Wie ein Top-50-Familienunternehmen seine SAP Schulungsunterlagen und Testreports vereinfacht und vereinheitlicht hat, von Word und Screenshot-Tool hin zu automatisch erzeugten Anleitungen im eigenen Corporate Design.
Einfach, schnell, effizient: Wie FlowShare die Erstellung von Schulungsunterlagen und Testreports bei einem Familienunternehmen transformiert.
Wir freuen uns, seit einigen Monaten eines der Top 50 Familienunternehmen Deutschlands bei Ihren Dokumentationsprozessen zu unterstützen. So umfangreich wie ihre Produktpalette, sind auch ihre ERP-Prozesse. Das macht es alles andere als einfach, die mehreren Tausend Mitarbeiter auch gut darin zu schulen.
Die Herausforderung: Aufwändige SAP-Schulungen.
“Das Erstellen von SAP-Schulungen war sehr aufwändig und zeitfressend.“
Ramona B. aus der Abteilung Business Process Excellence
Eine der Herausforderungen war die aufwändige Erstellung von SAP Schulungen. Da eine frühere hauseigene Lösung nicht mehr existierte und nur noch manuelle Bordmittel wie Word- und Screenshot-Tools zur Verfügung standen, war die Erstellung zeitaufwändig und mühsam. Deshalb waren viele Prozesse gar nicht erst ausreichend dokumentiert.
„Das Zeitfressende bei Handouts ist die Bearbeitung der Screenshot und die anschließende Formatierung in Word oder Powerpoint – also das Hervorheben von Inhalt, Hinzufügen von Pfeilen und Erklärungen. Das macht FlowShare jetzt in einem Schritt.“
Ramona B., Abteilung Business Process Excellence
Die Lösung: FlowShare für Schulungsunterlagen und Testreports
Auf der Suche nach einer Lösung stießen sie auf FlowShare, um digitale Prozesse in einfach zu verfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen abzubilden. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren die benutzerfreundliche Oberfläche sowie die Möglichkeit, automatisiert Anleitungen zu erstellen, während ein Vorgang ausgeführt wurde.
Anschließend werden die Anleitungen einerseits über Sharepoint zur Verfügung gestellt oder über ein Wiki verbreitet.
Ramona B. aus der Abteilung Business Process Excellence, betont die potenziellen Anwendungsfälle: „Das Potenzial wurde gleich erkannt, dass man mit FlowShare Schulungsunterlagen erstellen kann, aber auch Testreports.“.
Das Ergebnis: Vereinfachung und Vereinheitlichung der Dokumentation
Der Rollout erfolgte erst vor 2 Monaten, allein die Einführung war schon ein Erfolg:
„Die Stärke von FlowShare ist neben der automatischen Aufzeichnung der Klicks die intuitive Bedienung. Um eine ansprechende Doku zu erstellen, ist nichts weiter notwendig als die Buttons für Start, Pause und Stopp zu kennen.“
Ramona B.
Der schnelle Einstieg in die Anwendung des Tools und die einfache Erstellung von Anleitungen und Dokumentationen haben FlowShare zu einer wertvollen Ergänzung in ihrem Arbeitsalltag gemacht.
Außerdem hat sich auch FlowShares direkte Integration zu Synthesia als praktische Erweiterung herausgestellt, um die Schulungsdokumente auch als KI-erzählte Videos einzusetzen. Mit der Synthesia Integration können ohne Mehraufwand neben den statischen Anleitungen auch Kurzvideos zur Verfügung gestellt werden. Das führt dazu, dass Endanwender*innen freie Wahl bei dem Format haben, um die bestmögliche Hilfe zu erhalten.
Durch das Enterprise Lizenzmodell von FlowShare kann eine große Nutzerzahl auf FlowShare zurückgreifen, so dass die Dokumentation nicht mehr nur auf wenigen Schultern lastet, wie es z.B. bei komplexeren Autorentools der Fall wäre.
“Manche KollegInnen nutzen die Software schon sehr intensiv und haben auch schon Testreports damit erstellt.”
Die Dokumentation wurde durch FlowShare nicht nur vereinfacht, sondern auch vereinheitlicht, da die Vorlagen an die Corporate Identity Vorgaben des Unternehmens angepasst wurden.
Fazit: keine Scheu vor SAP-Schulungen!
Wie dieses Familienunternehmen können auch andere Unternehmen erheblich von FlowShare profitieren. Die Windows-Applikation ermöglicht eine effiziente Erstellung von Schulungsunterlagen und Prozessdokumentationen und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss.
Kontaktieren Sie uns und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion von FlowShare. Es ist einfach zu bedienen und Sie können sofort beginnen, qualitativ hochwertige Schulungsunterlagen im Bruchteil der Zeit zu erstellen.
FAQs
Wie unterscheiden sich SAP Schulungsunterlagen und Testreports?
Der Testreport belegt, dass eine Transaktion funktioniert, die Schulungsunterlage bringt Anwendern bei, sie auszuführen. Beide beschreiben dieselben Klicks. Deshalb ist die getrennte Erstellung doppelte Arbeit.
Sollen Key-User oder Trainer die Unterlagen erstellen?
Die Key-User. Sie kennen den tatsächlichen Weg durch das System einschließlich der Umwege, während ein Trainer den vorgesehenen Weg beschreibt. Beim Aufzeichnen während der Arbeit entfällt die Übergabe, in der die Details verloren gehen.
Lässt sich das direkt in der SAP GUI aufzeichnen?
Ja. FlowShare erfasst den Windows-Desktop, damit werden SAP-Transaktionen Schritt für Schritt mit Screenshots festgehalten, ohne Browser-Erweiterung und ohne dass Prozessdaten den Rechner verlassen.
Wie verteilen wir die Unterlagen im Unternehmen?
Als PDF für die Ablage und den Nachweis, als Word-Datei für die Weiterbearbeitung im Fachbereich. Aus einer Aufzeichnung entstehen beide Formate, ergänzt um ein einheitliches Corporate Design.
