Warum jede Organisation How-to-Guides erstellen sollte:
In jeder Arbeitsumgebung werden Mitarbeitende Aufgaben erledigen müssen, die außerhalb ihrer üblichen Fachgebiete liegen. Um in solchen Situationen erfolgreich zu sein, ist es wichtig, klare und prägnante Anweisungen bereitzustellen, die zeigen, wie eine Aufgabe oder ein Prozess korrekt ausgeführt wird.
Benutzerhandbücher, Tutorials oder How-to-Guides können helfen, Fehler zu minimieren und die Produktivität zu steigern – und dabei Zeit zu sparen und häufige Rückfragen von Mitarbeitenden zu vermeiden. Sie sind besonders wichtig, wenn komplexe Programme eingesetzt werden, die eine detaillierte Beschreibung benötigen.
Gute Arbeitsanweisungen und How-to-Guides helfen Mitarbeitenden, ihre Aufgaben besser zu verstehen und sich schneller an neue oder veränderte Arbeitsprozesse zu gewöhnen. Arbeitsanweisungen können Mitarbeitenden das Gefühl geben, zu wissen, was sie tun, und Teil des Unternehmens zu sein.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen verschiedene Arten von How-to-Guides und gehen auf die häufigsten Fehler ein, die bei der Erstellung auftreten können. So können Sie diese Fehler von Anfang an vermeiden.
Welche Herausforderungen Unternehmen bei der Erstellung von How-to-Guides haben.
Die größte Hürde für Unternehmen bei der Erstellung hochwertiger Dokumentation ist der Zeit- und Arbeitsaufwand, der dafür nötig ist.
Selbst wenn bereits Anleitungen vorhanden sind, besteht der zweite Schritt darin, sicherzustellen, dass diese Anleitungen stets korrekt sind. Das bedeutet, dass sie den neuesten Standards entsprechen oder die aktuellste Version einer Anwendung widerspiegeln sollten.
Es überrascht nicht, dass es schwierig sein kann, Mitarbeitende zu finden, die bereit oder in der Lage sind, benutzerfreundliche How-to-Guides zu erstellen. Nur sehr wenige Unternehmen beschäftigen professionelle technische Redakteurinnen und Redakteure, sodass die Dokumentation häufig bei der IT-Abteilung landet, die im Tagesgeschäft ohnehin schon ausgelastet ist.
Für Unternehmen ist es sehr wichtig, ein System für die Dokumentationserstellung zu haben. Dieses System hilft jeder Abteilung, hochwertige Anleitungen und Dokumentationen zu erstellen. Damit das gelingt, braucht es Zeit, Kapazitäten und Ressourcen, Wissen sowie die richtigen Tools. Erst dann können Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die gute Dokumentation bietet.
Welche gängigen Formate gibt es für How-to-Guides – und welches ist das richtige für Sie?
Vielleicht möchten Sie einen How-to-Guide erstellen oder neuen Teammitgliedern einen Prozess erklären. Vielleicht müssen Sie einen Workflow dokumentieren, der nur alle paar Jahre durchgeführt wird. Doch zuerst müssen Sie immer dieselbe Frage beantworten: In welchem Format sollen diese Anleitungen bereitgestellt werden?
Anleitungen, How-to-Guides oder Handbücher gibt es in vielen unterschiedlichen Formaten. Sie können Ihre Inhalte schriftlich oder per Video vermitteln. Es gibt auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots, die in der Regel von schriftlichen Erklärungen begleitet werden. Interaktive Guides können online aufgerufen werden oder die Bedienelemente direkt in der verwendeten Anwendung überlagern.
Welche Art von Anleitung für Sie am besten geeignet ist, hängt natürlich vom Kontext ab, davon, welche Tools Ihnen zur Verfügung stehen, und davon, wie viel Zeit Sie für die Erstellung dieser Dokumente haben.
Videoanleitungen lassen sich zum Beispiel schnell produzieren – aber nicht jeder (=niemand!) möchte sich ein 60-minütiges Video ansehen, um einen Prozess zügig abzuschließen, und sucht stattdessen lieber per „CTRL + F“ die passende Stelle in einer Anleitung.
Es ist entscheidend, dass Sie verschiedene Arten von Arbeitsanweisungen verstehen und im Blick behalten, welche für Sie am effektivsten ist.
Schriftliche Anleitungen
Die am häufigsten verwendete Art von Arbeitsanweisung in Unternehmen ist die schriftliche Dokumentation. Sie besteht aus einem Text, der alle relevanten Informationen enthält. Textanleitungen eignen sich sehr gut für übergeordnete Prozesse, beschreiben abstrakte Abläufe oder bringen übergreifende Themen auf den Punkt. Wenn es konkreter wird und Sie einen Prozess oder ein Produkt wie eine Softwareanwendung detailliert beschreiben müssen, sind bebilderte Anleitungen besser geeignet.
Die bebilderte Anleitung
Bebilderte Anleitungen oder Schritt-für-Schritt-Guides sind sehr beliebt, aber noch nicht so verbreitet wie schriftliche Anleitungen. Bebilderte How-to-Guides enthalten häufig Screenshots und visuelle Elemente, mit denen sich selbst sehr komplexe Programme leicht zeigen und erklären lassen. Mithilfe von Hervorhebungen und Tags können sie die Aufmerksamkeit der Betrachtenden auf die wichtigsten Bereiche einer Anleitung lenken.
Neben der Offline-Bereitstellung oder sogar als gedrucktes Handbuch können bebilderte Anleitungen auch elektronisch verteilt werden, z. B. über eine Wissensdatenbank.
Allerdings gibt es einen möglichen Nachteil bei diesen Anleitungen.
Wenn es keine standardisierten Tools oder einen schlanken Dokumentationsprozess gibt, werden bebilderte Anleitungen in den meisten Fällen mit einem Screenshot-Tool und Word erstellt. Das kann sehr schnell sehr mühsam werden. Ohne die richtigen Tools müssen Sie alles manuell erledigen: Screenshots erstellen, Texte schreiben und zusätzlich das Tagesgeschäft bewältigen. Das stört den Workflow und raubt Mitarbeitenden wertvolle Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.
Die gute Nachricht: Sie können sich diesen Aufwand sparen, wenn Sie Tools nutzen, die jeden Schritt automatisch im Hintergrund dokumentieren, während Sie eine Aufgabe ausführen. Sie müssen Ihre Arbeit nicht unterbrechen – die Dokumentation wird für Sie erledigt. Es gibt inzwischen mehrere solcher Tools auf dem Markt; einen Überblick finden Sie in unserem Blogbeitrag zu verschiedenen Dokumentationstools. Wenn Sie eine Vielzahl von Anwendungen dokumentieren müssen, kann Ihnen unsere Dokumentationssoftware FlowShare dabei helfen.
Wann benötigen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung?
Bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen eignen sich besonders für Softwaredokumentation oder detaillierte Bedienungsanleitungen, die einen komplexen Prozess in einem Programm abbilden.
Videoanleitungen
Video-Tutorials oder Screencasts sind ein beliebtes Mittel, um How-to-Guides zu dokumentieren – einfach, weil die Anleitung scheinbar genau in der Zeit entsteht, die man für die Durchführung des Prozesses benötigt. Doch dieser Eindruck täuscht: Ein gut produziertes Video kostet dennoch zusätzliche Zeit.
Zumal es komplett neu aufgenommen werden muss, sobald sich ein Prozess ändert. Und das passiert häufiger, als den meisten lieb ist: neue Software-Updates, aktualisierte Prozesse oder komplett neue Anwendungen erfordern, dass Sie Ihr Video erneut aufnehmen.
Sie sollten Ihre Tutorials nur dann als Video erstellen, wenn es wirklich keine andere Option gibt. Es gibt deutlich effizientere Tools zur Erstellung von Tutorials – darunter unsere Dokumentationssoftware FlowShare.
FlowShare erfasst jeden Schritt Ihres Prozesses, während Sie ihn ausführen – unabhängig davon, welches Programm Sie dokumentieren. Das Ergebnis ist eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der jeder Ihren Prozess genau so ausführen kann, wie Sie ihn festgelegt haben.
Interaktive Anleitungen
Diese Handbücher werden vor allem in Softwaresystemen eingesetzt, die standardisierte Prozesse enthalten. Neue Nutzerinnen und Nutzer sowie Kundinnen und Kunden können durch das Produkt geführt werden und sehen die wichtigsten Funktionen, während sie sich im System bewegen.
Eine weitere Möglichkeit interaktiver Anleitungen sind Simulationen.
Die 5 größten Fehler, die Organisationen bei der Erstellung von How-to-Guides machen – und wie Sie sie vermeiden.
1. Die Anleitungen sind nicht aktuell
Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres, als viel Zeit in ein Handbuch oder die Aufnahme eines Schulungsvideos zu investieren, nur um festzustellen, dass es innerhalb kürzester Zeit veraltet ist. Der häufigste Grund dafür sind Software-Updates. Sie sollten auf solche Fälle vorbereitet sein und einen Prozess etablieren, mit dem Sie Arbeitsanweisungen schnell aktualisieren können. Dann müssen Sie nie wieder von vorne anfangen, wenn sich im Prozess nur ein paar Schritte ändern.
Es sollte möglich sein, Kommentare zu bestehenden Dokumenten zu hinterlassen. Wenn Sie zum Beispiel ein internes Wiki nutzen, gibt es möglicherweise eine Kommentarfunktion. Oder es gibt am Arbeitsplatz eine Möglichkeit, Feedback zu Dokumenten zu geben, die Sie gerade ansehen. So erhalten Sie echtes Feedback von den Leserinnen und Lesern der Handbücher. Legen Sie außerdem einen regelmäßigen Rhythmus fest, um Ihre Arbeitsanweisungen auf notwendige Updates zu prüfen.
Mit FlowShare können Sie Prozesse ganzheitlich aufzeichnen – und gleichzeitig einzelne Schritte ganz einfach hinzufügen oder löschen oder neue Schritte in bestehende Anleitungen einfügen.
2. Die Anleitungen sind nicht detailliert genug
Wenn Fachleute Prozesse dokumentieren, passiert es leicht, dass Schritte, die sie als selbstverständlich ansehen, übersprungen werden und später in den Arbeitsanweisungen fehlen. Das kann ein Tastenkürzel an einer entscheidenden Stelle sein oder ein Dialog bzw. eine Eingabe, die schneller erfolgt, als sie dokumentiert wurde. Meist dokumentieren die Personen einfach weiter, ohne zurückzugehen und diesen Schritt nachträglich zu erfassen.
Wenn Sie also Expertenwissen zu dem haben, was Sie dokumentieren, versetzen Sie sich in die Lage einer fachfremden Person. Gehen Sie lieber von weniger Wissen aus als von mehr – auch wenn das bedeutet, ein paar Sätze mehr zu schreiben und scheinbar kleine Schritte zu dokumentieren.
Ein weiterer Grund für fehlende Details ist der Aufwand, jeden Schritt zu erfassen und jeden Screenshot zu erstellen.
Da FlowShare jeden Ihrer Schritte erfasst, erstellt es eine vollständige Anleitung zu Ihrem Prozess: Kein Schritt wird ausgelassen, und Sie können sich als Profi auf das konzentrieren, was Sie am besten können – während die Anleitung automatisch im Hintergrund erstellt wird.
3. Die Anleitungen sind schwer zu verstehen
In der Regel gibt es zwei Hauptgründe, warum Anleitungen schwer zu verstehen sind.
- Erstens: der Inhalt – die Autorinnen und Autoren wissen nicht genau, was sie schreiben sollen. Sie versuchen, alle Informationen in ein Handbuch zu packen, was dazu führt, dass Leserinnen und Leser es nicht verstehen.
- Zweitens: die Form bzw. das Layout der Anleitung – was auch zum nächsten Fehler führt.
4. Die Anleitungen sind nicht übersichtlich gestaltet.
Selten haben die Verantwortlichen für die Erstellung von How-to-Guides Erfahrung im Grafikdesign. Manche wissen nicht, wie man ein Handbuch gestaltet oder Vorlagen für die Dokumentation erstellt. Dadurch fällt es ihnen schwer, ihr Wissen effektiv an andere weiterzugeben. Was sie mühsam in Word zusammenstellen, ist für Leserinnen und Leser schwer zu erfassen. Meist fehlt ein geeignetes, klares Layout oder eine gute Struktur.
Um unübersichtliche und schwer verständliche Dokumentation zu vermeiden, geben Sie klare Vorgaben, wie Anleitungen aussehen sollen – zum Beispiel durch einheitliche Vorlagen für SOPs, Bedienungsanleitungen, Dokumentation und Arbeitsanweisungen.
5. Die Anleitungen enthalten keine Bilder
Eine Textwand macht jedes Handbuch – egal wie sorgfältig es geschrieben ist – schwer verdaulich, besonders wenn Bedienelemente beschrieben werden. Selbst Branchenriesen produzieren Handbücher völlig ohne auch nur ein einziges Bild – die meisten Handbücher von Google enthalten zum Beispiel schlicht keine Bilder, um die Support-Anweisungen zu visualisieren. Statt einfach ein Bild zu verwenden, das zeigt, wo als Nächstes geklickt werden soll, entstehen umständliche, schwerfällige Textanleitungen. Und wozu? Selbst erfahrene Nutzerinnen und Nutzer müssen erst herausfinden, welcher Button genau gemeint ist – das führt zu Verzögerungen bei der Ausführung der Anweisungen.
So vermeiden Sie die häufigsten Fehler
Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie einen systematischen Ansatz für die Erstellung von Anleitungen etablieren, damit sie umfassend, aktuell, einheitlich und leichter verständlich sind. Wir empfehlen, Bilder in die Anleitungen aufzunehmen, damit sie leichter nachzuvollziehen sind und bei der Ausführung der dokumentierten Prozesse Zeit gespart wird.
Wenn Sie von vornherein einen zuverlässigen Weg bevorzugen, all diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie sich FlowShare ansehen. Sobald FlowShare auf Ihrem Windows-Computer installiert ist, können Sie damit alles dokumentieren, was Sie am Computer tun. Sie erstellen automatisch detaillierte, bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie in ansprechenden Designs aus einer großen Auswahl an Vorlagen ganz einfach aktualisieren können. Der hohe Detailgrad sorgt dafür, dass auch Mitarbeitende mit geringen oder keinen Computerkenntnissen abgeholt werden. Sie können FlowShare kostenlos testen und innerhalb von 7 Tagen eine unbegrenzte Anzahl an Handbüchern damit erstellen.
Die sichere Methode, How-to-Guides zu erstellen, die jeder versteht
Sie möchten ein hochwertiges Handbuch erstellen? Dafür gibt es viele Methoden – und wir haben die wichtigsten Schritte hier für Sie zusammengefasst. Sie werden sehen: Es ist gar nicht so schwer.
1. Wählen Sie die relevanten Prozesse für die Dokumentation aus
In jedem Team gibt es jemanden, der als Anlaufstelle für alle Fragen dient. Und auch wenn das für die Fragenden praktisch ist, verbringt die Person, die antwortet, viel Zeit damit, Prozesse zu erklären – immer wieder – statt ihre eigene Arbeit zu erledigen. Das muss nicht so sein. Gerade bei wiederkehrenden Fragen zu bestimmten Arbeitsprozessen ist es sinnvoll, diese als How-to-Guide festzuhalten. Sammeln Sie Fragen und Probleme und verschaffen Sie sich einen Überblick über die Kernprozesse Ihres Unternehmens. Ein guter Anlass dafür ist zum Beispiel, wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter ins Team kommt. Diese Person muss all diese Arbeitsprozesse kennen und schnell eingearbeitet werden – warum also nicht die Gelegenheit nutzen, sie zu dokumentieren?
2. Kennen Sie das Produkt oder den Prozess, den Sie dokumentieren möchten, in- und auswendig
Bevor Sie etwas dokumentieren, müssen Sie es kennen. Und wirklich kennen. In den meisten Teams werden Prozesse nicht auf genau eine Weise erledigt, sondern jedes Teammitglied hat seine eigene Vorgehensweise. Fehlt jedoch ein standardisierter Prozess, kann das zu Verwirrung darüber führen, wie Dinge tatsächlich zu erledigen sind. Idealerweise identifizieren Sie daher die Best Practice und dokumentieren sie, damit alle sie übernehmen können.
3. Erfassen Sie alle Schritte, die notwendig sind, um eine bestimmte Aufgabe auszuführen.
Als Profi haben Sie einen Prozess möglicherweise so verinnerlicht, dass Ihnen die einzelnen Klicks und Aktionen, die zur Ausführung nötig sind, gar nicht mehr bewusst sind. Achten Sie besonders bei der Dokumentation von Abläufen in Software auf weniger offensichtliche Schritte wie Tastenkürzel oder Tastenkombinationen. Auch diese müssen Sie dokumentieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Textbeschreibungen verfassen, die alle wesentlichen Schritte abdecken.
4. Geben Sie Ihren How-to-Guides ein Inhaltsverzeichnis
Wenn Ihre Anleitungen mehr als 15 Schritte enthalten, sollten Sie sie immer mit einem Inhaltsverzeichnis strukturieren. Dazu können Sie zusammengehörige Schritte in Abschnitte gruppieren, damit sie leichter zugänglich sind. Da oft nur ein Teil der Dokumentation relevant ist, sorgt ein Inhaltsverzeichnis mit diesen Abschnitten dafür, dass Nutzerinnen und Nutzer Ihres Handbuchs den relevanten Teil schnell finden.
5. Sparen Sie nicht mit Grafiken, Bildern und Screenshots der wichtigsten Benutzeroberflächen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wenn Sie Benutzeroberflächen eines Produkts zeigen, verwenden Sie passende und aktuelle Visuals des Programms. Konzentrieren Sie sich pro Schritt auf den relevanten Bereich, statt immer den gesamten Desktop zu zeigen. So sehen die Betrachtenden direkt, worauf es ankommt, statt sich durch endlosen Text zu kämpfen. Zusätzlich können Sie auch Grafiken einsetzen, wenn Sie einen wichtigen Aspekt hervorheben möchten.
6. Schaffen Sie klare Hierarchien mit guten Designvorlagen für Ihren How-to-Guide
Erstellen Sie klare Hierarchien aus Überschriften, Bildern und beschreibendem Text – am besten mit einer vorhandenen Vorlage oder mit einem Dokumentationstool, in dem Sie aus vielen Designvorlagen wählen können, um Ihre Dokumentation ansprechend zu gestalten.
7. Geben Sie Ihren How-to-Guides ein professionelles Erscheinungsbild
Gute Vorlagen dienen nicht nur dazu, Ihnen eine gute Struktur zu geben. Die besten Vorlagen lassen Ihre Dokumentation außerdem so wirken, als wäre sie professionell gestaltet worden. Der Aufwand lohnt sich – denn gut gestaltete Dokumente werden von Leserinnen und Lesern besser angenommen. Mitarbeiterhandbücher im Corporate Design fördern zum Beispiel sogar den Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl zur Organisation.
How-to-Guides mit wenig Aufwand erstellen
Wenn Sie die oben genannten Schritte umsetzen möchten, aber das nicht alles manuell erledigen wollen, kann Ihnen unser Dokumentationstool FlowShare viel mühsame Arbeit abnehmen.
FlowShare zeichnet Ihren Prozess auf, während Sie ihn ausführen. Es erstellt Screenshots zu jedem Schritt, schreibt kurze Anweisungen, wo geklickt werden soll, und fügt visuelle Markierungen zu Ihrem Prozess hinzu.
Es setzt Ihre Schritte automatisch zu einer verständlichen Anleitung zusammen.
Diese können Sie in vorgefertigte Vorlagen exportieren – so werden Ihre Guides zum Hingucker, ganz ohne Design-Erfahrung.
So erstellen Sie mit wenig Aufwand professionelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen und machen Ihre Arbeitsprozesse für alle verständlich.
Keine Anleitung ist auch keine Lösung
Es braucht Zeit und Erfahrung, um die Folgen zu erkennen, die es für Ihr Unternehmen haben kann, Prozesse nicht zu dokumentieren. Prozesse werden schlicht nicht optimiert; es gibt nie nur den einen besten Weg, etwas zu tun, sondern jeder macht es so, wie er oder sie es für richtig hält. Diese Unklarheit führt außerdem dazu, dass Mitarbeitende oft nicht wissen, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind – was Zeitverlust und Fehler verursacht. Die Produktivität leidet darunter. Denken Sie immer noch, es sei „nur“ ein Prozess und Dokumentation nicht so wichtig? Haben Sie Fragen oder möchten Sie Ihre Dokumentationsprozesse beschleunigen?
