SAP Enable Now Alternative – FlowShare?

Was kann die Software Enable Now von SAP? Ist die E-Learning-Software die Richtige für Sie oder passt eine SAP Enable Now Alternative eher zu Ihnen?

Vielleicht stehen Sie selber gerade vor der Entscheidung: Sie beschäftigen sich ganz konkret mit dem Thema Dokumentation oder Wissensmanagement und fragen sich: Was tun? Sollten Sie die Softwarelösung SAP Enable Now für “alle Aspekte des corporate learnings” im Unternehmen anschaffen? Oder gibt es eine SAP Enable Now Alternative, die vielleicht besser zu Ihnen passen?

Keine Sorge, Sie sind nicht allein. In den letzten Monaten haben sich bereits mehrere Unternehmen an uns gewendet mit der Frage:

SAP Enable Now oder FlowShare – was passt besser zu uns?

Mit diesem Artikel geben wir Ihnen eine Orientierungshilfe und helfen Ihnen, Ihrer Lösung zum Thema “SAP Enable Now (Alternative)” ein Stück näher zu kommen. Im ersten Schritt ist es wesentlich, dass Sie sich ein paar grundsätzliche Fragen beantworten:

Grundsätzliche Fragen für die passende E-Learning Software

• Planen Sie im Unternehmen zentral (Power User) oder dezentral (User-generated content) Inhalte zu schaffen oder zu dokumentieren?
• In welchem Umfang möchten Sie Inhalte generieren?
• Welche Ressourcen haben Sie dafür?
• Haben die Ersteller der Inhalte Erfahrung im Dokumentieren bzw. sind Sie bereit, Schlüsselpersonen ausreichend zu schulen?

Wenn Sie einfach und schnell, dezentral und ohne Schulungsaufwand Inhalte generieren möchten, die Ihnen am Ende auch gehören, ist FlowShare vielleicht die Lösung für Sie.

Es gibt jedoch Fälle, da ist die Entscheidung nicht ganz so einfach: Zum Beispiel, wenn Sie erstmal in das Thema reinkommen wollen oder eher in kleinem Umfang Inhalte erstellen wollen. Oder wenn noch nicht ganz klar ist, wer in Zukunft bei Ihnen Lerninhalte erstellen soll und wer die Zielgruppe ist. Für diesen Fall haben wir Ihnen einen Überblick erstellt und die jeweiligen Stärken von Enable Now und der Enable Now-Alternative FlowShare ausgearbeitet.

FlowShare vs. SAP Enable Now – Übersicht

Funktionen	SAP Enable Now	FlowShare
Einarbeitungszeit	Schulung notwendig (3-10 Tage Einarbeitung, je nach Vorerfahrung)	Keine Schulung erforderlich, innerhalb von wenigen Minuten einsatzbereit
Verfügbarkeit	Cloud oder On-Premise	On-Premise
Sprachen	Über 40 Sprachen, Sprachen- und Screen-Übersetzung	Deutsch, Englisch, Französisch (in Kürze Übersetzung von Texten in 32 Sprachen)
Ausgabeformate der Schulungsunterlagen	Videos, Simulationen, Prozessdokumentationen, E-Learning-Kurse, Tests, Solution-Manager Content, kontextsensitive Anleitungen, E-Learnings, Schulungshandbücher	Bearbeitbare Flow-Datei, PDF, Word, PNG, PowerPoint, HTML (interaktive Demo), xAPI, SCORM, OpenRPA, Video über Synthesia, individuelle Anbindung an Wiki-Systeme über Integrationen
Vertrieb bzw. Weitergabe der erstellten Schulungsunterlagen an Nutzer außerhalb der Organisation erlaubt?	Nein	Ja
Kosten	Variable Kosten in großem Umfang	Ab 35€ pro Monat pro Arbeitsplatz, modular einsetzbar
Weiterbearbeitung möglich?	Ja, umfassend	Ja, eingeschränkt, in der Software sowie die fertige Dokumentation in Office
Anpassung an Corporate Identity?	Ja, umfassend	Farben, Logo, Upload von eigener PowerPoint- oder Word-Vorlage
Plattform zum Ablegen der Lerninhalte?	Ja	Nein, aber Integration in bestehende Plattformen möglich (z.B. WordPress, Confluence, Guru)
Software-Kompatibilität	32-Bit optimal, bei 64-Bit Mehraufwand	64-Bit
Kostenloser Test?	Nein	Ja

SAP Enable Now

Das erklärte Ziel von Enable Now ist es, Wissenstransfer effizient zu gestalten. Dazu bietet die Software ein umfassendes Funktionsangebot: Von Simulationen, Test-Skripten bis E-Learning-Videos und Transaktionsdokumentationen. Außerdem sind auch Schulungshandbücher, Demos und kontextsensitiven Benutzerhilfen mit Enble Now möglich. Es kann eine große Breite an Materialien und Formaten generiert und über eine Datenbank zugänglich gemacht und geteilt werden.

Verfügbarkeit und Sprachen von SAP Enable Now

Desweiteren ist Enable Now sowohl in der Cloud, als auch On-Premise verfügbar und bietet automatische Übersetzungen in über 40 Sprachen an. Besonders praktisch ist dabei die automatische Screenübersetzung: Enable Nows Re-Recording-Fähigkeit erlaubt es, eine auf Deutsch gemachte Aufzeichnung, automatisch in einer anderen Sprache zu replizieren und in einer neuen Datei abzulegen. Ohne dass explizites Wissen in der Fremdsprache vorausgesetzt wird, können so innerhalb kürzester Zeit Anleitungen in vielen verschiedenen Sprachen erstellt werden.

Mit Enable Now können Informationen aus diversen Formaten importiert und die Materialien nachträglich bearbeitet werden. Für Letzteres ist auch die Verknüpfung mit externen Programmen, wie zum Beispiel Paint, möglich. Insgesamt ermöglicht die Software umfassendes Entwickeln, Bearbeiten und Verteilen von Lerninhalten.

Idealer Anwendungsfall für SAP Enable Now

Enable Now ist besonders sinnvoll, wenn man komplexe Inhalte in Kombination mit Medien wie Grafiken oder Prozessdiagrammen darstellen möchte. Auch für die Verbreitung von Informationen in verschiedenen Sprachen ist die E-Learning-Software sehr hilfreich. Ein wichtiger Anwendungsfall sind Wissensdatenbanken: Enble Now ist sehr gut für den Aufbau eines kompletten Wissensmanagements geeignet. Die Software ermöglicht Power Usern die Herstellung einer großen Varianz an Unterlagen mit hoher Qualität und Informationsdichte.

SAP Enble Now etwas weniger komplex: Instant Producer

Weniger geschulte Mitarbeiter im Software-Support können mithilfe des “Instant Producers” mit einbezogen werden. Dieser ist eine der vier Komponenten von Enable Now und weniger umfangreich in seinen Möglichkeiten zur Nachbearbeitung. Er kann bestimmten Usern freigegeben werden um z.B. abteilungsspezifische Prozesse aufzunehmen. Auf diese Weise ermöglicht der Instant Producer teilweise auch dezentrales Dokumentieren.

Trotzdem ist auch der Instant Producer noch relativ komplex und wird meist trotzdem nur einer sehr begrenzten Zahl an Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Die Nachbearbeitung der Inhalte aus dem Instant Producer ist nur für Nutzer einer Autorenlizenz möglich.

Vorteile SAP Enable Now kurz und knapp:

• Umfassende Funktionen, Ausgabeformate und Bearbeitungsmöglichkeiten
• Unterstützung von mehr als 40 Sprachen
• Darstellung von komplexen Inhalten mit hoher Informationsdichte
• Cloud- und On-Premise-Verfügbarkeit

Hürden bei der Anwendung von SAP Enable Now

Jedoch gibt es auch weniger passende Anwendungsfälle: Mit Enable Now generierte Inhalte unterliegen dem Consumer-Lizenzmodell. Das bedeutet, dass eine Weitergabe der Materialien nicht erlaubt ist und die Inhalte stattdessen nur innerhalb des Unternehmens verwendet werden dürfen. Trainingsbetrieben und externen Autoren kann dies Schwierigkeiten bereiten. Der Grund: Sie haben keinen Einfluss darauf, ob ihre Kunden die SAP-Lizenzen besitzen oder nicht.

Hohe Lizenzkosten

Zudem hat das Ganze natürlich auch seinen Preis. Pauschale Aussagen sind zwar schwierig, da der Preis für SAP’s Enable Now je nach Unternehmen und Anwendungsfall variieren kann. Insgesamt kann man sagen, dass die Kosten das breite Spektrum an Möglichkeiten der Software widerspiegeln – und dementsprechend umfangreich sind. Schon für kleine Unternehmen können diese jährlich im im vierstelligen Bereich liegen.

Komplexität

Außerdem kann ein großer Vorteil von Enable Now gleichzeitig zu dessen Haken werden. Mit dem großen Funktionsumfang geht nämlich auch Komplexität einher. Für eine erfolgreiche Nutzung ist nach der Installation eine anfängliche Beratung nötig. Ohne eine solche Schulung ist Enable Now kaum einsetzbar. Je nach Einsatzzweck und vorhandener Infrastruktur sollten grob 3-10 Tage Vorlaufzeit vor dem Einsatz der Software einkalkuliert werden.

Personalbedarf für SAP Enable Now

Dazu kommt, dass Unternehmen sich bewusst sein müssen, dass auch nach der Einführung von Enable Now kontinuierlich Kapazitäten benötigt werden, um sich um den Erhalt des Contents zu kümmern. Die Software bietet das Gerüst, das jedoch eigenständig mit Inhalt befüllt werden muss. Idealerweise kümmert sich jemand um Enable Now, der in der Materie steckt und gleichzeitig die Prozesse des Unternehmens kennt. Dieser kann dann die Inhalte in der Software rüberbringen und nach Möglichkeit auch mithilfe von Trainings den Kollegen vermitteln. Wenn es keinen Power User gibt, der sich mit Enable Now auskennt und für dessen Pflege zuständig ist, sind die Inhalte schnell veraltet.

Ausrichtung auf 32-Bit

Wichtig ist noch, dass Enable Now auf 32-Bit-Anwendungen ausgerichtet ist. Das bedeutet, dass 32-Bit-Anwendungen aufgezeichnet werden können. Bei anderen Anwendungen mit 64-Bit können ein erhöhter Aufwand und Zusatzkosten auf Ihr Unternehmen zukommen, weil Unterprogramme für die Nutzung von Enable Now geschrieben werden müssen.

Expertenmeinung

Jörn Halsinger ist Trainer und Autor für IT Schulungsprojekte im SAP Umfeld und weiß die variablen Einsatzmöglichkeiten der Software sehr zu schätzen:

“Enable Now ist riesengroß. Das hat Möglichkeiten, die weit über das hinausgehen, was früher üblich war. Die SAP-Orginalsoftware bietet Unternehmen, die ein umfassendes Knowledge-Management aufbauen möchten, gewaltige Möglichkeiten und Chancen.”

Er selbst erstellt mit der Software zum Beispiel “Anwenderdokumentationen, Schulungspräsentationen und Simulationen” die in Schulungen eingebaut werden.

“Zusätzlich können diese bei Bedarf auch in Unterstützungssysteme der Kunden, wie dem DesktopAssistent, eingebunden werden.“

Jörn Halsinger, IT-Experte

Benötigte Ressourcen und Abhängigkeiten bei Enable Now

Gleichzeitig macht Jörn deutlich, dass Enable Now sehr “intensiv” ist: “Mir muss klar sein, dass der Einsatz von Enable Now nicht mal eben erfolgen kann. Als Unternehmen müssen für ein solches System intern Ressourcen geschaffen werden, die das System betreuen”. Benötigt würden für die Nutzung einerseits Zeit und andererseits ein gewisses Anwenderwissen, welches in Schulungen erworben werden sollte.

Als SAP-Trainer ist Jörn außerdem von seinen Kunden abhängig:

“Wenn die Kunden keine Enable Now Lizenzen besitzen, können aufgrund des SAP-Lizenzmodells die Schulungen nicht mit der Software erstellt werden.“

FlowShare für Testreportdokumentation und Schulungsdokumentation (SAP Enable Now Alternative)

Gegen die Universalsoftware SAP Enable Now ist FlowShare der kleine Zauberzwerg. Die Dokumentationssoftware bietet schnell und einfach die automatisierte Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

FlowShare läuft On-Premise und auf Windows. Es unterstützt die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch, an weiteren Sprachen wird derzeit gearbeitet. In Zukunft wird FlowShare die automatische Übersetzung in mehr als 30 Sprachen ermöglichen. Wie bei Enable Now, können dann auch bereits aufgenommene Dokumente automatisch übersetzt werden. Mit ab 35 € pro Autorlizenz pro Monat stellt FlowShare eine deutlich flexiblere und kleinere Investition als Enable Now dar.

Idealer Anwendungsfall für FlowShare

Mit FlowShare können digitale Prozesse direkt während des Durchführens automatisiert aufgenommen und so für andere Nutzer festgehalten werden. Die generierten Klick-Anweisungen können in verschiedenen Formaten gespeichert werden: Von PDF, über Powerpoint, Word und PNG, bis zum HTML- Format für das direkte Einbauen ins Firmenwiki. Zusätzlich können die Anleitungen mit der Farbauswahl und dem Firmenlogo an die corporate Identity angepasst, sowie eigene Templates für PDF und Powerpoint erstellt werden. Das gibt den Nutzenden viel Freiheit, ihre Anleitungen und Schulungsdokumente zielgenau an den eigenen Bedarf anzupassen. FlowShare wird bereits umfassend von Unternehmen und Verwaltungen eingesetzt, zum Beispiel im Mitarbeitende in ERP- und IT-Prozessen zu schulen oder Onboardings einfach und effektiv zu gestalten.

Vorteil FlowShare als SAP Enable Now Alternative

Neben dem Preis ist die Einfachheit ein großer Vorteil der Software: FlowShare wurde entwickelt um effizient und schnell Anwenderwissen aufzuzeichnen. Es ist bewusst eine “kleine Lösung”, mit der ohne Aufwand jede Art von Prozess aufgezeichnet werden kann. Die Software ist für jeden verständlich und benötigt keinerlei Einarbeitungszeit. Auf diese Weise können nicht nur geschulte Mitarbeiter der IT-Abteilung oder vom Onboarding FlowShare nutzen. Stattdessen wird jeder Mitarbeiter im Unternehmen befähigt, sein Anwenderwissen aufzuzeichnen und weiterzugeben.

FlowShare ermöglicht User-generated Content

Dies folgt dem allgemeinen Trend “User-generated Content”: Statt der Anbieter einer Software oder des IT-Supports, erstellen die tatsächlichen Nutzer eines Mediums die zugehörigen Inhalte. Denn Anwender haben durch ihre persönliche Arbeit häufig einen besseren Einblick und mehr Verständnis für die betroffenen Themen und Prozesse. Dies ist besonders wichtig im Anbetracht von immer dezentraleren Unternehmen und verstärkter Spezialisierung. Mithilfe von FlowShare kann hier von Experten und Expertinnen selber ihr einzigartiges Fachwissen dokumentiert werden.

Kompatibilität: Flowshare und SAP GUI

FlowShare ist ein Multitalent, dass eigentlich mit jeder anderen Software funktioniert. Seit der Version 2.13 ist die Dokumentationssoftware auch mit der immer noch weit verbreiteten Desktop-Anwendung SAP-GUI kompatibel. Ab dieser Version kann FlowShare Bedienelemente der SAP-GUI erkennen und auslesen, sodass auch hier die Dokumentation in Zukunft schneller von der Hand geht. Denn FlowShare erstellt automatisch passende Beschreibungstexte für die erstellten Schritte sowie korrekte automatische Umrandungen. 

FlowShare-Anleitungen gehören nur Ihnen

Dazu kommt, dass FlowShare-Anleitungen sich nach dem Erstellen vollständig in Ihrem Eigentum befinden. Das bedeutet, dass ein unbegrenztes Verbreiten der Anleitungen möglich ist und die Materialien z.B. im HTML-Format auch direkt auf die Firmenwebsite, ins Wiki oder wo sie sonst hin sollen eingebaut werden können. Im Gegensatz zu Enable Now, können die Inhalte von FlowShare so für Ihre bestehenden Systeme genutzt werden. FlowShare umfasst eine direkte Integration zu Tools wie WordPress, Confluence und Guru. FlowShare kann auf der miraminds-Website heruntergeladen und kostenlos ausprobiert werden.

Zurzeit arbeiten die Entwickler von FlowShare auch an weiteren Lösungen in Richtung Performance Support und intelligenter, kontextsensitiver Hilfe.

Vorteile von FlowShare kurz und knapp:

• Kostengünstiger und flexibler
• Keine Einarbeitungszeit – direkt einsetzbar
• Unbegrenztes Verbreiten der Anleitungen
• Integration in Ihre bestehenden Systeme
• Kostenlose Testversion – Ohne Risiko ausprobieren

Mögliche Hürden beim Einsatz von FlowShare als SAP Enable Now Alternative

Wenn man FlowShare und Enable Now vergleicht, wird schnell deutlich, dass FlowShare mit einem deutlich kleineren Funktionsumfang daher kommt. Es bietet nicht das breite Spektrum an Ausgabeformaten, die mit Enable Now ausgegeben werden können und erlaubt eine begrenzte Bearbeitung der generierten Anleitungen. Das bedeutet auch: Mit Enable Now erstellte, animierte Klick-Anleitungen können nicht eins-zu-eins genauso mit FlowShare erstellt werden. FlowShare erlaubt ebenfalls das Erstellen von Klick-Anleitungen, allerdings in einer vereinfachten Version. Dafür ist auch der Aufwand bei der Erstellung deutlich geringer als bei Enable Now.

Expertenmeinung zur SAP Enable Now Alternative FlowShare

Auch der Experte Jörn Halsinger nimmt diese Argumente wahr:

“Die Vorteile von FlowShare sind die einfache Benutzung, für die keine große Schulung erfolgen muss und ein attraktives Preis- und Lizenzmodell. Das Lizenzmodell erlaubt es uns, Anwenderdokumentationen mit unseren Rechnern im Kundenauftrag zu erstellen und diese bei Bedarf auch nachzubearbeiten ohne, dass der Kunde die Software erwerben muss.”

Die größten Unterschiede liegen für ihn in der: “Nachbearbeitungs- und Wiederverwendbarkeit der Rohaufzeichnungen”:

“FlowShare ist ein einfaches Tool, dass durch die simple Benutzeroberfläche für den Bereich der Klick-Anleitungen sehr gut geeignet ist. Wir nutzen es sehr gerne bei Kunden die keine große Softwarelösung wollen oder können. Für die reine Erstellung einer einfachen Anwenderdokumentation in Form von Klick-Anleitungen ist es ein gutes Werkzeug.”

Jörn Halsinger, IT-Experte

Fazit zur SAP Enable Now Alternative:

SAP Enable Now ist eine nützliche Software mit beeindruckendem Funktionsumfang, die seit über 20 Jahren entwickelt und optimiert wird. Dass sich die Anschaffung für Sie lohnt, hängt jedoch von bestimmten Voraussetzungen ab. Bei Ihrer Entscheidung kommt es sehr auf Ihre Ziele und das Budget für Ihre E-Learning-Software an.

SAP Enable Nows Stärken liegen in den automatischen Übersetzungen in viele Sprachen, dem kollaborativen und ausführlichen Arbeiten und Bearbeiten an Inhalten und dem Erstellen von Simulationen. Es ist gut geeignet für sehr hohe Erwartungen an Lerninhalte und umfassenden Bedarf an Nachbearbeitungen, sowie beispielsweise den Aufbau eines umfassenden Wissensmanagements.

Für SAP Enable Now brauchen Sie Power User und das passende Budget

Voraussetzungen für Enable Now sind Power User, die auf die Software geschult wurden und didaktisches Know How mitbringen, um das Beste aus ihr herauszuholen. Dazu kommt das Budget für Schulungen und die Kosten der Software selber. Außerdem hat die Verwendung von Enable Now die Bedingung, dass die Zielgruppe der Lerninhalte, wie die Ersteller, ebenfalls eine Lizenz der Software besitzt.

FlowShare verteilt das Dokumentieren auf verschiedene Schultern

FlowShare wurde entwickelt, um potenziell jedem Mitarbeiter unmittelbar solide und einfache Dokumentation zu ermöglichen. Dahinter steht der Ansatz, Dokumentieren auf mehreren Schultern verteilen zu können, ohne vorher geschult werden zu müssen und dabei trotzdem eine gleichbleibende Qualität der Anleitungen zu garantieren. Jeder Mitarbeiter, der eine FlowShare Lizenz besitzt, kann Anleitungen erstellen und bearbeiten.

Die erstellten Anleitungen wiederum gehören Ihnen und sind jederzeit abrufbar. Das bedeutet, dass jeder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens die Inhalte nutzen kann, auch ohne FlowShare installiert zu haben. Dadurch, dass FlowShare-Dokumente auch an Ihre Kunden weitergegeben werden können, ist die Software gerade für Trainer und Software-Hersteller interessant. Beispielsweise ERP-Projekte können so auch von externen Trainern erfolgreich implementiert werden.

SAP Enable Now Alternative FlowShare – kostenlos ausprobieren

Ein großer Vorteil, falls Sie sich noch nicht so ganz sicher sind: FlowShare können Sie ganz einfach und ohne Risiko testen.

Man kann es auch so sehen:

Enable Now ist der A380, FlowShare ist das Flugtaxi (preislich wie im Funktionsumfang) – die Frage, in welcher Konstellation, Sie was davon benötigen, hängt von Ihrer Situation ab.

Wir hoffen dass dieser Überblick Ihnen weiterhilft, um unsere Lösungen besser einzuschätzen und sich zu entscheiden, welche Software Sie sich anschaffen. Ganz allgemein gibt es natürlich neben Enable Now und FlowShare noch eine ganze Reihe an weiteren Lösungen – alle mit Ihren eigenen Vor- und Nachteilen.

Wenn Sie noch weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns unter support@getflowshare.com.