Die S4HANA Migration ist kein Spaziergang: SAP beendet den ECC-Support 2027, und über 70 Prozent der ERP-Einführungen verfehlen ihre Ziele. Dieser Leitfaden führt Sie durch drei Phasen und neun Schritte, von der Bestandsaufnahme bis zum Monitoring.
Kommt Ihnen das bekannt vor: Sie möchten sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, aber SAP verlangt nun, dass Sie Ihr gut funktionierendes ERP auf SAP S/4HANA transformieren. Haben Sie nicht erst vor ein paar Jahren ein perfekt laufendes ERP-System implementiert? Und jetzt müssen Sie das alles noch einmal machen?
Die Migration ist aufwendig, bindet Ressourcen und greift in den laufenden Betrieb ein. Sie ist aber kein Sonderfall: Tausende Unternehmen stehen bis 2027 vor derselben Aufgabe.
Bei FlowShare sind wir fest davon überzeugt, dass technisches Know-how gleichmäßig verteilt sein sollte – damit niemand im Projektteam in der heißen Phase des Migrationsprojekts Familienessen verpasst oder – schlimmer noch – Jahre seiner Zeit in ein gescheitertes Projekt investiert, das am Ende in einem langen und zermürbenden Rechtsstreit endet.
Deshalb entwickeln wir FlowShare: Fachexperten zeichnen ihr Wissen automatisch auf und machen es im Unternehmen verfügbar. Viele unserer Kunden setzen FlowShare in Migrationsprojekten ein und verkürzen damit die Projektdauer.
Um Sie bei Ihrer Transformation zu SAP S/4HANA zu begleiten und zu zeigen, wie wir helfen können, Risiken zu reduzieren, haben wir einen einfachen Leitfaden erstellt. Legen wir los.
Ein Schritt zurück: Warum die S/4HANA Migration jetzt ansteht
Grundsätzlich gibt es zwei große Gründe für die Migration zu SAP S/4HANA:
- SAP drängt darauf
- Sie kann die Geschäftsabläufe deutlich verbessern
Zunächst einmal beendet SAP den Support für sein bisheriges ERP-System SAP ECC im Jahr 2027. Danach kosten Wartungsleistungen für ECC Unternehmen einen Aufschlag von zwei Prozent zusätzlich zu den bestehenden Supportgebühren. Das macht ECC für Unternehmen teuer – ohne dass sie wissen, wie lange SAP überhaupt noch Support für das alte System anbieten wird.
Zweitens bietet das neue ERP-System S/4HANA neben dem subtilen Druck, den SAP auf seine Kunden ausübt, um auf S/4HANA zu wechseln, auch eine Reihe von Vorteilen. Manche sehen darin den wichtigen nächsten Schritt in Richtung digitale Zukunft: schnellere Abfragen und Analysen großer interner und externer Datenbanken sowie der Einsatz von KI und anderen neuen Technologien. Also ja: S/4HANA kann Ihr Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger machen – Voraussetzung ist allerdings, dass Sie den Migrationsprozess erfolgreich abschließen …
S/4HANA-Transformation – Herausforderungen und Risiken der Migration
SAP drängt seine Kunden schon seit einiger Zeit, ihre Systeme endlich auf S/4HANA zu migrieren. So hatte SAP das Ende des Supports für das alte System ECC bereits für 2025 angekündigt. Später verschob der Softwarekonzern diese ursprüngliche Frist jedoch von 2025 auf 2027 – Grund dafür waren zu geringe Einführungsraten der S/4HANA-Transformation. So hatten bis 2022 nur 29 Prozent der SAP-Kunden den Wechsel zu S/4HANA bereits vollzogen, während 16 Prozent angaben, nicht einmal Pläne für eine Migration zu haben.
Diese Verschiebung zeigt, worum es geht: Die S/4HANA Migration ist keine Aufgabe, die sich nebenher abhaken lässt. Unternehmen sind trotz aller Vorteile beim alten System geblieben, und zwar aus einem nachvollziehbaren Grund. Eine ERP-Migration kostet viel Geld und bindet über Monate Kapazität.
Third Stage Consulting schätzt die Gesamtkosten einer SAP-Einführung auf das Drei- bis Fünffache der ursprünglichen Softwareinvestition und auf drei bis vier Prozent des Jahresumsatzes. Dazu kommt das Betriebsrisiko: Weil das Tagesgeschäft am ERP hängt, treffen Verzögerungen und technische Probleme während der Migration direkt den Umsatz. Eine viel zitierte Gartner-Zahl besagt, dass über 70 Prozent der ERP-Einführungen ihre ursprünglichen Ziele verfehlen. Dass Unternehmen ein solches Projekt aufschieben, ist vor diesem Hintergrund verständlich.
Die Chancen für eine zweite Verschiebung des SAP-Supportendes für ECC sind jedoch nahezu null. Diesmal ist die Frist also verbindlich. Unternehmen sollten jetzt die notwendigen Schritte einleiten, um ihr System zu migrieren und SAP S/4HANA zu implementieren.
Greenfield, Brownfield oder hybrid: drei Ansätze zur S/4HANA-Implementierung
Grundsätzlich gibt es drei Hauptansätze zur Implementierung von SAP S/4HANA:
Welcher Weg passt, hängt weniger von der Technik ab als davon, wie gut Sie Ihre bestehenden Prozesse kennen. Genau deshalb steht die Bestandsaufnahme am Anfang der neun Schritte.
1. Greenfield SAP: Neuimplementierung auf der grünen Wiese
Der Greenfield-Ansatz beinhaltet eine Neuimplementierung des ERP – das heißt, Sie bauen Ihr ERP innerhalb von s4hana migration von Grund auf neu auf. In diesem Szenario konfigurieren und erstellen Sie eine vollständig neue ERP-Landschaft, die unabhängig von Ihren bestehenden Systemen ist.
Greenfield SAP bedeutet in der Praxis: Sie übernehmen keine Altlasten, müssen aber jeden Prozess neu definieren und jeden Anwender neu schulen. Der Aufwand ist höher, das Ergebnis dafür frei von Anpassungen, die vor zehn Jahren einmal sinnvoll waren. Für Unternehmen mit stark gewachsenen Eigenentwicklungen ist das oft der ehrlichere Weg, auch wenn er zunächst teurer aussieht.
2. Brownfield-Ansatz: Systemkonvertierung
Der Brownfield-Ansatz umfasst im Gegensatz dazu eine vollständige Migration Ihrer bestehenden Strukturen in das neue System. Das bedeutet, dass alle bestehenden Anwendungen, Workflows und Datenstrukturen aus Ihrem alten ERP erhalten bleiben und auf S/4HANA konvertiert werden.
3. Hybrid-Ansatz: Selektive Datenübernahme
Der Hybrid-Ansatz ist schließlich eine Mischung aus Greenfield und Brownfield (auch „Bluefield“ genannt). Dabei wenden Sie eine selektive Datenübernahme an: Sie migrieren einige bestehende Strukturen, während Sie andere neu gestalten. So können Unternehmen einem „Best-of-both-worlds“-Ansatz folgen, bestehende Prozesse prüfen und entscheiden, welche beibehalten und welche neu gestaltet werden sollen.
9 Schritte für Ihre erfolgreiche SAP-S/4HANA-Migration
Die Migration zu SAP S/4HANA lässt sich in drei Hauptphasen mit neun übergeordneten Schritten unterteilen. Der gesamte Prozess kann zwischen sechs Monaten und mehreren Jahren dauern – abhängig von Ihren Fähigkeiten, Anforderungen, Ressourcen und der Organisation des Migrationsprozesses.
3 Implementierungsphasen
- Blueprint-Phase: In dieser Phase entscheiden Sie sich für die Migration, holen Stakeholder ins Boot, definieren den Status quo und analysieren alle bestehenden Prozesse und Aufgaben in Ihrer Organisation. Außerdem beginnen Sie, den Zielzustand des ERP zu entwerfen sowie eine Übergangs- und Implementierungsstrategie.
- Migrationsphase: In der Migrationsphase wird es konkret – Sie starten den eigentlichen Migrationsprozess. Dazu gehören Datenbereinigung, Aufbau der Anwendung, Durchführung der Konvertierung und Tests der Anwendung.
- Adoption-Phase: Nach dem Testen der Anwendung in einer Sandbox-Umgebung wechseln Sie in die Adoption-Phase, in der Sie S4HANA migration in Ihrer Live-Umgebung einsetzen. Diese Phase erfordert einen umfassenden Schulungs- und Supportplan, um die Bedürfnisse aller Endanwender zu erfüllen. Zusätzlich sollten Sie die Adoption des neuen Systems überwachen und nachverfolgen und bei Bedarf eingreifen.
9-Schritte-Prozess für eine erfolgreiche SAP-S4hana migration
Um die drei Phasen sicher zu durchlaufen und eine erfolgreiche Implementierung zu erreichen, ist es hilfreich, diesen neun essenziellen Schritten zu folgen.
Blueprint-Phase
1. Status quo: Bestehende Architektur erfassen
Steht die Entscheidung für die Migration, geht der erste Schritt zurück zur bestehenden ERP-Architektur. Dokumentieren Sie die Prozesse, die heute im Einsatz sind: wie sie ablaufen und welche Daten und Objekte daran hängen. Bewerten Sie, was gut funktioniert und was nicht, und entscheiden Sie, welche Prozesse Sie übernehmen und welche Sie überarbeiten wollen. Beziehen Sie die Fachbereiche früh ein, damit die Änderungen später mitgetragen werden.
Für die Erfassung der Altprozesse eignet sich FlowShare: Die Software zeichnet jeden Klick automatisch auf und fasst ihn zu einem Dokument zusammen, das zeigt, wie der Prozess tatsächlich ausgeführt wird.
2. Blick nach vorn: Funktionen von S/4HANA prüfen
Im zweiten Schritt sehen Sie sich an, was S/4HANA tatsächlich kann. Wenn Sie den Aufwand einer Migration auf sich nehmen, sollten Sie den Nutzen auch ausschöpfen: Lernen Sie die neuen Funktionen kennen, entscheiden Sie, welche Variante (On-Premise, Cloud) zu Ihnen passt, und prüfen Sie die SAP Best Practices. Über Demosysteme oder die Anwenderdokumentation legen Sie die neuen S/4HANA-Prozesse über die in Schritt 1 erfassten Altprozesse.
Auch hier ermöglicht Ihnen Software wie FlowShare, die Schritte eines bestimmten S/4HANA-Prozesses in einer Klick-für-Klick-Dokumentation zu visualisieren. Andere Tools wie Process-Mining-Tools können dies ergänzen, indem sie einen breiteren Überblick über alle Vorteile des neuen ERP-Systems geben.
3. Planung: Übergangsstrategie und Implementierungsplan für die S/4HANA Umstellung definieren
Nachdem Sie die S/4HANA-Transformation erkundet haben, können Sie Ihre Übergangsstrategie und Ihren Implementierungsplan definieren. Dieser Schritt ist entscheidend, um aus dem Migrationsprozess Wert zu schöpfen.
Auf Basis Ihrer Analyse in den ersten beiden Schritten können Sie den Greenfield-, Brownfield- oder Hybrid-Ansatz wählen. Wenn Sie die meisten Ihrer bestehenden Vorgehensweisen übernehmen möchten, ist der Brownfield-Ansatz möglicherweise am besten geeignet. Wenn S/4HANA Chancen bietet, die eine Neuorganisation von Prozessen erfordern, könnte der Greenfield-Ansatz besser passen. Häufig entscheiden sich Unternehmen für eine Mischung aus beidem – den Hybrid-Ansatz. Definieren Sie zusammen mit dieser Entscheidung Ihre zukünftigen Zielprozesse und Datenmodelle, um den größtmöglichen Business Value zu erzielen.
Nach der Erstellung des Übergangsplans sollten Sie außerdem einen umfassenden Implementierungsplan für Ihren Transformationsprozess definieren. In diesem Plan arbeiten Sie Phasen, Meilensteine, Ressourcenzuweisung und Zeitpläne des Projekts aus. Dazu gehören auch Partner und Tools, die Sie einbeziehen möchten, Rollen in Ihrer Organisation für das Projektmanagement sowie Strategien für das Risikomanagement.
Migrationsphase
4. Aufräumen: Bestehende Daten für die S/4HANA-Transformation bereinigen
Zu Beginn der Migrationsphase starten Sie mit der Bereinigung Ihrer Daten: Entfernen Sie alle redundanten, veralteten oder trivialen Daten, die nicht in das neue System migriert werden sollten. Automatisierte Tools können helfen, indem sie Duplikate löschen und Daten standardisieren, aber Sie sollten die Ergebnisse manuell prüfen, um eine saubere, zuverlässige Datenbasis in S/4HANA sicherzustellen.
In diesem Schritt kann es manchmal helfen, Ihre Daten in Kategorien wie Hot-, Warm- und Cold-Data einzuteilen. Die „Temperatur“ zeigt dabei, wie häufig Sie auf die Daten zugreifen, und gibt Hinweise auf historische oder veraltete Daten.
5. Konfiguration: Ihre individuelle Konfiguration erstellen
Als Nächstes konfigurieren Sie das S/4HANA-System entsprechend Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen, einschließlich Ihrer Anwendungen, Custom Objects und Programme. Entscheiden Sie, ob Sie Drittanbieter-Tools oder -Produkte außerhalb des SAP-Ökosystems integrieren möchten, und legen Sie fest, wie diese Integrationen funktionieren sollen. Beziehen Sie sich dabei stets auf die vorherigen Schritte: Behebt das neue Modell Pain Points aus Ihren bestehenden Prozessen (Schritt 1)? Nutzen Sie die Vorteile von S/4HANA voll aus (Schritt 2)?
6. Sandbox: Technische Konvertierung durchführen
Nachdem Sie die ideale Konfiguration entworfen haben, ist es Zeit, das Modell in die Praxis umzusetzen, indem Sie die technische Migration Ihres bestehenden ERP-Systems zu S/4HANA durchführen. In diesem Schritt importieren Sie die bereinigten Daten und konfigurieren die notwendigen Anwendungen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle in Ihrem Implementierungsplan beschriebenen Schritte befolgen und den Datenimport sorgfältig durchführen. Die erste Einrichtung erfolgt typischerweise in einer Sandbox-Umgebung, sodass vor dem Go-live getestet und angepasst werden kann.
7. Testing: User Acceptance Testing (UAT) und Feedback
Tests sind ein manchmal anstrengender, aber essenzieller Teil Ihres S/4HANA-Migrationsprozesses. Wenn es eine Sache gibt, auf die Sie sich verlassen können, dann ist es, dass nicht alles beim ersten Mal sofort funktioniert. Das ist in Ordnung – solange Sie Bugs und Probleme identifizieren, bevor Sie live gehen.
Daher sollten Sie diese Phase für umfassende Tests nutzen. Zunächst sollten Ihre Softwareentwickler und die IT-Abteilung erste Tests durchführen. Danach – und noch wichtiger – sollten Sie User Acceptance Testing (UAT) durchführen und Feedback von Key Usern einholen. Sie sind diejenigen, die letztlich mit der S/4HANA-Transformation arbeiten und am besten wissen, wie sie die Funktionen nutzen möchten.
Alle durchgeführten Tests sollten protokolliert und mit Notizen dokumentiert werden. Insbesondere wenn Fehler oder unerwartete Systemreaktionen auftreten, sollten Nutzer solche Vorfälle mit Screenshots, Beschreibungen und Log-Meldungen dokumentieren. Wenn Sie dies nicht manuell tun möchten, können automatisierte Dokumentationstools wie FlowShare helfen, die Testschritte automatisch zu erfassen, sodass Entwickler nachvollziehen können, wie Fehler entstanden sind. Nutzer müssen FlowShare während des Testens lediglich im Hintergrund laufen lassen und können die Dokumentation bei einem Fehler an den IT-Support senden.
Auf Basis dieser Tests und des Nutzerfeedbacks kann Ihre IT Systemkonfigurationen anpassen, Bugs beheben und eine optimale Performance sicherstellen, bevor Sie live gehen.
Adoption-Phase
8. Training: Lernressourcen und Supportsysteme für Nutzer erstellen
Wenn Ihr neues S/4HANA-Transformationssystem live geht, sollten Sie bereits einen detaillierten Onboarding-, Schulungs- und Supportplan für Ihre Endanwender haben. Das Wissen und die Fähigkeiten Ihrer Nutzer sind entscheidend für den Erfolg Ihres S/4HANA-Migrationsprozesses – interne Nutzerkompetenzen sind der Schlüssel zum Erfolg!
Eine Schlüsselgruppe in der Migration ist Ihre IT-Abteilung. Sorgen Sie für einen effektiven Wissenstransfer zwischen externen Systemintegratoren (falls Sie welche beauftragt haben) und internen IT-Mitarbeitenden sowie Key Usern in Ihrem Unternehmen. Indem Sie diese internen Kompetenzen aufbauen, werden Sie unabhängiger von externen Beratern und gewinnen die volle Kontrolle über Ihre Prozesse und Ihr Unternehmen zurück.
Anschließend geben die ersten geschulten Anwender ihr Wissen an weitere Fachbereiche weiter. Entwickeln Sie dafür Schulungsmaterial, das zur jeweiligen Rolle passt, und überfrachten Sie niemanden mit Inhalten, die im Alltag keine Rolle spielen. Sinnvoller sind Materialien, die im Bedarfsfall abrufbar sind: Anleitungen, kurze Videos und eine durchsuchbare Dokumentation. Für die Nachverfolgung des Lernfortschritts kann ein Learning-Management-System (LMS) sinnvoll sein.
FlowShare erstellt dieses Schulungsmaterial aus den Aufzeichnungen, die ohnehin entstehen. Die Anleitungen lassen sich als interaktive Demo, als PDF, als Word-Dokument oder in dem Format exportieren, das Ihr LMS benötigt.
9. Monitoring: Nutzung und Adoption nachverfolgen
Nach dem Go-live endet das Projekt nicht. Beobachten Sie die Systemleistung, sammeln Sie Rückmeldungen der Anwender und werten Sie aus, wie das System tatsächlich genutzt wird. Über Kennzahlen (KPIs) messen Sie, ob das neue System die gesetzten Ziele erreicht, und passen Schulungs- und Supportmaterial dort an, wo Anwender hängen bleiben.
Der perfekte Begleiter in Ihrem Migrationsprozess: FlowShare
Während aller drei Migrationsphasen kann unsere Software FlowShare Ihren Migrationsprozess unterstützen. FlowShare ist ein leichtgewichtiges Dokumentationstool, mit dem Nutzer Prozesse aufzeichnen können, während sie sie ausführen.
- In der Blueprint-Phase ermöglicht FlowShare Ihnen, bestehende Prozesse zu dokumentieren und interaktive Demos Ihrer zukünftigen Prozesse in der S/4HANA-Transformation zu erstellen.
- In der Migrationsphase verbessert FlowShare Ihr User Acceptance Testing (UAT), indem es Testprozesse automatisch erfasst und Fehler sowie Bugs für Ihre IT-Administratoren dokumentiert.
- In der Adoption-Phase unterstützt FlowShare Sie dabei, umfassende Schulungsmaterialien und Benutzerleitfäden zu erstellen und Wissen in kürzester Zeit zu verteilen.
Mit FlowShare erhalten Early Adopters die Möglichkeit, ihr Wissen mühelos an Kolleginnen und Kollegen sowie Endanwender weiterzugeben. Diese Nutzer können dann genau dann auf die mit FlowShare erstellten Ressourcen zugreifen, wenn sie sie benötigen. FlowShare befähigt Unternehmen während ihres Migrationsprozesses zu S/4HANA, unabhängig von Integratoren oder externen Beratern zu werden und die volle Kontrolle über ihre internen Prozesse und Systeme zurückzugewinnen.
Zusammengefasst die größten Vorteile von FlowShare:
- Hohe Kompatibilität: kompatibel mit allen Desktop- und Browser-Anwendungen
- Automatisierung: Klicks aufzeichnen und Beschreibungen automatisch generieren
- Gute User Experience: intuitive Bedienung von Anfang an
- Effiziente Bearbeitung: bei Bedarf alle Screenshots auf einmal bearbeiten
- Vielfalt an Formaten: Materialien in einer breiten Palette an Formaten exportieren
- Datenschutz: sensible Daten unkenntlich machen
- Anpassbares Design: individuelle Guides in Ihrem Corporate Design erstellen
- Lokale Installation: Daten lokal speichern und lokal betreiben
Wenn Sie FlowShare im Rahmen Ihrer S/4HANA Migration testen möchten, steht die kostenlose Testversion bereit. Bei Fragen zum Einsatz in ERP-Migrationsprojekten erreichen Sie uns unter info@getflowshare.com, und in unserer Fallstudie sehen Sie das Vorgehen an einem konkreten Projekt.
Faqs
Warum steht die S/4HANA Migration jetzt an?
Weil SAP den Support für ECC 2027 beendet. Damit wird die Umstellung für die meisten Bestandskunden zu einem Projekt mit festem Zeitrahmen, nicht zu einer Option, die sich beliebig verschieben lässt.
Greenfield, Brownfield oder hybrid: was passt?
Greenfield bedeutet Neuimplementierung und die Chance, Altlasten loszuwerden, bei höherem Aufwand. Brownfield konvertiert das bestehende System und ist schneller, nimmt aber Altprozesse mit. Der hybride Weg übernimmt gezielt einzelne Bereiche.
Wie viel Dokumentation braucht eine Migration wirklich?
Drei Dinge: die Altprozesse vor der Umstellung, die Testnachweise während der Migration und die Anwenderunterlagen für den Betrieb. Alles Weitere ist optional und bindet Kapazität, die im Projekt ohnehin knapp ist.
Wann erstellen wir die Schulungsunterlagen?
Während des User Acceptance Testing. Die Transaktionen werden dort ohnehin durchgespielt, und aus derselben Aufzeichnung entstehen Testnachweis und Anwenderunterlage, statt beides getrennt zu produzieren.
