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Die IT-Abteilung von Rockdale County unter der Leitung des stellvertretenden Direktors und VP für Informationstechnologie, Gerald, stand vor einem in der staatlichen IT verbreiteten Problem: Es gab keine standardisierte Dokumentation für Prozesse. Neue Mitarbeiter mussten bei der Fehlerbehebung raten, das IT-Personal verbrachte wertvolle Zeit mit der Beantwortung sich wiederholender Fragen und das institutionelle Wissen blieb verstreut oder undokumentiert.
Stellvertretender IT-Direktor
Als Gerald seine Rolle antrat, entdeckte er schnell eine alarmierende Lücke: Es existierten keine SOPs für Routine-Workflows. Neues Personal musste sich auf informelles Wissen verlassen, während erfahrene Mitarbeiter dieselben Erklärungen und Lösungen ständig wiederholten.
Ohne standardisierte Wissensdatenbank verbrachte das IT-Personal Stunden damit, Prozesse manuell aufzuschreiben oder dieselben Lösungen in E-Mail-Verläufen neu zu erstellen. Dieser Ansatz verlangsamte die Projektarbeit, die tägliche Ticketbearbeitung und Richtlinien-Updates.
Als Regierungsbehörde benötigte Rockdale County eine sichere, lokal verwaltete Lösung. Viele cloudbasierte Dokumentationstools stellten Compliance-Risiken dar und garantierten keine gute Integration mit On-Premise-Software.
Stellvertretender IT-Direktor
Durch den Wegfall der manuellen Erstellung von Screenshots oder langwierigen Anweisungen konnte das IT-Team von Rockdale County die Zeit für die Erstellung von SOPs drastisch reduzieren.
„Als wir uns umsahen, um herauszufinden, was vorhanden war … konnten wir nichts finden.“
Rockdale County exportiert seine FlowShare-Anleitungen als PDF-Dateien und stellt sie in SharePoint bereit. Dies bietet den Mitarbeitern ein vertrautes, sicheres Portal zum Nachschlagen von SOPs, einschließlich vierteljährlicher Updates und Richtlinienprüfungen.
„Es ist sehr einfach zu adaptieren. Jeder war in der Lage, es zu verstehen und fast sofort mit der Erstellung von SOPs zu beginnen.“
Gerald entdeckte FlowShare über eine Google-Suche. FlowShare erfasst automatisch jede Aktion und erstellt Screenshots, woraus leicht verständliche Anleitungen entstehen.
Nachdem er das Tool mit einer Lizenz getestet hatte, fand er es intuitiv genug, um es in seinem Team einzuführen, ohne sich um einen umfangreichen Onboarding- oder Schulungsplan kümmern zu müssen.
„Wenn Sie es heute beziehen, wären Sie morgen voll einsatzfähig.“
Im Gegensatz zu rein cloudbasierten Schulungsplattformen läuft das Autorentool von FlowShare vollständig auf lokalen Rechnern, sodass Behörden die geltenden Vorschriften einhalten, Bedenken hinsichtlich des Hochladens in die Cloud vermeiden und die volle Kontrolle über ihre Daten behalten können. Dank der Offline-Funktion ist für die Erfassung von Prozessen keine Netzwerkverbindung erforderlich, sodass Nutzer Arbeitsabläufe auch auf sicheren oder isolierten Systemen dokumentieren können.
Stellvertretender IT-Direktor
Durch den Wegfall der manuellen Erstellung von Screenshots oder langwierigen Anweisungen konnte das IT-Team von Rockdale County die Zeit für die Erstellung von SOPs drastisch reduzieren.
„Auf einer Skala von eins bis zehn, wie viel Zeit ich spare? Ich würde sagen, wir liegen bei etwa neun.“
Weniger Zeit für die Dokumentation bedeutet mehr Kapazität für höherwertige Aufgaben. Laut Gerald führt die Reduzierung des Dokumentationsaufwands direkt zu Budgeteinsparungen.
„Auf einer Skala von eins bis zehn, wie viel Zeit ich spare? Ich würde sagen, wir liegen bei etwa neun.“
Stellvertretender IT-Direktor
Mit Offline-Nutzung und lokaler Datenspeicherung fügt sich FlowShare nahtlos in die strengen Compliance-Anforderungen der staatlichen IT ein. Rockdale County vermied potenzielle Hürden bei der Beschaffung, die mit cloudbasierter oder nicht konformer Software verbunden gewesen wären.
Durch gründliche, leicht auffindbare SOPs wurden repetitive Fragen sowie Meetings zur Klärung von Richtlinien oder Schritten zur Fehlerbehebung reduziert.
„Wie viel Geld wir sparen? Ich würde sagen, das ist im Moment eine gute Achteinhalb.“
Rockdale County erstellte allein in den ersten Wochen sechs oder sieben SOPs. Die Mitarbeiter in der gesamten Abteilung schätzen die Unkompliziertheit von FlowShare, und neue Mitarbeiter können sich schneller selbst einarbeiten.
„Jeder passt sich schnell an … Wir haben mehrere SOPs erstellt, und niemand beschwert sich, dass es zu viel Arbeit sei.“
Klicken Sie einen Workflow einmal durch; FlowShare erstellt automatisch die Schritt-für-Schritt-Anleitung. Selbst nicht-technisches Personal ist vom ersten Tag an produktiv.
Egal ob alte Mainframe-Systeme, moderne SaaS-Lösungen oder selbst entwickelte Anwendungen: FlowShare erfasst alles, was auf dem Bildschirm erscheint, sodass ein einziges Tool alle Ihre Systeme abdeckt.
FlowShare wird lokal installiert, sodass jeder Screenshot und jede SOP innerhalb Ihres eigenen Netzwerks bleibt, um staatliche, bundesstaatliche und Sicherheitsvorgaben zu erfüllen.
Exportieren Sie in über 10 Formate, einschließlich PDF, Word oder HTML mit integrierten Vorlagen, um jeder Abteilung konsistente SOPs für SharePoint oder jedes andere Intranet bereitzustellen.
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