Ist Offline-Dokumentationssoftware in einer „Cloud-First“-Welt noch von Bedeutung?
Die meisten Dokumentationsprogramme benötigen eine Internetverbindung, um zu funktionieren. Sie öffnen eine Browser-Erweiterung, klicken sich durch Ihren Arbeitsablauf, und die Aufzeichnung, die Screenshots sowie die fertige Anleitung werden alle auf den Servern eines Drittanbieters erstellt, bevor Sie das Ergebnis überhaupt zu sehen bekommen. Das ist der Standard für diese gesamte Kategorie – von Grund auf auf die Cloud ausgerichtet –, und es ist erwähnenswert, denn es bedeutet, dass jeder Bildschirm, den Sie dokumentieren, zunächst die Infrastruktur eines Drittanbieters durchläuft. Offline-Dokumentationssoftware funktioniert genau umgekehrt.
FlowShare ist eine Offline-Dokumentationssoftware. Sie läuft auf Ihrem eigenen Windows-Rechner, erfasst und verarbeitet alles lokal und benötigt keine Internetverbindung, um einen Prozess zu erfassen oder eine fertige Anleitung zu erstellen. Derzeit ist das dahinterstehende Unternehmen zudem nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Diese beiden Fakten erfüllen unterschiedliche Zwecke, und es lohnt sich, beide zu erläutern, da die meisten Anbieter in der Regel nur einen davon in den Vordergrund stellen.
Was unter „Offline-Dokumentationssoftware“ eigentlich zu verstehen ist
FlowShare wandelt die Schritte, die eine Person auf ihrem Bildschirm ausführt, automatisch in eine schriftliche Schritt-für-Schritt-Anleitung um, während sie arbeitet. Öffnen Sie Ihr ERP-System, klicken Sie sich wie gewohnt durch einen Prozess, und FlowShare erstellt die Dokumentation im Laufe des Vorgangs, indem es jeden Klick und jeden Screenshot erfasst, jeden Schritt mit einer Bezeichnung versieht und eine fertige Anleitung zusammenstellt.
Die Tatsache, dass es sich um eine Offline-Dokumentationssoftware handelt, ist keine Einschränkung, die aus Sicherheitsgründen für sicherheitsbewusste Käufer auferlegt wurde. Es ist die gesamte Architektur von FlowShare. Die Erfassung erfolgt auf Ihrem Rechner. Die Verarbeitung erfolgt auf Ihrem Rechner. Die Anleitung wird auf Ihrem Rechner erstellt. Für all dies ist keine Netzwerkverbindung erforderlich, und nichts davon hängt davon ab, dass ein Browser-Tab geöffnet bleibt und mit einem Cloud-Dienst verbunden ist, während Sie einen sensiblen Vorgang durchführen.
Es handelt sich auch nicht um einen Bildschirmrekorder. Zwar dauert die Erstellung eines Schulungsvideos tatsächlich genauso lange wie der Vorgang selbst, doch ist es nicht einfach, das Video zu aktualisieren, sobald sich ein Schritt im Ablauf ändert, und niemand kann in einem Video nach dem einen Schritt suchen, den er vergessen hat. FlowShare erstellt eine schriftliche Anleitung in etwa der Zeit, die man benötigt, um die Aufgabe einmal auszuführen, und wenn sich der Prozess ändert, aktualisieren Sie den entsprechenden Teil der Anleitung, anstatt das Ganze neu aufzunehmen.
Warum die ISO-Zertifizierung mehr bedeutet als nur ein Abzeichen
Hier ist der Punkt, den viele Seiten von Anbietern zum Thema Vertrauen auslassen: Die Architektur ist die eigentliche Sicherheitslösung, und die Zertifizierungen bilden eine separate, zusätzliche Ebene darüber.
Was ein sicheres Dokumentationswerkzeug für den Einsatz vor Ort eigentlich leisten sollte
Ein wirklich sicheres Dokumentationswerkzeug für den Einsatz vor Ort beantwortet eine Frage ganz direkt: Müssen Ihre Prozessdaten Ihr Netzwerk verlassen, wenn Sie es nutzen? Bei FlowShare lautet die Antwort standardmäßig „Nein“. Die Anleitungen werden auf Ihrem System oder in Ihrem Netzwerk gespeichert, und es wird nichts hochgeladen, es sei denn, Sie entscheiden sich ausdrücklich dafür, diese über das optionale Portal zu exportieren oder zu veröffentlichen.
Aus diesem Grund wird FlowShare auch an Orten eingesetzt, an denen ein browserbasiertes Tool schlichtweg nicht zum Einsatz kommen kann: in Fertigungshallen, in Behördennetzwerken sowie in isolierten oder zugangsbeschränkten Umgebungen, in denen „Cloud-basiert“ keine Option ist – ganz gleich, wie viele Zertifizierungen der Anbieter vorweisen kann. Gerade für diese Umgebungen steht ein vollständig offlineer Betrieb zur Verfügung, der gänzlich ohne regelmäßige Netzwerkaufrufe auskommt.
Wie das FlowShare-Portal das Veröffentlichen zu einer bewussten Entscheidung macht und nicht zur Standardoption
Allerdings bleibt nicht jeder Leitfaden für immer lokal. Teams möchten einen fertigen Leitfaden oft weitergeben, ihn an einer zentralen Stelle veröffentlichen oder an jemanden außerhalb des Tools weiterleiten – dafür ist das optionale Portal gedacht, und es lohnt sich, bei dessen Architektur ebenso präzise vorzugehen wie bei der Desktop-Anwendung.
Für das FlowShare-Portal (das von der miraminds GmbH und Inc. gehostet und betrieben wird) übernehmen wir die sichere Zugriffskontrolle der Cloud-Infrastruktur, die Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, die Überwachung sowie die Datensicherung. Sie sind für die Kontoverwaltung, die Benutzeranlegung sowie Ihre eigenen Entscheidungen bezüglich der Freigabe von Inhalten verantwortlich. Die zugrunde liegenden Cloud-Anbieter kümmern sich um die physische Sicherheit der Rechenzentren, die Hardware sowie den Schutz der verwalteten Dienste auf Betriebssystemebene.
Diese Unterscheidung ist wichtig , da das Portal eine Ergänzung zur Desktop-Anwendung darstellt und diese nicht ersetzt. Die Desktop-Anwendung übernimmt die Dokumentation vollständig auf Ihrem Rechner. Das Portal ist eine separate Ebene für den Fall, dass Sie aktiv entscheiden, dass Daten Ihr Netzwerk verlassen sollen, und diese Ebene fällt unter dieselbe Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022 wie der Rest des ISMS.
Wo Software zur Einhaltung von SOPs zum Einsatz kommt
Insbesondere für Teams, die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) entwickeln, lässt sich dieselbe Architektur auf Anwendungsfälle für SOP-Compliance-Software übertragen. Eine auf Compliance ausgerichtete SOP dokumentiert häufig einen Prozess, der regulierte Daten oder eingeschränkte interne Systeme betrifft – genau das ist die Situation, in der es falsch ist, Screenshots standardmäßig über die Cloud eines Drittanbieters weiterzuleiten. Da FlowShare die Dokumentation von Anfang an lokal speichert, können Teams ihre SOP-Bibliothek aufbauen, ohne dass dieser Schritt eine separate Sicherheitsüberprüfung erfordert.
Nehmen Sie beispielsweise ein Verfahren zur Qualitätskontrolle in der Fertigung oder einen Prozess zur Verwaltung behördlicher Unterlagen: In beiden Fällen werden in der Regel Bildschirme angezeigt, auf denen interne Systemnamen, Falldaten oder Konfigurationsdetails zu sehen sind, die das Gebäude nicht verlassen dürfen, geschweige denn auf die Server eines Dritten gelangen sollten. FlowShare erfasst diese Standardarbeitsanweisung (SOP) auf dieselbe Weise wie jeden anderen Prozess auch – automatisch, während die Person den Vorgang durchführt –, und der daraus resultierende Leitfaden muss niemals daraufhin überprüft werden, welche Informationen dabei an einen externen Anbieter weitergegeben wurden. Für SOP-Bibliotheken, die einem Audit unterzogen werden, bedeutet dies zudem, dass der gesamte Bestand als interne Dokumentation überprüfbar bleibt, anstatt dass für jede Anleitung ein eigener Vermerk darüber erforderlich ist, wo sie sich befindet und wer sonst noch Zugriff darauf hat.
Ist FlowShare eine nach ISO 27001 zertifizierte Dokumentationssoftware?
Die Architektur gibt Aufschluss darüber, was die Software mit Ihren Daten macht. Sie gibt jedoch keinen Aufschluss darüber, wie das hinter der Software stehende Unternehmen die Sicherheit als geschäftlichen Aspekt regelt, und das ist eine separate, berechtigte Frage.
Die miraminds GmbH und miraminds Inc., die Unternehmen hinter FlowShare, sind nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Die Zertifizierung umfasst die Konzeption, Entwicklung, Wartung und den Cloud-Betrieb von FlowShare, einschließlich der auf Microsoft Azure und DigitalOcean gehosteten Infrastruktur. Konkret bedeutet dies, dass eine akkreditierte unabhängige Stelle geprüft hat, wie das Unternehmen in den Bereichen Risikomanagement, Zugriffskontrolle, Reaktion auf Vorfälle, sichere Entwicklung und Lieferantenbeziehungen vorgeht, und bestätigt hat, dass es einen international anerkannten Standard erfüllt, der durch jährliche Überwachungsaudits aufrechterhalten wird.
Laden Sie das Zertifikat nach ISO/IEC 27001:2022 hierherunter.
Hier kommt es auf Präzision an, und genau an dieser Stelle lassen viele Anbieter-Webseiten Nachlässigkeiten erkennen. Die Norm ISO 27001 zertifiziert ein Managementsystem: die Art und Weise, wie ein Unternehmen Risiken, Zugriffe, die Reaktion auf Vorfälle und Lieferantenbeziehungen regelt. Mit seinem Hauptsitz in Deutschland unterliegt miraminds zudem der DSGVO, die regelt, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und geschützt werden. Beide Standards ergänzen sich, beantworten jedoch unterschiedliche Fragen: Der eine prüft, wie das Unternehmen geführt wird, der andere regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Ausführliche Informationen, darunter auch, welche personenbezogenen Daten FlowShare genau speichert, wie sich die Verantwortlichkeiten zwischen miraminds, Ihnen und den zugrunde liegenden Anbietern der Cloud-Infrastruktur für das optionale Portal aufteilen und was vollständig außerhalb des Geltungsbereichs der Zertifizierung liegt, finden Sie auf unserer Seite „Sicherheit“. Das Zertifikat selbst, unsere Datenverarbeitungsvereinbarung sowie unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen sind direkt in unserem Trust Center verfügbar.
Folgende Aspekte sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters für On-Premise-Dokumentationslösungen beachten
Wenn Sie Dokumentationswerkzeuge für ein Unternehmen vergleichen, dem es wichtig ist, wo seine Daten landen, sollten Sie zunächst die Architektur und erst danach die Zertifizierungen prüfen.
Die meisten Anbieter möchten, dass Sie sich nur auf das Zertifikat verlassen. Schauen Sie genauer hin. Ein Anbieter kann über jedes auf dem Markt verfügbare Zertifikat verfügen und dennoch verlangen, dass Ihre Bildschirme standardmäßig über seine Infrastruktur geleitet werden, denn dies ist eine Produktentscheidung und keine Frage der Governance. FlowShare ist von Grund auf eine Offline-Dokumentationssoftware und verfügt nun zudem über eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022. Das bedeutet, dass sowohl die Produktfrage als auch die Governance-Frage direkte Antworten erhalten, anstatt dass ein einziges Gütesiegel für beides steht.
Möchten Sie es an Ihrem eigenen Prozess ausprobieren?
Wenn Sie in einer regulierten oder luftisolierten Umgebung arbeiten, erfahren Sie mit FlowShare, was „standardmäßig vor Ort“ tatsächlich bedeutet. Wenden Sie sich an unser Team, um eine Offline-Konfiguration mit gesperrten Online-Funktionen zu erhalten, oder starten Sie eine 7-tägige Testversion, um sich zunächst die Erfassung selbst anzusehen – einschließlich der Online-Funktionen.
