Microsoft hat die Problemaufzeichnung (PSR) unter Windows 11 stillschweigend eingestellt. Welche Schrittaufzeichnung unter Windows 11 die richtige ist, hängt davon ab, wofür Sie PSR genutzt haben: für schnelle Fehlermeldungen an die IT oder als Notlösung für echte Prozessdokumentation.
Microsoft hat den „Problem Steps Recorder“ (PSR) in Windows 11 stillschweigend eingestellt. Jahrelang war dies ein einfaches Dienstprogramm, das in jedem Windows-Computer integriert war – man öffnete es, klickte auf „Aufzeichnen“, führte die jeweilige Aufgabe aus und erhielt ein einfaches, mit Anmerkungen versehenes Screenshot-Protokoll, das man an die IT-Abteilung senden oder für später speichern konnte. Keine Installation erforderlich. Kostenlos.
Nun ist es weg. Und wenn Sie gerade „Steps Recorder Alternative“ bei Google eingegeben haben, gehören Sie wahrscheinlich zu einer von zwei sehr unterschiedlichen Personengruppen. Wenn Sie wissen, zu welcher Sie gehören, sparen Sie sich viel Zeit.
Was PSR tatsächlich getan hat (und was nicht)
Bevor wir uns mit Alternativen befassen, sollten wir uns ehrlich darüber im Klaren sein, was PSR war – und was es nicht war.
PSR war ein schlankes Tool zur Fehlermeldung und Fehlerbehebung. Es erfasste eine Reihe von Screenshots, während Sie sich durch einen Prozess klickten, und speicherte diese als komprimierte HTML-Datei, die Sie an den Support weiterleiten konnten. Das war’s. Keine Formatierung. Kein Branding. Keine Bearbeitung. Keine Exportoptionen. Keine Infrastruktur zum Teilen. Das Ergebnis war funktional, aber unaufbereitet – ein mit Zeitstempeln versehenes Klickprotokoll, kein Dokument, das jemand tatsächlich für Schulungszwecke verwenden würde.
Es war zu keinem Zeitpunkt ein Dokumentationswerkzeug im eigentlichen Sinne. Die Teams, die darauf zurückgriffen, bestanden meist aus IT-Administratoren, die Support-Tickets erstellten, oder aus Einzelpersonen, die einem Kollegen zeigen wollten, was auf ihrem Bildschirm zu sehen war.
Wenn das alles ist, was Sie benötigen, gibt es bereits heute einfache, kostenlose Alternativen. Wenn Sie jedoch versucht haben, PSR als Notlösung für eine echte Prozessdokumentation zu nutzen – also zur Erfassung von Arbeitsabläufen für Schulungen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Standardarbeitsanweisungen –, dann ist die Abschaffung von PSR tatsächlich eine Gelegenheit, dies ordnungsgemäß zu regeln.
Falls Sie lediglich einen PSR-Ersatz für Screenshots und die Meldung von Fehlern benötigen
Für den einfachen Gebrauch – das Erfassen des Bildschirminhalts, das Hinzufügen von Anmerkungen und das Versenden – schließen diese Tools die Lücke im Bereich PSR gut:
Snipping Tool (Windows 11, integriert)
Bereits auf Ihrem Computer installiert. Das „Snipping Tool“ von Windows 11 hat sich gegenüber seinem Vorgänger deutlich weiterentwickelt: Sie können einen Bereich, ein Fenster oder den gesamten Bildschirm erfassen, mit einfachen Markierungen versehen und direkt teilen oder speichern. Für schnelle, einmalige Screenshots ist dies die müheloseste Option.
Am besten geeignet für: spontane Screenshots, schnelle Anmerkungen, Support-Anfragen.
ShareX (kostenlos, Open Source)
ShareX ist ein leistungsstarkes, kostenloses Tool für Screenshots und Bildschirmaufnahmen mit einem umfangreichen Funktionsumfang. Es unterstützt die Aufnahme bestimmter Bildbereiche, Scroll-Aufnahmen, Anmerkungen und Wasserzeichen und ermöglicht das direkte Hochladen auf eine Vielzahl von Plattformen. Es ist komplexer als PSR, bietet Ihnen jedoch weitaus mehr Kontrollmöglichkeiten – und das völlig kostenlos.
Am besten geeignet für: fortgeschrittene Anwender, IT-Fachleute und alle, die eine detaillierte Kontrolle über die Aufzeichnungen wünschen, ohne dafür zu bezahlen.
Greenshot (kostenlos, Open Source)
Greenshot ist insbesondere in europäischen Unternehmens-IT-Umgebungen sehr beliebt – es ist ressourcenschonend, lässt sich nahtlos in Windows integrieren und erweitert den einfachen Screenshot-Workflow um Anmerkungs- und Zieloptionen (Kopieren, Speichern, per E-Mail versenden, in Confluence oder Jira hochladen). Es ist eines der am weitesten verbreiteten kostenlosen Screenshot-Tools im deutschsprachigen Raum.
Am besten geeignet für: IT-Teams in Unternehmen im DACH-Raum, die ein einfaches, zuverlässiges und DSGVO-konformes Tool zur Erstellung von Screenshots benötigen.
Snagit (kostenpflichtig, TechSmith)
Wenn Sie ein ausgefeiltes Einzelprogramm mit übersichtlichen Anmerkungen benötigen, ist Snagit die Premium-Option. Es eignet sich für Screenshots und Videoaufnahmen, verfügt über eine intuitive Oberfläche zum Hinzufügen von Anmerkungen und eignet sich gut für die Erstellung einfacher, einmaliger visueller Anleitungen. Es handelt sich eher um ein Einzelprogramm als um eine Teamplattform, ist jedoch in seinem Anwendungsbereich das beste Programm seiner Art.
Am besten geeignet für: Einzelpersonen, die regelmäßig visuelle Inhalte erstellen und ein hochwertiges, eigenständiges Tool suchen.
Wenn Sie eine konkrete Prozessdokumentation benötigen – für Teams
Hier ist die ehrliche Wahrheit: Wenn Ihr Team versucht hat, PSR (oder ähnliche Tools) zur Erstellung von Schulungsunterlagen, zur Dokumentation von ERP-Prozessen oder zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu nutzen, haben Sie gegen das Tool angekämpft. PSR wurde nie für diese Zwecke entwickelt. Es wurde für den IT-Support entwickelt.
Eine echte Prozessdokumentation unterliegt anderen Anforderungen:
- Einheitlichkeit – jeder Leitfaden muss einheitlich gestaltet sein, unabhängig davon, wer ihn erstellt hat
- Wartbarkeit – Prozesse ändern sich; Anleitungen müssen aktualisierbar sein, ohne dass sie von Grund auf neu erstellt werden müssen
- Verteilung – Leitfäden müssen die Teams erreichen und dürfen nicht einfach als ZIP-Datei im Posteingang eines Mitarbeiters liegen bleiben
- Verschiedene Formate – manche Teams benötigen PDF-Dateien, andere SCORM-Dateien für ein LMS, wieder andere interaktive Demos
- Zugriffskontrolle – nicht jedes Team sollte Einblick in jeden Prozess haben
- SAP und ältere Desktop-Software – die meisten Unternehmensprozesse laufen nicht im Browser ab
Genau dafür wurde FlowShare entwickelt.
FlowShare: Nativ für Windows Enterprise entwickelt – Dokumentation
FlowShare läuft im Hintergrund, während Sie arbeiten. Sie öffnen das Programm, klicken auf „Aufzeichnen“ und führen Ihren Arbeitsablauf wie gewohnt durch – in SAP, in Ihrem ERP-System, in jeder Windows-Anwendung, in einem Browser oder in Citrix. FlowShare erfasst automatisch jeden Klick und jeden Bildschirm. Wenn Sie die Aufzeichnung beenden, erstellt das Programm eine professionell aufbereitete Schritt-für-Schritt-Anleitung: kommentierte Screenshots mit Klickpfeilen, automatisch generierte Textbeschreibungen für jeden Schritt und ein strukturiertes Dokument, das sofort exportiert oder veröffentlicht werden kann.
Keine manuellen Screenshots. Keine schriftlichen Anleitungen. Kein Kopieren und Einfügen in Word.
Was unterscheidet es von browserbasierten Tools:
Die meisten auf dem Markt erhältlichen Tools zur Prozessdokumentation – Scribe, Tango, Guidde – sind Browser-Erweiterungen. Sie erfassen browserbasierte Arbeitsabläufe recht gut. Doch Unternehmenssoftware läuft nicht im Browser. Das SAP-GUI tut dies nicht. Die meisten ERP-Systeme tun dies nicht. Maßgeschneiderte Thick-Client-Anwendungen tun dies nicht. Ältere Tools tun dies nicht.
FlowShare funktioniert mit jeder Windows-Anwendung – Desktop-Software, SAP GUI (Enterprise-Plan), Browser-Anwendungen, über Citrix bereitgestellte Anwendungen sowie benutzerdefinierte Tools. Wenn Sie unter Windows darauf klicken können, kann FlowShare dies dokumentieren.
Für Teams, die mit sensiblen Daten umgehen:
FlowShare wird lokal auf Windows-Rechnern installiert. Die erfassten Prozessdaten verlassen den Rechner niemals, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür, sie zu veröffentlichen. Das FlowShare-Portal – die Wissensdatenbank des Teams, in der Anleitungen veröffentlicht und geteilt werden – läuft auf einer EU-Infrastruktur, die in Frankfurt am Main gehostet wird. KI-Funktionen werden auf Azure OpenAI in der EU ausgeführt. Für regulierte Branchen und datenschutzbewusste Organisationen ist dies kein nebensächliches Detail. Oft ist es der entscheidende Faktor.
Was geschieht nach der Erfassung:
Sobald Sie einen Prozess aufgezeichnet haben, bietet Ihnen FlowShare vor dem Export eine umfassende Bearbeitungsumgebung. Schneiden Sie alle Screenshots auf einmal zu, um Taskleisten oder irrelevante Benutzeroberflächen zu entfernen. Verwischen Sie sensible Daten in einem Schritt – FlowShare erkennt jeden Screenshot, in dem ein bestimmtes Element vorkommt, und verwischt es mit einem einzigen Vorgang. Fügen Sie Textformatierungen, Überschriften und Anmerkungen hinzu. Exportieren Sie die Datei anschließend in dem Format, das Ihr Team tatsächlich benötigt:
- PDF für druckfertige Anleitungen
- Word (DOCX) für bearbeitbare Dokumente
- PowerPoint (PPTX) für Präsentationen und Anleitungen
- HTML für die Veröffentlichung im Internet
- SCORM oder xAPI für die LMS-Integration
- MP4-Video – lokal erstellt, keine Kamera und keine Bearbeitungssoftware erforderlich
- Interaktive Demo – eine interaktive Simulation, in der Nutzer anhand des tatsächlichen Arbeitsablaufs üben und ihre Kenntnisse überprüfen können
Eine Aufnahme. Alle Formate. Die gleiche Quelldatei kann aktualisiert werden, wenn sich der Prozess ändert – eine erneute Aufnahme ist nicht erforderlich.
Das FlowShare-Portal:
Anleitungen können im FlowShare-Portal veröffentlicht werden – einer zentralen, durchsuchbaren Wissensdatenbank für Ihr Team. Ordnen Sie diese nach Abteilung, Thema oder Projekt. Steuern Sie den Zugriff mithilfe von Gruppen. Der integrierte KI-Assistent „FlowShare Assist“ beantwortet Fragen des Teams direkt anhand der veröffentlichten Anleitungen – mit Screenshots und Links zum jeweiligen Schritt. Teammitglieder benötigen keine Installation von FlowShare, um das Portal zu nutzen; sie greifen über einen beliebigen Browser darauf zu.
Welches Tool ist das richtige für Sie?
| Bedarf | Werkzeug |
| Ein schneller Screenshot zum Versenden an den IT-Support | Bildausschnitt-Tool (integriert) |
| Kommentierte Screenshots für fortgeschrittene Nutzer | ShareX oder Greenshot (kostenlos) |
| Hochwertiges Tool für individuelle Screenshots und Anmerkungen | Snagit |
| Dokumentation von Teamprozessen, Schulungshandbücher, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) | FlowShare |
| ERP-/SAP-Dokumentation in großem Umfang | FlowShare (Enterprise) |
Das Fazit
Die Einstellung von PSR ist kein Verlust. Es handelte sich um eine Notlösung, die Teams für eine Aufgabe genutzt hatten, für die das Programm eigentlich nicht vorgesehen war. Für die Meldung von IT-Fehlern und den privaten Bedarf an Screenshots decken das Snipping Tool, ShareX und Greenshot diese Lücke gut ab – und das kostenlos.
Für Teams, die eine echte Prozessdokumentation benötigen – also eine, die neue Mitarbeiter schneller einarbeitet, ERP-Einführungen übersteht und Wissen innerhalb des Unternehmens bündelt, anstatt es in den Köpfen einzelner Mitarbeiter zu belassen –, war PSR nie die richtige Lösung. Es handelt sich um ein speziell für diese Aufgabe entwickeltes Tool.
Wenn Ihr Team Prozesse unter Windows dokumentiert, darunter auch ältere Desktop-Software und Unternehmensanwendungen wie SAP, ist FlowShare einen Blick wert. Starten Sie noch heute Ihre 7-tägige Testphase!
FAQs
Gibt es die Schrittaufzeichnung unter Windows 11 noch?
Microsoft hat die Problemaufzeichnung eingestellt und weist in der Anwendung darauf hin, dass sie nicht weiterentwickelt wird. Wer sie für Fehlermeldungen oder Dokumentation genutzt hat, braucht einen Ersatz.
Screenshot-Tool oder Dokumentationssoftware als Ersatz?
Für eine Fehlermeldung an die IT genügt ein Screenshot-Tool wie das Snipping Tool, ShareX oder Greenshot. Für wiederverwendbare Prozessdokumentation brauchen Sie ein Werkzeug, das pro Klick erfasst und daraus eine bearbeitbare Anleitung erzeugt.
Reicht eine kostenlose Freeware für unsere Zwecke?
Für gelegentliche Einzelbilder ja. Sobald mehrere Personen einheitlich dokumentieren, sensible Felder unkenntlich gemacht werden müssen oder Exportvorlagen gebraucht werden, stoßen kostenlose Screenshot-Tools schnell an ihre Grenzen.
Was unterscheidet FlowShare von browserbasierten Werkzeugen?
Die Erfassung des gesamten Windows-Desktops, also auch von SAP GUI, ERP-Clients und anderer installierter Software. Dazu kommt, dass Aufzeichnung und Speicherung lokal bleiben, was browserbasierte Dienste so nicht bieten.
