Design ist ein wichtiger Aspekt jedes Unternehmens, weshalb die meisten Unternehmen spezifische und klare Markenrichtlinien haben. Wenn wir uns Beispiele für Schritt-für-Schritt-Anleitungen ansehen, scheint es, als hätten Unternehmen selten klare Richtlinien für ihre internen Prozesse.
Wie kommt es, dass das Endergebnis nie gleich aussieht, wenn verschiedene Personen Prozessdokumentationen erstellen?
Bilder werden unterschiedlich dimensioniert, verschiedene Schriftarten und Farben werden verwendet, es gibt keine Konsistenz. Es scheint, dass die Standards für exzellentes Design interner Dokumentationen nicht sehr hoch sind. Allein die Tatsache, dass Dokumentation vorhanden ist, ist für die meisten Organisationen schon eine große Sache. Der wahre Grund ist jedoch noch einfacher.
Der Grund Nr. 1, warum Ihre reguläre Prozessdokumentation nie gleich aussieht
Wie vertraut sind Sie mit dem Sprichwort „Viele Köche verderben den Brei“?
Das passiert in einem Unternehmen, wenn Manager so viele Mitarbeiter wie möglich in den Dokumentationsprozess einbeziehen möchten. Es ist ein lohnenswertes Ziel, viele Personen bei der Prozessdokumentation zu beteiligen. Aber zu viele Köche könnten den Brei verderben. Das bedeutet, dass die Leute nicht in der Lage sein werden, gleichzeitig schmackhafte Brühen zuzubereiten, wenn sie nicht bestimmte Regeln beim Kochen befolgen. Das Ziel ist es, ein Rezept zu erstellen, das gut schmeckt, egal wer es zubereitet.
Das passiert in einem Unternehmen, wenn Manager so viele Mitarbeiter wie möglich in den Dokumentationsprozess einbeziehen möchten. Es ist ein lohnenswertes Ziel, viele Personen bei der Prozessdokumentation zu beteiligen. Aber zu viele Köche könnten den Brei verderben. Das bedeutet, dass die Leute nicht in der Lage sein werden, gleichzeitig schmackhafte Brühen zuzubereiten, wenn sie nicht bestimmte Regeln beim Kochen befolgen. Das Ziel ist es, ein Rezept zu erstellen, das gut schmeckt, egal wer es zubereitet.
Konsistente Prozessdokumentation durch klare Richtlinien sicherstellen.
Franchise-Restaurants haben Prozesse, die jeder Mitarbeiter verwendet, um die Zutaten zusammenzustellen. Auf diese Weise werden die Zutaten immer auf die gleiche Weise zusammengestellt, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter befindet. Ihre Gerichte schmecken immer gleich, und die Qualität hängt von den Zutaten und dem Prozess ab.
Wenn Sie die richtigen Anleitungen und Prozesse implementiert haben, kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, die verstanden werden.
Wenn Sie ein Michelin-Sternekoch sind, ist dieser Leitfaden nicht für Sie gedacht.
Wenn Sie jedoch ein Team von Mitarbeitern leiten, die dokumentieren müssen, aber keine Vorkenntnisse haben, ist dies unsere hilfreichste Ressource, um sie auf denselben Stand zu bringen und loszulegen.
1. Einführung: Was ist FlowShare und warum Sie es verwenden sollten, um beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen zu erstellen.
FlowShare ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, mit dem Sie beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen ohne Design-Erfahrung erstellen können. Mit FlowShare können Sie ganz einfach alle relevanten Schritte Ihres Prozesses erfassen, während Sie ihn ausführen. Das Tool erstellt die Screenshots für Sie, schreibt kurze Textbeschreibungen darüber, wo Sie geklickt haben, und ermöglicht es Ihnen, ein visuell ansprechendes Dokument zu bearbeiten und zu erstellen, das leicht zu befolgen ist.
Wenn Sie also nach einer Möglichkeit suchen, beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen ohne Design-Erfahrung zu erstellen, dann ist FlowShare das perfekte Tool für Sie!
2. Was macht eine großartige Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Prozessdokumentation aus?
Das Hauptziel einer Prozessdokumentation ist es, alle relevanten Schritte eines Prozesses zu erfassen, damit er von jemand anderem befolgt und wiederholt werden kann. Um dies zu erreichen, muss eine großartige Prozessdokumentation der EASILY-Formel folgen.
Die sechs Komponenten, die eine exzellente Prozessdokumentation ausmachen, sind folgende:
E – Easy to follow (Leicht zu befolgen):
Alle Schritte müssen so erfasst werden, dass sie leicht zu befolgen sind, idealerweise visuell. Für Bilder bedeutet dies: Die Screenshots sollten hochwertig sein und alle relevanten Informationen zeigen, überflüssige Elemente wie die Taskleiste Ihres Desktops weglassen, wenn sie für den Prozess nicht erforderlich sind. Die Textbeschreibungen sollten kurz und prägnant sein – keine Textwüsten mehr.
A – Accurate and up to date (Genau und aktuell):
Ihre Dokumentation und Prozessanleitungen sollten aktuell sein. Das bedeutet, dass alle Screenshots auf dem neuesten Stand sein und den aktuellen Zustand der beteiligten Software zeigen sollten und dass alle Textbeschreibungen korrekt sein sollten. Wenn sich die Benutzeroberfläche ändert, müssen Sie Ihre Dokumentation so schnell wie möglich aktualisieren. Idealerweise sollten Sie einen Feedback-Prozess implementieren oder Ihre Prozesse regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind.
S – Structure with headlines (Struktur mit Überschriften):
Alle Schritt-für-Schritt-Anleitungen müssen so gestaltet sein, dass sie strukturiert sind und durch ein Inhaltsverzeichnis leicht navigierbar sind. Das fertige Dokument sollte gut organisiert sein, damit die Betrachter den gesuchten Teil leicht finden können. Sie sollten es so einfach wie möglich haben, sich zurechtzufinden.
I – Including important details (Wichtige Details einbeziehen):
Alle Schritte müssen so detailliert dargestellt werden, dass jemand anderes sie befolgen und den Prozess wiederholen kann. Mit anderen Worten: Kein Schritt sollte ausgelassen werden (ja, auch und besonders die Schritte, die dem Ersteller marginal erscheinen), und alle relevanten Informationen sollten enthalten sein.
L – Looking good (Gut aussehen):
Wählen Sie geeignete Farben für Hervorhebungen, gut lesbare Schriftarten und verwenden Sie dieselbe Vorlage für ähnliche Verfahren.
Y – Your branding (Ihr Branding):
Sie können sicherstellen, dass alle Ihre Prozesse mit Ihrer Marke versehen sind, indem Sie eine klar definierte Vorlage für die Prozessdokumentation verwenden. Ihr Logo, Ihre Bilder und Ihre Farben sind alle miteinander konsistent. Alle Ihre Textbeschreibungen folgen ebenfalls denselben Formatierungsregeln. Wenn Ihr Unternehmen einen einheitlichen Stil für seine Handbücher hat, macht dies Ihre Marke für diejenigen, die den Anweisungen folgen, attraktiver und fördert den Teamzusammenhalt.
Merken Sie sich: EASILY.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sich als Profi betrachten, auch wenn Sie noch nie zuvor eine Anleitung erstellt haben.
Und wenn Ihr gesamtes Team diese Richtlinien befolgt, werden Ihre Prozessdokumentationen immer gleich aussehen.
Tipps und Tricks für die professionelle Nutzung von FlowShare
Wenn Sie FlowShare noch nicht verwenden, um alle Schritte der EASILY-Formel zu automatisieren, empfehlen wir Ihnen, eine kostenlose Testversion herunterzuladen, damit Sie mitmachen können. Andernfalls überspringen Sie die folgenden 2 Abschnitte und springen Sie direkt zum Fazit.
Wenn Sie FlowShare bereits installiert haben: Starten Sie FlowShare jedes Mal, wenn Sie ein Verfahren dokumentieren müssen, zum Beispiel weil Sie die Aktivität delegieren möchten oder es sich um einen wiederkehrenden Prozess handelt.
FlowShare erfasst jeden Schritt, den Sie machen, im Hintergrund. Sie können den Prozess bei Bedarf jederzeit pausieren.
Sobald Sie Ihren Prozess mit FlowShare erfasst haben, haben Sie bereits 3 von 6 Punkten für eine fantastische Verfahrensdokumentation abgeschlossen, ohne etwas manuell tun zu müssen – ist das nicht großartig?
Nun zu den letzten drei Punkten unserer EASILY-Formel:
Machen Sie Ihre Bilder konsistent:
- Schneiden Sie die Screenshots mit Smart Crop und Bulk Crop zu
- Verwischen Sie sensible Bereiche, ohne jedes einzelne Bild verwischen zu müssen
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Hervorhebungen zu Ihren Screenshots hinzu.
Beschreibungen:
- Fügen Sie Textbeschreibungen hinzu, verwenden Sie unseren WYSIWYG-Editor, um Listen zu erstellen, fügen Sie bei Bedarf Links zu internen und externen Quellen hinzu.
- Fügen Sie Überschriften hinzu, um Ihre Anleitung zu strukturieren – sie werden automatisch basierend auf der Exportvorlage zu einem Inhaltsverzeichnis hinzugefügt.
(!) Wenn Sie Ihre Anleitung mit Überschriften strukturieren, vergessen Sie nicht, dem ersten Schritt eine Überschrift hinzuzufügen.
Wählen Sie Ihre Vorlage und exportieren Sie Ihre fertige Anleitung!
Wählen Sie die richtige Vorlage für Ihren Anwendungsfall. Ihr Unternehmen sollte bereits eine vordefinierte Vorlage haben, die Sie für verschiedene Gelegenheiten verwenden können.
Es gibt noch viele weitere Dinge, die Sie tun können, wie Schritte kombinieren, zusätzliche Markierungen im Bild hinzufügen, aber allein mit diesen 4 Tipps wird Ihr Team eine bessere Dokumentation erstellen als 95 % der Bevölkerung.
3. Richten Sie FlowShare ein, um in nur wenigen einfachen Schritten beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen.
FlowShare kann ein fantastisches Tool für Ihr Team sein, um die Dinge zu dokumentieren, an denen Sie arbeiten, aber es ist wichtig, es richtig einzurichten, bevor Ihre Mitarbeiter es verwenden. So können Sie sicherstellen, dass jede einzelne Anleitung das gleiche Erscheinungsbild hat, unabhängig davon, wer sie erstellt.
Schritt 1: Richten Sie Ihr Branding in den Design-Einstellungen ein:
- Größen, Formen und Farben der Pfeile, die auf Klicks in den Bildern hinweisen. Sie können aus über 5 verschiedenen Formen oder einem Rechteck wählen. Sie können sogar Ihre eigene Pfeilform als PNG hochladen.
- Richten Sie die Schriftart in den Design-Einstellungen ein
- Richten Sie die Farbe ein – Akzentfarbe, Textfarbe
- Laden Sie Ihr Logo hoch, um sicherzustellen, dass es in jeder Anleitung erscheint
Sobald Sie diese Grundlagen abgedeckt haben, haben Sie bereits 80 %.
Schritt 2: Wählen oder erstellen Sie eine Vorlage, die jeder in Ihrem Team verwenden kann.
Jetzt ist es an der Zeit, eine Vorlage auszuwählen. FlowShare bietet über 10 verschiedene Vorlagen in über 5 Formaten. Alle vorgefertigten Vorlagen übernehmen die Design-Standardeinstellungen aus den Einstellungen.
Sie können sogar mehrere Vorlagen für mehrere Zwecke verwenden.
Wenn Sie Ihre Ausgabe noch weiter anpassen möchten, können Sie Ihre eigene MS Word- oder PowerPoint-Vorlage einbinden.
Schritt 3: Verteilen Sie Ihre Einstellungen an alle Teammitglieder.
Nachdem Sie Ihre Konfiguration abgeschlossen haben, können Sie die Einstellungen exportieren und mit allen Ihren Teammitgliedern teilen, die FlowShare verwenden. Dadurch müssen sie nichts tun und haben automatisch dieselben Standards.
Wenn Sie als Administrator einheitliche Richtlinien für Ihr Team einrichten, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel zur Anpassung aller relevanten Design-Einstellungen in FlowShare.
4. Fazit: Profitieren Sie von besserer Dokumentation
Jetzt, da Sie wissen, wie Sie beeindruckende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen erstellen, ist es an der Zeit, sie zu nutzen. Alle Ihre Dokumente werden auch leicht zu befolgen und zu verstehen sein. Dies wird nicht nur Ihren Dokumentationsprozess erleichtern, sondern auch die Kommunikation innerhalb Ihres Teams verbessern, Prozesse rationalisieren und Fehler reduzieren.
Indem Sie die Tipps in diesem Leitfaden befolgen, können Sie schöne, professionell aussehende Dokumente erstellen, die Ihrem Team helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten.
Teilen Sie weiterhin Ihren Flow!
