Von der Implementierung zur Dokumentation: Die Bedeutung der Erstellung individueller ERP-Benutzerhandbücher
Ein ERP-Handbuch schreibt niemand gern, und trotzdem greift irgendwann jeder darauf zurück. Dieser Leitfaden zeigt, was in ein ERP-Benutzerhandbuch gehört, wo Sie es ablegen und wie Sie es erstellen, ohne hunderte Prozesse von Hand abzutippen.
Obwohl wir noch niemanden getroffen haben, der gerne ERP-Benutzerhandbücher während eines ERP-Projekts schreibt, muss jeder irgendwann darauf zurückgreifen, um alle benötigten Informationen zu finden und unser ERP-System richtig zu nutzen.
In diesem Artikel werfen wir einen schnellen und einfachen Blick auf ERP-Benutzerhandbücher – was sie sind, warum wir sie brauchen und wie Sie sie so einfach wie möglich erstellen können, selbst wenn Sie Hunderte von Prozessen dokumentieren müssen.
Fangen wir an!
Laut Panorama Consulting scheitern ERP-Projekte häufiger an mangelnder Anwenderakzeptanz als an der Software selbst.
Was ist ein ERP-Benutzerhandbuch?
Ein ERP-Benutzerhandbuch ist ein Dokument, das Anweisungen zur Verwendung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) oder eines bestimmten Verfahrens innerhalb des Systems enthält. Es behandelt Themen wie die Durchführung bestimmter Aufgaben, die Navigation in den verschiedenen Menüs und Bildschirmen, die Eingabe von Daten und die Ausführung von Berichten. Kurz gesagt, ein ERP-Benutzerhandbuch ist Ihr Leitfaden für alles, was Sie über die Verwendung Ihres ERP-Systems wissen müssen.
Kurz gesagt: Ein gutes ERP-Handbuch macht komplexe Prozesse für jeden nachvollziehbar.
Warum brauchen wir sie?
ERP-Benutzerhandbücher sind wichtig, weil sie eine einzige Quelle der Wahrheit für die Benutzer darstellen. Da so viele Personen dasselbe System verwenden, ist es wichtig, dass alle auf derselben Seite stehen (buchstäblich!). Ein ERP-Benutzerhandbuch stellt sicher, dass jeder weiß, wie das System zu benutzen ist, und dass es keine Verwirrung darüber gibt, welche Tasten zu drücken oder welche Berichte auszuführen sind. Ein Handbuch stellt sicher, dass der Prozess von Anfang bis Ende korrekt und nicht nach eigenem Gutdünken durchgeführt wird.
Kurz gesagt, ein ERP-Benutzerhandbuch sorgt dafür, dass jeder das System korrekt und effizient nutzt.
Genau das entscheidet häufig über den Erfolg der ganzen ERP-Implementierung.
Wo können ERP-Handbücher gespeichert und verteilt werden?
ERP-Benutzerhandbücher können je nach Vertrag vom ERP-Anbieter oder vom Implementierungspartner bereitgestellt werden. Manchmal müssen sie von dem Unternehmen, das die Umsetzung vornimmt, zusätzlich zu den regulären Aufgaben erstellt werden. Offline-Handbücher werden in der Regel in Form eines gedruckten Buches zur Verfügung gestellt, in dem die Benutzer nachschlagen können, wenn sie Hilfe benötigen. Obwohl es immer weniger gedruckte Handbücher gibt, gibt es immer noch einige Endbenutzer, die eine gedruckte Version des Handbuchs bevorzugen, um bei Problemen, die am Bildschirm auftreten, Hilfe zu erhalten.
Ein guter Ort zum Speichern von Handbüchern ist auch das Intranet, der Helpdesk oder das Wiki des Unternehmens.
Einige Unternehmen bieten auch Schulungsvideos oder Webinare an, die die Benutzer ansehen können, wenn sie Hilfe mit ihrem ERP-System benötigen.
Die Bedeutung der Erstellung individueller ERP-Benutzerhandbücher
Es ist kein Geheimnis, dass die Implementierung eines ERP-Systems eine komplexe und entmutigende Aufgabe sein kann. Es gibt viele bewegliche Teile, und es ist leicht, sich in dem Durcheinander zu verlieren. Deshalb ist eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie während Ihrer ERP-Einführung ergreifen können, die Erstellung individueller Handbücher für Ihr Team. ERP-Benutzerhandbücher stellen sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und genau wissen, was wann zu tun ist. Die manuelle Erstellung von ERP-Benutzerhandbüchern mag wie eine mühsame und zeitraubende Aufgabe erscheinen, aber glauben Sie uns – es lohnt sich. Hier ist der Grund dafür:
1. Benutzerdefinierte ERP-Handbücher helfen bei der Rationalisierung von Prozessen
ERP-Systeme dienen der Rationalisierung von Prozessen, aber sie können dies nur tun, wenn sie richtig eingesetzt werden. Aus diesem Grund sind benutzerdefinierte Handbücher so wichtig – sie tragen dazu bei, dass jeder das System auf die gleiche Weise nutzt. Mit detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen können Sie sicher sein, dass Ihr Team das System in vollem Umfang nutzt und alle Vorteile daraus zieht.
2. Individuelle ERP-Handbücher helfen, Fehler zu vermeiden
ERP-Systeme sind oft unternehmenskritisch, d. h. selbst ein kleiner Fehler kann große Folgen haben. Deshalb ist es so wichtig, ausführliche Handbücher zu haben, in denen genau erklärt wird, wie das System verwendet werden soll. Mit klaren Anweisungen können Sie dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten.
3. Benutzerdefinierte ERP-Handbücher helfen, Zeit zu sparen
Wenn jeder in Ihrem Team genau weiß, wie das System funktioniert und was zu tun ist, werden die Dinge reibungsloser und effizienter ablaufen. Das bedeutet, dass weniger Zeit für Schulungen aufgewendet werden muss und mehr Zeit für die tatsächliche Nutzung des Systems zur Verfügung steht. Letztendlich sparen Sie mit individuellen Handbüchern Zeit und Frustration für alle Beteiligten.
4. Individuelle ERP-Handbücher helfen bei der Einhaltung von Vorschriften
Die Einhaltung von Best Practices ist für jedes Unternehmen unerlässlich, aber besonders wichtig ist sie in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der Fertigung. Mit ausführlichen Handbüchern, in denen die Verwendung des Systems erläutert wird, können Sie dazu beitragen, dass die Branchenvorschriften eingehalten werden.
ERP-Handbuch erstellen mit wenig Aufwand
So unverzichtbar ERP-Handbücher für die erfolgreiche Implementierung und den Betrieb eines ERP-Systems auch sind, ihre Erstellung kann eine große Herausforderung darstellen. Das liegt nicht nur daran, dass die manuelle Dokumentation mühsam und zeitaufwändig ist. Sie erfordert außerdem ein detailliertes Verständnis der ERP-Prozesse, Kenntnisse über die verschiedenen Rollen innerhalb des Unternehmens und eine sorgfältige Abwägung der einzelnen Schritte, die enthalten sein müssen, damit die Anweisungen klar und umsetzbar sind. Wenn Sie mehr über die Erstellung von ERP-Handbüchern erfahren möchten, finden Sie spezielle Ressourcen und Leitfäden zu diesem Thema.
Zum Glück gibt es heute Tools, mit denen Sie automatisch und ohne unnötigen Aufwand umfassende und leicht zugängliche ERP-Handbücher erstellen können.
Mit FlowShare, einer Software für ERP-Dokumentation, können Sie beispielsweise jeden einzelnen Schritt in einem Prozess erfassen – einschließlich Screenshots und Textbeschreibungen –, sodass Sie nicht jede Aktion manuell dokumentieren müssen. Das macht die Erstellung von ERP-Handbüchern so einfach und effizient wie nie zuvor!
So entsteht ein vollständiges ERP-Handbuch praktisch nebenbei, während Sie oder Ihr Team die Prozesse ohnehin durchlaufen.
Nachdem Sie nun mit den Vorteilen von kundenspezifischen ERP-Handbüchern vertraut sind, stellt sich die nächste Frage: Wie fangen Sie an?
Prüfen Sie, ob Ihr ERP-System bereits eine Dokumentationslösung bietet. Das kann zwar komplex sein, ist aber ein guter Ausgangspunkt.
Nutzen Sie die Schulungen (falls Sie welche geplant haben), um Ihre individuellen ERP-Handbücher von Anfang an zu erstellen.
Oder Sie verwenden sie in der Praxis, wenn Sie Prüfberichte oder Schulungshandbücher erstellen, während Sie die eigentlichen Prozesse durchführen. Ein Dokumentationstool wie FlowShare kann Ihnen helfen, wenn Sie die Dokumentation während der eigentlichen Implementierung erstellen möchten.
Fazit: Mit dem richtigen ERP-Handbuch zum Erfolg
Wie Sie sehen, gibt es viele Gründe, warum individuelle ERP-Handbücher für jede ERP-Implementierung unerlässlich sind. Wenn Sie das nächste Mal ein ERP-Projekt starten, planen Sie unbedingt genügend Zeit für die manuelle Erstellung ein oder nutzen Sie Tools wie FlowShare, um die Handbücher automatisch zu erstellen, während Sie die Prozesse durchführen – Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben!
FAQS
Was gehört in ein ERP-Benutzerhandbuch?
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede Transaktion der jeweiligen Rolle, Screenshots aus Ihrem eigenen konfigurierten System, Hinweise zu Pflichtfeldern und Eingaberegeln sowie eine Angabe, was bei Fehlermeldungen zu tun ist.
Ein großes Handbuch oder eine Anleitung je Transaktion?
In fast allen Fällen eine Anleitung je Transaktion. Eine Systemänderung betrifft dann genau eine Datei und ist in Minuten neu aufgezeichnet. Bei einem Handbuch mit dreihundert Seiten müssen Sie jeden betroffenen Screenshot einzeln suchen.
Reicht nicht das Standardhandbuch des Herstellers?
Nur ergänzend. Das Standardhandbuch beschreibt ein unkonfiguriertes System, Ihre Anwender arbeiten aber mit Ihren Feldern, Ihren Rollen und Ihren Bezeichnungen. Genau in dieser Lücke entstehen die Supporttickets.
Wie sieht eine brauchbare Handbuchseite aus?
Eine Transaktion pro Seite: Was ist die Aufgabe, wer führt sie aus, welche nummerierten Schritte gehören dazu, je mit Screenshot, und was tun bei einem Fehler. Gelesen werden die kurzen Seiten zu genau einer Aufgabe.
