Wie Sie User Acceptance Tests (UAT) für S/4HANA mit FlowShare in 5 Schritten meistern

Es gibt keine erfolgreiche Migration des ERP-Systems Ihres Unternehmens auf SAP S/4HANA ohne Integrationstests und insbesondere User Acceptance Testing (UAT). Das liegt daran, dass die Endanwender – Ihre Mitarbeiter – diejenigen sind, die das ERP in ihrer täglichen Arbeit tatsächlich nutzen. Wenn sie Schwierigkeiten haben, die Vorteile von S/4HANA zu nutzen oder nicht wissen, wie sie im System navigieren sollen, kann dies ein erhebliches Risiko für das gesamte Unternehmen darstellen.

Süntke Remmers, erfahrener SAP-Berater und CEO von RES Education, hat im Laufe seiner Karriere das gesamte Spektrum an Integrationstests erlebt. Mit 25 Jahren Erfahrung im SAP-Umfeld und der Mitwirkung an über 100 Integrationstests hat Süntke einen neuen Ansatz für UAT unter Verwendung unserer Dokumentationssoftware FlowShare entwickelt. Lesen Sie mehr über diesen Ansatz in der folgenden Fallstudie.

Die Herausforderung: Über 1000 Testfälle bei Zeit- und Ressourcenknappheit

Die Migration auf S/4HANA ist keine kleine Aufgabe. Nach Süntkes Erfahrung umfasst ein Release typischerweise über 1000 verschiedene Testfälle, was einen erheblichen Aufwand erfordert. Dies steht wiederum in Konkurrenz zu den begrenzten Ressourcen des Unternehmens in Bezug auf Zeit, Budget und Personal.

In Anbetracht dessen besteht die erste große Herausforderung darin, sicherzustellen, dass tatsächlich alle Unternehmensprozesse abgedeckt sind, wie Süntke erklärt:

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 50 verschiedene Prozesse im SAP-Umfeld bearbeitet, braucht es Zeit, diese alle zu dokumentieren oder zu testen. Zudem fehlt den Mitarbeitern oft die intrinsische Motivation für diese Dokumentations- und Testaufgaben, insbesondere wenn sie diese mit ihren täglichen Arbeitsverpflichtungen vereinbaren müssen. Infolgedessen wird das Testen oft zur Aufgabe, die depriorisiert wird.

„Das ist eine berechtigte Frage: Muss ich zusätzlich zu all den Aufgaben, die ich bei der Arbeit erledigen muss, auch noch meine Prozesse für den Integrationstest dokumentieren?“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Über den für einen solchen Testprozess erforderlichen Aufwand hinaus stellt das Reporting eine zusätzliche Hürde dar. Süntke stellt fest, dass viele Unternehmen ihre Integrationstests immer noch mit Excel überwachen und berichten. Das Problem? Diese Methode bietet oft eine schlechte Entscheidungsgrundlage. Daten in Excel werden oft geschönt und positiver dargestellt als in der Realität, auch weil die Excel-Tabelle meist nicht automatisch mit dem tatsächlichen Fortschritt des Testprozesses verknüpft ist. Infolgedessen fehlt dem Lenkungsausschuss oder dem Vorstand des Unternehmens eine genaue Übersicht über den Testprozess.

„Folglich ist es nicht ungewöhnlich, dass es bei Vorstandssitzungen zu Konflikten kommt, weil der Reifegrad der Implementierung nicht den Erwartungen entspricht.“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Die Lösung: 5 Schritte zum Erfolg mit FlowShare

Um all diese Herausforderungen des S/4HANA-Testprozesses zu bewältigen, hat Süntke Remmers einen innovativen Ansatz unter Nutzung von FlowShare entwickelt, der 5 Schritte umfasst.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Mitarbeiter zeichnen alle Unternehmensprozesse schnell und einfach mit FlowShare auf. Diese Flows werden in einem Wiki gespeichert, wie zum Beispiel Confluence, während ein Projektmanagement-Tool wie Jira dabei hilft, beides zu überwachen – den Status fehlerhafter Prozesse und den Gesamterfolg des Testprozesses.

„Für die einfachste Aufzeichnung von Prozessen ist FlowShare das Werkzeug der Wahl. ‚So einfach wie möglich‘ bedeutet in diesem Fall, dass die Dokumentation automatisch erstellt wird und keine Nachbearbeitung erfordert. Das ist der große Vorteil.“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Schritt 1: Mühelose Prozessabbildung

„Viele denken, dass Integrationstests für das Projektmanagement wichtig sind. Bei genauerem Hinsehen zeigt sich jedoch, dass es eigentlich für die Mitarbeiter am wichtigsten ist, dass diese Tests wie erwartet verlaufen. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die nach dem Go-Live mit den Prozessen arbeiten müssen. Die Tests sind also nicht nur für das Management da; sie sind für alle da – letztendlich für jeden.“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Um im ersten Schritt einen vollständigen Überblick über alle Unternehmensprozesse zu erhalten, ist es entscheidend, dass die Anwender, die diese Prozesse ausführen, auch diejenigen sind, die sie dokumentieren. Um eine 100-prozentige Abdeckung zu erreichen und gleichzeitig Ressourcenengpässe und Zeitkonflikte mit anderen täglichen Arbeitsprozessen zu minimieren, hat RES Education einen eigenen Ansatz entwickelt, um Anwender zur Dokumentation zu motivieren.

Anstatt ein oder zwei Wochen für die Dokumentation einzuplanen, verlängerte RES Education den Aufzeichnungszeitraum auf drei Monate und führte FlowShare ein. Mit FlowShare geschieht die Dokumentation fast unbemerkt durch die Key-User – sie führen einfach ihre gewohnten Prozesse aus, während FlowShare im Hintergrund läuft. Das Ergebnis ist eine klare, automatisch generierte Dokumentation mit Bildern und Kurzbeschreibungen, die in verschiedenen Formaten exportiert werden kann.

Darüber hinaus nutzt RES Education ihr Clever Learning Tool, das die Anwender per täglicher E-Mail daran erinnert, Wissen entweder aufzubauen oder zu pflegen, und es automatisch in das Unternehmens-Wiki überträgt. Beispielsweise werden die Anwender jeden Tag um 8:45 Uhr daran erinnert, FlowShare zu nutzen. Dieser Ansatz nimmt die Entscheidungslast ab, welche Prozesse dokumentiert werden müssen; die Anwender erfassen einfach den Prozess, den sie gerade ausführen.

„Dadurch entsteht eine Gewohnheit des Wissensaustauschs, die sicherstellt, dass die Dokumentation nicht vergessen wird, sondern immer präsent und schön in den Arbeitsalltag integriert ist. Es ist wie die gute Tasse Kaffee: Richtig, 8:45 Uhr, Zeit zum Dokumentieren.“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Süntke weiß, dass dieses System gut funktioniert, denn als nach drei Monaten die täglichen E-Mails aufhörten, fragten die Anwender: „Was ist mit dem System los? Warum bekomme ich keine E-Mails mehr?“ Diese Reaktion zeigt, dass die Mitarbeiter die Gewohnheit des Wissensaustauschs wirklich verinnerlicht und zu schätzen gelernt hatten. Nach drei Monaten erreichten sie dank FlowShare mit minimalem Aufwand die volle Abdeckung aller kritischen Prozesse, die für einen reibungslosen SAP S/4HANA-Übergang erforderlich sind.

Als bedeutender Bonus konnte das Unternehmen diese Dokumentationen nicht nur für die S/4HANA-Migration nutzen, sondern auch als Stellenbeschreibungen für die Personalabteilung und Arbeitspläne für das Onboarding neuer Mitarbeiter.

Schritt 2: Prozessaggregation im Unternehmens-Wiki

Sobald ein Prozess aufgezeichnet ist, muss er so gespeichert werden, dass er für jeden leicht zugänglich und nutzbar ist. RES Education verwaltet diese Prozessaggregation im cloudbasierten Wiki Confluence. Ein wesentlicher Vorteil hierbei ist die direkte Integration von FlowShare in Confluence (sowie in andere Wissensdatenbanken), wodurch mit FlowShare erstellte Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt in das Wiki hochgeladen werden können.

Dies macht den Dokumentationsprozess für die Mitarbeiter so komfortabel wie möglich:

„Das Schöne an der Lösung liegt in der Tatsache, dass sie wirklich alle Prozesse mit praktisch keinem zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter abdeckt.“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Dank seines innovativen Ansatzes mit FlowShare und dem Clever Learning Tool aggregiert RES Education erfolgreich praktisch alle SAP-Prozesse im Unternehmens-Wiki. Ein wesentlicher Aspekt dieser Aggregation ist, dass sie kontinuierlich aktualisiert werden kann, um sicherzustellen, dass sie immer den aktuellen Stand der Prozesse widerspiegelt. Wenn sich ein Prozess ändert, muss er lediglich mit FlowShare neu dokumentiert werden, und das Wiki kann mit nur wenigen Klicks aktualisiert werden.

Schritt 3: Ticket-System – Verknüpfung von Prozessen

Sobald die Anwender alle ihre Prozesse abgebildet und in einer Wissensdatenbank aggregiert haben, ist die Grundlage für den eigentlichen Testprozess gelegt. RES Education organisiert dies über ein Ticket-System in der Projektmanagement-Software Jira.

Ein zentrales Element für den Erfolg eines solchen Ticket-Systems ist die hohe Qualität der Test-Tickets. Das ideale Test-Ticket…

1. enthält vollständige Informationen,
2. ist für jeden im Unternehmen universell verständlich und
3. ist benutzerfreundlich gestaltet.

Das bedeutet, dass das Ticket genügend Informationen enthalten sollte, damit jeder im Unternehmen – sogar ein Werkstudent oder Praktikant – den Testfall durchführen kann. Darüber hinaus sollte es Expertenjargon vermeiden und leicht nachvollziehbar sein. Dieser Ansatz verteilt die Test-Arbeitslast und entlastet die Key-User.

„Das Test-Ticket sollte keinen sogenannten Expertenstatus haben und beispielsweise nur stichwortartige Informationen enthalten.“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen für einen Testfall im Ticket enthalten sind – wie der zu testende Prozess, seine Anforderungen und das gewünschte Ergebnis – müssen die Anwender lediglich einen Link zum dokumentierten Prozess in Confluence anhängen. Auf diese Weise steht den Testern eine leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots und kurzen Erklärungen zur Verfügung.

„Sie stellen ein Dokument bereit, das von einem Mitarbeiter aufgezeichnet wurde und als Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Reproduktion des Testfalls dient.“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Ein weiterer charmanter Vorteil der Verknüpfung eines Wikis mit einem Prozessmanagementsystem besteht darin, dass sich bei einer Prozessänderung im Wiki auch das Ticket automatisch aktualisiert. Das bedeutet, dass Anwender keine Änderungen an zwei Stellen vornehmen oder sich Gedanken darüber machen müssen, ob das Ticket noch aktuell ist. Dieser Ansatz stellt sicher, dass immer der korrekte Prozess verfügbar ist, und schlägt so effektiv „zwei Fliegen mit einer Klappe“.

Schritt 4: Workflow zwischen Testern und IT

Mit dem Ticket-System in Jira und der Aggregation aller Unternehmensprozesse im Wiki stellt RES Education einen gut funktionierenden Workflow zwischen der IT und dem Rest der Organisation während der S/4HANA-Migration sicher.

Die IT-Abteilung kann die Übersicht über den Migrationsprozess behalten und diesen über Jira steuern. Gleichzeitig können sie Key-User bei Bedarf für Tests einbeziehen, indem sie ihnen Test-Tickets zuweisen.

Das Prozessmanagement-Tool bietet den Vorteil, die Kommunikation zu zentralisieren und zu rationalisieren. SAP-Experte Süntke Remmers hat festgestellt, dass die Abstimmung zwischen IT und Testern in vielen Unternehmen immer noch per E-Mail oder, schlimmer noch, durch informelle Gespräche erfolgt. Dies kann dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden, die IT den Überblick verliert und der Testprozess im Chaos versinkt. Durch die transparente Verwaltung des Prozesses in Jira oder einem ähnlichen Tool werden diese Probleme jedoch vermieden.

Wenn die IT einem Tester einen Testfall zuweist, erhält der Anwender eine Benachrichtigung und kann den Prozess prüfen. Wenn er funktioniert, setzt er den Ticketstatus auf „Erledigt“; wenn nicht, auf „Fehler“. Der für das Ticket zuständige IT-Mitarbeiter erhält dann automatisch eine E-Mail über Jira, die ihn über die Statusänderung informiert, und kann das Problem bei Bedarf beheben.

Schritt 5: Dashboard – Die ultimative Entscheidungsvorlage für Ihren Lenkungsausschuss

Der letzte Schritt des Fünf-Schritte-Ansatzes von RES Education konzentriert sich auf transparentes Monitoring und Reporting. Es ist wichtig, dass alle Tickets und Testfälle einen Status enthalten, der angibt, ob sie abgeschlossen, noch offen oder in Bearbeitung sind. Zusätzlich kann das Prozessmanagement weitere Details enthalten, wie die Angabe der „zuständigen Abteilung“ für spezifische Testfälle, die Gruppierung von Testfällen in Phasen oder die Priorisierung von Tickets nach ihrer Wichtigkeit.

Eine zentralisierte und transparente Datenerfassung ermöglicht die Echtzeit-Visualisierung der Informationen in einem Dashboard. Dieses Dashboard bietet jederzeit einen realistischen Überblick über den aktuellen Status Ihres Testprozesses. Es ermöglicht zudem Auswertungen, wie KPIs für bestimmte Abteilungen oder für bestimmte Einheiten innerhalb des S/4HANA-Systems.

„Es gibt sehr attraktive Reporting-Optionen, die alle auf dem Status der Tickets basieren. Sie verwenden also kein Excel zum Schönfärben; stattdessen greifen Sie online auf die Datenbank zu, was die Realität genau in dem Moment widerspiegelt, in dem Sie das Dashboard betrachten.“

Süntke Remmers, CEO von RES Education

Für eine erfolgreiche S/4HANA-Migration ist es entscheidend, dass alle Fehlertickets mit hoher Priorität gelöst und geschlossen werden. Das Dashboard sollte dies widerspiegeln, wobei es möglich ist, mit einigen kleineren Fehlern live zu gehen, die für das Release weniger relevant sind. Diese können nach einem erfolgreichen Go-Live behoben werden.

Unlike Excel, the real-time dashboard provides the steering committee with a one hundred percent reliable decision template. It offers real-time insights into the current status of the test process, allowing the committee to manage the S/4HANA migration accordingly.

Das Ergebnis: Ein 100 % mitarbeiterzentrierter Ansatz und besseres Change Management

Das Ergebnis des Fünf-Schritte-Ansatzes von RES Education mit FlowShare sind aufschlussreiche User Acceptance Tests und – basierend auf den UAT – eine erfolgreiche S/4HANA-Migration.

Die Hauptvorteile lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Mühelose und schnelle Dokumentation: Dank FlowShare können Anwender Prozesse mit minimalem Aufwand und in kürzester Zeit erfassen.
• Nahtlose Integration in Arbeitsabläufe: Indem den Mitarbeitern Zeit für die Dokumentation gegeben und diese in ihre täglichen Arbeitsgewohnheiten integriert wird, fügt sich der Prozess reibungslos in die Arbeitsabläufe der Anwender ein.
• Alle mit ins Boot holen: Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen von FlowShare mit Screenshots ermöglichen es jedem im Unternehmen, den Anweisungen zu folgen und Verantwortung für den Erfolg des Migrationsprozesses zu übernehmen. Dieser Ansatz entlastet die Key-User und die IT.
• Erfolgreiches Change Management: Mitarbeiter gewöhnen sich als Hauptakteure im Testprozess frühzeitig an neue Abläufe im S/4HANA-System. Dies erhöht ihre Akzeptanz und Zufriedenheit mit den Veränderungen.
• Effiziente Kommunikation: Dank der zentralisierten Zusammenarbeit zwischen IT und Testern in Jira sind die Verantwortlichkeiten klar und es gehen keine Informationen verloren.
• Volle Transparenz für das Management: Das Echtzeit-Dashboard gibt dem Management einen umfassenden Einblick in den Status des Unternehmens im Test- und Migrationsprozess.

Alles in allem ist der Ansatz von RES Education eine mitarbeiterzentrierte Strategie, die genau auf diejenigen abzielt, die für den Erfolg der Migration am kritischsten sind: Ihre Mitarbeiter.

Fazit: Schmerzfreies Testen mit FlowShare

Die Fallstudie von RES Education zeigt auf, wie die Software FlowShare die Hürden von User Acceptance Tests (UAT) im Migrationsprozess auf SAP S/4HANA beseitigt. FlowShare reduziert Aufwand und Komplexität, ist für jeden einfach zu handhaben und gewährleistet einen effizienten Wissenstransfer.

Neben RES Education haben bereits mehrere andere Unternehmen ihre Migration auf S/4HANA erfolgreich abgeschlossen und SAP-Prozesse mit Hilfe von FlowShare verwaltet. Um mehr über den S/4HANA-Migrationsprozess zu erfahren, werfen Sie einen Blick auf unseren Blueprint für die Migration Ihres ERP-Systems. Und wenn Sie FlowShare ausprobieren möchten, können Sie hier eine kostenlose Testversion starten.