Kommt Ihnen das bekannt vor: Sie möchten sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, aber SAP verlangt nun, dass Sie Ihr gut funktionierendes ERP auf SAP S/4HANA transformieren. Haben Sie nicht erst vor ein paar Jahren ein perfekt laufendes ERP-System implementiert? Und jetzt müssen Sie das alles noch einmal machen?
Ja, die Migration zu S/4HANA ist kein Spaziergang. Sie kann herausfordernd, ressourcenintensiv und potenziell störend für Ihre Geschäftsabläufe sein. Aber keine Sorge: Sie sind nicht allein, und es gibt Unterstützung.
Bei FlowShare sind wir fest davon überzeugt, dass technisches Know-how gleichmäßig verteilt sein sollte – damit niemand im Projektteam in der heißen Phase des Migrationsprojekts Familienessen verpasst oder – schlimmer noch – Jahre seiner Zeit in ein gescheitertes Projekt investiert, das am Ende in einem langen und zermürbenden Rechtsstreit endet.
Deshalb entwickeln wir die einfachste KI-gestützte Digital-Adoption-Lösung, mit der Expertinnen und Experten ihr Know-how automatisch erfassen und für alle in ihrer Organisation zugänglich machen können. FlowShare löst entscheidende Probleme bei großen IT-Projekten wie Migrationen von Altsystemen. Die Mehrheit unserer Kunden nutzt FlowShare, um ihre Migrationsprojekte zu beschleunigen – mit Ergebnissen wie einer um bis zu 6 Monate schnelleren Migration und dem Upskilling ihrer Mitarbeitenden.
Um Sie bei Ihrer Transformation zu SAP S/4HANA zu begleiten und zu zeigen, wie wir helfen können, Risiken zu reduzieren, haben wir einen einfachen Leitfaden erstellt. Legen wir los.
Ein Schritt zurück: SAP-S/4HANA-Transformation – warum jetzt?
Grundsätzlich gibt es zwei große Gründe für die Migration zu SAP S/4HANA:
- SAP drängt darauf
- Sie kann die Geschäftsabläufe deutlich verbessern
Zunächst einmal beendet SAP den Support für sein bisheriges ERP-System SAP ECC im Jahr 2027. Danach kosten Wartungsleistungen für ECC Unternehmen einen Aufschlag von zwei Prozent zusätzlich zu den bestehenden Supportgebühren. Das macht ECC für Unternehmen teuer – ohne dass sie wissen, wie lange SAP überhaupt noch Support für das alte System anbieten wird.
Zweitens bietet das neue ERP-System S/4HANA neben dem subtilen Druck, den SAP auf seine Kunden ausübt, um auf S/4HANA zu wechseln, auch eine Reihe von Vorteilen. Manche sehen darin den wichtigen nächsten Schritt in Richtung digitale Zukunft: schnellere Abfragen und Analysen großer interner und externer Datenbanken sowie der Einsatz von KI und anderen neuen Technologien. Also ja: S/4HANA kann Ihr Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger machen – Voraussetzung ist allerdings, dass Sie den Migrationsprozess erfolgreich abschließen …
S/4HANA-Transformation – Herausforderungen und Risiken der Migration
SAP drängt seine Kunden schon seit einiger Zeit, ihre Systeme endlich auf S/4HANA zu migrieren. So hatte SAP das Ende des Supports für das alte System ECC bereits für 2025 angekündigt. Später verschob der Softwarekonzern diese ursprüngliche Frist jedoch von 2025 auf 2027 – Grund dafür waren zu geringe Einführungsraten der S/4HANA-Transformation. So hatten bis 2022 nur 29 Prozent der SAP-Kunden den Wechsel zu S/4HANA bereits vollzogen, während 16 Prozent angaben, nicht einmal Pläne für eine Migration zu haben.
Diese Anekdote verdeutlicht einen wichtigen Punkt: Die Migration zu S/4HANA ist keine kleine Aufgabe, die Unternehmen schnell von ihrer To-do-Liste streichen können. Im Gegenteil: Viele Unternehmen zögerten und blieben bei ihren alten ERP-Systemen. Und das aus gutem Grund – trotz aller Vorteile, die S/4HANA bietet. Denn die Migration des ERP-Systems eines Unternehmensist mit hohen Kosten verbunden und erfordert erhebliche Ressourcen.
Third Stage Consulting schätzt, dass eine durchschnittliche SAP-Implementierung das 3- bis 5-Fache der ursprünglichen Softwareinvestition kostet und 3 bis 4 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens ausmacht. Zudem hängen die täglichen Geschäftsabläufe stark von ERP-Systemen ab, sodass Verzögerungen oder technische Probleme während der Migration den Betrieb stören und den Umsatz verringern können. Eine häufig zitierte (und manchmal falsch wiedergegebene) Statistik von Gartner besagt, dass mehr als 70 Prozent der ERP-Implementierungen ihre ursprünglichen Use-Case-Ziele nicht erreichen. 25 Prozent dieser Projekte scheitern sogar katastrophal. Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, warum Unternehmen zögern, ERP-Projekte anzugehen. Sie kosten das Unternehmen enorme Summen, bergen erhebliche Risiken des Scheiterns und erfüllen in den allermeisten Fällen nicht einmal die Erwartungen.
Die Chancen für eine zweite Verschiebung des SAP-Supportendes für ECC sind jedoch nahezu null. Diesmal ist die Frist also verbindlich. Unternehmen sollten jetzt die notwendigen Schritte einleiten, um ihr System zu migrieren und SAP S/4HANA zu implementieren.
Ansätze zur Implementierung von SAP S/4HANA
Grundsätzlich gibt es drei Hauptansätze zur Implementierung von SAP S/4HANA:
1. Greenfield-Ansatz: Neuimplementierung
Der Greenfield-Ansatz beinhaltet eine Neuimplementierung des ERP – das heißt, Sie bauen Ihr ERP innerhalb von S/4HANA von Grund auf neu auf. In diesem Szenario konfigurieren und erstellen Sie eine vollständig neue ERP-Landschaft, die unabhängig von Ihren bestehenden Systemen ist.
2. Brownfield-Ansatz: Systemkonvertierung
Der Brownfield-Ansatz umfasst im Gegensatz dazu eine vollständige Migration Ihrer bestehenden Strukturen in das neue System. Das bedeutet, dass alle bestehenden Anwendungen, Workflows und Datenstrukturen aus Ihrem alten ERP erhalten bleiben und auf S/4HANA konvertiert werden.
3. Hybrid-Ansatz: Selektive Datenübernahme
Der Hybrid-Ansatz ist schließlich eine Mischung aus Greenfield und Brownfield (auch „Bluefield“ genannt). Dabei wenden Sie eine selektive Datenübernahme an: Sie migrieren einige bestehende Strukturen, während Sie andere neu gestalten. So können Unternehmen einem „Best-of-both-worlds“-Ansatz folgen, bestehende Prozesse prüfen und entscheiden, welche beibehalten und welche neu gestaltet werden sollen.
9 Schritte für Ihre erfolgreiche SAP-S/4HANA-Migration
Die Migration zu SAP S/4HANA lässt sich in drei Hauptphasen mit neun übergeordneten Schritten unterteilen. Der gesamte Prozess kann zwischen sechs Monaten und mehreren Jahren dauern – abhängig von Ihren Fähigkeiten, Anforderungen, Ressourcen und der Organisation des Migrationsprozesses.
3 Implementierungsphasen
- Blueprint-Phase: In dieser Phase entscheiden Sie sich für die Migration, holen Stakeholder ins Boot, definieren den Status quo und analysieren alle bestehenden Prozesse und Aufgaben in Ihrer Organisation. Außerdem beginnen Sie, den Zielzustand des ERP zu entwerfen sowie eine Übergangs- und Implementierungsstrategie.
- Migrationsphase: In der Migrationsphase wird es konkret – Sie starten den eigentlichen Migrationsprozess. Dazu gehören Datenbereinigung, Aufbau der Anwendung, Durchführung der Konvertierung und Tests der Anwendung.
- Adoption-Phase: Nach dem Testen der Anwendung in einer Sandbox-Umgebung wechseln Sie in die Adoption-Phase, in der Sie S/4HANA in Ihrer Live-Umgebung einsetzen. Diese Phase erfordert einen umfassenden Schulungs- und Supportplan, um die Bedürfnisse aller Endanwender zu erfüllen. Zusätzlich sollten Sie die Adoption des neuen Systems überwachen und nachverfolgen und bei Bedarf eingreifen.
9-Schritte-Prozess für eine erfolgreiche SAP-S/4HANA-Transformation
Um die drei Phasen sicher zu durchlaufen und eine erfolgreiche Implementierung zu erreichen, ist es hilfreich, diesen neun essenziellen Schritten zu folgen.
Blueprint-Phase
1. Status quo: Bestehende Architektur erfassen
Sobald Sie sich für die Migration zu SAP S/4HANA entschieden haben (mehr zu diesem Entscheidungsprozess zum Beispiel hier), ist es wichtig, noch einmal einen Schritt zurückzutreten und Ihre bestehende ERP-Architektur zu überprüfen. Dokumentieren Sie die Prozesse, die Sie bisher genutzt haben, wie sie ablaufen und welche Daten und Objekte beteiligt sind. Bewerten Sie, was gut funktioniert hat und was nicht. Welche Prozesse möchten Sie beibehalten, und welche müssen optimiert werden? Beziehen Sie alle Endanwender in diese Bewertung ein, um sicherzustellen, dass sie die anstehenden Änderungen mittragen.
Ein Tool, um Ihre bestehenden Prozesse zu erfassen, ist FlowShare. Unsere Dokumentationssoftware erfasst automatisch die Klicks, die Sie ausführen, und fasst sie in einem Dokument zusammen – so wird sichtbar, wie der Prozess funktioniert und wie er ausgeführt wird.
2. Blick nach vorn: Funktionen der S/4HANA-Transformation prüfen
Im nächsten Schritt können Sie zu neuen Ufern aufbrechen, indem Sie die Funktionen von SAP S/4HANA erkunden. Sehen Sie es so: Wenn Sie schon den Aufwand einer Migration auf sich nehmen, sollten Sie die Vorteile maximal ausschöpfen. Lernen Sie, wie S/4HANA funktioniert, welche innovativen Funktionen es bietet und wie diese Ihrem Unternehmen nutzen können. Entscheiden Sie, welche Version von S/4HANA (On-Premise, Cloud …) am besten zu Ihren Anforderungen passt, und studieren Sie Best Practices. Sie können Demosysteme oder Benutzerdokumentation nutzen, um neue S/4HANA-Prozesse mit den in Schritt 1 identifizierten Prozessen abzugleichen.
Auch hier ermöglicht Ihnen Software wie FlowShare, die Schritte eines bestimmten S/4HANA-Prozesses in einer Klick-für-Klick-Dokumentation zu visualisieren. Andere Tools wie Process-Mining-Tools können dies ergänzen, indem sie einen breiteren Überblick über alle Vorteile des neuen ERP-Systems geben.
3. Planung: Übergangsstrategie und Implementierungsplan für die S/4HANA-Transformation definieren
Nachdem Sie die S/4HANA-Transformation erkundet haben, können Sie Ihre Übergangsstrategie und Ihren Implementierungsplan definieren. Dieser Schritt ist entscheidend, um aus dem Migrationsprozess Wert zu schöpfen.
Auf Basis Ihrer Analyse in den ersten beiden Schritten können Sie den Greenfield-, Brownfield- oder Hybrid-Ansatz wählen. Wenn Sie die meisten Ihrer bestehenden Vorgehensweisen übernehmen möchten, ist der Brownfield-Ansatz möglicherweise am besten geeignet. Wenn S/4HANA Chancen bietet, die eine Neuorganisation von Prozessen erfordern, könnte der Greenfield-Ansatz besser passen. Häufig entscheiden sich Unternehmen für eine Mischung aus beidem – den Hybrid-Ansatz. Definieren Sie zusammen mit dieser Entscheidung Ihre zukünftigen Zielprozesse und Datenmodelle, um den größtmöglichen Business Value zu erzielen.
Nach der Erstellung des Übergangsplans sollten Sie außerdem einen umfassenden Implementierungsplan für Ihren Transformationsprozess definieren. In diesem Plan arbeiten Sie Phasen, Meilensteine, Ressourcenzuweisung und Zeitpläne des Projekts aus. Dazu gehören auch Partner und Tools, die Sie einbeziehen möchten, Rollen in Ihrer Organisation für das Projektmanagement sowie Strategien für das Risikomanagement.
Migrationsphase
4. Aufräumen: Bestehende Daten für die S/4HANA-Transformation bereinigen
Zu Beginn der Migrationsphase starten Sie mit der Bereinigung Ihrer Daten: Entfernen Sie alle redundanten, veralteten oder trivialen Daten, die nicht in das neue System migriert werden sollten. Automatisierte Tools können helfen, indem sie Duplikate löschen und Daten standardisieren, aber Sie sollten die Ergebnisse manuell prüfen, um eine saubere, zuverlässige Datenbasis in S/4HANA sicherzustellen.
In diesem Schritt kann es manchmal helfen, Ihre Daten in Kategorien wie Hot-, Warm- und Cold-Data einzuteilen. Die „Temperatur“ zeigt dabei, wie häufig Sie auf die Daten zugreifen, und gibt Hinweise auf historische oder veraltete Daten.
5. Konfiguration: Ihre individuelle Konfiguration erstellen
Als Nächstes konfigurieren Sie das S/4HANA-System entsprechend Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen, einschließlich Ihrer Anwendungen, Custom Objects und Programme. Entscheiden Sie, ob Sie Drittanbieter-Tools oder -Produkte außerhalb des SAP-Ökosystems integrieren möchten, und legen Sie fest, wie diese Integrationen funktionieren sollen. Beziehen Sie sich dabei stets auf die vorherigen Schritte: Behebt das neue Modell Pain Points aus Ihren bestehenden Prozessen (Schritt 1)? Nutzen Sie die Vorteile von S/4HANA voll aus (Schritt 2)?
6. Sandbox: Technische Konvertierung durchführen
Nachdem Sie die ideale Konfiguration entworfen haben, ist es Zeit, das Modell in die Praxis umzusetzen, indem Sie die technische Migration Ihres bestehenden ERP-Systems zu S/4HANA durchführen. In diesem Schritt importieren Sie die bereinigten Daten und konfigurieren die notwendigen Anwendungen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle in Ihrem Implementierungsplan beschriebenen Schritte befolgen und den Datenimport sorgfältig durchführen. Die erste Einrichtung erfolgt typischerweise in einer Sandbox-Umgebung, sodass vor dem Go-live getestet und angepasst werden kann.
7. Testing: User Acceptance Testing (UAT) und Feedback
Tests sind ein manchmal anstrengender, aber essenzieller Teil Ihres S/4HANA-Migrationsprozesses. Wenn es eine Sache gibt, auf die Sie sich verlassen können, dann ist es, dass nicht alles beim ersten Mal sofort funktioniert. Das ist in Ordnung – solange Sie Bugs und Probleme identifizieren, bevor Sie live gehen.
Daher sollten Sie diese Phase für umfassende Tests nutzen. Zunächst sollten Ihre Softwareentwickler und die IT-Abteilung erste Tests durchführen. Danach – und noch wichtiger – sollten Sie User Acceptance Testing (UAT) durchführen und Feedback von Key Usern einholen. Sie sind diejenigen, die letztlich mit der S/4HANA-Transformation arbeiten und am besten wissen, wie sie die Funktionen nutzen möchten.
Alle durchgeführten Tests sollten protokolliert und mit Notizen dokumentiert werden. Insbesondere wenn Fehler oder unerwartete Systemreaktionen auftreten, sollten Nutzer solche Vorfälle mit Screenshots, Beschreibungen und Log-Meldungen dokumentieren. Wenn Sie dies nicht manuell tun möchten, können automatisierte Dokumentationstools wie FlowShare helfen, die Testschritte automatisch zu erfassen, sodass Entwickler nachvollziehen können, wie Fehler entstanden sind. Nutzer müssen FlowShare während des Testens lediglich im Hintergrund laufen lassen und können die Dokumentation bei einem Fehler an den IT-Support senden.
Auf Basis dieser Tests und des Nutzerfeedbacks kann Ihre IT Systemkonfigurationen anpassen, Bugs beheben und eine optimale Performance sicherstellen, bevor Sie live gehen.
Adoption-Phase
8. Training: Lernressourcen und Supportsysteme für Nutzer erstellen
Wenn Ihr neues S/4HANA-Transformationssystem live geht, sollten Sie bereits einen detaillierten Onboarding-, Schulungs- und Supportplan für Ihre Endanwender haben. Das Wissen und die Fähigkeiten Ihrer Nutzer sind entscheidend für den Erfolg Ihres S/4HANA-Migrationsprozesses – interne Nutzerkompetenzen sind der Schlüssel zum Erfolg!
Eine Schlüsselgruppe in der Migration ist Ihre IT-Abteilung. Sorgen Sie für einen effektiven Wissenstransfer zwischen externen Systemintegratoren (falls Sie welche beauftragt haben) und internen IT-Mitarbeitenden sowie Key Usern in Ihrem Unternehmen. Indem Sie diese internen Kompetenzen aufbauen, werden Sie unabhängiger von externen Beratern und gewinnen die volle Kontrolle über Ihre Prozesse und Ihr Unternehmen zurück.
Im nächsten Schritt können Early Adopters in Ihrem Unternehmen andere Geschäftsbereiche schulen und Wissen weitergeben. Um dies zu erleichtern, können Sie maßgeschneiderte Schulungsprogramme und Materialien für unterschiedliche Nutzergruppen entwickeln – basierend auf ihren Rollen und ihrer Interaktion mit dem neuen System. Vermeiden Sie jedoch, Nutzer zu überfordern – mit einer Flut an Schulungsangeboten, die im Arbeitsalltag nur wenig relevant sind. Setzen Sie stattdessen auf On-Demand-Ressourcen wie Online-Tutorials, Tutorial-Videos und Dokumentationsbibliotheken. Erstellen Sie Benutzerhandbücher, die Ihr Team tatsächlich nutzen möchte. Um den Lernfortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle ausreichend vorbereitet sind, sollten Sie die Einführung von Learning Management Systems (LMS) in Betracht ziehen.
Ein bewährtes Tool in diesem Prozess ist unsere automatisierte Dokumentationssoftware FlowShare. Damit können Sie Schulungsmaterial in nur wenigen Klicks erstellen und alles erfassen, was ein Nutzer benötigt, um einem Prozess zu folgen. Mit FlowShare erstellte Handbücher können in verschiedene Formate exportiert werden, z. B. interaktive und klickbare Demoformate, PDF, Word oder jedes Format, das Sie für Ihr Learning Management System (LMS) benötigen.
9. Monitoring: Nutzung und Adoption nachverfolgen
Haben Sie Ihr S/4HANA-Transformationssystem erfolgreich eingerichtet und alte Prozesse migriert? Herzlichen Glückwunsch! Dennoch ist es wichtig, die Systemleistung kontinuierlich zu überwachen, Nutzerfeedback einzuholen und Nutzungsmuster zu analysieren. Mit Key Performance Indicators (KPIs) können Sie den Erfolg des neuen Systems messen und ihn mit vordefinierten Geschäftszielen vergleichen. Passen Sie bei Bedarf Support- und Schulungsmaterialien an, um Probleme zu adressieren und die User Experience kontinuierlich zu verbessern.
Der perfekte Begleiter in Ihrem Migrationsprozess: FlowShare
Während aller drei Migrationsphasen kann unsere Software FlowShare Ihren Migrationsprozess unterstützen. FlowShare ist ein leichtgewichtiges Dokumentationstool, mit dem Nutzer Prozesse aufzeichnen können, während sie sie ausführen.
- In der Blueprint-Phase ermöglicht FlowShare Ihnen, bestehende Prozesse zu dokumentieren und interaktive Demos Ihrer zukünftigen Prozesse in der S/4HANA-Transformation zu erstellen.
- In der Migrationsphase verbessert FlowShare Ihr User Acceptance Testing (UAT), indem es Testprozesse automatisch erfasst und Fehler sowie Bugs für Ihre IT-Administratoren dokumentiert.
- In der Adoption-Phase unterstützt FlowShare Sie dabei, umfassende Schulungsmaterialien und Benutzerleitfäden zu erstellen und Wissen in kürzester Zeit zu verteilen.
Mit FlowShare erhalten Early Adopters die Möglichkeit, ihr Wissen mühelos an Kolleginnen und Kollegen sowie Endanwender weiterzugeben. Diese Nutzer können dann genau dann auf die mit FlowShare erstellten Ressourcen zugreifen, wenn sie sie benötigen. FlowShare befähigt Unternehmen während ihres Migrationsprozesses zu S/4HANA, unabhängig von Integratoren oder externen Beratern zu werden und die volle Kontrolle über ihre internen Prozesse und Systeme zurückzugewinnen.
Zusammengefasst die größten Vorteile von FlowShare:
- Hohe Kompatibilität: kompatibel mit allen Desktop- und Browser-Anwendungen
- Automatisierung: Klicks aufzeichnen und Beschreibungen automatisch generieren
- Gute User Experience: intuitive Bedienung von Anfang an
- Effiziente Bearbeitung: bei Bedarf alle Screenshots auf einmal bearbeiten
- Vielfalt an Formaten: Materialien in einer breiten Palette an Formaten exportieren
- Datenschutz: sensible Daten unkenntlich machen
- Anpassbares Design: individuelle Guides in Ihrem Corporate Design erstellen
- Lokale Installation: Daten lokal speichern und lokal betreiben
Wenn Sie mehr über die Vorteile von FlowShare in Ihrem S/4HANA-Transformations-Integrationsprozess erfahren möchten, können Sie die Software kostenlos testen. Wenn Sie Fragen zur Nutzung der Software in ERP-Migrationsprojekten haben, kontaktieren Sie uns gerne unter info@getflowshare.com oder lesen Sie unsere Case Study zu diesem Thema.
