Dokumentation in ERP-Projekten: Warum sie unverzichtbar ist

“A fool with a tool is still a fool.” Das hat einmal ein Kunde gesagt, als wir ihn fragten, wieso sein Unternehmen mit FlowShare dokumentiert. Damit trifft er einen wichtigen Punkt: Die beste und teuerste Software ist wenig wert, wenn Menschen sie nicht nutzen können. Daher ist es ein absolutes Muss, bei der Einführung neuer Systeme – ganz besonders ERP-Systemen – umfangreiche Prozessdokumentationen und Anleitungen zur Verfügung zu stellen. Bei der Dokumentation in ERP-Projekten sollten Sie acht Aspekte unbedingt beachten, damit die ERP-Einführung ein Erfolg wird. 

Warum Dokumentation in ERP Projekten unverzichtbar ist

Die Implementierungsphase eines ERP Projekts ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation, umfassende Tests und eine reibungslose Schulung sind wesentliche Faktoren, um sicherzustellen, dass die ERP-Lösung erfolgreich in den produktiven Betrieb übergeht und den erwarteten Mehrwert für das Unternehmen liefert.

Eine unzureichende Dokumentation in der Implementierungsphase führt zu einer Reihe von Herausforderungen, die den Erfolg des ERP-Projekts gefährden. Um diese Probleme zu vermeiden, ist eine gründliche und umfassende Dokumentation von Anfang an entscheidend. Nur so kann eine reibungslose Implementierung und ein erfolgreicher Betrieb der ERP-Lösung gewährleistet werden.

Bei der Dokumentation in ERP-Projekten sind zwei Formen der Dokumentation besonders relevant, nämlich

• der Testreport und
• die Schulungsdokumentation.

Der Testreport zielt vor allem darauf ab, sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß funktioniert und den Geschäftsanforderungen entspricht, bevor es live geschaltet wird.

Ziel der Schulungsdokumentation ist es, die Nutzerinnen und Nutzer des Systems an Prozesse heranzuführen, Prozesswissen zu bewahren und Compliance sicherzustellen. Dabei können neue und bestehende Mitarbeitenden gleichermaßen geschult werden. Außerdem ist die Schulung durch Dokumentationsunterlagen mitunter deutlich flexibler und effektiver als einzelne Schulungstermine.

Risiken für das ERP Projekt bei mangelnder Dokumentation

Mangelnde oder gar komplett fehlende Dokumentation führen früher oder später zu Problemen. Dazu gehören:

• Unklarheiten und Missverständnisse: Ohne klare Dokumentation der Anforderungen und des Designs besteht ein erhöhtes Risiko für Unklarheiten und Missverständnisse während der ERP-Einführung. Die Entwickler und Konfiguratoren könnten die Geschäftsanforderungen nicht vollständig verstehen und das ERP-System könnte nicht den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.
• Fehlende Rückverfolgbarkeit: Eine schlechte Dokumentation kann dazu führen, dass Änderungen und Anpassungen im System nicht nachvollziehbar sind. Dies macht es schwierig, Fehler zu identifizieren, Änderungen zu verfolgen und die Auswirkungen von Entscheidungen zu verstehen.
• Schwierige Schulung und Einarbeitung: Ohne angemessene Anleitungen ist es für Mitarbeitende schwieriger, das ERP-System zu verstehen und effektiv zu nutzen. 
• Verzögerungen und Kostensteigerungen: Mangelnde Dokumentation kann zu Verzögerungen im Projekt führen, da Entscheidungen über Anpassungen und Konfigurationen immer wieder überprüft werden müssen. 
• Risikomanagement: Eine unzureichende Dokumentation erschwert das Risikomanagement, da potenzielle Risiken möglicherweise nicht erkannt oder nicht angemessen adressiert werden können.
• Mangelnde Compliance und Auditfähigkeit: Bei unzureichender Dokumentation entstehen Schwierigkeiten dabei, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben nachzuweisen. 
• Wissensverlust: Ohne eine angemessene Dokumentation besteht die Gefahr des Wissensverlusts, insbesondere wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder neue Mitarbeiter an Bord kommen. 

Dokumentation in ERP-Projekten: 8 Gründe, warum Sie unbedingt dokumentieren sollten 

Bei dem Wort “dokumentieren” denken die meisten vor allem an einen unerwünschten Extra-Aufwand. Doch die Dokumentation während der Implementierungsphase bildet die Grundlage für den gesamten Lebenszyklus des ERP-Systems und ist deshalb von hoher Bedeutung. 

Sie ermöglicht eine klare und strukturierte Umsetzung, gewährleistet die Erfüllung der Unternehmensanforderungen, erleichtert die Einführung und Nutzung durch die Mitarbeiter und dient als wichtige Ressource für die laufende Wartung, Erweiterung und Verbesserung des Systems im Laufe der Zeit. 

In anderen Worten: Die Wahrscheinlichkeit für eine erfolgreiche ERP-Einführung, die den vorgegebenen Zeitrahmen einhält, die Stakeholder zufriedenstellt, Prozesse optimiert und Nutzerinnen und Nutzer erfolgreich an das neue System heranführt erhöht sich signifikant durch konsequentes Dokumentieren. Die Dokumentation von ERP-Prozessen ist dabei für diese 8 Aspekte besonders relevant.

1. Konfiguration und Anpassungen: Während der ERP-Einführung werden das ERP-System und seine Module entsprechend den spezifischen Geschäftsanforderungen des Unternehmens konfiguriert und angepasst. Die technische Dokumentation dieser Konfigurationen ist wichtig, um zu verstehen, wie das System konstruiert wurde und welche Funktionalitäten aktiviert oder deaktiviert wurden.
2. Compliance und Regelkonformität: Viele Unternehmen unterliegen bestimmten gesetzlichen Vorschriften und Branchenstandards. Die Dokumentation der Implementierung ist notwendig, um sicherzustellen, dass das ERP-System in Übereinstimmung mit diesen Vorgaben eingerichtet wurde.
3. Anforderungsabgleich: Die Dokumentation während der ERP-Einführung ermöglicht den Vergleich zwischen den ursprünglichen Geschäftsanforderungen und den tatsächlichen Konfigurationen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass das ERP-System alle notwendigen Funktionen und Prozesse enthält, um die definierten Ziele zu erreichen.
4. Schulung und Training: Die Dokumentation ist ein wesentliches Hilfsmittel für die Schulung von Mitarbeitenden, die das ERP-System nach der Implementierung nutzen werden. Klare Anleitungen erleichtern die Einführung und die effektive Nutzung des Systems.

5. Fehlerbehebung: Während der ERP-Einführung können Fehler auftreten oder es können unerwartete Probleme auftauchen. Die Testreports sind hierfür absolut essentiell, um sicherzustellen, dass das System fehlerfrei funktioniert.
6. Projektdokumentation: Eine umfassende Dokumentation ist für das Projektmanagement unerlässlich, um den Projektfortschritt zu überwachen, den Erfolg des Projekts zu bewerten und zukünftige ERP-Implementierungsprojekte zu optimieren.
7. Wissensmanagement: Die Implementierungsphase beinhaltet oft die Zusammenarbeit mit externen Beratern oder Experten. Die Dokumentation sorgt dafür, dass das wertvolle Wissen dieser Fachleute für die Zukunft im Unternehmen erhalten bleibt.
8. Risikomanagement: Die Implementierung eines ERP Systems birgt potenzielle Risiken. Durch die Dokumentation können potenzielle Risikobereiche identifiziert und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden.

Dokumentation in ERP-Projekten meistern: So geht’s

Sie sehen: Dokumentieren bei der ERP-Einführung ist extrem wichtig und gleichzeitig eine große Herausforderung. Denn die Nachteile des händischen Dokumentierens wiegen schwer, denn es ist extrem zeit- und arbeitsaufwändig. Es müssen Screenshots gemacht und bearbeitet werden, Texte geschrieben und Anleitungen zusammengestellt werden. Wer hat schon Zeit dafür in einem eng definierten Zeitrahmen? 

Und wenn Sie die Arbeit unter verschiedenen Mitarbeitern eines Unternehmens aufteilen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Resultat ein Dokumentations-Salat wird, relativ hoch – wir sprechen da aus Erfahrung. Mal ganz abgesehen davon, dass Sie sich ziemlich sicher sehr unbeliebt bei Ihrem Team machen, wenn Sie mit einer riesigen Dokumentationsaufgabe um die Ecke kommen…

Mit FlowShare hunderte Prozesse im Handumdrehen dokumentieren

Wie dokumentiert man also hunderte von Prozessen, ohne Zeitrahmen und Budget zu sprengen, sich Feinde zu machen und anspruchsvolle Ergebnisse zu erzielen? Die Antwort ist FlowShare.

FlowShare ist ein schlankes Dokumentationstool, das es Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, Prozesse aufzuzeichnen, während sie diese ausführen. Viele unserer Kunden nutzen das Tool, um ein ERP Projekt zu dokumentieren – ohne den Zeitrahmen oder das Budget zu sprengen.

Die Software läuft im Hintergrund, während ein Prozess ausgeführt wird, und zeichnet jeden Klick mit einem Screenshot auf. Das bedeutet, dass die Dokumentation parallel zu anderen Aufgaben entsteht, etwa beim Testen oder während der Schulung. Das Dokumentieren wird somit wortwörtlich zur Nebensache und trotzdem erhalten Sie am Ende professionelle Dokumentationen.

Wenn der Aufzeichnungsprozess beendet ist, werden die Screenshots in einer Anleitung zusammengefügt und es werden automatisch kurze, beschreibende Texte generiert. Der Anwender oder die Anwenderin kann selbst im Nachhinein Änderungen an den Texten und Markierungen vornehmen und sensitive Stellen unkenntlich machen.

Eine hohe Kompatibilität sorgt dafür, dass FlowShare in jeder Anwendung – egal ob Desktop- oder Webbasiert – angewendet werden kann. Die diversen Exportformate sorgen dafür, dass die Anleitungen einfach weitergegeben werden können. Außerdem wird FlowShare lokal installiert, was bedeutet, dass Daten immer sicher bei dem Anwender sind. 

FlowShares Vorteile auf einen Blick

Dokumentieren muss keine zu große Herausforderung sein, wenn Sie das richtige Tool haben. Diverse Funktionen von FlowShare ermöglicht Ihnen die reibungslose Dokumentation während des ERP-Projekts.

• Hohe Kompatibilität: FlowShare ist kompatibel mit allen Desktop- und Browseranwendungen und sogar mit SAP GUI
• Gute Anwenderfreundlichkeit: FlowShare hat eine kleine, aber leistungsstarke Anzahl von Funktionen. So können die Benutzerinnen und Benutzer direkt mit der Arbeit beginnen, anstatt sich erst stundenlang mit dem Tool vertraut machen zu müssen, bevor sie überhaupt anfangen können. 
• Einfache und effiziente Bearbeitung: Mit FlowShare können alle Screenshots auf einmal bearbeitet werden, was den Bearbeitungsprozess einfach und effektiv macht. Die Funktion “Bulk Crop” ermöglicht beispielsweise das Zuschneiden aller Screenshots in der Dokumentation mit nur wenigen Klicks.
• Sensible Daten schützen: Die Dokumentation interner Prozesse hat oft den Nebeneffekt, dass auch sensible Daten dokumentiert werden. Um höchsten Datenschutz auch innerhalb von Unternehmen zu gewährleisten, macht die Bulk Blur-Funktion von FlowShare sensible Daten unkenntlich. Das Tool erkennt den unscharfen Inhalt automatisch auf allen Screenshots und ermöglicht es dem Anwender, denselben Inhalt in der ganzen Dokumentation mit einem Klick unkenntlich zu machen.
• Individualisierbares Design: FlowShare ermöglicht es den Nutzern, die Design-Einstellungen anzupassen, um Anleitungen nach ihrem Unternehmensdesign zu erstellen – einschließlich Farben, Fond, Logo und sogar angepassten Pfeilen. Diese werden dann einheitlich in der gesamten Anleitung übernommen.
• Lokale Installation, Betrieb und Speicherung von Daten: FlowShare ist in hohem Maße kompatibel mit strengen Datenschutzrichtlinien. Von der Erstinstallation bis zum finalen Export der Dokumentation erfolgt alles lokal. Es werden keine Daten in der Cloud gespeichert, sondern die Daten bleiben auf dem Gerät, auf dem FlowShare installiert ist.

Wenn Sie FlowShare einmal unverbindlich ausprobieren wollen, dann können Sie dies mit der kostenfreien Testversion tun. Somit können Sie 7 Tage lang kostenlos eine unbegrenzte Anzahl an Anleitungen erstellen. Sehen Sie selbst, wie mühelos ein ganzes ERP-Projekt dokumentiert werden kann und laden Sie die kostenlose Testversion herunter!