Ihr Unternehmen dokumentiert Prozesse bereits seit einiger Zeit mit FlowShare – hurra! Aber stellen Sie auch sicher, dass Ihre Flows ihr volles Potenzial ausschöpfen, indem sie für die Nutzer als klare, umsetzbare Dokumentationsleitfäden leicht zugänglich sind?
Eine erfolgreiche und gewissenhafte Prozessdokumentation ist nur die eine Seite der Medaille eines erfolgreichen Wissensmanagements in Unternehmen. Nachdem das Prozess-Know-how aus den Köpfen der einzelnen Nutzer extrahiert wurde, ist es entscheidend, den Kollegen den Zugriff auf diese Informationen zu ermöglichen. Die Dokumentationsleitfäden müssen an einem Ort gespeichert werden, an dem die Nutzer sie leicht finden und auf sie zugreifen können.
Und falls Sie sich jemals gefragt haben: „Wohin soll ich jetzt mit all meinen Flows???“, dann ist dieser Beitrag genau richtig für Sie. In diesem Artikel stellen wir drei verschiedene Möglichkeiten vor, wie Sie Ihre FlowShare-Leitfäden speichern können, damit jeder vom Know-how profitiert.
1. FlowShare Portal + AI Assist: Sie fangen ganz von vorne an und haben Mühe, den Überblick über alle Prozesse und Verfahren Ihres Unternehmens zu behalten?
Wir haben das FlowShare Portal entwickelt, um genau dabei zu helfen.
Ideal für: schnelle Suche, sofortige Antworten, keine Einrichtung erforderlich
Warum Teams sich dafür entscheiden
- KI-Assistent = Experte rund um die Uhr
Veröffentlichen Sie einen Leitfaden, und Ihre Endnutzer können im Portal-Chat einfach „Wie erstelle ich eine Bestellung?“ eingeben. Sie erhalten in Sekundenschnelle den exakten Schritt (mit Screenshots), ohne dass eine Anfrage über Slack nötig ist. - Zentrale Bibliothek
Ein Link, alle Leitfäden. Versionsverlauf und Berechtigungen sind bereits integriert. - Standardmäßig privat
Nichts verlässt Ihren Rechner, bis Sie auf Veröffentlichen klicken. Benötigen Sie Details? Fordern Sie unser KI-Sicherheits-Briefing an.
So starten Sie
- Veröffentlichen Sie einen beliebigen FlowShare-Leitfaden im Portal.
- Stellen Sie Ihre erste „Wie mache ich…?“-Frage im Chat-Fenster.
- Beobachten Sie, wie die Antwort erscheint, inklusive Quell-Flow und Screenshots.
Das ist alles – Sie erhalten KI-Unterstützung ohne ein weiteres Abonnement.
Das FlowShare Portal ist die perfekte Lösung für Teams, die Informationen effizient verwalten und teilen müssen.
Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, sich zu erinnern, wo Sie das Prozessdokument abgelegt haben – organisieren Sie sich! Mit dem FlowShare Portal haben Sie alles in einem leicht durchsuchbaren Format griffbereit. Halten Sie Ihr Team mit aktuellen Informationen auf Kurs, die jederzeit zugänglich sind.
2. Speichern Sie Ihre Dateien in freigegebenen Ordnern und machen Sie sie leicht zugänglich
Wenn Ihr Unternehmen kein Dokumentenmanagementsystem oder Firmen-Wiki nutzt, speichern Sie Ihre FlowShare-Leitfäden wahrscheinlich lokal auf Ihrem Computer oder in einem freigegebenen Ordner. Wenn man es richtig macht, ist dies eine sehr einfache, aber effektive Art, Ihre Dokumentation zu organisieren.
(Wenn Sie Ihre Prozesse mit FlowShare dokumentieren, erstellen Sie mindestens zwei Arten von Dateien: die .flow-Quelldateien für einfache Aktualisierungen und die finalen Exportdokumente, die Sie mit Ihrem Team teilen. Sie können die .flow-Datei vom finalen Export trennen oder sie am selben Ort aufbewahren – je nachdem, welches System Sie zur Speicherung Ihrer Flows verwenden.)
Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Ausgabedateien für eine optimale Übersicht und Zugänglichkeit strukturieren können:
Nutzen Sie freigegebene Ordner in Ihrem Intranet oder Google Drive, Dropbox oder OneDrive, um Ihre Dokumentationsleitfäden zu verteilen.
Google Drive, Dropbox oder OneDrive funktionieren im Grunde wie Ordnersysteme in der Cloud; Sie können Ihre Leitfäden hochladen, um sie Kollegen von überall aus zur Verfügung zu stellen.
Speichern Sie alle Ihre .flow-Dateien an einem Ort für einen einfachen Zugriff:
Wenn mehrere Teammitglieder Dateien erstellen, speichern Sie alle .flow-Dateien in einem einzigen freigegebenen Ordner, damit jeder Ersteller darauf zugreifen kann. Wann immer ein Prozess aktualisiert werden muss, finden Sie ihn in Ihrer .flow-Ordnerbibliothek. Öffnen Sie ihn aus dem Ordner, nehmen Sie die Änderungen vor, speichern Sie die .flow-Datei und exportieren Sie das finale Dokument erneut in den Ordner mit den Export-Dokumenten.
Während es für Aktualisierungen einfach ist, alle .flow-Dateien in einem Ordner zu behalten, möchten Sie Ihre finalen Dokumentationen vielleicht anders speichern.
Sortieren Sie Ihre exportierten Dokumente nach Ordnern.
Dies muss nicht übermäßig kompliziert sein, sondern könnte bedeuten, dass Sie Ordner einfach nach Projekt, konzeptionell (z. B. Gruppierung von Verkaufsaufträgen oder Rechnungen) oder nach Software sortieren (z. B. alle Anleitungen für Word in einen und für Excel in einen anderen Ordner). Es kann auch sinnvoll sein, Dateien chronologisch zu sortieren, zum Beispiel bei Onboarding-Prozessen. Am wichtigsten ist eine intuitive Struktur, damit die Nutzer das Gesuchte mühelos finden können. Achten Sie darauf, alle zusammengehörigen Ordner unter einem Kategorieordner zu bündeln, anstatt sie an verschiedenen Orten zu verteilen, wo sie schwer zu finden sind!
Geben Sie Ihren Dateien aussagekräftige Namen.
Wenn Sie eine .flow-Datei speichern, ist der Standardname der Titel Ihres .flow-Projekts, sofern Sie einen definiert haben. Beschreiben Sie die Aufgaben, die Ihr Prozess abdeckt, und nehmen Sie dies in den Namen auf. Sie können auch den Namen der Anwendung zu Ihrem Dateinamen hinzufügen, um die Suche zu erleichtern. Wählen Sie einen beschreibenden Namen für Ihren Prozess, zum Beispiel „Wie man ‚X‘ in ‚Anwendung Z‘ macht“ oder „‚X‘ in ‚Anwendung Z‘ ausführen“.
Profi-Tipp: Das Datum in den Dateinamen aufnehmen
Der Dateiname sollte helfen anzuzeigen, worum es in dem Prozess geht. Zusätzlich können Sie das Datum hinzufügen, um sichtbar zu machen, wann der Prozess dokumentiert wurde. Wenn beispielsweise ein bestimmtes Dokument am 15. Januar 2020 erstellt wurde, könnte der Dateiname „2020-01-15“ oder „20200115“ lauten. Beginnen Sie mit dem Jahr, dann dem Monat, dann dem Tag – so können Sie leicht nach Dateinamen sortieren und haben die Leitfäden in der richtigen Reihenfolge. Zum Beispiel: „20220501-Wie man eine Rechnung in MS Dynamics erstellt“.
Auf diese Weise können Sie Prozesse, die schon länger nicht mehr aktualisiert wurden, allein am Namen leicht erkennen.
Haben Sie andere Erfahrungen und Best Practices, die Sie bei der lokalen Speicherung Ihrer Flows anwenden? Wir würden uns freuen, davon zu hören!
3. Integrieren Sie Ihre Dokumentationsleitfäden in ein bestehendes Wissensmanagement- oder Dokumentenmanagementsystem.
FlowShare bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Leitfäden in verschiedene Formate zu exportieren, wodurch sie mit vielen Wissensmanagementsystemen kompatibel sind. Wenn Ihr Unternehmen bereits eine solche Lösung nutzt, ist es vielleicht nicht nötig, ein zusätzliches System für FlowShare einzuführen.
Die folgenden Tools werden von einigen unserer Kunden genutzt und haben sich als leicht kompatibel mit FlowShare erwiesen:
Microsoft SharePoint
Das Tool von Microsoft zur Erstellung interner Websites ermöglicht es Ihnen, alle Arten von Informationen innerhalb eines Unternehmens zu speichern, zu strukturieren und zu teilen. Viele unserer Kunden nutzen SharePoint, um Flows für ihre Kollegen zugänglich zu machen.
Quam
Als Business-Process-Management-Software (BPM) auf Basis von SharePoint ist Quam ein weiteres geeignetes Tool zum Teilen Ihrer Flows. Laden Sie Ihren Leitfaden einfach als begleitendes Dokument zu einem bestimmten Prozess hoch.
Confluence
Sie können Ihre FlowShare-Leitfäden ganz einfach an Ihre Seiten in Confluence anhängen. Exportieren Sie Ihren Flow einfach im PDF- oder Word-Format und laden Sie ihn hoch!
Notion
Um einen Leitfaden in Notion hochzuladen, gehen Sie wie bei jeder anderen Datei vor. Erstellen Sie einfach einen Dateiblock innerhalb Ihres Dokuments oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion. Alternativ können Sie Ihren Flow über die Eigenschaft „Dateien & Medien“ direkt in eine Datenbank hochladen.
Guru
Guru ist eine großartige Wissensmanagement-Lösung für Teams, um ihr Wissen zu teilen und zu verteilen, und fügt sich nahtlos in Ihren Workflow ein.
Mit der Kraft der KI und einer riesigen Liste von Integrationen in die Tools, die Sie bereits verwenden, liefert Guru verifiziertes Wissen direkt an Ihr Team, ohne dass dieses danach suchen muss. Das bedeutet, dass Ihre klügsten Köpfe mehr Zeit mit dem Aufbau und weniger Zeit mit der Beantwortung von Fragen oder der Suche nach Informationen verbringen können.
ClickUp
ClickUp ist derzeit eines der am besten bewerteten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Es bündelt alle Ihre Projekte in einer einzigen App und ist für Teams aller Größen und Branchen konzipiert. Auch wenn es eine Wissensmanagement-Lösung vielleicht nicht ersetzt, schätzen einige FlowShare-Kunden die Docs-Funktion in ClickUp und integrieren FlowShare-Leitfäden über den HTML-Export.
Eigene Anwendungen
| Einige unserer Kunden integrieren ihre FlowShare-Exporte direkt in ihr ERP-System. Dies könnte eine weitere Option sein, wenn Sie die Anzahl Ihrer Softwaresysteme auf ein Minimum beschränken möchten. |
Es gibt sicher noch viele andere Systeme, von denen wir bisher noch nichts gehört haben, die wir uns aber gerne genauer ansehen würden, um die Integration all Ihrer FlowShare-Prozesse in die von Ihnen genutzten und geschätzten Tools noch einfacher zu gestalten.
Welches System nutzen Sie, um Ihre Flows zu teilen? Lassen Sie es uns wissen, und wir fügen es gerne der Liste hinzu!
Und wenn Sie Fragen zu den hier erwähnten Tools haben oder dazu, wie Sie Ihre FlowShare-Dokumentationsleitfäden darin integrieren können, wenden Sie sich an uns unter support@getflowshare.com.
