png) ##### Obsidian Upload your Flows into your Obsidian Wiki as Markdown, directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/obsidian/) [ ![WordPress documentation shown as a captured Windows workflow published to WordPress](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Wordpress.png) ##### WordPress Publish your Flows as WordPress posts. ](https://getflowshare.com/integrations/wordpress/) [ ![Elo logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-ELO-Digital.png) ##### ELO Digital Office Upload your .flows into your ELO ECM directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) [ ![Guru documentation shown as a captured Windows workflow published to Guru](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Guru.png) ##### GURU Upload your Flows as Cards into your Guru Wiki directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/guru/) [ ![Know-How Nugget Finder integration shown as a captured Windows workflow published to Know-How Nugget Finder](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Know-How.png) ##### Know How Create and publish custom nuggets with FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/know-how/) [ ![Avendoo LMS integration shown as a captured Windows workflow published to Avendoo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-Avendoo-1.png) ##### Avendoo Easily publish your Flows on the Avendoo Learning World. ](https://getflowshare.com/integrations/avendoo/) [ ![WordPress documentation shown as a captured Windows workflow published to WordPress](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Wordpress.png) ##### WordPress Publish your Flows as WordPress posts. ](https://getflowshare.com/integrations/wordpress/) [ ![SharePoint knowledge base shown as a captured Windows workflow published to SharePoint](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Sharepoint.png) ##### SharePoint Export your Flows to SharePoint in formats like PDF, DOCX and PPTX. ](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/) [ ![Elo logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-ELO-Digital.png) ##### ELO Digital Office Upload your .flows into your ELO ECM directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) [ ![Confluence documentation shown as a captured Windows workflow published to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Confluence.png) ##### Confluence Publish your Flows as Confluence pages. ](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) [ ![Guru documentation shown as a captured Windows workflow published to Guru](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Guru.png) ##### GURU Upload your Flows as Cards into your Guru Wiki directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/guru/) [ ![Obsidian documentation shown as a captured Windows workflow published to Obsidian](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Obsidian.png) ##### Obsidian Upload your Flows into your Obsidian Wiki as Markdown, directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/obsidian/) [ ![Confluence documentation shown as a captured Windows workflow published to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Confluence.png) ##### Confluence Publish your Flows as Confluence pages. ](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) [ ![Avendoo LMS integration shown as a captured Windows workflow published to Avendoo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-Avendoo-1.png) ##### Avendoo Easily publish your Flows on the Avendoo Learning World. ](https://getflowshare.com/integrations/avendoo/) [ ![Know-How Nugget Finder integration shown as a captured Windows workflow published to Know-How Nugget Finder](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Know-How.png) ##### Know How Create and publish custom nuggets with FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/know-how/) [ ![Confluence Documentation: Publish FlowShare Guides to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-HeyGen.png) ##### HeyGen Transform your Flows into customized, AI-powered how-to videos. ](https://getflowshare.com/integrations/heygen/) [ ![Synthesia video documentation shown as a captured Windows workflow published to Synthesia](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-Synthesia-1.png) ##### Synthesia Create professionally narrated videos from your Flows in minutes. ](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) ### Complementary #### Partners With these solutions you can turn your guides into something completely new. [ ![OpenRPA documentation shown as a captured Windows workflow published to OpenRPA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-OpenRPA.png) ##### OpenRPA Export your Flow-files to OpenRPA and deploy your bots faster. ](https://getflowshare.com/integrations/openrpa/) #### Suggest an Integration First Name\* Last Name\* Your Email Address\* Phone\* What System do you want to integrate FlowShare with? \* Do you have a Contact Person from the provider? \* Yes No Submit #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) #### Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Security](https://getflowshare.com/security/) **Published:** May 4, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # On-Premise Documentation Software, Built for Regulated Environments ## Your Process. Your Data. ## We make sure it stays that way #### FlowShare is an on-premise documentation software. It captures and processes your documentation locally, on your own Windows machine, and nothing is uploaded unless you choose to upload it. miraminds GmbH and miraminds Inc, the companies behind FlowShare, operate an information security management system certified to ISO/IEC 27001:2022. [ Visit our Trust Center ](https://trust.getflowshare.com/) [ Talk to Sales ](/lets-talk) Why regulated teams choose on-premise documentation software ## Security and privacy aren’t features. ## They’re fundamentals. ![settings](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/ownership_about-us.svg)### Local by default Capture and processing run on your machine. No cloud dependency, no forced upload. ![offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/desktop-browser_single-cc.svg)### Nothing leaves your machine Documentation is stored on your system or network. Unless you explicitly choose to share it. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/true-to-our-world_about-us.svg)### Built in Germany Developed and governed under strict German and EU data protection law. ![Global](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/five-continents.svg)### Deployed in regulated environments Manufacturing, utilities, government, and enterprise IT, including offline and restricted networks. [ Talk to Sales ](/lets-talk) Security by design ## Built for control ## ISO Certified to prove it. > **ISO/IEC 27001:2022 certified** > > The information security management system of **miraminds GmbH and miraminds Inc**. is certified to ISO/IEC 27001:2022. > > **Certificate number:** 123361 > > **That means:** An accredited body has audited how we govern information security, risk assessment, access control, incident response, secure development, supplier management, business continuity and confirmed it meets the standard, with annual surveillance audits to maintain it. [ Download the certificate (PDF) ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/miraminds_GmbH_-_ISO_IEC_27001_2022_Official_Certificate_2-1.pdf) ## Built for Enterprise Teams: ## Simple, Local, and Secure. #### FlowShare is built for organizations that care about speed, consistency, and data protection. Install it locally, connect it to any software, and ship documentation your teams actually use. ![GDPR compliant badge: Art. 28 Data Processing Agreement included](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/GDPR.png) ##### GDPR aligned Built with European data protection principles at its core. ![ISO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Three-Formats-5.png) ##### ISO 27001 ISMS certified to ISO/IEC 27001:2022, certificate 123361. ![Secure AI Processing](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/6.png) ##### Secure AI processing AI features run via trusted providers within EU infrastructure. [ Discover FlowShare Features ](/features) ## Where your data lives​ FlowShare runs entirely on your machine. Add the Portal when your team needs to share and manage guides centrally, still hosted in the EU, still under German data law. #### FlowShare Desktop, always local Installed and operated inside your own infrastructure. Screenshots, workflows and process data are captured and processed on your machine, and stored on your system or network. Your documentation stays there. Captured screenshots, generated guides, process content, and the systems or data visible in them are not transmitted to us. In desktop mode, no customer content or personal data is transmitted. Internet access is required only for license verification. [ Explore FlowShare Desktop App ](/features/desktop-capture) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​.png) #### FlowShare Portal, for teams that collaborate​ A hosted layer for teams that need to store, access and share guides created in the desktop application. It is optional, and it is not required to use FlowShare. - Hosted in EU-based data centers - Secure access control, encryption in transit and at rest, and system monitoring - You control what is uploaded. Nothing syncs automatically. If you use the Portal, we additionally process minimal user identification data plus whatever content you choose to upload. [ Explore FlowShare Portal ](/features/flowshare-portal) ![UI screenshot of Flow Library app with a left labels panel, central flows list, and a floating 'New Label' modal showing name, parent, color options, Cancel and Create buttons](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Create-a-central-training-knowledge-base_.png) #### AI processing - AI features​ Some FlowShare features use AI. Here’s how that works. - AI processing runs via Azure Open AI within EU infrastructure. - Our AI providers are contractually prohibited from retaining your data or using it to train or fine-tune models. - All AI subprocessors are covered by our Data Processing Agreement. **On the free trial:** AI features are enabled by default. If you need FlowShare running fully offline with no AI processing, contact us about licensing for that configuration. No need to switch tools or document manually. [ Explore FlowShare Features ](/features) ![UI mockup with a 'CAPTURE' banner, a cover slide, and a large gear with a smiling robot symbolizing automation in editing.](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/AI-processing-AI-features.png) ## GDPR compliant documentation ## Certificate, DPA and compliance documents Everything you need is also available through our [Trust Center](https://trust.getflowshare.com/) Security questionnaire or vendor assessment? Send it to <support@getflowshare.com> ## Data ownership​ [Section III(12)](/general-terms-and-conditions#page=2) and [ Section XIV(6) of the General Terms and Conditions](/general-terms-and-conditions#page=12) ![On-premise application badge: you remain sole owner of all documentation data](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/On-Premises.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### You remain sole owner of all data ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export or delete your data at any time ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Data deleted unrecoverably on cancellation ## Encryption & access control​ [Appendix 1 — Technical & Organizational Measures](/general-terms-and-conditions#page=21) ![Encryption and access control badge: encryption at rest and two-factor authentication](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/10.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Encryption at rest via key management program ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Two-factor authentication on all systems ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Secure server-to-client data transfer ## Privacy & GDPR​ [Data Processing Agreement (DPA)](/general-terms-and-conditions#page=14) ![GDPR compliant badge: Art. 28 Data Processing Agreement included](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/GDPR.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Art. 28 Data Processing Agreement included ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Data processed only on your instructions ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Data subject rights fully supported ## Subcontractor transparency​ [Appendix 2 — Subcontractor list](/general-terms-and-conditions#page=25) ![Subcontractor transparency badge: all subprocessors named and published](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/8.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### All subcontractors named & published ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Standard Contractual Clauses where required ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### List kept up to date at all times ## Incident management​ [DPA Section IX](/general-terms-and-conditions#page=19) ![Incident management badge: immediate breach notification under GDPR Art. 33 and 34](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/9.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Immediate breach notification to you ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Full incident documentation provided ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Support for Art. 33 & 34 GDPR obligations ## Confidentiality​ [Section XVI of T&Cs](/general-terms-and-conditions#page=13) ![Confidentiality badge: business information never shared or disclosed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/8-1.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Your business info never shared or disclosed ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Obligation extends to all employees ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Obligation extends to all subcontractors ## AI GDPR Compliance [Data Processing Agreement (DPA)](/general-terms-and-conditions/#page=14) ![GDPR compliant AI badge: AI services covered under the Data Processing Agreement](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/GDPR-2.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### AI services covered under Data Processing Agreement ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### All AI subprocessors GDPR-compliant and contractually bound ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### No AI training on customer data #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about how FlowShare handles your data. What does IT need in order to review FlowShare? A technical information document covering installation behaviour, registry and directory access, network activity and data handling, which we publish for exactly this purpose. FlowShare makes no changes to system directories, can be deployed via MSI or run portable, and needs no inbound network access. What does the ISO 27001 certification cover? It means an information security management system has been audited against the standard. That is a statement about how the organisation manages security, not a guarantee about any individual feature, so it is reasonable to ask which entity and scope the certificate covers. We can provide the certificate and scope on request. Where do the AI features process data? On Azure OpenAI within the EU, with an EU-hosted option for organisations that require processing to stay in Europe. AI features are optional: you can document entirely without them, which is what teams in the most restricted environments do. What does on-premise documentation software mean? That capture and processing happen on your own machines rather than on a vendor’s servers. With FlowShare, [our software for Windows](https://getflowshare.com/features/windows/), recording, editing and exporting all run locally, so screenshots of your systems stay inside your network unless you deliberately publish them somewhere. Where is data stored during capture? On the machine doing the recording. Screenshots, step text and the source file are written locally, and nothing is transmitted while you record. Publishing to the FlowShare Portal, our [internal knowledge base software](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/), or to an integration is a separate, deliberate action rather than a default. Is FlowShare GDPR compliant? FlowShare is built to support GDPR compliance: capture is local, the Portal is hosted in Frankfurt, Germany, AI features run on Azure OpenAI within the EU, and your data is not shared with third parties or used to train external models. Compliance also depends on how your organisation uses it, which is why bulk redaction of personal data in screenshots is built in. Can FlowShare run in an air-gapped environment? Yes. Capture, editing and export require no internet connection, so [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) can be produced in fully segregated networks. Cloud and Portal features are optional additions rather than preconditions for using the product. Is FlowShare ISO 27001 certified? miraminds GmbH and miraminds Inc are certified to ISO/IEC 27001:2022 for their information security management system, covering the design, development, maintenance, and cloud operations of FlowShare, delivered via web and desktop applications, including infrastructure hosted on Microsoft Azure and DigitalOcean. The certification was issued by Prescient Security LLC. ISO 27001 certifies a management system rather than a product; no software is “ISO certified” in itself. Our certificate is available in our [Trust Center](https://trust.getflowshare.com/). For a longer walkthrough of what this distinction means when evaluating any vendor, not just FlowShare, see our blog post on [what ISO 27001 actually covers](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/). Are you SOC 2 certified? No. We hold ISO/IEC 27001:2022, the international standard for information security management. SOC 2 is a US-oriented attestation covering similar ground through a different framework. Our cloud infrastructure providers hold SOC 2 Type II reports for the infrastructure layer. If SOC 2 is a hard requirement for your procurement process, tell us and we’ll work through it with you. Are your cloud providers certified? Our infrastructure providers, Microsoft Azure and DigitalOcean, are independently audited against recognized frameworks including ISO 27001. Those are their certifications, covering the infrastructure layer, not certifications held by miraminds. Full detail and links are in our [Trust Center.](https://trust.getflowshare.com/) Does FlowShare send any data to the cloud? No, not by default. FlowShare Desktop captures and processes your documentation locally. The application periodically checks your license key over the network, which transmits no documentation content. Data reaches the cloud only if you choose to use the optional Portal to publish or share a guide. Does FlowShare work offline? Yes. FlowShare Desktop runs fully offline. Fully offline operation with no periodic network calls is also available. Talk to us about licensing for air-gapped and restricted environments. Is FlowShare suitable for enterprise environments? Yes. FlowShare Desktop is installed and operated inside your own infrastructure. This is how FlowShare runs by default, not an alternative configuration. Can FlowShare be used in restricted or secure environments? Yes. FlowShare is used across [manufacturing](https://getflowshare.com/industries/manufacturing-process-documentation/), [utilities](https://getflowshare.com/industries/utilities-process-documentation/), [government](https://getflowshare.com/industries/public-sector-process-documentation/) and enterprise IT, including offline and restricted networks. What personal data does FlowShare collect? The minimum needed to manage your subscription and licence: name (first and last), email address, and optionally phone number and job title. That’s the complete list for account administration. We do not collect your documentation content, and we do not sell or share personal data with third parties for marketing or advertising. What happens when I use AI features? Some FlowShare features use AI, processed via Azure Open AI within EU infrastructure. Our AI providers are contractually prohibited from retaining your data or using it to train or fine-tune models. The Blur feature lets you mask sensitive information before it’s processed. How does FlowShare handle sensitive information? FlowShare includes bulk editing features such as blur and annotation tools to hide sensitive data across all steps. Since everything runs locally, sensitive data remains under your control. Can I control who accesses my documentation? Yes. You control how and where your documentation is shared, whether locally, within your organisation, or via integrations like SharePoint or Confluence. Does FlowShare support role-based access or permissions? Yes. When using the FlowShare Portal or integrations, you can manage access through roles, groups, and permissions. What makes FlowShare different from cloud-based documentation tools? FlowShare Desktop runs on your machine by default; cloud-based tools require your process data to leave your environment to function. Combined with a certified information security management system, this means your security team is reviewing an architecture designed for control, not a cloud service you’re asking them to trust. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) #### 4.8 average rating from 66 reviews on Capterra, G2, OMR and SourceForge --- ### [MCP](https://getflowshare.com/mcp/) **Published:** September 10, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** # Your documentation ## is the automation #### FlowShare already records exactly how your team works. That same recording can now be handed to an AI agent, so it runs the process instead of reading about it. #### Four minutes on what changes when an agent can read your recorded procedures. [ Join the early adopters ](https://email.getflowshare.com/f/24) ## "Is this you?" a scannable fit-check, Right after the video. #### Built for teams already hitting these walls: ![bug](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### You have one process in mind, not "automate everything." A single, well-defined, repeatable process you'd want to hand off, not a company-wide rollout on day one. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### You're already documenting in FlowShare, or ready to. The recording is the starting point. If you haven't started documenting yet, that's the first step, not a blocker. ![secure](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### You can work with something newer than a finished product. Coverage depends on how the application exposes its interface, and a long process may still hand off to a human mid-run. ![wrong](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### You want to shape what gets built next. Early partners get a direct line to the roadmap, not just a support ticket. #### (If none of these are true yet, the film above is still worth the four minutes, but this is who we built it for.) What this is ## Nobody wrote the automation. It was already there. Almost every attempt to let an AI agent operate business software, computer use, as it is usually called, works the same way: photograph the screen, work out from the pixels what is on it, click something, photograph it again. **FlowShare does none of that.** It never looks at your screen and it never infers a button from how it looks. It works from what the application itself reports about its own controls. That is possible because of something we have been building for years, in plain sight. Every time someone documents a process with FlowShare, they are also capturing everything an automation needs: every click, every entry, and the identity of every control involved. It costs them nothing extra, because they were writing the guide anyway. **The automation data is a by‑product of work your team already does.** So what never changes stays fixed, and the agent decides only what genuinely varies: the one value that is different this time, which branch the live screen calls for, which recorded procedures to string together for the job in front of it. Because controls are identified rather than located, a redesigned screen or a new software version does not quietly break the run. And when a target is genuinely ambiguous, FlowShare stops and says why instead of clicking and hoping. **Your documentation and its execution stay on the machine.** Recording is local, replay is local, and your screen is never transmitted anywhere for a model to interpret. The agent is told what to do next; it is not shown a picture of your desktop, your other windows, or whatever happened to be open beside them. And because there are no images in the loop, the agent’s job is a small one. No vision model, no screenshot per step, no long chain of image tokens, just a short exchange of text about what to do next. **Token consumption stays low, and so does the bar for the model driving it**, which is what makes running this at the scale of a real process affordable rather than a demo. *“A straight word on where this stands. FlowShare for documentation is a shipping product that thousands of teams already use, and none of this changes it. The execution layer is newer: how completely it covers an application depends on how that application exposes its interface, and a long process will still sometimes stop and ask for a human. Which is why we are looking for a small number of partners with a real process to test it against, rather than selling a finished product”.* ## Ready when you are Reach out if you’d like to join our early adopter community. Or simply download FlowShare and start documenting, whatever you record today is what your agents will run tomorrow. [ Join the early adopters ](https://email.getflowshare.com/f/24) [ Download FlowShare ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Leistungsbeschreibung](https://getflowshare.com/service-description/) **Published:** May 8, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # FlowShare-Leistungsbeschreibung FlowShare dokumentiert jeden Schritt und jede Aktion, die Sie in beliebiger Software ausführen, und stellt Ihnen anschließend eine fertige Anleitung bereit, mit der Sie Ihr Team schulen können. ## Inhaltsverzeichnis ## Allgemeine Informationen FlowShare wurde entwickelt, um die Dokumentation von Software-Anwenderprozessen (Schritt-für-Schritt-Anleitungen) zu unterstützen. Dies geschieht durch die automatische Erfassung von Screenshots im Moment der Benutzerinteraktion mit anderen Softwareprodukten. Erkannte Benutzerinteraktionen sind sowohl Mausklicks als auch bestimmte funktionale Tastenanschläge. Neben dem Erfassen von Screenshots liest FlowShare auch die Beschriftung und den Typ der angeklickten Benutzeroberflächenelemente aus, um grundlegende Beschreibungen der Nutzerinteraktionen zu erstellen. Sie können die fertige Dokumentation je nach Anwendungsfall in verschiedenen Formaten bereitstellen, von lokalen Formaten bis hin zu interaktiven Formaten für E-Learning-Systeme oder Wikis. Das macht FlowShare bei der Prozessdokumentation so wertvoll: - Mit FlowShare kann Ihr Team Hunderte von Prozessen mit minimalem Aufwand dokumentieren – während die Aufgabe tatsächlich ausgeführt wird. - Mit FlowShare kann jeder dokumentieren – nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch Mitarbeitende ohne IT-Kenntnisse. So kann die Dokumentationsarbeit auf mehrere Schultern verteilt werden. - FlowShare erstellt barrierearme und leicht navigierbare Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So können Fragen zu Prozessen schnell beantwortet werden. - Einmal definiert, sehen alle mit FlowShare erstellten Anleitungen konsistent aus – unabhängig davon, wer sie erstellt. ## Produktspezifikationen: ## 1. FlowShare Free Mit FlowShare Free können Sie mit der Desktop-App Prozesse mit bis zu 15 Schritten erfassen und bis zu 20 Anleitungen online in Ihrem FlowShare Portal veröffentlichen. Einrichtung, Installation und Verwaltung - Lokale Installation auf Ihrem Gerät Da FlowShare auf Ihrem Computer läuft, muss nichts in der Cloud gespeichert werden, bevor Sie bereit sind, es zu veröffentlichen. Alle Ihre Daten bleiben lokal bei Ihnen, es sei denn, Sie möchten sie online teilen. - Läuft auf Citrix- und Terminalservern Optional können Sie FlowShare auf Citrix- oder Terminalservern ausführen. Wenn Sie FlowShare auf vielen virtuellen Maschinen nutzen möchten, empfehlen wir FlowShare Enterprise mit der Option „License Server“ für ein optimales Lizenzmanagement. - Schnelle Updates über .flow-Quelldateien Halten Sie alle Anleitungen einfach aktuell, ohne den Prozess erneut aufzeichnen zu müssen: Aktualisieren Sie lediglich die neuen Schritte in der Flow-Quelldatei. Automatische, anwendungsübergreifende Aufzeichnung - Dokumentieren Sie Ihren Prozess, während Sie ihn ausführen Konzentrieren Sie sich ohne Unterbrechungen auf das, was Sie am besten können – FlowShare erfasst auf Abruf automatisch jeden Schritt, den Sie in jeder Anwendung ausführen. - Desktop- und Browser-Kompatibilität unter Windows Dank der eigenen leistungsstarken Tracking-Engine funktioniert FlowShare mit jeder Anwendung auf Ihrem Windows-Computer – einschließlich Desktop-, individueller und Web-Anwendungen. - Einfache Pfeile zeigen, wo geklickt wurde FlowShare macht es leicht, Ihren Anleitungen zu folgen, indem es hervorhebt, wo Sie geklickt haben. Die Pfeile werden automatisch platziert, sodass Sie keine Zeit und Mühe mit dem manuellen Einfügen verschwenden. - Zeit sparen mit automatisierten Textbeschreibungen FlowShare ergänzt Ihre Schritte automatisch um kurze Beschreibungen – einschließlich der Namen der Elemente, Schaltflächen und Menü-Tabs, die Sie angeklickt haben. - KI-Textgenerierung Künstliche Intelligenz macht es jetzt noch einfacher, Titel und Beschreibungen zu generieren, die zu Ihrem Flow passen. Vorhandene Beschreibungen können mit dieser Funktion im Handumdrehen umgeschrieben und umformuliert werden. Einfache Bearbeitung: Aufgezeichnete Prozesse anpassen - Sensible Daten unkenntlich machen Unkenntlich machen Sie alle sensiblen Daten auf einmal – dauerhaft. - Einzelne oder alle Screenshots auf einmal zuschneiden Sparen Sie Bearbeitungszeit, indem Sie Screenshots nicht einzeln zuschneiden müssen, sondern dieselben Zuschnitte auf mehrere Schritte anwenden. - Marker im Screenshot hinzufügen Machen Sie selbst die komplexesten Benutzeroberflächen in Ihrem Prozess verständlich, indem Sie zusätzliche Marker hinzufügen. - Design der Pfeile nach Ihren Wünschen anpassen Legen Sie einen globalen Pfeilstil für die Pfeile fest, die auf jedem Bildschirm anzeigen, wo Sie geklickt haben. - Unterstützt mehrere Sprachen für Textgenerierung und Benutzeroberfläche FlowShare spricht Englisch, Deutsch und Französisch. Weitere Sprachen sind in unserem Enterprise-Plan enthalten. - Bildbearbeitung mit einem Klick in Paint, Snagit oder Paint.net Versehen Sie Ihre Screenshots mit zahlreichen Markierungen, indem Sie visuelle Elemente über Paint hinzufügen. - Mehrsprachig: Übersetzung in andere Sprachen Aufgezeichnete Prozesse können manuell in weitere Sprachen übersetzt werden. Eine automatische Übersetzung ist als separat erhältliches Add-on (FlowShare AutoTranslate) verfügbar und nicht Teil des Standard-Funktionsumfangs. Exportieren: Veröffentlichen und teilen Sie Ihre Prozesse - Online-Teilen & Einbetten im FlowShare Portal Sie können bis zu 20 erstellte Flows direkt in Ihrem FlowShare Portal veröffentlichen – als interaktive Klicksimulation (Interactive Demo) oder als statische HTML-Seite. Der Link zu Ihren Tutorials ist nicht öffentlich, aber Sie können ihn mit Personen Ihrer Wahl teilen oder ihn mit Hilfe eines Einbettungscodes auf weiteren Plattformen veröffentlichen. ## 2. FlowShare Professional Mit FlowShare Professional können Sie eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen erfassen und unbegrenzt lokal exportieren und erhalten Zugriff auf Integrationen. Einrichtung, Installation und Lizenzverwaltung - Lokale Installation auf Ihrem Gerät Da FlowShare auf Ihrem Computer läuft, muss nichts in der Cloud gespeichert werden, bevor Sie bereit sind, es zu veröffentlichen. Alle Ihre Daten bleiben lokal bei Ihnen, es sei denn, Sie möchten sie online teilen. - Läuft auf Citrix- und Terminalservern Optional können Sie FlowShare auf Citrix- oder Terminalservern ausführen. Wenn Sie FlowShare auf vielen virtuellen Maschinen nutzen möchten, empfehlen wir FlowShare Enterprise mit der Option „License Server“ für ein optimales Lizenzmanagement. - Schnelle Aktualisierungen über Quell-.flow-Dateien Halten Sie alle Anleitungen mühelos auf dem neuesten Stand – ohne den Prozess neu aufzuzeichnen. Aktualisieren Sie einfach die neuen Schritte in der Quell-.flow-Datei. - Einheitliches Design für Ihre gesamte Prozessdokumentation Jede Anleitung und Dokumentation, die Sie oder Ihr Team exportieren, enthält Ihr Logo, Ihre Schriftarten und Ihre Markenfarben, die Sie in den Einstellungen festlegen können. - Einstellungsdateien importieren & exportieren Bei mehreren Nutzern (Teams) können Einstellungen einmalig auf weitere Instanzen übertragen werden, sodass ein einheitliches Corporate Design und Vorlagen auf allen FlowShare-Instanzen hinterlegt sind. - FlowShare Portal zum Verwalten und Teilen von Flows Sie erhalten Zugriff auf Ihr eigenes FlowShare Portal, in dem Sie Ihre Lizenzen verwalten, Zahlungsinformationen aktualisieren und Rechnungsinformationen bei Bedarf einsehen können Automatische, anwendungsübergreifende Aufzeichnung - Dokumentiert Ihren Prozess, während Sie ihn ausführen Konzentrieren Sie sich ohne Unterbrechungen auf das, was Sie am besten können – FlowShare erfasst auf Abruf automatisch jeden Schritt, den Sie in jeder Anwendung ausführen. - Desktop- und Browser-Kompatibilität unter Windows Dank der eigenen leistungsstarken Tracking-Engine funktioniert FlowShare mit jeder Anwendung auf Ihrem Windows-Computer – einschließlich Desktop-, individueller und Web-Anwendungen. - Einfache Pfeile zeigen, wo geklickt wurde FlowShare macht es leicht, Ihren Anleitungen zu folgen, indem es hervorhebt, wo Sie geklickt haben. Die Pfeile werden automatisch platziert, sodass Sie keine Zeit und Mühe mit dem manuellen Einfügen verschwenden. - Zeit sparen mit automatisierten Textbeschreibungen FlowShare ergänzt Ihre Schritte automatisch um kurze Beschreibungen – einschließlich der Namen der Elemente, Schaltflächen und Menü-Tabs, die Sie angeklickt haben. - KI-Textgenerierung Künstliche Intelligenz macht es jetzt noch einfacher, Titel und Beschreibungen zu generieren, die zu Ihrem Flow passen. Vorhandene Beschreibungen können mit dieser Funktion im Handumdrehen umgeschrieben und umformuliert werden. Einfache Bearbeitung: Aufgezeichnete Prozesse anpassen - Sensible Daten unkenntlich machen Unkenntlich machen Sie alle sensiblen Daten auf einmal – dauerhaft. - Einzelne oder alle Screenshots auf einmal zuschneiden Sparen Sie Bearbeitungszeit, indem Sie Screenshots nicht einzeln zuschneiden müssen, sondern dieselben Zuschnitte auf mehrere Schritte anwenden. - Marker im Screenshot hinzufügen Machen Sie selbst die komplexesten Benutzeroberflächen in Ihrem Prozess verständlich, indem Sie zusätzliche Marker hinzufügen. - Design der Pfeile nach Ihren Wünschen anpassen Legen Sie einen globalen Pfeilstil für die Pfeile fest, die auf jedem Bildschirm anzeigen, wo Sie geklickt haben. - Unterstützt mehrere Sprachen für Textgenerierung und Benutzeroberfläche FlowShare spricht Englisch, Deutsch und Französisch. Weitere Sprachen sind in unserem Enterprise-Plan enthalten. - Bildbearbeitung mit einem Klick in Paint, Snagit oder Paint.net Versehen Sie Ihre Screenshots mit zahlreichen Markierungen, indem Sie visuelle Elemente über Paint hinzufügen. - Mehrsprachig: Übersetzung in andere Sprachen Aufgezeichnete Prozesse können manuell in weitere Sprachen übersetzt werden. Eine automatische Übersetzung ist als separat erhältliches Add-on (FlowShare AutoTranslate) verfügbar und nicht Teil des Standard-Funktionsumfangs. - Eigenes Pfeildesign integrieren Neben der Auswahl eines globalen Pfeilstils aus 6 Optionen können Sie auf Wunsch auch Ihr eigenes Pfeildesign importieren. Der Pfeil zeigt, wo Sie auf jedem Screenshot geklickt haben. - Kürzere Anleitungen durch StepCombine Ihre Anleitungen werden kürzer und klarer, weil FlowShare aufeinanderfolgende Schritte automatisch zu einem einzigen Bild zusammenführt Exportieren: Veröffentlichen und teilen Sie Ihre Prozesse offline, online oder über Integrationen Lokaler Export: - Einheitliches Design aller Anleitungen Jede Anleitung und Dokumentation, die Sie oder Ihr Team exportieren, enthält Ihr Logo, Ihre Schriftarten und Ihre Markenfarben. - Vorlagen: Professionell gestaltete Anleitungen ohne Design-Erfahrung Mit über 10 Vorlagen zur Auswahl können Sie mit FlowShare Dokumentationen erstellen, die aussehen, als wären sie von einem Profi gestaltet. Und wenn das noch nicht reicht, können Sie: - Lokaler Export in verschiedene Formate: Sie können Ihre Anleitungen in 8 lokalen Formaten mit unterschiedlichen Vorlagenoptionen exportieren: 1. PDF 2. HTML 3. Microsoft Word 4. Microsoft PowerPoint 5. RPA (OpenRPA) 6. PNG-Bildexport 7. SCORM 8. xAPI 9. MP4 - Lokale Exportvorlage: [Interactive Demo](https://getflowshare.com/de/funktionen/interaktive-demo/) FlowShare Professional stellt Ihnen das Format „Interactive Demo“ zur Verfügung. Damit können Sie ganz einfach ein Tutorial [ erstellen](https://share.synthesia.io/09c1e1e7-5393-48dd-a1e9-dd902bcc9072), das Nutzer aktiv durchklicken können, um den Prozess besser zu verstehen Export ins FlowShare Portal: - Online-Export im FlowShare Portal: Sie können bis zu 50 Prozesse in Ihrem FlowShare Portal veröffentlichen – als interaktive Klicksimulation (Interactive Demo) oder als statische HTML-Seite. Der Link zu Ihren Tutorials ist nicht öffentlich, aber Sie können ihn mit Personen Ihrer Wahl teilen. Integrationen Integrieren Sie Ihre mit FlowShare erfassten Prozesse in Systeme, die Sie bereits nutzen, oder erstellen Sie E-Learnings oder KI-narrierte Videos über [Integrationen.](https://getflowshare.com/de/integrationen/) FlowShare Professional umfasst zahlreiche Partner-Integrationen, mit denen Sie die Tutorials auf Partnerplattformen veröffentlichen oder in völlig neue Formate exportieren können (z. B. Videoexport über Synthesia oder HeyGen). Ab November 2024 sind die folgenden Integrationen verfügbar: - HeyGen – Erstellen Sie Video-Tutorials mit KI-Avataren aus Ihrem Flow - Obsidian – Speichern Sie Ihre Flows in Ihrem Obsidian-Wiki im Markdown-Format. - Synthesia – Erstellen Sie Video-Tutorials mit KI-Avataren - Confluence – Veröffentlichen Sie ein FlowShare-Tutorial direkt als Confluence-Seite. - Avendoo LMS– Web Based Trainings in der Avendoo Learning World - Know How Nugget Creator – Wandeln Sie FlowShare-Anleitungen in individuelle Nuggets um. - Guru – Veröffentlichen Sie die Anleitungen als Guru Cards - WordPress – Veröffentlichen Sie die Tutorials als WordPress-Artikel Voraussetzung für alle Partnerintegrationen ist, dass Sie auch ein entsprechendes Konto bei dem Partnerunternehmen haben. Wenn dies noch nicht der Fall ist, Sie aber an einer bestimmten Integration interessiert sind, kontaktieren Sie uns bitte. Für die meisten Integrationen können wir Sie mit einem persönlichen Ansprechpartner in Verbindung setzen. ## 3. FlowShare Enterprise FlowShare Enterprise enthält alles aus FlowShare Professional, plus: - SAP-GUI-Aufzeichnung: Zeichnen Sie Workflows direkt in SAP GUI auf – ein exklusives Enterprise-Feature. - Individuelle Vorlagen: Nutzen und verteilen Sie Ihre eigenen Vorlagen in Ihrer gesamten Organisation – im Enterprise-Paket enthalten. - Erweiterte Rollout-Unterstützung: Stellen Sie FlowShare konsistent in Ihrer gesamten Organisation bereit, indem Sie globale Einstellungen verwenden - Service zur Integration individueller Vorlagen: Wir helfen Ihnen von Anfang an beim Einrichten und Integrieren Ihrer eigenen Vorlagen. - Dedizierter Customer Success Manager: Ein persönlicher Ansprechpartner, der Sie während der gesamten Vertragslaufzeit unterstützt. FlowShare Enterprise wird über einen gehosteten Lizenzserver in Deutschland oder den USA lizenziert. Die miraminds GmbH richtet einen FlowShare-Lizenzserver ein und stellt ihn für die Dauer der Vertragslaufzeit zur Verfügung. Sie erhalten eine HTTPS-Adresse für Ihren Server, die Sie anschließend direkt mit Ihren Nutzern teilen können. FlowShare Enterprise ist ab 10 Nutzern verfügbar. Ihr Lizenzpool definiert, wie viele eindeutige Nutzer innerhalb eines Kalendermonats auf FlowShare zugreifen können – das kleinste Paket erlaubt bis zu 10 eindeutige Nutzer pro Monat; größere Pakete sind verfügbar, wenn Ihre Organisation wächst. Sie entscheiden, wer Zugriff hat, indem Sie die URL Ihres Lizenzservers mit beliebigen Personen oder Teams in Ihrer Organisation teilen. Der Zugriff kann jederzeit neu zugewiesen werden, sodass Sie sich leicht an Teamwechsel oder neue Mitarbeitende anpassen können. Für Ihren Lizenzpool gelten zwei Limits: - Gleichzeitige Nutzer (Hard Limit): Es können nicht mehr als 10 Nutzer gleichzeitig angemeldet sein. - Monatlich eindeutige Nutzer (Soft Limit): Bis zu 10 verschiedene Personen können FlowShare im Laufe eines Kalendermonats nutzen. Dieses Limit ist flexibel – wenn es überschritten wird, informieren wir Sie, damit Sie entweder die Anzahl aktiver Nutzer reduzieren oder Ihre Lizenz upgraden können, um konform zu bleiben. Das bedeutet, dass Sie den Zugriff von Monat zu Monat innerhalb Ihrer Organisation rotieren lassen können, während Sie gleichzeitig eine reibungslose und unterbrechungsfreie Nutzung innerhalb Ihrer vereinbarten Limits sicherstellen. Die Anzahl der Nutzer, die FlowShare gleichzeitig verwenden können, ist durch die Größe des vereinbarten Lizenzpools begrenzt. Sie können Ihren Lizenzpool bei Bedarf jederzeit erweitern. Sie können Ihren Lizenzpool nicht auf weniger als 10 Lizenzen reduzieren. Wenn Sie mehr als 10 Lizenzen haben und diese reduzieren möchten, können Sie dies zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums tun, da ein Abrechnungszeitraum 12 Monate beträgt. Die Verteilung der mit FlowShare erstellten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsmaterialien und Präsentationen ist nicht begrenzt und kann nach Belieben im gesamten Unternehmen und darüber hinaus erfolgen. Häufig gestellte Fragen zum Lizenzserver ****1. Kann eine Firewall den zuverlässigen Betrieb des externen Servers beeinträchtigen?**** Der Zugriff auf den Lizenzserver erfolgt über HTTPS. Bislang sind keine Probleme aufgetreten, die die Funktionsfähigkeit des Servers beeinträchtigt hätten. **2. Wie funktioniert die Datenübertragung und welche Daten landen auf dem Server? Eine FS-Instanz fragt beim Serveran , ob noch eine Lizenz verfügbar ist. Der Server antwortet, und FS aktiviert die Lizenz entweder oder nicht. Die FS-Instanz meldet regelmäßig und teilt dem Server mit, dass die Lizenz noch in Gebrauch ist. Der Server erhält folgende Informationen: IP-Adresse, Windows-Anmeldename des Nutzers und eine ID der FlowShare-Instanz. Es besteht ein GDPR-konformer Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Serveranbieter (IONOS). **3. Können belegte Lizenzen bei Netzwerkproblemen oder FlowShare-Abstürzen freigegeben werden?** Der Server verfügt über einen Timeout-Mechanismus. Wenn sich eine FS-Instanz für einen bestimmten Zeitraum nicht anmeldet, wird die Lizenz automatisch wieder für andere freigegeben. Der Timeout bzw. die Häufigkeit, mit der eine FS-Instanz mit dem Server kommunizieren soll, kann konfiguriert werden. Der Standardwert beträgt 30 Minuten. ## 4. FlowShare AutoTranslate Add-on AutoTranslate ist ein leistungsstarkes Add-on, mit dem Sie Textbeschreibungen in Ihren Aufnahmen schnell übersetzen können. Das Add-on ist aktiviert, wenn Sie diese Funktion separat erworben haben. Es ist nicht Teil der regulären Tarife FlowShare Free, FlowShare Professional oder FlowShare Enterprise. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihren gesamten mit FlowShare aufgezeichneten Prozess mühelos in die gewünschte Sprache übersetzen. Erfassen Sie einen Flow in Ihrer bevorzugten Sprache und fügen Sie eine neue Sprache hinzu. Als Ausgangssprachen für die Texterstellung stehen Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung. Nach der Aufzeichnung kann der in der Ausgangssprache erfasste Flow automatisch übersetzt werden. Die Übersetzung erfolgt über die API via DeepL, wofür eine Internetverbindung erforderlich ist, und insgesamt gibt es 29 Sprachen, in die FlowShare übersetzen kann. Welche Sprachen werden derzeit von AutoTranslate unterstützt? - Bulgarisch - Chinesisch (Vereinfacht als Zielsprache verfügbar) - Tschechisch - Dänisch - Niederländisch - Englisch (nicht näher spezifizierte Variante) - Estnisch - Finnisch - Französisch - Deutsch - Griechisch - Ungarisch - Indonesisch - Italienisch - Japanisch - Koreanisch - Lettisch - Litauisch - Norwegisch (Bokmål) - Polnisch - Portugiesisch - Rumänisch - Russisch - Slowakisch - Slowenisch - Spanisch - Schwedisch - Ukrainisch Nur die Texte in den Feldern Titel, Beschreibung und Überschrift werden übersetzt. Nicht aber die Screenshots selbst oder entsprechende Texte, die z.B. über den Reiter des rechteckigen Rahmens oder andere Bildbearbeitungsprogramme hinzugefügt werden. DeepL ist ein deutsches Unternehmen und verarbeitet Daten in Deutschland. Es unterliegt daher auch der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Weitere Informationen zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und zum Datenschutz finden Sie hier: **<https://www.deepl.com/de/pro-license>** **<https://www.deepl.com/en/pro-data-security/>** ## 5. FlowShare Portal und FlowShare Assist Das FlowShare Portal kann von allen FlowShare Free-, Professional- und Enterprise-Kunden genutzt werden. Das Portal bietet folgende Funktionen: - Administrative Verwaltung von Rollen, Abrechnungsdaten und Lizenzen Sie können die Organisation verwalten, Nutzer hinzufügen (es wird zwischen Admin, Autor und Viewer unterschieden – Admins können alles einschließlich Rechnungen einsehen und die Organisation verwalten, Autoren können Flows veröffentlichen und Viewer können die Flow-Bibliothek nutzen sowie den KI-Assistenten FlowShare Assist verwalten). - Möglichkeit, Flows in der Flow-Bibliothek zu veröffentlichen Je nach Tarif (Free, Professional oder Enterprise) steht eine bestimmte Quote für die Veröffentlichung von Prozessen zur Verfügung. Bei Free sind es 20 Prozesse, bei Professional 50 und bei Enterprise nach Vereinbarung. Besteht ein erweiterter Bedarf an Publishing- und Sharing-Prozessen, können zusätzliche Kontingente gebucht werden. Flows können als statische HTML-Seite oder als interaktive Demo hochgeladen werden. - FlowShare Assist als KI-Assistent für Endnutzer FlowShare-Anleitungen werden in einen DSGVO-konformen KI-Assistenten innerhalb eines Large Language Models integriert. Endnutzer können Fragen zu den in der Flow-Bibliothek veröffentlichten Anleitungen stellen und punktgenaue Hilfe erhalten. Der Datenverarbeitungsstandort für die einzelnen Komponenten (Backend, Frontend, Datenbank sowie Speicherplatz) befindet sich in Frankfurt, Deutschland. Der Ort der Datenverarbeitung für die Vektoreinbettung der Flow-Inhalte in den proprietären KI-Assistenten befindet sich in den Niederlanden. Die Daten werden mithilfe von Azure OpenAI in Vektoren (Zahlenspalten) umgewandelt und in einer Vektordatenbank gespeichert, die in der EU (Niederlande) gehostet wird. Alles läuft über den Azure OpenAI-Dienst, der in der EU (Frankreich) gehostet wird, und alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet. Sichere Verarbeitung Ihrer Unternehmensdaten mit Azure OpenAI: Wir nutzen Azure OpenAI für KI-Funktionen wie die erweiterte Textgenerierung und FlowShare Assist. Ihre Eingaben (Prompts) und die daraus resultierenden Ergebnisse (Outputs), Ihre Einbettungen sowie Ihre Trainingsdaten: - sind NICHT für andere Kunden verfügbar. - sind für OpenAI NICHT verfügbar. - werden NICHT zur Verbesserung von OpenAI-Modellen verwendet. - werden NICHT zur automatischen Verbesserung von Azure OpenAI-Modellen für die Verwendung in Ihrer Ressource verwendet (die Modelle sind zustandslos, es sei denn, Sie nehmen eine explizite Feinabstimmung der Modelle mit Ihren Trainingsdaten vor). Ihre feinabgestimmten Azure-OpenAI-Modelle stehen ausschließlich Ihnen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier: **<https://learn.microsoft.com/en-us/legal/cognitive-services/openai/data-privacy>** ## Einschränkungen Grundsätzlich ist FlowShare mit Desktop-Software kompatibel, die auf Windows-Betriebssystemen läuft, sowie mit Anwendungen, die in Webbrowsern ausgeführt werden. FlowShare ist mit den meisten Programmen kompatibel, hat jedoch auch seine Grenzen. Zu den Anwendungen, Umgebungen und Konfigurationen, die möglicherweise inkompatibel sind oder schlechte Ergebnisse liefern, gehören die folgenden: - Andere Betriebssysteme als Windows 10 und 11 (Linux und macOS werden nicht unterstützt). - Benutzeroberflächen, die mit Frameworks erstellt wurden, die nicht auf Windows-Benutzeroberflächen-Container wie Java abgestimmt sind. - Systemfenster der unteren Ebene, wie z. B. der Windows Task-Manager und andere. - Anwendungen, die in einer Remote-Sitzung laufen. - Konfigurationen mit mehr als zwei Bildschirmen können funktionieren, werden aber derzeit nicht offiziell unterstützt. Beschränkungen der SAP Desktop GUI Eingabe: - Es werden nur Bildschirmskalierungsfaktoren von 100% oder 125% unterstützt. - Bei der Einrichtung mehrerer Bildschirme müssen alle Bildschirme auf denselben Skalierungsfaktor eingestellt sein. - Es kann jeweils nur ein SAP-GUI-Fenster/eine Sitzung geöffnet sein. - Das SAP-Scripting muss aktiviert sein. - SAP GUI muss geöffnet sein, bevor FlowShare geöffnet wird. - Nicht alle, aber eine große Anzahl von SAP-GUI-Elementtypen werden unterstützt. - Die Kompatibilität beginnt mit der SAP GUI Version 6.20 Patch Level 39. Beschränkungen bei den Dateiexportoptionen: - Für den Export als Word-Dokumente (docx) muss Microsoft Office installiert sein. - Für den Export von PowerPoint-basierten PDF-Dateien muss Microsoft Office installiert sein. - Für das Zeichnen innerhalb von Screenshots (außer Rechtecken) muss Microsoft Paint installiert sein. Freischaltung - Aus technischen Gründen ist die Aktivierung per Lizenzschlüssel nicht für virtuelle Desktop-Umgebungen geeignet (die Aktivierung geht am Ende der Sitzung verloren). - Enterprise: Für die Aktivierung über einen von der miraminds GmbH gehosteten Lizenzserver muss der Computer, auf dem FlowShare läuft, jederzeit über eine Internetverbindung verfügen. - Enterprise: Ein lokal gehosteter License Server als Alternative zu einem von der miraminds GmbH gehosteten Server erfordert eine physische Maschine (virtuelle Maschinen werden nicht unterstützt). Die Serveranwendung kann auf Windows-Betriebssystemen gehostet werden. Auf Unix-basierten Rechnern muss der Lizenzserverprozess mit Root-Rechten laufen. Der Anbieter übernimmt keine Haftung und kann nicht garantieren, dass die ordnungsgemäße Nutzung von FlowShare in der auf Seiten des FlowShare-Nutzers verfügbaren Hard- und Softwareumgebung im jeweiligen digitalen Medium (PC, Laptop, Tablet oder anderer Client) möglich ist. Es liegt in der Verantwortung des Kunden, die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite zu prüfen und diese durch geeignete Maßnahmen (einschließlich geeigneter Software oder eines geeigneten Browsers) umzusetzen. ## Beschreibung der Wartung FlowShare wird kontinuierlich weiterentwickelt. Durchschnittlich kommt einmal pro Quartal ein neues Release. Dazu gehören Bugfixes, inkrementelle Verbesserungen sowie neue und erweiterte Funktionen auf Basis der Wünsche und des Feedbacks unserer Kunden. Sie können sich darauf verlassen, dass wir Fehler so schnell wie möglich beheben. Diese haben während der Entwicklung stets Priorität. Parallel dazu arbeiten wir bereits an neuen nützlichen Funktionen. Gerne können Sie hier Ihre Ideen zur Weiterentwicklung von FlowShare einbringen: <https://feedback.getflowshare.com/> Wir sind sehr offen dafür, Anregungen unserer Kunden in die Produktentwicklung einfließen zu lassen. Wir können jedoch nicht garantieren, dass ein bestimmter Wunsch / eine bestimmte Anfrage mit Sicherheit umgesetzt wird. ## Mitwirkungspflichten Um FlowShare erfolgreich in Betrieb zu nehmen, ist die miraminds GmbH auf bestimmte Mitwirkungspflichten des Kunden angewiesen. - Benennung eines Hauptansprechpartners für alle technischen Fragen. - Bestimmen Sie mindestens einen Hauptnutzer, der Ihr Team über neue Funktionen und Aktualisierungen informiert. ## Support Hilfe zur Verwendung und zu allgemeinen Problemlösungen finden Sie in unserem [Hilfe-Center.](https://support.getflowshare.com/) Dort können Sie „Contact Us“-Tickets einstellen, die in der Regel innerhalb von 24 Stunden bearbeitet werden (werktags 9–17 Uhr). #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Integrationen](https://getflowshare.com/integrations/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Integrieren Sie FlowShare-Prozesse ganz einfach in ## Systeme, die Sie bereits kennen und lieben! Nutzen Sie in Ihrer Organisation bereits ein Wiki, eine Wissensdatenbank, ein CMS, DMS oder einen Helpdesk? Mit den FlowShare-Integrationen übertragen Sie Ihre erstellten Schritt-für-Schritt-Anleitungen ganz einfach direkt in diese Systeme. So ermöglichen FlowShare-Integrationen Ihren Kolleginnen und Kollegen oder Kundinnen und Kunden, direkt in den Systemen, die sie bereits nutzen, auf die benötigten Anleitungen zuzugreifen – und erhalten so einfach und bequem die Unterstützung, die sie brauchen. ## Direkte ## Integrationen Wie Teams Dokumentationsherausforderungen mit FlowShare lösen Alle Dokumentieren Wissen Lernen Video [ ![Confluence Documentation: Publish FlowShare Guides to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-HeyGen.png) ##### HeyGen Transform your Flows into customized, AI-powered how-to videos. ](https://getflowshare.com/integrations/heygen/) [ ![Confluence documentation shown as a captured Windows workflow published to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Confluence.png) ##### Confluence Publish your Flows as Confluence pages. ](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) [ ![SharePoint knowledge base shown as a captured Windows workflow published to SharePoint](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Sharepoint.png) ##### SharePoint Export your Flows to SharePoint in formats like PDF, DOCX and PPTX. ](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/) [ ![Synthesia video documentation shown as a captured Windows workflow published to Synthesia](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-Synthesia-1.png) ##### Synthesia Create professionally narrated videos from your Flows in minutes. ](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) [ ![Obsidian documentation shown as a captured Windows workflow published to Obsidian](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Obsidian.png) ##### Obsidian Upload your Flows into your Obsidian Wiki as Markdown, directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/obsidian/) [ ![WordPress documentation shown as a captured Windows workflow published to WordPress](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Wordpress.png) ##### WordPress Publish your Flows as WordPress posts. ](https://getflowshare.com/integrations/wordpress/) [ ![Elo logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-ELO-Digital.png) ##### ELO Digital Office Upload your .flows into your ELO ECM directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) [ ![Guru documentation shown as a captured Windows workflow published to Guru](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Guru.png) ##### GURU Upload your Flows as Cards into your Guru Wiki directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/guru/) [ ![Know-How Nugget Finder integration shown as a captured Windows workflow published to Know-How Nugget Finder](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Know-How.png) ##### Know How Create and publish custom nuggets with FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/know-how/) [ ![Avendoo LMS integration shown as a captured Windows workflow published to Avendoo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-Avendoo-1.png) ##### Avendoo Easily publish your Flows on the Avendoo Learning World. ](https://getflowshare.com/integrations/avendoo/) [ ![WordPress documentation shown as a captured Windows workflow published to WordPress](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Wordpress.png) ##### WordPress Publish your Flows as WordPress posts. ](https://getflowshare.com/integrations/wordpress/) [ ![SharePoint knowledge base shown as a captured Windows workflow published to SharePoint](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Sharepoint.png) ##### SharePoint Export your Flows to SharePoint in formats like PDF, DOCX and PPTX. ](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/) [ ![Elo logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-ELO-Digital.png) ##### ELO Digital Office Upload your .flows into your ELO ECM directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) [ ![Confluence documentation shown as a captured Windows workflow published to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Confluence.png) ##### Confluence Publish your Flows as Confluence pages. ](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) [ ![Guru documentation shown as a captured Windows workflow published to Guru](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Guru.png) ##### GURU Upload your Flows as Cards into your Guru Wiki directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/guru/) [ ![Obsidian documentation shown as a captured Windows workflow published to Obsidian](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Obsidian.png) ##### Obsidian Upload your Flows into your Obsidian Wiki as Markdown, directly from FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/obsidian/) [ ![Confluence documentation shown as a captured Windows workflow published to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Confluence.png) ##### Confluence Publish your Flows as Confluence pages. ](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) [ ![Avendoo LMS integration shown as a captured Windows workflow published to Avendoo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-Avendoo-1.png) ##### Avendoo Easily publish your Flows on the Avendoo Learning World. ](https://getflowshare.com/integrations/avendoo/) [ ![Know-How Nugget Finder integration shown as a captured Windows workflow published to Know-How Nugget Finder](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-Know-How.png) ##### Know How Create and publish custom nuggets with FlowShare. ](https://getflowshare.com/integrations/know-how/) [ ![Confluence Documentation: Publish FlowShare Guides to Confluence](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-HeyGen.png) ##### HeyGen Transform your Flows into customized, AI-powered how-to videos. ](https://getflowshare.com/integrations/heygen/) [ ![Synthesia video documentation shown as a captured Windows workflow published to Synthesia](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/FlowShare-and-Synthesia-1.png) ##### Synthesia Create professionally narrated videos from your Flows in minutes. ](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) ## Ergänzende ## Partner Mit diesen Lösungen können Sie Ihre Anleitungen in etwas völlig Neues verwandeln. [ ![OpenRPA documentation shown as a captured Windows workflow published to OpenRPA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/FlowShare-and-OpenRPA.png) ##### OpenRPA Export your Flow-files to OpenRPA and deploy your bots faster. ](https://getflowshare.com/integrations/openrpa/) ## Integration vorschlagen Vorname\* Nachname\* Ihre E-Mail-Adresse\* Telefon\* Mit welchem System möchten Sie FlowShare integrieren? \* Haben Sie eine Kontaktperson beim Anbieter? \* Ja Nein Abschicken #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Comparison with FlowShare Alternatives](https://getflowshare.com/alternatives/) **Published:** April 4, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## The step-by-step guide software that ## works everywhere, even offline #### Compare FlowShare with the most popular documentation tools across export formats, compliance, data privacy, and SAP support. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Free 7 Day Trial ](/free-trial) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [More Case Studies](/case-studies) ## See How FlowShare Compares To … [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/alternative/scribe)### [Scribe](/alternative/scribe) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/alternative/sap-enable-now)### [SAP Enable now](/alternative/sap-enable-now) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/alternative/datango)### [Datango](/alternative/datango) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/alternative/tango)### [Tango](/alternative/tango) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/alternative/walkme)### [WalkMe](/alternative/walkme) #### FlowShare ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Works offline ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Air-gapped deployment ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### EU & US data residency options ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Captures SAP GUI ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### 10+ export formats ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Translates guides automatically in 29+ languages ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Custom templates in Word & PPT ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Interactive Demo export ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### AI‑avatar video export (HeyGen/Synthesia) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### AI assistant for end users ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Bootstrapped & profitable ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Co-Founder still ships code ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### No price increases for existing customers [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/alternative/scribe)### [Scribe](/alternative/scribe) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/alternative/sap-enable-now)### [SAP Enable Now](/alternative/sap-enable-now) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/alternative/datango)### [Datango](/alternative/datango) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/alternative/tango)### [Tango](/alternative/tango) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/alternative/walkme)### [WalkMe](/alternative/walkme) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Proven ROI for ## Fast-Growing Teams #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100% standardized documentation Keep all teams aligned with consistent, branded documentation across tools and languages. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50% Faster Onboarding Empower new hires to learn through automated, interactive guides instead of relying on shoulder tapping. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70% lower costs Cut training costs, support time, live training sessions, and minimize the need for external consultants. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90% Time Saved Create guides automatically with instant capture and formatting for dramatically faster documentation. [ Try for Free ](/free-trial) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [Submit Your Testimonials ](/reviews) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What should we compare when choosing a process documentation tool? Three things, in this order: where captured data is stored, what the tool can actually see, and what the output is. For regulated buyers the first question usually decides it, which is the case for [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/). Deployment model shortens most shortlists faster than any feature list, and whether a tool can capture desktop applications decides the rest. Which tools are the main alternatives in this category? The most commonly compared are Scribe and Tango for browser-based capture, WalkMe for digital adoption, and SAP Enable Now and datango for SAP enablement. We publish a [Scribe alternative](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/), [Tango alternative](https://getflowshare.com/alternatives/tango/) and [WalkMe alternative](https://getflowshare.com/alternatives/walkme/) comparison for each. Snagit, ClickLearn and Whatfix come up as well, depending on whether you want screenshots, SAP content or in-app guidance. Which of these work outside the browser? Fewer than the category implies. Scribe and Tango are browser-based by design. If your process runs in SAP GUI, an ERP client, a laboratory system or any installed Windows application, you need [screen capture documentation software](https://getflowshare.com/features/desktop-capture/) for the desktop, which is a much shorter list. When is FlowShare not the right choice? If your team works on Mac or Linux, since FlowShare is Windows-only. If you need guidance overlaid inside an application rather than documentation to read, a digital adoption platform fits better. And if you want video as the primary output, a screencast tool will serve you better. How should we actually test the options? With one of your own processes, not the demo. Record the same real task in each tool and check three things: did it capture every application involved, how long did the finished guide take to produce, and where did the screenshots end up. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Blog](https://getflowshare.com/blog/) **Published:** March 7, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Blog [FlowShare](/) ![Icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Last-Page-Icon.svg) [Blog](#) [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ Read More ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ FlowShare ](https://getflowshare.com/de/kategorie/flowshare/) [ ERP-Dokumentation ](https://getflowshare.com/de/kategorie/erp-dokumentation/) [ Prozessdokumentation. ](https://getflowshare.com/de/kategorie/prozess-dokumentation/) [ Mitarbeiterschulung ](https://getflowshare.com/de/kategorie/mitarbeiterschulung/) [ Wissensdatenbanken ](https://getflowshare.com/de/kategorie/wissensmanagement/) [ Erstellung von Anleitungen ](https://getflowshare.com/de/kategorie/erstellung-von-anleitungen/) [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) [ ![Step By Step Instructions shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/step-by-step-instructions.png) ##### Snap, Caption, Share: How to Create Crystal-Clear Step-by-Step Instructions with Screenshots [Read More](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) ](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) [ ![Offline documentation software running locally on a Windows desktop, FlowShare interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/offline-documentation-software.png) ##### Offline documentation software, now ISO 27001 certified [Read More](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/) ](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/) [ ![Windows PSR capturing a click as an annotated screenshot on a Windows 11 desktop](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/07/windows-psr.png) ##### Microsoft Problem Steps Recorder (PSR) Is Gone — Here Are Some Alternatives in 2026 [Read More](https://getflowshare.com/microsoft-problem-steps-recorder-psr-alternatives/) ](https://getflowshare.com/microsoft-problem-steps-recorder-psr-alternatives/) [ ![KIproWork research partners working on AI knowledge management for industrial work processes](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/research_project.jpeg) ##### KIproWork: AI-based knowledge management for work processes. [Read More](https://getflowshare.com/kiprowork/) ](https://getflowshare.com/kiprowork/) [ ![Automatic screenshot tool capturing each click as a numbered, annotated screenshot on Windows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/automatic-screenshot-tool.png) ##### Automatic Screenshot Tool: Capture Every Step Without Pressing Print Screen [Read More](https://getflowshare.com/automated-screenshots-with-flowshare-quick-and-easy/) ](https://getflowshare.com/automated-screenshots-with-flowshare-quick-and-easy/) [ ![UAT documentation for SAP S/4HANA shown as numbered test steps captured from the SAP GUI](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/uat-documentation.png) ##### How to conquer User Acceptance Tests (UAT) for S/4HANA with FlowShare in 5 steps [Read More](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/) ](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/) [ ![Scribe or FlowShare? check scribe alternative](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Scribe-Alternatives-1.png) ##### FlowShare vs. Scribe: Different solutions, same mission – which one is right for you? 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[Read More](https://getflowshare.com/flowshare-3-0-golden-gate/) ](https://getflowshare.com/flowshare-3-0-golden-gate/) [ ![Knowledge Retention shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2025/11/knowledge-retention.png) ##### Don’t Let Expertise Walk Away: Building Knowledge Retention with AI [Read More](https://getflowshare.com/knowledge-retention-with-ai/) ](https://getflowshare.com/knowledge-retention-with-ai/) [ ![Documentation Labels shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2025/11/FS_Stage-1.jpg) ##### Introducing Labels in FlowShare: A Smarter Way to Organize Your Flows [Read More](https://getflowshare.com/organize-your-flows-with-labels/) ](https://getflowshare.com/organize-your-flows-with-labels/) [ ![The best software documentation tools compared for 2026 Documentation Software 2026](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/05/FlowShare-Blog-Post-10-Tools-for-Software-Documentation.jpg) ##### The Best Software Documentation Tools for Every Budget in 2026 We present 10 tools for software documentation that allow you to create user manuals easily and within a short time. The tools include FlowShare, Tango, Greenshot and more. 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[ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Karriere](https://getflowshare.com/careers/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Entwickeln Sie etwas, ## das Menschen wirklich nutzen. #### Werden Sie Teil eines Teams, das Software für echte Menschen einfacher macht, anstatt neue Komplexität zu schaffen. #### Bei FlowShare entwickeln wir ein Produkt, das Teams dabei hilft, Wissen mühelos zu dokumentieren und zu teilen. Wir sind ein kleines, fokussiertes Team, das eng mit echten Kunden zusammenarbeitet – jeder Beitrag zählt. ## Offene Stellen ### Communications and Content Manager (m/w/d) #### Vollzeit Hamburg remote [ Jetzt bewerben ](https://join.com/companies/miraminds) Nicht die passende Stelle gefunden? [Senden Sie uns trotzdem Ihre Bewerbung, wir sind immer offen für großartige Talente. Jetzt bewerben](https://join.com/companies/miraminds) ## Unser 4-stufiger ## Bewerbungsprozess Wenn Sie daran interessiert sind, unser Team zu verstärken, senden Sie uns bitte Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben, in dem Sie erläutern, warum Sie gut zu unserem Unternehmen passen würden. ### Kennenlerngespräch (online) Wir lernen uns gegenseitig kennen und tauschen Erwartungen, Prioritäten und Werte aus. ### Optionales Folgegespräch (online) Je nach Tätigkeit kann ein Folgegespräch stattfinden, bei dem wir Dich darum bitten, eine kleine praktische Aufgabe zu erledigen. ### Triff das Team (persönlich) Bevor wir Dir ein Angebot machen, möchten wir Dich gerne persönlich treffen und uns in unserem Büro in Hamburg mit dem Team über Dich, uns und unsere Vision unterhalten. ### Unterschreibe Deinen Vertrag Wir machen Dir ein Angebot, das Du nicht ablehnen kannst. Jetzt brauchen wir von Dir nur noch ein Autogramm und zählen die Tage, bis Du offiziell zu unserem Team gehörst. Unsere Grundwerte ## Acht Werte. Eine Regel: ## Lebe sie. ### Menschliche Fürsorge Wir bewahren Seele in jeder Interaktion, um sicherzustellen, dass sich unsere Kunden gehört und umsorgt fühlen. ### Eigenverantwortung Jedes Teammitglied denkt wie ein Gründer: übernimmt Verantwortung für den eigenen Bereich ### Wort halten Wir tun, was wir sagen, jedes Mal. ### Leidenschaft für Innovation Wir lieben es, schwierige Probleme mit neuen Ideen zu lösen. ### Ständiges Wachstum Lernen ist tägliche Praxis und wir verbessern uns jeden Tag ein bisschen. ### Ausdauer Durchhaltevermögen liefert Ergebnisse, wenn Talent müde wird. ### Transparente Teamarbeit Wir gewinnen (oder lernen) als ein Team, es gibt keinen Raum für Egos. ### Einfachheit meistern Weniger ist mehr, wenn es darum geht, ein großartiges Erlebnis zu bieten. Unser Führungsteam ## Von dreien gegründet. ## Von vielen geprägt. #### Ein eng verbundenes, internationales Team verteilt auf Hamburg und San Francisco: Menschen, die sich entschieden haben, etwas aufzubauen, an das sie wirklich glauben, für Kunden, die sie tatsächlich beim Namen nennen können. [ ![Oliver Fluck in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo.png) ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) - [ Oliver Fluck ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) [ ![Sofia Gertzen in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-1.webp) ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) - [ Sofia Gertzen ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) [ ![Louis Maywald in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-2.webp) ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) - [ Louis Maywald ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-1.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-2.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-3.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_123704-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_123512-scaled.jpg) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251017_110308-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4482-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4608-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_5714-1-scaled.jpeg) ![FlowShare team photo at Exponential Innovation institute](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_9801-3-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_120145-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_1235020-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_100739-1-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_113312-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_114337-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_120450-scaled.jpg) [ Über uns ](https://getflowshare.com/de/ueber-uns/) Finden Sie uns ## Zwei Standorte. ## Ein Team. ![FlowShare office](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/card-1.webp) DE, Europäische Zentrale miraminds GmbH c/o Digital Hub Logistics GmbH Am Sandtorkai 32 20457 Hamburg Deutschland ![FlowShare Office](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/card-1-1-e1778009645341.webp) USA, Nordamerika miraminds Inc. 2261 Market Street STE 85810 San Francisco, CA 94114 USA #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Preis](https://getflowshare.com/pricing/) **Published:** May 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Finden Sie den passenden ## FlowShare-Plan FlowShare erfasst jeden Klick auf Ihrem Bildschirm, in Desktop-Apps, im Browser oder sogar in SAP und verwandelt ihn in eine markengerechte Schritt-für-Schritt-Anleitung. 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Volle Suite. Regulierte Teams. ### Individuell Individuelle Preisgestaltung · ab 10 Autoren · Portal-Betrachter inklusive Alles aus Team, plus: - Individuelle Lizenzkonfiguration (Offline, selbst gehostet) - SAP-GUI-Aufzeichnung - 5.000 Portal-Nutzer + KI-Assistent - Automatische Übersetzung enthalten - Einführungs- und Schulungsveranstaltung - Implementierungsdienstleistungen - Customer Success Manager [ Sprechen Sie mit unserem Team ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) *Inklusive Setup, Onboarding & halbjährlichen Reviews* ## Jeder Plan ## beinhaltet ![share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/unlimited-guides-pricing.svg)### Unbegrenzte Anleitungen Keine Begrenzung, wie viele Anleitungen Ihre Autoren erstellen können. ![share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/unlimited-exports-pricing.svg)### jedem Plan enthaltene Portal-Besucher Begrenzte Plätze mit dem KI-Assistenten. Exportierte und freigegebene Ansichten sind stets unbegrenzt. ![security](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/sso-2fa-pricing.svg)### Unbegrenzte Exporte Teilen Sie den Beitrag in jedem beliebigen Format und so oft Sie möchten. ![security](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/sso-2fa-pricing.svg)### SSO und 2FA in jedem Tarif Microsoft Single Sign-On und Zwei-Faktor-Authentifizierung inklusive, nicht hinter Enterprise gesperrt. ## Sehen Sie genau, was Sie in jedem Plan erhalten. ## Zielgruppe & Positionierung #### Funktion ### Mindestlizenzen ### Datenspeicherung ### Professional Erstellen und teilen Sie „ “-Anleitungen. 1 Lokal + EU-Cloud ### Team Arbeiten Sie im Team zusammen und verwalten Sie Anleitungen. 5 Lokal + EU-Cloud ### Enterprise Flexibles Deployment: Cloud, Self-Hosted oder Air-Gapped. 10 100 % lokal – keine Cloud ## Desktop-App – Kernfunktionen ### Automatische Anleitung-Erstellung ### Lokale Verarbeitung (kein Upload) ### Alle lokalen Exportformate (PDF, Word, PowerPoint und weitere). ### Integrations-Exporte (Confluence, SharePoint, HeyGen und weitere) ### In das FlowShare-Portal exportieren ### Benutzerdefinierte Exportvorlagen (Word, PPT, HTML) ### SAP GUI-Aufzeichnung ### AutoTranslation (29 Sprachen) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) optional ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ## Portal – Zusammenarbeit & Veröffentlichung ### Flow-Bibliothek ### Anleitungen zentral teilen ### Zugriffsverwaltung für Rollen (Leser/Bearbeiter) ### Individuelle Gestaltung Ihres Portals ### Betrachter inklusive ### Zusätzliche Betrachter-Pakete ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) 25 ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ri_subtract-fill.png) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) 150 +100 Betrachter / 49 € / Monat ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) 5000 – (selbst gehostet) ## Sicherheit & IT-Integration ### SSO (Single Sign-On) ### Offline-Aktivierung (kein Internet) ### Lizenzserver (zentrale Verwaltung) ### Bereitstellung vor Ort ### Audit-Log / Compliance ### DSGVO-konform (EU-Server) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) (Desktop + Portal) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) (Desktop + Portal) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ## Support & Onboarding ### Selbstbedienungs-Helpdesk ### E-Mail-Support ### KI-Chat-Assistent ### Einführungsveranstaltung ### Kundenerfolgsmanager ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Standard ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Priorität ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Priorität ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) #### SSO und 2FA in jedem Plan. Anders als Wettbewerber, die Single Sign-On hinter Enterprise-Preisen verstecken, beinhaltet FlowShare Microsoft SSO und 2FA ab Professional. Das Portal wird in der EU gehostet (Frankfurt), Daten werden niemals geteilt oder für KI-Training verwendet. [ Entdecken Sie alle über 65 Funktionen ](#) ## Testen Sie FlowShare 7 Tage kostenlos Alle Team-Funktionen. Vollständiger Portal-Zugang. Keine Kreditkarte erforderlich. Abonnieren Sie es nur, wenn Sie es lieben. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](#) ## Zwei Produkte. Ein Workflow. Verwenden Sie „Desktop“ allein, wenn die lokale Erfassung und Weitergabe für Sie im Vordergrund stehen. Fügen Sie das Portal hinzu, wenn die Zusammenarbeit im Vordergrund steht. [ ![Cover Dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/2-2.png) ##### FlowShare Desktop Wird lokal auf Ihrem Rechner ausgeführt. Zeichnet jeden Klick, Schritt und Bildschirm während Ihrer Arbeit auf und verwandelt Ihren Prozess in Echtzeit in eine professionelle Anleitung. Ihre Daten verlassen niemals Ihr Gerät. ](https://getflowshare.com/de/funktionen/desktop-aufzeichnung/) [ ![Cover Dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/1-2.png) ##### FlowShare Portal Wohin Ihr Reiseführer als Nächstes führt. Laden Sie Dokumentationen hoch, organisieren Sie sie, durchsuchen Sie sie und teilen Sie sie mit Ihrem gesamten Team – von jedem Gerät und von überall aus. Mit einem KI-Assistenten, der Fragen zu Ihren Anleitungen beantwortet. ](https://getflowshare.com/de/funktionen/flowshare-portal/) #### Vertrauen von Teams bei: ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Als ich früher an einer relativ komplexen Schritt-für-Schritt-Dokumentation gearbeitet habe, dauerte es etwa zwei Tage. Mit FlowShare sind es weniger als anderthalb Stunden.“ ### Thorsten Raeker Leiter der IT-Abteilung, Bauvista ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Thorsten Raeker](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Thorsten-Raeker-3.png) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Gibt es eine kostenlose Version von FlowShare? Ja. Mit FlowShare Free können Sie bis zu 15 Schritte pro Anleitung erfassen und direkt in das Portal hochladen. Lokale Exporte (PDF, Word usw.) sowie die Anpassung an Ihr Corporate Design erfordern einen kostenpflichtigen Tarif. Um alle Funktionen in vollem Umfang nutzen zu können, probieren Sie die 7-tägige kostenlose Testversion mit allen Team-Funktionen aus. Werde ich nach der Testphase automatisch belastet? Nein. Wir fragen nicht nach Zahlungsinformationen im Voraus, daher werden Sie nicht belastet, es sei denn, Sie entscheiden sich für ein Abonnement. Was ist in der 7-tägigen kostenlosen Testphase enthalten? Alle Team-Funktionen sowie die automatische Übersetzung: unbegrenzte Anleitungen, das vollständige Portal mit KI-Assistent, Rollenverwaltung, Web-Integrationen und alle Exportformate. Keine Kreditkarte erforderlich. Was ist der Unterschied zwischen Professional und Team? „Professional“ richtet sich an Personen, die Anleitungen erstellen und exportieren. Sie erhalten einen Basiszugang zum Portal, der ausreicht, um Anleitungen öffentlich zu teilen. Mit „Team“ steht Ihnen das gesamte Portal zur Verfügung: Rollen- und Gruppenverwaltung, Nutzungsanalysen, eine höhere Obergrenze für Betrachter sowie vorrangiger Support. Wer gilt als „Autor“ im Vergleich zu „Betrachter“? Autoren erstellen Anleitungen mit FlowShare Desktop und benötigen eine kostenpflichtige Lizenz. Portalnutzer lesen Anleitungen oder befragen den KI-Assistenten; die Anzahl ist je nach Tarif begrenzt: 25 bei „Professional“, 150 bei „Team“ und individuell bei „Enterprise“. Das Lesen exportierter Anleitungen (PDF, SharePoint usw.) ist für alle Nutzer unbegrenzt und kostenlos. Benötigen Sie mehr Portalnutzer?[ Sprechen Sie uns an](https://getflowshare.com/contact-us), wir finden die passende Lösung für Sie. Kann ich mit Professional beginnen und später upgraden? Auf jeden Fall. Viele Kunden beginnen mit der „Professional“-Version und wechseln dann zu „Team“, wenn ihre Anforderungen steigen. Wir schreiben Ihnen den Restbetrag Ihres Abonnements gut. Was ist, wenn mein Team nicht technikaffin ist? Senioren nutzen FlowShare, um ihr Know-how weiterzugeben. Die Einstiegshürde könnte nicht niedriger sein. Bei den Enterprise-Tarifen erhalten Sie einen persönlichen Kundenbetreuer (CSM) sowie einen Einführungsworkshop. Funktioniert FlowShare mit meiner Anwendung? FlowShare erfasst jede Anwendung, die unter Windows läuft: Desktop-Apps, Browser, ERPs, individuelle Legacy-Software. Sie werden es innerhalb von Minuten während Ihrer Testphase sehen. Unterzeichnen Sie Geheimhaltungsvereinbarungen oder handeln Sie individuelle Bedingungen aus? Team- und Enterprise-Kunden können eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) beantragen. Bei den Enterprise-Tarifen sind individuelle Vertragsbedingungen möglich. Bieten Sie Rabatte für Schulen und NGOs an? Ja, 50 % Rabatt auf alle Pläne für berechtigte Organisationen. [Kontaktieren Sie ](https://getflowshare.com/contact-us)uns und teilen Sie uns mit, was auf Ihre Organisation zutrifft. Welche Zahlungsmethoden unterstützen Sie? Alle gängigen Kreditkarten, SEPA-Lastschrift und Überweisung (Jahrespläne). Wir akzeptieren auch Bestellungen. Verlängert sich mein Abonnement automatisch? Ja, Ihr Plan verlängert sich für denselben Zeitraum, es sei denn, Sie kündigen vorher. Jederzeit kündbar. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Beginnen Sie damit, Anleitungen zu erstellen, die Ihr Team auch tatsächlich nutzen wird. 7-tägige kostenlose Testphase. Keine Kreditkarte erforderlich. Keine Designkenntnisse erforderlich. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Sprechen Sie mit unserem Team ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Über uns](https://getflowshare.com/about-us/) **Published:** March 20, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Software sollte für Menschen arbeiten. ## Wir sorgen dafür, dass sie es tut. #### Niemand sollte sich abgehängt fühlen, wenn sich Technologie verändert. #### FlowShare ist eine Windows-Anwendung, die Teams dabei hilft, Software-Know-how zu dokumentieren und zu teilen, sodass die Person in der Produktionshalle genauso befähigt ist wie der Ingenieur, der das System entwickelt hat. Warum Kunden bleiben ## Die Zahlen, die mehr sagen ## als wir es je könnten. ![growth](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/since2020.svg)### Seit 2020 Jedes Jahr profitabel & stolz eigenfinanziert. ![calendar](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/nine-years.svg)### 9 Jahre Unser langjährigster Kunde. ![Cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/day-one-price.svg)### Preis vom ersten Tag Bestandskunden zahlen, was sie zu Beginn gezahlt haben. ![Global](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/five-continents.svg)### 5 Kontinente Von Produktionshallen bis zu Finanzdienstleistungen. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) Unsere Geschichte ## Aus Frustration entstanden. ## Auf Vertrauen gewachsen. Im Jahr 2015 dokumentierte Oliver dokumentierte Softwareprozesse auf die einzige Art und Weise, die damals bekannt war: Screenshots machen, einfügen, mit Anmerkungen versehen, wiederholen. Er entwickelte einen Prototyp, um sein eigenes Problem zu lösen. Dieser funktionierte so gut, dass Louis und Sofia mit an Bord kamen, und was als Wochenendprojekt begann, entwickelte sich zu einem Vollzeitunternehmen. *„Wir haben niemals Investorengelder angenommen. Das bedeutet, dass unsere Roadmap von den Menschen gestaltet wird, die FlowShare nutzen, nicht von einem Risikokapitalgeber, der uns im Nacken sitzt und auf einen Exit optimiert.“* Frühe F&E-Förderungen der deutschen und EU-Innovationsprogramme ermöglichten es uns, tiefgehend zu entwickeln, ohne überstürzt auf den Markt zu gehen. Wir sind seit 2020 profitabel und haben die Preise für keinen einzigen Bestandskunden seit dem ersten Tag erhöht. ## Die Zahlen, die mehr sagen: #### 2015 – 17 ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### Wochenend-Prototyp Oliver entwickelt die Tracking-Engine. Aus einer privaten Lösung entsteht FlowShare mit seinen ersten zahlenden Nutzern. #### 2017 – 20 ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### 500.000 € an F&E-Förderungen Durch die Erfassung der Leistungsfähigkeit der Suchmaschine und die darauf aufbauenden Ideen konnten wir Fördermittel aus Deutschland und der EU sichern. #### 2020 – 22 ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### Profitabel zu unseren Bedingungen Stetiges Wachstum mit einem einzigen Produkt. Kunden-Feedback treibt jede Funktion voran. #### 2022 – 24 ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### Accelerator-Programme Hamburg AI und German Accelerator, Schärfung unserer Go-to-Market-Strategie und Expansion. #### 2024 – heute ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Line-85.svg) ##### US-Tochtergesellschaft eröffnet Betreuung nordamerikanischer Kunden vor Ort, während wir dem treu bleiben, was uns erfolgreich gemacht hat. ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-17.svg) Wie wir über Daten denken ## Als Europäer ist Datenschutz kein Feature. Es ist ein Prinzip. FlowShare wurde in Deutschland unter einigen der weltweit strengsten Datenschutzgesetze entwickelt und wir glauben, dass uns das zum Besseren geprägt hat. Die Überzeugung, dass Sie Ihre Prozesse und Ihre Daten besitzen, nicht wir, nicht ein Cloud-Anbieter, nicht irgendjemand sonst, durchzieht jede Entscheidung, die wir treffen. Deshalb läuft FlowShare standardmäßig On-Premise, auf Windows, und nichts verlässt Ihren Rechner, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür. Nicht um eine Compliance-Box abzuhaken. Weil wir fest davon überzeugt sind, dass rohe Screenshots sensibler Workflows einfach nicht in die Cloud eines Dritten gehören. Ihre Daten, Ihre Regeln. Unsere Grundwerte ## Acht Werte. Eine Regel: ## Lebe sie. ### Menschliche Fürsorge Wir bewahren Seele in jeder Interaktion, um sicherzustellen, dass sich unsere Kunden gehört und umsorgt fühlen. ### Eigenverantwortung Jedes Teammitglied denkt wie ein Gründer: übernimmt Verantwortung für den eigenen Bereich ### Wort halten Wir tun, was wir sagen, jedes Mal. ### Leidenschaft für Innovation Wir lieben es, schwierige Probleme mit neuen Ideen zu lösen. ### Ständiges Wachstum Lernen ist tägliche Praxis und wir verbessern uns jeden Tag ein bisschen. ### Ausdauer Durchhaltevermögen liefert Ergebnisse, wenn Talent müde wird. ### Transparente Teamarbeit Wir gewinnen (oder lernen) als ein Team, es gibt keinen Raum für Egos. ### Einfachheit meistern Weniger ist mehr, wenn es darum geht, ein großartiges Erlebnis zu bieten. Unser Führungsteam ## Von dreien gegründet. ## Von vielen geprägt. #### Ein eng verbundenes, internationales Team verteilt auf Hamburg und San Francisco: Menschen, die sich entschieden haben, etwas aufzubauen, an das sie wirklich glauben, für Kunden, die sie tatsächlich beim Namen nennen können. [ ![Oliver Fluck in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo.png) ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) - [ Oliver Fluck ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) [ ![Sofia Gertzen in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-1.webp) ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) - [ Sofia Gertzen ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) [ ![Louis Maywald in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-2.webp) ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) - [ Louis Maywald ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-1.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-2.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-3.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_123704-scaled.jpg) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251017_110308-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_123512-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4482-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4608-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_5714-1-scaled.jpeg) ![FlowShare team photo at Exponential Innovation institute](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_9801-3-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_120145-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_1235020-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_100739-1-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_113312-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_114337-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_120450-scaled.jpg) [ Karriere ](https://getflowshare.com/de/karrieremoeglichkeiten/) Finden Sie uns ## Zwei Standorte. ## Ein Team. ![FlowShare office](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/card-1.webp) DE, Europäische Zentrale miraminds GmbH c/o Digital Hub Logistics GmbH Am Sandtorkai 32 20457 Hamburg Deutschland ![FlowShare Office](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/card-1-1-e1778009645341.webp) USA, Nordamerika miraminds Inc. 2261 Market Street STE 85810 San Francisco, CA 94114 USA #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Pricing Us](https://getflowshare.com/pricing-us/) **Published:** September 5, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## Find the Perfect ## Pricing Plan for FlowShare FlowShare captures every click on your screen, desktop apps, browser, even SAP and turns it into a branded step-by-step guide. Pick the plan that fits. Every plan includes unlimited guides and a 7-day free trial. 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) You’re purchasing from miraminds Inc. [Not in the US or Canada? See miraminds GmbH offers →​](https://getflowshare.com/pricing/) #### Save ~11% with Annual Billing Annual Monthly ### Professional For one-man armies and small teams. ### $44/mo Per author · billed yearly at $528 - Record any desktop or browser workflow - Enhanced AI text descriptions. - Export locally in 10+ formats . - Brand with logo, colors, fonts. - Share guides via Portal link - 25 Portal viewers + AI assistant. [ Subscribe Now ](https://buy.stripe.com/3cIbJ25BRbLBbyW4FJcwg04) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Team For teams scaling their know-how. ### $77 /mo Per author · billed yearly at $924 · min. 5 authors Most Popular Everything in Professional, plus: - Custom POTX, DOTX, PDF, HTML templates for local exports - Full Portal Experience: organize guides, manage roles & groups - Custom Branding for your Portal - 150 Portal viewers + AI assistant - Priority support - Onboarding session [ Talk to Sales ](/lets-talk) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Enterprise Full control. Full suite. Regulated teams. ### Custom Custom pricing · from 10 authors · Portal viewers included Everything in Team, plus: - Custom license configuration (offline, self-hosted) - SAP GUI recording - 5,000 Portal viewers + AI Assistant - AutoTranslation included - Onboarding and training session - Implementation Services - Customer Success Manager [ Talk to Our Team ](/lets-talk) *Includes setup, onboarding & biannual reviews* ### Professional For one-man armies and small teams. ### $49 /mo Per author - Record any desktop or browser workflow - Enhanced AI text descriptions. - Export locally in 10+ formats . - Brand with logo, colors, fonts. - Share guides via Portal link - 25 Portal viewers + AI assistant. [ Subscribe Now ](https://buy.stripe.com/3cIbJ25BRbLBbyW4FJcwg04) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Team For teams scaling their know-how. ### $85 /mo Per author. min. 5 authors Most Popular Everything in Professional, plus: - Custom POTX, DOTX, PDF, HTML,templates for local exports - Full Portal Experience: organize guides, manage roles & groups - Custom Branding for your Portal - 150 Portal viewers + AI assistant - Priority support - Onboarding session [ Talk to Sales ](/lets-talk) *Or start 7-day trial, no card needed* ### Enterprise Full control. Full suite. Regulated teams. ### Custom Custom pricing · from 10 authors · Portal viewers included Everything in Team, plus: - Custom license configuration (offline, self-hosted) - SAP GUI recording - 5,000 Portal viewers + AI Assistant - AutoTranslation included - Onboarding and training session - Implementation Services - Customer Success Manager [ Talk to Our Team ](/lets-talk) *Includes setup, onboarding & biannual reviews* ## Every plan ## Includes ![share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/unlimited-guides-pricing.svg)### Unlimited Guides No cap on how many guides your authors can create. ![share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/unlimited-exports-pricing.svg)### Portal viewers included per tier Capped seats with the AI Assistant. Exported and shared views are always unlimited. ![security](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/sso-2fa-pricing.svg)### Unlimited exports Share in any format, as many times as you want. ![security](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/sso-2fa-pricing.svg)### SSO & 2FA on every plan Microsoft single sign-on and two-factor authentication included, not locked behind Enterprise. ## See Exactly What You Get in Each Plan. ## Target group & positioning #### Feature ### Minimum licenses ### Data storage ### Professional Create and share guides. 1 Local + EU Cloud ### Team Collaborate and manage guides across a team. 5 Local + EU Cloud ### Enterprise Deploy on your terms: cloud, self-hosted, or air-gapped. 10 100% local – no cloud ## Desktop app – core functions ### Automatic guide creation ### Local processing (no upload) ### All Local Export formats (PDF, Word, PowerPoint & more). ### Integration Exports (Confluence, Sharepoint, HeyGen & more.) ### Export to FlowShare Portal ### Custom export templates (Word, PPT, HTML) ### SAP GUI Recording ### AutoTranslation (29 languages) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) optional ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ## Portal – collaboration & publishing ### Flow library ### Share guides centrally ### Role access management (viewer/editor) ### Custom Branding for your Portal ### Included Viewers ### Additional Viewer Packs ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) 25 ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ri_subtract-fill.png) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) 150 +100 Viewers / €49/mo ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) 5000 – (self-hosted) ## Security & IT integration ### SSO (single sign-on) ### Offline activation (no internet) ### License server (central mgmt.) ### On-premise deployment ### Audit log / compliance ### GDPR-compliant (EU servers) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) (Desktop + Portal) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) (Desktop + Portal) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ## Support & Onboarding ### Self-service helpdesk ### E-Mail support ### AI-chat assistant ### Onboarding session ### Customer success manager ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Standard ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [ Try for Free ](/free-trial) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Priority ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) Priority ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) [ Talk to Sales ](/lets-talk) #### SSO and 2FA on every plan. Unlike competitors who gate single sign-on behind enterprise pricing, FlowShare includes Microsoft SSO and 2FA starting from Professional. Portal is EU-hosted (Frankfurt) with data never shared or used for AI training. [ Explore all 65+ features ](#) ## Try FlowShare free for 7 days All Team features. Full Portal access. No credit card. Only pay if you love it. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](#) ## Two Products. One Workflow. Use Desktop alone if capturing and sharing locally is your priority. Add the Portal when collaboration is. [ ![Cover Dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/2-2.png) ##### FlowShare Desktop Runs locally on your machine. Records every click, step, and screen as you work, turning your process into a polished guide in real time. Your data never leaves your device. ](https://getflowshare.com/pricing-us/) [ ![Cover Dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/1-2.png) ##### FlowShare Portal Where your guide goes next. Upload, organize, search, and share documentation with your whole team: from any device, anywhere. Includes an AI assistant that answers questions from your guides. ](https://getflowshare.com/pricing-us/) #### Trusted by Teams At: ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “When I used to work on a relatively complex step-by-step documentation, it took me around two days. With FlowShare, it’s less than an hour and a half.” ### Thorsten Raeker Head of IT, Bauvista ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Thorsten Raeker](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Thorsten-Raeker-3.png) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. Is there a free version of FlowShare? Yes. FlowShare Free lets you capture up to 15 steps per guide and upload directly to the Portal. Local exports (PDF, Word, etc.) and branding require a paid plan. For the full experience, try the 7-day free trial with all Team features. Will I be charged automatically after the trial? No. We don’t ask for payment info upfront, so you won’t be charged unless you choose to subscribe. What’s included in the 7-day free trial? All Team features, plus AutoTranslation: unlimited guides, full Portal with AI assistant, role management, web integrations, and every export format. No credit card needed. What’s the difference between Professional and Team? Professional is for individuals who create and export guides. You get basic Portal access, enough to share guides publicly. Team unlocks the full Portal: role and group management, usage analytics, a higher viewer cap, and priority support. Who counts as an “author” vs. a “viewer”? Authors create guides with FlowShare Desktop and need a paid license. Portal viewers read guides or ask the AI Assistant and are capped per tier: 25 on Professional, 150 on Team, custom on Enterprise. Anyone reading an exported guide (PDF, SharePoint, etc.) is unlimited and free. Need more Portal viewers?[ Talk to us](https://getflowshare.com/contact-us), we’ll find the right setup. Can I start with Professional and upgrade later? Absolutely. Many customers start with Professional, then upgrade to Team as needs grow. We’ll credit your remaining subscription. What if my team isn’t good with tech? Senior citizens use FlowShare to transfer their know-how. The hurdle couldn’t be lower. On Enterprise plans, you get a dedicated CSM and onboarding workshop. Does FlowShare work with my application? FlowShare captures any application running on Windows: desktop apps, browsers, ERPs, custom legacy software. You’ll see within minutes during your trial. Do you sign NDAs or negotiate custom terms? Team and Enterprise customers can request an NDA. Custom contract terms are available on Enterprise plans. Do you offer discounts for schools and NGOs? Yes, 50% off all plans for eligible organizations. [Contact us](https://getflowshare.com/contact-us) and let us know what applies to your organization. What payment methods do you support? All major credit cards, SEPA direct debit, and wire transfer (annual plans). We also accept purchase orders. Will my subscription renew automatically? Yes, your plan renews for the same period unless you cancel beforehand. Cancel anytime. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Start creating guides your team will actually use. 7-day free trial. No credit card. No design skills needed. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Talk to Our Team ](https://getflowshare.com/lets-talk/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Bewertungen](https://getflowshare.com/reviews/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## So nutzen Teams FlowShare für ## Dokumentation und Schulung Echte Erfahrungsberichte von Teams, die Dokumentation in etwas verwandelt haben, das wirklich funktioniert. Mit FlowShare erfassen Teams branchenübergreifend Prozesse schneller, erstellen klarere Dokumentationen und verbessern den Wissensaustausch. Von IT und Betrieb bis hin zu Onboarding und Schulung verlassen sich Anwender auf FlowShare, um manuelle Dokumentation durch strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu ersetzen, die während der Arbeit erstellt werden. Entdecken Sie echtes Feedback von Plattformen wie Capterra, G2, SourceForge und OMR, um zu sehen, wie Teams FlowShare in ihren täglichen Arbeitsabläufen einsetzen. ![square](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/igs_gmbh_logo-1.svg) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) IGS GmbH „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![Walter Kuhn](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Walter-Kuhn.png) ### Walter Kuhn Lead Architect ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) Luschnitz.com e.U. „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) Birkengold GmbH „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) Analytiqum „FlowShare ist ein echter Gamechanger in der Prozessdokumentation.“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![fernlea_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/fernlea_logo_no_bg-1-1.png.webp) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) Fernlea Community Care „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-1.png-1.webp)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/BDAE-logo.png) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) BDAE Gruppe „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![Philipp Belau](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Philipp-Belau.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group ## Sehen Sie, was andere ## über FlowShare sagen Wie Teams Dokumentationsherausforderungen mit FlowShare lösen ## FlowShare-Bewertungen ## OMR Reviews Weitere Informationen: [FlowShare Reviews](https://omr.com/de/reviews/product/flowshare) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 Mitarbeiter, Computersoftware) „Als jemand, der in den letzten über 40 Jahren UNMENGEN an Dokumentation geschrieben hat, suche ich nach jeder Möglichkeit, die benötigte Zeit zu reduzieren UND die Genauigkeit dessen zu erhöhen, was ich mit Kunden teile. FlowShare macht diese Aufgaben kinderleicht!“ ### Jerilynne Inhaberin/Gründerin ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 Mitarbeiter, Computersoftware) „Ich liebe es, wie einfach es ist, mit FlowShare Schritte zu erfassen und eine interaktive Tour zu erstellen, die ich auf meiner Website oder in meiner Kurs- und Mitgliederplattform einbetten kann. Ich zeige Coaches, wie sie WordPress nutzen, und erstelle viele Tech-Tutorials. Früher war das sehr zeitaufwendig, weil ich jeden Screenshot einzeln machen und annotieren musste.“ ### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 Mitarbeiter, Non-Profit-Organisationsmanagement) „Ich nutze FlowShare mindestens wöchentlich. Der Hauptgrund ist, dass ich damit Menschen im Büro beibringe, wie sie einfache Aufgaben erledigen. Ich finde, es ist sehr leicht zu machen, und ich muss kaum etwas anpassen. Absolut brillant.“ ### Peter CEO bei Bridges Connecting Communities Ltd ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 Mitarbeiter, Informationstechnologie und Dienstleistungen) „Mit FlowShare können wir Prozesse in unserer Organisation effizient dokumentieren und sparen Zeit und Aufwand bei der Erstellung von Handbüchern. Das Tool hat uns geholfen, einen standardisierten Dokumentationsprozess zu etablieren, den Zeitaufwand für die Dokumentation zu reduzieren und unser Onboarding neuer Mitarbeitender zu verbessern. Die Möglichkeit, Guides mit Corporate Branding anzupassen und in verschiedenen Formaten zu exportieren, hat unsere Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden verbessert. Insgesamt hat FlowShare die Produktivität gesteigert und unseren Dokumentationsprozess effektiv optimiert.“ ### Valentin CEO bei Analytiqum ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) (1–50 Mitarbeiter, Grafikdesign) „1. FlowShare macht das Teilen von Dateien und die Zusammenarbeit mit einer benutzerfreundlichen Plattform einfach. Sie können schnell Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, um Mitarbeitende zu schulen oder Kunden zu unterstützen. 2. Verpixeln Sie sensible Bereiche auf Screenshots mit einem einfachen Klick, statt Zeit damit zu verbringen, Browser-Tabs und Desktop-Icons zu verstecken. Das spart enorm viel Zeit bei der Erstellung von Benutzerhandbüchern und Software-Demos. 3. Halbieren Sie die Zeit für die Videoerstellung dank integrierter Bildschirmaufnahme- und Bearbeitungstools. Kein Wechseln mehr zwischen Programmen, um Funktionen zu demonstrieren. 4. Gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit über Teams hinweg und mit Kunden. Alle sind immer auf dem gleichen Stand. 5. Diese Plattform war ein absoluter Gamechanger für die Erstellung interner Schulungsinhalte und Kunden-Deliverables.“ ### Imran G Manager bei EZ Graphics ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) BDAE (51–1.000 Mitarbeiter, Einzelhandel) „Der Prozess zur Erstellung von Dokumentation ist schnell, und anders als bei herkömmlicher Screenshot-&-Annotierungssoftware werden Aufgaben nachverfolgt, sodass Sie keine wichtigen Schritte vergessen. Außerdem sind die Ausgabeoptionen gut geeignet, um Inhalte mit unterschiedlichen Zielgruppen zu teilen.“ ### Michael Berater bei Retail SaaS Data Analytics ## Erfahren Sie, wie FlowShare den Workflow Ihres Teams transformiert #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Teilen Sie Ihre ## FlowShare-Erfahrung! Ihr Feedback treibt Verbesserungen voran und hilft anderen Wir schätzen Ihre Einblicke! Indem Sie Ihre Erfahrung mit FlowShare teilen, helfen Sie uns nicht nur bei der Verbesserung, sondern unterstützen auch andere dabei, die richtige Lösung für ihre Dokumentationsanforderungen zu finden. Würden Sie FlowShare einem Kollegen oder Branchenkontakt empfehlen? Lassen Sie es uns wissen, indem Sie eine Bewertung hinterlassen. [ Bewertung abgeben ](https://getflowshare.com/de/bewertung-hinterlassen/) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Blog](https://getflowshare.com/blog/) **Published:** March 7, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Blog [Home](/) ![Icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Last-Page-Icon.svg) [Blog](#) [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ Read More ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ FlowShare News ](/category/flowshare/) [ ERP Documentation ](/category/erp-documentation/) [ Process Documentation ](/category/process-documentation/) [ Employee Training ](/category/employee-training/) [ Knowledge Management ](/category/knowledge-management/) [ Creating how-to guides ](/category/creating-how-to-guides/) [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) [ ![Step By Step Instructions shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/step-by-step-instructions.png) ##### Snap, Caption, Share: How to Create Crystal-Clear Step-by-Step Instructions with Screenshots [Read More](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) ](https://getflowshare.com/step-by-step-instructions-with-screenshots/) [ ![Offline documentation software running locally on a Windows desktop, FlowShare interface](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/offline-documentation-software.png) ##### Offline documentation software, now ISO 27001 certified [Read More](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/) ](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/) [ ![Windows PSR capturing a click as an annotated screenshot on a Windows 11 desktop](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/07/windows-psr.png) ##### Microsoft Problem Steps Recorder (PSR) Is Gone — Here Are Some Alternatives in 2026 [Read More](https://getflowshare.com/microsoft-problem-steps-recorder-psr-alternatives/) ](https://getflowshare.com/microsoft-problem-steps-recorder-psr-alternatives/) [ ![KIproWork research partners working on AI knowledge management for industrial work processes](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/research_project.jpeg) ##### KIproWork: AI-based knowledge management for work processes. [Read More](https://getflowshare.com/kiprowork/) ](https://getflowshare.com/kiprowork/) [ ![Automatic screenshot tool capturing each click as a numbered, annotated screenshot on Windows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/automatic-screenshot-tool.png) ##### Automatic Screenshot Tool: Capture Every Step Without Pressing Print Screen [Read More](https://getflowshare.com/automated-screenshots-with-flowshare-quick-and-easy/) ](https://getflowshare.com/automated-screenshots-with-flowshare-quick-and-easy/) [ ![UAT documentation for SAP S/4HANA shown as numbered test steps captured from the SAP GUI](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/uat-documentation.png) ##### How to conquer User Acceptance Tests (UAT) for S/4HANA with FlowShare in 5 steps [Read More](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/) ](https://getflowshare.com/how-to-conquer-user-acceptance-tests-uat-for-s-4hana-with-flowshare-in-5-steps/) [ ![Scribe or FlowShare? check scribe alternative](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Scribe-Alternatives-1.png) ##### FlowShare vs. Scribe: Different solutions, same mission – which one is right for you? 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The tools include FlowShare, Tango, Greenshot and more. 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[Read More](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base/) ](https://getflowshare.com/building-a-knowledge-base/) [ ![Technologischen Wandel mit Prozessdokumentation begleiten, Software-Rollout im Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/FlowShare-Resources-Managing-Technological-Change.jpg) ##### Struggling With Managing Technological Change? Here Is How Process Documentation Can Help In this article, we discuss some of the challenges you may face when managing technological change and explore how process documentation can help you face them. 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[Read More](https://getflowshare.com/erp-user-manuals/) ](https://getflowshare.com/erp-user-manuals/) [ ![ERP-Projektdokumentation als bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit nummerierten Screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/FlowShare-Resources-ERP-Implementation-Documentation.jpg) ##### 3 ERP Project Documentation Strategies Whether it’s an ERP implementation or another important project, one of the key factors in turning hiccups into stepping stones to success is careful planning and effective knowledge documentation. 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[Read More](https://getflowshare.com/documentation-in-erp-projects/) ](https://getflowshare.com/documentation-in-erp-projects/) [ ![Benutzerdokumentation als bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit nummerierten Screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/FlowShare-Resources-End-User-documentation.jpg) ##### Why End-User Documentation is Key to a Successful ERP Adoption End-user documentation is a critical part of ERP implementation. They empower employees, leading to a more successful system use in the long run. 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[ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Technical Information](https://getflowshare.com/technical-information-about-flowshare/) **Published:** May 14, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Technical information about FlowShare ## Technical information about FlowShare: Technical Information about FlowShare: FlowShare is compatible with Windows 8, 10 and 11 on 64-bit systems regardless of the software used (browser or local applications) ## 1. msi-Installer: The installation file is signed with a code certificate issued to the miraminds GmbH to avoid compromise. ## 2. Does FlowShare make any changes to the system? No. FlowShare does not make any changes to your system and can be completely uninstalled. If you do not want to use the msi installer, we can also deliver FlowShare as a zip archive on request (support@getflowshare.com). ## 3. Developed in C++ using the Qt framework. Qt is an established and widely used library. Prominent German examples based on Qt are the software ELSTER of the the German tax authorities or the Duden Library. ## 4. Data protection – all data remains with you! FlowShare does not send user data to third parties unless you allow it by utilizing features like AI-enhanced text generation or the AutoTranslate Add-On, the FlowShare Portal or FlowShare Assist. Unlike cloud services, all data remains on the user’s system when you use FlowShare on your desktop. A FlowShare project is stored in a file with the ending .flow. A flow file can be inspected using a Zip program. It contains one XML file and usually several image files. ## 5. External communication for activation. Our license mechanism communicates to the external at the moment of activation/deactivation. In addition, every 30 days to check the validity of the license key. We use an established provider for this (https://wyday.com/). ## 6. Communication with our server for optional, automatic updates. We deliver automatic software updates at irregular intervals (on average twice per quarter). A short query as to whether an update is available is made at the start of FlowShare. If an update is available, the changes are listed. Whether an update (on average 150 KB in size) is actually downloaded and installed is up to you as the user. You can also decide to reject the update. ## 7. Third-party software FlowShare comes with established open source libraries for creating and converting data formats (PDF, XML): - [wkhtmltopdf © Jakob Truelsen](https://www.gnu.org/licenses/lgpl-3.0.de.html) (https://www.gnu.org/licenses/lgpl-3.0.de.html) - [BOOST © boost.org](https://www.boost.org/doc/user-guide/bsl.html) (http://www.boost.org/users/license.html) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Download FlowShare for Windows](https://getflowshare.com/download-flowshare-software/) **Published:** May 14, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Download FlowShare for Windows ## Sign up and Try FlowShare for Free 1\. Follow the link to log in or sign up for a 7-day free trial. . 2\. Once you are logged in, click the Download button. 3\. The FlowShare installation file will download automatically. 4\. Open the file and follow the setup instructions to complete the installation. You will receive a free 7-day FlowShare trial. After the trial, you can activate FlowShare with a license key. If you have any questions, please do not hesitate to contact us: <support@getflowshare.com> [ Go to Portal ](https://portal.getflowshare.com) [ Sign up to Download ](https://portal.getflowshare.com) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Legal Notice](https://getflowshare.com/legal-notice/) **Published:** May 6, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Legal Notice ## Information **Company details:** miraminds GmbH c/o Digital Hub Logistics GmbH Am Sandtorkai 32 20457 Hamburg **Represented by** Dr. Oliver Fluck Sofia Gertzen Louis Maywald **Contact** **Phone:** +49 40 228 58 147 **E-mail:** info(at)getflowshare.com *Note: To avoid spam e-mails, we have replaced the “@” in our e-mail address with “(at)”. Please use the “@” instead if you want to contact us.* **Register court**: Local court Hamburg **Register number:** HRB 142236 **VAT ID No**: DE307857089 --- ### [Sicherheit](https://getflowshare.com/security/) **Published:** May 4, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Lokale Dokumentationssoftware, speziell für regulierte Umgebungen entwickelt ## Ihr Prozess. Ihre Daten. ## Wir sorgen dafür, dass dies auch so bleibt #### FlowShare ist eine lokal installierte Dokumentationssoftware. Sie erfasst und verarbeitet Ihre Dokumentation lokal auf Ihrem eigenen Windows-Rechner, und es werden keine Daten hochgeladen, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür. Die miraminds GmbH und miraminds Inc., die Unternehmen hinter FlowShare, betreiben ein nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem. [ Besuchen Sie unser Trust Center ](https://trust.getflowshare.com/) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) Warum sich regulierte Teams für eine lokal installierte Dokumentationssoftware entscheiden ## Sicherheit und Datenschutz sind keine Features. ## Sie sind Grundlagen. ![settings](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/ownership_about-us.svg)### Standardmäßig lokal Die Erfassung und Verarbeitung erfolgen auf Ihrem Rechner. Keine Abhängigkeit von der Cloud, kein erzwungener Upload. ![offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/desktop-browser_single-cc.svg)### Nichts verlässt Ihren Computer Die Dokumentation wird auf Ihrem System oder in Ihrem Netzwerk gespeichert. Es sei denn, Sie entscheiden sich ausdrücklich dafür, sie freizugeben. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/true-to-our-world_about-us.svg)### In Deutschland entwickelt Entwickelt und betrieben unter Einhaltung der strengen deutschen und EU-Datenschutzgesetze. ![Global](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/five-continents.svg)### Einsatz in regulierten Umgebungen Fertigungsindustrie, Versorgungsunternehmen, öffentliche Verwaltung und Unternehmens-IT, einschließlich Offline- und geschlossener Netzwerke. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) Sicherheit durch Konzeption ## Entwickelt für präzise Steuerung ## Dies wird durch eine ISO-Zertifizierung belegt. > **Zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2022** > > Das Informationssicherheits-Managementsystem der **miraminds GmbH und** der **miraminds Inc**. ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. > > **Zertifikatsnummer:** 123361 > > **Das bedeutet:** Eine akkreditierte Stelle hat geprüft, wie wir die Informationssicherheit, die Risikobewertung, die Zugriffskontrolle, die Reaktion auf Vorfälle, die sichere Entwicklung, das Lieferantenmanagement und die Geschäftskontinuität regeln, und bestätigt, dass diese den Standard erfüllen; zur Aufrechterhaltung dieser Konformität finden jährliche Überwachungsaudits statt. [ Laden Sie das Zertifikat herunter (PDF) ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/miraminds_GmbH_-_ISO_IEC_27001_2022_Official_Certificate_2-1.pdf) ## Entwickelt für Unternehmensteams: ## Einfach, lokal und sicher. #### FlowShare ist für Organisationen entwickelt, denen Geschwindigkeit, Konsistenz und Datenschutz wichtig sind. Installieren Sie es lokal, verbinden Sie es mit jeder Software und liefern Sie Dokumentationen, die Ihre Teams tatsächlich nutzen. ![GDPR compliant badge: Art. 28 Data Processing Agreement included](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/GDPR.png) ##### DSGVO-konform Entwickelt mit europäischen Datenschutzprinzipien als Kernstück. ![ISO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Three-Formats-5.png) ##### ISO 27001 ISMS zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2022, Zertifikat 123361. ![Secure AI Processing](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/6.png) ##### Sichere KI-Verarbeitung KI-Funktionen laufen über vertrauenswürdige Anbieter innerhalb der EU-Infrastruktur. [ Entdecken Sie die Funktionen von FlowShare ](https://getflowshare.com/de/funktionen-2/) ## Wo Ihre Daten gespeichert sind​ FlowShare läuft vollständig auf Ihrem Rechner. Fügen Sie das Portal hinzu, wenn Ihr Team Anleitungen zentral bereitstellen und verwalten muss – weiterhin gehostet in der EU und weiterhin unter Einhaltung des deutschen Datenschutzrechts. #### FlowShare Desktop – stets lokal Die Installation und der Betrieb erfolgen innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur. Screenshots, Arbeitsabläufe und Prozessdaten werden auf Ihrem Rechner erfasst und verarbeitet sowie auf Ihrem System oder in Ihrem Netzwerk gespeichert. Ihre Dokumentation verbleibt dort. Erfasste Screenshots, erstellte Anleitungen, Prozessinhalte sowie die darin sichtbaren Systeme oder Daten werden nicht an uns übermittelt. Im Desktop-Modus werden keine Kundeninhalte oder personenbezogenen Daten übertragen. Ein Internetzugang ist lediglich für die Lizenzüberprüfung erforderlich. [ Entdecken Sie die FlowShare-Desktop-App ](https://getflowshare.com/de/funktionen/desktop-aufzeichnung/) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​.png) #### FlowShare-Portal – für Teams, die zusammenarbeiten​ Eine gehostete Ebene für Teams, die in der Desktop-Anwendung erstellte Anleitungen speichern, darauf zugreifen und weitergeben müssen. Diese ist optional und für die Nutzung von FlowShare nicht erforderlich. - Gehostet in Rechenzentren mit Standort in der EU - Sichere Zugriffskontrolle, Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie Systemüberwachung - Sie bestimmen, was hochgeladen wird. Es wird nichts automatisch synchronisiert. Wenn Sie das Portal nutzen, verarbeiten wir zusätzlich minimale Daten zur Identifizierung des Nutzers sowie alle Inhalte, die Sie hochladen möchten. [ Entdecken Sie das FlowShare-Portal ](/de/funktionen/flowshare-portal/) ![UI screenshot of Flow Library app with a left labels panel, central flows list, and a floating 'New Label' modal showing name, parent, color options, Cancel and Create buttons](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Create-a-central-training-knowledge-base_.png) #### KI-Verarbeitung – KI-Funktionen​ Einige Funktionen von FlowShare nutzen künstliche Intelligenz. So funktioniert das. - Die KI-Verarbeitung erfolgt über Azure Open AI innerhalb der EU-Infrastruktur. - Unseren KI-Anbietern ist es vertraglich untersagt, Ihre Daten zu speichern oder diese zum Trainieren oder Feinabstimmen von Modellen zu verwenden. - Alle AI-Unterauftragsverarbeiter fallen unter unsere Datenverarbeitungsvereinbarung. **Zur kostenlosen Testversion:** KI-Funktionen sind standardmäßig aktiviert. Falls Sie FlowShare vollständig offline und ohne KI-Verarbeitung nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an uns, um Informationen zur Lizenzierung für diese Konfiguration zu erhalten. Kein Wechsel der Tools oder manuelle Dokumentation erforderlich. [ Entdecken Sie die Funktionen von FlowShare ](https://getflowshare.com/de/funktionen-2/) ![UI mockup with a 'CAPTURE' banner, a cover slide, and a large gear with a smiling robot symbolizing automation in editing.](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/AI-processing-AI-features.png) ## DSGVO-konforme Dokumentation ## Zertifikat, DPA und Compliance-Unterlagen Alles, was Sie benötigen, finden Sie auch in unserem [Trust Center](https://trust.getflowshare.com/) unter . Haben Sie einen Sicherheitsfragebogen oder eine Anbieterbewertung? Bitte senden Sie diese an [support@getflowshare.com.](mailto:support@getflowshare.com) ## Dateneigentum [Abschnitt III(12)](/general-terms-and-conditions#page=2) und [Abschnitt XIV(6) der Allgemeinen Geschäftsbedingungen](/general-terms-and-conditions#page=12) ![On-premise application badge: you remain sole owner of all documentation data](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/On-Premises.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Sie bleiben alleiniger Eigentümer aller Daten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Exportieren oder löschen Sie Ihre Daten jederzeit ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Daten werden bei Kündigung unwiderruflich gelöscht ## Verschlüsselung & Zugriffskontrolle [Anhang 1 — Technische & organisatorische Maßnahmen](/general-terms-and-conditions#page=21) ![Encryption and access control badge: encryption at rest and two-factor authentication](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/10.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Verschlüsselung ruhender Daten über ein Key-Management-Programm ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Zwei-Faktor-Authentifizierung auf allen Systemen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Sicherer Datentransfer zwischen Server und Client ## Datenschutz & DSGVO [Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)](/general-terms-and-conditions#page=14) ![GDPR compliant badge: Art. 28 Data Processing Agreement included](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/GDPR.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Art. 28 AVV enthalten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Datenverarbeitung nur nach Ihren Weisungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Vollständige Unterstützung der Betroffenenrechte ## Transparenz bei Unterauftragnehmern [Anhang 2 — Liste der Unterauftragnehmer](/general-terms-and-conditions#page=25) ![Subcontractor transparency badge: all subprocessors named and published](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/8.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Alle Unterauftragnehmer benannt & veröffentlicht ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Standardvertragsklauseln, wo erforderlich ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Liste wird jederzeit aktuell gehalten ## Vorfallmanagement [AVV Abschnitt IX](/general-terms-and-conditions#page=19) ![Incident management badge: immediate breach notification under GDPR Art. 33 and 34](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/9.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Unverzügliche Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Vollständige Dokumentation des Vorfalls wird bereitgestellt ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Unterstützung bei Pflichten nach Art. 33 & 34 DSGVO ## Vertraulichkeit [Abschnitt XVI der AGB](/general-terms-and-conditions#page=13) ![Confidentiality badge: business information never shared or disclosed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/8-1.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Ihre Geschäftsinformationen werden niemals geteilt oder offengelegt ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Verpflichtung gilt für alle Mitarbeiter ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Verpflichtung gilt für alle Unterauftragnehmer ## KI-DSGVO-Konformität [Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)](/general-terms-and-conditions/#page=14) ![GDPR compliant AI badge: AI services covered under the Data Processing Agreement](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/06/GDPR-2.png) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### KI-Dienste im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags abgedeckt ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Alle KI-Unterauftragsverarbeiter DSGVO-konform und vertraglich gebunden ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Kein KI-Training mit Kundendaten #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie darüber wissen müssen, wie FlowShare mit Ihren Daten umgeht. Ist FlowShare nach ISO 27001 zertifiziert? Die miraminds GmbH und die miraminds Inc. sind für ihr Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Dieses umfasst die Konzeption, Entwicklung, Wartung und den Cloud-Betrieb von FlowShare, das über Web- und Desktop-Anwendungen bereitgestellt wird, einschließlich der auf Microsoft Azure und DigitalOcean gehosteten Infrastruktur. Die Zertifizierung wurde von Prescient Security LLC ausgestellt. Die Norm ISO 27001 zertifiziert ein Managementsystem und nicht ein Produkt; keine Software ist an sich „ISO-zertifiziert“. Unser Zertifikat ist in unserem [Trust Center](https://trust.getflowshare.com/)einsehbar. Eine ausführlichere Erläuterung dazu, was diese Unterscheidung bei der Bewertung eines Anbieters – nicht nur von FlowShare – bedeutet, finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema [was die Norm ISO 27001 tatsächlich abdeckt](https://getflowshare.com/de/offline-dokumentationssoftware-nach-iso-27001-zertifiziert/). What does the ISO 27001 certification cover? It means an information security management system has been audited against the standard. That is a statement about how the organisation manages security, not a guarantee about any individual feature, so it is reasonable to ask which entity and scope the certificate covers. We can provide the certificate and scope on request. Where do the AI features process data? On Azure OpenAI within the EU, with an EU-hosted option for organisations that require processing to stay in Europe. AI features are optional: you can document entirely without them, which is what teams in the most restricted environments do. What does on-premise documentation software mean? That capture and processing happen on your own machines rather than on a vendor’s servers. With FlowShare, [our software for Windows](https://getflowshare.com/features/windows/), recording, editing and exporting all run locally, so screenshots of your systems stay inside your network unless you deliberately publish them somewhere. Where is data stored during capture? On the machine doing the recording. Screenshots, step text and the source file are written locally, and nothing is transmitted while you record. Publishing to the FlowShare Portal, our [internal knowledge base software](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/), or to an integration is a separate, deliberate action rather than a default. Is FlowShare GDPR compliant? FlowShare is built to support GDPR compliance: capture is local, the Portal is hosted in Frankfurt, Germany, AI features run on Azure OpenAI within the EU, and your data is not shared with third parties or used to train external models. Compliance also depends on how your organisation uses it, which is why bulk redaction of personal data in screenshots is built in. Can FlowShare run in an air-gapped environment? Yes. Capture, editing and export require no internet connection, so [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) can be produced in fully segregated networks. Cloud and Portal features are optional additions rather than preconditions for using the product. Is FlowShare ISO 27001 certified? miraminds GmbH and miraminds Inc are certified to ISO/IEC 27001:2022 for their information security management system, covering the design, development, maintenance, and cloud operations of FlowShare, delivered via web and desktop applications, including infrastructure hosted on Microsoft Azure and DigitalOcean. The certification was issued by Prescient Security LLC. ISO 27001 certifies a management system rather than a product; no software is “ISO certified” in itself. Our certificate is available in our [Trust Center](https://trust.getflowshare.com/). For a longer walkthrough of what this distinction means when evaluating any vendor, not just FlowShare, see our blog post on [what ISO 27001 actually covers](https://getflowshare.com/offline-documentation-software-iso-27001-certified/). Sind Sie SOC 2-zertifiziert? Nein. Wir sind nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert, dem internationalen Standard für Informationssicherheitsmanagement. SOC 2 ist eine auf die USA ausgerichtete Bescheinigung, die ähnliche Aspekte anhand eines anderen Rahmenwerks abdeckt. Unsere Cloud-Infrastrukturanbieter verfügen über SOC-2-Typ-II-Berichte für die Infrastrukturebene. Sollte SOC 2 eine zwingende Anforderung für Ihren Beschaffungsprozess sein, teilen Sie uns dies bitte mit, und wir werden dies gemeinsam mit Ihnen klären. Sind Ihre Cloud-Anbieter zertifiziert? Unsere Infrastrukturanbieter, Microsoft Azure und DigitalOcean, werden unabhängig nach anerkannten Standards wie ISO 27001 und SOC 2 Typ II geprüft. Dabei handelt es sich um deren Zertifizierungen, die die Infrastrukturebene abdecken, und nicht um Zertifizierungen von miraminds. Ausführliche Informationen und Links finden Sie in unserem Trust Center. Sendet FlowShare Daten in die Cloud? Nein, standardmäßig nicht. FlowShare Desktop erfasst und verarbeitet Ihre Dokumentation lokal. Die Anwendung überprüft in regelmäßigen Abständen Ihren Lizenzschlüssel über das Netzwerk, wobei keine Dokumentationsinhalte übertragen werden. Daten gelangen nur dann in die Cloud, wenn Sie sich dafür entscheiden, das optionale Portal zu nutzen, um eine Anleitung zu veröffentlichen oder freizugeben. Wo werden meine Daten gespeichert? Auf Ihrem eigenen System oder Netzwerk, sofern Sie FlowShare Desktop nutzen. Wenn Sie das optionale Portal nutzen, werden veröffentlichte Inhalte in Rechenzentren mit Standort in der EU gespeichert. Funktioniert FlowShare offline? Ja. FlowShare Desktop läuft vollständig offline. Ein vollständig offliner Betrieb ohne regelmäßige Netzwerkzugriffe ist ebenfalls möglich. Sprechen Sie uns bezüglich der Lizenzierung für isolierte und eingeschränkte Umgebungen an. Ist FlowShare für Unternehmensumgebungen geeignet? Ja. FlowShare Desktop wird innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur installiert und betrieben. Dies ist die Standardkonfiguration von FlowShare und stellt keine alternative Konfiguration dar. Kann FlowShare in geschützten oder sicheren Umgebungen verwendet werden? Ja. FlowShare wird in der Fertigungsindustrie, bei Versorgungsunternehmen, in der öffentlichen Verwaltung sowie in der Unternehmens-IT eingesetzt, einschließlich in Offline- und geschlossenen Netzwerken. Ist FlowShare DSGVO-konform? Ja. Wir arbeiten auf der Grundlage einer Datenverarbeitungsvereinbarung, die die Verpflichtungen gemäß Artikel 28, technische und organisatorische Maßnahmen sowie das Hosting des Portals in der EU abdeckt. Die Rechte der betroffenen Personen, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung und Löschung, werden gewährleistet. Die Einhaltung der DSGVO ist unabhängig von unserer Zertifizierung nach ISO 27001; beide beziehen sich auf unterschiedliche Anforderungen. Welche personenbezogenen Daten erhebt FlowShare? Das Minimum, das zur Verwaltung Ihres Abonnements und Ihrer Lizenz erforderlich ist: Name (Vorname und Nachname), E-Mail-Adresse sowie optional Telefonnummer und Berufsbezeichnung. Das ist die vollständige Liste für die Kontoverwaltung. Wir erfassen keine Inhalte Ihrer Dokumente und verkaufen oder geben keine personenbezogenen Daten zu Marketing- oder Werbezwecken an Dritte weiter. Was passiert, wenn ich KI-Funktionen nutze? Einige Funktionen von FlowShare nutzen KI, die über Azure Open AI innerhalb der EU-Infrastruktur verarbeitet wird. Unseren KI-Anbietern ist es vertraglich untersagt, Ihre Daten zu speichern oder diese zum Trainieren oder Feinabstimmen von Modellen zu verwenden. Mit der „Blur“-Funktion können Sie sensible Informationen maskieren, bevor diese verarbeitet werden. Wie geht FlowShare mit sensiblen Informationen um? FlowShare enthält Funktionen zur Massenbearbeitung wie Weichzeichner- und Anmerkungswerkzeuge, um sensible Daten über alle Schritte hinweg zu verbergen. Da alles lokal läuft, bleiben sensible Daten unter Ihrer Kontrolle. Kann ich kontrollieren, wer auf meine Dokumentation zugreift? Ja. Sie kontrollieren, wie und wo Ihre Dokumentation geteilt wird – ob lokal, innerhalb Ihrer Organisation oder über Integrationen wie SharePoint oder Confluence. Unterstützt FlowShare rollenbasierte Zugriffe oder Berechtigungen? Ja. Bei der Nutzung des FlowShare Portals oder von Integrationen können Sie den Zugriff über Rollen, Gruppen und Berechtigungen verwalten. Was unterscheidet FlowShare von cloudbasierten Dokumentationstools? FlowShare Desktop läuft standardmäßig auf Ihrem Rechner; cloudbasierte Tools erfordern hingegen, dass Ihre Prozessdaten Ihre Umgebung verlassen, damit sie funktionieren können. In Verbindung mit einem zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystem bedeutet dies, dass Ihr Sicherheitsteam eine Architektur überprüft, die auf Kontrolle ausgelegt ist, und nicht einen Cloud-Dienst, von dem Sie erwarten, dass es ihm vertraut. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Changelog](https://getflowshare.com/changelog/) **Published:** May 8, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Changelog ## Die Änderungshistorie der FlowShare Desktop-App ## 3.1.4 (08-2026) Dieses Update bringt einige Verbesserungen hinsichtlich Leistung, Stabilität und Benutzererfahrung. - Völlig neuer DOCX-Export, der schneller und zuverlässiger ist und Probleme wie gesperrte temporäre Dateien sowie den Export auf Netzwerk- bzw. freigegebene Laufwerke behebt. - Behoben: Rechteck-Markups verschieben sich in bestimmten Sonderfällen zwischen Schritten. - Korrekturen im Zusammenhang mit Lizenzierung und Aktivierung, z. B. bei der Verwendung eines Lizenzschlüssels aus einer FSS-Einstellungsdatei. - Korrekturen bezüglich des Zuschneidens und der Skalierung von Bildern (z. B. bei HTML-Exporten). - Behebung des Problems, dass die Einstellungen für den Markup-Stil zwischen App-Starts verloren gingen. - Behebung eines Problems bei der Auswahl von Exportvorlagen nach dem Hinzufügen oder Entfernen einer Vorlage. - Hinzufügung einer visuellen Anzeige, wenn die Lizenzaktivierung läuft. - Hinzufügung von Protokollierung bei Ereignissen im Zusammenhang mit dem Öffnen von Dateien oder dem Export zur einfacheren Fehlerbehebung. - Hinzufügung der serbischen Sprache als neue Übersetzungsoption. ## 3.1.3 Beta (06-2026) Basierend auf dem gleichen Code wie 3.1.2 führen wir eine neue Beta-Version unseres MSI-Installers ein, die darauf ausgelegt ist, den Installationsprozess zu optimieren und zu verbessern. - Installationskontext: Sie können nun wählen, ob Sie im Benutzer- oder Systemkontext (für alle Benutzer auf dem Computer) installieren möchten. - Abhängig von Ihrem gewählten Installationsumfang werden Registrierungseinträge aus HKLM (erfordert erhöhte Rechte) oder HKCU geladen. - Bitte beachten Sie: Automatische Updates sind für diese Beta-Version deaktiviert. Bitte probieren Sie es aus und teilen Sie uns Ihr Feedback mit! ## 3.1.2 (06-2026) Dieses Update bringt einige Verbesserungen in Bezug auf Leistung, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit. - Spezifische Benachrichtigungen für verschiedene Probleme bei der Lizenzschlüsselaktivierung hinzugefügt. - Ein Problem mit der Portkonfiguration des selbst gehosteten Lizenzservers wurde behoben. - Die Token-Verwaltung für die Microsoft-basierte Online-Lizenzierung wurde optimiert. - Die Positionierung von Rechtecken in zugeschnittenen Folien der interaktiven Demo wurde verbessert. - Die Handhabung von Abschnittsüberschriften und Zeilenumbrüchen in PDF-Exporten wurde verbessert. - Der Name der FSS-Einstellungsdatei wurde geändert, sodass sie für das automatische Laden bereit ist. ## 3.1.1 (04-2026) Die neue Version FlowShare 3.1.1 enthält folgende Fehlerbehebungen: - Behebung eines Problems beim Laden der Proxy-Einstellungen aus einer FSS-Einstellungsdatei. - Behebung eines Problems bei der Konfiguration der Einstellungen während der Testphase. ## 3.1 Koehlbrand (04-2026) Die neue Version FlowShare 3.1 bietet zahlreiche spannende neue Funktionen und Verbesserungen. **Neue Funktionen:** - Folien können nun manuell gruppiert werden, um eine bessere Organisation zu ermöglichen. - Für generierte und übersetzte Texte steht nun eine Auswahl der Tonart (formell/informell) zur Verfügung. - Exportieren Sie beliebige HTML-Vorlagen direkt in das SCORM-Format. - Es wurde eine neue HTML-Vorlage für interaktive Demos eingeführt. - Manuell hinzugefügte Rechtecke mit Textbeschriftungen werden nun auf interaktiven Demo-Bildschirmen angezeigt. - Sie können nun jedem Bild, einschließlich manuell hinzugefügter Bilder, Pfeil- oder Rechteckmarkierungen hinzufügen, um Bereiche für die Benutzerinteraktion hervorzuheben. - Die Unterstützung von Microsoft-Arbeitskonten für die FlowShare-Lizenzierung ist in Vorbereitung. Es sind keine Lizenzschlüssel erforderlich, melden Sie sich einfach online an (kontaktieren Sie uns, um es auszuprobieren). **Verbesserungen und Fehlerbehebungen:** - Testnutzer können AutoTranslate nun während der Testphase ausprobieren. - Die Lizenzeinstellungen sind detaillierter, sodass Kunden Online-Funktionen wie KI-Textgenerierung und Portalzugang aktivieren oder deaktivieren können. - Der DOCX-Export wurde für bessere Barrierefreiheit und Formatierung optimiert. - Nahtlose Integration in den Windows-Anmeldeinformations-Manager. - Verbesserte Proxy-Unterstützung in den Bereichen Lizenzierung, Export und Online-Integrationen. - Das Problem der langsamen oder verzögerten Texteingabe im Editor für Schrittbeschreibungen wurde behoben. - Verbessertes Verhalten beim Aufwachen aus dem Ruhemodus. - Probleme beim Aktualisieren von Confluence-Seiten wurden behoben. - Probleme im Lesemodus beim Obsidian-Export wurden behoben. - Die Verarbeitung von Und-Zeichen in den Feldern für Projektverfasser und Unternehmen wurde korrigiert. ## 3.0.1 (02-2026) Dieses Update enthält einige wichtige Korrekturen: - Rechteckige Markierungen werden nun im endgültigen Export korrekt dargestellt. - Die Logik zur intelligenten Textgenerierung wurde optimiert, um bessere Ergebnisse zu erzielen. - Die Handhabung der Proxy-Einstellungen wurde verbessert, um eine höhere Stabilität in Unternehmensumgebungen zu gewährleisten. - Benutzer können nun mehr als 250 Confluence-Bereiche durchsuchen und bestimmte Exportorte auswählen. ## 3.0 Golden Gate (12-2025) Willkommen bei FlowShare 3.0 – Golde Gate! Dieses Release ist ein neuer Meilenstein und bietet ein frische Benutzeroberfläche, reibungslosere Arbeitsabläufe und ein angenehmeres Erlebnis vom ersten Klick bis zum endgültigen Export. Wir freuen uns riesig, Ihnen unsere bisher modernste Version zu präsentieren. **Hier sind die Neuerungen:** - Vollständig erneuerte linke Seitenleiste mit flüssigen Animationen und erweiterbaren gruppierten Schritten. - Neu gestaltete Export- und Einstellungen-Dialoge mit einem übersichtlicheren Layout, das die Konfiguration schneller und intuitiver macht. - Tastaturnavigation und neue Shortcuts in den Export- und Einstellungen-Dialogen, damit Sie effizienter arbeiten können, ohne die Tastatur zu verlassen. - Tastaturnavigation in interaktiven HTML-Demos; Benutzer können sich nun mit den linken und rechten Pfeiltasten durch die Schritte bewegen. - Neue einheitliche Standard-Exportlayouts: Beschreibungen werden in allen Exportformaten vor den Bildern angezeigt. - Neue aktualisierte PDF-Vorlage „Boxed“: Wir haben der meistgenutzten Vorlage ein Design-Update verpasst. - Option für vollflächige, nur Text enthaltende Slides in benutzerdefinierten PowerPoint-Vorlagen. - Neue XS-Pfeilgröße in den Design-Einstellungen. Darüber hinaus enthält diese Version viele weitere kleine Korrekturen und Verbesserungen. ## 2.18.3 (06-2025) Dieses Update enthält wichtige Korrekturen: - Ein Problem wurde behoben, bei dem Screenshots und Pfeilpositionen bei einigen Systemkonfigurationen nicht korrekt waren. - Das Anmeldefenster für das FlowShare Portal verwendet jetzt die neueste installierte Version von Microsoft Edge anstelle einer veralteten Chromium-Version. - Verzögerungen und langsame Reaktionszeiten bei der Bearbeitung von Text in Flows wurden behoben. - Abstürze, die bei einigen Benutzern während Step-Combine-Berechnungen auftraten, wurden behoben. - Bei der Verwendung von benutzerdefinierten Word- und PowerPoint-Vorlagen werden Miniaturansichten jetzt korrekt generiert. - Benutzer mit deutschen Umlauten in ihren Benutzerpfaden können jetzt ohne Probleme Einstellungsdateien importieren. - Ein Problem wurde behoben, bei dem die Pfeile beim Exportieren eines Flusses unmittelbar nach dem Öffnen nicht richtig platziert waren. - Verbesserte Unterstützung für lokale Proxy-Server – die grundlegenden Proxy-Einstellungen des Systems werden jetzt automatisch verwendet. - Confluence-Integration: Ein Problem bei der Aktualisierung bestehender Confluence-Seiten wurde behoben. ## 2.18.2 (03-2025) FlowShare 2.18.2 führt diese Verbesserungen ein: - Verbesserungen bei der Lizenzschlüsselaktivierung und dem Anmeldevorgang. - Behebt ein Problem mit den SAP GUI Tracking-Einstellungen. - Lokale Exporte können jetzt nur noch einzeln durchgeführt werden, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. - Verschiedene andere Verbesserungen der Leistung, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit ## 2.18 (01-2025) **Neue Integration: SharePoint** Mit der neuen SharePoint-Integration können Sie Ihre Abläufe in Formate wie PPTX, DOCX und PDF nach SharePoint exportieren. Darüber hinaus gibt es einige Änderungen und Verbesserungen: - Exportieren Sie Ihre Abläufe in ein einfaches MP4-Videoformat. - Installieren und laden Sie Ihre Einstellungsdatei (.fss) von einem beliebigen Ort, z.B. von einem Netzlaufwerk. - Verbesserte Performance in Bezug auf das Laden, Speichern und Exportieren Ihrer Dateien. ## 2.17 (11-2024) **Neue Integration: Generieren Sie KI-Videos mit HeyGen** Mit der neuen HeyGen-Integration können Sie Videos von Ihren Abläufen mit KI-generierten Avataren und Voiceover erstellen. Darüber hinaus gibt es einige Änderungen und Verbesserungen: - Testnutzer müssen sich nicht mehr anmelden, um die Desktop-Anwendung zu nutzen. - Portalbenutzer können FlowShare an andere weiterempfehlen und erhalten dafür zusätzlichen Flow-Speicher. - Verschiedene andere Verbesserungen der Leistung, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit ## 2.16.2 (09-2024) Mit diesem Update haben wir zahlreiche Verbesserungen in Bezug auf Leistung, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit vorgenommen. - Einführung eines optimierten Speichermechanismus zur Verkürzung der Speicherzeiten in den meisten Fällen - Die kostenlose Nutzung ist jetzt an das FlowShare Portal gebunden ## 2.16.1 (05-2024) Mit diesem Update haben wir zahlreiche Verbesserungen in Bezug auf Leistung, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit vorgenommen. ## 2.16.0 (04-2024) Diese neue Version von FlowShare bringt mehrere spannende neue Funktionen und Integrationen mit sich. **Versionierung Ihrer Datenflüsse im FlowShare Portal** Ab FlowShare 2.16.0 haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre in das FlowShare Portal hochgeladenen Datenflüsse zu versionieren. Versionsnummern können entweder manuell eingegeben oder von FlowShare automatisch generiert werden. ußerdem kann jetzt die Versionshistorie der in das Portal hochgeladenen Flows eingesehen werden. **Obsidian-Integration** Mit der neuen Obsidian-Integration ist es jetzt einfacher denn je, Ihre Abläufe in Ihren Obsidian-Wissenstresor zu integrieren. Wählen Sie einfach das Verzeichnis Ihres Obsidian-Vault aus, und FlowShare generiert automatisch einen Markdown-Export Ihres Flows zur direkten Anzeige in Obsidian. **ELO-Integration** Mit dieser neuen Integration können Sie Ihre Datenflüsse jetzt direkt in Ihr ELO-Dateimanagementsystem hochladen. Wählen Sie einfach Ihren Exporttyp und Ihren ELO-Netzübertragungsordner aus, um Ihre Flows automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand in Ihr ELO-System hochzugeladen. **Verbesserungen und Fehlerbehebungen** Darüber hinaus haben wir hinter den Kulissen hart an zahlreichen Verbesserungen der Leistung, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit gearbeitet. ## 2.15.2 (02-2024) Dieses Update verbessert die Aktivierung von Add-ons für Kunden mit Floating-Lizenzen. ## 2.15.1 (02-2024) Neben vielen kleineren Verbesserungen bringt das Update die folgenden Neuerungen - Ab dieser Version ist es möglich, Schaltflächen in kombinierten Schritten auch mit Rechtecken (anstelle von Pfeilen) zu markieren. - Wenn die Bildschirmkonfiguration oder -skalierung geändert wird, während FlowShare läuft, zeigt FlowShare nun an, dass es neu gestartet werden muss. - FlowShare zeigt eine Warnung an, wenn die Bildschirmskalierung für die Verwendung von FlowShare grundsätzlich zu hoch eingestellt ist. - Wenn größere Bereiche vom Benutzer verwischt werden, verstärkt FlowShare jetzt den Verwischungseffekt. - Für Unternehmenskunden bieten wir die Möglichkeit, die Kommunikation von FlowShare mit der Außenwelt, wie sie für die Telemetrie oder unsere KI-Funktionen erforderlich ist, für alle Arbeitsplätze global zu deaktivieren. - FlowShare versucht nicht mehr, eine Verbindung zum SAP GUI herzustellen, wenn das SAP GUI nicht läuft. Auch die Häufigkeit der Verbindungsversuche hat sich verringert. Auch die Häufigkeit der Verbindungsversuche hat sich verringert. **Darüber hinaus bietet diese Version zahlreiche Reparaturen** - Beim Starten von FlowShare unter Windows Server 2016 traten Abstürze auf. **Einstellungsdateien und Aktivierung** - - Wenn FlowShare automatisch über die Einstellungsdatei initialisiert wurde, schlug die Aktivierung für Einzelplatzlizenzen fehl - Wenn FlowShare 2.15.0 automatisch mit einer älteren Einstellungsdatei initialisiert wurde, konnte dies zu Programmabstürzen führen (abhängig von der gewählten Sprache für die Texterstellung). - Selbst wenn ein Firmenname nicht in eine Einstellungsdatei exportiert wurde, konnte der Import dieser Einstellungen dazu führen, dass der Firmenname überschrieben/entfernt wurde - Ungebundene Lizenzen wurden beim Schließen der Anwendung nicht immer zuverlässig zurückgegeben. **Handhabung und Benutzeroberfläche** - - FlowShare hat manchmal Bilder wiederholt gespeichert, obwohl dies nicht nötig gewesen wäre. - Unter bestimmten Umständen sprangen rechteckige Marker beim Bewegen im Screenshot unkontrolliert. - FlowShare konnte unter bestimmten Umständen beim Kopieren von Text aus Microsoft Word in FlowShare einfrieren. ## 2.15.0 (12-2023) Mit dieser aufregenden neuen Version führen wir KI-Funktionen und unser neues Online-Sharing-Portal in FlowShare ein. **KI-unterstützte Texterstellung** Nachdem Sie Ihre Schritte aufgezeichnet haben, schreibt FlowShare die Beschreibungen zu allen Schritten für Sie. Mit Hilfe von ChatGPT werden Beschreibungen informativ und bieten den Nutzern Ihrer Dokumentationen ein angenehmes Leseerlebnis. Auf die gleiche Weise ist FlowShare nun in der Lage, aussagekräftige Titel für Ihre Abläufe auf der Grundlage der dokumentierten Schritte zu generieren. Wie immer können Sie jeden Text bearbeiten, nachdem er erstellt wurde. Die intelligente Texterstellung ist eine optionale Funktion, die im Einstellungsdialog ausgeschaltet werden kann. **MultiLanguage und AutoTranslation** Wenn Sie Leser mit verschiedenen Sprachen ansprechen möchten, können Sie jetzt bis zu 29 Sprachen in einem einzigen Ablauf verwalten. Mit FlowShare können Sie zwischen den Sprachen wechseln, sie separat bearbeiten und Ihren Flow in allen ausgewählten Sprachen in einem Rutsch exportieren. Die Rechtschreibprüfung wird für alle Sprachen unterstützt. Benutzer, die nicht jede Textbeschreibung manuell übersetzen möchten, können sich für unser Add-on AutoTranslation entscheiden. Mit dem aktivierten Add-on und der Hilfe von DeepL übernimmt FlowShare die gesamte Übersetzungsarbeit für Sie. **FlowShare Portal** Im FlowShare Online-Portal können Sie jetzt Mitglieder Ihres Teams einladen und ihnen bestimmte Rollen zuweisen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr über seine Vorteile! Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr über seine Vorteile! **Flow-Bibliothek (Beta)** Wenn Sie nach einem Ort suchen, um FlowShare-generierte Dokumentationen zu teilen und sie Ihren Teammitgliedern und/oder dem Rest der Welt zugänglich zu machen, kann FlowShare diese nun direkt in Ihr FlowShare-Portal-Konto übertragen – dies ist natürlich eine optionale Funktion. Sie haben die Wahl, ob Sie sie als statische Dokumentation oder als interaktive Demo weitergeben. Die interaktive Demo ist ein beliebtes Simulationsformat, bei dem die Benutzer erleben können, wie es ist, die dokumentierten Aufgaben auszuführen. Flows, die als statische Dokumente geteilt werden, gehen direkt in Ihren eigenen privaten KI-Assistenten – siehe nächster Abschnitt! **Mit FlowShare Assist (beta)** können alle Ihre Teammitglieder mit Ihren eigenen, von FlowShare erstellten Dokumenten chatten. Mit FlowShare Assist können Sie Fragen stellen und Gespräche über dokumentierte Prozesse führen, was es zu einem perfekten Hilfe- und Supportsystem macht. Wann immer es sinnvoll erscheint, zeigt Ihnen der Assistent relevante Screenshots und verweist Sie auf die entsprechende Dokumentation im FlowShare Portal. Je mehr Datenströme Sie hochladen, desto leistungsfähiger wird der Assistent. FlowShare Assist beta wird für alle 2.15 Nutzer kostenlos zur Verfügung gestellt. **Bildbearbeitungsoptionen** Wenn Sie zu den Anwendern gehören, die ihre Screenshots ausgiebig bearbeiten, aber gerne mehr Möglichkeiten hätten, als an das gute alte MS Paint weitergeleitet zu werden, ist dieses Update genau das Richtige für Sie. Wenn diese Programme auf Ihrem Computer installiert sind, können Sie nun zwischen Paint, Paint.net und Snagit als Standard-Bildbearbeitungsprogramm wählen. Diese Auswahl kann im Einstellungsdialog vorgenommen werden. **Benachrichtigungssystem** Immer, wenn FlowShare eine Aufgabe für Sie bearbeitet, werden Sie jetzt in der unteren rechten Ecke des Fensters über den Fortschritt informiert. **Verbesserungen und Korrekturen** Neben verschiedenen kleinen Verbesserungen haben wir die Kompatibilität mit SAP Logon Pad wiederhergestellt. Wir haben auch die mögliche Mindestgröße von Rechteckauszeichnungen reduziert. ## 2.14.0 (09-2023) Das neue FlowShare Professional bietet wertvolle neue Funktionen. - Confluence-Export. Nachdem Sie FlowShare für den Export in Ihr Confluence-Konto eingerichtet haben, kann FlowShare direkt Wikiseiten aus Ihrer Dokumentation erstellen. - Automatisch speichern. Von nun an ist FlowShare auf das Schlimmste vorbereitet und erstellt immer eine lokal gespeicherte Sicherungskopie Ihrer Daten. Sollte sich FlowShare unerwartet verabschieden, können Sie Ihren Arbeitsfortschritt nach einem Neustart des Programms wiederherstellen. - Dokumentieren von Tastaturkürzeln. FlowShare ist jetzt in der Lage, Tastenkombinationen für Kopieren, Ausschneiden und Einfügen zu erkennen und zu dokumentieren (Strg.-x, Strg.-c, Strg.-v). Darüber hinaus enthält dieses Update 28 weitere kleinere Verbesserungen und Fehlerbehebungen. Viel Spaß mit FlowShare 2.14 – teilen Sie Ihren Flow! ## 2.13.5 (06-2023) Dieses Update enthält die folgenden Verbesserungen - Die Möglichkeit, Interaktionen mit SAP-GUI aufzuzeichnen, wurde wiederhergestellt. - Die Anbindung von FlowShare an SAP GUI über Scripting kann nun auf Wunsch im Einstellungsdialog deaktiviert werden. - Verbesserte Schriftartunterstützung in der PDF-Vorlage “Boxed Landscape”. - Verbesserungen bei der Verarbeitung von eingefügten Rechtecken. - Es wurde ein Problem beim Erstellen von Hyperlinks im Beschreibungstext behoben, das zu fehlgeschlagenen Exportversuchen führen konnte. - Kleinere Verbesserungen an der Benutzeroberfläche. ## 2.13.4 (05-2023) Dieses Update enthält die folgenden Verbesserungen - Neue T&C. Mit diesem Update erklären Sie sich mit unseren angepassten Bedingungen und Konditionen einverstanden. Diese finden Sie hier als Referenz: <https://getflowshare.com/general-terms-and-conditions> - Wir haben einen gelegentlichen Absturz behoben, der beim Start der Anwendung auftreten konnte, wenn ältere pptx-Vorlagen vorhanden waren. - Fehlerhafter interaktiver Demo-Export behoben. Dies trat auf, wenn kein eigenes Logo eingestellt war. - Verschiedene Korrekturen im Zusammenhang mit xAPI und Avendoo-Export, einschließlich fehlender Stildaten. - Ausblenden von Bildplatzhaltern in html- und pdf-Exporten, wenn kein Logo eingestellt ist. - Kleinere Verbesserungen der Benutzeroberfläche. ## 2.13.3 (04-2023) Willkommen bei Flowshare 2.13.3! Dieses Update enthält die folgenden Korrekturen: - Wenn FlowShare Version 2.13.2 zum ersten Mal geöffnet wurde, verschwanden alte benutzerdefinierte PowerPoint-Vorlagen aus dem Exportbildschirm, bis FlowShare neu gestartet wurde. - Avendoo-Plattform-Export: Plattform-URL wurde nicht persistent gespeichert. - Fehlende Fehlermeldung bei fehlgeschlagenem Web-Export behoben. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit dieser verbesserten Version 2.13 Spaß macht… teilen Sie Ihre Erfahrungen! ## 2.13.2 (04-2023) Willkommen bei Flowshare 2.13.2! Dieses Update enthält die folgenden Verbesserungen: - Neuer PowerPoint-Export. Der neue pptx-Export ist blitzschnell und weniger anfällig für Fehler. - Der SCORM-Export war fehlerhaft und ist nun behoben. - Neben SAP Logon unterstützt das SAP GUI Tracking nun auch SAP Logon Pad. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit dieser verbesserten Version 2.13 Spaß macht… teilen Sie Ihre Erfahrungen! ## 2.13.1 (03-2023) Dieses Update enthält mehrere kleinere Korrekturen. ## 2.13 (02-2023) Willkommen zu FlowShare 2.13! Das neue FlowShare bietet wertvolle neue Funktionen. Alle Neurungen auf einen Blick - Interaktive Demos als neue Exportoption Anstelle von statischen Dokumenten können Anleitungen ab dieser Version auch als interaktive HTML-Seiten exportiert werden. Die Empfänger Ihrer Dokumentationen können sich mit diesem Format auf spielerische Weise an neue Prozesse gewöhnen. Sie können den Demo-Export als Template auswählen, nachdem sie HTML als Exportformat gewählt haben. - KI-generierte Videos dank der neuen Synthesia-Integration KI ist in aller Munde und kann Ihnen natürlich auch beim Erlernen neuer Prozesse helfen. Kunden mit einem Konto bei synthesia.io können jetzt mit einem einfachen Klick ihre Dokumentation als Lernvideos exportieren. FlowShare-Kunden besteht die Möglichkeit eines kostenlosen Testaccounts. Bitte kontaktieren Sie uns! - Neue Integration: Avendoo Learning World Ab sofort ist es möglich, Tutorials direkt aus FlowShare auf die [E-Learning-Plattform von Avendoo](https://avendoo.de/) zu veröffentlichen. - Neues Exportformat: xAPI FlowShare kann jetzt Zip-Dateien nach dem xAPI-Standard exportieren, die Sie in Learning Content Management Systeme (kurz LCMS) importieren können. - Kompatibel mit SAP GUI Benutzer der immer noch weit verbreiteten Desktop-Anwendung SAP-GUI werden sich freuen. Ab dieser Version kann FlowShare Bedienelemente der SAP-GUI erkennen und auslesen, sodass auch hier die Dokumentation in Zukunft schneller von der Hand geht. - Kundenportal zur Verwaltung von Rechnungsdaten und Lizenzen Kunden können ihre Rechnungsdaten verwalten, aktuelle Rechnungen einsehen und Lizenzaktivierungen selbst unter [https://portal.getflowshare.com](https://portal.getflowshare.com/) verwalten. Das Portal wird in Q1 für alle Kunden eingeführt. Wenn Sie einen früheren Zugang wünschen, kontaktieren Sie support@getflowshare.com - Telemetrie für gezielte Produktverbesserungen FlowShare kann ab Version 2.13 anonyme Nutzungsdaten sammeln. Diese statistischen Informationen helfen uns zu verstehen, wie Sie mit FlowShare arbeiten und es in Zukunft besser auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Benutzer haben immer die Möglichkeit, die Telemetrie im Einstellungsdialog zu deaktivieren. Nutzdaten, wie Screenshots o.ä. werden in keinem Fall gesammelt. Zahlreiche Fixes: - Verbesserungen bei der Textausrichtung im PDF-Template „Boxed Landscape“ - Warnhinweis, falls Ihre Texte eine Länge erreichen, die sich im PowerPoint-/PDF-Export als hinderlich erweisen wird. - Diverse kleine Verbesserungen am User-Interface. Wir wünschen viel Spaß mit FlowShare 2.13 – bleiben Sie im Flow! ## 2.12.0 (11-2022) Das neue FlowShare bietet zahlreiche Verbesserungen und wertvolle neue Funktionen. - Kompatibel mit unseren neuen Lizenzservern Immer mehr Kunden kommen auf den Geschmack unserer gehosteten Lizenzserver. Die Lösung ermöglicht es einer ganzen Belegschaft, FlowShare zu geringen Kosten und ohne Verwaltungsaufwand zu nutzen. Auf unsere neuesten Server kann bequem über https zugegriffen werden. Ab dieser Version wird dies offiziell von FlowShare unterstützt. Sie müssen lediglich die Adresse des Servers in den Einstellungsdialog eingeben. - Neue Integration: Der Nugget Creator von Know How! AG Von nun an ist es möglich, Tutorials direkt aus FlowShare als Learning Nuggets in die Know How! AGs Plattform. Nach WordPress und getguru.com ist dies nun unsere dritte Möglichkeit, Ihre Dokumentation automatisch auf Plattformen von Drittanbietern zu veröffentlichen. - Neues Exportformat: SCORM FlowShare kann jetzt Zip-Dateien nach dem SCORM-Standard exportieren, die Sie in Learning Content Management Systeme (LCMS) importieren können. - Neues Exportformat: OpenRPA FlowShare macht mit dieser Version seinen ersten Schritt in die Welt der Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation). Die mit FlowShare dokumentierten Klicks können mit dem leistungsstarken und kostenlosen RPA-Tool OpenRPA automatisiert ausgeführt werden. Derzeit sind wir auf die Ausführung von Klick-Ereignissen beschränkt. Derzeit sind wir auf die Ausführung von Klick-Ereignissen beschränkt. - Neue PDF-Vorlage Der Klassiker unter unseren PDF-Vorlagen („Boxed“) ist jetzt auch als Querformat-Variante erhältlich. - Einstellbare Empfindlichkeit für das automatische Kombinieren von Screenshots Sie möchten, dass FlowShare mehr Schritte als bisher kombiniert? Sie können dies im Einstellungsdialog ändern. - Projekttitel in exportierten Bilddateinamen Der Titel Ihres Flusses ist jetzt in den Bilddateinamen integriert, um die Dateinamen aussagekräftiger zu machen. - Vereinfachung beim Anpassen von Titelseiten für PowerPoint-Vorlagen Beim Anpassen von Titelseiten können Sie jetzt eine Platzhalter-Namenskonvention verwenden, wie Sie es auch bei anderen Folien tun. Einzelheiten finden Sie in unserem Helpdesk. - Unicode-Unterstützung für den PDF-Export In der Vergangenheit gab es hier Probleme mit nicht-lateinischen Zeichen. Zahlreiche Fixes: - Probleme mit der Einstellung der Logodatei wurden behoben. - Verständlichere Handhabung von Überschriften in kombinierten Schritten. - Rechteckige Markierungen konnten nicht immer ohne Probleme zu einem Screenshot hinzugefügt werden. - Das Logo von miraminds wurde aus der Vorlage „Grid“ entfernt. - Zahlreiche kleine Verbesserungen an der Benutzeroberfläche. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.12 – teilen Sie Ihren Flow! ## 2.11.0 (07-2022) Das neue FlowShare bietet Ihnen u.a. neue Möglichkeiten für die Verbreitung Ihrer Leitfäden. – Web export Ab sofort können Sie Dokumentationen direkt aus FlowShare heraus mit einem Knopfdruck online veröffentlichen. Um den Webexport zu aktivieren, verbinden Sie FlowShare mit der Plattform Ihrer Wahl im Einstellungsdialog unter dem neuen Reiter „Webexport“. Sie leiten den Exportvorgang wie bisher über das Exportbild ein. Zum Start dieser neuen Exportoption unterstützen wir die folgenden beiden Plattformen: —- Guru (getguru.com). Guru ist ein firmeneigenes Wikisystem, das sich ideal für die Bewahrung und Organisation von Know-how eignet. —- WordPress: Mit dem kostenlosen und leistungsfähigen Content Management System können Sie kostengünstig ein Firmenwiki nach dem Do-it-yourself-Prinzip erstellen. Mit FlowShare können Sie jetzt Ihre eigene WordPress-Instanz im Handumdrehen mit Benutzerwissen füllen. – Automatischer Import von Einstellungsdateien Diese neue Option ist interessant für die Verwendung von FlowShare auf Terminalservern und in virtuellen Umgebungen, in denen die Einstellungen bei Beendigung einer Sitzung verloren gehen. Durch die Speicherung einer Einstellungsdatei im Home-Verzeichnis eines Benutzers wird sichergestellt, dass die benutzerdefinierten Einstellungen bei jedem Programmstart neu eingelesen werden. Detaillierte Informationen über die Konvention finden Sie im Einstellungsdialog unter der Registerkarte Einstellungen Import/Export. – Deaktivieren automatischer Aktualisierungen Interessant für Unternehmen mit zentral gesteuerten Software-Rollouts: Mit dieser Einstellung können Sie verhindern, dass Benutzern FlowShare-Updates einzeln angeboten werden. Diese Einstellung kann im Einstellungsdialog vorgenommen werden oder als Parameter bei der Installation angegeben werden (UPDATES=0). – Verschiedene Verbesserungen Es wurden mehrere kleinere Reparaturen durchgeführt. - – Import von benutzerdefinierten Word-Vorlagen. - – Export von PowerPoint-basierten PDF-Dokumenten mit Schritten ohne Bild. - – Anzeige von Fehlern bei der Bearbeitung von Bildschirmfotos. - – Effizientere gemeinsame Nutzung von gleichzeitigen Lizenzen. - – Textgenerierung auf Französisch. – Lizenzserver gehostet von miraminds Darüber hinaus ermöglichen wir Ihnen jetzt, die Vorteile des Concurrent Licensing ohne zusätzlichen Aufwand zu nutzen. Möchten Sie eine kleinere Anzahl von Lizenzen mit einer größeren Gruppe von Nutzern teilen, ohne selbst eine Instanz unseres Lizenzservers in Ihrem Netzwerk installieren und warten zu müssen? Dann können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen, um diese Option zu besprechen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.11 – teilen Sie Ihren Flow! ## 2.10.0 (01-2022) Willkommen bei FlowShare 2.10! Das neue FlowShare bietet wertvolle neue Funktionen: - Verbesserte Anzeige auf Bildschirmen mit hoher Auflösung (4k oder ähnlich). Vorbei sind die Zeiten winziger Schaltflächen oder Schriften auf der FlowShare-Anwendungsoberfläche, wie sie zum Beispiel auf kleinen, aber hochauflösenden Bildschirmen zu finden sind. - Import und Export von Einstellungen. Verschiedene Einstellungen können jetzt auf einem Gerät exportiert und auf beliebig vielen anderen Geräten importiert werden. Auf diese Weise können z.B. einheitliche Farb- oder Lizenzeinstellungen in Form einer .fss-Datei (steht für FlowShare Einstellungen) bequem an alle Mitarbeiter einer Organisation verteilt werden. Den Export von Einstellungen finden Sie im Einstellungsdialog auf der Registerkarte Import/Export. - Vereinfachung bei der Erstellung eigener Vorlagen für den PowerPoint-Export. Wir haben uns ein neues Konzept mit einer verständlichen Namenskonvention ausgedacht, das es Ihnen erleichtern soll, eigene PowerPoint-Vorlagen für die Verwendung in FlowShare vorzubereiten. - Neue Pfeiltypen. Wir haben die Palette der Pfeilformen um drei neue Pfeile erweitert. Darüber hinaus haben Sie ab sofort die Möglichkeit, die Anzeige von Pfeilen global zu deaktivieren. - Benutzerdefinierte Pfeile. Sie haben richtig gelesen. Ab dieser Version sind Sie zusätzlich in der Lage, Ihre eigenen Pfeilkreationen in Form einer PNG- oder SVG-Datei zu setzen. Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem Helpdesk. Geringfügige Verbesserungen. Neben verschiedenen Fehlerkorrekturen haben wir die Sprache des von FlowShare generierten Beschreibungstextes an die Auswahl des Wörterbuchs gekoppelt. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.10 – teilen Sie Ihren Flow! ## 2.9.0 (08-2021) Willkommen bei FlowShare 2.9! Das neue FlowShare bietet praktische neue Funktionen: – Option zum Hinzufügen rechteckiger Markierungen. Ab dieser Version können Sie zusätzliche Rechtecke zu Ihren Screenshots hinzufügen. Die Rechtecke können verwendet werden, um Bereiche im Screenshot hervorzuheben oder zu erklären. Die Rechtecke können jederzeit in der Größe verändert und neu positioniert werden und sind außerdem mit einer Beschriftung versehen, in die eine Nummerierung oder eine kurze Überschrift eingetragen werden kann. – Mehr Flexibilität beim automatischen Zuschneiden von mehreren Schritten. Wir haben die Optionen für das automatische Zuschneiden von Screenshots erweitert. Ab sofort können Sie aus sechs verschiedenen Varianten wählen. – Rechtschreibprüfung. Die von Ihnen geschriebenen Texte können nun auf Rechtschreibfehler überprüft werden. Ähnlich wie z.B. in MS-Word können Sie Ihr Wörterbuch erweitern und unternehmensspezifische Begriffe hinzufügen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.9 – teilen Sie Ihren Flow! ## 2.8.0 (04-2021) Willkommen bei FlowShare 2.8! Für diese neue Version haben wir uns dem Thema Dokumentenexport gewidmet. Das Update bietet die folgenden neuen Funktionen: - Vorlagen für den Export in MS-Word. Es ist jetzt möglich, eigene Word-Vorlagen in FlowShare zu erstellen. - SOP Word Vorlage. FlowShare enthält jetzt eine Vorlage speziell für die Dokumentation von Standardarbeitsanweisungen (SOP). - Neue PowerPoint-Vorlage. Die neue Vorlage mit dem Namen „Grid“ erweitert Ihre PPTX-Exportoptionen. - HTML-Vorlagen. Sie können nun aus drei verschiedenen Vorlagen für den Export in HTML wählen. Neben einem frischen Design bieten diese Vorlagen praktische Features wie die vergrößerte Darstellung von Screenshots in einer Lightbox oder ein zweispaltiges Layout mit einem stets sichtbaren Inhaltsverzeichnis. - Außerdem gibt es die folgenden kleinen Verbesserungen: – Löschen von Schritten über die Löschtaste. – Aufgeräumtes Inhaltsverzeichnis in Acrobat Reader bei Verwendung der PDF-Exportvorlage „Boxed“. – Beim Kopieren von Text von einem Schritt in einen anderen geht die Textformatierung nicht mehr verloren. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.8 – teilen Sie Ihren Flow! ## 2.7.2 (03-2021) Willkommen bei Flowshare 2.7.2! Mit diesem Update beheben wir ein Problem mit der Sichtbarkeit von pfeilförmigen Markierungen. Bei Erstbenutzern und solchen, die keine benutzerdefinierte Markierungsfarbe eingestellt haben, tritt dieses Problem auf. Außerdem haben wir die Anzeige von Logos in exportierten HTML-Dokumenten optimiert. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit dieser verbesserten Version 2.7 Spaß macht… teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns! ## 2.7.1 (03-2021) Willkommen bei Flowshare 2.7.1! Dieses Update behebt einen Fehler in der Anzeige und Positionierung von Pfeilen. Darüber hinaus haben wir die Benutzerfreundlichkeit bei der Bearbeitung von Screenshots in MS Paint verbessert. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit dieser verbesserten Version 2.7 Spaß macht… teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns! ## 2.7.0 (03-2021) Willkommen bei FlowShare 2.7! Mit dieser Version bietet FlowShare die Möglichkeit, Pfeile und Rahmen innerhalb des aufgenommenen Screenshots zu verschieben. Von nun an können Sie auch die Größe der Rahmen anpassen. Darüber hinaus bringt dieses Update die folgenden Verbesserungen: - Unterstützung für hochauflösende Screenshots (z.B. 4K) beim „boxed“ PDF-Export. - Erweiterung der Einstellungsmöglichkeiten für das automatische Kombinieren von Schritten (step-combining). - In früheren Versionen ging die Einstellung der Schriftart manchmal verloren. Wir haben das Problem behoben. - Außerdem haben wir eine falsche Spracheinstellung in der Fußzeile der englischen Version der PDF-Vorlage „Boxed“ korrigiert. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.7 – teilen Sie Ihren Flow! ## 2.6.0 (01-2021) Willkommen bei FlowShare 2.6! – Schritt Kombinieren Ab dieser Version ist FlowShare in der Lage, mehrere Schritte in einem Bildschirmfoto zu kombinieren. Dies kann entweder automatisch von FlowShare oder manuell von Ihnen durchgeführt werden. Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre Anleitungen noch platzsparender gestalten, ohne dass Informationen verloren gehen. Sie können die Schrittkombination sowohl auf neu erstellte Bewegungen als auch auf ältere Bewegungen anwenden. – Fehlerbehebung Gelegentlich hatten Benutzer das Problem, dass sie einmal erstellte Flow-Dateien nicht mehr öffnen konnten. Der Grund dafür waren fehlerhafte Informationen, die sich in die Ablaufdatei eingeschlichen hatten. Falls Sie eine solche Datei haben, können Sie sie nach dieser Aktualisierung wieder öffnen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.6 – teilen Sie Ihren Flow! ## 2.5.1 (04-2020) Willkommen bei Flowshare 2.5.1! Dieses Update behebt einen Fehler, der beim Umschalten zwischen Sprachen auftreten kann. Außerdem können Sie jetzt direkt über die Hilfe-Schaltfläche in FlowShare auf unser neues Hilfeportal zugreifen. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit der verbesserten Version 2.5 Spaß macht… teilen Sie uns Ihren Flow mit! ## 2.5.0 (04-2020) Willkommen bei FlowShare 2.5! Nachstehend sind die neuesten Änderungen aufgeführt: – Gleichzeitige Lizenzierung Diese Version ermöglicht es Ihnen, FlowShare nicht nur mit Einzelplatzlizenzen zu betreiben. Stattdessen können Ihre Mitarbeiter und Kollegen jetzt ganz einfach ein Kontingent an FlowShare-Lizenzen unternehmensweit teilen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn dies eine interessante Option für Sie sein könnte: sales@miraminds.com – Verbesserung der Powerpoint-basierten Exporte Der Dokumentenexport über PowerPoint hat in der Vergangenheit immer wieder zu kleineren Problemen und unerwünschten Nebeneffekten geführt. Wir haben diese Probleme behoben und diese Funktion erheblich verbessert. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.5…teilen Sie Ihren Flow! ## 2.4.1 (02-2020) Willkommen bei Flowshare 2.4.1! Dieses Update behebt die folgenden Fehler: 1. Probleme beim Speichern, wenn der Pfad oder Dateiname Unicode-Zeichen (z.B. Umlaute) enthält. 2. Falsche Textfarbe des Dokumenttitels bei Verwendung der Boxvorlage (HTML und PDF). Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit der verbesserten Version 2.4 Spaß macht… teilen Sie uns Ihren Flow mit! ## 2.4.0 (01-2020) Willkommen bei FlowShare 2.4! Diese Version von FlowShare hat einige interessante neue Funktionen zu bieten. – Anstrich Ab dieser Version können Sie ganz einfach zusätzliche Markierungen, Zeichnungen und Texte zu Ihren Screenshots hinzufügen. FlowShare öffnet MS Paint mit Ihrem Bildschirmfoto auf Knopfdruck. Ihre Bearbeitungen werden automatisch in FlowShare übernommen, nachdem Sie Paint geschlossen haben. Sie ist so konzipiert, dass Sie Ihre Zeichnungen bei Bedarf entfernen können, ohne dass Ihr Originalbildschirmfoto verloren geht. – Komprimierung von Flow-Dateien Die Abläufe können recht lang werden, was zu ziemlich großen Dateien führen kann. FlowShare speichert jetzt Datenströme in verlustfreier, komprimierter Form. Je nach Inhalt Ihrer Screenshots spart FlowShare 2.4 bis zu 70 % des Speicherplatzes. – Tastenkürzel zum Anhalten von Aufnahmen Erfahrene Benutzer haben nach einer Möglichkeit gefragt, Aufnahmen mit einem Shortcut zu unterbrechen. Sie können dies nun im Aufnahmemodus tun, indem Sie die Strg-Taste zweimal kurz hintereinander drücken. – Wie immer gibt es eine Reihe von kleinen Verbesserungen und Korrekturen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.4…teilen Sie Ihren Flow! ## 2.3.0 (10-2019) Willkommen bei FlowShare 2.3! Mit diesem Update bietet FlowShare die Möglichkeit, eine Bildausschnittauswahl mit nur einem Klick auf mehrere Schritte gleichzeitig anzuwenden. Auch die folgenden Bux wurden behoben: – In sehr seltenen Fällen ergab der PowerPoint-Export in allen exportierten Schritten denselben Text. Dies wurde behoben. Dies wurde behoben. – Außerdem wurden Fehler im Zusammenhang mit dem Import von PowerPoint-Vorlagen behoben. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.3…teilen Sie Ihren Flow! ## 2.2.0 (07-2019) Willkommen bei FlowShare 2.2! Zahlreiche Nutzer haben nach der Möglichkeit gefragt, Texte in Flowshare flexibler zu gestalten. Wir sind diesem Wunsch nachgekommen und bieten nun die Möglichkeit, im Einstellungsdialog eine Schriftart auszuwählen, sowie gängige Textfunktionen wie Fett- und Kursivdruck, Aufzählungen, Markierungen, etc. Dieses Update enthält außerdem mehrere kleine Fehlerbehebungen und Verbesserungen an der Benutzeroberfläche. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.2…teilen Sie Ihren Flow! ## 2.1.0 (05-2019) Willkommen bei FlowShare 2.1! Mit diesem Update erhalten Sie: – Mehrere Fehlerkorrekturen, – Verbesserungen an der Benutzeroberfläche, – die Option, automatisch eindeutige Dateinamen für wiederholt exportierte Dateien zu erstellen, – eine neue Funktion, mit der Sie die Pfeile in Ihren Bildschirmfotos manuell drehen können. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 2.1…teilen Sie Ihren Flow! ## 2.0.1 (03-2019) Willkommen bei Flowshare 2.0.1! Dieses Update behebt einen Fehler in der Funktion „Speichern unter…“ von Flowshare 2.0. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit dieser verbesserten Version 2.0 Spaß macht… teilen Sie Ihren Flow! ## 2.0 (02-2019) Willkommen bei Flowshare 2.0! Als Nutzer von Flowshare 2.0 können Sie jetzt FLOWX-Dateien aus Ihren Flowshare-Projekten exportieren. Mit diesem Datenformat können Sie unsere neue Anwendung namens „miraminds Guide“ füttern. Der Leitfaden führt die Benutzer Schritt für Schritt durch die mit Flowshare definierten Prozesse, live und interaktiv mit Hilfe der FLOWX-Datei. Der Führer ist für die Neugierigen unter Ihnen auf Anfrage erhältlich. Aber es gibt noch mehr Neuigkeiten: – Neues Aussehen Wir haben die Benutzeroberfläche überarbeitet, sie hübscher und noch selbsterklärender gemacht. – Word Export (DOCX) Wir haben die Erstellung von Word-Dokumenten umgestaltet. Von nun an werden Ihre Farben und Ihr Logo in den Word-Export eingefügt und auf Wunsch wird auch ein Inhaltsverzeichnis erstellt. – Pfeilgröße Wenn Sie mit Pfeilen (anstelle von Rahmen) arbeiten, um Ihre Interaktionen zu markieren, können Sie jetzt im Einstellungsdialog zwischen drei Pfeilgrößen wählen. – Funktion „Speichern unter Um unsere Produkte so einfach und übersichtlich wie möglich zu halten, sind wir äußerst vorsichtig, wenn wir neue Funktionen hinzufügen und sogar Standardfunktionen in Frage stellen. Sie, liebe Nutzer, haben uns mitgeteilt, dass eine Schaltfläche „Speichern unter“ fehlt. Jetzt ist es da. ## 1.7.1 (08-2018) Willkommen bei Flowshare 1.7.1! Dieses Update behebt mehrere Fehler, die mit unserem großen Update 1.7.0 aufgetreten sind. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit dieser verbesserten Version 1.7 Spaß macht … teilen Sie Ihren Flow! ## 1.7.0 (07-2018) Willkommen bei Flowshare 1.7! Hier sind die Neuerungen: – Rechtecke anstelle von Pfeilen: Wir haben zugehört und verstanden… viele unserer Profi-Anwender würden Rechteck-Markierungen in ihren Screenshots anstelle von Pfeilen bevorzugen. Diese Funktion ist ab diesem Update verfügbar. Um dies zu aktivieren, wechseln Sie einfach zur Rechteckform im Einstellungsdialog. Diese finden Sie auf der Registerkarte Design. – Typografisch korrekte Anführungszeichen: Wenn Flowhare eine Beschriftung aus einem UI-Element vorliest, werden diese Wörter jetzt in korrekten Anführungszeichen entsprechend Ihrer Spracheinstellung angezeigt. – Automatische Texthervorhebung: In Anführungszeichen gesetzte Wörter werden in der Farbe hervorgehoben, die Sie in Ihren Einstellungen für Textakzente ausgewählt haben. Diese Art der Hervorhebung findet in der Flowshare-Benutzeroberfläche und in allen Exportformaten statt (außer Word, das vorerst noch schlicht und einfach bleibt). Dadurch wird das Lesen der von Ihnen erstellten Dokumente noch angenehmer. – Stärkere Anpassung von PowerPoint-basierten Exporten: Wenn Sie die Pro-Version von Flowshare nutzen und gerne unsere integrierten PowerPoint-Vorlagen verwenden, wird Ihr Logo jetzt beim Export in diese Dokumente eingefügt. Außerdem macht Flowshare mehr Gebrauch von Ihren Farbeinstellungen, wenn es PPTX- oder PDF-Dateien auf der Grundlage von PowerPoint erstellt. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 1.7…teilen Sie Ihren Flow! ## 1.6.2 (04-2018) Willkommen bei Flowshare 1.6.2! Neben verschiedenen Fehlerkorrekturen enthält diese Version die folgenden Verbesserungen: – Bessere Unterstützung für ältere Office-Versionen bei PowerPoint-basierten Exporten (pptx & pdf) – Erstnutzer können jetzt alle Flowshare Pro-Funktionen 14 Tage lang kostenlos testen. – Ihr Produktschlüssel wird automatisch deaktiviert, wenn Sie Flowshare deinstallieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Schlüssel bei der nächsten Installation von Flowshare verwenden. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit dieser verbesserten Version 1.6 Spaß macht… teilen Sie uns Ihren Flow mit! ## 1.6.1 (02-2018) Willkommen bei Flowshare 1.6.1! Dieses Update enthält mehrere Verbesserungen, die Sie nicht verpassen sollten: – Wir haben die Benutzeroberfläche für hochauflösende Bildschirme verbessert. – Die automatische Spracheinstellung bei der erstmaligen Nutzung von Flowshare wurde verbessert. – Falls Sie mehrere PDF-Exportläufe hintereinander erlebt haben, obwohl Sie nur einmal geklickt haben, sollte dieses Problem mit diesem Update behoben sein. – Wir haben unsere integrierten PowerPoint- und PDF-Vorlagen umbenannt. Diese neuen Namen sollten leichter zu merken und zu handhaben sein. Wir hoffen, dass Ihnen die Arbeit mit dieser verbesserten Version 1.6 Spaß macht… teilen Sie uns Ihren Flow mit! ## 1.6.0 (02-2018) Willkommen bei Flowshare 1.6! Achtung – diese neue Version kommt mit einer Menge neuer Funktionen! – Sprechen Sie Französisch? Von nun an spricht Flowshare fließend französisch. Klicken Sie einfach auf die französische Flagge im Einstellungsdialog, wenn dies Ihre bevorzugte Sprache ist. – Verbesserte Unterstützung für internationale Zeichen. Wenn Sie Probleme mit dem Export von Text in, sagen wir, Mandarin hatten, werden Sie diese neue Version von Flowshare zu schätzen wissen. – PowerPoint export. Als Pro-Benutzer haben Sie jetzt die Möglichkeit, Ihre Abläufe als eindrucksvolle PowerPoint-Präsentationen zu exportieren. Die einzige Voraussetzung ist, dass PowerPoint auf Ihrem System installiert ist. Flowshare bietet auch eine Auswahl an schönen Vorlagen. Um diese auszuprobieren, klicken Sie einfach auf eine dieser Optionen, bevor Sie den Exportvorgang starten. – Flowshare kann Ihre eigenen benutzerdefinierten PowerPoint-Vorlagen verwenden. (Beta) (Beta) Sie haben richtig gehört! Haben Sie Ihre eigenen Masterfolien im POTX-Format? Sie können diese einfach zu Flowshare hinzufügen. – Vorlagenauswahl für den PDF-Export. Alle Vorlagen, die für die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen verfügbar sind, können auch für den Export von PDF-Dateien verwendet werden. Einfach weil wir es können. – Vorlagenauswahl in Flowshare Free. Verwenden Sie die kostenlose Version? Wir haben auch PowerPoint-basierte Vorlagen für Ihren PDF-Export. Genau wie bei den Profis muss PowerPoint auf Ihrem System installiert sein, damit Sie diese Funktion nutzen können. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 1.6…teilen Sie Ihren Flow! ## 1.5.0 (11-2017) Welcome to Flowshare 1.5! Diese Version verfügt über eine neue Zuschneidefunktion. Genauso intelligent wie bisher, aber mit maximaler Flexibilität bei der Auswahl eines Ausschnitts innerhalb Ihrer Screenshots. Flowshare zeigt mögliche Ausschnittrechtecke an, wenn Sie die Maus über einen Screenshot bewegen. Sie können ein Rechteck mit einem einfachen Klick auswählen oder durch Ziehen mit der Maus ein eigenes Rechteck definieren. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Arbeit mit Flowshare 1.5…teilen Sie Ihren Flow! #### Changelog der Versionen 1.0.4 bis 1.4.1 (19 Versionen) auf Anfrage. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Fallstudien](https://getflowshare.com/case-studies/) **Published:** March 28, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Sehen Sie, wie Teams Workflows in ## Dokumentationen verwandeln. #### FlowShare wird von IT- und Operations-Teams eingesetzt, um Prozesse schneller zu dokumentieren, den Support-Aufwand zu reduzieren und Wissen im Unternehmen zu halten. #### Funktioniert unter Windows. Läuft lokal. Keine Cloud erforderlich. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](https://getflowshare.com/) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4,8 Bewertung ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Was passiert, wenn ## Dokumentation endlich funktioniert. #### Wie Teams Dokumentationsherausforderungen mit FlowShare lösen. [ Fallstudie lesen ](/de/fallstudien/educarte/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### Wie Educ’Arte das Lernen mit klaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen vereinfacht Educ’Arte: Ein Bildungsmedienkanal aus Frankreich IT • Prozessdokumentation ![Educ Arte logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/educ-artelogo.svg) [ Fallstudie lesen ](/de/fallstudien/bdae/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### Wie BDAE die Software-Einführung für Mitarbeitende weltweit vereinfacht BDAE: Ein deutsches Versicherungsunternehmen IT • Prozessdokumentation ![BDAE logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/bdaelogo.svg) [ Fallstudie lesen ](/de/fallstudien/rockdale-county/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### Wie Rockdale County die IT-Dokumentation für 1.200 Mitarbeitende standardisiert hat Rockdale County: A U.S. county government, Georgia Compliance • Öffentlicher Sektor / Enterprise ![Rockdale Country logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/rockdale-countrylogo.svg) [ Fallstudie lesen ](/de/fallstudien/limbach-group/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### Wie die Limbach Gruppe FlowShare nutzt, um komplexe Workflows zu kommunizieren Limbach Gruppe: Ein deutsches Unternehmen für Gebäudetechnik IT • Betrieb ![Limbach logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/limbachlogo.svg) [ Fallstudie lesen ](/de/fallstudien/kapsch/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### Wie Kapsch Mitarbeitende mit skalierbarer IT-Helpdesk-Dokumentation unterstützt Kapsch: Ein österreichisches Technologieunternehmen IT Support ![Kapsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/kapschlogo.svg) [ Fallstudie lesen ](/de/fallstudien/spi/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### Wie SPI den Wissensaustausch über mehrere Projekte hinweg vereinfacht SPI: Eine deutsche Projektmanagement-Beratung Compliance • Öffentlicher Sektor / Enterprise ![SPI logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SPI-using-FlowShare-1.png) [ Fallstudie lesen ](/de/fallstudien/limburg-municipality/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### Wie die Gemeinde Limburg den Dokumentationsaufwand reduziert und die Qualität verbessert Gemeinde Limburg: Eine deutsche Kommunalverwaltung HR • Schulung ![Limburg Logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Limburg-Municipality-using-FlowShare-1.png) [ Fallstudie lesen ](/de/fallstudien/k104-prozessoptimierung-gmbh/) ![line](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Vector-2.svg) ### Wie die K104 Prozessoptimierung GmbH Schritt-für-Schritt-ERP-Schulungen schneller erstellt K104 Prozessoptimierung GmbH: Eine deutsche Prozessoptimierungs-Beratung Alle Teams ![K10 logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/K104-using-FlowShare-3.png) ## Was Kunden über ## FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Weitere Bewertungen ](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## Für echte Workflows entwickelt. ## Nicht nur für den Browser. Die meisten Tools erfassen nur Browser-Workflows. Doch echte Prozesse finden außerhalb des Browsers statt: - Desktop-ERP-Systeme - Legacy-Unternehmenssoftware - On-Premise-Anwendungen - Regulierte Umgebungen - Air-Gapped-Netzwerke Genau dort stoßen sie an ihre Grenzen. [ FlowShare ](#) - Desktop & Browser - Läuft lokal (On-Prem) - Air-Gap-freundlich - Erfasst alle Anwendungen (Desktop + Web) [ Typisches Cloud-Tool ](#) - Nur Browser - Erfordert Cloud-Speicher - Erfordert Internetzugang - Auf Webanwendungen beschränkt FlowShare funktioniert dort, wo Ihre Workflows ohnehin stattfinden. Sicher. Konform. Vollständig unter Ihrer Kontrolle. Ihre Daten bleiben dort, wo sie hingehören. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## Nachweisbarer ROI für ## schnell wachsende Teams #### Teams nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100 % standardisierte Dokumentation Halten Sie alle Teams mit konsistenter, markengerechter Dokumentation über Tools und Sprachen hinweg auf dem gleichen Stand. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50 % schnellere Einarbeitung Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern, durch automatisierte, interaktive Anleitungen zu lernen, anstatt sich auf persönliche Unterstützung zu verlassen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70 % niedrigere Kosten Senken Sie Schulungskosten, Supportzeiten, Live-Schulungen und minimieren Sie den Bedarf an externen Beratern. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90 % Zeitersparnis Erstellen Sie Anleitungen automatisch mit sofortiger Erfassung und Formatierung für eine drastisch schnellere Dokumentation. [ Kostenlos testen ](/de/free-trial) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/de/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Kontaktieren Sie unseren Vertrieb](https://getflowshare.com/lets-talk/) **Published:** April 17, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Kontaktieren Sie ## unseren Vertrieb Erhalten Sie eine maßgeschneiderte FlowShare-Empfehlung basierend auf den Bedürfnissen Ihrer Organisation. ## Wir finden die perfekte Lösung für Sie. Erzählen Sie uns von Ihren Bedürfnissen, dem Umfang Ihrer Dokumentation, der Teamgröße, den Compliance-Anforderungen, und wir empfehlen Ihnen die passende FlowShare-Lösung. '); // Generate items selectField.find("option").each(function(index){ let title = $(this).text(); let active = index === 0 ? "active" : ""; let display = index === 0 ? "block" : "none"; let item = ` ${title} ${descriptions[title]} `; wrapper.append(item); }); // Append custom UI selectField.closest(".elementor-field-type-select") .append(wrapper); // Select item $(document).on("click",".usecase-item",function(){ let parent = $(this).closest(".usecase-wrap"); // Active state $(".usecase-item").removeClass("active"); $(this).addClass("active"); // Show description $(".usecase-description").slideUp(); parent.find(".usecase-description") .stop(true,true) .slideDown(); // Update original select field let selectedValue = $(this).data("value"); selectField .val(selectedValue) .trigger("change"); }); }); ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-650.png) '); // Generate custom items radioInputs.each(function(index){ let value = $(this).val(); let checked = index === 0 ? "active" : ""; let display = index === 0 ? "block" : "none"; // First checked by default if(index === 0){ $(this).prop("checked", true); } let item = ` ${value} ${descriptions[value]} `; wrapper.append(item); }); // Append UI radioField.append(wrapper); // Click $(document).on("click",".radio-item",function(){ let parent = $(this).closest(".radio-wrap"); let value = $(this).data("value"); // Active state $(".radio-item").removeClass("active"); $(this).addClass("active"); // Description $(".radio-description").slideUp(); parent.find(".radio-description") .stop(true,true) .slideDown(); // Update original radio radioInputs.prop("checked", false); radioInputs.each(function(){ if($(this).val() == value){ $(this) .prop("checked", true) .trigger("change"); } }); }); }); #### Warum Teams FlowShare wählen: - EU-gehostete On-Premise-Optionen verfügbar. - Antwort innerhalb eines Werktages. - Über 500 Unternehmensteams dokumentiert. - Auf G2, Capterra, GetApp top bewertet. ![square](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/igs_gmbh_logo-1.svg) ![reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Stars-Container.svg) IGS GmbH „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images.svg) ### Walter Kuhn Lead Architect 1 Ihre Kontaktdaten Vorname Nachname Geschäftliche E-Mail Telefonnummer 2 Was ist Ihr primärer Anwendungsfall? (optional) Implementierung neuer Software Prozessoptimierung & Compliance Schulung & Wissensaustausch 3 Wie viele Personen werden aktiv Dokumentationen erstellen? (optional) Nur ich Kleines Team (2-10) Mittleres Team (11-50) Großes Team (51-100) Große Organisation (101–500) Unternehmen 500+ 4 Hosting- & Sicherheitsanforderungen (optional) Nur On-Premise EU-Cloud erlaubt Unsicher / Benötige Beratung 5 Wann planen Sie den Start? (optional) Sofort 1-3 Monate 3-6 Monate 6+ Monate Ich möchte mich nur informieren Ihre Nachricht (optional) Anfrage senden Wir antworten innerhalb eines Werktages · [Datenschutzrichtlinie](https://getflowshare.com/de/datenschutzerklaerung/) Betriebs-, IT- und Compliance-orientierte Teams vertrauen FlowShare, um tatsächliche Arbeit in Windows-Umgebungen zu erfassen und in strukturierte, sichere Dokumentationen umzuwandeln. #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Vergleich mit FlowShare-Alternativen](https://getflowshare.com/alternatives/) **Published:** April 4, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Die Dokumentationssoftware, die ## überall funktioniert, sogar offline #### Vergleichen Sie FlowShare mit den beliebtesten Dokumentations-Tools in den Bereichen Exportformate, Compliance, Datenschutz und SAP-Unterstützung. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlose 7-Tage-Testversion ](/free-trial) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [Weitere Fallstudien](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Sehen Sie, wie FlowShare im Vergleich zu … abschneidet [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/de/alternativen/scribe)### [Scribe](/de/alternativen/scribe) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/de/alternativen/sap-enable-now)### [SAP Enable Now](/de/alternativen/sap-enable-now) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/de/alternativen/datango)### [Datango](/de/alternativen/datango) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/de/alternativen/tango)### [Tango](/de/alternativen/tango) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ooui_next-ltr.svg)](/de/alternativen/walkme)### [WalkMe](/de/alternativen/walkme) #### FlowShare ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Funktioniert offline ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Air-Gap-Deployment ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Optionen für Datenresidenz in der EU & den USA ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Erfasst SAP GUI ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Über 10 Exportformate ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Übersetzt Anleitungen automatisch in über 29 Sprachen ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Eigene Vorlagen in Word & PPT ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Interactive-Demo-Export ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### KI-Avatar-Videoexport (HeyGen/Synthesia) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### KI-Assistent für Endnutzer ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Bootstrapped & profitabel ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Mitgründer schreibt noch immer Code ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Keine Preiserhöhungen für Bestandskunden [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/de/alternativen/scribe)### [Scribe](/de/alternativen/scribe) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/de/alternativen/sap-enable-now)### [SAP Enable Now](/de/alternativen/sap-enable-now) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/de/alternativen/datango)### [Datango](/de/alternativen/datango) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/de/alternativen/tango)### [Tango](/de/alternativen/tango) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Vector.svg)](/de/alternativen/walkme)### [WalkMe](/de/alternativen/walkme) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Nachweisbarer ROI für ## schnell wachsende Teams #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100 % standardisierte Dokumentation Halten Sie alle Teams mit konsistenter, markengerechter Dokumentation über Tools und Sprachen hinweg auf dem gleichen Stand. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50 % schnellere Einarbeitung Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern, durch automatisierte, interaktive Anleitungen zu lernen, anstatt sich auf persönliche Unterstützung zu verlassen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70 % niedrigere Kosten Senken Sie Schulungskosten, Supportzeiten, Live-Schulungen und minimieren Sie den Bedarf an externen Beratern. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90 % Zeitersparnis Erstellen Sie Anleitungen automatisch mit sofortiger Erfassung und Formatierung für eine drastisch schnellere Dokumentation. [ Kostenlos testen ](/free-trial) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [Senden Sie Ihre Testimonials ](https://getflowshare.com/de/reviews/) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Datenschutzerklärung](https://getflowshare.com/privacy-policy/) **Published:** February 19, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Datenschutzerklärung ## Datenschutzerklärung Wir freuen uns sehr, dass Sie die Webseite der miraminds GmbH besuchen. Datenschutz und Datensicherheit sind für uns bei der Nutzung unserer Webseite sehr wichtig. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten daher vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung. Die rechtlichen Grundlagen finden Sie insbesondere in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Webseite erfassen und für welche Zwecke diese genutzt werden. ## § 1 Geltungsbereich Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf das Internetangebot der miraminds GmbH, welches unter der Domain **[www.getflowshare.com](https://getflowshare.com/)** (im Folgenden „Webseite“) erreichbar ist. ## § 2 Verantwortlicher Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person ist miraminds GmbH c/o Digital Hub Logistics GmbH Am Sandtorkai 32 20457 Hamburg Deutschland [Telefon: + 49 40 228 58 147](tel:494022858147) [E-Mail: info@getflowshare.com](mailto:info@getflowshare.com) ## § 3 Personenbezogene Daten Wenn Sie diese Webseite benutzen, werden je nach Art und Umfang der Nutzung verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden **„betroffene Person“**) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt (z.B. mittels Zuordnung zu einer Online-Kennung) identifiziert werden kann. Darunter fallen Informationen wie der Name, die Anschrift, die Telefonnummer und das Geburtsdatum. ## § 4 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung ## 1. Aufruf und Besuch unserer Webseite – Server-Log-Dateien Art und Umfang der Datenverarbeitung Zum Zweck der technischen Bereitstellung der Webseite ist es erforderlich, dass wir bestimmte, durch Ihren Browser automatisch übermittelte Informationen verarbeiten, damit unsere Webseite in Ihrem Browser angezeigt werden kann und Sie die Webseite nutzen können. Diese Informationen werden bei jedem Aufruf unserer Webseite automatisch erfasst und automatisch in so genannten Server-Log-Dateien gespeichert. Dies sind insbesondere: - Browsertyp, Browserversion und Sprache, - verwendetes Betriebssystem, - Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), - Hostname des zugreifenden Rechners, - Datum und Uhrzeit des Zugriffs, - Status des Zugriffs/HTTP-Statuscode, - IP-Adresse des anfragenden Rechners. Die Speicherung der vorgenannten Zugriffsdaten ist zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite und zur Sicherstellung der Systemsicherheit aus technischen Gründen erforderlich. Dies gilt auch für die Speicherung Ihrer IP-Adresse, die notwendigerweise erfolgt und unter weiteren Voraussetzungen zumindest theoretisch eine Zuordnung zu Ihrer Person ermöglichen kann. Über die vorstehend genannten Zwecke hinaus verwenden wir Server-Log-Dateien ausschließlich zur bedarfsgerechten Gestaltung und Optimierung unseres Internetangebotes rein statistisch und ohne Rückschluss auf Ihre Person. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen, auch eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt. Speicherdauer Die im Rahmen der Nutzung unserer Webseite erhobenen Zugriffsdaten werden nur für den Zeitraum aufbewahrt, für den diese Daten zur Erreichung der vorstehenden Zwecke benötigt werden. Ihre IP-Adresse wird hierbei zu Zwecken der IT-Sicherheit auf unserem Webserver für maximal 7 Tage gespeichert. Rechtsgrundlage Soweit Sie unsere Webseite besuchen, um sich über unser Leistungsangebot zu informieren, ist Grundlage für die vorübergehende Speicherung und Verarbeitung der Zugriffsdaten Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. Darüber hinaus dient vorliegend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der technischen Zugriffsdaten. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei darin, Ihnen eine technisch funktionierende und benutzerfreundlich gestaltete Webseite zur Verfügung stellen zu können sowie die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten. ## 2. Kontakt- und Anfrageformulare Art und Umfang der Datenverarbeitung Wenn Sie uns über ein Kontaktformular oder ein Anfrageformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Nachricht/Mitteilung (Kommentar) inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert und entsprechend weiterverarbeitet. Diese Daten geben wir nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist im Rahmen der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage erforderlich oder Sie haben uns Ihre entsprechende Einwilligung erteilt. Speicherdauer Die von Ihnen im Kontakt- bzw. im Anfrageformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Datenspeicherung/-verarbeitung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist zum einen Ihre bei der Angabe ihrer Kontaktdaten auf dem Kontakt- bzw. Anfrageformular ausdrücklich erteilte Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Soweit Sie mit uns im Rahmen einer bestehenden Vertragsbeziehung Kontakt aufnehmen oder uns im Vorfeld zur Information über unser Leistungsangebot oder unsere sonstigen Services kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten und Informationen zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Im Übrigen zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur sachgerechten Beantwortung von Kunden-/Kontaktanfragen. ## 3. Verwendung von Cookies und zugehöriger Funktionen/Technologien [Datenschutzeinstellungen aktualisieren](javascript:UC_UI.showSecondLayer();) Für einige Funktionen unserer Webseite setzen wir Cookies ein. Cookies sind kleine Dateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Webseite von uns an den Browser Ihres Endgeräts gesendet und dort gespeichert werden. Ein Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung Ihres Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen und die Bereitstellung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs bzw. Ihrer Browser-Sitzung automatisch gelöscht (sog. transiente Cookies). Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät für eine vorgegebene Dauer bzw. bis Sie diese löschen gespeichert (sog. persistente Cookies). Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Auf schriftliche Anfrage sind wir gerne bereit, weitere Auskünfte zu den verwendeten funktionalen Cookies zu geben. Bitte wenden Sie sich dann an die oben angegebenen Kontaktanschriften. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Die Vorgehensweise zur Deaktivierung von Cookies können Sie regelmäßig über die „Hilfe“-Funktion Ihres Internet-Browsers erhalten. Bei der Deaktivierung von Cookies können die Funktionalität und/oder die vollständige Verfügbarkeit dieser Webseite eingeschränkt sein. Für weitergehende cookiespezifische Einstellungs- und Deaktivierungsmöglichkeiten sehen Sie bitte nachfolgend zudem die Einzelerläuterungen zu den im Rahmen des Besuchs unserer Webseite konkret verwendeten Cookies und zugehörigen Funktionen/Technologien. Einige der Cookies, die wir auf unserer Webseite verwenden, stammen von Dritten, die uns helfen, die Wirkung unserer Webseiteninhalte und Interessen unserer Besucher zu analysieren, die Leistung und Performance unserer Webseite zu messen oder bedarfsgerechte Werbung und anderen Content auf unsere oder andere Webseiten zu setzen. Im Rahmen unserer Webseite setzen wir sowohl First Party Cookies (nur von der Domäne aus sichtbar, die man gerade besucht) als auch Third Party Cookies (domainübergreifend sichtbar und regelmäßig von Dritten gesetzt) ein. Die cookiebasierten Datenverarbeitungen erfolgen auf Basis Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Rechtsgrundlage) bzw. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Rechtsgrundlage) zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei insbesondere darin, Ihnen eine technisch optimierte sowie benutzerfreundlich und bedarfsgerecht gestaltete Webseite zur Verfügung stellen zu können sowie die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten. Einwilligungen, die Sie uns erteilt haben, können Sie jederzeit widerrufen, z.B. durch entsprechende Deaktivierung der in der nachfolgenden Übersicht im Einzelnen aufgeführten cookiebasierten Tools/Plugins. Durch entsprechende Einstellungen können Sie zudem auch einer auf berechtigten Interessen gestützten Verarbeitung widersprechen. Auf unserer Webseite werden verschiedene Arten von Cookies im Rahmen von cookiebasierten Tools/Plugins verwendet, deren Art und Funktion nachfolgend näher erläutert wird: Diese Website verwendet technisch erforderliche, transiente Cookies (temporäre Nutzung). Transiente Cookies werden automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schließen. Dazu gehören insbesondere Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit der verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zugeordnet werden können. Dadurch kann Ihr Computer wiedererkannt werden, wenn Sie die Website erneut besuchen. Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder Ihren Browser schließen. ## 4. Datenverarbeitung zu Bewerbungszwecken Art und Umfang der Datenverarbeitung Wenn Sie uns eine Initiativbewerbung für eine Arbeits- oder Ausbildungsstelle schicken oder sich auf eine Stellenanzeige bewerben, verarbeiten wir die folgenden Daten: Nachname und Vorname, ggf. Titel; - Geburtsdatum und -ort; - Staatsangehörigkeit; - ggf. Familienstand; - Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse; - Qualifikationsbezogene Angaben wie bisherige Berufserfahrung, schulische und berufliche Qualifikationen, akademische Leistungen sowie weitere im Lebenslauf enthaltene Informationen, z. B. Auslandsaufenthalte und soziales Engagement; - ggf. Ihr Foto; Speicherdauer Sollte Ihre Bewerbung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns geführt haben, speichern wir die Daten in jedem Fall für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und darüber hinaus für einen Zeitraum von 3 Jahren. Sollte Ihre Bewerbung nicht zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns geführt haben, speichern wir Ihre Daten für einen Zeitraum von 3 Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem das Bewerbungsverfahren abgeschlossen wurde. Rechtsgrundlage Diese Daten können zum Zweck der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, Art. 88 Abs. 1 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 (1) BDSG. Wenn Ihre Bewerbung nicht zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit uns führt, werden Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer erklärten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt zu Beweiszwecken und um Sie kontaktieren zu können, wenn wir Ihnen eine passende Stelle anbieten können. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten unverzüglich löschen und Sie nicht mehr kontaktieren. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf. ## § 5 Weitere Verarbeitungszwecke ## 1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um sonstige gesetzliche Pflichten, die uns ggf. im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit treffen, zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere handels-, gewerbe- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (Rechtsgrundlage) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen. ## 2. Rechtsdurchsetzung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um unsere Rechte geltend und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können. Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten hierbei zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Rechtsgrundlage), soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir Straftaten verhindern oder aufklären (berechtigtes Interesse). ## 3. Einwilligung Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Zusendungen von Informationen) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und Verarbeitungen bis dahin nicht betroffen sind. ## § 6 Empfänger von Daten Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (z.B. technische Dienstleister, Versandunternehmen, Entsorgungsunternehmen) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Wir beschränken die Weitergabe Ihrer personenbezogener Daten dabei auf das Notwendige unter Berücksichtigung der datenschutz-rechtlichen Vorgaben. Teilweise erhalten die Empfänger Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebunden. Teilweise agieren die Empfänger selbständig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit und sind hierbei ebenfalls verpflichtet, die Anforderungen der DSGVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu wahren. Schließlich übermitteln wir im Einzelfall personenbezogene Daten an unsere Berater, insbesondere in steuerlichen Angelegenheiten, wobei diese Empfänger aufgrund ihrer berufsrechtlichen Stellung zur besonderen Vertraulichkeit und Geheimhaltung verpflichtet sind. ## § 7 Datenübermittlung in Drittländer Wir übertragen Ihre personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen, soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich anders angegeben oder soweit Sie uns hierzu nicht auf der Webseite Ihre Einwilligung erklärt haben. ## § 8 Dauer der Datenspeicherung Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten zunächst für die Dauer, für die der jeweilige Nutzungszweck eine entsprechende Speicherung erfordert (vgl. oben zu den einzelnen Verarbeitungszwecken). Das schließt ggf. auch die Zeiträume der Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und der Abwicklung eines Vertrages mit ein. Auf dieser Grundlage werden personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich: – Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, wie sie sich z.B. aus § 50 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation können bis zu zehn Jahre betragen. – Erhaltung von Beweismitteln unter Berücksichtigung der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 194 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. ## § 9 Datensicherheit Personenbezogene Daten werden durch uns mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen geschützt, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen zu wahren. Die getroffenen Maßnahmen dienen unter anderem der Vermeidung eines unerlaubten Zugriffs auf die durch uns genutzten technischen Einrichtungen sowie dem Schutz personenbezogener Daten vor unerlaubter Kenntnisnahme durch Dritte. Insbesondere nutzt diese Webseite aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Ihrer Kontaktanfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Dennoch weisen wir darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (zB bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist insoweit nicht möglich. ## § 10 Verlinkungen (Hyperlinks) zu Webseiten Dritter Unsere Webseite enthält Verlinkungen (sog. Hyperlinks) zu Webseiten von Dritten (z.B. Webseite eines anderen Unternehmens), über die Sie auf die jeweilige Webseite weitergeleitet werden. Eine solche Weiterleitung können Sie unter anderem an der geänderten URL (Uniform Resource Locator) in Ihrem Browser erkennen. Wir haben keinen Einfluss auf den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten auf einer verlinkten Webseite und übernehmen diesbezüglich auch keine Verantwortung. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich auf der jeweiligen Webseite des jeweiligen Unternehmens. ## § 11 Ihre Rechte als betroffene Person Als betroffene Person, deren personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, stehen Ihnen die nachfolgenden Rechte zu: ## 1. Recht auf Auskunft Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen. Es gelten die Einschränkungen des § 34 BDSG. ## 2. Recht auf Berichtigung Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DSGVO eine Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen. ## 3. Recht auf Löschung Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Darüber hinaus gelten die Einschränkungen des § 35 BDSG. ## 4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen und Sie deren Löschung ablehnen, weil Sie diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Das Recht aus Art. 18 DSGVO steht Ihnen auch zu, wenn Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. ## 5. Recht auf Datenübertragbarkeit Sie haben nach Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen. ## 6. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung Sie haben nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. ## 7. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Einen Widerspruch gegen etwaige Direktmarketingmaßnahmen werden wir unmittelbar und ohne nochmalige Abwägung der bestehenden Interessen berücksichtigen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte an die oben genannten Kontaktadressen gerichtet werden. ## 8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden. Eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: [https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften\_Links/anschriften\_links-node.html](https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html) ## 9. Sonstige Anliegen Für weitergehende Datenschutzfragen und -anliegen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung. Entsprechende Anfragen sowie die Ausübung Ihrer vorstehenden Rechte bitten wir Sie über die oben genannten Kontaktmöglichkeiten an uns zu richten. ## § 12 Pflicht zur Bereitstellung von Daten Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, werden wir Ihnen unsere Webseite nicht uneingeschränkt zur Verfügung stellen können oder Ihre Anfragen an uns nicht beantworten können. Personenbezogene Daten, die wir nicht zwingend für die oben genannten Verarbeitungszwecke benötigen, sind entsprechend als freiwillige Angaben gekennzeichnet. ## § 13 Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (eine automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein. ## § 14 Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand: 1. September 2024. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Insbesondere durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und die Einführung neuer Dienste und Applikationen oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Lassen Sie uns in Kontakt bleiben](https://getflowshare.com/stay-in-touch/) **Published:** May 19, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Lassen Sie uns in Kontakt bleiben Folgen Sie uns auf allen Plattformen für Updates, Einblicke hinter die Kulissen und gelegentlich ein gutes Meme. ## Finden Sie uns auf [ Ri-facebook-fill ](https://www.facebook.com/FlowShare) [ X-twitter ](https://x.com/GetFlowShare) [ Linkedin ](https://www.linkedin.com/company/flowshare) [ Ti-instagram ](https://www.instagram.com/getflowshare/) [ FlowShare On YouTube ](https://www.youtube.com/@flowshare) Unser Führungsteam ## Von dreien gegründet. ## Von vielen geprägt. #### Ein eng verbundenes, internationales Team verteilt auf Hamburg und San Francisco: Menschen, die sich entschieden haben, etwas aufzubauen, an das sie wirklich glauben, für Kunden, die sie tatsächlich beim Namen nennen können. [ ![Oliver Fluck in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo.png) ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) - [ Oliver Fluck ](https://www.linkedin.com/in/oliver-fluck-41701b1a5/) [ ![Sofia Gertzen in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-1.webp) ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) - [ Sofia Gertzen ](https://www.linkedin.com/in/sofia-gertzen/) [ ![Louis Maywald in a blue miraminds T-shirt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Photo-2.webp) ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) - [ Louis Maywald ](https://www.linkedin.com/in/louis-maywald-83b583149/) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-1.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-2.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/IMAGES-3.webp) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_123704-scaled.jpg) ![FlowShare Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251017_110308-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4482-scaled.jpg) ![Sofia, Oliver, Louis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_4608-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_5714-1-scaled.jpeg) ![FlowShare team photo at Exponential Innovation institute](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/IMG_9801-3-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_120145-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_1235020-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20250519_123512-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_100739-1-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_113312-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_114337-scaled.jpg) ![FlowShare team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20251016_120450-scaled.jpg) [ Über uns ](https://getflowshare.com/de/ueber-uns/) ## Monthly FlowShare Newsletter One email. Four things worth reading. Every month we cover what’s new in FlowShare, what the team has been up to, a topic worth thinking about and a personal note from someone on our team. Subscribe Sent once a month. No spam, ever. Unsubscribe anytime. By subscribing you agree to: - [ Privacy Policy ](/privacy-policy) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.png) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.png) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Hinterlassen Sie uns eine Bewertung ](https://getflowshare.com/de/bewertung-hinterlassen/) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Technische Informationen](https://getflowshare.com/technical-information-about-flowshare/) **Published:** May 14, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Technische Informationen über FlowShare ## Technische Informationen über FlowShare: Technische Informationen über FlowShare: FlowShare ist kompatibel mit Windows 8, 10 und 11 auf 64-Bit-Systemen, unabhängig von der verwendeten Software (Browser oder lokale Anwendungen). ## 1. msi-Installer: Die Installationsdatei ist mit einem Code-Zertifikat signiert, das auf die miraminds GmbH ausgestellt wurde, um Manipulationen zu vermeiden. ## 2. Nimmt FlowShare Änderungen am System vor? Nein. FlowShare nimmt keine Änderungen an Ihrem System vor und kann vollständig deinstalliert werden. Wenn Sie den msi-Installer nicht verwenden möchten, können wir FlowShare auf Anfrage auch als ZIP-Archiv liefern (support@getflowshare.com). ## 3. Entwickelt in C++ unter Verwendung des Qt-Frameworks. Qt ist eine etablierte und weit verbreitete Bibliothek. Prominente deutsche Beispiele auf Basis von Qt sind die Software ELSTER der deutschen Finanzbehörden oder die Duden-Bibliothek. ## 4. Datenschutz – alle Daten bleiben bei Ihnen! FlowShare sendet keine Nutzerdaten an Dritte, es sei denn, Sie erlauben dies durch die Nutzung von Funktionen wie der KI-gestützten Texterstellung oder dem AutoTranslate Add-On, dem FlowShare Portal oder FlowShare Assist. Im Gegensatz zu Cloud-Diensten verbleiben alle Daten auf dem System des Nutzers, wenn Sie FlowShare auf Ihrem Desktop verwenden. Ein FlowShare-Projekt wird in einer Datei mit der Endung .flow gespeichert. Eine Flow-Datei kann mit einem ZIP-Programm inspiziert werden. Sie enthält eine XML-Datei und in der Regel mehrere Bilddateien. ## 5. Externe Kommunikation zur Aktivierung. Unser Lizenzmechanismus kommuniziert zum Zeitpunkt der Aktivierung/Deaktivierung nach außen. Zusätzlich erfolgt alle 30 Tage eine Prüfung der Gültigkeit des Lizenzschlüssels. Wir nutzen hierfür einen etablierten Anbieter (https://wyday.com/). ## 6. Kommunikation mit unserem Server für optionale, automatische Updates. Wir liefern automatische Software-Updates in unregelmäßigen Abständen (durchschnittlich zweimal pro Quartal). Beim Start von FlowShare erfolgt eine kurze Abfrage, ob ein Update verfügbar ist. Wenn ein Update verfügbar ist, werden die Änderungen aufgelistet. Ob ein Update (durchschnittlich 150 KB groß) tatsächlich heruntergeladen und installiert wird, liegt bei Ihnen als Nutzer. Sie können das Update auch ablehnen. ## 7. Drittanbietersoftware FlowShare wird mit etablierten Open-Source-Bibliotheken zur Erstellung und Konvertierung von Datenformaten (PDF, XML) geliefert: - [wkhtmltopdf © Jakob Truelsen](https://www.gnu.org/licenses/lgpl-3.0.de.html) (https://www.gnu.org/licenses/lgpl-3.0.de.html) - [BOOST © boost.org](https://www.boost.org/doc/user-guide/bsl.html) (http://www.boost.org/users/license.html) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Bewertung abgeben](https://getflowshare.com/leave-a-review/) **Published:** May 14, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Bewertung abgeben ## Teilen Sie Ihre FlowShare-Erfahrung! ## Ihr Feedback fördert Verbesserungen und leitet andere Wir schätzen Ihre Erkenntnisse! Indem Sie Ihre Erfahrungen mit FlowShare teilen, helfen Sie uns nicht nur, uns zu verbessern, sondern unterstützen auch andere dabei, die richtige Lösung für ihre Dokumentationsanforderungen zu finden. Würden Sie FlowShare einem Kollegen oder Branchenkontakt empfehlen? Lassen Sie es uns wissen, indem Sie eine Bewertung hinterlassen. ## Wählen Sie Ihre bevorzugte Plattform, um eine Bewertung zu hinterlassen: ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/capterra.svg) [Bewerten Sie uns auf Capterra](https://reviews.capterra.com/products/new/fa7709b9-e6b7-462e-9e55-5ac5decabafe/) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/source-forge.svg) [Schreiben Sie eine Bewertung über SOURCE FORGE](https://sourceforge.net/software/product/FlowShare/reviews/new) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/omr-img.svg) [Erstellen Sie einen OMR-Review](https://omr.com/de/reviews/new/product/flowshare) ![G2 Software Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/software-review.svg) [Bewerten Sie uns auf G2 Software Reviews](https://www.g2.com/products/flowshare/reviews/start) ![Senja](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/download-49-e1780075656808.png) [Schreiben Sie einen Erfahrungsbericht über FlowShare ](https://senja.io/p/flowshare/r/Bv25hb) ## Haben Sie Vorschläge? Wir hören zu! Ihre Erfahrung und Ihr Fachwissen sind für uns viel Wert. Wenn Sie Ideen für neue [Funktionen oder Verbesserungen haben](https://feedback.getflowshare.com/b/ykvj5wme/flowshare-feature-requests-ide), würden wir uns freuen, sie von Ihnen zu hören. Vielen Dank! Mit freundlichen Grüßen, Sofia, Oliver und Louis (Gründer von FlowShare) ![Sofia, Oliver, Louis - FlowShare Founders](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Founders.webp) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Branchenlösung](https://getflowshare.com/industries/) **Published:** May 19, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Lösungen für ## Ihre Branche. Von regulierten Umgebungen bis hin zu schnelllebigen Abläufen: Erfahren Sie, wie Teams FlowShare nutzen, um Arbeitsabläufe zu dokumentieren, Mitarbeiter zu schulen und Wissen zu kontrollieren. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Lösungen nach ## Branche #### Wie Teams Dokumentationsherausforderungen mit FlowShare lösen. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/hydro-power_17749809-1-traced.png) ### Versorger Verhindern Sie Wissensverlust im Versorgungsbetrieb. Vereinheitlichen Sie die Dokumentation system-, team- und einsatzübergreifend. ![industries](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-5-traced.png) ### Behörden Sichere Prozessdokumentation für Behörden. Dokumentieren Sie Arbeitsabläufe, ohne auf Cloud-Tools angewiesen zu sein. ![industry solution](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-6-traced.svg) ### Logistik Schnellere Einarbeitung und Einarbeitung in den Logistikbetrieb. Verwandeln Sie tägliche Arbeitsabläufe in Schritt-für-Schritt-Anleitungen. ## Wählen Sie einen Anwendungsfall, um ## zu sehen, wie FlowShare in Ihren Workflow passt #### Arbeitsabläufe in Versorgungsbetrieben standardisieren. Ein einziger „falscher Klick“ in einem SCADA- oder Netzmanagementsystem kann katastrophale physische Folgen haben. Daher ist eine genaue, visuelle „Point-and-Click“-Aufzeichnung sicherer Vorgänge eine kritische Sicherheitsanforderung und kein Luxus. - Arbeitsabläufe aus Altsystemen erfassen - Abhängigkeit von erfahrenen Mitarbeitern reduzieren [ Lösung erkunden ](https://getflowshare.com/de/branchen/versorgungsunternehmen-prozessdokumentation/) [ ![FlowShare for Utilities](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-3-1.png) ](https://getflowshare.com/de/branchen/versorgungsunternehmen-prozessdokumentation/) [ ![FlowShare for Government](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-4-1.png) ](https://getflowshare.com/de/branchen/oeffentlicher-sektor-prozessdokumentation/) #### Sichere Dokumentation für regulierte Umgebungen. Überbrücken Sie die massive Lücke zwischen abstrakten Richtlinienhandbüchern und den tatsächlichen „Schattenprozessen“, die Mitarbeiter zur Navigation in alten Datenbank-Benutzeroberflächen verwenden, und stellen Sie so die Servicekonsistenz sicher, unabhängig davon, wer hinter dem Schreibtisch sitzt. - Daten vollständig unter Ihrer Kontrolle behalten - Prozesse abteilungsübergreifend standardisieren [ Lösung erkunden ](https://getflowshare.com/de/branchen/oeffentlicher-sektor-prozessdokumentation/) #### Teams in Logistikabläufen schneller schulen und einarbeiten. Wenn ein „Superuser“ in den Ruhestand geht oder das Unternehmen verlässt, sollten seine undokumentierten „Workarounds“ für die Bearbeitung von Versandausnahmen und alten Terminalbefehlen nicht verschwinden und Ihre Lieferkette zum Stillstand bringen. - Wiederholte Schulungen reduzieren - Betriebliche Konsistenz verbessern [ Lösung erkunden ](https://getflowshare.com/de/branchen/logistik-prozessdokumentation/) [ ![FlowShare for Logistics companies](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Container-5-1.png) ](https://getflowshare.com/de/branchen/logistik-prozessdokumentation/) ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![How Rockdale County standardized IT documentation with FlowShare_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/How-Rockdale-County-standardized-IT-documentation-with-FlowShare_.png) ##### Wie Rockdale County die IT-Dokumentation mit FlowShare standardisiert hat Von null SOPs zu einer vollständigen Wissensdatenbank für 1.200 Mitarbeitende – offline aufgebaut, ohne Cloud-Tools. Ein Praxisbeispiel für FlowShare im großen Maßstab. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/rockdale-county/) ![kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable (1)kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable-1.png) ##### Wie Kapsch Mitarbeiter mit skalierbarer IT-Helpdesk-Dokumentation unterstützt Kapsch dokumentiert Lösungen während Live-Support-Anrufen, wodurch Wissen standortübergreifend wiederverwendbar wird, wiederholte Anfragen reduziert werden und Mitarbeiter schneller Lösungen finden. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/kapsch/) ![FlowShare-Mockup](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Mockup-2-1024x576-1.webp) ##### Standardisieren Sie Workflows über jeden Standort und jede Schicht hinweg FlowShare erfasst Prozesse während Ihrer Arbeit und verwandelt sie in sofort teilbare Dokumentationen – kein manuelles Schreiben, keine Formatierung, keine Verzögerung. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare für Windows herunterladen](https://getflowshare.com/download-flowshare-software/) **Published:** May 14, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## FlowShare für Windows herunterladen ## Registrieren Sie sich und testen Sie FlowShare kostenlos [ Für den Download registrieren ](https://portal.getflowshare.com) - Folgen Sie dem Link, um sich anzumelden oder für eine kostenlose 7-Tage-Testversion zu registrieren. - Sobald Sie angemeldet sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Download“. - Die FlowShare-Installationsdatei wird automatisch heruntergeladen. - Öffnen Sie die Datei und folgen Sie den Installationsanweisungen, um die Installation abzuschließen. Sie erhalten eine kostenlose 7-tägige FlowShare-Testversion. Nach dem Testzeitraum können Sie FlowShare mit einem Lizenzschlüssel aktivieren. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support: <support@getflowshare.com> [ Zum Portal ](https://portal.getflowshare.com) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Impressum](https://getflowshare.com/legal-notice/) **Published:** May 6, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Impressum ## Informationen **Firmendaten:** miraminds GmbH c/o Digital Hub Logistics GmbH Am Sandtorkai 32 20457 Hamburg **Vertreten durch** Dr. Oliver Fluck Sofia Gertzen Louis Maywald **Kontakt** **Telefon:** +49 40 228 58 147 **E-Mail:** info(at)getflowshare.com *Hinweis: Um Spam-E-Mails zu vermeiden, haben wir das „@“ in unserer E-Mail-Adresse durch „(at)“ ersetzt. Bitte verwenden Sie stattdessen das „@“, wenn Sie uns kontaktieren möchten.* **Registergericht**: Amtsgericht Hamburg **Registernummer:** HRB 142236 **USt-IdNr**: DE307857089 --- ## Case Studies ### [Limbach Gruppe](https://getflowshare.com/case-studies/limbach-group/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie die Limbach Gruppe FlowShare nutzt, um ## komplexe Workflows zu kommunizieren. Die Limbach Gruppe nutzt FlowShare, um anwendungsübergreifende Workflows zu definieren und zu teilen, wodurch die Kommunikation innerhalb von IT-Projekten klarer und effizienter wird. [ Fallstudie herunterladen ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Limbach-Group_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Zusammenfassung Die Limbach Gruppe benötigte eine Möglichkeit, komplexe, anwendungsübergreifende Workflows zu dokumentieren und zu kommunizieren. Mit FlowShare werden Workflows nun einfach erfasst und geteilt, während die Dokumentation automatisch während des Prozesses erstellt wird. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Bessere Kommunikation von Workflows ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentation entsteht parallel zur Arbeit ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduzierter manueller Aufwand ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Positive Akzeptanz im Team ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Tatsächlich habe ich bereits Teile von Urlaubsübergaben mit in FlowShare erstellter Dokumentation versehen, was bei meinen Kollegen sehr gut ankam.“ ![Limbach Gruppe](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Limbach-Group-logo.png)### Carlos Leber IT-Projektleiter ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) ![Carlos Leber, IT Project Manager, Limbach Group](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/—-Carlos-Leber-IT-Project-Manager-Limbach-Group.png) ## Auf einen Blick ###### Über die Limbach Gruppe • Standort: Deutschland • Größe: 5.000+ Mitarbeiter • Branche: Gesundheitswesen / Labordienstleistungen • IT-Umfang: Anwendungsübergreifende Workflows, IT-Projekte, interne Kommunikation • Key User: Carlos Leber, IT-Projektmanager ###### Lösung • FlowShare wird zur Aufzeichnung von Workflows über Web- und Desktop-Anwendungen hinweg verwendet • Unterstützt die Kommunikation komplexer Prozesse innerhalb von Teams • Dokumentation wird parallel zu Workflow-Durchläufen erstellt. • Auch für den internen Wissensaustausch, wie z. B. Urlaubsübergaben, genutzt ###### Zentrale Herausforderung • Anwendungsübergreifende Workflows nirgends dokumentiert • Schwierige Kommunikation von Prozessen innerhalb von Teams • Keine effiziente Möglichkeit, Workflows zu erfassen und zu teilen • Dokumentation erforderte zusätzlichen Aufwand ###### Ergebnisse • Klare Kommunikation von Workflows innerhalb von Teams • Dokumentation wird automatisch während des Prozesses erstellt • Reduzierter Aufwand für die Dokumentation und den Wissensaustausch • Positives Feedback von Kollegen, die die Dokumentation nutzen ## Herausforderung #### Carlos Leber arbeitet an verschiedenen Projekten mit Web- und Desktop-Anwendungen. Viele Workflows und Zusammenhänge waren nirgends dokumentiert, was die klare Kommunikation innerhalb des Teams erschwerte. #### Prozesse mussten manuell erklärt werden, und deren Dokumentation erforderte zusätzlichen Aufwand. ![1icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-15-1-1.svg)### Undokumentierte anwendungsübergreifende Workflows Carlos arbeitete mit mehreren Web- und Desktop-Anwendungen, aber keiner der Workflows oder deren Abhängigkeiten war dokumentiert, sodass dem Team eine zuverlässige Referenz fehlte. ![2icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-16-1.svg)### Schwierige Teamkommunikation Ohne dokumentierte Prozesse mussten Workflows jedes Mal manuell erklärt werden. Dies erschwerte die klare und konsistente Kommunikation komplexer Prozesse innerhalb des Teams. ![3icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-17-1.svg)### Dokumentation erforderte zusätzlichen Aufwand Die Erstellung von Dokumentationen war eine separate, zusätzliche Aufgabe neben der eigentlichen Arbeit, was bedeutete, dass sie oft gar nicht stattfand und Wissen bei Einzelpersonen verblieb. ## Lösung ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Auf der Suche nach einem Tool zur Aufzeichnung von Workflows, ohne Video-Editing betreiben zu müssen, bin ich auf FlowShare gestoßen.“ ![Limbach Gruppe](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Limbach-Group-logo.png)### Carlos Leber IT-Projektleiter ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Carlos Leber, IT Project Manager, Limbach Group](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/—-Carlos-Leber-IT-Project-Manager-Limbach-Group.png) FlowShare wird verwendet, um Workflows zur Diskussion zu definieren und die Ergebnisse innerhalb des Teams zu kommunizieren. „Auf der Suche nach einem Tool zur Aufzeichnung von Workflows, ohne Video-Editing betreiben zu müssen, bin ich auf FlowShare gestoßen.“ Durch den Einsatz von FlowShare als Kommunikationsmittel entsteht die Dokumentation gleichzeitig mit dem Workflow selbst. „Wenn ich FlowShare als Kommunikationsmittel zur Erstellung von Workflows nutze, ist die Dokumentation im Grunde gleichzeitig fertig.“ Das Tool wird auch für interne Zwecke, wie z. B. Urlaubsübergaben, verwendet: „Tatsächlich habe ich bereits Teile von Urlaubsübergaben mit in FlowShare erstellter Dokumentation versehen, was bei meinen Kollegen sehr gut ankam.“ ## Über 5.000 Mitarbeiter im gesamten Unternehmen ## Keine zusätzlichen Schritte: Dokumentation parallel zur Arbeit ## Ergebnisse FlowShare ist für Carlos Leber und sein Team zu einem natürlichen Bestandteil der täglichen Arbeit geworden. „Mittlerweile ist mir die Nutzung des Programms so selbstverständlich geworden, dass ich es wirklich liebgewonnen habe.“ Workflows können nun einfacher dokumentiert und geteilt werden, was die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert. Die Dokumentation wird parallel zur Arbeit erstellt, wodurch zusätzlicher Aufwand reduziert und die Klarheit im gesamten Team erhöht wird. ## Warum FlowShare ## zur Limbach Gruppe passt ![icon1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Für die Workflow-Kommunikation entwickelt Komplexe Workflows team- und systemübergreifend klar definieren und teilen. ![icon2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Dokumentation ohne zusätzlichen Aufwand Dokumentation automatisch während der Arbeit erstellen, ohne zusätzliche Schritte. ![icon3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Unterstützt anwendungsübergreifende Workflows Prozesse über Web- und Desktop-Anwendungen hinweg in einem Flow erfassen. ![icon4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Verbessert die Teamzusammenarbeit Strukturierte Workflows teilen, die Teams helfen, sich besser abzustimmen und zu kommunizieren. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Stadtverwaltung Limburg](https://getflowshare.com/case-studies/limburg-municipality/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie die Stadtverwaltung Limburg Dokumentation ## effizienter gestaltet. Die Stadtverwaltung Limburg nutzt FlowShare, um Softwaredokumentationen schneller zu erstellen, die Arbeitsbelastung zu senken und gleichzeitig die Qualität der Anleitungen zu steigern. [ Fallstudie herunterladen ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/5_Limburg-Municipality_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Zusammenfassung Die Stadtverwaltung Limburg benötigte einen schnelleren und effizienteren Weg zur Erstellung von Softwaredokumentationen. Mit FlowShare konnten sie den manuellen Aufwand reduzieren, die Dokumentationsqualität verbessern und die Anzahl der verfügbaren Anleitungen erhöhen. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduzierter Dokumentationsaufwand ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Verbesserte Qualität der Anleitungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Erhöhte Verfügbarkeit von Dokumentationen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Schnellere Einführung neuer Systeme ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Mein Rat ist: Laden Sie sich die Testversion herunter und probieren Sie es einfach aus.“ ![Limburg logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Limburg-Municipality-Logo.png)### Thomas Lang Leiter Informations- und Kommunikationstechnik, Stadtverwaltung Limburg ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Auf einen Blick ###### Über die Stadtverwaltung Limburg • Standort: Limburg an der Lahn, Deutschland • Branche: Öffentlicher Sektor / Verwaltung • IT-Umfang: Kommunale IT-Systeme, eGovernment, Dokumentation • Hauptnutzer: Thomas Lang, Leiter Informations- und Kommunikationstechnik ###### Lösung • FlowShare wird zur Erstellung von Softwarehandbüchern und Dokumentationen eingesetzt • Erfasst automatisch Klicks und Screenshots während der Arbeitsabläufe • Generiert Beschreibungen und exportiert in mehrere Formate • Ermöglicht die schnelle und einfache Erstellung illustrierter Anleitungen ###### Zentrale Herausforderung • Dokumentation wurde manuell mit Screenshots und MS Publisher erstellt • Mauszeiger und Beschreibungen mussten manuell hinzugefügt werden • Hoher Zeitaufwand für die Erstellung von Anleitungen • Komplexer und ineffizienter Dokumentationsprozess ###### Ergebnisse • Erhebliche Reduzierung des Dokumentationsaufwands • Verbesserte Qualität der Anleitungen und Dokumentationen • Erhöhte Menge an erstellten Dokumentationen • Schnellere Einarbeitung in neue Verfahren und Systeme • Messbarer Erfolg: Mehr Dokumentation ohne zusätzliche Arbeitsbelastung ## Herausforderung #### Vor dem Einsatz von FlowShare erforderte die Dokumentation mehrere manuelle Schritte. Screenshots mussten erstellt, Mauszeiger manuell eingefügt und Beschreibungen Schritt für Schritt hinzugefügt werden. Die Inhalte wurden anschließend in MS Publisher übertragen und als PDFs exportiert. Dieser Prozess war zeitaufwendig und erforderte erheblichen Aufwand. ## Lösung Mit FlowShare kann die Dokumentation erstellt werden, indem das Tool einfach während des Arbeitsablaufs mitläuft. Jeder Mausklick wird automatisch aufgezeichnet und Screenshots werden mit entsprechenden Beschreibungen generiert. Nach Abschluss des Vorgangs können die Screenshots angepasst und die Dokumentation direkt als PDF, Word oder HTML exportiert werden. Dies vereinfacht den gesamten Workflow und macht manuelle Schritte überflüssig. ## Weniger Aufwand, mehr Dokumente ## MS Publisher ersetzt ## Ergebnisse ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Der Arbeitsaufwand hat sich somit für uns erheblich reduziert, bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung der erstellten Leitfäden und Dokumentationen.“ ![Limburg logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Limburg-Municipality-Logo.png)### Thomas Lang Leiter Informations- und Kommunikationstechnik, Stadtverwaltung Limburg ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) FlowShare hat den Aufwand für die Erstellung von Dokumentationen erheblich reduziert und gleichzeitig deren Qualität verbessert. Da Dokumentationen nun schnell neben der täglichen Arbeit erstellt werden können, hat sich die Gesamtmenge der verfügbaren Dokumentation erhöht, ohne andere Aufgaben negativ zu beeinflussen. Das Tool unterstützt zudem digitale Transformationsinitiativen, indem es den Mitarbeitern erleichtert, neue Systeme und Prozesse zu verstehen. ## Warum IT-Teams im öffentlichen Sektor ## sich für FlowShare entschieden hat. ![icon1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Schnellere Dokumentationserstellung Erstellen Sie Handbücher während der Arbeit, ohne manuelle Screenshot-Bearbeitung. ![icon2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Reduziert manuellen Aufwand Eliminieren Sie repetitive Schritte wie das Hinzufügen von Zeigern und das Formatieren von Inhalten. ![icon3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Verbessert die Dokumentationsqualität Generieren Sie automatisch konsistente, strukturierte Anleitungen. ![icon4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Unterstützt die digitale Transformation Helfen Sie Mitarbeitern, sich mit klaren, illustrierten Anleitungen an neue Systeme anzupassen. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [K104 Prozessoptimierung GmbH](https://getflowshare.com/case-studies/k104-prozessoptimierung-gmbh/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## How K104 Prozessoptimierung GmbH Creates Step-by-Step ERP ## Training Faster and More Reliably K104 uses FlowShare to document ERP processes with complete accuracy, reducing manual effort and ensuring no steps are missed. [ Download Case Study ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/1_K104_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Summary K104 needed a reliable way to document ERP processes without missing steps and with less manual effort. With FlowShare, they now create complete, step-by-step documentation faster, reduce post-processing time, and deliver high-quality outputs to customers more efficiently. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### No missed steps during recording ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Faster documentation creation ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Significant time savings (approx. 10h → 3h) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Ready-to-use outputs for customers ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "What excites me is that I can provide a 5 to 10 minute demo run with a maximum of 5 to 10 minutes post-processing time as a finished PDF file to my customers." ![K104 Prozessoptimierung GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/K104-Prozessoptimierung-GmbH-logo-.jpeg)### Wolfram von Rotberg Managing Director, K104 Prozessoptimierung GmbH ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Wolfram von Rotberg, Managing Director, K104 Prozessoptimierung GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Wolfram-von-Rotberg-Managing-Director-K104-Prozessoptimierung-GmbH.png) ## At a glance ###### About K104 Prozessoptimierung GmbH • Industry: IT Consulting & Training • IT Scope: ERP systems (Navision, Axapta), coaching and workshops ###### Solution • FlowShare used for step-by-step explanations of ERP processes • Creates structured documentation for trainings and workshops • Captures all clicks automatically to ensure complete process recording • Supports creation of outputs in formats like PDF, Word, and HTML ###### Key Challenge • Manual tools like Snagit required remembering every step during recording • Risk of missing clicks and incomplete documentation • Creating documentation required additional effort and post-processing • No reliable way to ensure full accuracy in recordings ###### Results • Complete and accurate process documentation without missing steps • Faster creation of documentation with minimal post-processing • Ability to generate ready-to-use outputs for customers quickly • Significant time savings in documentation workflows • Measurable impact: Reduced effort from ~10 hours to ~3 hours per workload ## Challenge #### Before using FlowShare, documentation was created using tools like Snagit. While effective, this approach required manually capturing every step, which often led to missed clicks during recording. As Wolfram von Rotberg explains: “What has always bothered me is that I sometimes forgot certain clicks during recording.” This made it difficult to ensure complete and accurate step-by-step documentation, especially when working with complex ERP systems. ## Solution FlowShare is used at K104 to create step-by-step explanations of activities in ERP systems such as Navision or Axapta. By automatically capturing each click, the tool ensures that no steps are missed during recording. This allows Wolfram von Rotberg to create structured documentation quickly and reliably. The ability to generate outputs in multiple formats such as PDF, Word, or HTML further supports different use cases, from training materials to customer documentation. As he describes it: “Automated Snagit.” & “Very good price/performance ratio!” ## Documentation Time Reduced (10h → 3h) ## ~10 min From Recording to Finished PDF ## Results With FlowShare, K104 can now create complete documentation much faster and with significantly less effort. “What excites me is that I can provide a 5 to 10 minute demo run with a maximum of 5 to 10 minutes post-processing time as a finished PDF file to my customers.” In practical terms, this means a substantial reduction in workload. Tasks that previously required around 10 hours can now be completed in approximately 3 hours, resulting in significant time savings while maintaining high-quality outputs. FlowShare enables faster delivery of documentation to customers and supports more efficient training and consulting workflows. ## Why FlowShare ## Fits K104 ![teaching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Complete Process Capture Automatically record every click to ensure no steps are missed in complex ERP workflows. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Faster Than Manual Tools Reduce documentation time significantly compared to manual screenshot-based tools. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Minimal Post-Processing Create finished outputs with only a few minutes of additional work. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Multiple Output Formats Export documentation as PDF, Word, or HTML to fit different training and customer needs. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Limburg Municipality](https://getflowshare.com/case-studies/limburg-municipality/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## How Limburg Municipality Reduces Documentation ## Effort and Improves Quality Limburg Municipality uses FlowShare to create software documentation faster, reducing workload while improving the quality of guides. [ Download Case Study ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/5_Limburg-Municipality_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Summary Limburg Municipality needed a faster and more efficient way to create software documentation. With FlowShare, they reduced manual effort, improved documentation quality, and increased the amount of available guides. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduced documentation workload ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Improved quality of guides ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Increased documentation availability ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Faster adoption of new systems ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “My advice is: Download the trial version and just try it out.” ![Limburg logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Limburg-Municipality-Logo.png)### Thomas Lang Head of Information and Communications, Limburg Municipality ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## At a glance ###### About Limburg Municipality • Location: Limburg an der Lahn, Germany • Industry: Public Sector / Government • IT Scope: Municipal IT systems, eGovernment, documentation • Key User: Thomas Lang, Head of Information and Communications ###### Solution • FlowShare used to create software manuals and documentation • Automatically captures clicks and screenshots during workflows • Generates descriptions and exports in multiple formats • Enables fast and simple creation of illustrated instructions ###### Key Challenge • Documentation created manually using screenshots and MS Publisher • Mouse pointers and descriptions had to be added manually • High time effort for creating guides • Complex and inefficient documentation process ###### Results • Significant reduction in documentation effort • Improved quality of guides and documentation • Increased amount of documentation created • Faster onboarding for new procedures and systems • Measurable impact: Increased documentation without extra workload ## Challenge #### Before using FlowShare, documentation required multiple manual steps. Screenshots had to be created, mouse pointers inserted manually, and descriptions added step by step. The content was then transferred into MS Publisher and exported as PDFs. This process was time-consuming and required significant effort. ## Solution With FlowShare, documentation can be created by simply running the tool alongside the workflow. Every mouse click is recorded automatically, and screenshots are generated with corresponding descriptions. After completing the process, screenshots can be adjusted, and the documentation can be exported directly as PDF, Word, or HTML. This simplifies the entire workflow and removes the need for manual steps. ## Less Effort More Docs ## Replaced MS Publisher ## Results ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “The workload has thus been considerably reduced for us while at the same time improving the quality of the guides and documentation produced.” ![Limburg logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Limburg-Municipality-Logo.png)### Thomas Lang Head of Information and Communications, Limburg Municipality ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) FlowShare has significantly reduced the effort required to create documentation while improving its quality. Because documentation can now be created quickly alongside daily work, the overall amount of available documentation has increased without negatively impacting other tasks. The tool also supports digital transformation initiatives by making it easier for employees to understand new systems and processes. ## Why Government IT Teams ## Choose FlowShare ![teaching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Faster Documentation Creation Create manuals while working, without manual screenshot editing. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Reduces Manual Effort Eliminate repetitive steps like adding pointers and formatting content. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Improves Documentation Quality Generate consistent, structured guides automatically. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Supports Digital Transformation Help employees adapt to new systems with clear, illustrated instructions. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [SPI](https://getflowshare.com/case-studies/spi/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## How SPI Simplifies Knowledge ## Sharing Across Multiple Projects SPI uses FlowShare to create short, clear instructions for customers and colleagues, making knowledge sharing faster and more consistent. [ Download Case Study ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/3_SPI_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Summary SPI needed a faster and clearer way to share knowledge across projects. With FlowShare, they now create short, visual instructions that reduce ambiguity, save time, and make knowledge reusable. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Faster documentation than text-based methods ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Clearer communication through visuals ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduced need for repeated explanations ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Better knowledge reuse across projects ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “A simple tool that simplifies multi-project management.” ![spi](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/spi-logo-scaled.png)### ### Oliver Müller Consultant, SPI ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## At a glance ###### About SPI • Location: Hamburg, Germany • Industry: IT Consulting & Software Development • IT Scope: Software projects, POS systems, customer implementations • Key User: Oliver Müller, Consultant ###### Solution • FlowShare used to create short reference guides for customers and colleagues • Enables documentation of new features, support cases, and backend settings • Allows quick sharing of instructions across teams and projects • Supports documentation of processes with screenshots and descriptions ###### Key Challenge • Knowledge sharing was text-based or explained лично • Text-based explanations could be ambiguous • Personal explanations were time-consuming • Knowledge was not documented and could not be reused ###### Results • Faster creation of documentation compared to text-based methods • Clearer communication through visual instructions • Reduced time spent explaining processes • Improved knowledge sharing across projects ## Challenge #### Before using FlowShare, knowledge sharing at SPI Systemberatung Programmierung Industrieelektronik GmbH was either text-based or explained personally. Text-based documentation often led to ambiguous results, while personal explanations required time and effort. In addition, knowledge shared verbally was not documented, making it difficult to reuse across projects or for future reference. ## Solution ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “Short instructions for innovations in the system, support cases or complex back-end settings can be easily shared.” ![spi](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/spi-logo-scaled.png)### ### Oliver Müller Consultant, SPI ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) FlowShare is used to create short instructions for customers and colleagues. New features, support cases, or complex settings in the back-end can be documented and shared easily. The tool allows process sequences to be documented with little additional effort, combining screenshots with meaningful descriptions to create clear and structured guides. ## Documentation Time Saved ## Built for Multi-Project Work ## Results With FlowShare, documentation can be created much faster than traditional text-based methods. Visual instructions improve clarity and reduce ambiguity, making it easier for both customers and colleagues to understand processes. At the same time, knowledge can now be documented and reused, reducing the need for repeated explanations and supporting more efficient work across multiple projects. ## Why FlowShare ## Fits SPI ![teaching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Built for Multi-Project Work Manage and document processes across multiple projects with clear, structured guides. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Faster Than Text-Based Documentation Create instructions quickly without writing long, ambiguous text explanations. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Easy Knowledge Sharing Share short, clear instructions with customers and colleagues instantly. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Clear & Structured Documentation Combine screenshots with descriptions for better understanding. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Kapsch](https://getflowshare.com/case-studies/kapsch/) **Published:** May 7, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## How Kapsch Supports Employees with Scalable ## IT Helpdesk Documentation Kapsch uses FlowShare to document solutions during support calls, helping employees resolve issues faster and reducing repeated requests. [ Download Case Study ](/wp-content/uploads/2026/05/2_Kapsch_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Summary Kapsch needed a better way to document support solutions and reduce repeated helpdesk requests. With FlowShare, they now capture solutions during support calls, share them instantly, and improve knowledge reuse across teams. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Documentation created during support calls ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduced repeated support requests ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Faster knowledge sharing across teams ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### More efficient helpdesk processes ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “A simple image documentation tool with good export capabilities for further processing.” ![Kapsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Kapsch-logo.png)### Günter Englert CIO, Kapsch AG ![Günter Englert, CIO, Kapsch AG](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/—-Gunter-Englert-CIO-Kapsch-AG.png) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## At a glance ###### About Kapsch AG • Location: Austria (Global operations) • Size: 6,000+ employees worldwide • Industry: Telecommunications • IT Scope: Global IT services and support operations • Key User: Günter Englert, CIO ###### Solution • FlowShare used during helpdesk calls to document solutions in real time • Creates step-by-step documentation while screen sharing with users • Documentation is immediately shared with users after the session • Also used internally by service desk teams as reusable support material ###### Key Challenge • Support was provided via screen sharing without documentation • Users had to rely on memory or manual notes • Repeated requests for the same issues • No structured way to capture and reuse solutions ###### Results • Immediate documentation available after support calls • Reduced repeated questions and support effort • More efficient knowledge sharing across service desk teams • Simplified and optimised existing support processes ## Challenge #### Before using FlowShare, support at Kapsch was mainly handled via screen sharing. Users either took notes themselves or had to rely on memory. With a lot of luck, the user remembered the solution. With a lot of bad luck, the same user called again or another employee called with the same question, which had to be explained again. There was no structured way to document solutions and reuse them across the organisation, making support processes less efficient. ## Solution FlowShare is used during helpdesk calls to document solutions directly while the service desk employee shows the user how to solve the issue via screen sharing. The documentation created with FlowShare can be immediately sent to the user after the session and also made available to other service desk colleagues as parallel support material. This approach allows Kapsch to capture knowledge in real time and reuse it across teams, while benefiting from easy export options and integration into existing workflows. As Günter Englert highlights: “The reaction to our input was always fast and reliable, and our feedback was incorporated into new versions.” ## 6,000+ Employees Supported Worldwide ## 0 repeat calls ## Results With FlowShare, Kapsch is able to provide employees with clear, structured documentation directly after support interactions. This reduces the need for repeated explanations and improves overall efficiency in the support process. If widely adopted across the organisation, FlowShare has the potential to save significant time when documenting processes and simplify existing tools and resources. The ability to create and share documentation instantly supports better knowledge transfer and helps optimise IT support operations across the company. ## Why FlowShare ## Fits Kapsch ![teaching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Real-Time Support Documentation Capture solutions live during helpdesk sessions and turn them into structured guides instantly. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Reduces Repeated Requests Provide users with clear instructions, reducing the need for repeated explanations. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Easy Knowledge Sharing Make documentation available to both users and internal support teams. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Flexible Export Options Export documentation in multiple formats for further processing and reuse. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Limbach Group](https://getflowshare.com/case-studies/limbach-group/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## How Limbach Group Uses FlowShare to ## Communicate Complex Workflows Limbach Group uses FlowShare to define and share cross-application workflows, making communication within IT projects clearer and more efficient. [ Download Case Study ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Limbach-Group_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Summary Limbach Group needed a way to document and communicate complex workflows across applications. With FlowShare, workflows are now captured and shared easily, while documentation is created automatically during the process. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Better communication of workflows ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Documentation created alongside work ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduced manual effort ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Positive adoption within the team ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “In fact, I have already garnished parts of holiday handovers with documentation created in FlowShare, which was very well received by my colleagues.” ![Limbach Group](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Limbach-Group-logo.png)### Carlos Leber IT Project Manager ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) ![Carlos Leber, IT Project Manager, Limbach Group](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/—-Carlos-Leber-IT-Project-Manager-Limbach-Group.png) ## At a glance ###### About Limbach Group • Location: Germany • Size: 5,000+ employees • Industry: Healthcare / Laboratory Services • IT Scope: Cross-application workflows, IT projects, internal communication • Key User: Carlos Leber, IT Project Manager ###### Solution • FlowShare used to record workflows across web and desktop applications • Supports communication of complex processes within teams • Documentation is created alongside workflow discussions • Also used for internal knowledge sharing such as holiday handovers ###### Key Challenge • Cross-application workflows not documented anywhere • Difficult to communicate processes within teams • No efficient way to capture and share workflows • Documentation required additional effort ###### Results • Clear communication of workflows within teams • Documentation created automatically during the process • Reduced effort for documenting and sharing knowledge • Positive feedback from colleagues using the documentation ## Challenge #### Carlos Leber works with both web and desktop applications across different projects. Many workflows and interrelationships were not documented anywhere, making it difficult to communicate them clearly within the team. #### Processes had to be explained manually, and documenting them required additional effort. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-15-1-1.svg)### Undocumented Cross-Application Workflows Carlos worked across multiple web and desktop applications, but none of the workflows or their interdependencies were documented anywhere, leaving the team without a reliable reference. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-16-1.svg)### Difficult Team Communication Without documented processes, workflows had to be explained manually every time. This made it hard to communicate complex processes clearly and consistently within the team. ![certificates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-17-1.svg)### Documentation Required Extra Effort Creating documentation was a separate, additional task on top of the actual work, meaning it often didn't happen at all, and knowledge stayed trapped with individuals. ## Solution ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “Searching for a tool to record workflows without having to do a video editing, I came across FlowShare.” ![Limbach Group](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Limbach-Group-logo.png)### Carlos Leber IT Project Manager ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Carlos Leber, IT Project Manager, Limbach Group](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/—-Carlos-Leber-IT-Project-Manager-Limbach-Group.png) FlowShare is used to define workflows for discussion and communicate the results within the team. “Searching for a tool to record workflows without having to do a video editing, I came across FlowShare.” By using FlowShare as a communication tool, documentation is created at the same time as the workflow itself. “If I use FlowShare as a means of communication to create workflows, the documentation is basically completed at the same time.” The tool is also used for internal purposes, such as holiday handovers: “In fact, I have already garnished parts of holiday handovers with documentation created in FlowShare, which was very well received by my colleagues.” ## 5,000+ Employees Across the Organisation ## Zero extra steps Documentation Alongside Work ## Results FlowShare has become a natural part of daily work for Carlos Leber and his team. “In the meantime, the use of the program has become so natural to me that I have really grown fond of it.” Workflows can now be documented and shared more easily, improving communication and collaboration. Documentation is created alongside the work itself, reducing additional effort while increasing clarity across the team. ## Why FlowShare ## Fits Limbach Group ![teaching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Built for Workflow Communication Define and share complex workflows clearly across teams and systems. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Documentation Without Extra Effort Create documentation automatically while working, without additional steps. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Supports Cross-Application Workflows Capture processes across web and desktop applications in one flow. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Improves Team Collaboration Share structured workflows that help teams align and communicate better. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Rockdale County](https://getflowshare.com/case-studies/rockdale-county/) **Published:** May 7, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## How Rockdale County Standardized IT Documentation ## With FlowShare [ Download Case Study ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/8_Rockdale-County_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Summary Rockdale County’s IT department, led by Deputy Director and VP of Information Technology Gerald, faced a common issue in government IT: no standardized documentation for processes. New hires were forced to guess how to troubleshoot problems, IT staff spent valuable time answering repetitive questions, and institutional knowledge remained scattered or undocumented. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### 9/10 Time Savings ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### 8.5/10 Reduction in Overall Support Costs ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Fewer IT Support Tickets and Clarifications Needed ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Full SOP Adoption in SharePoint for 1,200 County Employees ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “When we were looking around to try to find out what was there… we could not find anything.” ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-2-2.svg)### Gerald Deputy Director of IT ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## At a glance ###### About Rockdale County - Location: Georgia, USA (Near Atlanta) - Employees: ~1,200 Government Staff - IT Scope: Computers, Networking, Telephony, AV, and More ###### Solution - FlowShare for quick, click-by-click process documentation (including offline usage) - SharePoint as the distribution hub for PDF-based SOPs ###### Key Challenge - Zero existing SOPs or documentation - Excessive ticket requests and repeated questions - Frequent clarifications around IT policies and processes ###### Results - Rapid creation of new SOPs—3 to 4 times a week - Consistent, visual policy guides for troubleshooting and onboarding - Decreased time spent on repetitive requests - High adoption without needing to store data in the cloud ## Challenge #### “When we were looking around to try to find out what was there… we could not find anything.” — Gerald ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-15-1-1.svg)### No Standardized IT Documentation When Gerald stepped into his role, he quickly discovered an alarming gap: no SOPs existed for routine workflows. New staff had to rely on tribal knowledge, while seasoned employees repeated the same explanations and solutions. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-16-1.svg)### Time-Consuming, Manual Processes With no standardized knowledge base, IT staff spent hours manually writing up processes or re-creating the same solutions in email threads. This approach slowed project work, daily ticket resolutions, and policy updates. ![certificates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-17-1.svg)### High Security & Compliance Needs As a government agency, Rockdale County needed a secure, locally managed solution. Many cloud-based documentation tools created compliance red flags and weren’t guaranteed to integrate well with on-prem software. ## Solution ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “It’s very easy to adapt to. Everyone has been able to pick it up and start creating SOPs almost immediately.” ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-2-2.svg)### Gerald Deputy Director of IT ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) #### Compatibility With Any Software allows fast troubleshooting By eliminating the need to manually capture screenshots or write lengthy instructions, Rockdale County’s IT team drastically reduced the time it takes to create SOPs. “When we were looking around to try to find out what was there… we could not find anything.” #### Using SharePoint for seamless Distribution Rockdale County exports their FlowShare walkthroughs as PDF files and posts them to SharePoint. This gives staff a familiar, secure portal for referencing SOPs, quarterly updates and policy reviews included. “It’s very easy to adapt to. Everyone has been able to pick it up and start creating SOPs almost immediately.” #### Quick Implementation with Full Local Control Gerald discovered FlowShare via a Google search. FlowShare automatically captures each action and takes screenshots, creating easy-to-follow instructions After testing the waters with one license, he found it intuitive enough to roll out to his team, without worrying about an extensive onboarding or training schedule. If you got it today, you would be fully functional tomorrow.” Unlike cloud-based-only training platforms, FlowShare’s authoring tool runs entirely on local machines, letting government teams stay compliant, avoid cloud upload concerns, and maintain full data control. The offline feature also ensures no network connectivity is required to capture processes, so users can document workflows on secure or air-gapped systems. ## 9/10 Time Savings ## 8.5/10 Cost Reduction ## Results ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “There are fewer questions about things now, fewer tickets or meetings to clarify.” ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-2-2.svg)### Gerald Deputy Director of IT ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) #### 9/10 Time Savings By eliminating the need to manually capture screenshots or write lengthy instructions, Rockdale County’s IT team drastically reduced the time it takes to create SOPs. “On a scale of one to 10, how much time I’m saving? I would say we’re at about a nine.” #### 8.5/10 Cost Reduction Less time documenting means more bandwidth for higher-value tasks. According to Gerald, cutting documentation overhead directly translates to budget savings. “On a scale of one to 10, how much time I’m saving? I would say we’re at about a nine.” ### Gerald Deputy Director of IT​ #### Tailor-Made for Government Security With offline usage and local data storage, FlowShare fits seamlessly into government IT’s strict compliance requirements. Rockdale County avoided potential procurement hurdles tied to cloud-based or non-compliant software. #### Fewer IT Support Tickets Having thorough, easy-to-find SOPs has reduced repetitive questions and the meetings needed to clarify policies or troubleshooting steps. “How much money we’re saving? I would say that’s about a good eight and a half right now.” #### High Adoption and Employee Satisfaction Rockdale County rapidly produced six or seven SOPs in the first few weeks alone. Staff across the department appreciate how straightforward FlowShare is, and new hires can onboard themselves faster. “Everybody’s adapting quickly… We’ve created multiple SOPs, and no one complains it’s too much work.” ## Why Government IT Teams ## Choose FlowShare ![teaching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Zero-Training SOP Builder Click through a workflow once; FlowShare auto-creates the step-by-step guide. Even non-technical staff are productive on day one. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Software-Agnostic Capture Legacy mainframe, modern SaaS, or home-grown app, if it appears on a screen, FlowShare captures it, so one tool covers all your systems. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Privacy-Compliant & On-Prem FlowShare installs locally, keeping every screenshot and SOP inside your own network to satisfy state, federal, and DoD security mandates. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Standardized, Share-Ready Output Export to 10+ formats including PDF, Word, or HTML with built-in templates, giving every department consistent SOPs for SharePoint, or any intranet. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [BDAE](https://getflowshare.com/case-studies/bdae/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## How BDAE Simplifies Software Adoption for Employees Worldwide ## With FlowShare BDAE uses FlowShare to create clear, reproducible instructions for new software, enabling fast and consistent knowledge transfer across the organisation. Download Case Study ## Summary BDAE, a global provider of foreign health insurance, needed a better way to help employees understand and work with new software during ongoing system changes. By introducing FlowShare, they are now able to automatically create clear, step-by-step instructions, making knowledge transfer simple, consistent, and easy to scale across teams. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Easier adoption of new software ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Faster and more consistent knowledge transfer ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduced effort in creating tutorials ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Clear, reproducible instructions for employees ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “Thanks to FlowShare, we have found an ideal way to show our employees how to handle new software in a simple, uncomplicated and reproducible way.” ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/BDAE-logo.png)### Philipp Belau Head of IT Administration ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Philipp Belau, Head of IT Administration, BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Philipp-Belau-Head-of-IT-Administration-BDAE-1.png) ## At a glance ###### About BDAE • Location: Hamburg, Germany • Industry: Foreign Health Insurance • IT Scope: Digital systems and database transformations • Key User: Philipp Belau, Head of IT Administration ###### Solution • FlowShare used to automatically create step-by-step instructions for digital workflows • Enables simple and reproducible guidance for new software usage • Captures user actions to generate documentation without manual effort • Supports onboarding and system adoption across the organisation ###### Key Challenge • Employees needed to adapt to new software and system changes • Knowledge transfer was difficult during digital transformations • Creating tutorials manually was time-consuming and inefficient • Ensuring consistent understanding across teams was challenging ###### Results • Simple and reproducible software instructions for employees • Faster and easier knowledge transfer across the organisation • Reduced effort in creating tutorials through automatic capture • Improved adoption of new systems and digital structures ## Challenge #### As a global provider of foreign health insurance, BDAE relies on complex digital systems to support its operations. With employees working across different locations and systems evolving over time, introducing new software and database structures created challenges in ensuring everyone could adapt quickly and consistently. #### Previously, knowledge transfer depended on manual explanations and traditional tutorials, making it difficult to provide clear, reproducible guidance for all employees. This made onboarding and system transitions slower and less efficient. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-15-1-1.svg)### No Standardized Knowledge Transfer Employees across different locations had no consistent way to learn new software. Knowledge depended on manual explanations, making onboarding slower and results uneven across teams. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-16-1.svg)### Time-Consuming, Manual Tutorial Creation Creating instructions required significant manual effort, writing steps, adding screenshots, formatting guides. This made documentation slow to produce and hard to keep up with during system changes. ![certificates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-17-1.svg)### Inconsistent Software Adoption With complex digital systems evolving constantly, there was no reliable way to ensure every employee understood new tools the same way. Instructions were hard to reproduce and scale across departments. ## Solution To support digital transformation and improve knowledge sharing, BDAE introduced FlowShare early on as one of its first users. The tool allows the company to automatically generate step-by-step instructions by capturing user interactions, eliminating the need for manual documentation. With FlowShare, processes can now be recorded once and shared across teams, making it easier for employees to understand and use new software. This approach removes barriers in creating tutorials and ensures that instructions remain simple, consistent, and easy to follow. ## Faster Than Manual ## Early Adopter ## Results FlowShare has become an essential tool for enabling knowledge transfer at BDAE. Employees can now learn how to use new systems through clear, structured instructions that are easy to follow and reproduce. By automating the creation of tutorials, the company has reduced the effort required to document processes while improving clarity and consistency. As a result, employees are better equipped to work with new digital structures, supporting smoother transitions during system changes. Over time, BDAE has expanded the use of FlowShare beyond initial use cases, successfully involving more teams and departments in the adoption of new software. “Less time documenting means more bandwidth for higher-value tasks. Cutting documentation overhead directly translates to budget savings.” ## Why FlowShare ## Fits BDAE’s Use Case ![teaching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Simple Software Adoption Help employees quickly understand and use new software through clear, step-by-step instructions that are easy to follow. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Automated Knowledge Transfer Capture user actions automatically and turn them into documentation, removing the need for manual tutorial creation. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Reproducible Workflows Ensure every employee follows the same process with consistent, repeatable instructions across teams. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Supports Digital Transformation Enable smoother transitions during system changes by providing clear guidance for new tools and workflows. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Educ’Arte](https://getflowshare.com/case-studies/educarte/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** ## How Educ’Arte Simplifies Learning ## with Clear Step-by-Step Guides Educ’Arte uses FlowShare to create simple, structured manuals, helping teachers and students understand and use the platform more easily. [ Download Case Study ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/6_EducArte_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Summary Educ’Arte needed a faster and more efficient way to create manuals for its learning platform. With FlowShare, they now generate structured, step-by-step guides automatically, reducing manual effort and making documentation easier, faster, and more consistent. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Faster manual creation ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduced effort compared to PowerPoint workflows ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Easy and intuitive tool adoption ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Consistent, high-quality documentation ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “The training time was very short and pretty intuitive – all in all it’s just incredibly practical and saves time.” ![Educ’Arte](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/EducArte-logo.png)### Susanna Holowati Coordinator for Germany ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Susanna Holowati, Coordinator for Germany, Educ’Arte](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Susanna-Holowati-Coordinator-for-Germany-EducArte.png) ## At a glance ###### About Educ’Arte • Industry: Education / E-Learning • IT Scope: Digital learning platform (video, quizzes, interactive tools) • Key User: Susanna Holowati, Coordinator for Germany ###### Solution • FlowShare used to create manuals explaining platform features • Step-by-step guides for teachers and students • Covers key use cases such as video editing, enrolment, and mind maps • Enables structured and consistent documentation across topics ###### Key Challenge • Manuals were created manually using PowerPoint • Process involved many steps, clicks, and manual formatting • Layout was harder to manage and less visually consistent • Documentation creation was time-consuming and inefficient ###### Results • Faster creation of manuals through automation • Easier and more intuitive documentation workflow • Consistent and improved visual quality of guides • Better user support for teachers and students. ## Challenge #### Before using FlowShare, Educ’Arte created manuals manually in PowerPoint by taking and arranging screenshots step by step. This process required multiple stages, significant effort, and careful formatting, making it both time-consuming and difficult to maintain. As a result, creating documentation took longer, and achieving a consistent, high-quality layout across all materials was challenging. Supporting users effectively with clear and structured guidance was therefore more difficult. ## Solution To simplify documentation and improve efficiency, Educ’Arte introduced FlowShare to create step-by-step manuals automatically. The tool is used to explain platform features to teachers and students, covering everything from creating video clips to using interactive elements such as quizzes and mind maps. With FlowShare, screenshots are captured automatically and turned into structured guides, significantly reducing the effort required to produce documentation. The tool is easy to use, requires minimal training, and allows the team to create consistent manuals quickly and efficiently. ## Faster than PowerPoint ## Short Training Time ## Results FlowShare has made documentation creation faster and more intuitive for the Educ’Arte team. Manuals can now be produced with significantly less effort, while maintaining a consistent structure and visual quality. The short learning curve and ease of use mean that team members can quickly adopt the tool without extensive training. As a result, users benefit from clearer guidance, and the team can provide better support across the platform. Overall, FlowShare helps Educ’Arte deliver practical, easy-to-follow instructions while saving time in everyday work. ## Why FlowShare Fits Educ’Arte ## Choose FlowShare ![teaching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Built for Educational Platforms Create clear manuals that help teachers and students understand and use digital learning tools effectively. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Faster Than Manual Documentation Replace time-consuming PowerPoint workflows with automated step-by-step guide creation. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Easy & Intuitive to Use Minimal training required. Teams can start creating documentation immediately without complexity. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Consistent Learning Experience Ensure all users receive clear, structured, and visually consistent instructions across the platform. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [SPI](https://getflowshare.com/case-studies/spi/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie SPI über mehrere Projekte hinweg ## die Wissens­teilung vereinfacht. SPI nutzt FlowShare, um kurze, klare Anleitungen für Kunden und Kollegen zu erstellen, was den Wissensaustausch schneller und konsistenter macht. [ Fallstudie herunterladen ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/3_SPI_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Zusammenfassung SPI benötigte eine schnellere und klarere Methode, um Wissen projektübergreifend zu teilen. Mit FlowShare erstellen sie nun kurze, visuelle Anleitungen, die Unklarheiten reduzieren, Zeit sparen und Wissen wiederverwendbar machen. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Schnellere Dokumentation als textbasierte Methoden ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Klarere Kommunikation durch visuelle Darstellungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Geringerer Bedarf an wiederholten Erklärungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Bessere Wissenswiederverwendung über Projekte hinweg ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Ein einfaches Tool, das das Multi-Projektmanagement vereinfacht.“ ![spi](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/spi-logo-scaled.png)### ### Oliver Müller Berater, SPI ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Auf einen Blick ###### Über SPI • Standort: Hamburg, Deutschland • Branche: IT-Beratung & Softwareentwicklung • IT-Umfang: Softwareprojekte, POS-Systeme, Kundenimplementierungen • Hauptnutzer: Oliver Müller, Berater ###### Lösung • FlowShare wird zur Erstellung kurzer Referenzhandbücher für Kunden und Kollegen verwendet • Ermöglicht die Dokumentation neuer Funktionen, Supportfälle und Backend-Einstellungen • Ermöglicht den schnellen Austausch von Anleitungen zwischen Teams und Projekten • Unterstützt die Dokumentation von Prozessen mit Screenshots und Beschreibungen ###### Zentrale Herausforderung • Wissensaustausch erfolgte textbasiert oder persönlich • Textbasierte Erklärungen konnten mehrdeutig sein • Persönliche Erklärungen waren zeitaufwändig • Wissen wurde nicht dokumentiert und konnte nicht wiederverwendet werden ###### Ergebnisse • Schnellere Erstellung von Dokumentationen im Vergleich zu textbasierten Methoden • Klarere Kommunikation durch visuelle Anleitungen • Reduzierter Zeitaufwand für die Erklärung von Prozessen • Verbesserter Wissensaustausch über Projekte hinweg ## Herausforderung #### Vor der Nutzung von FlowShare erfolgte der Wissensaustausch bei der SPI Systemberatung Programmierung Industrieelektronik GmbH entweder textbasiert oder persönlich. Textbasierte Dokumentationen führten oft zu mehrdeutigen Ergebnissen, während persönliche Erklärungen Zeit und Mühe erforderten. Zudem wurde mündlich geteiltes Wissen nicht dokumentiert, was die Wiederverwendung über Projekte hinweg oder für zukünftige Referenzen erschwerte. ## Lösung ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Kurze Anleitungen für Neuerungen im System, Supportfälle oder komplexe Backend-Einstellungen lassen sich einfach teilen.“ ![spi](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/spi-logo-scaled.png)### ### Oliver Müller Berater, SPI ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) FlowShare wird verwendet, um kurze Anleitungen für Kunden und Kollegen zu erstellen. Neue Funktionen, Supportfälle oder komplexe Einstellungen im Backend können einfach dokumentiert und geteilt werden. Das Tool ermöglicht die Dokumentation von Prozessabläufen mit geringem zusätzlichem Aufwand, indem Screenshots mit aussagekräftigen Beschreibungen kombiniert werden, um klare und strukturierte Anleitungen zu erstellen. ## Zeitersparnis bei der Dokumentation ## Für Multi-Projekt-Arbeit konzipiert ## Ergebnisse Mit FlowShare kann die Dokumentation wesentlich schneller erstellt werden als mit herkömmlichen textbasierten Methoden. Visuelle Anleitungen verbessern die Klarheit und reduzieren Mehrdeutigkeiten, wodurch Prozesse sowohl für Kunden als auch für Kollegen leichter verständlich werden. Gleichzeitig kann Wissen nun dokumentiert und wiederverwendet werden, was den Bedarf an wiederholten Erklärungen reduziert und eine effizientere Arbeit über mehrere Projekte hinweg unterstützt. ## Warum FlowShare ## zu SPI passt ![icon1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Für Multi-Projekt-Arbeit konzipiert Verwalten und dokumentieren Sie Prozesse über mehrere Projekte hinweg mit klaren, strukturierten Anleitungen. ![icon2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Schneller als textbasierte Dokumentation Erstellen Sie Anleitungen schnell, ohne lange, mehrdeutige Texterklärungen schreiben zu müssen. ![icon3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Einfacher Wissensaustausch Teilen Sie kurze, klare Anleitungen sofort mit Kunden und Kollegen. ![icon4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Klare & strukturierte Dokumentation Kombinieren Sie Screenshots mit Beschreibungen für besseres Verständnis. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [K104 Prozessoptimierung GmbH](https://getflowshare.com/case-studies/k104-prozessoptimierung-gmbh/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie die K104 Prozessoptimierung GmbH ERP-Schulungen erstellt. ## Schneller und zuverlässiger. K104 nutzt FlowShare, um ERP-Prozesse mit vollständiger Genauigkeit zu dokumentieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen werden. [ Fallstudie herunterladen ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/1_K104_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Zusammenfassung K104 benötigte eine zuverlässige Möglichkeit, ERP-Prozesse zu dokumentieren, ohne Schritte zu übersehen und mit weniger manuellem Aufwand. Mit FlowShare erstellen sie nun schneller vollständige, schrittweise Dokumentationen, reduzieren die Nachbearbeitungszeit und liefern hochwertige Ergebnisse effizienter an Kunden. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Lückenlose Erfassung aller Schritte während der Aufzeichnung ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Schnellere Erstellung von Dokumentationen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Erhebliche Zeitersparnis (ca. 10 h → 3 h) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Sofort einsatzbereite Ergebnisse für Kunden ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Was mich begeistert, ist, dass ich meinen Kunden einen 5- bis 10-minütigen Demo-Durchlauf mit maximal 5 bis 10 Minuten Nachbearbeitungszeit als fertige PDF-Datei zur Verfügung stellen kann.“ ![K104 Prozessoptimierung GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/K104-Prozessoptimierung-GmbH-logo-.jpeg)### Wolfram von Rotberg Geschäftsführer, K104 Prozessoptimierung GmbH ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Wolfram von Rotberg, Managing Director, K104 Prozessoptimierung GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Wolfram-von-Rotberg-Managing-Director-K104-Prozessoptimierung-GmbH.png) ## Auf einen Blick ###### Über K104 Prozessoptimierung GmbH • Branche: IT-Beratung & Schulung • IT-Bereich: ERP-Systeme (Navision, Axapta), Coaching und Workshops ###### Lösung • FlowShare wird für schrittweise Erklärungen von ERP-Prozessen verwendet • Erstellt strukturierte Dokumentationen für Schulungen und Workshops • Erfasst alle Klicks automatisch, um eine vollständige Prozessaufzeichnung zu gewährleisten • Unterstützt die Erstellung von Ausgaben in Formaten wie PDF, Word und HTML ###### Zentrale Herausforderung • Manuelle Tools wie Snagit erforderten das Merken jedes Schritts während der Aufzeichnung • Risiko, Klicks zu übersehen und unvollständige Dokumentationen zu erstellen • Die Erstellung von Dokumentationen erforderte zusätzlichen Aufwand und Nachbearbeitung • Keine zuverlässige Möglichkeit, vollständige Genauigkeit bei Aufzeichnungen sicherzustellen ###### Ergebnisse • Vollständige und genaue Prozessdokumentation ohne übersprungene Schritte • Schnellere Erstellung von Dokumentationen mit minimaler Nachbearbeitung • Möglichkeit, schnell einsatzbereite Ergebnisse für Kunden zu generieren • Erhebliche Zeitersparnis bei Dokumentations-Workflows • Messbarer Effekt: Reduzierter Aufwand von ca. 10 Stunden auf ca. 3 Stunden pro Arbeitspensum ## Herausforderung #### Vor der Nutzung von FlowShare wurden Dokumentationen mit Tools wie Snagit erstellt. Obwohl dieser Ansatz effektiv war, erforderte er die manuelle Erfassung jedes Schritts, was häufig zu übersehenen Klicks während der Aufzeichnung führte. Wie Wolfram von Rotberg erklärt: „Was mich schon immer gestört hat, ist, dass ich während der Aufnahme manchmal bestimmte Klicks vergessen habe.“ Dies machte es schwierig, eine vollständige und genaue Schritt-für-Schritt-Dokumentation sicherzustellen, insbesondere bei der Arbeit mit komplexen ERP-Systemen. ## Lösung FlowShare wird bei K104 verwendet, um schrittweise Erklärungen von Aktivitäten in ERP-Systemen wie Navision oder Axapta zu erstellen. Durch die automatische Erfassung jedes Klicks stellt das Tool sicher, dass während der Aufzeichnung keine Schritte übersehen werden. Dies ermöglicht es Wolfram von Rotberg, schnell und zuverlässig strukturierte Dokumentationen zu erstellen. Die Möglichkeit, Ausgaben in mehreren Formaten wie PDF, Word oder HTML zu generieren, unterstützt zudem verschiedene Anwendungsfälle, von Schulungsmaterialien bis hin zu Kundendokumentationen. Wie er es beschreibt: „Automatisiertes Snagit.“ und „Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis!“ ## Dokumentationszeit reduziert (10 h → 3 h) ## ~10 Min. von der Aufzeichnung bis zur fertigen PDF ## Ergebnisse Mit FlowShare kann K104 nun vollständige Dokumentationen deutlich schneller und mit erheblich weniger Aufwand erstellen. „Was mich begeistert, ist, dass ich meinen Kunden einen 5- bis 10-minütigen Demo-Durchlauf mit maximal 5 bis 10 Minuten Nachbearbeitungszeit als fertige PDF-Datei zur Verfügung stellen kann.“ In der Praxis bedeutet dies eine erhebliche Reduzierung des Arbeitsaufwands. Aufgaben, die zuvor etwa 10 Stunden erforderten, können nun in ungefähr 3 Stunden erledigt werden, was zu erheblichen Zeitersparnissen bei gleichbleibend hochwertigen Ergebnissen führt. FlowShare ermöglicht eine schnellere Bereitstellung von Dokumentationen an Kunden und unterstützt effizientere Schulungs- und Beratungs-Workflows. ## Warum FlowShare ## zu K104 passt ![icon1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Vollständige Prozesserfassung Zeichnen Sie automatisch jeden Klick auf, um sicherzustellen, dass in komplexen ERP-Workflows keine Schritte übersehen werden. ![icon2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Schneller als manuelle Tools Reduzieren Sie die Dokumentationszeit erheblich im Vergleich zu manuellen Screenshot-basierten Tools. ![icon3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Minimale Nachbearbeitung Erstellen Sie fertige Ergebnisse mit nur wenigen Minuten zusätzlicher Arbeit. ![icon4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Mehrere Ausgabeformate Exportieren Sie Dokumentationen als PDF, Word oder HTML, um unterschiedlichen Schulungs- und Kundenanforderungen gerecht zu werden. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Educ’Arte](https://getflowshare.com/case-studies/educarte/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie Educ’Arte das Lernen vereinfacht ## mit klaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Educ’Arte nutzt FlowShare, um einfache, strukturierte Handbücher zu erstellen, die Lehrkräften und Schülern helfen, die Plattform leichter zu verstehen und zu nutzen. [ Fallstudie herunterladen ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/6_EducArte_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Zusammenfassung Educ’Arte benötigte einen schnelleren und effizienteren Weg, um Handbücher für seine Lernplattform zu erstellen. Mit FlowShare erstellen sie nun automatisch strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, was den manuellen Aufwand reduziert und die Dokumentation einfacher, schneller und konsistenter macht. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Schnellere Erstellung von Handbüchern ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Geringerer Aufwand im Vergleich zu PowerPoint-Workflows ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Einfache und intuitive Einführung des Tools ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Konsistente, hochwertige Dokumentation ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Die Einarbeitungszeit war sehr kurz und ziemlich intuitiv – alles in allem ist es einfach unglaublich praktisch und spart Zeit.“ ![Educ’Arte](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/EducArte-logo.png)### Susanna Holowati Koordinatorin für Deutschland ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Susanna Holowati, Coordinator for Germany, Educ’Arte](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Susanna-Holowati-Coordinator-for-Germany-EducArte.png) ## Auf einen Blick ###### Über Educ’Arte • Branche: Bildung / E-Learning • IT-Umfang: Digitale Lernplattform (Video, Quiz, interaktive Tools) • Hauptnutzerin: Susanna Holowati, Koordinatorin für Deutschland ###### Lösung • FlowShare wird zur Erstellung von Handbüchern für Plattformfunktionen genutzt • Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Lehrkräfte und Schüler • Deckt wichtige Anwendungsfälle wie Videobearbeitung, Anmeldung und Mindmaps ab • Ermöglicht eine strukturierte und konsistente Dokumentation über alle Themen hinweg ###### Zentrale Herausforderung • Handbücher wurden manuell mit PowerPoint erstellt • Prozess umfasste viele Schritte, Klicks und manuelle Formatierung • Layout war schwieriger zu verwalten und visuell weniger konsistent • Erstellung der Dokumentation war zeitaufwendig und ineffizient ###### Ergebnisse • Schnellere Erstellung von Handbüchern durch Automatisierung • Einfacherer und intuitiverer Dokumentations-Workflow • Konsistente und verbesserte visuelle Qualität der Anleitungen • Bessere Benutzerunterstützung für Lehrkräfte und Schüler. ## Herausforderung #### Vor der Nutzung von FlowShare erstellte Educ’Arte Handbücher manuell in PowerPoint, indem Screenshots Schritt für Schritt aufgenommen und angeordnet wurden. Dieser Prozess erforderte mehrere Phasen, erheblichen Aufwand und eine sorgfältige Formatierung, was ihn sowohl zeitaufwendig als auch wartungsintensiv machte. Infolgedessen dauerte die Erstellung der Dokumentation länger, und es war schwierig, ein konsistentes, hochwertiges Layout über alle Materialien hinweg zu erreichen. Die effektive Unterstützung der Nutzer durch klare und strukturierte Anleitungen war daher mühsamer. ## Lösung Um die Dokumentation zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern, führte Educ’Arte FlowShare ein, um Schritt-für-Schritt-Handbücher automatisch zu erstellen. Das Tool wird verwendet, um Lehrkräften und Schülern die Funktionen der Plattform zu erklären – von der Erstellung von Videoclips bis hin zur Nutzung interaktiver Elemente wie Quiz und Mindmaps. Mit FlowShare werden Screenshots automatisch erfasst und in strukturierte Anleitungen umgewandelt, was den Aufwand für die Erstellung der Dokumentation erheblich reduziert. Das Tool ist einfach zu bedienen, erfordert nur minimale Einarbeitung und ermöglicht es dem Team, konsistente Handbücher schnell und effizient zu erstellen. ## Schneller als PowerPoint ## Kurze Einarbeitungszeit ## Ergebnisse FlowShare hat die Erstellung von Dokumentationen für das Educ’Arte-Team schneller und intuitiver gemacht. Handbücher können nun mit deutlich weniger Aufwand erstellt werden, während eine konsistente Struktur und visuelle Qualität gewahrt bleiben. Die kurze Lernkurve und die einfache Bedienung bedeuten, dass Teammitglieder das Tool ohne umfangreiche Schulung schnell übernehmen können. Dadurch profitieren die Nutzer von klareren Anleitungen, und das Team kann eine bessere Unterstützung auf der gesamten Plattform bieten. Insgesamt hilft FlowShare Educ’Arte dabei, praktische, leicht verständliche Anleitungen bereitzustellen und gleichzeitig Zeit im Arbeitsalltag zu sparen. ## Warum Educ’Arte ## sich für FlowShare entschieden hat. ![icon1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Entwickelt für Bildungsplattformen Erstellen Sie klare Handbücher, die Lehrkräften und Schülern helfen, digitale Lerntools effektiv zu verstehen und zu nutzen. ![icon2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Schneller als manuelle Dokumentation Ersetzen Sie zeitaufwendige PowerPoint-Workflows durch die automatisierte Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen. ![icon3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Einfach & intuitiv zu bedienen Minimale Einarbeitung erforderlich. Teams können sofort und ohne Komplexität mit der Erstellung von Dokumentationen beginnen. ![icon4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Konsistente Lernerfahrung Stellen Sie sicher, dass alle Nutzer klare, strukturierte und visuell konsistente Anweisungen auf der gesamten Plattform erhalten. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [BDAE](https://getflowshare.com/case-studies/bdae/) **Published:** March 31, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie BDAE die Software-Einführung für Mitarbeitende weltweit vereinfacht: ## FlowShare standardisierte BDAE nutzt FlowShare, um klare, reproduzierbare Anleitungen für neue Software zu erstellen und so einen schnellen und konsistenten Wissenstransfer in der gesamten Organisation zu ermöglichen. Fallstudie herunterladen ## Zusammenfassung BDAE, ein globaler Anbieter von Auslandskrankenversicherungen, benötigte einen besseren Weg, um Mitarbeitenden dabei zu helfen, neue Software während laufender Systemänderungen zu verstehen und damit zu arbeiten. Durch die Einführung von FlowShare können sie nun automatisch klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, wodurch der Wissenstransfer einfach, konsistent und teamübergreifend skalierbar wird. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Einfachere Einführung neuer Software ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Schnellerer und konsistenterer Wissenstransfer ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Weniger Aufwand bei der Erstellung von Tutorials ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Klare, reproduzierbare Anleitungen für Mitarbeitende ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Dank FlowShare haben wir einen idealen Weg gefunden, unseren Mitarbeitenden den Umgang mit neuer Software einfach, unkompliziert und reproduzierbar zu vermitteln.“ ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/BDAE-logo.png)### Philipp Belau Leiter IT-Administration ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![Philipp Belau, Head of IT Administration, BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Philipp-Belau-Head-of-IT-Administration-BDAE-1.png) ## Auf einen Blick ###### Über BDAE • Standort: Hamburg, Deutschland • Branche: Auslandskrankenversicherung • IT-Umfang: Digitale Systeme und Datenbanktransformationen • Key User: Philipp Belau, Leiter IT-Administration ###### Lösung • FlowShare wird genutzt, um automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen für digitale Workflows zu erstellen • Ermöglicht einfache und reproduzierbare Anleitungen zur Nutzung neuer Software • Erfasst Nutzeraktionen, um Dokumentation ohne manuellen Aufwand zu erstellen • Unterstützt Onboarding und Systemeinführung in der gesamten Organisation ###### Zentrale Herausforderung • Mitarbeitende mussten sich an neue Software und Systemänderungen anpassen • Wissenstransfer war während digitaler Transformationen schwierig • Die manuelle Erstellung von Tutorials war zeitaufwendig und ineffizient • Ein einheitliches Verständnis über Teams hinweg sicherzustellen, war herausfordernd ###### Ergebnisse • Einfache und reproduzierbare Software-Anleitungen für Mitarbeitende • Schnellerer und einfacherer Wissenstransfer in der gesamten Organisation • Weniger Aufwand bei der Erstellung von Tutorials durch automatische Aufzeichnung • Verbesserte Einführung neuer Systeme und digitaler Strukturen ## Herausforderung #### Als globaler Anbieter von Auslandskrankenversicherungen ist BDAE auf komplexe digitale Systeme angewiesen, um seine Abläufe zu unterstützen. Da Mitarbeitende an verschiedenen Standorten arbeiten und sich Systeme im Laufe der Zeit weiterentwickeln, brachte die Einführung neuer Software und Datenbankstrukturen Herausforderungen mit sich, um sicherzustellen, dass sich alle schnell und konsistent anpassen können. #### Zuvor hing der Wissenstransfer von manuellen Erklärungen und klassischen Tutorials ab, wodurch es schwierig war, allen Mitarbeitenden klare, reproduzierbare Anleitungen bereitzustellen. Das machte Onboarding und Systemumstellungen langsamer und weniger effizient. ![1icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-15-1-1.svg)### Kein standardisierter Wissenstransfer Mitarbeitende an verschiedenen Standorten hatten keine einheitliche Möglichkeit, neue Software zu erlernen. Das Wissen hing von manuellen Erklärungen ab, wodurch das Onboarding langsamer verlief und die Ergebnisse zwischen den Teams stark variierten. ![2icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-16-1.svg)### Zeitaufwendige, manuelle Erstellung von Tutorials Die Erstellung von Anleitungen erforderte erheblichen manuellen Aufwand: Schritte formulieren, Screenshots hinzufügen, Guides formatieren. Dadurch war Dokumentation langsam zu erstellen und während Systemänderungen schwer aktuell zu halten. ![3icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-17-1.svg)### Uneinheitliche Software-Einführung Da sich komplexe digitale Systeme ständig weiterentwickeln, gab es keinen verlässlichen Weg, sicherzustellen, dass jede\*r Mitarbeitende neue Tools auf die gleiche Weise versteht. Anleitungen ließen sich nur schwer reproduzieren und über Abteilungen hinweg skalieren. ## Lösung Um die digitale Transformation zu unterstützen und den Wissensaustausch zu verbessern, führte BDAE FlowShare frühzeitig als einer der ersten Nutzer ein. Das Tool ermöglicht es dem Unternehmen, durch das Erfassen von Nutzerinteraktionen automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen und damit manuelle Dokumentation überflüssig zu machen. Mit FlowShare können Prozesse nun einmal aufgezeichnet und teamübergreifend geteilt werden, sodass Mitarbeitende neue Software leichter verstehen und nutzen können. Dieser Ansatz beseitigt Hürden bei der Erstellung von Tutorials und stellt sicher, dass Anleitungen einfach, konsistent und leicht nachvollziehbar bleiben. ## Schneller als manuell ## Early Adopter ## Ergebnisse FlowShare ist zu einem unverzichtbaren Tool für den Wissenstransfer bei BDAE geworden. Mitarbeitende können nun über klare, strukturierte Anleitungen lernen, wie neue Systeme genutzt werden – leicht nachvollziehbar und reproduzierbar. Durch die Automatisierung der Tutorial-Erstellung hat das Unternehmen den Aufwand für die Prozessdokumentation reduziert und gleichzeitig Klarheit und Konsistenz verbessert. Dadurch sind Mitarbeitende besser darauf vorbereitet, mit neuen digitalen Strukturen zu arbeiten, was reibungslosere Übergänge bei Systemänderungen unterstützt. Im Laufe der Zeit hat BDAE den Einsatz von FlowShare über die anfänglichen Anwendungsfälle hinaus ausgeweitet und erfolgreich weitere Teams und Abteilungen in die Einführung neuer Software eingebunden. „Weniger Zeit für Dokumentation bedeutet mehr Kapazität für Aufgaben mit höherem Mehrwert. Die Reduzierung des Dokumentationsaufwands führt direkt zu Budgeteinsparungen.“ ## Warum FlowShare ## zu BDAEs Anwendungsfall passt ![icon1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Einfache Software-Einführung Unterstützen Sie Mitarbeitende dabei, neue Software schnell zu verstehen und zu nutzen – mit klaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die leicht nachzuvollziehen sind. ![icon2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Automatisierter Wissenstransfer Erfassen Sie Nutzeraktionen automatisch und verwandeln Sie sie in Dokumentation – ohne manuelle Tutorial-Erstellung. ![icon3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Reproduzierbare Workflows Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden denselben Prozess befolgen – mit konsistenten, wiederholbaren Anleitungen über Teams hinweg. ![icon4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Unterstützt die digitale Transformation Ermöglichen Sie reibungslosere Übergänge bei Systemänderungen, indem Sie klare Anleitungen für neue Tools und Workflows bereitstellen. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Kapsch](https://getflowshare.com/case-studies/kapsch/) **Published:** May 7, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie Kapsch Mitarbeiter weltweit skalierbar unterstützt durch ## IT-Helpdesk-Dokumentationen. Kapsch nutzt FlowShare, um Lösungen bei Supportanfragen zu dokumentieren. Dies hilft den Mitarbeitern, Probleme schneller zu lösen und wiederholte Anfragen zu reduzieren. [ Fallstudie herunterladen ](/wp-content/uploads/2026/05/2_Kapsch_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Zusammenfassung Kapsch suchte nach einer besseren Möglichkeit, Supportlösungen zu dokumentieren und wiederholte Helpdesk-Anfragen zu reduzieren. Mit FlowShare erfassen sie Lösungen direkt während der Support-Termine, teilen sie sofort und verbessern die Wiederverwendung von Wissen im gesamten Team. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentation, die während Support-Gesprächen erstellt wird ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Weniger wiederkehrende Support-Anfragen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Schnellerer Wissensaustausch zwischen Teams ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Effizientere Helpdesk-Prozesse ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Ein einfaches Bilddokumentations-Tool mit guten Exportmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung." ![Kapsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Kapsch-logo.png)### Günter Englert CIO, Kapsch AG ![Günter Englert, CIO, Kapsch AG](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/—-Gunter-Englert-CIO-Kapsch-AG.png) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Auf einen Blick ###### Über Kapsch AG • Standort: Österreich (Globaler Betrieb) • Größe: 6.000+ Mitarbeiter weltweit • Branche: Telekommunikation • IT-Bereich: Globale IT-Dienste und Support-Betrieb • Key User: Günter Englert, CIO ###### Lösung • FlowShare wird während Helpdesk-Gesprächen eingesetzt, um Lösungen in Echtzeit zu dokumentieren • Erstellt Schritt-für-Schritt-Dokumentationen während der Bildschirmfreigabe mit Nutzern • Die Dokumentation wird nach der Sitzung sofort mit den Nutzern geteilt • Wird intern von Service-Desk-Teams auch als wiederverwendbares Support-Material genutzt ###### Zentrale Herausforderung • Support wurde per Bildschirmfreigabe geleistet, ohne dabei Dokumentationen zu erstellen • Nutzer mussten sich auf ihr Gedächtnis oder manuelle Notizen verlassen • Wiederkehrende Anfragen zu denselben Problemen • Keine strukturierte Möglichkeit, Lösungen festzuhalten und wiederzuverwenden ###### Ergebnisse • Sofort verfügbare Dokumentation nach Support-Gesprächen • Weniger wiederkehrende Fragen und geringerer Support-Aufwand • Effizienterer Wissensaustausch zwischen Service-Desk-Teams • Vereinfachte und optimierte bestehende Support-Prozesse ## Herausforderung #### Bevor FlowShare eingesetzt wurde, erfolgte der Support bei Kapsch hauptsächlich per Bildschirmfreigabe. Die Nutzer machten sich entweder selbst Notizen oder mussten sich auf ihr Gedächtnis verlassen. Im besten Fall erinnerte sich der Nutzer an die Lösung. Im schlimmsten Fall rief derselbe Nutzer erneut an oder ein anderer Mitarbeiter meldete sich mit derselben Frage, die dann erneut erklärt werden musste. Es gab keine strukturierte Möglichkeit, Lösungen zu dokumentieren und unternehmensweit wiederzuverwenden, was die Support-Prozesse weniger effizient machte. ## Lösung FlowShare wird während Helpdesk-Gesprächen eingesetzt, um Lösungen direkt zu dokumentieren, während der Service-Desk-Mitarbeiter dem Nutzer per Bildschirmfreigabe zeigt, wie das Problem gelöst wird. Die mit FlowShare erstellte Dokumentation kann nach der Sitzung sofort an den Nutzer gesendet und gleichzeitig anderen Service-Desk-Kollegen als weiterführendes Support-Material zur Verfügung gestellt werden. Dieser Ansatz ermöglicht es Kapsch, Wissen in Echtzeit zu erfassen und teamübergreifend wiederzuverwenden und dabei von einfachen Exportmöglichkeiten sowie der Integration in bestehende Workflows zu profitieren. Wie Günter Englert betont: „Die Reaktion auf unsere Eingaben war stets schnell und zuverlässig, und unser Feedback wurde in neue Versionen eingearbeitet.” ## Weltweiter Support für 6.000+ Mitarbeiter ## Keine wiederholten Anfragen ## Ergebnisse Mit FlowShare ist Kapsch in der Lage, Mitarbeitern direkt nach Support-Interaktionen klare, strukturierte Dokumentationen bereitzustellen. Dies reduziert den Bedarf an wiederholten Erklärungen und verbessert die Gesamteffizienz im Support-Prozess. Wenn FlowShare unternehmensweit eingeführt wird, kann es bei der Dokumentation von Prozessen erhebliche Zeitersparnisse bringen und die Nutzung bestehender Tools und Ressourcen vereinfachen. Die Möglichkeit, Dokumentationen sofort zu erstellen und zu teilen, unterstützt einen besseren Wissenstransfer und hilft dabei, den IT-Support im gesamten Unternehmen zu optimieren. ## Warum FlowShare ## zu Kapsch passt ![icon1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### Support-Dokumentation in Echtzeit Lösungen direkt während Helpdesk-Sitzungen festhalten und im Handumdrehen in strukturierte Anleitungen verwandeln. ![icon2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Weniger Rückfragen Nutzern klare Anleitungen bereitstellen und so den Bedarf an wiederholten Erklärungen reduzieren. ![icon3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Einfacher Wissensaustausch Dokumentationen sowohl für Nutzer als auch für interne Support-Teams zugänglich machen. ![icon4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Flexible Exportmöglichkeiten Dokumentationen in verschiedenen Formaten exportieren, zur Weiterverarbeitung und Wiederverwendung. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Rockdale County](https://getflowshare.com/case-studies/rockdale-county/) **Published:** May 7, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** ## Wie Rockdale County die IT-Dokumentation mit ## FlowShare standardisierte [ Fallstudie herunterladen ](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/8_Rockdale-County_FlowShare_CaseStudy.pdf.pdf) ## Zusammenfassung Die IT-Abteilung von Rockdale County unter der Leitung des stellvertretenden Direktors und VP für Informationstechnologie, Gerald, stand vor einem in der staatlichen IT verbreiteten Problem: Es gab keine standardisierte Dokumentation für Prozesse. Neue Mitarbeiter mussten bei der Fehlerbehebung raten, das IT-Personal verbrachte wertvolle Zeit mit der Beantwortung sich wiederholender Fragen und das institutionelle Wissen blieb verstreut oder undokumentiert. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### 9/10 Zeitersparnis ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### 8,5/10 Reduzierung der allgemeinen Supportkosten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Weniger IT-Support-Tickets und Klärungsbedarf ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Vollständige SOP-Einführung in SharePoint für 1.200 County-Mitarbeiter ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Als wir uns umsahen, um herauszufinden, was vorhanden war … konnten wir nichts finden.“ ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-2-2.svg)### Gerald Stellvertretender IT-Direktor ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Auf einen Blick ###### Über Rockdale County - Standort: Georgia, USA (nahe Atlanta) - Mitarbeiter: ~1.200 Regierungsangestellte - IT-Umfang: Computer, Netzwerke, Telefonie, AV und mehr ###### Lösung - FlowShare für die schnelle Klick-für-Klick-Prozessdokumentation (einschließlich Offline-Nutzung) - SharePoint als Distributionszentrum für PDF-basierte SOPs ###### Zentrale Herausforderung - Keine bestehenden SOPs oder Dokumentationen - Übermäßige Ticketanfragen und wiederholte Fragen - Häufige Klärungsbedarfe zu IT-Richtlinien und -Prozessen ###### Ergebnisse - Schnelle Erstellung neuer SOPs – 3 bis 4 Mal pro Woche - Konsistente, visuelle Richtlinien für die Fehlerbehebung und das Onboarding - Weniger Zeitaufwand für repetitive Anfragen - Hohe Akzeptanz, ohne Daten in der Cloud speichern zu müssen ## Herausforderung #### „Als wir uns umsahen, um herauszufinden, was vorhanden war … konnten wir nichts finden.“ — Gerald ![1icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-15-1-1.svg)### Keine standardisierte IT-Dokumentation Als Gerald seine Rolle antrat, entdeckte er schnell eine alarmierende Lücke: Es existierten keine SOPs für Routine-Workflows. Neues Personal musste sich auf informelles Wissen verlassen, während erfahrene Mitarbeiter dieselben Erklärungen und Lösungen ständig wiederholten. ![2icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-16-1.svg)### Zeitaufwendige, manuelle Prozesse Ohne standardisierte Wissensdatenbank verbrachte das IT-Personal Stunden damit, Prozesse manuell aufzuschreiben oder dieselben Lösungen in E-Mail-Verläufen neu zu erstellen. Dieser Ansatz verlangsamte die Projektarbeit, die tägliche Ticketbearbeitung und Richtlinien-Updates. ![3icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-17-1.svg)### Hohe Sicherheits- & Compliance-Anforderungen Als Regierungsbehörde benötigte Rockdale County eine sichere, lokal verwaltete Lösung. Viele cloudbasierte Dokumentationstools stellten Compliance-Risiken dar und garantierten keine gute Integration mit On-Premise-Software. ## Lösung ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Es ist sehr einfach zu adaptieren. Jeder war in der Lage, es zu verstehen und fast sofort mit der Erstellung von SOPs zu beginnen.“ ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-2-2.svg)### Gerald Stellvertretender IT-Direktor ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) #### Kompatibilität mit jeder Software ermöglicht schnelle Fehlerbehebung Durch den Wegfall der manuellen Erstellung von Screenshots oder langwierigen Anweisungen konnte das IT-Team von Rockdale County die Zeit für die Erstellung von SOPs drastisch reduzieren. „Als wir uns umsahen, um herauszufinden, was vorhanden war … konnten wir nichts finden.“ #### Nutzung von SharePoint für eine nahtlose Verteilung Rockdale County exportiert seine FlowShare-Anleitungen als PDF-Dateien und stellt sie in SharePoint bereit. Dies bietet den Mitarbeitern ein vertrautes, sicheres Portal zum Nachschlagen von SOPs, einschließlich vierteljährlicher Updates und Richtlinienprüfungen. „Es ist sehr einfach zu adaptieren. Jeder war in der Lage, es zu verstehen und fast sofort mit der Erstellung von SOPs zu beginnen.“ #### Schnelle Implementierung mit voller lokaler Kontrolle Gerald entdeckte FlowShare über eine Google-Suche. FlowShare erfasst automatisch jede Aktion und erstellt Screenshots, woraus leicht verständliche Anleitungen entstehen. Nachdem er das Tool mit einer Lizenz getestet hatte, fand er es intuitiv genug, um es in seinem Team einzuführen, ohne sich um einen umfangreichen Onboarding- oder Schulungsplan kümmern zu müssen. „Wenn Sie es heute beziehen, wären Sie morgen voll einsatzfähig.“ Im Gegensatz zu rein cloudbasierten Schulungsplattformen läuft das Autorentool von FlowShare vollständig auf lokalen Rechnern, sodass Behörden die geltenden Vorschriften einhalten, Bedenken hinsichtlich des Hochladens in die Cloud vermeiden und die volle Kontrolle über ihre Daten behalten können. Dank der Offline-Funktion ist für die Erfassung von Prozessen keine Netzwerkverbindung erforderlich, sodass Nutzer Arbeitsabläufe auch auf sicheren oder isolierten Systemen dokumentieren können. ## 9/10 Zeitersparnis ## 8,5/10 Kostensenkung ## Ergebnisse ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Es gibt jetzt weniger Rückfragen, weniger Tickets oder Meetings zur Klärung.“ ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-2-2.svg)### Gerald Stellvertretender IT-Direktor ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) #### 9/10 Zeitersparnis Durch den Wegfall der manuellen Erstellung von Screenshots oder langwierigen Anweisungen konnte das IT-Team von Rockdale County die Zeit für die Erstellung von SOPs drastisch reduzieren. „Auf einer Skala von eins bis zehn, wie viel Zeit ich spare? Ich würde sagen, wir liegen bei etwa neun.“ #### 8,5/10 Kostensenkung Weniger Zeit für die Dokumentation bedeutet mehr Kapazität für höherwertige Aufgaben. Laut Gerald führt die Reduzierung des Dokumentationsaufwands direkt zu Budgeteinsparungen. „Auf einer Skala von eins bis zehn, wie viel Zeit ich spare? Ich würde sagen, wir liegen bei etwa neun.“ ### Gerald Stellvertretender IT-Direktor #### Maßgeschneidert für die Sicherheit im öffentlichen Sektor Mit Offline-Nutzung und lokaler Datenspeicherung fügt sich FlowShare nahtlos in die strengen Compliance-Anforderungen der staatlichen IT ein. Rockdale County vermied potenzielle Hürden bei der Beschaffung, die mit cloudbasierter oder nicht konformer Software verbunden gewesen wären. #### Weniger IT-Support-Tickets Durch gründliche, leicht auffindbare SOPs wurden repetitive Fragen sowie Meetings zur Klärung von Richtlinien oder Schritten zur Fehlerbehebung reduziert. „Wie viel Geld wir sparen? Ich würde sagen, das ist im Moment eine gute Achteinhalb.“ #### Hohe Akzeptanz und Mitarbeiterzufriedenheit Rockdale County erstellte allein in den ersten Wochen sechs oder sieben SOPs. Die Mitarbeiter in der gesamten Abteilung schätzen die Unkompliziertheit von FlowShare, und neue Mitarbeiter können sich schneller selbst einarbeiten. „Jeder passt sich schnell an … Wir haben mehrere SOPs erstellt, und niemand beschwert sich, dass es zu viel Arbeit sei.“ ## Warum IT-Teams im öffentlichen Sektor ## sich für FlowShare entschieden hat. ![icon1](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-9.svg)### SOP-Builder ohne Schulungsaufwand Klicken Sie einen Workflow einmal durch; FlowShare erstellt automatisch die Schritt-für-Schritt-Anleitung. Selbst nicht-technisches Personal ist vom ersten Tag an produktiv. ![icon2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/logo-1-2.svg)### Softwareunabhängige Aufzeichnung Egal ob alte Mainframe-Systeme, moderne SaaS-Lösungen oder selbst entwickelte Anwendungen: FlowShare erfasst alles, was auf dem Bildschirm erscheint, sodass ein einziges Tool alle Ihre Systeme abdeckt. ![icon3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-4.svg)### Datenschutzkonform & On-Premise FlowShare wird lokal installiert, sodass jeder Screenshot und jede SOP innerhalb Ihres eigenen Netzwerks bleibt, um staatliche, bundesstaatliche und Sicherheitsvorgaben zu erfüllen. ![icon4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/icon-1-1.svg)### Standardisierter, teilbarer Output Exportieren Sie in über 10 Formate, einschließlich PDF, Word oder HTML mit integrierten Vorlagen, um jeder Abteilung konsistente SOPs für SharePoint oder jedes andere Intranet bereitzustellen. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ## Use Cases ### [Process Documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Document internal processes while you work — automatically, without writing. **Content:** # Create Process Documentation ## 10× Faster #### Document internal processes while you work, automatically, without writing. FlowShare captures every step across any application and turns it into clear, structured process documentation your team can rely on. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](https://getflowshare.com/) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) [ How it works ](#works) [ Training Process ](#train) [ Why FlowShare ](#why) [ Training Documentation ](#train) [ Articles About FlowShare ](#article) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## The way companies document processes is ## broken. We fix it. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Processes exist only in employees’ heads ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Creating documentation takes weeks with Word and screenshots ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Most teams don’t document at all because it’s too time-consuming ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Companies rely on expensive training due to missing documentation #### Structured & Standardized Solutions ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Capture processes automatically while working ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Generate step-by-step guides instantly ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Make documentation simple enough for everyone ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduce dependency on training and knowledge silos ## Record Once. ## Export Everywhere. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Capture-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 1. Capture Automatically Start FlowShare on Windows: every click is auto-captured as you go through your workflow. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Generate-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Export-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 3. Export Export your guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share in seconds. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Share-without-text_arrow.gif.gif) ### 4. Share Publish guides to the FlowShare Portal or to tools you already use like Confluence, Sharepoint and more. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Features built for process documentation #### Document processes without slowing down your work #### Capture processes as you perform them FlowShare runs in the background and records every step across any software. No interruptions. No manual effort. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Generate step-by-step guides instantly Each action becomes a clear instruction with screenshots, highlights, and descriptions. Your documentation is ready immediately. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Edit and standardise at scale Blur sensitive data, adjust screenshots, and update hundreds of steps in seconds. Keep documentation consistent across teams. ![Edit and standardise at scale](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Edit-and-standardise-at-scale.png) #### Export in the format you actually need PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM and more. Use your documentation anywhere — training, SOPs, onboarding, or knowledge bases. ![export flowshare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Export-training-manuals-instantly.png) [ More features ](/features) ## Why Teams ## Choose FlowShare #### Built for real process documentation ![Flow energy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo.svg)### 10× faster documentation Create multiple guides in the time it used to take for one. ![Statetics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.svg)### Make documentation effortless for your team Anyone can document processes without training or technical skills ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.svg)### Keep knowledge inside your company Turn undocumented workflows into structured, shareable processes. ## Start documenting your processes in minutes Capture your first workflow and turn it into structured documentation automatically. No setup. No credit card. Just install and start. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](https://getflowshare.com/) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Create Process Documentation ## Across Your Entire Desktop **Built for real environments, not just browser tools** Process documentation doesn’t happen only in the browser. Most tools are limited to web applications. But real workflows include: - Desktop applications - Internal systems - Secure environments - On-premise tools [ FlowShare ](/alternatives/) - Desktop & Browser - On-premise capable - Full desktop capture - Works across all applications - Works in secure environments [ Typical Cloud Tool ](/alternatives/) - Browser-only - Limited to web apps - Cloud required - Requires internet - Partial capture These workflows cannot be captured reliably by browser-only tools. FlowShare is a Windows desktop application designed for real enterprise environments, not just browser workflows. Your data stays where it belongs. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## What Teams Say ## About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ More Reviews ](/reviews) ## Read About How FlowShare Can Help ![How Limbach Group uses FlowShare to communicate complex workflows_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/How-Limbach-Group-uses-FlowShare-to-communicate-complex-workflows_.png) ##### How Limbach Group uses FlowShare to communicate complex workflows Limbach Group documents cross-application workflows automatically, capturing processes that were never written down before, in the time it takes to do the work. [Read More](https://getflowshare.com/case-studies/limbach-group) ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) ##### Capture any application and not just the browser FlowShare runs on Windows and captures every click in any software, including legacy and desktop apps. No integrations, no setup, no limits on what you can document. [Read More](https://getflowshare.com/features/desktop-capture) ![Step By Step Guide shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/09/FlowShare-Resources-creating-how-to-guides-1.jpg) ##### Creating how-to guides the easy way A practical guide to building clear, step-by-step process documentation, without design skills, scripting, or hours of manual work. [Read More](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) ## Ready to simplify your process documentation? See how FlowShare helps teams capture workflows and create consistent documentation at scale. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](https://getflowshare.com/) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is process documentation? A written record of how work is actually performed: the sequence of steps, the systems involved, who is responsible and what happens when something goes wrong. It differs from a process model, which shows flow rather than execution. Which processes should we document first? Those that run often, are performed by more than one person, and are expensive when done wrong. That set is usually smaller than expected and delivers most of the benefit before anyone has finished arguing about scope. Full coverage is a goal, not a starting point. Can FlowShare replace manual SOP documentation? For the writing itself, yes. It captures the process while you perform it and produces a structured SOP, so screenshotting, cropping and formatting disappear. Deciding what a process should be, and who owns it, remains a human judgement. How long does it take to create a process guide? About as long as performing the task once. You run the process, FlowShare records each click with a screenshot and generates the draft, and the remaining effort is checking the wording rather than building a document. Do employees need training to use FlowShare? No. If someone can perform a task, they can document it at the same time, because recording runs alongside the work rather than requiring a separate authoring session. This is what allows documentation to come from the people who actually know the process. Can we standardise documentation across teams? Yes. Every guide follows the same structure and formatting automatically, so output does not vary by author. Combined with one process per file and a named owner for each, that is what keeps a growing library usable rather than a collection of personal styles. What types of processes can we document? Anything performed on a computer: [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) and CRM workflows, finance and HR procedures, onboarding, internal approvals and the small tasks that only one person currently knows. Desktop applications and browser-based systems are both captured Can we customise the output to match our branding? Yes. Your[ documentation templates](https://getflowshare.com/features/export-templates/) apply logos, colours and fonts automatically to every exported document, so process documentation going to auditors, customers or new staff looks like your material rather than a tool’s default template. How does FlowShare handle sensitive data? Blur or hide sensitive information across screenshots, including in bulk across many steps at once. Because FlowShare is [on-premise documentation](https://getflowshare.com/security/) software, capture and editing happen locally and the unredacted version never leaves your machine, which is the part that matters for customer and personal data. Does FlowShare integrate with our existing tools? Yes. Guides can be exported into [Confluence documentation](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) spaces, a [SharePoint knowledge base](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/), WordPress, an LMS or your own knowledge base, so documentation lands where people already look instead of in a separate system they must remember to open. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [SAP Dokumentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** FlowShare erfasst jeden Schritt in SAP GUI und Fiori und wandelt ihn in strukturierte Test- und Schulungsdokumentation um. **Content:** # Erstellen Sie SAP-Dokumentationen: ## 10× schneller #### Dokumentieren Sie SAP-Prozesse während der Arbeit – automatisch und ohne manuellen Aufwand. FlowShare erfasst jeden Schritt in SAP GUI und Fiori und wandelt ihn in strukturierte Test- und Schulungsdokumentation um. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4,8 Bewertung ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) [ So funktioniert es ](#works) [ Trainingsprozess ](#train) [ Warum FlowShare ](#why) [ Schulungsdokumentation ](#train) [ Artikel über FlowShare ](#article) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## SAP-Dokumentation verlangsamt ## Ihr Projekt. Wir lösen das. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Tausende von Nutzern unter engen Fristen schulen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Die Erstellung von Test- und Schulungsdokumentation dauert wochenlang ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### SAP-Wissen existiert nur in den Köpfen von Experten ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Migrationsprojekte geraten aufgrund schlechter Dokumentation in Verzug #### Strukturierte & standardisierte Lösungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### SAP-Prozesse automatisch während der Arbeit erfassen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Test- und Schulungsdokumentation sofort erstellen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Expertenwissen sichern, bevor es verloren geht ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Halten Sie Ihren SAP-Rollout im Zeitplan und im Budget ## Einmal aufzeichnen. ## Überall exportieren. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Capture-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 1. Automatisch erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick wird automatisch erfasst, während Sie Ihren Workflow durchlaufen. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Generate-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Export-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 3. Exportieren Exportieren Sie Ihre Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zum Teilen in Sekundenschnelle. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Share-without-text_arrow.gif.gif) ### 4. Teilen Veröffentlichen Sie Anleitungen im FlowShare Portal oder auf Plattformen, die Sie bereits verwenden, wie Confluence, SharePoint und mehr. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Funktionen, die Schulungsdokumentation für Mitarbeitende einfach machen. #### Statt Leitfäden manuell zu schreiben oder Schulungen aufzuzeichnen, verwandelt FlowShare echte Arbeit automatisch in strukturierte Dokumentation, die Ihr Team sofort nutzen kann. #### SAP GUI- und Fiori-Prozesse automatisch erfassen. FlowShare erkennt SAP-Oberflächenelemente zuverlässig und zeichnet jeden Schritt in Desktop- und browserbasierten SAP-Umgebungen auf. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Test- und Schulungsdokumentation sofort erstellen Verwandeln Sie echte Nutzeraktionen in strukturierte Testberichte und Schulungsanleitungen – ganz ohne manuelles Schreiben. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​.png) #### Dokumentationen in großem Umfang bearbeiten und standardisieren. Aktualisieren Sie Schritte, machen Sie sensible Daten unkenntlich und verfeinern Sie Anweisungen in ganzen Dokumenten in Sekunden. ![Edit and standardise at scale](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Edit-and-standardise-at-scale.png) #### Export für Schulung, Tests und Wissensaustausch. Erstellen Sie Dokumentationen für Anwenderschulungen, Testfälle, SOPs oder Wissensdatenbanken in mehreren Formaten. ![FlowShare portal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Create-a-central-training-knowledge-base​.png) [ Weitere Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen-2/) ## Warum Unternehmen ## FlowShare wählen #### FlowShare hilft Teams, klare Schulungsdokumentation schneller zu erstellen, Wissen konsistent zu halten und Mitarbeiterschulungen zu erleichtern. ![Flow energy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo.svg)### 10× schnellere Dokumentation Erstellen Sie hunderte SAP-Anleitungen in der Zeit, die früher für eine Handvoll benötigt wurde. ![Statetics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.svg)### Für SAP GUI entwickelt Eines der wenigen Tools, das SAP-GUI-Workflows korrekt erfasst und dokumentiert. ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.svg)### Migrationsrisiken reduzieren Stellen Sie sicher, dass Nutzer geschult sind und Prozesse vor dem Go-live dokumentiert wurden. ## Beginnen Sie in wenigen Minuten mit der Dokumentation Ihrer SAP-Prozesse. Erfassen Sie Ihren ersten Workflow und erstellen Sie automatisch Test- und Schulungsdokumentationen. Kein Setup. Keine Kreditkarte. Einfach installieren und loslegen. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Schulungsprozesse erfassen. ## Windows / On-Prem **Für echte SAP-Umgebungen entwickelt – nicht nur für Browser-Tools** SAP-Workflows finden nicht nur im Browser statt. - SAP GUI (Desktop) - Fiori-Apps - Legacy-Systeme - Sichere Umgebungen FlowShare ist anders. [ FlowShare ](https://getflowshare.com/de/alternativen/) - Funktioniert mit SAP GUI - Desktop & Browser - On-Premise-fähig - Vollständige Erfassung von SAP-Workflows [ Typisches Cloud-Tool ](https://getflowshare.com/de/alternativen/) - Nur Browser - Auf Web-Apps beschränkt - Cloud erforderlich - Internet erforderlich - Teilweise Erfassung Ihre Daten bleiben dort, wo sie hingehören. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## Was Kunden über ## FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Weitere Bewertungen ](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![Compare FlowShare vs SAP Enable Now (3)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Compare-FlowShare-vs-SAP-Enable-Now-3-scaled.png) ##### FlowShare vs. SAP Enable Now Eine schnellere, einfachere Alternative zu SAP Enable Now – entwickelt für Teams, die Dokumentation ohne Komplexität und Kosten benötigen.” [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/alternativen/sap-enable-now/) ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/10/FlowShare-Blogpost-Title-Image-How-to-Navigate-SAP-S4HANA-Transformation-A-Detailed-Blueprint.jpg) ##### SAP S/4HANA-Transformation meistern SAP-Dokumentationsteams befinden sich oft mitten in der Migration. Dieser Beitrag holt sie genau dort ab und positioniert FlowShare auf natürliche Weise als Dokumentationslösung. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/s4hana-transformation-leitfaden/) ![k104-erp-training-step-by-step](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/k104-erp-training-step-by-step-2.png) ##### Wie K104 Schritt-für-Schritt-ERP-Schulungen erstellt K104 ist ein ERP- und SAP-Beratungsunternehmen. Erfahren Sie, wie sie komplexe SAP-Prozesse präzise dokumentieren, ohne einen Schritt zu verpassen. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/k104-prozessoptimierung-gmbh/) ## Bereit, Ihre SAP-Dokumentation zu vereinfachen? Sehen Sie, wie FlowShare Teams dabei hilft, SAP-Prozesse schneller zu dokumentieren und erfolgreiche Rollouts zu unterstützen. Schnellere Implementierung, bessere Nutzerakzeptanz, geringeres Projektrisiko. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Funktioniert FlowShare mit SAP GUI? Ja. FlowShare ist dafür entwickelt, SAP-GUI-Workflows zu erfassen und erkennt Oberflächenelemente korrekt. Does FlowShare work with SAP GUI? Yes. A dedicated connector reads SAP GUI interface elements and generates accurate step descriptions rather than generic ones, which is the difference between a usable transaction guide and a set of unlabelled screenshots. Funktioniert es auch mit SAP Fiori? Ja. FlowShare erfasst sowohl Desktop- (SAP GUI) als auch browserbasierte SAP-Anwendungen. Können wir mit FlowShare Testdokumentationen erstellen? Ja. FlowShare erstellt automatisch Schritt-für-Schritt-Dokumentationen, die für Testfälle und Validierungen genutzt werden können. Ist FlowShare für SAP-Migrationen geeignet? Ja. Es hilft Teams, Prozesse zu dokumentieren, Nutzer zu schulen und Risiken während Migrationsprojekten zu reduzieren. Können wir FlowShare in sicheren SAP-Umgebungen nutzen? Ja. FlowShare funktioniert on-premise und ohne Cloud-Abhängigkeiten. Wie halten wir SAP-Dokumentationen aktuell? Sie können bestehende Leitfäden bearbeiten und sofort erneut exportieren, ohne den Prozess neu aufzuzeichnen. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Employee Training Manuals](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** FlowShare erfasst jeden Schritt in jeder beliebigen Anwendung und verwandelt ihn in eine klare, strukturierte Prozessdokumentation, auf die sich Ihr Team verlassen kann. **Content:** # Mitarbeiter-Schulungshandbücher erstellen ## 10× schneller #### Erstellen Sie Schulungshandbücher, während Sie arbeiten. Kein Schreiben erforderlich. #### FlowShare erfasst Arbeitsabläufe automatisch und verwandelt sie in Schritt-für-Schritt-Anleitungen. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4,8 Bewertung ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) [ So funktioniert es ](#works) [ Trainingsprozess ](#train) [ Warum FlowShare ](#why) [ Schulungsdokumentation ](#train) [ Artikel über FlowShare ](#article) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Schulungsdokumentation ist ## mühsam. Wir ändern das. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word kosten Stunden ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Dokumentationen veralten ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Wissen existiert nur in den Köpfen der Mitarbeiter ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Trainer werden zu Engpässen #### Strukturierte & standardisierte Lösungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Prozesse live während der Arbeit erfassen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Anleitungen in Minuten aktualisieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Wissen im Unternehmen halten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Gebrandete Handbücher sofort exportieren ## Einmal aufzeichnen. ## Überall exportieren. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Capture-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 1. Automatisch erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick wird automatisch erfasst, während Sie Ihren Workflow durchlaufen. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Generate-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Export-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 3. Exportieren Exportieren Sie Ihre Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zum Teilen in Sekundenschnelle. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Share-without-text_arrow.gif.gif) ### 4. Teilen Veröffentlichen Sie Anleitungen im FlowShare Portal oder auf Plattformen, die Sie bereits verwenden, wie Confluence, SharePoint und mehr. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Funktionen, die Schulungsdokumentation für Mitarbeitende einfach machen. #### Statt Leitfäden manuell zu schreiben oder Schulungen aufzuzeichnen, verwandelt FlowShare echte Arbeit automatisch in strukturierte Dokumentation, die Ihr Team sofort nutzen kann. #### Arbeitsabläufe automatisch erfassen. FlowShare zeichnet jeden Klick, jeden Bildschirm und jede Aktion auf, während Mitarbeiter eine Aufgabe ausführen. Dies ermöglicht es Trainern und erfahrenen Teammitgliedern, reale Arbeitsabläufe in klare Schulungsanleitungen zu verwandeln, ohne Anweisungen manuell schreiben zu müssen. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Automatisierte Schrittbeschreibungen. FlowShare generiert automatisch Beschreibungen für jeden erfassten Schritt, einschließlich der während des Prozesses verwendeten Schaltflächen, Menüs und Felder. Neue Mitarbeiter können den Anweisungen ohne zusätzliche Erklärungen leicht folgen. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Zentrale Wissensdatenbank für Schulungen erstellen. Veröffentlichen Sie Anleitungen im FlowShare-Portal, damit Mitarbeiter jederzeit auf Schulungsmaterialien zugreifen können, wenn sie diese benötigen. Anstatt Kollegen um Hilfe zu bitten, können neue Teammitglieder klaren Anweisungen an einem zentralen Ort folgen. ![FlowShare portal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Create-a-central-training-knowledge-base​.png) #### Schulungshandbücher sofort exportieren Exportieren Sie Anleitungen als PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM oder xAPI, um sie in Ihre bestehenden Schulungssysteme und Dokumentationsplattformen zu integrieren. ![export flowshare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Export-training-manuals-instantly.png) [ Weitere Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen-2/) ## Warum Unternehmen ## FlowShare wählen #### FlowShare hilft Teams, klare Schulungsdokumentation schneller zu erstellen, Wissen konsistent zu halten und Mitarbeiterschulungen zu erleichtern. ![Flow energy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo.svg)### 10× schnellere Dokumentation. Automatische Screenshots und Schritte machen manuelles Kopieren und Einfügen überflüssig. ![Statetics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.svg)### Jedes Mal konsistente Ergebnisse. Standardisieren Sie das Erscheinungsbild von Anleitungen, unabhängig davon, wer sie erstellt. ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.svg)### Intuitiv für jeden. Jeder kann in wenigen Minuten Anleitungen erstellen, ohne dass Design- oder technische Kenntnisse erforderlich sind. ## In wenigen Minuten mit der Dokumentation von Mitarbeiterschulungen beginnen. Erfassen Sie Ihren ersten Workflow und verwandeln Sie ihn automatisch in eine Schritt-für-Schritt-Schulungsanleitung. Keine Einrichtung. Keine Kreditkarte. Installieren Sie einfach FlowShare und beginnen Sie mit der Dokumentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Schulungsprozesse erfassen. ## Über Ihren gesamten Desktop hinweg. Viele Dokumentations-Tools konzentrieren sich auf die Erfassung von Webanwendungen. Aber Mitarbeiterschulungen beinhalten oft Software, die außerhalb des Browsers läuft: - Desktop-ERP-Systeme - Legacy-Unternehmenssoftware - On-Premise-Anwendungen - Regulierte Umgebungen - Air-Gapped-Netzwerke [ FlowShare ](https://getflowshare.com/de/alternativen/) - Desktop & Browser - On-Premise-fähig - Air-Gap-freundlich - Vollständige Desktop-Erfassung [ Typisches Cloud-Tool ](https://getflowshare.com/de/alternativen/) - Nur Browser - Cloud-Speicher - Internet erforderlich - Primär Erfassung von Web-Apps Diese Arbeitsabläufe können von reinen Browser-Tools nicht zuverlässig erfasst werden. FlowShare ist eine Windows-Desktop-Anwendung, die für echte Unternehmensumgebungen entwickelt wurde, nicht nur für Browser-Workflows. Ihre Daten bleiben dort, wo sie hingehören. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## Was Kunden über ## FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Weitere Bewertungen ](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![Create Step By Step Guides shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/FlowShare-Resources-Creating-Stunning-Step-By-Step-Guides.jpg) ##### Erstellen von beeindruckenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit FlowShare Beschreibung Ein praktischer Leitfaden zum Erstellen klarer, visueller Schritt-für-Schritt-Anleitungen ohne Designkenntnisse, damit jeder in Ihrem Team professionell aussehende Schulungsmaterialien erstellen kann. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/anleitung-erstellen-ohne-design-kenntnisse/) ![FlowShare Interactive demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Interactive-Demo.png) ##### Verwandeln Sie Ihre Anleitungen in ansprechende, anklickbare Schulungen Gehen Sie über statische PDFs hinaus. Die interaktive Demo-Funktion von FlowShare ermöglicht es Mitarbeitern, durch praktisches Handeln Schritt für Schritt zu lernen – ohne zusätzliche Tools. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/funktionen/interaktive-demo/) ![Employee Training Manual shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/FlowShare-Resources-Employee-Training-Manuals.jpg) ##### Erstellung von Schulungshandbüchern, die Ihr Team tatsächlich nutzt Praktische Tipps für den Aufbau von Schulungshandbüchern, die echte Akzeptanz fördern – von der Struktur und dem Format bis hin zur Motivation Ihres Teams, diese auch zu befolgen. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/mitarbeiterhandbuch-erstellen/) ## Bereit, die Mitarbeiterschulung zu vereinfachen? Erfahren Sie, wie FlowShare Teams dabei hilft, alltägliche Arbeitsabläufe in klare Schulungshandbücher zu verwandeln und neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an die nötige Orientierung zu geben. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Wie einfach lässt sich FlowShare für die Mitarbeiterschulung implementieren? FlowShare ist für den sofortigen Einsatz konzipiert. Trainer oder Teammitglieder können es installieren (oder unsere portable Zip-Datei verwenden), einen Workflow erfassen und ihn innerhalb weniger Minuten in eine Schritt-für-Schritt-Schulungsanleitung verwandeln. Es sind keine komplexen Einrichtungen oder IT-Projekte erforderlich. How easy is FlowShare to implement for employee training? Immediately. Install it or run the portable version, record a workflow, and a step-by-step training guide exists within minutes. There is no setup project, no IT programme and no train-the-trainer phase before the first guide. Wie schnell verstehen Mitarbeiter die mit FlowShare erstellten Schulungsanleitungen? Die meisten Anwender verstehen FlowShare-Anleitungen sofort. Jeder Schritt enthält Screenshots und klare Anweisungen, sodass neue Mitarbeiter Arbeitsabläufen ohne zusätzliche Erklärungen leicht folgen können. Funktioniert FlowShare mit den Anwendungen, in denen wir Mitarbeiter schulen? FlowShare funktioniert mit den meisten Desktop- und webbasierten Anwendungen. Wenn Ihre Mitarbeiter eine Aufgabe in der Software ausführen können, kann FlowShare den Prozess in der Regel erfassen und in eine Schulungsanleitung verwandeln. Funktioniert FlowShare mit browserbasierten Tools? Ja. FlowShare kann Prozesse in browserbasierten Anwendungen genauso einfach erfassen und dokumentieren wie Desktop-Software. Damit eignet es sich für die Dokumentation von Arbeitsabläufen in Ihrer gesamten Schulungsumgebung. Kann FlowShare SAP-Prozesse für Schulungen dokumentieren? Ja. FlowShare kann SAP-GUI-Workflows erfassen und in Schritt-für-Schritt-Dokumentationen verwandeln. Viele Unternehmen nutzen dies für SAP-Schulungen, Onboarding und Systemtransformationsprojekte. Wo werden die Schulungsanleitungen gespeichert? Standardmäßig werden Anleitungen lokal gespeichert und nur geteilt, wenn die Benutzer dies wünschen. Teams können Anleitungen auch im FlowShare-Portal veröffentlichen, um eine zentrale Wissensdatenbank für Schulungen zu erstellen. Wem gehört die mit FlowShare erstellte Schulungsdokumentation? Ihnen. Alle mit FlowShare erstellten Anleitungen und Dokumentationen bleiben vollständig im Eigentum Ihres Unternehmens. Wo werden die FlowShare-Daten gehostet (EU oder USA)? FlowShare unterstützt Hosting-Optionen in der EU und den USA, sodass Unternehmen regionale und regulatorische Anforderungen erfüllen können. Was passiert nach Ablauf des kostenlosen Testzeitraums? Es ist keine Kündigung erforderlich. Nach Ablauf des Testzeitraums können Sie entscheiden, ob Sie mit einem kostenpflichtigen Plan fortfahren möchten. Es erfolgt keine automatische Belastung. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Prozessdokumentation.](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Interne Prozesse dokumentieren, während Sie arbeiten – automatisch, ohne Schreiben. **Content:** # Prozessdokumentation erstellen: ## 10× schneller #### Interne Prozesse dokumentieren, während Sie arbeiten – automatisch, ohne Schreiben. FlowShare erfasst jeden Schritt in jeder beliebigen Anwendung und verwandelt ihn in eine klare, strukturierte Prozessdokumentation, auf die sich Ihr Team verlassen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](https://getflowshare.com/) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) [ So funktioniert es ](#works) [ Trainingsprozess ](#train) [ Warum FlowShare ](#why) [ Schulungsdokumentation ](#train) [ Artikel über FlowShare ](#article) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Die Art, wie Unternehmen Prozesse dokumentieren ## funktioniert nicht. Wir lösen das. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Prozesse existieren nur in den Köpfen der Mitarbeiter ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Die Erstellung von Dokumentation dauert wochenlang mit Word und Screenshots ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Die meisten Teams dokumentieren gar nicht, weil es zu zeitaufwendig ist ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Unternehmen sind auf teure Schulungen angewiesen, weil Dokumentation fehlt #### Strukturierte & standardisierte Lösungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Prozesse automatisch während der Arbeit erfassen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Schritt-für-Schritt-Anleitungen sofort generieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentation so einfach machen, dass jeder sie erstellen kann ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Abhängigkeit von Schulungen und Wissenssilos reduzieren ## Einmal aufzeichnen. ## Überall exportieren. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Capture-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 1. Automatisch erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick wird automatisch erfasst, während Sie Ihren Workflow durchlaufen. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Generate-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Export-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 3. Exportieren Exportieren Sie Ihre Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zum Teilen in Sekundenschnelle. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Share-without-text_arrow.gif.gif) ### 4. Teilen Veröffentlichen Sie Anleitungen im FlowShare Portal oder auf Plattformen, die Sie bereits verwenden, wie Confluence, SharePoint und mehr. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Funktionen, entwickelt für die Prozessdokumentation. #### Prozesse dokumentieren, ohne Ihre Arbeit zu verlangsamen. #### Prozesse erfassen, während Sie sie ausführen. FlowShare läuft im Hintergrund und zeichnet jeden Schritt in jeder Software auf. Keine Unterbrechungen. Kein manueller Aufwand. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Schritt-für-Schritt-Anleitungen sofort generieren Jede Aktion wird zu einer klaren Anweisung mit Screenshots, Hervorhebungen und Beschreibungen. Ihre Dokumentation ist sofort fertig. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### In großem Umfang bearbeiten und standardisieren. Sensible Daten unkenntlich machen, Screenshots anpassen und Hunderte von Schritten in Sekunden aktualisieren. Dokumentation teamübergreifend konsistent halten. ![Edit and standardise at scale](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Edit-and-standardise-at-scale.png) #### Im Format exportieren, das Sie wirklich benötigen. PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM und mehr. Nutzen Sie Ihre Dokumentation überall – für Schulungen, SOPs, Onboarding oder Wissensdatenbanken. ![export flowshare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Export-training-manuals-instantly.png) [ Weitere Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Warum Unternehmen ## FlowShare wählen #### Entwickelt für echte Prozessdokumentation ![Flow energy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo.svg)### 10× schnellere Dokumentation Erstellen Sie mehrere Anleitungen in der Zeit, die früher für eine einzige benötigt wurde. ![Statetics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.svg)### Dokumentation für Ihr Team mühelos gestalten Jeder kann Prozesse dokumentieren – ohne Schulung oder technische Kenntnisse ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.svg)### Wissen im Unternehmen behalten Undokumentierte Arbeitsabläufe in strukturierte, teilbare Prozesse umwandeln. ## Beginnen Sie in wenigen Minuten mit der Dokumentation Ihrer Prozesse. Erfassen Sie Ihren ersten Arbeitsablauf und wandeln Sie ihn automatisch in strukturierte Dokumentation um. Kein Setup. Keine Kreditkarte. Einfach installieren und loslegen. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](https://getflowshare.com/) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Schulungsprozesse erfassen. ## Über Ihren gesamten Desktop hinweg. **Entwickelt für reale Umgebungen – nicht nur für Browser-Tools** Prozessdokumentation findet nicht nur im Browser statt. Die meisten Tools sind auf Webanwendungen beschränkt. Aber reale Arbeitsabläufe umfassen: - Desktop-Anwendungen - Interne Systeme - Sichere Umgebungen - On-Premise-Tools [ FlowShare ](https://getflowshare.com/de/alternativen/) - Desktop & Browser - On-Premise-fähig - Vollständige Desktop-Erfassung - Funktioniert in allen Anwendungen - Funktioniert in sicheren Umgebungen [ Typisches Cloud-Tool ](https://getflowshare.com/de/alternativen/) - Nur Browser - Auf Web-Apps beschränkt - Cloud erforderlich - Internet erforderlich - Teilweise Erfassung Diese Arbeitsabläufe können von reinen Browser-Tools nicht zuverlässig erfasst werden. FlowShare ist eine Windows-Desktop-Anwendung, die für echte Unternehmensumgebungen entwickelt wurde, nicht nur für Browser-Workflows. Ihre Daten bleiben dort, wo sie hingehören. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## Was Kunden über ## FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Weitere Bewertungen ](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![How Limbach Group uses FlowShare to communicate complex workflows_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/How-Limbach-Group-uses-FlowShare-to-communicate-complex-workflows_.png) ##### Wie die Limbach Group FlowShare nutzt, um komplexe Arbeitsabläufe zu kommunizieren Die Limbach Group dokumentiert anwendungsübergreifende Arbeitsabläufe automatisch und erfasst Prozesse, die zuvor nie schriftlich festgehalten wurden – in der Zeit, die es dauert, die Arbeit tatsächlich auszuführen. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/case-studies/limbach-group) ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) ##### Jede Anwendung erfassen – nicht nur den Browser FlowShare läuft unter Windows und erfasst jeden Klick in jeder Software, einschließlich Legacy- und Desktop-Anwendungen. Keine Integrationen, kein Setup, keine Einschränkungen bei dem, was Sie dokumentieren können. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/features/desktop-capture) ![Step By Step Guide shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/09/FlowShare-Resources-creating-how-to-guides-1.jpg) ##### Erstellen von Anleitungen auf einfache Weise Ein praktischer Leitfaden zur Erstellung klarer, schrittweiser Prozessdokumentation – ohne Designkenntnisse, Scripting oder stundenlange manuelle Arbeit. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/creating-how-to-guides-the-easy-way/) ## Bereit, Ihre Prozessdokumentation zu vereinfachen? Erfahren Sie, wie FlowShare Teams dabei unterstützt, Arbeitsabläufe zu erfassen und konsistente Dokumentation in großem Maßstab zu erstellen. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](https://getflowshare.com/) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Kann FlowShare die manuelle SOP-Dokumentation ersetzen? Ja. FlowShare eliminiert die Notwendigkeit manueller Dokumentation, indem es Prozesse automatisch während der Arbeit erfasst und in strukturierte SOPs umwandelt. Wie lange dauert es, eine Prozessanleitung zu erstellen? Minuten. Sie führen die Aufgabe einfach einmal aus, und FlowShare generiert automatisch eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung. Müssen Mitarbeiter geschult werden, um FlowShare zu nutzen? Nein. FlowShare ist intuitiv gestaltet. Wenn jemand eine Aufgabe ausführen kann, kann er sie gleichzeitig dokumentieren. Können wir die Dokumentation teamübergreifend standardisieren? Ja. FlowShare stellt sicher, dass alle Anleitungen dieselbe Struktur und Formatierung befolgen und so Konsistenz über alle Abteilungen hinweg gewährleistet wird. Welche Art von Prozessen können wir dokumentieren? Jeden Prozess, der auf einem Computer stattfindet – einschließlich interner Tools, ERP-Systeme, CRM-Workflows, Onboarding-Prozesse und SOPs. Können wir die Ausgabe an unser Corporate Design anpassen? Ja. FlowShare wendet automatisch Ihr Unternehmensbranding – einschließlich Logos, Farben und Schriftarten – auf jedes exportierte Dokument an. Wie geht FlowShare mit sensiblen Daten um? Sie können sensible Informationen in Screenshots sofort unkenntlich machen oder ausblenden – einschließlich der Massenbearbeitung über mehrere Schritte hinweg. Lässt sich FlowShare in unsere bestehenden Tools integrieren? Ja. Sie können Dokumentation in Tools wie Confluence, SharePoint oder Ihre interne Wissensdatenbank exportieren. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [ERP-Dokumentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** FlowShare erfasst jeden Schritt in Ihrem ERP-System und wandelt ihn in eine klare, Schritt-für-Schritt-Dokumentation um, die Ihr Team tatsächlich nutzen kann. **Content:** # ERP-Dokumentation erstellen: ## 10× schneller #### Dokumentieren Sie komplexe ERP-Prozesse, während Sie arbeiten. Kein Schreiben erforderlich. #### FlowShare erfasst jeden Schritt in Ihrem ERP-System und wandelt ihn in eine klare, Schritt-für-Schritt-Dokumentation um, die Ihr Team tatsächlich nutzen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) [ So funktioniert es ](#works) [ Trainingsprozess ](#train) [ Warum FlowShare ](#why) [ Schulungsdokumentation ](#train) [ Artikel über FlowShare ](#article) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## ERP-Dokumentation verlangsamt Ihr Projekt. ## Wir beheben das. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### ERP-Prozesse existieren nur in den Köpfen der Mitarbeiter ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Die Erstellung von Dokumentation dauert Wochen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Schulungsmaterialien sind inkonsistent oder werden ignoriert ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Teams vermeiden die Dokumentation, weil sie zu zeitaufwendig ist #### Strukturierte & standardisierte Lösungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Prozesse live während der Arbeit erfassen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Schritt-für-Schritt-Anleitungen sofort generieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Klare, konsistente Schulungsmaterialien erstellen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentation für Ihr Team mühelos gestalten ## Einmal aufzeichnen. ## Überall exportieren. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Capture-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 1. Erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick wird automatisch erfasst, während Sie Ihren Workflow durchlaufen. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Generate-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Export-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 3. Exportieren Exportieren Sie Ihre Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zum Teilen in Sekundenschnelle. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Share-without-text_arrow.gif.gif) ### 4. Teilen Veröffentlichen Sie Anleitungen im FlowShare Portal oder auf Plattformen, die Sie bereits verwenden, wie Confluence, SharePoint und mehr. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Funktionen speziell für die ERP-Dokumentation. #### Dokumentieren Sie komplexe ERP-Workflows, ohne Ihr Projekt zu verlangsamen. #### Besonders bei ERP-Rollouts, Migrationen oder System-Updates wird die Dokumentation zu einem Engpass. ERP-Systeme sind komplex. Die Dokumentation sollte es nicht sein. #### Workflows in komplexen ERP-Systemen erfassen. FlowShare zeichnet jeden Schritt in SAP, Microsoft Dynamics, Business Central und anderen ERP-Systemen auf, einschließlich Desktop-Anwendungen und browserbasierten Tools. Kein Wechsel der Tools oder manuelle Dokumentation erforderlich. ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​.png) #### Strukturierte Prozessanleitungen automatisch generieren. Jede erfasste Aktion wird in einen klaren Schritt mit Screenshots, Hervorhebungen und Beschreibungen umgewandelt. Ihr Team erhält eine Dokumentation, der es sofort folgen kann, ohne zusätzliche Erklärungen. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### In großem Umfang bearbeiten und standardisieren. Änderungen an Hunderten von Schritten in Sekundenschnelle vornehmen. Sensible Daten unkenntlich machen, Screenshots anpassen und Anweisungen verfeinern, ohne den Prozess neu aufzuzeichnen. ![Edit and standardise at scale](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Edit-and-standardise-at-scale.png) #### Sofort exportieren und teilen. Verwandeln Sie Ihren Prozess in Sekundenschnelle in ein gebrauchsfertiges Dokument. ![export flowshare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Export-training-manuals-instantly.png) [ Weitere Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Warum Unternehmen ## FlowShare wählen #### FlowShare hilft Teams, klare Schulungsdokumentation schneller zu erstellen, Wissen konsistent zu halten und Mitarbeiterschulungen zu erleichtern. ![Flow energy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo.svg)### 10× schnellere Dokumentation. Hunderte von Prozessen in der Zeit erfassen, die normalerweise für die Dokumentation weniger benötigt wird. ![Statetics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.svg)### Jedes Mal konsistente Ergebnisse. Standardisieren Sie die Dokumentation von Prozessen über Abteilungen und Standorte hinweg. ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.svg)### Intuitiv für jeden. Keine Schulung erforderlich. Jeder kann Prozesse während der Arbeit dokumentieren. ## Beginnen Sie in wenigen Minuten mit der Dokumentation Ihrer ERP-Prozesse. Erfassen Sie Ihren ersten Workflow und wandeln Sie ihn automatisch in eine strukturierte ERP-Anleitung um. Kein Setup. Keine Kreditkarte. Einfach installieren und loslegen. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Schulungsprozesse erfassen. ## Über Ihren gesamten Desktop hinweg. ###### Für ERP-Umgebungen entwickelt, nicht nur für Browser-Tools ERP-Dokumentation findet nicht nur im Browser statt. Die meisten Tools sind auf Webanwendungen beschränkt. Aber ERP-Workflows umfassen oft: - Desktop-ERP-Systeme (SAP GUI, ältere Tools) - On-Premise-Anwendungen - Sichere, regulierte Umgebungen - Air-Gapped-Systeme [ FlowShare ](https://getflowshare.com/de/alternativen/) - Desktop & Browser - Funktioniert mit Desktop-ERP-Systemen - On-Premise-fähig - Funktioniert in sicheren Umgebungen - Vollständige Workflow-Erfassung [ Typisches Cloud-Tool ](https://getflowshare.com/de/alternativen/) - Nur Browser - Auf Web-Apps beschränkt - Cloud-Speicher erforderlich - Internetverbindung erforderlich - Teilweise Erfassung Diese Arbeitsabläufe können von reinen Browser-Tools nicht zuverlässig erfasst werden. FlowShare ist eine Windows-Desktop-Anwendung, die für echte Unternehmensumgebungen entwickelt wurde, nicht nur für Browser-Workflows. Ihre Daten bleiben dort, wo sie hingehören. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## Was Kunden über ## FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### „FlowShare ist ein Gamechanger in der Prozessdokumentation“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### „FlowShare spart unglaublich viel Zeit bei der Softwaredokumentation!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-Learning-Berater ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### „FlowShare ist einfach und intuitiv – meine Nutzer lieben es.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### „Selbst mit wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb weniger Minuten fertig.“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ Weitere Bewertungen ](https://getflowshare.com/de/reviews/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### Wie man 300 Prozesse dokumentiert, ohne den Verstand zu verlieren Praktische Tipps zur Dokumentation großer ERP-Rollouts, ohne Ihr Team zu verlangsamen oder den Überblick zu verlieren. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/erp-dokumentation-wie-sie-300-prozesse-dokumentieren/) ![How Limbach Group uses FlowShare to communicate complex workflows_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/How-Limbach-Group-uses-FlowShare-to-communicate-complex-workflows_.png) ##### Wie die Limbach Group FlowShare nutzt, um komplexe Arbeitsabläufe zu kommunizieren Die Limbach Group erfasst und teilt anwendungsübergreifende Workflows automatisch, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und IT-Projekte ohne Dokumentationsengpässe vorangetrieben werden. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/limbach-group/) ![k104-erp-training-step-by-step](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/k104-erp-training-step-by-step-2.png) ##### Wie K104 Schritt-für-Schritt-ERP-Schulungen erstellt K104 ist ein ERP- und SAP-Beratungsunternehmen. Erfahren Sie, wie sie komplexe SAP-Prozesse präzise dokumentieren, ohne einen Schritt zu verpassen. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/k104-prozessoptimierung-gmbh/) ## Bereit, Ihre ERP-Dokumentation zu vereinfachen? Erfahren Sie, wie FlowShare Teams hilft, komplexe ERP-Prozesse zu dokumentieren und erfolgreiche System-Rollouts zu unterstützen. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Wie einfach ist die Implementierung von FlowShare für die ERP-Dokumentation? FlowShare funktioniert sofort. Installieren Sie es, erfassen Sie einen Prozess und generieren Sie innerhalb weniger Minuten Dokumentation. Keine komplexe Einrichtung erforderlich. Kann FlowShare SAP-Prozesse dokumentieren? Ja. FlowShare funktioniert mit SAP GUI und anderen ERP-Systemen und erfasst vollständige Workflows Schritt für Schritt. Funktioniert es mit Desktop-ERP-Systemen? Standardmäßig wird die Dokumentation lokal gespeichert und nur bei Bedarf freigegeben. Wo wird die Dokumentation gespeichert? Ja. FlowShare erfasst sowohl Desktop- als auch browserbasierte Anwendungen und ist somit ideal für ERP-Umgebungen. Kann FlowShare SAP-Prozesse für Schulungen dokumentieren? Ja. FlowShare kann SAP-GUI-Workflows erfassen und in Schritt-für-Schritt-Dokumentationen verwandeln. Viele Unternehmen nutzen dies für SAP-Schulungen, Onboarding und Systemtransformationsprojekte. Können wir es in sicheren oder regulierten Umgebungen verwenden? Ja. FlowShare funktioniert in On-Premise- und Air-Gapped-Umgebungen, ohne Cloud-Speicher zu benötigen. Wie halten wir die Dokumentation aktuell? Sie können jeden Prozess schnell bearbeiten und aktualisieren und erneut exportieren, ohne alles neu aufzeichnen zu müssen. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [ERP Documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** FlowShare captures every step across your ERP system and turns it into clear, step-by-step documentation your team can actually use. **Content:** # Create ERP Documentation ## 10× Faster #### Document complex ERP processes while you work. No writing required. #### FlowShare captures every step across your ERP system and turns it into clear, step-by-step documentation your team can actually use. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) [ How it works ](#works) [ Training Process ](#train) [ Why FlowShare ](#why) [ Training Documentation ](#train) [ Articles About FlowShare ](#article) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## ERP Documentation Is Slowing Your Project Down. ## We fix that. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### ERP processes exist only in employees’ heads ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Creating documentation takes weeks ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Training materials are inconsistent or ignored ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Teams avoid documenting because it’s too time-consuming #### Structured & Standardized Solutions ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Capture processes live while working ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Generate step-by-step guides instantly ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Create clear, consistent training materials ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Make documentation effortless for your team ## Record Once. ## Export Everywhere. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Capture-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 1. Capture Start FlowShare on Windows: every click is auto-captured as you go through your workflow. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Generate-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Export-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 3. Export Export your guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share in seconds. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Share-without-text_arrow.gif.gif) ### 4. Share Publish guides to the FlowShare Portal or to tools you already use like Confluence, Sharepoint and more. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Features built for ERP documentation #### Document complex ERP workflows without slowing your project #### Especially during ERP rollouts, migrations, or system updates, documentation becomes a bottleneck. ERP systems are complex. Documentation shouldn’t be. #### Capture workflows across complex ERP systems FlowShare records every step across SAP, Microsoft Dynamics, Business Central, and other ERP systems, including desktop applications and browser-based tools. No need to switch tools or document manually. ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​.png) #### Automatically generate structured process guides Every captured action is turned into a clear step with screenshots, highlights, and descriptions. Your team gets documentation they can follow immediately, without additional explanation. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Edit and standardise at scale Make changes across hundreds of steps in seconds. Blur sensitive data, adjust screenshots, and refine instructions without re-recording the process. ![Edit and standardise at scale](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Edit-and-standardise-at-scale.png) #### Export and share instantly Turn your process into a ready-to-use document in seconds. ![export flowshare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Export-training-manuals-instantly.png) [ More features ](/features) ## Why Teams ## Choose FlowShare #### FlowShare helps teams create ERP documentation faster, keep knowledge consistent, and make employee training easier. ![Flow energy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo.svg)### 10× faster documentation. Capture hundreds of processes in the time it normally takes to document a few. ![Statetics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.svg)### Consistent results every time. Standardise how processes are documented across departments and locations. ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.svg)### Intuitive for everyone. No training required. Anyone can document processes while working. ## Start documenting your ERP processes in minutes Capture your first workflow and turn it into a structured ERP guide automatically. No setup. No credit card. Just install and start. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Capture ERP Processes ## Across Your Entire Desktop ###### Built for ERP environments, not just browser tools ERP documentation doesn’t happen only in the browser. Most tools are limited to web applications. But ERP workflows often include: - Desktop ERP systems (SAP GUI, legacy tools) - On-premise applications - Secure, regulated environments - Air-gapped systems [ FlowShare ](/alternatives/) - Desktop & Browser - Works with desktop ERP systems - On-premise capable - Works in secure environments - Full workflow capture [ Typical Cloud Tool ](/alternatives/) - Browser-only - Limited to web apps - Cloud storage required - Requires internet connection - Partial capture These workflows cannot be captured reliably by browser-only tools. FlowShare is a Windows desktop application designed for real enterprise environments, not just browser workflows. Your data stays where it belongs. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## What Teams Say ## About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ More Reviews ](/reviews) ## Read About How FlowShare Can Help ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to document 300 processes without losing your mind Practical tips for documenting large-scale ERP rollouts without slowing down your team or losing track of what’s been covered. [Read More](/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ![How Limbach Group uses FlowShare to communicate complex workflows_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/How-Limbach-Group-uses-FlowShare-to-communicate-complex-workflows_.png) ##### How Limbach Group uses FlowShare to communicate complex workflows Limbach Group captures and shares cross-application workflows automatically — reducing manual effort and keeping IT projects moving without documentation bottlenecks. [Read More](/case-studies/limbach-group) ![k104-erp-training-step-by-step](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/k104-erp-training-step-by-step-2.png) ##### How K104 creates step-by-step ERP training K104 is an ERP and SAP consulting firm. See how they document complex SAP processes accurately and without missing a step. [Read More](/case-studies/K104-prozessoptimierung-gmbh) ## Ready to simplify your ERP documentation? See how FlowShare helps teams document complex ERP processes and support successful system rollouts. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. Who should write it, the project team or key users? Key users. They know the real path through the system, including the workarounds, while the project team documents the intended path. Capture-based tools remove the old reason to hand it elsewhere, because writing skill is no longer the constraint. When in an ERP rollout should documentation be created? The record of how people actually operate the ERP system: which transaction, in what order, with which fields, and what to do when it fails. The useful scope is the transactions each role performs daily plus the known exceptions, not every screen the system contains. What is ERP documentation, and what should it cover? During testing, not after go-live. The transactions are being executed anyway for user acceptance testing, so capturing them there means end-user material exists on day one. Documentation promised for after stabilisation arrives once workarounds have already formed. How easy is it to implement FlowShare for ERP documentation? There is no implementation. Install it, capture a transaction, and the first guide exists within minutes. That matters in ERP projects specifically, because documentation usually starts late and a tool requiring its own rollout never gets used before go-live. Can FlowShare document SAP processes? Yes. A dedicated SAP GUI connector reads SAP interface elements and produces accurate step descriptions, and browser-based Fiori applications are captured too. Our [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) page covers this in more depth. Does it work with desktop ERP systems? Yes, both. This is the practical difference from browser-based documentation tools, which cannot see installed ERP clients at all. Capture runs locally, so ERP screens containing live business data are not uploaded anywhere while you record. Where is the documentation stored? Locally by default, on the machine that recorded it, and shared only when you choose. From there you export to your own network storage, intranet or document management system, or publish to the FlowShare Portal, our [internal knowledge base software](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/). You choose the destination, not the tool. Can we use it in secure or regulated environments? Yes. FlowShare is [on-premise documentation](https://getflowshare.com/security/) software and works in air-gapped environments with no cloud storage involved, which is why it is used where ERP data cannot leave the network. Sensitive fields in screenshots can be blurred in bulk before anything is shared. How do we keep documentation up to date? Re-record the affected transaction rather than editing the document. Keeping one guide per transaction means a system change touches one file and takes minutes, whereas a single large manual turns the same change into a project nobody schedules. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Employee Training Manuals](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** FlowShare captures every step across any application and turns it into clear, structured process documentation your team can rely on. **Content:** # Create Employee Training Manuals ## 10× Faster #### Create training manuals while you work. No writing required. #### FlowShare captures workflows automatically and turns them into step-by-step guides. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) [ How it works ](#works) [ Training Process ](#train) [ Why FlowShare ](#why) [ Training Documentation ](#train) [ Articles About FlowShare ](#article) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Training Documentation Is ## Painful. We fix that. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word eat hours ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation becomes outdated ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Knowledge lives in employees' heads ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Trainers become bottlenecks #### Structured & Standardized Solutions ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Capture processes live while working ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update guides in minutes ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Keep knowledge inside the company ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export branded manuals instantly ## Record Once. ## Export Everywhere. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Capture-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 1. Capture Automatically Start FlowShare on Windows: every click is auto-captured as you go through your workflow. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Generate-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Export-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 3. Export Export your guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share in seconds. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Share-without-text_arrow.gif.gif) ### 4. Share Publish guides to the FlowShare Portal or to tools you already use like Confluence, Sharepoint and more. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Features that make employee training documentation simple #### Instead of manually writing guides or recording training sessions, FlowShare automatically turns real work into structured documentation your team can use immediately. #### Automatically Capture Workflows FlowShare records every click, screen, and action as employees perform a task. This allows trainers and experienced team members to turn real workflows into clear training guides without manually writing instructions. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Automated Step Descriptions FlowShare automatically generates descriptions for each captured step, including buttons, menus, and fields used during the process. New employees can follow instructions easily without additional explanation. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Create a central training knowledge base Publish guides to the FlowShare Portal so employees can easily access training materials whenever they need them. Instead of asking colleagues for help, new team members can follow clear instructions in one central place. ![FlowShare portal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Create-a-central-training-knowledge-base​.png) #### Export training manuals instantly Export guides as PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM, or xAPI to integrate them into your existing training systems and documentation platforms. ![export flowshare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Export-training-manuals-instantly.png) [ More features ](/features) ## Why Teams ## Choose FlowShare #### FlowShare helps teams create clear training documentation faster, keep knowledge consistent, and make employee training easier. ![Flow energy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo.svg)### 10× faster documentation. Automatic screenshots and steps eliminate manual copy-paste work. ![Statetics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.svg)### Consistent results every time. Standardize how guides look and feel, no matter who creates them. ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.svg)### Intuitive for everyone. Anyone can create guides in minutes, no design or technical skills required. ## Start Documenting Employee Training Processes In Minutes Capture your first workflow and turn it into a step-by-step training guide automatically. No setup. No credit card. Just install FlowShare and start documenting. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Capture Training Processes ## Across Your Entire Desktop Many documentation tools focus on capturing web applications. But employee training often involves software that runs outside the browser: - Desktop ERP systems - Legacy enterprise software - On-prem applications - Regulated environments - Air-gapped networks [ FlowShare ](/alternatives/) - Desktop & Browser - On-prem capable - Air-gap friendly - Full desktop capture [ Typical Cloud Tool ](/alternatives/) - Browser-only - Cloud storage - Requires internet - Primarily web-app capture These workflows cannot be captured reliably by browser-only tools. FlowShare is a Windows desktop application designed for real enterprise environments, not just browser workflows. Your data stays where it belongs. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## What Teams Say ## About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ More Reviews ](/reviews) ## Read About How FlowShare Can Help ![Create Step By Step Guides shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/FlowShare-Resources-Creating-Stunning-Step-By-Step-Guides.jpg) ##### Creating stunning step-by-step guides with FlowShare Description A practical guide to building clear, visual step-by-step guides without design skills, so anyone on your team can create training materials that look professional. [Read More](/creating-stunning-step-by-step-guides) ![FlowShare Interactive demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Interactive-Demo.png) ##### Turn your guides into engaging, clickable training Go beyond static PDFs. FlowShare’s interactive demo feature lets employees learn by doing, hands-on, step-by-step, no extra tools needed. [Read More](/features/interactive-demo) ![Employee Training Manual shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/12/FlowShare-Resources-Employee-Training-Manuals.jpg) ##### Creating employee training manuals your team will actually use Practical tips for building training manuals that drive real adoption, from structure and format to getting your team to follow them. [Read More](/employee-training-manual/) ## Ready To Simplify Employee Training? See how FlowShare helps teams turn everyday workflows into clear training manuals and give new employees the guidance they need from day one. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. How is this different from a learning management system? An LMS delivers courses and tracks completion. FlowShare produces the material itself, from the workflows people actually perform. Many organisations need both, but buying the LMS first is the common mistake, because an empty platform stays empty. How easy is FlowShare to implement for employee training? Immediately. Install it or run the portable version, record a workflow, and a step-by-step training guide exists within minutes. There is no setup project, no IT programme and no train-the-trainer phase before the first guide. Are the guides easy for new employees to follow? Each step carries a screenshot of the real screen alongside the instruction, so a new starter sees exactly where to click rather than interpreting a description. That removes the questions that usually go back to a colleague halfway through a task. Will FlowShare work with the applications we train employees on? Almost certainly. It captures desktop and browser-based applications on Windows, including internal tools and legacy systems. If an employee can perform the task on screen, the process can be recorded and turned into a training guide. Does FlowShare work with browser-based tools? Yes, browser applications are captured exactly as desktop software is. Most training environments are a mix of both, and the point of desktop capture is that you do not have to choose which half of your systems you can document. Can FlowShare document SAP processes for training? Yes. SAP GUI workflows are captured step by step, which is why FlowShare is used for SAP training, onboarding and transformation projects. Our [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) page covers that use case specifically. Where are training guides stored? Locally by default, shared only when you choose. Teams that want a central training library publish to the FlowShare Portal, our [internal knowledge base software](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/), where guides are searchable and access is controlled by role, but that is an option rather than a requirement. Who owns the training documentation created with FlowShare? You do. All guides and exported documents belong to your organisation, in standard Word, PDF and PowerPoint formats that stay readable whether or not you keep the licence. Training material you cannot take with you is not really yours. Where is FlowShare data hosted? Capture is local, because FlowShare is [on-premise documentation](https://getflowshare.com/security/) software, so training content only exists on your machines unless you publish it. Where you do use the Portal, the backend, database and storage are hosted in Frankfurt, Germany, and AI features run on Azure OpenAI within the EU. What happens after the free trial ends? Nothing automatic. No payment details are taken upfront, so there is no charge and no cancellation step. You decide whether to continue on a paid plan once you have seen how much training material the trial produced. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [SAP Documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** FlowShare captures every step in SAP GUI and Fiori and turns it into structured test and training documentation. **Content:** # Create SAP Documentation ## 10× Faster #### Document SAP processes while you work, automatically, without manual effort. FlowShare captures every step in SAP GUI and Fiori and turns it into structured test and training documentation. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.webp) 4.8 rating ![Capterra logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Logo.svg) ![OMR Reviews logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_omr_logo-1.svg) ![SourceForge logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_sourceforge_logo-1.svg) ![Google logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/flowshare_google_logo-2-1.svg) [ How it works ](#works) [ Training Process ](#train) [ Why FlowShare ](#why) [ Training Documentation ](#train) [ Articles About FlowShare ](#article) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## SAP documentation is slowing down your ## project. We fix that. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Training thousands of users under tight deadlines ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Creating test and training documentation takes weeks ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### SAP knowledge exists only in experts’ heads ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Migration projects run over time due to poor documentation #### Structured & Standardized Solutions ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Capture SAP processes automatically while working ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Generate test and training documentation instantly ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Preserve expert knowledge before it’s lost ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Keep your SAP rollout on time and within budget ## Record Once. ## Export Everywhere. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Capture-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 1. Capture Automatically Start FlowShare on Windows: every click is auto-captured as you go through your workflow. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Generate-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Export-Flow-with-text_arrow.gif.gif) ### 3. Export Export your guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share in seconds. ![FlowShare Steps](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GIF-Share-without-text_arrow.gif.gif) ### 4. Share Publish guides to the FlowShare Portal or to tools you already use like Confluence, Sharepoint and more. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Features that make SAP S/4HANA migration documentation simple #### Instead of manually writing guides or recording training sessions, FlowShare automatically turns real work into structured documentation your team can use immediately. #### Capture SAP GUI and Fiori processes automatically FlowShare correctly recognises SAP interface elements and records every step across desktop and browser-based SAP environments. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Generate test and training documentation instantly Turn real user actions into structured test reports and training guides, without manual writing. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​.png) #### Edit and standardise documentation at scale Update steps, blur sensitive data, and refine instructions across entire documents in seconds. ![Edit and standardise at scale](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Edit-and-standardise-at-scale.png) #### Export for training, testing, and knowledge sharing Create documentation for user training, test cases, SOPs, or knowledge bases in multiple formats. ![FlowShare portal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Create-a-central-training-knowledge-base​.png) [ More features ](/features) ## Why Teams ## Choose FlowShare #### FlowShare helps teams create SAP migration documentation faster, keep knowledge consistent, and make employee training easier. ![Flow energy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo.svg)### 10× faster documentation Create hundreds of SAP guides in the time it used to take for a few. ![Statetics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.svg)### Designed for SAP GUI One of the few tools that correctly captures and documents SAP GUI workflows. ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.svg)### Reduce migration risk Ensure users are trained and processes are documented before go-live. ## Start documenting your SAP processes in minutes Capture your first workflow and generate test and S/4HANA migration documentation automatically. No setup. No credit card. Just install and start. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Capture SAP Migration Processes ## Windows / On-Prem **Built for real SAP environments, not just browser tools** SAP workflows don’t happen only in the browser. - SAP GUI (desktop) - Fiori apps - Legacy systems - Secure environments FlowShare is different. [ FlowShare ](/alternatives/) - Works with SAP GUI - Desktop & Browser - On-premise capable - Full SAP workflow capture [ Typical Cloud Tool ](/alternatives/) - Browser-only - Limited to web apps - Cloud required - Requires internet - Partial capture Your data stays where it belongs. ![FlowShare background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Group-23.svg) ![background](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Traced-Image.svg) ## What Teams Say ## About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. ![a_logo_no_bg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/a_logo_no_bg-1.png) #### Analytiqum #### "FlowShare is a Game changer in Process Documentation " ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![datenanalyse_services_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/datenanalyse_services_logo-1.png) #### Luschnitz.com e.U. #### "FlowShare saves an incredible amount of time for software documentation!" ![Reinhold Luschnitz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-4.png)### Reinhold Luschnitz E-learning Consultant ![Birkem gold](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/User-image.png) #### Birkengold GmbH #### "FlowShare Creates instructions in minutes instead of hours." ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-2.png)### Martin Holzer IT-Manager ![igs_gmbh_logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/igs_gmbh_logo-1.png) #### IGS GmbH #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Walter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-6.png)### Walter Kuhn Lead Architect ![Fennlea](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/fernlea_logo_no_bg-1-1.png) #### Fernlea Community Care #### "FlowShare is Simple and intuitive, my users love it." ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/bdae_gruppe_logo.jpeg) #### BDAE GRUPPE #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes." ![Philipp](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/images-7.png)### Philipp Belau CEO BDAE Group [ More Reviews ](/reviews) ## Read About How FlowShare Can Help ![Compare FlowShare vs SAP Enable Now (3)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Compare-FlowShare-vs-SAP-Enable-Now-3-scaled.png) ##### FlowShare vs SAP Enable Now A faster, simpler alternative to SAP Enable Now, built for teams who need documentation without the complexity and cost.” [Read More](/alternatives/sap-enable-now) ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2024/10/FlowShare-Blogpost-Title-Image-How-to-Navigate-SAP-S4HANA-Transformation-A-Detailed-Blueprint.jpg) ##### Navigating SAP S/4HANA transformation SAP documentation teams are often mid-migration. This post meets them exactly where they are and naturally positions FlowShare as the documentation solution. [Read More](/s4hana-transformation/) ![k104-erp-training-step-by-step](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/k104-erp-training-step-by-step-2.png) ##### How K104 creates step-by-step ERP training K104 is an ERP and SAP consulting firm. See how they document complex SAP processes accurately and without missing a step. [Read More](/case-studies/K104-prozessoptimierung-gmbh) ## Ready to simplify your SAP documentation? See how FlowShare helps teams document SAP processes faster and support successful rollouts. Faster implementation, better user adoption, lower project risk. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is SAP GUI documentation? Step-by-step records of how SAP transactions are performed in your own configured system: the transaction code, the fields, the sequence and the exceptions. It differs from SAP’s standard help, which describes an unconfigured system rather than your fields, roles and naming. Does FlowShare work with SAP GUI? Yes. A dedicated connector reads SAP GUI interface elements and generates accurate step descriptions rather than generic ones, which is the difference between a usable transaction guide and a set of unlabelled screenshots. Does it also work with SAP Fiori? Yes. FlowShare captures both the SAP GUI desktop client and browser-based SAP applications including Fiori, so a landscape running both does not need two documentation tools. Can we create test documentation with FlowShare? Yes, and it is worth doing at the same time as training material. Test evidence and [employee training manuals](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) describe the same clicks but are usually produced twice by different people. Capturing the transaction as the key user tests it produces the step-level record and the basis of the guide from one run. Is FlowShare suitable for an S/4HANA migration? Yes. Migration projects generate [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) debt faster than any other rollout: as-is processes, test evidence and new end-user guides all at once. Capturing during testing covers two of the three at the point the work is happening anyway. Can we use FlowShare in secure SAP environments? Yes. FlowShare is [on-premise documentation](https://getflowshare.com/security/) software: capture and processing run locally on the Windows machine, with no cloud dependency, so SAP screens showing live master or financial data stay inside your network. It can be used in air-gapped landscapes as well. How do we keep SAP documentation current after a change? Re-record the affected transaction and export again. Because each guide covers one transaction, a change to a single screen is a short update rather than a reason to reopen a three-hundred-page manual hunting for every affected screenshot. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ## Integrations ### [Avendoo](https://getflowshare.com/integrations/avendoo/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Veröffentlichen Sie Ihre Flows ganz einfach in der Avendoo Learning World. **Content:** # Ihr Team veröffentlicht bereits Inhalte ## in Avendoo. #### Machen Sie aus Ihren Prozessen Trainingsinhalte #### Keine manuelle Kurserstellung. Kein Neuformatieren. Erfassen Sie Workflows mit FlowShare und veröffentlichen Sie sie direkt in Ihrer Avendoo Learning World. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Avendoo logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Avendoo-3.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) 0 Keine zusätzliche Content-Erstellung nötig. Ihre Dokumentation ist bereits Ihr Trainingsmaterial. 1-Klick Vom FlowShare-Guide zu Avendoo-Lerninhalten. 1 Ort Zum Verwalten, Verteilen und Skalieren all Ihrer Trainingsinhalte in Ihrer Organisation. ## Trainingsinhalte manuell zu erstellen, kostet Zeit. ### FlowShare macht es automatisch. #### Statt Trainingsmaterialien von Grund auf neu zu erstellen, generiert FlowShare strukturierte Schritt-für-Schritt-Inhalte und veröffentlicht sie direkt in Avendoo – sofort einsatzbereit in Kursen. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Lerninhalte manuell erstellen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots kopieren und Schritte schreiben ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Inkonsistente Trainingsmaterialien ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Schwierig, Kurse aktuell zu halten #### Mit FlowShare + Avendoo ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Guides direkt nach Avendoo exportieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Strukturierte Lerninhalte werden automatisch generiert ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Einheitliches Format über alle Kurse hinweg ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Inhalte durch erneuten Export sofort aktualisieren ### Erfassen Sie es. FlowShare formatiert es. ### Avendoo stellt es bereit. #### Native Avendoo-Integration in FlowShare. Einfache einmalige Einrichtung mit Ihren Account-Zugangsdaten. Vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung in unserem Setup-Guide. ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Arbeiten Sie wie gewohnt. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf – nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt strukturierte Schritte mit Screenshots und klaren Beschreibungen. ![avendoo 2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/avendoo-2-4.png) ### 3. Exportieren Wählen Sie Ihre Avendoo-Kategorie im Baum aus. ![avendoo 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/avendoo-4-4.png) ### 4. Veröffentlichen Exportieren Sie Ihren Guide direkt in die Plattform. Fertig. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) #### Immer #### griffbereit FlowShare verwandelt Ihre Prozesse in Avendoo in strukturierte Lerninhalte – so können Sie Mitarbeitende einfach schulen und Wissen aktuell halten. Avendoo-Integration #### Erstellen Sie Trainingsinhalte ohne zusätzlichen Aufwand. Machen Sie aus Ihren FlowShare-Guides Lernmaterialien, die in Avendoo-Kursen sofort eingesetzt werden können. Müssen Sie etwas aktualisieren? Exportieren Sie Ihren Guide erneut und halten Sie Ihre Trainingsinhalte immer aktuell. ![Avendoo icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/avendoo-5.png) #### Weniger Overhead. #### Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Schnellere Erstellung von Trainings Erstellen Sie Onboarding- und Trainingsmaterialien in wenigen Minuten. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Einheitliche Lerninhalte Alle Guides folgen derselben Struktur und demselben Format. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Exportieren Sie Guides erneut, um Trainingsinhalte sofort zu aktualisieren. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Besseres Lernerlebnis Stellen Sie klare, visuelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereit. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Ich biete Schulungen zum Thema Datenanalyse an und schule unter anderem BI-Systeme. Ich nutze FlowShare, um die Schulungsunterlagen zu erstellen. Der größte Vorteil ist, dass die Erstellung der Schulungsunterlagen ‚nebenbei‘ im Zuge der Schulungserstellung erfolgt und kein separater, zeitaufwendiger Prozess sein muss.“ ### — Reinhold, Consultant luschnitz.com (Quelle: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) #### Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ##### Erfassen Sie Ihren Prozess mit FlowShare. #### Ihr Team lernt ihn in Avendoo. #### #### Machen Sie aus Ihren Schritt-für-Schritt-FlowShare-Guides mit einem Klick ansprechende Avendoo-Lerninhalte. Kein Neuformatieren, keine manuellen Uploads, kein zusätzlicher Aufwand. ![Books](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/2-2.png) ##### ##### Sofort verfügbare Lerninhalte Ihr FlowShare-Guide wird zu interaktivem Avendoo-Lernmaterial. Sofort bereit, um in Kurse aufgenommen zu werden. ![Clock](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/3-2.png) ##### ##### Immer auf dem neuesten Stand Aktualisieren Sie Ihren FlowShare-Guide und veröffentlichen Sie ihn mit einem Klick erneut in Avendoo. Ihre Lernenden sehen immer die neueste Version. ![Meet ups](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/4-2.png) ##### ##### Trainings mühelos skalieren Verteilen Sie Trainings über Abteilungen hinweg und onboarden Sie neue Mitarbeitende schneller. #### Bereit, Trainingsinhalte schneller zu erstellen? Keine manuelle Arbeit. Kein doppelter Aufwand. Einfach strukturierte Lernmaterialien. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) #### Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie exportiere ich FlowShare-Guides nach Avendoo? Verbinden Sie Ihr Avendoo-Konto einmal und exportieren Sie Ihren Guide direkt in Ihr LMS. [unseren Einrichtungsleitfaden ](https://support.getflowshare.com/en/articles/9387947-avendoo-integration-for-flowshare) Wie richte ich die Avendoo-Integration ein? Gehen Sie zu *Export → Direct Integrations → Avendoo*, geben Sie Ihre Domain, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf *Test and Save*. Was muss ich konfigurieren? Sie benötigen Ihre Avendoo-Domain und Ihre Login-Zugangsdaten, um FlowShare zu verbinden. Wie veröffentliche ich einen Guide in Avendoo? Exportieren Sie Ihren Guide, wählen Sie die Zielkategorie aus, und Ihre Inhalte sind in Avendoo verfügbar. Kann ich bestehende Trainingsinhalte aktualisieren? Ja. Durch erneutes Exportieren Ihres Guides werden die Inhalte in Avendoo aktualisiert. Ist die Integration sicher? Ja. FlowShare läuft während der Aufnahme lokal, und die Authentifizierung erfolgt über Ihr Avendoo-Konto. Speichert FlowShare meine Daten in der Cloud? Nein. Alle Prozesse werden lokal erfasst und nur beim Veröffentlichen exportiert. Wer kann die Avendoo-Integration nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Learning --- ### [Avendoo](https://getflowshare.com/integrations/avendoo/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Easily publish your Flows on the Avendoo Learning World. **Content:** # Your team already publishes content ## in Avendoo #### Turn your processes into training content #### No manual course creation. No reformatting. Capture workflows with FlowShare and publish them directly into your Avendoo Learning World. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Avendoo logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Avendoo-3.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) 0 Extra content creation needed. Your documentation is already your training material 1-click From FlowShare guide to Avendoo learning content. 1 place To manage, distribute and scale all your training content across your organisation. ### Creating training content manually takes time. ### FlowShare makes it automatic. #### Instead of building training materials from scratch, FlowShare generates structured, step-by-step content and publishes it directly into Avendoo, ready to use in courses. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Create learning content manually ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Copy screenshots and write steps ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Inconsistent training materials ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Hard to keep courses up to date #### With FlowShare + Avendoo ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export guides directly into Avendoo ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Structured learning content generated automatically ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Consistent format across courses ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update content instantly by re-exporting ## Capture it. FlowShare formats it. ### Avendoo delivers it. #### Native Avendoo integration built into FlowShare. Simple one-time setup using your account credentials.. Full walkthrough in our setup guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work as usual. FlowShare records every step automatically — nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare creates structured steps with screenshots and clear descriptions. ![avendoo 2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/avendoo-2-4.png) ### 3. Export Select your Avendoo category from the tree. ![avendoo 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/avendoo-4-4.png) ### 4. Publish Export your guide directly into the platform. Done. [ Talk to Sales ](/lets-talk) #### Your Docs. #### Ready FlowShare turns your processes into structured learning content inside Avendoo, making it easy to train employees and keep knowledge up to date. Avendoo Integration #### Create training content without extra effort. Turn your FlowShare guides into learning materials ready to be used in Avendoo courses. Need to update something? Re-export your guide and keep your training content always current. ![Avendoo icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/avendoo-5.png) #### Less Overhead. #### More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Faster training creation Create onboarding and training materials in minutes. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Consistent learning content All guides follow the same structure and format. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Always up to date Re-export guides to update training content instantly. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Better learning experience Deliver clear, visual step-by-step instructions. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "I offer training on the topic of data analysis and train BI systems, among other things. I use FlowShare to create the training materials. The main advantage is that creating the training materials happens 'on the side' during the course of the training creation and doesn't have to be a separate, time-consuming process." ### — Reinhold, Consultant luschnitz.com (Source: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) #### What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ##### Record your process with FlowShare. ##### Your team learns it in Avendoo. #### #### Turn your step-by-step FlowShare guides into engaging Avendoo learning content with one click. No reformatting, no manual uploads, no extra effort. ![Books](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/2-2.png) ##### ##### Instant learning content Your FlowShare guide becomes interactive Avendoo learning material. Ready to include in courses straight away ![Clock](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/3-2.png) ##### ##### Always up to date Update your FlowShare guide and re-publish to Avendoo in one click. Your learners always see the latest version ![Meet ups](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/4-2.png) ##### ##### Scale training effortlessly Distribute training across departments and onboard new staff faster. ##### Ready to create training content faster? No manual work. No duplicated effort. Just structured learning materials. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. Should we use this or a SCORM export? Use the direct integration when Avendoo is your LMS, because content lands ready to assign. Use the SCORM or xAPI export when you need the same material in another platform as well, or want a package that is not tied to one system. How do I export FlowShare guides to Avendoo? Connect your Avendoo account once and export the guide straight into your LMS, choosing the target category. The captured steps arrive as training content, ready to use as [employee training](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/) manuals, without being rebuilt in an authoring tool. How do I set up the Avendoo integration? Go to Export, then Direct Integrations, then Avendoo, enter your domain, username and password, and click Test and Save. The linked setup guide covers it step by step. What do I need to configure? Your Avendoo domain and login credentials, entered once. There is no separate connector to install and no involvement needed from the Avendoo vendor to enable the connection. How do I publish a guide in Avendoo? Export the guide, select the target category, and the content becomes available in Avendoo for assignment like any other learning object in your catalogue. Can I update existing training content? Yes. Re-exporting the guide updates the content in Avendoo, so a changed system screen does not leave outdated training material assigned to new starters. Is the integration secure? Capture runs locally and the connection authenticates against your own Avendoo instance with your credentials. Content transfers only when you export it. Does FlowShare store my data in the cloud? No. Processes are captured and stored locally, because FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/), and only the guides you deliberately publish are sent to Avendoo. Anything you do not export stays on your machine. Who can use the Avendoo integration? Available on paid plans. The current plan comparison is on the [pricing page](https://getflowshare.com/pricing/), which we keep as the single source so the details never drift between pages. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Learning --- ### [OpenRPA](https://getflowshare.com/integrations/openrpa/) **Published:** April 4, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Export your Flow-files to OpenRPA and deploy your bots faster. **Content:** # Your team already publishes content ## in OpenRPA #### Turn your processes into automation-ready workflows. #### No manual rebuilding. No duplication of effort. Capture workflows with FlowShare and export them directly into OpenRPA. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![OpenRPA from OpenIAP](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/OpenRPA.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) 1-click From FlowShare documentation to OpenRPA-ready export. $0 OpenRPA is fully open-source and free to use. 0 Gap between your documentation and your automation. ## Turning processes into automation usually requires manual work. ## Alongside Tools You Already Use. #### Instead of documenting processes and rebuilding them inside RPA tools, FlowShare lets you capture workflows once and export them directly into OpenRPA, reducing manual translation and setup effort. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Document processes manually ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Rebuild workflows in RPA tools ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Duplicate effort between teams ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Risk of inconsistencies #### With FlowShare + OpenRPA ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export workflows directly into OpenRPA ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduce manual translation into automation ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Keep documentation and automation aligned ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Accelerate bot development ## Capture it. FlowShare structures it. ## OpenRPA automates it. #### OpenRPA export format built into FlowShare. No complex setup, export your documented process directly for automation. ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work as usual. FlowShare records every step automatically — nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![OpenARP](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/OpenARP-3-1.png) ### 3. Export Choose the OpenRPA format and click Export that will generate your file. ![OpenARP](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/OpenARP-4-1.png) ### 4. Publish Export into OpenRPA and start building your automation. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## From process ## to automation. FlowShare helps you move from documentation to automation faster by providing structured workflows that can be used in OpenRPA. OpenRPA Integration #### Reduce the gap between documentation and automation. Turn your documented processes into automation-ready workflows without rebuilding them from scratch Need to update something? Adjust your FlowShare guide and keep your automation aligned. ![OpenRPA icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/OpenRPA-1.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Faster automation development Reduce time from process documentation to bot deployment. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Less duplicate work Avoid rebuilding workflows manually in RPA tools. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Better consistency Keep documentation and automation aligned. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Scalable automation Standardise processes before deploying bots. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "Automated screenshots with mouse cursor indicating clicks. Description of the screenshot possible. Export to other formats." ### — David K Manager Processes & Controlling (Source: SourceForge) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Record your process once in FlowShare. ## Deploy your bot with OpenRPA. #### Bridge the gap between documentation and automation. Record your process in FlowShare and export it directly to OpenRPA. ![share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/16.png) ##### Documentation meets automation Your FlowShare guide becomes the instruction set your bot needs to run correctly. ![Profile icons](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/6.png) ##### Scale bots with ease Export directly to OpenRPA and deploy automation across your business at scale. ![Search](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/24.png) ##### Open-source freedom OpenRPA is free and open-source. Powerful automation without the enterprise price tag. ## Ready to accelerate your automation workflows? No duplicate effort. Just faster automation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. Why document a process before automating it? Because automation projects fail on unclear processes more often than on technical limits. A click-level record shows what the process actually does, including the exceptions, which is the input an automation needs. It also leaves readable [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) for the steps you decide not to automate. How do I export FlowShare guides to OpenRPA? Select OpenRPA as the export format and import the resulting workflow into your OpenRPA environment. There is no connection to configure and no credentials to exchange, because the export produces a file rather than publishing to a service. Do I need to configure the integration? No. Unlike the account-based integrations there is nothing to authenticate. You choose OpenRPA as the export format and the file is produced locally, which also means it works in environments with no outbound connectivity. What is exported to OpenRPA? Structured workflow data describing the sequence of steps and the interface elements involved, intended as the starting structure for an automation. It is a scaffold built from a real observed process, not a finished robot. Do I still need to adjust workflows in OpenRPA? Yes. The export gives you the process structure, but the automation logic, error handling and decision branches have to be built and tested in OpenRPA. It saves the mapping work, not the engineering. Can I update workflows after exporting? Yes. Update the FlowShare guide and export again to keep the documented process and the automation aligned. Where they drift apart is usually where an automation quietly stops matching how the work is really done Is this a full automation solution? No. FlowShare documents processes and supports the transition from documentation to automation. It does not replace an RPA platform and does not execute anything. The automation itself is built and run in OpenRPA. Is FlowShare an automation tool? Capture runs locally, as on-premise documentation software, and the export writes a file to a location you choose. Nothing is transmitted to us or to a third-party service at any point in this workflow. Who can use the OpenRPA export? Available on paid plans. The current plan comparison is on the [pricing page](https://getflowshare.com/pricing/), which we keep as the single source so the details never drift between pages. Is the integration secure? Capture runs locally, as [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/), and the export writes a file to a location you choose. Nothing is transmitted to us or to a third-party service at any point in this workflow. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ### [Know How](https://getflowshare.com/integrations/know-how/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Create and publish custom nuggets with FlowShare. **Content:** # Your team already publishes content ## in Know How #### Turn your processes into Nuggets your team can use instantly #### No manual creation. No duplication of work. Capture workflows with FlowShare and export them directly into the Nugget Creator. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](https://getflowshare.com/) ![Know How logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Know-How.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) 1 Library. All your process knowledge, packaged as Nuggets and findable by your whole team. 1-click To turn any FlowShare guide into a searchable Know How Nugget. 0 Colleagues interrupted to explain a process that's already been documented. ## Creating Nuggets manually takes time. ## FlowShare makes it automatic. #### Instead of manually building Nuggets step by step, FlowShare turns your processes into structured Nuggets and sends them directly to Know How with one click. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Create Nuggets manually step by step ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Write instructions separately ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Duplicate effort across tools ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Hard to keep content consistent #### With FlowShare + Nuggets ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export guides directly as Nuggets ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Structured steps generated automatically ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### No duplicate work between tools ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update Nuggets instantly by re-exporting ## Capture it. FlowShare extends it. ## Nugget Creator delivers it. #### Native Nugget Creator integration built into FlowShare. Simple one-time setup using your account credentials. Full walkthrough in our setup guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work as usual. FlowShare records every step automatically — nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare creates structured steps with screenshots and clear descriptions. ![nugget2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/nugget2-1.png) ### 3. Export Select your Nugget destination from the list. ![nugget4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/nugget4-1.png) ### 4. Publish See the exported Nuggets directly in Know How. Done. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Create Nuggets without creating ## them twice. Nugget Creator Integration #### Create once. Deliver everywhere. Turn your FlowShare guides into structured Nuggets without manual input. Need to update something? Re-export your guide and keep your Nuggets always up to date. ![Know How icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Know-How-1.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### No duplicate work Create instructions once in FlowShare and reuse them in Nugget Creator. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Faster content creation Generate Nuggets in minutes instead of hours. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Always up to date Re-export guides to update Nuggets instantly. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Better knowledge access Deliver instructions directly where employees need them. [ Try for Free ](https://getflowshare.com/) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "The process for creating documentation is fast and unlike conventional screenshot & annotation software it tracks tasks so you don't forget important steps. Also the output options are good for sharing with different audiences." ### — Michael Consultant, Retail SaaS (Source: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Your processes, ## packaged as Nuggets. #### Record your process in FlowShare and instantly create a learning Nugget that guides your team step by step. ![Speaker](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/22-1.png) ##### From guide to Nugget Export your FlowShare guide directly into the Nugget Creator and make it findable for your entire team. ![Prize](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/23-1.png) ##### No expert required Package your team’s knowledge into Nuggets so processes keep running. Even when the person who knows it best is out of office. ![Search](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/24-1.png) ##### Support for everyone Give every employee instant access to the right process guidance. Exactly when and where they need it. ## Ready to create Nuggets faster? No manual work. No duplicate effort. Just structured instructions where your team needs them. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](https://getflowshare.com/) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. How do I export FlowShare guides to Nugget Creator? Connect your Nugget Creator account and export a guide directly as a Nugget. The captured steps become a short learning unit, usable alongside your other [employee training manuals](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/), without being rebuilt, which is the point of microlearning: many small units, produced quickly. How do I set up the integration? Go to Export, then Direct Integrations, then Nugget Creator, enter your credentials and click Test and Save. The linked setup guide covers the details. What do I need to configure? Your Nugget Creator account login and your App Key, which defines the export destination. Both are entered once. How do I publish a guide as a Nugget? Yes. Re-exporting replaces the existing Nugget with the updated version, which is what makes a large library of small units maintainable rather than a liability. Can I update existing Nuggets? In FlowShare, where your process documentation is maintained, not in the Nugget. Editing at the source keeps every future export consistent, whereas changes made downstream are overwritten the next time the guide is re-exported. Where should I edit my content? In FlowShare, where your [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) is maintained, not in the Nugget. Editing at the source keeps every future export consistent, whereas changes made downstream are overwritten the next time the guide is re-exported. Is the integration secure? Capture runs locally, as [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/), and the connection authenticates with your own account. Only guides you explicitly export are transferred. What do we need to use this integration? A FlowShare paid plan plus a Know-How account for Nugget Creator. The integration connects the two products and does not include the Know-How subscription. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Learning --- ### [ELO Digital Office](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Upload your .flows into your ELO ECM directly from FlowShare. **Content:** # Your Team Already ## ELO Digital #### Your documentation Stored in ELO #### No parallel system. No extra logins. FlowShare captures your processes locally and publishes them directly into SharePoint. [ Talk to Sales ](#) [ Try for Free ](#) ![ELO Digital Office logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ELO-Digital.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) 80% Less time writing SOPs vs manual 1-click From finished guide to SharePoint 0 New systems for your team to learn ## Most Solutions add an Ecosystem to Your Stack. FlowShare Works Alongside ## Alongside Tools You Already Use. #### Other documentation tools want you to manage knowledge in their own ecosystem and sync it outward. FlowShare is built differently: SharePoint is the destination, not an afterthought. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Create guides manually ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Upload files to ELO step by step ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Inconsistent formatting ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Difficult to maintain updates #### With FlowShare + SharePoint ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export guides directly into ELO ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Structured files generated automatically ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Consistent formatting across documents ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update files instantly by re-exporting ## Capture It. FlowShare Formats It. ## ELO stores it. #### Native ELO integration built into FlowShare. Simple one-time setup using your network transfer folder. Full walkthrough in our setup guide ![Card Image Container](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Card-Image-Container.webp) ### 1. Capture Work normally. FlowShare records every step automatically, nothing leaves your machine. ![Card Image Container](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Card-Image-Container-1.webp) ### 2. Edit FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![Card Image Container](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Card-Image-Container-2.webp) ### 3. Export Choose your format (PDF, PPTX, DOCX). FlowShare prepares your file for your ELO system automatically. ![Card Image Container](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Card-Image-Container-3.png) ### 4. Publish Select your ELO transfer folder. Export your guide directly into ELO. Done. [ Talk to Sales ](#) ## Your Docs. ## Copilot-Ready FlowShare exports structured documentation directly into your ELO system, ensuring your files are organised, accessible, and always up to date. ### ELO Integration #### Structured documentation. No manual upload. Export guides directly into your ELO environment with consistent structure and formatting. Need to update something? ![Integrations](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-492-1.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Faster documentation workflows Create and store guides without manual uploads. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Consistent file structure All documents follow the same format. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Always up to date Re-export files to update them instantly. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Better document control Store everything directly inside your ELO system. [ Try for Free ](#) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “Before FlowShare, we used screenshots and Word. Now I need just 10–15% of the time. Everything looks the same, and we finally have a standard.” ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-2-2.svg)### Gerald Marketing Manager ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## From FlowShare recording to ELO. Organised, versioned, and always findable. ## Organised, versioned, and always findable. #### Skip the manual filing. Export your FlowShare guides straight into ELO ECM and let it handle the versioning, permissions, and search so you don't have to. [ ![PDFs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Card-image-7-2.png) ##### Your format, your choice Export as DOCX, PPTX, or PDF. FlowShare sends it to ELO in whatever format fits your document management workflow. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) [ ![PPTX](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Card-image-8-1.png) ##### Version controlled Update your process in FlowShare and re-export with one click. ELO keeps every version organised and traceable. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) [ ![DOCX](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Card-image-9-1.png) ##### Enterprise-ready storage ELO’s scalable document management adapts to your organisation. From access permissions to advanced search, your documentation is always under control. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) ## Ready to streamline your documentation in ELO? No manual uploads. No formatting effort. Just structured documentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](#) [ Talk to sales ](#) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. How do I export FlowShare guides to ELO? Set up your ELO network transfer folder in FlowShare and export your guide directly into your ELO system. [Full setup guide ](https://support.getflowshare.com/en/articles/9388009-elo-integration-for-flowshare) How do I set up the ELO integration? Go to *Settings → Web export → ELO*, define your folder path, select your format, and click *Test and Save*. What do I need to configure? You need to provide your ELO network transfer folder path and choose your export format (PDF, DOCX, or PPTX). What formats can I export to ELO? You can export guides as PDF, DOCX, or PPTX files. Can I update existing files in ELO? Yes. Re-export your guide to update the files in your ELO system. Is the integration secure? Yes. FlowShare runs locally and exports directly to your configured ELO environment. Does FlowShare store my data in the cloud? No. All processes are captured locally and exported directly to your system. Who can use the ELO integration? This feature is available for FlowShare Professional and Enterprise users. ## Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Document --- ### [GURU](https://getflowshare.com/integrations/guru/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Upload your Flows as Cards into your Guru Wiki directly from FlowShare. **Content:** # Your team already publishes content ## in Guru #### No parallel system. No extra logins. FlowShare captures your processes locally and publishes them directly into SharePoint. #### No copy-paste. No manual updates. Capture workflows with FlowShare and publish them directly as Guru cards. #### Your knowledge. Delivered where your team works [ Talk to Sales ](/lets-talk) ![Guru logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Guru.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. 1 source Of truth for every process, best practice, and how-to across your entire team. 1-click From FlowShare guide to published Guru card. 0 Manual uploads, duplicate cards, or outdated knowledge. ## Keeping knowledge up to date in Guru takes effort. ## FlowShare makes it automatic. #### Instead of manually creating and updating cards, FlowShare turns your processes into structured Guru cards and keeps them up to date with one click. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Create Guru cards manually ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Copy screenshots and write steps ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Knowledge becomes outdated quickly ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Repeated questions across teams #### With FlowShare + Guru ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export guides directly as Guru cards ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Structured steps generated automatically ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update cards instantly by re-exporting ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Always accurate knowledge where work happens ## Capture It. FlowShare Formats It. ## Guru delivers it. #### Native Guru integration built into FlowShare. Simple one-time setup using your API credentials. Full walkthrough in our setup guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work as usual. FlowShare records every step automatically — nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare creates structured steps with screenshots and clear descriptions. ![guru 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/guru-3-1.png) ### 3. Export Select your Guru collection where to send your data. ![guru 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/guru-4-1.png) ### 4. Publish Export your guide as a structured card. Done. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Your Docs. ## Ready FlowShare turns your processes into structured Guru cards, so your team can access the right information directly in their workflow. Guru Integration #### Keep knowledge accurate and accessible Turn your FlowShare guides into Guru cards that are easy to find and use. Need to update something? Re-export your guide and keep your knowledge base always up to date. ![Guru icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Guru-5.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Fewer repeated questions Give teams instant access to the right answers. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Always up to date Re-export guides to keep cards current. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Consistent knowledge structure All cards follow the same format and logic. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Better team productivity Spend less time searching and more time working. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "FlowShare has proven to be an exceptional solution for capturing procedural information and creating comprehensive documentation... it has greatly improved my workflow efficiency by simplifying the documentation and sharing process with my team." ### — Huzairi H Founder (Source: SourceForge) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Record your process in FlowShare. ## Let Guru deliver it to your team. #### Turn your FlowShare guides into Guru cards and put verified knowledge exactly where your team works. No searching, no interruptions, no manual uploads. ![Notepad](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/26-1.png) ##### Instant Guru cards Export your FlowShare guide directly as a Guru card. Organised in the right collection, ready to share ![settings](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/27-1.png) ##### Always up to date Update your flow in FlowShare and re-upload with one click. Your Guru card updates automatically. ![Team Members](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/28-1.png) ##### One source of truth Keep your entire team aligned on the latest processes. Fewer repeated questions, faster onboarding. ## Ready to scale knowledge in Guru? No manual work. No outdated content. Just accurate knowledge where your team needs it. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. How do I export FlowShare guides to Guru? Capture the [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) in FlowShare, connect your Guru account once, then export the guide as a Guru card, choosing the target collection. The steps and screenshots arrive formatted, so the card is usable without being rebuilt in Guru’s editor. How do I set up the Guru integration? Go to Export, then Integrations, then Guru, enter your email and API token, and click Test and Save. One-time setup per author, covered in the linked setup guide. How do I get my Guru API token? Generate a personal API token in your Guru account settings and paste it into FlowShare. It is tied to your own user, so no Guru administrator action is needed to connect. How do I publish a guide as a Guru card? Export to Guru and choose the target collection. The card is created immediately and follows that collection’s existing verification and ownership rules, so documentation enters your normal knowledge workflow rather than sitting outside it. Can I update existing Guru cards? Yes. Re-exporting replaces the existing card with the updated version, which matters in Guru specifically because a card that falls out of verification stops being trusted by the people relying on it. Is the integration secure? Capture runs locally on your machine and the connection is authenticated with your own Guru credentials. Only the guides you explicitly export are sent, at the moment you publish them. Does FlowShare store my data in the cloud? Not during capture, which happens entirely on your machine, because FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/). Published cards live in your Guru workspace, so exported content sits under Guru’s terms while anything unpublished never leaves your computer. Who can use the Guru integration? Available on paid plans. The current plan comparison is on the [pricing page](https://getflowshare.com/pricing/), which we keep as the single source so the details never drift between pages. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Knowledge --- ### [WordPress](https://getflowshare.com/integrations/wordpress/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Publish your Flows as WordPress posts. **Content:** # Your team already publishes content ## in WordPress #### FlowShare turns your processes into ready-to-publish posts. #### No copying. No formatting. No extra steps. Capture workflows locally and publish them directly as WordPress posts in seconds. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Wordpress logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Wordpress.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. 2 steps To connect FlowShare and start publishing 1-click From FlowShare recording to live WordPress post 0 Extra cost to run your own company wiki on WordPress ## Most documentation tools stop at exporting files. ## FlowShare goes one step further straight into WordPress. #### Instead of copying content manually into your CMS, FlowShare lets you create structured guides and publish them instantly as WordPress posts, ready for your audience. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Copy-paste guides into WordPress manually ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Reformat screenshots and text ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Content quickly becomes outdated ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Knowledge scattered across files and tools #### With FlowShare + WordPress ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Publish guides directly as WordPress posts ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Clean formatting applied automatically ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update posts in seconds by re-exporting ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Centralised knowledge inside your website ## Capture it. FlowShare formats it. ## WordPress publishes it. #### Native WordPress integration built into FlowShare. No middleware, no complex setup beyond a one-time connection. [Read more about the configuration](https://support.getflowshare.com/en/articles/9387907-wordpress-integration-for-flowshare) ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work as usual. FlowShare records every step automatically — nothing leaves your machine.. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare creates structured steps with screenshots and clear descriptions. ![wordpress 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/wordpress-3-1.png) ### 3. Export Choose your format and apply your branding automatically. ![wordpress 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/wordpress-4-1.png) ### 4. Publish Select your WordPress site. Export as a post. Done. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Your Docs. ## Ready to publish. FlowShare turns your workflows into structured content you can publish directly on your WordPress site. No reformatting. No manual editing. No extra steps. #### WordPress Publishing Publish instantly. Keep content up to date. Turn your process documentation into blog posts, help articles, or internal knowledge pages in seconds. Update content just as easily, re-export your guide and overwrite the existing post. No manual edits, no broken formatting ![Wordpress icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Wordpress-5.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Fewer manual steps No more copy-pasting or formatting content in WordPress. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Always up to date Has the process changed? Re-export and overwrite the post instantly. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### One standard across content Every guide follows the same structure and design. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Scale your knowledge easily Create and publish unlimited guides without extra effort. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “Before FlowShare, we used screenshots and Word. Now I need just 10–15% of the time. Everything looks the same, and we finally have a standard.” ### — Christoph L. CTO (SourceForge, 2025) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## From FlowShare recording to ## live WordPress side. #### Record your process once and publish it as a WordPress post with a single click. No copy-pasting, no reformatting, no extra tools needed. ![Notes](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/30-2.png) ##### Step-by-step post Your guide lands as a fully formatted WordPress post, ready to read and share. ![Wordpad](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/31-2.png) ##### Your own wiki, free Turn WordPress into a knowledge base. No extra software, no extra cost. ![Globe](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/32-2.png) ##### Instant browser preview As soon as the export is done, your browser opens the new post for review. ## Ready to turn your processes into content? Works with your existing WordPress setup. No new system. No learning curve. Just faster documentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. How do I publish FlowShare guides to WordPress? FlowShare is [process documentation](https://getflowshare.com/) software for Windows: connect your WordPress site once, then export a guide directly as a post. Steps, screenshots and formatting arrive in place, so the post is publishable without rebuilding it in the editor. Is the integration secure? Authentication runs through your own WordPress setup and capture happens locally on your machine. Only the guides you deliberately export are sent to the site. Do I need a plugin? Yes. A simple OAuth plugin connects FlowShare to your WordPress instance, so someone with the rights to install plugins has to do that once. After that, publishing is done from FlowShare. The setup guide covers the plugin step. Can I update existing posts? Yes. Re-exporting a guide replaces the existing post, so a published how-to stays aligned with the current process rather than slowly becoming wrong while still ranking. Does FlowShare store my data in the cloud? No. Capture is local and stays on your machine, because FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/). What reaches the internet is only what you choose to publish, which on a public WordPress site is worth deciding deliberately. Can I use this for public and internal documentation? Both. Guides can be published as blog posts, help centre articles or internal documentation on a private site. If the process shows internal systems, check the post’s visibility and whether screenshots reveal anything that should not be public. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Document --- ### [Obsidian](https://getflowshare.com/integrations/obsidian/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Upload your Flows into your Obsidian Wiki as Markdown, directly from FlowShare. **Content:** # Your Team Already ## Uses Obsidian. #### Your knowledge base. Built in Obsidian #### No copy-paste. No manual formatting. Capture workflows with FlowShare and publish them directly into your Obsidian vault. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](https://getflowshare.com/) ![Obsidian logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Obsidian.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. 100% Private. Your Obsidian wiki stays on your own device, fully under your control. 1-click From FlowShare recording to a structured Obsidian wiki page. 0 Wiki pages written from scratch. Your FlowShare guides do the heavy lifting. ## Building a knowledge base manually takes time. ## FlowShare makes it automatic. #### Instead of writing and structuring Markdown files manually, FlowShare turns your processes into structured notes and exports them directly into your Obsidian vault. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Write guides manually in Markdown ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Add screenshots and structure by hand ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Inconsistent formatting across notes ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Hard to maintain over time #### With FlowShare + Obsidian ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export structured guides directly into Obsidian ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Markdown files generated automatically ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Screenshots organised and linked ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update guides instantly by re-exporting ## Capture it. FlowShare formats it. ## Obsidian stores it. #### Native Obsidian integration built into FlowShare. Simple one-time setup to define your vault folders.Full walkthrough in our setup guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work normally. FlowShare records every step automatically, nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![Obsidian 2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Obsidian-2-1.png) ### 3. Export Select your Obsidian vault folder for images and Markdown files. ![Obsidian 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Obsidian-3-1.png) ### 4. Publish Export your guides directly into your local knowledge base. Done. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Your Docs. ## Ready FlowShare exports clean Markdown files into your Obsidian vault, keeping your knowledge base structured, local, and fully under your control. Obsidian Integration #### Structured knowledge. No manual work. Automatically generate Markdown files with linked images, ready to use inside your Obsidian vault. Need to update something? Adjust your text and images. Re-export it so you keep your notes consistent and up to date. ![Obsidian icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Obsidian-5.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Faster knowledge creation Create structured notes without writing from scratch. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Clean Markdown output Ready-to-use files with proper structure and formatting. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Always up to date Update flows and re-export instantly. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### No stale documentation Everything stays inside your local Obsidian vault. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "I now go through the process once and share the instructions" / wiki-style knowledge sharing" ### — Simone R IT Administrator (Source: SourceForge) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Your Obsidian wiki ## filled by FlowShare. #### Record your process in FlowShare and let it slot straight into your Obsidian wiki. ![Notes](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/18-2.png) ##### Your wiki, effortlessly filled Export your FlowShare guide straight into Obsidian. No manual writing, no copy-pasting, no formatting headaches ![Docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/19-2.png) ##### Private and flexible Obsidian keeps your knowledge base private and fully under your control. No cloud lock-in, no subscriptions. ![Notes paper](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20-2.png) ##### Interlinked knowledge In Obsidian, your FlowShare guides don’t just sit in a folder. They link to each other, creating a living web of process knowledge. ## Ready to build your knowledge base faster? No manual writing. No formatting effort. Just structured documentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](https://getflowshare.com/) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. How do I export FlowShare guides to Obsidian? FlowShare is [process documentation software](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) for Windows: set your Obsidian vault path and export the guide as Markdown files with linked images written straight into the vault. Nothing passes through a server: this is a file write to a folder on your own machine. How do I set up the Obsidian integration? Go to Export, then Integrations, then Obsidian, select the vault folders for Markdown files and for images, then click Test and Save. The full setup guide covers it with screenshots. What do I need to configure in Obsidian? Two folders in your vault, one for Markdown files and one for images, linked in FlowShare. Keeping images separate stops your notes folder filling with screenshots and keeps links stable when you reorganise notes. What format are the exported files? Standard Markdown with linked image files. That means guides stay readable in any Markdown editor, remain in plain text for version control, and are not locked to Obsidian or to FlowShare. Can I update existing notes? Yes. Re-exporting the guide updates the files in your vault, so a changed process is reflected without hunting through notes to find the affected screenshots. Is the integration local? Entirely, as you would expect from [on-premise documentation](https://getflowshare.com/security/) software. Files are written directly into your local vault with no service in between, which makes this the most self-contained integration FlowShare offers: capture is local, storage is local, and no account is involved at either end. Does FlowShare store my data in the cloud? No. Nothing is uploaded at any point in this workflow. Capture happens on your machine and export writes to a folder on the same machine, which is why this route suits people documenting on disconnected or personal systems. Who can use the Obsidian integration? Available on paid plans. The current plan comparison is on the [pricing page](https://getflowshare.com/pricing/), which we keep as the single source so the details never drift between pages. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Knowledge --- ### [Synthesia](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Create professionally narrated videos from your Flows in minutes. **Content:** # Your Team Already ## Uses Synthesia. #### Turn your processes into professional training videos. #### No recording. No editing. No production effort. Capture workflows with FlowShare and generate AI-powered videos with Synthesia in minutes. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Synthesia logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Synthesia.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. 50 steps Max flow length supported for Synthesia Creator users 1-click From FlowShare guide to Synthesia video 0 Video editing or production skills needed ## Creating training videos manually takes time and effort. ## FlowShare + Synthesia automates the entire process. #### Instead of recording, editing, and updating videos manually, FlowShare captures your process and sends it to Synthesia to generate professional, AI-narrated videos in minutes. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Record and edit videos manually ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Create voiceovers separately ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### High production time and cost ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Hard to keep videos up to date #### With FlowShare + Synthesia ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Turn guides into videos instantly ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### AI avatars and narration included ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### No editing or recording needed ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update videos by re-exporting ## Capture It. FlowShare Formats It. ## Synthesia turns it into video. #### Native Synthesia integration built into FlowShare. Simple one-time setup, then generate videos directly from your flows. Full walkthrough in our setup guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work normally. FlowShare records every step automatically, nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![synthesia 2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/synthesia-2-1.png) ### 3. Configure Select Synthesia during export, choose your avatar and language voice. ![synthesia](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/synthesia-3-1.png) ### 4. Publish Synthesia generates your video automatically. Open it, review, and share. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Training ## videos FlowShare and Synthesia transform your step-by-step guides into engaging, narrated videos, ready to share with your team or customers. Synthesia Integration #### Create consistent training videos at scale. Turn any FlowShare guide into a professional video with AI avatars and voice narration. Need to update something? After your text and slide edits in FlowShare, just generate a new version. ![Synthesia icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Synthesia-5.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Faster training content Create onboarding and training videos in minutes. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### No video skills required No editing, recording, or voiceover work needed. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Always up to date Update your guide → regenerate the video instantly. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Scalable content creation Produce consistent videos across teams and processes. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "Cut video creation time in half thanks to built-in screen recording and editing tools. No more switching between programs to demonstrate features." ### — Imran G Manager, EZ Graphics (Source: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## FlowShare screenshots in. ## Studio-quality Synthesia video out. #### Turn your step-by-step guides into professional AI-powered video tutorials. No camera, no studio, no editing skills required. ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/6-1.png) ##### AI avatar presenter Choose from ready-made professional avatars or create a custom one to narrate your guide in any language. ![Pen tool](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/7-2.png) ##### No editing needed FlowShare handles the structure. Synthesia handles the video. You just click export. ![Icons](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/8-3.png) ##### Publish everywhere Your finished video is ready to download, share, or embed, wherever your audience is. ## Ready to turn your processes into training videos? No editing. No production effort. Just faster content creation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. Should we make a video or keep the written guide? Video works for onboarding, announcements and overview, where people watch once. A written guide works better for a task someone performs while following along, because it can be paused and searched. Both come from the same recording, and FlowShare also connects to [HeyGen tutorial video](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) generation, so the real question is which one your audience opens. How do I turn a FlowShare guide into a Synthesia video? Connect your Synthesia account once, then export a captured guide to Synthesia. The steps and screenshots of [your process documentation](https://getflowshare.com/security/) become the script and visuals, and the video is generated with an AI presenter and voiceover. No screen recording or narration is needed. How do I set up the Synthesia integration? Go to *Export → Integrations → Synthesia*, enter your API key, then click *Test and Save*. How do I get a Synthesia API key? From your Synthesia account settings. Copy the key into FlowShare once and the connection persists. You need an active Synthesia plan for a key to exist. How do I generate a video from a flow? Export the guide to Synthesia, choose an avatar and language, and the video is generated automatically from your step text. Nothing is scripted by hand and no recording session is involved. Can I customise the generated video? Yes. Once generated you edit it in Synthesia, adjusting avatar, language and presentation style. Because narration comes from the step text, producing the same process in several languages does not mean recording anything again. Can I update videos if a process changes? Yes. Update the FlowShare guide and re-export to generate a new version. Treating the captured process as the master copy is what keeps video maintainable, since re-recording narrated video for every interface change is not realistic. Are there any limitations? Yes. Depending on your Synthesia plan, a generated video can include up to 25 or 50 steps. Longer processes need splitting into several videos, which usually suits the viewer better anyway. Is the integration secure? Capture runs locally, as [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/), and the connection is authenticated with your own Synthesia account. Only the guide you choose to send is transferred, at the moment you export it. What do we need to use this integration? A FlowShare paid plan and an active Synthesia subscription with an API key. The integration connects the two products but does not include Synthesia, which is worth factoring into cost before planning a video library. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Video --- ### [Confluence](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Publish your Flows as Confluence pages. **Content:** # You Already Use ## Confluence Cloud #### FlowShare fits right in. #### No copy-paste. No reformatting. No extra tools. Capture workflows locally and publish them directly into Confluence in seconds. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Confluence logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Confluence.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. 1 place For your entire team's knowledge base. Searchable, organised, always accessible. 1-click From FlowShare guide to published Confluence page. 0 Manual uploads, copy-pasting, or reformatting needed. ## Most documentation tools create content somewhere else. ## FlowShare puts it directly where your team already works. #### Other documentation tools require you to manually create, format, and maintain pages. FlowShare is built differently: capture once, and publish structured guides directly into Confluence, ready to use. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Create guides manually in Confluence ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Copy screenshots and write steps by hand ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Inconsistent formatting across teams ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation becomes outdated quickly #### With FlowShare + Confluence ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export guides directly into Confluence Cloud ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Automatically structured steps with screenshots ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Consistent formatting across all teams ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update pages instantly by re-exporting ## Capture it. FlowShare formats it. ## Confluence gets it. #### Native Confluence Cloud integration built into FlowShare. One-time setup, then publish directly from FlowShare. Full walkthrough in our setup guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work normally. FlowShare records every step automatically, nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![confluence 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/confluence-3-1.png) ### 3. Export Choose your Confluence Cloud space and page location. ![confluence 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/confluence-4-1.png) ### 4. Publish Publish to the Confluence Cloud and the page is created. Done. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Your Docs. ## Confluence Cloud FlowShare publishes your documentation directly into Confluence Cloud, so your team can access it instantly, no switching tools, no searching across systems. Confluence Integration #### Publish once. Keep everything up to date. Turn your process documentation into structured Confluence pages in seconds. When something changes, simply re-export your guide and overwrite the existing page. No manual edits. No broken formatting. ![Confluence icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Confluence-5.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Fewer manual steps No more writing documentation from scratch in Confluence. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Always up to date Re-export guides to instantly update existing pages. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### One standard across teams Every guide follows the same structure and layout. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Better knowledge access Your team finds answers directly inside Confluence. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "Workflows können sehr einfach mitgeschnitten und an Mitarbeiter oder Kunden verteilt werden" (Workflows can be easily recorded and distributed to employees or customers) ### — Robert Owner, Landscape Architecture (Source: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## From screen recording to ## Confluence page. #### Export your FlowShare guides directly into Confluence Cloud with one click. No manual uploads, no copy-pasting, no outdated documentation. ![Notes](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/10-2.png) ##### Instant Confluence pages Your FlowShare guide becomes a fully formatted Confluence page, ready for your team. ![Searching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/11-2.png) ##### Always current Update your guide and re-export to Confluence in one click. Documentation that never goes stale. ![Tools](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/12-2.png) ##### Edit before you publish Land in Confluence, tweak if needed, then hit publish. Full control before it goes live. ## Ready to document directly in Confluence? Works with your existing setup. No new system. No learning curve. Just faster documentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. What happens to published pages if we stop using FlowShare? They stay. Pages created by FlowShare are ordinary Confluence pages containing text and images, not embedded content that depends on a live connection. They remain readable and editable whether or not FlowShare is still in use. [Read More ](https://support.getflowshare.com/en/articles/9387992-confluence-integration-for-flowshare) How do I export FlowShare guides to Confluence? FlowShare is [process documentation software](https://getflowshare.com/) for Windows: connect your Confluence account once, then choose Confluence as the export destination and pick a target space. FlowShare creates the page with steps, screenshots and formatting already in place, so nothing has to be reassembled in the editor. How do I set up the Confluence integration? Go to Export, then Integrations, then Confluence, enter your Confluence domain, email and API token, and click Test and Save. It is a one-time setup per author. The full setup guide walks through it with screenshots. How do I get a Confluence API token? From your own Atlassian account under Manage account, Security, Create API token. Copy it into FlowShare once. No marketplace app is installed and no Confluence administrator has to act, though your organisation may have its own policy on API tokens. How do I publish a guide as a Confluence page? Select Confluence during export, choose the target space, and the page is created immediately. You can publish the same guide to different spaces if several teams need it, rather than copying content between them by hand. Can I update existing Confluence pages? Yes. Re-export the guide and the existing page is overwritten with the updated version, so the URL your team bookmarked always shows the current process. Confluence keeps its own page history, so previous versions remain available there. Is the Confluence integration secure? Capture runs locally on your machine and the connection to Confluence is authenticated with your own Atlassian credentials and API token. FlowShare does not sit between you and Confluence as a service, and no content is routed through our infrastructure. Does FlowShare store my data in the cloud? Not during capture, which is entirely local, because FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/). When you publish, the finished guide goes to your Confluence Cloud instance, so from that point the content lives under Atlassian’s terms rather than on your network. Guides you do not publish never leave your machine. Does this work with Confluence Data Center or Server? Not currently. The integration supports Confluence Cloud only. If you run Confluence on-premises you can still export as Word or PDF and upload manually, but the direct publishing connection is Cloud-only. Who can use the Confluence integration? Available on paid plans. The current plan comparison is on the [pricing page](https://getflowshare.com/pricing/), which we keep as the single source so the details never drift between pages. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Document, Knowledge --- ### [SharePoint](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Export your Flows to SharePoint in formats like PDF, DOCX and PPTX. **Content:** # Your Team Already ## Uses SharePoint. #### No parallel system. No extra logins. FlowShare captures your processes locally and publishes them directly into SharePoint. [ Try for Free ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ![SharePoint logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Sharepoint.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. 80% Less time writing SOPs vs manual 1-click From finished guide to SharePoint 0 New systems for your team to learn ## Most Solutions add an Ecosystem to Your Stack. FlowShare Works Alongside ## Tools You Already Use. #### Other documentation tools want you to manage knowledge in their own ecosystem and sync it outward. FlowShare is built differently: SharePoint is the destination, not an afterthought. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Knowledge lives in a separate tool your team has to remember to open ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Manual uploads and reformatting ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation locked in one vendor’s format #### With FlowShare + SharePoint ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Knowledge lives inside SharePoint ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### One click from FlowShare to SharePoint ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Native files (PDF, DOCX, PPTX): searchable and Copilot-ready ## Capture It. FlowShare Formats It. ## SharePoint Gets It. #### Native SharePoint integration built into FlowShare, no middleware, no setup beyond one authentication. Full walkthrough in our setup guide. ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work normally. FlowShare records every step automatically, nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![SharePoint 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/SharePoint-3.png) ### 3. Export When exporting to SharePoint, select your site and folder, FlowShare remembers it. ![SharePoint 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/SharePoint-4.png) ### 4. Publish Choose your format (PDF, PPTX, DOCX). Your brand template applies automatically, same look every time. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Your Docs. ## Copilot-Ready FlowShare exports native files into SharePoint, so Microsoft 365 Copilot can find and use them straight away. No extra configuration. Microsoft 365 Copilot #### Ask Copilot. Get your docs. Team members ask Copilot a process question and get an answer grounded in the guides you published to SharePoint. No searching, no filing tickets, no asking a colleague. ![Integrations](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-492-1.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Fewer repeated questions Staff find answers in SharePoint themselves. Fewer “can you walk me through it?” interruptions for IT and ops. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Onboard faster New hires follow consistent visual guides from day one — no shadowing, no waiting for someone to be free. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### One standard. Every team. Brand templates applied automatically. Every guide looks identical whether IT, HR, or operations created it. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### No stale documentation Process changed? Re-capture and re-export. New version overwrites in SharePoint — same location, always current. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### “FlowShare significantly reduced our documentation time. Direct exports as PDFs to SharePoint streamlined our SOP creation, enabling easier access and fewer support requests, improving productivity across our entire team.” ### — Gerald Deputy Director of IT, Rockdale County ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## One recording. ## Three formats. #### Choose the format that fits your team or export all three from the same recording. Custom templates apply to all formats. ![PDF file format](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/PDF.FlowShare-1.png) ##### PDF SOPs, finalized guides, document libraries ![PowerPoint PPTX file format](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/PPTX.FlowShare-1.png) ##### PPTX Training presentations, slide-based guides ![Word DOCX file format](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/DOCX.FlowShare-1.png) ##### DOCX Editable step-by-step documents ## Ready to Document Better, Together? Works with the Microsoft 365 environment you already have. No new system. No new training. Just better documentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. Who controls who can see the documentation? You do, through SharePoint. Because guides land as normal files in your own site, access is governed by the same groups and policies as everything else there. Teams that want a searchable library with its own roles use the FlowShare Portal as [internal knowledge base software](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) instead. Nothing is shared outside your tenant, and no FlowShare account is needed to read a published guide. How do I export FlowShare guides to SharePoint? Select SharePoint as the export destination inside FlowShare and choose your format, PDF, PPTX or DOCX, using your own [documentation templates](https://getflowshare.com/features/export-templates/). Authenticate once with your SharePoint URL and afterwards publishing is a single click from the export menu. Is the integration secure? Yes. Published guides are ordinary files in your tenant and inherit SharePoint’s own permissions, retention and compliance settings, so documentation follows the access rules your Microsoft 365 environment already enforces. FlowShare adds no separate permission layer of its own, and capture itself runs as [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/) on your Windows desktop. How does search and indexing work? Exported guides are indexed by SharePoint search like any other document in the library, so they surface through the same intranet search your team already uses. Nothing extra has to be configured for them to become findable. Are updates made in FlowShare synced in SharePoint automatically? Re-exporting overwrites the previous file in the same location while SharePoint retains version history, so the link people have bookmarked always shows the current process. It is a deliberate re-export rather than a background sync, which keeps you in control of when a change goes live. Is SharePoint export built into FlowShare, or do I need a separate connector? It is native. SharePoint is a built-in export destination in FlowShare’s export menu, with no Zapier and no third-party connector involved. Authenticate once with your SharePoint URL, following the full setup guide, and publishing is one click from then on. Does it work with SharePoint on-premises installations? Not currently. The integration supports SharePoint Online in Microsoft 365 only. FlowShare itself still runs locally on your machine, but the publishing destination has to be SharePoint Online. Will my guides be available to Microsoft 365 Copilot? Yes, if you have Copilot. FlowShare exports files directly into SharePoint, where they are indexed like any other content and become available to Microsoft 365 Copilot. Your team can then ask Copilot process questions and get answers grounded in your own documentation. What happens when a process changes? Re-capture the affected steps in FlowShare and export again. The new file replaces the old one in the same place, so there is never a second version circulating with no way to tell which is current. Does FlowShare run on-premises? No. Recording happens entirely on your local machine and nothing leaves the desktop during capture. Only the finished export travels from FlowShare to your SharePoint Online environment, at the moment you choose to publish it. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Document --- ### [HeyGen](https://getflowshare.com/integrations/heygen/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Transform your Flows into customized, AI-powered how-to videos. **Content:** # Your Team Already ## uses HeyGen #### Turn your processes into AI-powered videos. #### Capture workflows with FlowShare and transform them into ready-to-share videos with HeyGen. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![HeyGen logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/HeyGen.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. 80% Less time writing SOPs vs manual 1-click From guide to video in one click 0 New systems for your team to learn ## Creating training videos manually takes time. ## FlowShare + HeyGen does it automatically. #### Instead of recording, editing, and updating videos manually, FlowShare captures your process and sends it to HeyGen to generate professional, AI-generated videos in minutes. #### Without FlowShare ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Record screen manually ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Edit video step by step ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Add voiceovers manually ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Hard to update content #### With FlowShare + HeyGen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Turn guides into videos instantly ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### AI avatars and voice included ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### No editing or recording needed ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Update videos by re-exporting ## Capture it. FlowShare structures it. HeyGen ## turns it into a video. #### Native HeyGen integration built into FlowShare. Simple one-time setup, then generate videos directly from your flows. Full walkthrough in our setup guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Capture Work normally. FlowShare records every step automatically, nothing leaves your machine. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Edit FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![heygen 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/heygen-3-1.png) ### 3. Configure Choose your desired avatar and voice to create a professional, automated voiceover. ![heygen 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/heygen-4-1.png) ### 4. Publish Send your Flow steps guide to HeyGen and let it generate your video. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## From documentation ## to video FlowShare and HeyGen transform your step-by-step guides into engaging, avatar-driven videos, ready to share with your team or customers. HeyGen Integration #### Create videos. No editing required. Turn any FlowShare guide into a professional video with AI avatars and voice narration. Need to update something? Adjust the text and images and after generate a new version. ![HeyGen icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/HeyGen-5.png) ## Less Overhead. ## More Self-Service. #### Teams use FlowShare to standardize knowledge, reduce dependency on experts, and scale documentation across the organization. The result: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Faster content creation Create training and onboarding videos in minutes. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### No video skills require No recording, editing, or voiceover work needed. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Always up to date Update your guide → regenerate the video. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### More engaging content Turn static documentation into visual learning. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### "Cut video creation time in half thanks to built-in screen recording and editing tools." ### — Imran G Manager, EZ Graphics (Source: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## From FlowShare clicks to ## HeyGen video. #### Let HeyGen do what used to take a production team. Capture your process in FlowShare, choose your avatar, and walk away with a professional video. ![Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/14-1.png) ##### Your face or HeyGen's Choose a pre-built HeyGen avatar or use a custom one. Then assign a voice and language to match your audience ![Time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/15-1.png) ##### Generated in minutes Once you confirm your avatar and voice, HeyGen takes over. Your video is ready faster than you’d write a script. ![Share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/16-1.png) ##### Share anywhere instantly Once generated, share via link, embed it anywhere, or download the original video for further use. ## Ready to turn your processes into videos? No video editing. No complex tools. Just faster content creation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know about using FlowShare for employee training. HeyGen or Synthesia: which should we use? Both turn a captured guide into an AI-narrated video and FlowShare connects to each directly, including [Synthesia video](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) generation. The practical differences are the step and character limits, the avatar and voice options, and which one your organisation already pays for. With neither in place, trial both on one real process. How do I turn a FlowShare guide into a tutorial video? Connect your HeyGen account once, then export a captured guide. Choose an avatar and voice and the video is generated from your step text and screenshots. Style, background and sharing options can be adjusted in HeyGen afterwards. How do I set up the HeyGen integration? Go to Export, then Integrations, then HeyGen, enter your email and API token, and click Test and Save. One-time setup per author, with a full walkthrough in the linked setup guide. How do I get a HeyGen API token? From your HeyGen account under Settings, then API. Create the token, copy it into FlowShare once, and the connection persists. An active HeyGen plan is required for a token to exist. How do I generate a video from a flow? Export the guide to HeyGen and select an avatar and voice. The narration is generated from your step descriptions, so there is no script to write and no recording session to book. Can I customise the generated video? Yes. In HeyGen you can change style, background, avatar and sharing options after generation. The underlying steps stay linked to the FlowShare guide, so content and presentation are edited in different places on purpose. Can I update videos if a process changes? Yes. Update the[ process documentation](https://getflowshare.com/features/export-templates/) in FlowShare and export again to generate a new version. Keeping the captured process as the source is what makes video maintainable, since re-recording narrated video for every change is rarely realistic. Is the integration secure? Capture runs locally, as [on-premise documentation software,](https://getflowshare.com/security/) and the connection is authenticated with your own HeyGen account. Only the guide you explicitly export is transferred, at the point you send it. Are there limits on video length or content? Yes. A generated video can include up to 50 steps, and individual step descriptions are limited to 1500 characters. Longer processes are split across several videos. What do we need to use this integration? A FlowShare paid plan plus an active HeyGen plan and API key. The integration connects the two products but does not include HeyGen, so the subscription is worth confirming before planning a set of videos. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Video --- ### [WordPress](https://getflowshare.com/integrations/wordpress/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Excerpt:** Veröffentliche deine Flows als WordPress-Beiträge. **Content:** # Ihr Team veröffentlicht bereits Inhalte ## in WordPress. #### FlowShare verwandelt Ihre Prozesse in veröffentlichungsreife Beiträge. #### Kein Kopieren. Keine Formatierung. Keine zusätzlichen Schritte. Erfassen Sie Workflows lokal und veröffentlichen Sie diese in Sekundenschnelle direkt als WordPress-Beiträge. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Wordpress logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Wordpress.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. 2 Schritte FlowShare verbinden und mit dem Veröffentlichen beginnen 1-Klick Von der FlowShare-Aufzeichnung zum Live-WordPress-Beitrag 0 Zusätzliche Kosten für den Betrieb Ihres eigenen Unternehmens-Wikis in WordPress ## Die meisten Dokumentationstools hören beim Exportieren von Dateien auf. ## FlowShare geht einen Schritt weiter direkt in WordPress. #### Anstatt Inhalte manuell in Ihr CMS zu kopieren, können Sie mit FlowShare strukturierte Anleitungen erstellen und diese sofort als WordPress-Beiträge veröffentlichen, bereit für Ihr Publikum. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Anleitungen manuell in WordPress kopieren und einfügen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots und Text neu formatieren ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Inhalte veralten schnell ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Wissen über Dateien und Tools verstreut #### Mit FlowShare + WordPress ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Anleitungen direkt als WordPress-Beiträge veröffentlichen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Saubere Formatierung wird automatisch angewendet ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Beiträge in Sekundenschnelle durch erneuten Export aktualisieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Zentralisiertes Wissen auf Ihrer Website ## Erfassen Sie es. FlowShare formatiert es. ## WordPress veröffentlicht es. #### Native WordPress-Integration in FlowShare integriert. Keine Middleware, keine komplexe Einrichtung über eine einmalige Verbindung hinaus. [Read more about the configuration](https://support.getflowshare.com/en/articles/9387907-wordpress-integration-for-flowshare) ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Arbeiten Sie wie gewohnt. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf – nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt strukturierte Schritte mit Screenshots und klaren Beschreibungen. ![wordpress 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/wordpress-3-1.png) ### 3. Exportieren Wählen Sie Ihr Format und wenden Sie Ihr Branding automatisch an. ![wordpress 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/wordpress-4-1.png) ### 4. Veröffentlichen Wählen Sie Ihre WordPress-Website. Als Beitrag exportieren. Fertig. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Immer ## Bereit zur Veröffentlichung. FlowShare verwandelt Ihre Workflows in strukturierte Inhalte, die Sie direkt auf Ihrer WordPress-Website veröffentlichen können. Keine Neuformatierung. Keine manuelle Bearbeitung. Keine zusätzlichen Schritte. #### WordPress-Veröffentlichung Sofort veröffentlichen. Inhalte aktuell halten. Verwandeln Sie Ihre Prozessdokumentation in Sekundenschnelle in Blogbeiträge, Hilfeartikel oder interne Wissensseiten. Aktualisieren Sie Inhalte genauso einfach, exportieren Sie Ihre Anleitung erneut und überschreiben Sie den bestehenden Beitrag. Keine manuellen Bearbeitungen, keine fehlerhafte Formatierung ![Wordpress icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Wordpress-5.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Weniger manuelle Schritte Kein Kopieren, Einfügen oder Formatieren von Inhalten mehr in WordPress. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Hat sich der Prozess geändert? Exportieren Sie ihn erneut und überschreiben Sie den Beitrag sofort. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Ein Standard für alle Inhalte Jede Anleitung folgt der gleichen Struktur und dem gleichen Design. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Wissen einfach skalieren Erstellen und veröffentlichen Sie unbegrenzt Anleitungen ohne zusätzlichen Aufwand. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Vor FlowShare nutzten wir Screenshots und Word. Jetzt brauche ich nur noch 10–15 % der Zeit. Alles sieht gleich aus, und wir haben endlich einen Standard.“ ### — Christoph L. CTO (SourceForge, 2025) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Von der FlowShare-Aufzeichnung zu ## Live-WordPress-Seite. #### Zeichnen Sie Ihren Prozess einmal auf und veröffentlichen Sie ihn mit einem einzigen Klick als WordPress-Beitrag. Kein Kopieren und Einfügen, keine Neuformatierung, keine zusätzlichen Tools erforderlich. ![Notes](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/30-2.png) ##### Schritt-für-Schritt-Beitrag Ihre Anleitung landet als vollständig formatierter WordPress-Beitrag, bereit zum Lesen und Teilen. ![Wordpad](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/31-2.png) ##### Ihr eigenes Wiki, kostenlos Verwandeln Sie WordPress in eine Wissensdatenbank. Keine zusätzliche Software, keine zusätzlichen Kosten. ![Globe](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/32-2.png) ##### Sofortige Browser-Vorschau Sobald der Export abgeschlossen ist, öffnet Ihr Browser den neuen Beitrag zur Überprüfung. ## Bereit, Ihre Prozesse in Inhalte zu verwandeln? Funktioniert mit Ihrem bestehenden WordPress-Setup. Kein neues System. Keine Lernkurve. Einfach schnellere Dokumentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie veröffentliche ich FlowShare-Anleitungen in WordPress? Verbinden Sie Ihre WordPress-Website einfach einmal und exportieren Sie Ihre Anleitung direkt aus FlowShare als Beitrag. Ist die Integration sicher? Ja. Die Authentifizierung erfolgt über Ihre WordPress-Einrichtung, und FlowShare läuft während der Erfassung lokal. Benötige ich ein Plugin? Ja, für die Verbindung von FlowShare mit Ihrer WordPress-Instanz ist ein einfaches OAuth-Plugin erforderlich. [Read the WordPress setup guide](https://support.getflowshare.com/de/articles/9387907-wordpress-integration-fur-flowshare) Kann ich bestehende Beiträge aktualisieren? Ja. Das erneute Exportieren einer Anleitung ersetzt den bestehenden Beitrag und hält alles auf dem neuesten Stand. Speichert FlowShare meine Daten in der Cloud? Nein. FlowShare erfasst alles lokal auf Ihrem Rechner. Sie entscheiden, was auf einer WordPress-Website veröffentlicht wird. Kann ich dies für öffentliche und interne Dokumentation verwenden? Ja. Sie können Anleitungen als Blogbeiträge, Hilfeartikel oder interne Dokumentation veröffentlichen. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Document --- ### [Obsidian](https://getflowshare.com/integrations/obsidian/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Excerpt:** Laden Sie Ihre Flows direkt aus FlowShare in Ihr Obsidian-Wiki hoch. **Content:** # Ihr Team nutzt bereits ## Obsidian. #### Ihre Wissensdatenbank. Erstellt in Obsidian #### Kein Kopieren und Einfügen. Keine manuelle Formatierung. Erfassen Sie Workflows mit FlowShare und veröffentlichen Sie diese direkt in Ihrem Obsidian-Vault. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](https://getflowshare.com/de/) ![Obsidian logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Obsidian.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. 100% Privat. Ihr Obsidian-Wiki bleibt auf Ihrem eigenen Gerät, vollständig unter Ihrer Kontrolle. 1-Klick Von der FlowShare-Aufnahme zur strukturierten Obsidian-Wiki-Seite. 0 Wiki-Seiten von Grund auf neu geschrieben. Ihre FlowShare-Anleitungen übernehmen die schwere Arbeit. ## Der manuelle Aufbau einer Wissensdatenbank kostet Zeit. ## FlowShare macht es automatisch. #### Anstatt Markdown-Dateien manuell zu schreiben und zu strukturieren, verwandelt FlowShare Ihre Prozesse in strukturierte Notizen und exportiert sie direkt in Ihren Obsidian-Vault. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Anleitungen manuell in Markdown schreiben ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots und Struktur von Hand hinzufügen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Inkonsistente Formatierung über alle Notizen hinweg ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Auf Dauer schwer zu pflegen #### Mit FlowShare + Obsidian ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Strukturierte Anleitungen direkt nach Obsidian exportieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Automatisch generierte Markdown-Dateien ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Organisierte und verlinkte Screenshots ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Anleitungen durch erneuten Export sofort aktualisieren ## Erfassen Sie es. FlowShare formatiert es. ## Obsidian speichert es. #### Native Obsidian-Integration direkt in FlowShare integriert. Einfache einmalige Einrichtung zur Definition Ihrer Vault-Ordner. Vollständige Anleitung in unserem Setup-Guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Ganz normal arbeiten. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf, nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![Obsidian 2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Obsidian-2-1.png) ### 3. Exportieren Wählen Sie Ihren Obsidian-Vault-Ordner für Bilder und Markdown-Dateien aus. ![Obsidian 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Obsidian-3-1.png) ### 4. Veröffentlichen Exportieren Sie Ihre Anleitungen direkt in Ihre lokale Wissensdatenbank. Fertig. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Immer ## strukturiert. FlowShare exportiert saubere Markdown-Dateien in Ihren Obsidian-Vault und hält Ihre Wissensdatenbank strukturiert, lokal und vollständig unter Ihrer Kontrolle. Obsidian-Integration #### Strukturiertes Wissen. Ohne manuelle Arbeit. Generieren Sie automatisch Markdown-Dateien mit verlinkten Bildern, bereit zur Verwendung in Ihrem Obsidian-Vault. Müssen Sie etwas aktualisieren? Passen Sie Text und Bilder an. Exportieren Sie sie erneut, damit Ihre Notizen konsistent und aktuell bleiben. ![Obsidian icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Obsidian-5.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Schnellere Wissenserstellung Erstellen Sie strukturierte Notizen, ohne bei Null anzufangen. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Saubere Markdown-Ausgabe Gebrauchsfertige Dateien mit korrekter Struktur und Formatierung. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Flows aktualisieren und sofort erneut exportieren. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Keine veraltete Dokumentation Alles bleibt in Ihrem lokalen Obsidian-Vault. [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Ich gehe den Prozess jetzt einmal durch und teile die Anleitung“ / Wissensaustausch im Wiki-Stil ### — Simone R IT-Administrator (Quelle: SourceForge) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Ihr Obsidian-Wiki ## befüllt durch FlowShare. #### Zeichnen Sie Ihren Prozess in FlowShare auf und lassen Sie ihn direkt in Ihr Obsidian-Wiki einfließen. ![Notes](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/18-2.png) ##### Ihr Wiki, mühelos befüllt Exportieren Sie Ihre FlowShare-Anleitung direkt nach Obsidian. Kein manuelles Schreiben, kein Kopieren und Einfügen, keine Formatierungsprobleme ![Docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/19-2.png) ##### Privat und flexibel Obsidian hält Ihre Wissensdatenbank privat und vollständig unter Ihrer Kontrolle. Kein Cloud-Lock-in, keine Abonnements. ![Notes paper](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/20-2.png) ##### Vernetztes Wissen In Obsidian liegen Ihre FlowShare-Anleitungen nicht nur in einem Ordner. Sie verlinken aufeinander und bilden ein lebendiges Netz aus Prozesswissen. ## Bereit, Ihre Wissensdatenbank schneller aufzubauen? Kein manuelles Schreiben. Kein Formatierungsaufwand. Einfach strukturierte Dokumentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](https://getflowshare.com/de/) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie exportiere ich FlowShare-Anleitungen nach Obsidian? Legen Sie Ihren Obsidian-Vault-Pfad in FlowShare fest und exportieren Sie Ihre Anleitung direkt als Markdown-Dateien in Ihren Vault. [Vollständiger Setup-Guide](https://support.getflowshare.com/en/articles/9388013-obsidian-integration-for-flowshare) Wie richte ich die Obsidian-Integration ein? Gehen Sie zu *Export → Integrationen → Obsidian*, wählen Sie Ihre Vault-Ordner für Markdown-Dateien und Bilder aus und klicken Sie dann auf *Testen und Speichern*. Was muss ich in Obsidian konfigurieren? Sie sollten zwei Ordner in Ihrem Vault erstellen: einen für Markdown-Dateien und einen für Bilder, und diese dann in FlowShare verknüpfen. In welchem Format liegen die exportierten Dateien vor? FlowShare exportiert Anleitungen als Markdown-Dateien mit verlinkten Bildern. Kann ich bestehende Notizen aktualisieren? Ja. Ein erneuter Export Ihrer Anleitung aktualisiert die Dateien in Ihrem Vault. Ist die Integration lokal? Ja. Alle Dateien werden direkt in Ihrem lokalen Obsidian-Vault gespeichert. Speichert FlowShare meine Daten in der Cloud? Nein. Alles wird lokal erfasst und direkt in Ihr System exportiert. Wer kann die Obsidian-Integration nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Knowledge --- ### [Synthesia](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Erstellen Sie in wenigen Minuten professionell vertonte Videos aus Ihren Flows. **Content:** # Ihr Team nutzt bereits ## Synthesia. #### Verwandeln Sie Ihre Prozesse in professionelle Schulungsvideos. #### Keine Aufnahme. Keine Bearbeitung. Kein Produktionsaufwand. Erfassen Sie Arbeitsabläufe mit FlowShare und generieren Sie in wenigen Minuten KI-gestützte Videos mit Synthesia. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Synthesia logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Synthesia.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. 50 Schritte Maximale Flow-Länge, die für Synthesia Creator-Nutzer unterstützt wird 1-Klick Von FlowShare-Anleitung zu Synthesia-Video 0 Videobearbeitungs- oder Produktionskenntnisse erforderlich ## Die manuelle Erstellung von Schulungsvideos erfordert Zeit und Aufwand. ## FlowShare + Synthesia automatisiert den gesamten Prozess. #### Anstatt Videos manuell aufzunehmen, zu bearbeiten und zu aktualisieren, erfasst FlowShare Ihren Prozess und sendet ihn an Synthesia, um in wenigen Minuten professionelle, KI-vertonte Videos zu generieren. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Videos manuell aufnehmen und bearbeiten ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Voiceovers separat erstellen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Hoher Produktionszeit- und Kostenaufwand ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Schwierig, Videos aktuell zu halten #### Mit FlowShare + Synthesia ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Leitfäden sofort in Videos verwandeln ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### KI-Avatare und Vertonung inklusive ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Keine Bearbeitung oder Aufnahme erforderlich ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Videos durch erneuten Export aktualisieren ## Erfassen Sie es. FlowShare formatiert es. ## Synthesia verwandelt es in ein Video. #### Native Synthesia-Integration direkt in FlowShare integriert. Einmalige einfache Einrichtung, dann Videos direkt aus Ihren Flows generieren. Vollständige Anleitung in unserem Setup-Guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Ganz normal arbeiten. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf, nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![synthesia 2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/synthesia-2-1.png) ### 3. Konfigurieren Wählen Sie beim Export Synthesia aus und bestimmen Sie Ihren Avatar und die Sprachausgabe. ![synthesia](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/synthesia-3-1.png) ### 4. Veröffentlichen Synthesia generiert Ihr Video automatisch. Öffnen Sie es, prüfen Sie es und teilen Sie es. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Video ## Training FlowShare und Synthesia verwandeln Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitungen in ansprechende, vertonte Videos, die Sie mit Ihrem Team oder Ihren Kunden teilen können. Synthesia-Integration #### Erstellen Sie konsistente Schulungsvideos im großen Maßstab. Verwandeln Sie jeden FlowShare-Leitfaden in ein professionelles Video mit KI-Avataren und Sprachkommentaren. Müssen Sie etwas aktualisieren? Nach Ihren Text- und Folienbearbeitungen in FlowShare generieren Sie einfach eine neue Version. ![Synthesia icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Synthesia-5.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Schnellere Schulungsinhalte Erstellen Sie Onboarding- und Schulungsvideos in wenigen Minuten. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Keine Videokenntnisse erforderlich Keine Bearbeitung, Aufnahme oder Voiceover-Arbeit erforderlich. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Aktualisieren Sie Ihre Anleitung → generieren Sie das Video sofort neu. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Skalierbare Content-Erstellung Produzieren Sie konsistente Videos über Teams und Prozesse hinweg. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Halbieren Sie die Zeit für die Videoerstellung dank integrierter Bildschirmaufnahme- und Bearbeitungstools. Kein Wechsel mehr zwischen Programmen zur Demonstration von Funktionen.“ ### — Imran G Manager, EZ Graphics (Quelle: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## FlowShare-Screenshots rein. ## Studioqualität-Synthesia-Video raus. #### Verwandeln Sie Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitungen in professionelle KI-gestützte Video-Tutorials. Keine Kamera, kein Studio, keine Bearbeitungskenntnisse erforderlich. ![Teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/6-1.png) ##### KI-Avatar-Präsentator Wählen Sie aus vorgefertigten professionellen Avataren oder erstellen Sie einen individuellen Avatar, um Ihre Anleitung in jeder Sprache zu vertonen. ![Pen tool](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/7-2.png) ##### Keine Bearbeitung erforderlich FlowShare übernimmt die Struktur. Synthesia übernimmt das Video. Sie klicken einfach auf Exportieren. ![Icons](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/8-3.png) ##### Überall veröffentlichen Ihr fertiges Video ist bereit zum Herunterladen, Teilen oder Einbetten – wo auch immer sich Ihr Publikum befindet. ## Bereit, Ihre Prozesse in Schulungsvideos zu verwandeln? Keine Bearbeitung. Kein Produktionsaufwand. Einfach schnellere Content-Erstellung. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie erstelle ich Videos aus FlowShare-Leitfäden? Verbinden Sie Ihr Synthesia-Konto einmalig und exportieren Sie dann Ihre FlowShare-Anleitung, um automatisch ein Video zu generieren. [Vollständiger Setup-Guide ](https://support.getflowshare.com/en/articles/9387964-synthesia-integration-for-flowshare) Wie richte ich die Synthesia-Integration ein? Gehen Sie zu *Export → Integrationen → Synthesia*, geben Sie Ihren API-Schlüssel ein und klicken Sie auf *Testen und Speichern*. Wie erhalte ich einen Synthesia-API-Schlüssel? Melden Sie sich bei Synthesia an → gehen Sie zu *Einstellungen* → kopieren Sie Ihren API-Schlüssel und fügen Sie ihn in FlowShare ein. Wie generiere ich ein Video aus einem Flow? Exportieren Sie Ihre Anleitung zu Synthesia, wählen Sie einen Avatar und eine Sprache aus, und Ihr Video wird automatisch generiert. Kann ich das generierte Video anpassen? Ja. Sie können das Video in Synthesia bearbeiten und Avatare, Sprache sowie Präsentationsstil anpassen. Kann ich Videos aktualisieren, wenn sich ein Prozess ändert? Ja. Exportieren Sie Ihren aktualisierten Leitfaden erneut, um eine neue Version des Videos zu generieren. Gibt es Einschränkungen? Ja. Je nach Ihrem Synthesia-Tarif können Videos bis zu 25 oder 50 Schritte umfassen. Ist die Integration sicher? Ja. FlowShare läuft während der Erfassung lokal, und die Authentifizierung erfolgt über Ihr Synthesia-Konto. Wer kann die Synthesia-Integration nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. Zusätzlich benötigen Sie ein Synthesia-Abonnement. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Video --- ### [SharePoint](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Excerpt:** Exportieren Sie Ihre Flows in Formaten wie PDF, DOCX und PPTX nach SharePoint. **Content:** # Ihr Team nutzt bereits ## SharePoint. #### Kein paralleles System. Keine zusätzlichen Anmeldungen. FlowShare erfasst Ihre Prozesse lokal und veröffentlicht sie direkt in SharePoint. [ Try for Free ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ![SharePoint logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Sharepoint.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. 80% Weniger Zeit für SOPs im Vergleich zu manueller Erstellung 1-Klick Vom fertigen Leitfaden zu SharePoint 0 Neue Systeme für Ihr Team zum Erlernen ## Die meisten Lösungen fügen Ihrem Stack ein eigenes Ökosystem hinzu. FlowShare arbeitet zusammen mit ## Tools, die Sie bereits nutzen. #### Andere Dokumentationstools möchten, dass Sie Wissen in ihrem eigenen Ökosystem verwalten und nach außen synchronisieren. FlowShare ist anders aufgebaut: SharePoint ist das Ziel, kein nachträglicher Einfall. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Wissen lebt in einem separaten Tool, das Ihr Team öffnen muss ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Manuelle Uploads und Neuformatierung ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Dokumentation in einem herstellerspezifischen Format gesperrt #### Mit FlowShare + SharePoint ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Wissen lebt in SharePoint ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Ein Klick von FlowShare zu SharePoint ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Native Dateien (PDF, DOCX, PPTX): durchsuchbar und Copilot-ready ## Erfassen Sie es. FlowShare formatiert es. ## SharePoint versteht es. #### Native SharePoint-Integration, direkt in FlowShare integriert, keine Middleware, keine Einrichtung außer einer Authentifizierung. Eine vollständige Anleitung finden Sie in unserem Einrichtungsleitfaden. ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Ganz normal arbeiten. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf, nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![SharePoint 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/SharePoint-3.png) ### 3. Exportieren Wählen Sie beim Exportieren nach SharePoint Ihre Website und Ihren Ordner aus. ![SharePoint 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/SharePoint-4.png) ### 4. Veröffentlichen Wählen Sie Ihr Format (PDF, PPTX, DOCX). Ihre Markenvorlage wird automatisch angewendet. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Immer ## Copilot FlowShare exportiert native Dateien nach SharePoint, sodass Microsoft 365 Copilot diese sofort finden und verwenden kann. Keine zusätzliche Konfiguration. Microsoft 365 Copilot #### Fragen Sie Copilot. Erhalten Sie Ihre Dokumente. Teammitglieder stellen Copilot eine Prozessfrage und erhalten eine Antwort, die auf den in SharePoint veröffentlichten Leitfäden basiert. Kein Suchen, kein Erstellen von Tickets, kein Fragen eines Kollegen. ![Integrations](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-492-1.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Weniger wiederholte Fragen Mitarbeiter finden Antworten in SharePoint selbst. Weniger „können Sie mir das erklären?“-Unterbrechungen für die IT und den operativen Bereich. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Schnelleres Onboarding Neue Mitarbeiter folgen vom ersten Tag an konsistenten visuellen Anleitungen – kein Beobachten, kein Warten, bis jemand Zeit hat. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Ein Standard. Jedes Team. Markenvorlagen werden automatisch angewendet. Jeder Leitfaden sieht identisch aus, egal ob er von der IT, HR oder dem operativen Bereich erstellt wurde. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Keine veraltete Dokumentation Prozess geändert? Neu erfassen und erneut exportieren. Die neue Version überschreibt in SharePoint – gleicher Speicherort, immer aktuell. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „FlowShare hat unsere Dokumentationszeit erheblich reduziert. Direkte Exporte als PDFs nach SharePoint haben die Erstellung unserer SOPs optimiert, den Zugriff erleichtert und die Anzahl der Supportanfragen verringert, wodurch die Produktivität unseres gesamten Teams verbessert wurde.“ ### — Gerald Stellvertretender IT-Direktor, Rockdale County ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Eine Aufnahme. ## Drei Formate. #### Wählen Sie das Format, das zu Ihrem Team passt, oder exportieren Sie alle drei aus derselben Aufnahme. Benutzerdefinierte Vorlagen gelten für alle Formate. ![PDF file format](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/PDF.FlowShare-1.png) ##### PDF SOPs, finalisierte Leitfäden, Dokumentenbibliotheken ![PowerPoint PPTX file format](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/PPTX.FlowShare-1.png) ##### PPTX Schulungspräsentationen, Folien-basierte Leitfäden ![Word DOCX file format](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/DOCX.FlowShare-1.png) ##### DOCX Bearbeitbare Schritt-für-Schritt- Dokumente ## Bereit, besser zusammen zu dokumentieren? Funktioniert mit Ihrer bestehenden Microsoft 365-Umgebung. Keine neuen Systeme. No new training. Just better documentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie exportiere ich FlowShare-Leitfäden nach SharePoint? Wählen Sie einfach SharePoint als Exportziel in FlowShare und Ihr gewünschtes Format (PDF, PPTX oder DOCX). Ist die Integration sicher? Ja, Ihre Dokumentation übernimmt die unternehmensweiten Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen von SharePoint. Wie funktionieren Suche und Indexierung? FlowShare nutzt das Intranet und die Suchmaschine Ihres Unternehmens und integriert sich nahtlos in Ihre Microsoft-Umgebung. Werden Updates in FlowShare automatisch in SharePoint synchronisiert? Neue Exporte von FlowShare nach SharePoint überschreiben frühere Versionen (behalten aber den Versionsverlauf bei), wodurch sichergestellt wird, dass Ihr Team immer auf die neuesten Informationen zugreift. Ist der SharePoint-Export in FlowShare integriert, oder benötige ich einen separaten Connector? Es ist nativ integriert: SharePoint ist ein fest integriertes Exportziel im Exportmenü von FlowShare. Kein Zapier, kein Konnektor von Drittanbietern. Authenticate once with your SharePoint URL, and from then on it’s one click. [Vollständiger Setup-Guide](https://support.getflowshare.com/de/articles/10293984-sharepoint-integration-fur-flowshare) Funktioniert es mit lokalen SharePoint-Installationen? Die SharePoint-Integration unterstützt derzeit nur SharePoint Online. FlowShare selbst läuft auf Ihrem lokalen Rechner, aber das SharePoint-Ziel muss SharePoint Online (Microsoft 365) sein. Werden meine Leitfäden für Microsoft 365 Copilot verfügbar sein? Ja, wenn Sie Copilot haben. FlowShare exportiert Dateien direkt nach SharePoint, sie werden automatisch indiziert und sind für Microsoft 365 Copilot verfügbar. Ihr Team kann Copilot Fragen stellen und Antworten erhalten, die auf Ihrer Prozessdokumentation basieren. Was passiert, wenn sich ein Prozess ändert? In FlowShare neu erfassen und erneut exportieren. Die neue Datei überschreibt die alte in SharePoint, immer am selben Ort, immer aktuell. Läuft FlowShare lokal? Ja, FlowShare läuft lokal auf Ihrem Rechner. Der Erfassungsprozess findet vollständig lokal statt und während der Aufnahme verlässt nichts Ihren Desktop. Der Export erfolgt direkt von FlowShare in Ihre SharePoint Online-Umgebung. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Document --- ### [HeyGen](https://getflowshare.com/integrations/heygen/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Verwandeln Sie Ihre Flows in maßgeschneiderte, KI-gestützte Anleitungsvideos. **Content:** # Ihr Team nutzt bereits ## HeyGen. #### Verwandeln Sie Ihre Prozesse in KI-gestützte Videos. #### Erfassen Sie Arbeitsabläufe mit FlowShare und verwandeln Sie sie mit HeyGen in sofort teilbare Videos. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![HeyGen logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/HeyGen.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. 80% Weniger Zeit für SOPs im Vergleich zu manueller Erstellung 1-Klick Vom Leitfaden zum Video mit einem Klick 0 Neue Systeme für Ihr Team zum Erlernen ## Die manuelle Erstellung von Schulungsvideos kostet Zeit. ## FlowShare + HeyGen erledigt das automatisch. #### Anstatt Videos manuell aufzunehmen, zu bearbeiten und zu aktualisieren, erfasst FlowShare Ihren Prozess und sendet ihn an HeyGen, um in wenigen Minuten professionelle, KI-generierte Videos zu erstellen. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Bildschirm manuell aufnehmen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Video Schritt für Schritt bearbeiten ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Voiceovers manuell hinzufügen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Schwierig zu aktualisierender Inhalt #### Mit FlowShare + HeyGen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Leitfäden sofort in Videos verwandeln ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### KI-Avatare und Stimme inklusive ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Keine Bearbeitung oder Aufnahme erforderlich ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Videos durch erneuten Export aktualisieren ## Erfassen Sie es. FlowShare strukturiert es. HeyGen ## verwandelt es in ein Video. #### Native HeyGen-Integration direkt in FlowShare integriert. Einfache einmalige Einrichtung, dann Videos direkt aus Ihren Flows generieren. Vollständige Anleitung in unserem Setup-Guide. ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Ganz normal arbeiten. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf, nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![heygen 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/heygen-3-1.png) ### 3. Konfigurieren Wählen Sie Ihren gewünschten Avatar und Ihre Stimme, um ein professionelles, automatisiertes Voiceover zu erstellen. ![heygen 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/heygen-4-1.png) ### 4. Veröffentlichen Senden Sie Ihre Flow-Schrittanleitung an HeyGen und lassen Sie daraus Ihr Video generieren. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Von der Dokumentation ## zum Video. FlowShare und HeyGen verwandeln Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitungen in ansprechende, Avatar-gestützte Videos, die Sie sofort mit Ihrem Team oder Ihren Kunden teilen können. HeyGen-Integration #### Videos erstellen. Keine Bearbeitung erforderlich. Verwandeln Sie jeden FlowShare-Leitfaden in ein professionelles Video mit KI-Avataren und Sprachkommentaren. Müssen Sie etwas aktualisieren? Passen Sie Text und Bilder an und generieren Sie anschließend eine neue Version. ![HeyGen icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/HeyGen-5.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Schnellere Inhaltserstellung Erstellen Sie Schulungs- und Onboarding-Videos in wenigen Minuten. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Keine Videokenntnisse erforderlich Keine Aufnahme, Bearbeitung oder Voiceover-Arbeit erforderlich. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Aktualisieren Sie Ihren Leitfaden → generieren Sie das Video neu. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Ansprechendere Inhalte Verwandeln Sie statische Dokumentation in visuelles Lernen. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Halbieren Sie die Zeit für die Videoerstellung dank integrierter Bildschirmaufnahme- und Bearbeitungstools.“ ### — Imran G Manager, EZ Graphics (Quelle: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Von FlowShare-Klicks zum ## HeyGen-Video. #### Lassen Sie HeyGen erledigen, wofür früher ein Produktionsteam nötig war. Erfassen Sie Ihren Prozess in FlowShare, wählen Sie Ihren Avatar und erhalten Sie ein professionelles Video. ![Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/14-1.png) ##### Ihr Gesicht oder das von HeyGen Wählen Sie einen vorgefertigten HeyGen-Avatar oder verwenden Sie einen benutzerdefinierten. Weisen Sie dann eine Stimme und Sprache zu, die zu Ihrer Zielgruppe passt ![Time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/15-1.png) ##### In Minuten generiert Sobald Sie Ihren Avatar und Ihre Stimme bestätigt haben, übernimmt HeyGen. Ihr Video ist schneller fertig, als Sie ein Skript schreiben würden. ![Share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/16-1.png) ##### Sofort überall teilen Nach der Generierung können Sie es per Link teilen, überall einbetten oder das Originalvideo zur weiteren Verwendung herunterladen. ## Bereit, Ihre Prozesse in Videos zu verwandeln? Keine Videobearbeitung. Keine komplexen Tools. Einfach schnellere Content-Erstellung. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie erstelle ich Videos aus FlowShare-Leitfäden? Verbinden Sie Ihr HeyGen-Konto einmalig und exportieren Sie dann Ihren FlowShare-Leitfaden zu HeyGen, um automatisch ein Video zu generieren. [Vollständiger Setup-Guide ](https://support.getflowshare.com/de/articles/10080225-heygen-integration-fur-flowshare) Wie richte ich die HeyGen-Integration ein? Gehen Sie zu *Export → Integrationen → HeyGen*, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr API-Token ein und klicken Sie dann auf *Testen und Speichern*. Wie erhalte ich ein HeyGen-API-Token? Melden Sie sich in Ihrem HeyGen-Konto an → gehen Sie zu *Einstellungen → API* → erstellen und kopieren Sie Ihr API-Token und fügen Sie es dann in FlowShare ein. Wie generiere ich ein Video aus einem Flow? Exportieren Sie Ihren Leitfaden zu HeyGen, wählen Sie einen Avatar und eine Stimme, und Ihr Video wird automatisch generiert. Kann ich das generierte Video anpassen? Ja. Sie können das Video in HeyGen bearbeiten und Stil, Hintergrund sowie Freigabeoptionen anpassen. Kann ich Videos aktualisieren, wenn sich ein Prozess ändert? Ja. Exportieren Sie Ihren aktualisierten Leitfaden erneut, um eine neue Version des Videos zu generieren. Ist die Integration sicher? Ja. FlowShare läuft während der Erfassung lokal, und die Authentifizierung erfolgt über Ihr HeyGen-Konto. Gibt es Einschränkungen? Ja. Videos können bis zu 50 Schritte enthalten, und Schrittbeschreibungen sind auf 1.500 Zeichen begrenzt. Wer kann die HeyGen-Integration nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. Zusätzlich benötigen Sie einen HeyGen-Plan und einen API-Schlüssel, um diese Integration zu nutzen. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Video --- ### [Confluence](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Veröffentlichen Sie Ihre Flows als Seiten. **Content:** # Sie nutzen bereits ## Confluence Cloud. #### FlowShare fügt sich nahtlos ein. #### Kein Copy-and-Paste. Kein Neuformatieren. Keine zusätzlichen Tools. Erfassen Sie Workflows lokal und veröffentlichen Sie sie in Sekunden direkt in Confluence. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Confluence logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Confluence.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. 1 Ort Für die gesamte Wissensdatenbank Ihres Teams. Durchsuchbar, organisiert, jederzeit verfügbar. 1-Klick Vom FlowShare-Guide zur veröffentlichten Confluence-Seite. 0 Manuelle Uploads, Copy-and-Paste oder Neuformatierung erforderlich. ## Die meisten Dokumentationstools erstellen Inhalte irgendwo anders. ## FlowShare bringt sie direkt dorthin, wo Ihr Team ohnehin arbeitet. #### Andere Dokumentationstools erfordern, dass Sie Seiten manuell erstellen, formatieren und pflegen. FlowShare ist anders aufgebaut: einmal erfassen und strukturierte Guides direkt in Confluence veröffentlichen – sofort einsatzbereit. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Guides manuell in Confluence erstellen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots kopieren und Schritte von Hand schreiben ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Uneinheitliche Formatierung zwischen Teams ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Dokumentation veraltet schnell #### Mit FlowShare + Confluence ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Guides direkt in Confluence Cloud exportieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Automatisch strukturierte Schritte mit Screenshots ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Einheitliche Formatierung in allen Teams ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Seiten durch erneuten Export sofort aktualisieren ## Erfassen Sie es. FlowShare formatiert es. ## Confluence versteht das. #### Native Confluence-Cloud-Integration direkt in FlowShare. Einmal einrichten, dann direkt aus FlowShare veröffentlichen. Vollständige Anleitung in unserem Setup-Guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Ganz normal arbeiten. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf, nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![confluence 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/confluence-3-1.png) ### 3. Exportieren Wählen Sie den Speicherort Ihrer Confluence Cloud-Seite aus. ![confluence 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/confluence-4-1.png) ### 4. Veröffentlichen Veröffentlichen Sie den Beitrag in der Confluence Cloud, und die Seite wird erstellt. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Immer ## Confluence Cloud. FlowShare veröffentlicht Ihre Dokumentation direkt in Confluence Cloud, damit Ihr Team sofort darauf zugreifen kann – ohne Toolwechsel, ohne Suchen über verschiedene Systeme hinweg. Confluence-Integration #### Einmal veröffentlichen. Alles aktuell halten. Verwandeln Sie Ihre Prozessdokumentation in Sekunden in strukturierte Confluence-Seiten. Wenn sich etwas ändert, exportieren Sie Ihren Guide einfach erneut und überschreiben die bestehende Seite. Keine manuellen Änderungen. Keine kaputte Formatierung. ![Confluence icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Confluence-5.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Weniger manuelle Schritte Keine Dokumentation mehr von Grund auf in Confluence schreiben. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Guides erneut exportieren, um bestehende Seiten sofort zu aktualisieren. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Ein Standard für alle Teams Jeder Guide folgt derselben Struktur und demselben Layout. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Besserer Wissenszugang Ihr Team findet Antworten direkt in Confluence. [ Try for Free ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Workflows können sehr einfach mitgeschnitten und an Mitarbeiter oder Kunden verteilt werden“ (Workflows können einfach aufgezeichnet und an Mitarbeitende oder Kunden verteilt werden) ### — Robert Inhaber, Landschaftsarchitektur (Quelle: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Von der Bildschirmaufnahme zur ## Confluence-Seite. #### Exportieren Sie Ihre FlowShare-Guides mit einem Klick direkt in Confluence Cloud. Keine manuellen Uploads, kein Copy-and-Paste, keine veraltete Dokumentation. ![Notes](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/10-2.png) ##### Sofortige Confluence-Seiten Ihr FlowShare-Guide wird zu einer vollständig formatierten Confluence-Seite – bereit für Ihr Team. ![Searching](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/11-2.png) ##### Immer aktuell Aktualisieren Sie Ihren Guide und exportieren Sie ihn mit einem Klick erneut nach Confluence. Dokumentation, die nie veraltet. ![Tools](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/12-2.png) ##### Vor dem Veröffentlichen bearbeiten Ab nach Confluence, bei Bedarf anpassen und dann veröffentlichen. Volle Kontrolle, bevor es live geht. ## Bereit, direkt in Confluence zu dokumentieren? Funktioniert mit Ihrem bestehenden Setup. Kein neues System. Keine Einarbeitungszeit. Einfach schnellere Dokumentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie exportiere ich FlowShare-Guides nach Confluence? Verbinden Sie Ihr Confluence-Konto einfach einmal in FlowShare und exportieren Sie Ihren Guide direkt als Confluence-Seite. [Vollständiger Setup-Guide ](https://support.getflowshare.com/en/articles/9387992-confluence-integration-for-flowshare) Wie richte ich die Confluence-Integration ein? Gehen Sie zu *Export → Integrationen → Confluence*, geben Sie Ihre Confluence-Domain, E-Mail und API-Token ein und klicken Sie dann auf *Testen und speichern*. Wie erhalte ich ein Confluence-API-Token? Melden Sie sich bei Ihrem Atlassian-Konto an → *Konto verwalten → Sicherheit → API-Token erstellen*. Kopieren Sie das Token und fügen Sie es in FlowShare ein. Wie veröffentliche ich einen Guide als Confluence-Seite? Nach der Einrichtung wählen Sie beim Export Confluence aus, wählen den Zielbereich, und FlowShare erstellt die Seite sofort. Kann ich bestehende Confluence-Seiten aktualisieren? Ja. Exportieren Sie Ihren Guide erneut, und die bestehende Seite wird mit der aktualisierten Version überschrieben. Ist die Confluence-Integration sicher? Ja. FlowShare läuft während der Aufnahme lokal, und die Authentifizierung erfolgt über Ihre Confluence-Zugangsdaten und Ihr API-Token. Speichert FlowShare meine Daten in der Cloud? Nein. Alle Prozesse werden lokal erfasst. Nur der exportierte Inhalt wird an Confluence Cloud gesendet. Funktioniert das mit allen Confluence-Versionen? Die Integration unterstützt derzeit nur Confluence Cloud. Wer kann die Confluence-Integration nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Document, Knowledge --- ### [ELO Digital Office](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Laden Sie Ihre .flows direkt aus FlowShare in Ihr ELO ECM hoch. **Content:** # Ihr Team nutzt bereits ## ELO Digital #### Ihre Dokumentation in ELO gespeichert #### Kein paralleles System. Keine zusätzlichen Anmeldungen. FlowShare erfasst Ihre Prozesse lokal und veröffentlicht sie direkt in SharePoint. [ Vertrieb kontaktieren ](#) [ Kostenlos testen ](#) ![ELO Digital Office logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/ELO-Digital.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) 80% Weniger Zeit für SOPs im Vergleich zu manueller Erstellung 1-Klick Vom fertigen Leitfaden zu SharePoint 0 Neue Systeme für Ihr Team zum Erlernen ## Die meisten Lösungen fügen Ihrem Stack ein eigenes Ökosystem hinzu. FlowShare arbeitet zusammen mit ## Zusammen mit Tools, die Sie bereits verwenden. #### Andere Dokumentationstools möchten, dass Sie Wissen in ihrem eigenen Ökosystem verwalten und nach außen synchronisieren. FlowShare ist anders aufgebaut: SharePoint ist das Ziel, kein nachträglicher Einfall. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Anleitungen manuell erstellen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Dateien Schritt für Schritt in ELO hochladen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Inkonsistente Formatierung ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Updates schwer zu pflegen #### Mit FlowShare + SharePoint ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Anleitungen direkt in ELO exportieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Strukturierte Dateien werden automatisch erstellt ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Einheitliche Formatierung über alle Dokumente hinweg ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dateien durch erneuten Export sofort aktualisieren ## Erfassen Sie es. FlowShare formatiert es. ## ELO speichert es. #### Native ELO-Integration direkt in FlowShare. Einfache einmalige Einrichtung über Ihren Netzwerk-Transferordner. Vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung in unserem Setup-Guide ![Card Image Container](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Card-Image-Container.webp) ### 1. Erfassen Ganz normal arbeiten. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf, nichts verlässt Ihren Rechner. ![Card Image Container](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Card-Image-Container-1.webp) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![Card Image Container](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Card-Image-Container-2.webp) ### 3. Exportieren Wählen Sie Ihr Format (PDF, PPTX, DOCX). FlowShare bereitet Ihre Datei automatisch für Ihr ELO-System vor. ![Card Image Container](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/Card-Image-Container-3.png) ### 4. Veröffentlichen Wählen Sie Ihren ELO-Transferordner. Exportieren Sie Ihre Anleitung direkt nach ELO. Fertig. [ Vertrieb kontaktieren ](#) ## Immer ## Copilot FlowShare exportiert strukturierte Dokumentation direkt in Ihr ELO-System und stellt sicher, dass Ihre Dateien organisiert, zugänglich und stets aktuell sind. ### ELO-Integration #### Strukturierte Dokumentation. Kein manueller Upload. Exportieren Sie Anleitungen direkt in Ihre ELO-Umgebung – mit konsistenter Struktur und Formatierung. Müssen Sie etwas aktualisieren? ![Integrations](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-492-1.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Schnellere Dokumentations-Workflows Erstellen und speichern Sie Anleitungen ohne manuelle Uploads. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Einheitliche Dateistruktur Alle Dokumente folgen demselben Format. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Dateien erneut exportieren, um sie sofort zu aktualisieren. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Bessere Dokumentenkontrolle Speichern Sie alles direkt in Ihrem ELO-System. [ Kostenlos testen ](#) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Vor FlowShare nutzten wir Screenshots und Word. Jetzt brauche ich nur noch 10–15 % der Zeit. Alles sieht gleich aus, und wir haben endlich einen Standard.“ ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/attachment-2-2.svg)### Gerald Marketing Manager ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ![FlowShare case study](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Profile.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Von der FlowShare-Aufzeichnung zu ELO. Organisiert, versioniert und jederzeit auffindbar. ## Organisiert, versioniert und jederzeit auffindbar. #### Überspringen Sie die manuelle Ablage. Exportieren Sie Ihre FlowShare-Anleitungen direkt in ELO ECM und lassen Sie Versionierung, Berechtigungen und Suche von ELO übernehmen – damit Sie es nicht müssen. [ ![PDFs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Card-image-7-2.png) ##### Ihr Format, Ihre Wahl Exportieren Sie als DOCX, PPTX oder PDF. FlowShare sendet es an ELO – in dem Format, das zu Ihrem Dokumentenmanagement-Workflow passt. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) [ ![PPTX](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Card-image-8-1.png) ##### Versionskontrolliert Aktualisieren Sie Ihren Prozess in FlowShare und exportieren Sie mit einem Klick erneut. ELO hält jede Version organisiert und nachvollziehbar. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) [ ![DOCX](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Card-image-9-1.png) ##### Speicher für Enterprise-Anforderungen Das skalierbare Dokumentenmanagement von ELO passt sich Ihrer Organisation an. Von Zugriffsberechtigungen bis zur erweiterten Suche: Ihre Dokumentation ist immer unter Kontrolle. ](https://getflowshare.com/integrations/elo-digital-office/) ## Bereit, Ihre Dokumentation in ELO zu optimieren? Keine manuellen Uploads. Kein Formatierungsaufwand. Nur strukturierte Dokumentation. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](#) [ Mit dem Vertrieb sprechen ](#) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie exportiere ich FlowShare-Anleitungen nach ELO? Richten Sie Ihren ELO-Netzwerk-Transferordner in FlowShare ein und exportieren Sie Ihre Anleitung direkt in Ihr ELO-System. [Vollständiger Setup-Guide ](https://support.getflowshare.com/en/articles/9388009-elo-integration-for-flowshare) Wie richte ich die ELO-Integration ein? Gehen Sie zu *Einstellungen → Web-Export → ELO*, legen Sie Ihren Ordnerpfad fest, wählen Sie Ihr Format aus und klicken Sie auf *Testen und speichern*. Was muss ich konfigurieren? Sie müssen den Pfad zu Ihrem ELO-Netzwerk-Transferordner angeben und Ihr Exportformat (PDF, DOCX oder PPTX) auswählen. Welche Formate kann ich nach ELO exportieren? Sie können Anleitungen als PDF-, DOCX- oder PPTX-Dateien exportieren. Kann ich bestehende Dateien in ELO aktualisieren? Ja. Exportieren Sie Ihre Anleitung erneut, um die Dateien in Ihrem ELO-System zu aktualisieren. Ist die Integration sicher? Ja. FlowShare läuft lokal und exportiert direkt in Ihre konfigurierte ELO-Umgebung. Speichert FlowShare meine Daten in der Cloud? Nein. Alle Prozesse werden lokal erfasst und direkt in Ihr System exportiert. Wer kann die ELO-Integration nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. ## Bestbewertet auf den bekanntesten Plattformen ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Document --- ### [GURU](https://getflowshare.com/integrations/guru/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Excerpt:** Laden Sie Ihre Flows direkt aus FlowShare als Karten in Ihr Guru-Wiki hoch. **Content:** # Ihr Team veröffentlicht bereits Inhalte ## in Guru. #### Kein paralleles System. Keine zusätzlichen Anmeldungen. FlowShare erfasst Ihre Prozesse lokal und veröffentlicht sie direkt in SharePoint. #### Kein Kopieren und Einfügen. Keine manuellen Aktualisierungen. Erfassen Sie Workflows mit FlowShare und veröffentlichen Sie sie direkt als Guru-Karten. #### Ihr Wissen. Geliefert, wo Ihr Team arbeitet. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ![Guru logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Guru.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. 1 Quelle der Wahrheit für jeden Prozess, jede Best Practice und jede Anleitung in Ihrem gesamten Team. 1-Klick Vom FlowShare-Leitfaden zur veröffentlichten Guru-Karte. 0 Manuelle Uploads, doppelte Karten oder veraltetes Wissen. ## Das Aktualisieren von Wissen in Guru erfordert Aufwand. ## FlowShare macht es automatisch. #### Anstatt Karten manuell zu erstellen und zu aktualisieren, wandelt FlowShare Ihre Prozesse in strukturierte Guru-Karten um und hält sie mit einem Klick auf dem neuesten Stand. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Guru-Karten manuell erstellen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots kopieren und Schritte schreiben ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Wissen veraltet schnell ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Wiederholte Fragen in Teams #### Mit FlowShare + Guru ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Leitfäden direkt als Guru-Karten exportieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Strukturierte Schritte werden automatisch generiert ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Karten sofort durch erneuten Export aktualisieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Immer präzises Wissen, wo die Arbeit stattfindet ## Erfassen Sie es. FlowShare formatiert es. ## Guru liefert es. #### Nutzen Sie die native Guru-Integration direkt in FlowShare. Nach einer einfachen, einmaligen Einrichtung mit Ihren API-Anmeldedaten ist alles bereit. Details finden Sie im Einrichtungsleitfaden ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Arbeiten Sie wie gewohnt. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf – nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt strukturierte Schritte mit Screenshots und klaren Beschreibungen. ![guru 3](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/guru-3-1.png) ### 3. Exportieren Wählen Sie Ihre Guru-Sammlung aus, an die Sie Ihre Daten senden möchten. ![guru 4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/guru-4-1.png) ### 4. Veröffentlichen Exportieren Sie Ihren Leitfaden als strukturierte Karte. Fertig. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Immer ## griffbereit FlowShare wandelt Ihre Prozesse in strukturierte Guru-Karten um, sodass Ihr Team direkt in seinem Workflow auf die richtigen Informationen zugreifen kann. Guru-Integration #### Wissen präzise und zugänglich halten Verwandeln Sie Ihre FlowShare-Leitfäden in Guru-Karten, die leicht zu finden und zu verwenden sind. Müssen Sie etwas aktualisieren? Exportieren Sie Ihren Leitfaden erneut und halten Sie Ihre Wissensdatenbank immer auf dem neuesten Stand. ![Guru icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Guru-5.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Weniger wiederholte Fragen Geben Sie Teams sofortigen Zugriff auf die richtigen Antworten. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Leitfäden erneut exportieren, um Karten aktuell zu halten. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Konsistente Wissensstruktur Alle Karten folgen dem gleichen Format und der gleichen Logik. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Bessere Teamproduktivität Verbringen Sie weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit Arbeiten. [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „FlowShare hat sich als außergewöhnliche Lösung zur Erfassung prozeduraler Informationen und zur Erstellung umfassender Dokumentationen erwiesen ... es hat meine Workflow-Effizienz erheblich verbessert, indem es den Dokumentations- und Freigabeprozess mit meinem Team vereinfacht hat.“ ### — Huzairi H Gründer (Quelle: SourceForge) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Erfassen Sie Ihren Prozess in FlowShare. ## Lassen Sie Guru es Ihrem Team liefern. #### Verwandeln Sie Ihre FlowShare-Leitfäden in Guru-Karten und platzieren Sie verifiziertes Wissen genau dort, wo Ihr Team arbeitet. Kein Suchen, keine Unterbrechungen, keine manuellen Uploads. ![Notepad](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/26-1.png) ##### Sofortige Guru-Karten Exportieren Sie Ihren FlowShare-Leitfaden direkt als Guru-Karte. In der richtigen Sammlung organisiert, bereit zum Teilen ![settings](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/27-1.png) ##### Immer auf dem neuesten Stand Aktualisieren Sie Ihren Flow in FlowShare und laden Sie ihn mit einem Klick erneut hoch. Ihre Guru-Karte wird automatisch aktualisiert. ![Team Members](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/28-1.png) ##### Eine einzige Quelle der Wahrheit Halten Sie Ihr gesamtes Team über die neuesten Prozesse auf dem Laufenden. Weniger wiederholte Fragen, schnelleres Onboarding. ## Bereit, Wissen in Guru zu skalieren? Keine manuelle Arbeit. Keine veralteten Inhalte. Nur präzises Wissen, wo Ihr Team es braucht. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie exportiere ich FlowShare-Leitfäden nach Guru? Verbinden Sie Ihr Guru-Konto einmalig und exportieren Sie Ihren Leitfaden direkt als Guru-Karte. [unseren Einrichtungsleitfaden ](https://support.getflowshare.com/en/articles/9387921-guru-integration-for-flowshare) Wie richte ich die Guru-Integration ein? Gehen Sie zu *Export → Integrationen → Guru*, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr API-Token ein und klicken Sie dann auf *Testen und Speichern*. Wie erhalte ich mein Guru API-Token? Melden Sie sich bei Ihrem Guru-Konto an und generieren Sie ein persönliches API-Token in Ihren Kontoeinstellungen, dann fügen Sie es in FlowShare ein. Wie veröffentliche ich einen Leitfaden als Guru-Karte? Exportieren Sie Ihren Leitfaden nach Guru, wählen Sie die Zielsammlung aus, und die Karte wird sofort erstellt. Kann ich bestehende Guru-Karten aktualisieren? Ja. Durch erneutes Exportieren Ihres Leitfadens wird die bestehende Karte durch die aktualisierte Version ersetzt. Ist die Integration sicher? Ja. FlowShare läuft während der Erfassung lokal, und die Authentifizierung erfolgt über Ihre Guru-Anmeldeinformationen. Speichert FlowShare meine Daten in der Cloud? Nein. Alle Prozesse werden lokal erfasst und nur beim Veröffentlichen exportiert. Wer kann die Guru-Integration nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Knowledge --- ### [Know How](https://getflowshare.com/integrations/know-how/) **Published:** April 3, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Erstellen und veröffentlichen Sie mit FlowShare maßgeschneiderte Nuggets. **Content:** # Ihr Team veröffentlicht bereits Inhalte ## in Know How. #### Verwandeln Sie Ihre Prozesse in Nuggets, die Ihr Team sofort nutzen kann. #### Keine manuelle Erstellung. Keine Doppelarbeit. Erfassen Sie Workflows mit FlowShare und exportieren Sie diese direkt in den Nugget Creator. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](https://getflowshare.com/de/) ![Know How logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Know-How.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) 1 Bibliothek. Ihr gesamtes Prozesswissen, verpackt als Nuggets und für Ihr gesamtes Team auffindbar. 1-Klick Um jeden FlowShare-Leitfaden in ein durchsuchbares Know-How-Nugget zu verwandeln. 0 Kollegen werden unterbrochen, um einen Prozess zu erklären, der bereits dokumentiert wurde. ## Das manuelle Erstellen von Nuggets kostet Zeit. ## FlowShare macht es automatisch. #### Anstatt Nuggets manuell Schritt für Schritt aufzubauen, verwandelt FlowShare Ihre Prozesse in strukturierte Nuggets und sendet sie mit einem Klick direkt an Know How. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Nuggets manuell Schritt für Schritt erstellen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Anleitungen separat schreiben ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Doppelter Aufwand über verschiedene Tools hinweg ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Schwierig, Inhalte konsistent zu halten #### Mit FlowShare + Nuggets ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Leitfäden direkt als Nuggets exportieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Strukturierte Schritte werden automatisch generiert ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Keine Doppelarbeit zwischen den Tools ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Nuggets durch erneuten Export sofort aktualisieren ## Erfassen Sie es. FlowShare erweitert es. ## Nugget Creator liefert es aus. #### Native Nugget Creator-Integration in FlowShare integriert. Einfache einmalige Einrichtung mit Ihren Kontodaten. Vollständige Anleitung in unserem Setup-Guide ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Arbeiten Sie wie gewohnt. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf – nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt strukturierte Schritte mit Screenshots und klaren Beschreibungen. ![nugget2](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/nugget2-1.png) ### 3. Exportieren Wählen Sie Ihr Nugget-Ziel aus der Liste aus. ![nugget4](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/nugget4-1.png) ### 4. Veröffentlichen Sehen Sie die exportierten Nuggets direkt in Know How. Fertig. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Nuggets ## erstellen. Nugget Creator Integration #### Einmal erstellen. Überall bereitstellen. Verwandeln Sie Ihre FlowShare-Leitfäden ohne manuelle Eingabe in strukturierte Nuggets. Müssen Sie etwas aktualisieren? Exportieren Sie Ihren Leitfaden erneut und halten Sie Ihre Nuggets immer auf dem neuesten Stand. ![Know How icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Know-How-1.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Keine Doppelarbeit Erstellen Sie Anleitungen einmal in FlowShare und verwenden Sie diese im Nugget Creator wieder. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Schnellere Inhaltserstellung Generieren Sie Nuggets in Minuten statt in Stunden. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Immer auf dem neuesten Stand Leitfäden erneut exportieren, um Nuggets sofort zu aktualisieren. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Besserer Wissenszugang Liefern Sie Anleitungen direkt dort aus, wo die Mitarbeiter sie benötigen. [ Kostenlos testen ](https://getflowshare.com/de/) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Der Prozess zur Erstellung von Dokumentationen ist schnell und im Gegensatz zu herkömmlicher Screenshot- & Annotations-Software werden Aufgaben verfolgt, sodass man keine wichtigen Schritte vergisst. Auch die Ausgabeoptionen sind gut für die Weitergabe an verschiedene Zielgruppen.“ ### — Michael Berater, Retail SaaS (Quelle: OMR) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Ihre Prozesse, ## verpackt als Nuggets. #### Zeichnen Sie Ihren Prozess in FlowShare auf und erstellen Sie sofort ein Lern-Nugget, das Ihr Team Schritt für Schritt anleitet. ![Speaker](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/22-1.png) ##### Vom Leitfaden zum Nugget Exportieren Sie Ihren FlowShare-Leitfaden direkt in den Nugget Creator und machen Sie ihn für Ihr gesamtes Team auffindbar. ![Prize](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/23-1.png) ##### Kein Experte erforderlich Verpacken Sie das Wissen Ihres Teams in Nuggets, damit die Prozesse weiterlaufen. Auch wenn die Person, die sich am besten auskennt, gerade nicht im Büro ist. ![Search](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/24-1.png) ##### Unterstützung für alle Geben Sie jedem Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf die richtige Prozessanleitung. Genau dann und dort, wo sie benötigt wird. ## Bereit, Nuggets schneller zu erstellen? Keine manuelle Arbeit. Keine Doppelarbeit. Einfach strukturierte Anleitungen dort, wo Ihr Team sie braucht. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie exportiere ich FlowShare-Leitfäden in den Nugget Creator? Verbinden Sie Ihr Nugget Creator-Konto und exportieren Sie Ihren Leitfaden direkt als Nugget. Unser Setup-Guide Wie richte ich die Integration ein? Gehen Sie zu *Export → Direkte Integrationen → Nugget Creator*, geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf *Testen und Speichern*. Was muss ich konfigurieren? Sie benötigen Ihre Nugget Creator-Zugangsdaten und Ihren App-Key, um das Exportziel zu definieren. Wie veröffentliche ich einen Leitfaden als Nugget? Exportieren Sie Ihren Leitfaden, wählen Sie Ihren App-Key aus und das Nugget wird automatisch erstellt. Kann ich bestehende Nuggets aktualisieren? Ja. Durch den erneuten Export Ihres Leitfadens wird das vorhandene Nugget durch die aktualisierte Version ersetzt. Wo sollte ich meine Inhalte bearbeiten? Sie sollten alle Schrittbeschreibungen in FlowShare erstellen und bearbeiten, um die Konsistenz bei Aktualisierungen zu gewährleisten. Ist die Integration sicher? Ja. FlowShare läuft während der Erfassung lokal, und die Authentifizierung erfolgt über Ihr Konto. Wer kann die Nugget Creator-Integration nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. Zusätzlich benötigen Sie ein Konto für Know How. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) **categoryies:** All, Learning --- ### [OpenRPA](https://getflowshare.com/integrations/openrpa/) **Published:** April 4, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Exportieren Sie Ihre Flow-Dateien nach OpenRPA und stellen Sie Ihre Bots schneller bereit. **Content:** # Ihr Team veröffentlicht bereits Inhalte ## in OpenRPA #### Verwandeln Sie Ihre Prozesse in automatisierungsbereite Workflows. #### Kein manuelles Nachbauen. Kein doppelter Aufwand. Erfassen Sie Workflows mit FlowShare und exportieren Sie diese direkt nach OpenRPA. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![OpenRPA from OpenIAP](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/OpenRPA.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) 1-Klick Von der FlowShare-Dokumentation zum OpenRPA-bereiten Export. 0 $ OpenRPA ist vollständig Open-Source und kostenlos nutzbar. 0 Lücke zwischen Ihrer Dokumentation und Ihrer Automatisierung. ## Die Umwandlung von Prozessen in Automatisierung erfordert in der Regel manuelle Arbeit. ## Zusammen mit Tools, die Sie bereits verwenden. #### Anstatt Prozesse zu dokumentieren und sie in RPA-Tools neu aufzubauen, ermöglicht FlowShare es Ihnen, Workflows einmal zu erfassen und sie direkt nach OpenRPA zu exportieren, was den manuellen Übersetzungs- und Einrichtungsaufwand reduziert. #### Ohne FlowShare ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Prozesse manuell dokumentieren ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Workflows in RPA-Tools neu aufbauen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Doppelter Aufwand zwischen Teams ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Risiko von Inkonsistenzen #### Mit FlowShare + OpenRPA ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Workflows direkt nach OpenRPA exportieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Manuellen Aufwand bei der Überführung in die Automatisierung reduzieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentation und Automatisierung aufeinander abgestimmt halten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Bot-Entwicklung beschleunigen ## Erfassen Sie es. FlowShare strukturiert es. ## OpenRPA automatisiert es. #### OpenRPA-Exportformat direkt in FlowShare integriert. Keine komplexe Einrichtung, exportieren Sie Ihren dokumentierten Prozess direkt für die Automatisierung. ![Capture steps in the FlowShare app](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_capture.png) ### 1. Erfassen Arbeiten Sie wie gewohnt. FlowShare zeichnet jeden Schritt automatisch auf – nichts verlässt Ihren Rechner. ![Dasboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/app_edit.png) ### 2. Bearbeiten FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![OpenARP](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/OpenARP-3-1.png) ### 3. Exportieren Wählen Sie das OpenRPA-Format und klicken Sie auf „Exportieren“, um Ihre Datei zu erstellen. ![OpenARP](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/OpenARP-4-1.png) ### 4. Veröffentlichen Exportieren Sie nach OpenRPA und beginnen Sie mit dem Aufbau Ihrer Automatisierung. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Vom Prozess ## zur Automatisierung. FlowShare hilft Ihnen, schneller von der Dokumentation zur Automatisierung zu gelangen, indem es strukturierte Workflows bereitstellt, die in OpenRPA verwendet werden können. OpenRPA-Integration #### Verringern Sie die Lücke zwischen Dokumentation und Automatisierung. Verwandeln Sie Ihre dokumentierten Prozesse in automatisierungsbereite Workflows, ohne sie von Grund auf neu erstellen zu müssen. Müssen Sie etwas aktualisieren? Passen Sie Ihren FlowShare-Guide an und halten Sie Ihre Automatisierung auf dem gleichen Stand. ![OpenRPA icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/OpenRPA-1.png) ## Weniger Overhead. ## Mehr Self-Service. #### Unternehmen nutzen FlowShare, um Wissen zu standardisieren, die Abhängigkeit von Expertinnen und Experten zu reduzieren und die Dokumentation in der gesamten Organisation zu skalieren. Das Ergebnis: ![questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-6.png) ### Schnellere Automatisierungsentwicklung Verkürzen Sie die Zeit von der Prozessdokumentation bis zur Bot-Bereitstellung. ![time](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-7.png) ### Weniger Doppelarbeit Vermeiden Sie es, Workflows manuell in RPA-Tools neu aufzubauen. ![team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-2-traced.png) ### Bessere Konsistenz Halten Sie Dokumentation und Automatisierung aufeinander abgestimmt. ![docs](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/image-3-traced.png) ### Skalierbare Automatisierung Standardisieren Sie Prozesse, bevor Sie Bots einsetzen. [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.svg) #### „Automatisierte Screenshots mit Mauszeiger, der Klicks anzeigt. Beschreibung des Screenshots möglich. Export in andere Formate.“ ### — David K Manager Prozesse & Controlling (Quelle: SourceForge) ![quote](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1-1.svg) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Zeichnen Sie Ihren Prozess einmal in FlowShare auf. ## Stellen Sie Ihren Bot mit OpenRPA bereit. #### Überbrücken Sie die Lücke zwischen Dokumentation und Automatisierung. Zeichnen Sie Ihren Prozess in FlowShare auf und exportieren Sie ihn direkt nach OpenRPA. ![share](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/16.png) ##### Dokumentation trifft Automatisierung Ihr FlowShare-Guide wird zum Befehlssatz, den Ihr Bot benötigt, um korrekt zu laufen. ![Profile icons](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/6.png) ##### Bots mit Leichtigkeit skalieren Exportieren Sie direkt nach OpenRPA und stellen Sie Automatisierungen unternehmensweit in großem Umfang bereit. ![Search](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/24.png) ##### Open-Source-Freiheit OpenRPA ist kostenlos und Open-Source. Leistungsstarke Automatisierung ohne das Enterprise-Preisschild. ## Bereit, Ihre Automatisierungs-Workflows zu beschleunigen? Kein doppelter Aufwand. Einfach schnellere Automatisierung. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie über die Nutzung von FlowShare für die Mitarbeiterschulung wissen müssen. Wie exportiere ich FlowShare-Guides nach OpenRPA? Wählen Sie OpenRPA als Exportformat und importieren Sie den Workflow in Ihre OpenRPA-Umgebung. Muss ich die Integration konfigurieren? Es ist keine komplexe Einrichtung erforderlich. Verwenden Sie einfach die OpenRPA-Exportoption in FlowShare. Was wird nach OpenRPA exportiert? FlowShare exportiert strukturierte Workflow-Daten, die als Basis für die Automatisierung dienen können. Muss ich Workflows in OpenRPA noch anpassen? Ja. Der Export hilft bei der Strukturierung Ihres Prozesses, aber die finale Automatisierungslogik kann Anpassungen erfordern. Kann ich Workflows nach dem Export aktualisieren? Ja. Aktualisieren Sie Ihren FlowShare-Guide und exportieren Sie ihn erneut, um Ihre Automatisierung auf dem neuesten Stand zu halten. Ist dies eine vollständige Automatisierungslösung? Nein. FlowShare unterstützt den Übergang von der Dokumentation zur Automatisierung, ersetzt aber keine RPA-Tools. Ist die Integration sicher? Ja. FlowShare läuft während der Erfassung lokal und exportiert nur, wenn Sie es wünschen. Wer kann den OpenRPA-Export nutzen? Diese Funktion ist für Nutzer von FlowShare Professional und Enterprise verfügbar. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) --- ## Features ### [FlowShare For Windows](https://getflowshare.com/features/windows/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** FlowShare is a Windows desktop application that captures workflows across desktop and browser apps. **Content:** # Build for windows Works where your process # actually runs. #### FlowShare is an on-premise documentation tool for Windows that captures desktop and browser workflows locally, without sending data to the cloud. #### Works offline. Runs on your machine. Built for real enterprise environments. [ Talk to Sales ](/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial/) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Most tools stop at the browser. ## Your work doesn’t. #### Sounds familiar? ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Browser tools can’t capture desktop applications ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Sensitive data gets uploaded to the cloud ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### SAP, or legacy systems aren’t supported properly #### With FlowShare ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Built as a native Windows application from day one ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Captures desktop + browser workflows seamlessly ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Runs locally, no forced cloud dependency ## Highlight Features Software for Windows #### Capture everything on Windows. Automatically. Start recording, do your task, stop. FlowShare captures every click across your Windows environment, reads the buttons and fields you interact with, and writes step descriptions for you. No manual screenshots. No copy-pasting into Word. FlowShare’s native tracking engine runs locally and understands what you clicked, not just where. That means accurate descriptions, automatic arrows, and full coverage across desktop and browser apps. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Documents-Your-Process-While-You-Work.-Automatically._.png) #### Your data stays on your machine. Share it your way. Everything FlowShare captures stays on your local hard drive. No cloud uploads in the background. No screenshots sent to external servers. When you’re ready to share, you choose how: - Export locally - Publish to the FlowShare Portal - Push directly to tools like Confluence or SharePoint You decide what leaves your machine, and where it goes. ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) #### One source, 10+ export formats. PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM. Publish to Confluence, SharePoint, WordPress, or Guru. Export as an Interactive Demo your team can click through step by step. Or turn your flow into an AI-narrated video with HeyGen or Synthesia. Capture once. Share everywhere your team already works. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Formats-FlowShare_-1.png) ## Built for Enterprise Teams: ## Simple, Local, and Secure. #### FlowShare is built for organizations that care about speed, consistency, and data protection. Install it locally, connect it to any software, and ship documentation your teams actually use. ![automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/AI-powered-text-descriptions.png) ##### AI Text Generation FlowShare reads every button and field you click, then writes step descriptions for you. Rewrite or expand them in one click with AI. ![Bulk crop](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-crop.png) ##### Bulk Editing Crop, blur, or annotate screenshots across all steps at once. No more editing one frame at a time. ![step by step screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Step-Combine.png) ##### Step Combine Consecutive clicks get merged into a single annotated image. Shorter guides, easier to follow. ![Bulk blur](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-blur.png) ##### Bulk Blur Sensitive Data Hide passwords, personal data, or confidential fields across every screenshot. One action, applied everywhere. ![Your brand, every guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Your-brand-every-guide-1.png) ##### Your Brand, Every Guide Set your logo, colors, fonts, and arrow styles once. Every guide your team exports looks like it came from design. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### Translate in 29+ languages Translate your guides into 29 languages with one click. Create once, share globally. [ Discover more FlowShare Features ](/features/) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Placeholder image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images-2-1.png)### Christopher System Administrator at Mazars ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "From an administrator's perspective, installation is really straightforward. User configs can also be prepared in advance and then distributed." ![Walter Kuhn](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Walter-Kuhn.png)### Walter Kuhn Lead Architect at IGS GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Jörn Sick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Jorn-Sick-.png)### Jörn Sick Sn Application Consultant at Prodware Deutschland AG ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "Microsoft Copilot recognizes the content and supports our daily work, while documents remain accessible only within our organization and fully compliant with data protection guidelines." [ More Case Studies ](/case-studies/) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. Q: What makes FlowShare Windows-first rather than browser-based? FlowShare installs as a native Windows application and runs entirely on your own machine: capture, editing and storage all happen locally, with nothing sent to a server during recording. Browser-based tools, by contrast, generally process captured steps in the vendor’s cloud, even where their paid tiers can also capture desktop applications like SAP GUI. The real difference isn’t what can be recorded, it’s where the data sits while that happens, and that’s what makes FlowShare on-premises software. Can FlowShare run in restricted or offline environments? Yes. It needs no internet access to capture, edit or export, and it can be installed via MSI in a managed rollout or run from a portable zip where installation is blocked. Restricted desktops are the environment it was designed around, not an edge case. Does FlowShare work with Citrix or virtual desktops? Yes. FlowShare runs in Citrix and terminal server environments and captures workflows inside a virtual desktop exactly as it does on a local machine, which matters where the applications being documented are only published virtually. Can I use FlowShare in air-gapped environments? Yes, fully. Nothing is transmitted externally at any point unless you explicitly export or publish, so FlowShare can be used on machines with no network path out at all. This is distinct from working offline: here there is no connection to fall back on, and none is needed. Does FlowShare require admin rights to install? Not necessarily. FlowShare can be deployed via MSI for a managed enterprise rollout, or run as a portable zip version with no installation at all. That second option is what makes it workable on locked-down desktops where users cannot install software. Can FlowShare capture legacy or custom-built software? Yes. Because the capture engine reads interface elements from Windows itself rather than from a browser, it works with legacy systems, internally built tools and applications whose vendor disappeared years ago. These are usually the processes with the least documentation and the highest risk. Does FlowShare work with SAP GUI? Yes. [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/) is handled by a dedicated connector that reads SAP interface elements and generates accurate step descriptions rather than generic ones. Fiori and other browser-based SAP applications are captured too. What happens to my data during capture? Screenshots and step data are written to your local machine as you record, which is what makes FlowShare [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/). Nothing is sent anywhere during capture, and no account or connection is required for it to work. Publishing or exporting later is a separate decision you make deliberately. Can I control where my documentation is stored? Yes. You choose the destination for every export, whether that is a local drive, a network share, SharePoint or another system. FlowShare does not impose a storage location or require documentation to pass through a vendor platform. Does FlowShare integrate with our existing tools? Yes. Direct integrations publish into a [SharePoint knowledge base](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/), [Confluence documentation](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) spaces, WordPress, Obsidian and LMS platforms via SCORM and xAPI, alongside standard Word, PDF and PowerPoint exports that any system can accept. Can multiple team members use the same setup and templates? Yes. Export your configuration and distribute it, so branding, templates and capture settings are identical across the team. Without that step, guides start looking different depending on who created them, which is what makes a documentation library look untended. Is FlowShare suitable for large enterprise rollouts? Yes. MSI deployment, virtual desktop support and floating licence server options exist for exactly this. Because it is a desktop application rather than a platform, rollout follows your normal software distribution process instead of requiring an implementation project. How does FlowShare handle sensitive or confidential data? Bulk blur lets you hide a sensitive field across every step at once rather than editing images one by one. Because capture and editing run locally, the unredacted version never leaves the machine, which is the part that matters for personal or customer data. Can I update documentation without re-recording everything? Yes. Open the source file, change only the steps that moved, and export again. Whether a small interface change costs minutes or an afternoon is usually what decides if documentation is still accurate a year later. Is FlowShare suitable for compliance-heavy industries? It is widely used in them, from [government process documentation](https://getflowshare.com/industries/public-sector-process-documentation/) to [utility documentation software](https://getflowshare.com/industries/utilities-process-documentation/), healthcare and enterprise IT, where cloud capture tools are often blocked outright. Local capture, air-gap support and standard export formats are the three properties that usually matter in those reviews. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare für Windows](https://getflowshare.com/features/windows/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** FlowShare ist eine Windows-Desktop-Anwendung, die Workflows über Desktop- und Browser-Anwendungen hinweg erfasst. **Content:** # Für Windows entwickelt. Funktioniert dort, wo Ihr Prozess # ausgeführt wird. #### FlowShare ist ein lokal installiertes Dokumentationswerkzeug für Windows, das Arbeitsabläufe auf dem Desktop und im Browser lokal erfasst, ohne Daten in die Cloud zu übertragen. #### Funktioniert offline. Läuft auf Ihrem Rechner. Entwickelt für echte Unternehmensumgebungen. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Die meisten Tools sind auf den Browser beschränkt. ## Ihre Arbeit nicht. #### Kommt Ihnen das bekannt vor? ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Browser-Tools können Desktop-Anwendungen nicht erfassen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Sensible Daten werden in die Cloud hochgeladen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### SAP, or legacy systems aren’t supported properly #### FlowShare standardisierte ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Von Grund auf als native Windows-Anwendung entwickelt ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Erfasst Desktop- + Browser-Workflows nahtlos ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Läuft lokal, keine erzwungene Cloud-Abhängigkeit ## Highlight-Funktionen #### Erfassen Sie alles unter Windows. Automatisch. Aufnahme starten, Aufgabe erledigen, stoppen. FlowShare erfasst jeden Klick in Ihrer Windows-Umgebung, liest die Schaltflächen und Felder, mit denen Sie interagieren, und schreibt Schrittbeschreibungen für Sie. Keine manuellen Screenshots. Kein Kopieren und Einfügen in Word. Die native Tracking-Engine von FlowShare läuft lokal und versteht, was Sie geklickt haben, nicht nur wo. Das bedeutet präzise Beschreibungen, automatische Pfeile und vollständige Abdeckung über Desktop- und Browser-Anwendungen hinweg. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Documents-Your-Process-While-You-Work.-Automatically._.png) #### Ihre Daten bleiben auf Ihrem Rechner. Teilen Sie sie auf Ihre Weise. Alles, was FlowShare erfasst, verbleibt auf Ihrer lokalen Festplatte. Es finden keine Cloud-Uploads im Hintergrund statt. Es werden keine Screenshots an externe Server gesendet. Wählen Sie, wie Sie teilen möchten: - Lokal exportieren - Im FlowShare Portal veröffentlichen - Direkt in Confluence oder SharePoint veröffentlichen Sie entscheiden, was Ihren Rechner verlässt und wohin es geht. ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) #### Ein Prozess, über 10 Exportformate. PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM. Veröffentlichen Sie in Confluence, SharePoint, WordPress oder Guru. Exportieren Sie als interaktive Demo, die Ihr Team Schritt für Schritt durchklicken kann. Oder verwandeln Sie Ihren Flow mit HeyGen oder Synthesia in ein KI-kommentiertes Video. Einmal erfassen. Überall teilen, wo Ihr Team bereits arbeitet. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Formats-FlowShare_-1.png) ## Entwickelt für Enterprise-Teams: ## Einfach, lokal und sicher. #### FlowShare wurde für Organisationen entwickelt, die Wert auf Geschwindigkeit, Konsistenz und Datenschutz legen. Installieren Sie es lokal, verbinden Sie es mit jeder Software und liefern Sie Dokumentationen, die Ihre Teams tatsächlich nutzen. ![automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/AI-powered-text-descriptions.png) ##### KI-Textgenerierung FlowShare liest jede Schaltfläche und jedes Feld, das Sie anklicken, und schreibt dann Schritt-Beschreibungen für Sie. Formulieren Sie sie mit einem Klick mithilfe von KI um oder erweitern Sie sie. ![Bulk crop](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-crop.png) ##### Mehrfach-Zuschnitt Schneiden Sie Screenshots zu, verwischen Sie sie oder versehen Sie sie mit Anmerkungen – über alle Schritte hinweg auf einmal. Keine Bearbeitung mehr Bild für Bild. ![step by step screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Step-Combine.png) ##### Schritt-Kombination Aufeinanderfolgende Klicks werden zu einem einzigen kommentierten Bild zusammengeführt. Kürzere Anleitungen, einfacher zu befolgen. ![Bulk blur](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-blur.png) ##### Mehrfach-Unkenntlichmachung Passwörter, persönliche Daten oder vertrauliche Felder auf jedem Screenshot ausblenden. Eine Aktion, überall angewendet. ![Your brand, every guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Your-brand-every-guide-1.png) ##### Ihre Marke, jede Anleitung Legen Sie Ihr Logo, Farben, Schriftarten und Pfeilstile einmal fest. Jede Anleitung, die Ihr Team exportiert, sieht aus, als käme sie vom Design. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### In über 29 Sprachen übersetzen Übersetzen Sie Ihre Anleitungen mit einem Klick in 29 Sprachen. Einmal erstellen, global teilen. [ Entdecken Sie weitere FlowShare-Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Placeholder image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images-2-1.png)### Christopher Systemadministrator bei Mazars ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Aus Administratorsicht ist die Installation wirklich unkompliziert. Benutzerkonfigurationen können auch im Voraus vorbereitet und dann verteilt werden.“ ![Walter Kuhn](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Walter-Kuhn.png)### Walter Kuhn Lead Architect bei IGS GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![Jörn Sick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Jorn-Sick-.png)### Jörn Sick Sn Application Consultant bei der Prodware Deutschland AG ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Microsoft Copilot erkennt die Inhalte und unterstützt unsere tägliche Arbeit, während Dokumente nur innerhalb unserer Organisation zugänglich bleiben und vollständig den Datenschutzrichtlinien entsprechen.“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Kann FlowShare in eingeschränkten oder Offline-Umgebungen ausgeführt werden? Ja. FlowShare ist für Umgebungen mit eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten konzipiert. Es kann offline ausgeführt werden und benötigt keinen Internetzugang für die Erfassung, Bearbeitung oder den Export von Dokumenten. Funktioniert FlowShare mit Citrix oder virtuellen Desktops? Ja. FlowShare funktioniert in Citrix- und Terminalserver-Umgebungen, wo es Workflows innerhalb virtueller Desktops genauso erfassen kann wie auf einem lokalen Rechner. Für optimale Leistung und Konsistenz sollte FlowShare im Basis-Image installiert werden, um sicherzustellen, dass es in allen Benutzersitzungen verfügbar ist. Darüber hinaus empfehlen wir für eine reibungslose und zuverlässige Lizenzverwaltung dringend die Verwendung eines Lizenzservers aus unserem Enterprise-Paket anstelle einzelner Professional-Einzelbenutzerlizenzen. Kann ich FlowShare in Air-Gap-Umgebungen verwenden? Ja. FlowShare kann in vollständig luftisolierten Umgebungen eingesetzt werden. Es werden keine Daten nach außen übertragen, es sei denn, Sie exportieren oder teilen diese ausdrücklich. Benötigt FlowShare Administratorrechte zur Installation? FlowShare kann per MSI für den Unternehmens-Rollout installiert oder als portable Version (ZIP) ohne Installation ausgeführt werden. Dies macht es für eingeschränkte IT-Umgebungen geeignet. Kann FlowShare Legacy- oder kundenspezifische Software erfassen? Ja. FlowShare erfasst jede Windows-Anwendung, einschließlich Legacy-Systeme, interne Tools und kundenspezifische Software. Funktioniert FlowShare mit SAP GUI? Ja. FlowShare enthält einen dedizierten SAP GUI-Konnektor, der SAP-Elemente liest und präzise Schrittbeschreibungen generiert. Was passiert mit meinen Daten während der Erfassung? Alle Screenshots und Daten werden lokal auf Ihrem Rechner gespeichert. Nichts wird extern hochgeladen oder verarbeitet, es sei denn, Sie entscheiden sich, es zu teilen. Kann ich steuern, wo meine Dokumentation gespeichert wird? Ja. Sie entscheiden, wo Ihre exportierten Anleitungen gespeichert werden, sei es auf einem lokalen Laufwerk, Netzwerkspeicher, SharePoint oder anderen Systemen. Lässt sich FlowShare in unsere bestehenden Tools integrieren? Ja. FlowShare integriert sich mit Tools wie SharePoint, Confluence, WordPress, Obsidian und LMS-Plattformen über SCORM/xAPI. Können mehrere Teammitglieder dieselbe Einrichtung und Vorlagen verwenden? Ja. Sie können Ihre Einstellungen exportieren und in Ihrem Team verteilen, um konsistentes Branding, Vorlagen und Konfigurationen sicherzustellen. Ist FlowShare für große Unternehmens-Rollouts geeignet? Ja. FlowShare unterstützt die Unternehmensbereitstellung über MSI, funktioniert in virtuellen Umgebungen und bietet Lizenzserver-Optionen zur Nutzungsverwaltung. Wie geht FlowShare mit sensiblen oder vertraulichen Daten um? FlowShare enthält Funktionen zum massenweisen Verwischen und Bearbeiten, um sensible Informationen über alle Schritte hinweg auszublenden. Da alles lokal läuft, bleiben Ihre Daten vollständig unter Ihrer Kontrolle. Kann ich die Dokumentation aktualisieren, ohne alles neu aufzuzeichnen? Ja. Sie können einzelne Schritte bearbeiten, Screenshots aktualisieren und erneut exportieren, ohne von Grund auf neu beginnen zu müssen. Ist FlowShare für Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen geeignet? Ja. FlowShare wird in Umgebungen eingesetzt, in denen Datenschutz und Kontrolle entscheidend sind, einschließlich Behörden, Versorgungsunternehmen und Unternehmens-IT. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare Desktop Capture](https://getflowshare.com/features/desktop-capture/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** FlowShare Capture records every click across desktop and browser apps.... **Content:** # Capture any workflow. Get a polished ## Guide In Minutes. #### Desktop Capture records every click across desktop and browser apps, writes the instructions for you, and exports to PDF, Word, HTML, or 10+ other formats. Works offline. Your data stays local. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Documentation is ## Painful. We fix that. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word takes hours you don’t have ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation is inconsistent, unclear, or outdated ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Employees leave and take crucial know-how with them #### Preserved Know-How ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Every workflow captured as you do it ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Polished, consistent guides in minutes ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Knowledge lives in guides, not in people's heads ## Highlight Features #### Documents Your Process While You Work. Automatically. Start Desktop recording, do your task, stop. FlowShare captures every click, reads the buttons and fields you interact with, and writes step descriptions for you. No manual screenshots, no copy-pasting into Word. FlowShare’s native tracking engine runs locally and understands what you clicked, not just where. That means accurate descriptions, automatic arrows, and zero data leaving your machine. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Documents-Your-Process-While-You-Work.-Automatically._.png) #### Your Data Stays on Your Machine. Share it Your Way. Everything FlowShare captures stays on your local hard drive. No cloud uploads in the background, no screenshots sent to external servers. When you’re ready to share, you choose how: export locally, publish to the FlowShare Portal for your team. Or push directly to tools like Confluence or SharePoint. You decide what leaves your machine, and where it goes. ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) #### One Process, 10+ Export Rormats. PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM. Publish to Confluence, SharePoint, WordPress, or Guru. Export as an Interactive Demo your team can click through step by step. Or turn your flow into an AI-narrated video with HeyGen or Synthesia. Capture once. Share everywhere your team already works. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Formats-FlowShare_-1.png) ## Built for Enterprise Teams: ## Simple, Local, and Secure. #### FlowShare is built for organizations that care about speed, consistency, and data protection. Install it locally, connect it to any software, and ship documentation your teams actually use. ![automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/AI-powered-text-descriptions.png) ##### AI Text Generation FlowShare reads every button and field you click, then writes step descriptions for you. Rewrite or expand them in one click with AI. ![Bulk crop](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-crop.png) ##### Bulk Editing Crop, blur, or annotate screenshots across all steps at once. No more editing one frame at a time. ![step by step screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Step-Combine.png) ##### Step Combine Consecutive clicks get merged into a single annotated image. Shorter guides, easier to follow. ![Bulk blur](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-blur.png) ##### Bulk Blur Sensitive Data Hide passwords, personal data, or confidential fields across every screenshot. One action, applied everywhere. ![Your brand, every guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Your-brand-every-guide-1.png) ##### Your Brand, Every Guide Set your logo, colors, fonts, and arrow styles once. Every guide your team exports looks like it came from design. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### Translate in 29+ languages Translate your guides into 29 languages with one click. Create once, share globally. [ Discover more FlowShare Features ](/features) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "Finally, no more manual screenshotting and typing 'Click here' and 'Hit Enter' a hundred times. This tool pays for itself in less than 2 days." ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Placeholder image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images-2-1.png)### Jascha K. Continuous Improvement Specialist, Utilities ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "Flowshare supports us by creating very well documented handovers when staff changes. The time savings for manual creation by using FlowShare is impressive. I'm convinced that a lot of manuals are not available because it is annoying to create them, FlowShare might help to extensuate this problem." [ More Case Studies ](/case-studies) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. How does screen capture documentation software work? FlowShare watches your interaction with the application and captures a screenshot at each click, recording which element you clicked. When you stop recording, those captures are already assembled into a draft guide with numbered steps and written descriptions, ready to edit. Does it capture typing and keyboard input as well as clicks? Yes. Capture, editing and export all work with no internet connection, because the tracking engine runs on your machine rather than calling a service. Connectivity is only needed to publish to the Portal or use a direct integration. Does FlowShare work offline? Yes. Capture, edit, and export without an internet connection. You only need connectivity to publish to the Portal or use integrations. Will it work with my application? FlowShare works with most desktop and browser-based applications on Windows. If you can click it, FlowShare can usually document it, including Oracle, Citrix-published apps, custom internal tools, every major browser and SAP GUI, where a dedicated connector produces [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/). The trial answers this for your specific software in minutes. How is FlowShare different from browser-based documentation tools? Most documentation tools began as browser extensions and added desktop capture later. FlowShare was built desktop-first. Its tracking engine runs locally, reads interface elements directly and never sends screenshots to external servers, which means more accurate step descriptions and full control over the data. Is it GDPR-compliant? Captured data stays on your machine by default, which is what makes FlowShare [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/). The Portal is hosted in Frankfurt, Germany, and AI features run on Azure OpenAI within the EU. Your data is not shared with third parties and is not used to train external models. What operating systems are supported? Windows 10 and 11, including Citrix and terminal server environments for virtual desktops. macOS and Linux are not supported and are not planned. How long does it take to get started? Install, press record, perform the task, press stop. The first guide exists in the same session, with no setup project, no IT deployment phase and no training in the tool. That is the practical test worth running during a trial. Can I update a guide without re-recording the whole process? Yes. Open the source file, update only the steps that changed, and export again. A moved button becomes a few minutes of work rather than a reason to start the guide from scratch. Can our whole team use the same templates and branding? Yes. Set branding once in your [documentation templates](https://getflowshare.com/features/export-templates/) and share the settings file across the team so every guide looks the same regardless of who made it. Enterprise customers get custom template integration as part of onboarding. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](https://getflowshare.com/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare Desktop-Erfassung](https://getflowshare.com/features/desktop-capture/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** FlowShare Capture zeichnet jeden Klick in Desktop- und Browser-Anwendungen auf.... **Content:** # Erfassen Sie jeden Workflow. Erhalten Sie eine professionelle ## Anleitung in Minuten. #### FlowShare Capture zeichnet jeden Klick in Desktop- und Browser-Anwendungen auf, schreibt die Anweisungen für Sie und exportiert in PDF, Word, HTML oder über 10 weitere Formate. Funktioniert offline. Ihre Daten bleiben lokal. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Dokumentation ist ## mühsam. Wir ändern das. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word kostet Stunden, die Sie nicht haben ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Dokumentation ist inkonsistent, unklar oder veraltet ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und nehmen entscheidendes Know-how mit #### Bewahrtes Know-how ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Jeder Workflow wird während der Ausführung erfasst ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Professionelle, konsistente Anleitungen in Minuten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Wissen lebt in Anleitungen, nicht in den Köpfen der Mitarbeiter ## Highlight-Funktionen #### Dokumentiert Ihren Prozess während Sie arbeiten. Automatisch. Aufnahme starten, Aufgabe erledigen, stoppen. FlowShare erfasst jeden Klick, liest die Schaltflächen und Felder, mit denen Sie interagieren, und schreibt Schritt-Beschreibungen für Sie. Keine manuellen Screenshots, kein Kopieren und Einfügen in Word. Die native Tracking-Engine von FlowShare läuft lokal und versteht, was Sie angeklickt haben, nicht nur wo. Das bedeutet präzise Beschreibungen, automatische Pfeile und keine Daten, die Ihren Rechner verlassen. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Documents-Your-Process-While-You-Work.-Automatically._.png) #### Ihre Daten bleiben auf Ihrem Rechner. Teilen Sie sie auf Ihre Weise. Alles, was FlowShare erfasst, bleibt auf Ihrer lokalen Festplatte. Keine Cloud-Uploads im Hintergrund, keine Screenshots, die an externe Server gesendet werden. Wenn Sie bereit sind zu teilen, entscheiden Sie wie: lokal exportieren, im FlowShare Portal für Ihr Team veröffentlichen oder direkt in Tools wie Confluence oder SharePoint übertragen. Sie entscheiden, was Ihren Rechner verlässt und wohin es geht. ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) #### Ein Prozess, über 10 Exportformate. PDF, Word, PowerPoint, HTML, SCORM. Veröffentlichen Sie in Confluence, SharePoint, WordPress oder Guru. Exportieren Sie als interaktive Demo, die Ihr Team Schritt für Schritt durchklicken kann. Oder verwandeln Sie Ihren Flow mit HeyGen oder Synthesia in ein KI-kommentiertes Video. Einmal erfassen. Überall teilen, wo Ihr Team bereits arbeitet. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Formats-FlowShare_-1.png) ## Entwickelt für Enterprise-Teams: ## Einfach, lokal und sicher. #### FlowShare ist für Organisationen entwickelt, denen Geschwindigkeit, Konsistenz und Datenschutz wichtig sind. Installieren Sie es lokal, verbinden Sie es mit jeder Software und liefern Sie Dokumentationen, die Ihre Teams tatsächlich nutzen. ![automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/AI-powered-text-descriptions.png) ##### KI-Textgenerierung FlowShare liest jede Schaltfläche und jedes Feld, das Sie anklicken, und schreibt dann Schritt-Beschreibungen für Sie. Formulieren Sie sie mit einem Klick mithilfe von KI um oder erweitern Sie sie. ![Bulk crop](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-crop.png) ##### Mehrfach-Zuschnitt Schneiden Sie Screenshots zu, verwischen Sie sie oder versehen Sie sie mit Anmerkungen – über alle Schritte hinweg auf einmal. Keine Bearbeitung mehr Bild für Bild. ![step by step screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Step-Combine.png) ##### Schritt-Kombination Aufeinanderfolgende Klicks werden zu einem einzigen kommentierten Bild zusammengeführt. Kürzere Anleitungen, einfacher zu befolgen. ![Bulk blur](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Bulk-blur.png) ##### Mehrfach-Unkenntlichmachung Passwörter, persönliche Daten oder vertrauliche Felder auf jedem Screenshot ausblenden. Eine Aktion, überall angewendet. ![Your brand, every guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Your-brand-every-guide-1.png) ##### Ihre Marke, jede Anleitung Legen Sie Ihr Logo, Farben, Schriftarten und Pfeilstile einmal fest. Jede Anleitung, die Ihr Team exportiert, sieht aus, als käme sie vom Design. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### In über 29 Sprachen übersetzen Übersetzen Sie Ihre Anleitungen mit einem Klick in 29 Sprachen. Einmal erstellen, global teilen. [ Entdecken Sie weitere FlowShare-Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Endlich kein manuelles Erstellen von Screenshots und hundertfaches Tippen von ‚Hier klicken‘ und ‚Enter drücken‘ mehr. Dieses Tool amortisiert sich in weniger als 2 Tagen.“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Placeholder image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images-2-1.png)### Jascha K. Spezialist für kontinuierliche Verbesserung, Versorgungsunternehmen ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Flowshare unterstützt uns, indem es bei Personalwechseln sehr gut dokumentierte Übergaben erstellt. Die Zeitersparnis gegenüber der manuellen Erstellung durch die Nutzung von FlowShare ist beeindruckend. Ich bin überzeugt, dass viele Handbücher nicht verfügbar sind, weil ihre Erstellung lästig ist – FlowShare könnte helfen, dieses Problem zu entschärfen.“ [Weitere Fallstudien](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Funktioniert FlowShare offline? Ja. Erfassen, bearbeiten und exportieren ohne Internetverbindung. Sie benötigen nur eine Verbindung, um im Portal zu veröffentlichen oder Integrationen zu nutzen. Funktioniert es mit meiner Anwendung? FlowShare funktioniert mit den meisten Desktop- und Browser-basierten Anwendungen unter Windows. Wenn Sie darauf klicken können, kann FlowShare es dokumentieren. Dazu gehören SAP GUI, Oracle, Citrix, benutzerdefinierte Tools und alle gängigen Browser. Wie unterscheidet sich FlowShare von browserbasierten Dokumentationstools? Die meisten Dokumentationstools begannen als Browser-Erweiterungen und fügten die Desktop-Erfassung später hinzu. FlowShare wurde von Grund auf für den Desktop entwickelt. Die Tracking-Engine läuft lokal, liest UI-Elemente direkt und sendet niemals Screenshots an externe Server. Das bedeutet präzisere Beschreibungen und volle Kontrolle über Ihre Daten. Ist es DSGVO-konform? Alle erfassten Daten bleiben standardmäßig auf Ihrem Rechner. Das Portal wird in Frankfurt, Deutschland, gehostet. KI-Funktionen laufen auf Azure OpenAI in der EU. Ihre Daten werden niemals an Dritte weitergegeben oder zum Training externer Modelle verwendet. Welche Betriebssysteme werden unterstützt? Windows 10 und 11. FlowShare läuft auch auf Citrix und Terminalservern für virtuelle Desktop-Umgebungen. macOS und Linux werden derzeit nicht unterstützt. Wie lange dauert es, um loszulegen? FlowShare installieren, Aufnahme starten, Aufgabe ausführen, Aufnahme stoppen. Ihr erster Leitfaden ist in wenigen Minuten fertig. Kein Einrichtungsprojekt, keine IT-Bereitstellung, keine Schulung erforderlich. Kann ich eine Anleitung aktualisieren, ohne den gesamten Prozess neu aufzuzeichnen? Ja. Öffnen Sie die Quell-.flow-Datei, aktualisieren Sie nur die Schritte, die sich geändert haben, und exportieren Sie erneut. Sie müssen nicht von vorne beginnen, wenn ein Prozess eine kleine Aktualisierung erhält. Kann unser gesamtes Team dieselben Vorlagen und das gleiche Branding verwenden? Ja. Legen Sie Ihr Branding einmal fest und teilen Sie die Einstellungsdatei mit Ihrem Team. Jede Anleitung sieht konsistent aus, unabhängig davon, wer sie erstellt. Enterprise-Kunden erhalten eine individuelle Vorlagenintegration im Rahmen des Onboardings. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare Portal](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Veröffentlichen Sie Ihre FlowShare-Anleitungen in einem zentralen Portal, wo Ihr Team jeden dokumentierten Prozess finden, durchsuchen und erlernen kann. **Content:** # Die Wissensdatenbank Ihres Teams. Immer verfügbar. ## Immer aktuell. #### Veröffentlichen Sie Ihre FlowShare-Anleitungen in einem zentralen Portal, wo Ihr Team jeden dokumentierten Prozess finden, durchsuchen und suchen kann. Mit einem integrierten KI-Assistenten, der Fragen aus Ihren Anleitungen sofort beantwortet. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Wissen sollte nicht ## so schwer zu finden sein. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### SOPs, vergraben in geteilten Laufwerken, die niemand überprüft ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Neue Mitarbeiter stellen immer wieder die gleichen Fragen ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Keine Kontrolle darüber, wer welche Dokumentation sieht #### Bewahrtes Know-how ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Ein Ort für jede Anleitung, durchsuchbar und organisiert ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Ein KI-Assistent beantwortet Fragen aus Ihren veröffentlichten Anleitungen, 24/7 ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Zeigen Sie den richtigen Personen die richtigen Anleitungen ## Highlight-Funktionen #### Ein Ort für jede Anleitung. Von Ihrem gesamten Team durchsuchbar. Veröffentlichen Sie Anleitungen aus FlowShare Desktop mit einem Klick. Sie erscheinen in der Flow-Bibliothek Ihres Portals, organisiert nach Labels, bereit zum Durchsuchen. Statische Schritt-für-Schritt-Seiten oder interaktive Demos, Sie haben die Wahl. Ihr Team muss FlowShare nicht installieren. Sie öffnen einfach das Portal, finden die benötigte Anleitung und folgen den Schritten. Teilen Sie Links direkt oder betten Sie Anleitungen in Ihre Website, Ihr Wiki oder Ihr Help Center ein. ![Sample screenshot of FlowShare Flow LIbrary with colorful labels](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/One-place-for-every-guide.-Searchable-by-your-whole-team.png) #### Ein KI-Assistent, der Ihre Prozesse kennt. FlowShare Assist liest alle Ihre veröffentlichten Anleitungen und beantwortet die Fragen Ihres Teams in Sekundenschnelle. Fragen Sie „Wie erstelle ich eine Bestellung in SAP?“ und erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Antwort mit dem exakten Screenshot aus der richtigen Anleitung. Klicken Sie auf das Bild in der Antwort und Sie landen auf dem entsprechenden Schritt im ursprünglichen Flow. Kein Suchen, kein Scrollen durch 40-seitige PDFs. Ihr Team erhält Hilfe in dem Moment, in dem es sie benötigt. ![FlowShare Assist chatbot to ask questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/An-AI-assistant-that-knows-your-processes.png) #### Kontrollieren Sie, wer was sehen kann. Ohne es kompliziert zu machen. Nicht jede Anleitung ist für jeden bestimmt. Verwenden Sie Labels, um Ihre Flows nach Abteilung, Projekt oder Thema zu kennzeichnen. Erstellen Sie Gruppen (HR-Team, Marketing US, IT-Support) und verknüpfen Sie diese mit den benötigten Labels. Mitglieder sehen nur Flows, die mit den Labels ihrer Gruppe gekennzeichnet sind. Flows ohne Labels bleiben für alle sichtbar. Keine komplexe Berechtigungseinrichtung, kein IT-Ticket erforderlich. ![Sample screenshot of FlowShare Portal and how to create access groups with colorful labels](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Control-who-sees-what.-Without-making-it-complicated.png) ## Entwickelt für Enterprise-Teams: ## Einfach, lokal und sicher. #### FlowShare ist für Organisationen entwickelt, denen Geschwindigkeit, Konsistenz und Datenschutz wichtig sind. Installieren Sie es lokal, verbinden Sie es mit jeder Software und liefern Sie Dokumentationen, die Ihre Teams tatsächlich nutzen. ![SSO (Microsoft)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SSO-Microsoft-1.png) ##### SSO und Zwei-Faktor-Authentifizierung Sicherer Zugriff mit Single Sign-On und 2FA. Erzwingen Sie Authentifizierungsrichtlinien in Ihrer gesamten Organisation, ohne separate Anmeldeinformationen verwalten zu müssen. ![Roles_ Admin, Author, Viewer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Roles_-Admin-Author-Viewer-1.png) ##### Rollen: Admin, Autor, Betrachter Admins verwalten die Organisation und Abrechnung. Autoren veröffentlichen und verwalten Flows. Betrachter greifen auf die Bibliothek zu und nutzen FlowShare Assist. Klare Rollen, keine Unklarheiten. ![Share and embed Flows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Share-and-embed-Flows-1.png) ##### Anleitungen überall einbetten Jeder veröffentlichte Flow erhält einen Einbettungscode. Fügen Sie ihn in Ihre Website, Ihr Wiki, Ihre SharePoint-Seite oder Ihr Help Center ein. Die Anleitung wird online gerendert, kein Redirect erforderlich. ![Public and private Flows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Public-and-private-Flows-1.png) ##### Öffentlich oder privat, je nach Flow Legen Sie jeden Flow als öffentlich (über Link zugänglich) oder privat (nur für Mitglieder) fest. Links werden von Suchmaschinen nicht indiziert, es sei denn, Sie erlauben dies explizit. ![SEO indexing (optional)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SEO-indexing-optional-1.png) ##### SEO-Indexierung (optional) Möchten Sie, dass Kunden oder die Öffentlichkeit Ihre Anleitungen finden? Markieren Sie bestimmte Flows als indizierbar und überlassen Sie den Rest den Suchmaschinen. ![Interactive Demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Interactive-Demo-1.png) ##### Interaktive Demos Veröffentlichen Sie Anleitungen als interaktive Demos, durch die Benutzer Schritt für Schritt klicken können. Dieselbe Anleitung, zwei Formate: statisch zum Lesen, interaktiv zum Lernen durch Handeln. [ Entdecken Sie weitere FlowShare-Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Müssen meine Teammitglieder FlowShare installiert haben, um auf das Portal zugreifen zu können? Nein. Das Portal ist eine Webanwendung. Jeder mit einer Einladung kann Anleitungen durchsuchen, suchen und FlowShare Assist über seinen Browser nutzen. Nur Autoren, die Anleitungen erstellen, benötigen FlowShare Desktop installiert. Wo werden die Portal-Daten gehostet? Das Portal-Backend, die Datenbank und der Speicher werden in Frankfurt, Deutschland gehostet. KI-Funktionen (FlowShare Assist) laufen auf Azure OpenAI in der EU (Frankreich und Niederlande). Ihre Daten werden niemals an Dritte weitergegeben oder zum Trainieren externer Modelle verwendet. Wie funktioniert FlowShare Assist? Assist liest den Text und die Bilder aus Ihren veröffentlichten Anleitungen und beantwortet Fragen basierend auf diesem Inhalt. Es verknüpft jede Antwort mit dem ursprünglichen Schritt im ursprünglichen Flow, sodass Ihr Team den Kontext überprüfen und mehr lesen kann. Es läuft auf Azure OpenAI in der EU, vollständig DSGVO-konform. Wie viele Anleitungen kann ich veröffentlichen? Kostenloser Plan: bis zu 20 Flows. Professional: bis zu 50 Flows. Enterprise: nach Vereinbarung. Zusätzliche Kapazität ist verfügbar, wenn Sie mehr benötigen. Kann ich steuern, welche Teammitglieder welche Anleitungen sehen? Ja. Verwenden Sie Labels, um Flows zu kennzeichnen, und Gruppen, um Mitglieder zu organisieren. Verknüpfen Sie Gruppen mit Labels. Mitglieder sehen nur Flows, die mit den Labels ihrer Gruppe gekennzeichnet sind. Flows ohne Labels sind für alle sichtbar. Kann ich Portal-Anleitungen in andere Tools einbetten? Ja. Jeder veröffentlichte Flow erhält einen Einbettungscode, den Sie auf jeder Website, in jedem Wiki oder in jedem Hilfe-Center einfügen können. Die Anleitung wird direkt dort angezeigt. Ist das Portal sicher? Ja. Das Portal unterstützt SSO und die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Anhand von Rollen (Administrator, Autor, Betrachter) wird geregelt, welche Aktionen die einzelnen Mitglieder ausführen dürfen. Flows sind standardmäßig privat und werden von Suchmaschinen nicht indexiert, sofern Sie nichts anderes festlegen. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](https://getflowshare.com/de/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Interaktive FlowShare-Demo](https://getflowshare.com/features/interactive-demo/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Erstellen Sie klickbare Schritt-für-Schritt-Demos, die Ihr Team nachvollziehen kann, anstatt sie nur zu lesen. **Content:** # Verwandeln Sie jeden Prozess in eine interaktive Anleitung. ## In Minuten. #### Erstellen Sie klickbare Schritt-für-Schritt-Demos, die Ihr Team nachvollziehen kann, anstatt sie nur zu lesen. Einmal erfassen. Sofort in ein interaktives Erlebnis verwandeln. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Dokumentation ist ## mühsam. Wir ändern das. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Lange Handbücher, die niemand liest ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screencasts, die schwer nachzuvollziehen sind ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Schulungen dauern zu lange und bleiben nicht hängen #### Bewahrtes Know-how ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Verwandeln Sie Prozesse in interaktive Anleitungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Prozesse durch Anklicken statt nur durch Lesen erlernen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Erstellen Sie Schulungsinhalte automatisch während Ihrer Arbeit ## Highlight-Funktionen #### Interaktive Anleitungen in Sekunden **Verwandeln Sie jeden Workflow in ein klickbares Erlebnis** Erfassen Sie Ihren Prozess einmal und FlowShare wandelt ihn sofort in eine interaktive Demo um, der Ihr Team Schritt für Schritt folgen kann. Benutzer lesen Anweisungen nicht nur – sie klicken sich durch sie hindurch. Kein Scripting. Keine manuelle Erstellung. Keine zusätzlichen Tools. Dies macht Onboarding, Schulungen und die Prozessakzeptanz erheblich schneller und einfacher. ![FlowShare Interactive demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Interactive-Demo.png) #### Für reale Anwendungen entwickelt **Funktioniert über Desktop- und Browser-Tools hinweg** FlowShare erfasst Workflows in: - SAP - Legacy-Desktop-Anwendungen - Browserbasierte Anwendungen Ihre interaktiven Demos spiegeln reale Benutzeraktionen Schritt für Schritt wider. Dies stellt sicher, dass Ihre Schulung der tatsächlichen Arbeitsweise entspricht. ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) #### Flexibel, visuell und ansprechend **Bieten Sie Benutzern eine bessere Lernmethode** Interaktive Demos sind: - Visuell und leicht nachvollziehbar - Strukturiert Schritt für Schritt - Schneller erstellt als herkömmliche Dokumentation Anstelle langer PDFs oder Videos erhalten Benutzer eine geführte Dokumentation, durch die sie sich in ihrem eigenen Tempo bewegen können. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Documents-Your-Process-While-You-Work.-Automatically._.png) ## Entwickelt für Enterprise-Teams: ## Einfach, lokal und sicher. #### FlowShare wurde für Organisationen entwickelt, die skalierbare Schulungen und Dokumentationen ohne Komplexität benötigen. Einmal erstellen. Für Onboarding, Support und Betrieb nutzen. ![Interactive Demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Interactive-Demo-1.png) ##### No-Code-Erstellung Keine Notwendigkeit, Schulungen manuell zu erstellen. Interaktive Demos werden automatisch aus Ihrem Workflow generiert. ![Export to PDF](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PDF-1.png) ##### Konsistente Schulungsinhalte Jedes Team lernt denselben Prozess, strukturiert und standardisiert. ![Logos](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-integrations-with-the-tools-your-team-already-uses-1.png) ##### Funktioniert systemübergreifend Erstellen Sie interaktive Demos für jede Anwendung, nicht nur für Browser-Tools. ![Export to PowerPoint (PPTX)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PowerPoint-PPTX-1.png) ##### Kombinieren Sie mit anderen Exportformaten Nutzen Sie denselben Prozess als PDF, Word oder interaktive Demo, je nach Anwendungsfall. ![Your brand, every guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Your-brand-every-guide-1.png) ##### Benutzerdefiniertes Branding Wenden Sie Ihr Logo, Ihre Farben und Stile auf Ihre interaktiven Demos an. ![Export as AI-Avatar Video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-as-AI-Avatar-Video-1.png) ##### KI-gestützte Erweiterungen Verwandeln Sie Ihre Workflows in kommentierte Videos oder erweiterte Schulungsmaterialien. [ Entdecken Sie weitere FlowShare-Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns CEO einer Non-Profit-Organisation ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die meisten meiner Mitarbeiter sind etwas älter und folgen gerne gedruckten Anweisungen. Hier übertreffen die PDF-Ausgaben Videos bei weitem.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [Weitere Fallstudien](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Was ist eine interaktive Demo in FlowShare? Eine interaktive Demo ist eine klickbare Version Ihres Workflows, der Benutzer Schritt für Schritt folgen können. Muss ich die Demo manuell erstellen? Nein. FlowShare erstellt sie automatisch aus Ihrem aufgezeichneten Prozess. Kann ich interaktive Demos für Schulungen verwenden? Ja. Sie sind ideal für Onboarding, interne Schulungen und die Prozessakzeptanz. Funktioniert es mit SAP oder Desktop-Anwendungen? Ja. FlowShare erfasst und konvertiert Workflows von SAP und anderen Desktop-Tools. Kann ich denselben Prozess in anderen Formaten exportieren? Ja. Sie können denselben Workflow als PDF, Word, Video oder interaktive Demo exportieren. Ist es besser als Video-Tutorials? Interaktive Demos ermöglichen es Benutzern, sich in ihrem eigenen Tempo zu bewegen und aktiv teilzunehmen, was sie für viele Schulungsszenarien effektiver macht. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](https://getflowshare.com/) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare Mehrsprachigkeit und Autotranslate](https://getflowshare.com/features/multilanguage-and-autotranslate/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Content:** # Einmal erstellen. Teilen ## in über 29 Sprachen. #### Übersetzen Sie Ihre Dokumentation in Sekundenschnelle. FlowShare übersetzt Ihre Anleitungen automatisch in mehrere Sprachen und sorgt dabei für Struktur und Konsistenz. #### Unterstützt von DeepL. In Ihren Workflow integriert. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Dokumentation sollte nicht an ## Sprachbarrieren scheitern #### Kommt Ihnen das bekannt vor? ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Manuelles Übersetzen von Dokumentationen dauert Stunden ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Verschiedene Sprachversionen geraten außer Synchronisation ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Teams verlassen sich auf veraltete oder inkonsistente Übersetzungen #### FlowShare standardisierte ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Übersetzen Sie ganze Workflows mit nur wenigen Klicks ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Halten Sie alle Sprachversionen automatisch synchron ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Teilen Sie Dokumentationen weltweit ohne zusätzlichen Aufwand ## Highlight-Funktionen #### Automatische Übersetzung **Übersetzen Sie ganze Workflows in Sekundenschnelle** FlowShare übersetzt Ihren gesamten Prozess automatisch, einschließlich Schrittbeschreibungen, Titeln und strukturierten Inhalten. Erfassen Sie Ihren Workflow einmal, wählen Sie eine Sprache aus, und FlowShare generiert sofort eine vollständig übersetzte Version. Kein Kopieren und Einfügen. Kein Wechseln zwischen verschiedenen Tools. Keine manuelle Überarbeitung. Das bedeutet, dass Sie Dokumentationen in einer Sprache erstellen und diese unternehmensweit zugänglich machen können. ![Automatic translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatic-translation.png) #### Für Konsistenz entwickelt **Halten Sie jede Sprachversion synchron** Wenn sich Ihr Prozess ändert, sollte Ihre Dokumentation überall korrekt bleiben. FlowShare hält Ihre übersetzten Versionen mit dem ursprünglichen Workflow synchron, sodass Updates keine Inkonsistenzen über Sprachen hinweg verursachen. Keine veralteten Übersetzungen. Keine Versionskonflikte. Keine Unklarheiten zwischen den Teams. Ihre Dokumentation bleibt zuverlässig, ganz gleich, wie oft sie sich ändert. ![Built for consistency](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Built-for-consistency-1.png) #### Bereit für globale Teams **Machen Sie Ihre Dokumentation überall nutzbar** Unterstützen Sie Teams über Regionen hinweg, ohne separate Dokumentations-Workflows zu erstellen. FlowShare hilft Ihnen, konsistente Dokumente zu liefern für: - Verteilte Teams - Internationale Operationen - Mehrsprachiges Onboarding Anstatt mehrere Versionen manuell zu pflegen, erstellen Sie einmal und teilen global. ![Ready for global teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Ready-for-global-teams.png) ## Entwickelt für Enterprise-Teams: ## Einfach, lokal und sicher. #### FlowShare wurde für Organisationen entwickelt, denen Geschwindigkeit, Konsistenz und Datenschutz wichtig sind. Die Übersetzung ist direkt in Ihren Workflow integriert, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. ![Powered by DeepL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Powered-by-DeepL.png) ##### Unterstützt von DeepL Hochwertige Übersetzungen mit einer der genauesten verfügbaren Übersetzungs-Engines. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### AutoTranslate (29+ Sprachen) Übersetzen Sie Ihre Leitfäden mit nur wenigen Klicks in mehrere Sprachen. Einmal erstellen, weltweit teilen. ![Centralised language management ​](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Centralised-language-management-​.png) ##### Zentrale Sprachverwaltung Verwalten Sie mehrere Sprachversionen desselben Prozesses an einem Ort. ![Team-wide consistency](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Team-wide-consistency.png) ##### Teamweite Konsistenz Stellen Sie sicher, dass jede Abteilung mit der gleichen, aktuellen Dokumentation in ihrer Sprache arbeitet. ![Text-only translation (full control)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Text-only-translation-full-control.png) ##### Nur Textübersetzung (volle Kontrolle) Es wird nur strukturierter Text übersetzt. Screenshots und visuelle Elemente bleiben unverändert, was Genauigkeit und Kontrolle gewährleistet. ![Manual editing supported](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Manual-editing-supported-1.png) ##### Manuelle Bearbeitung unterstützt Passen Sie Übersetzungen bei Bedarf manuell an spezifische Terminologie oder den Kontext an. [ Entdecken Sie weitere FlowShare-Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Benötige ich AutoTranslate, um mehrere Sprachen zu verwenden? Nein. Sie können Flows manuell übersetzen. AutoTranslate spart jedoch erheblich Zeit und gewährleistet Konsistenz in Ihrer Dokumentation. Was wird automatisch übersetzt? Textelemente wie Titel, Schrittbeschreibungen und Überschriften werden übersetzt. Screenshots und visuelle Anmerkungen werden nicht übersetzt. Wie viele Sprachen werden unterstützt? FlowShare unterstützt über 29 Sprachen mit DeepL. 1\. Bulgarisch 2\. Chinesisch (vereinfacht als Zielsprache verfügbar) 3\. Tschechisch 4\. Dänisch 5\. Niederländisch 6\. Englisch (nicht spezifizierte Variante) 7\. Estnisch 8\. Finnisch 9\. Französisch 10\. Deutsch 11\. Griechisch 12\. Ungarisch 13\. Indonesisch 14\. Italienisch 15\. Japanisch 16\. Koreanisch 17\. Lettisch 18\. Litauisch 19\. Norwegisch (bokmål) 20\. Polnisch 21\. Portugiesisch 22\. Rumänisch 23\. Russisch 24\. Slowakisch 25\. Slowenisch 26\. Spanisch 27\. Schwedisch 28\. Türkisch 29\. Ukrainisch Kann ich Übersetzungen manuell bearbeiten? Ja. Sie können Übersetzungen jederzeit anpassen oder verfeinern. Bleiben meine Übersetzungen aktuell, wenn ich den ursprünglichen Prozess ändere? Ja. Updates können in übersetzten Versionen widergespiegelt werden, wodurch Sie die Dokumentation synchron halten können. Ist dies für das gesamte Team verfügbar? Ja. Das AutoTranslate-Add-on gilt für alle lizenzierten Benutzer in Ihrem Team. Ist AutoTranslate in der kostenlosen Testversion enthalten? Ja. Sie können die Funktion während des Testzeitraums testen. Wie ist die Preisgestaltung strukturiert? AutoTranslate ist als Add-on pro Platz verfügbar. Kontaktieren Sie uns für Details basierend auf Ihrer Teamgröße und Nutzung. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](https://getflowshare.com/de/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare 10+ Export-Vorlagen](https://getflowshare.com/features/export-templates/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Erfassen Sie Ihren Workflow einmal und exportieren Sie ihn nach Word, PowerPoint, PDF, HTML, SCORM und mehr. **Content:** # Ein Prozess. 10+ Export-Vorlagen ## Sofort einsatzbereit. #### Erfassen Sie Ihren Workflow einmal und exportieren Sie ihn nach Word, PowerPoint, PDF, HTML, Markdown, SCORM und mehr. Vollständig formatiert. Im eigenen Branding. Bereit zum Teilen. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Das Exportieren von Dokumentationen ## sollte kein zweites Projekt sein. #### Kommt Ihnen das bekannt vor? ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Das Kopieren und Einfügen von Schritten in Word oder PowerPoint dauert Stunden ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Dokumentationen sehen teamübergreifend uneinheitlich aus ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Formatierungen gehen beim Teilen über verschiedene Tools hinweg verloren #### FlowShare standardisierte ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Exportieren Sie professionelle Leitfäden mit einem Klick ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Einheitliche Vorlagen für Ihr gesamtes Team ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentation bereit für jedes Tool und jede Zielgruppe ## Highlight-Funktionen #### Dokumente & Präsentationen **Erstellen Sie sofort professionelle Dokumentationen** Exportieren Sie Ihre Workflows als: - Word (DOCX) für bearbeitbare Dokumentationen - PDF für den Austausch und Compliance - PowerPoint (PPTX) für Schulungen und Walkthroughs Perfekt für SOPs, Handbücher, Onboarding-Dokumente und interne Kommunikation. ![Documents & presentations](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Documents-presentations.png) #### Schulungen & interaktive Formate **Verwandeln Sie Prozesse in Lernerlebnisse** Gehen Sie über statische Dokumentation hinaus: - Interaktive Demo für geführtes Lernen - SCORM & xAPI für die LMS-Integration - Schritt-für-Schritt-Simulationen für das Onboarding Schulen Sie Teams schneller, ohne Inhalte von Grund auf neu erstellen zu müssen. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Formats-FlowShare_-1.png) #### Web, Video & Integrationen **Teilen Sie Workflows dort, wo Ihr Team arbeitet** Verteilen Sie Ihre Dokumentation über verschiedene Tools: - HTML für webbasierte Leitfäden - MP4-Video für visuelle Walkthroughs - Direktes Veröffentlichen auf SharePoint, Confluence Cloud, WordPress Oder verwandeln Sie Ihren Flow mit HeyGen oder Synthesia in ein KI-kommentiertes Video. ![Web, video & integrations​](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Web-video-integrations​.png) ## Entwickelt für Enterprise-Teams: ## Einfach, lokal und sicher. #### FlowShare wurde für Organisationen entwickelt, die Wert auf Geschwindigkeit, Konsistenz und Datenschutz legen. Installieren Sie es lokal, verbinden Sie es mit jeder Software und liefern Sie Dokumentationen, die Ihre Teams tatsächlich nutzen. ![Export to PowerPoint (PPTX)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PowerPoint-PPTX-1.png) ##### Eigene Word- & PowerPoint-Vorlagen Erstellen Sie Vorlagen in Ihrem Corporate Design. Jeder Export entspricht Ihren internen Standards. ![Export to SCORM](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-SCORM-1.png) ##### SCORM- & xAPI-Export Veröffentlichen Sie Schulungsinhalte direkt in Ihrem LMS und verfolgen Sie den Abschluss. ![Interactive Demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Interactive-Demo-1.png) ##### Interactive-Demo-Export Verwandeln Sie Leitfäden in Klick-Simulationen für Onboarding und Training. ![Export as AI-Avatar Video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-as-AI-Avatar-Video-1.png) ##### KI-Video-Export Verwandeln Sie Ihre Leitfäden mit HeyGen oder Synthesia in kommentierte Videos. ![Export to HTML](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-HTML-1.png) ##### Export in HTML- & Web-Formate Veröffentlichen Sie Leitfäden als Webseiten oder betten Sie diese in Ihre bestehenden Plattformen ein. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### AutoTranslate (29+ Sprachen) Übersetzen Sie Ihre Leitfäden mit nur wenigen Klicks in mehrere Sprachen. Einmal erstellen, weltweit teilen. [ Entdecken Sie weitere FlowShare-Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Endlich kein manuelles Erstellen von Screenshots und hundertfaches Tippen von ‚Hier klicken‘ und ‚Enter drücken‘ mehr. Dieses Tool amortisiert sich in weniger als 2 Tagen.“ ![Profil](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO bei Analytiqum ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die Möglichkeit, Leitfäden mit dem Corporate Branding anzupassen und in verschiedenen Formaten zu exportieren, hat unsere Kommunikation mit Kollegen und Kunden verbessert.“ ![Jörn Sick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Jorn-Sick-.png)### Jörn Sick Sn Application Consultant bei der Prodware Deutschland AG ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Mit FlowShare erstellen wir schnell strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen und laden diese direkt in SharePoint hoch.“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Welche Exportformate unterstützt FlowShare? FlowShare unterstützt über 10 Formate, darunter Word, PowerPoint, PDF, HTML, SCORM, xAPI, PNG, MP4 und Interaktive Demo. Kann ich die Vorlagen meines Unternehmens verwenden? Eigene Vorlagen sind für Enterprise-Kunden verfügbar. Die Tarife Free, Trial und Pro enthalten Standardvorlagen. Kann ich Dokumentationen für Schulungsplattformen exportieren? Ja. FlowShare unterstützt SCORM und xAPI und ist damit mit den meisten LMS-Systemen kompatibel. Kann ich Videos aus meiner Dokumentation erstellen? Ja. Sie können Flows als Videos exportieren oder KI-kommentierte Videos mit Tools wie HeyGen oder Synthesia erstellen. Unterstützt FlowShare mehrere Sprachen? Ja. Mit AutoTranslate können Sie Ihre Leitfäden mit nur wenigen Klicks in über 29 Sprachen übersetzen. Was genau wird übersetzt? Textelemente wie Titel, Beschreibungen und Schrittanleitungen werden übersetzt. Screenshots und eingebettete visuelle Elemente werden nicht automatisch übersetzt. Kann ich Leitfäden manuell übersetzen? Ja. Sie können Texte manuell bearbeiten und übersetzen, wobei AutoTranslate die schnellste Option für umfangreichere Workflows ist. Kann ich in unsere bestehenden Tools wie SharePoint oder Confluence exportieren? Ja. FlowShare lässt sich direkt in Tools wie SharePoint, Confluence und WordPress integrieren. Können Sie mir einige Beispiele für FlowShare-Vorlagen zeigen? Hier finden Sie einige Beispiele für Software-Dokumentationen, die mit FlowShare erstellt wurden. - **PDF:** - [Anleitung zu FlowShare in Gmail](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/03/FlowShare-Example-User-Guide-Automatically-forwarding-emails-in-Gmail.pdf) - [ERP: So erstellen Sie einen Kundenauftrag in Business Central](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/03/FlowShare-Example-Guide-Creating-a-Sales-Order-in-Business-Central.pdf) - [So richten Sie die VLOOKUP-Funktion in Excel ein](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2022/03/FlowShare-Example-Guide-VLOOKUP-function-in-Excel-neu.pdf) #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare Portal](https://getflowshare.com/features/flowshare-portal/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Publish your FlowShare guides to a central portal where your team can find, browse, and search every documented process. **Content:** # Your team's knowledge base. Always available. ## Always up to date. #### Publish your FlowShare guides to a central portal where your team can find, browse, and search every documented process. With a built-in AI assistant that answers questions from your guides instantly. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Knowledge shouldn't be ## this hard to find. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### SOPs buried in shared drives nobody checks ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### New hires ask the same questions over and over ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### No control over who sees what documentation #### Preserved Know-How ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### One place for every guide, searchable and organized ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### An AI assistant answers from your published guides, 24/7 ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Show the right guides to the right people ## Highlight Features Your internal knowledge base software, hosted in the EU. #### One place for every guide. Searchable by your whole team. Publish guides from [FlowShare Desktop](https://getflowshare.com/features/desktop-capture/) with one click. They show up in your Portal’s Flow Library, organized by labels, ready to browse. Static step-by-step pages or Interactive Demos, your choice. Your team doesn’t need FlowShare installed. They just open the Portal, find the guide they need, and follow the steps. Share links directly or embed guides into your website, wiki, or help center. ![Sample screenshot of FlowShare Flow LIbrary with colorful labels](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/One-place-for-every-guide.-Searchable-by-your-whole-team.png) #### An AI assistant that knows your processes. FlowShare Assist reads all your published guides and answers your team’s questions in seconds. Ask “How do I create a purchase order in SAP?” and get a step-by-step answer with the exact screenshot from the right guide. Click the image in the answer and you land on the original step in the original Flow. No searching, no scrolling through 40-page PDFs. Your team gets help the moment they need it. ![FlowShare Assist chatbot to ask questions](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/An-AI-assistant-that-knows-your-processes.png) #### Control who can see what. Without making it complicated. Not every guide is for everyone. Use labels to tag your Flows by department, project, or topic. Create groups (HR Team, Marketing US, IT Support) and link them to the labels they need. Members only see Flows tagged with their group’s labels. Flows without labels stay visible to everyone. No complex permissions setup, no IT ticket needed. ![Sample screenshot of FlowShare Portal and how to create access groups with colorful labels](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Control-who-sees-what.-Without-making-it-complicated.png) ## Built for Enterprise Teams: ## Simple, Local, and Secure. #### FlowShare is built for organizations that care about speed, consistency, and data protection. Install it locally, connect it to any software, and ship documentation your teams actually use. ![SSO (Microsoft)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SSO-Microsoft-1.png) ##### SSO and Two-Factor Authentication Secure access with single sign-on and 2FA. Enforce authentication policies across your organization without managing separate credentials. ![Roles_ Admin, Author, Viewer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Roles_-Admin-Author-Viewer-1.png) ##### Roles: Admin, Author, Viewer Admins manage the organization and billing. Authors publish and manage Flows. Viewers access the library and use FlowShare Assist. Clear roles, no ambiguity. ![Share and embed Flows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Share-and-embed-Flows-1.png) ##### Embed guides anywhere Every published Flow gets an embed code. Drop it into your website, wiki, SharePoint page, or help center. The guide renders inline, no redirect needed. ![Public and private Flows](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Public-and-private-Flows-1.png) ##### Public or private, per Flow Set each Flow as public (accessible via link) or private (members only). Links are not indexed by search engines unless you explicitly allow it. ![SEO indexing (optional)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/SEO-indexing-optional-1.png) ##### SEO indexing (optional) Want customers or the public to find your guides? Mark specific Flows as indexable and let search engines do the rest. ![Interactive Demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Interactive-Demo-1.png) ##### Interactive Demos Publish guides as Interactive Demos that users click through step by step. Same guide, two formats: static for reading, interactive for learning by doing. [ Discover more FlowShare Features ](/features) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](/case-studies) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is the FlowShare Portal? It is internal knowledge base software for your step-by-step guides. Published guides become a searchable library your team opens in a browser, with access control by role and an AI assistant that answers questions from the content of your own documentation. What happens to our guides if we stop using the Portal? The guides are yours and exist independently of it. Every Flow can be exported to Word, PDF or PowerPoint using your own [documentation templates](https://getflowshare.com/features/export-templates/) and stored wherever you choose, so ending a subscription does not leave your documentation stranded inside a platform. Do my team members need FlowShare installed to access the Portal? No. The Portal is a web application, so anyone invited can browse, search and use FlowShare Assist from a browser. Only the people who create guides need FlowShare Desktop, our [software for Windows](https://getflowshare.com/features/windows/), installed, which is what keeps the licensed-seat count low. Where is Portal data hosted? Capture stays on the desktop, because FlowShare is [on-premise documentation](https://getflowshare.com/security/) software, and the Portal is the optional place to publish. The Portal backend, database and storage are hosted in Frankfurt, Germany. AI features run on Azure OpenAI within the EU, in France and the Netherlands. Your data is not shared with third parties and is not used to train external models. How does FlowShare Assist work? Assist reads the text and images of your published guides and answers only from that content. Every answer links back to the original step in the original Flow, so anyone can verify it rather than trusting it. It runs on Azure OpenAI within the EU. How many guides can I publish? The number depends on your plan, with the free tier intended for trying the Portal out and paid tiers sized for a working library. Additional capacity is available where a team needs more. Current limits for each plan are listed on the [pricing page](https://getflowshare.com/pricing/). Can I control which team members see which guides? Yes. Tag Flows with labels, group your members, then link groups to labels so people see only what applies to them. Flows with no label are visible to everyone, which is worth knowing before publishing anything sensitive. Can I embed Portal guides in other tools? Yes. Every published Flow has an embed code you can place in a website, wiki or help centre, and the guide renders inline. That lets documentation appear where people already work instead of behind another link. Is the Portal secure? The Portal supports single sign-on and two-factor authentication, with Admin, Author and Viewer roles controlling what each member can do. Flows are private by default and are not indexed by search engines unless you deliberately choose otherwise. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](https://getflowshare.com/free-trial?utm_medium=email&utm_source=email&source=organic) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare Interactive Demo](https://getflowshare.com/features/interactive-demo/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Create click-through, step-by-step demos your team can follow, not just read. **Content:** # Turn any process into an interactive walkthrough. ## In Minutes. #### Create click-through, step-by-step demos your team can follow, not just read. Capture once. Turn it into an interactive experience instantly. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Documentation is ## Painful. We fix that. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Long manuals no one reads ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screencasts that are hard to follow ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Training takes too long and doesn’t stick #### Preserved Know-How ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Turn processes into interactive walkthroughs ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Let users learn by clicking, not just reading ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Create training content automatically while you work ## Highlight Features #### Interactive walkthroughs in seconds **Turn any workflow into a click-through experience** Capture your process once, and FlowShare instantly converts it into an interactive demo your team can follow step by step. Users don’t just read instructions. They click through them. No scripting. No manual building. No extra tools. This makes onboarding, training, and process adoption significantly faster and easier. ![FlowShare Interactive demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Interactive-Demo.png) #### Built for real applications **Works across desktop and browser tools** FlowShare captures workflows in: - SAP - Legacy desktop tools - Browser-based applications Your interactive demos reflect real user actions, step by step. This ensures your training matches how work actually happens. ![FlowShare works offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Desktop-Capture.png) #### Flexible, visual, and engaging **Give users a better way to learn** Interactive demos are: - Visual and easy to follow - Structured step-by-step - Much faster than traditional documentation Instead of long PDFs or videos, users get a guided experience they can move through at their own pace. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Documents-Your-Process-While-You-Work.-Automatically._.png) ## Built for Enterprise Teams: ## Simple, Local, and Secure. #### FlowShare is built for organizations that need scalable training and documentation without complexity. Create once. Use across onboarding, support, and operations. ![Interactive Demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Interactive-Demo-1.png) ##### No-code creation No need to build training manually. Interactive demos are created automatically from your workflow. ![Export to PDF](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PDF-1.png) ##### Consistent training content Every team learns from the same process, structured and standardised. ![10+ integrations with the tools your team already uses](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-integrations-with-the-tools-your-team-already-uses-1.png) ##### Works across systems Create interactive demos for any application, not just browser tools. ![Export to PowerPoint (PPTX)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PowerPoint-PPTX-1.png) ##### Combine with other export formats Use the same process as PDF, Word, or Interactive Demo depending on your use case. ![Your brand, every guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Your-brand-every-guide-1.png) ##### Custom branding Apply your logo, colours, and styles to your interactive demos. ![Export as AI-Avatar Video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-as-AI-Avatar-Video-1.png) ##### AI-powered extensions Turn your workflows into narrated videos or enhanced training materials. [ Discover more FlowShare Features ](/features) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Profile Image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/images-1.png)### Peter Burns Non-Profit CEO ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "Most of my people are a little older and like to follow printed instructions. This is where the PDF outputs outweigh video by far." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](/case-studies) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. Interactive demo or step-by-step guide: which do we need? A demo is stronger for first exposure, onboarding and showing software to people who have never used it. A written guide is stronger at the moment someone has to complete the task in the live system. Most teams end up using both, from one recording. What is an Interactive Demo in FlowShare? A clickable version of a recorded workflow. Instead of watching someone perform the steps, the viewer clicks through a simulation of the real interface at their own pace. FlowShare builds it from a process you have already captured, so there is nothing to design separately. Do I need to build the demo manually? No. FlowShare generates it automatically from the process you recorded, using the screenshots and step sequence already captured. There is no separate authoring step, no scripting and no rebuilding of screens by hand. Can I use Interactive Demos for training? Yes, and onboarding is the most common use: demos sit alongside written guides as [employee training software](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/). People retain a process better when they perform it than when they watch it, and a demo lets them make mistakes somewhere harmless before touching the live system. Does it work with SAP and other desktop applications? Yes, and this is the main difference from browser-based demo tools. FlowShare captures the Windows desktop, so SAP GUI, ERP clients and other installed software can become interactive demos, not just web applications. The same recording also produces written [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/). Can I export the same process in other formats? Yes. One capture can be published as an interactive demo and exported as a Word document, PDF, PowerPoint deck or video, using your own [documentation templates](https://getflowshare.com/features/export-templates/). Different audiences want different formats, and nobody wants to record the same process four times. Is an interactive demo better than a video tutorial? For learning a task, usually, because the viewer acts instead of watching and moves at their own pace. For explaining why a process exists or giving an overview, video is still better. The two solve different problems and both come from the same recording. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](https://getflowshare.com/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare MultiLanguage and Autotranslate](https://getflowshare.com/features/multilanguage-and-autotranslate/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** # Create once. Share ## in 29+ languages. #### Translate your documentation in seconds. FlowShare automatically translates your guides into multiple languages while keeping everything structured and consistent. #### Powered by DeepL. Built into your workflow. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Documentation shouldn't stop ## At language barriers #### Sounds familiar? ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Translating documentation manually takes hours ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Different language versions get out of sync ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Teams rely on outdated or inconsistent translations #### With FlowShare ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Translate entire workflows in just a few clicks ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Keep all language versions aligned automatically ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Share documentation globally without extra work ## Highlight Features Multi-language documentation Software #### Automatic translation **Translate entire workflows in seconds** FlowShare automatically translates your entire process, including step descriptions, titles, and structured content. Just capture your workflow once, select a language, and FlowShare generates a fully translated version instantly. No copy-pasting. No switching tools. No manual rewriting. This means you can create documentation in one language and make it accessible across your organisation. ![Automatic translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatic-translation.png) #### Built for consistency **Keep every language version aligned** When your process changes, your documentation should stay accurate everywhere. FlowShare keeps your translated versions aligned with the original workflow, so updates don’t create inconsistencies across languages. No outdated translations. No version mismatches. No confusion between teams. Your documentation stays reliable, no matter how often it changes. ![Built for consistency](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Built-for-consistency-1.png) #### Ready for global teams **Make your documentation usable everywhere** Support teams across regions without creating separate documentation workflows. FlowShare helps you deliver consistent docs for: - Distributed teams - International operations - Multilingual onboarding Instead of maintaining multiple versions manually, you create once and share globally. ![Ready for global teams](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Ready-for-global-teams.png) ## Built for Enterprise Teams: ## Simple, Local, and Secure. #### FlowShare is built for organizations that care about speed, consistency, and data protection. Translation is integrated directly into your workflow without adding complexity. ![Powered by DeepL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Powered-by-DeepL.png) ##### Powered by DeepL High-quality translations using one of the most accurate translation engines available. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### AutoTranslate (29+ languages) Translate your guides into multiple languages in just a few clicks. Create once, share globally. ![Centralised language management ​](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Centralised-language-management-​.png) ##### Centralised language management Manage multiple language versions of the same process in one place. ![Team-wide consistency](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Team-wide-consistency.png) ##### Team-wide consistency Ensure every department works with the same, up-to-date documentation in their language. ![Text-only translation (full control)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Text-only-translation-full-control.png) ##### Text-only translation Only structured text is translated. Screenshots and visuals remain unchanged, ensuring accuracy and control. ![Manual editing supported](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Manual-editing-supported-1.png) ##### Manual editing supported Adjust translations manually if needed for specific terminology or context. [ Discover more FlowShare Features ](/features) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ More Case Studies ](/case-studies) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. Where does the translation actually happen? Translation runs through DeepL, with an EU-hosted AI option for teams that need processing to stay in Europe. Only the text of your steps is sent for translation. Screenshots are not translated, and capture itself always stays on your machine, the same [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/) principle that applies everywhere else in FlowShare. Do I need AutoTranslate to use multiple languages? No. You can translate every text element manually. AutoTranslate exists because doing it by hand stops scaling once you have more than a few guides, and because it keeps terminology consistent across a library instead of varying by whoever edited last. What gets translated automatically? Titles, headings and step descriptions, carried into every export that uses your [documentation templates](https://getflowshare.com/features/export-templates/). Screenshots and visual annotations are not translated, so if the interface itself is in another language the images stay as recorded. For multi-site rollouts this is usually acceptable, since the system is often English everywhere anyway. How many languages are supported? Translation into 29 or more languages, using DeepL as the engine. The practical number is however many your sites need, since each language version is generated from the same recording rather than documented separately. Can I edit translations manually? Yes, at any point. Machine translation handles the bulk, and you correct the terms specific to your industry or your system. Those corrections are usually a handful of words per guide rather than a rewrite. Will my translations stay updated if I change the original process? Updates can be carried across the translated versions, so a changed screen does not mean redoing every language. This is the main argument for keeping one source guide rather than maintaining separate documents per language, which drift apart within months. Is this available for the whole team? Yes. The AutoTranslate add-on applies across the licensed users in your team, so translation is not limited to one person or one workstation. Details of how it is licensed are on the [pricing page](https://getflowshare.com/pricing/). Is AutoTranslate included in the free trial? Yes. The 7-day trial includes AutoTranslate, so you can test translation quality on one of your own processes rather than a sample. Terminology from your own systems is the fair test. How is AutoTranslate licensed? It is an add-on per seat rather than part of the base licence, and volume matters for larger teams. Current figures are on the pricing page, which we keep as the single source so numbers never drift between pages. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [FlowShare 10+ Export Templates](https://getflowshare.com/features/export-templates/) **Published:** April 29, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Capture your workflow once and export it to Word, PowerPoint, PDF, HTML, SCORM, and more. **Content:** # One process. 10+ export templates ## Ready to use. #### Capture your workflow once and export it to Word, PowerPoint, PDF, HTML, Markdown, SCORM and more. Fully formatted. Fully branded. Ready to share. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare recording capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Screenshot-2026-03-16-at-10.28.02-AM-1.png) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Exporting documentation ## shouldn’t be a second project. #### Sounds familiar? ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Copy-pasting steps into Word or PowerPoint takes hours ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation looks inconsistent across teams ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Formatting breaks when sharing across tools #### With FlowShare ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Export polished guides in one click ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Consistent templates across your entire team ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Documentation ready for any tool or audience ## Highlight Features #### Documents & presentations **Create polished documentation instantly** Export your workflows as: - Word (DOCX) for editable documentation - PDF for sharing and compliance - PowerPoint (PPTX) for training and walkthroughs Perfect for SOPs, manuals, onboarding docs, and internal communication. ![Documents & presentations](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Documents-presentations.png) #### Training & interactive formats **Turn processes into training experiences** Go beyond static documentation: - Interactive Demo for guided learning - SCORM & xAPI for LMS integration - Step-by-step simulations for onboarding Train teams faster without rebuilding content from scratch. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/10-Export-Formats-FlowShare_-1.png) #### Web, video & integrations **Share workflows wherever your team works** Distribute your documentation across tools: - HTML for web-based guides - MP4 video for visual walkthroughs - Direct publishing to SharePoint, Confluence Cloud, WordPress Or turn your flow into an AI-narrated video with HeyGen or Synthesia. ![Web, video & integrations​](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Web-video-integrations​.png) ## Built for Enterprise Teams: ## Simple, Local, and Secure. #### FlowShare is built for organizations that care about speed, consistency, and data protection. Install it locally, connect it to any software, and ship documentation your teams actually use. ![Export to PowerPoint (PPTX)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-PowerPoint-PPTX-1.png) ##### Custom Word & PowerPoint templates Create your corporate branded templates. Every export matches your internal standards. ![Export to SCORM](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-SCORM-1.png) ##### SCORM & xAPI export Publish training content directly to your LMS and track completion. ![Interactive Demo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Interactive-Demo-1.png) ##### Interactive Demo export Turn guides into click-through simulations for onboarding and training. ![Export as AI-Avatar Video](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-as-AI-Avatar-Video-1.png) ##### AI video export Turn your guides into narrated videos using HeyGen or Synthesia. ![Export to HTML](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Export-to-HTML-1.png) ##### Export to HTML & web formats Publish guides as web pages or embed them into your existing platforms. ![Multi-Language Documentation and Automatic Translation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/AutoTranslate-1.png) ##### AutoTranslate (29+ languages) Translate your guides into multiple languages in just a few clicks. Create once, share globally. [ Discover more FlowShare Features ](/features) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "Finally, no more manual screenshotting and typing 'Click here' and 'Hit Enter' a hundred times. This tool pays for itself in less than 2 days." ![profile](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/dlm_uploads/2026/03/images-3.png)### Valentin Magliano CEO at Analytiqum ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The ability to customize guides with corporate branding and export them in various formats has enhanced our communication with colleagues and customers." ![Jörn Sick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Jorn-Sick-.png)### Jörn Sick Sn Application Consultant at Prodware Deutschland AG ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "With FlowShare, we quickly create structured step-by-step guides and upload them directly to SharePoint." [ More Case Studies ](/case-studies) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What are documentation templates and why do they matter? A template fixes the layout, fonts, colours and logo of every exported guide, so documentation produced by five different people still looks like one set of documents. Without one, consistency depends on whoever exported last, which is where libraries start to look neglected. Which export formats does FlowShare support? More than ten, including Word, PowerPoint, PDF, HTML, SCORM, xAPI, PNG, MP4 and interactive demo. Everything is generated locally on your machine, so exporting works offline and the files land wherever you choose to save them. Can I use my company's templates? Standard templates are included on all plans and can carry your logo and colours. Fully custom Word and PowerPoint templates matching your corporate design are part of Enterprise onboarding, where they are built with you rather than handed over as a file to configure yourself. Can I export documentation for training platforms? Yes. FlowShare produces SCORM and xAPI packages, which most learning management systems accept, so a captured process becomes a training module, or a set of [employee training manuals](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/), without being rebuilt in the LMS authoring tool. Can I create videos from my documentation? Yes, in two ways. You can export a Flow directly as a video file, or use the [HeyGen tutorial](https://getflowshare.com/integrations/heygen/) video and [Synthesia video](https://getflowshare.com/integrations/synthesia/) integrations to generate an AI-narrated version with a presenter. Both video tools cap how many steps one video can hold, so long processes are usually split. Does FlowShare support multiple languages? Yes. [Multi-language documentation](https://getflowshare.com/features/multilanguage-and-autotranslate/) is built in: AutoTranslate produces the same guide in 29 or more languages from a single recording, so a process documented once in German can be issued to sites working in English, Polish or Czech without recording it again. What exactly gets translated? Text elements: titles, descriptions and step instructions. Screenshots and the annotations drawn onto them are not translated automatically, so screens with embedded text will still show the original language of the system you recorded. Can I translate guides manually? Yes. You can edit and translate every text element by hand, and refine anything AutoTranslate produced. Manual translation is realistic for a handful of guides and stops being realistic for a library, which is the point at which most teams switch. Can I export to our existing tools like SharePoint or Confluence? Yes. Publishing into a [SharePoint knowledge base](https://getflowshare.com/integrations/sharepoint/) or a [Confluence documentation](https://getflowshare.com/integrations/confluence/) space is built in, alongside WordPress, Obsidian and LMS platforms. The guide lands in the system your team already opens rather than in a separate tool they have to remember to check. #### Top rated on the best known platforms ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Spring2023-badge.webp.svg) ![Capterra reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Capterra-Badge.webp.svg) ![Slashdot 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Slashdot-Badge.webp.svg) ![Sourceforge User Reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-UserReviews.webp.svg) ![GetApp 5-star user reviews rating](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-GetApp-Badge.svg) ![Software Advice reviews rating 4.8 out of 5 stars](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Software-Advice-Badge.svg) ![SourceForge Top Performer Spring 2023 award](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Link-→-Sourceforge-Spring2023-badge.webp.svg) ## Make your own in the time it takes to do the job once Install FlowShare, perform the process, export the guide. No cloud upload, no credit card. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Start free trial ](https://getflowshare.com/) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ## Industries ### [Manufacturing Process Documentation](https://getflowshare.com/industries/manufacturing-process-documentation/) **Published:** August 29, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** FlowShare for Manufacturing # Manufacturing process documentation ## for SAP, MES and CAQ #### Standardize SOPs and work instructions across every plant, automatically capturing ERP and machine workflows as your team works. Capturing happens fully on-premise, no writing, no lost production time. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Dashboard-Image.webp) ![Dashboard Image-compressed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dashboard-Image-compressed-2.jpg) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DREWSEN](https://getflowshare.com/download/55329/?tmstv=1792070320&v=55330) ![payer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/payergroup_logo-1.png) ![Murr](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Group-1.png) ![Kogel](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/layer1.png) ![metaltech](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/metaltechomega-1.png) ![wmse](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/WMSE-1.png) ![semco](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/semco-1.png) ![Achenbach_Buschhütten_Logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Achenbach_Buschhutten_Logo-1.png) ![Haslimann](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Haslimann-2.png) ![logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Group.png) ![Vetter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/images-3.png) ![Munsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Munsch-1.png) ![heinen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/images-2.png) ## Manufacturing Process Documentation ## Challenges Solved IT Directors and ERP or digital transformation leads running multi-plant operations, trust FlowShare to solve their most pressing documentation challenges. #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Every plant documents processes differently ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Know-how leaves with retiring operators ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word take hours per SOP ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### MES rollouts outpace existing documentation ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Shift workers rely on tribal knowledge #### Preserved Know-How ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Capture expert workflows once, reuse everywhere ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Cut documentation time by up to 80% ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Standardize SOPs across plants and shifts ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Self-serve instructions for every operator ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Audit-ready documentation for quality reviews ## How FlowShare Automates Manufacturing Process Documentation ## No Technical Skills Required. ### 1. Capture Automatically Start FlowShare on Windows: every click across your ERP, MES, or quality system is auto-captured as an operator works through it. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step, no manual write-up needed. ![GIF - -Generate - -with-text_arrow.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) ### 3. Export Export the guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share on the line in seconds. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ### 4. Share Publish to the FlowShare Portal or push into the tools you already use, like SharePoint or Confluence. ![GIF - -Share - -with-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Hear From Manufacturing Teams Who Standardized Their Documentation 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Martin-Holzer.png)### Martin Holzer IT-Manager, Birkengold GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "FlowShare creates instructions in minutes instead of hours. " ![Wolfram von Rotberg, Managing Director, K104 Prozessoptimierung GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Wolfram-von-Rotberg-Managing-Director-K104-Prozessoptimierung-GmbH.png)### Wolfram von Rotberg Managing Director, K104 Prozessoptimierung GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "What excites me is that I can provide a 5 to 10 minute demo run with a maximum of 5 to 10 minutes post-processing time as a finished PDF file to my customers." ![Walter Kuhn](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Walter-Kuhn.png)### Walter Kuhn Lead Architect, IGS GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." [ More Case Studies ](/case-studies) ## Proven Impact for ## Manufacturing Companies ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100% standardized documentation Keep every plant and shift aligned with consistent, branded SOPs. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50% faster onboarding Get new line workers productive through automated, interactive guides instead of shoulder-tapping a supervisor. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70% lower training costs Cut live training sessions, support time, and reliance on external consultants. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 80% time saved Generate guides automatically instead of writing them by hand. ## Don't Let Critical Know-How Walk Out the Door Start documenting your manufacturing workflows before your next line changeover, ERP upgrade, or retirement. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Turn SAP and MES workflows into step-by-step training documentation #### Automatically Capture ERP and MES Workflows FlowShare records every click, screen, and action as operators and planners complete tasks in SAP, MES, or quality systems, turning real work into training material without manual writing. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Automated Step Descriptions Every captured step gets a clear description automatically, including buttons, fields, and menus used, so new hires can follow along without extra explanation. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Custom Templates Aligned to Your Corporate Design Keep every SOP looking the same across plants. Set up templates for PPTX or Word, or publish interactive demos in your corporate colors, fonts, and logo. ![custom templates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Custom-templates-aligned-to-your-Corporate-Design​-1.png) #### Fully Offline & On-Premise Options Document air-gapped production systems without cloud dependency, built for plants where data can’t leave the network. ![FlowShare Offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Fully-Offline-On-Premise-Options​.png) [ More features ](/features) ## Purpose-Built for Process-Heavy ## Manufacturing Environments. #### FlowShare helps manufacturing teams document ERP steps, machine procedures, and quality workflows faster, keep SOPs consistent across plants, and make onboarding and audits easier. ![bug](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### No Training Required Built for non-technical users, so any line lead can document like an expert. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### Agnostic Whether it's SAP, a custom MES, or a legacy machine interface, FlowShare captures it flawlessly. ![secure](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### Privacy-Compliant Capturing happens fully on-prem, ideal for data-sensitive production environments. ![wrong](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### Standardized Output Pre-built templates keep documentation consistent and audit-ready across every department. ## Standardize SOPs and Production Work Instructions Across Every Plant #### Manufacturing runs on repeatable procedures, but SOPs written in Word drift the moment a plant changes an ERP screen or retools a line. FlowShare captures your experts' workflows as they click through them, turning real production processes into SOPs and work instructions in minutes. No scripting, no integrations, no cloud. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Read About How FlowShare Can Help ![300 ERP-Prozesse dokumentieren, Übersicht der Vorgehensweise](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/FlowShare-Resources-ERP-User-Manuals.jpg) ##### Document SAP and ERP Processes Without Writing Them Up ERP migrations create hundreds of new screens and no time to explain them. See how teams capture SAP and ERP transactions as they work and turn them into guides operators actually use. [Read More](/erp-user-manuals/) ![export flowshare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Export-training-manuals-instantly.png) ##### Create Work Instructions Without the Manual Work Record a process once on the line, then train every shift and every plant with the same guide. No re-recording, no rewriting, no version drift. [Read More](/use-cases/employee-training-manuals/) ![k104-erp-training-step-by-step](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/k104-erp-training-step-by-step-2.png) ##### How K104 Cut ERP Documentation From 10 Hours to 3 K104 documents ERP processes for their customers without missing a single click. See how automatic capture removed the post-processing work. [Read More](/case-studies/k104-prozessoptimierung-gmbh/) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is work instruction software for manufacturing? Software that turns how a task is actually performed into a repeatable instruction: the ERP screens, the machine interface, the quality check and the sequence between them. Unlike a written SOP, the instruction is built from a recording of the real system, so it matches what the operator sees. Does FlowShare work with SAP and other ERP systems used in manufacturing? Yes. FlowShare captures any desktop or browser-based application, including SAP, where a dedicated connector produces [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/use-cases/sap-documentation/), custom MES platforms and legacy machine interfaces, without requiring an integration or API from the system vendor. Can FlowShare help standardize documentation across plants after an acquisition or ERP migration? Yes. Record a process once on any system, then reuse and adapt that guide across every plant, even where acquired sites still run different ERP or MES versions. This keeps SOPs consistent through the integration period instead of each site documenting independently and diverging. Can FlowShare document quality and compliance procedures for audits? Yes. Each step is captured with a screenshot and description automatically, so quality procedures are documented as performed rather than written from memory afterwards. Auditors get step-level evidence without the quality team writing it by hand. How does FlowShare help during ERP upgrades or line changeovers? The new process is captured as soon as it exists, so updated [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) and work instructions are ready the moment a system or line goes live, instead of weeks later when someone finds time to write them up. That gap is where workarounds become permanent. Does FlowShare work fully offline for air-gapped production environments? Yes. FlowShare is[ on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/) and runs entirely on-premises with no cloud dependency, so it can be used on machines inside segregated production networks. Nothing is transmitted during capture, which is what allows it near systems that are deliberately isolated. How much faster is documentation with FlowShare compared to manual methods? The saving comes from eliminating the write-up pass entirely: no taking, cropping and pasting screenshots into Word after the fact. Teams generally report that documenting a process now takes about as long as performing it once, where before it took a multiple of that. Can non-technical shop-floor staff use FlowShare? Yes, and in practice they should, because they know how the task is really performed. Capture happens while the work is being done, so producing a guide needs no writing skill, design skill or prior training in the tool. ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team to see how FlowShare can support your onboarding, training, and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Dokumentation von Verwaltungsprozessen](https://getflowshare.com/industries/public-sector-process-documentation/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Sichere Prozessdokumentation für Regierungsteams **Content:** FlowShare für Regierungsbehörden # Dokumentation von Verwaltungsprozessen ## einfach gemacht. #### Reduzieren Sie die Dokumentationszeit im öffentlichen Sektor um 80 %, während Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare-Anleitung](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Dashboard-Image.webp) ![Dashboard-Bild-komprimiert](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dashboard-Image-compressed-2.jpg) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images23.png) ![Virginia Department of Transportation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images45.png) ![Celle Residentstadt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/layout_set_logo.png) ![Landkreis Leipzig](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/LL_Logo_Claim_rechts_4c.png) ![Enzkreis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/logo-1.png) ![Hamburg Digital](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/logo-digitale-stadt.jpg) ![Stuttgart](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/stuttgart-logo-stadtverwaltung_8.jpg) ![Reutlingen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-1-1.png) ![Stadt Erkrath](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-2-1.png) ![Freiburg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-3-1.png) ![Limburg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-5.png) ## Behördliche Dokumentationsprobleme ## gelöst. Organisationen des öffentlichen Sektors stehen bei der Dokumentation von Prozessen vor einzigartigen Herausforderungen: #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Kritisches Wissen geht verloren, wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder ihre Rolle wechseln ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Die Dokumentation ist langsam, manuell und abteilungsübergreifend inkonsistent ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Mitarbeiter verlassen sich auf Word, Screenshots und veraltete Tools ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Wiederholte „Wie mache ich…?“-Fragen überlasten interne Teams ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Die Dokumentation erfüllt oft nicht die Compliance- oder Audit-Standards #### Bewahrtes Know-how ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Prozesse erfassen, während Mitarbeiter arbeiten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Bis zu 80 % weniger Dokumentationszeit ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Standardisieren Sie die Dokumentation abteilungsübergreifend und systemübergreifend ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Ermöglichen Sie Mitarbeitern den Self-Service-Zugriff auf Wissen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Erstellen Sie sofort auditfähige, strukturierte Dokumentation ## FlowShare erfasst automatisch jeden Schritt eines digitalen Flows, ## keine Designkenntnisse oder Skripterstellung erforderlich. ### 1. Automatisch erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick wird automatisch erfasst, während Sie Ihren Workflow durchlaufen. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![GIF - -Generieren - -mit-Text_Pfeil.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) ### 3. Exportieren Exportieren Sie Ihre Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zum Teilen in Sekundenschnelle. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ### 4. Teilen Veröffentlichen Sie Anleitungen im FlowShare Portal oder auf Plattformen, die Sie bereits verwenden, wie Confluence, SharePoint und mehr. ![GIF - -Teilen - -mit-Text_Pfeil.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Erfahren Sie, wie Profis ihre Dokumentation transformiert haben. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Bewertungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Jörn Sick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Jorn-Sick-.png)### Chris Malin Senior-Anwendungsberater, Prodware Deutschland AG ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Mit Flowshare erstellen wir schnell strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen und laden diese direkt in SharePoint hoch.“ ![Ramona Berdin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Ramona-Berdin.png)### Ramona Berdin Manager Production IT, B Braun ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Wir erstellen mit Flowshare Handouts, Schulungsunterlagen und Testberichte. Die Handouts entstehen fast von selbst. Mit der KI, die jetzt automatisch Beschreibungen generiert, wird es noch schneller.“ ![Krishnan Sathyamoorthy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Krishnan-Sathyamoorthy.png)### Krishnan Sathyamoorthy Softwareentwickler ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es ist hochentwickelt und kompatibel mit meinen verschiedenen Arbeitsbereichen. Bei komplexer Unternehmenssoftware bietet es mir exzellente Support-Dienste, um meine Softwarekonflikte zu beheben.“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Entwickelt für regulierungsorientierte ## Regierungsumgebungen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100 % standardisierte Dokumentation Halten Sie alle Teams mit konsistenter, markengerechter Dokumentation über Tools und Sprachen hinweg auf dem gleichen Stand. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50 % schnellere Einarbeitung Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern, durch automatisierte, interaktive Anleitungen zu lernen, anstatt sich auf persönliche Unterstützung zu verlassen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70 % niedrigere Kosten Senken Sie Schulungskosten, Supportzeiten, Live-Schulungen und minimieren Sie den Bedarf an externen Beratern. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90 % Zeitersparnis Erstellen Sie Anleitungen automatisch mit sofortiger Erfassung und Formatierung für eine drastisch schnellere Dokumentation. ## Lassen Sie kritisches Know-how nicht im Übergang verloren gehen. Beginnen Sie mit der Dokumentation von Prozessen vor Ihrem nächsten Audit, System-Rollout oder Personalwechsel. ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Speziell für die Dokumentation in regulierten Umgebungen entwickelt. #### Prozesse automatisch erfassen FlowShare zeichnet jeden Klick, jeden Bildschirm und jede Aktion auf, während Mitarbeiter Aufgaben erledigen, und verwandelt reale Workflows sofort in strukturierte Dokumentation. ![FlowShare Funktionen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen generieren Jeder Schritt wird automatisch mit Screenshots und Beschreibungen dokumentiert, wodurch Prozesse für jeden Mitarbeiter leicht nachvollziehbar werden. ![Automatisierte Anleitungen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Standardisierte Dokumentation über Abteilungen hinweg Stellen Sie sicher, dass jedes Team Prozesse im gleichen Format dokumentiert, unter Verwendung von Vorlagen, die auf Ihre internen Standards abgestimmt sind. ![benutzerdefinierte Vorlagen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Custom-templates-aligned-to-your-Corporate-Design​-1.png) #### Vollständig offline & On-Premise-fähig FlowShare funktioniert ohne Cloud-Abhängigkeit – ideal für sichere, luftdichte oder compliance-intensive Umgebungen. ![FlowShare Offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Fully-Offline-On-Premise-Options​.png) [ Weitere Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen-2/) ## Für Windows entwickelt. Konzipiert für ## sichere Umgebungen. #### Im Gegensatz zu browserbasierten Tools funktioniert FlowShare direkt unter Windows und erfasst jede Anwendung, einschließlich älterer Systeme, die in Regierungsumgebungen verwendet werden. ![Fehler](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### Keine Schulung erforderlich Entwickelt für nicht-technische Benutzer mit einer frustrationsfreien Oberfläche – so kann jeder wie ein Experte dokumentieren. ![Export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### Agnostisch Egal, ob Sie Ihre Anwendungen selbst entwickelt, gekauft oder angepasst haben, FlowShare erfasst sie fehlerfrei. ![sicher](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### Datenschutzkonform Die Erfassung erfolgt vollständig On-Premise, ideal für datensensible oder abgeschottete Umgebungen. ![falsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### Standardisierte Ausgabe Vordefinierte Vorlagen gewährleisten eine konsistente, konforme Dokumentation über alle Abteilungen hinweg. ## Entwickelt für regulierungsorientierte Regierungsumgebungen. #### Erfassen Sie Workflows über Altsysteme, interne Tools und moderne Anwendungen hinweg, ohne Integrationen, APIs oder Cloud-Abhängigkeiten. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/BDAE.png) ##### Wie BDAE die Software-Einführung für Mitarbeiter weltweit vereinfacht Beschreibung BDAE unterstützt Mitarbeiter im gesamten Unternehmen bei der Arbeit mit neuer Software während laufender Systemänderungen, mithilfe von FlowShare, um den Wissenstransfer konsistent und leicht skalierbar zu gestalten. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/bdae/) ![How Limbach Group uses FlowShare to communicate complex workflows_](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/How-Limbach-Group-uses-FlowShare-to-communicate-complex-workflows_.png) ##### Wie die Gemeinde Limburg den Dokumentationsaufwand reduziert und die Qualität verbessert Die Gemeinde Limburg ersetzte einen langsamen, mehrstufigen manuellen Prozess durch FlowShare, wodurch der Arbeitsaufwand reduziert, die Qualität der Anleitungen verbessert und die Menge der verfügbaren Dokumentation erhöht wurde. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/limburg-municipality/) ![Knowledge Retention shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Expertise-Walk-Away.png) ##### Lassen Sie Fachwissen nicht verloren gehen: Wissenserhalt mit KI aufbauen Wenn erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen verlassen, geht kritisches Wissen mit ihnen verloren. Erfahren Sie, wie Regierungsteams KI-gestützte Dokumentation nutzen, um Wichtiges zu erfassen und zu bewahren. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/wissensbewahrung-mit-ki/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Kann FlowShare spezialisierte Regierungsanwendungen dokumentieren? Ja. FlowShare funktioniert mit jeder Desktop- oder browserbasierten Anwendung, einschließlich hochspezialisierter oder älterer Tools, die in der Regierung verwendet werden. Es erfasst jeden Schritt des Workflows, ohne Integrationen oder APIs zu erfordern. Can FlowShare document specialized government applications? Yes. FlowShare works with any desktop or browser-based application, including the specialised and long-lived systems common in public administration. It captures the workflow as performed, with no integration or API required from the vendor of that system. Erfüllt FlowShare die Sicherheitsanforderungen der Regierung für Dokumentationstools? Ja. FlowShare ist Desktop-zentriert und kann optional nur offline ohne Cloud-Konnektivität betrieben werden, wodurch es den strengen Datenschutzrichtlinien des öffentlichen Sektors entspricht. Es unterstützt lokale Exporte, sichere Speicherung und vermeidet Anbieterbindung, was den IT- und Residenzstandards der Regierung entspricht. Wie kann FlowShare Regierungsbehörden bei Reorganisationen oder Übergängen helfen? FlowShare stellt sicher, dass kritisches Prozesswissen dokumentiert und erhalten bleibt, bevor Teams wechseln, fusionieren oder verkleinert werden. Es ermöglicht eine schnelle Einarbeitung, unterstützt interne Umbesetzungen und hilft, die operative Kontinuität bei strukturellen Änderungen oder Pensionierungen aufrechtzuerhalten. Wie hilft FlowShare Regierungsmitarbeitern, schneller zu dokumentieren? Durch die Aufzeichnung jeder Aktion auf dem Bildschirm eliminiert FlowShare die Notwendigkeit manueller Screenshots oder Word-Formatierungen. Regierungsmitarbeiter können die Dokumentation in Minuten – nicht Stunden – abschließen. Kann FlowShare ohne Cloud-Abhängigkeiten arbeiten? Ja. FlowShare kann vollständig offline ohne Cloud-Infrastruktur arbeiten. Exporte können über interne Laufwerke, Intranets oder DMS-Plattformen geteilt werden. Welche Tools verwenden öffentliche Behörden typischerweise mit FlowShare? FlowShare wird aktiv zur Dokumentation von SAP GUI, Fiori, DMS-Tools, kommunalen Finanzsystemen und internen Support-Workflows eingesetzt. Können nicht-technische Mitarbeiter FlowShare verwenden? Absolut. Es wurde *für Mitarbeiter entwickelt, die nicht dokumentieren wollen*. Kein Design- oder IT-Hintergrund erforderlich. ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare Blöcke](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Fertigungsprozessdokumentation](https://getflowshare.com/industries/manufacturing-process-documentation/) **Published:** August 29, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** FlowShare für die Fertigung # Prozessdokumentation in der Produktion ## für SAP, MES und CAQ #### Standardisieren Sie SOPs und Arbeitsanweisungen in jedem Werk, indem Sie ERP- und Maschinen-Workflows automatisch erfassen, während Ihr Team arbeitet. Die Erfassung erfolgt vollständig vor Ort, ohne Schreiben, ohne verlorene Produktionszeit. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Dashboard-Image.webp) ![Dashboard Image-compressed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dashboard-Image-compressed-2.jpg) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![DREWSEN](https://getflowshare.com/download/55329/?tmstv=1792070357&v=55330) ![payer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/payergroup_logo-1.png) ![Murr](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Group-1.png) ![Kogel](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/layer1.png) ![metaltech](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/metaltechomega-1.png) ![wmse](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/WMSE-1.png) ![semco](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/semco-1.png) ![Achenbach_Buschhütten_Logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Achenbach_Buschhutten_Logo-1.png) ![Haslimann](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Haslimann-2.png) ![logo](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Group.png) ![Vetter](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/images-3.png) ![Munsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/Munsch-1.png) ![heinen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/08/images-2.png) ## Fertigungsprozessdokumentation ## gelöst. IT-Leiter und Verantwortliche für ERP oder digitale Transformation, die Betriebe mit mehreren Standorten leiten, vertrauen FlowShare, um ihre dringendsten Dokumentationsherausforderungen zu lösen. #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Jedes Werk dokumentiert Prozesse anders ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Know-how geht mit ausscheidenden Mitarbeitern verloren ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word dauern Stunden pro SOP ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### MES-Rollouts übertreffen bestehende Dokumentation ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Schichtarbeiter verlassen sich auf Stammeswissen #### Bewahrtes Know-how ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Experten-Workflows einmal erfassen, überall wiederverwenden ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentationszeit um bis zu 80 % reduzieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### SOPs werks- und schichtübergreifend standardisieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Self-Service-Anweisungen für jeden Bediener ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Audit-bereite Dokumentation für Qualitätsprüfungen ## Wie FlowShare die Fertigungsprozessdokumentation automatisiert ## Keine technischen Vorkenntnisse erforderlich. ### 1. Automatisch erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick in Ihrem ERP-, MES- oder Qualitätssystem wird automatisch erfasst, während ein Bediener ihn ausführt. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt, ohne dass eine manuelle Niederschrift erforderlich ist. ![GIF - -Generate - -with-text_arrow.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) ### 3. Exportieren Exportieren Sie die Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zur Weitergabe an der Linie in Sekundenschnelle. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ### 4. Teilen Veröffentlichen Sie im FlowShare Portal oder übertragen Sie es in die Tools, die Sie bereits verwenden, wie SharePoint oder Confluence. ![GIF - -Share - -with-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Hören Sie von Fertigungsteams, die ihre Dokumentation standardisiert haben 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Martin-Holzer.png)### Martin Holzer IT-Manager, Birkengold GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![Wolfram von Rotberg, Geschäftsführer, K104 Prozessoptimierung GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Wolfram-von-Rotberg-Managing-Director-K104-Prozessoptimierung-GmbH.png)### Wolfram von Rotberg Geschäftsführer, K104 Prozessoptimierung GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Was mich begeistert, ist, dass ich meinen Kunden einen 5- bis 10-minütigen Demo-Durchlauf mit maximal 5 bis 10 Minuten Nachbearbeitungszeit als fertige PDF-Datei zur Verfügung stellen kann.“ ![Walter Kuhn](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Walter-Kuhn.png)### Walter Kuhn Lead Architect, IGS GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Bewährte Lösung für ## Fertigungsunternehmen ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100 % standardisierte Dokumentation Halten Sie jedes Werk und jede Schicht mit konsistenten, markengerechten SOPs auf dem gleichen Stand. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50 % schnellere Einarbeitung Machen Sie neue Linienarbeiter produktiv durch automatisierte, interaktive Anleitungen, anstatt einen Vorgesetzten anzusprechen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70 % niedrigere Schulungskosten Reduzieren Sie Live-Schulungen, Supportzeiten und die Abhängigkeit von externen Beratern. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 80 % Zeitersparnis Erstellen Sie Anleitungen automatisch, anstatt sie manuell zu schreiben. ## Lassen Sie kritisches Know-how nicht verloren gehen Beginnen Sie mit der Dokumentation Ihrer Fertigungs-Workflows vor Ihrer nächsten Linienumstellung, ERP-Upgrade oder Pensionierung. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Arbeitsanweisungssoftware-Funktionen für die Fertigung #### ERP- und MES-Workflows automatisch erfassen FlowShare zeichnet jeden Klick, Bildschirm und jede Aktion auf, während Bediener und Planer Aufgaben in SAP, MES oder Qualitätssystemen erledigen, und verwandelt echte Arbeit in Schulungsmaterial ohne manuelle Niederschrift. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Automatisierte Schrittbeschreibungen. Jeder erfasste Schritt erhält automatisch eine klare Beschreibung, einschließlich verwendeter Schaltflächen, Felder und Menüs, sodass neue Mitarbeiter ohne zusätzliche Erklärung folgen können. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Benutzerdefinierte Vorlagen, abgestimmt auf Ihr Corporate Design Sorgen Sie dafür, dass alle SOPs in allen Werken gleich aussehen. Richten Sie Vorlagen für PPTX oder Word ein oder veröffentlichen Sie interaktive Demos in Ihren Unternehmensfarben, Schriftarten und mit Ihrem Logo. ![custom templates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Custom-templates-aligned-to-your-Corporate-Design​-1.png) #### Vollständig Offline- & On-Premise-Optionen Dokumentieren Sie luftdicht abgeschirmte Produktionssysteme ohne Cloud-Abhängigkeit, entwickelt für Werke, in denen Daten das Netzwerk nicht verlassen dürfen. ![FlowShare Offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Fully-Offline-On-Premise-Options​.png) [ Weitere Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen/) ## Speziell entwickelt für prozessintensive ## Fertigungsumgebungen. #### FlowShare hilft Fertigungsteams, ERP-Schritte, Maschinenprozeduren und Qualitäts-Workflows schneller zu dokumentieren, SOPs werksübergreifend konsistent zu halten und die Einarbeitung sowie Audits zu erleichtern. ![Fehler](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### Keine Schulung erforderlich Für nicht-technische Benutzer entwickelt, sodass jeder Linienleiter wie ein Experte dokumentieren kann. ![Export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### Agnostisch Ob SAP, ein kundenspezifisches MES oder eine ältere Maschinenschnittstelle, FlowShare erfasst es fehlerfrei. ![sicher](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### Datenschutzkonform Die Erfassung erfolgt vollständig vor Ort, ideal für datensensible Produktionsumgebungen. ![falsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### Standardisierte Ausgabe Vorgefertigte Vorlagen sorgen für konsistente und audit-bereite Dokumentation in jeder Abteilung. ## SOPs und Produktionsarbeitsanweisungen in jedem Werk standardisieren #### Die Fertigung basiert auf wiederholbaren Verfahren, aber in Word geschriebene SOPs weichen ab, sobald ein Werk einen ERP-Bildschirm ändert oder eine Linie umrüstet. FlowShare erfasst die Workflows Ihrer Experten, während sie diese durchklicken, und verwandelt echte Produktionsprozesse in Minuten in SOPs und Arbeitsanweisungen. Kein Scripting, keine Integrationen, keine Cloud. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![300 ERP-Prozesse dokumentieren, Übersicht der Vorgehensweise](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/FlowShare-Resources-ERP-User-Manuals.jpg) ##### SAP- und ERP-Prozesse ohne Niederschrift dokumentieren ERP-Migrationen schaffen Hunderte neuer Bildschirme und keine Zeit, sie zu erklären. Erfahren Sie, wie Teams SAP- und ERP-Transaktionen während der Arbeit erfassen und in Anleitungen umwandeln, die Bediener tatsächlich nutzen. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/erp-benutzerhandbuch-erstellen/) ![export flowshare](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Export-training-manuals-instantly.png) ##### Arbeitsanweisungen ohne manuelle Arbeit erstellen Zeichnen Sie einen Prozess einmal an der Linie auf und schulen Sie dann jede Schicht und jedes Werk mit derselben Anleitung. Keine erneute Aufzeichnung, keine Umschreibung, keine Versionsabweichung. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/schulungshandbuecher-fuer-mitarbeiter/) ![k104-erp-training-step-by-step](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/k104-erp-training-step-by-step-2.png) ##### Wie K104 die ERP-Dokumentation von 10 auf 3 Stunden reduzierte K104 dokumentiert ERP-Prozesse für seine Kunden, ohne einen einzigen Klick zu verpassen. Erfahren Sie, wie die automatische Erfassung die Nachbearbeitung überflüssig machte. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/k104-prozessoptimierung-gmbh/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Was ist Arbeitsanweisungssoftware für die Fertigung? Software, die die tatsächliche Ausführung einer Aufgabe in eine wiederholbare Anweisung umwandelt: die ERP-Bildschirme, die Maschinenschnittstelle, die Qualitätsprüfung und die Reihenfolge dazwischen. Im Gegensatz zu einer schriftlichen SOP basiert die Anweisung auf einer Aufzeichnung des realen Systems, sodass sie dem entspricht, was der Bediener sieht. Funktioniert FlowShare mit SAP und anderen in der Fertigung verwendeten ERP-Systemen? Ja. FlowShare erfasst jede Desktop- oder Browser-basierte Anwendung, einschließlich SAP, wo ein dedizierter Konnektor [SAP GUI-Dokumentation](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/sap-dokumentation/) erstellt, kundenspezifische MES-Plattformen und ältere Maschinenschnittstellen, ohne eine Integration oder API vom Systemanbieter zu erfordern. Kann FlowShare helfen, die Dokumentation werksübergreifend nach einer Akquisition oder ERP-Migration zu standardisieren? Ja. Zeichnen Sie einen Prozess einmal auf einem beliebigen System auf und verwenden und passen Sie diese Anleitung dann in jedem Werk an, selbst dort, wo erworbene Standorte noch unterschiedliche ERP- oder MES-Versionen verwenden. Dies hält SOPs während der Integrationsphase konsistent, anstatt dass jeder Standort unabhängig dokumentiert und abweicht. Kann FlowShare Qualitäts- und Compliance-Verfahren für Audits dokumentieren? Ja. Jeder Schritt wird automatisch mit einem Screenshot und einer Beschreibung erfasst, sodass Qualitätsprozesse so dokumentiert werden, wie sie ausgeführt werden, anstatt sie später aus dem Gedächtnis zu schreiben. Auditoren erhalten Nachweise auf Schritt-Ebene, ohne dass das Qualitätsteam sie manuell schreiben muss. Wie hilft FlowShare bei ERP-Upgrades oder Linienumstellungen? Der neue Prozess wird erfasst, sobald er existiert, sodass aktualisierte [ERP-Dokumentation](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/erp-dokumentation/) und Arbeitsanweisungen bereit sind, sobald ein System oder eine Linie live geht, anstatt Wochen später, wenn jemand Zeit findet, sie zu schreiben. Diese Lücke ist es, in der Workarounds dauerhaft werden. Funktioniert FlowShare vollständig offline für luftdicht abgeschirmte Produktionsumgebungen? Ja. FlowShare ist eine [On-Premise-Dokumentationssoftware](https://getflowshare.com/de/sicherheit/) und läuft vollständig vor Ort ohne Cloud-Abhängigkeit, sodass sie auf Maschinen innerhalb segregierter Produktionsnetzwerke verwendet werden kann. Während der Erfassung wird nichts übertragen, was den Einsatz in der Nähe von Systemen ermöglicht, die bewusst isoliert sind. Wie viel schneller ist die Dokumentation mit FlowShare im Vergleich zu manuellen Methoden? Die Einsparung ergibt sich aus der vollständigen Eliminierung des Niederschrift-Schritts: kein nachträgliches Aufnehmen, Zuschneiden und Einfügen von Screenshots in Word. Teams berichten im Allgemeinen, dass die Dokumentation eines Prozesses jetzt etwa so lange dauert wie die einmalige Durchführung, während es zuvor ein Vielfaches davon war. Können nicht-technische Mitarbeiter in der Produktion FlowShare nutzen? Ja, und in der Praxis sollten sie das auch, denn sie wissen, wie die Aufgabe wirklich ausgeführt wird. Die Erfassung erfolgt während der Arbeit, sodass die Erstellung einer Anleitung keine Schreibfähigkeiten, Designfähigkeiten oder vorherige Schulung im Tool erfordert. ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team, um zu erfahren, wie FlowShare Ihre Onboarding-, Schulungs- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Government Process Documentation](https://getflowshare.com/industries/public-sector-process-documentation/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Secure process documentation for government teams **Content:** FlowShare for Government Agencies # Government Process Documentation ## Made Simple #### Reduce Public Sector Documentation Time by 80% While Maintaining Regulatory Compliance [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Dashboard-Image.webp) ![Dashboard Image-compressed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dashboard-Image-compressed-2.jpg) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![Rockdale County](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images23.png) ![Virginia Department of Transportation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images45.png) ![Celle Residentstadt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/layout_set_logo.png) ![Landkreis Leipzig](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/LL_Logo_Claim_rechts_4c.png) ![Enzkreis](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/logo-1.png) ![Hamburg Digital](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/logo-digitale-stadt.jpg) ![Stuttgart](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/stuttgart-logo-stadtverwaltung_8.jpg) ![Reutlingen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-1-1.png) ![Stadt Erkrath](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-2-1.png) ![Freiburg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-3-1.png) ![Limburg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-5.png) ## Government Documentation ## Challenges Solved Public sector organisations face unique challenges when it comes to documenting processes: #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Critical knowledge is lost when employees retire or change roles ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation is slow, manual, and inconsistent across departments ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Staff rely on Word, screenshots, and outdated tools ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Repetitive “How do I…?” questions overload internal teams ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation often fails compliance or audit standards #### Preserved Know-How ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Capture processes while employees work ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduce documentation time by up to 90% ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Standardise documentation across departments and systems ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Enable self-service knowledge for employees ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Create audit-ready, structured documentation instantly ## FlowShare automatically captures every step of a digital process, ## no design skills or scripting required. ### 1. Capture Automatically Start FlowShare on Windows: every click is auto-captured as you go through your workflow. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![GIF - -Generate - -with-text_arrow.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) ### 3. Export Export your guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share in seconds. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ### 4. Share Publish guides to the FlowShare Portal or to tools you already use like Confluence, Sharepoint and more. ![GIF - -Share - -with-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Hear From Professionals Who Transformed Their Documentation 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Jörn Sick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Jorn-Sick-.png)### Jörn Sick Sn. Application Consultant, Prodware Deutschland AG ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "With Flowshare, we quickly create structured step-by-step guides and upload them directly to SharePoint. " ![Ramona Berdin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Ramona-Berdin.png)### Ramona Berdin Manager Production IT, B Braun ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "We create handouts, training materials and test reports with Flowshare. The handouts are created almost by themselves. With the AI that now automatically generates descriptions, it will be even faster." ![Krishnan Sathyamoorthy](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Krishnan-Sathyamoorthy.png)### Krishnan Sathyamoorthy Software Developer ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It is highly sophisticated and compatible with my different workspaces. In case of business software complexity, it provides me with excellent support services to rectify my software conflicts." [ More Case Studies ](/case-studies) [ More Case Studies ](/case-studies) ## Built for Compliance-Driven ## Government Environments ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100% standardized documentation Keep all teams aligned with consistent, branded documentation across tools and languages. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50% Faster Onboarding Empower new hires to learn through automated, interactive guides instead of relying on shoulder tapping. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70% lower costs Cut training costs, support time, live training sessions, and minimize the need for external consultants. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90% Time Saved Create guides automatically with instant capture and formatting for dramatically faster documentation. ## Don’t Let Critical Know-How Get Lost in Transition Start documenting processes before your next audit, system rollout, or staff transition. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Purpose-Built for Documentation in Regulated Environments #### Automatically Capture Processes FlowShare records every click, screen, and action as employees complete tasks, turning real workflows into structured documentation instantly. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Generate Clear Step-by-Step Instructions Each step is automatically documented with screenshots and descriptions, making processes easy to follow for any employee. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Standardised Documentation Across Departments Ensure every team documents processes in the same format using templates aligned with your internal standards. ![custom templates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Custom-templates-aligned-to-your-Corporate-Design​-1.png) #### Fully Offline & On-Premise Ready FlowShare works without cloud dependency — ideal for secure, air-gapped, or compliance-heavy environments. ![FlowShare Offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Fully-Offline-On-Premise-Options​.png) [ More features ](/features) ## Built for Windows. Designed for ## Secure Environments. #### Unlike browser-based tools, FlowShare works directly on Windows and captures any application, including legacy systems used in government environments. ![bug](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### No Training Required Built for non-technical users with a frustration-free interface - so anyone can document like an expert. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### Agnostic Whether you built, bought, or customized your applications, FlowShare captures them flawlessly. ![secure](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### Privacy-Compliant Capturing happens fully on-prem, ideal for data-sensitive or walled garden environments. ![wrong](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### Standardized Output Pre-built templates ensure consistent, compliant documentation across departments. ## Built for Compliance-Driven Government Environments #### Capture workflows across legacy systems, internal tools, and modern applications, without integrations, APIs, or cloud dependencies. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Read About How FlowShare Can Help ![BDAE](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/BDAE.png) ##### How BDAE simplifies software adoption for employees worldwide Description BDAE helps employees across the organisation work with new software during ongoing system changes, using FlowShare to make knowledge transfer consistent and easy to scale. [Read More](/case-studies/bdae) ![Limburg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/limburg-municipality-documentation-efficiency-quality-1.png) ##### How Limburg Municipality reduces documentation effort and improves quality Limburg Municipality replaced a slow, multi-step manual process with FlowShare, reducing workload, improving guide quality, and increasing the amount of documentation available. [Read More](/case-studies/limburg-municipality) ![Knowledge Retention shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Expertise-Walk-Away.png) ##### Don't let expertise walk away: building knowledge retention with AI When experienced staff retire or leave, critical knowledge goes with them. Learn how government teams are using AI-powered documentation to capture and preserve what matters. [Read More](/knowledge-retention-with-ai/) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is government process documentation, and what does it have to satisfy? It is the written record of how administrative procedures are carried out, from case handling to finance workflows. Beyond being usable day to day, it usually has to satisfy records-retention rules, data-protection requirements and audit traceability, which is why where documentation is produced and stored matters as much as its content. Can FlowShare document specialized government applications? Yes. FlowShare works with any desktop or browser-based application, including the specialised and long-lived systems common in public administration. It captures the workflow as performed, with no integration or API required from the vendor of that system. Does FlowShare meet government security requirements for documentation tools? It is desktop-first and can run with no cloud connectivity at all, so screenshots containing citizen data never leave the authority’s network. Exports go to local drives, the intranet or a document management system in standard formats, which also avoids lock-in on records that must be retained for years. How can FlowShare help government agencies during reorganizations or transitions? It captures process knowledge before teams change, merge or shrink. When an experienced colleague leaves, the procedures they ran exist as step-by-step guides rather than in their head, which supports reassignment, faster onboarding and continuity through structural change. How does FlowShare help government workers document faster? By removing the second pass. Instead of performing a procedure and then writing it up with manual screenshots and Word formatting, the recording produces the draft [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) as the work happens. For staff whose documentation duty competes with casework, that is the difference between done and postponed. Can FlowShare work without cloud dependencies? Yes, completely. FlowShare is [on-premise documentation](https://getflowshare.com/security/) software, so no cloud infrastructure is required for capture, editing or export, and finished guides are distributed through internal drives, the intranet or a DMS. This is what allows it into environments where cloud tools are blocked by policy rather than by preference. What tools do public agencies typically use FlowShare with? What tools do public agencies typically use FlowShare with? Document management systems, municipal finance applications, specialised case-handling systems and internal support workflows. In practice it tends to be whichever system generates the most repeat questions to a small number of experienced colleagues. Can non-technical staff use FlowShare? Yes. It was built for people who have to document but would rather not, so there is no design work, no formatting and no tool training involved. Caseworkers and administrators produce the guides themselves rather than briefing an IT department. ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Utilites Process Documentation](https://getflowshare.com/industries/utilities-process-documentation/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Prevent knowledge loss in utility operations **Content:** FlowShare for Utilities # Preserve Critical Knowledge & Standardize Documentation in Your ## Utility Company #### FlowShare helps utility providers document critical processes in minutes, not hours. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Dashboard-Image.webp) ![Dashboard Image-compressed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dashboard-Image-compressed-1.jpg) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![SWLB](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Logo_Stadtwerke_Ludwigsburg-Kornwestheim_SWLB_RGB_ab_2020.jpg) ![Stadtwerke Leipziger](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Stadtwerke_Leipzig_2023_logo.svg-scaled.png) ![Stadtwerke Greven](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/StadtwerkeGreven-Logo.svg) ![Stadtwerke HAMM GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/stadtwerke-hamm.png) ![Stadtwerke Dorfen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/stadtwerke-logo-claim-fre.png) ![Wabash Valley](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/19_23_17.314dnvlkg_WabashValleyPA_Logo_Horiz-01.png) ![hep](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-4.png) ![Stadtwerke Karlsruhe](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/logo.png) ## Utility Documentation ## Challenges Solved Utility companies across the sector trust FlowShare to solve their most pressing process documentation challenges: #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Losing critical knowledge when people retire ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word take hours ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation looks different every time ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Staff needs simple solutions #### Preserved Know-How ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Capturing critical processes ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Cut documentation time by up to 85% ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Standardize documentation across departments. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Access to clear self-serve instructions. ## FlowShare automatically captures every step of your utility's digital processes. ## No Technical Skills Required. ### 1. Capture Automatically Start FlowShare on Windows: every click is auto-captured as you go through your workflow. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![GIF - -Generate - -with-text_arrow.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) ### 3. Export Export your guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share in seconds. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ### 4. Share Publish guides to the online FlowShare Portal or to tools you already use like Confluence, SharePoint and more. ![GIF - -Share - -with-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Hear From Professionals Who Transformed Their Documentation 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Martin-Holzer.png)### Martin Holzer IT-Manager at Birkengold GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "FlowShare creates instructions in minutes instead of hours." ![Walter Kuhn](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Walter-Kuhn.png)### Walter Kuhn Lead Architect, IGS GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "I can document one or multiple applications in a single flow, clearly seeing what was clicked or entered." ![Profile image placeholder](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Gemini_Generated_Image_9n1vxn9n1vxn9n1v.png)### Jane-Ellen K. Dir of Admin ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "Our shipping manager had struggled with creating documentation that could be used during his upcoming absence. I was able to show him the FlowShare basics and BOOM he completed his documentation." [ More Case Studies ](/case-studies) [ More Case Studies ](/case-studies) ## Proven Impact for ## Utility Companies ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100% standardized documentation Keep all teams aligned with consistent, branded documentation across tools and languages. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50% Faster Onboarding Empower new hires to learn through automated, interactive guides instead of relying on shoulder tapping. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70% lower costs Cut training costs, support time, live training sessions, and minimize the need for external consultants. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90% Time Saved Create guides automatically with instant capture and formatting for dramatically faster documentation. ## Don’t Let Critical Know-How Get Lost in Transition Start documenting your utility workflows before your next upgrade, outage, or onboarding rush. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Features That Simplify Documentation for Utility Companies Utility documentation software #### Automatically Capture Workflows FlowShare records every click, screen, and action as employees perform a task. This allows your subject matter experts to turn real tasks into clear training guides without manually writing instructions. ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​.png) #### Automated Step Descriptions FlowShare automatically generates descriptions for each captured step, including buttons, menus, and fields used during the process. New employees can follow instructions easily without additional explanation. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Custom templates aligned to your Corporate Design Make all your guides look the same, no matter who creates them. Set up custom templates for PPTX or Word, or publish interactive Demos for training with your corporate colors, fonts and logo. ![custom templates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Custom-templates-aligned-to-your-Corporate-Design​-1.png) #### Fully Offline & On Premise Options FlowShare is the documentation solution that lets you create documentation without cloud dependency. Ask our team for a setup that can work in air-gapped environments. ![FlowShare Offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Fully-Offline-On-Premise-Options​.png) [ More features ](/features) ## Purpose-Built for Documentation ## in Regulated Environments #### FlowShare helps teams document processes faster, keep knowledge consistent, and make onboarding and support easier. ![bug](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### No Training Required Built for non-technical users with a frustration-free interface - so anyone can document like an expert. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### Agnostic Whether you built, bought, or customized your applications, FlowShare captures them flawlessly. ![secure](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### Privacy-Compliant Capturing happens fully on-prem, ideal for data-sensitive or walled garden environments. ![wrong](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### Standardized Output Pre-built templates ensure consistent, compliant documentation across departments. ## Designed for Process-Rich, Regulated Environments Like Utilities #### FlowShare captures your experts’ workflows as they click through them, creating instant step-by-step guides, no tech skills needed. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Read About How FlowShare Can Help ![Limburg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/limburg-municipality-documentation-efficiency-quality-1.png) ##### How Limburg Municipality reduces documentation effort and improves quality Limburg Municipality automated their documentation process, cutting manual steps, improving guide quality, and making it easier for staff to adopt new systems. [Read More](/case-studies/limburg-municipality) ![Internal Process Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Internal-Process-Documentation.png) ##### Standardize compliance-heavy processes without the manual work Utilities teams operate in regulated, process-rich environments. FlowShare captures every workflow automatically, so documentation is always complete, consistent, and audit-ready. [Read More](/use-cases/process-documentation) ![Technologischen Wandel mit Prozessdokumentation begleiten, Software-Rollout im Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/FlowShare-Resources-Managing-Technological-Change.jpg) ##### Struggling with managing technological change? Here's how process documentation can help Utilities teams face constant system upgrades and regulatory shifts. This guide shows how documenting processes during transitions reduces friction and keeps operations running smoothly. [Read More](/managing-technological-change/) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is utility documentation software used for? Recording how the systems that run a utility are actually operated: control-room applications, outage and incident procedures, metering and billing workflows and the back-office systems around them. The aim is that a procedure can be followed correctly by someone who did not write it. Can FlowShare document specialized utility applications? Yes. FlowShare is [screen capture documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) software and works with any Windows desktop or browser-based application, including control-room systems, metering and billing platforms and the long-lived tools utilities rarely replace. No integration or API is needed from the system’s vendor. How does FlowShare support compliance requirements in utilities? By producing dated, step-level records of how a procedure is actually performed, with screenshots of the real system, and by keeping that evidence inside your network. It documents rather than manages compliance, so it sits alongside your regulatory reporting rather than replacing it. How can FlowShare help utility companies during reorganizations or transitions? It captures what they do while they are still doing it. Much operational knowledge in utilities sits with long-serving staff and was never written down, because they perform it automatically. Recording the procedure as it runs produces a usable guide without asking anyone to sit and write. Does FlowShare work offline? Yes. FlowShare is on-premise documentation software: capture, editing and export need no connection, which matters in substations, plant rooms and segregated operational networks where a desktop may have no route out at all. Yes. FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/): capture, editing and export need no connection, which matters in substations, plant rooms and segregated operational networks where a desktop may have no route out at all. How does FlowShare help document faster? By recording every on-screen action as the work is performed, so [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) needs no manual screenshots to take, crop and format afterwards. A procedure that would take an afternoon to write up is documented in the time it takes to run it once. Can FlowShare work without cloud dependencies? Yes. No cloud infrastructure is involved in capture or export, and guides are distributed through internal drives, the intranet or a document management system. For OT-adjacent networks this is usually a hard requirement rather than a preference. Can non-technical staff use FlowShare? Yes. Control-room and field staff produce the guides themselves, because recording happens while they perform the task. No design skill, no IT background and no training in the tool is required. ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Prozessdokumentation für Versorgungsunternehmen](https://getflowshare.com/industries/utilities-process-documentation/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Excerpt:** Wissensverlust in Versorgungsbetrieben verhindern **Content:** FlowShare für Versorgungsunternehmen # Kritisches Wissen bewahren & Dokumentation in Ihrem ## Versorgungsunternehmen standardisieren. #### FlowShare hilft Versorgungsunternehmen, kritische Prozesse in Minuten statt in Stunden zu dokumentieren. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Dashboard-Image.webp) ![Dashboard Image-compressed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dashboard-Image-compressed-1.jpg) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![SWLB](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Logo_Stadtwerke_Ludwigsburg-Kornwestheim_SWLB_RGB_ab_2020.jpg) ![Stadtwerke Leipziger](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Stadtwerke_Leipzig_2023_logo.svg-scaled.png) ![Stadtwerke Greven](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/StadtwerkeGreven-Logo.svg) ![Stadtwerke HAMM GmbH](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/stadtwerke-hamm.png) ![Stadtwerke Dorfen](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/stadtwerke-logo-claim-fre.png) ![Wabash Valley](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/19_23_17.314dnvlkg_WabashValleyPA_Logo_Horiz-01.png) ![hep](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-4.png) ![Stadtwerke Karlsruhe](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/logo.png) ## Dokumentationsherausforderungen ## gelöst. Versorgungsunternehmen aus dem gesamten Sektor vertrauen FlowShare, um ihre dringendsten Herausforderungen bei der Prozessdokumentation zu lösen: #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Verlust von kritischem Wissen bei Renteneintritt von Mitarbeitern ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Screenshots + Word dauern Stunden ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Dokumentation sieht jedes Mal anders aus ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Mitarbeiter benötigen einfache Lösungen #### Bewahrtes Know-how ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Kritische Prozesse erfassen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentationszeit um bis zu 80 % reduzieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Dokumentation abteilungsübergreifend standardisieren. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Zugang zu klaren Self-Service-Anleitungen. ## FlowShare erfasst automatisch jeden Schritt der digitalen Prozesse Ihres Versorgungsunternehmens. ## Keine technischen Vorkenntnisse erforderlich. ### 1. Automatisch erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick wird automatisch erfasst, während Sie Ihren Workflow durchlaufen. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![GIF - -Generate - -with-text_arrow.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) ### 3. Exportieren Exportieren Sie Ihre Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zum Teilen in Sekundenschnelle. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ### 4. Teilen Veröffentlichen Sie Anleitungen im Online-FlowShare-Portal oder in Tools, die Sie bereits verwenden, wie Confluence, SharePoint und mehr. ![GIF - -Share - -with-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Erfahren Sie, wie Profis ihre Dokumentation transformiert haben. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Martin Holzer](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Martin-Holzer.png)### Martin Holzer IT-Manager bei Birkengold GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „FlowShare erstellt Anleitungen in Minuten statt in Stunden.“ ![Walter Kuhn](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Walter-Kuhn.png)### Walter Kuhn Lead Architect, IGS GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Ich kann eine oder mehrere Anwendungen in einem einzigen Flow dokumentieren und sehe klar, was geklickt oder eingegeben wurde.“ ![Profile image placeholder](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Gemini_Generated_Image_9n1vxn9n1vxn9n1v.png)### Jane-Ellen K. Dir of Admin ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Unser Versandleiter hatte Schwierigkeiten, eine Dokumentation zu erstellen, die während seiner bevorstehenden Abwesenheit verwendet werden konnte. Ich konnte ihm die Grundlagen von FlowShare zeigen und ZACK hatte er seine Dokumentation fertiggestellt.“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Bewährte Lösung für ## Versorgungsunternehmen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100 % standardisierte Dokumentation Halten Sie alle Teams mit konsistenter, markengerechter Dokumentation über Tools und Sprachen hinweg auf dem gleichen Stand. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50 % schnellere Einarbeitung Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern, durch automatisierte, interaktive Anleitungen zu lernen, anstatt sich auf persönliche Unterstützung zu verlassen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70 % niedrigere Kosten Senken Sie Schulungskosten, Supportzeiten, Live-Schulungen und minimieren Sie den Bedarf an externen Beratern. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90 % Zeitersparnis Erstellen Sie Anleitungen automatisch mit sofortiger Erfassung und Formatierung für eine drastisch schnellere Dokumentation. ## Lassen Sie kritisches Know-how nicht im Übergang verloren gehen. Beginnen Sie mit der Dokumentation Ihrer Versorgungs-Workflows vor Ihrem nächsten Upgrade, Ausfall oder Onboarding-Ansturm. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Funktionen, die die Dokumentation für Versorgungsunternehmen vereinfachen. #### Arbeitsabläufe automatisch erfassen. FlowShare zeichnet jeden Klick, jeden Bildschirm und jede Aktion auf, während Mitarbeiter eine Aufgabe ausführen. Dies ermöglicht es Ihren Fachexperten, reale Aufgaben in klare Schulungsanleitungen umzuwandeln, ohne Anweisungen manuell schreiben zu müssen. ![FlowShare recording](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​.png) #### Automatisierte Schrittbeschreibungen. FlowShare generiert automatisch Beschreibungen für jeden erfassten Schritt, einschließlich der während des Prozesses verwendeten Schaltflächen, Menüs und Felder. Neue Mitarbeiter können den Anweisungen ohne zusätzliche Erklärungen leicht folgen. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Benutzerdefinierte Vorlagen, abgestimmt auf Ihr Corporate Design Lassen Sie alle Ihre Anleitungen gleich aussehen, egal wer sie erstellt. Richten Sie benutzerdefinierte Vorlagen für PPTX oder Word ein oder veröffentlichen Sie interaktive Demos für Schulungen mit Ihren Unternehmensfarben, Schriftarten und Ihrem Logo. ![custom templates](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Custom-templates-aligned-to-your-Corporate-Design​-1.png) #### Vollständig Offline- & On-Premise-Optionen FlowShare ist die einzige Dokumentationslösung, mit der Sie Dokumentationen ohne Cloud-Abhängigkeit erstellen können. Fragen Sie unser Team nach einer Einrichtung, die in luftdichten Umgebungen funktionieren kann. ![FlowShare Offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Fully-Offline-On-Premise-Options​.png) [ Weitere Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen-2/) ## Speziell entwickelt für die Dokumentation ## in regulierten Umgebungen. #### FlowShare hilft Organisationen, Prozesse schneller zu dokumentieren, Wissen konsistent zu halten und Onboarding und Support zu erleichtern. ![Fehler](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### Keine Schulung erforderlich Entwickelt für nicht-technische Benutzer mit einer frustrationsfreien Oberfläche – so kann jeder wie ein Experte dokumentieren. ![Export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### Agnostisch Egal, ob Sie Ihre Anwendungen selbst entwickelt, gekauft oder angepasst haben, FlowShare erfasst sie fehlerfrei. ![sicher](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### Datenschutzkonform Die Erfassung erfolgt vollständig On-Premise, ideal für datensensible oder abgeschottete Umgebungen. ![falsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### Standardisierte Ausgabe Vordefinierte Vorlagen gewährleisten eine konsistente, konforme Dokumentation über alle Abteilungen hinweg. ## Speziell entwickelt für regulierte Branchen wie Versorgungsunternehmen. #### FlowShare erfasst die Workflows Ihrer Experten, während diese sie durchklicken, und erstellt sofort Schritt-für-Schritt-Anleitungen, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![Limburg](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/limburg-municipality-documentation-efficiency-quality-1.png) ##### Wie die Gemeinde Limburg den Dokumentationsaufwand reduziert und die Qualität verbessert Die Gemeinde Limburg automatisierte ihren Dokumentationsprozess, reduzierte manuelle Schritte, verbesserte die Qualität der Anleitungen und erleichterte den Mitarbeitern die Einführung neuer Systeme. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/limburg-municipality/) ![Internal Process Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Internal-Process-Documentation.png) ##### Compliance-intensive Prozesse ohne manuellen Aufwand standardisieren Teams von Versorgungsunternehmen agieren in regulierten, prozessreichen Umgebungen. FlowShare erfasst jeden Workflow automatisch, sodass die Dokumentation immer vollständig, konsistent und auditbereit ist. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) ![Technologischen Wandel mit Prozessdokumentation begleiten, Software-Rollout im Team](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/08/FlowShare-Resources-Managing-Technological-Change.jpg) ##### Schwierigkeiten beim Management des technologischen Wandels? So kann Prozessdokumentation helfen Teams von Versorgungsunternehmen stehen vor ständigen System-Upgrades und regulatorischen Änderungen. Dieser Leitfaden zeigt, wie die Dokumentation von Prozessen während Übergängen Reibungsverluste reduziert und den reibungslosen Betrieb aufrechterhält. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/prozessdokumentation-technologischer-wandel/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Kann FlowShare spezialisierte Versorgungsanwendungen dokumentieren? Ja. FlowShare funktioniert mit jeder Desktop- oder Browser-basierten Anwendung, einschließlich hochspezialisierter oder älterer Tools, die in Versorgungsunternehmen verwendet werden. Es erfasst jeden Schritt des Workflows, ohne Integration oder API zu erfordern. Wie erfüllt FlowShare die Compliance-Anforderungen von Versorgungsunternehmen? Ja. FlowShare ist Desktop-zentriert und kann optional nur offline ohne Cloud-Konnektivität betrieben werden, wodurch es den strengen Datenschutzrichtlinien des öffentlichen Sektors entspricht. Es unterstützt lokale Exporte, sichere Speicherung und vermeidet Anbieterbindung, was den IT- und Residenzstandards der Regierung entspricht. Wie kann FlowShare Versorgungsunternehmen bei Reorganisationen oder Übergängen unterstützen? FlowShare stellt sicher, dass kritisches Prozesswissen dokumentiert und erhalten bleibt, bevor Teams wechseln, fusionieren oder verkleinert werden. Es ermöglicht eine schnelle Einarbeitung, unterstützt interne Umbesetzungen und hilft, die operative Kontinuität bei strukturellen Änderungen oder Pensionierungen aufrechtzuerhalten. Funktioniert FlowShare offline? Ja. Es läuft vollständig offline – keine Cloud-Abhängigkeit, ideal für Sektoren mit hohen Compliance-Anforderungen. Wie hilft FlowShare dabei, schneller zu dokumentieren? Durch die Aufzeichnung jeder Aktion auf dem Bildschirm eliminiert FlowShare die Notwendigkeit manueller Screenshots oder Word-Formatierungen. Regierungsmitarbeiter können die Dokumentation in Minuten – nicht Stunden – abschließen. Kann FlowShare ohne Cloud-Abhängigkeiten arbeiten? Ja. FlowShare kann vollständig offline ohne Cloud-Infrastruktur arbeiten. Exporte können über interne Laufwerke, Intranets oder DMS-Plattformen geteilt werden. Können nicht-technische Mitarbeiter FlowShare verwenden? Absolut. Es wurde für Mitarbeiter entwickelt, die nicht dokumentieren wollen (aber müssen). Kein Design- oder IT-Hintergrund erforderlich. ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlos testen ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Prozessdokumentation in der Logistik](https://getflowshare.com/industries/logistics-process-documentation/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Aya Tawfic **Excerpt:** Schnellere Schulung und Einarbeitung in Logistikabläufen **Content:** FlowShare für die Logistik # Standardisieren Sie Logistikabläufe. Dokumentieren Sie Prozesse ohne ## Zeitverlust. #### Erfassen Sie Workflows in SAP, WMS und internen Logistiksystemen. FlowShare hilft Logistikteams dabei, Prozesse direkt während der Arbeit zu erfassen und sorgt so für Konsistenz über Standorte, Teams und Systeme hinweg. Läuft auf Windows. Lokal installiert. Keine Cloud erforderlich. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![Dashboard Image-compressed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dashboard-Image-compressed-2.jpg) ![FlowShare guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Dashboard-Image.webp) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![FERMONT](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-3.png) ![CS4 Logistics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images.png) ![JetBlue Airways](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/JetBlue_Airways_Logo.svg.png) ![mibau stema GROUP](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/mibau_deutschland_gmbh_logo.jpg) ![TOTAL Westset logistics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Side-by-side-logo-3.webp) ![TCLOG](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/TCLOG_Brand_neg-red-scaled.png) ![trinks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/trinks_4c_print.png) ![WLC](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/04996795.jpg) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/DHL_Logo.svg.png) ![EVOS](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/evos-25.450x0.png) ![GREIWING](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GREIWING_logistics_for_you_Logo.png) ![Sovereign](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-1.png) ![Global Flash Service](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-2.png) ## Logistik-Dokumentationsherausforderungen ## gelöst. Logistikunternehmen aus der gesamten Branche vertrauen auf FlowShare, um ihre dringendsten Herausforderungen bei der Prozessdokumentation zu lösen: #### Dokumentationschaos ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Prozesse unterscheiden sich je nach Lager und Team ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Wissen geht verloren, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert zu lange ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Die Dokumentation erfolgt manuell, inkonsistent und ist veraltet ![Kreuz](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Teams verlassen sich auf Screenshots, Word-Dateien und Erfahrungswissen #### Bewahrtes Know-how ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Standardisieren Sie Workflows über Standorte und Teams hinweg ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduzieren Sie die Einarbeitungs- und Schulungszeit erheblich ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Erstellen Sie sofort klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Halten Sie die Dokumentation konsistent und auf dem neuesten Stand ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Erfassen Sie Prozesse direkt während des laufenden Betriebs ## FlowShare erfasst automatisch jeden Schritt Ihrer digitalen Logistikprozesse. ## Keine technischen Vorkenntnisse erforderlich. ### 1. Automatisch erfassen Starten Sie FlowShare unter Windows: Jeder Klick wird automatisch erfasst, während Sie Ihren Workflow durchlaufen. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generieren FlowShare erstellt automatisch Screenshots und klare Textbeschreibungen für jeden Schritt. ![GIF - -Generate - -with-text_arrow.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) ### 3. Exportieren Exportieren Sie Ihre Anleitung als PDF, Word, HTML oder PowerPoint, bereit zum Teilen in Sekundenschnelle. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ### 4. Teilen Veröffentlichen Sie Anleitungen im FlowShare Portal oder auf Plattformen, die Sie bereits verwenden, wie Confluence, SharePoint und mehr. ![GIF - -Share - -with-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Erfahren Sie, wie Profis ihre Dokumentation transformiert haben. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Endlich kein manuelles Erstellen von Screenshots und hundertfaches Tippen von ‚Hier klicken‘ und ‚Enter drücken‘ mehr. Dieses Tool amortisiert sich in weniger als 2 Tagen.“ ![Philipp Belau](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Philipp-Belau.png)### Philipp Belau CEO BDAE GROUP ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Selbst bei wenig Zeit war die Dokumentation innerhalb von Minuten fertig und so aufbereitet, dass Kollegen und andere Mitarbeiter sie problemlos nutzen konnten.“ ![Placeholder image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images-2-1.png)### Michael Berater bei Retail SaaS Data Analytics ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Der Prozess zur Erstellung von Dokumentationen ist schnell und im Gegensatz zu herkömmlicher Screenshot- und Annotationssoftware werden Aufgaben verfolgt, sodass man keine wichtigen Schritte vergisst. Auch die Ausgabeoptionen sind gut für die Weitergabe an verschiedene Zielgruppen geeignet.“ [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Bewährte Lösung für ## Logistikunternehmen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100 % standardisierte Dokumentation Halten Sie alle Teams mit konsistenter, markengerechter Dokumentation über Tools und Sprachen hinweg auf dem gleichen Stand. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50 % schnellere Einarbeitung Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern, durch automatisierte, interaktive Anleitungen zu lernen, anstatt sich auf persönliche Unterstützung zu verlassen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70 % niedrigere Kosten Senken Sie Schulungskosten, Supportzeiten, Live-Schulungen und minimieren Sie den Bedarf an externen Beratern. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90 % Zeitersparnis Erstellen Sie Anleitungen automatisch mit sofortiger Erfassung und Formatierung für eine drastisch schnellere Dokumentation. ## Standardisieren Sie Logistikprozesse, bevor Fehler überhandnehmen. Lassen Sie nicht zu, dass inkonsistente Workflows Ihren Betrieb verlangsamen. Erstellen Sie klare, wiederholbare Prozesse, auf die sich Ihre Teams verlassen können. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Starten Sie Ihre kostenlose Testversion ](/free-trial) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Speziell für die Dokumentation in regulierten Umgebungen entwickelt. #### Arbeitsabläufe automatisch erfassen. FlowShare zeichnet jede Aktion auf, während Ihr Team Aufgaben erledigt – von Lagersystemen bis hin zu ERP-Prozessen. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen generieren Jeder Workflow wird zu einer strukturierten Anleitung mit Screenshots und Beschreibungen, der jeder Mitarbeiter leicht folgen kann. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Standardisieren Sie Prozesse über Standorte hinweg Stellen Sie sicher, dass jedes Lager und jedes Team die gleichen Verfahren mit konsistenten Dokumentationsvorlagen befolgt. ![FlowShare portal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Create-a-central-training-knowledge-base​.png) #### Vollständig offline & On-Premise-fähig Keine Cloud-Abhängigkeit erforderlich – ideal für sichere Umgebungen und interne Systeme. ![FlowShare Offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Fully-Offline-On-Premise-Options​.png) [ Weitere Funktionen ](https://getflowshare.com/de/funktionen-2/) ## Für Windows entwickelt. Konzipiert für ## im realen Betrieb. #### Im Gegensatz zu reinen Browser-Tools erfasst FlowShare jede Anwendung, einschließlich ERP-Systemen, Legacy-Tools und Lagerverwaltungssoftware. ![Fehler](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### Keine Schulung erforderlich Entwickelt für nicht-technische Benutzer mit einer frustrationsfreien Oberfläche – so kann jeder wie ein Experte dokumentieren. ![Export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### Agnostisch Egal, ob Sie Ihre Anwendungen selbst entwickelt, gekauft oder angepasst haben, FlowShare erfasst sie fehlerfrei. ![sicher](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### Datenschutzkonform Die Erfassung erfolgt vollständig On-Premise, ideal für datensensible oder abgeschottete Umgebungen. ![falsch](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### Standardisierte Ausgabe Vordefinierte Vorlagen gewährleisten eine konsistente, konforme Dokumentation über alle Abteilungen hinweg. ## Speziell für Logistikabläufe entwickelt. #### Logistikabläufe hängen von Geschwindigkeit, Genauigkeit und Konsistenz über mehrere Systeme und Standorte hinweg ab. FlowShare erfasst Workflows in WMS, ERP-Systemen, internen Tools und Web-Plattformen, ganz ohne Integrationen oder technischen Einrichtungsaufwand. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## Lesen Sie, wie FlowShare helfen kann. ![kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable (1)kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable-1.png) ##### Wie Kapsch Mitarbeiter mit skalierbarer IT-Helpdesk-Dokumentation unterstützt Kapsch dokumentiert Lösungen während Live-Support-Anrufen, wodurch Wissen standortübergreifend wiederverwendbar wird, wiederholte Anfragen reduziert werden und Mitarbeiter schneller Lösungen finden. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/fallstudien/kapsch/) ![FlowShare-Mockup](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Mockup-2-1024x576-1.webp) ##### Einmal aufzeichnen, jeden schulen: Mitarbeiterschulungshandbücher, die skalieren Hohe Personalfluktuation bedeutet ständigen Einarbeitungsdruck. Mit FlowShare können Logistikteams einmalig klare, wiederverwendbare Schulungsleitfäden erstellen und diese über alle Schichten und Standorte hinweg einsetzen. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/schulungshandbuecher-fuer-mitarbeiter/) ![Internal Process Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Internal-Process-Documentation.png) ##### Standardisieren Sie Workflows über jeden Standort und jede Schicht hinweg Logistik lebt von Konsistenz. FlowShare erfasst Prozesse während der Arbeit und verwandelt sie in sofort teilbare Dokumentationen – ohne manuelles Schreiben, ohne Formatierung, ohne Verzögerung. [Mehr lesen](https://getflowshare.com/de/anwendungsfaelle/prozess-dokumentation/) ## Häufig gestellte Fragen #### Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Kann FlowShare Lager- und ERP-Systeme dokumentieren? Ja. FlowShare funktioniert mit jedem Desktop- oder browserbasierten System, einschließlich WMS, SAP und internen Logistik-Tools. Can FlowShare document warehouse and ERP systems? Yes. FlowShare works with any desktop or browser-based system, including warehouse management systems, internally built logistics tools and SAP, where the same capture produces [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/), without needing an integration or API from the vendor. Funktioniert FlowShare über mehrere Standorte hinweg? Ja. Sie können Dokumentationen einmal erstellen und über Lager, Teams und Regionen hinweg teilen. Wie hilft FlowShare bei der Einarbeitung? Neue Mitarbeiter können klaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen folgen, anstatt auf Trainer angewiesen zu sein. Funktioniert FlowShare offline? Ja. Es läuft vollständig offline – keine Cloud-Abhängigkeit, ideal für Sektoren mit hohen Compliance-Anforderungen. Wie hilft FlowShare dabei, schneller zu dokumentieren? Durch die Aufzeichnung jeder Aktion auf dem Bildschirm macht FlowShare manuelle Screenshots oder Word-Formatierungen überflüssig. Logistikteams können die Dokumentation in Minuten statt in Stunden fertigstellen. Kann FlowShare ohne Cloud-Abhängigkeiten arbeiten? Ja. FlowShare kann vollständig offline ohne Cloud-Infrastruktur arbeiten. Exporte können über interne Laufwerke, Intranets oder DMS-Plattformen geteilt werden. Können nicht-technische Mitarbeiter FlowShare verwenden? Absolut. Es wurde für Mitarbeiter entwickelt, die nicht dokumentieren wollen (aber müssen). Kein Design- oder IT-Hintergrund erforderlich. ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Logistics Process Documentation](https://getflowshare.com/industries/logistics-process-documentation/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Radialcode **Excerpt:** Train and onboard faster in logistics operations **Content:** FlowShare for Logistics # Standardise Logistics Operations. Document Processes Without ## Slowing Down #### Capture workflows across SAP, WMS, and internal logistics systems. FlowShare helps logistics teams capture processes as they work, ensuring consistency across locations, teams, and systems. Works on Windows. Runs locally. No cloud required. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Dashboard Image-compressed](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dashboard-Image-compressed-2.jpg) ![FlowShare guide](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Dashboard-Image.webp) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![FERMONT](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-3.png) ![CS4 Logistics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images.png) ![JetBlue Airways](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/JetBlue_Airways_Logo.svg.png) ![mibau stema GROUP](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/mibau_deutschland_gmbh_logo.jpg) ![TOTAL Westset logistics](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Side-by-side-logo-3.webp) ![TCLOG](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/TCLOG_Brand_neg-red-scaled.png) ![trinks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/trinks_4c_print.png) ![WLC](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/04996795.jpg) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/DHL_Logo.svg.png) ![EVOS](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/evos-25.450x0.png) ![GREIWING](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/GREIWING_logistics_for_you_Logo.png) ![Sovereign](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-1.png) ![Global Flash Service](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/images-2.png) ## Logistics Documentation ## Challenges Solved Logistics companies across the sector trust FlowShare to solve their most pressing process documentation challenges: #### Documentation Chaos ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Processes differ across warehouses and teams ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Knowledge is lost when staff leave or rotate roles ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Training new employees takes too long ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Documentation is manual, inconsistent, outdated ![Cross](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/cross.svg)### Teams rely on screenshots, Word files, knowledge #### Preserved Know-How ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Standardise workflows across locations and teams ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Reduce onboarding and training time significantly ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Create clear, step-by-step instructions instantly ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Keep documentation consistent and up to date ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/charm_tick.svg)### Capture processes directly during real operations ## FlowShare automatically captures every step of your logistics digital processes ## No Technical Skills Required. ### 1. Capture Automatically Start FlowShare on Windows: every click is auto-captured as you go through your workflow. ![GIF - -Capture-Flow - -without-text_arrow.gif](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Capture-Flow-without-text_arrow.gif.gif) ### 2. Generate FlowShare automatically creates screenshots and clear text descriptions for each step. ![GIF - -Generate - -with-text_arrow.gif (2)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Generate-with-text_arrow.gif-2.gif) ### 3. Export Export your guide as PDF, Word, HTML, or PowerPoint, ready to share in seconds. ![GIF - -Export-Flow - -without-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Export-Flow-without-text_arrow.gif-1.gif) ### 4. Share Publish guides to the FlowShare Portal or to tools you already use like Confluence, Sharepoint and more. ![GIF - -Share - -with-text_arrow.gif (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/GIF-Share-with-text_arrow.gif-1.gif) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Hear From Professionals Who Transformed Their Documentation 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "Finally, no more manual screenshotting and typing 'Click here' and 'Hit Enter' a hundred times. This tool pays for itself in less than 2 days." ![Philipp Belau](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Philipp-Belau.png)### Philipp Belau CEO BDAE GROUP ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "Even with little time, the documentation was completed within minutes and in a way that colleagues and other employees could easily use." ![Placeholder image](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/images-2-1.png)### Michael Consultant at Retail SaaS Data Analytics ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The process for creating documentation is fast and unlike conventional screenshot & annotation software, it tracks tasks so you don't forget important steps. Also the output options are good for sharing with different audiences." [ More Case Studies ](/case-studies) [ More Case Studies ](/case-studies) ## Proven Impact for ## Logistics Companies ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon.png) ### 100% standardized documentation Keep all teams aligned with consistent, branded documentation across tools and languages. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-1.png) ### 50% Faster Onboarding Empower new hires to learn through automated, interactive guides instead of relying on shoulder tapping. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/iocn.png) ### 70% lower costs Cut training costs, support time, live training sessions, and minimize the need for external consultants. ![icon](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/icon-2.png) ### 90% Time Saved Create guides automatically with instant capture and formatting for dramatically faster documentation. ## Standardise Logistics Processes Before Errors Scale Don’t let inconsistent workflows slow down your operations. Create clear, repeatable processes your teams can rely on. ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) [ Start Your Free Trial ](/free-trial) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Purpose-Built for Documentation in Regulated Environments #### Automatically Capture Workflows FlowShare records every action as your team performs tasks, from warehouse systems to ERP processes. ![FlowShare Features](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automatically-Capture-Workflows​-1.png) #### Generate Clear Step-by-Step Instructions Each workflow becomes a structured guide with screenshots and descriptions, making it easy for any employee to follow. ![Automated guides](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Automated-Step-Descriptions​-1.png) #### Standardise Processes Across Locations Ensure every warehouse and team follows the same procedures with consistent documentation templates. ![FlowShare portal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Create-a-central-training-knowledge-base​.png) #### Fully Offline & On-Premise Ready No cloud dependency required — ideal for secure environments and internal systems. ![FlowShare Offline](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Fully-Offline-On-Premise-Options​.png) [ More features ](/features) ## Built for Windows. Designed for Documentation ## in Real Operations. #### Unlike browser-only tools, FlowShare captures any application, including ERP systems, legacy tools, and warehouse software. ![bug](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/agnostic_industry-solution.svg)### No Training Required Built for non-technical users with a frustration-free interface - so anyone can document like an expert. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/standardized-output_industry-solution.svg)### Agnostic Whether you built, bought, or customized your applications, FlowShare captures them flawlessly. ![secure](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/privacy-compliant_industry-solution.svg)### Privacy-Compliant Capturing happens fully on-prem, ideal for data-sensitive or walled garden environments. ![wrong](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/no-training_industry-solution.svg)### Standardized Output Pre-built templates ensure consistent, compliant documentation across departments. ## Purpose-Built for Logistics Operations #### Logistics operations depend on speed, accuracy, and consistency across multiple systems and locations. FlowShare captures workflows across WMS, ERP systems, internal tools, and web platforms, without integrations or technical setup. [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## Read About How FlowShare Can Help ![kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable (1)kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable (1)](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/kapsch-it-helpdesk-documentation-scalable-1.png) ##### How Kapsch supports employees with scalable IT helpdesk documentation Kapsch documents solutions during live support calls, making knowledge reusable across locations, reducing repeated requests and getting employees unstuck faster. [Read More](/case-studies/kapsch) ![FlowShare-Mockup](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/FlowShare-Mockup-2-1024x576-1.webp) ##### Record once, train anyone, employee training manuals that scale High staff turnover means constant onboarding pressure. FlowShare lets logistics teams build clear, reusable training guides once and deploy them across every shift and location. [Read More](/use-cases/employee-training-manuals) ![Internal Process Documentation](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/05/Internal-Process-Documentation.png) ##### Standardize workflows across every location and shift Logistics runs on consistency. FlowShare captures processes as you work and turns them into ready-to-share documentation, no manual writing, no formatting, no delay. [Read More](/use-cases/process-documentation) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is logistics documentation software? Software for recording how warehouse and transport processes are actually carried out: goods-in, picking, packing, dispatch, returns and the WMS or ERP screens behind each. The output is a work instruction someone on shift can follow without finding a supervisor. Can FlowShare document warehouse and ERP systems? Yes. FlowShare works with any desktop or browser-based system, including warehouse management systems, internally built logistics tools and SAP, where the same capture produces [ERP documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/), without needing an integration or API from the vendor. Does FlowShare work across multiple locations? Yes, and this is usually why logistics teams adopt it. Record a process once and issue the same guide to every site, adapting it only where a site genuinely differs. That is the difference between one set of work instructions and nine variants nobody can reconcile. How does FlowShare help with onboarding? New staff follow step-by-step guides with screenshots instead of shadowing a trainer, which is where FlowShare doubles as [employee training software](https://getflowshare.com/use-cases/employee-training-manuals/). For seasonal intakes that matters twice over: the intake works productively sooner, and the same material is reused next peak instead of being re-explained. Does FlowShare work offline? Yes. Capture, editing and export run locally with no connection required, which matters on warehouse floors and in yards where coverage is unreliable. Nothing depends on the network being available at the moment someone needs the instruction. How does FlowShare help document faster? Every on-screen action is recorded as the task is performed, so there are no manual screenshots or Word formatting afterwards. Documentation for a picking or dispatch process is finished in minutes rather than sitting on a supervisor’s list for weeks. Can FlowShare work without cloud dependencies? Yes. FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) and runs with no cloud infrastructure at all, and exports can be shared through internal drives, the intranet or a DMS. Sites with restricted networks can still produce and receive the same documentation as everyone else. Can non-technical staff use FlowShare? Yes. Team leads and warehouse staff create the guides themselves while doing the job, with no design or IT background needed. The people who know the real process are the ones who document it. ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ## Competitors ### [Scribe Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/scribe/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** # FlowShare vs Scribe ## Your Data Stays Local. #### FlowShare captures everything on Windows, keeps your data local, and lets you export guides the way your company actually needs. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Scribe or FlowShare ## Which One Actually Fits Your Setup? #### Both tools create step-by-step guides automatically. The right choice depends on your architecture, compliance needs, and how you distribute documentation. #### Choose Scribe if... ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Your workflows need cloud connectivity at all times. ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Most of your workflows are browser-based (Scribe’s desktop app works for Pro+ users too, but all captures go to the cloud immediately) ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Your team is comfortable with cloud-hosted capture and US data storage. ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You don’t need custom Word/PPT templates, video exports, or Interactive Demos or LMS-ready formats. #### Choose FlowShare if... ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You document desktop applications (SAP GUI, Citrix, RDP, legacy software) alongside browser workflows. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You need offline or air-gapped operation. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Data residency is non-negotiable. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You want 10+ export formats with corporate templates ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You’d rather plug into SharePoint, Confluence, and your LMS than adopt a new ecosystem. ## What sets ## FlowShare Apart #### Four differences that matter when you’re evaluating documentation tools ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Your data, your network Capture and review everything locally before you share. Scribe offers Smart Blur at capture time, but every capture goes straight to their US cloud. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### 10+ export format, one click 10+ exports: Word, PPT, PDF, HTML, Interactive Demo, AI video, SCORM, xAPI. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Desktop + browser FlowShare captures any Windows app at OS level. SAP GUI gets a dedicated connector. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Customer-funded, not VC-funded FlowShare is bootstrapped and lovingly built in Hamburg since 2017. is profitable since 2020 and has never raised prices on existing customers. ## FlowShare vs Scribe What Actually Makes a Difference ### FlowShare ### Works offline ### Air-gapped deployment ### Desktop app capture (Citrix, RDP, legacy) ### Captures SAP GUI ### 10 + Export formats ### Custom Word & PPT templates ### Interactive Demo export ### AI-avatar video export ### AI assistant for end users ### Price (per seat, annual) ### Price locked for existing customers ### Expert human support < 2 h ### FlowShare ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Works fully offline ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Runs on-prem, no internet required ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Windows-level capture, any app ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Purpose-built connector ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### PDF, DOCX, PPTX, , MP4, SCORM, xAPI, OpenRPA ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Full template import ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Create interactive training demos ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Via HeyGen / Synthesia ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Built-in assistant (FlowShare Assist) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Flexible, no seat minimums ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Price stays stable for existing customers ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Fast human support (<2h) ### Scribe ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Requires cloud connection ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### US cloud only (AWS) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited desktop support, primarily browser-based ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### No SAP GUI integration ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### PDF, DOCX, HTML, Markdown (4) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Basic branding only ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Not available ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Not available ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited / separate AI features ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Minimum seats required on team plans ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Annual increases possible ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited to US business hours [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## FlowShare plugs into your stack ## we don’t replace it #### Already have a DMS, LMS, or knowledge base? FlowShare feeds directly into where your users already are. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Explore All Integrations ](/integrations/) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Submit Your Testimonials ](/reviews) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is Scribe, and what is it best at? Scribe is a cloud-based documentation tool that turns workflows into shareable step-by-step guides automatically. The free plan captures the browser only; the paid Pro plan extends capture to desktop applications, but both route processing through Scribe’s own cloud. It’s quick, widely used, and a good fit for teams that are comfortable with their process screenshots being processed in the cloud. When is Scribe the better choice? When your processes are browser-based, your team is on Mac as well as Windows, and cloud storage of process screenshots is acceptable to your security policy. FlowShare is Windows-only and will not fit a mixed-platform team. What does FlowShare do that Scribe does not? FlowShare records the Windows desktop entirely locally, so it can document ERP clients, legacy systems and other installed applications, including SAP process documentation, without uploading anything during capture. Scribe’s desktop capture, by contrast, runs through Scribe’s cloud, which is what makes FlowShare usable in air-gapped and regulated environments where Scribe isn’t an option. Where are screenshots stored in each case? FlowShare is [on-premise documentation](https://getflowshare.com/security/) software: captured processes stay on the machine that recorded them, and publishing anywhere is a deliberate step you take. Cloud-first tools store captures in their own platform by default. For teams whose screenshots contain customer or patient data, this is usually the whole decision. Can we move our existing Scribe guides across? Not directly. There is no import path between the two, so existing guides stay in Scribe or get recreated by re-recording the process. Since re-recording takes roughly as long as performing the task, teams usually migrate the processes they still use and let the rest lapse. ## Want To Dig Deeper? #### Everything you need to make your decision with confidence. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Tango Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/tango/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** # FlowShare vs Tango ## Capture Beyond the Browser Keep Your Data Local #### FlowShare records workflows across Windows applications, keeps your data on your network, and gives you full control over how your documentation is created and shared. #### Desktop + browser capture, offline mode, SAP GUI support, and 10+ export formats. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Tango or FlowShare ## which one actually fits your setup? #### Both tools create step-by-step guides automatically. The difference is where they work, how flexible they are, and how much control you have. #### Choose Tango if... ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Your workflows are structured and run across SaaS or desktop tools rather than highly custom or system-heavy environments ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You want interactive in-app guidance for web tools ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You value ease of use and quick setup ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You rely on integrations with SaaS tools like Slack, Salesforce, or Jira ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Cloud-based documentation fits your company #### Choose FlowShare if... ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You document desktop applications (SAP GUI, Citrix, legacy systems) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You need offline or air-gapped operation ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Data privacy and local storage are critical ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You want flexible export formats (Word, PPT, HTML, video) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You need one tool for both browser and desktop workflows ## What sets ## FlowShare Apart #### Four differences that matter when you’re evaluating documentation tools. ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Desktop + browser capture FlowShare records any Windows application, not just browser workflows. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Your data, your network Capture and store everything locally. No forced cloud dependency. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Built for complex environments SAP GUI, Citrix, legacy tools, and modern apps all in one workflow. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Export flexibility 10+ formats in one click. Word, PowerPoint, SCORM, Interactive Demo, video. ## FlowShare vs Tango What Aactually Makes a Difference ### FlowShare ### Works offline ### Air-gapped deployment ### Desktop app capture (SAP GUI, Citrix, legacy) ### Browser capture ### Captures SAP GUI ### Interactive guidance ### Export formats ### Custom Word & PPT templates ### Integrations ### Ease of use ### Price scaling ### Data storage ### FlowShare ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Offline is supported ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### On-prem supported ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Full Windows capture ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Native connector ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Interactive Demo ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### 10+ (DOCX, PPT, PDF, video) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Full support ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Export-first (SharePoint, LMS, etc ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Very easy ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Flexible ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Local / controlled ### Tango ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Requires cloud ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Not supported ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited (Pro only, not core focus) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes (core strength) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Not supported ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### In-app “Guide Me” (web only) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited export focus ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Limited ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Strong SaaS integrations ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Very easy ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Per-user pricing scales quickly ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Cloud Base [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## FlowShare plugs into your stack ## we don’t replace it #### Already have a DMS, LMS, or knowledge base? FlowShare feeds directly into where your users already are. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Explore All Integrations ](/integrations) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Submit Your Testimonials ](/reviews) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is Tango, and what is it best at? Tango is a browser-based capture tool that turns clicks in a web application into a shareable step-by-step guide. It is quick, light and well suited to teams whose processes live entirely in browser-based software. When is Tango the better choice? When your processes run in the browser, cloud storage is not a problem for you, and you need something colleagues can pick up with no installation. Tango also works for Mac users, which FlowShare does not, since FlowShare is [software for Windows](https://getflowshare.com/features/windows/) only. What can FlowShare capture that browser tools cannot? Anything installed on Windows: as [screen capture documentation](https://getflowshare.com/features/desktop-capture/) software it records SAP GUI, ERP and finance clients, internally built tools and legacy software. A browser extension can only see what happens inside the browser, which rules out a large part of the processes in most regulated organisations. Where does the data live in each case? FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/): it captures and stores locally on your Windows machine by default and can run in air-gapped environments. Browser-based tools capture into their own cloud service by design. If screenshots of your systems must not leave the network, that difference decides the choice on its own. Do we keep ownership of the output? With FlowShare, yes. Guides export as Word, PDF or PowerPoint files that live wherever you put them and stay readable without a subscription. This matters most for documentation that has to be retained for audit or handed to a customer. ## Want To Dig Deeper? #### Everything you need to make your decision with confidence. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Sap Enable Now Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/sap-enable-now/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** # FlowShare vs SAP Enable Now ## Faster Documentation Without the SAP Overhead #### FlowShare captures workflows on Windows, keeps your data local, and lets you create SAP-ready documentation without complex systems or long rollouts. Offline capture, SAP GUI support, 10+ export formats, and setup in minutes, not months. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## SAP Enable Now or FlowShare ## Which One Actually Fits Your Setup? #### Both tools are used to document SAP processes and train users. The difference is speed, complexity, and how much effort it takes to get results. #### Choose SAP Enable Now if... ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You are fully embedded in the SAP ecosystem ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You need deep integration into SAP training environments ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You require simulation-based training inside SAP systems ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You have time for implementation and configuration ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You are okay with higher costs and ongoing maintenance #### Choose FlowShare if... ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You want to document SAP screens and steps quickly and visually ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You need offline or on-premise documentation ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You work across SAP and non-SAP systems ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You need flexible export formats (Word, PPT, HTML, video) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You want fast rollout without training your team on a complex tool ## What sets ## FlowShare Apart #### Four differences that matter when you’re evaluating documentation tools ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Speed over complexity Capture real workflows instantly. No scripting, no simulation building, no long setup. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Works beyond SAP Document SAP GUI, but also legacy tools, web apps, and everything in between. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Your data stays local No forced cloud dependency. Perfect for regulated environments and internal documentation. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Export flexibility 10+ formats in one click. Word, PowerPoint, SCORM, Interactive Demo, video. ## FlowShare vs SAP Enable Now what actually makes a difference ### FlowShare ### Works offline ### Air-gapped deployment ### Setup time ### Ease of use ### SAP GUI capture ### Desktop + non-SAP capture ### Export formats ### Custom Word & PPT templates ### Interactive Demo export ### Simulation training ### LMS compatibility ### Price level ### Implementation required ### Time to value ### FlowShare ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Offline Supported ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### On-prem supported ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Minutes to hours ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Very easy ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Native connector ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Full Windows capture ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### 10+ (DOCX, PPT, PDF, HTMl etc ) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Full support ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Not core focus ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### SCORM / xAPI ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Flexible ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Minimal setup ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Immediate ### SAP Enable ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Possible but setup-dependent ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Complex enterprise setup ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Weeks to months ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Complex, outdated UI training ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Native ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Primarily SAP-focused ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited / structured formats ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Limited ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes (simulation-based) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Core feature ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### High (enterprise licensing) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Long rollout cycles [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## FlowShare plugs into your stack ## we don’t replace it #### Already have a DMS, LMS, or knowledge base? FlowShare feeds directly into where your users already are. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Explore All Integrations ](/integrations) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Submit Your Testimonials ](/reviews) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What are the main SAP Enable Now alternatives? They range from full enterprise enablement platforms to lighter capture tools, including FlowShare, ClickLearn and general documentation software. The choice usually comes down to one question: do you need guidance embedded inside the application, or step-by-step documentation you can export and distribute? When is SAP Enable Now still the better choice? When you need in-application performance support inside SAP, simulation-based training, and a large enablement programme with dedicated staff to build and maintain it. That is a different job from producing documentation quickly during a project, and FlowShare does not attempt it. How does FlowShare compare for documenting SAP? FlowShare is a Windows desktop capture tool. It records SAP GUI and S/4HANA transactions click by click as [on-premise documentation](https://getflowshare.com/use-cases/erp-documentation/) software and exports guides to Word, PDF or PowerPoint, which our [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/features/export-templates/) page covers in detail. It is faster to deploy and deliberately narrower in scope than a full enablement platform. Do we need a dedicated authoring team? No, and this is usually the deciding factor. Because capture happens while a key user performs the transaction, the people who run the process create the [process documentation](https://getflowshare.com/security/). Enablement platforms generally assume trained authors, which is a standing cost as well as a project one. Can we run both? Teams do. Enable Now for a structured enablement programme, FlowShare for the day-to-day documentation that key users have to produce during a project, when waiting for an authoring team is not realistic. Is SAP Enable Now being discontinued? SAP stopped selling new Enable Now contracts in 2025 and named WalkMe its strategic successor after acquiring it in 2024. Existing contracts continue to run, but mainstream maintenance ends no later than November 30, 2030. Anyone still planning around Enable Now today should factor that date in from the start. ## Want To Dig Deeper? #### Everything you need to make your decision with confidence. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Walkme Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/walkme/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** # FlowShare vs WalkMe ## Enterprise Documentation Without the Complexity #### FlowShare captures workflows on Windows, keeps your data local, and lets you create structured guides without complex implementations or six-figure projects. Offline capture, SAP GUI support, 10+ export formats, and a setup your team can actually handle. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## WalkMe or FlowShare ## Which One Actually Fits Your Setup? #### Both tools help teams guide users through processes. The difference is how they do it, how complex they are, and how much effort it takes to get value. #### Choose WalkMe if... ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You are a large enterprise running complex digital transformation programmes ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You need in-app guidance layered on top of multiple enterprise systems ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You have budget for a six-figure implementation and ongoing setup ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You have technical resources (or partners) to maintain the platform ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You want analytics and automation across entire user journeys #### Choose FlowShare if... ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You want to document processes quickly without heavy implementation ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You need offline or on-premise documentation that stays inside your network ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You work with desktop tools like SAP GUI, Citrix and legacy systems ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Compliance and data residency rule out cloud-based documentation tools ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You want simple, scalable documentation without long rollout cycles ## What sets ## FlowShare Apart #### Four differences that matter when you’re evaluating documentation tools ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Your data, your network Everything is captured locally. No forced cloud dependency. Meets enterprise security compliance requirements. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Predictable pricing No six-figure contracts. No hidden rollout costs. No dependency on consultants. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Simple setup, immediate value Install in minutes. Capture your first process the same day. No implementation project required. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Built for real software environments Capture desktop + browser workflows. SAP GUI, legacy apps all included. ## FlowShare vs WalkMe What Actually Makes a Difference ### FlowShare ### Works offline ### Air-gapped deployment ### Setup time ### Implementation required ### Desktop app capture (SAP GUI, Citrix, legacy) ### Captures SAP GUI ### Export formats ### Interactive documentation ### Analytics ### Automation ### Price level ### Ease of use ### Time to value ### FlowShare ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Offline is supported ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### On-prem supported ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Hours, not weeks ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Minimal setup ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Native Windows capture ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Dedicated connector ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### 10+ formats (DOCX, PPT, PDF, etc.) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes (Interactive Demo) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Basic ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Not focus ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Mid-range, scalable ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Very easy ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Immediate ### WalkMe ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Cloud-dependent ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited / complex ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Weeks to months ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Requires implementation ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited / complex setup ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Possible but not native ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Not export-focused ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick-1.svg)### Yes (in-app overlays) ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick-1.svg)### Advanced analytics ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick-1.svg)### Core feature ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### High (enterprise pricing) ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Complex platform ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### High (enterprise pricing) [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## FlowShare plugs into your stack ## we don’t replace it #### Already have a DMS, LMS, or knowledge base? FlowShare feeds directly into where your users already are. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Explore All Integrations ](/integrations) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Submit Your Testimonials ](/reviews) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is WalkMe, and why do teams look for an alternative? WalkMe is a digital adoption platform that overlays guidance onto applications as people use them. Teams look for alternatives when the implementation effort, the technical resource required, or the cost is out of proportion to what they actually need, which is often just clear documentation. When is WalkMe the better choice? When you want guidance inside the application at the moment of use, adoption analytics across a large user base, and you have the budget and technical resource to implement and maintain it. FlowShare does not provide in-app overlays or usage analytics. How does FlowShare differ? FlowShare documents rather than guides. As [software for Windows](https://getflowshare.com/features/windows/) it captures a workflow once, on-premises, and produces step-by-step guides in minutes, with no overlay to configure and no code to deploy. The trade-off is that the user opens a guide instead of being prompted inside the software. Do we need developer resources? No. FlowShare is[ on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/) installed on the desktop, so there is no implementation phase, no scripting against your applications and no dependency on the release cycle of the systems you document. This is usually the largest practical difference between the two. Can both be used together? Yes, and it is a reasonable split: in-app guidance for a handful of high-volume processes where it earns its cost, and captured [process documentation](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/) for the long tail of processes that would never justify building an overlay. ## Want To Dig Deeper? #### Everything you need to make your decision with confidence. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Datango Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/datango/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Radialcode **Content:** # FlowShare vs Datango ## Modern Process Documentation Without the Complexity #### FlowShare captures workflows on Windows, keeps your data local, and lets you create step-by-step guides without heavy systems or long implementation cycles. Offline capture, SAP GUI support, 10+ export formats, and a setup your team can actually use from day one. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Start Free Trial ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Trusted by teams that run their operations on clear, consistent documentation. ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![DHL](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![BBRaun](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![Strabag](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![NBCUniversal](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![Kyocera](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![PEPSICO](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Datango or FlowShare ## which one actually fits your setup? #### Both tools help document processes and support user training. The difference is speed, usability, and how much effort it takes to maintain them. #### Choose Datango if... ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You need simulation-based training (guided learning environments, not just documentation) ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You want structured, curriculum-style training inside enterprise systems ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You’re building formal training programmes with LMS integration ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### You have time and resources for setup, configuration, and maintenance #### Choose FlowShare if... ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You want fast, step-by-step documentation while you work ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You need quick adoption across teams without training or rollout ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You document real workflows across SAP, desktop, and browser tools ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You need offline or on-premise capture ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### You want flexible export formats (Word, PPT, LMS, video) ## What sets ## FlowShare Apart #### Four differences that matter when you’re evaluating documentation tools ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Modern, easy to use No steep learning curve. Capture workflows instantly without training your team on complex systems. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Capture everything, not just SAP FlowShare records SAP GUI, legacy desktop tools, and browser apps, all in one workflow. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Your data stays local Capture and edit everything on your machine. No forced cloud dependency. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Export flexibility 10+ formats in one click. Word, PowerPoint, SCORM, Interactive Demo, video. ## FlowShare vs Datango What Actually Makes a Difference ### FlowShare ### Works offline ### Air-gapped deployment ### Setup time ### Ease of use ### SAP GUI capture ### Desktop + non-SAP capture ### Export formats ### Custom Word & PPT templates ### Interactive Demo export ### Simulation training ### LMS compatibility ### Price level ### Implementation required ### Time to value ### FlowShare ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Offline Supported ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### On-prem supported ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Minutes to hours ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Very easy ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Native connector ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Full Windows capture ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### 10+ (DOCX, PPT, PDF, HTMl etc ) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Full support ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Not core focus ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### SCORM / xAPI ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Flexible ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Minimal setup ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Immediate ### Datango ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Possible but setup-dependent ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Complex enterprise setup ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Weeks to months ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Complex, outdated UI ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Native ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Primarily SAP-focused ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Limited / structured formats ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Limited ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes (simulation-based) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Core feature ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### High (enterprise licensing) ![YES,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Yes ![NO,](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Long rollout cycles [ Talk to Sales ](/lets-talk) ## FlowShare plugs into your stack ## we don’t replace it #### Already have a DMS, LMS, or knowledge base? FlowShare feeds directly into where your users already are. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Explore All Integrations ](/integrations) ## What Teams Say About FlowShare #### Real stories from people who simplify their work with automated documentation. 4.8 rating ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![Review](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Submit Your Testimonials ](/reviews) ## Frequently Asked Questions #### Everything you need to know before getting started. What is datango, and why do teams look for an alternative? datango is a long-established authoring and simulation tool for enterprise software training, used heavily in SAP environments, where teams often compare it against capture-based [SAP GUI documentation](https://getflowshare.com/security/). Teams typically look elsewhere when the authoring effort, the licence model or the pace of producing new content no longer matches how quickly their systems change. When is a simulation-based tool the better choice? When learners need to practise in a safe copy of the system before touching the real one, and when you have the authoring capacity to build and maintain those simulations. Simulation is a genuinely different product category from step-by-step documentation, and FlowShare does not replace it. How does FlowShare approach this differently? FlowShare is [on-premise documentation software](https://getflowshare.com/security/) that records the real process as it is performed and produces an annotated step-by-step guide, rather than building a simulated version of the interface. Capture takes about as long as doing the task, and output goes to Word, PDF or PowerPoint built from your own [documentation templates](https://getflowshare.com/use-cases/process-documentation/). What happens to our existing datango content? It does not migrate. There is no import path, so existing material either stays where it is or gets recreated by re-recording the process in FlowShare. For processes that have changed since they were authored, re-recording is usually faster than converting anyway. How long does it take to get started? Installation is a desktop setup rather than an implementation project, and the first guide can be produced in the same session. That is the practical difference from authoring platforms, where the gap between purchase and first usable output is measured in weeks. ## Want To Dig Deeper? #### Everything you need to make your decision with confidence. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Ready to Get Started? Try FlowShare for free for 7-days and create your first guide in minutes. Or talk to our team and find out how FlowShare can best support you in your onboarding, support and compliance workflows. [ Talk to Sales ](/lets-talk) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [WalkMe-Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/walkme/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Content:** # FlowShare vs. WalkMe ## Enterprise-Dokumentation ohne Komplexität. #### FlowShare erfasst Workflows unter Windows, speichert Ihre Daten lokal und ermöglicht es Ihnen, strukturierte Anleitungen ohne komplexe Implementierungen oder sechsstellige Projekte zu erstellen. Offline-Erfassung, SAP GUI-Unterstützung, über 10 Exportformate und eine Einrichtung, die Ihr Team tatsächlich bewältigen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## WalkMe oder FlowShare ## Welche Lösung passt wirklich zu Ihrem Setup? #### Beide Tools helfen Teams dabei, Nutzer durch Prozesse zu führen. Der Unterschied liegt in der Arbeitsweise, der Komplexität und dem Aufwand, der erforderlich ist, um einen Mehrwert zu erzielen. #### Wählen Sie WalkMe, wenn ... ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie ein großes Unternehmen sind, das komplexe digitale Transformationsprogramme durchführt ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie In-App-Guidance für Enterprise-Systeme benötigen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie über das Budget für eine sechsstellige Implementierung und laufende Einrichtung verfügen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie über technische Ressourcen (oder Partner) zur Wartung der Plattform verfügen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie Analysen und Automatisierung über die gesamte User Journeys hinweg wünschen #### Wählen Sie FlowShare, wenn … ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie Prozesse schnell und ohne aufwendige Implementierung dokumentieren möchten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie Offline- oder On-Premise-Dokumentation benötigen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie mit Desktop-Tools arbeiten (SAP GUI, Legacy-Systeme) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Compliance und Datenresidenz wichtig sind ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie eine einfache, skalierbare Dokumentation ohne lange Rollout-Zyklen wünschen ## Was ## FlowShare auszeichnet #### Vier Unterschiede für die Auswahl des richtigen Dokumentationstools. ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Ihre Daten, Ihr Netzwerk Alles wird lokal erfasst. Keine erzwungene Cloud-Abhängigkeit. Erfüllt die Compliance-Anforderungen für Unternehmenssicherheit. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Planbare Preise Keine sechsstelligen Verträge. Keine versteckten Rollout-Kosten. Keine Abhängigkeit von Beratern. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Einfache Einrichtung, sofortiger Nutzen In wenigen Minuten installiert. Erfassen Sie Ihren ersten Prozess noch am selben Tag. Kein Implementierungsprojekt erforderlich. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Entwickelt für echte Software-Umgebungen Erfassen Sie Desktop- und Browser-Workflows. SAP GUI und Legacy-Apps sind inklusive. ## FlowShare vs. WalkMe Was wirklich den Unterschied macht: ### FlowShare ### Funktioniert offline ### Air-Gap-Deployment ### Einrichtungszeit ### Implementierung erforderlich ### Desktop-App-Erfassung (SAP GUI, Citrix, Legacy) ### Erfasst SAP GUI ### Exportformate ### Interaktive Dokumentation ### Analysen ### Automatisierung ### Preisniveau ### Benutzerfreundlichkeit ### Time-to-Value ### FlowShare ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Offline-Modus wird unterstützt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### On-Prem unterstützt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Stunden, nicht Wochen ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Keine ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Native Windows-Erfassung ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Dedizierter Connector ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Über 10 Formate (DOCX, PPT, PDF etc.) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja (Interaktive Demo) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Basis ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Nicht im Fokus ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Mittelklasse, skalierbar ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Sehr einfach ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Sofort ### WalkMe ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Cloud-abhängig ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Eingeschränkt / komplex ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Wochen bis Monate ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Erfordert Implementierung ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Eingeschränkte / komplexe Einrichtung ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Möglich, aber nicht nativ ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nicht auf Export fokussiert ![charm_tick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick-1.svg)### Ja (In-App-Overlays) ![charm_tick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick-1.svg)### Fortgeschrittene Analysen ![charm_tick](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick-1.svg)### Kernfunktion ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Hoch (Enterprise-Preise) ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Komplexe Plattform ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Hoch (Enterprise-Preise) [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## FlowShare fügt sich in Ihren Stack ein ## und ersetzt ihn nicht. #### Sie haben bereits ein DMS, LMS oder eine Wissensdatenbank? FlowShare speist direkt dort ein, wo Ihre Nutzer bereits sind. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Alle Integrationen ansehen ](https://getflowshare.com/de/integrationen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Senden Sie Ihre Testimonials ](/de/reviews/) ## Möchten Sie tiefer einsteigen? #### Alles, was Sie brauchen, um Ihre Entscheidung mit Sicherheit zu treffen. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Datango-Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/datango/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Content:** # FlowShare vs. Datango ## Moderne Prozessdokumentation ohne Komplexität #### FlowShare erfasst Workflows unter Windows, hält Ihre Daten lokal und ermöglicht Ihnen die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen – ohne schwere Systeme oder lange Implementierungszyklen. Offline-Erfassung, SAP-GUI-Unterstützung, über 10 Exportformate und ein Setup, das Ihr Team tatsächlich vom ersten Tag an nutzen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Kostenlose Testversion starten ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Vertraut von Teams, die ihre Abläufe auf klarer, konsistenter Dokumentation aufbauen. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Datango oder FlowShare ## welches passt wirklich zu Ihrem Setup? #### Beide Tools helfen bei der Prozessdokumentation und unterstützen die Anwenderschulung. Der Unterschied liegt in Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit und dem Aufwand, der für die Pflege erforderlich ist. #### Wählen Sie Datango, wenn … ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie simulationsbasiertes Training benötigen (geführte Lernumgebungen, nicht nur Dokumentation) ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie strukturierte, lehrplanartige Schulungen innerhalb von Enterprise-Systemen wünschen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie formale Schulungsprogramme mit LMS-Integration aufbauen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie Zeit und Ressourcen für Einrichtung, Konfiguration und Wartung haben #### Wählen Sie FlowShare, wenn … ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie schnelle Schritt-für-Schritt-Dokumentation während der Arbeit wünschen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie eine schnelle Einführung in Teams ohne Schulung oder Rollout benötigen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie reale Workflows über SAP, Desktop- und Browser-Tools hinweg dokumentieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie Offline- oder On-Premise-Erfassung benötigen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie flexible Exportformate wünschen (Word, PPT, LMS, Video) ## Was ## FlowShare auszeichnet #### Vier Unterschiede, die zählen, wenn Sie Dokumentationstools bewerten ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Modern, einfach zu bedienen Keine steile Lernkurve. Erfassen Sie Workflows sofort, ohne Ihr Team in komplexen Systemen schulen zu müssen. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Alles erfassen, nicht nur SAP FlowShare zeichnet SAP GUI, Legacy-Desktop-Tools und Browser-Apps auf – alles in einem Workflow. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Ihre Daten bleiben lokal Erfassen und bearbeiten Sie alles auf Ihrem Rechner. Keine erzwungene Cloud-Abhängigkeit. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Flexible Exporte Über 10 Formate mit einem Klick. Word, PowerPoint, SCORM, Interactive Demo, Video. ## FlowShare vs. Datango Was wirklich den Unterschied macht ### FlowShare ### Funktioniert offline ### Air-Gap-Deployment ### Einrichtungszeit ### Benutzerfreundlichkeit ### SAP-GUI-Erfassung ### Desktop- + Nicht-SAP-Erfassung ### Exportformate ### Individuelle Word- & PPT-Vorlagen ### Interactive-Demo-Export ### Simulationstraining ### LMS-Kompatibilität ### Preisniveau ### Implementierung erforderlich ### Time-to-Value ### FlowShare ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Offline unterstützt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### On-Prem unterstützt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Sehr einfach ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Minuten bis Stunden ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Nativer Connector ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Vollständige Windows-Erfassung ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### 10+ (DOCX, PPT, PDF, HTML usw.) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Voller Support ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nicht im Kernfokus ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### SCORM / xAPI ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Flexibel ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Keine ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Sofort ### Datango ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Möglich, aber abhängig vom Setup ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Komplexes Enterprise-Setup ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Wochen bis Monate ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Komplexe, veraltete Benutzeroberfläche ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Nativ ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Primär SAP-fokussiert ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Begrenzte/strukturierte Formate ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Begrenzt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja (simulationsbasiert) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Kernfunktion ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Hoch (Enterprise-Lizenzierung) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Lange Rollout-Zyklen [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## FlowShare fügt sich in Ihren Stack ein ## wir ersetzen ihn nicht #### Sie haben bereits ein DMS, LMS oder eine Wissensdatenbank? FlowShare speist direkt dort ein, wo Ihre Nutzer bereits sind. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Alle Integrationen ansehen ](https://getflowshare.com/de/integrationen/) ## Was Teams über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO bei FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Keine Ausrede mehr für fehlende Dokumentation, und keine mürrischen Devs — Win-win!“ ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Gründer von Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Die KI, die präzise erfasst, wie Sie durch eine Anwendung navigieren, ist meiner Meinung nach das wichtigste Feature.“ ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Inhaberin von Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### „Es macht das Erfassen von Schritten und das Erstellen interaktiver Touren mühelos und spart mir Zeit bei Tech-Tutorials!“ [ Senden Sie Ihre Testimonials ](/de/reviews/) ## Möchten Sie tiefer einsteigen? #### Alles, was Sie brauchen, um Ihre Entscheidung mit Sicherheit zu treffen. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Alternative zu SAP Enable Now](https://getflowshare.com/alternatives/sap-enable-now/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Content:** # FlowShare vs. SAP Enable Now ## Schnellere Dokumentation ohne SAP-Overhead. #### FlowShare erfasst Workflows unter Windows, hält Ihre Daten lokal und ermöglicht Ihnen, SAP-fertige Dokumentation ohne komplexe Systeme oder lange Rollouts zu erstellen. Offline-Erfassung, SAP-GUI-Unterstützung, über 10 Exportformate und Einrichtung in Minuten statt Monaten. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## SAP Enable Now oder FlowShare ## Welche Lösung passt wirklich zu Ihrem Setup? #### Beide Tools werden genutzt, um SAP-Prozesse zu dokumentieren und Nutzer zu schulen. Der Unterschied liegt in Geschwindigkeit, Komplexität und dem Aufwand, der nötig ist, um Ergebnisse zu erzielen. #### Wählen Sie SAP Enable Now, wenn … ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie vollständig im SAP-Ökosystem verankert sind ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie eine tiefe Integration in SAP-Schulungsumgebungen benötigen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie simulationsbasiertes Training innerhalb von SAP-Systemen benötigen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie Zeit für Implementierung und Konfiguration haben ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie höhere Kosten und laufende Wartung in Kauf nehmen #### Wählen Sie FlowShare, wenn … ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie SAP-Oberflächen und -Prozesse schnell und visuell dokumentieren möchten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie Offline- oder On-Premise-Dokumentation benötigen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie mit SAP- und Nicht-SAP-Systemen arbeiten ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie flexible Exportformate benötigen (Word, PPT, HTML, Video) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie einen schnelle Implementierung möchten, ohne Ihr Team auf ein komplexes Tool schulen zu müssen ## Was ## FlowShare auszeichnet #### Vier Unterschiede für die Auswahl des richtigen Dokumentationstools. ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Geschwindigkeit statt Komplexität Erfassen Sie reale Prozesse sofort. Kein Scripting, kein Erstellen von Simulationen, kein langes Setup. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Funktioniert auch außerhalb von SAP Dokumentieren Sie SAP GUI, aber auch Legacy-Tools, Web-Apps und alles dazwischen. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Ihre Daten bleiben lokal Keine erzwungene Cloud-Abhängigkeit. Perfekt für regulierte Umgebungen und interne Dokumentation. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Flexible Exporte Über 10 Formate mit einem Klick. Word, PowerPoint, SCORM, Interactive Demo, Video. ## FlowShare vs. SAP Enable Now was wirklich den Unterschied macht: ### FlowShare ### Funktioniert offline ### Air-Gap-Deployment ### Einrichtungszeit ### Benutzerfreundlichkeit ### SAP-GUI-Erfassung ### Desktop- + Nicht-SAP-Erfassung ### Exportformate ### Individuelle Word- & PPT-Vorlagen ### Interactive-Demo-Export ### Simulationstraining ### LMS-Kompatibilität ### Preisniveau ### Implementierung erforderlich ### Time-to-Value ### FlowShare ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Offline unterstützt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### On-Prem unterstützt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Minuten bis Stunden ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Sehr einfach ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Nativer Connector ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Vollständige Windows-Erfassung ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### 10+ (DOCX, PPT, PDF, HTML usw.) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Voller Support ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nicht im Kernfokus ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### SCORM / xAPI ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Flexibel ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Minimaler Setup-Aufwand ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Sofort ### SAP Enable ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Möglich, aber abhängig vom Setup ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Komplexes Enterprise-Setup ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Wochen bis Monate ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Komplexes Training für eine veraltete UI ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Nativ ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Primär SAP-fokussiert ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Begrenzte/strukturierte Formate ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Begrenzt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja (simulationsbasiert) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Kernfunktion ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Hoch (Enterprise-Lizenzierung) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Lange Rollout-Zyklen [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## FlowShare fügt sich in Ihren Stack ein ## und ersetzt ihn nicht. #### Sie haben bereits ein DMS, LMS oder eine Wissensdatenbank? FlowShare speist direkt dort ein, wo Ihre Nutzer bereits sind. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Alle Integrationen ansehen ](https://getflowshare.com/de/integrationen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Weitere Fallstudien ](https://getflowshare.com/de/fallstudien/) ## Möchten Sie tiefer einsteigen? #### Alles, was Sie brauchen, um Ihre Entscheidung mit Sicherheit zu treffen. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Scribe-Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/scribe/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Content:** # FlowShare vs. Scribe ## Ihre Daten bleiben lokal. #### FlowShare erfasst alles unter Windows, speichert Ihre Daten lokal und ermöglicht es Ihnen, Leitfäden so zu exportieren, wie Ihr Unternehmen sie benötigt. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Scribe oder FlowShare ## Welche Lösung passt wirklich zu Ihrem Setup? #### Beide Tools erstellen automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Die richtige Wahl hängt von Ihrer Architektur, Ihren Compliance-Anforderungen und der Art und Weise ab, wie Sie Dokumentationen verteilen. #### Wählen Sie Scribe, wenn ... ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Ihre Workflows jederzeit eine Cloud-Verbindung benötigen. ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Die meisten Ihrer Workflows browserbasiert sind (die Desktop-App von Scribe funktioniert auch für Pro+-Nutzer, aber alle Aufzeichnungen werden sofort in die Cloud übertragen). ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Ihr Team mit cloudbasierter Erfassung und Datenspeicherung in den USA einverstanden ist. ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie keine benutzerdefinierten Word/PPT-Vorlagen, Video-Exporte, interaktive Demos oder LMS-fähige Formate benötigen. #### Wählen Sie FlowShare, wenn … ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie Desktop-Anwendungen (SAP GUI, Citrix, RDP, Legacy-Software) neben Browser-Workflows dokumentieren. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie einen Offline-Betrieb oder Betrieb in isolierten Netzwerken (Air-Gap) benötigen. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Datenresidenz nicht verhandelbar ist. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie mehr als 10 Exportformate mit Unternehmensvorlagen wünschen. ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie lieber an SharePoint, Confluence und Ihr LMS anbinden möchten, anstatt ein neues Ökosystem einzuführen. ## Was ## FlowShare auszeichnet #### Vier Unterschiede für die Auswahl des richtigen Dokumentationstools. ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Ihre Daten, Ihr Netzwerk Erfassen und überprüfen Sie alles lokal, bevor Sie es teilen. Scribe bietet „Smart Blur“ zum Zeitpunkt der Aufnahme an, aber jede Aufnahme geht direkt in deren US-Cloud. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Über 10 Exportformate mit einem Klick Über 10 Exporte: Word, PPT, PDF, HTML, interaktive Demo, KI-Video, SCORM, xAPI. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Desktop + Browser FlowShare erfasst jede Windows-App auf Betriebssystemebene. Für SAP GUI gibt es einen dedizierten Connector. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Kundenfinanziert, nicht VC-finanziert FlowShare ist eigenfinanziert und wird seit 2017 mit Liebe in Hamburg entwickelt. Es ist seit 2020 profitabel und hat die Preise für Bestandskunden nie erhöht. ## FlowShare vs. Scribe Was wirklich den Unterschied macht: ### FlowShare ### Funktioniert offline ### Air-Gap-Deployment ### Desktop-App-Erfassung (Citrix, RDP, Legacy) ### Erfasst SAP GUI ### Über 10 Exportformate ### Individuelle Word- & PPT-Vorlagen ### Interactive-Demo-Export ### KI-Avatar-Videoexport ### KI-Assistent für Endnutzer ### Preis (pro Platz, jährlich) ### Preisgarantie für Bestands- kunden ### Experten-Support durch Menschen ### FlowShare ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Funktioniert vollständig offline ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Läuft on-prem, kein Internet erforderlich ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Erfassung auf Windows-Ebene, jede App ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Speziell entwickelter Connector ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### PDF, DOCX, PPTX, HTML, PNG, MP4, interaktive Demo, SCORM, xAPI, OpenRPA ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Vollständiger Vorlagen-Import ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Interaktive Trainings-Demos erstellen ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Über HeyGen / Synthesia ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Integrierter Assistent (FlowShare Assist) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Flexibel, keine Mindestanzahl an Plätzen ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Preis bleibt für Bestandskunden stabil ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Schneller menschlicher Support (< 2 Std.) ### Scribe ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Erfordert Cloud-Verbindung ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nur US-Cloud (AWS) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Eingeschränkter Desktop-Support, primär browserbasiert ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Keine SAP GUI-Integration ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### PDF, DOCX, HTML, Markdown (4) ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nur grundlegendes Branding ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nicht verfügbar ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nicht verfügbar ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Begrenzte / separate KI-Funktionen ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Mindestanzahl an Plätzen für Team-Pläne erforderlich ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Jährliche Erhöhungen möglich ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Auf US-Geschäftszeiten begrenzt [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## FlowShare fügt sich in Ihren Stack ein ## und ersetzt ihn nicht. #### Sie haben bereits ein DMS, LMS oder eine Wissensdatenbank? FlowShare speist direkt dort ein, wo Ihre Nutzer bereits sind. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Alle Integrationen ansehen ](https://getflowshare.com/de/integrationen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Senden Sie Ihre Testimonials ](/de/reviews/) ## Möchten Sie tiefer einsteigen? #### Alles, was Sie brauchen, um Ihre Entscheidung mit Sicherheit zu treffen. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ### [Tango-Alternative](https://getflowshare.com/alternatives/tango/) **Published:** April 28, 2026 **Author:** Zoltan Orban **Content:** # FlowShare vs. Tango ## Erfassung über den Browser hinaus. Daten lokal speichern. #### FlowShare zeichnet Workflows über Windows-Anwendungen hinweg auf, speichert Ihre Daten in Ihrem Netzwerk und gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, wie Ihre Dokumentation erstellt und geteilt wird. #### Desktop- + Browser-Erfassung, Offline-Modus, SAP GUI-Unterstützung und über 10 Exportformate. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![Flowshate dashboard](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/img-1-scaled.webp) ![FlowShare Capture](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/hero-imag.webp) #### Unternehmen, die auf klare, konsistente Dokumentation Wert legen, vertrauen auf FlowShare. ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-1-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-2-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-3-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-4-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-5-1.webp) ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/02/logo-6-1.webp) ## Tango oder FlowShare ## was passt am besten zu Ihrem Setup? #### Beide Tools erstellen automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Der Unterschied liegt darin, wo sie arbeiten, wie flexibel sie sind und wie viel Kontrolle Sie haben. #### Wählen Sie Tango, wenn... ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Ihre Workflows strukturiert sind und über SaaS- oder Desktop-Tools laufen, anstatt in hochgradig angepassten oder systemlastigen Umgebungen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie interaktive In-App-Anleitungen für Web-Tools wünschen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie Wert auf Benutzerfreundlichkeit und schnelle Einrichtung legen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Sie sich auf Integrationen mit SaaS-Tools wie Slack, Salesforce oder Jira verlassen ![empty](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow.svg)### Cloud-basierte Dokumentation zu Ihrem Unternehmen passt #### Wählen Sie FlowShare, wenn … ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie Desktop-Anwendungen (SAP GUI, Citrix, Altsysteme) dokumentieren ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie Offline- oder Air-Gapped-Betrieb benötigen ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Datenschutz und lokale Speicherung entscheidend sind ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie flexible Exportformate wünschen (Word, PPT, HTML, Video) ![right](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Arrow-1.svg)### Sie ein Tool für Browser- und Desktop-Workflows benötigen ## Was ## FlowShare auszeichnet #### Vier Unterschiede für die Auswahl des richtigen Dokumentationstools. ![community](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon.svg)### Desktop- + Browser-Erfassung FlowShare zeichnet jede Windows-Anwendung auf, nicht nur Browser-Workflows. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-1.svg)### Ihre Daten, Ihr Netzwerk Alles lokal erfassen und speichern. Keine erzwungene Cloud-Abhängigkeit. ![export](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icon-2.svg)### Für komplexe Umgebungen entwickelt SAP GUI, Citrix, Altsysteme und moderne Anwendungen – alles in einem Workflow. ![cost](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/icoon.svg)### Flexible Exporte Über 10 Formate mit einem Klick. Word, PowerPoint, SCORM, Interactive Demo, Video. ## FlowShare vs. Tango Was wirklich den Unterschied macht: ### FlowShare ### Funktioniert offline ### Air-Gap-Deployment ### Desktop-App-Erfassung (SAP GUI, Citrix, Legacy) ### Browser-Erfassung ### Erfasst SAP GUI ### Interaktive Anleitung ### Exportformate ### Individuelle Word- & PPT-Vorlagen ### Integrationen ### Benutzerfreundlichkeit ### Preisskalierung ### Datenspeicherung ### FlowShare ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Offline-Modus wird unterstützt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### On-Prem unterstützt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Vollständige Windows-Erfassung ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Ja ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Nativer Connector ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Interaktive Demo ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### über 10 (DOCX, PPT, PDF, Video) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Voller Support ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Export-fokussiert (SharePoint, LMS, etc.) ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Sehr einfach ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Flexibel ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Lokal / kontrolliert ### Tango ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Cloud erforderlich ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nicht unterstützt ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Begrenzt (nur Pro, kein Kernfokus) ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Ja (Kernkompetenz) ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Nicht unterstützt ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### In-App „Guide Me“ (nur Web) ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Begrenzter Exportfokus ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Begrenzt ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Starke SaaS-Integrationen ![JA](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/charm_tick.svg)### Sehr einfach ![warning](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/material-symbols-light_warning-outline-rounded.svg)### Benutzerbasierte Preise skalieren schnell ![Nicht](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/akar-icons_cross.svg)### Cloud-Basis [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) ## FlowShare fügt sich in Ihren Stack ein ## und ersetzt ihn nicht. #### Sie haben bereits ein DMS, LMS oder eine Wissensdatenbank? FlowShare speist direkt dort ein, wo Ihre Nutzer bereits sind. [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/sharepoint)### [SharePoint ](/integrations/sharepoint) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/confluence/)### [Confluence ](/integrations/confluence/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/heygen/)### [HeyGen](/integrations/heygen/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/obsidian/)### [Obsidian](/integrations/obsidian/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/wordpress/)### [WordPress](/integrations/wordpress/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/integrations/synthesia/)### [Synthesia](/integrations/synthesia/) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/interactive-demo)### [Interactive Demo](/features/interactive-demo) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/use-cases/employee-training-manuals)### [ Any LMS (SCORM/xAPI) ](/use-cases/employee-training-manuals) [![point](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Frame-717.svg)](/features/flowshare-portal)### [FlowShare Portal](/features/flowshare-portal) [ Alle Integrationen ansehen ](https://getflowshare.com/de/integrationen/) ## Was Kunden über FlowShare sagen #### Echte Erfahrungsberichte von Menschen, die ihre Arbeit mit automatisierter Dokumentation vereinfachen. 4,8 Bewertung ![Capterra FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-32-1.svg) ![OMR FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-33.svg) ![Sourceforge FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31-1.svg) ![Google FlowShare Reviews](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Group-31.svg) ![Chris Malin](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Chris-Malin.png)### Chris Malin CTO at FetchGoat ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "No more excuse for non-existing documentation, and no grumpy Devs — win-win!" ![Dr. Christian Schmidt](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Dr.-Christian-Schmidt.png)### Dr. Christian Schmidt Founder of Augmenticon AG & PharmerCon GmbH ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "The AI, which accurately captures how you navigate through an application, is the key feature in my opinion." ![Marie O'Sullivan](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/04/Marie-OSullivan.png)### Marie O'Sullivan Owner at Marie O'Sullivan ![](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Ebene_1.png) #### "It makes capturing steps and creating interactive tours effortless, saving me time on tech tutorials! " [ Senden Sie Ihre Testimonials ](/de/reviews/) ## Möchten Sie tiefer einsteigen? #### Alles, was Sie brauchen, um Ihre Entscheidung mit Sicherheit zu treffen. [ ![S/4HANA Transformation shown as an annotated step-by-step guide with numbered screenshots](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/Screenshot-2026-09-22-115118.png) ##### Integration Testing: How to Ensure a Successful SAP S/4HANA Migration Testing Process [Read More](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) ](https://getflowshare.com/sap-testing-s4hana-erp-migration-guide/) [ ![Documenting hundreds of processes using process documentation best practices](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2023/07/300processes.jpg) ##### How to Document 300 Processes Using ERP Process Documentation Best Practices [Read More](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) ](https://getflowshare.com/how-to-document-300-processes-without-losing-your-mind/) [ ![Enterprise wiki software solutions compared for building a company wiki](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/09/enterprise-wiki-software.png) ##### 12 Proven Enterprise Wiki Software Solutions to Build a Successful Company Wiki [Read More](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ](https://getflowshare.com/enterprise-wiki-software/) ## Bereit loszulegen? Testen Sie FlowShare 7 Tage lang kostenlos und erstellen Sie Ihre erste Anleitung in wenigen Minuten. Oder sprechen Sie mit unserem Team und finden Sie heraus, wie FlowShare Sie am besten bei Ihren Onboarding-, Support- und Compliance-Workflows unterstützen kann. [ Vertrieb kontaktieren ](https://getflowshare.com/de/lets-talk/) [ Try for Free ](/free-trial) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle.svg) ![FlowShare blocks](https://getflowshare.com/wp-content/uploads/2026/03/Rectangle-1.svg) --- ## Downloads ### [erp implementierungds](https://getflowshare.com/de/?post_type=dlm_download&p=58470) **Published:** October 13, 2026 **Author:** Radialcode --- ### [DREWSEN_Logo 1](https://getflowshare.com/download/55329/?tmstv=1792070359) **Published:** September 14, 2026 **Author:** Radialcode --- ### [Clip path group](https://getflowshare.com/download/55327/?tmstv=1792070359) **Published:** September 14, 2026 **Author:** Radialcode --- ### [Frame 2147239336 (4)](https://getflowshare.com/download/55325/?tmstv=1792070359) **Published:** September 14, 2026 **Author:** Radialcode --- ### [Frame 2147239336 (5)](https://getflowshare.com/download/55323/?tmstv=1792070359) **Published:** September 14, 2026 **Author:** Radialcode --- ### [FlowShare 2.18.3 Portable](https://getflowshare.com/download/54164/?tmstv=1792070359) **Published:** August 24, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 2.18.3 Installer](https://getflowshare.com/download/54160/?tmstv=1792070359) **Published:** August 24, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.1.4 MSI installer (WiX)](https://getflowshare.com/download/53339/?tmstv=1792070359) **Published:** June 9, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.1 Koehlbrand Portable](https://getflowshare.com/download/51171/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.1 Koehlbrand Portable](https://getflowshare.com/download/51171/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.1 Koehlbrand Installer](https://getflowshare.com/download/51158/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.1 Koehlbrand Installer](https://getflowshare.com/download/51158/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [miraminds FlowShare - Allgemeine Geschäftsbedingungen - DE+AT.pdf](https://getflowshare.com/download/51194/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [miraminds FlowShare - Allgemeine Geschäftsbedingungen - DE.pdf](https://getflowshare.com/download/51187/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [Beispiel-CSV für Massen-Benutzer-Upload](https://getflowshare.com/download/51200/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.0 Golden Gate Portable](https://getflowshare.com/download/51180/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.0 Golden Gate Installer](https://getflowshare.com/download/51182/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [miraminds FlowShare – Allgemeine Geschäftsbedingungen – US.pdf](https://getflowshare.com/download/51191/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [Sample CSV for bulk user upload](https://getflowshare.com/download/51200/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [miraminds FlowShare - General Terms and Conditions - EN+US.pdf](https://getflowshare.com/download/51194/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [miraminds FlowShare - General Terms and Conditions - US.pdf](https://getflowshare.com/download/51191/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [miraminds FlowShare - Allgemeine Geschäftsbedingungen - DE.pdf](https://getflowshare.com/download/51187/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.0 Golden Gate Installer](https://getflowshare.com/download/51182/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ### [FlowShare 3.0 Golden Gate Portable](https://getflowshare.com/download/51180/?tmstv=1792070359) **Published:** June 4, 2026 **Author:** Zoltan Orban --- ## Categories ### [Process Documentation](https://getflowshare.com/category/process-documentation/) **Description:** Everything about process documentation, best practices, case studies and expert knowledge. --- ### [Knowledge Management](https://getflowshare.com/category/knowledge-management/) **Description:** Knowledge Management — see how teams document Windows processes on-premises with FlowShare and keep every screenshot inside their own network. --- ### [FlowShare](https://getflowshare.com/category/flowshare/) **Description:** Updates, Changelog, Announcements, Best practices. --- ### [ERP Documentation](https://getflowshare.com/category/erp-documentation/) **Description:** If you’re in the middle of an ERP implementation or ERP migration, then this is the page for you! We’ve compiled a list of helpful resources that cover everything from documenting your processes to eliminating friction when introducing a new Enterprise Resource Planning system to your team. --- ### [Knowledge Management](https://getflowshare.com/category/knowledge-management/) **Description:** Knowledge Management — see how teams document Windows processes on-premises with FlowShare and keep every screenshot inside their own network. --- ### [ERP Documentation](https://getflowshare.com/category/erp-documentation/) **Description:** If you’re in the middle of an ERP implementation or ERP migration, then this is the page for you! We’ve compiled a list of helpful resources that cover everything from documenting your processes to eliminating friction when introducing a new Enterprise Resource Planning system to your team. --- ### [Employee Training](https://getflowshare.com/category/employee-training/) **Description:** The best way to keep your company’s knowledge retention high is by having a great employee training program. Here you will find many resources on how to achieve this goal for your business. --- ### [Employee Training](https://getflowshare.com/category/employee-training/) **Description:** The best way to keep your company’s knowledge retention high is by having a great employee training program. Here you will find many resources on how to achieve this goal for your business. --- ### [Creating how-to guides](https://getflowshare.com/category/creating-how-to-guides/) **Description:** How-to guides, step-by-step guides, manuals, whatever it is that you want or need to create to keep your business running smoothly, we got you covered! --- ### [FlowShare](https://getflowshare.com/category/flowshare/) **Description:** Updates, Changelog, Announcements, Best practices. --- ### [Process Documentation](https://getflowshare.com/category/process-documentation/) **Description:** Everything about process documentation, best practices, case studies and expert knowledge. --- ### [Creating how-to guides](https://getflowshare.com/category/creating-how-to-guides/) **Description:** How-to guides, step-by-step guides, manuals, whatever it is that you want or need to create to keep your business running smoothly, we got you covered! --- ## categoryies ### [All](https://getflowshare.com/categoryies/all/) --- ### [Video](https://getflowshare.com/categoryies/video/) --- ### [Knowledge](https://getflowshare.com/categoryies/knowledge/) --- ### [Learning](https://getflowshare.com/categoryies/learning/) --- ### [Document](https://getflowshare.com/categoryies/document/) --- ### [All](https://getflowshare.com/categoryies/all/) --- ### [Video](https://getflowshare.com/categoryies/video/) --- ### [Knowledge](https://getflowshare.com/categoryies/knowledge/) --- ### [Learning](https://getflowshare.com/categoryies/learning/) --- ### [Document](https://getflowshare.com/categoryies/document/) ---