Suchen Sie nach Möglichkeiten, Schulungshandbücher einfach zu erstellen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Sie sind sich aber nicht sicher, ob Sie wirklich eine Software für Schulungsunterlagen benötigen? Und wenn Sie das tun, wie sollen Sie dann das Richtige für sich finden?
Die Erstellung von Schulungshandbüchern kann schwierig sein, vor allem, wenn man nicht weiß, wo man anfangen soll. In diesem Artikel führen wir Sie durch den Entscheidungsprozess, damit Sie die richtige Software für Ihre Bedürfnisse finden. Egal, ob Sie gerade erst mit der Erstellung von Schulungshandbüchern beginnen oder nach Möglichkeiten suchen, Ihren Prozess zu verbessern – lesen Sie weiter!
Was ist eine Software für Schulungshandbücher und was sind ihre Vorteile?
Kurz gesagt, handelt es sich bei der Software für Schulungshandbücher um Werkzeuge, die Sie bei der Erstellung und Verwaltung von Schulungsunterlagen unterstützen. Dazu gehören zwei Grundformen:
- Autorentools für die eigentliche Erstellung des Materials.
- Plattformen für die Speicherung und Verteilung des Lernmaterials.
Komplexere Lösungen können beide Formen in sich vereinen. Es gibt jedoch eine Vielzahl großartiger Werkzeuge, die entweder auf die Erstellung oder die Verbreitung spezialisiert sind und die für ihre Nutzer von hohem Wert sind. Alle Instrumente, unabhängig von ihrem Schwerpunkt, dienen dem Zweck, die Mitarbeiter mit der Unternehmensarbeit vertraut zu machen. Die Unternehmensarbeit umfasst spezifische Aufgaben, allgemeine Werte oder eine Anleitung für eine bestimmte Rolle im Team.
Die Verwendung von Software für Schulungshandbücher bietet viele Vorteile. Je nachdem, welche Software den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten gerecht wird, ergeben sich unterschiedliche Vorteile. (Mehr dazu, wie man eine geeignete Software findet, weiter unten).
Einige allgemeine Vorteile, die sich aus der Verwendung eines Tools zur Erstellung von Schulungshandbüchern für Mitarbeiter ergeben, anstatt sie ohne Hilfe zu erstellen, sind:
Vorteil 1: Zeitersparnis
Der vielleicht größte Vorteil des Einsatzes von Software ist die Zeitersparnis bei der Erstellung und Verwaltung von Schulungsunterlagen. Anstatt darüber nachzudenken, was in die Schulung aufgenommen werden soll, und Stunden mit dem Entwerfen, Schreiben und Testen zu verbringen, ersparen Sie sich diese Mühe und verwenden Sie eine Softwarelösung, um Ergebnisse zu erzielen, die wahrscheinlich effektiver und für die Schulungsteilnehmer attraktiver sind.
Vorteil 2: Sicherstellung der Qualität der Schulungsmaterialien
Die Software für Schulungshandbücher hilft Ihnen auch dabei, die Qualität Ihrer Schulungsunterlagen zu verbessern , indem sie Vorlagen und Werkzeuge bereitstellt, mit denen Sie problemlos hochwertige Dokumente und andere Schulungsressourcen erstellen können. Die Qualität ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, der die Zugänglichkeit und damit die Wirksamkeit der Ausbildung erhöht. Versetzen Sie sich in die Lage eines Auszubildenden: Würden Sie lieber ein 50-seitiges Manifest lesen oder eine interaktive Schulungsumgebung und detaillierte, visualisierte Prozessanweisungen haben?
Vorteil 3: Fördern Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team
Schließlich kann Software für Schulungshandbücher Ihnen dabei helfen, mit anderen an Ihren Schulungsmaterialien zusammenzuarbeiten, was besonders nützlich sein kann, wenn Sie in einem Team arbeiten. Vor allem wenn Sie bestimmte Prozesse dokumentieren, werden Sie Experten für jeden Prozess haben wollen, die sie erfassen, um Neulingen beizubringen, wie ein Prozess nach den höchsten Standards durchgeführt wird.
Wie Sie die beste Software für Schulungsunterlagen für Ihre Bedürfnisse auswählen
Wie Sie an all diesen Vorteilen erkennen können, ist eine Software für Schulungshandbücher ein großartiges Werkzeug für die Erstellung von Schulungshandbüchern. Es gibt jedoch viele verschiedene Lösungen für die Erstellung und Verteilung von Schulungshandbüchern. Woher wissen Sie also, welche die richtige für Sie ist?
Beachten Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung die folgenden Aspekte.
Welche Anforderungen muss Ihre Software für Schulungsunterlagen erfüllen?
Als erstes müssen Sie sich überlegen, welche Bedürfnisse Ihr Unternehmen hat. Dazu gehört auch die Frage, ob Sie ein Tool für die Erstellung von Anleitungen, eines für deren Verteilung oder beides benötigen?
Dementsprechend werden Sie nach Autorenwerkzeugen, Wissensmanagementsystemen bzw. E-Learning-Lösungen suchen.
Überlegen Sie auch, ob Sie schlanke, spezialisierte Lösungen oder komplexe, umfassende Programme wünschen? Ein allumfassendes, interaktives Schulungsprogramm scheint zwar professionell zu sein, aber überlegen Sie, ob es wirklich Ihren Bedürfnissen entspricht. In manchen Situationen ist eine umfassende Schulung sinnvoll, in anderen wollen Sie Ihre Mitarbeiter einfach so schnell wie möglich mit den Aufgaben vertraut machen. Hier ist eine schlanke Lösung, die den Mitarbeitern genau zeigt, was sie bei einer bestimmten Aufgabe zu tun haben, viel wertvoller für Sie.
Wer erstellt Schulungshandbücher für Mitarbeiter?
Dies ist vielleicht nicht so selbstverständlich wie der erste Aspekt, aber die Entscheidung, wer Ihre Schulungshandbücher erstellen soll, hat große Auswirkungen auf die Wahl der Software.
Komplexe Lösungen erfordern oft spezialisierte Autoren für die Erstellung der Schulungsunterlagen.
Einfachere Lösungen sind für mehr Menschen ohne spezielle IT-Kenntnisse zugänglich.
Auch hier sollten Sie sich fragen, wo Ihre Prioritäten liegen: bei der Erstellung von didaktischem, umfassendem Schulungsmaterial (in diesem Fall benötigen Sie wahrscheinlich einen Experten) oder bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen, die den Mitarbeitern bei der Ausführung einer Aufgabe als Referenz dienen.
Im letzteren Fall sollten Sie die Anleitungen von Personen erstellen lassen, die mit dem Verfahren am besten vertraut sind. Aber die Vertrautheit mit einem Prozess allein macht Sie noch nicht zu einem Ausbildungsexperten und umgekehrt. Und ein Ausbildungsexperte zu sein, bedeutet nicht, dass man Prozesse einfach dokumentieren kann. Eine schlankere Lösung hat oft eine niedrigere Akzeptanzhürde, d. h. mehr Menschen können sie problemlos nutzen, auch ohne viel Schulung.
Hier die richtige Entscheidung zu treffen, ist sicherlich eine Gratwanderung, die man sich gut überlegen sollte, bevor man in ein Gerät investiert.
Wie sieht Ihre bestehende Software-Infrastruktur aus?
Eine weitere wichtige Überlegung ist, mit welchen Plattformen die Software für Schulungshandbücher kompatibel ist. Verwendet Ihr Unternehmen bereits eine Lernmanagementlösung (LMS), eine Wissensdatenbank oder eine Wiki-Software? Gut, dann sollten Sie sich für ein zusätzliches Autorentool für Schulungshandbücher entscheiden. Es sollte zumindest mit Ihrer bestehenden Software kompatibel sein. Im Idealfall sollte das Autorentool mit der Wissensdatenbank oder dem Wiki integriert sein, um Reibungsverluste zwischen den Programmen zu vermeiden.
Zum Beispiel: Wenn Ihr Autorentool nur SCORM-Schulungshandbücher erstellt, Ihre Wissensdatenbank dies aber nicht unterstützt? Das passt dann nicht so gut.
Umgekehrt, wenn Sie ein Autorentool haben, aber eine Wissensdatenbank suchen, vergewissern Sie sich, dass die Exportformate Ihres Tools mit Ihrer Wissensdatenbank kompatibel oder direkt darin integriert sind.
Selbst wenn Sie Ihre Schulungsinfrastruktur von Grund auf neu aufbauen, sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen gewählten Tools ein hohes Maß an Kompatibilität aufweisen.
Wie viel sollte Ihre Software für Schulungshandbücher kosten?
Darauf gibt es natürlich keine eindeutige Antwort. Komplexere Systeme werden wahrscheinlich mehr kosten, da sie eine große Vielfalt an Funktionen bieten. Es gibt jedoch viele erschwingliche Optionen, so dass Sie nicht die Bank sprengen müssen, um ein Programm zu finden, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Auch hier gilt: Eine robuste Schulungssoftware hat zwar ihre Vorteile, aber wenn Sie keine guten Gründe für die Anschaffung einer solch komplexen Software haben, sollten Sie sich an den Grundsatz halten, dass weniger mehr ist.
Was sind vier beliebte Softwarelösungen für Schulungshandbücher?
Nachdem Sie diese Faktoren berücksichtigt haben, sollten Sie nun in der Lage sein, sich im Meer der Software für Schulungshandbücher besser zurechtzufinden. Um Ihnen einige praktische Ratschläge zu geben, haben wir einige der besten Tools zusammengestellt, die verschiedene Schulungsanforderungen erfüllen.
1. FlowShare für automatisierte, präzise Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Bei FlowShare meinen wir es wirklich ernst, wenn wir sagen: „Weniger ist mehr“. Wir sind davon überzeugt, dass die beste Art, Mitarbeiter zu schulen, darin besteht, ihnen genaue, detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu geben, die sie durch ihre Aufgaben führen.
Die Funktionen von FlowShare werden sorgfältig nach ihrem Nutzen und ihrem Beitrag zur Erstellung einfacher und aufschlussreicher Handbücher bewertet. Keine unnötigen Funktionen bedeutet, dass Sie nur für die Dinge bezahlen, die Sie wirklich nutzen!
FlowShare ist ideal, wenn Sie möchten, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit geringem Aufwand Schulungshandbücher erstellen kann. Die Software ist intuitiv zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu dokumentieren, während Sie sie ausführen – in jeder Anwendung! Es läuft im Hintergrund, hält jeden Klick in Form eines Screenshots fest und fügt die Screenshots zu schlanken Anweisungen zusammen. Die Beschreibungen für jede Aktion werden automatisch erstellt, können aber, wie andere Elemente des Leitfadens, jederzeit nachträglich bearbeitet und mit Anmerkungen versehen werden.
Das Ergebnis: leicht zugängliche, professionell gestaltete Leitfäden, die im Handumdrehen erstellt sind!
FlowShare ist kein klassisches Autoren-Tool (diese sind oft komplexer), aber es erfüllt seinen Zweck. Die Tracking-Engine funktioniert in jeder Anwendung, und die fertigen Leitfäden sind dank mehrerer Exportformate (einschließlich SCORM und xAPI) sowie direkter Integrationen mit einer Vielzahl von Tools bestens mit Wissensdatenbanken und eLearning-Systemen kompatibel. Dank unserer 14-tägigen kostenlosen Testversion können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Leitfäden erstellen und jede einzelne Funktion von FlowShare ausprobieren, bevor Sie entscheiden, ob das Tool das richtige für Sie ist.
2. Trainual für das Mainstreaming Ihrer SOPs
Trainual ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre Best-Practices in Standardarbeitsanweisungen (SOP) umwandeln können. So können Sie Ihre Prozesse straffen, Mitarbeiter schulen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Während Sie mit FlowShare detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Durchführung bestimmter Aufgaben innerhalb von Prozessen erstellen können, ermöglicht Trainual die Skizzierung längerer Prozesse auf einer höheren Abstraktionsebene.
Mit Trainual können Sie ganze Abläufe skizzieren und für jeden Schritt unterschiedliche Trainingsinhalte anbieten. Mit Hilfe von Organigrammen können Sie Rollen und Zuständigkeiten zuweisen und so für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit sorgen. Am wichtigsten ist, dass Sie alle Schulungshandbücher auf einen Blick zugänglich machen. Kurzum: Mit Trainual können Sie strategische Schulungen und Prozesse schaffen, in denen jeder seinen Platz kennt.
Ein weiterer Vorteil von Trainual sind die vielen Integrationen mit Anwendungen, die Ihr Unternehmen wahrscheinlich bereits nutzt. Dies macht Trainual zu einem geeigneten Werkzeug, das Sie jederzeit in Ihr Unternehmen integrieren können. Es gibt zwar einen Editor, aber Sie müssen die Vorgänge trotzdem manuell aufschreiben.
Sie können Trainual 7 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen, um herauszufinden, ob das Tool einen für Ihr Unternehmen geeigneten Schulungsansatz bietet.
3. ProProfs für umfassende und kontextabhängige Schulungshandbücher
ProProfs ist ein Werkzeug für die Erstellung interner und externer Wissensdatenbanken, die eine effiziente Schulung für Mitarbeiter oder Hilfe für Kunden bieten. Mit Hilfe des Tools können Sie individuelle, gebrandete Homepages erstellen, um umfassende Schulungen und Hilfestellungen aufzubauen.
Mit ProProfs können Benutzer umfangreiche Hilfen schreiben, um Mitarbeiter vor Ort zu unterstützen. Visuelle Elemente wie Bilder oder Videos lassen sich leicht in vorgefertigte Vorlagen integrieren, um die Anleitungen für die Nutzer besonders ansprechend zu gestalten. Eine Vielzahl von Integrationen ermöglicht es den Nutzern außerdem, Daten und Dokumente direkt aus anderen Anwendungen zu importieren. Dadurch ist das Tool gut mit bereits bestehenden Software-Infrastrukturen kompatibel.
Ein besonderes Merkmal von ProProfs ist die Möglichkeit, kontextabhängige Hilfe anzubieten. Durch Tooltips, Leuchtkästen und Pop-ups machen die mit ProProfs erstellten Schulungshandbücher den Fachjargon leichter verständlich. Außerdem bieten sie zusätzliche Hilfe zum Verständnis des Handbuchs und erklären komplexe Konzepte in einfacheren Begriffen. Diese Funktion schafft große Vorteile in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit.
Um sich selbst davon zu überzeugen, ob ProProf Ihren Anforderungen entspricht, bietet der Anbieter eine 15-tägige kostenlose Testphase ohne finanzielle Verpflichtungen an.
4. iSpring Suite für professionelles, interaktives eLearning
Die iSpring Suite ist ein vielseitiges Authoring-Tool zur Erstellung von professionellem und interaktivem eLearning. Das Tool bietet u.a. die Erstellung von Lernvideos, Sprachaufnahmen und interaktiven Schulungen, wie Quiz und Rollenspiele. Von Mitarbeiterschulungen über Compliance-Schulungen bis hin zu Mikro-Learning – die mit der iSpring Suite erstellten Materialien erfüllen viele Zwecke.
Normalerweise erfordern eLearning-Authoring-Tools eine intensive Einarbeitung. Die selbsternannte Benutzerfreundlichkeit der iSpring Suite impliziert, dass das Autorentool leichter zugänglich ist als andere eLearning-Authoring-Tools. Tausende von Vorlagen ermöglichen es Ihnen, auch ohne Design- oder Programmierkenntnisse ein gut gestaltetes, ansprechendes Schulungsprogramm zu erstellen.
iSpring bietet zwar auch ein eigenes Lernmanagementsystem – iSpring Learn – an, doch das mit der iSpring Suite erstellte Material entspricht allen gängigen eLearning-Standards. Zu den Standards gehören SCORM 1.2, SCORM 2004, AICC, cmi5 und xAPI. Das bedeutet, dass das Material auch in jedes andere eLearning-System integriert werden kann.
Wie die anderen Tools bietet auch die iSpring Suite eine kostenlose Testversion an: Sie können die Software 7 Tage lang kostenlos testen.
Schlüssel Schlussfolgerungen
In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Software für Schulungshandbücher erläutert, die sich auf die Möglichkeit beschränken, Zeit zu sparen, die Qualität der Schulungen konstant zu halten und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Es gibt zahllose Tools, mit denen Sie die Erstellung von Schulungshandbüchern verbessern können, und Sie sind nun mit einigen von ihnen vertraut. Die Wahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Bewertung Ihrer aktuellen Situation. Dazu gehört, dass Sie sich der Bedürfnisse Ihres Unternehmens bewusst sind:
- Wer soll die Schulungshandbücher erstellen: von Experten erstellte Inhalte oder nutzergenerierte Inhalte?
- Wie sieht Ihre bestehende Infrastruktur aus: Benötigen Sie ein Autorentool oder ein Infrastruktur-Tool?
- Wie viel Geld Sie auszugeben bereit sind.
Mit den eingeführten Instrumenten ist es nicht unbedingt eine Entweder-oder-Entscheidung. Sie können sie kombinieren, um das beste Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen.
Wenn Sie bereits Wikis oder Wissensdatenbanken nutzen und nach einem schnellen Weg zur Erstellung von Schulungshandbüchern suchen, empfehlen wir Ihnen, FlowShare genauer unter die Lupe zu nehmen.
FlowShare ist das perfekte Tool für die sofortige Erstellung pragmatischer Schulungsmaterialien. Durch genaue Anweisungen können die Mitarbeiter fast sofort mit ihren Aufgaben beginnen. Jeder kann es unabhängig von seinen technischen Fähigkeiten nutzen, und Sie zahlen nur für die Funktionen, die Sie wirklich benötigen.
Probieren Sie es selbst aus und erstellen Sie innerhalb weniger Minuten Ihr erstes Schulungshandbuch.
